商务礼仪之九：商业文书礼仪

2024-07-21

商务礼仪之九：商业文书礼仪（精选4篇）

商务礼仪之九：商业文书礼仪篇1

总的来说，常用的商业文书可以归总为：对公的公文函件、一般的企业公文、对内的工作报告、单位上的会议纪录、展示说明的材料以及商务往来邮件。我们就这六种比较常用的文书，略述如下。对公的公文函件

对公的公文函件就是所谓的政府公文，常见于各种报章杂志上的有：令、决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。其写作格式以《国家行政机关公文处理办法》为依据撰写，由各级单位所行文使用。一般企业如果是对公的业务很多，对于这类形态的公文格式还是需要留意学习。

由于经常使用的文种过多，所以在撰写这类文书之前，可能对于某些性质和用途相类似的文件，需要仔细推敲，绝对不能出错，比方说：条例、规定与办法之间的区别；决定与命令的区别；指示与命令的区别；批复与指示的区别；通报与通知的区别；通报与处分决定的区别；通告与公告的区别等。

商业文书实际上来源于许多对公的文件，因此如果想要把真正的文书写作搞好，首要工作其实是要学习公文写作。公文写作里面许多词语的运用都是很考究的，必须仔细推敲。举例来说，公文常用的称谓词有：

第一人称：我（本）办（部、所、院、校、委、站„„）

第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办„„）

第三人称：该单位（部门、系、院、所、局„„）、他、他们

公文常用的语言包括：

常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；

常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下

常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；

常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；

常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；

常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；

常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将„„报告给我们。

这些在企业公文写作里面，也经常必须使用的，写作者必须仔细把相关的词汇记录下来，才不会出错，也才能合乎礼仪规范。一般企业公文

企业公文的要项也并不简单，实际说起来可以分为下列这些种类：公司决定、公司公告、公司通告、公司通报、公司报告、公司请示、公司批复、公司意见、公司函、公司会议纪要、商务信函、商务计划、总结、讲话稿等。

无论写作何种公文，请注意写作应该尊重三段式的写法，并且在主题的栏目里，要能简单扼要地写出关键词，每段文字请尽量以不要超过三至四行写完为原则，不要过于冗长，如果有叙述性质的数据，应该以附件的方式呈现。写公文以前，应该先与各单位口头沟通，取得一致性的协议后，再行层层通报。

公文虽然说只有文字，但是在公文背后所隐藏的现实，才是需要捉摸透的东西。因此，在我们下笔写公文的时候应斟字酌句，对公文的内容与形式进行必要的核实，确保其能够通过各单位的审核而不出错。

对内的工作报告

工作报告是每个上班族都会使用到的商业文书，它包括：情况报告、专题报告、综合报告、答复报告、自查报告等多种形式。

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。它属上行文，一般产生于事后和事情过程中。综合性报告是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高；专题性报告则是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

撰写工作报告时，最忌讳的就是把自己的问题推诿给他人。比方说，在写述职报告这种工作报告中总结性报告的时候，与一般报告不一样的是，述职报告特别强调个人性，对隶属工作范畴、亲身经历或者督查的材料必须确认真实可靠。这就要在写作上更多地采用叙述性的表达方式，如果其中夹杂了对其它人的影射或诋毁，那就失去了立场和礼仪。

除了文字报告之外，口头报告也是也有其特定的格式用语，其最大特征即为：准确、明晰、简练。口头报告的语言受发言的本身性质影响，必须能够拉近讲话者和听众的心理距离，因此，演讲稿应更为大众化与口语化，主题句基本的层次也应力求客观，准确反映演讲稿中心内容的本质真实和客观特色。

单位上的会议纪录

会议纪录是根据会议资料、文件以及其它有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项，并要求有关单位（或部门）执行的一种文体。按照会议性质来分，会议纪录大致有办公会议纪录、专题会议纪录、协调会议纪录、座谈会议纪录等。

初次撰写会议纪录的人，可以采用录音设备录起来慢慢听。经验丰富之后，就可以用笔记本电脑，进行同步记录。会议记录的长度应保持在1000字以内，最好能让与会者在五分钟内阅读完毕。会议记录必须在会议结束后72小时内完成，经主管确认后分发给与会者。会议记录的写法有很多种，如：

叙述法：就像是叙述一件事情的平铺直叙法。

辩言式：彷佛是双方交战时各持己见的叙述法。

结论式：写出会议最后的结论。

行动式：写出会后大家所要采取的行动方案。纲领式：写出会议的摘要。

会议纪录一般可分为两大部分：其一，会议概况。包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；其二，中心内容。即反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。其写作要点有九项：

第一，要抓重点纪录：开会时间很长，讲的话虽然多，并不是每个字都写下来，而是把要点记下来。

第二，分出何者是事实，何者为意见。双方各执一辞的时候，可能会有言语上的冲突或不同的意见，这时就要能分辨他们真正的意思。

第三，要懂得选择：有些你来我往的言词，可能含有一些情绪性的说法；这时候写纪录的人，就要选择非情绪的说法。

第四，挑出有问题的灰色地带：写作会议记录的时候，总会遇见三方会谈的问题，可能会意见很模糊，这一类不能具体的意见不要列入。

第五，要很专注：担任会议记录的人，必须全神贯注，特别是不能用录音机的时候，更要专心一意地听出问题来。

第六，根据议程纪录：事前可以把会议议程准备一份放在手边，根据议程的先后来纪录会比较完整。

第七，记下发话人的姓名：如果对于与会者并不熟悉，秘书要先在开会以前，先与与会者交换名片，确实了解其姓名头衔。

第八，听一段记一段：写会议记录时，专心一意地先听一段再用文字写出这一段的结论，而不必赘述其讨论的过程。

第九，事先复习前期会议纪录：对于前次会议的纪录必须先研读一次，看看前面都讨论了些甚么事情，产生怎样的问题。

会议记录的撰写，无论用何种格式都必须能抓住重点，避免错误, 也需要注意礼仪规范，请注意下列规范：

·用最简短的文字及句子完成会议纪录。

·用最直接的要点述说。

·避免批评性字眼。

·避免别人看不懂的辞语。

·运用纪录性口吻，而非直接引用与会者的话。

·尽量避免提到人名。

展示说明的材料

展示说明的材料，有人称为投影片或是PowerPoint(PPT)，其实制作的过程就是商业文书。因为在制作成为投影片以前，每个人都得要先制作成为word的形式，然后才转制成为投影片。所以我们必须遵守制作的原则。

编写展示材料的时候，首先要应考虑自己的目的是什么？是介绍组织及发展，还是对多推广的计划、项目或活动进行说明；是推荐新上市的产品，还是争取资金支持等。

其次，在起草材料大纲时，需注意两件事：

第一，绝对不能将word档案直接贴在PowerPoint里面，而必须遵守七的原则(Rule of Seven),也就是每页不能超过七个要点，每个要点尽量不要超过七个字。

第二，不可随意使用网络上的文字或图片，因为这可能会违反著作权的原则，抄袭与嫖窃不但是违法而且更是最不合礼仪的行为。

商务往来邮件

当今社会，最常用的商业文书就是电子邮件（E-mail）了。由于邮件的往来是通过网络完成的，所以我们更要注重网络世界的礼节，保持尊重他人的态度，尊重他人的隐私权，不窥探他人计算机里的文件；尊重他人的著作权，不擅自复制他人享有著作权的作品。

在国际上，对于E-mail的写作有“7C”要求：

其一，完整（Completeness）。完整说明信件的主题、相关信息、要求、期限等，将收信人需要的所有信息包括在信文内。不论表达技巧，文章结构如何，完整说明发送邮件的原因最为重要。因此，完整也是这七项原则中，最重要且不可或缺的一项重点。

其二，具体（Concreteness）。不要使用容易造成误会的字汇，尽量用一些通用的字汇辞藻。如：“尽速处理回复”应该用“请于三月一日中午前回复”来表述，让收信人有可依据的行动的方向，才是具体的信件用语。

其三，简明（Conciseness）。E-mail的沟通环境就像面对面对话，因此，文字用语宜采简短易懂者；不需要的赘语赘词应予以删除；如果要使用缩写字，也应该采用一般网络通用的缩写文字，才不会让收信人不明所以，还得回信请你说明。

其四，正确（Correctness）。内文的用字和标点符号、引经据典的情境选择、案例的引用说明等，应该要正确谨慎，以免贻笑大方。

其五，礼貌（Courtesy）。E-mail的写作风格与应用格式较具弹性，因此，礼貌用语也偏向简单非正式。但是一封信件给收信人的感觉，就是发信者为自己塑造的形象，所以，在用语上也应该注意，不可失礼。

其六，整洁（Clearness）。E-mail信件必须注意断句，换行位置，因为收信人的屏幕有大有小，如果像传统书信一般，一行到底才换行，会让读信者觉得很累，另一个原因则是因为收信系统环境设定不同，过长的句子会在中间断掉，影响文章分配，使章节段落看来凌乱不堪。况且E-mail内容通常简短数句，一行到底，会让人觉得过于空洞。

其七，体贴（Consideration）。文章结束前，对收信人表达关心或感谢之意。对长辈或对网络用语不熟悉者，更应该多加协助，多多使用对方较易理解的用语。

至于E-mail字段的使用礼仪要点, 则需要注意下列几点：

第一，称谓（Salutation）不可以太随性。E-mail的传递速度与传统书信往的返效能差异极大，使用电子邮件传递信息的双方，可以像日常对话般一来一回交谈，因此，电子邮件的称呼也变得草率得多。同辈之间、亲朋好友或同事间可以直呼其名；对长辈或上级，最好使用头衔加上姓氏，如：赵老师、吴总经理、Mr.Smith等（见表1）。

第二，信尾客套语简明。E-mail常用的英文信尾客套语为：“Thanks”、“BR(或Regards)”、“Cheers”、“Good Luck”，而非一般信函中的“Sincerely yours”、“Yourstruly”或“Bestregards”等。特别要注意的是，即使是中文书写的E-mail，像“即颂”、“商祈”这类信尾颂候语一般都已被简短的英文客套语所取代。

第四，多多使用附件。在E-mail的传送过程中，由于邮件发送者用来写作、发送、储存、下载和接收的软硬件可能与接受者完全不同，所以，两者看到的邮件也并不一样。因此，一些过于复杂的内容、图

表、数据以及其它备注资料，可以以附件的方式发出，以方便阅读，避免内文显示差异的问题。

第五，设计感十足的签名档。E-mail应用发达的同时，也代表人与人之间的见面次数锐减，因此交换名片，搜集客户资料的最佳途径变成Email。如果一封信件没有签名档，那么收信人无法搜集到完整的资料，也无法对发信人有基本认识。因此，在签名档中加上详细的联络数据，再附上一张照片，从现在开始留给收信人一个知礼专业的好印象吧！

商务礼仪之九：商业文书礼仪篇2

欢迎词的结构大体上由如下几部分组成:

一、标题

一般应由致词场合、致词人和文种三个要素组成, 例如《在欢迎日本松下集团考察团宴会上×××总经理的欢迎词》;也可以省略致词人姓名, 只以场合和文种名称为题, 如《在××公司组建10周年庆典上的欢迎词》;还可以直接以《欢迎词》文种名称作为标题, 以示显豁、鲜明。

二、称谓

即对被欢迎宾客的称呼, 一定要写得礼貌得体。用语要确切、亲和, 一般应在称呼之前冠以诸如“尊敬的”“亲爱的”之类的修饰语, 并在其后加上被欢迎宾客的头衔, 也可加“先生”“女士”“夫人”之类的称谓。例如2005年4月国家主席胡锦涛在欢迎连战率领的国民党大陆访问团时所致的欢迎词, 其称谓是:“尊敬的连战主席和夫人, 尊敬的吴伯雄副主席、林澄枝副主席、江丙坤副主席, 尊敬的中国国民党大陆访问团的全体成员, 大家好。”十分恰切、得体, 令人倍感温暖。

三、正文

这部分是欢迎词写作的主体, 应根据实际情况表达不同的内容。一般应先交待致词者在何种情况下, 代表谁, 向宾客表示欢迎、感谢和问候;接下去阐明宾客来访的目的、意义和作用, 同时回顾宾主双方交往的历史与友谊, 对宾客在交往过程中所作的贡献予以赞扬, 突出双方合作的成果, 并表示继续加强合作的意愿。要用充满激情的笔调, 对合作的前景作出展望, 以增强行文的鼓动性。以上述胡锦涛在欢迎连战率领的国民党大陆访问团时所致的欢迎词为例, 其正文部分是:

四月的北京春意盎然, 在这美好的季节里, 我们迎来了中国国民党主席连战先生率领的国民党大陆访问团。今天的会见是我们两党主要领导人历史性的会见, 我为此感到非常高兴!

首先, 我代表中共中央向连主席和夫人, 向各位副主席, 向访问团的全体成员表示热烈的欢迎并致以良好的祝愿。“有朋自远方来, 不亦乐乎”。你们的来访是中国共产党和中国国民党关系史上的一件大事, 也是当前两岸关系当中的一件大事。从你们踏上大陆的那一刻起, 我们两党就共同迈出了历史性的一步。这一步既标志着两党的交往进入了新的发展阶段, 也体现了我们两党愿共同促进两岸关系发展的决心和诚意。我们共同迈出的这一步, 必将记载在两岸关系发展的史册上。

当前, 两岸同胞都希望两岸关系走向和平、稳定、发展的光明前景。我们多次表示, 欢迎认同“九二共识”、反对“台独”、主张发展两岸关系的台湾各政党、团体和代表性人士, 同我们开展交流和对话, 共同推动两岸关系的改善和发展。

昨天, 全国政协贾庆林主席和连战主席以及访问团的成员进行了很好的会见。陈云林主任和林丰正秘书长也进行了工作会谈, 等一会儿我还要和连主席交换意见, 我想我们一定能够在促进两岸关系发展和两党交往等问题上达成重要共识。虽然我们两党目前还存在一些分歧, 但只要我们双方都能够以中华民族的根本利益为重, 以两岸同胞的福祉为重, 就一定能够求同存异, 共同开创美好的未来。

今年是孙中山先生逝世80周年, 连主席和访问团的全体成员在南京拜谒了中山陵。中山先生是伟大的爱国主义者和民族英雄, 是中国民主革命的伟大先行者。他为民族独立、民主自由、民生幸福, 为国家的统一和富强贡献了毕生精力。他在全国各族人民和一切爱国人士当中有着崇高的威望。中国共产党人始终对他怀着崇高的敬意, 从来就是中山先生革命事业的坚定支持者、合作者、继承者。中山先生也把中国共产党人当做自己的好朋友。在当年, 中国内忧外患的情况下, 中山先生第一个喊出了“振兴中华”的口号, 这理应继续成为我们两岸的中国人共同的追求和责任。

中山先生为中华民族和中国人民留下了许多珍贵的精神遗产, 值得我们永远地继承和发扬。

在当前, 两岸形势复杂变化的形势下, 我们两党都要深入地体察两岸同胞的所愿、所想, 深刻地把握两岸关系和世界大势的发展趋向;要以我们积极的作为, 向两岸同胞展示两岸关系和平、稳定、发展的前景;要向世界表明, 两岸的中国人有能力、有智慧解决彼此的矛盾和问题, 共同争取两岸关系和平、稳定、发展的前景, 共同开创中华民族的伟大振兴。

我相信, 中国国民党大陆访问团的这次访问, 以及我们两党的交流、对话, 已经给两岸关系的改善注入了春天的气息。希望我们双方共同努力, 争取向着两岸关系和平、稳定、发展的方向前进。让我们两岸同胞一道在和平发展的道路上不断开拓前进。

非常感谢连主席和各位听完我的欢迎辞。谢谢大家。

四、结尾

在正文的右下侧, 由致词的机关、致词人具名, 并署上日期。也可在标题之中载明。

要写好欢迎词, 应注意把握以下几个方面的要领:

第一, 要以礼待人, 情真意切。撰写欢迎词, 一定要根据宾客的实际情况和特定的场合, 以诚恳热情、情真意切作为第一要义, 充分体现出对宾客的尊重之情和友好合作之意。即便对于双方交往中所存在的分歧, 在行文中如有涉及, 也应力求巧妙圆润, 含蓄婉转, 既不要伤害对方的感情, 又要表达出自己的立场原则, 从而使双方的交往与合作得以继续保持和发展。

第二, 要用语恳切、简练, 切合实际。要以简明扼要的语言充分表达出对宾客的欢迎之意, 使之感到亲切自然, 力戒过多使用那些没有实际意义的虚言浮词, 以免令人产生反感。

文书礼仪需要注意哪些篇3

职业文书翔实准确

文书礼仪包括范围相当广泛，在工作过程中单位与单位、个人与个人、个人与单位都有可能形成一定的书信关系，比如邀请函、传真等，在撰写时应当力求准确、适当地表达出礼仪上的要求，根据不同的时机和对象，把文书写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式。

全称体现礼貌

职业文书类型广泛，包括贺函、贺电;感谢信、感谢电和感谢公告;邀请函、邀请电和复件;国书、全权证书、授权证书、委任书等，还包括一些事项通知。

需要特别指出的是，职业礼仪文书应注意在文字中的名字、名称，在第一次出现时都应使用全称。比如文电中的外国国名，如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名要用全称。

称谓表现尊重

在文书中对对方在社会中的职务、职称、地位的称呼，称为公职位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等。如果收信人有过两种以上的职务(或职衔)，甚至同时身兼数职，就需要选择一个适当的称呼。选择的原则是视书信内容与受信人的哪个职位关系密切。如受信人从前是寄信人的老师，现在当了局长，而寄信人的书信重点是叙师生情谊，那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。

文书礼体现尊敬谦虚

科技文明日新月异，人际间的交往沟通变得越发快捷。但越是如此，书信在现代生活中越显得礼数周到，亲笔信就体现着对对方的尊敬有加。

古人曾在书信中表现出“自谦而敬人”的.美德。清华大学历史系彭林教授在谈到书信礼时，曾提到书信中的敬称称呼是向对方表明尊重，一般用古代的爵称，君、公等，也可在称谓前加敬字，或者称字和号。像夫人一词，是专用来称对方或他人妻子的，也包含尊敬的意思，但称呼自己的妻子为我夫人就不合适了。古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时自己用谦称。