提高高校系部办公室行政秘书工作效率之我见

提高高校系部办公室行政秘书工作效率之我见（共2篇）

提高高校系部办公室行政秘书工作效率之我见 篇1

高校系部办公室行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是为院系行政秘书，不仅要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好院系行政管理层的各项决策指令，沟通上下，协调左右，联络内外，处理日常行政事务。本文围绕如何做好高校行政秘书工作这个问题，对高校行政秘书的工作职责、工作特点及应具备的业务素质进行探讨。

一、高校系部办公室行政秘书的工作职责

1.文书工作

系对内、对外文稿的草拟，如（学期）工作计划、工作总结、通知、文件、申请报告等；院级有关通知的下达；会议记录与会议纪要的整理；公文传送和信息资料的保存；管理类材料的归档，教职工工档案资料的登记、审核和保管，等等。

2.科研工作

协助院科技部门及系领导及时下达有关通知，组织做好相关科研项目的申报、汇总、考核等工作。

3.人事工作

协助院人事部门及系领导做好教职工的聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定等工作。

4.信息工作

在平时工作中注重各类信息的搜集和整理，及时做好信息宣传报道工作。

5.日常行政工作

负责日常行政事务的处理，印章的使用与管理，办公用品的采购、保管，固定资产的管理，办公设备的维护，会务的筹备和安排，对外接待，工会等工作。处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示汇报。

二、高校系部行政秘书的工作特点

1.辅助性

高校系部行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是系部行政秘书，不仅要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好系部行政管理层的各项决策指令，帮助领导完成其交代的任务和工作，沟通上下，协调左右，联络内外，处理日常行政事务。辅助性是秘书工作的基本性质。

2.服务性

行政秘书是根据高校行政工作的需要而确定的，为院系行政管理层服务，为师生员工服务，为高校发展服务。秘书工作纷繁复杂，但通过上面基本职责的理解，我们可以清楚地看到秘书的角色行为是建立在为领导服务、为基层服务之上，因此服务性成了秘书活动的主旋律。

3.多面性

秘书工作千头万绪，涉及面广，范围和内容极其丰富。就其工作内容而言，文书处理、文稿起草、公务接待、收集信息、会务组织、人事、后勤等都属秘书的职责范围。

4.时效性

系部办公室的工作繁杂而且有很强的时效性，行政秘书的工作平凡、枯燥、重复性强，除了忙不完的日常事务外，还要完成领导和教师临时交办的各项工作，遇上紧急情况，牺牲休息时间加班加点工作更是家常便饭。行政秘书要提高效率，讲究时效。

三、高校院系行政秘书应具备的业务素质

1.政治素质

（1）加强学习，提高自身政治修养。

要树立坚定正确的政治方向，不断提高政策水平，学习、贯彻党的各项方针、政策，加强党性修养；要了解和掌握学校的各种政策，深刻理解院领导的决策意图和学校的重要工作部署，把工作做到实处。

（2）严于律己，具有务实的工作作风。

行政秘书要具有较高的遵守纪律的自觉性。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，因此必须高度自觉地严格要求和约束自己；要具有良好的精神风貌和思想境界，热爱工作，努力钻研业务，工作务实，作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。

2.能力素质

（1）爱岗敬业，乐于奉献。

要有爱岗敬业、乐于奉献的职业操守，不断增强服务意识。热爱教育事业，热爱本职工作，要对自己的职业充满兴趣。一方面，无论是否在职责范围内，均能热情服务，要坚持有访必接、有疑必答、有难必帮的服务原则。对职责范围内的各种事项，要积极主动地接待师生，根据工作实际，尽量缩短办理时间，提高工作效率；对于来访、来电、来信的过程中遇到不在自身职责范围内的事宜，要按照首问责任制的要求将事项导办到相关承办人手中，遇到承办人不在岗的情况，则应代为接收，负责转办。另一方面，在服务的过程中要坚持谦虚谨慎、平等待人的原则。在工作中要做到对上尊重支持，对下热情耐心；认真听取各方意见，虚心接受表扬，诚心接受批评，做到有则改之，无则加勉。此外，还要有奉献精神，高校系部办公室工作的特殊性，要求办公室人员必须具有以奉献为核心、以敬业为特征的忠于职守的职业操守。必须增强服务意识，心里始终装着服务，一切围绕服务开展工作，不怕吃苦，不怕吃亏，爱岗敬业，具有全心全意为教职工和学生服务的热情和奉献精神。

（2）加强自己的业务素质，提高文化素质。

除了相应岗位所必备的专业知识外，还应努力掌握现代管理学、教育学、心理学、办公室软件应用等知识、技能。文化素质的提高将带动工作中业务能力、办事能力、写作能力的提高。行政秘书必须熟知各种行政文书、专用文书，掌握必要的行政词汇和交际辞令，具有一般的书面表达能力和写作技巧，具备一定的理论修养、政策水平、业务知识、科学的思维方法，以及理解领导意图和获取信息的能力；还要增强业务能力，提高业务素质，提供优质政务服务。

（3）自省能力。

常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，这就要勤学善思，不断反思自己的言行，使智能和才干在不断地总结中增长起来。

3.心理素质

（1）调节心理活动，保持心理平衡。

高校行政秘书作为内管家，要看着全局，想着工作，热爱集体，关心群众，时时处处不忘自己的职责。我们既要接触领导、同事、教师、学生和社会中各类人士，处理好各种关系，又要解决日常工作中柴米油盐酱醋茶之类的各种琐事，心理活动容易受外界影响，产生波动。因此，行政秘书必须善于调节和控制心理活动，保持心理平衡，这样才能做好秘书工作。

（2）遇事冷静沉着，有耐心。

办公室工作千头万绪，从文件起草和会议通知等日常工作到与教务、学生政治辅导员的配合，到与系领导和与院办、党办、人事处、科技处、后勤处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通，几乎包罗万象。工作范围几乎涉及院系各项工作的各个方面，在处理工作事项、完成工作任务同时也意味着要与不同的教师和学生接触，这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪，统筹安排，培养自己的细心和耐心，有条不紊地安排工作。注意轻重缓急，不能眉毛胡子一把抓，也不能东一榔头西一棒，更不能捡了芝麻，丢了西瓜。要坚定勇敢，不惧挑战，经受得住挫折。

（3）保持良好的工作心态。

虽然行政秘书的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好行政秘书工作，就必须发挥自己的主动性。院系行政秘书要立足于学院发展的实际，保持良好的工作心态，发扬吃苦耐劳的精神，积极应对各项工作的挑战；要乐观地看待工作，善于在被动中寻求主动，变被动为主动。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到积极应对，忙而不乱，同时还要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，急工作之所需。强化主动服务意识，充分发挥主观能动性，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。要积极发挥枢纽作用，增强工作的能动性。

民办高校教学秘书工作之我见 篇2

民办高校教学秘书工作之我见

作者：韩 佳

来源：《现代交际》2010年第05期

[摘要]教学秘书是民办高校教学管理队伍的主力军之一,他负责的是最基层、最具体的工作,其工作的质量会直接影响学校的教学质量和教学水平。

[关键词]教学秘书 民办 工作 意见

[中图分类号]G648.7[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2010)05-0202-01

教学工作是高校的一项核心工作,尤其是民办高校,其完成的好坏将影响学校的其他一切工作。而完成此项工作的关键在于是否有高效、精干的教学管理队伍。教学秘书是这支队伍的主力军之一,其在教学管理过程中发挥着越来越重要的作用。教学秘书是高校教学管理环节中最基层的管理者,他负责的是最基层、最具体的部分,因此其工作的质量会直接影响到教学质量和教学管理水平。教学秘书的工作性质是辅助性和服务性,涉及到多个层面、多个部门的工作,起到的是纽带作用,连接着领导和教师、所属部门和其他管理部门。他一方面要做好领导的好助手,处理好大量的日常教学事务工作,又要处理好与教师、其他教学管理部门的关系。怎样有条不紊、高质量地做好本职工作,这是一个需要认真思考的问题。

一、到位的服务意识

首先要明确教学秘书的岗位职责,教学秘书从事的是最基层的管理工作,他是决策者的助手、参谋和执行者,这就决定了教学秘书的工作是为教学服务的。其工作的内容是配合领导安排好各项教学工作,目的是为教师和学生提供帮助,使他们能够顺利完成各个教学环节。到位的服务意识是以承认教学中教师的主导作用和学生的主体作用为基础的,是一名教学秘书不可忽视的基本素质。要从教师和学生的角度去想问题,以教学为中心去工作,为教师和学生提供优质的服务,在教师中树立威信,得到领导的支持和认可,为自己的工作打开一个良好的局面。通过到位的服务,使工作形成良性循环,提高自信心,以便更好地服务。

二、科学的工作方法

科学的工作方法是顺利完成所有工作的重要条件。科学的工作方法能使教学秘书的工作事半功倍。教学秘书工作繁杂,事无巨细,很容易忙中出错,尤其在开学和期末的时候。在工作中要做到有条不紊、忙而不乱并不是容易的事情,因为在日常工作中要面对很多突发事件。这就要求其要有科学的工作方法,即对工作高标准,严要求,一丝不苟,精益求精;对工作分清主次,重点处理,确保工作不出差错;调动其他教师和学生的积极性,把日常工作交给他们去做,这样既节省了时间,又减轻了本身的压力。

三、良好的人际关系

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教学秘书在教学活动中处于枢纽位置,需要能贯穿上下、沟通左右、联系内外,这就决定了教学秘书在工作中要有良好的人际关系。教学秘书需要善于经营一个和谐的工作环境。比如工作上要主动热情,化解矛盾,多办实事,有让大家接受的组织能力和较强的亲和力。不应该只考虑领导而忽略教师,也不应该图方便对事情推诿。如果这样的话,既使工作能力再强,花的精力再多,也得不到大家的认可,也搞不好工作,而会怨声载道。可见,良好的人际关系和融洽、信赖的工作氛围,可以使工作在其中的人感觉良好,工作开展起来就会少走弯路、少花冤枉时间。

四、高度的责任意识

教学秘书的工作是一项看似简单实际上非常繁琐、复杂的工作,需要其一丝不苟地对待工作过程中的每一个环节,这是需要付出一定心血,需要有高度的责任意识才能完成好的。如果没有高度的责任感和任劳任怨的精神是很难全身心地投入并做好工作的。教学秘书每天要处理纷繁复杂的工作,任务量大,头绪繁多,必须要做到严谨、负责、用心,这样才能提高教学质量,保障教学秩序稳定。

五、高效的效率意识

一个胜任的教学秘书是能够在短时间内高质量地完成工作的,这要求其对业务熟悉是一方面,另一方面的重要因素是效率高,即有一个高效的效率意识。高效是对工作心中有数,不拖沓,做起事来游刃有余。比如现在网络时代,可以通过网络发消息,不用一个个打电话,以节省时间,其实这样的方式更快捷、时效。

六、大胆的创新意识

教学秘书工作的最大特点是重复性,即几乎每天都在重复一样的工作。重复并不代表他的工作是一成不变的,不能开展创造性工作的。只要教学秘书能做到突破条条框框,不怕出错承担责任,克服墨守成规的畏难心理,主动从工作方法上寻求创新,就能凸显出新的活力,更好地为领导和教师服务。

总之,只有在工作中树立了到位的服务意识,掌握了科学的工作方法,拥有良好的人际关系,具备高度的责任意识、效率意识、创新意识,才能更好地做好本职工作。

【参考文献】