商务信函回复

2024-07-18

商务信函回复（精选8篇）

商务信函回复篇1

Sample reply to an RFI

Dear Mr.Charles Aznavour,Thank you for your inquiry dated 16 July.We are pleased to hear that you are interested in our products.We have sent you a copy of our latest catalog by DHL ,together with samples of some of the materials we regularly use in manufacturing of our products.I regret to say that we cannot send you the full range of samples.You can be assured ,however ,that our products are of the quality you expect.Mrs.Angela Wang,our Sales Manager ,will be in France next month and would be pleased to visit you.She will have with her a wide range of our products.When you see them ,we think that you will agree that only the best quality materials are used ,and that the high standard of workmanship will appeal to the most discriminating buyer.We also manufacture a wide range of widgets in which you may be interested.You can find a full illustration of them in our online catalog at

We look forward to receiving an order from you.Your sincerely ,Chen Guo Yu ,General Manager

Dynamic Exports Shanghai Electronic Co.,Ltd

信息查询回复样本：

尊敬的Charles Aznavour 先生：

您7月16日的查询现已收到。得知贵公司对我们的产品有兴趣，深感荣幸。

我们已通过DHL给您邮寄了我公司最新的产品目录以及一些常用原料的样品。很抱歉未能寄上全套样品，但保证我公司的产品质量确实如您所期。

我公司业务部经理Angela Wang 女士将于下月到法国出差，希望到时能与您面谈并奉上全套产品样品。相信看了这些样品之后，您也会同意我们的产品用料考究、质量上乘、工艺精良，能吸引最挑剔的买家。

除了您查询的产品以外，本公司还生产品种繁多的小机具。贵公司若感兴趣，可浏览我公司网页：/deselec.co

期待您的订单。

顺祝商祺，陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司

TEXT TWO

Sample reply to an RFI

Dear Mr.Errol Garner,Thank you for your enquiry dated 2 October.In response ,we would like to make the following offer,subject to our final confirmation:

Product :Steel screws

Specifications :As per the attached list

Packing :Loose in boxes of 5kg net

Quantity:100 boxes

Price : As per the attached list

Shipment: January/February

Payment :Confirmed，irrevocable letter of credit payable by draft on sight to be opened 30 days

before the time of shipment.Under separate cover ,we have sent you samples of various sizes, our catalog and price list.If you find our offer acceptable, please e-mail or fax us for confirmation.Your sincerely ,Chen Guo Yu ,General Manager

Dynamic Exports Shanghai Electronic Co.,Ltd

尊敬的Charles Aznavour 先生：

贵公司10月2日查询函已收悉。以下报价需在本公司确认后，方为有效。

产品名称：钢质螺丝钉

规格：详见附件

包装：散装，每盒净重5千克

数量：100盒

价格：详见附件

交货期：1月份/2月份

付款方式：不可撤销保兑信用证，应于装运日期前30天开具，见票即付

我们已分别寄出各种型号的产品样品，产品目录和价目表。

如贵公司接受上述报价，请尽早通过邮件或传真落实订单为盼。

顺祝商祺，陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司

TEXT THREE

Dear Mr.Daniel,It is a pleasure to know of your continued interest in our product.The samples you have requested are now available.Samples are free of charge, butaccording to our company’s policy,the customer must pay the shipping cost.Samples will be sent immediately as soon as the standard US$70 shipping payment is transferred to our account No.009-334833299-2432 at HongKong &Shanghai Banking Corporation(HSBC)or when you provide us with your DHL,UPS or FedEx account number.Sorry for the inconvenience,I hope this little formality will not stand in the way of our future relationship.We hope you can understand our position and look forward to our futurecooperation.With best regards,Chen Guo Yu ,General Manager

Dynamic Exports Shanghai Electronic Co.,Ltd

尊敬的Daniel先生：

非常高兴您对我们的产品依旧感兴趣，我们现已可以提供您要求的样品，样品是免费，但是根据公司规定，客户必须支付运输费用。

只要贵公司将US$70标准运费转至我公司在汇丰银行的账户009-334833299-2432，或提供您的DHL,UPS或FedEx 账户，我们会立即发送样品。

由此造成的不便，在此表示歉意。我希望这项小小的规定不会妨碍我们未来的关系。希望您能理解我们的立场，期待我们未来的合作。

顺祝商祺，陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司

TEXT FOUR

Dear Mr.Field,Thank you for your order of 500 b/w TV sets by your letter dated 17 July.We have considered your proposal to pay by a 30-day letter of credit.We do not usually accept time credit;however ,in view of our long and mutually beneficial relationship ,we are willing to make an exception this time.I must stress that this departure from our usual practice relates to this transaction only.This one-time accommodation does not set a precedent for future transactions.I am enclosing our sales contract No.834 covering the order.I would be grateful if you would follow the usual procedure.Your sincerely ,Chen Guo Yu ,General Manager

Dynamic Exports Shanghai Electronic Co.,Ltd

尊敬的Field 先生：

7月17日来函收悉。承蒙贵公司订购500台黑白电视机，不胜感谢。

就贵公司提出的以30天远期信用证付款的建议，本公司向来无此先例。但鉴于双方长期的互惠合作关系，此次破例接受该建议。

然而，我必须说明的是，此付款条件仅适用于此项交易，而不能作为今后交易的先例。随函附上此次订单的销售合同（第834号），烦请按通常的程序处理。

顺祝商祺，陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司

TEXT FIVE

Agreeing to modify payment terms

Dear Ms.Andrews,We thank you for your letter dated 6 June and are pleased to acknowledge your order No.463 of the same date for ceramic tiles.The modified terms of payment you propose are quite acceptable.All the items in your order can be supplied from stock and will be packed and shipped immediately upon the remittance by telegraphic transfer being received.The following documents will be air mailed to you immediately after shipment is made:

1.Bill of Lading in duplicate

2.Invoice ,FOB Shanghai, in triplicate

3.Guarantee of quality

We will ,of course ,notify you by e-mail as soon as your order is shipped.You can rely on us to give prompt attention to this and any future orders you may place with us.Your sincerely ,Chen Guo Yu ,General Manager

Dynamic Exports Shanghai Electronic Co.,Ltd

同意修改付款条件

尊敬的Andrews 女士：

6月6日来函收悉。您第463号瓷砖订单也已收到，承蒙惠顾，不胜感激。

有关贵公司提出的修改付款条件的建议，我公司乐意接受。

上述订单所列各项货品均尚有存货，一旦收到电汇付款项，便可包装送运。

货物装运妥当后，下列文件将立即以航空快件的方式寄往贵公司：

1.，提单，一式两份

2，发票，上海离岸价，一式三份；

3，品质保证书。

货物装运之后，我公司会即时邮件通知贵公司。

我们将对您此次及以后的任何订单予以即时关注，敬请放心。

顺祝商祺，陈国玉，总经理

达尼米克出口上海电子有限公司

TEXT SIX

Requesting the establishment of L/C

Dear Sirs,This is in regards to your order for 5,000 widgets and our sales confirmation No.341.We would like to remind you that the delivery date is approaching and we have not yet received the covering letter of credit.We would be grateful if you would expedite the establishment of the L/C so that we can ship the

order on time.In order to avoid any further delay ,please make sure that the L/C instructions are in precise accordance with the terms of the contract.We look forward to receiving your response at an early date.Your sincerely ,Chen Guo Yu ,General Manager

Dynamic Exports Shanghai Electronic Co.,Ltd

尊敬的先生：

贵公司5，000件小机具之订单我公司已收悉并向贵公司发出了确认函（第341号）。现提醒贵公司，交货日期将至，而相关信用证未送达我公司。

敬请贵公司尽快开立信用证，以便我方能按时发运货品。为避免更多的延误，务请开立与合约条件相符的信用证。

盼望您尽早回复。

顺祝商祺，陈国玉，总经理

商务信函回复篇2

关键词：商务信函,词汇结构,语篇结构,文体分析

1 引言

商务信函是一种特殊实用文体, 公司、企业、大商号的正式信函和政府公文往往有许多类似之处。由于是公司代表出面, 因此尽量避免个人的口吻, 措辞力求严谨, 也使用许多套话和固定的程式 (王佐良、顶王道, 1987) 。

按Martin Joos (1962) 的英语文体五级分类法 (The Five Clocks) , 商务信函应介于庄严体 (frozen style) 与商议体 (consultative style) 之间, 属于正式文体 (formal style) (田兴斌, 2006) 。

然而, 商务信函作为国际贸易一种重要交流工具, 其交流方式具有双重性:首先, 收件人从信件的实际内容和写作者的表达方式中领会全信的意思。其次, 收件人还可以从字里行间的隐含信息对语句本身的意思进行加强或者削弱。从本质上来说, 商务信函的本质目的在于说服对方按照写作者的意图, 去采取某个举措或者接受某个想法 (曹菱, 2000) 。

商务信函贯穿整个商业活动始终, 在不同的阶段其语用功能不一样:第一阶段——业务开展阶段 (establish business relations) ——信息咨询及反馈, 如询盘及答复 (inquiries and replies) 、报盘及还盘 (offers and counteroffers) 。第二阶段——业务洽谈阶段 (negotiation) ——对有争议的问题进行磋商——签订合同 (contract) , 如价格 (price) 、付款方式 (payments) 、包装 (packing) 、保险 (insurance) 、装运 (shipping) 等, 然后签订合同。第三阶段——投诉和索赔 (complaints and claims) ——向违反合同方提出损失赔偿要求。本文将对商务信函中的一种 (业务开展establish business relations) 进行分析探讨, 从词汇、句法篇章基调等角度探析文体特征, 从而了解商务信函的总体行文风格。

2 商务信函文体分析

2.1 实例

The grand resources corp.Ltd.

16 Liangma road, chaoyang distract

Beijing 100016, china Tel:010-6464xxxx

Fax:010-6464xxxx October 5, 2005

Dear sirs,

Through the courtesy of our commercial counselor’s office in London, we come to know the name and address of you firm.We notice that you are interesting in doing business with china.

Our company specializes in exporting metal and mineral products to various foreign countries.We wish to enter into business relation with your company by the commencement of some practical transactions.

To give you a general idea of the various kinds of our product available now for export, we are enclosing here a catalogue and a price list for you reference.

Should you find interesting in our items, kindly let us know.We should pleased to give you our lowest quotations upon receipt of you detailed requirement.

We look forward to receiving from you specific enquires.

Yours faithfully,

...

Signature

以上是引自于2007年出版的滕美荣的《现代商务英语写作》。这封信是关于建立商务关系 (establish relationship) 的信函, 是国际商务活动中的第一步, 也是非常重要的一步。本文以此为实例分析英语商务信函的文体特征。

2.2 词汇结构

2.2.1 词汇特征

以下列表是就上面信函实例用词的主要此类统计, 主要是对信函正文部分的实词进行分析。

从上表可以看出, 英文商务信函会使用大量的动词和名词, 这与商务活动的动态进程是相关的。例子大量使用的动词有come to know、notice、specialize、enter、give、find、let、know、look、receive等等, 这类动态动词使得整个文章都具有动态性, 表达了作者在贸易业务活动中积极主动的态度, 体现了商务活动的高效性。其次, 实例中的代词用的基本都是we、you, 它们体现着写信人所代表的公司企业, 但是同时这类代词的使用使得整篇信函的语调十分友善亲切, 从而拉近了贸易双方的心理距离。

2.2.2 惯用大词

商务信函作为国际贸易的实用文体, 属于正式文体, 也代表了公司企业的形象。所以商务信函措辞力求严谨, 避免使用带有个人主观色彩的词语。在用词上惯用“大词”, 例如, 不说I am told而说I am informed, 不说was assured而说received assuranced等等。再看文章中的: (1) We notice that you are interested in doing business with China.此处用的就是notice而不是get或者know这类“小词”。 (2) We notice that you are interested in doing business with China.此处用的是非常正式的he courtesy of这个短语。这说明商务信函作为一种正式文体, 在措辞上更倾向于选用比较正式的大词, 而不是非正式的小词。商务信函作为一种交流工具, 其目的性很强, 使用“大词”意味着写信人对交易的高度重视承诺, 能给读者比较正式、严谨的印象。

2.2.3 惯用缩略词

商务贸易是一种结果导向型的行为, 在这里时间就是金钱, 效率十分重要。因此商务信函中会大量使用缩略形式的术语, 如计价的FOB (free on board离岸价) 、CIF (cost, insurance, freight到岸价) 等。付款方式的L/C (letter of credit信用证) 、M/D (months'date若干月后付款) 、M/S (months after sight) 等等。通过使用这些缩略词避免了冗长繁琐的书写, 同时收信人也能一目了然。从而简化了手续, 提高了办事效率以及交流效率。

2.2.4 惯用专业词

在用词方面, 一些日常用词在商务领域中的意思会大有不同, 如books是“商行、公司等的账目”, balance是“部分结算后的差额”, commission是“佣金, 回扣;手续费”。因此在写商务信函时, 要十分注意用词的准确性和专业性。

2.3 语法结构

2.3.1 句子结构

例子正文共八句, 其中第一句和第五句单词量较多, 句子较长。而剩下的其它几句含词量较少。因此, 这封信函是以简单句为主。

从句子结构看, 只有第八句为简单句, 其它的均为复杂句或者复合句, 这说明作为正式文体的商务信函, 为了传达完整的信息, 英文商务信函常常使用复杂句和复合句。尤其是拓展建立商务关系的信函, 表现得尤为明显, 因为在拓展业务阶段, 写信人在措辞上要尤为谨慎, 体现出写信人对建立商务关系的高度重视和承诺, 能给读者比较正式、严谨、可信的印象。

2.3.2 时态及语态

例子中的信件主要是了寻求未来商务伙伴拓展贸易业务。在时态上使用的都是一般现在时和现在进行时。说明写信人对收信人的高度重视与关注, 表明对目前双方合作意图的充分肯定和赞同, 积极主动配合读信人, 期待下一步贸易业务的顺利高效开展。在时态上使用的都是主动语态, 说明写信人在写信时的积极主动的心态, 愿意与读信人积极配合, 共同促进贸易业务更好更快更顺利地发展。

2.4 篇章基调

2.4.1 格式

(1) 基本要素

在正式的商务信函之中, 一般会用到十二种要素:信头 (letterhead) 、案号 (reference) 、日期 (date) 、封内地址 (inside address) 、注意项 (attention line) 、称呼 (salutation) 、事由 (subject line) 、正文 (body of a letter) 、信尾敬语 (complimentary close) 、签名 (signature) 、缩写号、附件、分送标志 (IEC block) 、附言 (postscript) 。其中信头、日期、封内地址、称呼、正文、信尾敬语、签名属于标准要素, 是正式商务信件中必须包括的。其他要素可根据具体情况可有可无。如本文中就已经将这七项基本要素全部包括了 (曹菱, 2000) 。

(2) 写作格式

商务信函的格式有若干种, 其中常用的有并齐式 (the full block letter) 、办并齐式 (the semi-block letter) 、折中式 (the modified block letter) 等等。其中并齐式 (the full block letter) 是现今最普遍的形式。这种格式要求除正文中出现列表等需要缩进排版的内容外, 其他所有文字一律左端对齐。从整体布局来看, 本文用的就是这种并齐式 (the full block letter) 格式, 段落之间有空行。这种格式一方面可以节省作者时间, 提高写作效率, 同时也可以节省读者时间, 让读者一目了然, 提高了阅读效率;另一方面, 这种格式使得整封信看起来十分整洁美观 (高娜, 2010) 。

2.4.2 语篇基调

成功的英文商务信函不仅仅体现在措辞和句法结构上, 还体现在语篇基调上。商务信函写作的基本原则之一礼貌原则。要求商务信函不仅仅在用词上要谨慎, 在语篇基调上更应该礼貌得体, 信件经常采用肯定的态度、肯定的思维, 并且使用“为对方着想 (you attitude) ”的方法, 以显示对对方的尊重。例子中的全篇基调都十分礼貌, 如, 使用了notice, wish, pleased等等, 这类十分正式的词汇, 就是礼貌原则的体现, 使得整封信都十分礼貌得体。其中, 第六句“To give you a general idea of the various kinds of our product available now for export, we are enclosing here a catalogue and a price list for you reference.”体现了“为对方着想 (you attitude) ”的写作礼貌原则。

3 结论

本文从词汇特征、句法特征和篇章特征三个方面对英文商务信函做了大致的分析讨论可以看出, 商务信函的特殊交际功能目的对其问题也有特殊的要求, 如:信函措辞较为正式, 语气十分礼貌得体, 给读者留下比较亲切的印象;整体结构要正式, 给读者留下较为正式严谨的印象, 同时也为公司树立了比较良好的形象, 有效地推动商务活动的顺利发展。因此, 了解掌握商务信函的这些文体特征对商务信函的撰写十分重要, 值得我们认真学习和研究。

参考文献

[1]Joos, M.The Five Clocks[M].The hague, Mouton, 1962.

[2]曹菱.商务英语信函[M].外语教学与研究出版社, 2000.

[3]高娜.商务写作一本就够[M].外文出版社, 2010.

[4]滕美荣.现代商务英语写作[M].首都经济贸易出版社, 2007.

[5]田兴斌.商务信函文体分析[J].贵州工业大学学报 (社会科学版) , 2006 (6) :99-101.

[6]王佐良, 顶王道.英语文体学引论[M].北京:外语教学与研究出版社, 1987.

浅析商务信函翻译策略篇3

关键词：商务信函；标准；翻译策略

一、引言

随着经济全球化的深入，越来越多企业、部门直接参与对外贸易。跨国贸易使得商务英语函电成为贸易双方传递信息、业务沟通、加强联系的重要手段。商务函电的内容直接影响业务往来双方是否决定继续商业活动、双方的经济效益，因此，准确的传递英语商务信函信息显得尤为重要。

二、商务信函翻译的标准

（一）准确传达信息

商务信函是正式、准确，且用词精确。商务信函翻译的目的是帮助收信人理解发信者的要求，以决定是否继续与发信者继续交易、合作。翻译的准确性直接影响着双方的利益，因此，译者在翻译的过程中，要保证完整的传达原文信息。例如，“no later than”， “before”， “within”等表达时间限制的词应准确的翻译，避免双方因交货、装运时间等问题而导致冲突。

（二）礼貌委婉的传达信息

商务信函礼貌委婉，且使用特定词汇与句型，使商务英语信函严肃，具有法律效力。例如，为了避免主观性，在英语商务信函中大量使用被动语态。中国向来是礼仪之邦，在中文商务信函中，大多用类似文言文以表达礼貌与严肃性。“盼赐早复”，“前肃寸函”，“唯迄今”，“尚希查明赐复”等常常出现在中文商务信函中。

三、商务信函翻译策略

虽然商务信函属于正式文本，翻译时准确传达信函信息是首要任务，任何信息的增减都将导致双方的冲突，但是由于英汉商务信函在用词、句型、格式等方面的不同，在翻译的过程中，译者需采取调整、增译、减译策略来保证信息准确的传达。

（一）重复

在商务英语信函的翻译重复来句子中的主语、宾语等保证信息的准确性。

We pleased to receive your bank cheque for $1，345 yesterday. It has been credited to your account， which is now completely clear.贵方寄来的1345美元银行支票已经收到，至感欣慰。我方已将此款计入贵方账户。贵方账目已经结清。

（二）调整结构

在英语商务信函中，大量使用被动语态、否定句来表达主观性，及发信人对收信人的尊敬，而在中文的商务信函中，更多使用主动语态和肯定句，因此在翻译的过程中，需要调整句子的结构。例如：

It is not a very old or large account， so why not sent us your check today？

这并不是一笔大数目，请即结清该账。

（三）省译

英语商务信函中，由于英语语法结构、句型完整、意思准确等要求，需要重复部分词，在翻译成中文的过程中要省去。

1、省略代词。在英语句子中，代词是不可或缺的，但是在中文中，即使省去部分代词，信息不会丢失，也不会影响信息传达的准确性，相反，能更好的满足中文商务信函的礼貌要求，在翻译英语商务信函的过程中，可将部分代词省略。例如：

As soon as I opened the package，I noticed that they are poor in material and not in accordance with your original samples.唯拆视之下，发现该批制品，工料粗劣，与前送样品，完全不符。

2、省略连词。英语中的长句结构紧凑，英语中连结词出现频率较高，为更好的传达复杂的信息，商务信函大量使用长句。中文很少用到连接词，句与句之间的逻辑关系可通过词的顺序来表达。在翻译过程，可省去部分连词。例如：

In condition that you reduce your price to some extend， we will lay the order.你方降价，我方便下订单

3、省略同义词。英语商务信函使用约定俗成的同义词来表达准确性和正式，例如：“null and void（无效）”，， “true and correct（正确）”， “final and conclusive（最终）”，在中文翻译中，要将此类同义词中的其中一个省略，仅译其中一个。

We shall be obliged if you will kindly make it a check on behalf of us and furnish and provide us the information needed. 若贵公司能代我方在这方面进行调查，提供有关信息，则不胜感激。

（四）增译

1、增加连词。在英语中，使用动词分词形式和不定式来表达目的、条件、结果，但在在翻译成中文的过程，也要根据分词和不定式在句子中的含义，增加表达目的、条件、结果的连词传达主句和从句之间关系的连词，符合中文习惯。

Having extensive connection withJapanese manufacturers as well as sufficient capital at our disposal， we are confident we can execute orders at the lowest prices.由于我公司与日本制造商有着广泛联系，加上有足够可供支配的资金，我们相信，我方能以最低廉的价格满足贵方的订货要求。

2、增加量词。英语可用名词的单复数形式来表达货物数量的多少，而中文的名词没有单复数形式，因此，在把英语名词的单复数翻译成中文时，要加上量词。例如：

We confirm supply of the prints at the prices stated in you letter and arranging for dispatch next week by passenger train. 我方确认你方来信的价格供应各种印花棉布，并正安排下周由客运列车装出。

3、增加时间。英语课通过动词的时态来表达时间，因此，在某些情况下，省略了时间，在翻译成中文时，要根据时态标明时间。

we are planning to pack the products and ship it to you as stipulated.我们已在准备将订货装箱运送。

四、结论

商务信函作为国际交流贸易的重要手段，中英商务信函语言特点的区别要求在进行商务英语信函汉译的时候，译者应根据实际情情况，采取调整句式结构、增译、减译等翻译策略，以保证准确的传达信息，避免对方因对关键信息理解错误而导致冲突。（作者单位：广西财经学院商务外国语学院）

参考文献：

[1]房玉靖，刘海燕. 2012. 商务英语翻译教程[M].北京：清华大学出版社.

[2]杨怀恩. 2007.经贸英语翻译技巧[J].北京：中国科技翻译（1）

[商务信函]商务信函的写法及篇4

信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点：

信头：一般来讲，商业信函均使用印有“letterhead”的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。

：

公司名称或收信人姓名、职务

房屋或大楼名称

大楼号码及所在街道或路的名称

省市名称及邮编

国家名称称呼敬语：如知道对方姓名，就用dearmr./mrs./mi/ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用dearsir,dearmadam,也可用：towhomifmayconcern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如：dearprof.smith,deardr.heon等。称呼一家公司就用dearsirs或gentlemen。

正文

结束敬语：如称呼用dearsir/dearsirs/dearmadam",结束敬语就应用yoursfaithfully。如称呼用dearmr.john/dearmr.smith,结束敬语就应用yourincerely。

商务信函篇5

先生： Dear Sirs:

从贵处商会获悉贵公司行名和地址，并得知你们是一家大的钢铁出口商，具有多年经营经验。此类产品属于我公司业务范围，特致此函，以期与贵公司建立兴旺互利的贸易关系。We have got your name and address from your Chamber of Commerce and learned that you are a large exporter of iron and steel with many-year experiences in this field.As these products happen to fall in our line, we are glad to write to you in the hope of establishing our mutually beneficial business relationships

若贵公司能保证价格可行，品质优良，交期迅速，我们将能大量订货。为此，特请提供你们最新的全套目录和各项出口产品的价目表。如蒙尽速办理，当不胜感激。

If you can assure us an acceptable price, excellent quality and speedy delivery, we might be able to place a large order.We, therefore, suggest that you should send us a complete set of your latest catalogues together with a price list of all your export products.It will be greatly appreciated if you will pay your attention to it as soon as possible.至于我们的信用情况，可向当地的中国银行查询。

As to our credit standing, we suggest you refer to the Bank of China at your end.谅能惠予合作，预致谢意。

We are looking forward to your cooperation and thank you in advance.谨上

英文商务信函篇6

做对外贸易的不可避免会使用到英文商务信函范文，当与国外客户进行外贸业务交易时，会接受英文商务信函。同时做贸易出口的企业也需要明确英文商务信函范文的填写方式。

做对外贸易的不可避免会使用到英文商务信函范文，当与国外客户进行外贸业务交易时，会接受英文商务信函。这是双方生意往来的一种沟通工具，尤其是在国际主流在线贸易网站eBay上做出口贸易的商家而言，eBay商家会使用到英文商务信函范文。

事实上，英文商务信函范文包含以下内容：

A.建立贸易关系

1.我们愿与贵公司建立商务关系。

2.我们希望与您建立业务往来。

3.我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。

B.自我推荐

1.请容我们自我介绍，我们是……首屈一指的贸易公司。

2.本公司经营这项业务已多年，并享有很高的国际信誉。

3.我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。

C.推销产品

1.我们从……获知贵公司的名称，不知贵公司对这一系列的产品是否有兴趣。

2.我们新研制的……已推出上市，特此奉告。

3.我们盼望能成为贵公司的……供应商。

4.我们的新产品刚刚推出上市，相信您乐于知道。

5.相认您对本公司新出品的……会感兴趣。

D.索取资料

1.我们对贵方的新产品……甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。

2.我们从纽约时报上看到贵公司的广告，但愿能收到产品的价目表及详细资料。

3.获知贵公司有……已上市，希望能赐寄完整的详细资料。

4.如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料，我们将深表感激。

5.如蒙赐寄有关……的样品和价目表，我们将甚为感激。

E.寄发资料

1.很高兴寄你一邮包，内装……

2.欣寄我方目录，提供我方各类产品的详细情况。

3.欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。

4.为使贵方对我方各种款式的手工艺品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和一些样品资料，供参考。

F.附寄资料

1.随函附上本公司新出品的……样品，请查收。

2.随函附上购货合同第××号两份，希查收，谅无误。请会签并退我方一份备案。

3.我们很高兴地附上询价单第××号，请贵方报离岸价格。

4.我们确认向贵方购买……,随函附上订单确认书供参照。

H.请求报价

1.兹函请提供……的报价。

2.请将定期供应……之报价赐知。

3.请将下列货品的最低价格赐知。

浅析英语商务信函写作技巧篇7

其次内容清晰, 文字简洁也是商务信函的一大特点。“时间就是金钱”, 我想这句话应该也是很多商业人士的深深感悟。大多数商务人士每天有很多的商务信函要阅读处理, 有很多事情需要解决。简单明了的信函对于他们繁忙的头脑犹如一阵清风吹过, 而啰唆繁琐的信件必定让读者费劲头脑, 并有可能丧失阅读的兴趣, 而延误时间。因此英语商务信函务必追求内容清晰明了, 切中要点, 最好只有简单的寒暄然后直入主题, 让客户在最短时间就可以明白你所要阐述的意思并快速做出反应。如果信函开头过多寒暄, 会让对方失去阅读的兴趣。内容清晰应该包含两个方面, 第一在拟文前知道自己要写什么, 第二在读者看到之后知道你写了什么。如果一封信件中想要表达多个内容, 最好每一个单独的意思用单独的段落来表达, 这样更便于读者快速了解信件内容。文字的表达中还要注意不同文化的差异, 以免发生误解。尽量表达准确, 避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。英语作为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用, 而这些商务人员也不是每个人都精通英语, 因此在选词上应该尽量选择常规的表达方式和简单易懂的词汇, 避免使用复杂句式和晦涩难懂的词语。最好可以用最少的语言表达最为完整的意思。但不可一味追求简洁, 书信内容也要具体详实, 完整。

如果本可以用60个字便可以讲清一件事情, 却用了上百个字来反复说明, 读者定会厌烦, 商务信函应避免使用陈旧的客套和没有多余的词语, 不要反复强调一件事情, 避免啰唆。减少没有实际意义词语的使用, 不仅可以提高文章的清晰度, 反而还可以突出重点, 从另一个方面起到强调所要传递信息的作用。并且在对方看到简洁的段落时也更容易阅读, 从而提高了效率。在最近几年里, 商务信函的格式也发生一些变化, 不必过于正式, 但务须简洁, 也可以使用一些约定俗成的英文缩写。缩略语的使用也可使文章看上去更加简洁, 但对于商务英语缩写的掌握一定要准确, 以免引起麻烦。一些涉及时间和数字的表达不妨直接用阿拉伯数字表达, 这样不仅一目了然, 并且可以引起重视。要注意在英语句子以数字开头的, 应使用单词而不是数字。涉及金额的表述一定要明确易懂, 没有歧义。并注意在表述金额时加上金额的单位如RMB USD等。

再次完成一封成功的商业书信, 不仅要求写信人精通英语, 和外贸知识, 还应该通晓人的心理。贸易往来中, 追求利益是无可厚非的, 在进行商务信函磋商过程中遵循互利互惠的原则的同事应多从客户的角度行文, 突出积极的因素。在句式的使用上多加揣摩, 可以将对方所得利益放在句首, 这样读者对自己所得利益一目了然并且印象深刻。把积极因素放在句首更能激发对方的兴趣并得到认同, 当然对于其他事实情况不可避而不谈, 但可以弱化一些。商务信函是否能起到信息沟通的有效性很重要, 在发信后得到应有的反应信函才能体现其价值。在起草商务信函时只有站在对方的立场上思考和处理问题, 才能达到更有效的沟通。少使用否定的句子而多从正面强调积极的因素, 弱化消极的信息, 有利于更好的信息传达。

商务信函的信息要具体详实, 有头有尾, 讲清每件事情的起因结果。在表达一些时间, 数量时尽量使用具体数字, 避免使用含混不清、笼统的词汇。例如:“I will sent you the B/L soon.”不如改为:“I will sent you the B/L in one week.”Or“I will sent you the B/L before Sunday.”在后两种表达中时间变的明确, 信息就更有效。当然一定要在确保时间之后才可以这样说。在使用代词的时候, 更要指代明确, 以免产生麻烦。

最后在信函发给客户之前一定要反复检查是否有错, 因为商务信函往往涉及贸易双方的义务责任, 以及企业和个人的利益。一些不准确和错误的信息可能带来无法预料的麻烦和损失, 如果在写信函时遇到不确定的信息一定要积极核实。商务信函的质量好坏会直接影响到企业的形象, 信函写得好可能赢得新的业务, 有助于促进和发展与外贸伙伴的友好关系, 也可以及时消除误会解决问题。反之, 可能引发矛盾, 引起经济纠纷, 失去客户。

参考文献

[1]汤军, 商务英语典型礼貌语言机制初探[J], 外语教学, 2007。

浅谈商务信函的文体特征篇8

【关键词】商务信函词汇句法文体特征

在国际贸易竞争日益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，传达友好情感，增加商务合作机会的目的，商务信函的语言应该简洁、明了、礼貌、准确。商务信函是商务沟通和交流不可或缺的工具，同时也是传达商务信息的重要载体。本文通过对英语商务信函的文体特征分别从词汇和句法两个方面进行了探讨。

1. 词汇特征

1.1用词规范正式

由于国际商务信函是一种正式的公函语体，因此，大多使用正式书面词汇代替普通词汇，并力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现国际商务公函的规范正式、公事公办的特点。如用inform代替tell，用sufficient代替enough，用purchase代替buy，用therefore代替so,用dispatch代替send等。例如：We are pleased to inform you that your order No 123 has been dispatched in accordance with your instruction. 我方很高兴通知贵方，第123号订单货物已遵照你方指示发出。

1.2用词准确严谨

由于商务信函的本质功能就是传递信息，而且传递的信息又关系到公司业务发展、品牌形象、客户开发、国际声誉等，因此，表达不能模棱两可，更不能出现错误，否则就会让对方误解，给日后的交流制造障碍，甚至造成经济损失和名誉影响。如果信函涉及货物的价格、重量等，有关数字的内容必须准确严谨，毫不含糊，如要写“68美元”，一般信中只写“$68”，而在商务英语信中要写成“$68.00”。再如，介词短语by Monday 和before Monday在商务英语信函中是要严格区分的，前者包括Monday，而后者不包括Monday这一天。

1.3多使用肯定性词语

肯定性的词语强调积极的方面，给人愉快的感觉。在商务信函写作中，pleasure, pleased, glad, appreciate等有积极的感情意义的词语应不断使用。例如：We are looking forward to the pleasure of hearing from you soon. Your immediate attention would be appreciated.

1.4正确使用情态动词

英语中情态动词的使用可以使句子的语气更加缓和、委婉。试比较以下两个句子： a. We appreciate it if you advance shipment. b. We should appreciate it if you could advance shipment.

在语气上b句比a句委婉得多，使人感觉更有礼貌。

2. 句法特征

2.1句式正规完整

英语商务信函作为一种正式体的书面英语，层次复杂的从句和长句的使用通常高于非正式英语。复合句适合表达层次复杂的逻辑关系，传递较多的信息，这种效果短句是無法达到的。例如： Goods of a dangerous or damaging nature must not be tendered for shipment unless written notice of their nature and the name and address of the Sender have been previously given to the carrier, Master or Agent of vessel and the nature is distinc tly marked on the outside of the package or packages as required by statute. 上面的段落只有一个句子。在这个正规完整的长句中，有and 连接两个分句，前一个分句中有一个unless引导的条件状语从句。句子虽长，可层次分明，并列的和互为条件的关系叙述得非常清楚。

2.2使用条件句

在向对方提出请求、要求和建议时，用条件句更能表达礼貌、委婉的语气。例如：We would appreciate it very much if you would send us the latest samples with their best price. If your quality is good and the price is suitable for our market, we would consider 。signing a long-term contract with you.

2.3使用被动语态句

使用被动语态能避免指责动作的执行者，从而比主动语态显得更礼貌。试比较以下两个句子：

a. You made a very careless mistake during the course of shipment.

b. A very careless mistake was ma-

[优论论文]de during the course of shipment.

b句比a句语气更委婉，更易被人接受，显得更有礼貌。

2.4尽量运用有积极含义的肯定句

在商务交往中，阅读者更愿看到一封具有积极、肯定的商务信函。这种肯定的陈述会使人向好的方面联想；反之，消极、否定的陈述使人朝坏的方面联想。试比较以下两个句子：

a. We won’t fulfill your order until we receive payment.

b. We will forward your order to you as soon as payment is received.

这两句话表示的意思完全一致，但语气稍有差别。a句翻译成中文是：直到收到货款，我们才发货。b句的翻译是：一到货款，我们立即发货。很显然，b句的表达更有礼貌，更积极，也更易使阅读者接受。

结束语：