会议公司会议组织策划接待会议流程

会议公司会议组织策划接待会议流程（通用12篇）

会议公司会议组织策划接待会议流程 篇1

一． 会前

1． 与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

2． 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

4． 确定方案，签订合同，预付定金。

二． 会中

1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三． 会后

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

会议公司会议组织策划接待会议流程 篇2

关键词：高校,国际会议,会务,接待

目前各高校院系随着国际交流的增多, 国际会议渐渐不再由学校办公室承办, 而是出于学科背景的考虑, 由高校院系承办, 这个任务就落在了高校院系办公室身上。如何在开展好学术交流和合作基础上, 组织好会议, 增加亮点, 带给国外学者、友人以良好的感受, 并借会议之机提升学校知名度, 是高校院系办公室在新时期承办国际会议应深入思考的问题。

一、国际会议会务工作的环节和流程

国际会议会务工作和其他大大小小的会议一样, 需要会前筹备, 会中服务, 会后送站和总结这三个阶段。

(一) 会前筹备:

1.成立会议工作小组, 一般由办公室主任任组长, 负责协调。根据需要可设置材料组、财务组、综合协调组和会务组、接待组、设备组等。并定好各组的职责, 各组在会议前做好安排, 会议过程中及时沟通。2.拟定接待方案和会议日程。办公室主任沟通好主办单位、院系领导, 然后协调各组拟定接待方案。涉及到向学校办公室请示汇报、国际会议网站的建设、会议注册收费、邀请学校领导、和院系领导的沟通、学校会议室的借用、学校经费的支持、发票开具、邀请会议参加人、会议资料礼品的准备、接站、订房、茶歇安排, 会议期间的用车等。会议日程中要包括开会地点、会议时间、会议的用餐时间、地点。

(二) 会中服务:

1.宾馆的接待和入住。从落实每个参会人员的行程到与会人员入住宾馆, 会务组应在定好的宾馆进行接待, 指引客人入住, 分发参会人员参会证件, 会议资料和会议日程。2.会场布置和跟踪协调。会务组要提前布置好会场, 摆放好花草, 拉好横幅, 做好台签, 准备好茶水。设备组要提前调试好投影、话筒。安排专人负责拍照, 写通讯报道, 有必要时要进行录像。国际会议上午下午各要安排一次茶歇, 茶歇的品种选择也要之前定好。会场要有工作人员在场, 以备应对突发情况和事件。

(三) 会后送站和总结:

1.会议结束后, 要根据每位客人的行程安排送站并赠送会议礼品。要把会议照片及时发给参会人。2.会后应将会议所有的通知, 材料等整理归档, 有需要时还可装订成册, 以备查考。还要进行费用的核算和结算, 报销等事宜。3.会议的总结。分析总结本次会务工作的经验和教训, 找出规律性的东西, 指导做好今后的会务工作。

二、国际会议会务及接待工作的体会

笔者所在的二级学院办公室, 由于学科发展和国际交流的需要, 主办和承办了国际国内大大小小几十场会议, 对会务工作有几点体会和认识:

(一) 会前准备过程中, 首先要了解会议的层次和等级。

国际会议和国内的会议是不同的, 涉及到接待规格不同, 邀请出席的领导不同, 订餐订房的标准也不同。

(二) 要懂得如何用人, 把适合做组长的人挑出来。

这点非常重要。比如, 我们承办的一次国际会议, 全程都是英文报告, 全英文的会议手册, 办得非常成功。在确定整个国际会议的惯例和会议安排时, 我们找经常参加国际会议的教授来审核把关;会务组和接待组的负责人都是相当熟悉接待工作的办公室人员;设备组由熟悉仪器设备使用的技术人员组成……保证每一环节都能很好地运转。

(三) 要经常和上一级领导、学校办公室保持联系。

学校办公室在做会务方面经验丰富, 院系办公室从会议的筹备到会议进程中各环节, 需要及时和学校办公室沟通, 听取他们的意见, 征得他们的支持, 寻求他们的帮助。

(四) 注意细节, 随时改进。

会议公司会议组织策划接待会议流程 篇3

每天都有惊喜

19日中午，一点才散会的参会者饥肠辘辘地进入午餐场地时，顿时被现场的布置所吸引了：满眼都是田径世锦赛吉祥物“燕儿”、APEC会议时最受欢迎的糖粉雕兵马俑、用巧克力和糖制作的田径比赛等颜色鲜艳的食品雕塑。许多参会者并没有第一时间去取餐，而是围着这些食品雕塑合影留念。中午的西餐自助，针对参会人员地域性广的特点，国家会议中心提供了融五洲风味的国际化特色美食。在这里，参会者不仅吃到了现场烤制的牛排，还有改良版的黄酒焖鸭等美食，使众口不再难调。

20日中午，参会者一步入午餐现场就发现了又一个惊喜：首先映入眼球的是红通通栩栩如生的双狮戏球巨型糖粉雕——“开门红”，祝愿代表大会和世锦赛圆满成功；周边取餐台上摆放着寓意美好的果蔬雕“吉祥鸟”、“仙鹤”、“金鱼戏水”等，还有非常可爱的田径比赛小糖人，现场的布置与前一天截然不同。菜品更是让参会者惊喜，烤鸭等纯中式的菜肴和特色美食，让参会者充分体验了“中国味道”。

据了解，国家会议中心餐饮团队为此次大会已精心准备两个月之久，从按照北京市规定的指定供应商选择原料到结合厨师力量准备多套菜单方案，从摆台装饰的整体设计到菜品的营养搭配，反复推敲，精益求精。因为参会嘉宾大多年龄偏大，考虑到健康因素，所以厨师们将制作得菜品稍软些，也尽量避免过甜。另外，上下午会议间隔时间较短，考虑到用餐的速度，除了热菜外，其它菜品都用小碟独立盛装，便于迅速取食。

国家会议中心服务运营部总监春伯涛说：“我们要更多为客人考虑，在达到主办方要求的基础上，给参会者创造更多的惊喜。”国际田联及中方组委会对国家会议中心的餐饮服务频频称赞：“井然有序的会场服务、充满田径氛围和中国文化特色的餐厅布置，让我们不得不点赞”。

如家的温暖

有着220间客房的国家会议中心大酒店负责为部分组委会工作人员、形象大使、大会嘉宾提供客房和餐饮服务。为了让世锦赛客人住的舒心，酒店提前对硬件和软件设施进行了全面检修，对客房进行了精心布置，将服务落实到每一个细节。客人从进入酒店的那一刻起，工作人员已满满准备了真诚的微笑及热情周到的服务，为客人打造“温馨的家”。

8月17日，世锦赛客人Liesa女士想为一名9岁的小女孩办生日Party，她向酒店服务人员寻求帮助。酒店了解情况后，为Liesa女士协调出适合举办生日Party的场地，并帮其预定了鲜花、蛋糕，还在客人的要求之外贴心准备了一次性杯子、冰桶、柠檬水，并挂上了Happy Birthday的卡通彩幅。Party开始时，过生日的外国小姑娘到来，酒店服务人员热情迎接并祝她生日快乐，小姑娘和客人们都很开心。Liesa女士很感动，说酒店已经超越了五星的标准，酒店的热情服务让她觉得很温暖。

APEC服务水准

8月18-20日，第50届国际田联代表大会在国家会议中心召开，为国际田联世界田径锦标赛赛事活动拉开序幕。据统计，来自世界各地210个国家和地区会员协会的630名国际田联代表参会。

20日，代表大会圆满落幕。会期只有三天，前期准备时间却很长。2010年，国家会议中心就已经协助组委会进行赛事申办工作了，从提交场馆相关资料到完善场地使用方案等都做了大量的工作。另外，国家会议中心先后接待国际田联考察团、国际田联秘书长、国际田联理事会等重要考察30次，无论是硬件还是软件都经受住了考验。为提供完美的会务体验，在大会召开前期，国家会议中心主动提出与组委会建立“一周一会”的工作进程，每周与国际田联中方组委会开会沟通，推进会议相关细节，内部更是召开数次专题会，安排专人负责各项接待工作，落实各项会议需求，以APEC水准服务此次大会。

大型会议接待流程 篇4

1会议资料准备 1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会 人数印刷。

2：会议资料（主办单位提供）3：领导发言稿（主办单位提供）

4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。5：项目执行情况资料（主办单位提供）6：展板所属图片（主办单位提供）7：广告牌设计稿 8：欢迎布标、会议室布标 9：会议礼品（按参会人数准备）10：会议代表证

2设备及设施准备

1.桌椅、名牌（现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌）、茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。

会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

2.签到簿、名册、会议议程

签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各种视听器材

现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

5.资料、样品 如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

6.会标、背景板、展板

会标一般指会议名称和会议标语横幅。

为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面），特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。

3会前准备工作

1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。

2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。

4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。

5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全 隐患的发生。

6：医疗保障，配备医疗人员，解决突发事件。提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。及时联系就医。

7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。四：会议其它费用开支预算

1：代表证2：广告牌3：展板4：用车5：宴会标准6：水果7：纪念品8：资料打印、复印9：照相、摄像10：其它

4人员安排

1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）

2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务 3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员

4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。

5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务 6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务 5发票的开据

在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开具正式发票及酒店的住宿发票。

6会议接站

会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站或者飞机场设一块醒目接站牌。

7会议报到

1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”“签到处”

2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。

3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。

4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券 5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存 6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表 7：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表

8会议期间

1：要求酒店落实叫早服务

2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行

3：会议室布置情况落实

4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记

5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈 6：与酒店公司财务人员协调好票据的开取

7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

9会议结束工作

1：会议结算

1：我向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误

2：向会务组提供所需发票 3：返还会务组附加的会议利润 2：会议返程

会议接待工作流程 篇5

一、准备工作

１、接到会议通知后，签领会议室钥匙，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。

２、落实接站人员及车辆安排。

３、根据人数及要求确定会议的台型，也可根据要求布局。

４、根据要求可将所需的各种物品和设备如会议桌椅、台布、台裙、盖杯、开水、水果、茶叶、烟缸、小毛巾、纸笔、横幅、鲜花、绿色植物、引导牌、欢迎牌、会议主持台摆放到位。

５、按要求将所需设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机等会议设备。６、会议开始半小时前各项准备工作到位。

７、检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具要干净、齐全、摆放到位。８、根据会议将指示牌等放在指定位置。

９、开会前十五分钟，所有会议服务员检查仪容仪表各就其位、精神饱满。

二、会议中服务

１、当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。２、先到达的客人入座后，提供茶水服务，会议人数到齐后送上小毛巾。３、通常每半小时为客人更换烟缸、添加茶水、特殊要求可按客人要求服务。４、会议期间，服务员站在服务指定区直至会议结束。５、会议中间休息，尽快整理会场，补充和更换各种用具。

三、会议结束工作

１、会议结束时，服务员站在门口，微笑向客人道别并请会务组有权签单人签单。２、若有个别会议人员特殊情况未走，会议服务人员不得离开，应继续保持良好的服务。３、待会议结束时，仔细检查会场，看是否有遗忘物品和文件，及其设备、设施是否有损坏，做好记录。

４、将会议用具设备、卫生整理好，清洁卫生按照清扫的基本要求进行，关闭空调、电灯、窗户、电源，锁好会议室。

会议接待方案及细节流程 篇6

会议接待方案：

1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。

2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。

3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。

4、礼品策划、设计、样品提供和制作。

5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。

6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。（视具体情况而定）

7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。

8、提供会议所需各类信息。

9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。

10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。

12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。

13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。

14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。

会议接待细节流程：

一、会前服务

1、办方洽谈会议初步方案。

2、公司为会议主办方提供会议报价：

（1）前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。

（2）会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。（3）机场、火车站接站安排。

（4）酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。（5）会议流程方案。

3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。

4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。

5、会议展板、展架、横幅的制作。

6、会议各种用品的运输、托运工作。二：会中服务

1、会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。

2、机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。

3、酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、指示牌等的摆放。

4、酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、礼品、登记返程机票、火车票等。

5、会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。

6、会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

7、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。

8、会议餐饮：用餐时间、用餐标准的确认。

9、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

10、会议留影：会议代表合影留念及摄像服务。

三、会后旅游：旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。（视实际情况而定）

四、会后服务

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

会议接待策划方案 篇7

一、会前15-13天准备工作：

通过公司，网站，宣传，邀请有关的专家，媒体与会的，并给参会者发放邀请邮件，负责代理商邀请函(回执)准备、寄发，确定到会人员人数， 张惠 小国

制定会议宣传视频， 小安 小泰

会前10天

B、确定会议预计召开几天和会议预算是多少(由此选择不同级别的酒店和设施)

C、确定与会人数，以便选择会议场地;

D、会议的位置和餐饮位置的选择，路线，距离，是否有堵车;

F、制作邀请函，与会者打印相关资料，礼品购买

G、确定会议的主持人，发言人

R 与会者安排一些特别活动，会后旅游安排;

会前5天

A、查好天气，为雨，雪，雾，风等天气做好提前紧急应对措施

H会议进行中饮品的选择，聚餐中需要的食品、饮料的酒会、会议视听设备的选择，租赁，

c撰写领导讲话稿、新闻稿件，准备相应的宣传资料等，各种条幅、横幅内容，

背景板、展板内容以及媒体接待

会前3天。

再次电话确认来访者信息并给提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒

店、会议场所、交通等信息。

负责各种资料的准备、装袋和发放;

需要购买的物品。鲜花。

①必备用品：纸、笔、桌椅、茶具102套、扩音器、照明设备、空调、投影仪

和音响等。

②特殊用品：会议证件(中型会议)、会标、席卡、会议材料。

会前第一天

1、接站工作：14:30:00-15:30由泰州市政府安排3辆豪华大巴到泰州汽车站接

来宾。

2、报到工作：16:00-17:30接待组安排报到人员熟悉黄河大酒店及周围环境。

3、签到工作：17:30-18:00安排报到人员到签到地点签到(签到台布置在黄河

大酒店大堂)。

房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求;

c 负责酒店联系及参会人员，住宿、饮食安排;

e 负责投标人员的接待和陪同,接送;

gk负责对各工作组工作的协调、检查，监督 考核 张惠

会前8.00-9.00

1. 会议厅正入口，到会人签到，发会议资料 A

接待各个与会专家，媒体记者，引领与会人员进入自己位置，并发放饮料 张

惠

会议室检查会议室条幅、灯光、音响、话筒、音响、电源、投影设备、

公司宣传资料播放 c

桌椅、花盆、条幅、横幅、地毯、背景板、展板、讲话桌、料袋、礼物、座次牌、嘉宾卡

①开幕式会场布置格局设计

会中9.00-11.30

①9:00-9:10主持人读开场白;

②9:10-10:00泰州市长发言;

③10:00-11:00湿地专家代表及其他代表发言。

6.到会人员合影。

会后

12.00

午餐

会议餐饮:用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排

用餐中间 招厨师表演绝活

会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会议礼品:会议礼品的采购、发放服务

3、商务晚宴

(1)时间：18:30—21:00

(2)地点：黄河大酒店

(3)参加人员和主持人：

主持人：。。。

(4)晚宴具体安排

①泰州市市长致祝酒辞

②双方敬酒，用餐

3、送客人离开

收尾工作

会后 ;

结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结

帐;AB

2. 资料:会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册;C

3 没来及走的专家领导善后安排事宜d

负责协助和监督礼仪公司完成会议现 场的布置及会议结束后的现场撤除工

作;

c负责活动全程摄像、摄影和合影;

三、会后后续工作

1、会议结束后安排与会者有序的离开会场。(秘书组负责)

2、会议场所和文件资料整理：对会议中、后的文件进行总结。(秘书组负责)

3、费用报销。(秘书组整理有效发票并到财务处报销)

4、会议纪要的写作：会议结束后写此次论坛总结。(秘书组负责)

四、应急预案

(一)车辆应急预案：为了防止车辆的抛锚或车辆数不够，所以泰州市政府要联系好租车公司，以便不时之需。

(二)人员应急预案：为了防止姜堰市接待人员不够，会临时聘用专门短期接待人士2人。

公司会议团体接待程序 篇8

审 核：

制 作：

编

号

版

次

生效日期

第 页

共

页 一、目的：

为更好地拓展客源，巩固酒店的稳定客户群体，特制定本会议团体接待程序，以作为酒店日常会议团体接待的依据。

二、范围：

凡任何客户委托在酒店内召开之会议，均依此程序执行。

三、权责：

3．1 接受会议预订及报价：销售代表

3．2 商定价格及订立会议合同：销售代表

3．3 会议价格及合同审核：销售部经理

3．4 会议合同条款实施通知：会议接待员

3．5 会议具体实施部门：酒店各有关部门

3．6 会议后信息反馈评估部门：销售部

四、定义：无

五、作业流程图（如附件一）

六、作业内容 6．1 酒店内所有会议团体接待均由销售部负责接受预订、接待，各部门若接受各

类会议信息，应及时告知销售部。

6．2 销售部制定各类房价、场租费等相应权限，并派销售代表进行各类会议信息

收集，同时与各目标客户进行联系，了解其需求。

6．3 销售代表根据其会议类型、规模、价格等要求迅速进行可行性评估，与各相

关部门进行简单探讨，确认该会议是否予以接待，可行后即在所给予相应权

限范围内报价，超过权限则请求部门经理审核后再予报价。大型及重要会议

可报总经理审核，若审核不通过，则应重新拟价。

6．4 销售代表在确定各种价格、要求后，交与客户确认。

6．5 销售代表根据客户已接受的报价内容及进一步协商结果，与会务方订立会议

合同书（附件二）。

6．7 会议合同书中应注明会议名称、时间付款方式及用房、用餐、会场、宣传品、娱乐等各项要求，要求较为复杂的，在备注上加以注明。

6．8 销售代表拟好会议合同后，须经销售部经理审核，当销售部经理不核准时，应修改其内容，重新拟定合同 6．9 当销售部经理核准后，销售人员方可将合同送交客户。

6．10 当客户不接受合约中的所有条款时，销售人员应与客户进一步协商，重新拟

定新的合约，依上述办法办理。

6．11 当客户接受合约中的条款时，双方签署合约，一式两份，双方各保存一份，合约签署后，销售代表应对合约的执行情况进行追踪，以确保合约的顺利执行。

6．12 销售代表将会议要求、价格等事宜制作会议接待通知单（附件三），由销售

部经理核准签字。

6．13 销售部确立一会议团队接待员，负责会议期间一切事宜，并由其将会议接待

通知单发至会议各相关部门，并由各部门经理签字收取，在必要时回复意见。

6．14 销售部会议接待通知单须向各相关部门通知事宜（附件四）。

6．15 会议实施前若有变动事项，会议团队接待单上加盖“变更章”，由销售部经

理审核后通知各相关部门，并在会议召开前 10 小时准备就绪。

6．16 会议实施过程中若有变动，应与会务方确定双方责任，若属会务方责任，应

秉着为客人着想的原则，尽力为其提供方便，若酒店方责任，则承担一切后果。

6．17 若遇预订会议取消，会议团队接待单上加盖“取消章”，由销售部经理审核

后通知各相关部门。

6．18 若因会务方之故，会议变动或会议取消而产生相应之费用，由会议接洽之销

售代表与会务方联系酌情给予赔偿。

6．19 销售部负责接待会议期间会议客人之投诉，并汇同各被投诉相关部门及时将

各处理意见回复客人。

6．20 销售部会议团队接待员负责在会议结束同时，评估会议运作情况，必要时请

会务方填写建议、意见，同时将会议资料收集归类，交销售部文员存档，以作

为相应作业对象选择参考之依据。

七、相关文件、资料 7．1 销售部销售手册 7．2 销售部关于协调会议团体、旅游团队的接待事宜之会议文件 7．3 销售部销售主管级、销售代表级房价操作权限

八、表单

8．1 会议合同书

（附件二）

8．2 会议团队接待单（附件三）

8．3 团队确认单

（附件四）

8．4 客户信息反馈表（附件五）

会议策划流程 篇9

那么，如何能做出别具一格的好会议策划案呢

一、搞清楚“想法”

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息，通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。

二、搞清楚“思路”

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，但无论参与者有多少，一定要确认一个有经验的项目负责人，想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰，经验不到位，往往从策划的一开始，就会在众多的意见、指导中迷失方向。

在你筹划的思路理清后，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了。

这些要先搞清的必要项目包括

n 预计召开会议的日期，会议预计召开几天；

n 打算在什么类型，什么级别的地方召开会议；

n 会议形式或程序是什么；

n 会议预算范围是多少；

n 谁来发出邀请；将有多少人到会；

n 会议的发言人有哪些；

n 会议需要什么样的视听设备；

n 需要酒会、晚宴吗；

n 打算为与会者安排一些特别活动吗？

三、会议地址的选择

会场的选择，直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次，这也是随后进一步策划方案的基础，选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所，到底怎样去选择呢？

1, 列出可供选择的清单

必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件，便于各个场所的比较和选择。这一方面，也可以参考SINO-MEETING的会场搜索系统，该系统内的数据将对选择场地的过程，大大提高效率。

然后根据以下一些条件进行筛选

n 会场类型及风格，如五星级酒店、四星级酒店、商务会所、度假村等等

星级酒店一般既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、娱乐设施等，而且交通一般比较近。

度假型酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。但会议设施和服务，就与星级酒店有不少差异

n 会场地点，位于市中心或是位于市郊

n 会场的价格

2, 根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配

比如研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境；重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜；对于交易会和新产品展示会，需要选择有展示空间的场所，会场交通必须便利等等。

3，亲临现场实地考察

考察场地非常重要，要做好充分的准备，要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；

要对会议中的重要流程和环节心中有数，在考察场地的时候，能问到的问题越多，今后出现风险的机率就越低。

四、会议整体规划

确定了场地，策划的工作就进入了快车道，通过以下步骤，整个会议策划方案就会很快出炉了：

1、整体策划框架草拟

按照之前的工作和现有的所有信息，先把整个会议的流程和方案想象出来，越具体越好。

2、招开策划动脑会

这个会议上，你需要把专业的会议策划人士找来，比如SINO-MEETING；也要把主要的决策人员找来，在你的草拟方案基础上，展开讨论和动脑。

3、落稿-再讨论-修正-再讨论

一般，从第一稿的策划书到最后落实的方案，如果策划人员经验到位的话，最多3次往返讨论，就可以把方案细化到执行层面，是否到了细化到了执行面，关键要看是否已经拟出了“工作时间进程表”“任务分工表”“物品清单”“成本分析表”这几张最重要的执行文件。

教育行业会议营销策划流程 篇10

一、操作形式

1、“如何一次性通过建造师考试”“建造师考试备考秘籍”“建造师考试内幕”

二、活动目的开发新客、提升销量、提高培训产品知名度

三、会议操作流程

一、会前部分

顾客在联谊会上能否产生购买，有80%的因素取决于会前的工作做的是否扎实、到位。因此，会前部分是会销活动的重点部分，主要包括：.1、专家的联络（提前预约、有效沟通协调）；

2、会议时间、地点的选取（综合考虑天气、方便等因素）；

3、顾客邀约；

新客与老客比例合适，提前短信通知，电话预约，电话确认等。

公司相关工作人员要合理分配任务，保证到会人数和效果。

会前30分钟到一个小时电话确认。

4、会场布置：

笔记本电脑一台。

数码相机一台：现场照像及录制。

登记表：为现场来的客户进行登记。

条幅：挂在联谊会会场的四周。

胸卡：工作人员佩带。

展板和写笔：用于讲师写东西。

抽奖箱：放置抽奖券用的。

小礼品：给现场客户发放。

5、奖品、宣传资料等物料的准备到位，会前预估销量准备产品。

6、现场人员的分工（会场人员、物料人员、促销人员、接待人员）；

二、会中部分

1、会务人员全部于7：00准时到会场（各部门自我检查，了解本部门应到人员情况，物品准备情况，机器设备情况等）；

2、会前动员7：30左右开始，着重对各部门工作人员讲解会场维护和会后促销事谊，讲完后大家相互击掌。

3、工作人员站在门品欢迎客户入场，一定要显的隆重；

4、迎宾、签到：规范迎宾，登记顾客详细资料，特别是对待陌生销售时，员工与顾客间并不认识或熟悉时一定要登记两次电话，以确认顾客的话是否真实。同时也要利用语气、态度和肢体语言加深与顾客的交流，尽快熟悉。

5、引导入场：将顾客领到指定人员的位置上，因为在会前邀约时就已经提到会为他留一个位置，所以在顾客到会场后，一定要根据顾客邀请函上员工的名字由专人将顾客领到该员工

指定的座位上。

6、客人落座后，由主持负责，可先让早到的客户进行简单的健身操的事项，让客户能参与进来，达到一个好的气氛，同时如有录像可放一些相关产品的录像资料。

7、主持人开场白：

开场前注意提醒顾客去洗手间，并且再次确认麦克风、音响、VCD是否好用。

开场时间一般不宜超过规定时间15分钟。

8、娱乐节目或小游戏，让我们的工作人员和全场顾客全部参加，再次让气氛活跃起来。主要是通过游戏来调动顾客的情绪，缓解因听讲座而带来的困倦感、消除顾客的戒备心，以促进销售。

9、专家开始讲座，10、老客户发言，一定要选择A类客户或B类客户也可以。每个发言客户发放一些小礼品，发言时间控制在两分钟左右。

11、核心顾客发言

联谊会中的重要环节。顾客说服顾客，要求员工要对发言的顾客事先做好沟通，确认他可以到会，并且介绍给主持人认识，了解。顾客的发言要求简单，质朴，不要有过多的修饰，时间最好控制在三分钟左右。在会场准备三、四个核心顾客为宜。

12、当专家部分完毕后;产品讲解（主要讲解产品的优势）由主持人借助专家讲座中提到的专业物质，提出本品牌产品与其它产品牌有何不同，有何优势。

13、有奖问答

针对顾客关注的问题，和我们希望顾客记住的问题，提出一些简单明了的问题，为了是加深顾客对产品的印象。

14、宣布好消息

具体的好消息主要是现场的优惠政策。主持人的语言要重点放在优惠政策的难得。由主持人宣布促销活动政策，然后所有促销人员全部到达现场，按分工的内容开始与顾客沟通促销产品。

15、促销人员开展一对一的介绍劝单。

如果特别要求，不适合在会场内劝单的可以请到其他会客室会谈。

大家尽量做到行动迅速，资料准备齐全。

不依不饶，临阵换将，打破砂锅问到底„„总之以成单为主。

16、对现场定购的客户，主持人一定要大声叫出来，让所有人都知道，并告诉额外奖品。

17、促销活动（大概半个小时）结束后，可再举行一次抽奖等）。

18、送客（对于当场没有成交的继续下一次邀约；对于成交的做好服务工作）。

三、会后的售后服务跟进

售后服务应具备的理念:

1、最为诚信的售后服务。

推销员销售额的大小是体现通过与客户成交量的多少来实现，从一定意义上讲，他是在创健培养一个自已的市场，如果他采用诚信的态度与手法，去和客户沟通，他就会很快培养一个很大的消费群体，所有我们只有取的客户的充分信任，才能达到我们的市场不断的扩大的目的。

2、增加亲密服务

当成交后你要做的第一件事就是花点小钱，给客户送去一张感谢信之类的东西，这对我们来说是非常重要的，客户会因为你的一封感谢信或感谢卡而对你更加的信任。和你的关系也会更好。从而达到长期的合作关系的目的。

3、成交不是最终的目的。

做优秀的推销员应当时刻记住，我们不是因为图回报而为客户服务的，给客户提供全方位的服务才是我们的义务，当成交后，我们应当把客户成做我们的朋友，我们的儿女，亲人，成交后要更多的和客户联系，并从真正意义上对客户进行情感等方面的各个关心。这样才能进一步的建立我们的客户关系网络。

4、失去后也要关心。

如果第一次成交后，客户反应产品效果不是太好，从而失去了这个客户后，我们仍要去关心我们的客户，因为我们有很多产品，只要我们心诚，失去的客户还是可以回头的。

5、特别优质的客户，按实际情况，可以给以更优质的服务或者优惠，最重要的是让客户感受到我们给他们精神上带来的意义。）

6、条件成熟后利用转介绍开拓市场

当我们的准客户和我们工作人员熟了以后，要真诚的请他们为我们转交新客户，通过客户转介绍的方法往往是我们成功的最好办法。但一定要注意，每一定客户为我们转介绍成功了以后，要给老客户一定的实际好处，让客户在得到我们的亲情服务，真诚服务以后再得到相应的好处，客户会更有力度的帮助我们。

会后总结

公司会议流程安排 篇11

一、通知：（相关人员参加公司会议）

1、会议时间：2016.1.8上午8：30分

2、会议地点：公司4楼会议室

3、会议主持：

4、会议记录：

5、参会人员：保安部门人员

6、缺席人员：

7、会议主题：2015年工作总结及2016年工作计划

二、会议议程

1、主持人检查人员到会情况，宣布会议开始；

2、鲍春华介绍2015年工作情况

3、各员工汇报2015年工作情况、2016年各位工作计划；

4、王军总结发言及2016年各岗位工作计划安排

5、各员工发言全部完成后，陆总评价；

6、会议的其他事项；

7、会议结束。

公司会议流程安排 篇12

2012年度工作总结大会会议流程

一、会前准备：

1、会议时间：2013年1月19日上午8:30入场，9:00会议正式开始

2、会议地点：淇河宾馆一楼大会议室

3、会议主持：于XX4、参会人员：在淇河宾馆一楼签到，领取文件袋

二、会议议程

1、主持人检查人员到会情况，宣布会议开始，播放音乐

2、项目部经理XXX同志做年度工作总结

3、项目部及工区领导年终述职

中间休息10分钟，收取对述职人员的测评表

4、播放音乐，公布获奖名单并颁发证书、奖金

5、集团党委副书记、工会主席XXX讲话

6、中城北方交建总经理XXX做会议总结讲话

7、到宾馆一楼门口合影留念；

8、会议结束。

三、会餐