oa系统可行性报告模板

2024-09-06

oa系统可行性报告模板（共8篇）

oa系统可行性报告模板篇1

1、项目背景

目前公司使用的OA系统，功能比较简单，没有移动办公等功能，平台不具有可扩展性，已经不能适应目前公司的信息化发展需求。结合公司各部门的信息化需求情况，结合公司整体信息化发展规划方案，需要更换一款功能比较全面，可操作性和可扩展性较好的OA办公自动化系统平台。

2、项目目标

通过实施OA系统，可把公司日常业务、事物、协作等信息在单位的部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。提供协同工作、公文管理、公共信息、日程/会议管理、文档管理、综合办公管理、常用工具以及系统管理等应用模块，从而达到管理高效全面的管理效果。

OA系统的总体目标是：“以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企业关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全公司的自动化办公信息平台。通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本公司建立一个即时有效的信息交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。

实现单位管理向无纸化办公的转变。通过OA系统为单位内部的信息传递建立联系，便于单位内部协同工作。规范使用者的管理从而实现信息集中式管理和分布式应用。搭建起单位内高效协同的办公平台。

规范单位管理行为。通过OA系统的信息流程约束，规范管理过程，追求理想管理结果。实现管理规范化，流程制度化。

提高效率、节约开支。通过OA系统的实施应用，可以使使用者的办公效率大大提高，人员沟通实时快捷，任务传递高效清晰，可以及时了解任务、工作的进度。节约单位在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节支，增产增效的目的。

3、项目预期效益

达到的效果

OA协同办公平台是基于互联网的高效协同工作平台和协同管理系统，它的基本定位为：

个人的门户和工具；

团队的协同工作平台；

企业知识沉淀及协作平台；

⑴、提升企业执行力：

A、增强授权的有效性

通过OA系统，实现工作的书面授权，降低工作目标的传递衰减或变形；在系统中直接分配任务对象和路径，确保执行资源；并且系统提供直观的可视化流程图，可在授权人与被授权人之间建立可视的责任关系。

B、监督过程控制结果

通过OA系统，所有工作事件都将被如实的记录，供查询和跟踪。并可以及时跟踪任务执行状态、结果、过程变动，减少信息的衰减。

C、加强制度的执行规范

通过OA系统，将企业的制度、规范变成“制度、规范模板固定流程”，员工无需牢记，在执行时将按制度自行流转，实现企业“行为约束”的管理。

⑵、提升团队效率：

A、加强时间管理

通过OA系统提供直观的时间管理功能，员工的时间安排可以互相查看，上级可以阅读并批复。从公告到部门讨论区、从内部联系人到各种制度模板、从协同处理到知识库共享，轻重缓急一目了然。

B、建立敏捷性组织

通过OA系统，可以随需应变组建“跨部门”的动态项目团队，快速建立灵活的弹性组织，且无需会议方式，可以实现所有项目成员全面同步信息对称。

C、移动协同，实时审批、处理

实现网上的审批流程，也同样可以有效节约不同岗位，不同部门由于作业时间、空间的冲突而带来的协作障碍，使得办公的效率得以提高。

⑶、实现知识管理

A、知识沉淀

通过OA系统提供的文档管理功能，为各个部门建立文件夹，存放部门知识，并可以辅助完成信息采集、整理筛选、分类归集、形成知识。

通过对整个协同事件的保存，可以将时间的过程和结果一起保存，实现对组织中宝贵的过程型知识进行保存。

B、知识共享

通过信息的分类管理方法，统一集中管理在服务器上，每日备份。并且可以根据工作内容要求不同，授权不同对象学习分享，实现知识的最大利用。

⑷、辅助文化建设

通过OA协同平台为企业搭建全员电子沟通的立体平台，通过协同、计划、公告、新闻、调查、论坛、短信等多种方式有效改善企业沟通问题，轻松组织互动探讨和调查，增强组织成员参与的兴趣，辅助完成企业文化建设。

⑸、有效节约费用

A、通过OA系统多样化的沟通方式，提高沟通频率的同时大幅度降低有线和无线终端的通讯量，可实现抑制系数>

15％，明显减少传真、长途电话等开支。

B、通过OA系统的协同工作、文档管理和共享机制，降低因打印产生的办公用品消耗和折旧，可实现抑制系数为>

30%，明显减少了打印纸、打印机的用量。

C、通过OA系统实施达成人均事务处理能力的提升，在组织扩张过程中有效进行减少对新人的雇佣数量，从而达成对人力资源成本抑制。可实现人力资源成本抑制系数为>15%，明显减少人力相关的开支。

D、通过OA系统提升了组织的敏捷和灵活性，协调会和动员会等各种会议次数明显减少和会议时间明显缩短，可实现办公费用中的会务费、差旅费和车辆运行费等成本抑制系数为>30%，明显减少无效工作量和费用开支。

⑹、整合信息化系统信息资源

A、OA系统非常易用，多数领导培训一个小时即可以快速的掌握。

B、OA系统可为企业领导设置供查询的专用文件夹，定时按照要求把业务系统的汇总结果和分析报告推送到指定的文件夹中，这样，领导就可以不必进入其他信息化系统就能看到所有系统中最有价值的产出物——结果文档和分析报告等，大大方便了领导者。

C、通过OA系统的单点登录方式，可以一键式访问其他信息化系统，并实现数据级的整合应用，从而有效消除信息孤岛。

4、项目计划安排

整个企业OA系统的建设分为多个阶段分步来实现：

⑴、项目咨询阶段

项目咨询阶段的目的是：对现有业务和信息化建设现状进行调查和初步诊断，明确咨询与实施的目标与范围，根据现状制定具体的行动方案。

⑵、项目准备阶段

项目准备阶段的目的是：

确定合适的项目经理；建立双方的项目组织，建立项目组织的高效的决策和解决问题的机制，并在项目组织内部，对于项目的远景达成共识；

对业务运作流程进行调研，确定实施主计划及需求调研报告；

召开项目启动会，使高层以至全体员工，对因项目实施带来的过程和方法的变革有清楚的认识，同心协力，推进项目实施。

⑶、项目建设阶段

项目建设阶段的目的是：对实施范围内的业务进行深入全面的分析，明确业务需求，并结合产品拟定应用方案。建立一套系统运行的良好制度。

⑷、项目交付阶段

项目交付阶段的目的是：建立一个良好的软件使用制度、完成大量用户的操作培训、完成从模拟运行阶段到正式运行的转换。

⑸、运行支持阶段

运行支持阶段的目的是：系统上线后的运行支持，对出现的问题进行分类并快速解决，项目总结和验收、项目交接和软件商顾问撤离后的维护。

5、资源安排

整个OA系统项目的人员配置如下：

类别

成员

我方配置

供应商方配置

人数

工作时间

人数

工作时间

项目管理

项目总负责人

部分

项目经理

全时

项目管理顾问

部分

专家组

技术总负责人

部分

业务负责人

部分

技术支持经理

部分

技术组

项目研发经理

部分

项目工程师

全时

技术人员

部分

测试工程师

部分

系统管理员

部分

实施组

推广人员

部分

商务组

6、投资概算

项目的大概投资范围如下：

类别

项目

价格（人民币）

备注

系统平台

OA系统平台价格

*万

客户化及实施

OA系统实施费用

*万

硬

件

服务器费用

*万

总

计

*万

包括公司总部及各下属公司

7、项目可检测目标和方法：

为保证项目质量，将项目进程所完成的以下交付结果定义为项目里程碑，必须进行验收与批准。项目里程碑有：

里程碑1：项目小组成立

交付结果：《项目小组名单》、《实施方案》

里程碑2：系统安装

交付结果：《系统安装确认书》

里程碑3：系统上线

交付结果：产品安装盘、《用户手册》（含《安装手册》、《管理员手册》、《用户使用手册》）等

里程碑4：用户培训

交付结果：《培训计划》、《系统简易操作手册》、《培训试题》、《培训总结》

里程碑5：项目验收

交付结果：《项目验收报告》

8、项目风险和防范

本章主要描述系统在建设和实施过程中可能出现的风险以及我们针对风险的防范措施。

8.1业务上的风险与防范

造成业务上的风险的主要原因是：

业务人员需求不完整

软件供应商人员不了解需求

需求频繁变更

防范措施：

为避免这些风险,我们选择具有高度知名品牌、实力雄厚、拥有规范实施体系的供应商，泛微公司是国内最大的管理软件供应商，OA的市场占有率第一，利用该公司具有的实施OA系统的经验帮助我们来规避上述风险,同时通过培训，在企业内部可以引导业务人员正确、有效的利用该系统。

8.2项目实施的风险

风险一：实施周期过长导致双方实施成本加大

策略：

计划管理策略

双方项目组对实施主计划达成共识，严格执行

将实施主计划分解为周计划，召开项目组周例会

将周计划分解为日计划，每日例会确保今日事今日毕

分阶段验收策略

为整个实施过程设置阶段检视点

按阶段进行验收，快速展现实施成果

风险二：资源到位不及时，导致项目计划不能按时完成策略：

领导重视

行动：

稳扎稳打、分阶段实施推进

一阶段：

采用产品、聚焦共性应用，形成新的工作习惯和协同工作模式。

二阶段：

对局部需求进行评估，采用成熟产品，深化拓展局部应用。

三阶段：

对最独特的个性化需求，在充分研讨后单独开发，最终集成到OA平台中。

理性认识事物发展规律，切勿贪大求全，轻率冒进

8.3技术上的风险与防范

在技术上面的风险主要有以下一些方面需要考虑：

(1)

数据获取与处理方面

技术方面要考虑的原则是：

第一，采用的技术要符合国际标准，遵循标准可以从系统架构上做好质量把关；

第二，系统设计要考虑到可扩展性，以便在需要的时候可以较方便的升级或扩展功能，从而保障系统的前期投入；

第三，系统设计要考虑到数据安全性；

第四，要考虑到可集成性，便于和其他软件系统交换数据与协作。

防范措施：

通过选择适当的产品和技术及有经验的软件商，在很大程度上可以避免技术风险。基于这方面考虑，OA系统的建设我们采用ORACLE关系型数据库，以适应大量的数据处理及满足集成扩展性。

(2)

产品平台上的风险

产品平台若有致命的不可弥补的缺陷，必将造成应用系统的先天不足，从而造成本次系统的技术风险。

防范措施：

基于这方面考虑，我们对本次所选择系统的产品平台进行全面的功能测试，以此检测系统是否全面支持所有硬件、操作系统及数据库系统，是否拥有良好的扩展性及开放性，这样可以规避产品平台上的风险。

8.4应用风险

领导重视，一把手工程

OA系统的成败最大因素在高层领导，办公信息化在国内还处于发展起步阶段，很多领导对办公信息化并不是很重视，如果只是单纯的下属员工在使用OA系统,那必然会导致OA应用的失败。

公司制度保证

制定企业OA使用管理制度(一些企业要求员工上班第一件事情就是开启OA系统),一些关键应用必须在OA系统上得以应用,否则领导不予审批。并在OA应用上继续挖掘办公关键应用。

使用风险，易用性

系统过于复杂是也是OA应用好坏的一个因素,国内企业员工电脑水平参差不齐,如果系统过于复杂,就会造成这部分人员对系统使用的排斥,从而造成OA使用的失败。

综上所述，我们认为目前对OA系统的立项条件都已经具备，特提出该项目的可行性报告，请领导审批！

信息部

2017年

8月

7日

—

END

oa系统可行性报告模板篇2

本项目主要解决配电变压器经济运行方式的优化、负荷调整的优化、配变运行电压分接头的优化和配电变压器容量选择的优化问题, 在保证安全生产的前提下综合各种节电方法使配电变压器在合理的经济区域内运行。根据现场实际情况提出一套切实可行的经济运行操作方案。以神经元网络方法进行负荷预测, 根据负荷预测趋势采用两段时域法进行变压器经济运行的各种优化, 采用区域上限法选择配变容量, 并以图形的方式直观的给出各种条件下的变压器经济运行方案以及运行曲线和参数报表。

1 国内外现状及发展趋势

变压器经济运行的基础理论最初是由德国的魏德曼教授在1920年提出的, 1934年前苏联彼德洛夫教授在《变压器》一书中仅给出了变压器经济运行的两个领域。而在我国, 自70年代以来, 教授级高工胡景生逐渐给出了一整套较完整的动态计算公式, 在定量计算上取得了突破, 开拓了变压器经济运行的新领域。该理论用其科学性扭转了某些误把浪费当节约的传统观念和习惯作法, 用其实用性挖掘了降低变压器损耗的节电潜力。变压器经济运行的理论, 通过科学计算, 用准确的量值, 判别变压器技术特性的优劣, 从而使技术特性优的运行, 劣的备用;用定量计算对变压器并列运行方式进行优化;用定量计算对变压器分别运行进行优化;用定量计算提高负荷率、削峰填谷达到节电效果……该理论发展了前人的理论最突出的一点就是给出了一系列动态计算公式。变压器经济运行理论不仅注意有功电量的节约, 而且注意无功电量的节约。由于变压器是强感性电气设备, 因此变压器经济运行的无功节电潜力远大于有功。更重要的是该理论开拓了变压器综合功率经济运行新领域。

变压器经济运行的理论基础已非常成熟, 实行变压器经济运行的节电效果也是非常明显的, 但在供电系统内应用不多, 主要是由于不同的计算方法与各部门的实际利益相矛盾, 因此实施的积极性不高。但近年随着各种节电技术的迅猛发展, 大家对变压器的经济运行逐渐重视起来, 特别是数量和容量最大的配电变压器的经济运行。

2 技术关键分析

变压器之所以可以经济运行, 是由于存在以下原因。

2.1 变压器之间技术参数存在差异。

每台变压器都存在空载损耗、短路损耗、空载励磁功率和额定负载漏磁功率四个参数。由于变压器的容量、电压等级、铁芯、绕组材质、设计和制造工艺等的不同, 使变压器的四个技术参数存在大的差异, 即使是同一生产厂家、同一时期生产的相同容量、相同电压等级、相同材质的变压器, 其四个参数也不会完全相同。正由于变压器技术参数存在差异, 在供相同负载的条件下, 必然存在有的变压器损耗大, 有的变压器损耗小的情况, 损耗小的变压器就为优, 损耗大的变压器就为劣。因此, 单台运行的变压器, 就存在着选择技术特性优的变压器经济运行方式。而变压器并列运行相当于一台组合式变压器, 由于变压器技术参数的不同, 不同组合的并列运行变压器的技术参数也存在差异。因此变压器并列运行方式间组合技术特性就存在优劣之别。在多种可供选择的运行方式中, 从中选择损耗最小的运行方式就是经济运行方式。多台变压器分列运行时, 由于变压器技术特性存在差异, 就可按照变压器的技术特性调整负载分配来实现经济运行。

2.2 变压器的功率损耗和损耗率的负载特性曲线存在着非线性特性。

在某一时间段内 (例如1年、1月等) , 由于负载曲线波动, 导致变压器总的电量损耗不同, 因此提高负荷率就可以降低变压器损耗, 实现变压器经济运行。由于变压器功率损耗负载曲线的非线性变化特性, 决定着该时间段内变压器的负荷削峰填谷就可以降低变压器损耗, 实现变压器经济运行。由于变压器损耗率负载曲线的非线性变化, 变压器存在着损耗率最低 (效率最高) 的负载系数, 称为经济负载系数;同时也存在着损失率较低 (效率最高) 的负载运行区间, 称为经济运行区。因此调整负载就可使变压器运行在经济区间。

3 技术方案

3.1 体系结构

整个系统分为八大模块:负荷预测模块、经济运行方式优化模块、配电变压器容量选择模块、负荷调整优化模块、配变运行电压分接头优化模块、单体变压器经济负载系数及经济运行区计算模块、数据维护模块和报表曲线分析模块。

3.2 负荷预测模块

每日实际负荷曲线可能要穿越最佳运行转折点多次, 由于安全及设备寿命等原因, 不允许每次都切换变压器选择经济运行状态。因此, 如何预测当日负荷曲线以确定最佳的控制时段参数TA、TB, 成为能否进行最优经济运行控制的关键。采用神经元网络法进行负荷预测和确定高峰低谷控制时段。选择七组不同时间负荷数据, 它们分别为: (1) 上周当日该时刻负荷值; (2) 上周当日该时刻前一小时负荷值; (3) 上周当日该时刻后一小时负荷值; (4) 上日该时刻负荷值; (5) 上日该时刻前一小时负荷值; (6) 上日该时刻后一小时负荷值; (7) 上日全天负荷平均值。每组数据144个, 即每隔十分钟一个测点。由于采集样本的数据矩阵不断刷新, 使得网络中各个神经元的权重和阈值每天更新一次。

3.3 电变压器容量选择模块

根据配变供电半径、变压器和线路投资折旧、电能损耗、运行维护管理费用、负荷发展、经济负荷系统以及电压允许要求等按年费用较小的准则计算配变容量的选择方案。

3.4 经济运行方式优化模块

在负荷预测的基础上, 在变压器不同运行方式下 (并列运行和分列运行) 计算其经济运行方案, 对双绕组和三侧绕组变压器分别计算。

3.5 负荷调整优化模块

在负荷预测的基础上, 计算变压器提高负荷率和消峰填谷方案以及各台变压器间负荷经济分配方案。对双绕组和三侧绕组变压器分别计算。

3.6 变运行电压分接头优化模块

根据实际运行电压和工况负载, 用定量计算式计算出损耗最小的电压分接头运行方案。在负荷预测的基础上, 自动选择最优方案。

3.7 单体变压器经济负载系数及经济运行区计算模块

根据变压器各参数计算其有功损耗、无功损耗及有功无功综合损耗, 以此确定其经济负载系数和经济运行区。

3.7.1配电变压器经济负荷系数

配电变压器经济负荷系数变压器所带实际负荷 (P) 与额定功率 (Pe) 之比称为变压器的负荷系数 (β) 。不同负荷时功率因数近似不变, 则有:

式中Se─变压器的额定容量, kVA;

COSφ─变压器的功率因数。

变压器的损耗 (△P) 包括铁芯损耗 (Pfe) 和绕组的铜损耗 (Pcu) 。铁损可认为不随负荷变化的空载损耗 (P。) , 铜损与负荷电流 (或负荷系数) 的平方成正比, 即:

从 (2) 式可看出, 当功率因数不变时, 变压器的效率将随负荷系数的大小而变化。取极值:dη/dB=0

β即为效率最高或者就是损耗最小的负荷系数, 称为“最佳负载系数”, 用β0表示。根据数据可计算出SL7系列低损耗节能配电变压器的β0为0.4, 此时, 尚有60%容量末被利用。初投资大, 是浪费。经济合理的负荷系数应考虑综合效益, 即年费用最低。考虑损耗又考虑初投资最出的负荷系数为βn, 年电能损耗费用为1-βn, 增加的初投资与认可的电能损耗相等时, 可认为是最经济合理的。即:

式中:△Pn─负载系数为βn时的有功损耗, kW;

△Po-负载系数为βo时的有功损耗, kW;

τ─年电能损失小时数, 时;

K─电价, 元/kW.h;Z─变压器的初投资, 元;

α─变压器的综合年费用系数, 包括折旧系数、大修和投资效益系数。

只有综合考虑投资和损耗等因素所得到的负荷系数才是经济合理的。

4 负荷预测模块

5 配电变压器容量选择模块

根据配变供电半径、变压器和线路投资折旧、电能损耗、运行维护管理费用、负荷发展、经济负荷系统以及电压允许要求等按年费用较小的准则计算配变容量的选择方案。随着负荷密度的不同, 所选配电变压器容量也不同, 配电变压器容量应取相对的经济合理的容量。根据负荷密度选择接近或稍小于经济负荷系数为优。

6 经济运行方式优化模块

在负荷预测的基础上, 在变压器不同运行方式下 (并列运行和分列运行) 计算其经济运行方案, 1) S7系列的变压器带额定负荷的50%~60%时效率最高, 损失率最小。2) 根据负荷损耗曲线看出, 当S<20%~30%的额定容量时, 随着S的减小损耗急剧增大, 所以先上一台主变的变电站选择变压器时, 其额定容量应不大于最小负荷的4~5倍。3) 单台主变的变电站, 当S>S1时高电压运行, S<S1时低电压运行。4) 两台主变容量相等的变电站, 当S>S3时应并列运行, S<S3时应单台运行。5) 对于两台主变容量不相等的变电站并列运行的临界点求取。当S<S时, 单台小容量主变运行;当S<S<S″时, 单台大容量主变运行经济;S>S″时, 两台主变并列运行。

7 负荷调整优化模块

在负荷预测的基础上, 计算变压器提高负荷率和消峰填谷方案以及各台变压器间负荷经济分配方案。对双绕组和三侧绕组变压器分别计算。

8 变运行电压分接头优化模块

根据实际运行电压和工况负载, 用定量计算式计算出损耗最小的电压分接头运行方案。在负荷预测的基础上, 自动选择最优方案。

9 单体变压器经济负载系数及经济运行区计算模块

根据变压器各参数计算其有功损耗、无功损耗及有功无功综合损耗, 以此确定其经济负载系数和经济运行区。

10 数据维护模块和报表曲线分析模块

数据维护模块包括变电站模型 (各参数、接线图等) 、计算公式、基础数据的维护。报表曲线分析模块包括各种报表 (参数报表、各种方案报表等) 和曲线 (各种运行曲线、比较曲线等) 以及不同计算方法 (功率运行最小原则法、经济负荷法、年运行费用最低法等) 下经济运行分析。

11 经济效益预测

11.1 直接经济效益:

节电:保守预测可节约电量1%-2%, 如果配置合理可达到5%。

降低年运行费用。

配电变压器的数量和容量都很大, 损耗也是各级电网变压器中最大的一块, 因此节电潜力非常大。实行变压器经济运行可在2-3年内即可收回投资, 并为以后的电网改造和建设提供了强有力的节电基础和手段。

11.2 间接经济效益和社会效益 (包括对电网安全生产、经济运营、现代化管理和保障社会供电等方面) :

控制变压器在合理的经济区间内运行, 可以延长变压器寿命、降低变压器故障几率。变压器经济运行还能提高功率因数, 提高电能质量。因此从长远角度看实行变压器经济运行对电网的安全生产和保障社会供电上都具有深远的意义。

12 拟采取的研究方法和技术路线

按三层逐步实施:将变压器经济运行方式的优化, 即全系统的优化放在第一位, 变压器向调整负荷的优化, 即分系统的优化放在第二位, 而将变压器经济负载系数与经济运行区, 即变压器的单体优化放在第三位。

首先对配电变电站的整体负荷情况、发展趋势、供电半径进行预测, 以此为前提综合考虑各种变压器性能、价格、建设投资、运行费用和线路建设投资定量计算配变的容量选择及各经济运行方式 (并列、分列或一开一备) 的优化。然后对每日负荷进行实时预测, 依据现有的设备参数、运行方式给出变压器投切方案和负荷调整方案。最后计算单体变压器的经济负载系数和经济运行区, 保证变压器在合理的负载系数下和经济运行区间内运行, 并给出变压器运行电压分接头经济位置方案, 达到降低有功和无功损耗、提高功率因数、延长变压器运行寿命的目的。

参考文献

oa系统可行性报告模板篇3

一、系统可行性研究

1.基本要求

工资管理系统应该便于对不同类型职工的工资进行发放和管理,提高财务处的工作效率,提高工资统计的准确性,便于操作,能有效地对数据进行添加、删除、数据统计、报表打印、数据库备份、查询和系统维护,并能在一定程度上实现办公自动化。

(1)功能。GZGL(工资管理)系统的主要功能是:月工资发放和处理、标准工资库维护、临时工资发放、查询与系统维护和系统帮助。

(2)性能。方便、快捷、有效地完成工资发放的各项任务,在工资数据统计和报表打印等方面,具有准确率高、速度快等特点。

(3)系统的输入。输入所有职工的标识,如职工的姓名、工号、所在部门、各项应发的金额和各项应扣的金额。

(4)系统的输出。输出各种报表、上报的文件和上报的磁盘。

(5)处理流程。见图1。

图1处理流程

(6)安全和保密要求。该系统在使用前必须正确输入密码,否则系统将不能运行。进入系统后,要想修改密码或对系统的一些信息进行修改,也必须输入高级用户密码,对数据库中的关键数据应该要求保密。

2.开发目标

系统开发目标应该考虑到以下几个方面的因素:人力与设备费用的相对减少;数据处理速度的提高;数据统计精度的和准确率的提高。

3.具备条件

项目开发中所具备的条件、假定和所受到的限制包括以下几个方面:

(1)所建议系统运行寿命的最小值。系统运行寿命的最小值应达三年。

(2)硬件、软件、运行环境、开发环境等条件。硬件环境要求如下:PⅡ或更高档的计算机、笔记本电脑;运行时内存的要求是10MB;安装所需硬盘空间是30MB;打印机可选激光打印机。软件环境要求如下:中文Windows95/Windows98/Windows2000/Me;Windows NT 4.0。

(3)系统投入使用的最晚时间。系统投入使用的最晚时间为今年的6月中旬。

4.可行性研究的方法

(1)客户调查。通过对客户的调查,了解客户对软件产品的需求,按照客户的要求不仅要实现月工资发放,而且要实现临时的工资发放,同时还要有数据库备份。GZGL系统的主要功能为:月工资发放和处理、标准工资库维护、临时工资发放、查询与系统维护和系统帮助。

(2)同类产品调查。通过对市场中相关产品的调查,笔者了解到,工资管理系统大体上都应该实现工资的统计、汇总、报表打印等功能。

二、技术可行性分析

采用目前比较高效、成熟的开发工具Visual Basic 6.0。Visual Basic 6.0是Microsoft公司推出的基于客户机/服务器体系结构的强有力的开发工具,自问世以来深受开发人员的好评。它在数据库方面尤其有着独特优点,其所采用的面向对象的程序设计技术具有程序执行效率高、程序体小、界面美观,功能强大等特点。

1.简要描述

工资管理系统采用常规的数据库处理方法,根据工资信息管理的特点对数据库进行操作,如对工资发放项目的修改、人员的增删、工资数据的添加和修改、工资的统计、工资的汇总、临时发放工资的管理、上报文件和磁盘、打印等给予了优化。

2.数据流程(常用系统资源图或数据流程图)

见图2。

3.与现有系统的优越性比较

工资管理系统有利于对工资发放的统一、有效管理。与传统的手工记账方式相比,占据空间小、易于统计工资总额、易于更新、易于数据备份;与其它工资系统相比,该系统实现了对不同类型职工的工资发放,系統功能比较全面,而且价格也比较合理。

工资管理系统具有高效率的系统灵活性。当修改工资库中某个职工的工资情况或者修改某个工资发放项目时,只需在工资数据编辑状态下对该职工的工号进行锁定,或者对某个工资项目进行锁定,即可对锁定的项目进行修改,而对其它的人员或项目无权修改,这样可以提高系统的准确性。

工资管理系统能够较好保证数据库的安全。用户可以对后台数据库进行加密,同时还可以给系统设定密码。

三、经济可行性分析

1.支出

(1)基本投资。硬件设备:PC机;软件:Windows98/Windows2000,Visual Basic 6.0,ACCESS2000;需求分析工作:1人/3月。

(2)其他一次性支出,主要是软件设计和开发费用。软件设计开发过程当中,投入设计和开发费用包括:购买书籍的资金800元;Visual Basic 6.0光盘20元;1人/3月的费用为3300元(其中包含技术开发上的花销、生活花销等)。以上的费用共计4120元。

(3)经常性支出,主要是软件维护费用。软件开发完毕后投入使用时,对软件产品进行的后期软件维护所需要支出的费用。

2.效益

该系统的应用进一步实现了办公自动化,减少了人力投资和办公费用的开销,极大地提高办公效率。投入使用将获得的经济效益分为直接效益和间接效益两方面。直接效益主要体现在:原来4人/周工作量将只须1人/周完成;间接效益体现在:减少支付3人工资(1200元/人月),共计3600元/月。

3.投资回收周期

根据经验算法,当收益的累计数开始超出支出的累计数的时候,就是投资的回收期。

投资回收期:4120元/(3600元/月)=1.14月(因软件未交付使用,故未将软件的后期维护费用计入)。

四、社会因素可行性分析

1.法律方面的可行性

系统的研制和开发,将不会侵犯他人、集体和国家的利益,不会违反国家政策和法律。

2.使用方面的可行性

系统的研制和开发充分考虑到用户的工资发放策略、管理流程和操作人员的素质等因素,可以满足用户的使用要求。

OA系统运行情况报告篇4

一、我校网上OA建设思路

我校网上OA系统以数字化信息和网络为基础，在计算机和网络技术上建立起来的对教学、科研、管理、技术服务、生活服务等校园信息的收集、处理、整合、存储、传输和应用，使数字资源得到充分优化利用的一种虚拟教育环境。通过实现从环境（包括设备，教室等）、资源（如图书、讲义、课件等）到应用（包括教、学、管理、服务、办公等）的全部数字化，在传统校园基础上构建一个数字空间，以拓展现实校园的时间和空间维度，提升传统校园的运行效率，扩展传统校园的业务功能，最终实现教育过程的全面信息化，从而达到提高管理水平和效率的目的。

二、系统上线

我校网上OA系统整合与我校的数字化校园平台在2015年3月份开始部署，完成了包括服务器的安装配置、网络机房的选址、人员信息的收集及整理、各功能模块的应用设定、邮件系统配置及切换、OA系统运行测试等主要工作，数字化校园平台在2015年4月底正式上线运行，学校信息中心在系统上线后及时安排了全校师生的操作培训，方便师生及时熟悉及使用OA系统。

数字化校园平台上线使用后，总体运行情况稳定，未出现过严重的问题或故障。

三、OA系统的使用意义

1.建立学校信息发布平台：在学校内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在学校内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解公司的发展动态；

2.实现工作流程的自动化：工作申请及审批流程的使用，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如各种申请、审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高各单位及部门之间协同工作的效率；

3.实现知识管理的自动化：传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享；

4.辅助办公：像图书管理、档案管理、考勤管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化；

5.协同办公：就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。随着学校的业务发展及考虑到新的地区公司的地域分布，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求。通过协同办公使相关信息能够获得有效的整合，提高学校总部领导层整体的反应速度和决策能力。

随着学校信息化的建设与发展，OA（办公自动化系统）的应用也越来越广泛，它将从单纯的电子文档审批和信息发布转变为一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进企业制度与文化的发展。

四、已上线的OA功能应用

1、统一身份认证

2、统一数据中心

3、人事管理系统

4、招生就业系统

5、学生管理系统

6、教务管理系统

7、行政办公管理系统

五、系统运行情况

登录日志管理截图

操作日志管理截图

oa系统述职报告示例篇5

一、甘绿OA系统的特点

1)可定制：甘绿OA系统可以对组织机构、表单格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计等全面提供自定义。

2)可规划：甘绿OA系统根据单位的具体情况规划工作流程和文件管理体系。按照需要设定工作流程、层次化的文件管理模式、文件在系统中按：文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织，文件库可根据需要进行设置，文件夹也可根据需要多级设置。

3)可管理：甘绿OA系统以组织机构为基础，对整个组织的工作和权限进行管理。当组织机构中的部门、岗位或人员发生调整时，可对系统各模块内相应的权限进行同步更新，以确保数据的安全和完整。

4)B/S+C/S：采用群件技术和Web技术相结合，同时提供B/S和C/S两种应用模式。用户可根据自身需要选择合适的应用模式，也可两种模式混合应用。特别地，合强iOA在B/S模式下具有良好的运行速度，可基于互联网实现安全快速地运行，大大方便了分布式办公和移动办公。

5)事找人：为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口。甘绿OA系统将协同办公集中到[待办工作]和[在办工作]两个窗口，在此各项工作进行分类，并按时间和轻重缓急进行排列，每个人都可方便地在此依次办理各项工作。

6)可扩展：开放式体系结构、标准化接口、并配有二次开发手册。甘绿OA系统采用开放式体系结构，各个模块独立实现，并具有标准接口，为今后系统的升级和扩展打下良好基础。同时，客户也可根据二次开发手册，并利用系统内置的二次开发辅助工具自己进行二次开发，开发出新的功能模块或与其它系统互连。

二、甘绿OA系统的功能

用户全部基于浏览器的使用方式最为流行的B/S模式，通过IE浏览器，即可进入系统的登录画面，方便用户使用，降低了系统维护的工作量。完善的用户登录及安全机制登陆系统提供用户名和口令后才能访问系统,保证系统的安全性。人员权限集中设置：系统可以将人员根据其岗位职责和职务划分成不同用户群，从而按业务需求和使用权限进行分类。系统管理分级机制：采用分级管理机制，整个系统的管理分成系统管理员和应用管理员，管理分开。图形化的工作流定义体系可以针对不同类型的请求，智能地定义办公流程和商务流程,系统管理员可以根据运行模式和本单位的规定设定信息的流程，定义出流程中的工作任务、角色、执行人、隶属工作组、负责人、开始时间、结束时间、执行路线及条件跳转属性等，以实现个人工作安排，项目状态追踪，任务预警。

1.个人办公

此系列模块主要起辅助工作的作用，是全体员工工作的好助手。包含个人设置、待办事宜、日程安排、工作日志、消息提醒

2.工作流程

工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交互)过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公公文审批流转处理。每一项工作以流程的形式，由发起者(如文件起草人)发起流程，经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签)，最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库)。

1)发文管理

发文管理在网上完成单位内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理。支持WORD,EXCEL文件的`在线修改，提供数字签名、电子印章技术。

2)收文管理

完成单位外来公文的登记、管理，拟办、批阅、主办、阅办，并可完成归档、查询等全过程处理;在原理上类似于发文管理。同发文一样，支持灵活的流程定义，文件提交、退回及终止以及提供健壮的存取安全控制等。

3)业务流程

运用工作流引擎技术，用户可自定义日常办公和业务工作流如工作请示，处理业务单据。审批流程1.采购审批流程2.用车申请流程3.请假流程4.会议室申请

3.公共信息

公共信息系列模块提供了一个信息发布和共享平台，满足了个人之间，上下级之间，集体间交换信息的需求。包括公告栏、论坛、共享文件。

4.行政办公

此系列模块提供了一般单位日常事务的计算机网络管理方式，旨在减轻相关办公人员的工作压力，提高工作效率。包括会议管理、人事管理、车辆管理、办公资产。

5.网络通讯

此系列模块功能提供一系列通讯模块，包括电子邮件和即时通讯，为协同办公提供方便。包括电子邮件、即时通讯、通讯录。

6.客户管理

系列模块可提供与客户相关的信息。包括档案管理、我的客户、公共客户、客户共享、客户分派、客户分析。

7.合同订单

此系列模块主要对所有合同及订单的管理(添加合同或订单,删除及修改等)。包括采购合同管理、销售合同管理、采购订单、销售订单。

8.资料管理

此系列模块用于维护企业商品、供货商及仓库的基本信息。包括商品资料维护、供货商

资料维护、仓库信息维护。

9.采购管理

采购管理功能模块用于管理企业的采购业务，各子功能模块实现的功能分别为：

1)进货单:用于录入企业的进货单，也分为主从两张表。

2)进退货管理:用于录入企业进退货单.包含产品名称、型号、规格、数量、备注等.

3)进货价格调整:用于调整历史进货单的价格，内容包括内部编号、编号、进货数量、原进价、新进价、调整日期、制单人等。

4)进货单位调整:用于调整历史进货单的供货商，内容包括内部编号、编号、原供货商、新供货商、调整日期、制单人等。

5)历史查询:用于查询商品采购、进货的历史。一般可以让用户根据任何条件查询，如按照供货商、日期、商品货号、商品拼音等。

10.库存管理

库存管理功能模块用于管理企业的库存信息，各子功能模块实现的功能分别为：

1)库存查询:用于查询企业商品的库存，可以查询总库存和分仓库查询。

2)库存转库:用于将一个仓库的商品转移到另一个仓库，内容包括编号、原库、目的库、货号、数量、单价、合计金额、调拨日期、制单人、调货原因等。

3)库存盘点:用于管理企业的库存盘点工作，将实际盘存的商品数量输入计算机，计算机自动与数据库中的库存数量进行核对并产生盘盈盘亏统计信息。

4)报损报溢:用于管理企业商品库存的损益，内容包括编号、货号、仓库、数量、库存单价、金额、日期、责任人、制单人等。

5)上下限设定:用于设置库存的上限和下限，当商品库存的数量超出指定的范围时系统可以自动报警，内容包括序号、仓库号、货号、上限、下限、最佳存量、备注等。

库存上下限报警:根据当前商品库存和指定的库存上下限自动列出低于下限或高出上限的商品，并可以直接根据最佳存量直接生成采购订单。

6)历史查询:用于查询各种转库、盘点、损益的历史数据。

11.销售管理

销售管理功能模块用于管理企业的销售业务，各子功能模块实现的功能分别为：

1)销售单:用于录入企业的销售单，主表“销售单”内容包括编号、客户编号、销售日期、业务员、制单人、保管员、税价合计、不含税价、税额、订单号等，从表“销售单明细”内容包括编号、销售单号、货号、销售数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库等。

2)销售退货单:用于录入企业销售退货单，内容包括编号、销售单编号、货号、退货数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库等。

3)调整历史售价:用于调整历史销售单的价格，内容包括内部编号、编号、销售数量、原销价、新销进价、调整日期、制单人等。

4)历史查询:用于查询商品销售的历史。一般可以让用户根据任何条件查询，如按照客户、日期、商品货号、商品拼音、业务员等信息查询。

12.财务管理

财务管理分为:应付款管理与应收款管理及账务管理。

1)应付款管理

应付款管理功能模块用于管理企业的应付款业务，各子功能模块实现的功能分别为：预付款管理:用于管理企业的预付款信息，内容包括供货商号、预付款总额等。填写付款单时可以选择付款的方式，如果是“减预付款”则“预付款”信息表中的“预付总额”自动减少。包括应付款明细、应付款汇总、付款单、已付款明细、历史查询。

2)应收款管理

应收款管理功能模块用于管理企业的应收款业务，各子功能模块实现的功能分别为：预收款管理:用于管理企业的预收款信息，内容包括客户编号、预收款总额等。填写收款单时可以选择收款的方式，如果是“减预收款”则“预收款”信息表中的“预收总额”自动减少。包括应收款明细、应收款汇总、收款单、已收款明细、历史查询。

3)帐务管理

帐务管理功能模块用于管理企业的结帐业务，一般商业企业每个月都要进行一次结帐操作，确定该财务月份所有商品成本的进、销、结存情况，为财务提供数据。各子功能模块实现的功能分别为：结帐日期设定、模拟结帐、正式结帐、进销存汇总、历史查询。

13.统计分析

统计分析功能模块用于统计和分析企业的经营数据，供企业决策者作为决策依据。统计分析的功能就是对企业的历史数据进行统计分析，以直观的形式表现出来，最好可以用图表的形式表现出来。

14.系统管理

oa系统可行性报告模板篇6

OA合同会签审批系统需求分析报告

广州市百成科技有限公司顾问咨询中心 2007年3月引言编写目的

广州石化分公司在ERP实施的过程中，利用OA系统在文件审批方面的优势，于2006年初成功在OA系统中实现了ERP系统中的采购合同和销售合同审批操作,基本上解决了合同会签、审批界面不直观，审批意见不能很好反应，合同会签通知不及时等问题，收到了良好的效果，达到提升整个企业管理水平的目的。随着合同会签审批系统的深入应用，在实践过程中也逐渐暴露了系统存在的一些问题，各业务部门根据实际应用需要，也纷纷对系统提出了的一些修改意见，此外随着应用的不断深入和数据的不断积累，目前系统运行效率也出现了下降的情况，为此，对系统进行优化升级已经非常迫切。针对这种情况，广州石化分公司对原有的合同会签审批系统提出了优化升级的需求，为了有效地指导合同会签审批系统优化升级项目的设计和实施，对实施的过程进行有效的监督，故编写本需求分析报告。项目背景

广州石化销售采购合同网上会签系统。

本项目由中国石油化工股份有限公司广州分公司提出，由广州百成科技公司进行系统开发和实施，使用用户为中国石化股份有限公司运销中心、物共中心、生产调度部、计划部、机械动力部、财务部、法律部、公司经理等。

广州石化销售采购合同网上会签系统与广石化实施的ERP系统通过相应的接口程序进行数据的交互。

广州石化销售采购合同网上会签系统用户短信消息的发送，通过通过广州石化短信网关进行。定义

ERP：是英文Enterprise Resourse Planning的缩写，中文意思是企业资源规划。它是一个以管理会计为核心的信息系统，识别和规划企业资源，从而获取客户订单，完成加工和交付，最后得到客户付款。

SAP：是一家通过业务工程成功地集成信息技术的公司，SAP（System, Applications, and Products in Data Processing,数据处理的系统、应用和产品）。

OA：是OFFICE AUTOMATION的缩写，本意为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。

合同：是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务的协议。现有业务流程概述目标

为了配合广州分公司的ERP项目实施，把ERP中的销售合同和采购合同放在OA中进行会签审批，按照分公司的内控流程的规定需要相关部门和领导进行审批，审批通过后进入ERP系统释放合同，产生销售订单和采购订单。公司领导、财务部、法律事务室等相关部门有权限查看系统里所有的合同。系统通过邮件和手机短信的方式提示审批人进行审批。业务描述

广州石化分公司实施合同网上会签系统的部门包括运销中心、物供中心及其他会签部门，合同可以分为销售和采购合同两种。采购合同业务流程描述

在SAP系统：采购员录入采购合同信息；

SAP系统通过API接口程序把采购合同信息传给OA系统，OA系统成生一个采购合同会签单；在OA系统：采购员把会签单和合同传递给业务主管，由业务主管进行审核，并在合同会签单上签署意见，完成后提交到中心合同室，有修改意见退回采购员；

在OA系统：中心合同室在合同会签单上签署意见，完成后根据合同内容提交到中心领导审批，有修改意见退回采购员；

在OA系统：中心领导在合同会签单上签署意见，完成后中心授权范围内的合同会签流转结束，有修改意见退回业务人员重新修改审批；

在OA系统：中心领导根据合同内容选择计划财务部或财务部进行下一步审批；计划财务部在合同会签单上签署意见，完成后提交到财务部，有修改意见退回业务人员重新修改审批；财务部在合同会签单上签署意见，完成后提交到法律事务室，有修改意见退回业务人员重新修改审批；在OA系统：法律事务室在合同会签单上签署意见，合同会签单和合同传送给公司分管领导，有修改意见退回业务人员重新修改审批；

在OA系统：公司分管领导按照有关内控文件

1、在内控授权范围内，在合同会签单上签署意见完成审批过程。

2、超出授权范围内，在合同会签单上签署意见会签单和合同传送到公司领导；

在OA系统：公司领导在合同会签单上签署意见，审批结束；在SAP系统：合同会签结束，合同管理员释放合同。销售合同业务流程描述

在SAP系统：销售员录入销售合同信息；

SAP系统通过API接口程序把销售合同信息传给OA系统，OA系统成生一个销售合同会签单；在OA系统：销售员把会签单和合同传递给业务主管，由业务主管进行审核，并在合同会签单上签署意见，完成后提交到中心分管领导，有修改意见退回业务人员；

在OA系统：中心领导在合同会签单上签署意见，如果需要公司分管领导批示转送公司分管领导，否则完成后提交到合同管理员，有修改意见退回采购员重新修改审批；

在OA系统：在中心授权范围内的合同会签流转结束；合同管理员根据合同内容选择相关部门，并发送给相关部门对合同进行会签；根据合同内容所有需要会签的相关部门意见签署结束的合同，合同管理员选择并将会签单和合同传送给法律事务室进行会签或根据会签意见将合同退回采购员重新修改；

在OA系统：法律事务室在合同会签单上签署意见后，会签单和合同发送给公司分管领导，对合同有修改意见的返回给合同管理员；

在OA系统：公司分管领导在合同会签单上签署意见通过审批，对合同有修改意见的返回给合同管理员；如果需要传送到公司经理批示的，发送给公司经理；

在OA系统：公司领导在合同会签单上签署意见会签单和合同传送到合同管理员；在OA系统：流程结束；

在SAP系统：合同签订后，合同管理员释放合同，产生销售订单。条件与限制略

数据描述静态数据略

动态数据

输入数据：SAP中的送审的销售或采购合同信息；

输出数据：合同在返回SAP系统修改，审批通过后提交到SAP系统时，提供修改后的合同信息。数据库介绍

服务器平台采用Lotus Domino R5，在其上运行的合同审批系统数据库名称为Pactsign.nsf。数据词典略

数据采集略

项目升级功能需求功能划分

针对用户提出的升级需求，我们在对需求进行充分调研的基础上，将本次系统升级的需求大致分为以下几个部分：审批流程修改

审批内容和审批项的变更合同查询统计子系统合同归档子系统合同打印子系统合同催办子系统功能描述审批流程修改增加“返回起草人”功能，系统中的任一审批人都可以使用此功能，限制“返回SAP”功能，在系统中只有业务员有权限返回SAP。在系统中的审批痕迹中要体现“返回起草人”的情况 b.各会签部门采用“并列”关系，主办部门内部，各层次审核人员应是“串联”关系；所有会签部门的审核意见均不应起到否决作用，不导致会签流程的停止或重新开始对所有到期合同运销中心经理有权限对原合同延期10天；超过10天的，按原合同会签流程重新流转。

参照物资采购合同会签流程，调整现有销售合同会签流程对合同设置审批时限，超时未审合同可以多次短信提醒

在OA上的合同文本（word）文件只允许在业务员名下修改，在流转其他环节不能被修改。各审批人若认为合同必须被修改，可在意见中注明原因，把合同打回ERP系统，待修改后再重新流转。

审批内容和审批项的变更

ERP系统原合同条款部分改为合同摘要，照原有流程送OA系统。要将合同条款（文本）单独作为一个word文件，由业务员在OA系统中操作时，粘贴在合同上。4.2.3合同查询统计子系统

用户可以用合同中的以下数据项作为查询条件、分类汇总条件和输出内容：办理人、创建时间、SAP合同编号、合同编号、合同名称、业务员、环节、类型、状态、经办单位、项目名称、标的金额、中选供应商、合同类型、采购模式及审批结束时间等；对合同的份数及合同的标的金额或节支金额进行汇总。c.合同查询统计的查询结果可以导出到excel表格中。4.2.4合同归档子系统

建立归档库，合同管理员有权限对合同进行按年/月的归档，并且在合同会签系统界面有链接，可以对已归档后的合同访问，并且此归档后的合同也支持上述的查询统计功能。归档后的合同从合同会签系统库中删除。4.2.5合同打印子系统

打印所需合同的详细内容、合同审批意见汇总、合同审批流程（需用户方提供打印格式要求）a.单个合同打印功能 b.合同批量打印功能 4.2.6合同催办子系统

合同会签系统中，除了A类合同外，其他类型的合同都需要跨多部门审核，若审核人出差或休假而未设置审批代理人，这就在一定程度上造成了有些合同审批时间过长，甚至接近合同有效期。为避免此情况，需要有在OA中设置一个合同催办角色，赋予相关权限，能够查询系统中所有合同的审批时间，并可以通过短信和邮件等手段通知审批延误者及时审批合同。

具体需求说明：

需在系统中设置催办人角色。

合同催办人需有自己查询界面（视图）。格式如下：当前审批人

上一审批人办理时间

合同总审批时间

SAP合同编号

合同名称

合同类型

合同创建时间

合同状态

审批环节

系统对总审批时间进行计数，当超过一定期限时，系统自动发送短信和邮件提醒催办人某份合同超期。此期限可以由催办人设置。

在上述统计表单中设置提醒按钮（类似合同审批中的意见栏），催办人判断合同审批超期后可以直接点击此按钮，选择预设信息或者自己填写信息后给当前合同审批人发送短信和邮件作为提醒。此功能可多次执行，每次执行都有记录。

合同审批完成后系统自动生成如下统计报表，作为考核依据。SAP合同编号

合同类型

合同总审批时间

合同审批是否需催办

审批过程中的被催办人

被催办次数

f.合同催办人和审批人应为不相容岗位，申请后由管理员开放权限。性能需求数据精确度

广州石化销售采购合同网上会签系统从SAP系统获取的合同信息与本系统中合同的信息保持一致。时间特性

合同在从SAP系统获取过来的时间不超过15秒钟。

合同在本部门内审批过程中发送到下一个审批人响应时间不超过10秒钟。合同在送多部门会签时响应时间不超过20秒钟。

合同在审批通过后提交到SAP系统时响应时间不超过10秒钟。适应性系统提供灵活的权限控制和流程配置工具，管理员用户可以自定义权限和流程信息。运行需求用户界面

沿用目前现有的系统C/S结构，为用户提供丰富且简洁的用户界面。硬件接口软件接口

对需要在OA系统和ERP系统中进行传递的数据，通过OA系统中现有的接口进行，根据需求的变更，对需要传递的数据结构进行修改扩充。

EKey认证接口通过“深圳市明华澳汉科技股份有限公司”提供的EKey接口函数进行调用。短信接口通过广州石化短信网关提供。其它需求略

运行环境设备略

支持软件

浅谈OA系统的数据清理篇7

办公自动化系统 (Office Automation System, OA) , 是基于网络互连的分布式软件系统, 通过有效的资源共享和信息交流、发布, 达到提高工作效率, 降低劳动强度, 减少重复劳动的目的。

一个常见的OA系统应包括以下功能[1]:

工作流转功能, 如公文处理、日常审批、工作监控、修改痕迹保留等。

文件管理功能, 如可以根据需要设置文件库, 文件库中提供多重访问权限控制等。

信息发布功能, 如电子公告、在线新闻、电子论坛等。

内部通讯功能, 如电子邮件、即时通讯等。

辅助办公功能, 如会议室管理、日程安排、物品管理、人事管理、考勤管理等。

为完成上述功能, 典型的OA系统多采用基于J2EE技术的Web应用系统[2], 既可以方便地存取数据, 也可以对JSP、EJP和XML等提供良好支持。Web中应用程序除了访问数据库数据外, 一般还要访问非数据库数据, 特别是XML文档[3]。所以, OA处理的数据从文件形式上可以分为数据库文件和文档文件两大类。数据库文件主要是工作流、邮件等的相关记录, 如流程名称、流转环节、审批意见、收件人、发件人等。文档文件则既包括独立的文档, 如文件库中的文档, 也包括各类流程、邮件、公告和新闻的附件, 而且由于其不局限于文本, 还可以是图纸、照片等, 因而往往文件较大。

2 数据清理的重要性

一个OA系统成功上线运行后, 随着时间的推移, 系统内就会积累大量的数据。这些数据从有效性的角度可以分为两类:一类是正常业务的记录, 是有效数据;一类是因各种原因而产生的无效数据或垃圾数据。

出于下述几个方面的考虑, 应对OA系统的数据进行清理:

2.1 减少系统资源占用, 提高系统运行速度

这是针对OA数据库文件中的垃圾数据而言的。数据库文件中存放着工作流、邮件等的相关记录, 而且一般会将进行中的流程与已完成的流程记录文件分开存放。在尚未完成的流程文件中, 伴随着工作流程和邮件等的流转, 会记录下各个环节的办理人、办理时间、审批意见等内容;当一个工作流完成了全部环节后, 就会从尚未完成的流程文件中转入已完成的流程文件中, 并供历史查询。一个尚未完成的工作流, 或由于实际工作已不需要而不再流转下去, 如人事经理发起的为某核心员工加薪的请示流程尚未完成全部审批, 该员工已不辞而别, 这个流程显然已没有必要再流转下去;或由于软件本身的故障, 导致工作流无法正常流转完成后续环节。这都导致在尚未完成的流程文件中, 产生了垃圾数据, 并造成流程文件增大, 从而在OA系统运行时占用更多的资源, 系统运行速度由此而下降。

2.2 节约存储空间

这是针对OA系统中的垃圾数据而言的。因为只有有效数据才有存储的价值, 垃圾数据只是白白浪费了存储空间。OA系统将数据存在服务器磁盘阵列上, 而且一般会将数据库文件与文档文件分开存放, 但不论是数据库文件中的垃圾还是文档文件中的垃圾 (如未完成的垃圾流程所对应的附件文档) , 都占用了宝贵的磁盘空间, 应当将其清理出去。

2.3 便于系统备份和恢复

这是针对OA系统的数据库文件和文档文件而言的。OA系统和其他应用系统一样, 是需要通过平常及时备份, 以便在系统崩溃时得以恢复的。由于OA系统中存放流程的数据库文件和存放流程附件的文档文件有具体的对应关系, 因此在备份时需将数据库文件与文档文件同步备份。备份数据库文件可以选用复制或日志的方法, 而备份文档文件则只能用复制的办法。如果系统中存在着没有清理出去的垃圾数据, 显然会占用更多的备份空间, 也会导致备份与恢复消耗更多的时间。

2.4 利于促进实际业务的及时完成

用户会根据实际业务的需要在OA系统中发起相应的工作流程, 并按照最终的审批结果开展实际业务, 但由于各种各样的原因, 会导致流程无法按员工的预期完成, 最终影响实际业务的按时开展。比如, 采购员甲办理借款预付货款后, 应按公司财务规定及时取得采购发票完成报账手续, 但甲发起相应流程后却迟迟无法取得正规的发票, 因而流程无法通过财务审结, 变成了长期呆滞流程。如果系统管理员坚持定期清理逾期流程, 就会将这一问题暴露出来, 从而引起相关部门重视并采取相关措施, 避免形成呆账。

3 数据清理的原则

3.1 分析系统的功能应用, 确定数据清理的重点

系统管理员是OA系统数据清理工作的主要承担者。为了做好数据清理工作, 系统管理员首先应该进行系统的功能应用分析, 梳理所使用的OA系统功能, 确认这些功能会产生哪些有效数据, 可能伴生哪些形式的垃圾数据, 并统计分析这些数据的大小与时间的关系, 从而有针对性地确定清理的方法和频率, 使数据清理工作整体建立在科学的基础之上, 既可以保证清理的及时有效, 又可以保证不会出现大的遗漏。

以本公司实践为例, 经过统计分析得知, 内部邮件积累速度很快并容易产生大量垃圾数据, 是影响OA效率的重要因素。为此, 本公司加强对内部邮件的管理, 首先限制邮箱大小, 将一般用户的邮箱容量从50M下调为20M, 需要更大容量的用户须向信息中心提出申请;其次, 要求各位用户及时清理本人邮箱, 必要的资料备份到本机, 既要防止用户邮箱溢满无法收发新的邮件, 又要防止用户长期存放邮件将OA当成了自已的文件柜, 使OA长期超负荷运行;最后, 对于滥发和错发的邮件等由系统管理员清除其数据库记录和附件文档。

3.2 定期与不定期清理并重

数据清理工作不能一劳永逸。一次清理后, 系统的效率会有相应改善, 但随着时间的推移, 新的数据包括有效数据和垃圾数据会继续沉淀积累, 这就导致清理工作必须持续进行。系统管理人员根据统计分析得出的规律, 可以确定符合实际的清理周期, 定期进行清理。但工作时间有忙时、闲时之分, 反映在OA中也会导致办公数据在特定时间数量激增, 这时就要进行不定期的及时清理。

笔者所在公司, 一般是每两个月进行一次定期清理, 但在全面预算、年度总结这些工作开展期间, 或者组织机构大面积调整期间, 则会视情况进行及时清理, 来确保系统工作效率。

3.3 前台操作为主, 后台操作为辅

从清理操作的角度, 可以将OA数据清理工作分为前台操作和后台操作两种。

前台操作的主体既包括普通用户, 也包括系统管理员, 他们可以依据各自不同的操作权限进行相应的数据清理。例如, 流程流转完毕回到申请人环节, 需要申请人在阅读完领导批示后, 将该流程提交结束并归档到档案库, 从而将该流程从尚未完成的流程记录转为已完成的历史流程记录, 这样可以提高系统未完成流程的数据库运行效率;而系统管理员可以通过系统提供的流程监控功能, 监督申请人是否及时进行提交结束的操作, 并可对其进行提醒, 一旦出现人员离职等无法正常继续的情况, 系统管理员可以将其交给其他人员及时清理或直接将原申请人账户密码清除后进入执行清理。这些都是前台操作。前台操作的好处是可以分散进行, 由各位用户自已进行, 工作量相对较小, 而且是借助系统程序界面进行, 可以将记录和附件同步清理, 比较彻底, 一般也比较安全。

如果通过前台操作不能解决问题, 就要使用后台操作, 由系统管理员直接对数据库或文档进行清理。例如前面提到的内部邮件错发问题, 两个技术员之间通过邮件传递产品图片, 附件比较大, 可是作为发件人的技术员误将收件人选为全公司, 造成全公司用户都收到了这些图片, 很多不相干的用户邮箱都被塞满了而无法正常收发邮件, 更重要的是还可能造成商业秘密泄露。这时, 就可以由系统管理员从后台直接清除相应的数据库记录和附件文档。又例如, 工作审批流程由于用户审批时使用非法字符, 导致流程无法正常进行后续流转, 造成流程作废, 形成垃圾, 这时也需要由系统管理员从后台直接清除相应的数据库记录和附件文档。一般的OA数据库由于范式化的要求, 会将相关记录分散到多个表中, 有些还采取了加密处理, 这导致后台操作要像前台操作那样完整清除记录和附件, 是有相当难度的。同时, 直接对后台数据库进行操作, 也容易误清有效数据或带来影响系统运行的后果。所以, 对后台操作要十分慎重。

因此应以前台操作为主, 系统后台操作为辅。同时, 要规范前台日常操作, 比如禁止在审批意见中使用非法字符, 在发送内部邮件时要认真选择收件人, 禁止向全公司发送邮件等。这样, 大多数的工作放在前台正常进行, 就可以减少对后台的危险操作, 起到预防的作用。

3.4 重视对历史存档数据的清理

OA系统的数据清理, 不仅限于垃圾数据, 也包括历史数据。历史数据主要用来存档查询, 但系统运行时间长了, 历史流程数据库和相应附件文档会积累得相当庞大, 并占据OA系统的主要空间, 这时如不想办法对历史数据进行清理, 不仅使历史查询效率很低, 而且当前流程运行都可能受到影响。

笔者所在公司的OA从系统架构上, 将当前流程数据与历史流程数据进行了分离, 但对历史流程数据却没有再提供按年度分类的功能, 近10年的历史数据存放在一张表中, 这个巨大的表文件对数据库系统形成了压力, 查询历史资料缓慢, 而当有用户进行历史查询在长期等待时, 整个OA系统会出现效率下降的现象。为此, 系统管理人员对历史数据进行了分析, 发现大部分的历史查询是近两年期间的, 超过两年以上的历史查询频度是较低的, 于是决定将历史数据库人工分割成两个, 近两年的保留在原表名下, 供用户在系统中进行前台查询, 超出两年期的数据存放在另一张表中, 并由系统管理员根据用户申请, 人工切换为原表名, 供系统调用给用户前台查询。这样, 历史查询缓慢的问题解决后, OA系统的总体运行效率得到了保证。

总之, 数据清理是保证OA系统有效运行的重要工作。在重视数据清理工作的前提下, 只有科学分析OA系统的功能和运行现状, 遵循数据清理工作的原则, 确定清理工作的重点, 明确清理对象, 事前做好谋划, 防治结合, 采取正确操作方法, 及时进行清理, 才能更有效地发挥OA系统的作用。

摘要：本文从阐述OA系统的功能与数据的关系入手, 论述了OA系统数据清理的重要性, 并结合所在公司的具体实践, 总结了OA系统数据清理的若干原则。

关键词：OA系统,数据,清理

参考文献

[1]俞雪华.基于J2EE的OA系统的设计与实现[J].计算机光盘软件与应用, 2012 (3) .

OA办公系统实用性篇8

关键词：OA系统核心应用功能性能办公自动化

OA系统主要是为了政府机关以及事业单位的办公信息上下传达以及信息采集等服务的，能够将政府机关各个部门以及下属单位之间通过信息系统联系在一起，实现了党政机关单位的日常办公的信息化，规范化，标准化。

首先对于一家应用单位来说如何选择适合的OA系统是个主要问题，选择OA系统时都应该遵循一个原则，那就是只选对的，不选贵的，适合本企业应用所需，不然什么都免谈，产品不仅具有传统OA软件的核心应用：文档管理、信息发布等功能，还提供了工作流等代表数字化办公发展方向的功能模块。在功能设置上不是追大求全，没有任何“花架子”模块，而是关注核心应用，使得用户的软件投资花到刀刃上。专业版和高级版不限制用户数，使得用户的应用规模不因价格因素而受到限制，同时，随软件免费赠送一定时间的服务与升级。软件价位充分考虑中国国情，通过内部研发与营销模式的优化改良，降低了运营成本，而不是将过高的自身成本转嫁给用户。软件实施、应用、购买成本低就是给用户省钱，面对越来越务实的企业与政府采购，低价优质顺应民心。

1 选择OA办公系统时应当注意的方面

1.1 首先在选择办公系统的时候，需要查看所选的OA办公系统能不能满足所要求的功能，如果不支持即时通讯的功能，那么，可以说这个系统对企业是毫无用处的，不仅无法帮助企业，还可能会造成企业的损失。采用先进的B/S结构，客户端简单便捷，运行的速度快，无论是在公司，还是在家里还是出门在外，这个系统都能够满足工作的需求。如果采用的服务器是公网IP的话，那么就能够通过路由器从外界访问，不需要任何其他的设置，就能够实现办公的信息化。在未来，也许OA还能够支持移动手机，那时候，就能够真正的随时随地办公了。

1.2 OA系统的易用性应非常强。系统最好采用简单便捷的，不用安装或者采用傻瓜式的安装，能够让用户非常方便的设置访问权限以及工作流。要发挥软件性能的优势，使得多台电脑能够组合成一套高性能的集群，并实现企业信息化。

1.3 OA系统的性价比要高，企业客户案例要多，服务支持要好。OA系统的稳定性很重要，因为大量企业信息资料存入其中，OA系统的不稳定造成资料丢失会对企业造成大的损失，无法弥补。因此要对数据进行集中的控制，避免数据的意外泄露。

1.4 OA系统的扩展性也要非常的强，最好采用积木式结构，可以按需选配，自由组合想要的功能，或者可以二次开发，提供第三方接口，这样也便于管理和查找疏漏。

如今，大部分组织内部人员年龄跨度较大，众口难调，只有易用性高的OA办公系统才能获得用户的一致青睐。而OA办公系统的严密性和健壮性是衡量软件优劣的重要指标，也是反映OA软件厂商实力差距的重要方面。此外，不实用的OA办公系统，无论看起来功能多丰富，性价比多高，都可能造成与企业和行业发展的不配套，无法达到提升效率的目的。

2 OA办公系统应具备的性能

2.1 开放性：把整合用到极致，从技术上看，万户OA采用整合性强的技术架构（J2EE）作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。

2.2 易用性：学软件有难度，但上网人人都会。OA是目前国内唯一一款能真正做到彻底网络风格化的协同软件，平台从整体到细节，彻底坚持网络风格，甚至能实现与外网的全面打通，从而，让软件应用变得像上网一样简单。

2.3 健壮性：没有并发数上限的平台坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度；也就是说，从理论上讲， OA这样的软件平台没有严格的并发数限制。

2.4 严密性：“用户、角色、权限”三维管控还不够企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，OA办公系统不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。而万户OA平台的权限分配就能成功实现严密的分级设置模式，彻底实现真正的门户应用。

2.5 逐级化：包括职级门户，如集团-公司-部门三级办公门户，各办公门户的入口统一但相对独立，需要协作的信息和流程也可以互联互通。还包括内外部门户统一，如OA（内部门户）和网站（外部门户）信息的整合。

2.6 平台化：提供一个易用、开放的协同应用平台，客户自己可以便捷的搭建个性化的功能模块，并轻松实现系统内部和外部流程、数据、人员、权限的整合，而无需编码，或只需极少量编码。

2.7 移动化：未来的OA系统在PC上操作的时间将

越来越少，人们将更多的使用手机等移动终端来操作OA，包括收发消息、审批文件、上传下载、安排日程等，OA系统在手机上的兼容性正在不断成熟。

2.8 业务化：OA系统将不再是一个纯粹用于行政办公的通用性软件，而是越来越多的和客户的业务管理相结合，结合的载体在于流程管理和任务管理，但OA不会像ERP那样管理具体的业务数据，还是侧重于业务协作过程管理。可能还有人想到了云化、流程化、智能化、知识化等这样的概念。

办公的信息化是一个不断发展，不断向前的过程，伴随着信息技术的发展，办公的信息化可以分为以下几个发展阶段：网络办公的智能化使得办公的工作变得越来越轻松和便捷；电脑化办公使得单位储存文件，保存数据以及一些软件的应用更加方便；网络的程序化在办公的网络化的基础上，能够实现对整个网络的全面有序管理。总之，办公自动化的应用和发展，使得企业节约办公时间，提高了办事效率。本文中提到的OA系统正是将以上这些阶段全部都串联了起来，发挥了各个阶段的作用，为企业提供了最便捷的服务。

参考文献：

[1]孙敏.办公自动化[M].北京：理工大学出版社，2010.4.1.

[2]王宇翔.计算机办公自动化应用基础教程[M].北京：西北工业大学出版社，2008.1.1.

[3]栾跃.软件开发项目管理[M].上海：上海交通大学出版社，2005.8.1.

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