公文处理编号办法

公文处理编号办法（精选7篇）

公文处理编号办法 篇1

一、总则

为了规范公司公文处理的管理工作，做好公文处理和保密工作，根据我司具体情况，特定本制度。

二、适用范围

本制度规定了公文处理的管理、职责、检查与考核。

三、术语

1、公文是指党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成的具有一定格式的文字材料。

2、公文的作用有以下几点：记录和传达单位、组织意图；规范作用，请示报告，控制作用；传递信息，协调作用；联系和知照，依据和凭证；教育参考，记载和备查。

3、公司公文是以文字形式记录公司在生产、经营、管理等方面活动中形成的意图和情况。通过其内容和形式的统一，构成公司传递意图、知照情况、协调行动的联系工具和记录工具。

4、公司公文规定现行文种主要是：决定、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要、记录、章程、条例、制度、规定、办法、细则、计划、总结和介绍信。

四、管理职责

公司公文统一由办公室负责管理。

1、收文处理 ① 上级，平级单位和司属各部门来文或公司领导、各部。室和基层单位有关人员外出参加会议带回的文件，必须由公司办公室文书统一处理。

② 文书人员对来文负责签收、拆封、清点、分类、登记、编号、摘要，由办公室主任签注拟办意见，文书人员并根据拟办意见交有关领导传阅，领导应于接到文件后两日内阅批，经领导批阅后的文件由办公室文书人员送交具体承办，令办部、室或部门，文书人员不得积压和延误文件或不交办公室主任进行拟办。

③ 文件承办，会办部、室或部门，应按领导批示及时办理。紧急文件应即刻办理，不得延误、积压，承办、会办人员对文件的办理情况须作简要注明，不需办理的文件应签注阅知，不得只签姓名。办理完毕后应及时交还办公室，不得自行保管。

④ 凡部、室和各基层部门给公司上报的请示、申请和业务报告需公司领导研究决定的问题文件，均先报公司办公室，由办公室文书人员登记，交办公室主任签注拟办意见后，送交主办部、室或部门组织会签，提出意见后退回办公室，再由办公室交分管领导批阅或在专门会议上研究，并将最后决定意见负责签复，技术及业务文件可直接呈报相关科室。

⑤ 文书人员要注意收文时效，对已交阅批和承办的文件，及时催促承办人员以免误事。对紧急重要事宜的文件登记，文书人员要加强催办，提醒有关人员及时阅办，防止延误或积压，阅办完毕后要及时收回存档。⑥ 凡收进的带密级等级的文件，要严格执行保密制度，严格履行登记手续，严格按文件阅知范围进行运转，做到交接手续清楚，文书人员和阅知人员不得向无关人员透露并防止丢失、泄密。

2、发文处理

① 凡对外发出的各种公文、函件，一律以公司含生产、经营业务名义，由公司统一编号发送，各基层单位和部，室对外均不得发送正式文件。

② 发文拟稿应注意以下几个方面：符合国家法律，法规，符合党和企业的方针、政策及有关规定，情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短，符合公文格式要求，并做到一文一事(综合性计划、报告除外)，不越级行文，不多头主送和忽略抄报、抄送，要尊重机关职权。

③ 文件的拟稿、核稿、会签、审核、阅批和签发者的字迹要清楚、工整，严禁用铅笔、纯兰墨水和圆珠笔书书写，以利于文件材料的长期保存。

④ 文件拟稿部门要严格履行行文手续，认真填写定发文底稿，将与形成文稿有关的文字资料和拟稿的依据附在文稿后面，由拟稿人和部门负责签字后交办公室。

⑤ 办公室主任和文秘负责核稿，对行文的必要性及文件的体裁、格式、政策界限、文字表达、发送范围进行全面审核。

⑥ 文件经办公室主任审核签字后，送交公司经理签发，以其 他名义行文，有关领导核准签发，一经签发即行定稿，签发人应写全姓名和签发日期。

⑦ 文件经领导签发后，由办公室主任安排打印，拟稿人员负责校对，办公室文秘负责登记、编号、打印、盖印、封发和存档，存档须保留底稿和与形成文稿有关的文字资料，正式打印文件的为依据，文件有时限的必须在时限内送达，有具体困难不能立即送达的，可先口头通知，以免误事。

⑧ 生产、业务、管理、考核、通知内部文件可由各职能部门或生产单位发文，参照以上规定执行。

3、文件管理

①运转完毕的公文，统一由办公室立卷和保存，每半年做一次清查工作，并于次年三月底将上全部公文移交公司档案室，进行归档保管。

② 借阅文件要严格办理借阅手续，借阅一般公文须经办公室主任同意，借阅秘密，机密，绝密文件经总经理批准，并且只限在办公室阅读，不得随意摘抄和复印。

③ 文件不得擅自复印和翻印，若需要复印或翻印，必须严格办理审批手续，并由办公室文秘确定印发，编号，发放范围，所用期限和清退日期。普通文件复印和翻印，要经总经理批准或报上级领导机关批准，复印件的使用人或部门应按时将复印件退还公司办公室，文件的复印和翻印由办公室文书具体办理。

④ 外出人员一般不得带有密级的文件，确因特殊情况需要携 带时，须经总经理批准，并采取有效保护措施，保证文件的安全，返回时必须立即归还办公室。

⑤ 凡上级机关和集团公司规定清退的文件，必须及时如数地退还。清退文件的范围，一般包括以下几类：绝密文件、有重大事情的文件、传阅文件、征求意见和送审文件、会议文件、一般的下行文或平行文、承办件、未经本人审阅的领导同志讲话材料、离职人员的文件、撤消、合并单位的文件。

⑥ 需销毁的文件包括：上级下发的文件、材料不需归档立卷的、上级下发的文件、材料需要归档立卷的余份文件、集团公司印发的文件归档立卷后的余份，基层单位抄报公司无需存档的文件、材料、会议文件，材料归档立卷后的余份，无需存档立卷的内部刊物、资料，上级机关指定销毁的文件、材料，销毁文件资料要严格执行保密规定和有关程序，集团公司颁发的文件由集团公司领导批准，上级颁发的文件报经上级领导批准，销毁的文件，资料要登记造册，并有两人以上监毁，各单位和各部、室不得自行销毁文件、资料，不得向物资回收部门出售文件和资料。

合同统一编号和保管的管理办法 篇2

合同统一编号和保管的管理办法

为了规范公司对合同、协议及相关法律文书的管理，特制定此管理办法：

一、合同管理：

1.以公司或技术服务公司名义对外签订的全部合同（含销售合同、服务合同、培训合同、采购合同等）、合作协议、代理协议、合作备忘、采购订单等法律文书，需进行统一存档管理。

2.管理部门和责任人：凡是加盖公章、合同章的，由公司指定责任部门指派专人负责

登记，存档。

合同、协议类（加盖公司专用章）商务专员尚丹

二、公司签订的全部合同采用统一编号原则。

1、销售合同按照以下原则编号：

合同：GX--项目名称英文缩写或拼音缩写-对方单位英文缩写或拼音缩写-销售姓名拼音缩写-040*（与该用户在2004年签订的合同编号，如0401，0402，0403等）

2、服务/培训合同：GX-T/S(T指培训，S指服务)-项目名称英文缩写或拼音缩写-对方单位英文缩写或拼音缩写-销售姓名拼音缩写-040*

3、可以采用客户方给出的合同号，但应同时标注我公司合同号。对客户方坚持只能用其自己的编号原则的，经通商务部同意后，针对这一客户可采用客户方合同号。

公文处理编号办法 篇3

第一条根据《中华人民共和国中外合作办学条例》（以下简称《中外合作办学条例》）和《中华人民共和国中外合作办学条例实施办法》（以下简称《中外合作办学条例实施办法》），制定本办法。

第二条各省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门依法批准举办的中外合作办学项目备案和中外合作办学项目批准书编号的程序和规范，适用本办法。国务院教育行政部门依法批准举办的中外合作办学项目的批准书编号规范，适用本办法。

第三条中外合作办学项目批准书编号由字母和数字组合的八部分构成，涵盖了中外合作办学机构的审批机关、所在行政区划、办学层次和性质、顺序号等内容。第一部分（三个字母）为审批机关代码，分别代表国务院教育行政部门、省级教育行政部门；第二部分（两位数字）为行政区划代码；第三部分（两个字母）为外国教育机构所在国别或地区的代码；第四部分（一位数字）代表办学层次；第五部分（一个字母）区分学历学位教育和非学历学位教育；第六部分（四位数字）代表审批年份；第七部分（四位数字）为全国中外合作办学项目顺序号；第八部分（一个字母）区分《中外合作办学条例》和《中外合作办学条例实施办法》施行前后设立的中外合作办学项目。

第四条依法举办的中外合作办学项目的项目批准书由国务院教育行政部门统一编号，且编号具有唯一性。

第五条各省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门依法批准举办的中外合作办学项目，由该教育行政部门向国务院教育行政部门备案并提出中外合作办学项目批准书的编号申请。

第六条各省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门应当根据本办法所附行文式样提出申请，同时提交批准举办的中外合作办学项目的《中外合作办学项目申请表》复印件和该表的mdb电子文档。

国务院教育行政部门应当在收到申请后7个工作日内进行备案登记并完成编号工作。

第七条各省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门依据国务院教育行政部门核定的编号，向依法批准举办的中外合作办学项目颁发中外合作办学项目批准书。

第八条违反《中外合作办学条例》和《中外合作办学条例实施办法》的有关规定，超越职权审批的中外合作办学项目，国务院教育行政部门不予备案。

各省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门批准的中外合作办学项目明显违反《中外合作办学条例》和《中外合作办学条例实施办法》有关规定的，暂不予备案，由国务院教育行政部门主管司局建议审批机关自行纠正。

第九条内地教育机构与港澳台地区教育机构举办的合作办学项目的备案和批准书编号，参照本办法执行。

公文处理办法 篇4

第一章 总 则

第一条 为使学院的公文处理建立科学、合理、规范的程序，使公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》和教育部《教育部关于印发<教育部公文处理规定>的通知》及有关规定，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条 公文是学院在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。

第四条 公文处理必须符合国家有关法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。

第五条 学院党政办公室（以下简称院办）是学院公文处理的管理机构，主管学院的公文处理工作并指导全院各部门的公文处理工作。各部门要以学院名义外发的文件一律要经过院办的审核，按发文处理程序处理。

第六条 公文处理工作应贯彻统一领导、分级管理的原则。各部门（系、部、中心、处、室）负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

院函、英达院报、英达党、英达党报等。

（五）请示、报告等上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。

（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十一）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第九条 一般情况下，公文使用的字体应统一。标题用二号黑体字体，文中如有小标题可用三号黑体或楷体字，正文用三号仿宋字体。公文用纸一般使用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则 第十条 行文应当确有必要，注重效用，注重针对性和可操作性。

第十一条 院办经院长授权可以对外行文，各部门（处室）一般不得对外行文。各部门如需就其所主管的业务工作提出重要的指导性“意见”或作出决定，则由院办加批转发。如需布置事务性、临时性工作，可以用无机关标识的纸张印发通知等形式进行。

第十二条 确因工作需要，党政工团等组织，可按照协商一致的原则联合行文。

第十三条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其它职能部门或领导，应用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。“报告”不得夹带请示事项。

第十四条 各单位承办的相关行文（请示、报告、函等），按程序办理用印后，一律由各承办单位或部门的具体承办人负责呈报、沟通与协调，履行后续对接内容。院办做好督办工作。

第五章 发文办理

第十五条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、存档等程序。

第二十条 公文正式印制前，院办发文人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第二十一条 公文签发后，统一由院办安排印制，印制后统 一由院办分发。公文原稿由档案室集中统一存档。

第六章 收文办理

第二十二条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

第二十三条 对收到的公文，院办应当及时提出拟办意见并送院领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

第二十四条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回院办并说明理由。

第二十五条 公文办理中涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协商，如仍不能取得一致，可以通过院办报请院领导协商或裁定。

第二十六条 审批公文时，对有具体工作事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。第二十七条 送院领导批示或者交有关部门办理的公文，院办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第二十八条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第二十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。

第三十一条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章 公文管理

第三十二条 公文由文秘人员或专职人员统一收发、用印、归档和销毁。

第三十三条 学院各部门应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

公文处理办法 篇5

第一章 总 则

第一条 为使我公司公文管理工作规范化、科学化，提高公文办理效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我公司实际，特制定本管理办法。

第二条 公文是传达方针、发布指示，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，下达各项决议决定和交流经验的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 行政办公室是我公司公文处理的管理部门，负责我公司所有上级来文、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。行政办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。

第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。

第二章 公文分类

第七条 按公文内容可分为：

（一）决定，对重要事项或重大行动做出安排；

（二）决议，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；

（三）通知，发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项；

（四）通报，表彰先进、批评错误，传达重要情况；

（五）报告，向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议；

（六）请示，向上级请求指示、批准；

（七）批复，答复请示事项或对下级布置工作；

（八）会议纪要，传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行；

（九）工作计划，进行年、季、月、周工作安排。

第八条 按公文的发放形式可分为：

（一）红头文件，发布重大决定、决议、通知、通报、请示、报告、会议纪要或年度工作计划；

（二）便文，发布一般的通知、通报及临时性的工作计划；

（三）其它文件，除红头公文和便文外的公文，如各类简报，临时的通知、通报、会议纪要等。

第九条 按发文系统可分为：

（一）党委工作类

（二）行政工作类

（三）工会工作类

（四）团委工作类

（五）生产管理类

（六）安全管理类

（七）机电管理类

（八）计财管理类

红头文件和便文由党办、行办、工会、团委统一管理，其它文件由各归口管理部门负责管理。

第三章 公文格式

第十条 红头文件和便文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报机关、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、校对人等组成，其它文件的组成可以适当简化。

（一）秘密等级，密级的界定和标识执行“晋城煤业集团审定国家秘密和界定密级的规定”（晋煤集保字〔2002〕4号）、“晋城煤业集团企业秘密具体范围的规定”（试行）（晋煤集保字〔2000〕3号）、“晋城煤业集团企业秘密的载体、密级划分、标志、保密期限的规定”（晋煤集保字〔2000〕4号）；

（二）保密期限，对公文密级的时效加以规定的说明；

（三）紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；

（四）发文机关标识，即人们通常所称的“文头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”或“便文”组成；

（五）发文字号，按单位（部门）代字（☆）、年份（××××）、序号（◇）的次序编排，格式如下：

红头文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇号

便

文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇号

年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

其它文件的发文字号可根据情况自行确定，属于期刊性质的公文的发文字号应相对固定。

（六）签发人，上行文在文件中必须署明签发人，下行文不署签发人；

（七）标题，应当准确简要概括公文主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。转发外来公文时要标明发文机关，不能引用文件字号代替标题内容。会议通过的公文，还应在标题后注明会议名称和通过日期；

（八）主送单位，发文单位要求对公文予以办理或答复的对方单位，也称上款。下级向上级请示或报送的公文，一般只写一个主送单位，如需同时报送另一上级单位，可以用抄报的形式；

（九）正文，公文主体，表明公文目的、内容及所要落实事项；

（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名称和序号，附件名称后不加标点符号。编排时，每一个附件应另起一页，“附件X”写在左起顶格位置，当有多个附件且内容较短时，可连续排列；

（十一）成文日期，成文日期以签发人签发日期为准，应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；

（十二）印章，加盖公章表明公文生效。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

1.联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，并且只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm；

2.联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；

3.公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；

（十三）主题词，用几个词明确公文核心内容，词目一般不少于3个，不超过5个；

（十四）抄送，指需要了解公文内容的有关单位或人员，如果抄送的单位在两个以上，对上级单位可以采用抄报的形式。抄送时严禁滥抄、滥送和漏抄、漏报；

（十五）发文单位，也称落款或下款，即公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。

第十一条 正文或附件的书写格式可选用章条式、国标式或自由式中的一种，但在同一公文内不能出现两种书写格式。

章条式：第一章 第一条

（一）⒈

⑴

国标式：

11.1

1.1.1

a）

自由式：

一、（一）

⒈

⑴

①

第十二条 公文用纸

（一）红头文件和便文统一采用A4纸型（长297mm、宽210mm），左侧装订。附件和其它公文的纸型根据实际需要确定。

公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

（二）公文用纸统一使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

第十三条 公文用字及排版规格。

公文标题用2号小标宋体字，红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3号仿宋体字，一般每页排24行，每行排26个字。版记“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。

第十四条 公文装订要求

公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。钉锯与页边缘距离为15±2mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

第十五条印发机关和印发时间

位于抄送机关之下(无抄送机关时在主题词之下)占一行位置；用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

第十六条版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。首、位两条反线磅数为1.5磅，中间一条反线磅数为0.75磅。

第十七条版记的位置

版记应置于公文最后一页（不能与正文再同一页面上），版记的最后一各要素置于最后一行。

第十八条各部门需要发文时，须按照以上要求格式完成编排工作，送交行政办进行格式审查，确保格式争取后方可发文。

第四章 行文规定

第十九条 行文应当确有必要，注重效用。属于一个系统的事项由本系统自行发文，属于几个系统的共同事项应联合发文。

第二十条 对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门研讨，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当报请分管公司领导协调，仍不能解决的，可报请总经理上公司研讨会决定。对涉及全公司性的规章制度、年度工作安排等事关公司井安全发展的重要文件，必须上公司研讨会研讨通过后，方可行文。

第二十一条 公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

第二十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”与“请示”属不同文种，“报告”不得夹带请示事项。

第五章 发文办理

第二十三条 发文办理一般包括拟稿、部室核稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、部室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。

第二十四条 发文处理程序：部室（承办人）起草初稿—部室负责人审核—有关部门会签（需要会签的）—经理层签发—行政办统一编号、缮印、盖章、分发—归档。

第二十五条 拟稿，部室（承办人）负责起草初稿，起草时应严格遵守以下规定：

（一）符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级部门和本企业有关规定，如提出新办法或规定，应注明旧办法和规定相对应的公文的处置方法；

（二）公文的内容应全面，情况应具体，观点应明确，表达应规范，条理应清楚，层次应分明，文字应精练，标点应准确，篇幅应简短；

（三）人名、地名、数字、引文应准确。使用简称应先用全称，并注明简称，对众所周知或约定俗成的简称也可以直接引用；引用其它公文应先引标题，后引发文字号；使用日期应写具体的年、月、日；

（四）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，数字使用必须前后一致；

（五）必须使用国家法定的计量单位。

第二十六条核稿：各单位文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。核稿结束后，由分管副总、业务管理部门及执行单位（部门）对公文的全面性、准确性、合理性、公正性、符合性进行研讨把关，提出改进意见和建议。研讨可采用会议或传阅的方式进行，由原拟文单位（部门）应根据研讨结果对公文做进一步的完善。文件在签发前由行政办公室对文稿格式进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。部门研讨把关的主要任务是把好五关：

（一）行文关—确定是否需要行文，以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。

（二）内容关—审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法，措施和要求是否明确具体、切实可行；有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行；涉及其它部门或单位的问题是否已协商、会签。

（三）政策法规关—审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本系统、本单位已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾，如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究；按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。

（四）文字关—审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练，句子是否符合语法；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。

（五）格式关—审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。

第二十七条会签

（一）凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会签。

（二）在会签过程中，如意见不一致，主办单位应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。

第二十八条签发：签发的一般原则如下

（一）所有上行公文、下发公文，都必须由经理层签发。

（二）已签发的公文，不准随意改动。

（三）签发时，签发人应工整清楚地写上自己的姓名，不要只写姓或划圈，并应注明日期。签发时用笔墨应符合存档要求。

（四）党委、纪委、工会、共青团发文，此类发文由党委书记签发，或者委托工会主席签发，该发文流程不涉及行政办公室。

第二十九条编写发文卡：文稿经领导人签发后，应填写《发文登记表》，登记时应检查签发手续是否完备，有无秘密等级，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整，不能随意漏项。《发文登记表》应包括以下内容：日期、文号、标题、秘密等级、主送单位、主办单位、签发人等。登记后将发文字号及打印份数填在文稿上，送打印室缮印。

第三十条缮印：缮印公文要注意以下问题：

（一）缮印公文要以签发的定稿为依据，不得有任何改动。如却有疑误之处，要与拟稿人取得联系，不可擅自改动。

（二）缮印工作要精细，做到文面整洁、美观、装订合乎要求。

（三）缮印过程要保密，不得让他人随便翻阅文稿和印制的公文。

第三十一条用印：严格按照《胡底煤业印章和签名管理制度》执行，用印做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“骑年盖月”。

第三十二条发文：发文实行签字取文制度，具体程序是：

（一）收发人员收到文件后要及时登记文件名称、文号等有关内容，并立即电话（或其它方式）通知取文单位，取文单位在《发文登记表》签字。

（二）取文单位接到取文通知后，应及时派人领取并在记录上签字，取文人应及时将文件交给本单位负责人，不得拖压和擅自处理文件，注意保密，不得随意传播文件内容。

（三）公文分发完毕后，收发室人员应将《发文登记表》交办公室人员保存。

（四）需要报寄出的公文由行政办公室负责办理。

第三十三归档：发文资料收集归档范围包括：文件正文、文件底稿、文件清样、文稿附件、领导批示、公文签发单、发文登记表、发文明细表等，发文资料的归档收集要做到齐全完整、宁宽勿窄。部门发送。

第三十四条 发文卡片填写要求

（一）主办单位和拟稿人：起草人员签；

（二）核稿：拟文单位（部门）负责人签；

（三）会签：研讨人签（或提供研讨记录）；

（四）复核、签印：归口管理部门负责人签；

（五）签发（批示）：公司领导签。

第六章 收文办理

第三十五条 收文是指我公司收进上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。

收文办理程序如下：发文机关—签收—行政办公室登记填写公文处理卡—行政办主任填写拟办意见—经理层批示意见—按领导批示传阅文件—承办单位办理—公文收集—归档—销毁。

第三十三条我公司所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件单位（人）的封件外，凡写胡底煤业的封件、普通件，统一由行政办公室启封、登记、分发，统一处理。

第三十四条签收：签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；信函文件的收文机关、收件人是否与本单位相符；文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注意签收具体时间，具体到日、时。对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。

第三十五条登记：登记文件应将原文字号、来文单位、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。传真电文应先登记在册，后报行政办主任批示处理。

第三十六条拟办：文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件装订后，交行政办主任填写拟办意见。

第三十七条上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、考察等文件，由总经理阅示；同一个文件中包含两个以上分管领导主管的业务时，由总经理阅示。

第三十八条批办：行政办公室依据拟办意见将文件呈送经理层阅示，经理层在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。

第三十九条传阅：行政办公室依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门。为防止文件接收延误，各部门须上报文件接收员，接到通知后，将接收文件上报部门负责人处理，并及时将传阅记录以文本档提交行政办备案。传阅文件时，主要做到以下几点：

（一）分清轻重缓急：如有多份文件，应按文件的急缓和重要性进行排队，将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。

（二）掌握传阅范围：严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。

（三）文不横传：文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。

（四）认真检查处理：文秘人员应对收回的传阅文件进行检查。（1）检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名；

（2）检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；（3）检查传阅件有无缺损，附件是否完整；

（4）检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求；（5）检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。

第四十条承办：各单位（阅办人）按照指示阅办文件，各单位（阅办人）在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签名。承办单位接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。

第四十一条催办：送领导人批示、传阅或者交有关部门办理的公文，行政办要负责催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

第四十二条收集：文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件处理卡及文件原文，一起存档。如果承办单位需要文件内容，可复印留存，原文应交办公室存档。行政办公室在收回文件后应在存档时间栏内登记清楚。收集存档的文件，按上级来文、下级请示内容分类存放。

第四十三条归档：办理完毕的文件，办公室按规定统一交档案室立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。

第四十四条代表我公司外出参加会议带回的文件以及各单位直接收到的上级文件及资料，应及时送交行政办公室进行收文处理，不得私自进行处理和保存。未经行政办公室接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。

第四十五条 凡需办理的公文，归口管理部门应提出拟办意见，送有关公司领导批示或交有关部门办理。由两家以上单位（部门）共同办理时，批示中应注明主办单位。需要其它领导传阅时，应先对公文进行复印，送交承办单位，再将原文进行传阅，以保证公文的及时办理。紧急公文，还要提出办理时限。

第四十六条 承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回归口管理部门，并说明理由。

第四十七条凡涉及其他部门的问题，主办单位应当主动与有关部门协商解决。

第四十八条 送有关经理层批示或交有关部门办理的公文，归口管理部门要负责催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。重要公文还应及时了解和反馈执行情况。

第七章 公文立卷和销毁

第四十九条 公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第五十条 公文立卷，应根据其特征、相互关系和依存价值分类整理，并保证齐全完整，正确反映主要工作情况和从属关系，以便保管、查找和利用。

第五十一条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

第五十二条 无存档价值和存查必要的公文，经过鉴别、归口管理部门负责人和有关公司领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

第五十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。

第八章 公文管理

第五十四条 各单位（部门）应认真做好公文的学习贯彻、落实及管理工作，严格执行一体化管理体系文件控制的各项要求，确保公文管理的质量和效率。

第五十五条 对明确注明废止和有时效性的失效公文，各使用单位（部门）应及时将其撤出使用场所。若需要留存作为参考，要与现行有效的公文进行隔离存放，并明确标识以防误用。对涉及企业机密或其它原因需要回收的公文，由原拟文单位（部门）负责。

第五十六条 保密公文执行“晋城煤业集团保护企业秘密管理暂行规定”（晋煤集保字〔2000〕5号文件）。

第五十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第五十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第九章 附 则

第五十九条 各部门严格按照本办法开展公文处理工作，由各归口管理部门补充制定本部门公文处理办法。

公文处理工作办法 篇6

公文处理工作办法

第一章总则

第一条 为使公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，确保信息传递有效，提高工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》等有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，承担公文处理的部门在公文处理过程中应相互协调、密切配合，保证公文运转及时、准确、安全、保密。

第四条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和公司秘密的安全。

第五条 总经办是公司行政公文处理的管理部门，主管公司各部门的公文处理工作。

第二章公文种类

第六条 公司公文种类主要有：

(一)决定：适用于对重要事项或者重大行动作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决

急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(四)发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志用联合发文机关名称。

(五)发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

(六)签发人：上行文、会议纪要应当标注签发人姓名。(七)标题：由发文机关名称、事由和文种组成。(八)主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文：公文的主体，用来表述公文的内容。(十)附件说明：公文附件的顺序号和名称。(十一)发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

(十四)附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。(十五)抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或

第五章收文办理

第十四条 收文办理指收到公文的办理过程，包括：文件签收—登记并编号—总经办提出拟办意见—提交公司领导批示—传阅—相关部门承办—总经办催办—公文处理完毕交档案室存档。

第十五条 总经办行政文秘负责接收和分发文电、信函。属公司和公司领导的，由总经办行政文秘负责签收、拆封。

接收和分发文电、信函必须及时。一般情况下，应在收文后1小时内分送完毕。特急件、急件应在10分钟内分送完毕。

第十六条 直接报送给公司领导的文件，除领导专门交办的事项和重大、突发事件外，应交由总经办统一处理。

凡收到外单位直接送来的需办理的文件，除一般的业务往来文件外，必须交总经办统一处理。

第十七条 收文办理流程：

(一)签收：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。如发现问题，应当及时向发文机关查询，并应采取相应措施。

(二)登记：将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期逐项填写清楚并编上序号和附上文件处理笺。

(三)拟办：根据文件内容、公司领导工作分工、各部

(十)归档:公文办理完毕后，承办部门应当按照有关规定将公文原件、领导批示、办理结果资料及时归档。个人不得保存应当归档的公文。

第六章 发文办理

第十八条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十九条 各部门草拟公文应当做到：

(一)符合国家的法律法规和党的路线方针政策及公司章程，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简介、主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

(四)文种正确，格式规范。第二十条 发布公文流程

各部门起草公文—部门负责人审核—总经办行政文秘复核、编号—公司领导签批—拟文者校对、印制公文—交总经办盖章—办公平台网发—总经办公行政文秘统一保存立卷。

第二十一条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内

(三)请示不符合一文一事要求。

(四)未经起草部门领导审核、涉及相关部门无会签。第二十六条 公文校对施行“谁拟文，谁校对”的原则，由拟文者进行校对工作，校对必须认真仔细，确保内容属实、格式规范、表述准确、文字无错。

第二十七条 会议纪要中凡涉及公司核心管理团队成员参会发言的整理内容，会议记录人应送公司核心管理团队成员发言者审核，由总经办按规定编制会议纪要文号发送至相关人员。

第七章公文管理

第二十八条 各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位的公文管理工作。

第二十九条 上级单位的公文，除注明保密机要公文外，经公司分管领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。

第三十条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖单位公章。

第三十一条 不具备归档和存查价值的公文，经总经办负责人签名批准可以销毁。

第三十二条

销毁秘密公文应当进行登记造册，经总经办领导和公司总经理（或者授权的分管领导）签名批准，到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第三十七条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，具体是：文件底稿不得用重复使用的纸张；原则上用A4规格的纸张,特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定；书写、签名必须使用黑色、蓝色墨水的签字笔、钢笔。

第八章附则

第三十八条 公司运行的OA运行平台建立文件传阅流程遵循本规定中涉及文件处理的规定程序。

（一）本制度自颁布之日起开始实施。

（二）本制度最终解释权归总经办所有。

（三）本制度为公文处理办法1号文件，日后根据公司发展情况如有新办法产生，则本办法自行作废，运行2号文件。

（二）装订要求

1.公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm 2.骑马订或平订的公文应当：

（1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；

（2）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固（3）骑马订钉锯均订在折缝线上；

包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

三、公文格式各要素编排规则

（一）公文格式各要素的划分

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

（二）版头

1.份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分隔线：发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

(三)主体

1.标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关：编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3.正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字标注，第二层仿宋体字加粗标注，第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件

（5）附件：附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，不加标点符号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（四）版记

1.版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2.抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关臵于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用

机关公文处理办法 篇7

第一章 总 则

第一条 为加快局机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和质量，根据《唐山市政府办公厅关于规范机关公文报送工作的通知》（唐政办函„2013‟251号）和《河北省党政机关公文处理工作实施细则》(冀发„2013‟13号)文件精神，结合我局情况，制定本办法。

第二条 局机关的公文(包括电报，下同)，是在住房城乡建设行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理分为收文办理、发文办理和整理(立卷)、归档等工作。

收文办理一般包括签收、登记、分发、传递、拟办、批办、承办、办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

发文办理一般包括拟稿、审核、签发、会签、缮印、校对、用印、登记、分类、立卷、归档、销毁等程序。

第四条 办公室是局公文处理的管理机构，主管局机关并负责指导下级单位的公文处理工作，并对上级机关和局机关下发公文的贯彻落实情况，及有关部门、地方和单位报送我局公文的办理情况实施督促检查。

第五条 公文处理要深入实际、调查研究、实事求是；要克服官僚主义、形式主义和文牍主义；要少而精，注重实效；要充分运用机关办公信息系统，努力提高公文处理的效率和质量。

第六条 公文处理必须做到及时、准确、安全，并严格执行国家有关保密的规定，确保国家秘密安全。公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档等环节，必须分工明确、职责清楚。

第二章 公文种类

第七条 局机关公文，根据不同内容和要求，分别采用住房和城乡建设局文件、住房和城乡建设局通知、住房和城乡建设局函、住房和城乡建设局公告、中共河北省住房和城乡建设厅党组文件、住房和城乡建设厅办公室文件等形式印发。

第八条 以局名义向上级报送的请示、意见、报告，用住房和城乡建设局文件。向下级传达贯彻党和国家的方针政策，发布指导性、指令性意见，印发局的规范性、政策性文件和标准、规范，以及其他必须以局文件形式办理的事项，用住房和城乡建设局通知。其他以局名义办理的事项，用住房和城乡建设局函或住房和城乡建设局办公室文件。

第九条 常用的公文种类主要包括：(一)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定。(二)公告

适用于宣布重要事项或法定事项。(三)通告

适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。(四)通知

适用于转发上级机关、批转下级机关和不相隶属机关的公文；发布标准、规范和不含处罚条款的规定；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。(五)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。(六)报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。(七)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。(八)批复

适用于答复下级机关的请示事项。(九)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。(十)函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。(十一)会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 市住房和城乡建设厅文件、中共唐山市住房和城乡建设厅党委文件一般由发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。(一)发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

(二)发文字号，包括机关代字、年份、序号，一般置于发文机关名称之下、横线中央之上。联合行文，只标明主办机关发文字号。(三)公文秘密等级分为绝密、机密、秘密三个等级，注在文件首页右上角。绝密、机密公文应当标明份数序号。

(四)公文紧急程度分为特急、急件两种，注在公文首页右上角。上注紧急程度，下注秘密等级。

(五)上报的公文，应当注明签发人、会签人的姓名；其中“请示”还应当在末页注明联系人的姓名和电话。

(六)公文标题，一般应标明发文机关名称、公文种类、概括公文主要内容。标题文字应力求扼要简短，除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。

(七)公文主送机关是主要受理公文的机关。公文主送机关名称应当用全称或规范化简称。

没有抬头的公文，主送机关注在分送栏中位于抄送机关之上。(八)成文日期一般以领导人最后签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。通报、公告，以发出日期为准。特殊情况可以印发日期为准。

公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合下发文机关都应当加盖印章。(九)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

(十)公文如有附注(如“此件不涉密，可以公开”等)，应当注在公文落款(印章)之下，并用括号括起来。

(十一)抄送机关(单位)，是指除主送机关(单位)外需要执行或知晓的其他机关(单位)。

(十二)印发机关栏，设在文件末页最后一行。印发机关统称唐山市住房和城乡建设局办公室。印发日期一般为送印日期。

第十一条 办公室文件一般由公文名称、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、抄送机关、印发机关和日期等部分组成。

第四章 行文规则

第十二条 向市政府行文报告工作、请求指示；可以向县（区）住房城乡建设系统和主管部门发出业务指导性文件；可以向局直属单位发出指导性文件；可以向市政府各部门、各直属机构行文；可以同市政府各部门和各县（区）人民政府以及同级人民团体联合行文。

第十三条 各处室向局报告工作，请求指示，由各处(室)向局长或分管局领导写签报，须经处(室)主要负责同志签字(或盖章)，不必行文。

第十四条 局机关各处(室)之间一般不互相行文；必须行文时，可采用便函。

第十五条 行文以不越级为原则，应按隶属关系逐级上报或下达。局的下行公文只发到局属各单位、各县（区）住房城乡建设系统各部门。抄送市直有关部门(单位)。

凡属下列情况之一的可以越级行文：(一)逐级转送将会造成损失的特别紧急事项；

(二)上级机关认为必须直接下达到有关单位或者指定越级上报的事项；

(三)对个别具体问题的查询、联系或答复。

越级发送的公文，应同时抄送被越过的单位。

第十六条 向上级机关的请示，应主送一个机关，不得多头主送。

第十七条 请示的公文应一文一事；除领导同志直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外，一般不得直接向领导同志个人报送公文；也不能同时抄送下级机关；不得将请示的事项夹在报告中。

第十八条 部门之间、处室之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

第五章 公文拟制

第十九条 拟制公文应当做到：

(一)符合法律、法规、规章及党和国家的方针、政策。(二)全面、准确地反映客观实际情况。

(三)完整、准确地体现发文机关的意图，提出的政策、措施切实可行，并同现行有关公文相衔接。

(四)观点明确，条理清楚，内容充实，结构严谨，表述贴切，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应写具体年、月、日。

(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

(七)必须使用国家法定计量单位。

(八)用词用字准确、规范。文内使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。

(九)公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十条 公文拟制应坚持质量第一，注重效率的原则。

起草重要公文，应当由承办处(室)主要负责人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求意见，处(室)务会议讨论研究。拟发局文或局办公室文的公文文稿，承办处室经处(室)长审核签署意见后，送局办公室核稿。

第二十一条 凡涉及局内两个以上处(室)的职权范围的事项或涉及市政府其他部门的事项，应当发局文。局文应当由职权为主的处(室)起草，并做好会签工作。

第六章 公文审核

第二十二条 公文严格实行审核把关制度。办公室负责局发文及办公室发文的核稿工作。

第二十三条 局发文、办公室发文的文稿，要经本处室（单位）主管负责同志认真审核把关，确保格式正确、表达清晰、语句通顺无错别字后，送办公室，由办公室秘书核稿，经办公室主任审核后报局领导签发。

第二十四条 办公室负责核稿的主要内容：(一)是否需要行文；(二)报批程序是否符合规定；

(三)是否符合法律、法规、规章及党和国家的方针、政策；(四)是否完整准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；

(五)涉及有关部门业务的事项，是否经过协商、会签；(六)所提措施和办法是否切实可行；

(七)文种使用、公文格式、文字表述等是否符合本办法的有关规定。

第二十五条 代拟的局发文、办公室发文文稿，办公室核稿时或局领导批示需要进行实质性内容修改的，由主办处(室)负责修改完善。

第七章 公文会签

第二十六条 严格执行局发文的协商会签制度。公文文稿内容如涉及其他处室的事项，主办处室应积极主动做好协商、会签工作。

对会签意见不一致的公文，要将会签意见分列，连同修改稿一并报局领导。

第二十七条 会签处室对主办处室起草的文稿，除格式、文字修改外，凡涉及到实质性内容修改的，应尽量与主办处室协商达成一致意见，对于不能形成一致意见的，应在报请局领导审签的文稿中加以说明。

第二十八条 局发文涉及其他部门的，由分管局领导先签署意见，然后再送往会签的部门。

有分歧意见时，局主办处(室)主要负责同志应主动与协办部门协商，尽可能协商解决问题；经协商仍不能取得一致意见时，由局长或分管副局长协商；确难取一致意见的，应按市政府要求，注明各方意见和理据并提出建设性意见报市政府协调或裁定。

第二十九条 局发文涉及两个以上处室业务时，主办处(室)要主动征求相关的处室的意见，认真进行协商和会签；未经协商和会签的文稿，不得送办公室核稿；经协商不能达成一致意见的，主办处室应报经分管副局长协调，协调不一致的，报局长裁定。

协商意见不一致的或经局长裁定不同意印发的公文不得印发。

第八章 公文签发

第三十条 局发文件，一般的由分管副局长签发；重要的经分管副局长审核同意后报局长签发。

报市政府的公文，经分管局领导审核后，由局长签发；局长出差期间，由局长委托的其他局领导签发；报市政府的公文要注明签发人。

第三十一条 办公室文件，一般由主任或副主任签发；重要的经主任或副主任审核，并报经局长或副局长同意后印发。

第三十二条 由我局主办呈报市政府的联合行文，先由我局分管局领导审核、局长签发后，再送其他部门签发。由其他部门牵头主办送我局会签的呈报市政府的联合行文，一般由分管局领导签发，重要的经分管局领导审核同意后报局长签发。

由我局牵头主办向各县（市）区印发的联合行文，一般由我局分管局领导签发，重要的经分管局领导审核同意报局长签发后，再送其他部门审批签发。由其他部门牵头主办送我局会签的向各县（市）区印发的联合行文，由分管局领导签发。

第三十三条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批日期。其他审批人有不同意见时，应当明确表示；实行圈阅的，圈阅则表示同意。第三十四条 已经领导人签发的文稿，一般不得修改；需作修改时，应报签发的领导人同意。

第三十五条 局发文文稿的运转程序是：

(一)处(室)代拟的局发文、办公室发文文稿，由起草人起草，送处(室)长(主任)审核。

(二)处(室)长(主任)审核后，送办公室核稿。如涉及其他业务处室，应先送有关处室会签后，再送办公室秘书核稿。

(三)办公室收到各处室传送来的发文文稿应在3个工作日内审核完毕，急件当日核毕。

(四)局领导或办公室主任签发的文稿，由机要室登记编号后付印。(五)局发文，除发各单位外，办公室分情况负责送有关局领导或所有局领导。

第九章 公文校对、印刷和发送

第三十六条 公文一般3个工作日内印出，急件2个工作日内印出，特急件1个工作日内印出或按要求时限印出。

第三十七条 公文由主办处室拟稿同志负责校对，特殊情况也可委托其他同志校对。打印的文件经校对或复校，确认准确无误后，予以付印。

第三十八条 局发文印发后，因工作需要涉及内容更改需要重新印刷的，需由办文处(室)的处(室)长(主任)提出意见，并经办公室主任批准，需经原签发的局领导批准。

第三十九条 报市委、市政府(包括市委办公厅、市政府办公厅，下同)等的上报文件，由办公室会同主办处室有关人员按照规定的报送份数封装报送。报市委、市政府限时送达的紧急文件，由办公室安排专人专送。如必要，主办处室派专人随同送达。

以局名义下行文件和分发省直其他有关部门的文(函)，由主办处室封发。

第十章 公文办理时限

第四十条 市政府办公厅批转我局办理的公文，凡明确提出时限要求的，我局必须在规定的时限内办理完毕，并送达市政府办公厅。承办处室应加强协作，密切配合，认真负责地在规定时限内办理完毕。

确因情况特殊，不能按规定时限办理完毕的，承办处室应当在规定时限内，草拟向市政府说明理由的报告，经办公室审核后，报分管局领导审批签发；对属于市政府领导同志交办或关注的重大事项，在报分管局领导核准后，报局长审定签发。

对市政府办公厅未明确提出办理时限要求的，承办处室也应本着认真负责的精神尽快予以办理。

其他上级机关，批转我局办理的公文时限，照此办理。

第四十一条 局请示市政府的事项，承办处室应当抓紧做好前期工作及时上报，给市政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不得少于7个工作日；特别紧急的事项，需要市政府在7个工作日以内(指送达市政府)批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或市政府领导同志另有交待的事项外，承办处室必须在文中说明紧急原因及本单位的办理过程。

第四十二条 市政府有关部门送我局征求会签的文件，凡明确提出时限要求的，我局须按规定时限办理完毕；凡未提出时限要求的，原则上应在收到该文后的7个工作日内办理完毕。

确因情况特殊，不能按规定时限办理完毕的，承办处室应当在规定时限内提前与有关部门沟通并商定具体办复时限和方式；同时应将沟通、协调情况作书面记录，附在征求意见或会签的文件后。

第四十三条 我局送请市有关部门征求意见或会签的公文，承办处室应在会签单上注明会签时限和联系人。联系人在规定时限内应主动向有关部门了解办理情况，逾期未向我局回复和沟通协调的，承办处室可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文；需要报送市政府的公文应当在报送的公文中说明有关会签情况。

第四十四条 局机关业务处室之间征求会签的文件，除主办处室中另有时限要求的以外，协办处室一般应当在2个工作日内回复。协办处室因故不能按期办理完毕的，应提前主动与主办处室协商具体办理时限和方式。

第四十五条 局机关在办理有时限要求的公文时，应当留出办公室核稿时间，给局领导留出研究、决策的时间以及公文的印制、送达时间。一般公文不得少于4个工作日，紧急公文(急件：不得少于3个工作日），特别紧急公文(特急件：不得少于2个工作日）。需以急件、特急件办理，必须以急件、特急件办理的，应随文书面附上紧急原因及在本处室办理过程。

第十一章 收文办理

第四十六条 中共中央、国务院和省委、省政府、市委、市政府文件由机要室专人负责签收、分发和管理。机关处(室)和局属单位也要由专人或兼职人员负责公文的管理。局领导参加有关会议带回的文件，也照此办理。

机要室收到直接送达局领导或由局领导亲启的紧急公文后，要立即登记，分送办公室主任审签，对限时送达的紧急公文，必须在限时内送达。

各处室和局属各单位也要由专人或兼职人员负责公文件的管理，并建立收文登记制度。当年的中共中央文件、中共中央办公厅文件和省委、省政府文件、市委、市政府文件以及由机要室分发的其他资料，一般在翌年3月底前清退给机要室统一组织销毁，个别需要留用的须重新办理借阅手续。第四十七条 需要办理的公文，办公室审核后应当及时提出拟办意见，按局领导分工和处室职能分别呈送或批分。重要公文，送局领导阅批。

一般性公文直接分送主管处(室)办理。需两个以上处(室)办理的公文，由主办处室商其他有关处室办理。

对重要的或紧急的公文，办公室要限定办理时间。做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

第四十八条 密码电报传阅或办理完毕要及时退机要室保管。

第四十九条 确定电报的秘密等级和紧急程度要严格掌握。秘密等级分绝密、机密和秘密。紧急程度分特提、特急、加急、平急。

第五十条 中共中央、国务院文件、省委、省政府文件、市委、市政府文件涉及密级或有要求的不准翻印。如需翻印，须经原发文机关批准。

省政府、市政府的其他文件需要翻印的，须经办公室主任批准。翻印时，应注明翻印机关、时间、份数和印发范围。密码电报不准翻印。

其他文件，除公开发表的外，应按内部文件管理。

第五十一条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。

第十二章 公文立卷、归档、废止和销毁

第五十二条 公文办理完毕，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将定稿公文、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

第五十三条 局发文、党组发文、办公室发文由机要室将文稿交由档案室立卷归档。地方性法规、规章(送审稿)和局发规范性文件，在正式印发或发布后，由业务承办处室向局机要室移交。处(室)以局名义发文或召开的会议，承办处(室)应在当年底前将上一年发文的文稿及会议材料等整理立卷送交档案室。个人不得保存应归档的公文。

第五十四条 卷内文件材料必须齐全、系统、准确，需说明情况的案卷，应在备考表中填写清楚。

第五十五条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

第五十六条 公文复制作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第五十七条 局发文件予以废止的，应在新文件上做出明确文字说明，标示出废止的文件名，文号及废止时间。

公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十八条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

第十三章 附 则

第五十九条 地方性法规、规章(送审稿)和规范性文件的制定及修改和废止，按有关规定执行。

第六十条 局属单位不能以局机关名义行文，必须以局机关名义行文时，须向办公室、有关处(室)呈送书面报告。局属单位不得向各县（市）区建设行政主管部门行文。

第六十一条 本办法由唐山市住房和城乡建设厅办公室负责解释。