公文的规范性主要是指

公文的规范性主要是指（共6篇）

公文的规范性主要是指 篇1

回顾每次发布的公文处理法规性文件, 可以看到党政机关公文在相同文种及其适用范围、公文格式和行文规则等方面相互借鉴和完善, 取得了长足的发展, 实现了基本上的规范。然而, 党政各自的公文处理法规在施行过程中, 也暴露出一些亟待解决的问题。除自身的瑕疵外, 主要凸显了两者的不必要冲突。用历史的眼光审视, 原党政公文处理法规主要差异带来的问题属于前进中的问题。新《条例》的出台, 使我国的公文处理工作实现了历史性的转变, 步入了统一规范的新阶段。

一、从公文种类上的差异看新《条例》的科学与规范

新《条例》出台前, 我国公文处理工作历经初期试行阶段、矫正探索阶段和力求规范阶段之后, 一直处于修改完善阶段。修改完善阶段标志性文件主要有三个:一是国务院办公厅1993年11月21日发布的《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称1993年《办法》) ;二是中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》 (以下简称1996年《条例》) ;三是国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称2000年《办法》) 。1993年《办法》规定的文种为12类13种: (一) 命令 (令) ; (二) 议案; (三) 决定; (四) 指示; (五) 公告、通告; (六) 通知; (七) 通报; (八) 报告; (九) 请示; (十) 批复; (十一) 函; (十二) 会议纪要。和原规定比较, 增加了议案文种;取消了指令、决议、布告文种;将报告、请示分离成为两类不同文种。1996年《条例》规定的文种为14类14种: (一) 决议; (二) 决定; (三) 指示; (四) 意见; (五) 通知; (六) 通报; (七) 公报; (八) 报告; (九) 请示; (十) 批复; (十一) 条例; (十二) 规定; (十三) 函; (十四) 会议纪要。同原规定比较, 增加了意见文种。2000年《办法》规定的文种为13类13种: (一) 命令 (令) ; (二) 决定; (三) 公告; (四) 通告; (五) 通知; (六) 通报; (七) 议案; (八) 报告; (九) 请示; (十) 批复; (十一) 意见; (十二) 函; (十三) 会议纪要。同1993年《办法》比较, 取消了指示文种;将公告、通告分离成为两类不同文种;增加了意见文种。将党政公文文种作最后比较:两者相同文种是决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要, 行政机关有而党的机关没有的文种是命令 (令) 、公告、通告、议案, 党的机关有而行政机关没有的文种是决议、指示、公报、条例、规定。

二、从文种使用上的差异看新《条例》的科学与规范

1996年《条例》和2000年《办法》在对文种适用范围的规定上, 也有许多不一致, 主要表现在函、报告和决定等文种上。为说明问题, 仍连同1993年《办法》一并比较。

1993年《办法》规定:“函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。”1996年《条例》规定:“函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题, 向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。”2000年《办法》规定:“函适用于不相隶属机关之间商洽工作, 询问和答复问题, 请求批准和答复审批事项。”1996年《条例》对函的规定在“机关之间”前面未加“不相隶属”的限制, 但在“行文规则”一章第十二条第 (五) 项中规定:“不相隶属机关之间一般用函行文。”由于“一般”的不确定性, 则出现了对1996年《条例》和2000年《办法》如何正确理解以及在实践中如何正确使用函的问题。两者的差异, 导致了函的使用上以及理论研究工作中较长时间的混乱。

1993年《办法》规定:“报告适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 提出意见或者建议, 答复上级机关的询问。”1996年《条例》规定:“报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议, 答复上级机关的询问。”2000年《办法》规定:“报告适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的询问。”从中可以看出, 1996年《条例》增加意见文种后, 删去了报告适用范围中的“提出意见”内容;2000年《办法》增加意见文种后, 删去了报告中的“提出意见或者建议”的内容。因此, 在较长时间里, 学界一直存在着“党的公文有建议性报告, 行政公文没有建议性报告”之误解。笔者以为, 建议性报告同意见迥然有别, 意见并不能完全取代建议性报告。

1993年《办法》规定:“决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。”1996年《条例》规定:“决定用于对重要事项作出决策和安排。”2000年《办法》规定:“决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排, 奖惩有关单位及人员, 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。”两者差异明显。

新《条例》规定:“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。”“报告适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 回复上级机关的询问。”“决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。”显而易见, 原党政公文处理法规在对这些文种规定上的不一致也主要源自发布时间上的差异, 新《条例》则使党政机关公文文种适用范围达到了高度统一。

需要说明的是, 关于报告的适用范围, 新《条例》虽然采用了2000年《办法》的表述, 但并不能说明彻底取消了建议性报告, 因为公文写作实践证明:向上级机关汇报工作、反映情况不宜不表明任何态度, 亦即报告中原本就不排斥提出某些建议。

三、从公文格式上的差异看新《条例》的科学与规范

1996年《条例》和2000年《办法》在公文格式规定上的不一致, 除公文用纸不同而外, 还有版头样式不同, 要素构成和名称不同, 秘密等级和紧急程度标注位置不同, 成文日期和发文机关署名标注不同, 等等。

版头样式不同。党的机关公文“版头由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字或者加括号标明文种组成”, 其主要形式为《中共××文件》《中国共产党××委员会 (××) 》《中共××办公厅 (室) 文件》《中共××办公厅 (室) (××) 》《中共××部文件》《中共××部 (××) 》等。《国家行政机关公文格式》规定“发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加‘文件’组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称”。其主要形式为《×××××文件》。特定公文格式有三种: (1) 信函式格式《×××××》; (2) 命令格式《×××××命令 (令) 》; (3) 会议纪要格式《×××××会议纪要》。

要素构成和名称不同。1996年《条例》规定:“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”2000年《办法》规定:“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”要素构成上的不同:党的机关未规定保密期限和附件说明 (附件和附件说明不是同一概念) ;2000年《办法》未规定发文机关署名, 也未规定份号 (2000年1月1日起实施的《国家行政机关公文格式》规定了公文份数序号, 两者应是同一概念) 。要素名称上的不同:党的机关称的版头, 行政机关称作发文机关标识;行政机关称的附注, 党的机关称作印发传达范围;党的机关称的印制版记, 行政机关称作印发机关和印发日期 (《国家行政机关公文格式》将主题词及以下部分称作版记) 。

秘密等级和紧急程度标注位置不同。党的机关规定标注于公文首页左上角, 行政机关规定标注于版心右上角。

成文日期标注不同。行政机关规定“用汉字将年、月、日标全”, 党的机关未作明确规定, 实践中用阿拉伯数字标注。

发文机关署名标注不同。党的机关规定标注, 行政机关规定单一机关行文和两个机关联合行文不标注。

此外, 党政机关的公文标题在规定上也不尽相同。在实际操作上, 国家行政机关公文标题结构比党的机关执行得严格些。

原党政公文处理法规存在的许多差异, 导致理论和实践中出现诸多不便甚至矛盾。新《条例》第十条规定:“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。”新《条例》和《党政机关公文格式》的配套实施, 使原党政公文处理法规存在的诸多差异基本消除, 种种矛盾得到了较好的解决。

统一后的党政机关公文格式之要点:一是要素构成上, 删掉了主题词, 增加了发文机关署名和页码。二是要素名称上, 使版头、份号、密级和保密期限、发文机关标志、标题、正文、附件说明等名称达到了完全一致, 并将特定格式名称统一为信函格式、命令 (令) 格式和纪要格式。三是要素编排上, 将密级和保密期限及紧急程度统一规定编排在版心左上角;将发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离统一规定为35mm;将签发人统一规定多人时每行排两个姓名;将发文机关署名统一规定, 除加盖签发人签名章的公文外, 一般都要署名;将成文日期统一规定用阿拉伯数字表示。此外, 根据新规定, 加括号标明文种的版式不宜再使用, 多行标题须使用梯形或菱形统一规范, 等等。这为公文规范化建设奠定了坚实的基础。

四、从语言表述上的差异看新《条例》的科学与规范

综观新《条例》全篇, 品味各章, 不仅条理清晰, 层次分明, 而且语言表述取原党政公文处理法规之长, 避其之短, 概括得简明、精准。

1996年《条例》第十二条第 (一) 项规定中, 先说“不得越级向上级机关行文, 尤其不得越级请示问题”, 接着又说“因特殊情况必须越级行文时, 应当同时抄送发文机关的直接上级机关”。此表述违反同一律和矛盾律。2000年《办法》第十四条规定:“行文关系根据隶属关系和职权范围确定, 一般不得越级请示和报告。”此表述在“不得”前加上“一般”, 则避免了逻辑上的瑕疵。新《条例》第十四条规定得更明确:“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文, 特殊情况需要越级行文的, 应当同时抄送被越过的机关。”另外, 1996年《条例》中“不相隶属机关之间一般用函行文”之类的不确切、不规范的表述, 在新《条例》中已不复存在。

1996年《条例》第十六条规定:“起草公文应当做到: (一) 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示……”第十八条中将公文校核的内容第 (三) 项表述为:“内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神……”2000年《办法》第二十五条规定:“草拟公文应当做到: (一) 符合国家的法律、法规及其他有关规定……”新《条例》第十九条规定:“公文起草应当做到: (一) 符合国家的法律法规和党的路线方针政策……”第二十条中将公文审核的重点第 (二) 项表述为“内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策……”如此修改, 突出了依法治国、依法行文的理念。

新《条例》还矫正了一些不确切的词语和不规范的文字, 如将1996年《条例》发文字号中的“发文年度”改为了“年份”, 标题中的“公文主题”改为了“事由”;将2000年《办法》中的“发文机关标识”改为了“发文机关标志”;等等。

除此之外, 新《条例》在行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理等方面也作了许多新的和明确细密的规定。

新《条例》内容充实、结构严谨、语言简明, 其科学与规范程度, 超出了人们的想象和预期。而从宏观来看, 新《条例》的出台, 实现了历史性的跨越, 开启了历史的新阶段, 对于我国党政机关公文处理工作的科学化、制度化和规范化建设必将起到巨大的推动作用, 也必将产生极其深远的影响。

当然, 新《条例》不可能尽善尽美。它作为党政公文处理法规, 发布形式值得商榷和探讨。它在施行过程中, 自然还需接受实践的检验。对它进行深入研究, 也自然是今后学界的主要任务之一。

公文规范性特征的形成过程 篇2

内容摘要：本文从古人对应用文体（类似当今的公文）规范性的认识和研究谈起，归纳了典型的应用文体——公文规范性特征形成的过程，即秦汉时期——公文规范性形成的奠基期、民国时期——公文规范性形成的变革期、新中国成立后——公文规范性形成的完善期，并分析了历史上出现的反规范性现象及其原因。

关键词：规范性形成过程公文

应用文体都有一个社会公认的模式，而且这种模式有较大的稳定性，很不容易变更，即规范性。公文是一种典型的应用文体，规范性即是公文的主要特征之一。公文规范性特征的形成经历了漫长历史过程，下面，笔者将从古到今诸多大家及政权对公文规范性的认识和研究作个总结。

1。对公文规范性的认识和研究由来已久

中国古代应用文体（类似当今的公文）极为发达，对于应用文体的规范性也早有认识。

1.1从感情色彩方面辨别文体的特色

曹丕的《典话·论文》说过：“夫文本同而末异。盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。”奏议的文字要典雅；书论要写得道理充分，条理清楚，逻辑严谨，才有说服力；铭、诔，文字应该简省，主要介绍事实，即后人所说的“谀墓文字”。曹丕的真知灼见，不断地有人发挥。如陆机将4类析为诗、赋、碑、诔、铭、箴、颂、论、奏、说十体，细论文体特征。刘勰在《文心雕龙》之《定势》篇中又区分为6类，所论文体特征更为精当核要，影响所及，几乎衣被整个古代文论。

1.2从源流方面加以考证

挚虞《文章流别志论》、任昉的《文章缘起》，将各种文体的出处一一加以钩稽。后代还不断地有人做这方面的工作，如吴纳的《文章辨体》、徐师曾的《文体明辨》等。因为文体分类与图书分类的关系甚为密切，著作一多，就要加以整理。分类工作做好了，文章发展的源流就看得清楚，也便于掌握文体的特点。

1.3对应用文体的特征进行全面研究

《文心雕龙》有20篇文体专论，其中12篇研究应用文体，每一篇都有定义界说、源流疏证、特色辨析、作法总结。唐代刘知几的《史通》、清代章学诚的《文史通义》在评说历史载籍的过程中，时有关于应用文体的珠玑之言，发人深省。到了近代，进而有“式”的归纳。如陈维崧《四六金针》，从骈体文的角度对诏、诰、表、笺等12种文体几十种格式作了总结，写文章而有公式。古人对应用文体的规范性做了许多研究取得了很大成绩，但也存在一些缺点。一是未顺应魏晋之后“文”、“笔”分途的实际情况推动文章的独立发展；二是缺乏明确的理论主张。对规范现象有一定程度的认识，如何论证这种现象的合理性，未能明确给以理论的回答。

2.自然选择与政权干预——公文规范性的形成过程

每一种文体在它开始出现时并不规范，也不知道什么叫规范，象《尚书》中的文体那样，在不断的有人仿作之后，才逐渐形成一个模式。如李斯写了《谏逐客书》，后来大臣给皇帝进言都采取这种格式，就出现了奏议体裁。贾谊写了《吊屈原赋》，后人加以摹仿，也就成了定体。从秦始皇统一中国之后，出现了中央专制王朝，差不多每个王朝都对本朝的公文写作作出若干规定，并用法典的形式加以固定。

2.1秦汉时期——公文规范性形成的奠基期

秦朝规定，皇帝发布的文书称“制令”、称“诏”。书同文字，一律以篆书行世。这些措施，保证了皇帝的绝对权威，政令的畅通。

汉代初年，叔孙通定朝仪，承袭了秦代的制度，进一步整齐规范，规定“命有四品：一日策书，二日制书，三日诏书，四日戒敕。汉定礼仪，则有四品：一日章，二日奏，三日表，四日议。章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异。”“命”、“奏”各为四品，分工明确，写作规范，处理朝廷日常事务有条不紊。此外，祭祀皇天后土有“封禅”，宣号令于百姓有“檄”，官府互通文书有“移”，私下往来有“书”，日常记载有“簿”、“录”，明确债务关系有“契”、“券”，如此等等，构成了一个庞大的应用文体网，秦汉奠定的基本格局直至清末仍无多大的变化。

2.2民国时期——公文规范性形成的变革期

辛亥革命建立了资产阶级政权，随之对公文体式也作了根本性变革。南京临时政府建立伊始，公布了公文程式条例，规定公文有5类：令、咨、呈、示、状。袁世凯称帝后重新公布公文程式，将带有浓厚封建意识的“策令”、“封寄”、“交片”等名目又加以复活。继袁的北洋军阀政府，再次对公文程式进行改订，规定处理公事之文有13种：大总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任令、训令、制令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批。

国民党政府执掌政权后，先后就公文发了多次文件，其中1928年11月15日公布的《公文程式条例》公文文种分工明确规范，作为新式公文程式的范本已当之不愧了。此外，还颁布了《划一公文用纸说明》、《公文标点举例及行文款式》来规范公文用纸、格式等。总之，国民政府在公文的规范化方面做了很多工作，建立了一套新式公文体制，并且将公文改革的成果扩大到社会通用，变为社会一体化格式。

2.3新中国成立后——公文规范性形成的完善期

新中国成立之后，吸收了革命战争时期制订的公文文件的有益经验，根据政权建设和经济建设的实际需要，以1951年政务院公布的《公文处理暂行办法（草案）》为基础，作了多次修订。1957年国务院秘书厅发布的《关于公文名称和体式问题的几点意见》，增加了“令”、“请示”、“批示”，去掉了“签报”、“公告”、“便函”。1981年发布《国家行政机关公文处理暂行办法》，规定公文是9类15种，增加了“决定”、“决议”、“指令”、“公告”，去掉了“批示”；1987年发布《国家行政机关公文处理办法》，增加了“会议纪要”，将“令”作“命令”的附类处理；1993年底再次作了修订，增加了“议案”，去掉了“指令”、“决议”、“布告”。与公文改革相配套的文件还有《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》、《关于学习标点符号的指示》、《机关档案工作条例》等。此外，国家标准局还公布了一套应用文标准文本。2000年4月颁布了《关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知》，8月颁布了再次修订后《国家行政机关公文处理办法》，紧接着还颁布了《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》，尽管政府规定的公文程式比较原则，也没有以政府机关的名义作进一步解释。然而，中央文件起示范作用，各级地方政府的文件以中央文件为范式，带动了各级各类公文的写作。

3.对反规范性现象的认识

历史上在特殊情况下也出现过许多违反公文规范性的例子。例如，朱德同志在长征途中经过四川彝族聚居地区时用韵文写了一篇宣传革命道理的布告。这是因为如果以政府的名义发个布告达不到耳口相传的效果。桐城派中兴之祖曾国藩，其政治思想及文章观之保守是世人皆知的，然而在太平天国时期，他为了团结湘勇，写了7首纯白话的歌谣式军歌，这在历史上是空前绝后的。曾国藩都知道采用灵活的手段，大胆变革官方的语言模式和文体模式，实现自己的政治主张，何况本来就代表下层人民群众利益的工农红军呢？再如新中国成立当天发布的《中国人民解放军总部命令》，前言大篇幅概述中国人民解放军武装部队的伟大功绩，而命令事项简短，末尾又有一长串口号，这完全打破了常规格式。其道理在于：这个命令发布于开国大典的当天，兼有全民、全党、全军共庆的内容，同时具有礼仪性质，与进军命令完全不同。因此，此特定条件下，为了表达特定内容和发文意图，采取了变通的形式，属创造性运用。

公文的规范性主要是指 篇3

误区一:公文有版头可省略发文机关

正确观点:下行文和泛行文一般不可以省略发文机关。下行文和泛行文标题有发文机关,不仅符合公文处理法规的规定,而且比较庄重,更主要的是有利于公文的管理和利用。以《国务院关于促进节约集约用地的通知》(国发[2008]3号)为例,若不标发文机关,就变成了《关于促进节约集约用地的通知》,引用时就会造成标题无发文机关的情况;而如果加上发文机关,就要把“国务院”几个字放在标题之外,很显然这不符合规范化要求。

上行文中的请示和平行文中的致函(相对于复函而言),标题可省略发文机关。理由主要有两点:一是该标题除对方批复或函复外,不大可能再有其他公文引用;二是可为对方批复或函复时提供方便。以《国务院关于长沙市城市总体规划的批复》(国函[2003]117号)为例,主送“湖南省人民政府”,正文开头语是:“你省《关于……的请示》(湘政[2001]37号)收悉。现批复如下:”如果将“湖南省人民政府”加在请示标题中,正文开头就要与主送机关重复。

误区二:转发性通知可省略文种

正确观点:转发性通知不可以省略文种,《×××关于转发……的通知的通知》不可以简作《×××关于转发……的通知》。这是因为公文标题绝对不能没有文种,亦即文种任何时候都不宜省略。《×××关于转发……的通知的通知》,“转发……的通知”是事由,最后的“通知”是文种。《X X X关于转发……的通知》,如果将“转发……的通知”视为事由的话,则标题无文种;如果将“通知”视为文种,“转发”后多没有相搭配的宾语,因而存在语病。公文学界主张如此拟制标题的人也不认可标题无文种,而往往将被转文的“通知”视为本标题的文种,但却忽略了事由词语怎样合理搭配。至于《X X X关于转发……的通报》,则更是错误的。

笔者一贯主张,拟制转发性通知标题时,应运用语法修辞技巧避免“通知”文种的重复,而不应以牺牲公文规范化为代价。笔者历来提倡,用“自拟摘要法”和“适当修辞法”来解决这一难题。前者是不拘囿原标题结构而通过高度概括表达原意的方法,后者是发挥结构助词“的”的作用而达到减少“关于”和“的通知”的目的且可体现出转发环节的方法(可参见《系列谈之四》病例剖解)。

误区三:介词“关于”可有可无

正确观点:不可一概而论,狭义法定公文标题一般不可以没有介词“关于”。因为没有介词“关于”,发文机关和事由直接发生联系,不仅会改变标题的结构,而且往往产生歧义。这在事由中的动词所表示的动作主体即施事者不是发文机关时,表现得尤为突出。

从广义公文来说,标题事由前(发文机关后)可以不用介词“关于”的情形主要有三种:一是法律法规规章标题,如前文所述;二是省略事由的特殊公文标题,如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国全国人民代表大会公告》等;三是批准、转发、印发性通知标题(省略“关于”主要是为避免“关于”重复)。第三种情况的标题,实际上已不是原来意义上的偏正结构,但实践中从上到下的机关公文多将“关于”省略。这是因为发文机关是批转(或转发、印发)这一动作的施事者,它和事由直接发生联系,也不会产生歧义,基本不影响表达。

误区四:助词“的”可有可无

正确观点:必要的结构助词“的”不可缺少,语气助词“的”不用为好。

(一)狭义法定公文标题文种前一般不可以不用结构助词“的”。这是因为文种前面充当定语的事由大多由词组构成,而根据汉语特点充当定语的词组后面一般应加结构助词“的”,否则不通顺。当文种前面相邻的词是动词时,“的”更不可少,如《×××关于……工作安排通知》,“通知”前须加“的”。个别情形下的特殊公文标题省略事由,自然不用“的”。

(二)事由中充当定语的动词后不可以不用结构助词“的”。如《公众聚集文化经营场所审核公示暂行办法》,动词“聚集”后应加“的”,不然和后面词语组成述宾结构词组则产生歧义。

(三)事由中间短语后最好不用语气助词“的”。事由中间短语后使用语气助词“的”的情形,多表现在司法公文标题中。由于公文标题一般不加标点符号,语气助词“的”和结构助词“的”的混用往往造成层次上的不清晰和表意上的不明确。修改此类型标题,须运用语法修辞技巧,主要是发挥介词“对”的作用而改变原标题结构(参见《系列谈之四》病例剖解)。

误区五:介词“对”可以替代“关于”

正确观点:介词“对”不可以替代“关于”。

(一)用“对”替代“关于”有时会产生歧义性语病。如《××市人民政府对×××等综合治理先进单位放松教育和管理,造成严重后果予以撤销的决定》,存在“市政府对……放松教育和管理造成严重后果”之歧义。

(二)即使没有歧义性语病也不提倡用“对”替代“关于”。这是因为“对”虽然也是介词,但在发文机关后仅起引进对象的作用,不能像“关于”那样起到关涉作用和提示标题的作用。如《×××对<……的请示>的批复》,在表达上似没有什么毛病,但还是宜将“对”改成“关于”,“关于”后面则应准确概括事由,而不必用“对……的请示”的结构形式。《对劳动部<关于人民法院审理劳动争议案件几个问题的函>的答复》(法(经)函[1989]53号),则宜修改为《最高人民法院关于答复劳动部所询问的人民法院审理劳动争议案件几个问题的函》,或按惯例修改为《最高人民法院关于人民法院审理劳动争议案件几个问题的复函》。

误区六:介词“关于”不可以有两个

正确观点:只要需要,且词语结构合理,就可以有两个介词“关于”。如《最高人民法院最高人民检察院公安部国家安全部司法部关于做好<全国人民代表大会常务委员会关于司法鉴定管理问题的决定>施行前有关工作的通知》(司发通[2005]62号),后一个“关于”是引用文中领起事由的介词,不能去掉;前面的“关于”,联结发文机关和事由“做好……工作”而使它们分别充当文种“通知”的定语,也不可缺少,否则会造成发文机关自己“做好……工作”之歧义。《国务院办公厅关于落实中共中央国务院关于积极发展现代农业扎实推进社会主义新农村建设若干意见有关政策措施的通知》(国办函[2007]22号),拟制得相当规范,两个“关于”无论去掉哪一个都会造成错误语意。

当然,公文标题应尽量避免“关于”连用导致的拗口之弊。主要考虑以下三种情况:一是如前所述,转文性通知标题在两个“关于”近距离而拗口时,“批转”、“转发”、“印发”前面的“关于”可省略。二是转文性通知标题在被转文不是法规规章时,书名号可去掉,后一个“关于”可省略。如《最高人民法院关于印发<关于审理行政案件适用法律规范问题的座谈会纪要>的通知》(法[2004]96号),可修改为《最高人民法院关于印发审理行政案件适用法律规范问题座谈会纪要的通知》。三是条件允许时,可将第二个“关于”改成“有关”(后面涉及,此处举例略)。

误区七:“关于”和“对”“在”等介词不可以同时使用

正确观点:可以同时使用,但必须词语搭配得当。事由需要有“对”表示引进对象而组成“对……”这样的介词结构时,“关于”后的“对”不可少。总的来说,公文标题应避免“关于”和“对”的不当使用,但需要连用时又不宜省略其一。有的标题用“关于对……”的结构形式能准确表达,否则很可能造成错误语意。如《关于对反腐败工作进行专项检查的通知》(中纪办[1994]178号),“关于”后面的“对”引进的对象是“反腐败工作”,介词结构“对反腐败工作”充当事由动词“进行”的状语,可见它和“关于”组成的介词结构不处于同一层次。“关于”和“对”各有其用,也就不存在连用不当问题。此标题尚缺少发文机关,若改成完整标题则是《中纪委办公厅关于对反腐败工作进行专项检查的通知》。如果去掉“关于”而只用介词“对”,标题成为《中纪委办公厅对反腐败工作进行专项检查的通知》,则产生了中纪委办公厅自己进行专项检查之歧义。“关于”和“在”同时使用的例子,如《中共中央办公厅国务院办公厅关于在国有企业、集体企业及其控股企业深入实行厂务公开制度的通知》(中办发[2002]13号),“在……”表示实行制度的范围,充当述语“实行”的状语成分,和“关于……制度”不在同一层次,两个介词也是各有其用。三个介词都使用的例子,如《最高人民法院关于对怀孕妇女在羁押期间自然流产审判时是否可以适用死刑问题的批复》(法释[1998]18号)。此标题语序不当,宜修改为《最高人民法院关于对在羁押期间自然流产的怀孕妇女审判时可否适用死刑问题的批复》。其中三个介词均各有其用,处于三个不同层次,第一层次组成的介词结构是“关于……问题”,第二层次组成的介词结构是“对……怀孕妇女”,第三层次组成的介词结构是“在羁押期间”。如此多的介词连用,词语关系明确,并无不当。倘若去掉“对”,反倒不妥,因为“……怀孕妇女”是被审判的对象,不应成为审判行为的主体。

顺便指出,“关于”和“对”连用可以,但和“对于”连用则不可取。介词“对”和“对于”都表示引进对象或事物的关系者,用法差不多。区别在于“对”所保留的动词性较强,后面所提示的表示对象的词语较具体。如《最高人民法院、最高人民检察院、公安部关于对于未逮捕的罪犯可根据判决书等文书收监执行的批复》,将“关于对于……”改成“关于对……”不仅语意确切,而且避免了文字的重复和拗口,读起来则顺畅得多。

误区八:“关于”和“有关”不可以同时使用

正确观点:公文标题可以“关于”和“有关”同时使用。

(一)“关于……有关问题”和“关于……有关……问题”,是公文标题事由常用的结构形式。如《最高人民法院最高人民检察院关于办理侵犯著作权刑事案件中涉及录音录像制品有关问题的批复》(法释[2005]12号),“涉及录音录像制品”是个述宾词组,其前面表示范围的方位词组“办理侵犯著作权刑事案件中”系“涉及”的状语。据此,“办理……制品”和“有关”都是“问题”的定语,而介词结构“关于……问题”则是文种“批复”的定语,完全符合公文标题规范的结构形式。“关于”和“有关”也可谓各有其用。前面举过的国务院办公厅国办函[2007]22号文件标题,虽然用了两个“关于”和一个“有关”,却没有丝毫不当。

(二)改用“关于……有关……”的句式,可有效解决《关于……<关于……的通知>的通知》标题拗口之弊。如《最高人民法院关于转发国土资源部<关于国有划拨土地使用权抵押登记有关问题的通知>的通知》(法发[2004]11号),则可修改为《最高人民法院关于转发国土资源部有关国有划拨土地使用权抵押登记问题的文件的通知》。

误区九:事由不可以没有动词

正确观点:也不尽然,由名词充当(或组合)或者由名词性固定词组构成的事由,标题没有动词。

(一)有的法律解释和司法解释事由无动词。如《全国人民代表大会常务委员会关于<中华人民共和国刑法>第三百一十三条的解释》。

(二)有的法规规章事由无动词。如《教师资格条例》、《人民调解委员会组织条例》、《中华人民共和国电信条例》、《中华人民共和国契税暂行条例》。其中“暂行”一词虽系动词,但它不属于“事由”部分,而是表示文种不可或缺的词语。根据《行政法规制定程序条例》规定,“暂行条例”可视作文种。

(三)个别狭义法定公文标题中的“静态型”事由无动词。即使偏正词组中有动词,其词性也已弱化,而词组所体现的词性是名词性的。如《国务院关于西安市城市总体规划的批复》(国函[2008]44号)、《国务院关于辽河流域防洪规划的批复》(国函[2008]13号)、《国家税务总局关于车辆购置税有关问题的通知》(国税发[2002]118号)等。

误区十:事由不可以有两个或两个以上动词

正确观点:公文标题事由可以有两个或两个以上动词。

有人曾撰文指出:“一份公文只能有一个事由,也就只能有一个动词,一旦发现有两个动词就可以很肯定地判断它是错误的。”此论是错谬的。公文标题事由不可能千篇一律,结构也不可能完全一致。在公文写作实践中,事由有两个甚至多个动词的公文标题是经常出现的。此类标题,体现的是一个事由,并非多事由。如《国务院办公厅关于加强电力需求侧管理实施有序用电的紧急通知》(国办发明电[2008]13号),事由中有两个充当述语的动词,即“加强”和“实施”。从前后两个述宾词组来看,前者是手段,后者是目的,因而不能认为标题有两个事由。《最高人民法院关于审理生产、销售伪劣产品刑事案件如何认定“违法所得数额”的批复》(法复[1995]3号),事由中也有两个充当述语的动词,分别是“审理”和“认定”。前一个述宾词组“审理……案件”表示案件范围,等于“在审理……案件中”,相当于“认定”的状语,事由仍然是一个而不是两个。至于非主干(第二层次)的几个动词如“生产”、“销售”和“违法”等更和事由数量无关。《最高人民法院关于当事人持台湾地区有关法院支付命令向人民法院申请认可人民法院应否受理的批复》(法释[2001]13号),主要动词有四个,即“持”、“申请”、“认可”和“受理”。前三个动词,前面的主语是“当事人”;最后一个动词,前面的主语是“人民法院”。“当事人持……申请认可”,实际上是连动结构的主谓词组,是“人民法院应否受理”的前提和条件,也不存在两个事由问题。如果将原标题变成单一主语的结构形式,则更能说明问题——《最高人民法院关于人民法院对当事人持台湾地区有关法院支付命令申请认可应否受理的批复》,事由是“人民法院……应否受理”,“对当事人……申请认可”充当“受理”的状语,整个事由所表述的正是“人民法院对当事人……申请认可一事应不应当受理”。

误区十一:事由用词和文种重复是公文标题中规范的结构形式

正确观点:标题事由用词和文种重复不仅不是规范的结构形式,而且是公文写作之大忌。

针对实践中和理论研究中的主要错误认识,须明确以下三点:

(一)虽然有些动词名词化后成为文种,进而改变了词性,但其依然保留了原动作、行为的基本涵义,事由用词和文种重复并无必要。以“关于请求……的请示”为例,“请示”即“向上级机关请求指示、批准”,事由中无须再用请求类动词。

(二)当现有动词不是发文机关实施的行为时,也不必用与文种文字、词义重复的动词,而可以通过语法修辞手段消除歧义,达到词法和句法“戒重出”并确切表达之目的。

浅谈高校公文处理工作的规范化 篇4

高校公文处理工作的规范化首先是要与时俱进制定规范体系, 同时也要严格贯彻执行规范标准和要求。建国后, 党中央国务院曾在不同时期根据时代发展需求制定各项关于公文处理的规章制度, 高校也应据此建立公文处理工作制度体系并不断进行修订和完善, 严格按照体系规范体系要求进行公文处理工作。

一、高校公文处理规范化的重要意义

第一, 依法治校的重要保障。依法治校是依法治教的重要组成部分, 是教育事业深化改革、加快发展, 推进教育事业法制建设的重要内容。高校只有通过依法治校, 才能实现管理的制度化、规范化。公文是高校实施领导、履行职能和处理工作的具有特定效力的规范体式的文书, 是实现学校管理的工具, 欲实现管理工作的规范化, 则应有规范化的公文处理工作为基础。

第二, 提高效率的有效途径。规范公文处理工作是提高工作效率的保障。史书记载: (明) 茹太素曾上书太祖皇帝, 文长一万七千余字, 太祖用了两晚让人直读到一万五千余字时方涉及正题, 太祖慨然曰:“朕所以求直言, 欲其切于情事。文词太多, 便至荧听。太素所陈, 五百余言可尽耳。”茹太素还因之而受鞭笞。当然, 其所提建议合理, 针对性强, 五条建议四条被采纳。这表明即便是合理化的意见和建议, 如果长篇累牍, 不讲究公文拟制规范, 将直接影响其行文的效果。

二、高校公文规范化的内容

规范高校公文处理工作应主要包括以下几个方面:

(一) 文种规范。

《党政机关公文处理工作条例》中指出公文种类主要有决议、决定等15类, 并对每类文种的使用范围进行阐释和界定。高校公文应严格按照工作内容和行文关系选择与之相适应的文种, 严禁出现报告中夹带请示、以请示取代函等不规范行为。

(二) 格式规范。

格式规范不仅是公文美观和庄严的需要, 更是其法定性、权威性和严肃性的体现。今年6月, 国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布了《党政机关公文格式国家标准》, 对公文用纸技术指标、公文用纸幅面尺寸和版面要求、各要素编排规则、印制装订等提出明确的标准和要求。高校应据此制定本单位格式标准, 并严格做到公文格式的规范和统一。

(三) 行文规则规范。

行文要确属必要, 讲求针对性和实效, 并根据单位隶属关系和职权范围确定行文关系, 严禁越级行文、主送多个上级机关等不规范现象。

(四) 拟制规范。

公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等内容。公文起草、审核、签发和印制过程的规范化水平体现了高校整体的管理和服务水平。“一字入公文, 九牛牵不出”, 公文拟制不仅要做到符合党的路线方针和国家的法律法规, 同时还要完整准确体现发文机关的意图, 不仅要做到格式规范, 还要做到制发符合全局工作的客观需要以及具体工作的实际需求。

(五) 管理规范。

公文管理工作者要树立规范管理的理念, 提高档案意识, 严格按照程序要求规范管理, 并及时将处理的公文整理归档。

三、提高高校公文处理工作规范化水平的措施

第一, 提高思想认识, 加强领导, 强化公文处理规范化意识。学校各级领导要充分认识到公文处理规范化对学校党政工作的重要意义, 关心公文处理规范化工作, 重视公文处理工作队伍的建设和管理, 妥善解决公文处理工作中的有关问题, 及时对工作进行指导和监督。文秘工作人员要强化公文处理规范化的意识, 严格自我要求, 认真细致工作, 养成公文处理规范化的良好职业习惯。

第二, 完善制度建设, 强化内部管理。高校应严格按照国家和上级有关规定, 并结合各校工作实际和特点, 建立和完善本单位公文处理规章制度, 对公文种类、公文格式、行文规则和公文管理等作出尽可能详细和明确的规定, 力争做到公文处理规范工作有章可循。同时, 要健全完善目标管理制度、考核制度和奖惩制度, 充分调动工作人员的主动性、积极性和创造性。

第三, 加强学习研究, 提高工作能力和水平。公文处理工作者首先要加强政治理论学习, 认真领会党和国家的方针政策, 提高政治理论素养和政策水平。其次要加强业务知识学习, 刻苦专研, 并积极开展相关理论研究, 努力为高校公文处理工作的科学化规范化发展贡献力量。

探究如何加强基层公文管理规范 篇5

从本市某事业单位的公文处理情况来看, 基层公文管理工作主要存在如下问题:

(一) 公文制度建设无法满足公文处理要求。

现阶段, 包括本文举例的某事业单位在内, 大部分基层单位只是通过简单地转发、宣讲来传达上级公文管理要求, 在进行本单位公文处理办法的编制时往往为闭门造车, 根本没有多方取经, 在进行公文格式样本的设计时也没有从单位实际需求出发, 导致实际办文时, 这些范例并不具备较高的参考价值。覆盖面不够、操作性不强的制度建设只能沦为“公文要求杂记”, 内容需实用、简洁、贴地气, 写作方法仍需推进改进, 无法对实际工作加以指导。

(二) 公文培训水平无法满足公文质量要求。

单位内部组织的公文培训次数并不多, 接收培训的人员也并没有获得足够的实践指导, 培训效果一般。外部培训或公开课很难贴地气, 难以达到实用切实的目的。就目前而言, 大部分基层单位并没有足够多的有关公文处理方面的论文与资料, 现有的文献资料也并不具有系统性、全面性与权威性, 这直接导致基层单位的培训资料严重缺乏系统章法, 公文培训效率及效果受到直接影响。

二、某事业单位加强公文管理规范的主要做法

(一) 制定系统完善的公文处理办法。

制度保障是确保基层单位公文高效运转的关键, 因此该基层单位在严格落实上级要求的基础上, 从单位实际情况出发, 编制出了较为全面的公文处理规定, 即以《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为指导, 形成一份系统完善且翔实, 可执行性强规范的《某单位公文处理办法》。

(二) 制定切合实际的公文处理办法。

在《某单位公文处理办法》中, 编制人员精心设置了公文种类和形式、公文格式、行文规则、发文收文办理、公文归档、公文管理等条目, 使得该公文处理办法具备较强的实践操作性, 同时还可作为单位内部的培训材料加以使用。公文格式要求在该公文处理办法中得到了具体说明, 编制人员将各类公文要求转化为了如机密且特急的通知件、转发类通知件、联合发文的请示件等11份既典型又生动规范的公文格式模板。

(三) 制定实用管用的公文处理办法。

该单位所制定的公文处理办法中, 并没有对所有文种加以说明, 而是结合单位实际仅保留了除决议、公报、命令以外的9个常用文种。在行文规则方面, 编制人员将上行文、平行文、下行文所应遵循的文种选择、主 (抄) 送单位、办理要求等一一纳入了公文处理办法中。出于单位性质考虑, 编制人员对批复类公文进行了重点论述, 主要原因在于批复类公文在实际写作过程中存在着较多质量问题, 表现尤为突出的是文种不统一、标题字数过多、附件格式不规范等问题。对此, 编制人员在管理公文时将批复类公文归为“批转 (转发、印发) 类公文”, 并在此基础上提出了标题不可超出50字、3行等相应的行文要求, 此类公文的标题格式统一应为《xx单位关于xxxxx评审意见的通知》。在转发上级单位文件时。需讲其发文字号标明于被转发公文标题的下一行, 发文单位的名称与印发日期需注于公文落款处。除标题、发文字号、公文落款外, 该单位的编制人员还详细说明了批复类公文的细节要求, 包括附注的规范使用、公文收发章的样式及使用要求等。

三、加强基层公文管理规范的建议

(一) 加快条例标准向处理办法的转化。

条例具有法的效力, 同时也具有语言简洁和法律约束力等特点, 但由于其只能明确一些有硬性规定的内容, 在实行过程中极易出现指导性不足、条文零散等影响公文处理人员学习事件的问题。基层单位需在充分吸收《条例》《标准》的基础上, 针对一些公文细节和特殊情况加以规范, 如前文中某单位结合实际情况, 大胆去除不常用文种, 重点讨论批转类公文的规范细节。

(二) 推动处理办法向工作手册转化。

一方面, 编制人员需依据公文处理办法, 将公文工作规范格式模板、公文工作业务规范等内容融合为工作要求, 并将现行有效的公文管理制度落实至工作手册中, 以为公文处理人员顺利展开工作提供指导。此外, 在处理办法中还可适当整理一些典型错文案例, 为单位内部的公文处理培训活动提供一定的资料。此外, 基层单位还需加强对收发文的质量管理, 严格实行不规范公文必须退文的管理制度, 以推动拟稿单位及时加以改进。

(三) 公文管理者需及时关注单位办文实际情况。

公文管理人员不仅需对单位办文实际情况加以充分了解, 还需对单位办文制度要求和学习培训在基层的效果反馈加以重点关注。此外, 还需邀请基层单位定期向办公室集中反馈某一阶段的问题公文, 并针对其所存在的问题进行深入分析与探讨, 最终提出修改意见, 以推动基层单位公文管理的规范化。

四、结束语

随着我国基层事业单位的发展, 公文在其日常管理中的作用越来越大, 但其在管理规范中存在较多问题。对此, 基层事业单位需加强对公文管理的重视, 并制定出切合实际且实用管用的公文处理办法。

摘要：近些年, 我国相继颁布并实施了《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》等有关公文管理规范及制度, 这标志着我国党政机关公文处理工作进入了“升级换代”的重要时期。笔者以某基层事业单位为例, 从该单位基层公文管理中所存在的问题出发, 总结了其在制定公文管理规范中的主要做法与经验, 最终根据自身工作实践提出了相关建议, 以为相关人员提供理论参考。

关键词：基层公文,公文处理,公文管理,工作条例

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[5]刘文森.公文格式国家标准新议[J].秘书之友, 2013, (10) :28-33.

公文的规范性主要是指 篇6

众所周之, 公文是传达贯彻党和国家的方针、政策, 是部署任务、答复问题、指导工作、联系公务的一种重要工具。公文处理工作的好坏, 任何一点随意性, 任何一点疏忽大意, 都会给工作带来影响, 造成危害。针对这一问题, 我结合了多年工作实践, 进行了分析和思考, 得出公文处理工作必须要在坚持制度化、规范化的同时, 还要大胆探索、勇于创新, 才能适应新的形势和任务的要求, 才能更好地发挥公文的实效性, 为有效开展工作, 起到公文应有的作用。下面就这方面, 谈谈自己一点粗浅的看法。

1 抓规范, 做好公文处理的基础工作

公文处理工作是一项内容繁多、环节复杂的工作, 要真正做到繁而不紊、杂而不乱, 快而有序, 只有抓好规范化建设, 才能达到高效、高质的目标, 才能真正发挥公文的领导和指导作用。近年来, 我们本溪钢铁 (集团) 有限责任公司先后修改制定了《公文处理办法》等规章制度, 明确了发文、收文工作流程, 使公文处理每个环节都做到了有章可循。通过多年工作实践, 就自己所管辖的收文处理方面, 应必须做到以下几点:

1.1必须做好“登记”环节, 防止文件“没有户口”

说的形象一点, 就是将收到的文件, 在文件处理登记簿中上个“户口”。我们的做法是:把每天来文的发文字号、收文日期、文件标题、份数等信息逐一登记, 按照来文的单位分门别类形成一个流水号, 并在文件首页右上角加盖标有“收文日期、序号、份数字样的收文印章。登记是办文的起始环节, 也是很容易被忽视的环节。在实践中常常会发现这样的情况, 有的受文单位, 见来文是急件, 来不及登记就赶紧处理, 等处理完了, 其他事情又来了, 又去忙别的事, 时间一长, 就把文件还没登记的事儿给忘记了。一段时间之后, 到了需要了解这个文件的办理情况时, 在文件处理登记簿上根本就查不到, 给办文工作带来很大被动。因此, 在公文处理工作时, 一定要盯住“登记”环节, 即使收到的文件再多, 时间再紧, 也要做好登记工作, 坚决做到不登记就不办理、不转出, 养成来文登记的好习惯。

1.2必须抓好“传阅”环节, 防止文件“漏传误传”

在“传阅”的环节上, 我们的做法是:每天在收到来文登记以后, 附上“文件呈办单”, 交办公室主任签批, 然后按照主任签批意见分送有关领导进行批示, 领导批示后, 需要几个部门合阅合办的文件, 必须由公文处理人员送有关业务部门, 并由部门主管文件人员签收。在传阅运转过程中, 对需要各领导传阅的文件, 一般来说, 要从职务高的领导到职务低的领导顺序传阅, 无特殊原因, 不要越位传阅。同时要做好文件流转登记, 随时掌握文件运行方位, 对传阅中领导的批示意见要登记清楚, 领导批示中涉及的部门和单位要一一传阅到位, 不能随意简化传阅程度和传阅范围。还有一点要特别注意的是, 在传阅文件过程中, 必须清楚每天送给领导的文件夹中所列文件, 每当领导批阅后返回时, 要逐一核对文件份数是否缺少, 如发现缺少文件时, 应主动同秘书联系, 问清情况, 确保文件不丢失、不遗漏, 做到每一份文件的处理过程, 都要有一条清晰运转轨迹。

1.3抓好“催办”环节, 防止文件“延误漏办”

公文处理人员要注意文件的时间性, 及时转出、催办、催退是提高工作效率的关键所在。催办是督促领导批示文件, 按时限要求高标准落实的重要步骤。在收到有时限要求的公文或会议通知时, 采取加盖“急件”或“会议通知见件速传”字样的印章, 提醒领导及时批示, 领导批示后要及时转出, 决不能拖拉积压, 同时还要提醒受文单位及时办理。有些受文单位因为疏忽文件的办结时限, 导致文件办理周期过长。对此, 公文处理人员要及时催办, 可采取发催办单或打电话询问等形式进行催办。在文件运转管理中, 公文处理人员必须有时间观念, 要做到当日文件当日送出, 急件和有时限要求的文件要立即送出, 反对积压、拖拉。如果各承办部门都尽量缩短文件在本机关的运转和处理周期, 就能大大提高机关工作效率。

1.4做好平时立卷工作是保证文件齐全完整的重要所在

搞好平时立卷工作, 收集文件是重要环节, 把各部门办完的文件及时收回, 不至于使文件在承办部门停留过久, 以免发生丢失现象, 必须做好收集工作, 这样才能够对文件进行统一保管。做好收集工作, 要求公文处理人员必须做到“三勤”即“手勤、腿勤、脑勤”。手勤:就是严格履行文件收发、登记、借阅等手续, 不怕麻烦做好平时立卷工作;腿勤:就是经常到业务部门催办、收集, 将处理完毕的文件及时收集归档;脑勤:就是经常考虑文件来龙去脉, 及时收集、整理、归档, 只有这样, 才能保证文件齐全完整。对收集上来的文件, 根据文件内容分门别类, 放入事先准备好的案卷盒中“对号入座”, 这样就为日常工作查找利用提供方便, 同时也为年终文件上交档案馆组卷打好基础。

2 求创新, 公文处理工作要与时俱进

目前, 自动化办公作为提高工作质量和效率的一个重要手段, 在办公室工作的各个方面得到越来越多的运用, 而网上公文处理则是自动化办公中极为重要的方面。面临新的形势, 新的任务及领导工作方式的新变化, 公文处理的程序、方法也要随着不断修改和完善, 要敢于在传统做法的基础上破旧立新, 取其精华, 在规范的基础上大胆创新, 这样才能提高工作效率, 适应新形势下的工作需要。我们的具体做法是:

2.1革新办文手段, 突出功能设计的实用性

要想突破长期形成的“纸质化”的传统理念, 真正实现公文处理的自动化, 必须着力抓好办公手段的创新。我们所说的创新不是一味的否定, 而是要在实际工作中, 通过发现问题、分析问题、解决问题的方式进行创新, 这是公文处理工作创新的基本途径。基于方便实用性是网上办公系统的第一特性, 我们在设计网上公文处理系统的功能与构架上, 力避主观臆想和照抄照搬, 而是与传统的纸质公文处理流程相同或相似, 这样做有两个好处:一是保持既有公文处理模式的连贯性, 不会与现实需求之间产生太大的冲突;二是就目前实际而言, 还很少有单位能够做到完全的无纸化办公, 而网上流程与纸质文件流程的同步化, 可以在较大的程度上实现两种处理方式之间的互补, 各取其长。再则, 另一种创新方式, 是在工作中出现了问题或者发现了薄弱环节, 通过分析原因, 研究提出堵塞漏洞, 解决问题的措施办法, 这就是完成了一次创新。例如, 我们在工作中发现, 有的基层单位和部门不按程序, 直接将请示报送给领导个人, 个别单位甚至同时报送给多位领导, 形成多头请示和越级请示的现象, 这种“倒转”文的现象, 处理起来不仅耽误时间, 甚至还可能误事, 尤其是多头报送的请示, 不同的领导可能有不同的意见, 我们根据这种现象, 创新设计了请示公文的专用格式。凡不按公文格式要求, 格式不正确、程序不规范的公文, 一律不予受理。这不仅避免了一文多投的现象, 还规范了公文报送的格式, 给公文处理工作带来了很大便利。在日常工作中, 我们注重用先进的办公手段管理文件, 创新设计了一种文件传递过程流程表, 记载着每天送给领导的文件夹中所列文件, 做到了每一份文件的处理过程, 都有一条清晰运转轨迹。我们能利用计算机先进的查询功能管理文件, 建立专线网上共享, 每当领导或部门查找文件时, 只需要输入“关键字”便可快速查找出文件, 得知文件办理情况。这大大方便了工作, 提高了工作效率, 受到了领导和查找借阅文件同志们的好评。

2.2探讨创新思路, 为下一步发展做准备

随着时代的进步, 新技术、新手段不断冲击各个领域, 这就要求公文处理工作人员不能墨守成规, 必须适应新形势、新任务的发展。我们下一步在公文处理工作方面, 要加入本溪市委、市政府电子公文安全传输系统、与省国资委实现公文网上直接传输系统, 真正意义上取消传统的纸质公文, 这就对公文处理人员的素质要求的更新更高, 它要求工作人员不仅在公文处理的方方面面驾轻就熟, 具有丰富的工作经验和技巧, 同时还要具备一定程度的电脑操作知识和技能。这两个方面, 缺一不可。目前, 我们各基层单位公文处理人员的素质存在“两极”分化现象。一方面, 许多老同志在公文处理方面经验丰富、功底深厚, 但在电脑操作, 特别是网上操作方面则相对较为生疏, 另一方面, 年轻同志大多熟悉电脑操作技巧, 但在实际公文处理方面又缺乏经验, 如何实现人员素质的完善和平衡, 是当前许多单位和部门需要解决的问题。就现实而言, 抓好专门培训和岗位练兵, 是促进工作人员尽快熟悉网上公文处理工作的有效方式。还有一个值得重视的问题, 也是一个十分重要的环节———“网上审批”, 这需要由相关领导同志来完成, 这就要求领导同志必须要在观念上率先积极接受网络, 在实践上带头了解网络、熟悉网络, 主动进行网络操作。否则, 网上公文处理工作就只能停滞在基层工作人员中进行, 结果只能是使公文处理长期处在一个较为低级的水平上, 不能成为真正意义上实现网络办公。针对这一情况, 我们本钢集团公司主要领导高度重视, 着眼发展, 正在着手安排相关部门在抓好本钢集团公司ERP信息化建设的同时, 以ERP信息化建设为契机, 加大力度做好与上级部门网上传输所需设备的投入, 同时督促培训部门做好岗位培训工作。

在今后公文处理工作中, 一定会遇到许多新情况, 出现许多新问题, 我们力求解放思想, 敢为人先, 提出新思路、新方法, 为更好适应时代发展要求, 走出一条以规范促建设、以创新求发展的路子。