建立档案管理制度

建立档案管理制度（共9篇）

建立档案管理制度 篇1

包括5 个制度：

1、立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

2、档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

3、档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。4、档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。

5、机关档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案工作制度，是单位的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易,挂到墙壁上容易,但要落实就不容易,必须认真执行,才能出成果。

立卷归档制度

为加强对局机关的档案管理，使档案资料更好地为局两个文明建设服务，根据国家《档案法》和《机关档案工作业务建设规范》的规定，特订立本制度。

一、归档范围

凡是本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件资料均属归档范围，主要有：

1、本单位正式发文，包括附件、图表、名册等，收文中列入归档的文件资料；

2、本单位内部产生的文件材料，如规章制度、会议记录、汇报材料、计划、总结、会议文件、领导讲话、各项活动照片、音像磁带等；

3、各科、所、中心形成的资料，如价格、收费管理、检查、认证、评估、信访、财务、信息等；

4、虽未经发文渠道而通过其他途径形成和积累的文件资料，如：指数、监测、成本测算、基建报表等。

二、归档时间

1、日常工作中形成的文件资料，经清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交档案室归档；

2、凡专题会议、专题项目(含基建工程)等，在任务完成后及时交档案室归档；

3、会计档案在当年整理立卷后暂由财会部门保存，一年后交档案室归档；

4、档案室须在次年六月底前完成本单位上文件资料的立卷归档工作。

三、归档要求

1、归档的文件资料必须按规定的范围，完整、系统、成套，不得残缺不全；

2、归档的文件资料必须正确地反映本单位在各项工作中的真实内容和历史过程，符合形成规律；

3、归档的文件资料应采用原件，正式发文应附按规定程序签发的发文底稿；

4、归档的文件资料必须使用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写，字迹工整、清晰、规范；

5、归档的声像资料应用文字标明对象、时间、地点、中心内容和制作者。

四、档案整理

档案室在接到各部门档案后要及时进行整理，按照上级规定，结合本单位工作实际组卷。案卷质量要求：

1、组卷科学：根据国家有关规定，和组卷目的要求，结合本局实际进行合理组卷，做到分类适当、问题单

一、类型鲜明、不混、保管期限准确；

2、排列系统：卷内文件资料按文件重要程度或形成时间的先后排列。

3、编目合理：卷内文件资料按排列程序依次在有字迹和图表的页面上编写页码；

4、格式规范：案卷封皮、卷内目录、备考表填写齐全、准确、案卷题名简明确切、字迹工整、清晰、耐久，装订整齐美观。

五、阅档要求

1、凡因工作需要查阅档案，必须办理查阅手续，原则上限在阅览(档案)室内，确因需要外借的，须征得分管领导同意并办理手续，阅后要及时归还；

2、严格执行保密制度，查阅文件内容，由档案管理人员提供，不得擅自翻阅；

3、要爱护档案，查阅文件，不得涂改、污损或抽动；

4、外单位人员不得擅自进入档案室；

5、档案室由专人管理，应注意防盗、防火、防虫、防光、恒温。

机关档案人员岗位责任制

1、认真学习《档案法》、《湖北省机关档案业务建设规范》等有关法律

法规，结合本单位实际情况，制定本单位档案管理各项规章制度。

2、执行和监督执行机关档案管理的各项规章制度，制订落实档案管理规划。



3、负责收集整理和保管本机关各门类档案，修订完善机关归档制度，做到收集齐全、整理科学、保管安全。



4、开展档案统计、鉴定、销毁和保密工作。



5、编制档案检索工具，汇编档案参考资料，积极主动提供档案资料，为领导决策和机关各项工作服务。



6、认真学习业务知识，不断加强自身修养，努力提高样式管理科学化、现代化水平。

档案保管制度

1、根据《档案法》及有关规定，机关所有档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜，机关档案任何人不得据为己有。

2、档案保管必须配置适应需要的档案库房、专用档案柜，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。

3、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好记录，发现问题及时汇报，采取适当措施保护档案安全。

4、保持库房清洁，禁止存放杂物，禁止吸烟，库内要设温湿度计，每天定时测定记录，库房内非档案人员，一律不得入内。

5、做好档案收集工作，按规定向档案馆移交档案，年底盘存，做到目录与室藏档案相符。

6、严格档案的出入手续，做好日常借阅利用登记，档案人员调离岗位时，必须在办完移交手续后方能离岗。

档案保密制度

1、经常学习《保密法》，加强保密教育，增强保密观念，自觉保守党和国家机密。

2、做好档案资料密级划分和保管期限的确定，未经批准不得抄录、复制、翻拍档案材料。

3、不得在公共场所阅读、谈论档案保密内容，不得在普通电话、明码电报、投稿和私人通信中涉及保密内容，不得在非保密本上记录保密事项。

4、机关人员应做到不该看的不看，不该说的不说，不该听的不听，不该记的不记。

5、根据不同密级程度确定不同的利用对象和利用范围，保密材料只限阅文室内查阅，涉密材料不得进入编研范围。

6、剔除销毁文件，应经鉴定批准，有二人参加监销。严禁将剔除文件材料卖给废品站，严禁发生失泄密事件，违者依法追究责任。

档案利用制度

1、档案员要熟悉室藏档案资料情况，主动了解机关各项工作对档案利用的需要，积极做好提供利用工作。

2、室藏档案要编制案卷级、文件级手检式和机检式目录等检索工具，以方便利用。

3、做好档案资料的编研工作，编写全宗介绍、机构沿革、大事记、基础数字汇编、文件汇集等，主动地为机关各项工作服务。

4、查阅档案资料，严禁涂改、勾划、折叠或作其它标记；严禁污损、拆装、抽页、裁剪等破坏档案行为。未经批准不得摘抄、复制档案资料

5、利用者必须在阅览室内查阅档案资料，非经批准不得带出室外，查阅完毕，档案工作人员要严格进行清点、核对、办理相关手续。

6、做好利用登记和利用效果登记。

档案统计制度

1、档案统计工作应坚持实事求是的原则，做到及时、准确、系统、真实，不得虚报、瞒报和伪造。

2、建立各门类档案统计台帐，坚持日常登记，及时填写基本档案数据和报表。

3、按时准确填报上级机关及业务主管机关下发的《档案工作基本情况统计年报》和各种临时性调查、统计材料。

4、定期对有关统计数据进行系统分析，为领导决策提供依据，总结经验教训，不断改进各项工作。

档案移交制度

1、在本单位归档范围内接收本机关各科室档案资料，时间为每年3月底前接收上应归档的档案资料，重大活动和重要文件为办理完毕后随时归档。

2、对散存于个人手中的对机关工作有保存价值的档案资料随时接收。

3、机关档案原则上由各科室整理规范后向档案室移交，并编制档案检索工具一式三份与档案一同移交档案室，向档案馆移交时同时移交档案电子版、全宗介绍、立卷说明等材料。

4、交接档案时，应依据档案检索工具填写移交清册一式两份，办理交接手续。

建立档案管理制度 篇2

一、调整档案馆 (室) 布局结构, 实行分级保管

档案的布局结构是关系到档案信息资源能否合理配置和最大限度开发利用的重要因素。所以, 调整布局结构事关重大, “牵一发而动全身”, 建立现代企业档案管理制度必须解放思想, 打破传统观念的束缚, 正确理解和分析“集中统一管理全部档案”的含义, 树立档案直接为企业生产经营服务的观念, 为档案能够充分发挥作用创造条件。

二、尽快建立和完善新的服务机制, 使企业档案工作向经营方向发展

实行新的服务机制, 是企业员工和档案人员面临的一次思想变革, 是提高企业整体档案意识的必然过程。其关键是解决好档案形成和利用的矛盾。应认识到:档案是形成者在其正常工作期间形成的, 对档案形成者来说, “档案形成价值”已在其工资奖金中体现出来, 归档后代表“档案形成价值”的只能是企业, 决不是形成档案的某个具体部门或个人。而利用价值是再生产过程产生的, 与形成者在经济上也不再发生任何关系。

三、采取分类指导的方式, 发挥档案行政管理部门在建立现代企业档案管理制度中的作用

在计划经济体制下, 档案行政管理部门的职能也在发生转变。要由偏重微观管理转向宏观调控;另一方面是随着企业改制出现了多元化所有制的局面, 由此决定在建立现代企业档案管理制度中需要重新定位档案行政管理部门与企业的关系。档案行政管理部门应采取分类指导的方针, 例如对国有企业档案管理实行监督、检查为主。对民营企业实行服务、指导为主。以民营企业档案工作为例。一个普遍的规律是民营企业在创业初期无暇顾及档案工作, 但发展到一定阶段时便会自发要求建档。用上海一位民营企业领导的话说:“没有档案我怎么证明我们是依法经营的, 当发生经济纠纷时我拿什么打官司?”由此说明, 档案行政管理部门在推进建立现代企业档案管理制度中完全可以有所作为, 通过提供法规服务、培训服务、信息服务、中介服务等加快现代企业档案管理制度的建立。企业自律是现代企业档案管理制度的重要内容, 但企业自律不排斥档案行政管理部门的引导与服务, 档案行政管理部门有责任让企业了解档案工作自律的要求、内容, 但遗憾的是目前不少档案行政管理部门在观念上对民营企业的档案工作还没有摆脱传统管理观念的束缚。

四、根据企业的实际需求构筑现代企业档案管理制度的运行机制

现代企业档案管理制度的建立与运行, 关键在于建立起现代企业档案工作的运行机制。所谓运行机制可以理解为在一定社会条件下企业档案工作内外各要素之间相互作用、自我调节和控制的功能和过程。这种机制涉及的范围较广, 例如企业制度、与周边机构关系、市场竞争环境、利益结构等。但归纳起来主要是动力机制和约束机制。动力机制是推动现代企业档案管理制度运行的基础和动力, 传统企业档案工作之所以缺乏活力就是缺乏动力机制, 究其原因并非企业档案人员工作不努力, 关键是企业自身缺乏活力。推动企业档案工作运行的动力机制主要源于企业自身的动力机制。在市场经济体制下, 推动企业发展的外部动力主要是市场竞争和社会需求, 企业为在市场竞争中取得一席之地必然要不断进行创新:推动企业发展的内部动力是企业制度建设、企业文化建设和创新能力。因此, 为构筑现代企业档案管理制度运行机制, 应使企业档案工作紧贴企业的需求, 对外满足企业市场竞争的需求, 对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求, 变企业的动力为企业档案工作的动力, 在主动参与信息服务上狠下功夫。在这一背景下, 为有效形成现代企业档案管理制度的动力机制, 对档案部门应建立相应责权利机制、竞争上岗机制、职绩考核机制等也是十分必要的。

在构筑现代企业档案管理制度运行机制中, 还应有必要的约束机制, 用以保证档案工作的健康发展。首先是制度约束。现代企业主管领导应督促档案部门建立一套规范化档案管理制度和档案人员任职制度, 克服档案管理任意化的倾向, 用制度规范档案管理工作, 尤其是对外向型与信息化程度较高的企业, 档案的规范化管理更显重要。其次是成本核算机制与档案质量控制机制。它们虽各有其内涵, 但其共性是通过控制档案的质量来约束企业档案工作。企业的目标是获取利润, 引入成本核算机制意在控制档案机构与人员规模, 改变单纯按档案数量定人员编制的做法。传统企业档案管理的内容过于陈旧, 数量过大, 价值不大的档案保存过长, 这种状况应当加以改变。实际上目前在现代企业已自觉或不自觉引入成本控制机制, 其表现一是专职档案人员大大减少, 多为兼职档案人员;二是减少了用于保管档案的空间。如果我们站在传统档案工作角度看。这无疑是对档案工作的削弱, 但如果换一个思路来看问题却具有一定的合理性。

参考文献

[1] .王传宇.科技档案管理.中国人民大学出版社, 2010.3

建立我国诚信档案管理制度的探讨 篇3

关键词：档案管理；诚信制度；建设分析

一、建立我国诚信档案管理制度的基础条件分析

（一）建立诚信档案管理制度具备了良好的实践经验

近年来，国内的诚信档案管理取得了良好的发展成效，包括金融业等多个领域在内的诚信档案管理都位列了全国的领先水平。21世纪初，上海咨信公司上线运行了个人信用联合征信服务系统，成为了国内个人诚信档案管理的首例，后来有很多地方都探索进行诚信档案管理的实践，所有这些都奠定了诚信档案管理制度建设的实践基础。

（二）建立诚信档案管理制度具备了充足的技术优势

近年来计算机在人们日常工作和生活中得到了广泛的应用，诚信档案管理制度建设的技术优势越来越明显，而且利用电子设备采集、梳理信用信息建立超链接载体，更是极大地便利了社会生活的诸多领域。比如，当前很多地方都探索设立了专门的信用网站，能够及时地为用户输送多种信用体系管理和咨询等项服务。如果我们想查询企业、自然人在工商、社保、纳税等方面的诚信信息情况，只要浏览相关的门户网站即可，非常方便可靠。所以通过计算机这种载体来建立诚信档案管理制度已经完全具备了技术层面优势。

（三）建立诚信档案管理制度具备了浓郁的社会氛围

目前各级政府包括行业主管部门对于建立诚信档案管理制度越来越重视和认可。近几年每年的消费者权益日央视都在曝光一些没有诚信观念欺骗消费者的不良企业，在舆论上为建立诚信档案制度营造了良好的外部环境，让各种不讲诚信的企业几无立足之地。而且目前工商、审计、会计、法律等很多专门机构特别是一些中介组织，也纷纷逐年加大力度，深入检查和依法惩治各种企业和个人的不诚信行为，营造了诚信档案管理制度建设的法治环境。

二、建立我国诚信档案管理制度的对策措施

（一）建立健全诚信档案管理法律法规

完善的法治环境是诚信档案管理制度建设的基础和保障。目前国内在这方面的法律法规还不是十分健全，从法律的层面对于诚信档案管理制度的约束和监督仍然非常缺失。比如，现行的法律法规只有《刑法》、《民法》、《合同法》等对于诚信体系有所涉及，但内容还不是十分具体，法律监督约束条款还不是十分丰富，所以迫切需要制定一部诚信档案管理方面的专业法律规定，相关的行业主管部门也需要尽快研究出台相关的配套制度和办法，明确诚信档案管理等方面的具体内容、操作流程和奖惩措施，确保诚信档案管理制度的建立具有科学的法律保障。

（二）形成诚信档案管理制度整体合力

诚信档案管理制度建设不是一蹴而就的事情，不可能毕其功于一役，而是一项复杂的系统工作，需要方方面面的积极参与和共同努力。一方面，要建立健全工商、税务、金融、社保、金融等系统在诚信档案管理制度建设方面的情况反馈和信息共享机制，组成一个覆盖全面、内容广泛的大网络管理系统，随时随地可以查询、检索诚信档案制度管理好的企业和个人，以及不讲诚信的企业与个人。另一方面，要充分应用现代高科技手段，通过互联网平台，有效地搭建诚信档案管理制度建设的信息网络载体，串联诚信档案管理的有用信息资源，为诚信档案管理制度建设提供强有力的技术支撑，确保方便、快捷、高效地查阅、咨询诚信档案各种信息资料，确保诚信档案管理的科学化、信息化和规范化。另外还要加强事前、事中和事后的全过程诚信档案管理系统建设，利用计算机设备，科学地采集、归类、整理诚信档案各种信息资料，建立集中统一、互相联通的网络平台进行管理，将诚信档案及早吸纳到计算机管理系统中来，并通过研发安全、高效的软件设施，便于诚信档案信息的充分共享和合理利用。

（三）着力打造诚信档案管理标准体系

要探索诚信档案管理的标准化体系建设，健全和完善诚信档案管理的规范标准和统一口径，确保诚信档案数据资源的真实、准确、完整、共享，避免出现诚信档案信息失真、偏差、狭隘或者资源浪费等情况，制约诚信档案管理制度建设在群众心目中的良好形象。一方面，要健全完善诚信档案收集管理标准体系，保证档案内容的真实、全面和准确。另一方面， 要健全完善诚信档案组织信息标准体系，避免出现自由随意的行为，影响诚信档案管理的科学化和规范化。

（四）加强诚信档案管理奖惩机制建设

优质高效的奖惩机制是确保诚信档案管理制度建设的有力支撑。一方面，要在打造公开、公正、公平诚信档案管理环境上下功夫，主动采取措施推行诚信档案向社会公开，加大社会舆论和群众监督力度，为诚信档案管理制度建设营造浓厚的社会监督氛围。另一方面，要科学制定诚信管理的奖惩制度，依法严厉打击不讲诚信的企业和个人，并且奖励激励诚信群体，有效地树立和维护讲诚信光荣、违诚信可耻的信用环境，促进良好的信用秩序建设。

三、结束语

社会越发展，诚信越重要，尤其是在当今社会主义市场经济体制越来越健全完善的背景下，诚信档案管理制度的建立更成为了时代和经济社会发展所不可回避的事实，成为了党委政府和社会群众关心、关注的重要内容。希望本文的分析阐述，能够对诚信档案管理制度的建立和完善，提供一定的参考借鉴，不断地推进和谐社会发展的步伐。

参考文献：

[1]孙英.制度层面下的企业信用档案体系建设探讨（J）.山东档案.2012（5）.

[2]李晔.试论诚信档案管理制度的建立（J）.今日科苑.2010（8）.

[3]翟永平.我国信用档案建设的现状、问题和对策探讨（J）.卷宗.2013（12）.

建立文件和档案管理制度的通知 篇4

关于建立文件和档案管理制度的通知

公司各部室：

加强公司的文件收发、人事档案、合同签约、工程技术资料、设备随机原始资料、图纸、说明书及安全生产管理等综合资料的管理，是公司长远发展、应对各种突发事件、操作维修保养设备必不可缺的部分，也是公司基础管理工作的重中之重。为此，特制定建立文件和档案管理制度，现印发给你们，各部室务必按该制度落实本部室的建档和设置专人管理工作。

一、综合部要对文件收发、公司各种会议记录、证照、人事档案、职业卫生健康检查档案进行登记造册，设专人管理，明确责任，严格执行保密纪律和执业纪律。一般档案，文件存档一年以上，作为今后工作指导性文件；历史考证资料、单位证件照，按其功能分阶段性或永久性保存。档案管理人员要对建档资料书写工整，字迹清楚，不准有随意涂改的地方，不该本人观看、书写、更改的一律禁止，否则视档案管理人员违纪行为。

二、技术部要把招、投标书，工程合同等每个项目的设备、配件设计制造的图纸、说明书依据主管生产技术副总或技术部长的要求，进行登记造册，建档保管。要根据保管时间要求分类，按图纸号、工程期限有序建档，对属公司机密性的资料要设专柜保管。

三、生产部对每一项工程，每一台设备的制造维修，每一个配件制作的图纸、说明书、任务单都要登记造册，注明时间、经办人。分类、有序装订，建档管理，为生产、质量管理，工期考证提供服务。对资料管理混乱，缺东少西的资料管理员，给予经济处罚或撤换。

四、运营部对采购计划审批、采购合同、销售合同的签约，每一份销出产品的存根票据，同样要登记造册，注明时间、经办人、负责人。分类、有序装订整齐，建档管理，至少保存两年以上。对双方钱物没处理清楚，有纠纷有问题的，要永久保存，直至双方解决满意为止。

五、安质部一要对公司所有设备（凡应归属设备管理的）建立台账管理，对旧设备，能收集到的资料，都要归类登记造册，建档管理。对新购进的设备一定索要随机档案资料，对缺少忘带的，用货款卡其配齐，这对我们的设备管理、操作、维修、保养是不可或缺的。另外设备管理部门要建立健全设备包机、维修保养制度，巡回检查大、中、小修记录，一并存档保管。二要依据安监局关于安全生产管理检查考核细则和职业卫生标准化管理考核细则的要求，建立健全公司的安全生产、职业卫生工作的管理机构、三项制度、安全承诺、消防安全的一系列基础资料。要一项不少的，分类建档管理，为便于上级安监部门的检查，该类档案可存放在公司一楼档案室，公司专职安全员是公司安全生产管理资料的编写人和负责人，安全生产管理档案作为永久保存档案。

六、以上各部门档案管理人员，如工作调动或离职，部门主管领导要及时安排人员进行工作交接，双方办理完交接手续，部门领导方可给予签字，否则不予办理离职手续。

美森工业技术有限公司

建立档案管理制度 篇5

学籍指学生录取后，按规定的时间报到注册并经过入学资格复核后取得的合法资格，学籍信息库是广州白云工商技师学院信息分析的基础数据来源。技校学籍管理是一个多方面、多层次、多角度的动态过程，它包括学生入学资格审核、报到注册、课程操行成绩考核、学籍异动处理、毕业资格审查、学历证书办理等，关系到学生学习资格、学习状态及学习成果的认定，是广州白云工商技师学院学生管理工作的一项重要内容。

一、学籍管理工作的发展

传统的学籍管理工作依靠手工填写纸质文档。庞大的学生学籍资料收集、整理及分类分析会使学籍管理工作者难以招架，学籍管理人员很难保证在资料整理和统计分析中万无一失。随着教学班级和学生人数不断扩大，学校设置的专业门类、课程科目随社会的需求逐年调整，传统的学籍管理手段已不能适应日益发展的学校教育的需要。落后的学籍管理手段成为推动教学管理改革、提高教学管理效率的一大障碍。

近年来，技工学校学籍管理工作领域进行了改革，主要体现在两个方面：

第一，实行学籍电子注册。学籍电子注册是运用现代信息技术，实行计算机网络注册管理的方法，实行国家、省、市、学校四级管理，是传统学籍管理工作在新形势下的发展。2007年11月15-16日，原劳动保障部培训就业司组织召开了技工院校电子注册与统计软件使用研讨会，提出“劳动保障部门对其管理的技工学校实行电子注册”的要求，并统筹做好技工学校学生电子注册工作，组织开发了《全国技工院校电子注册和统计信息管理系统软件》，并投入使用。统一使用技校管理软件对于规范全国技工院校学籍管理、及时掌握技工院校数据信息具有重要的作用，确保了全国技校相应数据能够全面、及时、准确地汇总。

第二，实行学籍和学历统一管理。2008年起，广州市人力资源与社会保障局要求各市属技校的学籍管理部门利用广州市学籍学历管理系统对当年录取的新生进行网上数据核准工作，各市属技工院校必须登录广州市学籍学历管理系统，将核对无误的学籍信息上传，经市职业技术教研室、市人力资源与社会保障局两级审核通过后，才算完成新生的学籍注册。学籍学历管理系统对规范技校的学籍管理起到了监督检查的作用。只有学籍管理工作做到准确无误，才能确保学历证书的准确性，从而减少学历证书办理过程的重复劳动以及在重复劳动中可能出现的纰漏，以维护学历证书的权威性。

二、技校学籍管理存在的问题

随着国家对技工院校的政策支持和鼓励，技校办学规模的扩大，自2005年以来，各技工院校学生人数急速增加给学籍管理工作带来了极大的压力，传统的学籍管理手段遇到了很多新的问题和挑战，工作量增加、工作难度变大，管理过程及结果的正确性、公正性、合理性、实效性很难保证。现阶段技校学籍管理急需解决以下几个问题。

（一）学籍管理工作不规范

大部分技校学籍管理工作依靠学籍管理人员个人处理，缺乏指导和培训。学籍管理制度不完善，加上技校学生流动性大，且各校对学籍管理人员的工作待遇及激励措施不得力，影响了工作积极性和主观能动性，导致异动处理不够严谨、统计信息不够及时等。此外，对班主任、辅导员的指导和监督力度不够，导致新生入学时学生信息收集不及时、不全面。

（二）学籍管理手段落后

没有应用与上级主管部门电子注册数据兼容的学籍管理信息系统。学籍管理人员的工作量大，重复

性劳动繁多，如果校内没有较完善的网络信息平台，就无法实现各班、系与学校的无缝对接，也更谈不上与上级主管部门的两级管理。工作过于集中在学籍管理人员一身，造成准确度不能得到很好的保证。

（三）学籍档案材料信息量少

纸质学籍档案的整理不规范，传递不方便，管理较为混乱，档案材料记载和整理工作滞后或没有完整记录，不能真实地反映学生的综合素质。纸质档案记录的信息需人工核对，增加了工作量，且容易产生错误和遗漏。

三、以学籍学历管理系统为基础建立学生动态电子学籍档案

解决上述问题的办法是技工学校以国家人力资源与社会保障部电子注册所要求的内容为导向，以上级部门学籍学历管理系统为蓝本，结合学校自身情况开发校园信息平台，其中必须包含“学籍管理信息系统”子模块。该系统模块应满足以下几个条件：第一，必须达到和全国技工院校电子注册与统计信息管理系统、市学籍学历管理系统数据兼容，减少数据整理的工作量。第二，可以实现学生上网查询与修改功能，建立动态的学生电子学籍档案。第三，应具备班、系、校三级管理功能，实现数据共享，分散工作强度，达到分工明确、集散合理、强化数据精确度。

（一）电子学籍档案的功能

动态电子学籍档案是把学生的个人信息输入学籍管理信息系统，每人一条记录，每个输入的字段都可以作为检索查询的入口，通过查询能直接在网络上调阅学生的个人信息及在校表现情况，从而能核实、确认在校学生情况或毕业证书的真伪，便于统计各类学籍信息，保证学籍异动处理的及时性、准确性，提高学籍管理的工作效率。

动态电子学籍档案应具备以下功能：

1、查询在校基本信息、学生课程成绩及操行成绩，以便为学校领导和老师提供所需的各项统计数据。

2、毕业生毕业资格审查及毕业证书查询，以便于对学生毕业资格的审核及对学生毕业证书真假的检验。

3、对学籍异动及学生奖惩情况的查询。通过学籍管理系统数据的更新维护，保证对学生在校期间档案信息的准确、完整，并在学生毕业后将每个学生的电子学籍档案输出转交给档案室保管。

（二）电子学籍档案的内容

电子学籍档案应尽可能完整的反映学生在校期间的真实情况，记录学生的思想、学习、体质、纪律等方面的情况和变化过程。学生学籍档案内容有：新生入学登记表、学生学籍表、学生成绩册、在校学生花名册、学生异动情况（插班、休学、复学、退学等）、学生奖惩情况（奖学金、三好学生、优秀干部、先进班级、违纪处分等）。这些信息都应录入或导入到学生电子学籍档案，也是学籍管理信息系统的基本组成部分，是电子注册工作的依据。

三、建立、完善学生动态电子学籍档案

根据学籍档案的内容和所要实现的功能，以学籍学历管理系统的数据结构为基础设计学生动态学籍档案信息数据库的基本结构。学生基本信息库必须在新生入学之日起开始建立，它主要内容包括姓名、性别、身份证号码、电子相片、系、专业、班级、政治面貌、家庭地址、户口性质、家庭成员情况、主要学习经历、联系方式、在校期间奖惩情况、学籍异动情况等。可通过以下的四个步骤完成学生基本信息库的建立：

1、直接利用第二代身份证阅读器读取新生的电子信息，这样可以免去对学生个人信息的录入工作，大大减少学籍管理人员的工作量。此外，可以从招生部门调取新生的其他信息，进一步完善学生基本信息库。

2、入学后组织学生在校园网上的学籍管理信息系统平台上填写或修改本人的学籍表信息，并导入个人电子相片，确认无误后提交。这样使电子档案更加完整，完成入学初的学生电子档案建设。将电子学籍表输出打印建立纸质学籍册。

3、学生在校期间的学籍、成绩管理。运用学籍管理系统及时处理学籍异动，同时更新学籍异动学生的电子学籍档案，由班主任负责将学生平时的操行评定及各类奖惩情况填入学生的电子学籍档案。学籍管理系统与教务部门的学生成绩管理系统兼容，使学生在校期间的课程成绩与电子学籍档案相连接。

4、学生通过毕业资格审核后，经有关责任人确认无误，将学生的电子学籍档案导出、打印形成文本档案，与学生电子学籍档案数据刻录光盘一同交给学校的档案管理部门。

合格供应商档案的建立及管理程序 篇6

一目的可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率。

二内容

1档案基础知识

档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件。

2供应商档案建立的必要性

其必要性主要体现在对质量保证方面，能够更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣。3供应商档案的建立

3.1 采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等。

3.2 对供应商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一

般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码。

3.3 建立分门别类的供应商基本资料档案。

3.4 档案建立的具体要求：

(1)供应商基本情况：供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户

账号、税号、组织机构代码证、联系人、电话、传真和手机等。

(2)资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期、质量体系

证书/证书到期日期、QS认证/QS认证到期日期/、产品标识/行业检测报告及有效期、企业简介、配套主机情况、供应商基本情况调查表等。

(3)合同类：供应商质量保证承诺书、合同及合同编号等。

(4)产品类：物料编码/产品名称/含量规格/价格/企业行业标准/产品执行标准

等。

(5)流程类：样品小批鉴定表/供应商评价记录。

(6)一般文件：往来传真等。

4建立档案的注意事项：

4.1 具有详细的联系地址，EMAIL，网址。

4.2 合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不能简单称

呼。

4.3 供应商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫“ 农科”，正确合法的叫法

应该是“晋中市 农业科技开有限公司”。

4.4 详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼。

4.5 供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电话

和商用传真等。

4.6 联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重大

问题时联系用。

4.7 档案应含有供应商的经营范围，应该具体详细供应商的产品类型，档次，销

售渠道等。

4.8 档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等。

5供应商档案管理要求

5.1 对有经常业务往来或偶发次数较多的供应商，应及时将资料记录到相关的软

件或资料中，记录的要求按供应商详细资料表，为方便采购业务的操作，供应商的简称要求是供应商全称的简单称呼。

5.2 供应商合作各项要求都符合公司发展要求的，且通过审核的供应商，应备注

“资料已审核”字样。

5.3 对于已开发过的供应商和可潜在开发的供应商分别以文档的形式保存于电

脑，方便需要时用或进行开发以备用。

5.4 若供应商的联系方式，地址发生变更，采购员应该及时将相关资料更新保存。

5.5 对符合公司发要求的已审核供应商，应该及时录入合格供应商资料表。

5.6 对于终止合作的供应商资料根据实际情况判定是否可再次起用，并做相关的备注说明。

5.7 档案的机密性

(1)供应商档案资料严禁非采购部门人员未经采购部经理许可的情况下翻阅。

(2)存于电脑上的供应商资料文档应当设置相应安全码。

(3)采购人员应该做好相关资料的机密性，不能将供应商相关信息随意透露给其

他部门，更不可将相关信息透露给供应他供应商或是公司客户。

5.8 档案定存放及整理频率

(1)纸质类档案应按照规定的位置存放，电子类档案应当标题明确（如标明供应

商名称或供应原材料名称），以确保可快速检索到。

居民健康档案的建立与管理 篇7

一般来说, 居民健康档案是记录居民健康情况系统的文化, 包括了个人病患的记录、各年龄阶段的保健记录等等。好的健康档案是照顾病人的基础, 更是加深、扩大医生临床经验的工具, 受到广大医疗从业人员的认可。社区建立健康档案是开展社区服务基础工作的重要保障, 也是深入了解服务对象的主要方法, 同时还可取得第一手宝贵的社区科研资料。

二、居民健康档案的基本内容

健康档案是居民健康日记, 是个人健康资料所不可缺少的重要组成。社区卫生服务机构有别于医院的特征之一就是拥有完整的个人健康档案。而且, 健康档案可在一定程度上转变医生与患者的服务模式。一般而言, 民居健康档案包括了3个部分:个人、家庭、社区健康档案。仁寿县文林镇城东社区卫生服务中心建立居民健康档案包括了了以下信息内容:基本信息、病例病史、联系方法、体检情况等等。

(一) 个人健康档案内容。1.基本资料。包括居民的基本资料, 如年龄、职业等, 同时也对他们的健康行为有所记录, 例如是否存在吸烟、运动等习惯。同时还记录了临床方面的资料, 如是否有病史、过敏药物等等。2.健康问题的目录。档案的主要内容之一就是健康问题的目录。其记录的内容包括过去、现在及可能发生的影响, 可真实有效反映个休的检查结果。3.病情流程表。指的是居民的某个病情在一段时间内的检查、治疗情况的概括, 这是一个动态的、变化的指标性过程。4.问题的详细记录以及进展记录。此内容属于健康档案的灵魂, 是对患者每次的就诊情况进行详细描述与记录。包括治疗方法、服用的药服、过敏反应等。5.周期性的检查报告。主要是运用具体的表格形式, 针对不同的个体所设计出的专业性表格, 为预防疾病打下了良好的基础。6.住院记录和转院记录。记录了病人的住院情况以及转院的记录。主要目的在于运用各类资源, 为病人提供完善的医务和护理服务。

(二) 家庭健康档案的内容。家庭健康档案有别于个人健康档案。但也包括了个人的基本信息, 不过最重要的是还包括了家庭成员的内容, 包括是否有遗传病史、家人的饮食习惯、运动习惯、家人成员的健康情况等。

(三) 社区健康档案的内容。1.社区基本的资料。主要包括了社区的所处位置、卫生设备和条件等等。社区人口学特点, 例如社区总人数、出生率、生育观等等;社区文化、社会环境情况, 如社区居民教育水平、婚姻情况、家庭功能等等。2.社区卫生的服务情况。主要记录了社区卫生服务的门诊内容、门诊的接诊工作量、常见病处理方法等内容。3.社区的健康情况。主要是记录了所处的社区的一个健康问题分布, 包括疾病的严重度、人群的常见发病率、社区的残疾人数量、工作环境、居住条件、饮食环境等等。并且对威胁居民健康的问题进行进行分析、评估, 旨在最大限度预防疾病的发生。

三、居民健康档案的建立准则和方法

(一) 居民健康档案建立准则。健康档案的建立一直以来都是一项系统性的长期工作, 在档案构建的过程中, 应该遵守以下几点准则, 只有这样才能建立起完美的居民健康档案:

第一, 一步一步观察、分析, 慢慢建立起完善的居民健康档案。在建立居民档案的过程中, 有的问题是通过简单了解和短时间的观察即可得出结论。但仍有很多问题非常复杂, 需要长期的分析、研究、综合评定后才可作出全方位的判断。还有些隐私性强的工作只能在全科医生接触后才可真正了解。所以居民健康建立不要操之过急, 需要一步一步完善。

第二, 收集资料时一定要综合分析。在健康档案中, 其问题的记录是一项重点的内容。这些问题包括过去的、现在的, 以及未来可能影响到家庭、个人的健康问题。

第三, 动态性准则。当前的健康档案中, 所罗列的问题可能还无法完全包括影响到个人、家庭健康的所有资料。因此, 在运用的过程中, 一定要对一些无效的信息进行删除处理, 同时补充、更改有效信息, 不可因为工作量大而丢失了有效的信息记录。

第四, 准确性、客观性准则。健康档案资料一定要具有准确性和客观性, 要经得起时间的推敲, 具有反复使用的价值。

第五, 隐私性。居民健康档案或多或少包含了个人及家庭的隐私问题, 因此这些档案要做好保密的工作, 不要随意泄漏。同时一定要保障个人的仅利, 在使用的过程中还要做好严格的分级管理制度。

(二) 居民健康档案的建立方式。居民健康信息是一个动态彩信的过程。收集工作包括了一般的用户调查、日常医疗情况、保健及预防有机结合的方式来一起完成的仁寿县文林镇城东社区中心辖区5个居民委员会, 中心将50余人分成5个小组, 在居委会配合下各自负责一个社区开展入户调查。

第一, 每年集中1~2个月下社区上门建档, 采取2人一小组, 一人问询, 一人记录的方式;

第二, 与日常工作有机结合, 在居民到社区卫生服务机构来看病时就要适时的宣传有关健康档案的建立工作, 让居民可以最大限度配合工作的开展。

目前已建立居民健康档案51326份, 建档率99%, 筛查出高血压2152例, 糖尿病1132例, 65岁以上老年人4092, 孕产妇215人, 儿童3871人, 全部实行信息化网络监控管理。

四、健康档案的管理与利用

个别社区卫生服务机构将辛苦建立的健康档案如同保管文物一样“保管”着, 只是用于应付上级卫生行政部门的检查, 往往导致档案变成一堆无价值的“垃圾”或装饰品。没有让档案起到真正的作用, 无法让医生了解服务的对象, 更无法创造更高的价值, 实现开展社区卫生服务的目的, 更无法让档案具有的宝贵价值充分发挥。一般来说, 可采用以下方法进行:

第一, 相关的数据收集由卫生行政部门统一处理, 实现居民健康档案信息的共享, 为提升社区的服务质量打下良好的基础。

第二, 可参照住院病历的构建方式。可专门配备一个单独的档案室, 根据健康档案中的内容不同, 包括不同社区的居民, 把档案纸质材料分别摆放, 并安排专人负责特殊人群 (糖尿病、高血压、0~6岁儿童、65岁以上老年人、孕产妇) 的管理。同时还要注意的是, 居民健康档案的数据信息要由专人管理及录入, 也要配有专门进行维护, 做好相关的数据备份工作, 以此来保证数据信息的完整和安全。

第三, 根据有关的慢性病管理规范, 把慢性病管理和个人健康档案有机结合。所患有慢性病的患者标记好, 归入到慢性病管理的年度检查表和随机访问表中, 同时根据相关规范、要求, 完成相关表格的内容。

第四, 为了能让建立健康档案这一工作得以纵深推广, 城东卫生服务中心还在社区内定期开展社会公益的预防保健和健康教育宣传, 组织社区服务人员经常下社区义诊, 利用已掌握的信息, 电话通知特殊人群定期到中心听健康教育讲座 (每月15号高血压讲座, 19号糖尿病讲座) , 从而提高居民的自我保健意识。

五、存在的问题及改进措施

目前, 我社区居民建立城市居民健康档案建立率为95%, 档案管理比较规范, 利用率逐年增加, 为居民健康提供了可靠的凭证。但是, 居民健康档案建设工作仍有一些问题存在, 一是居民对健康档案的认识度不足, 甚至有的居民不愿意配合社区医生建立健康档案建档。二是相关部门之间协调配合不够, 甚至极少部门的部分领导还误认为, 建立健康档案是是卫生部门的事, 在配合协调上主动性还不够。三是医务人员业务能力有待进一步提升, 特别是建立居民健康档案的意识要加强。

加强居民档案管理应做到:1.加强对《档案法》, 等法规的学习, 学习居民健康档案管理相关规范;2.积极在卫生管理部门领导下, 认真接受档案行政管理部门的业务指导;3.把居民健康档案列入社区卫生部门的重要议事日程, 档案工作有足够经费, 有专职人员管理和提供档案;4.建立健全档案制度, 工作列入年度目标考核内容。

参考文献

[1]毛乾英.居民健康档案建立与管理存在的问题与措施[J].武警后勤学院学报:医学版, 2014 (5) 423-424.

[2]林湖兰.社区居民健康档案的建立与管理[J].求医问药:下半月刊, 2012 (4) 193-194.

教师业务档案的建立与管理初探 篇8

【关键词】教师业务档案建立管理

近几年来，随着中学教育改革的日益深入，学校在管理方面逐渐趋于科学化和规范化，教师业务档案的建立与管理作为高效管理工作的重要组成部分，也逐渐受到学校管理者的重视，教师业务档案是反映教师的学术水平、业务能力以及工作实绩的主要凭证，能够鲜明地反映教师的教学素质，体现学校的办学水平和教师队伍结构，做好教师业务档案的建立和管理工作，能够有效地防止学校档案资料的流逝，实现现代教育办学的科学化和规范化，深入教育体制改革。

一、教师业务档案有效建立与管理的重要意义

1、为评估教师的各项工作起到了参考性的作用

传统的学校教学模式中缺乏完善的教学管理体系，造成了教师的教学质量模糊不清的现象，人们常说“教师工作是一种良心工作”，其实际的意思就是教师在工作当中缺乏一个正确的评价标准，教师干多干少、能力高低没有做好有效地区分，这种制度的缺失使得教师缺乏上进的积极性，使教师的进取精神受到严重的挫伤，学校在对教师进行评价时往往只靠学生的印象和反映来评判，缺乏一个科学的评判标准，建立教师业务档案管理制度之后，就能使得学校对教师的评价有章可循，为学校评估教师的工作状况起到了很好的参考作用。

2、有利于形成良好的教师激励机制和竞争机制

对教师的业务档案进行及时地收录和管理，是形成教师激励机制和竞争机制的重要环节，因为教师的业务档案主要记载了教师在一定时期内的工作业绩、综合评估情况以及量化考核情况，通过对教师业务档案的评估审查，就能够对教师的业务水平高低、工作情况好坏、贡献大小作出～个功过分明的分析判断，使得教师的工作情况有据可查，也促进了教师激励机制的形成，能够极大地调动教师工作的积极性，激励教师在教学工作中不断地奋发上进，坚持学习新的业务技能，树立与时俱进的精神，不断进取，增强教师的整体教学能力和教学素质，推动我国师资队伍的建设。

3、为学校选拔人才干部提供了有力的依据

我国的传统教育体制中明显存在着人事档案不足的现象，使得学校在进行优秀人才选拔的时候缺乏有力的依据和信息支持，建立健全教师业务档案管理工作，健全了我国教育体系中人事档案的结构，为学校选拔干部和优秀教师提供了重要的信息依据，有利于学校合理调整师资结构，有效地提高了我国教师队伍的整体素质，促进我国的教育管理体制逐渐趋于规范化和科学化。

二、建立教师业务档案有效体制的措施

1、积极进行原始资料的搜集

对教师专业技术职务的评审工作是教师业务档案建立的基础，在对教师进行职务评审的过程中主要要用到教师的组织评审资料和教师本人的申报资料，这也是进行教师评审所需要的基本资料，这些基本资料能够较为全面地评定教师在某一阶段的教学技术水平，为教师评估提供有效的依据，另外，教师每年度的教学工作考核表也能及时地反映教师的教学动态情况，教师的学历证明也是评定教师技能的重要依据，教师在教育工作过程中所获得的各类荣誉证书以及学术成果也是评定教师业务水平的重要依据，在对教师进行评估时要求教师必须一并上交。

2、对教师资料进行整理和归档

在对教师进行技能及水平评估时，要随时收集教师的有关资料，管理部门应当对教师的各类资料进行及时地验收核实，并且要遵循一定的规范，做到不残缺、不错失，管理部门要对教师的业务档案做到定期的整理归档，以便更好地为教育教学评估工作服务。

3、加强对教师业务档案的利用和管理

教师业务档案具有一定的特殊性，既存在着一定的透明度，又要具有一定的保密性，教师业务档案的这种性质决定了其档案管理工作存在着一定的管理难度，在对教师业务档案进行管理的过程中，管理人员一定要灵活进行智能的操作，既要遵循一定的保密要求，又不能太过死板，保证教师档案管理工作的有效进行，保证档案的准确性和完整性。

结语：教师档案管理工作日趋完善是新时期教育发展的必然趋势，对教师业务档案进行有效地建立和管理，能够促进教师评价系统的完善和科学，对教师的教学工作起到很好的激励作用，教师在评价系统的激励之下，能够不断强化自己的各项技能，完善自己的业务素质和专业教学素质，提高教师的教学质量。伴随着新时期教师评价制度的日趋完善，教师业务档案的管理工作也必须引起学校相关领导的足够重视，对教师师德的评价、公开课的评价、教师与学生的谈话记录以及教育教学反思做好及时地记录和审核，加强对教师教学工作的激励，促进我国教师专业化的发展。

参考文献：

[1]李焰，加强教师业务档案管理，完善学校档案管理体系[J].龙岩师专学报，2002，(04).

[2]赵勇，浅谈中等学校教师业务档案的管理[J]，延安教育学院学报，2001，(03).

建立档案管理制度 篇9

一.目标

建立酒店宾客历史档案的管理系统, 其目标是: 酒店对客服务部门，在宾客抵店或住店期间，能够充分利用宾客历史档案的相关信息，及时有效地增加宾客满足感的同时，为他（她）们提供全方位、持续性与细致的个性化服务，并努力超越宾客的愿望。二.建立客史档案的对象: 政务接待贵宾、商务协议客户、有潜力的散客与回头客。三.宾客档案信息的收集、更改、存档与使用的部门: 酒店各部门

四.《酒店宾客历史档案的管理规定》

1.酒店的客史档案是酒店的主要信息资料,各部门应严格遵守保密制度,任何员工不允许向无关人员或外界泄露客史档案中的有关内容。

2.各营业部门应指定专人负责客史档案的收集、更新、存档的管理工作。

3.客史档案必须在客人住店期间或离店后, 相关部门需及时在酒店电脑管理系统内完成对该客史的更新与存档工作，以确保该客史的准确性与完整性。

4.客史信息的提取与查询, 必须经所在部门副经理以上级管理人员同意下, 方可予以进行。5.各有关部门必须严格按照《宾客历史档案管理的运作程序》，进行宾客历史档案的建立、更新、删除、存档、使用等运作。

宾客历史档案管理的运作程序：

一、建立新的宾客历史档案

1.按要求或在宾客离店后, 前厅接待处把入住登记表、酒店电脑西软系统内有关该客人的全部信息资料输入或建立新的宾客历史档案系统内, 内容如下: 身份信息：宾客姓名、性别、籍贯、职务（职业）、公司名称及地址、护照/身份证号码、有效期及国籍、出生地点及日期

附加信息：市场来源、客户类型、联系方式

住店信息:：抵离日期、房间类型、房间号码、房间价格、预订来源、消费总额、付帐方式、对酒店各营业场所的喜欢与不喜欢、意见与投诉

特殊要求：兴趣爱好、特定房号及排放要求、餐饮喜好

2.预订处在建立起新的客史档案后, 需在西软系统正确输入客人姓名等主要信息并存盘。3.酒店各营业部位在电脑历史帐户中可按照该客人姓名、或入住日期及单位名称等，进入该客人的客史档案查询或更新有关内容。

4.酒店各营业岗点输入并储存宾客信息后, 西软系统将自动生成客史档案编号，当该宾客再次预订或入住时，系统将自动显示宾客信息，操作员需选择相应的档案资料为其办理预订或入住。

二、宾客历史档案的使用

客史档案信息的使用对每一个营业部门的服务水准至关重要，各部门应在当天打印出次日抵店的客人报告，对那些有客史档案记录的宾客需跟进以下内容的有关细节： 客人抵店的前一天 营销部预订处：

1.按照次日抵店的报告，查找出有相关客史档案的客人。2.按客史要求注明宾客所需的房间类型或特定房号。3.根据客人抵店的时间，指定有关销售人员在客人抵店时，迎接客人并适时进行销售拜访和意见的征询工作。

4.提供宾客客房喜好用品等信息至有关部门。

5.通知大堂副理安排相关客人的生日、结婚纪念日的所需贺卡及礼品。6.在电脑中准确输入房价并按客人的特殊要求输入服务需求信息。

7.仔细检查客史档案中，客人在上次住店期间是否曾有过不愉快的意见、投诉、事故等，需及时提醒有关部位注意跟进服务。营销部（前厅接待处/礼宾部）：

1.核查客人此次入住的房间类型、房价及预订来源。

2.按照预订单的有关要求，核查并预分相应的房间类型及房号。

3.根据该客人的客史记录完成预先分房工作，以方便为客人提供快速入住登记服务。4.检查该客人在酒店是否有行李寄存的记录，以便在客人入住时及时提醒客人。客房部：

1.在客人抵店前，根据客人的喜好，摆放相应的生活或卫浴用品。

2.在客人抵店前，根据客人的习惯及特殊要求，放置其它物品（例如：额外的毛毯、毛巾、枕头、硬板床或多功能插座等）。

3.查询客人是否有遗留物品记录，并在客人入住时及时通知客人认领。4.留意客人洗衣的特殊要求与收取客衣的时间。

5.留意客人要求清洁房间与夜床服务的时间及特殊要求。餐饮部：

1.根据客人的习惯与口味，安排适当的菜式、酒水、用餐环境。2.根据客人的喜好，可提前指定安排相应的厨师、餐厅服务人员做好届时为客人服务的准备工作。

3.宴会销售人员或餐厅经理在客人抵店前，应查阅该客人在客史档案中有关餐饮的全部记录，及时对餐饮部的有关部位进行安排与落实，以做好餐饮服务的跟进与意见征询工作。

三、宾客历史档案库的更新与维护 宾客历史档案的存档系统更新与维护，是每一个对客服务部门应有的责任，我们必须充分认识到以下重要性：

1.随时掌握客人的通讯与联络地址，以利于我们适时向客人推荐并销售我们的产品，增加酒店的营业收入。

2.随时清楚的了解客人的习惯、喜好与其它相关信息，有利于我们在增加客人满意感的同时，能提供超越他（她）们愿望的服务。获取/更新客史档案信息的渠道：

酒店的每一位员工都有责任在适当的时间、采取适当的方式收集客人的相关信息资料，并及时反馈给本部门的客史档案库的管理人员，以及时更新该客人的历史档案资料。1.营销部销售人员、餐饮部宴会销售人员、大堂副理及各部门的一线人员应适时与客人沟通并征询客人的意见。

2.收集客人的名片、填写意见表、开展问卷调查。

3.大堂副理日志、电话记录、营销部与餐饮部的销售拜访记录及酒店各部门交接班日志。各部门客史信息的沟通方式 ：

1.各部门管理人员负责将所收集到的信息及时反馈到本部门的客史档案管理员处，以完成对本部门客史信息的更新与存档工作。

2.各部门若需查询客人在酒店其它部门的信息资料，则需在本部门的管理人员授权后，方可在本部门的电脑终端上查询有关资料。

备注：

各营业岗点在输入或查询档案时，须确保宾客姓名、公司（单位）名称的信息的规范性和准确性；

酒店各部门在每个月底需完成对本部门的宾客历史档案清理与核查工作； 客史档案库的信息收集、更新与存档需参照以下内容： 营销部（预订处）：

— 房间的预订与确认方式（传真/电话/电子邮件/商业信函）— 预订来源

— 房间的种类 / 价格 — 客人的职务 / 公司名称 — 公司地址 营销部（前厅）：

— 客人的姓名 / 性别 / 国籍 / 籍贯 — 客人的职位

— 公司名称 / 地址 — 护照 / 身份证号码

— 联系电话 / 传真 / 电子邮件 — 出生日期 / 结婚纪念日

— 房间的预订与确认方式（传真/电话/电子邮件/商业信函）— 喜欢的房间类型 / 房号 — 房间价格 / 预订来源

— 喜欢的欢迎礼品（鲜花 / 水果 / 酒水等）— 付帐方式 / 消费总额 — 抵离日期 / 房间号码 — 客人的意见与投诉 — 行李寄存记录

— 客人所喜欢的店外服务项目 餐饮部：

— 客人喜欢的餐厅 / 菜式 / 酒水 / 饮料。— 用餐的氛围 / 个人习惯 — 用餐的价位 / 折扣

— 客人钟意的厨师 / 餐厅服务员 — 特殊要求的餐台摆放 / 餐具 客房部：

— 客人喜欢的客房用品 / 卫浴用品

— 要求清洁房间和夜床服务的时间与次数 — 客人喜欢房间清洁的方式和物品摆放的位置 — 客衣洗涤的特殊要求及有关注意事项 — 客人喜欢收取 / 送回客衣的时间

— 客人喜欢送回洗衣的方式（折叠、挂架等）

— 其它特殊要求（额外的枕头、毛巾、毛毯、变压器和多功能插座等）备注： 酒店各部门的宾客历史档案的管理人员，必须及时、准确的完成上述信息资料的更新、存档工作。

四、宾客历史档案的删除

为了确保酒店宾客历史档案的价值性，需定期对酒店宾客历史档案库信息资料进行清理和删除工作，该项工作由前厅接待处在酒店其它部门的配合下负责完成。具体工作任务如下： 1.由申请部门填写需删除客史档案的《客史档案删除记录》，并注明有关内容，报所在部门经理审批。

2.将《客史档案删除记录》和该客人的全部客史档案资料交至前厅经理查阅。

3.经营销部经理（或前厅经理）批准后，预订处在系统历史宾客列表中输入该宾客的姓名，找到相应档案信息后直接删除。

4.营销部经理（或前厅经理）向酒店分管副总经理汇报对客史档案删除的原因及有关内容。

五、宾客历史档案的使用权限 1.客史档案的查询

— 酒店行政管理层人员、部门经理 — 大堂副理

2.客史档案的更改 — 预订处领班