南阳科技查新委托书

南阳科技查新委托书（精选5篇）

南阳科技查新委托书 篇1

1. 网络委托的简介

科技查新委托是科技查新流程的第一步骤。长期以来, 科技查新流程中的第一步都是现场委托。无论严冬还是酷暑, 委托方都必须放下手中工作, 带着一堆项目资料, 长途跋涉到查新机构现场办理委托, 填写查新合同, 支付相关费用。显然这种委托方式既浪费时间、精力和财力, 又不便捷。因此, 迫切需要一种新的、快捷的查新委托方式。随着通讯技术、技术设备、网络系统的飞速发展, 网络委托查新方式迅速发展起来。所谓网络委托, 就是科技查新委托方通过电子邮件、QQ、MSN等网络通讯手段向科技查新机构办理委托查新手续, 委托方不需要到受理方现场办理相关手续。简而言之, 只要轻松地点击手中鼠标即可完成查新委托。这种网络委托将成为未来科技查新委托的主要方式。

2. 网络委托流程

(1) 委托方下载合同。

有委托查新需求的客户, 可直接登录科技查新机构网站, 下载科技查新合同。

(2) 受理方可电话指导委托方填写合同, 委托方填写好合同可通过电子邮件提交。

按科技查新接待规范要求, 查新机构通过电话、QQ、MSN等通信手段指导委托方填写科技查新合同, 在科学技术要点中, 委托方应写明完整的技术方案、背景技术、关键词 (国外课题需提供英文关键词) ;在查新点及查新要求档, 委托方应简明列出本课题新颖点, 即不同于背景技术的区别特征 (一般不超过

3 条) ;

在查新要求处, 委托方应写明是查产品还是查工艺, 或是对产品的性能指标进行比较 (比较指标需提供第三方权威机构的检测报告) 。

委托方课题负责人或完全掌握课题内容的人按合同形式要求客观、如实地填写科技查新合同, 填写过程中对于合同格式有不清楚或不理解的地方, 可以通过电话等及时与查新机构沟通。委托方按要求填写好科技查新合同后, 通过电子邮件直接发送至科技查新合同上指定的信箱, 或通过QQ、MSN等传送至查新机构。一般情况下, 查新机构会设立专人负责网络委托, 一旦发现问题委托方填写的科技查新合同不规范或需要完善的地方, 查新机构都会及时告知委托方进行修改与完善, 委托查新的客户亦可主动打电话或以其他方式与查新机构进行确认。

(3) 委托方提供查新相关技术资料。

查新机构接待员确认科技查新合同填写规范、合格后, 会要求委托方提供查新相关的技术资料 (技术总结报告、产品检测报告等) 。如:查新项目的科学技术资料 (开题报告、技术报告等) , 技术性能指标数据, 查新项目的产品样本或图片以及查新机构认为查新所需的其他资料。

(4) 确认科技查新合同完成时间及查新报告的送达方式。

查新机构收到网络委托应及时与客户进行流通, 告知相应工作日的收费标准, 确认委托方需要多少工作日完成, 按工作日核算, 并以收到汇款凭证的第二个工作日起计算工作日。双方协商约定完成报告时间, 并确认查新报告的送达方式。同时告知委托方本次科技查新委托费用, 要求委托方在约定时间内将查新费用汇入指定帐号。

(5) 委托方汇款, 寄盖章合同。

查新机构与委托方确认好合同、资料、完成时间、送达方式和费用后, 委托方还需做二件事: (1) 汇款。委托方在双方约定的时间内将查新费用汇至合同指定银行帐户上或通过邮局汇至查新机构, 将汇款凭证复印后传真至查新机构, 以便查新机构确认。 (2) 合同盖章寄出。委托方完成汇款事项后, 将科技查新合同打印一式三份, 由法定代表人或项目负责人签字后加盖单位公章, 与其他需要提供的技术资料 (不便于发邮件或传真的资料, 如第三方权威机构出具的检测报告原件等) , 通过快递方式送达查新机构。

(6) 登记受理。

查新机构收到网络委托, 并确认委托方查新费用汇出后, 应迅速将未加盖公章的科技查新合同先打印出来, 交给查新登记员统一编号, 以便及时开展查新工作。查新机构接待员在收到正式的盖章合同后, 应及时将一份合同转交给负责该课题的查新员, 一份归档, 另一份则加盖查新机构公章与完成的查新报告和发票按约定的送达方式送达客户手中。

3. 存在问题

网络委托的快捷、方便一开始就受到委托方的欢迎, 为委托方节省了大量的人力与物力, 也为查新机构做好服务客户提供了一种新的模式, 但网络委托方式也存在一些问题。

(1) 邮箱不畅通。

在受理查新委托过程中, 经常发现有的委托方虽然发出了委托邮件, 但查新机构却没有收到;有的委托方因为计算机版本问题或使用繁体字, 发来的邮件为乱码或邮件附件无法打开或下载。如果委托方不能及时与查新机构确认, 坐等查新机构回复, 往往会发生延误。

(2) 委托方确认意识薄弱。

初次接触查新网络委托的委托方一般不了解网络委托流程和需要注意的具体事项。有些查新委托方甚至认为查新合同发送至查新机构指定信箱, 查新机构便受理其委托, 没有收到查新机构回复信息亦不主动联系, 一段时间后责问查新报告怎么还没完成;有些委托方合同填写不完整, 单位信息及联系人信息经常出现空白, 或留下无用的电话及错误的联系方法, 导致查新机构网络委托接待员无法及时、有效联系到具体当事人, 邮件回复亦是石沉大海, 渺无音讯。

(3) 沟通不流畅。

初次接触查新的委托方, 很多地方不清楚或不明白, 有的甚至连查新的基本定义都不太理解, 这时就需要查新机构多次与其沟通, 没有面对面的现场沟通来得直截了当。

(4) 盖章合同回收率低。

部分委托方自认为将电子版查新合同提交给查新机构、相关查新费用已经支付, 加盖公章的合同就没有必要寄给查新机构了, 从而导致加盖公章的合同回收率较低。

4. 改进措施

针对查新网络委托存在的问题, 建议从以下几方面进行改进:

(1) 公布网络委托流程, 重点强调“确认”环节。

查新机构网站应在醒目位置公开科技查新网络委托流程, 尤其要强调“确认”环节。“确认”一方面是确认邮件是否收到, 确认查新合同填写是否规范;另一方面, 确认委托查新项目的完成时间、所需费用等事项。网络委托是一个互动过程, 需要查新机构受理方与委托方双方积极开展沟通与配合。

(2) 加强科技查新宣传。

通过多种途径向有潜在需求的用户宣传查新委托和查新基本知识, 充分利用查新网站这一平台, 提供合同填写要求、注意事项以及填写规范的各专业合同范本, 让客户充分了解查新工作。

(3) 加强与查新委托方交流与沟通。

查新机构应与委托方进行有效的沟通, 让查新委托方意识到提供盖章合同是网络委托流程必不可少的环节。无论是查新机构或是查新委托方, 其目的都是共同的, 即保证查新委托与受理的规范和有效。

(4) 自身完善。

查新机构必须不断创新和自我完善, 才能为用户提供更优质的服务, 提高查新服务质量。因此, 可从科学的管理系统、合理的业务流程、高素质的查新人员、多元化的查新信息源、规范的内容、准确的文献对比与分析、客观公正的查新结论、完善的查新报告、严谨的专家审核制度和健全的档案管理制度等方面入手, 全面提升查新机构的整体素质。

依据江苏省科技查新咨询中心近5年来的统计数据显示, 网络委托查新课题所占比例呈逐年攀升之势, 2009年上半年江苏省科技查新咨询中心的网络委托查新课题已达72%。由此可见, 网络委托查新已成为查新委托的主要方式。

参考文献

南阳科技查新委托书 篇2

落实《科技查新规范》规范查新工作

国家科学技术部发布了《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》,从1月1日开始施行,两个文件的发布使科技查新工作有法可依,有章可循.指出了在开展查新工作时应如何贯彻落实科技查新规范.

作 者：万之瑜 作者单位：湖北省科技情报研究所,湖北,武汉,430071刊 名：科技进步与对策 ISTIC PKU CSSCI英文刊名：SCIENCE & TECHNOLOGY PROGRESS AND POLICY年，卷(期)：18(8)分类号：C252.7关键词：查新 规范

南阳科技查新委托书 篇3

查新报告是查新机构根据查新项目的查新点与所查数据库等范围内的文献信息进行比较分析，对查新点作出新颖性判别，以书面形式撰写的具有客观性、公正性的技术文件，其目的是为科研立项、成果评价、新产品鉴定、奖励申报、专利申请等提供客观的文献依据。为进一步提高教育部科技查新工作站的整体水平，保证查新报告质量，特制订本规范。1 查新报告的总体格式

查新报告须采用科技部规定的统一格式，报告格式中应填写的各项内容均不得省略或空缺。

查新报告内容包括：报告编号、项目名称、委托人、委托日期、查新机构名称、查新完成日期、查新项目名称、查新机构的详细信息、查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单、备注。2 查新报告各项内容的著录要求

2.1 报告编号 报告编号由16位阿拉伯数字及大写英文字母组成，分4部分：左起前4位为年代号（如：“2009”）；第5～7位固定为教育部的行政编码“360”；第8～12位为教育部授权的查新站编号（不足位者在其前面补零）；第13～16位为本查新站承接课题数的流水序号（不足位者在其前面补零）。此报告编号 1 即为该查新项目在教育部授权的高校科技查新系统中的唯一性查新报告编号；该查新项目的科技查新合同编号（或委托单编号）应与此查新报告编号一致。

2.2 项目名称 查新报告首页的项目名称一般只填写中文名称。报告第2页表格中的查新项目名称，国内文献查新只填写中文名称，英文名称一栏可填写“略”；国内外文献查新须同时填写中英文名称。

2.3 委托人 指提出查新需求的自然人、法人或者其他组织；以单位名义委托的查新项目其“委托人”应填写单位名称。2.4 委托日期和查新完成日期 按实际委托日期和实际完成日期填写，格式为“××××年××月××日”（如：2009年4月19日）。2.5 查新机构

2.5.1 名称 填写“教育部科技查新工作站××××（××××为查新站编号）”并加盖教育部查新机构章。

2.5.2 通讯地址及邮政编码 填写查新站的联系地址。如有多个校区，填写主校区所在的联络地址。

2.5.3 负责人及联系电话、电子邮箱 填写查新站负责人名称及其联系方式。

2.5.4 联系人及联系电话、电子邮箱 填写主查新员名称及其联系方式。

2.6 查新目的 根据委托人的查新意图确定。如: 立项查新（具 体填写属于哪一级别的项目，如：申请国家“973”项目、申请国家支撑项目、申请某某省市区科技攻关项目)、技术跟踪、成果查新、新产品鉴定、奖励申报、专利申请等。

2.7 查新项目的科学技术要点 应集中反映项目的主题，简明扼要说明项目概况、背景技术、要解决的技术问题、所采用的技术路线和方法、所要达到目的、主要技术特征、技术指标、产品参数等。

2.8 查新点与查新要求

2.8.1 查新点 指需要查证的体现查新项目新颖性的技术创新点。查新点的表述要客观科学，文字要精练明确，条理清楚。查新项目有多个查新点需要查证时，要逐条列出，以便查新人员在查新报告的查新结论中，分别对应作出新颖性结论。

2.8.2 查新要求 指查新委托人对查新提出的具体愿望。须采用格式化语句表述。如：要求查新机构通过查新，证明在所查范围内国内外（或国内）有无相同或类似的文献报道；要求查新机构对查新项目的新颖性作出判断；要求查新机构对查新项目分别或综合进行国内外（或国内）文献对比分析，证明有无相同或类似的文献报道。

2.9 检索策略及文献检索范围 包括检索词、检索式和文献检索范围。应特别重视选择能反映查新项目实质内容的检索词选择，依据查新项目在其技术领域分类体系中的位臵，考虑检索式组配的可行性、合理性、包容性及在检索过程中的应变性，确定合理 的文献检索范围。2.9.1 检索词

2.9.1.1 除规范词外，一般还应包括同义词、关键词、自由词、缩写词、化学物质登记号、国际专利分类号，并注意英美单词的不同拼写法。

2.9.1.2 国内文献查新填写中文检索词、缩略语等；国内外文献查新填写中、英文检索词、缩略语等。2.9.2 检索式

2.9.2.1 应使用逻辑算符、位臵算符、截词符等检索算符限定词与词之间的关系。

2.9.2.2 检索式应尽量针对每个查新点分别列出；也可根据情况针对几个查新点或全部查新点一并列出。

2.9.2.3 中文文献查新须填写中文检索式，中外文文献查新须填写中、英文检索式。

2.9.2.4 所有检索式以计算机可识别的实际检索式为标准，可以将检索词编号，但禁止用编号组配、编写检索式。

2.9.2.5 所有检索式的检出结果不得同时为零。单个检索式的检出结果为零时，须扩大检索范围或改变检索式，直至有检索结果。2.9.3 文献检索范围

2.9.3.1 文献检索范围分中文文献检索范围与外文文献检索范围，两部分要分开填写。每部分都要列出检索使用的综合数据库（通用基本库）和与此查新项目相关的专业数据库，并写出数据 库的名称（全称）、起止时间，必要时列出数据库的更新周期。2.9.3.2 中文文献检索范围的书写方法 数字编号、数据库中文全称、起止时间。

2.9.3.3 外文文献检索范围的书写方法 数字编号、数据库名称、起止时间。

2.9.3.4 查新项目可以进行互联网的补充检索，特别对产品类查新，可将互联网作为补充检索手段，必要时还应进行有关工具书、印刷型书刊的补充检索，检索手段及范围亦应在文献检索范围中一并列出，并注明具体检索时间。

2.10 检索结果 应综合归纳检出文献的概况；按查新点或检索式依据可比性原则筛选并列出主要相关文献，对所列相关文献内容与查新项目的相关程度采取逐篇或综合对比分析。

2.10.1 在检索结果首段写明：依据上述文献检索范围和检索式，共检索出相关文献××篇，其中密切相关文献××篇。2.10.2将密切相关文献的基本信息（如：作者，篇名，刊名，年代，卷-期-页或网址等）按规范格式（GB/T 7714—2005）或当前数据库的输出格式列出；无密切相关文献时，则列出主要相关文献；一般相关文献过多时，可选用典型相关文献。2.10.3 对所列出的密切相关文献或主要相关文献的总体研究内容与查新点相关的可比性内容加以引录、分析或简要综述；查新点中涉及指标等需比对数据的查新报告，相关文献应提供必要的比对数据。对文献进行概述时应注意修正数据库中的各种显而易 见的文字错误，以及因镜像转换等造成的单位、上下标、全角半角等缺陷。外文文献应给出与查新项目内容及查新点相关的中文表述。

2.11 查新结论 是对查新点新颖性及其程度的精确表述，应当客观、公正、准确、简明。查新结论的文字表述应严谨（如：在上述检索范围内，通过对检索到的相关文献进行分析对比，××××）。

2.11.1 在查新结论中应对委托人提出的诸多查新点结合文献报道给予逐一列出并对比分析，不宜将诸多查新点不加拆分地模糊比对，对确具新颖性的查新点亦应说明其与相关报道的区别，指出差异性。

2.11.2 查新结论中的所有表述均应以相关文献内容为据（用上角标注明相关文献的序号），不得有主观性描述、水平性评价和赞誉之辞以及广告性等用语，重在体现客观性。

2.11.3 在对查新点逐条对比分析的基础上可以给出客观、公正、总括性的结语。

2.11.4 对未能检出相关文献的查新点可使用“未见报道”加以表述。

2.11.5 国内查新报告如果只检索中文文献，应在查新结论中表述为“国内公开发表的中文文献中，未见××××报道”。2.11.6 在“科技查新专用章”处加盖教育部查新机构章和“××××大学科技查新专用章（或××××大学图书馆等）”章。2.12 查新员、审核员声明 应采用规范化格式的声明并签字，表明查新人员对履行科技查新合同的郑重承诺和对出具的科技查新报告所承担的法律责任。2.12.1参考格式

（1）报告中陈述的事实是真实和准确的；

（2）我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核，并做出上述查新结论；

（3）我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关，也与本报告的使用无关；

（4）本报告仅用于××××（与查新目的相对应）。2.12.2 查新员与审核员签名事项说明

2.12.2.1 查新员和审核员须经教育部科技发展中心组织的专业培训，并已获结业证书或资格证书的专业人员。鉴于查新工作的时效性，结业证书和资格证书的有效期为五年。2.12.2.2 查新员和审核员签名处须由本人亲笔签名。2.12.2.3如有多名查新员或审核员须逐一列出，以第一个名字为主查新员或主审核员。2.13 附件清单

2.13.1 列出国内外相关文献检索结果清单。

2.13.2 列出密切相关文献全文（如不能提供全文，须提供二次文献全记录格式）。2.13.3 其他相关材料。2.14 备注格式

（1）本查新报告无“科技查新专用章”、签字和骑缝章（或每页盖章）无效；

（2）本查新报告涂改、部分复印无效；（3）检索结果及查新报告结论仅供参考。3 国内外数据库检索范围

3.1 国内中文通用基本数据库（包括期刊、专利、论文、成果、新闻等文献类型）中，必查数据库应不少于10个。须列出数据库名称（全称）、起止时间（到月）。如：

中文科技期刊数据库 1989——年/月 中国科技经济新闻数据库 1992——年/月 中国学位论文全文数据库 1977——年/月 中国学位论文文摘数据库 1984——年/月 中国学术会议论文全文数据库 1983——年/月 中国学术会议论文文摘数据库 1984——年/月 中国科技成果数据库 1983——年/月 数字化期刊全文数据库 1983——年/月 中国期刊网全文数据库 1994——年/月 中国博士学位论文全文数据库 1984——年/月 中国优秀硕士学位论文全文数据库 1984——年/月 中国科技论文在线 2003——年/月 中国学术会议在线 2005——年/月 中国科学文献数据库 1985——年/月 国家科技图书文献中心 1989——年/月 国家科技成果网 1978——年/月 中国专利数据库 1985——年/月 3.2 国外通用基本数据库在以国际联机为主要检索手段进行查新时，必查数据库应不少于10个。须列出数据库名称（全称）、起止时间（到月）。如：

NTIS-National Technical Information Service 1964——年/月 SCI(Science Citation Index)1990——年/月 Dissertation Abstracts Online

1861——年/月 ANTE-Abstracts in New Technologies and Engineering1982—年/月 Inside Conferences 1993——年/月 General Science Abstracts/Fulltext 1993——年/月 Wilson Applied Science & Technology Abstracts 1993——年/月 PASCAL 1973——年/月 Federal Research in Progress(FEDRIP)1990——年/月 New Scientist 1994——年/月 3.3 中外专利数据库、专业数据库、标准数据库及其它文献资源：根据查新项目的专业领域与检索要求，选择相应的专业数据库。如：医学查新应检索Medline、Embase、Elsevier等数据库；农业课题查新应检索Agricola、CAB Abstracts、AGRIS International等数据库。3.4 网络数据库资源十分丰富的查新机构，可以在国际联机索引库搜索的基础上，基于自有的网络数据库开展查新。

3.4.1 如果必查数据库或专业数据库欠缺，须采用国际联机进行补充检索。

3.4.2 对给予肯定新颖性的结论（如：未见××××的报道），当检索结果确为零，须通过国际联机检索予以确认。

科技查新合同(样式二) 篇4

科技查新合同

┌──────────┬───────────────────────────────┐

│查新项目名称│中文：│

│├───────────────────────────────┤

││英文：│

├──┬───────┼───────────────────────────────┤

│委托│单位名称││

│机构├───────┼───────────────────────────────┤

││通讯地址││

│├───────┼────┬──────┬───────────────────┤

││邮政编码││　电子信箱　││

│├───────┼────┼──────┼───────┬────┬──────┤

││负责人││电 话││　传真　││

│├───────┼────┼──────┼───────┼────┼──────┤

││联系人││手 机││　电话　││

├──┼───────┼────┴──────┴───────┴────┴──────┤

│查新│机构名称││

│机构├───────┼───────────────────────────────┤

││通讯地址││

│├───────┼────┬──────┬───────────────────┤

││邮政编码││　电子信箱　││

│├───────┼────┼──────┼───────┬────┬──────┤

││负责人││电 话││ 传 真　││

│├───────┼────┼──────┼───────┼────┼──────┤

││联系人││电 话││ 传 真　││

└──┴───────┴────┴──────┴───────┴────┴──────┘

依据《中华人民共和国合同法》的规定，查新合同双方就项目的查新事务，经协商一致，订立本合同。

┌────────────────────────────────────────┐

│

一、查新目的（请填写）│

│1．立项：国家[]部委[]省攻关[]　省基金[]市[]│

│2．鉴定：国家[]部委[]省[]市[]鉴定时间[] │

│3．报奖：国家[]部委[]省[]市[]申报时间[] │

│查新范围：国内[]国内外[]│

├────────────────────────────────────────┤

│

二、查新委托人提供的主题词（关键词、同义词、近义词）│

│中文：英文：│

├────────────────────────────────────────┤

│

三、项目概况│

│投资额：万元预计效益：万元│

├────────────────────────────────────────┤

│

四、查新项目的科学技术要点（项目简介）│

││

││

││

││

├────────────────────────────────────────┤

│

五、查新点和查新要求（创新点）│

││

││

││

├────────────────────────────────────────┤

│

六、用户提供的参考文献│

││

││

││

││

├────────────────────────────────────────┤

│

七、委托查新项目提供的主要技术文件、背景材料及密级：│

│○开题报告 ○总结报告 ○成果申报表│

│○专利说明书 ○发表论文 ○产品样本 ○检测报告 ○用户报告 ○其他（请注明）│

│份数：密级：│

├────────────────────────────────────────┤

│

八、合同履行的期限、地点和方式│

│本合同在年月日之前在青岛科技信息网络中心履行。│

│本合同的履行方式：委托人亲自到查新机构履行│

├────────────────────────────────────────┤

│

九、查新报告的使用范围│

│此报告只能用于，其它用途无效。│

├────────────────────────────────────────┤

│

十、查新费用及其支付方式│

│（1）国内，一次总付：元，时间：；│

│（2）国内外，一次总付：元，时间：。│

├────────────────────────────────────────┤

│

十一、违约金或者损失赔偿的计算方法│

│（1）违反本合同第条约定，方应承担违约责任，承担方式和违约金额如下：│

││

│（2）违反本合同第　条约定，方应承担违约责任，承担方式和违约金额如下：│

│（3）其它│

├────────────────────────────────────────┤

│

十二、争议的解决方法│

│在合同履行过程发生争议，双方应当和解解决，也可以请求 青岛市科技局进行│

│调解。│

│双方不愿和解、调解解决或者和解、调解不成的，双方商定，采取以下第（2）种方式 │

│解决。│

│（1）因本合同所发生的任何争议，申请仲裁委员会仲裁；│

如何委托医药卫生项目查新 篇5

随着科学技术的飞速发展, 科技信息量呈指数级增长, 医学科学技术也随之飞速发展。从近几年医药卫生科技项目查新的数量来看, 申请科研立项、科技成果鉴定和转化、新药研发、专利申请以及申报奖励的科技项目每年在递增, 但仍然有相当一部分研究人员对项目查新并不了解, 对如何委托项目查新也不清楚。而了解项目查新以及如何委托项目查新, 对广大科研人员来说十分必要。

1 查新的含义

查新是科技查新的简称, 是根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容, 按照一定的政策法规要求, 通过密切相关文献的筛定和对比分析及综合分析研究, 做出查新结论并出具查新报告的信息咨询业务。

《科技查新规范》中给新颖性下了明确的定义, 它是指在查新委托日以前查新项目的科学技术内容部分或者全部没有在国内外出版物上公开发表过。

查新为科研立项, 科技成果鉴定、评审及转化, 新药研发与报批, 专利申请等提供了客观依据, 其目的是为科学研究单位、科研管理部门及相关的评审机构提供鉴定依据。查新还具有一定的政策性和技术法律责任。

2 委托医药卫生项目 (或课题) 查新的步骤 (见图1)

2.1 根据查新的性质准备相应的资料

(1) 科研立项资料:立项申请书、立项可行性报告等; (2) 成果鉴定资料:项目研究报告、技术报告、总结报告等; (3) 申报奖励资料:奖励申报书及有关资料。此外, 还需要附上课题组成员发表的相关论文及申请的专利。

2.2 高质量的《查新咨询合同书》可起到事半功倍的效果

《查新咨询合同书》是项目研究人员委托查新的项目研究内容要点说明书, 是查新工作人员进行查新的重要依据。不同的查新单位, 《查新咨询合同书》的格式也不同。委托人可在相关网站下载《查新咨询合同书》或携带相关查新材料到查新机构索取《查新咨询合同书》, 按照《查新咨询合同书》上的“查新委托人须知”填写合同书。随着对查新正规化、制度化的管理, 科技查新委托书也将日显其法律效用, 为此查新委托人应高度重视其实际意义, 不能让其流于形式。在填写《查新咨询合同书》时要注意以下事项。

(1) 填写《查新咨询合同书》的人必须是项目负责人或直接参与者, 否则, 填表人将很茫然, 其对课题的创新点、关键技术或研究方法等难以说清、讲透, 这影响对课题查新的理解。 (2) 查新项目名称:填写人应按照将要查新的项目名称填写, 一定要与所提供的材料名称一致, 更要与技术要点和论文内容相统一;如果要进行国外查新, 还要填写项目的英文名称和相应的英文关键词, 以便查新工作人员核实内容, 节约查新时间。 (3) 委托机构:将项目负责人的单位名称、通讯地址、职称、联系方式等基本信息填写清楚, 以便在查新过程中及时与他进行沟通, 或给他邮寄查新报告;还要填写主要参与者, 以便于核实课题组成员发表的论文。 (4) 查新范围:根据项目查新委托人, 主要是负责人的要求可以申请国内、国外或国内外查新。 (5) 查新性质:有科研立项、成果鉴定、申报奖励、专利申请、新产品相关用途等方面的查新。 (6) 项目的来源和级别:对项目来源清楚的按级别选择, 不清楚的可选“其他”。 (7) 向何处申报:根据项目的来源和级别, 选择相应的部门进行申报。 (8) 查新项目的科学技术要点:说明查新项目的内容要点、技术关键 (路线、工艺、方法等) 、主要指标及水平, 在说明时文字要简明扼要, 突出关键和要点, 而不是一般的内容简介。 (9) 创新点:突出该项目与国内外同类研究的不同点、创新或改进、优缺点等, 提出它的新颖性。 (10) 查新咨询要求:合同中未涉及的内容, 如有需要, 可在此进行说明, 如查新要求是查临床或基础、临床应用还是实验研究等。 (11) 提供检索词:可按照项目的技术要点和创新点, 提供关键词、规范词、同义词、缩写词等, 熟悉查新的可提供主题词;国外查新还需提供英文检索词。 (12) 保密责任:需要保密的研究内容或关键技术, 应在此注明。 (13) 确认签字:填写完《查新咨询合同书》后, 交查新工作人员, 经双方确认后, 由委托人签字。

2.3 提交《查新咨询合同书》, 同时提交查新材料, 与查新工作人员沟通确认

查新工作人员一定要引导委托人根据自己掌握的资料客观公正地总结课题的查新要点, 要在对该课题充分理解和做了细致分析的基础上具体、客观地说明该课题的创新点, 为查新工作打好基础。

2.4 办理相关的交费手续

委托人在与查新工作人员沟通确认后, 根据相关收费项目及收费标准到相应部门进行交费并办理相关手续。

2.5 取查新报告

根据项目查新工作流程, 在规定的时间内由查新机构出具查新报告。项目负责人或主要研究人员当面确认, 对其无异议后, 查新机构签字盖章, 并出具正式的查新报告。在工作高峰期, 查新时间则需要顺延。项目研究人员一旦确定课题需要查新, 一定要提前、尽早地进行委托, 否则遇到查新高峰期, 会影响查新质量, 耽误其申报立项、鉴定或报奖。

3 委托医药卫生项目查新存在的问题

3.1 对课题查新不了解

主要是第一次申请课题查新的委托人或非课题直接参与者, 由于不知道什么叫课题查新, 对查新性质不了解, 盲目申报查新, 不提供相关材料, 不了解查新的程序, 不能客观分析课题和准确提出查新要求, 面对委托书无从下笔, 不能很好地突出本科研的特色、表达自己的查新要求。

3.2 不填写《查新咨询合同书》

部分委托人认为自己在查新单位有熟人, 在委托查新项目时未按要求填写《查新咨询合同书》, 有的委托人只送来一篇文章或随意用一张纸写一个题目就交给查新单位, 有的委托人甚至只打个电话告诉查新单位要求查新。这些行为都未遵守委托查新的程序要求。

3.3 把查新与检索混为一谈

有些委托人以为课题查新就是检索一下国内外的文献, 把查新混同于一般检索。检索对检出的文献不进行分析和评价, 目的是为委托人提供文献依据;而查新则是通过运用文献对比、综合分析等情报学研究方法, 对科技项目的新颖性做出判断, 撰写并提供具有参考价值的查新报告。

3.4 不提供委托查新项目的详细资料

有的委托人迫切希望自己的科研立项或成果获奖, 不如实填写委托书, 有的委托人在委托查新项目时, 未提供反映查新项目的研究内容和主要技术参数的详细资料, 有的委托人担心自己的技术核心被泄露, 不愿意提供技术资料, 只提供一份查新委托书, 或附带一篇文章, 使查新工作人员对委托查新项目不能全面了解, 以至于难以制订出正确的检索策略及对文献进行正确的评估和做出科学公正的结论, 最终影响查新的质量。

3.5 依赖提供的技术材料, 轻视委托书的填写

有的委托人专业知识扎实, 了解本专业国内外的研究概况, 对自己的课题有深入了解, 认为自己提供的材料齐全, 就让熟人或对课题核心内容不了解的人填写委托书, 致使委托书的内容无法体现课题的创新点和特色等。有的委托人认为对比分析及特色应该由查新工作人员从申报材料中筛选、辨别, 在填写委托书时过于草率, 对于课题的要点及查新要求不重视;还有的委托人认为查新只是成果鉴定或课题申报的必备手续, 则不尊重查新劳动, 因此不用心撰写委托书。以上几种情况自然会影响查新质量。

3.6 填写合同的技术要点模糊, 误导查新工作人员

与查新工作人员沟通时, 有些委托人为了课题能够立项或者获奖而模糊对个人课题有无创新的认识, 甚至故意误导查新工作人员, 使查新工作人员因核实材料而耽误了查新报告的撰写时间, 或使查新工作人员发生偏题现象, 对课题的创新性给予不切实际的评价, 审核后得进行重新查新。

3.7 对查新结论认识不明确

有的委托人要求查新机构给出“国内先进”、“填补空白”等字样的查新结论, 这都是其不了解查新的不可取的要求。

3.8 查新高峰期, 委托查新时间集中, 任务重, 需求急, 查新质量受影响

查新工作阶段性很强, 不论是立项查新还是成果报奖查新, 一般集中在一两个月内。在此期间, 委托的查新项目不断送来, 而委托人都希望能很快地得到查新报告, 有的委托人甚至想在委托当天或第二天就拿到查新报告, 而在较短的时间内从大量的申报材料中把握每个课题的创新点以完成查新有点不易, 而有些委托人不了解这些情况, 只知强调急需, 有时查新工作人员只能减少一些查新的流程来提高查新速度, 这便影响了查新质量。

3.9 查新工作人员素质参差不齐

在与委托人沟通时, 查新工作人员的引导和帮助分析非常重要。有的查新工作人员一看《委托咨询合同书》都填了, 便懒得与委托人进行沟通, 直到查新时才发现对课题的有些要点没有把握;还有的查新工作人员因专业知识欠缺, 无法与委托人进行深入的沟通, 或过分依赖委托人, 容易被委托人左右;甚至有些委托人也不屑与查新工作人员进行交流, 这影响了委托书的质量和查新单位的信誉。

4 解决委托医药卫生项目查新存在问题的方法

(1) 在查新前, 委托人可以通过电话、网络等各种渠道和方式进行咨询, 了解委托查新的基本程序; (2) 在准备资料时, 委托人要根据查新的性质, 按查新要求准备相应的资料, 最好先在熟悉的期刊、数据库中进行预检索, 了解本课题当前的研究现状、研究水平, 并撰写高质量的技术资料, 准确提炼项目的创新点, 以便于与查新工作人员沟通; (3) 委托人应尽可能是课题负责人或主要参与者; (4) 查新工作人员应不断提高接题水平与综合素质, 即敬业精神、医药卫生等专业知识、文献检索分析能力、文字表达能力以及外语水平; (5) 委托人和查新工作人员应互相理解, 以互相学习、互相切磋的态度相互配合完成查新报告。