OA办公系统促进电子政务系统的发展

OA办公系统促进电子政务系统的发展（共8篇）

OA办公系统促进电子政务系统的发展 篇1

OA办公系统促进电子政务系统的发展

OA（万户OA官网：）办公系统的普及使得在企业内部，各级领导可以在网上及时了解、指导和监督各级部门间的工作情况，并更快、更方便地向各部门做出各项指示，这将带来办公模式与行政观念的一次崭新改革。”

首先，有的OA办公系统是完全构建在其自主知识产权的软件开发平台基础上的，能够为OA办公系统的快速定制开发和安全稳定运行提供支撑环境和实用工具及手段。其次，采用了应用+组件+平台的解决方案，提供了根据政务系统业务需求灵活定制业务组件，并且实现了业务组件的可重复使用。再次，能够进行便捷的个性化办公门户设置，实现实时协作，支持用户移动办公需求。

同时，通过可定制的业务规则库和内嵌的工作流引擎建立电子政务工作流程，采用了所见即所得的配置化开发模式，大大缩短了开发和实施周期，有效地维护了政务系统的复杂性，缩减了电子政务系统的总体建设成本。

OA办公系统促进电子政务系统的发展 篇2

山东高速公路股份有限公司的信息化建设经过几年的努力,在上级公司的统一部署和公司领导的大力支持下取得了长足的进步。公司建设了内部网络平台和OA系统,极大的提高了公司的运作效率和管理水平,并为今后进一步的信息化建设打下了良好的基础。

随着企业OA系统的推广应用,大量的WORD/EXCEL公文文件往往通过网络进行传送,在传送过程中如何进行有效身份认证、避免文件被篡改是一个亟待解决的问题。虽可通过传统的加密方式对文件进行保护,但由于使用方法复杂,用户操作起来比较麻烦,不利于大面积地推广使用,这在一定程度上制约了无纸化办公的真正实施。为解决这一问题我们经过认真调研和论证,建设了电子签章系统,通过电子印章方式对WORD/EXCEL文件进行签名。

电子签章并非是书面签字盖章的数字图像化,而是以电子代码的形式存在的数字签名,但体现出可视化特点。它具有传统印章和数字签名双重功效,用于辨识电子文件签章者的身份,保证文件的完整性,确保文件的真实性、可靠性和不可抵赖性;具有签章文件防篡改及印章鉴别功能,同时具有签章人管理、印章管理的功能。符合电子签名法以及相关印章法规。

2 系统结构与组成

该系统由相应的硬件和软件两部分组成,通过硬件和软件的有机结合,组成一个严密的安全系统。硬件部分主要是相应的服务器、客户端计算机以及支持PKI技术的内置安全CPU的Key,Key主要用于存放数字证书和其它安全信息,并进行数字签名运算;软件部分则由支持各种不同应用的插件及签章管理应用程序组成,包括签章服务器软件、管理客户端软件、签章客户端软件三部分。

电子签章系统采用了C/S的架构。签章服务器端由签章服务程序、印章数据库组成。管理客户端由cKey智能密码钥匙、印章申请模块、印章制作模块、日志查询模块及用户管理模块组成。签章客户端由cKey智能密码钥匙、电子签章控件组成。电子签章系统整体组成框图如图1:

电子签章系统各个组成部分介绍:

2.1 智能密码钥匙

智能密码钥匙是一款通过了国家密码管理局安全审查的密码安全产品。智能密码钥匙支持1024位RSA非对称算法和国产SCB2通用密码算法,具有高度的安全性。通过USB接口和上位机进行通讯,USB接口的通讯完全符合USB1.1协议。

2.2 制章软件

制章软件在服务器端安装,用于生成印章,并将印章保存在印章数据库中。制章软件应该由颁发者(制章操作人)专人操作,颁发者(制章操作人)需要有用于身份、权限识别的USB Key。在制章操作前需要对颁发者(制章操作人)进行身份、权限认证。印章图形和颁发者(制章操作人)的数字签名一起打包成数字印章(此时数字印章处于未激活状态)。同时指定授权人(将数字印章与授权人相关联)。

2.3 印章授权模块

印章授权模块也在服务器端安装。用于对印章的使用人进行授权,激活印章。在授权操作前需要对授权者进行身份、权限认证。原先未激活的数字印章和授权者的数字签名一起打包成数字印章(此时数字印章处于激活状态)。同时授权给指定的使用者(将数字印章和使用者关联)。

2.4 印章数据库

印章数据库主要用于存储数字证书、印章、各级别人员信息等数据。

2.5 日志数据库

日志数据库主要用于记录制章、授权、用章情况,包括制章、授权、用章时间,制章人、授权人、用章人等信息。

2.6 签章服务提供程序

签章服务提供程序主要提供数据库访问、服务器端的SCB2、RSA加解密运算服务(运算在加密卡内完成)、与客户端交互等操作。同时该程序包含了证书验证模块,提供证书查验的功能;时间戳服务模块,提供加盖文档时间戳功能。

2.7 签章控件

签章控件主要完成对文档数据的签名、验证、加解密、Hash以及与服务器端进行交互等一系列操作。同时该程序包含了证书验证模块,提供证书查验的功能。

3 签章机制与验证机制

3.1 签章机制

电子签章系统的签章客户端系统基于PKI技术框架,采用数字证书,运用了电子印章技术和电子签名技术,加盖在文档上的电子签章中,嵌入了对所签文档的数字签名信息,因而保证了文档的真实性、唯一性、来源确认性和不可否认性及印章本身的不可复制性。完全区别于仅仅在文档中插入一个印章图片的应用模式,并符合《中华人民共和国电子签名法》的相关条款。

在签章时,签章者个人数字证书、私钥存储在智能密码钥匙中,方便使用,并且可以安全保存与数字证书对应的私钥。签章时,需要使用智能密码钥匙中的私钥,并且将文档Hash值和印章信息绑定,这样可以保证签章时,仅由签章者本人控制,不可抵赖,使签章达到可验证,但不可复制的目的。另外,在签章可验证的同时,通过比对已签文档的Hash值和当前文档的Hash值,来有效地防止文档的篡改。如图2所示:

在具体的签章过程中,首先验证制章者的数字签名,保证印章本身合法、真实;同时,对要保护的文档进行Hash运算,然后用此Hash值和印章信息一起再进行二次Hash运算后,得到签章Hash值,使用智能密码钥匙中的RSA私钥对签章Hash值进行签名运算,形成签章签名值,即签章完成。

3.2 验证机制

验证签名时,首先验证制章者的签名数据,保证印章本身合法、真实;验证通过后,用签章者的数字证书解开签章签名值,得到签章Hash值,然后对已签文档的Hash值和签章信息进行二次Hash运算,与解开的签章Hash值进行比对,从而验证签章是否可信。同时由于签章者的私钥是唯一的,所以通过解签名达到了认证签章者身份的目的,使其不可抵赖。

在验证文档时,计算当前文档的Hash值,然后和已签文档的Hash值进行比对,便可以判断文档的真实性。

4 系统功能

4.1 文档签章

能够在Word/Excel文档的任意地方显示图章或手写签名,可以达到与纸质盖章或纸质手写签名相同的效果。在文档签章盖定之前,图章可以移动;签章盖定之后,图章或手写签名不能移动。图章或手写签名存放于签章服务器或签章者的cKey中,其他任何人都无法进行伪造。数字签名私钥存放于该cKey中,数字签名运算也在该cKey内运行,绝对保证私钥不出cKey,从而保证了数字签名的安全性。对文档进行签章时要求签章者提供自己的cKey。文档签章后,再对文档进行重新签章时,必须提供原始签章者的cKey,否则不允许对文档进行重新签章。

4.2 文档验证

系统中的任何人都可以对文档的完整性进行验证,即如果签章后的文档发生了变更,验证时则会提示文档验证不通过,并且此时印章会变色,以提示文档不真实。

4.3 签章验证

系统中的任何人都可以对图章或手写签名的真实性、完整性进行验证,即如果图章或手写签名被更改,验证时则会提示验证不通过,并且此时印章会变色,以提示签章不真实。

4.4 身份认证

通过将签章者的数字证书提交到签章服务器端,可以验证其证书的有效性和真实性,从而对签章者的身份进行认证。这样,一方面能够辨别签章者身份的真伪,另一方面能够确保签章者身份的不可抵赖性,即一旦进行了签章,且签章者身份认证通过,则签章者将无法否认此签章。

4.5撤销签章

在进行撤销签章操作之前,首先对执行此动作的人的身份进行认证,判断与签章者是否是同一个人,从而保证只有签章者才能够撤销自己的签章。撤销签章需要提供签章者的cKey,否则没有撤销签章的权限。

4.6查看证书

系统中的任何人都能够查阅签章者证书的相关信息。

4.7文档锁定

文档锁定功能主要用于保护文档不被篡改。一旦文档被锁定,则文档将不可更改。解锁时,首先确认原锁定者的身份,通过后,再输入锁定时所输入的密码以进行口令校验,两者都通过的情况下方可解锁。

4.8打印控制

打印控制的功能主要包括设置打印密码,或设置打印份数,从而控制他人对文档的打印。每个签章者都有对打印密码或份数进行设置的权限,但是一旦有某个签章者取得了此设置权限,其他人就自动丧失此权限。进行打印控制时需要首先认证操作人的身份,只有签章者能够进行打印控制。打印控制需要提供签章者的cKey,否则没有进行打印控制的权限。

5结束语

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摘要：针对国内高校纷纷开始推广使用OA系统，对其产生的大量电子文件的归档方式、流程及具体处置方法作了阐述和探讨：对OA系统与档案管理系统之间的数据专用转换程序设计和电子、纸质文件实行双套制同步归档的思路也作了交待。

关键词：高校档案OA文件归档方法

数字化校园建设，尤其是办公自动化(以下简称OA)的实施为高校的管理工作注入了前所未有的活力，并取得了极大的成效。然而，伴随着OA电子文件的大量产生，其后期的归档工作如何应对和运作，无疑为高校档案部门提出了新的挑战性任务。

高校OA电子文件的归档，涉及到许多以前纸质文件时代从未遇到过的难题，归档的对象、处理文件的方式包括管理人员等均发生了变化：原来纯粹是纸质文件，现在是电子加纸质，且以电子版为主；原来由兼职档案员负责本部门文件材料的收集、保管，现在是行政秘书即时操作(由于各种原因，两者有所脱节)；原来是手工流转、承办并整理、组卷归档。现在是网上流转、承办并要求将电子文件直接在网上予以归档；原来是拟写案卷标题、编页码、装订、移交归档，现在是如何将OA系统中已有的文件著录信息、阅处意见及全文与对应的纸质材料同步归档。要妥善、有效地处理好这些问题，高校档案部门必须借助适合高校发展的新一代档案管理系统来实现，并在归档思路、流程、模式上有所创新、有所突破。

1OA电子文件归档方式及流程

OA电子文件采用物理归档还是网络在线归档，决定着以后电子档案的有效管理和快速利用问题。物理归档，方式简单、直接，不需要前期很大的投入和专门系统的支撑，直接将数据拷贝到光盘等物理载体上，便可完成归档。但物理归档后的电子文件，由于没有了原来系统的支持，再要实现快速查询和即时利用，几乎是不可能的，而只能将其作为原始数据的积累和备份，或通过一些简易的二次开发，对此进行查询和利用。OA电子文件采用网上在线归档，效率高，能适应不断增加的电子文件的管理和利用，但前期配套工作复杂，既需要档案管理系统的支撑，又需要党办、校办和信息中心、网络中心等部门的配合和支持。从我国高等教育事业长远发展的要求和档案工作的重要性考虑，后者是必由之路，早晚得实施，而且是早实施、早得益，越晚实施，问题越多，难度也就越大，所以高校档案部门最好在学校推广使用OA系统的同时，一并将网上在线归档问题予以解决好。

OA电子文件网络归档的流程，需要结合高校的实际情况来确定。若把收发文登记和档案信息的著录、编目等工作全部整合在文档一体化的“OA系统”中，这种办法比较适合政府部门，并已得到广泛应用。伹作者认为高校不可全盘仿效，因为高校要归档的材料不只局限于文书材料，还有大量的教学、科研、出版等专门材料；高校兼职档案员也不一定全都是收、发文件的管理员或OA系统的操作员：高校档案管理系统也不可能仅与OA系统相融合，而还要考虑大量纸质卷宗的管理，所以档案信息的著录和编目等工作不宜一同设置在OA系统中进行。仅将OA系统作为学校的一个业务管理系统来对待，利用专用接口程序将其处理完毕的各种数据事后定期迁移到档案管理系统中来，然后由各部门的兼职档案员和档案馆(室)的收集指导人员共同在档案管理系统中来完成归档操作的办法是比较可行的。即先有兼职档案员对本单位等待归档的OA文件进行检查、判别，并按档案管理的要求补充必要的档案著录项后再作预归档，待一个部门处置完了需要预归档的全部文件后，专职档案员再对该部门的预归档信息进行审核，正确无误后正式接收归档，并按照预先设定的编目方案自动生成档号等即完成网上归档任务，与OA系统电子文件相对应的纸质文件，采用相同档号来处置并实施归档。

2专用接口程序及归档内容

归档流程确定后，将OA系统中形成的各类文件信息截取并迁移到档案管理系统中来，需要开发一个专用的信息转换程序来完成这项工作，并对相关信息要作选择性的约定和对接，即哪些信息档案管理系统中要选用，如何选用，如何匹配。与此同时，还要确定好另外添补的著录项内容。

OA系统一般建立在LOTUS环境下，是一种基于文件型的管理系统。OA系统运作的最基本功能至少包括三大块，即发文、收文、呈文管理。发文从拟稿、修改、审定、签发、打印输出都在网上进行；收文(纸质来文)，目前通常的做法是由党办、校办秘书统一将其数字化、上传并加著相关信息后在网上完成传阅、批示、办理等；呈文为校内工作请示和工作报告，由各部门在网上完成拟稿、会签、提交、审核和领导批阅。除了电子全文和上述流转处理信息外，0A系统中还记载了各种文件的记录信息，有些是系统自动产生的，有些是文件管理员手工录入的。

OA电子全文、流转处理信息和文件记录信息三部分数据构成了OA电子文件需要归档的主要内容，其中文件记录信息起着描述、关联文件所有信息的作用，电子全文和流转处理信息从属于文件记录信息，两者间有一一对应的关系。

档案管理系统一般采用数据库型管理系统，其操作系统、管理机制、数据结构等方面与OA系统运行的环境和要求有本质性差异。OA文件归档数据转换接口，其任务就是要将OA系统中的上述三类信息内容转换为数据库系统中能识别的档案数据记录及关联附件。这种转换既要考虑OA来源系统的信息构成状况，还要考虑档案系统采用的管理平台与数据结构，两者遥相呼应。设计人员就是要根据各类文件的字段信息，设计出合理、可靠的数据对接或转换关系，完成两个系统之间数据的平稳迁移。

OA系统中的文件记录著录项大多与档案系统中的数据著录项有重叠，可以通过接口程序自动引用过来，既免去归档人员的重复输入，又确保数据的原始性和准确性。两系统间可以共享的数据有：文号、文件题名、主题词、归档单位(拟稿或收文承办单位)、责任者(文件制发者)、文件形成时间、密级等。档案系统中另外还需要增加档号、归档日期、保管期限、排架号(或盒号)、文件页数等，其中有些可以在归档过程中由系统自动生成，有些由档案人员来添加。与每条文件记录所对应的电子全文以及文件处理信息单，一并由接口程序自动跟踪过来，其中文件处理信息单包含有文件的来源、流转过程、领导批示或处置、办理意见等。另外，转换过来的电子全文必须保留原OA文件的格式和布局，且要设置为不可编辑，保证纸质与电子文件内容相一致。

3以件归档及相关模块功能介绍

OA电子文件的归档是在网上实现的，若采用传统的纸质文件组卷方式归档，无疑对接口转换程序以及档案管理系统中的接收、归档模块的设计带来困难，其复杂性和归档工作量都将难以逾越和无法接受。在实践中，作者单位尝试了将OA电子文件采用“以件管理”的归档模式，能较好地解决以上难题。

其主要思路是：将OA归档文件分为“发文”，用“OAll”分类号代之：“收文”，用“OA12”分类号代之；“呈文”。用“OAl3”分类号代之，依此类推。如此考虑，既遵循了OA系统文件本身的分类方案，符合接口程序对数据实行分类导入的思路，大大简化了程序设计的难度；又方便了归档人员检查、核对文件的数量、文件的办理信息和全文的完整性等，省去了文件的整理、组卷步骤，归档工作效率大为提高；还满足了档号的统一编制和自动生成。

根据归档流程、归档内容和以件分类归档的思路，档案管理系统中的OA归档模块可以设计成“未归档文件管理”、“预归档文件管理”、“已归档文件管理”、“不归档文件管理”四部分，并在模块主界面上设立“年度”、“归档单位”等搜索栏目，便于档案人员按年度、按单位进行归档操作。同时系统还在统计栏目中自动显示各部门转换过来的OA文件数据及操作统计信息等，可以即时掌握归档工作的进展情况。

在“未归档文件管理”界面中，兼职档案员可以对本部门的OA电子文件进行浏览、编辑及确定是否归档。如前所述，由于系统已将各类OA文件的著录信息都转换了过来，所以只要检查一下并将空缺的信息补全，就可以逐条完成预归档工作。在“预归档文件管理”界面中，档案馆人员可以按部门依次审核预归档文件的著录信息和电子全文是否准确、完整，如果发现有错误或疏漏，则可以将该文件退回到未归档状态，并说明原因，通知兼职档案员重新处理，否则，就可以将该单位的所有预归档文件作正式归档，并由系统自动为每个文件赋予档号和归档日期。按归档单位和时间依次操作，可以使同一单位的OA归档文件排列在一起，便于后续编目和日后查询。在“已归档文件管理”界面中，档案人员可以为每一个OA归档文件自动、批量赋予排架号，并打印制作文件的封面，其信息有档号、题名、页数、归档单位、归档日期、保管期限、排架号等。

4纸质文件同步归档

OA系统运行后，所有对应的纸质文件实际上不再流转，但按规定也要与电子文件一起实行双套制同步归档。纸质文件归档原则是跟电子文件走，即同一著录、同一档号，以件、依次集中编号、装盒和上架。具体做法是：归档前兼职档案员到两办去领回各自的收文(按OA系统中第一承办单位区分)，到校文印室去领回各自的发文(按OA系统中的文号区分)，呈文由各单位自行从OA系统中打印出来并签字、盖章。然后，兼职档案员要为每一个归档纸质文件打印一张含有领导签阅意见和流转、承办等信息的文件处理单，与该纸质文件一并归档。

OA纸质文件归档过程中也会遇到一些特殊情况，如跨年度办理的文件，按传统做法是要等办理完毕后再归档的，但现在就做不到了：又如收文与办文结果也不一定放在一起：还有主要材料上了OA系统，但辅助材料没有或没法上OA系统，等等。对此，档案人员要特别予以关注，不能由于归档方法的改变而疏漏了重要纸质材料的归档。另外，遇到这些特殊情况，一定要在OA归档文件记录的“备注”栏中加以标注，以便查考。

OA办公系统促进电子政务系统的发展 篇4

3.1 关键业务解决方案(11 3.1.1 产品销售管理(11 3.1.1.1 客户管理(11 3.1.1.1.1 需求与分析(11 3.1.1.1.2 方案框架(12 3.1.1.1.3 模块与功能(13 3.1.1.2 合同管理(17 3.1.1.2.1 需求与分析(17 3.1.1.2.2 方案框架(18 3.1.1.2.3 模块与功能(19 3.1.1.3 订单管理(23 3.1.1.3.1 需求与分析(24 3.1.1.3.2 方案框架(24 3.1.1.3.3 模块与功能(25 3.1.2 产品研发管理(28 3.1.2.1 开发管理(29 3.1.2.1.1 概述与分析(29 3.1.2.1.2 方案框架(29 3.1.2.1.3 模块与功能(30

3.1.2.2 设计管理(32 3.1.2.2.1 概述与分析(32 3.1.2.2.2 方案框架(33 3.1.2.2.3 模块与功能(33 3.1.2.3 工艺管理(37 3.1.2.3.1 概述与分析(37 3.1.2.3.2 方案框架(38 3.1.2.3.3 模块与功能(39 3.1.2.4 产品试产(42 3.1.2.4.1 概述与分析(42 3.1.2.4.2 方案框架(43 3.1.2.4.3 模块与功能(43 3.1.3 产品生产管理(47 3.1.3.1 生产计划管理(47 3.1.3.1.1 概述与分析(47 3.1.3.1.2 方案框架(47 3.1.3.1.3 模块与功能(48 3.1.3.2 生产工时管理(54 3.1.3.2.1 概述与分析(54

3.1.3.2.2 方案框架(54 3.1.3.2.3 模块与功能(55 3.1.4 物料采购管理(56 3.1.4.1 供应商管理(56 3.1.4.1.1 概述与分析(56 3.1.4.1.2 方案框架(57 3.1.4.1.3 模块与功能(58 3.1.4.2 采购管理(65 3.1.4.2.1 概述与分析(65 3.1.4.2.2 方案框架(65 3.1.4.2.3 模块与功能(66 3.2 职能运营解决方案(72 3.2.1 行政管理部(72 3.2.1.1 宿舍管理(72 3.2.1.1.1 概述与分析(72 3.2.1.1.2 方案框架(72 3.2.1.1.3 模块与功能(73 3.2.2 设备管理部(76 3.2.2.1 生产设备管理(76

3.2.2.1.1 概述与分析(76 3.2.2.1.2 方案框架(77 3.2.2.1.3 模块与功能(77 4 协同应用技术支撑(82 4.1 协同管理平台(82 4.1.1 信息门户引擎(82 4.1.2 流程引擎(82 4.1.3 知识管理引擎(82 4.1.4 协同办公模块(82 4.1.5 表单管理模块(82 4.1.6 公文管理模块(82 4.1.7 文档管理模块(82 4.1.8 文化建设模块(82 4.1.9 即时沟通模块(82 4.1.10 组织绩效管理模块(82 4.2 业务设计平台(82 4.3 业务集成平台(DEE(82 4.4 移动办公平台(82 5 电子制造行业协同OA典型客户案例介绍(83

5.1 案例一:深圳市景旺电子股份有限公司(83 5.1.1 客户介绍(83 5.1.2 协同管理构建动因(83 5.1.3 致远软件解决方案(84 5.1.4 应用成果(89 5.2 案例二:深圳市旺龙智能科技有限公司(90 5.2.1 客户介绍(90 5.2.2 协同管理构建运因(90 5.2.3 致远软件解决方案(90 5.2.4 应用成果(100 5.3 电子制造行业案例名单(101 1前言

1.1 电子制造行业概述 ●行业定义: 电子制造业是指研制和生产电子设备及各种电子元件、器件、仪器、仪表的工业。

●行业发展历程: 我国现代电子产业的发展起源于1978年开始的改革开放,在这之后三十几年的发展中,共经历了三个明显的发展阶段:市场转型阶段、规模化发展阶段、代工跟随阶段。

市场化转型:自1978年到上世纪九十年代初期,对我国的电子产业的性质进行了一次重大的转变,即把当时生产军工产品为主的电子信

息产业转变成以生产军工产品与民用产品相结合的电子信息产业,让电 子信息产业积极的满足当时经济发展的需求,促进我国电子信息产业的 市场经济进一步活泼起来,同时积极支持引进国外的先进的高新技术, 促进电子信息产业积极加入国际市场的大力合作中,为我国的电子信息 产业的规模化、产业化的生产打下坚实的基础;同时,在1984年十二 届三中全会之后,又加快了我国的市场经济体制的改革的步伐,电子信 息产业作为试点,率先完成改制:实现企业化管理,市场化运营,优先 发展我国的消费类电子信息产业,正式在这段时期,我国的彩电业基本 实现了设计、生产、制造、销售一条龙的水平,并且在彩电业的带动下, 我国的消费类的电子信息产业的发展也是非常的迅猛。与此同时,我国 对电子计算机信息系统工程政策的实施,也促进了电子信息技术开始逐 步广泛应用于我国国民经济的各个领域。在这个阶段的转型过程中,我 国的电子信息产业尤其是消费类的电子信息产业开始了它的第一次经 济的飞跃。

规模化发展阶段:上世纪九十年代初至九十年代末,积极推动我国 第1页 的国民经济与社会向信息时代迈进,经过努力,能够使我们进入信息化的时代,而这个信息化的时代是离不开电子信息产业的发展的。为此,我国有关政府部门为了促进我国电子信息产业的迅速而健康可持续的发展,特对我国的电子信息产业实施了一系列的重大工程,例如,金系列工程(包括金关、金税以及金卡以及909工程,这些工程的实施极大的推动了我国电子信息产业的发展。这也改变了我国的电子信息产业长期从事单一产品的加工制造的现状,开始逐步向软硬件开发制造以及应用和信息服务业诸业一起发展的转变阶段,这个时期的我国电子信息产业的伟大转型成就了我国电子信息产业历史的跨越,使我国电子信息产业由传统的制造业开始逐步迈进现代电子信息产业的行列。

代工跟随阶段:2000年至今,在这个期间,我国的电子信息产业开始进入新的发展阶段,既要继续做大产业规模,通过代工进入全球电子产业链分工体系,同时也要在技术研发、产品创新等方面紧紧跟随国际一流企业,产业的发展从重规模、速度,向注重质量、效益,鼓励自主创新、提高产业的国际竞争力的方向转变。

●行业重要性: 在我国改革开放三十几年的发展历程中,我国的电子信息产业的发展总共经历了以上三个阶段,从体制的转变到规模的壮大到研发实力的增强,这些都极大的促进了我国电子信息产业的快速健康可持续的发展。

同时电子制造业已经逐步成为了国民经济主要支柱产业。●行业主要问题(运营、业务等: 产业大而不强:2012年,我国电子信息产品进出口总额11868亿美元,占全国外贸总额的30.7%。电子信息产业已经成为我国重点支柱产业,我国嫣然已经成为了一个电子产业大国,在看到巨大的体量的同时,我们也应该清楚的认识到,中国的电子信息产业还主要出于代工和劳动力密集的生产加工阶段,还未成为一个电子信息产业的强国,产业的研发创新能力较弱,缺乏像韩国三星电子那样拥有国际竞争力的大企业。

两头在外,缺乏市场主导权:由于产业技术实力较弱,我国电子信息产业众多领域都存在来料加工的两头在外现象,即原材料和市场在外, 生产加工过程在内的现状,导致国内企业对上游的供应商和下游的渠道 零售商价格谈判能力不强,上游环节的价格传导到制造业环节后就也无 法继续传导,表现为能源、原材料等上游资源性产品价格节节上升,而 制造品价格无法上升,导致制造环节的利润被不断压缩。

缺乏研发、创新能力:由于技术引进风险小,我国本土电子信息企业大多把资金花在技术引进上,而消化吸收和自主创新投入相对较少;外资企业更是着眼于短期经济利益,直接从本国“买”技术。比之下, 韩国的电子企业在国家大力扶持下,在全球范围内推进专利战略的形势, 每年在本土之外大量申请专利,从而打破先行者的垄断。以韩国三星电 子为例,其每年在华获专利超过1000件,且98.8%是发明专利,居国 外企业在华申请专利之前列。而我国电子企业整体缺乏此方面的意识和 资金的鼓励。行业挑战和机遇: 中国电子制造业已经成为了国民经济主要支柱产业,但是由于缺乏核心技术,目前很多电子制造厂商利润微薄。创新成为了企业走出困境

可行之路,也就是从“中国制造”到“中国创造”的必由之路。另外大 多数电子制造企业都是传统粗放式管理方式,随着企业的不断壮大,以 及与联网+时代的到来,以往的传统粗放式管理方式已经满足不了企业 的发展,须学会用现代化的管理手段及先进、成熟的管理软件来帮助企 业的实现管理制度落地,从而提升企业的竞争力。1.2 电子制造行业管理分析 1.2.1管理模式

我国电子制造业虽然起步比较晚,但发展比较快,大中型的电子制造企业在生产经营上往往成集团化组织模式,业务组成上大多采取“产供销”一体化的经营模式。业务管理上呈现出横向建立了丰富的产业链体系,纵向流通网络密级的业务布局。在产品生产过程中引入了企业资源计划(ERP管理,不断优化整个生产过程,从采购、生产和销售三个方面保证企业“供应链”持续健康发展。

1.2.2管理重点及核心业务

电子制造行业是一个典型的按需生产行业,需要通过分析上游企业物品的供给和下游企业所反馈的需求信息,以及供应链上资金流动的状态,把满足用户的需求、企业自身的生产经营能力及供货商的供货能力整合在一起,实现按用户需求进行企业经营管理的一种企业管理模式,电子制造行业涉及的核心业务如下:产品研发:主要包括被动产品研发与主动产品研发,被动产品研发来源于客户订单需求;主动产品研发则来源于市场变化要求;须建立严谨产品研发体系,严格控制产品研发生命周期,研发精品;产品生产过程:电子制造过程都是流程化,电子产品配方与工艺有些复杂,需借助ERP等系统的生产管控标准,实现操作与管理;设备管理:生产流水线比较多,设备的入厂、维修改造、转移、出售等都会影响生产工作,设备资产也是管理重点;供应商管理:供应商众多,供应商能力参差不齐,须建立完整供应商档案信息,须对供应商进行审核、认证、现场考察以及定时评分考核,拒绝不合格供应商;物料采购:物料种类繁多,物料编码须严格按规律编码,采购物料是一项重复性工作,须建立完整历史价格信息库,做好比价工作,降低采购成本;严谨管

控采购流程,遵守国家法律,做到光明采购;质量管控:质检包括物料质检、半成品质检、包装材料质检、成品质检、中间体、辅料质检。管理包括质量档案管理、客户反馈管理,留样观察、质量事故管理,并且在生产全过程中实现全程可视化可追溯,及时发现问题。

销售管理:电子产品销售分两种:一种是现品销售,另一种是新品销售,现品销售需要掌握当前产品库存状况,库存信息实时共享;新品销售则需要联合研发、设计、工艺、生产等部门协同工作,共同完成产品交付;客户群体相对稳定,但交易数次频繁,且需求变化快,管理及跟踪难度大,客户各类信息不完整,不容易从总体上把握客户情况;需建立完整客户管理信息体系,详细记录与客户每次的对话内容,做好客户销售分析;建立与各部门之间良好沟通机制,协同工作,提高工作效率。

1.2.3常见管理痛点 ●产品销售信息管理不全面

客户众多,产品信息、客户信息、客户联系记录、销售费用、合同信息、订单信息、回款信息、服务信息等信息不全而且分散,共享不充分,没有形成一个信息链,查找起来麻烦,管理难度大。

●缺乏全生命周期产品管理手段

产品数据管理、需求分析、产品设计、产品工艺、产品试产、质量监控各个环节的数据信息共享程度不高,管理不到位,没有合理利用研发资源,缺乏体系化管理;●缺乏有效生产计划排期管理工具

生产总计划细分困难,如多单合产,季度计划、月度计划、周计划自动折分等,生产数据报告汇总困难,需要大量工人统计,数据容易出错,无法实时掌控生数据,及时解决生产问题;需引进有效工具进行生产计划排期管理,合理利用生产资源,最大限度优化资源配置,提高生产效率。

●生产工期统计困难

生产工期纯人工计算,工作量大,容易出错,缺乏员工签名,容易产生扯皮现象,缺乏有效手段及工具。

●设备资产管理不到位

生产流水线众多,设备资源多,设备存放位置,入厂验收、维修改造、转移报废等信息不全,管理难度大,没有合理利用设备资源,造成资源浪费,影响生厂效率。

●采购过程监管不到位

供应商众多,引入手段过于简单,供应商审核、认证、考察、产品试用信息记录不全,没有形成有效信息档案,管理难度大;没有好的供应商考核方式,一些不合格的

供应商仍未被清除,影响供应质量;供应商历史报价信息缺失,没能很好地完成采购比价工作,增加采购成本,存在暗箱操作可能;需用有效的手段或工具加强对供应商管理,严格控制采购流程,遵守国家法律,做到光明采购。

●质量管理体系落地不到位

电子制造行业质量管理体系严格规范,但如何完全按管理体系实施采购、生产、库存、销售等过程,存在一定困难,缺乏切实可行的工具和方法。

1.3 电子制造行业信息化分析 1.3.1信息化构成

1.3.2信息化建设现状

随着计算机技术及互联网技术日渐成熟,全球电子制造业企的管理及信息化也经历了一个迅速发展的过程,从MRP-Ⅰ、MRP-Ⅱ到ERP等,电子制造成企业的管理及信息化活动正向着合理化、科学化方向发展。

物料需求计划(MRP-Ⅰ,MRP-Ⅰ运用网络计划原理,剖析产品各个结构层次所需物品的主从顺序和数量匹配关系;以构成企业最终产品所需每个零部件为计划管理的目标,以各个工序的作业时间和完工时间为依据,倒推每种物品的适时、适量供给计划,并以次分别下达各个物品计划供应的先后顺序,达到优化企业物流组织的目标。

制造资源计划(MRP-Ⅱ,MRP-Ⅱ的原理是融现代管理思想、计算机技术和现代制造技术为一体,旨在优化资源配置、有效控制库存、缩短生产周期、降低成本和合理占用流动资金,以提高内部管理效率。MRP-Ⅱ的应用可以为企业适时决策、库存控制和采购管理提供科学的定量分析数据,使企业的管理流程进一步规范化、科学化,同时使企业加强了对信息时代、电子网络技术和电子商务普遍运用情况下的适应性,夯实了企业的信息基础设施,使企业的全方位的质量、价格、交货期、成本竞争中获取了较大的生产空间和巨大的发展潜力。

企业资源计划(ERP。20世纪90年代,随着全球经济一体化进程的加快, IT技术飞速发展和网络技术的广泛运用,在全球范围内引发了一场以业务流程重组(BPR为主要内容的管理模式革命和以ERP系统应用主体的管理手段革命。ERP系统扩展了资源管理的范围和功能,在生产方式管理和事务处理控制方面, ERP系统能较好地适应多品种、小批量生产以及看板式生产相组合的混合型制造环境,较好地满足和支持了企业多元化经营的要求。ERP系统将设计、制造、销售、运输等经过集成并行地进行相关的各种作业,提高了企业对质量、适应变化、满足客户、提高绩效等关键问题的实时分析能力。ERP系统更多地带有柔性整合型集成式管理特点,支持精益生产、同步工程和敏捷制造。ERP系统体现全过程的计划与有效控制,要求在每个流程业务处理过程中,最大限度地发挥每个人工作潜力与责任心,强调人与人之间的合作精神和团队精神,促进企业管理由“金字塔式”组织结构向“扁平式”组织结构转变,因而可以极大地提高企业对市场 的适应能力。

目前,虽然很多电子制造企业已经实现了基本ERP等信息化的应用,但还存在着众多问题: ●缺乏统一沟通工作平台,内部形成信息孤岛,增加沟通成本;●缺乏产品研发过程管控信息化管理,产品研发工作滞后;●缺乏产品设计过程管控信息化管理,产品设计工作滞后;●缺乏产品生产工艺制作过程管控信息化管理,产品生产工艺工作滞后;●缺乏生产计划安排工具,生产计划混乱,影响生产进度;●缺乏产品生产工时核算工具,核算工作大,容易出错,难免出现扯皮现 象,影响和谐生产;●缺乏对供应商评分考核信息化管理,降低采购透明度,增加采购难度;●缺乏客户信息及交易记录信息化管理,影响销售管理;●缺乏产品售后维护及跟踪记录信息化管理,降低客户满意度;●缺乏统一办公信息平台,增加办公成本,影响办公效率。2电子制造行业信息化规划 2.1 电子制造行业通用组织架构

2.2 电子制造行业信息化蓝图规划

2.3 电子制造行业协同管理建设规划

对于电子制造企业来说,协同信息化的建设是企业信息化过程中最重要的里程碑:

1、通过协同信息化保障企业战略的落地与执行;

2、通过协同信息化保障企业制度、体系、流程管理的标准化运作;

3、通过协同信息化实现企业全面掌控跨区域项目的运作与监督;

4、通过协同信息化实现企业领导能够及时、快速掌控企业内部整体的运营 状况;

5、通过协同信息化实现企业内部知识积累,从而提升员工知识技能的快速 复制能力;

6、通过协同信息化实现企业多级架构上下层级及部门间各种业务协同;

7、通过协同信息化解决快速扩张的管理制度的复制能力;

8、通过协同信息化帮助企业文化的建设和落地传播;

9、通过协同信息化帮助企业实现产品研发生命周期管理,提高产品研发效 率;

10、通过协同信息化帮助企业实现产品销售管理数据化,实时掌握销售 动态,增加产品销量,搞高资金回笼;

11、通过协同信息化帮助企业实现采购管理透明化,自动推送采购信息 给供应商,供应商只需扫描物品二维码即可进行报价,自动评价,完善 采购流程,实现光明采购;

12、通过协同信息化帮助企业实现产品售后人性化,客户有产品投诉、维修维护诉求直接厂家扫描二维码即可进行诉求信息报送,方便快捷, 提高客户满意度。

13、通过协同信息化帮助企业实现所有系统办公一体化,降低办公成本, 提高工作效率。

3电子行业协同管理整体解决方案

致远电子制造行业协同管理解决方案采取“日常办公+业务管控+信息集成”的模式,全面覆盖电子制造企业日常工作管理、关键业务管理,职能工作管理,信息统一互通。围绕“人”、“财”、“物”建立协同矩阵,贯通企业生产经营业务链条。

3.1 关键业务解决方案

电子制造企业的关键业务,至此至终都是围绕着企业的“供应链”管理,由销售驱动,再由研发、设计、工艺、采购、生产、仓储物流等部门协同完成销售交付,每个环节工作环环相扣,相互制约相互影响。

3.1.1产品销售管理 3.1.1.1 客户管理 3.1.1.1.1需求与分析

客户管理的建立是为了实现企业市场营销、销售、服务等活动自动化,使企业能更高效地为客户提供满意、周到的服务,提高客户满意度、忠诚度。客户管理模块目的在于有效帮助员工规范化方式轻松记录客户各类数据和过程,摆脱繁琐的手工工作,提高工作效率;有助领导方便检查下级工作,以及查看各类统计数据,以实现科学决策,全方位提升企业销售量。

电子制造企业在客户管理过程当中经常会遇见以下问题:

1、无法快速掌握了解从客户接入、客户销售、老客户维护和营销等每一个 环节详细数据;

2、无法与销售、营销、推广、策划、人事等多部门业务进行数据对接;

3、员工一忙起来经常会忘记联系客户,没有及时信息提醒,导致部分客户 流失;

4、销售费用没法很好控制,各种费用横生,增加销售成本;

5、无法提供全面分析营销成果,不能对潜在、意向、成交客户的有效区分, 不能在事后数据全面掌握,从而提升产品销量;

6、无法及时跟进客户合同订单情况,无法及时跟进客户投诉服务情况,降 低客户满意度;

7、缺乏对客户分布、发展趋势、消费能力、消费特征、评价等全方位的分 析,无法为决策提供支撑。3.1.1.1.2方案框架

客户管理主要实现电子制造企业销售经营活动中对客户信息全方位的管理,通过该功能模块完成从客户信息录入、联系跟进、销售管理、合同管理、订单管

理、客户服务等全过程管理。系统通过配置形成了成熟的客户管理业务框架平台,可为用户提供整体的客户管理解决方案。

3.1.1.1.3模块与功能 3.1.1.1.3.1 客户档案

提供完整客户档案信息记录,详细记录从客户接入到产品销售和老客户维护每一个环节,在一个页面里可以查看客户基本信息、联系记录、销售费用、合同记录、订单记录、投诉记录、服务记录等。

3.1.1.1.3.2 联系记录

提前做好每次联系计划(联系时间、内容,系统自动提醒每次需要拜访工 作任务(联系时间、内容;

带着目的性去拜访客户,回来后详细记录每次拜访结果,系统自动同步到客户档案信息。

3.1.1.1.3.3 销售费用

严格控制销售费用的支出,必须事先发起申请流程,审批通过后才能支出,费用记录自动同步到客户档案信息;可以查看同一个客户所有销售费用支出情况,费用信息可以汇总,可以进行销售成本核算。

3.1.1.1.3.4 合同记录

记录客户所有合同记录信息,自动同步合同管理中每一条合同签订记录信息, 同时可以穿透查看每一条合同记录详细信息,可以自动汇总合同金额信息。3.1.1.1.3.5 订单记录

记录客户所有订单记录信息,自动同步订单管理中每一条订单签订记录信息,同时可以穿透查看每一条订单记录详细信息,可以自动汇总订单金额信息。

3.1.1.1.3.6 投诉记录

客户通过扫描产品服务二维码即可进行投诉信息录入,信息自动储存到客户档案表中,同时自动发起投诉处理流程单;

受理人处理完投诉单之后,信息将自动同步回到客户档案信息中去,在客户档案信息表里详细记录每次客户投诉信息以及投诉处理情况。

3.1.1.1.3.7 服务记录

客户通过扫描产品服务二维码即可进行服务信息录入,信息自动储存到客户档案表中,同时自动发起服务维护处理流程单，受理人处理完服务单之后,信息将自动同步回到客户档案信息中去,在客户档案信息表里详细记录每次客户服务信息以及服务处理情况。

3.1.1.2 合同管理 3.1.1.2.1需求与分析

合同管理的建立是为了实现企业合同从起草、谈判、签订到执行进度以及收付款进度进行全方位管理。合同管理模块目的在于有效帮助企业建立完整合同档案管理,通过合同往来单位管理,强大的提醒功能等综合性功能,合同各种信息可快捷、准确、清晰的查询,使用户在对外结算及支付过程中做到成竹在胸,体现优化公司资源的目的,建立完整合同ISO管理。

电子制造企业在合同管理过程当中经常会遇见以下问题:

1、合同审批填写不规范、销售政策落实难,审批效率低、时间长、延误商

机;

2、合同资料不完整、查找困难,合同档案数据零散、整理汇总难度大;

3、通过纸质形式或者是电子文档形式容易造成合同保管查阅不便,信息及 时性差

4、合同流程执行不合乎规范,疏于监督,导致漏审和相关资料不完善,带 来了法律风险;

5、合同执行周期长,涉及的人员、岗位和流程多,容易造成管理者监管难 度加大。

6、合同履行过程中,涉及多张订单,多次生产,如果没有提醒,经常造成 跟踪难,造成违约风险。

7、合同履行过程中,涉及多次的收付款,如果没有提醒,经常造成跟踪难, 影响财务核算。

合同管理是电子制造企业产品销售工作中最关键环节,同时又一件数据关联复杂,时间周期长的一项重要工作,需要通过合理的信息化手段去管理起来。

3.1.1.2.2方案框架

合同管理主要实现电子制造企业销售经营活动中对合同全生命周期的管理,通过该功能模块完成从合同订立、合同审批、合同履行、合同付款、合同终结、合同归档的全过程管理。系统通过配置形成了成熟的合同管理业务框架平台,可为用户提供整体的合同管理解决方案。

3.1.1.2.3模块与功能 3.1.1.2.3.1 合同订立

在合同订立的过程中实现无纸化,方便使用者录入,也方便各层级领导审批,发起都可以实时跟进合同审批流转状态。合同相关信息既可以手动录入,也可以跟ERP系统或CRM系统进行数据集成联动,减少数据重复性,同时确保数据统一性。告别销售合同信息纸质录入保存时代,方便合同信息归档及查询。

通过多级规范流程对销售合同进行审批、审核,规范了企业合同审批制度,并且制度得到实质落地;每个销售合都需通过各个业务层和管理层及法务部门共同审定,降低合同了履行的风险;同时销售合同在审批的过程中,既可以在PC 端审批,也可以通移动设备进行审批,相对以往停留在纸质时代的审批,既方便又高效。

3.1.1.2.3.2 合同履行

电子制造企业销售合同的履行有别于其他行业,合同的履行需要通过多次合同订单来执行,而这个过程可能需要跟进产品研发进度,产品生产进度,产品库存情况等,而合同的收款则需要根据每个销售订单进展情况来定,收款可以多次进行,同时根据收款情况给客户进行相关发票开出。每个执行环节紧紧关联,环环相扣。

1、合同订单

根据合同条款约定给客户下产品订单,如果是现成产品可以同步ERP库存信息,根据库存数量而决定是否需要下产品生产申请单,同时如果是新型产品,则研发部门需要介入进行产品研发后再交给生产部进行产品生产,然后完成交付。合同订单的次数并不一定只是一次,而是根据合同约定来的,每次合同订单的情况需要在合同档案信息中来体现,方便跟进,同时根据订单进度情况来进行合同款项收取。

2、合同收款

根据合同条款约定进行合同收款,合同收款提醒信息通订单执行情况自动提醒,这里需要同步ERP里订单执行信息,同时合同收款单据需要通过多层级别严谨审批,确保款项安全与及时性;同时收款工作可能会进行多次,每次收款完之后会自动同步到合同档案信息中。

根据客户要求进行发票开具,同一个合同可以进行多次发票开具,可以在收款之前进行发票开具,也可以在收款之后进行发票开具,可以一次收款开一张发票,也可以多次收款合开一张发票,可以选择开普票或增票。每次开票信息自动同步到合同档案信息中。

3.1.1.2.3.3 合同变更

由于业务在开展过程中存在着不确定性,例如合同明细、条款等追加,合同内容、条款调整等,因此在合同执行过程中一个很重要的工作就是合同变更,合

同变更一定是经过严谨审核,才能生成合同变更生效信息,合同变更信息生成后会自动同步到合同信息表里中。合同的变更会影响合同的执行,因此合同变更审定之后,必须自动触发提醒信息给合同执行者,好让合同执行者及时更改执行方式,这一系列动作需要系统自动完成,须跟ERP系统做好相应对接。

3.1.1.2.3.4 合同归档

合同管理模块能够根据合同类别自动创建分类进行归类归档,建立企业标准ISO合同档案体系管理,并通过权限限制,确保企业不同人群对合同档案信息进行有限查看,同时把企业资产完全沉淀和保留下来。

3.1.1.3 订单管理 3.1.1.3.1需求与分析

订单管理的建立是为了实现企业产品销售合同的履行能够快速和高效,进行产品从销售、生产到交付全方位跟踪管理。订单管理模块目的在于有效帮助企业实现订单两条线管理:

1、现有产品:订单下单、库存确认(库存不足进行生产、订单交付;

2、新产品:订单发起、产品评估、产品研发设计、产品试产、产品批量生产(物料不足进行采购、完成生产、订单交付。建立一套完整产品订单体系。

电子制造企业在订单管理过程当中经常会遇见以下问题:

1、订单与库存脱节,下订单的时候没法了解产品库存情况,影响订单快速 交付;

2、新产品订单没法实时跟踪,以致研发阶段、生产阶段出现了问题没能及 掌握,最终影响订单交付周期;

3、订单交付前或交付后,与客户的款项没法及时提醒跟进,影响货款收取 进度。

4、缺乏订单执行进行分析、收款进度分析、产品成本核算分析等综合分析。3.1.1.3.2方案框架

根据合同条款约定给客户下产品订单,如果是现成产品可以同步ERP库存信息,根据库存数量而决定是否需要下产品生产申请单,同时如果是新型产品,则研发部门需要介入进行产品研发后再交给生产部进行产品生产,然后完成交付。合同订单的

次数并不一定只是一次,而是根据合同约定来的,每次合同订单的情况需要在合同档案信息中来体现,方便跟进,同时根据订单进度情况来进行合同款项收取

3.1.1.3.3模块与功能 3.1.1.3.3.1 订单发起

根据合同条款约定给客户下产品订单,订单可以自动触发起,也可以手动发起,通过多层级别严格审批,同时根据订单内容不同触发不同的工单,如,根据产品类型不同可以触发产品库确认或者触发新品研发需要单等,在不同审批阶段也可自动指派不同的工作等,最终实现订单下达、生产、交付无纸化。

3.1.1.3.3.2 订单执行

1、现品订单执行:

对于现成产品订单的交付,第一步是确认产品库存情况,如果库充足,直接出库交付;如果库存不足则需要下产品生产计划单,这时候则需要确认当前产品生产所需要物料是否充足,如果物料充足,则直接生产,然后交付;如果物料不足则需要下物料采购订单,物料采风完成之后再进行产品生产,然后进行产品交付。整个过程需要全程跟进并更新订单状态,需要跟ERP系统做一些集成对接,同时订单的情况会自动更新合同信息中去。

2、新品订单执行:

对于新产品订单的交付,产品订单发起之后系统自动下《新产品研发需求单》, 研发部门接收到需要单后进行一系列标准化产品研发过程,根据订单要求进行产品模型设计、产品功能设计、产品设计工艺要求、产品生产工艺规定,然后出产品开发完整方案,接下来进行产品试产,产品合格后进行产品生产计划,这时需确认生产物料库存是否满足,如果不满足则需要下产品物料采购订单,物料采购完成之后进行产品批量生产,然后进行产品订单交付。整个过程需要全程跟进并更新订单状态,需要跟ERP系统或PLM系统做一些集成对接,同时订单的情况会自动更新合同信息中去。

3.1.1.3.3.3 订单交付

产品交付发货过程按严谨流程进行,须通过多层级别签字确认,确保产品交付安全顺利进行,货物发出去之后,实时跟踪物流位置状态,必要时跟物流公司保持实时沟通,同时必须跟客户保持充足沟通,确保货物安全到达以及客户顺利接收货物;整个交付过程做到流实时监控及跟踪,信息数据实时掌控。

3.1.2产品研发管理

电子制造行业产品研发工作是企业发展过程中最为关键的环节,研发出来的产品是否满足新技术标准,是否具有市场竞争力,关系到企业生存之道。然而产品研发主要分为两部分,一部分是被动的产品研发,主要是从销售员获取的客户需求开始,与现有产品有出入需要重新研发,主要以客户需要为主,以交付订单为目的,当然如果客户的需求非常先进靠前,最终也可以将这类研发成果转化成企业的常规标准化产品;另一部分常规的主动研发工作,主要是根据市场的变化,以及新技术的更新换代要求来进行产品研发,那一类的产品是最符合市场需求的,那就是产品研发的方向,新的产品出来之后一定是要符合市场变化脚步,同时满足新技术更新要求及标准的,因此产品研发工作的管理至关要重,需要借助信息化手段来进行管理,形成标准化研发体系管理。

3.1.2.1 开发管理

3.1.2.1.1概述与分析

开发管理的建立是为了实现企业产品研发工作信息化管理,通过信息化的手段将产品研发工作中的需求分析、开发产项、开发计划等工作信息化及系统化管理。电子制造企业在新产品开发过程当中经常会遇见以下问题:

1、产品研发需求响应不及时,信息传递总是受阻,研发周期经常拖长,最 终影响产品交付;

2、产品开发过程产生很多资料,但是太过于零乱,查阅、查询费劲,不方 便分类归档;

3、产品开发过程不好掌控,发现问题处理不及时,影响产品开发进度;

4、产品开发计划不容易执行,没有实时工作提醒,给各项工作带来极大不 便,影响工作率。3.1.2.1.2方案框架

3.1.2.1.3模块与功能 3.1.2.1.3.1 需求分析

产品需求分析工作是整个产品研发工作中最为关键的一个环节,产品需求分析得准不准确,会直接影响到整个产品研发过程以及最终出来的成品,如果是客户的需求分析得不准确,最终出来的产品是不符合客户的要求的,影响产品交付,导致丢单,即使与客户达成协议重新研发,这样一来大大增加了产品的成本;如果是市场变化的需求分析得不准确的话,最终出来的成品是不符合市场的要求的,这样的产品是没有市场竞争力的,因此影响了整个产品的销路,直接影响了企业的效益收入。通过信息化的手段来进行产品需求分是必要的,从需求部门的发起到多层级别分别评估审核,实现无纸信息传递,信息共享分析,信息自动提醒,信息完整交接,最终完成需求分析工作,为产品研发工作开一个好头。

3.1.2.1.3.2 开发立项

产品开发立项工作主要是为了承接产品需求分析工作,进行一步将整个产品研发工作顺利往下一步推进;通过协同信息化的手段来管理产品开发工作。当产品需求分析工作完成之后,自动触发产品开发立项工作,产品开发参与者各施其职,通过多层级别评审签,最终来确定当前产品需求分析是否具有可行性,然后进行产品开发工作正式立项,标志着产品研发工作正式实质开始。

3.1.2.1.3.3 开发计划

产品开发立项工作结束之后,会自动触发启动产品开发计划工作,同时也标志着产品研发工作正式进入实质分工合作规划阶段,通过信息化手段,将整个产品开发的过程进行工作细致分配及规范,其中包括了整个产品开发项目负责人,以及产品开发过程中各个阶段工作内容、阶段负责人,开始日期、结束日期、进度信息等;当然,产品开发计划是需要进行多层级别审核审批的,通过严谨审核审批来确保整个产品开发计划是否合理,具有可行性,一旦通过审批产品开发计划表将自动形成一套产品开发计划档案,同时产品开发计划表中的所有参与将自动收到工作任务安排工作提醒,同时拥有产品开发阶段工作页面,未来所有参与者的工作完成进度信息、工作汇报等工作将自动与产品开发计划档案进行信息更新储存,方便领导查阅,掌控进度。

3.1.2.2 设计管理 3.1.2.2.1概述与分析

设计管理的建立是为了实现企业产品研发的设计工作任务信息化管理,目的是将产品原图设计、功能设计、电路设计及整体设计工作形成无纸化信息管理,让设

计工作负责人可以很清晰地了解到当前设计工作的进度,问题汇总、问题处理情况等,可以实时掌控产品设计工作总体进阶段,同时也让各个设计阶段的负责人清楚自己的设计工作任务,随时收到工作进度提醒,确保按时完成设计工作任务。

电子制造企业在新产品设计过程当中经常会遇见以下问题:

1、工作分配不明确,没有相关工作提醒,给设计师带来工作不便;

2、产品设计相关文件零散存放,不方便领导查询、查阅,归档困难;

3、形成信息孤岛,信息共享困难,增加沟通成本;

4、产品设计各个阶进度无法实时跟进监控,影响产品设计周期;

5、产品设计各阶段工作衔接股节,影响工作效率;

6、产品设计工作过程产品问题没法及时共享汇总,问题处理时间过长;

7、产品设计工作交接繁琐,方案集中困难,没有形成统一方案。3.1.2.2.2方案框架

OA办公系统促进电子政务系统的发展 篇5

平台型OA办公系统与传统OA的区别

软件厂商的升级多是针对产品的升级，解决的往往是通用性的问题，例如修复程序的漏洞和错误；完善OA办公系统的性能；增强系统安全性；添加某些新的功能等。而事实上，用户产生的新需求中大多数是一些个性化的东西，如：企业人员变动，需要调整组织机构和人员；业务扩展，需要定义新的工作流系统、调整原有业务流程；协同办公，需要集成其它业务系统等。而不同用户不同时期的需求不可能完全相同，这种情况之下，就需要软件提供商分别给每一家用户提供有针对性的个性化升级服务，可想而知，这种升级模式未免太不实际。

其次，升级是有限的，而新需求却是不间断产生的。一方面软件提供商升级服务次数有限，解决的问题有限；另一方面企业用户OA新需求的产生并不是固定时间，固定形式的。用户如其将需求诉求于软件提供商，接受被动的并不完善的服务，不如用OA办公系统提供的自助式定制开发模式来主动解决问题，平台型OA办公系统正是基于这种用户需求产生的。变被动为主动，用户满意度将大幅提升。

OA办公系统的六大作用 篇6

OA办公系统的六大作用

1、节省企业办公成本

在经济环境不佳时，资金不足无疑会让企业雪上加霜，处境艰难，通过OA办公系统能有效实现无纸化办公，能帮助企业节省大笔运营成本。其次，OA办公系统能打造一个高效的沟通平台，节约时间，节省人力成本。

2、规范企业内部管理

有了OA办公系统之后，用户不用拿着各种文件，申请，单据在各部门跑来跑去，等候审批，签字，盖章，而是把这些工作都具化成流程，形成一个个工作流，如公文会签，计划日志，用款报销等工作流程审批都可在网上进行。

3、提升执行力度

以结果为导向，通过完善的目标分配、分解、监督、反馈机制，将事务落实到人，推动彻底执行。

4、提升企业的凝聚力

利用OA办公系统，员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。毫无疑问，这将使企事业单位内部的凝聚力大大增强。

5、转变管理模式

在信息时代的今天，企业管理中的五要素：人、财、物、信息、时间在企业经营中的重要性在发生剧烈演变，人的地位已经与日俱升，管好人、用好人、育好人，成为企事业单位的管理中心。借助OA办公系统能够实现“以人为本”的管理模式转变，对于全面企业执行力将起到变革作用。

很多企业的业务流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁；人与人，部门与部门，企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，企业更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。

6、使决策变得高效和科学

OA办公系统促进电子政务系统的发展 篇7

关键词：档案,备份,对策

信息化飞速发展的今天, OA系统在各企事业单位广泛应用, 大大提高了办公效率。办公自动化条件下, 电子文件归档工作的进行大大方便了文书档案的利用, 提高了档案管理工作的现代化管理水平, 与此同时也还存在一些问题亟待解决。

一、OA系统中电子文件归档过程存在的问题

(一) 纸质档案与电子档案的并行留存问题

所谓档案的法律效力, 是指其能否作为法律证据使用。纸质档案作为书证在我国三大诉讼法及相关证据法律法规和司法解释中都有规定, 是法院、仲裁机构裁判案件、解决纠纷的重要证据。但是电子档案能否成为具有法律效力的证据, 则存在较多障碍。纸质文件、档案在相当长一段时期内还将存在下去。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 即对归档内容采取纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。由于是内容相同, 载体不同的两套档案, 在归档时就必须考虑纸质档案与电子档案的联系, 对互见项目 (例如:盒号、件号) 等进行著录。电子文件的归档具有及时性的特点, 而传统的纸质档案归档是相对滞后的, 这就给保证电子档案著录与纸质档案著录保持一致带来困难。

(二) 电子文件草稿归档留存问题

电子文件的草稿记录了文件的自然形成过程以及最原始的流转、修改流程等信息, 因此保留电子文件草稿也应纳入电子文件归档的范围内。我们常常看到归档后的电子文件草稿与电子文件正稿是一模一样的两份文件, 造成这种情况的原因就是文件起草者和修改者未充分运用办公自动化系统的公文流转程序, 起草、修改过程均完成在纸质载体上, 最后进入公文流程的已经是修改后的文件定稿, 造成电子文件归档的原始信息流失。

(三) 为方便提供利用, 大量纸质档案需电子化

众所周知, 文书档案的来源除了本单位的文件还有大量的上级机关、平级单位以及下属单位等外单位来文, 受大环境限制, 各个系统和单位之间还未实现全面联网, 为了便于今后查考利用, 归档时这部分档案就需要进行电子化 (比如扫描) 处理进入办公系统中的档案数据库。从本质意义上讲, 电子化的纸质文件不应属于电子文件的范畴, 但目前此类需电子化的文件又大量存在, 其给归档人员带来的大量劳动负担也成为电子归档进程中不可回避的问题。

(四) 电子档案的备份与移交进馆问题

现代化办公条件下, 各单位的信息技术部门的数据库中承载了大量信息数据, 鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性, 以及电子文件的易修改性, 有必要将电子文件制成硬拷贝存档, 以确保数据的安全和数据库出现问题时的数据恢复工作以及日后的移交进馆工作。然而磁、光介质文件的耐久性留存也远不如纸质档案长久, 电子档案存储介质的技术条件还有待进一步改善。

二、解决问题的对策及建议

(一) 后期著录纸质档案在档案库房实体位置

在电子文件的归档过程中可采取对保管期限、密级等确定著录项目限期著录, 对于件号、盒号等标注纸质档案在库房实体位置的项目先空缺或按一定规律给予, 纸质档案归档后再根据实际位置进行填写或修改。在此问题的操作上应注意软件使用权限的控制, 避免造成一份档案多个地址的后果。

(二) 前端控制, 保留电子文件原始信息

前端控制和全程管理是电子文件归档最为核心的两个管理思想, 为保证电子文件的原始记录性, 就要从源头抓起, 前端控制以及全程记录。首先, 应从计算机软件程序设计上入手, 确保电子文件流转、转化可被记录的电子环境。其次, 督促电子文件形成单位人员积极运用办公自动化系统中的公文流转程序进行起草、修改, 保证公文流转的原始信息在电子环境中得以记录。

(三) 按实际需要掌握纸质文件电子化的范畴

在文件的过程中应严格把关, 避免重复归档。另外纸质文件的电子化应严格控制, 灵活掌握, 避免其失控状态的发生, 使其变成一个简单的重复性劳动, 浪费人力、物力。例如有关法规制度文件材料的归档, 由于其对平行单位的征求意见稿及反馈意见均为纸质文件, 其中所做的修改也许只是细微末节的, 进行电子化的时候就可以考虑只归档定稿, 避免大范围的扫描, 造成档案数据库无限度的庞大。档案纸质档案的电子化也只是对各单位办公自动化系统之间各自为政, 互不联网的一种补救手法。相信在不久的将来, 随着电子政务的大力开展, 各单位的区域办公网逐渐发展为互联互通的联合办公网, 这些问题会迎刃而解。

(四) 加强防护, 安全备份

电子文件的安全防护必须从电子信息存储载体制成材料入手, 要选择耐久的载体材料, 提高归档电子文件的保存寿命。电子文件载体保管环境要防磁、防磨损、防强震、防病毒等。定期对归档电子文件进行检查、转载也是保障其数据安全的重要措施。由于电子文件具有信息的非人工识读性, 保存电子文件时还应注意对其软、硬件识别环境的一起保存。在对归档电子文件进行物理备份时, 还应考虑若干年后移交进馆时, 档案馆接收系统的识别性能, 保障电子档案的顺利进馆。此外, 还要做好传统的非计算机检索工具, 以备不时之需。

三、关于OA系统中电子文件归档的几点启示

(一) 档案人员积极参与, 建立真正的文档一体化管理系统软件

由于长时期的文书、档案部门自行其是, 分别管理, 使许多办公系统中文书管理与档案管理功能分别开发, 仅仅实现简单层面的对接, 难以实现真正意义上的办公环境中的电子文件、档案一体化管理。在建立内部办公自动化系统之初, 档案管理部门就应积极参与OA系统的调研开发工作, 提出全面的、恰切的一体化管理软件功能需求。

只有档案部门真正参与了电子政务的全面规划和系统设计之中, 并经过充分论证, 认真考虑电子文件与档案工作的衔接和长久保管档案的需要, 提出了完整的管理需求以及如何实现管理需求的建设性意见, 才能使得档案管理功能有机地嵌入整个办公自动化系统之中。保证在电子文件起草之时, 各著录项就与最后的归档著录表相对应, 并自动实现过渡到电子档案管理中的著录项目, 实现相同项目的继承继续, 同时保留整个文件流转流程的原始信息, 确保档案的原始性、凭证性。通过办公自动化系统的“档案管理”模块就可以很方便地完成电子文件的收集、著录、整理、归档等任务。它同“发文管理”、“收文管理”、“电子邮件”等几大功能模块共同构筑起办公自动化系统文档一体化管理模式。

(二) 按件归档, 简化电子文件归档程序

传统的文书档案立卷方法工作量大程序复杂、繁琐, 编制文件数据库很难与文书部门共享资源。以前, 人们常说的计算机辅助立卷, 实属无奈之举。在录入文件数据条目并且已经能够完全满足检索需求的情况下, 只是为了与实体整理形式相对应, 档案人员不得不重新对条目进行复杂的组织, 生成与档案实体对应的案卷。这样既费时耗力, 又人为地增加了检索层次, 影响检索利用效果, 同时由于需要进行虚拟组卷也增加了计算机软件的研制难度。按件归档, 只有一级文件级目录, 只编制一个数据库, 相比之下, 程序减少, 编制难度降低, 可以方便地利用文书部门的数据成果, 减轻了办公系统服务器承载数据的压力, 从而顺利地推进文档一体化进程, 而且同样可以达到编制多种、多层目录, 达到方便检索、利用的目的。

(三) 与计算机部门沟通协调

文档信息化是档案事业发展的一个必然趋势, 在文档信息化进程中需求实现、网络技术应用、电子文件的安全防护等等大量问题是不能靠档案部门的一己之力来实现的。技术部门的软件开发、技术支撑、硬件保障起了举足轻重的作用。只有做好同技术部门的沟通, 正确提出需求, 才能推进电子文件归档工作的顺利开展。

(四) 调动归档部门的积极性

与纸质文件相比, 电子文件归档还要面对操作软件操作程序的掌握、技术问题的处理、与纸质档案相对应等诸多问题, 调动归档部门的工作积极性是使电子文件归档工作得以顺利进行的重要保障。档案部门要加强对电子文件归档后在利用优势方面的宣传, 赢得领导重视, 使归档部门充分认识到文档一体化的必要性, 积极主动的配合档案部门做好电子文件归档工作。同时, 还应做好培训工作, 使归档人员掌握电子文件归档的基本知识和技能。

(五) 建立并执行统一的制度规范, 使电子文件归档工作标准化

现代化手段的应用还需要相应的制度来加以规范, OA系统中电子归档的推进工作, 必须认真贯彻国家颁布的《电子文件归档与管理办法》, 还应结合各单位实际情况, 制定切实可行的《电子文件归档与管理制度》来规范责任, 明确职责, 防止运用现代化手段过程中管理漏洞的出现, 同时, 促进了档案工作规范化、标准化、科学化的进行。

OA办公系统促进电子政务系统的发展 篇8

【关键词】OA系统；ERP系统；数据结合

【中图分类号】C94 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0060-02

目前，在各大企业当中的信息化建设中，OA（办公自动化系统）系统和ERP（企业资源计划系统）系统都在扮演着重要的角色。近些年来，伴随着我国大力推进的信息化建设和迅猛发展的信息技术，诸多企业都搭建了ERP系统和OA系统。

1、OA系统与ERP系统的优缺点

1.1 OA系统与ERP系统的优点

1.1.1 ERP系统的特点

ERP系统的主要核心是企业信息的集成和整个企业管理的规范以及企业的全数字化等，这主要体现了供应链之间的事先计划以及管理思想和事中控制的态度，主要的设计思路是计算机对企业销售、生产以及库存和财务以及采购等等这些行为进行总体的管理，以此来实现企业资金最大化的整合，并且达到控制成本和提高效率的中级目标。

1.1.2 OA系统的特点

OA系统当中的主要核心是知识管理，以信息资源为主要依据，提高可靠且方便的力公手段进行管理和决策。OA系统当中最主要的工作模块有：工作计划、通告管理、公文管理以及通讯管理和电子邮件等等。OA系统主要是基于网络的流转技术，在不同的地域之间文件都能够安全有效的进行传递。这些文件的传递都是依靠OA系统设定好的接收次序来进行，并且依照组织行政审批的主要文件为线索，实现企业和满足企业的审批体系，并且还能够对审批的速度加以提升，节省人力和时间，加强企业内部的信，息流转。

2、OA系统和ERP系统整合的优势

当OA系统和ERP系统的数据进行结合以后，就能够充分的发挥其数据库资源的整合和共享。也就是说，既能够实现松耦合的集成又能够最大程度的发挥其软件服务的整合。有了这些功能从而改变了ERP系统的原来的工作效率低下的按照功能模块划分的模式，使ERP的每个部分的业务都能够按照工作的流程来进行执行。

（1）任务和职能不同的用户被完全的按照职能进行划分开来，每个不同职能的用户都能够完全的按照自己所擅长和熟悉的方式来对信息进行处理和获得。更加实现了人性化的管理方式以及体贴的服务方式。

（2）OA系统和ERP系统整合充分实现了数据资源的高度共享，在资源共享的同时OA系统也可以直接的调用ERP系统当中的数据，ERP系统也能够及时和快速的获得在OA系统当中的数据。

（3）OA系统和ERP系统整合能够完全实现用户权限的统一管理，相同的用户名和密码能够登录到所有的系统当中，从而减轻了系统管理员和用户的负担。

（4）OA系统和ERP系统整合以后，数据能够高效的传输和实时传输，并且数据还可以在加工和计算的过程中进行自动完成，在保证数据安全传输的同时还提高了数据传输的效率。

（5）OA系统和ERP系统整合之后可以完全实现数据来源的统一，从而使OA系统和ERP系统当中的各种各样的数据信息都在同一个数据源当中获取，提高了各种各样报表的一致性和准确性。

3、OA系统和ERP系统的集成实现

3.1 流程重构

当OA系统和ERP系统整合以后，很多的数据流都会发生这样或那样的改变，所以对其调整是非常有必要的。下面我们以采购订单审批为例子，进行讨论。标准的ERP系统当中的采购订单的审批流程为：采购需求→订单→审批→后续流程，这个ERP系统审批流程在操作之前都是在ERP系统当中运行的。然而，当OA系统和ERP系统整合了以后，详见流程图1所示。

我们从整个流程图当中可以看出，当这两个系统进行整合以后可以在OA系统以及ERP系统当中进行审核和审批。当审批完成了以后数据流就可以自动传递到ERP系统当中，这样的操作结束以后就可以生成后续的操作。OA系统和ERP系统集成以后就可以使不同的用户在自己相对熟悉的系统当中完成所需要的功能。

3.2 实力讨论

我们以物料的收发存放为例子，对报表的开发进行讨论。这种报表是在仓库管理当中的常用报表，主要是对每个月的物料收入以及库存情况进行反应。这种报表一般ERP系统当中都有显示，整合以后就直接可以在OA系统当中生成。具体实现的方法有：

（1）实例化连接类，把类进行实例化，方便所有的数据时候这种类进行连接参数的访问。

ConnectDBconSTR=newConnectDB（）

（2）创建显示控件GridView，把数据源指定为Ilist，进行绑定以后就可以显示出收发存的报表。代码是：

GridViewl.DataSource=iList

GridViewl.DataBind（）

3.3 协同管理平台冲突问题解决

在数据整合的时候免不了会有冲突，这是不可避免的问题。但是，数据冲突会给OA系统以及ERP系统造成数据错误的严重影响。因此，要对此进行有效的解决。采用的避免数据冲突的主要方式是消解机制。当企业管理发生战略性变革以后，能够进行快速的相应，进行系统的组织架构和人员调整，并且能够稳定的进行信息化写作和沟通的准确性以及规范化操作。

单一的登录技术是一种授权和认证的机制，只允许用户登录一次，然后在授权许可的范围内再访问其他系统的时候，不需要再登录。也就是说当输入用户身份名和密码的时候，登录到系统当中，进行认证，用来和用户身份等相关的认证上面，而认证通常是用过口令和用户的ID来进行匹配实现的。

个人和组织的协同，在协同管理的流程当中能够充分的实现，如：李四是一名公司的采购专员，可以时刻跟踪自己的采购订单来进行审批，也可以及时的得到库存不足的预警消息，及时的进行采购。而费用报销系统是协同管理当中的一个应用模块，主要是用来解决在日常办公当中的一些费用报销的问题，如旅途和出差等等费用的申请和报销。业务协作目前主要实现的功能是费用报销相关功能，如借款和出差申请等等。

协同平台作为EAS系统的数据包装、采集以及发布的统一平台，面向前端用户提供最直接和准确的系统信息，在各个环节当中都发挥着重要的作用。然而，在一般的ERP系统当中的报表和其他的一些经营管理数据往往需要在各个专业的领域当中获取，需要掌握第一时问的组织变化和经营动态。

这种方法的主要思想就是把冲突定义成是冲突消解，这种内封冲突解决冲突信息和策略。用C＼S网络结构和集中数据存储的模式，这种模式的解决冲突的好处主要体现在：通过对操作的冲突进行分门别类，并且进行抽象的封装，然后再把这些冲突进行消解。因为采用的是C＼S的网络结构，所以数据存储在服务器当中，各个地方仅仅只有共享信息的副本，因此采用基于修改的信息结构一致性的保存机制就必须进行在服务器当中实现，修改存储在服务器的数据，和描述修改信息的数据结构，对于各个终端广播，获取这样的结构按照这些结构当中的描述对本地数据进行更新，并且保持一致，将修改以后的数据信息再发送到各个终端服务器当中，从而实现数据的一致，解决工作当中的数据冲突。

4、总结

总而言之，当OA系统和ERP系统进行整合以后，数据资源的整体优势也都显现出来了。给企业的信息系统提供了数据统一、账户统一以及流程统一的优势，为企业解决了知识挖掘和决策支持等服务。因此，各个企业应该加快对OA系统和ERP系统的协调工作，彻底推进我国的信息化建设。

参考文献

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[3]周邦全，周玉清，张世洵，曾开靖，杨光信.面向协同设计的企业EP.P和OA集成系统关键技术研究[J]现代商业2009，10（12）：1287—1290