论秘书的工作意识

论秘书的工作意识（共7篇）

论秘书的工作意识 篇1

(2007-06-27 20:17:57)转载

引 言

在社会信息化、经济全球化、观念多元化的环境中，各行业对新型秘书人才的需求日益迫切，秘书工作的综合性让它与其它工作职能的交叉与融合显得越加突出，秘书工作本身也日益走向规范化、制度化、科学化。“现代秘书人员不仅需要具备专业知识，还要涉及经营管理、工艺技术、金融、税务、法律、公关、广告、外事等领域，这也是经济市场化、全球化对秘书人员提出的客观要求。”[1]而秘书学和公共关系学都是新兴的综合性边缘交叉学科，既具有理论同源关系——二者具有共同的理论基础和共同的研究方法，都将管理学、传播学、社会学、心理学等作为各自的基础学科，不断融合以完善自身；同时又具有实际操作中的兼融互动关系——在某些组织中，秘书部门实际上已经承担了部分公关职能，尤其像银行、医院、学校这类没有设立公关部门的组织，秘书更需要直接承担公关部门的责任，发挥其作用。这就使得秘书学和公共关系学的结合具有了可能性，也使得秘书在工作中树立危机公关意识成为研究者值得探索的新课题。

一、秘书与危机公关的关系

秘书活动是行政管理活动的重要组成部分，其工作职能随着人类生产、生活活动的发展而不断拓展。在全球化语境下，组织的危机管理成为组织管理的重要分支，危机公关更成为组织必不可少的经营课题，作为组织决策者的助手和外脑的秘书工作者除了承担辅助管理和综合服务的职能外，参与危机公关工作日渐成为他们日常工作的一部分。

在这样的背景下，国内部分网站于去年进行了一项关于“危机管理”的调查，抽样调查的对象主要是组织决策层、秘书部门、公关部门、人力资源部门等中高层管理者以及部分普通员工。调查结果显示：中国有45.2℅的组织处于一般危机状态，40.4℅的组织处于中度危机状态，14.4℅的组织处于高度危机状态。而只有50.4℅的调查对象表示听说过“危机管理”这个词，25.07℅的人对危机管理不太清楚，24.53℅的人则根本没有概念。大部分人将关系到单位和个人前途的危险事件看作危机的含义，占42.32℅，35.58℅的人认为危机就是突发事件，[2]还有22.1℅的人将“难以解决的问题”当作危机。由此可见，危机虽已成为社会组织不可避免的难题，并具有鲜明的时代特征，然而人们对危机公关这一概念还较为陌生，对危机的预测和防范更无从谈起。事实上，危机公关是西方近几年兴起并热销的一个概念，上世纪90年代初期传入我国，属于危机管理系统的危机处理部分。“主要是指社会组织预防、监控潜在的危机，有效地控制、处理已爆发的危机，使良好的公共关系状态得以恢复或维持的一系列活动。其根本目的是保障组织与公众之间良好的公共关系状态不受或少受影响，从而保障社会组织的生存和发展环境，使危机的负面影响降到最低限度。”[3]

在高度市场化与经济全球化的今天，组织的生存和发展很大程度上依赖于它所面临的环境，以及组织与这种环境之间的良好的公共关系，任何来自组织内部或外部的不利因素，如果处理不当，将会产生很严重的后果：“长期损害组织信誉，使组织内外有关的群体与个体对组织的管理失去信任；组织与社会关系失调；组织内部各方面关系恶化，使组织运转失序、失衡和失效；因处理危机问题而牵制大量资源，使组织管理的时间和人、财、物紧张或浪费；组织自上而下环境严重恶化，使发展趋向被迫中断甚至终止。”[4]因此组织中的各部门和个人如何面对不利因素、科学而有效地建立和维护良好的公共关系，将危机处理好，从而发挥危机公关的优势，已经成为一项生死攸关的经营课题。

信息时代，社会竞争加剧，有时候获取信息的多少、快慢会直接影响决策的成败，所以组织要求缩短外部反应与决策中枢的联系，这就更需要多面手型的全能式人才。而与组织决策者关系较为密切、熟悉组织具体运作和掌握各项实务工作的秘书部门，因其工作岗位的综合性与边缘性往往更具备公关工作的优势。当组织遭遇突发事件或重大事故、其正常的生产经营活动受到影响、特别是原有的良好形象受到破坏时，现代秘书工作者应具备强烈的危机公关意识和娴熟的危机公关技巧，以便使组织在遭遇危机事件时能够化险为夷，变危机为转机。

一般说来，发展完备的外资公司和大型企业等组织大多设置专门的公关部门，负责公共关系。但在危机干预与管理中，秘书部门仍能协助领导和公关部门进行危机管理，发挥重要作用。由于秘书部门处于组织的中心位置，是组织内外信息集散的重要枢纽，所以秘书往往能够及时而全面地了解组织的运营状况，发现组织潜在的危机，为公关部门提供有价值的信息，从而方便公关人员迅速、有效地预测危机、规避风险、解决危机以防患于未然。“另外秘书部门属于组织的领导机关，不仅上通领导决策层，下联执行基层，而且还在组织各职能部门中横向贯通，起着决策与执行的中介作用，因而能够在危机公关中更直接、有效地实现上情下达、下情上达的平衡协调工作。”[5]秘书部门凭借其特殊的地位以及领导者权利、权威的辐射与延伸，在处理危机的过程中往往比公关部门更具有直接影响力和信赖效应，从而取得更好的公关效果。

然而我国很多组织机构特别是事业单位大多并未设置公关部门，对公共关系和危机公关的重要性也缺乏充分的认识；有的组织为降低管理成本，让秘书人员承担公关职能，以避免重复和浪费。这些组织中的秘书部门既了解每个部门的业务要求和运转状况，又能了解各部门间相互配合关系和组织整体目标，因此其工作职能范围更为综合。秘书工作者则要不断完善自身的知识结构，综合运用公共关系理论，打破对“内”不对“外”的封闭传统，协调组织内部各部门，同时汲取公关工作中的有效手段，更快捷、直接地进行危机公关和危机管理，从而最优化地发挥组织各部门的优势为组织服务，以消除组织内部及组织与外界环境之间的误解和隔阂，使各相关方面了解事情真相，促进相互的理解和信任，使问题得以解决，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。

二、秘书的危机公关职能运用

市场经济条件下，任何组织都处在一个开放的社会体系中，“组织的生存与发展很大程度上受环境的影响，包括由经济环境、政策法律环境、技术环境等构成的宏观环境和以顾客、竞争者、中间商、股东、社会公众为主的微观环境。”[6]“而危机产生的主要因素可以概括为市场的灵活性、技术上的不确定性、组织控制能力的有限性以及政府政策的导向性。” [7]近年来许多组织都有过因突发事件而导致的危机，就国内而言，尽管有的领导相信危机不可避免，却很少有组织制定危机公关计划，多数组织都没有建立完善的危机管理机构和危机公关机制。危机一般可以分为：潜伏、爆发和平息三个阶段，这三个阶段可以认为是组织的一个生命周期或危机周期。针对危机的不同阶段，危机管理也可以分为不同的部分——危机发生以前、危机爆发时和危机平息以后，而秘书人员在不同阶段也发挥着不同的作用。

（一）危机潜伏阶段

在正常状态下，各社会组织处于隐性危机管理状态，这一过程往往容易被忽视，“因为隐性危机管理是指处于正常状态下的组织，在实现组织经营目标的同时从基层运营、中层管理、与高层战略决策等各个制度层面上系统地防范危机的过程。”[8]从表面看没有危机管理，但却处处体现出对危机的防范。

在危机爆发前要做好危机防范以更好地服务于总体目标：一方面，组织要有战略的眼光，能够从战略的高度权衡防范危机的重要性；另一方面，要在制度、产品各个细微的方面减少盲区，防危机于未然。这就需要建立危机预警系统，因为危机公关不仅是对危机发生时的应对，更要对危机事件的形成过程进行分析和判断。

1．危机预警系统

秘书要不断地对危机的前兆和危机的起因进行监视，这有助于组织有针对性地预控危机，从而提高对危机的反应速度。由秘书调查、搜集到的信息是分散、粗糙的，只是进行危机评价的基础，还要对这些信息进行记录、筛选和统计，为深入的危机评估做准备。接下来进入危机评估过程，即对危机的发展趋向进行跟踪，预先对危机的危害程度及爆发的可能性做出估计，这是整个危机预警系统的中心环节，起着关键作用。2．潜在危机处理 秘书对本组织潜在的危机做出预测和分析，包括可能发生的危机的种类、性质、规模，危机发生后可能产生的影响范围等，及时发现危机的苗头，继而通过及时调整组织的结构、政策或运转方式，以适应环境变化和社会要求，防患于未然。“当对这些状况有所预测后，秘书人员应立即向组织的决策管理层和职能部门报告预测意见，并提供咨询建议和改进方案，协助组织的各有关部门，对潜在的危机分别制定应付措施，安排危机中和危机后处理各种问题的各环节的合适人选，并让这些人员事先了解面对不同的危机应采取的相应措施。”[9]在必要的情况下，秘书还可以建议将对危机情况的预测和相应的应急措施印成通俗易懂的危机管理手册分发给员工，让员工对危机的可能性和应付方法有足够的了解。

（二）危机爆发阶段

当危机爆发时，组织进入显性危机管理状态，“即指在相应制度支持下及时采取措施控制危机，目标是对危机进行有效控制，尽量减少危机对组织的危害。”[10]一旦组织发生危机事件，这一阶段的工作就显得极为重要。

危机事件爆发以后，首先要迅速展开调查，掌握基本情况。危机公关的原则之一就是速度第一，因此要在第一时间运用最有效的手段，查明事件的类型、发生的地点、原因、现状等基本情况及其造成的后果和影响，以及受影响的公众范围。秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书人员可以利用自己独特的地位和特定的职权，利用平时与各方面建立的良好关系，在最短的时间内调动各种资源，有的放矢地加强信息沟通，协调各部门工作，促进相互的理解和信任，化解矛盾，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转，以利于调查工作及时、全面的开展。同时秘书部门的介入能够缩短解决问题的过程，减少解决问题的各种投入，迅速控制事态的发展，争取到最理想的结果，使危机造成的损失大大减少。

危机事件一般影响面较广、压力较大、时间较短，为了最大限度地平衡组织与公众的利益、控制事态的发展，就要立即组建专门的危机处理小组，由主要负责人亲自领导，并根据事件性质的需要决定其构成。危机处理小组要根据搜集到的情报和资料以及组织所拥有的可支配资源制订危机处理计划，并立即奔赴危机事件现场，展开全面行动。危机处理机构的组建不是随机的，它有权调动组织的可支配资源，并有权代表组织做出妥协、承诺或声明，而秘书部门因其在组织中的枢纽地位及其与领导者的特殊联系，成为危机处理小组不可或缺的成员。秘书可以直接受命于领导，向各有关部门和公众传达领导的决策和意图，同时可以及时将调查结果和危机事件的进展反馈给领导者。

接下来，秘书应当在危机处理小组的协助和领导的支持下，迅速查明事件真相，并将真相开诚布公地告知媒介和公众，以示组织解决问题的诚意，在取得公众谅解的同时，也可以避免流言和无端猜疑，遏制事态进一步扩大。此时的工作重点就转移到媒介公关上来，要引导媒介对事件进行客观报道。媒介尤其是大众传播媒体因为其传播方式和效果，往往成为危机影响范围扩大的重要因素，甚至可以[11]引发危机。所以组织要实事求是、立足长远，勇于承担责任，同时主动与媒体沟通，公布危机事件的前因后果，把握信息传播的主动权，让公众更多地了解和认同组织。因为秘书部门往往受命于领导，代表领导机关办理组织管理中的对内对外各项工作事务，其特殊的地位以及领导者权利、权威的延伸与辐射，使秘书人员具备了媒介公关的能量。当危机事件发生时，秘书虽然没有掌握管理系统中的支配权力，却可以作为组织的代表出面，以训练有素的姿态面对媒体和公众，这又与领导直接出面解决不同，有很大的回旋余地和弹性空间，增强了公关的效果。秘书的这一工作职能在没有设立公关部门的组织中，体现得尤为突出。2005年2月开始，各大媒体纷纷披露一种人造化学色素“苏丹红一号”可能致癌，国内各地相继掀起一场反“苏丹红”风暴，洋快餐巨头肯德基也卷入其中，引起各方关注。面对危机，肯德基有条不紊地采取积极措施解决问题，以其鲜明的危机公关意识和成熟的危机公关手段，成功地化解了危机。

在这次 “苏丹红”事件中，肯德基行动果断而迅速，事件发生后立即启动了危机处理小组。由营运、产品质量控制、物流、公共事务等部门的多位员工构成小组核心，并由秘书部门负责多方协调和调配工作。危机处理小组成立后立即确定了应对危机的统一立场，秘书人员则在完成沟通协调职能的同时，根据决策者和危机处理小组的意见撰写公开声明和道歉信，主动承认错误并向公众道歉，声明中还宣布全国各地的肯德基已经停止销售相关食品，同时表明维护消费者利益是其一贯原则。面对媒体的宣传和同行的炒作，肯德基也沉着应对，积极与新闻界联系，争取进行客观真实的报道。秘书部门还紧急培训了一批专职接线员，开通热线电话，向不明真相的消费者做出及时、准确的解释，以消除疑虑，重新赢得尊重和支持。

（三）危机恢复阶段

危机处理完毕后，秘书要协助领导从危机事件中总结经验和教训，找出工作中的不足，进行组织危机管理的改进，进而恢复组织形象。“危机的出现都是有原因的，不管最后责任是否在组织，危机爆发本身就说明组织管理并非无懈可击。”[12]所以首先要对危机事件中组织存在的问题进行解决，调整组织自身行为以避免重蹈覆辙，如改进产品、改进包装、产品使用说明更加详细、改善售后服务等。其次对危机公关过程中积累的有效经验则要积极推广，并强化相关意识，作为以后改进相关工作的参考。

这一阶段的另外一项重要工作就是组织形象的恢复。“良好的形象，对于一个企业来说，是非常重要的无形资产，是企业在激烈的竞争中立于不败之地的基础。它可以为企业的各种产品和服务创造出一种消费信心；也可以为企业吸引人才，集中人才，创造优越的条件；同时还有助于企业寻求可靠的原材料和能源供应客户，增加投资者的信心，求得稳定而优惠的经销渠道，并增进社会对自己的了解，受到公众的赞赏和拥护。”[13]危机事件的发生，即使是一次不大的纠纷，也会损害组织形象，秘书部门负有维护组织形象的职责，也具备维护组织形象的能力和条件。秘书要针对危机中的问题开展形象恢复活动：推动新的形象广告的投放；推出全新的产品和服务；协助领导物色形象良好的高层人物；公布组织新的发展计划。总之秘书要充分利用公众关注力减弱前的宝贵时间，辅助其它各部门改变公众对组织的印象，以增加其对组织未来的信心。

三、秘书的危机公关素质

好的危机公关，可以使组织即使在危机事件面前也能够与公众保持良好的关系，从而维持该组织的正常运营，维护其公众形象，将危机的负面影响降到最低。正如美国著名危机管理专家诺曼·R·奥古斯丁所说：“每次危机本身既包含失败的根源，也孕育着成功的种子；发现，培育，并收获这个潜在的成功机会就是危机管理的精髓。”[14]全球化语境下，新的形势对秘书工作提出了新的要求，正如上文阐述的秘书的工作职能已经发生了巨大的改变，秘书工作者如果不顺应形势拓宽自己的知识结构，提高自己的工作能力，将会被日新月异、飞速发展的时代淘汰。

（一）树立积极的危机公关意识

组织危机重在防范，没有危机公关意识，单纯的“危机预警系统”是无力的，超前的、无形的、全面的危机意识才是组织防范危机最坚固的防线。危机公关的目的在于使组织预防、化解危机，甚至转危为机，秘书人员所作的一切努力毫无疑问都是围绕这一中心进行的，因此秘书人员要树立积极的危机公关意识。这里所说的“危机意识”不仅指能够防范和应对危机的管理意识，还指在危机公关中如何创造及维护能让组织克服困难、不被干扰的良好公共关系状态的思维意识。也就是说秘书工作者应具备高尚的品格和良好的职业道德，有强烈的责任感和服务公众的意识，对组织有强烈的归属感，只有这样才能积极探索并主动发现问题，进而解决问题。1．全局意识

秘书作为决策者的参谋和助手，主要职责是辅助管理和综合服务，所以秘书务必站在全局的高度，紧跟领导的思路，更深入、全面地认识组织所确立的长远、宏观的目标，并且在确立实施目标的过程中，做好调配工作和信息反馈工作，取得正反两面的第一手资料，协助领导发现潜在的危机，并有效防范和控制危机，使组织科学地设置并修正目标，从而取得更好的发展。2．责任意识

秘书必须具备对本职工作的强烈的责任意识，惟其如此，才能恪尽职守，努力工作，开创工作的新局面。增强责任意识也是履行岗位职责的内在要求,是提高工作质量和效率的客观需要,是树立良好形象的必要条件。只有具备责任意识，秘书才能将组织和公众的利益放在首位，对组织产生归属感，从而有效地发挥危机公关职能，控制甚至预防危机，解决组织存在的或潜在的问题。3．服务公众意识 公众或消费者的利益是至关重要的，可以说这是组织工作的着眼点。如果忽视了公众的利益，组织的形象就会受到损害，组织的生存就会受到威胁。只有努力服务为公众服务，将公众的利益放在首位，才能真正维护组织利益，塑造组织形象，促进组织的发展。因此秘书进行危机公关的过程中，应本着诚信的态度，理智地对事实做出分析、判断，将真相公布给公众以争取主动，求得公众的谅解和信任。

（二）构建完善的危机公关知识结构

现代秘书需要广博的知识，这是由秘书工作的综合性决定的，也是由危机公关本身的复杂性、多样性所决定的。因此秘书应当完善知识结构，增强自身的理论素养，使知识体系的各组成部分发挥出最佳功能。

“有人提出秘书知识结构应该是‘T’型，‘T’字的下边一竖，主要指秘书专业理论和应用知识；上边一横一般指与专业知识和技术相关的学科，如公共关系学、自然科学、社会学、心理学、传播学、管理学、外语、对外贸易知识等。”[15]从某种角度上讲，秘书的知识面应涵盖领导的知识面，从而真正发挥辅助决策的作用。秘书的知识结构还必须随着公关活动的发展而不断变化，即具有自我调节的动态功能，使个体的知识结构不断趋于完善，以适应危机公关的需求。秘书人员还应当加强学习，通晓本组织的基本宗旨、经营目标、业务范围、人事制度等，具有对工作方案进行论证、判断和另作选择的能力，在参与决策中能出主意、想办法，真正发挥参谋作用，从而使秘书部门的工作方向明确，目标统一，面对纷繁复杂的危机公关工作，既要做到重点突出又要做到紧张有序。

（三）培养过硬的危机公关能力

1．协调能力

在秘书的危机公关能力结构中，协调能力占有举足轻重的地位。组织既要将自己的信息传递给公众，又要收集公众的信息，秘书部门在这里必须发挥中介作用，成为组织上下、内外沟通协调的桥梁。在组织内部秘书人员既要经常向领导者反映下级员工的情绪、意见和要求，并提出如何调动他们积极性的建议，又要积极做好上情下达的工作，及时向员工介绍组织的目标和管理理念，传达领导层的意见和决定等，消除可能产生的误会，使组织共同拥有一个积极上进、团结协作的价值观念，将组织内部全体人员在目标一致、利益一致的基础上紧密地结合为一个有机整体，自觉地为组织的长远利益而共同努力。另外秘书人员还要协助领导，将组织的真实情况，包括制定的政策、措施等情况，坦诚、准确、及时地传播给公众，并进行解释、疏通，让公众理解并接受。2．调研能力

调查研究是组织获取信息的主要手段之一，是一种主动的组织行为。通过调查，秘书能够了解组织内外的众多信息，搜集对组织领导、产品设施的各种意见及评论，监测外部环境的变化，继而对了解的信息进行系统地分析研究，归纳整理以后提供给领导和管理部门，从而为组织调整决策、改善形象、提高质量和效率提供依据。由于秘书人员能够更系统、全面地接触实际操作，往往具有更敏锐的触角，能够及时发现问题、深入挖掘真相，并能够及时反馈给相关部门和组织决策层，有助于组织预测危机、规避风险。在危机发生时秘书则可以协助组织查明真相、公布事实，进而解决问题、澄清误解、化解危机，维护组织的形象、恢复组织信誉。3．沟通能力

危机公关过程中秘书有时候可能作为领导的代言者向外界发布有关信息，作为组织的代言人除了具备专业的知识外，还要有灵活的头脑，并且要以训练有素的姿态及有利于组织的形象出现。在发布信息时，要避免使用专业术语和含糊不清的语言，尽可能使用通俗易懂的语言，耐心地做出回答和解释，不用隐瞒、对抗、搪塞的态度。在与外界的沟通过程中措辞相当重要，稍有不慎就有可能被对手或媒体抓住把柄，此外还要注意言辞、语速和语调，注意和面部表情协调一致，以便更好地表词达意，增强说服力和影响力。4．宣传能力

“秘书客观上所承担的公共关系职责之一，就是帮助组织塑造并维护良好形象。为配合组织宣传和推广形象，秘书必须精密策划、设计组织形象，使组织在公众心目中始终处于崭新且具有时代气息的境地，享有较高声誉。”[16]危机突发时，可能会造成一定程度的混乱，并给人们心理上造成紧张、恐惧，各种谣言也最易流传，如何引导舆论、稳定人心、恢复信心，便成为处理危机的重要任务，秘书要懂得利用宣传时机，善于选择不同的传播媒介，做好宣传工作以维护组织形象。秘书要做好危机公关工作，完成辅助决策的职能就要转变观念：“从偏重办文办会转变为既办文办会又出谋划策；从单纯收发、传递信息转变为综合处理信息；从单凭经验办事转变为实行科学管理；从被动服务转变为主动服务，提高工作的[17]预见性。”秘书要能够在正常状态下较为准确地判断出事物发展的趋势；要经常性地训练思维以便更好的开展分析工作；要在深入研究思考的基础上，有针对性地对下步工作中可能需要的信息、资料等进行充分准备，把握工作的主动权，从而在组织危机公关中发挥作用。

结 语

现代化语境下，信息的透明化与经济的全球化使危机不可避免，并呈现出新的特点，时刻危及组织的生存与发展。在日趋激烈的市场竞争环境中，倘若社会组织不转变观念，仍然缺乏危机公关意识，既没有完善的危机管理机构和危机预警机制，也没有有效的危机处理手段，这类组织将会在未来的竞争中受挫，甚至可能在组织遭遇危机的转折时期一蹶不振。然而与此同时，秘书人员因其在组织中的中介作用和枢纽地位、工作职能的综合性与实务性及其与领导的紧密联系而具备了进行危机公关的优势。在实际工作中，秘书也确实承担了部分危机公关工作，并在危机事件中发挥了重要作用，尤其在未设公关部门的社会组织中，秘书部门在危机事件中发挥的能量不可小觑。然而在理论方面，研究者对秘书的危机公关职能和秘书工作中的危机公关意识探讨得较少，算得上一个有待深入研究的新领域。本文抛砖引玉，尝试从理论角度探讨在日益严峻的形势下，秘书在扮演传统角色的基础上应当树立积极的危机公关意识进行危机公关工作，从而有效地监控、预防潜在的危机，控制、处理已爆发的危机，减少组织损失，使组织恢复正常、有序的公共关系状态。由于相关研究尚不充分，文中的观点和认识还处于探索阶段，有待进一步深入和完善。

参考文献

论秘书的工作意识 篇2

关键词：中小企业,秘书,法律意识,必要性,措施

我国的经济制度是混合所有制经济, 中小企业是我国国民经济中的重要组成部分, 是经济发展的基本动力。2015 年北京联合张家口申奥成功, 这意味着张家口向国际迈出了一大步, 张家口市中小企业不仅获得了更多的发展机遇, 而且也将面临一系列挑战。在我国推进依法治国, 建立合法有序的社会主义市场经济的大背景下, 中小企业必须依法、守法、合法开展各项事务。在企业中, 秘书是一个重要的角色, 担负着参谋、建议、沟通等多项职能, 有效发挥秘书的作用, 有利于企业有序、平稳的发展。因此, 中小企业的秘书应该具备一定的法律知识, 不断提高自己的法律水平, 增强法律意识, 只有这样, 才能更好地为企业服务, 出色地完成自己的本职工作。但是也必须看到, 在面对这一环境时, 张家口中小企业的秘书人员在法律意识方面存在一定的问题。

一、张家口市中小企业秘书人员法律意识存在的问题

首先, 是外部环境中加强法律意识条件的缺乏。众所周知, 依法治国是我国的一项基本原则, 它必须贯彻到社会生活的各个方面。张家口申奥成功后, 在国际化的大舞台中, 张家口的中小企业要想利用这次的机遇走向壮大, 走向更加成功, 除了更新自己技术、理念之外, 还要将法律运用到企业工作的各个环节。但实际情况是, 国家将法律摆在了重要的位置, 企业中的每一个人也都知道其重要性, 但对他们来说, 法律还只是一个模糊的概念, 并不能很好地与工作相结合。甚至很多企业在挑选秘书时很少关注秘书的法律意识, 没有意识到秘书人员具备一定的法律知识和意识的重要性。导致这种局面形成的现实原因在于: 张家口三面环山, 国际贸易往来较少, 这方面导致企业错误地估计了法律意识的重要程度; 企业在招聘秘书人员以及进行岗前和岗中培训时, 几乎涉及不到提高秘书的法律意识, 加强秘书法律知识方面的培训, 这些原因导致在外部环境方面缺乏对增强秘书法律意识的重视, 导致秘书人员法律意识的缺乏。

其次, 秘书自身的法律意识淡薄。秘书是与领导接触最多的人员之一, 秘书的建议对领导的决策、命令产生一定的影响。但是在实际工作中, 秘书人员由于法律意识的淡薄, 给企业带来了不良的影响。具体表现在: 一方面, 秘书并没有摆正自己的位置。秘书人员与领导的频繁接触, 使得一部分秘书人员对领导惟命是从, 从不敢向领导提出任何不同的意见和建议, 这就导致领导的一些错误无法避免, 给企业造成了不必要的损失。并且, 有些秘书利用与领导的关系, 徇私舞弊, 贪赃枉法, 将法律完全置之度外, 给其他人一些方便, 而赚取自己的一些利益。另一方面, 秘书自身缺乏法律知识、意识。张家口申奥成功后, 在中小企业秘书的日常事务中, 可能会面临一些与外商的合作, 这就需要秘书在合同、人事签订、企业机密方面具有高度的法律意识, 具有较强的法律应用实践能力和法律与工作相结合的能力。而一直以来, 秘书在法律意识方面, 并没有引起自身足够的重视, 在平时的学习中也没有系统地学过相关的法律知识, 在企业出现法务纠纷时, 通常是聘请相关的法律人员进行解决, 秘书在法律问题的解决上更是捉襟见肘。

二、提高张家口市中小企业秘书法律意识的必要性

中小企业在面向国际时, 必须提高自己的整体水平, 才能在国际的浪潮中获得一席之地; 秘书必须加强自身的法律意识, 提高自己的法律实践应用能力才能得到更好地提升和发展。提高张家口中小企业秘书的法律意识, 不仅符合依法治国的要求, 也是社会主义市场经济、中小企业发展、秘书整体素质的需要。

中小企业作为社会主义市场经济的一个重要组成部分, 守法、合法、知法是其良好发展的一个重要原则。由此可知, 无论是对社会主义市场经济的有序发展, 还是对中小企业的良好发展, 法律的支撑作用是其必不可少的一个重要成份。而秘书作为中小企业的一个特殊人员, 在企业中担负着参谋、建议、上传下达的重要职责, 加强其自身的法律意识, 提高法律水平, 不仅符合社会主义市场经济发展对法律的需要, 实现市场经济的法制化, 而且也有利于巩固、加强中小企业在社会主义市场经济的主体地位。

申奥成功, 使张家口中小企业必须将国际理念注入到其经营发展的各个方面。没有规矩不成方圆, 世界、社会的有序发展需要一定的准则与法规来制约, 对于企业来说更是如此。中小企业在面对国际大舞台时, 提高自身的技术水平、增强自己的创新意识、更新自己的经营理念, 仅仅是其一方面的准备。与此同时, 中小企业还应重视法律的作用, 更

加清楚地明白国际准则及在国际贸易、合作中法律对自身的保护, 利用国际准则与法律, 使企业在国际舞台上有更好的发挥, 有更好的发展。

企业的良好发展, 不仅仅是通过自身的努力来实现的, 它需要企业中每一位员工的配合与努力, 而增强企业的法律意识更是如此。秘书作为与企业领导接触最多的人员, 秘书人员只有具有较强的法律意识, 才能真正当好领导的助手和参谋。作为企业秘书人员来说, 若缺乏与企业生产和经营相关的法律知识, 对企业生产、经营活动及其有关的各种法律和法规的出现缺乏一定的预见能力, 也很难当好企业领导的助手和参谋, 很难避免使企业陷入各种法律纠纷的困扰。因此, 秘书具有较强的法律意识有利于中小企业领导作出正确的判断和抉择, 促进企业健康发展。

作为一名企业秘书, 具有一定的政治、知识、能力、心理素质是不够的, 在面对国际贸易时, 还应具有法律知识与法律应用能力, 这也是秘书常常忽略的一个方面。对企业来说, 国际交往与国内往来在很多方面是不同的, 秘书具有一定的法律知识与法律意识可以避免企业走很多弯路或者承担不应承担的法律责任。秘书在平时的工作中, 除了运用自身的知识与能力解决一些基本的问题, 还应在企业出现法律方面的问题时, 尤其是在对外贸易中出现纠纷时, 义不容辞地辅助领导做好决策, 运用法律知识, 维护国家、企业的利益, 尽最大的努力降低损失。张家口申奥成功, 使中小企业走向国际化的程度得到了很大的提高, 此时, 企业开始面临涉外商务的活动。在此种情况下, 秘书要想得到更好的提升与发展, 必须顺应时代的潮流, 紧跟时代的步伐, 掌握时代的要求, 必须熟悉掌握我国的涉外法律、国际惯例和贸易规则, 以及贸易对象国的商务法律。因此, 秘书在提高自身的知识、能力素质时, 还应加强对法律的学习, 增强自己的法律意识, 以提高自身的整体素质, 才能不落后于时代的发展。

三、提高张家口市中小企业秘书法律意识的措施

如前所述, 在中小企业遇到一系列挑战, 秘书自身缺乏法律意识, 必须通过一些有效的措施来进行解决。这不单单是企业一方面的事情, 也需要秘书自己的努力, 将内外两方面充分地结合起来, 双管齐下, 才有利于问题的解决, 也有利于企业及秘书自身的发展。

首先, 从企业来看, 应该对秘书人员进行法律意识和知识培训。开展岗前和岗中的培训不仅有利于了解企业、了解本职工作的职责, 也有利于以最快的速度、最佳的工作态度投入到工作中去, 这使得职员减少一些不必要的问题和困扰, 使企业快速地开展各项工作。对于中小企业而言, 培养秘书的法律意识是十分必要的, 但是很多企业领导往往忽略对秘书法律方面的培训。中小企业大多是自主经营、自负盈亏的企业, 所以许多中小企业在用人时多倾向于一人兼多职, 以节省企业的开支, 从这一方面来说, 如果秘书具有相关的法律知识, 便可以在企业遇到法律纠纷时, 为企业领导提出法律方面的建议, 减少了企业咨询专业律师的费用。因此, 这就需要企业领导转变观念, 树立起现代意识的人才战略, 重视对秘书人员进行岗前和岗中法律意识的培养, 定期或者不定期的开展研讨会, 讨论企业中与法律相关的事项, 培养其法律意识; 岗前和岗中还应加强秘书对法律知识的学习, 使秘书不仅有较强的法律意识, 还有相关的法律知识, 将两者充分地结合起来, 更有利于应用于工作实践中去。

企业可以定期或者不定期地进行座谈会, 促进企业员工内部之间的交流, 加强员工之间的信息交流, 开阔视野, 拓宽思路。在企业有条件的情况下, 可以请专业的老师为员工进行法律知识方面的讲解, 促进对法律知识的学习, 更有益于员工将理论与实践相结合, 提高员工法律的实践应用能力, 这也是依法治国的必然要求。

其次, 秘书应主动进行自身素质的提高。秘书人员在学习的过程中, 要不断积累、更新法律知识, 不断提高自己的法律水平和法律服务能力。秘书还应树立强烈的法律意识, 在思想上树立起依法办事的观念, 在行动上有依法分析问题, 解决问题的能力, 协助领导做出正确的判断与决策。秘书还应有纠正违法犯罪的意识, 在这种原则性的问题上, 秘书要有自己的立场, 不惧怕领导, 敢于从侧面或者正面指出领导所犯的法律上的问题, 帮助其及时认识到自己的错误, 及时纠正, 把维护法律的尊严当成自己神圣的职责, 以提高自己的法律道德素质。

在面对国际方面, 秘书更应具有相应的法律知识, 当进行国际贸易时, 秘书应收集到关于对方国家相关的贸易法律准则信息, 以有利于双方开展相互尊重、平等的合作。收集信息时, 如果秘书对国内和国际法律一无所知, 在起草文件、合同时, 难免与本国和对方国家的法律法规相抵触, 便会出现一些不必要的麻烦和法律纠纷, 给企业造成相应的损失。而且, 领导是在秘书的辅助下, 根据秘书提供的信息做出决策, 或者处理事务, 所以秘书在信息方面, 要为领导过滤出其中不合法不合理的信息, 在这一过程中灵活地运用法律, 使领导办事做到即合法又合理。

再次, 注重与外商合作洽谈时的法律意识培养。在申奥成功的背景下, 秘书必须了解国际惯例, 以及合作国家的法律法规, 才能使合作顺利进行, 才能使企业获得更好地发展, 自身得到更大的提高。商业秘密一直是各类企业十分重视的一个方面, 它关系到企业的利益, 甚至关系到企业的生死存亡。作为一名中小企业的秘书, 几乎可以了解、接触到企业各方面的信息, 对商业秘密也必然会略知一二, 商业秘密不仅包括客户名单、产品核心信息、企业技术, 而且也包括一些需要保密的合同内容, 尤其是在与外商合作中, 对双方商业秘密的保护不仅是对双方的尊重, 保护双方的利益, 而且也是国际法律法规明文规定的。在进行外商合作时, 秘书不仅要充分了解合作方国家在贸易合作方面的法律规定, 而且也要清楚对方对商业秘密保护的要求, 清楚地明白对方法律中商业秘密的规定, 为企业减少不必要的法务纠纷。秘书也要对本企业的商业秘密进行保护, 从法律方面维护企业的商业秘密, 在不侵犯他人商业秘密的同时, 也不允许他人侵犯本企业的商业秘密, 一旦出现侵犯问题, 应从法律角度解决问题, 为领导提出专业性法律方面的建议, 维护企业利益。

在与外商进行合作洽谈时, 不仅仅要从宏观上将各方面在法律的规范之内, 而在细微之中, 也不能忽略必要的法律规范, 包括合同的编写, 产品的设计, 接见的过程等方面。秘书在编写合同时, 应秉持公平公正、认真谨慎的态度, 使合同中的每一个条款都对双方的利益是公平的, 并且还要使合同的内容符合国际惯例, 符合两个国家的法律, 不能与任何一方的法律相抵触。在产品设计方面, 双方进出口的产品不能出现法律禁止出现的标识或者内容, 也不能与双方的传统文化相冲突。在接见外商时, 从准备到结束, 在坚持本国传统特色的基础上, 融入对方的传统, 任何一个细节都不能忽略, 不能因为不尊重对方而使合作终止, 或者引起不必要的法务纠纷, 导致企业遭受损失, 影响企业的名誉。

论秘书的工作意识 篇3

关键词：教学秘书 角色定位 服务意识

教学工作是高等学校的中心工作，教学管理是高校管理工作的核心内容之一，教学秘书是高校教学管理活动各环节最基层的实践者和具体执行者。其工作特点就是日常事务琐碎繁杂，任务原则性强，另一个突出的特点是服务对象的特殊。教学秘书的服务对象主要有领导、教师、学生和教学工作本身。由此可见，教学秘书在整个工作中面对的都是有思想有感情的人，而且大多都是知识水平比较高的知识分子和性格特点鲜明突出的大学生，这无疑很大程度地提高了教学秘书工作的难度，使教学秘书在工作中应树立鲜明的服务意识，在服务理念下，努力实现将教学秘书工作做到科学化，人性化，规范化。

一、院（系）教学秘书的角色定位

教学秘书作为高校基层教学管理队伍中的主体，工作在教学管理的第一线，接触与教学相关的各类群体，决定了他们在教学管理中需要扮演多种角色。

1.在工作中担任着基层管理及执行者角色。教学运行管理是按照教学计划实施，是教学活动最核心、最重要的管理，它包括以教师为主导、以学生为主体的教学过程的组织与管理；以校、院系教学管理部门为主体的教学行政管理。在教学管理工作中，教学秘书具体的工作有：学籍管理、考试管理、教学档案管理、教学异常工作的处理、排课、教材的征订、调停课处理等有关教学运行的具体工作，每项工作执行和完成都需通过教学秘书的组织和执行。

2.服务角色。教学秘书工作都是以教学活动为中心的直接管理者，因此，教学秘书是以服务教学活动为中心，服务于教师、学生的。任课教师工作在教学一线，是学校教学工作的主力军。但只有教学秘书的密切配合才能保证其教学工作的顺利进行。在开学初，教学秘书要准备好各种教学相关材料，向教师发放课表、教材、教学检查的各种记录表，如系领导教学巡查表、教师教学日历、学生教学日志，听课记录表、开新课教师的申请表、教研活动记录表等。学期中要配合教学主任进行期中教学检查，做好师生座谈记录。期末要组织老师出试卷，安排教师监考，试卷的发放和回收以及教师的试卷分析，协调教研室主任完善出题试卷的规范。还要对下一学期的教学计划进行安排，征订教材，合理安排教师的课表，在所有的工作中，都要做到兼顾老师的各种实际情况，比如家里路途远近、年龄和家庭，尽力满足老师的需要，做好服务工作。

3.参谋角色。教学秘书是院（系）教学管理的组织协调者。教学任务的完成是由很多部门共同承担的，要保证教学活动的正常进行，日常教学管理工作要与多个部门打交道。院（系）与教务处之间、各院系之间；其中必然牵涉到与院（系）领导、实验室主任、教研室主任以及任课教师之间联络。教学秘书的助手参谋作用具体体现在协助教学院长制定专业培养计划，另外，教务秘书还要接待校内外师生来访、处理突发教学事件，等等。总之，一切与教学有关的工作教学秘书都必须参与。

二、教学秘书在工作中应树立服务意识

服务意识，是在与一切利益相关的人的交往中所体现的为其提供热情、周到、主动的服务的观念和愿望。高校教学秘书作为学校基层中最直接的管理人员，是决策者的助手、参谋和执行者，管理从本质上讲也是服务，因此，教学秘书的工作性质就决定了其工作是为教学服务的，工作的内容就是配合领导安排好各项教学工作，目的是为教师和学生提供帮助，顺利完成各个教学环节。教学秘书应认清自己的角色位置，拥有良好的服务意识是对教学秘书从业人员提出的基本要求，因此，培养服务意识在教学辅助工作中至关重要。

1.注重心理调节，保持工作热情

较多人认为，教学秘书工作没有技术含量，所做的事情都是些琐事、小事，因此，担任教学秘书工作时间一长，特别容易出现倦怠现象，缺少工作热情，并对工作产生厌倦，很难持续做好本职工作，更别提把工作当做事业来做。内因规定了事物发展的基本趋势和方向，是事物发展变化的根据，人的意志对环境具有培养工作热情，首先要热爱教学秘书的工作，在工作中寻找乐趣，把枯燥的工作变幻思路，把它当成自己生活的一部分，逐步建立起对工作的责任感和使命感，爱岗敬业。在工作中遇到不顺心的事情时，教学秘书要善于调节自己的心态，提高心理素质，加强对工作的认识，树立光荣感与自豪感，胸襟开阔，在平凡的工作中实现自己的人生价值。

绝大多数成功都始于源源不断的工作热忱，只有真正的热爱工作，才能注重细节，臻求完美，不断面对创新与挑战。作为教学秘书，要善于调节、控制自己的情绪，使自己保持稳定、乐观的心境，要豁达宽容，要用积极向上的工作态度、任劳任怨的服务精神感染学生和教师，形成宽松愉悦的工作环境。在任何情况下，一定记得保持微笑，保持一颗平和的心态。

2.增强服务意识，强化合作意识

教学中，教师的主导作用和学生的主体作用是整个教学环节的核心，到位的服务意识是以承认教师和学生是主体为基础的，坚实地承认这一点是一名合格的教学秘书不可忽视的。在日常工作过程中，尽量满足师生员工的合理要求，有效处理好每一次的突发事件，为教师、学生营造出良好的教学、科研和学习环境。

教学活动不是一个院系能独立完成的工作，需要各职能部门间的密切配合，教学秘书与学院各部门、教研室、教师、学生都有着千丝万缕的联系，每个接到的任务紧靠一个人埋头苫干、闭门造车的方式是绝对行不通的。要与跟教学有联系的所有部门和个人密切沟通，及时传达各类信息，才能共同完成教学工作。因此，在工作过程中教学秘书要想做好工作，就需要强化合作意识，加强沟通联系，提高效率，通力合作。教学秘书要有着较强的组织能力和较强的亲和力，培养良好的人际关系，尽力营造出一个和谐融洽的工作氛围，以更好地合作共事。

三、总结

高校教学秘书在教学管理工作中起着上传下达的作用，是教务管理部门与教学单位的桥梁，是师生联系的纽带。管理水平的高低，直接影响着教学质量的高低和人才培養质量的好坏。每天处理繁杂的事情，教学秘书很难沉下心来思考如何才能将工作做好。认清角色定位，树立服务意识显得尤为重要。因此，教学秘书要不断更新思想，以人为本，时刻用一颗服务的心去处理日常工作中的人和事，在工作中不断创新，促进高等教育事业的发展。

参考文献：

[1]黄乐燕.高校教育管理的创新模式探析[J].中国校外教育，2012，（8）.

[2]熊红菊.论教学秘书在高校教学管理中的定位与发展困境[J].淮北职业技术学院学报，2011，（10）.

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[4]任光敏.高职高专系级教学秘书角色定位及素质能力探讨[J].北京电力高等专科学校学报，2012，（6）.

秘书工作者所应具备的角色意识 篇4

作为一名秘书工作者，要真正做好“三服务”工作，就要弄清自己的社会角色和分工，努力培训和强化正确的角色意识，这样才能明确职责和任务，顺利完成各项工作任务。笔者认为，秘书工作者应该牢固树立“高度负责、乐于受命、热情服务、和谐沟通、一流高效、严格守纪”的角色意识，为办公室工作的科学发展提供优质服务。

一要树立高度的责任意识。责任意识来源于对工作性质的认识。以本人供职的单位为例，陕西省人大及其常委会是地方国家权力机关，是完成宪法赋予各项职责的工作机关。无论是立法、监督，还是决定重大事项、选举或决定任命国家机构领导人员，都具有政治性强、涉及面宽的特点。人大机关的秘书处担负着为代表大会、常委会、常委会主任会议（简称“三会”）有关，为领导服务，为机关服务，为基层群众服务的重要职责，处在人大机关各工作环节的重要节点处，直接或间接地为本省的经济建设和社会发展服务，责任重大、使命光荣。以办会工作为例，每一次常委会议和主任会议召开之前都要进行议题安排，哪些议题上会，哪些不上，哪些是年初制定的工作计划中确定的，哪些是立法计划中确定的，哪些是“一府两院”新近提出来的，哪些是根据领导意见或工作需要临时增加的，等等，都需要人口回顾梳理，主动征求各委员会意见，遗漏了哪一项

工作都会给机关的工作大局造成影响。有了这种责任意识，就会认真到自己所从事工作的重要意义，责任心就会加强。

二要树立乐于受命的意识。同样一件工作，有的人做得热情高涨，面有的人则牢骚满腹，为什么？因为他们对工作的看法和认识不同从而导致了态度上的差异。作为秘书工作者，承担的工作繁杂琐碎，且有很强的被动性，如果不能以正确的心态对待，那就会产生厌烦的情绪。比如，当领导交办一项不属于自己职责内的任务时，如果有“这不是我应做的事”的想法，就会产生抵触情绪，找种种借口推诿。没有乐于受命的意识，又怎能做好“三服务”工作呢？

三要树立热情服务的意识。秘书工作者的服务体现在工作的各个环节上，所以服务的要求和标准理应更高。秘书工作都要比其他人“眼更亮”、“腿更勤”、“嘴更甜”，要有主要服务的意识和善于补台的能力。热情服务也许别人没有体会到，但冷漠粗心却会被服务对象“记住”，被其他人“放大”，有时还会成为大家议论和指责的焦点。可见，秘书工作者的服务就是在琐碎中见功夫，在平淡中显不凡。因此，秘书工作者要善于总结，不断完善细节、规范流程，把一些重要日常工作的操作流程和要点总结提炼出来，形成良好的运行机制。这有利于实现服务工作的规范化和标准化，使各项工作有章可循。

四要树立和谐沟通的意识。沟通，是做好秘书工作最主要的途径，很多工作都需要把本单位、本部门或外机关等方方面

面组织在一起协同开展。仔细回想，工作中的一些失误和不足，不是因为个人水平有限，也不是因为工作难度太大，而往往就是因为少打了一个电话、少问了一句话，或者是沟通不及时造成的。在秘书工作岗位上，不会沟通，就难以开展工作，就不能高效地完成任务。强化沟通意识就是要认识到，工作中的沟通，是一种责任心的传递，是一种工作态度和作风的传递。秘书工作者承担着大量对外交流交往、协调、组织的工作，应该具备必要的沟通艺术和技巧。比如，在资料收集时、在接待来宾时、在督办领导批示件时、在会议活动的组织安排是地，所有的沟通活动中，秘书工作者不仅代表自己，更代表领导，代表机关，只有带着责任心，变被动交流为主动沟通，才能圆满地完成各项目标任务。

五要树立高效运转的意识。以文书处理工作为例，每天都有成百上千份的文件从手上收受和分发出去，没有一流高效的作风是不行的。什么样的文件分发给谁，什么样的文件由谁来送发，什么样的文件需要呈办，什么样的文件什么时候送发，什么样的文件需要急办，什么样的文件编什么样的文号印发等，都需要在很短的时间内准确无误地完成，这是需要日积月累、不断总结的。也许就是因为你的判断不当，把本应尽快呈送领导批示的文件当作一般文件处理，就会延误工作或给工作造成相当大的被动。秘书工作者要想高质高效地完成工作任务，就必须加强学习，善于从工作实践中总结问题、研究问题、解决问题。

六要树立严格的组织纪律意识。在任何一个组织或单位工作，都必须遵守该单位的各项规定，这种意识必须固化在每一项日常工作中。首先要有保密意识，特别是机要件的办理和机关档案的管理工作更是如此。其次要依照程序办文、办会、办事，遵守组织原则。第三要及时反馈，作为秘书工作者，必须遵守接受指令、处理指令、反馈结果的办事过程，不能等领导询问办理情况时才手忙脚乱、支支吾吾。

姚金川

论秘书的工作意识 篇5

秘书实务课毕业论文之论性别对秘书工作的影响

专业：￥￥￥￥

学生：***任课老师：&&&

摘要：在当今社会，秘书对领导工作的开展、进行起着相当重要的作用；在很多招聘会上，大部分招聘启事上点名只招女性，这就使得不少符合秘书工作要求的男性应届大学毕业生上前递交的简历都被婉言退回。这一举措令众多男生忍不住大声质问：“谁说秘书是女性的天下，男生照样行！”时下，秘书在担任辅助作用的立场上存在性别上的问题，也就是说，究竟是女秘书的更利于领导开展工作还是男秘书对领导的影响更大？从秘书工作的现状不难看出，秘书工作当中，已经不是女性一统天下的时代，秘书也由传统的“女性一统天下”渐渐向着性别的合理化发展。至于怎样算合理，就要看秘书工作的具体实施。在选用秘书时，要充分把握秘书的性别特征，调整秘书工作当中的性别不合理化，注重秘书在性别上的差异，如此，才能使秘书在其职位上更好的做好秘书工作，从而达到使领导满意的效果。

关键词：性别;秘书工作;影响

谈及秘书，很多人会把它与女人、女性联系起来，社会上也流传着“女秘书”、“女小秘”的说法；其实，女性跟秘书联系起来只不过是近代的事，在中国古代，男性秘书就存在并发挥着不可磨灭的历史功绩，现在的不少高校都已开设文秘专业，不少男生也开始报名，准备毕业后走上秘书岗位。正因此，如何正确认识男女性别的秘书在社会上的形象，了解他们的职业生存状态，成了我创作本文的动机；秘书工作的指向服务对象和服务内容实质是时代性和阶级性的有机统一，在努力推进民主与法制建设的今天，切实认清秘书概念、秘书现象，对以各系统或行业为主体的秘书队伍有现实指导意义。它体现了秘书为领导服务、为人民服务、为社会服务的一致性以及秘书对领导负责、对公众、对社会负责的一致性。

时下，“秘书”已经不再是一个称谓，而是已经演变成一种职业；它是一项融参谋、协调、实践等事务为一体的综合性工作，这在秘书定义——从事办公室程序性工作、协助领导处理办公室事务及日常事务，起参谋辅助的人员——当中已充分体现出来。当然，秘书工作和其他工作一样，可以由不同性别的人员来担任；然而，因着秘书人员的角色特殊，也因一些领导干部与秘书之间出现一些不良影响，致使许多的专家与学者花大篇幅议论来论证“男领导身边该不该任用女性秘书”。直到今天，是不是该用异性秘书仍是许多领导犯难的事情，可见，秘书性别研究确实有很大的意义。

一，单一性别秘书工作的发展及变化

（一）、男秘书在封建社会就曾出现。

在古代王朝，宫中秘藏之书，就是皇宫里秘密珍藏的图书，而管理秘藏图书的官府，名之为“秘书监”，主管的官员为“秘书令”；我国古代历史上也有称副职“秘书丞”，分管官员叫“秘书郎”，历朝沿袭至清代。几千年的历史长河里，有许多相当于现代秘书的官职，但它们都不叫秘书，而被称为史官、御史、尚书、掌书记，或中书舍人、翰林学士等许多由男人来担任的；在当时，是秘书得而不叫秘书，不叫秘书的却是秘书；直到清末、辛亥革命前后，秘书的概念才慢慢叫开，也成为名实相符的秘书——伴随领导左右，参谋辅助务及处理日常事，而非古代王朝中所设的。

（二）、男秘书的演化。

在古代的封建君主王朝里，秘书也被称为辅臣，是国家统治者身边参与机要政务掌管机密文件和印记、掌管宫廷内务的文职大臣，后来便成为了沿用至今的国家主管政府事务的部长或常务副部长。在现代中国，秘书是属于行政职位也一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。不止如此，秘书也已成为社会职业，在大、中、小国营企事业单位则是办公室主任和秘书长，成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。在我国的相关法律法规中规定：“政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般公务员则属事务类公务员。”

（三）、男秘书职业的初步分析。

最近几年来，根据专家、学者们的调查分析和社会共同认知，秘书工作当中，男性从业状况是很乐观的，故而有言，男性在现代社会上的地位是越来越高，越来越受青睐的。据一份报纸上的一篇《男秘书走俏女秘书降温》的作者说到：“现代领导更重实惠，从许多方面的原因看来，时下男秘书正在变得抢手。”

随着社会的不断发展于进步，秘书人才市场上，女秘书一统天下的局面已经被打破了，眼下，男秘书正悄无声息地走上台阶。据统计，从近两年来文秘专业的毕业生需求上看，男生分配趋势明显要好于女生，男秘书的市场行情越来越被看好。仅就目前分配情况看，招聘文秘的企业在人才招聘会上招兵买马，而且都是优先考虑男生。这不禁让一些投入到文秘专业的男性求职者的脸上露出了笑容。

二，秘书性别差异的表现

（一），心理上的差异

首先，男秘书的自信心强于女秘书。通过心理学家对男女生的心理测试后发现，女生的自我评价往往比男生低。以四到六岁儿童为测试对象的实验也发现，女孩子对自己成绩的期望明显比男孩子低，这种性别差异甚至一直延续到成人乃至工作上的表现。

其次，人们常常会发现，男秘书惯于理性地处理自己的职场环境，进而去主导；例如，男生在职场上会很自然地推荐自己，是一种潜移默化的推荐，争相扮演领头人的角色；在会议上会踊跃发言，阐述自己的意见或者建议，看上去胸有成竹；在完成领导交付的任务上，男生普遍也会充满热情与信心，相信自己能够做好。这样的心理暗示了他们会把工作做的很出色，体现出自己的优势。而在相同的情况和境遇下，女秘书往往会低估自己，不能胜任工作、胆小、多虑，甚至其他因素的影响，使相当一部分女秘书产生一种难以胜任的恐惧。男性在恐惧时会告诫自己并不恐惧，而女性会在并不恐惧时报告自己恐惧，她们通过报告自己恐惧来获得社会的关爱，与此相反的那行却不然。男性报告自己并不恐惧意欲获得社会对其坚强性格的赏识与赞扬。

再次，女秘书很心细；女秘书能够细致周密地为领导做好日程安排，认真负责地管理好文件及档案，或以委婉、客气、敦厚的口吻恰逢其时地为上司拒绝不愿见的客人，此外，女秘书还会在上次困倦、疲劳时奉上一杯浓茶或是咖啡。这些细致的工作，是男秘书难以胜任的。

最后，女秘书易情绪化。女性天生较男性柔弱，动不动就会抹眼泪，这让女性从事秘书这一行业有着很大的障碍。而男秘书往往不拘小节，对小事不会过于计较得失，在处理事物时情绪化较少。第五，女秘书比男秘书更理解他人。女性更容易被场景氛围感化，这使得女性比男性更容易理解别人，更富有同情心。女秘书在工作中更能体谅别人，能处处为领导及同事着想，这不仅拉近了跟领导的距离，也变得更加易于沟通；男秘书往往不懂得体贴，无耐心去倾听，偶尔也会顶撞上司。第六，女秘书比男秘书更容易产生从众心理。在工作中，男秘书常常打破常规，爱用创新思维，敢于在大众面前提出不同的见解，为领导或上司的决策提供广阔的思路，而女性秘书则是喜欢随大流，很少动脑筋，只是按部就班做事，对领导或者上司的指示惟命是从。

（二），思维之差异

由于男女性别的不同，因而，在思维上也有不同的表现。女性有很强的形象记忆和机械记忆能力长于形象思维、更加有想象力，然而这确使得女性的灵活性不够，理解力偏差；男性则更善于抽象思维、逻辑思维、以及判断推理的能力，不但有较强的演绎、归纳的能力，而且思维的灵活性和理解力都胜于女性。所以会有人说，女性是感性的动物，男性是理性的机器，这一点也被很多专家及

学者们公认。

借着男性男性在逻辑思维及判断推理方面强的优势，男秘书在做事时表现出镇静、更富有条理，较少优柔寡断、拖泥带水，这是女秘书无法企及的。在思维方式上女性倾向于模仿，处理问题时对细节重视，对全局把握不够准确。男秘书善于独立思考，分析问题、解决问题的能力强但对细节常常考虑不周，所以容易出现疏漏。

（三），语言之差异

在从事秘书工作时，女习惯比男性更占有优势。男性在通常情况下喜发号施令，常以命令式的语气，既显得不友好又让人感到不适应；而女性固有矜持的一面让女性的话语显得含蓄、温雅，在反对的语气上也多以委婉、含蓄的方式，不会因过于尖锐而让人无所适从或者卤莽灭裂；例如，单位要解雇某一名工作人员，如果让女秘书去说，通常会用比较温婉同情的方式表达，这样一方面不会使对方感到尴尬、无地自容，另一方面也不会及其较大的反弹。所以，女秘书可以说是一个职场的软性调节剂。

在社会群体中，女性多半具有奉献精神，乐于为他人服务、为别人付出。在家庭中，她们为丈夫、子女、公婆、兄弟姐妹付出从不要求回报；而男性固有的大男子主义比较喜欢以自我为中心。女习惯比较注重人际关系，在决策过程中经常把别人纳入思考，但是男性却会在自己的思维范围内做好决定，不愿提取出来商量，往往早已有了定见。因男女的创作力不同，也受思维差异的影响，男秘书在工作中比女性有更强的动手能力，也擅于自己探索发现，拥有强烈的动手创造能力，相反，女秘书对创意活动大都不怎么感兴趣，也很少进行探究，动手能力也较差，女性秘书更乐于从事程序性工作，按部就班地进行。

三，秘书不同性别在工作上各自的优越性

（一）、男女秘书从事秘书职业的优劣

由于秘书工作是综合性、服务性、程序性、保密性较强的工作，所以男女从事秘书工作的优劣各有说法，社会各界人士也各执其辞。

就女性秘书来说，性格上具有温和、顺从细致、敏感、条理性强、偏重于感性认识、善于形象思维等特点；而男性则多具有刚强、果断、粗犷、独立性、冒险性强，偏重于理性认识善于逻辑思维。在能力方面。女性的忍耐力、复述力、自制力普遍高于男性，而男性的计算力、概括力、分析力、爆发力则普遍高于女性。另一方面，女性适合从事简单的、重复性的、活动范围小、体力较轻的、程式性强的职业；多数男性适合从事复杂的、变化的活动范围较大的，体力较重的、富于创造性的工作。此外，男性秘书对外联络，调查研究，文件拟稿，日程安排，参与决策等外向性、技术性、政策性较强的工作则更为适合。

（二）、选用男秘书，减少“口舌”

俗话说：有鸡鸭的地方粪多，有女人的地方话多。在办公室里，女人们总是会找到领导不在或者公务清闲的时候，泡杯咖啡或者奶茶、再拿出点心零食之类的围拢起来，说东家话西家、他这样她那样，开始比谁的舌头长、谁的口水多。她们闲聊的内容无非都是些鸡毛蒜皮、无关紧要的事情，所以在某些公司上班的闲暇时间，经常能看见这样的场面：各个部门的女秘书们围成一团叽叽喳喳闲聊，办公室在这一刻已不再是办公室，而是变成热闹的茶坊。如果遇到某些很有广播员天赋的女职员，那么，这个办公室甚至这家公司实在是没有秘密可言了。相反男人的闲言碎语永远要比女人少，即使有，也是放在工作之上的，并不如女职员那样，聊些题外话。

（三）、细节差异用以减少资源浪费

在学校里不难看到这样一种情形：不同女学生会拿出不同的纸巾，用来擦脸、擦鼻子、擦手、擦包，擦口红等；女人天生讲究细节，所以，倘若在办公室里成天用纸巾擦来擦去，擦脸、擦鼻子、擦手、擦口红，而且每一张抹一小角必定重新从纸盒里换抽一张，假如遇到哪个刚跟男朋友吵架的一哭就更夸张了，至少牺牲一卷纸。相反，男人就不同了。男人没那么细致的讲究，从吃饭到对付感冒，一张纸巾就能搞定。一个男秘一年消耗的纸巾仅仅是一个女秘的十分之一。从这点来看，男秘书在资源浪费上比女秘书优越的多。

（四）、男性在秘书工作上比女性更有条理、耐力更强

我们经常能够听到社会上流传的这样一句话：女人是感性的动物，男人是理性的机器。男人在思辩性、逻辑性方面，总是比女人有优势。所以派男人做事，脑子往往更冷静更富条理，而且男人做事果断，立竿见影，从不优柔寡断、拖泥带水。女人都比较娇气，无论在肉体上精神上都不耐劳。工作一累就吃不消了，动不动就请病假。如果领导严厉或者发火，遇到比较脆弱的女秘书，一准闹情绪哭鼻子。男人在这方面就比较能忍耐，一般公司里加班熬夜时，一定是男职员精神相对足些，而男人有什么委屈苦衷，大部分都能放在心里。如果这些放在女秘书身上——苦不能尝委屈不能受。既不能吃苦又不能耐劳的，做秘书岂不降低秘书工作的质量。

（五）、职场应酬

与客户谈生意，难免要上饭局，遇到爱喝酒的客户，自然需要一番酒水的较量，女人大多不能喝酒，即使女秘书有海量，在饭桌上女人陪喝酒多少也是有失体统的，也给公司带来不良影响。然而，不同的是，酒量好的男秘书在这时可是派上大的用场了。加上男性豪爽的一面，生意自然可水到渠成。

（六）、降低办公室性骚扰，减少二奶的悲剧

在秘书界流传这样一句话：白天秘书干，晚上干秘书；男秘书一个口，自己用的，女秘书两个口，一个自己用，一个领导用，等等等等。男上司聘用女秘书往往会有性骚扰，性骚扰的事件大多是发生在男上司对女下属间，女秘书是常见的受害对象。如果换了是男秘书，诱发男上司动色心的可能不是没有，但是几率很低。如果是为女上司当男秘书，那么发生性骚扰的可能性依然很小，没有男人愿意冒这个丢饭碗的风险，毕竟身在中国、也是身为四大文明古国的东方女人，是矜持的，是保守的，是不善于主动的，是不敢始作俑者的，她们绝大多数都色大胆小，最多是想入非非而已，见诸行动的可能性微乎其微，而且靠武力骚扰成功的可能也几乎为零。因此用男秘对办公室的治安有百利而无一害。

（七）、不会因为生理原因影响心情

女秘书大都逃脱不了每月的生理周期，并因此在身心上受到困扰。最常见的就是每个月总有那么几天女秘书的脸上布满了菜色，而且喜怒无常，多多少少地给工作造成负面影响。男秘书无需怀孕、流产、哺乳，从生理上保证不会影响公司的正常工作。男人是铁打的，女人是水做的。在坚固性和持久性方面，男人绝对胜过一筹。

论机关秘书工作 篇6

秘书是一种职务名称, 也是一种社会职业, 其主要的职能作用是助手和参谋。机关秘书是指各个在机关单位工作的秘书。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作, 各自为各自的领导服务, 固守成规, 工作局限性比较大。而党的十一届三中全会后的十多年, 中国秘书工作有了飞跃性的发展, 机关秘书亦是发展迅速。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展, 是不断发展变化的新形势的需要, 是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要, 是秘书部门、机关秘书职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明, 做好参谋工作, 是各秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位, 不是人为地定义上去的, 而是秘书一职的特殊地位与任务所决定的。

二、机关秘书必须具备的素质能力

(一) 良好的德行操守

“德才兼备, 以德为重”。一个机关秘书人员, 若不能把“德”放在首位, 即使有“满腹经纶”、“张良之才”, 也不能算是一个合格的机关秘书。机关秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”, 机关秘书人员必须诚实正直、谦虚谨慎、兢兢业业, 恪尽职责、严守机密, 互相补台、竞而不妒。还要能忍辱负重、任劳任怨, 甘当无名英雄。

(二) 过硬的政治素质

机关秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。机关秘书工作的性质、作用决定了机关秘书人员必须具备较高的政治理论和政策水平, 有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑, 运用科学、正确的方法处理日常事务, 不在工作中犯原则性、政策性错误。因此机关秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论, 特别要学好江泽民同志关于“三个代表”的重要思想, 学习党和国家的路线、方针和政策, 多了解国际风云、时事政治, 不断接受新信息, 更新观念, 用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察和分析问题, 透过现象看本质, 发挥好参谋和助手作用。

(三) 扎实的文字功底

对机关秘书人员的最基本要求是有一定的文字功底, 撰写材料是机关秘书的基本职责。写作本不是一件易事, 写好就更不易。一篇脉络清晰、用语简洁的作品, 使人看后一目了然, 没有一定的功底不可能一蹴而就。公文写作作为一种特殊文体, 无论从格式还是遣词用语, 都有一定的规定, 不像诗歌、小说、散文那样可随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的生活实践, 深厚的文化积累, 系统的写作技能, 关键是要做到“三心”:一是要留心写作。要务一行勤一行, 注意各种结构和格式的作品, 要细读、细品、细钻、细研, 取人之长, 为我所用。二是要潜心写作。机关秘书人员要有长期写材料的准备和习惯, 自加写作压力, 随时做好接受任务、写作材料的准备和习惯。三是要用心写作。写作材料要专心专意, 一丝不苟, 精心写作, 清楚自己写作时所代表的身份后, 那种在思想高度集中下对事务方方面面的深思熟虑, 具体到某个环节时所进发的独到见解, 及对某些事务防患于未然的预见性想象, 就如一位运筹于帷幄之中而决胜于千里之外的指挥官。切不可敷衍塞责、应付差事。

(四) 优秀的文书档案管理能力

由于人员编制和机构设置的局限, 许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由机关文字秘书兼职的。按照档案管理的相关规定, 文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导, 因此, 机关文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上, 按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求, 努力提高文书档案管理方面的业务修养。

机关文字秘书兼做文书档案管理, 主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接, 又相互制约, 而利用则是诸环节中的中心环节, 其它环节都为利用服务, 为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作, 为本部门、本单位的中心工作服务, 是文书档案工作人员的根本任务。

作好文书档案管理工作, 是为了保证文书档案在中心工作中的作用, 即作为机关工作的参谋作用, 作为宣传教育的素材, 作为历史的凭证, 作为科学研究的必要基础条件, 其重要性自然是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的, 而这类文档室对于较小机关而言, 则具有综合性, 它不仅是管理文书档案, 同时统管了诸如人事、科技、会计等档案, 门类更多, 内容更丰富, 工作更复杂, 这样, 要求提供大量的参考资料, 要求为机关中心工作的利用创造方便的条件, 而且要求提供的资料必须迅速、准确, 这就增加了一定的难度。因此, 机关文字秘书在加强秘书工作修养的同时, 又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养, 做一名合格的文书档案管理工作者。

(五) 过硬的技术素质

随着现代化办公设备的普及, 机关秘书已经不能再满足于传统的工作方式和素质, 试想一个现代的机关秘书如果不会电脑、操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息, 如何能干好本职工作。机关秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术, 提高实际应用水平, 做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时期机关秘书。

(六) 其他条件

机关秘书除了具备一般工作人员的基本条件外, 还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好, 是一个机关秘书称职不称职的问题;品德修养、作风修养好不好, 是一个机关秘书合格不合格的问题。因此, 机关秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养, 努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。

三、机关秘书必须具备的工作意识

随着改革开放的不断深入和发展, 人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段, 在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。机关秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用, 要加强机关秘书人员的职业素养建设, 不仅要强化传统的服务意识、调研意识等, 而且还要具有并增强自我意识、责任意识等, 以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

(一) 自我意识

机关秘书的自我意识是指机关秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受, 它是机关秘书人员现代意识的内容之一。虽然机关秘书工作具有很强的服从性、服务性特点, 但机关秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体, 特别是在改革开放的今天, 机关秘书人员一方面受开放环境的影响, 应该具有较强的主动性和能动性;另一方面, 今天的机关秘书人员多半受过较高层次的教育, 他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识, 何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此, 作为一个机关秘书人员, 应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力, 以便在领导决策前为之提供有效的依据, 在领导决策后正确领会并执行其意图。

(二) 责任意识

机关秘书人员工作态度和工作质量的好坏, 在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识, 机关秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉, 才能做到工作认真、态度端正、处事果断, 在任何人面前、在处理任何事上, 都表现出良好的思想文化和职业道德素养, 才能真正提高机关秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中, 各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的机关秘书, 才能适应现代社会高效率的管理。尽管机关秘书人员级别不同, 行业各异, “闻道有先后, 术业有专攻”, 在机关工作, 其秘书意识与气质不能不具备, 不能不深化。有较高的机关秘书意识与气质的修养, 机关秘书功能才能得到最佳发挥, 机关秘书职能才会高效运转。因此, 机关秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时, 必须自觉加强机关秘书意识与气质的修养。

机关秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时, 必须自觉加强机关秘书意识与气质的修养。经济的不断发展和社会的不断, 给机关秘书人员的生存和发展带来了新的机遇和挑战, 新的形势和任务给新时代的机关秘书工作者提出了更高的要求, 机关秘书工作者必须具有超前意识, 迎难而上, 勤奋进取, 增强责任感和使命感, 树立强烈的敬业精神, 从我做起, 从现在做起, 从小事做起, 在工作中不断提高自身素质, 完善自我, 做一名合格的机关秘书。

四、机关秘书和企业秘书的职能差异

一般而言, 对于机关秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助和管理协调辅助三个方面。三个方面既有内容上的区别又是相互渗透的, 其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助与服务, 以促进领导工作效率的提高。准确理解和把握机关秘书和企业秘书的职能及其差异, 是深入理解政府和企业的关系以及在各自岗位做好秘书工作的前提。

(一) 在办公事务辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异

1. 机关秘书和企业秘书在办文上的差异。

办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。

机关秘书进行办文最终大多是以国家政策、法规的形式出现的, 是国家行使统治权利的载体和工具, 最终目的是实现政府的管理职能。所以, 机关秘书的办文工作体现出强烈的政策性, 同时也对整个社会产生强制力 (无论是软强制还是硬强制) , 其影响将涉及整个社会。然而, 企业秘书的办文大多是涉及企业内部运作的过程, 其影响力只是在企业内部有效, 办文的内容大多是涉及企业内部的管理, 并不必然与政治挂钩, 因此体现为更多的现实性和实用性。

2. 机关秘书和企业秘书在办会上的差异。

秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效果提供服务。由于机关和企业在职权和性质上的差异, 其所办的会议也体现为不同的目的。

机关秘书办会大多是做出决议、发布决策指令、行使权力等。多数会议是作为信息的沟通和发布渠道。机关秘书在传统上更多的关注会议对政令传达的准确性以及发布的效果。然而目前值得注意的是, 随着我国民主化进程的推进, 当前机关的管理思路更趋于成熟和民主, 在制定决策的过程中更多的引入了公众参与制度。机关秘书的办会已经不再仅仅局限于初期的内部会议或是新闻发布会、记者招待会等的传统模式, 因此, 机关秘书的办会思路也应该与时俱进, 改变机关主办方以前高高在上的固有模式形成平等议事形式, 这期间还要求机关秘书在办会过程中平等的兼顾各与会者。企业秘书的办会大多是为了沟通、集散信息、形成共识、布置或商洽工作、增强组织凝聚力或是推进工作实现管理目标。企业秘书大多筹办和服务经理办公会、董事会、股东会、职工代表会、业务洽谈会等。

3. 机关秘书和企业秘书在办事上的差异。

秘书为领导操办事务的范围相当广泛, 大体上可分为日常事务、随机性事务和受权理事三类。

机关秘书在办事方面更多的体现出权力的特征。无论是在处理日常事务、随机性事务还是授权性事务方面, 在负责的职权范围内都起到了主导和信息的控制者的地位。因此, 便会催生出腐败的问题。比如机关秘书在处理授权性事务的时候, 可以利用信息优势, 将信息作为资源, 从利益相关方收取回报;再如机关秘书常常要对领导的来访、电话和事务等进行挡驾和截留, 但机关秘书也可以根据自己的利益利用它来堵塞信息通道, 不让对自己或与自己有关的不利的信息进入领导的视线。同时, 也可利用这种方式来截取信息, 将有价值的信息拦截后告知利益相关方, 甚至其在中间起协调和疏通的作用, 将单位的利益转化成个人的利益。近几年暴露出来的多起机关秘书腐败案件, 非常值得警醒。这一点是机关秘书人员需要特别注意的。

企业秘书在办事方面跟多的时间花在处理日常性事务上。秘书每天都要操办的事务, 如整理领导办公室, 保证领导办公不受干扰, 处理公务电话, 收发、传递文件, 并交领导阅知, 根据领导工作需要协助领导安排工作日程并做好准备, 整理内务, 值班事务、内外沟通和来客接待工作等。企业秘书在办事方面更多的体现为分内工作的按时、按量完成。大多时候体现的是一种执行。

(二) 在参谋职能辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异

秘书人员自始就被称为领导者身边的参谋助手。在秘书工作历史发展中, 秘书对领导工作辅助的方式、内容等虽然一直处于变化发展中, 但参谋智能辅助一直是秘书职能范畴中的重要组成部分, 而且随着社会的发展, 领导者对其秘书参谋智能辅助的需要也越来越强烈。

在当代社会, 大凡事业有成的机关领导者身边, 都有精于办事、善于参谋的机关秘书人员。机关秘书在某种程度上充当了领导顾问的角色。机关秘书因其近身性和领导建立了彼此信任的关系, 同时由于机关秘书工作需要沟通各方面的关系, 接触和处理大量的信息, 所以其看问题的角度更加全面, 加之某方面的专业技能, 更能为领导提供有价值的参考意见。机关秘书在参谋决策方面更多的体现为帮助领导从多个角度分析问题以及提供可行性的建议。

(三) 在管理协调辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异

在现代管理实践中, 由于环境条件的变化、认知水平的差异、资源状况的不同、利益配置的问题或工作上出现的各种失误等, 往往使组织协同配合的有序运转出现种种失调和矛盾。为了化解失调和矛盾, 现代领导者特别重视管理协调, 除了在各职能管理方面强化协调功能外, 还要求秘书工作加强对管理协调的辅助。

机关秘书对管理协调的辅助, 主要体现在督促检查、信访事务等方面。机关在工作中要辅助领导对不同部门进行协调管理, 同时接待和协调不同社会群体之间的关系。企业秘书的管理协调辅助职能主要体现在对领导活动安排及随机调处矛盾等方面。为了保证领导合理而高效的利用和分配时间, 企业秘书承担着对领导时间的管理和规划任务, 同时为了保证领导能够有充分的时间和精力去处理最为重要的问题, 企业秘书还需对随机发生冲突和矛盾进行调处和化解, 保证企业各项工作有序开展。

五、机关秘书职能未来的发展趋势

随着当前经济全球化和一体化的进程, 以及我国国企改革的进一步深化, 机关秘书与企业秘书在职能上将呈现出更为复杂的特点及关系, 二者在职能上呈现出分化与融合的可能性。

时代为机关秘书和企业秘书设置了不同的职能背景, 机关和企业又为秘书提出了各异的职能目标。那些原来在机关和企业秘书职能中共有的内容, 会在今后产生分化, 那些已经粗略分化了的东西今后可能更趋向细致性分化。机关秘书与企业秘书做的都是秘书性工作, 因此, 两者又有较厚实的相互融合、容纳的基础。通过对两类秘书客观的职业性交流、交往以及主观的互相学习, 必将带来对机关秘书管理职能产生新的认知, 在互相知晓职能差异性的同时也会清楚双方融合的切入点, 使差异性成为自我提升和向对方学习的一种动力来源, 从而进一步做好机关秘书工作。

参考文献

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论秘书调研工作 篇7

关键词 秘書工作 参谋职能 调查研究

调查研究是人们了解情况、认识事物、掌握政策的基本方法，是实行科学管理的前提。秘书要有效地辅助管理，保证参谋职能的质量和成效，就必须深入调查研究。调查研究作为秘书的重要工作之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作，具有针对性、多样性、突击性和科学性等特点。

一、调查研究在秘书工作中的作用

领导工作常常比较繁忙，不可能事必躬亲，因此秘书须为其代劳。秘书调研相比领导不容易受干扰，还可以较全面地反映情况，对领导的帮助最大。因此，调查研究是秘书的重要职责，其主要作用如下：

首先，调查研究是秘书做好各项工作的基础。调查研究贯穿于秘书工作全过程和各个环节，是一项经常性的工作。秘书只有深入实际，到基层去调查研究，了解和掌握真实情况，才能更好地为领导服务。其次，调查研究是秘书辅助领导科学决策的首要前提。任何决策都离不开调查研究，通过调查研究，可以掌握大量的一手材料，并对其进行分析研究，探求其本质及发展趋势，这既是科学决策的基础，也是科学决策的依据和要求。第三，调查研究是秘书获得信息的重要途径。秘书获得真实、可靠、有价值的信息，离不开调查研究，否则信息就失去了来源，数量和质量也难以保证。第四，调查研究是锻炼和提高秘书工作能力的必由之路。通过调查研究，秘书向社会学习、向群众学习，既可以改进工作作风，又能够提高各方面的工作能力等。

二、秘书调查研究的内容与方法

秘书调查研究的内容包罗万象，不同行业岗位的秘书，调查研究的内容有所不同。一般来说，秘书调查研究的内容如下：①政策性调研，如了解调查对象对有关法律、法规的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况等，为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要依据和反馈信息。②基本情况调研：通过对相关单位基本情况的调查，了解情况，减少工作的被动性，增强工作的主动性。③市场调研：如了解重大的经济活动状况、经济发展趋势，企业发展状况和趋势，组织投资前景、市场地位等调研，主要为有关部门分析经济状况提供信息参考。④专业性调研：如对自然资源、社会生活及人文状况，有关事故、事件的调查，先进人物、先进集体事迹等进行的调研。⑤舆论热点调研：针对基层所关心的舆论热点及带有倾向性、显露“苗头”问题的调研，主要为领导提供启示性信息。

秘书的调查研究是秘书繁重复杂的多方面工作之一，所以秘书很少有专门时间单一地做调研工作，常常是在开展其他工作的同时，获取调研信息。所以，秘书开展调查研究工作所采取的方法，既要和调查目的紧密结合，又要兼顾综合开展各项工作的方便。秘书的调查方法多种多样，如文献调查法、实地观察法、访谈调查法、问卷调查法等；秘书的研究方法也丰富多样，如分类比较、综合分析、系统研究方法等。秘书必须全面掌握，灵活运用，才能获得高质量的调查研究结果。

三、秘书调查研究的过程和要求

从秘书普遍进行的调查研究工作来看，可以把调查研究的程序按逻辑分成准备阶段、调查实施阶段、研究分析阶段和结论报告阶段。

（一）准备阶段

首先，明确调研题目：有领导明确指示的，也有秘书确定的并经领导确认的，还可能是有关部门委托秘书组织实施的题目。其次，选择调研对象：应当是人、物、事三个方面，如调研地域、调研要深入的具体单位、调查范围及具体的被调查人员、现场现象和事物发展过程等。第三，选配调研人员：可以由秘书自己做，也可由秘书临时从各个有关部门抽调专门调研员来做。必要时，对选调的调研员要先期组织专业培训，结合调研内容强化提高。第四，准备相关信息资料：主要包括查阅有关资料，了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的调研方面知识及技术参考信息等。第五，编制确认调研计划：主要包括调研的目的和要求、调研的项目、调研所采取的方法、调研的组织分工、调研的对象、调研要求与注意事项、必要的表格与问卷、具体实施步骤等内容。

（二）调查实施阶段

首先，联系确认调查对象，与被调查者、调查对象有关的人员取得并建立联系，确认调查对象与调查方式的选择是否准确，要时要向对方详细说明调查内容、目的、时间、步骤和方式，商量互相配合的方法。其次，实施调查，要注意点面结合，科学安排穿插调查时间，力争节省开支。第三，阶段性小结并复查验证调查结果，可以随时保存调查人员在调查中产生的每一点感觉、感受和体会，也可以通过进一步的分析思考，复查验证前期的调查情况，以保证调查结果的真实、有意义。

（三）研究分析阶段

这是调查研究工作的重要环节，是对调查所获得的大量情况资料信息进行分析、归纳、概括或联系、比较、推断，从中找出问题的实质和规律，找出对调查对象的分析结果。研究分析阶段主要包括四个工作环节：对调查材料的取舍、审定、核对和证实；分类整理，将初级信息通过技术手段转化为高层次信息；利用科学准确的研究方法，对调研内容进行研究分析统计；确定研究结果。

（四）结论报告阶段

主要包括组织撰写调研报告和调查研究的总结善后两项工作。调研报告写作是秘书必须掌握的重要写作技能之一。调研报告是对整个调查研究结果的客观而又具体的反映，是对调查材料的深入分析研究的总结，既讲究以人们认识问题的一般思路为逻辑结构，又提倡写作特色明显，形式多样，不拘一调查报告因此，熟练掌握调查报告的撰写方法，是秘书必须具备的基本功。调查研究的总结善后是秘书对所组织的调研工作的行政事务总结善后，也是秘书做任何工作必有的一个环节。

四、结语