公司办公用品采购流程

公司办公用品采购流程（精选9篇）

公司办公用品采购流程 篇1

办公用品采购流程

一、总则

1、为规范公司办公用品的采购与使用，加强办公用品的管理，根 据公司实际情况，特制定本流程。

2、本流程适用于公司所有员工。

二、办公用品分类

本流程所指办公用品主要包括：各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具及配件、其他零星物品以及大额资产等固定资产。

1、办公家具：如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等；

2、办公设备及办公用具：如电脑、投影仪、打印机等；

3、日常办公用品、耗材：如笔记本、笔、打印纸等；

4、其他。

三、采购原则

1、所有办公用品的采购、发放、管理工作，由行政部统一负责。

2、办公用品按照随时采购，随时发放的原则。

3、日常办公用品、耗材：如笔记本、笔、打印纸等，消耗量比较大，需要经常采购的，不需要填写《办公用品购置申请表》，由行政部统一购买，当库存低于一定数额时，行政部及时补充。

4、采购人员严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公用品，任何人不得擅自购买，否则后果自负。

四、采购办法

1、总价格在500元以下的日常办公用品、耗材，由行政经理审核后直接采购；

2、总价格在500元以上的办公设备，由总裁签字确认后采购。

五、采购审批程序

1、总价格在500元以下的物品：

申购人填写《办公用品购置申请表》，由行政经理审批，行政助理采购。

2、总价格在500元以上的物品：

洋码头店铺名：澳洲通行证

申购人填写《办公用品购置申请表》，由部门主管审核，并报总裁最终审批，行政助理采购。

六、办公用品的验收、入库

办公用品采购后，行政部负责验收并登记入库。

七、办公用品的保管

1、日常用的办公用品由行政部统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏、丢失，确保办公用品的功用和性能。

2、对固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法。谁领取，谁保管；谁使用，谁保管。

3、办公设备在使用过程中出现故障时，应及时通知行政部报修。

4、对因个人工作失误、非正当使用而造成办公设备出现重大耗损的，将根据个人错误的程度，由责任人承担相应的损失。

5、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公设备，由行政部确认。

八、办公用品发放

1、办公用品采购后，行政部通知需求部门领取。

2、需求部门领取物品时填写领用登记表并签字，行政部做好出库登记，并建立台账。

公司办公用品采购流程 篇2

关键词：采购,采购流程,制造型企业

1 公司概况及采购业务中存在的问题

X五金工业有限公司是一家制造型企业,专注于汽车工业、OEM工业用高品级紧固件市场,尤其是以满足大型跨国企业的多品项、多装配站的整合,以整合型后勤配套服务为核心服务,是一家以客户为导向的企业。

目前企业对产品更新换代的速度越来越快,品种越来越多,周期越来越短,而大多数制造类企业在小批量、多品种、周期短、变化大的环境下存在着采购、计划、生产与销售不协调的问题以及跨部门协调性差、对市场变化反应慢。

2 采购业务流程设计

我们将采购流程分为以下7步,针对公司目前存在的问题,对采购业务流程中的各个环节做以下的探讨。

2.1 发现需求,对所需要的产品加以准确的描述

企业采用的是拉式生产控制方法,以客户定单为驱动,业务接到客户定单,直接下达给生产部门,由生产部门确定所需要原材料的种类、数量,再核对现有库存,提出采购建议单,经主管审批后,发给采购部门。

此过程牵涉业务、生产、物流和采购,由各部门负责处理。采购建议单到达采购部门一般需要好几天,而当采购人员拿到建议单,发现有些物料没有现有供应商,再去寻找合适的供应商,评估供应商,这样会造成时间上的严重浪费。

如果业务在接到定单就通知采购部门,采购人员就可以根据定单所需要的物料先去了解资源市场,评估供应商。当接到生产的采购建议单时,直接向供应商询价,大大节约了时间,为企业的生产提供了充分的后续时间,减少了公司产品的生产周期,提高了公司的竞争力。

2.2 分析供方市场,选择合适的供应商

在大多数的跨国公司中,供应商开发的基本准则是“Q.C.D.S”原则,也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。

经过对市场的仔细分析后,通过各种公开信息和公开的渠道得到供应商的联系方式。对供应商做出初步的筛选,可以使用统一标准的供应商情况登记表(如表1),来管理供应商提供的信息。

通过分析其业务能力(如表2)和品质管理能力(如表3),对供应商进行评估。

在评估中,可以邀请质量部门和工艺工程师一起参与对供应商的实地考察,他们不仅会提供专业的知识与经验,而且共同审核的经历也会有助于公司内部的沟通和协调。

2.3 确定价格和采购条件,发出定单

对小批量产品,其谈判的核心是交货期,要求其提供快速的反应能力;对于比较容易买到且金额较大的产品,谈判的重点是在价格;对于供应商垄断的产品或是有专利的产品,谈判的重点则在服务和交期;对于一些对企业影响重大的产品或是在精度上要求比较高的产品,侧重于质量的谈判。总之通过谈判确定产品的价格,最好能达到双赢的目的。

当和供应商确认好价格,就可以向供应商发出采购定单,定单不但要详细地描述产品的规格名称,还要对交货的时间地点以及包装方式、质量付款、违约赔偿等予以明确,总之,把可能发生的状况都应该在定单上写明。

2.4 跟踪和催货

采购人员对自己购买的货物要有详细的清单,对于一些比较复杂的项目可以要求供应商对物料的生产制定相应的生产计划,列出其中对物料有巨大意义的时间点(如表4),以便采购人员对供应商的生产过程进行跟踪,及时发现问题。

2.5 货物的接受和检验

公司对供应商送来的货物进行验收,对于合格的产品入库,不合格的产品尽快和供应商联系,让供应商紧急处理和补救,并提出具体完成日期,同时通知生产部门。

2.6 结清发票,支付货款

在这个环节中,看似与采购部门关系不大,其实,回款的及时程度能够提高与供应商的良好关系。与供应商建立了诚信互利的合作后,常常可以在物料短缺时仍能以相对合理的价格及时得到供货,在供应充裕时又可以获得相当优惠的价格。因此及时核对供应商开具的发票,根据定单的要求及时付款给供应商,是维护良好供应商关系的有效措施。

2.7 准确记录

公司通过平时对每笔交易的记录,每个月对每一个供应商都要打分,进行总体分析。到年终考核时,对供应商就有了一个动态的、科学的考核评估,分为A、B、C三个等级。不同级别的供应商与其业绩和经济利益直接挂钩。

3 结论

该采购流程将采购业务大致划分为7步,较贴近实际制造类企业的采购业务流程,对采购流程的设计严谨实用,操作简单,但又不失一定的实用性。明确了各个采购环节的内容,加快了原材料的采购速度,从而提高了企业以最快的速度响应市场需求的能力,提高了企业的竞争力。规范后的采购流程各步骤具体如图1。

最后,采购作为企业经营的核心环节之一,是获取利润的重要来源。作为步入快速发展和成熟期的企业而言,信息化是可持续发展、增加核心竞争力的必要手段。因此,笔者提出,尽可能地完善采购管理系统的信息化,将此作为企业发展的出路。

参考文献

[1]林毅夫.采购管理[M].北京:机械工业出版社,2005.

[2](美)H.詹姆斯.哈林顿.业务流程改进:全面质量管理、生产力和竞争力的突破性战略[M].于增彪,译.北京:中国财政经济出版社,2002.

[3](英)马克.戴.采购管理手册[S].3版.许春燕,等译.北京:电子工业出版社,2004.

政府采购管理办公室采购业务流程 篇3

一、采购委托

使用财政性资金进行采购的县级行政、事业单位和社会团体等部门，按照当年政府预算安排（包括追加预算），根据工作需要向采购办申报采购计划，由采购办进行采购。使用非财政性资金的采购单位可直接委托采购办进行采购，原则上应将所需采购资金转入政府采购资金专户。

二、组织领导

拟定项目采购实施计划，成立由用户方、出资方、采购办组成的项目领导小组和工作小组，领导小组和工作小组的组长由用户方担任。领导小组负责审定招标计划、方式、招标书、评标原则、评委会组成、审查评标报告、确定中标人等，属于邀请招标的，还要审定拟邀请供应商名单。工作小组在领导小组领导下开展工作。负责起草招标书，发标，答疑，组织开标、评标、签订合同等。

三、制作标书

招标方式确定后，采购单位负责提出明确、具体的技术需求，属于公开招标、邀请招标、和竞争性谈判方式，采购办负责制作招标书商务部分及招标书的合成工作，呈项目领导小组审定后5日内发标。属于询价采购方式的，采购办负责编制询价采购函。

四、选择商家

对于公开招标，采购办负责在相关媒体上发布招标信息，凡符合条件的供应商均可参加；对于邀请招标、询价采购和竞争性谈判，根据项目实际情况，采取发出招标邀请书的方式，邀请足够数量的、在采购办已注册登记的供应商参加。

五、发标

采购办发布招标公告（招标邀请）、向供应商发售标书、接受投标、公开开标。一般来说，从发出招标邀请书到投标截止，不少于20天，特殊情况的根据项目需要作出安排。

六、开标、评标、定标

属于公开招标、邀请招标和竞争性谈判方式的，投标按规定时间截止，开标会按规定程序进行。开标后立即进入评标阶段。评标委员会由采购单位、出资方、采购办代表及抽签筛选的技术专家组成，并不定期聘请纪检监察等监督部门的代表参加。评标委员会负责拟定评标办法细则，评审投标书，起草评标报告，提出拟授标供应商建议，报项目领导小组审查并最终确定中标供应商。

七、单一来源采购

对于只有单一来源且不能代替的采购项目或特殊的紧急情况，经项目领导小组批准，采用单一来源采购方式。由采购单位、出资方、采购办、有关专家和监督人员组成谈判小组，拟定招标书，与供应商进行采购谈判，形成书面材料，报项目领导小组审查，以决定其是否中标。

八、合同签订及履行

采购办发出评标结果通知书，中标供应商与采购单位和采购办洽谈项目合同事宜后，签订合同。如果合同金额超过中标金额，应报出资方审批。合同执行过程中如有其它事项，经协商并履行相应的报批手续，可以签订补充协议，作为合同的有效组成部分。

九、验收付款

公司办公用品采购及管理方案 篇4

二、办公用品的申购及审批规定：

1、常规办公用品的申购：由综合管理部保管员根据每月用量及库存情况，于每月的月底进行统计申购。

2、非常规办公用品的申购：各部门需使用的办公用品如属于非常规用品，首先须报本部门经理审批，然后报分管副总经理和行政副总经理审批后，方可由综合管理部采购，如果价值超过2000元以上的，还必须报总经理批准后方可采购。

3、综合管理部采购人员填写申购单时，必须详细注明所申购用品之名称、规格、数量、单价及申购部门等，对于常规的办公用品，应固定一个物美价廉的品牌，不宜随意变更。

三、办公用品的采购规定：

1、采购人员应根据已审批的申购单要求进行采购，有疑问的须即时反馈，否则出现采购错误，由采购人员承担责任。

2、采购人员采购办公用品时，务必把握“货比三家、物美价廉”的原则，确保所购用品质量。

3、在价格和质量基本稳定的情况下，不应随意更换办公用品的品牌，否则综合部保管员有权拒收。

4、所有办公用品由综合管理部统一采购，特殊用品经行政副总批准后可由申请使用部门购买，且均须提供发票（以加盖印章方为有效）和购买处地址及电话，以便市场调研。

四、办公用品的验收及报销规定：

1、综合管理部保管员负责办公用品的验收。

2、保管员验收办公用品时，必须严格依据申购单的有关要求进行验收，确认合格后办理入库手续，有质量问题的，一律作退货处理，对数量或单价有疑问的亦可拒收，并向上反映。

3、所有办公用品必须凭正规发票后附入库单，经综合管理部保管员验收签字，综合部经理审核，分管副总和总经理审核签字后，财务方可报销。

五、办公用品的领用规定：

1、办公用品由综合管理部统一保管、发放，各部门需使用办公用品的可按审批程序到综合管理部处领取，综合管理部保管员原则上按照《办公用品消耗标准》予以发放。

2、各种笔芯、铅笔、墨水、橡皮、双面胶、胶带、文件夹、文件袋、回形针、大头针、大小便笺、稿纸等易耗品，可由本部门经理签字同意，综合管理部经理批准后领用。

3、圆珠笔、中性笔、涂改液、笔记本等常用品的领用，除需部门经理签字同意外，还须注意领用周期，原则上领用周期为三个月（对于已领过圆珠笔或中性笔的，原则上以后只能领用笔芯）。

4、计算器、电话机、U盘、墨盒等非消耗性用品的领用和更换，除需本部门经理签字同意，经综合部经理审批准外，领用时还须以旧换新。

5、打印机、传真机、饮水机、碎纸机、电脑、办公桌椅、文件柜、保险箱等贵重办公用品用具的领用，必须由行政副总经理批准，并执行交旧领新制度。

6、领用人员离职时，须清还领用之办公用品（易耗品视情况而定），如有丢失的须按原价扣还。

公司采购流程管理制度 篇5

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。

一、申购及其规定

1.申购的定义

申购是指某人或者某部门根据需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得的物料的单子的整个过程。

2.申购单的要素（完整的申购单应包括以下要素）：

⑴ 申购的部门；

⑵ 申购的日期；

⑶ 申购物品的需求日期；

⑷ 申购的办公用品名称；

⑸ 申购的物品数量；

⑹ 申购的物品规格；

⑺ 申购如有特殊需要备注；

⑻ 申购单填写人签字；

⑼ 申购分支机构负责人签字；（注：所有申购必须经分支机构负责人确认签

字方可递交集团行政人资部）；

⑽ 集团行政人资部确认签字；

3.申购单提报规定：

⑴申购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报行政人资部；

⑵申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报行政人资部。

二、申购单的接收及分发规定：

1.申购的接收要点

⑴采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清

晰，检查申购单是否经过公司领导审批；

⑵通知物料管理人员核查申购物资是否有库存；

⑶接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库

存已超储积压的物资不采购的原则；

⑷对于不符合规定和撤销的申购物料应及时通知申购部门。

2.申购单的分发规定

⑴对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

⑵对于紧急申购项目应优先处理；

⑶无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门。

3.采购周期的规定

⑴每月12——15号各部门提交申购单；

⑵采购周期不应超过每月17号；

⑶采购部如未能按时完成采购任务时应向领导说明原因；

⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。

三、询价及其规定

1.询价前应认真审阅申购单的品名、规格、数量、名称，遇到问题应及时的与申购部门沟通；

2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3.对于紧急申购项目应优先处理；

4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理

或各种中介结构询价；

5.对于申购部门需求的物资如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

四、比价、议价

1.经成本分析后，研拟底价，设定议价目标

2.决定采购条件（向厂家详细说明名称、数量、规格、品质要求、交货期、地点等）

3.其他厂商价格是否较低

五、比价、议价结果汇总

1.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；

2.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

六、合同的签订及其规定

1.合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

2.合同正文应包含的要素

1)合同名称、编号、签订时间、签订地点；

2)采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技

术文件与确认图纸是不可分割的部分；

3)包装要求；

4)合同总额应含税，特殊情况应注明；

5)付款方式；

6)质量保证期；

7)质量要求及规范；

8)违约责任和解决纠纷的办法；

9)双方的公司信息；

10)其他约定。

七、合同执行及付款规定

1.合同执行

⑴已签订合同由采购部负责跟进、进行监督，如出现问题，采购部应及时

提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导；

⑵已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

⑶合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商

并签订补充合同。

2.付款规定

⑴按照合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写付款审批单巡签后

提交财务部付款；

⑵财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和

供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。

八、入库

公司办公用品采购流程 篇6

1 应用ASME方法分析当前高校采购存在的问题

ASME是美国机械工程师学会(American Society of Mechanical Engineers)的缩写,ASME方法的最大优点是可以清晰地表达流程中各个活动是否增值活动及所在环节。ASME方法采用表格的方式记录了活动使用时间、操作对整个流程中的贡献,包括增值活动、非增值活动、检查、输送、耽搁和存储等项。其中检查是指对数量和质量的检查;输送代表人员、物料、文件及信息的移动;耽搁代表在相继的操作之间暂时的存放、耽搁或停滞;存贮代表受控存贮,如文件归档,这类存储不属于耽搁。下面我们采用ASME方法对我校采购总体流程进行分析,找出采购流程中存在等待、反复和障碍的环节,从而以利于对其实行改造和优化。我们借鉴ASME方法思想对采购总体流程做一个分析(见表1):

表1总结了采购流程中各个环节的ASME特性。时间主要浪费在最佳供应商的选择、部门之间的信息传递、对文件的审核、反复地检查以及各种非增值活动中;在增值活动中,大部分活动都是串行执行,耽误了大量时间。使得高校在采购过程中存在着采购周期长,手续繁琐,效率不高,透明度不高,采购准确性及质量不够等问题。

2 应用BPR核心思想及电子化采购手段优化采购过程

通过ASME的诊断发现了当前高校中采购存在的问题,为了改造和优化采购过程,提高采购效率,保证高校采购事业的健康发展,在此引入B P R的核心思想与电子化采购手段对高校采购进行采购过程改造和优化。

B P R又称企业流程重建(B u s i n e s s P r o c e s s Reengineering),其基本思想是强调以过程为核心,打破原有的职能界限和任务划分,尽可能将跨越不同职能部门的不同专业人员完成的工作环节集合起来,合并成单一任务,由1个人或1个小组来完成。B P R思想在组织全过程,尤其在优化营运过程中得到广泛应用。

电子化采购是电子商务的一类应用,是实施电子商务的基本内容,是近年来发达国家和地区很热门的议题。其主要是为了适应贸易活动的需要,实现电子商务或电子数据交换,使贸易活动更便捷、更准确、更及时,在大大提高工作效率的同时,又显著地节省交易费用。所以,电子化采购被广泛使用。而一个典型采购周期包含以下几个步骤:提交、分析并确定采购需求、选择供应商、确定合适的价格、签署采购合同、跟踪交货过程、确保交货货物入库、付款等。用电子化采购来完成整个采购周期,不仅能很好地完成上述步骤,而且还更有效率、更方便、更规范。以下简述应用B P R思想和电子化采购手段优化后的采购流程(如图1所示)。

(1)提交采购需求信息。最终用户通过填写在线表格提出采购产品的请求,对于经常采购的商品(如协议供货类的),可以建立一个特别的目录供用户选择,以方便最终用户提出采购申请。

(2)采购审批。根据预先规定的采购审批流程,采购申请被依次自动地传递给各个责任人请求批准。

(3)网上公布采购信息。通过审批的采购信息,将自动发送到相关网页并形成采购信息公告,邀请供应商网上议价。未通过的采购信息将需要最终用户更改后重新提交申请。

(4)供应商管理。从电子化角度对供应商的信息化程度、服务水平、业务能力、技术水平和发展前景等多方面进行综合评价。合适的供应商就有机会参加网上竞标。

(5)网上竞价。网上竞价是一场优胜劣汰的竞争。是在规定的时间,供应商们纷纷在电子化采购平台登录,将自己的每一次竞标价键入,等待着自己所投出价格的反馈情况。

(6)选择供应商。一旦采购申请被最终确认,采购人员不仅能从网上得到供应商的价格和数量信息,还可以通过与软件集成的电子化采购系统浏览技术图纸,这样就获得了进行采购决策所需的数量要求、价格要求和功能要求,并且可以在采购系统生成的供应商比较报告的辅助下进行决策。这种方法比从行业杂志、听推销员上门推销,电话联系供货商等方法快捷、高效、准确。

(7)合同签订。待供货商中标后,中标供货商便能从系统中自动生成合同,打印交甲乙双方签订,并实时查询采购状态。

(8)送货并跟踪订单。合同签订后供应商向采购方发货,并提出验收申请,采购人员可以通过合同编号追踪采购执行情况直至交货。

(9)验收。待货到以后,采购人员从系统打印验收表,并验收货物,核对相关信息和货物性能。

(10)资产管理与共享。验收无误后,用户登录系统对采购货物申报固定资产并领取凭证报账。此时大型仪器设备的相关信息已自动在校园网上共享。师生可根据情况申请使用仪器。

(11)电子支付。如果连接了银行系统,则可进行电子支付,完成电子化采购的全过程。

(12)采购评估。一次采购活动完成后要进行供应商评估,包括产品交期、产品质量、服务质量、信息共享等并反馈供应商,改进不足之处,为下次采购做准备。

3 优化后采购体系的优势

(1)可使高校掌握采购主动权。高校根据自己的实际需求,通过网络公布采购的物品及其采购的要求,不仅减少了采购的盲目性,同时由于供应商之间价格和质量竞争,使高校获得质优价廉的商品,还可以通过网络随时和供应商进行沟通,及时获取售后服务。

(2)可使高校降低采购成本。网上采购扩大了供应商范围,从中选择报价和服务最优的供应商,突破传统采购供应商数量的局限性,实现本地化采购向全球化采购的转变,同时可以实现无纸化办公。

(3)可使高校提高采购的透明度。优化后的采购流程通过将采购信息在网站公开,采购流程公开,由计算机根据设定标准自动完成供应商的选择工作,有利于实现实时监控,提高了采购商品和采购价格的透明度。

(4)为采购人员准确验收提供条件。优化后的采购流程降低了采购人员由于繁琐的纸质程序和传统采购模式带来的巨大工作量,为采购人员进行验收提供了更多的时间和准确的资料条件,从而保证了采购的质量。

(5)可使高校提高采购效率。首先,高校利用互联网可快速获取信息和传递信息,节约了寻找所需物品的时间,缩短了采购周期;其次,优化后的采购流程实现了采购信息的数字化、电子化,提高了采购的准确性满足用户需求;最后,采购流程的自动化和实时监控有效地提高了采购的管理效率。

(6)规范高校采购过程并提高监管力度。优化后的采购流程使物资采购业务操作程序化。采购业务操作必须按照软件规定的流程进行,否则无法通过,可以大大减少物资采购过程中的随意性。有利于规范采购行为和采购市场,建立一种比较良好的经济环境和社会环境;同时,其促使物资采购管理定量化、科学化,为监管机构提供了实时监控的平台,从而提高监管力度。

4 实施过程中应注意的问题

(1)物资采购的侧重点。物资采购的主要着眼点,应该定位在供应商的管理上。因此不仅要实现观念上的转变,更要在工作的内容和重点上进行调整。

(2)优化后采购的流程中电子采购网站的运行安全。鉴于物资采购工作的特殊性,电子化采购网站的设计建设不仅要从网络技术角度充分考虑安全问题,还要特别强调实行用户会员制度和对不同角色用户进行有限授权。对纷繁的供应商群体进行资格筛选审查。

参考文献

[1]游栋明.完善高校政府采购的探讨[J].实验技术与管理,2005,3

[2]Ambrus E,Kirs P.Knowledge management systems in supply-chain management[C].Washington DC:Proceedings of 34th Annual Meeting of the Decision Sciences Institute,2003

[3]陈晓骞,王江.ERP实施中的采购业务BPR实践[J].价值工程,2008,1

公司采购管理流程图 篇7

1、接收采购申请：需求单位按《XXXXX通知》（XXX〔XXXX〕XXX号）填报《采购申请表》（见附表1）。

2、采购人员拟定采购方案：由XXXXX部组织采购人员拟定采购预案，包括采购依据、预算金额、招标内容、招标实施计划、潜在投标人资格条件、评审标准和方法。

3、采购方案审查会：采购金额低于10万元的采购项目，采购方案审查会需要参会人员填写《采购方案审查表》（见附表2）。

4、主管领导专题决策会：采购金额高于10万元的采购项目，主管领导组织相关部门人员召开专题决策会，XXXXX部形成专题会议纪要。

5、总经理办公会：采购金额高于50万元的采购项目，主管领导提报总经理，召开总经理办公会，综合部出具总经理办公会会议纪要。

附件:2：公开招标采购流程图一一（公开招标）（公开招标）开标开标签到表开标记录表履行招标审批手续招标审批表评标（出具评标报告、推荐中标候选人）评标澄清评委名单发布招标公告公司主管领导专题会讨论评标结果（相关部门负责人参加）否采购金额≥50万元是纪委监督总经理办公会议讨论定标方案中标候选人公示履行中标审批手续发布中标通知书和评标结果通知书组织合同签订、会签否领导专题会会议纪要资格预审是接收投标人报名发售资格预审文件资格预审确定合格投标人资格预审公示资格预审结果通知书编制、评审、会签、发出招标文件抽取评标专家组建评标委员会总经理办公会议会议纪要中标审批表合同合同会签单归档明细表资格预审委员会名单纪委参加招标文件会签单、发售记录表、澄清全部采购资料归档采购工作结束 公开招标采购流程图说明

1、履行招标审批手续：按规定向总部申请招标号。

2、发布招标公告：采取一定方式，发布招标公告。

3、接收投标人报名发售资格预审文件：编制资格预审文件明确投标单位资格等相关要求。

4、编制、评审、会签、发出招标文件：通过资格预审后、XXXXX部编制、评审、会签、发出招标文件，包括技术标书、商务标书，确定评标方案。

5、抽取评标专家组建评标委员会：《评委名单》（见附表5）纪委签字。

6、开标：填写《投标文件接收记录表》（见附表4），投标人填写《开标签到表》（见附表6）、《开标记录表》（见附表7）。

7、评标：评标委员会进行评标，形成评标报告，推荐中标候选人。

8、公司主管领导专题会讨论评标结果：组织相关部门人员召开专题会讨论评标结果，XXXXX部形成专题会议纪要。

9、总经理办公会议讨论定标方案：采购金额高于50万元的采购项目，主管领导提报总经理召开总经理办公会讨论定标方案，综合部出具总经理办公会会议纪要。

10、中标候选人公示履行中标审批手续：填制《中标审批表》（见附表8）。

11、发布中标通知书和评标结果通知书：《中标通知书》（见附表9）《评标结果通知书》（见附表9）。

12、组织合同签订、会签：XXXXX部履行合同签订、会签、全部采购资料归档工作，《合同会签单》（见附表10）《归档明细表》（见附表11）。附件3：邀请招标采购流程图二二（邀请招标）（邀请招标）根据XXXXXX号文确定邀请投标人招标审批表招标文件会签单、发售记录表、澄清总经理办公会议讨论定标方案总经理办公会会议纪要履行招标审批手续编制、评审、会签、发售招标文件抽取评标专家组建评标委员会开标履行中标审批手续中标审批表发布中标通知书和评标结果通知书合同合同会签单纪委监督开标签到表开标记录表评标澄清评委名单组织合同签订、会签全部采购资料归档归档明细表评标（出具评标报告、推荐中标候选人）采购工作结束公司主管领导专题会讨论评标结果（相关部门负责人参加）领导专题会会议纪要纪委参加采购金额≥50万元是否邀请招标采购流程图说明

1、履行招标审批手续：主管领导组织会议确定拟邀请投标人，发送《邀请函》（见附表3），履行招标审批手续，按规定向总部申请招标号。

2、编制、评审、会签、发售招标文件：XXXXX部编制、评审、会签、发出招标文件，包括技术标书、商务标书，确定评标方案。

3、抽取评标专家组建评标委员会：《评委名单》（见附表5）纪委签字。

4、开标：填写《投标文件接收记录表》（见附表4），投标人填写《开标签到表》（见附表6）、《开标记录表》（见附表6）。

5、评标：评标委员会进行评标，形成评标报告，推荐中标候选人。

6、公司主管领导专题会讨论评标结果：组织相关部门人员召开专题会讨论评标结果，XXXXX部形成专题会议纪要。

7、总经理办公会议讨论定标方案：采购金额高于50万元的采购项目，主管领导提报总经理召开总经理办公会讨论定标方案，综合部出具总经理办公会会议纪要。

8、履行中标审批手续：填制《中标审批表》（见附表8）。

9、发布中标通知书和评标结果通知书：《中标通知书》（见附表9）《评标结果通知书》（见附表9）。

10、组织合同签订、会签：XXXXX部履行合同签订、会签、全部采购资料归档工作，《合同会签单》（见附表10）《归档明细表》（见附表11）。附件附件44：比选采购流程图：比选采购流程图三三（比选）（比选）否根据XXXXX号文确定邀请供应商公开唱价唱价签到表唱价记录表公开比选是评标（出具评标报告、推荐成交供应商）评标澄清评审小组名单履行招标审批手续履行招标审批手续公司主管领导专题会讨论比选结果（相关部门负责人参加）否领导专题会会议纪要发布招标公告比选审批表资格预审是发出资格预审文件纪委监督履行确定供应商审批手续（公开比选需要公示比选结果）资格预审确定合格供应商编制、评审、会签、发出采购文件抽取评标专家组建评标委员会资格预审委员会名单发布比选结果通知书招标文件会签单、发出记录表、澄清比选结果审批表否采购金额≥50万元是总经理办公会议讨论定标方案总经理办公会议会议纪要纪委参加合同合同会签单归档明细表组织合同签订、会签全部采购资料归档采购工作结束 比选采购流程图说明

1、履行招标审批手续：比选采购履行招标审批手续，按规定邀请供应商。

2、发布招标公告：按规定向总部申请招标号，按规定邀请供应商，采取一定方式，发布招标公告。

3、发出资格预审文件：编制资格预审文件明确投标单位资格等相关要求。

4、编制、评审、会签、发出采购文件：通过资格预审后、XXXXX部编制、评审、会签、发出招标文件，包括技术标书、商务标书，确定评标方案。

5、抽取评标专家组建评标委员会：《评委名单》（见附表5）纪委签字。

6、公开唱价：填写《报价文件接收记录表》（见附表4），投标人填写《唱价签到表》（见附表6）、《唱价记录表》（见附表7）。

7、评标：评标委员会进行评标，形成评标报告，推荐中标候选人。

8、公司主管领导专题会讨论评标结果：组织相关部门人员召开专题会讨论评标结果，XXXXX部形成专题会议纪要。

9、总经理办公会议讨论定标方案：采购金额高于50万元的采购项目，主管领导提报总经理召开总经理办公会讨论定标方案，综合部出具总经理办公会会议纪要。

10、发布比选结果通知书：公开比选需要公示结果，填制《比选结果审批表》（见附表8）。

11、组织合同签订、会签：XXXXX部履行合同签订、会签、全部采购资料归档工作，《合同会签单》（见附表10）《归档明细表》（见附表11）。附件5：询价采购流程图四四（询价）（询价）根据XXXXX号文确定邀请供应商询价审批表采购文件会签单、发出记录表、澄清总经理办公会议讨论定标方案履行确定供应商审批手续发布询价结果通知书合同合同会签单总经理办公会会议纪要履行招标审批手续编制、评审、会签、发出采购文件询价结果审批表组建评审小组供应商递交应答文件（密封）评标（推荐成交供应商、明确推荐原则）评审小组名单组织合同签订、会签纪委监督评标澄清评委名单全部采购资料归档归档明细表采购工作结束公司主管领导专题会讨论评标结果（相关部门负责人参加）领导专题会会议纪要纪委参加采购金额≥50万元是否 询价采购流程图说明

1、履行招标审批手续：询价采购履行招标审批手续。

2、编制、评审、会签、发出采购文件：XXXXX部编制、评审、会签、发出采购文件。

3、组建评审小组：《评审小组名单》（见附表5）纪委签字。

4、评标：填写《报价文件接收记录表》（见附表4），评标澄清，评委推荐成交供应商，明确推荐原则。

5、公司主管领导专题会讨论评标结果：组织相关部门人员召开专题会讨论评标结果，XXXXX部形成专题会议纪要。

6、总经理办公会议讨论定标方案：采购金额高于50万元的采购项目，主管领导提报总经理召开总经理办公会讨论定标方案，综合部出具总经理办公会会议纪要。

7、履行确定供应商审批手续：填制《询价结果审批表》（见附表8），发布询价结果通知书。

8、组织合同签订、会签：XXXXX部履行合同签订、会签、全部采购资料归档工作，《合同会签单》（见附表10）《归档明细表》（见附表11）。附件6：竞争性谈判采购流程图五五（竞争性谈判）（竞争性谈判）根据XXXXX号文确定邀请供应商履行竞争性谈判审批手续编制、评审、会签、发出采购文件竞争性谈判审批表采购文件会签单、发出记录表、澄清总经理办公会议讨论定标方案履行确定供应商审批手续发布竞争性谈判结果通知书合同合同会签单总经理办公会会议纪要竞争性谈判结果审批表组建谈判小组供应商递交应答文件（密封）与单一供应商分别进行谈判（推荐成交供应商、明确推荐原则）谈判小组名单组织合同签订、会签纪委监督谈判记录（含报价）最终报价记录表全部采购资料归档归档明细表采购工作结束公司主管领导专题会讨论评标结果（相关部门负责人参加）领导专题会会议纪要纪委参加采购金额≥50万元是否 竞争性谈判采购流程图说明

1、编制、评审、会签、发出采购文件：XXXXX部编制、评审、会签、发出采购文件。

2、组建谈判小组：《谈判小组名单》（见附表5）纪委签字。

3、供应商递交应答文件：填写《报价文件接收记录表》（见附表4），4、与单一供应商分别进行谈判：推荐成交供应商，留存谈判记录、《报价记录表》（见附表7）。

5、公司主管领导专题会讨论评标结果：组织相关部门人员召开专题会讨论评标结果，XXXXX部形成专题会议纪要。

6、总经理办公会议讨论定标方案：采购金额高于50万元的采购项目，主管领导提报总经理召开总经理办公会讨论定标方案，综合部出具总经理办公会会议纪要。

7、履行确定供应商审批手续：履行确定《供应商审批表》（见附表8），填制《竞争性谈判结果审批表》（见附表8），发布《竞争性谈判结果通知书》（见附表9）。

8、组织合同签订、会签：XXXXX部履行合同签订、会签、全部采购资料归档工作，《合同会签单》（见附表10）《归档明细表》（见附表11）。附件7：单一来源采购流程图六（单一来源采购）六（单一来源采购）明确单一来源采购供应商履行直接采购直接采购审批表审批手续编制、发出采购文件组建谈判小组谈判小组名单谈判供应商递交应答文件（密封）纪委监督公司主管领导审批采购金额≥50万元否是总经理办公会议总经理办公会讨论定标方案会议纪要合同组织合同签订、会签合同会签单全部采购资料归档归档明细表采购工作结束 单一来源采购流程图说明

1、明确单一来源采购供应商：由XXXXX部组织采购人员拟定采购方案，确定采购物资的供应商。

2、履行直接采购审批手续：填写《直接采购申请表》（见附表1）。

3、编制、发出采购文件：说明名称、型号、数量、时间等信息。

4、组建谈判小组谈判：XXXXX部从专家库中按要求选取专家谈判。

5、公司主管领导审批：将供应商应答文件递交主管领导审批。

6、总经理办公会议讨论定标方案：采购金额高于50万元的采购项目，主管领导提报总经理，召开总经理办公会，综合部出具总经理办公会会议纪要。

中孚装饰公司材料采购流程 篇8

为加强各工程项目材料采购及材料管理，特制定本流程。

流程图说明：

1、合同签订后工程项目开工前2天内，各工程监理/项目经理需制定当前项目采购计划及

开工所需材料采购清单（违反一次项目负责人罚款200元，家装工程家装部经理连带罚款100元），采购计划/清单应对所采购材料的规格型号、尺寸、厚度、颜色、数量及采购时间做详细要求，并经工程总监、副总签字确认后，提供给材料采购人员进行审核、询价。对于需要加工、选样的材料（设计部无条件配合，若设计部人员24小时内未完成选样，每次罚款200元，特殊情况需设计部总监签字确认），采购人员须将该材料的加工周期书面告知项目部（一式3份，总监、项目负责人各一份，自留一份），以便项目经理、工程监理进行相应的施工安排。

各工地采购清单每周申报一次，于每周星期五上午向材料采购人员提报（遇特殊情况，允许工地每周提报两次采购申请，提报时间视具体情况确定，需工程部总监、副总签字。），采购人员应及时进行审核、询价。各工地项目经理、工程监理应对所提报材料的规格型号、尺寸、厚度、颜色、数量负责。

2、材料采购人员应于星期五下午将询价及审核过的采购清单传递至项目经理处，经项目经理复核，双方签字后，报给工程总监签字并报部门负责人审核签字（可事后补签）。该采购清单一式三份，一份采购人员留存，一份项目负责人留存，一份传递至财务作成本监督控制之用。采购人员按照审批后的采购清单进行采购。对于没有加工周期及不需要外地调货的材料，采购人员必须保证二天采购完毕，若未能按时完成，一次罚款200元。

3、供货商将材料运送到工地，项目负责人须对材料进行验收。验收时须对材料的数量、规格型号、尺寸、厚度、颜色等进行仔细核对与确认。确认无误后，项目负责人须在送货单上签字，如项目负责人当时不在现场，由工地其他人员代签收的材料送货单，项目经理须在事后补签，以作为与财务对帐与报销的依据。若发现数量及质量不符，未及时调整并向公司汇报，一次罚款200元，并承担相应损失。

4、本流程规定各工地提供一式三联收货单，由项目负责人签收后，一联项目负责人留存，一联由项目负责人传递给材料采购人员以作为对帐与报销依据，一联传递至财务以作考核之用。经项目经理签收的送货单据须于每周星期五提交下周采购申请时一并提交给采购人员。延误提交的给予项目负责人每次200元的处罚。该考核由采购人员计量，上报财务执行。

5、采购人员须按时对各工地传递的收货单据进行整理登记，每月月底须将本月各工地所耗材料报送财务对帐，以便财务正确核算各工地成本。采购人员超过该期限对帐每延误一天处罚100元，该考核由财务部相关岗位人员计量并执行。

注：

1、本流程适用于公司所在地的所有工程，外地工程的采购申请与收货单 据传递可以以邮件方式进行，其他均按照此流程执行。

2、经项目经理验收的材料，在施工过程中发生的损坏或丢失，由采购人员进行监督，项目经理承担责任。

3、对于指定材料的采购，由经办人签定合同后，将合同传递给采购人员进行采购，采购合同的传递时间应在签定合同的次日。

4、工地临时发生的维修或紧急自行采购（当天必须使用料，价款总额家装300元以内，工装500元以内），在发生时应及时电话告知采购人员，并在本周提报采购申请时补报，采购人员予以确认。若该事项发生时未通知采购人员，并未进行提报，则公司不予支付此项费用。

5、流程图说明罚款内容，任一部门违反次数超过两次（不含两次）以上，部门总监处以1000元罚款，家装部经理处以500元罚款。所有流程部门之前互相监督，财务落实。

材料采购申请单

工程名称;

浅谈医疗设备采购流程 篇9

医疗设备的采购是设备管理的重要环节, 是医院设备引进的主要关口。采购计划需经反复论证, 综合考虑设备安全性、有效性、适用性、先进性、经济性以及售后保障等因素, 要遵守国家相关的法律法规, 选择最优设备。采购环节需要考虑到设备的整体运行成本, 不仅是采购成本, 使其投入使用后, 能实现经济效益和社会效益最大化。

1 设备采购流程

1.1 各科室每年底前依据医用设备装备标准, 根据临床医疗服务需要和长远建设规划申请采购立项, 医疗器械委员会 (或信息化建设管理委员会) 审议后, 呈报院常委会审定。主管机关按照常委会审定计划, 根据医院资金情况和临床业务发展的轻、重、缓、急制定次年每月的采购计划。

1.2 采购立项批复后, 医学工程科按照采购计划组织科室填报《医疗设备购置申请表》, 申请表经设备管理部门审核并填写《论证报告》后报主管机关审批。主管机关根据科室申请和医学工程科意见做好采购准备[3]。

1.3 主管机关以采购政策进行公开招标、竞争性谈判等, 签订合同、验收、付款。

(1) 符合区域卫生资源的配置规划。对被列入管理品目的大型医用设备, 需取得卫生局及国家卫生部颁发的《大型医用设备配置许可证》后, 方可进行购置。 (2) 符合各级各类医疗设备配置标准。 (3) 符合医院发展规划, 纳入医院规划中的医疗设备按计划购置。 (4) 全院急需加强的设备, 主要包括影像诊断设备、功能检查设备、急诊抢救设备和手术室设备。 (5) 重点科室需要保障的设备。 (6) 属于各科室年度申请购置的设备, 这部分设备多为正常添置和更新的设备, 按照“轻、重、缓、急”的原则有序购置。 (7) 列入财政补助库中的计划购置设备, 根据经费落实情况, 专款专用。 (8) 未列入年度设备购置计划, 但年中有可利用的经费来源或不占用医院资金, 如临时争取的财政补助, 采取合作、分期付款、租赁等形式获取设备, 亦可作为设备申请购置的依据[4]。

从采购申请、选择供应商, 到确认订单、货到验收入库、付款等环节, 采购部门需其他部门的参与配合, 包括医院内部的临床、财务科等, 及医院外部的供应商。此过程不同阶段的任务要不同部门的人员来完成, 此流程是一项复杂而漫长的活动, 不同人员配合才能顺利完成采购流程。

2 采购流程分析

2.1 采购流程中存在的问题

(1) 签字等待时间过长、人数过多。多项审核, 往往流于形式, 缺乏实质性的内容。实际上同时进行多个项目的审批, 才会完成工作量。但同步进行多个项目容易出错, 并需用大量的工作时间。

(2) 订货周期长。临床提出采购需求, 要经过层层批准, 采购部门在多个供应商之间进行询价、报价、还价等谈判, 再选择合适的供应商签订合同。最后等待供应商交货及结算。加上签字等待时间, 年初计划年底才执行, 第二年到货, 第三年结算。

(3) 部门间信息不畅。采购流程贯穿临床科室、采购部、仓库、财务等部门, 若信息停滞, 每个环节都有可能出错。以付款为例, 由于设备经常是直接发到使用科室, 发票交仓库后, 出库手续需要使用科室补办, 往往拖延未办, 发票积压很久不能付款;等到供应商过来查账时, 多部门协调才能找出问题, 造成重复和无效劳动。

2.2 采购工作的问题分析

(1) 缺乏科学管理思想, 在需采购之时, 从以往资料中临时筛选或以打交道的经验决定供应商, 在询价谈判过程中耗时过多, 或因选商不当而难控货物质量和到货时间等。缺乏对供应商的系统评价和关系建立, 而合作伙伴关系可促进医院的竞争优势。

(2) 缺乏对医院内部工作流程的有效管理。因未意识到采购在医院的重要地位, 采购工作缺乏部门间的配合, 其互相监督, 反复协商签批, 使采购工作难以提高效率, 采购周期过长。医院对其管理层层把关固然有积极的意义, 但实际操作过程中手续繁琐, 工作效率低。如能建立公开的供应商评价体系, 可省去很多手续[5]。采购基本是货到验收合格后才付款, 按行业规则至少有一年的保修期, 合同里一般也有明示, 但有关质检部门仍强制要求质量保证金, 造成部分供应商内部沟通不畅, 增加了很多程序, 使采购的时间越来越长。可省去供应商预留质量保证金环节, 通俗来讲就是简化审评程序。

3 采购流程优化策略

3.1

与供应商建立战略合作伙伴关系, 实现开发医院外部的资源, 针对供应商众多, 产品种类多、规格型号多的特点, 建立供应商管理数据库, 供应商可有原则地参与医院内部的流程运作, 并在商务条款、保证质量方面与医院达成长期的协议, 提高采购效率。通过即时采购, 可有效降低采购流程的运作成本, 提高物流速度和库存周转率。

3.2 加快医院信息化和信息流通。

医院应依托信息技术, 把医院采购流程中的采购计划、库存管理、供应商选择、品名型号等、到货接收、成本管理等环节整合成一个整体, 实现信息共享, 降低采购流程工作量, 缩短交易时间, 降低交易成本及库存, 实现采购管理流程自动化, 提高采购管理水平[6]。

3.3 改进计划, 使采购流程更人性化。

计划性申请:是指年度内各使用科室根据本科室的业务发展需求, 或因现有设备的老化或损坏情况, 提出的下年度需添置或更新的医疗设备购置申请。随机性申请:因某些原因需及时添置或更新的医疗设备购置申请。原有设备突然故障, 短期内无法修复[7,8], 且临床必须使用而又无替代设备满足需求者。临时争取的财政专项资金, 用于专项设备的购置者。

科学管理, 完善制度和法规, 以人性化管理实现绩效。各科室在本年第四季度初将本科室内下一年度医疗设备需求计划申请报医疗设备科。医疗设备科将各科计划汇总。于下年第一季度报院医疗设备管理委员会讨论通过。通过后的全院医疗设备购置计划, 经党委会或院长办公会批准的购置计划交医疗设备科按程序采购。人性化体现在“计划采购”和“库房管理”两个模块的数据对接, 把入库验收的完整数据精确导入“入库业务”, 在做好库房验收的同时, 自动完成“入库业务”, 可减少重复劳动。

4 小结

医疗设备的采购管理是提高医疗设备管理水平的关键, 关系到医院的兴衰。我们还要继续发现问题和解决途径, 不断完善设备管理的各个环节, 实现科学化、规范化, 使每台设备用好、用足, 做到物尽其能, 物有所值、物超所值, 发挥医疗设备的效能, 更好地辅助医疗工作, 促进医院的全面建设。

参考文献

[1]张金龙, 张正进.谈我院医疗设备采购使用和管理的体会[J].中国医学装备, 2010, 6:78.

[2]纪红, 贾志强, 李希福.浅谈招标采购模式下医院设备采购部门的工作步骤和内容[J].中国医学装备, 2005, 7:99.

[3]赵洋洋.医疗设备采购流程的规范化管理[J].中国医疗设备, 2011, 8:66.

[4]戴勇.医疗设备采购中几种评标方法的比较与思考[J].中国医疗器械信息, 2008, 4:32.

[5]桂福如.医疗设备招标采购需注意的几个环节[J].中国医学装备, 2006, 6:77.

[6]章辉.浅议医疗设备招标采购中应该注意的问题[J].中国医疗设备, 2010, 8:99.

[7]尚长浩, 军队医院医疗器械采购流程与体会[J].中国医疗器械信息, 2005, 4:82.