对农行广东分行会计档案集约化营运管理的调查

对农行广东分行会计档案集约化营运管理的调查

对农行广东分行会计档案集约化营运管理的调查 篇1

广东分行运营管理部课题组 2011年06月20日

农行广东分行以二级分行为单位的会计档案“一行一库”建设从2010年开始谋划，至2011年5月底有12个二级分行建成并陆续启用，其他10个二级分行也将于今年年底前完成“一行一库”建设工作，全行后台运营建设又迈出了可喜的一步。

经过一年多的努力，广东分行已初步探索出会计档案集约化营运管理的新模式，有效提升了运营效率和风险防控能力，为持续提升运营管理的精细化、集约化经营积累了丰富的实践经验。

会计档案实行分散管理，存在着管理难度大、风险隐患多、成本高、效率低等问题。

会计档案“一行一库”建立以前，广东分行对会计档案实行分散管理，分别存放在各分支行和营业网点，这种管理模式存在着不少问题：

库房数量过多，管理难度加大。该行不仅有152个会计档案库房，而且还有9个二级分行183个营业网点历年的会计档案仍留存本机构，未能集中到分支行保管。分散式的库房管理使该行面临人员精力有限、管理难以真正到位、制度难以彻底落实等问题。

库房“物防技防”历史欠账较多，不符合“五防”标准。由于历史原因，该行大部分库房不同程度地存在物防、技防等设施不达标的问题，部分库房由办公楼或宿舍改造而成，楼面承受力未符合相关规定，库体结构存在安全隐患，不符合防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物的标准。

人力资源投入较多，成本占用较高。该行原有152个库房，配备了专兼职库房人员247人。另外，还有183个营业网点配备了183名兼职库房人员，造成资源投入大、简单操作人员编制占用多，难以腾出人手扩充营销人员和后台建设人员，业务转型阻力重重。

业务流程环节多，工作效率不高。“一行一库”实施前，该行会计档案保管和调阅均需通过支行和网点办理，内部流程和环节制约多，运转效率低。

分行库房容纳空间不足，不能满足业务发展。随着集中事后监督管理系统在该行的推广应用，已通过影像扫描的传票无须退回原营业机构，直接由二级分行档案库集中保管，但由于大部分二级分行没有集中的会计档案库房或库房容纳空间不足，难以满足增量和分散保管的存量会计档案共同保管的需要。

采取全面盘查、加大投入和加强考核管理等举措，集中建设会计档案库。

为进一步规范会计档案管理，堵塞漏洞，消除潜在风险，广东分行高度重视会计档案基础管理工作，明确提出以二级分行为单位按“一行一库”来规划建设会计档案库房，并要求二级分行必须在2011年年底前完成会计档案“一行一库”建设。各二级分行高度重视会计档案清理和库房建设工作，主要采取了以下措施：

全面盘查，摸清家底。此次会计档案清理工作是该行历史上第一次组织全行会计档案全面盘查。由于大部分

会计档案分散保管于支行、网点或其他地方等，有的甚至积压了自上世纪70年代以来的会计档案资料，特别是由于内部机构改革、撤并和网点撤并、搬迁等涉及会计档案转移并入等情况，使得这次清理工作不仅工作量大而且复杂。为彻底摸清会计档案管理情况，各级行在省分行的统一部署下，有组织有计划地开展了为期半年的全面盘查，基本摸清了会计档案的家底。

排查风险，确保会计档案安全完整。各级行以库房及营业机构保管存放的会计档案为基础，结合《会计档案登记簿》、《会计档案移交清册》、电子台账等资料，与会计档案实物逐一清点、勾对，并严格执行双人操作、交叉复核，对发现的问题及时排查和整改，并做好纸质会计档案存放、移交、保管等配套工作，确保会计档案安全完整。清理结束后没有发现涉及会计档案方面的案件。同时，安全保卫、信息技术管理等部门还对会计档案库房安防设备设施、电子会计档案存储管理等进行了全面检查，有效排除了风险隐患。

边查边销毁，为运营集中管理打下基础。各级行在清理的同时，还认真对超过保管期限的会计档案造册及分别保管，一边清理一边按照《中国农业银行会计档案管理办法》的要求，及时造具《会计档案销毁清册》，逐级上报省分行审批后组织销毁。会计档案及时销毁，为库房腾出了更多的空间，既有效提高了资源利用，又加快了档案集中保管进度。

加大会计档案库房基础建设投入。各二级行在物色库房地点、测试承重及对外询价后，科学规划本行会计档案库房建设费用预算，在库房的选点上充分利用本行现有的闲置物业，减少租赁费的支出，省分行在批准各行的建库选点方案时也充分考虑这一点，确实没有合适的自有物业才批准二级分行通过租赁的方式解决。

加强考核管理，确保按时完成各项任务。会计档案集中管理是两年来广东分行运营管理工作的重要内容之一，该行将其纳入运营管理考核内容，并定期跟踪落实各级行会计档案集中管理情况，协助解决集中管理过程中存在问题。各级行也对辖属机构会计档案管理纳入内控管理考核当中，分别对档案库建设、清理、入库（柜）保管、销毁４个阶段工作进行考核，未能在规定时间段内完成的，对相关责任人进行处罚，确保会计档案各项工作顺利完成。

加强库房管理，强化制度保障和加大科技支撑，可有效防控档案管理风险。

会计档案“一行一库”建成后，既要集中保管运营集中管理系统上线后新增的会计档案，又要上收各支行及营业机构保管的存量会计档案，特别是永久性保管的会计档案要集中分行会计档案库保管。同时，由于营业机构取消会计档案的保管，支行只保留临时会计档案库，全辖会计档案库房集中保管全辖大量的会计档案资料，风险相对集中，管理要求高。针对这一变化，该行多策并举，严防库房风险隐患：

加强库房管理。在二级分行配备专职部门或小组加强库房管理，做好日常安全巡查，落实专人管理，实行24小时现场值守或异地远程实时监控。

完善会计档案库房管理制度。二级分行根据现行会计档案制度和运营集中管理系统管理要求，细化出台本行会计档案库房管理实施细则，明确办公场所管理规定及业务处理流程，进一步细化进出库房人员登记审批、档案摆放规则、查询调阅手续等要求。

开发全行统一应用的会计档案库房实物管理系统。为充分利用科技手段对会计档案实物出入库、查询调阅、清理销毁等流程进行精细化管理，省分行联合省分行营业部开发了实物会计档案系统，目前已进入测试阶段，系统开发完成后将分批安装到各分行使用。

制定计划，加快存量会计档案的上收。二级分行详细制定上收存量会计档案的计划，加快存量会计档案的上收进度，尽快消除会计档案的保管风险。此外，该行还通过落实整改，确保档案资料完整。对清理发现的问题，特别是登记簿与实物不相符的，建立整改台账，督促被检查机构认真落实整改，并举一反三，深入分析其成因，有针对性地提出加强会计档案管理的措施。

集中会计档案管理，既能提高资源综合使用效率，又能有效落实风险防控措施。

通过会计档案管理，广东分行主要取得了以下收益。

节约了会计档案的保管成本。在集中管理前，广东分行辖下有152个规格不同的档案库房，部分城区支行的库房租金较贵，保管成本较高，集中管理后将大大降低全行的档案库房租金费用。

节约了会计档案保管的人力成本。集中管理后按每个库房平均配备3个专职人员管理，全行仅需66人，比原来减少了181人，释放了人力资源，并充实到前台柜员和后台集中建设工作；同时又解放了183名兼职会计档案库房人员，确保有充足精力投入到网点柜面工作。