外贸采购员的工作职责

外贸采购员的工作职责（共9篇）

外贸采购员的工作职责 篇1

1、负责亚马逊平台采购，根据备货清单下单，落实具体采购流程。

2、执行并完善成本降低及控制方案，能高效利用线上线下两种渠道开发并维护供应商。

3、对材质、质量的把控有丰富的经验，专业性强;

4、跟进订单交货情况，负责对账清账以及退换货处理。

5、熟练利用网络平台开发供应商， 采购相关产品，维护老的供应商，开发新的供应商，管理供应商信息。

任职要求：

1、具备良好部门内和跨部门的组织和协调能力;

2、具备较强职业道德素质，责任心强。

3、工作积极主动，具有良好的适应性和承受工作压力的能力;

外贸采购员的工作职责 篇2

1 出口外贸采购员岗位的定位

外贸采购业务在外贸公司中是一项很重要的业务。其包括两个方面:其一, 为了满足生产或销售需要从国外供应商购买产品, 也就是人们常说的进口;其二, 为了满足国外客户的需求, 根据客户的需求在国内寻求供应商, 购买产品来出口的采购业务 (徐俊, 赵永秀, 2011) 。为此, 外贸采购员岗位分为出口外贸采购员和进口外贸采购员两种。进口外贸采购员主要负责国内的企业从国外采购产品或原材料的工作。出口外贸采购员主要负责国外的企业在中国地区的采购业务。从出口的角度, 外贸采购员与外贸业务员、外贸跟单员、外贸报关报检员等共同构成外贸领域的基本岗位。随着外贸分工的细化, 外贸领域出现了多种外贸的经营模式, 出口外贸采购员的岗位在出口业务的传统外贸公司、外方采购代理、外贸服务企业中起到重要的作用。

2 出口外贸采购员的工作职责

外贸采购员是外贸基本岗位的一种, 它与外贸业务员, 外贸跟单员密切合作, 负责按客户的要求在中国采购到使其满意的商品。一般的外贸公司中, 外贸业务员与客户签订了出口合同之后, 由出口外贸采购员接手后续工作, 他们收集客户的采购信息, 然后根据熟悉的市场行情选择合适的供应商, 并与其进行商务谈判, 并签订采购合同。后续的跟单和货物检验工作可以由外贸跟单员来执行。另外, 在外贸采购员需求量较大的外方采购代理企业, 有时国外客户直接将订单需求告诉外贸采购员, 并由采购员负责选择供应商、签订采购合同, 并做完检验货物、安排装运和付款等履行采购合同的工作。

3 出口外贸采购员工作的重点

3.1 完善客户采购信息

出口外贸采购员专门为客户采购符合要求的产品, 这意味着对客户的需求应当充分了解。因此, 外贸采购员首先必须完善客户资料, 对客户提出的产品需求作出分析, 比如, 客户需要的产品的材质、功能、特性、以及需要的数量和要货的时间等等。针对客户的特定的要求才可以选择合适的供应商。对客户给的相关信息不明确的, 应及时与客户沟通, 特别是对于产品的材料成分和标签, 应满足国际标准的同时, 考虑不同国家的特殊要求。以LED灯为例, 在欧美国家比如英国, 对产品标示的要求比较高, 出口采购员应整理完善客户的采购信息, 然后向供应商详细说明, 避免在后续的报价和货物生产的过场中产生误解。

3.2 运用商务平台收集供应商资源

认真掌握了客户的需求信息以后, 出口外贸采购员通过运用各种商务平台收集供应商资源, 目前, 方便高效的商务平台有三大方面:第一, 是互联网商务平台;第二, 是规模化的批发市场商务平台;第三, 是日益成熟的会展商务平台。首先, 互联网信息日益发达, 网络商务平台已经成为出口外贸业务员最常用的渠道。通过阿里巴巴、中国制造等B2B网站, 实现网络采购。网络采购是指以计算机和网络技术为载体, 通过便利的网络工具寻找产品及供应商资源, 利用网络信息交流的便捷与高效进行产品的性能价格比, 并将网上信息处理和网下实际采购操作过程相结合的新型采购模式。其次, 产业规模化的今天, 中国的各大城市形成的许多大型的国际批发中心, 这些平台给外贸采购员直接快捷的渠道了解到厂家和产品。比如, 在广州就有多个成规模的大型批发中心:万菱国际精品批发中心、沙溪酒店用品批发中心等。还有周边顺德乐从国际家具批发中心、中山国际灯饰城等等。再次, 展会的商务平台也集中了各行业的优质供应商, 出口外贸采购员可以根据需要, 从不同行业的展会上收集到供应商的信息, 外贸采购员通过各种平台为海外客户寻找到合适的供应商。

3.3 制定外贸采购方案

专业的外贸采购员, 凭借其对市场的了解及专业的经验, 为客户量身制定外贸采购项目方案, 方案将采购的预算、采购供应产品的信息、供应商资料及采购的实施环节进行策划, 使客户的中国采购之旅个性化又专业化。比如, 广州市圣希纳公司是以服务为主的中小外贸企业, 依托珠三角成熟的产业链和较完善的外贸市场环境, 为大量国外散客提供外贸服务, 包括咨询、商务考察、外贸采购、报关报检、国际物流及转账支付等业务。他们的最多客户是酒店, 酒店的装修需要配套的家具, 从床、衣柜、电视柜、电灯到浴室配件, 这些产品很难由一个供应商全部生产, 该公司为酒店量身定做的采购方案, 并在广东顺德的家具生产基地和中山的灯饰城找到合适的供应商供货。

3.4 选择供应商

信息发达的现代商务, 让外贸采购员能及时获得丰富的供应商资源。然而, 如何确定最后的供应商作为海外客户的生产厂家, 是至关重要的一项工作。选择供应商的过程, 要考虑各种因素, 比如产品的报价、产品的质量、生产的规模、供应商的背景及地理位置等等。供应商要提供尽可能详细的资金、经营许可证、产品、生产规模、资信认证等相关报告。资料越详细越好。最后, 外贸采购员根据订单的需要, 对供应商的工厂查看。视察厂家规模是否与他们提供的基础资料一致, 如果有不一致的地方就不予考虑合作。外贸采购员向供应商提出样品需求, 看样品的尺寸、规格以及其他参数是否符合需求。同时, 外贸采购员要通过技术分析, 要有检验部门的分析结果, 检验包括其价格、质量以及其他是否符合要求。如果符合要求的供应商可以进入外贸采购的供应链。

3.5 签订外贸采购合同

外贸采购员与供应商通过询盘、报价、谈判各种条款, 再经过各方面的综合考虑, 确定了供应商之后, 针对订单需要签订外贸采购合同。其属于内贸合同, 但是, 内容上与外贸涉及的内容相似, 包括品名、数量、单价、总价、装运期限、包装、唛头、付款条件、索赔解决方法、人力不可抗拒事故、迟交和罚款、仲裁以及附注等。签订采购合同是外贸采购员的重要工作之一, 它保障后续生产的顺利进行及供货的保障。

4 出口外贸采购员工作的难点

4.1 熟悉产品市场和行情

出口外贸采购员应对所负责购买物料的行情变化及市场存货的多少要能从多方面去分析, 并总结出一定的规律来, 做到心中有数。供应商提供的报价单, 外贸采购员要了解市场原料的最低价, 才知道怎样讲价, 要同其他公司采购员和业务员多交流才能知道大概价格。负责对供应商进行询价、比价、议价, 并将相关资讯 (如交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等) 报采购部经理审批。收集一线商品供货信息, 对公司采购策略、产品原料结构调整改进, 对新产品开发提出参考意见。市场行情的调查、动态资讯收集、整理, 并汇报采购部经理, 以便及时调整采购策略。订单变更与撤消、品质要求变更与供应商之间的及时信息传递, 确保供应商供应产品满足公司的需求。

4.2 掌握采购谈判技巧

出口外贸采购员必须让自己的采购技能及谈判技巧日益提升, 多方面全方位真正降低采购成本。首先, 要预先了解谈判对象。比如外贸采购经常和供应商进行谈判, 要了解对方的谈判目的、心里底线等, 还要了解对方公司经营情况、行业情况、谈判人员的性格、对方公司的文化、谈判对手的习惯与禁忌等。同时, 还要了解其竞争对手的情况。作为外贸采购谈判, 外贸采购员应了解其他可能和自己合作的其它采购商的情况, 还有谈判对象的供应商其它客户的情况, 这样就可以适时给出比较。如果对手提出更加苛刻的要求我们也就可以把其他供应商的信息拿出来让对手知道, 我们是知道底细的, 同时暗示我们有很多合作的选择。其次, 外贸采购谈判要努力创造一种和谐的交流气氛。由于采购员是供应商的客户, 为供应商的出口牵线搭桥, 和供应商是双赢的合作关系。外贸采购谈判需要一个宽松祥和, 轻松愉快的谈判气氛。

4.3 实施供应商管理

为了稳定供应商队伍, 建立长期互惠供求关系, 做好供应商管理是外贸采购员工作的难点之一。外贸采购员应做到与新老供应商搞好关系, 及时解决与供应商面对的相关问题, 以及搞好经济关系, 能在公司所需之时, 得到供应商的大力支持。外贸采购员负责应对合格供应商资料进行整理、归档, 建立合格供应商名册。负责与供应商的沟通与联络, 确保货源充足, 供货质量稳定, 交货时间准确, 同时, 与供应商的任何业务来往一定要在事情发生前沟通清楚, 交接相关信息及时。外贸采购员应选择合适的供应商的管理方式, 比如, 外贸采购员可对供商评定信用等级, 根据等级实施不同的管理, 公司定期或不定期地对供应商进行评价, 不合格的解除长期供应合作协议。对供应商的筛选与评级由外贸采购员制定筛选与评定供应商级别的指标体系等等。

4.4 保持良好职业道德操守

外贸采购从业人员与其它采购岗位类似, 在其采购活动中, 容易受到一些商业利益的诱惑。因此, 要严格依照规定的操作程序和法定的依据进行操作, 依法办事, 不以自己主观或他人强加的意志所转移。外贸采购员应做到以公司利益为重, 不索取回扣, 不收供应商回扣和礼品, 遵守国家法律。外贸采购员一旦丧失了应有的原则立场, 必定会产生各种暗箱操作、徇私舞弊、收受贿赂等等不法行为, 其结果也必定会严重地侵犯了他人的正当权益, 牺牲了公司和客户的利益, 因此, 坚持原则是每位外贸采购员必须要具备的基本素质要求, 不能坚持原则, 就不能保障采购当事人的正当权益, 就不能干好外贸采购工作。

5 结语

出口外贸采购员的工作核心在于对国内外贸市场的了解, 通过成熟的商业平台, 运用其供应商管理经验和良好的商务谈判技能完成外贸采购业务。外贸采购是国家贸易活动中的主要贸易过程, 思考外贸采购员岗位的工作重难点并使之更加完善, 将使外贸业务更加顺利, 并提高外贸企业的核心竞争力。

参考文献

[1]陈万卷.“跨国采购”对我国外贸公司的影响对策[J].对外经贸实务, 2003 (2) .

外贸采购员的工作职责 篇3

建立“市场采购”新型贸易方式是浙江省义乌市国际贸易综合改革试点的一项核心任务，义乌市先行先试，试点后将在全国范围内推广。作为一种为专业市场量身定制的新型贸易方式，其相应的配套政策与监管措施与一般贸易、加工贸易等现有贸易方式有很大的不同，给外贸实务操作带来了新的特点。“市场采购”新型贸易方式下的外贸操作特点可以从工商、海关、检验检疫、外汇和税收等五大方面进行剖析。

一、“市场采购”新型贸易方式的建立

义乌小商品市场被联合国和世界银行认定为全球最大的小商品批发市场，专业市场国际采购和小商品出口这两大特点形成了其独特的国际贸易方式，迫切要求建立与之相适应的新型贸易体制框架，以推动贸易便利化，增强市场的集聚、辐射、带动作用和国际竞争力。

（一）小商品出口的特点

义乌小商品出口具有数量少、品种多、批次多等特征，其出口种类覆盖34个行业、1502个大类、32万种，出口集装箱多为拼柜，每一个集装箱就相当于一个“小型超市”，里面通常装有十几种以上的产品，多的时候有上百种。但我国现行的一般贸易监管体制，主要是针对大宗商品、成套设备，而没有针对小商品特征的管理制度，许多小商品既无标准，也未列入商检目录，海关查验、检验检疫、质量监管等也缺乏依据，按一般贸易方式进行申报，通关效率很低，极易导致单货不符、逃避通关单等违规行为。在“市场采购”新型贸易方式建立之前，义乌小商品出口暂时以“旅游购物商品”方式进行申报。“旅游购物商品”是指外国旅游者或外商采购货值在5万美元以下（含5万美元），以货物运输方式出口的小批量订购的货物。针对小商品出口的特点，实施出口申报以“章”为单位的简化归类办法，明确贸易性质，简化申报手续，提高通关效率。

（二）从专业市场采购商品出口的特点

根据《2012义乌国民经济和社会发展概况》的统计资料，2012年义乌海关监管集装箱出口65.4万个标箱，入境境外客商突破41.7万人次，有3059家境外企业在义乌设立代表处，占浙江省总数的二分之一强。从专业市场采购商品出口的特点是定向采购与即兴采购相结合，公司户与个体户并存。定向采购是定产品、定品牌、定供应商的采购，它的流程是首先制定采购计划，确定采购方向和采购价格等，然后签订和履行采购合同。然而，对于来专业市场采购的境外客商来说，他们面对的是琳琅满目、种类丰富的商品，如在市场里看到满意的商品，当即采购，现金付款，事前并不确定产品的种类、价格及供应商。境外客商来专业市场采购，他们面对的不是产品生产企业，而是流通领域的市场经营户，而这些市场经营户以及境外采购商本身，都属于个体经营户，进出口双方多数不具备外贸经营主体的资格，无法按现行的一般贸易方式进行出口和结汇，必须由外贸公司代理出口，导致采购主体与贸易主体脱节，既增加了中间环节，增加了通关成本，又增加了市场管理的难度。

（三）“市场采购”新型贸易方式的试行

“旅游购物”模式自2007年实施以来，暂时缓解了小商品通关效率的矛盾，但也暴露出货值限额过低、缺少配套政策等一些局限性，“管不住”的问题比较突出。因此，确立“市场采购”新型贸易方式成为浙江省义乌市国际贸易综合改革试点的一项核心任务。“市场采购”新型贸易方式的定义待国家八部委会签通过《“市场采购”贸易方式意见文本》后才能明确，其简要含义是指在经批准的市场集聚区采购商品，由具有市场采购贸易经营权的企业或个人在主管地海关报关出口的贸易方式。该贸易方式将实行特殊的海关、检验检疫、税务、工商、外汇管理等配套政策，有利于实现“管得住、通得快、可溯源”。

2012年9月，义乌出台了《“市场采购”贸易方式试行方案》。工商部门将市场内专门从事“市场采购”贸易方式的外贸公司与从事一般贸易方式的外贸公司区别开来，进行分类登记。“市场采购”贸易方式外贸公司凭工商营业执照，向义乌市商务局办理对外贸易经营者备案登记，即可享受新型贸易方式下出入境检验检疫、海关、国税、外汇管理等配套政策和监管措施。至2012年底，义乌共登记“市场采购”新型贸易方式外贸公司116家，全年全市实现进出口总额93.47亿美元，增长136.7%，出口额90.05亿美元，增长150.3%，其中传统贸易出口40.90亿美元，同比增长13.97%，市场采购出口额49.15亿美元，发展中国家是“市场采购”贸易方式的主要出口市场。

二、“市场采购”新型贸易方式的内涵

（一）适用于复杂的外贸主体

一直以来，只有专业外贸公司才能从事进出口业务，这使得专业市场经营户与境外采购商只能通过外贸公司代理出口，无形中增加了经营的风险和成本。“市场采购”贸易方式下，义乌工商部门大胆创新，注册登记“市场采购”外贸公司，颁发专门用于从事市场采购贸易的营业执照，使一大批个体工商户和境外自然人获得外贸经营权，解决了市场主体在市场准入的各个环节乃至经营过程可能出现的“身份”难题。新型外贸企业登记为“义乌市××商品采购有限公司”，企业类型为有限公司，冠名义乌，标明企业的区域范围，行业描述为“商品采购”，而企业的经营范围特定为“专业市场、专业街的商品采购”。申请者只要满足“市场采购”贸易方式条件，均可向工商部门申请登记。“市场采购”贸易方式外贸公司可以享受出入境检验检疫、海关、国税、外汇管理等部门相应的监管和优惠服务措施。随着“市场采购”贸易方式业务扩展到在义乌注册登记的所有外贸主体，吸引了外贸公司向义乌聚集，长期以来义乌小商品出口由外地外贸公司代理的局面彻底扭转，有助于加强义乌小商品出口的源头管理，在“管得住”的前提下实现了“通得快”的目标。

（二）适用于小商品出口的特点

小商品出口多为小批量、多品种，每个集装箱的商品多达上百种，如果每种商品都申报和报检，将带来巨大的人工、时间成本，也不利于贸易便利化。“市场采购”新型贸易方式的配套政策实现了小商品出口“管得住、通得快”，检验检疫部门利用自主研发的“市场采购出口商品抽批系统”，按出口商品的货值大小、风险程度、信用等级等分类管理，采取自检、验证、核查等三种模式监管。对于小商品的出口申报，海关也将采取简化归类，发货人或代理人在一次出口申报的旅游购物商品品种在10种以上、且单项商品价值在100美元以下的，将进出口税则中章节相同的商品归入同一税则号，税则号列按其中货物总值最大的商品确定，其申报价格应为归入同一税则号列商品价格的总和。小商品的税则号也因此从8000多个简化到98个。

（三）适用于从专业市场采购出口

从专业市场采购出口，采购商接触的不是生产企业，而是市场经营户，即兴采购中存在采购地与生产地的分离、商品核价和退税难等问题。针对采购地与生产地分离，国家质检总局积极支持通过对组货单位等市场采购出口商品经营主体入库商品实行预检验，实现由事后检验向事前把关转变。义乌检验检疫局先行先试，为市场采购新型贸易方式量身定制了分类管理、口岸查验等12项配套制度。“采购地检验检疫制度”推出后，义乌小商品出口时，在义乌办理相关检验手续即可。从具有自营出口权的生产企业出口，或经外贸公司统一配合订单出口，由于所有单据齐全，能非常方便地办理一般贸易方式下的出口退税。但是，从专业市场采购的出口，很难取得退税所需的增值税发票，从而无法享受出口退税政策。在“市场采购”贸易方式获批之前的改革过渡期，按照按“旅游购物商品”进行税收征管，市场经营户和试点外贸公司签订《委托代理出口协议书》，与出口报关单一起作为备案单证留存试点外贸企业备查，就可以免征免退税。

三、“市场采购”新型贸易方式下的外贸操作特点

（一）报关业务操作的特点

报关业务的操作技能主要包括走报关程序、商品归类、关税计算和报关单填制等几个方面。从报关程序上看，报关员要熟悉分类通关这种新模式。通关新模式下，通关作业方式由“纸面人工为主、逐票审核”向“电子自动为主、重点审核”转变，实现了通关自动化。按照通常的通关模式，报关员需要拿着纸质报关单到报关大厅交单审核，海关工作人员将通关单和网上信息进行核对，最后在电脑上点击确认。分类通关模式下，所有这些操作都由电脑自动操作，只需一个人做异常处理即可，小商品出口通关效率明显提升。商品归类方面，要掌握简化归类法，其操作方法是将进出口税则中章节相同的商品归入同一税则号，税则号列按其中货物总值最大的商品确定，其申报价格应为归入同一税则号列商品价格的总和。例如：塑料餐具、塑料盒、塑料盆和塑料手套等10种以上同章节商品报关出口，原来的做法都要分项填写，很可能一份报关单不够填，操作起来也很费时费力，现在仅需要按其中货物总值最大的“塑料餐具”的“3924100000”税则号填写就可以了。关税和报关单填制方面，小商品出口5万美元以下，监管方式代码“旅游购物商品（0139）”，出口 5万美元以上且有进出口经营权的企业按“一般贸易（0110）”申报出口，没有进出口经营权的企业按“其他贸易（9739）”申报出口。如应征出口税的商品应填写“照章征税”。义乌小商品实行简化归类的应按归并后的商品税号、品名、数量、价值填报在“备注”栏注明“JH”代码“境内货源地”栏填报“义乌（33189）”。

（二）报检业务操作的特点

市场采购出口商品由发货人及其代理人向商品采购地检验检疫机构办理报检手续。一般贸易方式下报检单的“产地”填写货物的实际产地，该项目是检验检疫机构受理报检时坚持产地检验检疫的重要依据之一。“市场采购”贸易方式下向采购地检验检疫机构报检即可。检验检疫机构参照《出口工业产品企业分类管理办法》对市场采购出口商品供货单位和发货人代理人实施分类管理，并确定特别监管、严密监管、一般监管、验证监管、信用监管五种不同检验监管方式。检验检疫机构对来源于未经备案单位的市场采购出口商品实施批批检验，按照特别监管或者严密监管的检验监管方式实施出口监管。因此，市场采购出口商品的供货单位、发货人的代理人应积极向检验检疫机构申请备案。

发货人对市场采购的出口商品进行验收后，按照国家质检总局《出入境检验检疫报检规定》向检验检疫机构报检，报检时提供符合性声明、市场采购凭证、备案证明复印件等资料。联网申报、核销使得小商品出口报检形成闭环管理，实现了商品记录的完整与可追溯。市场采购出口商品发货人或其代理人，在向检验检疫部门申报时需如实申报包括所有货物的品名、HS编码、数/重量、货值、货物存放地点及集装箱号等相关信息。不如实申报将被采取加严监管，降低诚信等级和分类管理等级等措施。市场采购出口商品经检验合格的，检验检疫机构签发有关检验检疫单证，在单证中会注明“市场采购”。

（三）收汇和退税操作的特点

一般贸易方式下，为了对境内企业出口项下的一切收汇实行跟踪管理和监督，国家外汇管理局实施了收汇核销制度，通过“三单管理”，即“出口收汇核销单”、“出口货物报关单”(外汇核销联)和“结汇水单”，实现了外汇管理部门、海关、外汇指定银行之间既分工协作又相互监督的管理目标。出口退税需要出口收汇核销单(出口退税专用)，没有办理收汇核销是不能办理退税的。

在“市场采购”贸易方式获批之前的改革过渡期，义乌小商品出口采用边境贸易方式，按“旅游购物商品”进行税收征管。根据出口退税最新政策，以“旅游购物”贸易方式报关出口的货物以及没在规定时间内申报退税的出口货物等，不再按视同内销纳税处理，企业今后都可以对上述出口货物申请免税。市场经营户和试点外贸公司签订《委托代理出口协议书》，与出口报关单一起作为备案单证留存试点外贸企业备查，就可以免征免退税。小商品出口是“免征免退”的，也不需要使用出口收汇核销单。过去个人难以结收汇，“市场采购”贸易方式创新了外汇管理，允许符合条件的外贸经营户和境外个人开立外汇结算账户，由外贸主体个人结收汇。试点企业以“市场采购”贸易方式出口，既可以由试点企业收结汇，也可以由其代理出口的个人收结汇，由个人收结汇的，凭代理协议、出口货物报关单正本办理，而外汇管理局则需要对试点企业的贸易真实性实行主体总量核查。

外贸采购员的职责范围 篇4

1、负责对业务客户询盘进行寻找、报价，拿样

2、负责对供应商进行底价、比价、议价，并将最合适的价格反馈给业务部

3、负责询价期间通过工厂了解客人询盘的各种信息，反馈给业务

4、负责准备不同品质价格的样品，建立产品系列报价单

5、负责对交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准等细节的确认，以方便跟单部跟进

篇二

1.负责新产品原财料的供应商开发.评审及考核

2.负责供应商的评审.考核及管理

3.负责生产所需的原材料的准时到货,并保证原材料的质量符合公司质量标准要求

4.负责来料品质异常的及时处理及预防措施的跟进

5.配合公司进原料的采购成本控制

6.负责公司和供应商之间的良好沟通与交流

7.完成其它部门的临时采购需求

8.完成上级交待的临时工作任务

9.向上级汇报工作

10.沟通能力强.11.做过杂货类的产品优先

篇三

1、负责采购合同的跟单，根据订货要求，确定订货单;

2、熟悉采购物料的规格和标准，对采购订单的要求和交期进行掌控，确保生产顺利进行;

3、对每日应到物料的及时跟进与确认，做好物料账目记录和核查，协助来货的质检，对出现来料异常等问题及时与供应商协商;

4、严格执行采购订单的交货日期和交货要求，配合采购员的采购跟单任务，把关采购质量、数量、成本;

5、协助采购员与供应商的对账和清款工作;

6、定期配合仓库对采购物料进行盘点;

7、做好采购物料的出货和入货统计工作;

外贸业务员岗位职责与能力的探析 篇5

我国的对外贸易在诸多因素的影响下, 呈现恢复性较快的增长态势, 对外贸业务员的需求也在逐渐增长, 以及对其素质要求也越来越高, 因此, 一个外贸业务员应具备的基本岗位职责成为必要。

1 外贸业务员岗位内容与职责要求

(一) 外贸业务员的岗位内容

外贸业务员是外贸公司的重要岗位, 业务员工作是外贸公司最主要的工作, 它主要包括通过电话与国外客户进行联系, 与客户取得联系之后, 能够运用适当的谈判技巧与客户进行谈判, 掌握报价技巧, 获取订单。在业务流程操作中, 能够根据依据客户的订单, 了解产品生产过程并与客户进行沟通确认, 能够按时、按质、按量的完成订单。要成为一名合格甚至优秀的业务员, 需要熟悉掌握外贸业务流程及物流、生产等相关外贸业务知识。

(二) 外贸业务员的岗位职责

作为外贸业务员, 其主要职责为就是获取订单, 为了获取订单, 则需要掌握相关的业务能力, 如能够熟练运用外语与国外客户沟通的能力, 充分了解产业的专业技能, 在平台上发布产品的能力以及报价能力等, 但最终是以拿到订单为目的的, 主要岗位能力包括以下几个方面:

(1) 充分了解产品

外贸业务员了解公司产品是一个合格业务员的基本要求。如:公司的四灯暖浴霸出口到外国, 我们业务员必须要了解这款产品的基本知识, 还要了解这款产品由后机、电机、大灯泡、面板等一系列配件所构成, 以及了解这款产品有照明、换气、灯暖等功能。了解产品是满足消费者不同需求的前提, 当消费者由于不同需求而有所要求的话, 只有你对产品有深入的了解才能够多方位的满足不同消费者的各种需求, 才能够获得更多的客户和订单。

(2) 追踪客户, 满足客户需求

客户在下单之前, 会有各种的要求, 业务员需要根据客户的需求进行打样。样单需要满足四大要素:产品货号、原材料构成、产品结构及订单完成日期。样品是客户下单的基础, 业务员应该非常谨慎, 严格根据客户的需求完成样品, 并且在寄出前拍片给客户进行确认, 并且在寄出时拍照存入电脑档案, 为后期订单的制作做准备。

(3) 熟练掌握报价技巧, 精确地报出销售价格

报价是业务员掌握的必备能力, 业务员在获取技术部门的报价单后, 首先进行价格的审核, 如果有发现原料使用错误或者工艺技术使用错误以及尺寸有偏差等, 应立即通知技术部门进行整改。另外应仔细分析该报价中所包含的成分, 如了解报价单中利润和销售利润率的计算方法是否正确, 并分析并记录报价单中利润和销售利润的情况, 供日后参考。在报出之前还需要根据客户的情况进行分析, 并且进行严格审核, 同时采用一定的技巧吸引客户。

(4) 主动出击、获取客户

在报价及寄出样品之后, 应该及时跟踪, 特别是很多客户在获取样品之后, 就没有了下文, 因此业务员在寄出样品之后, 应查询客户收到样品的反馈, 并且及时联系, 追踪后续下单情况。

2 外贸业务员需具备的职业能力

(1) 外语能力

外贸业务员肯定是要和老外打交道的, 在工作的时时刻刻都要用到外语, 比如和客人的往来邮件、MSN、电话、还有面对面的交谈, 而外语中, 英语就会显得尤为重要, 现在的英语就是我们的基本工具, 如果你不掌握好基本工具, 那么在外贸工作中肯定要吃一定的亏, 导致业务员在上岗后无法很快的进入工作。

(2) 作图能力

外贸业务员的作图能力也是必备技能之一, 如对photoshop、魔术棒、美图秀秀等图片处理软件的掌握, 当产品主题不够突出, 稍有欠缺就需要业务员自己进行修饰, 或者加logo, 此时作图能力就成为业务员必备的能力了。

(3) 开发新客户和维持老客户的能力

作为一名外贸业务员, 开发新客户和维护老客户总是重中之重, 因此一些开发和维护新老客户的能力是必需的。

在尽可能多的B2B平台 (如阿里巴巴国际站、made in china、Global Sources、tradetang等) 上发布自己的产品信息, 或者用搜索引擎 (如Google、Yahoo等) 主动搜索买家信息, 然后向他们发盘, 或者回复他们的询盘。需要注意的是, 如果外商主动发来询盘, 外贸业务员一定要及时简洁明了的回复, 并且给出最好的价格以及最为详细的参数, 因为外商发盘肯定不只发给一个公司, 如果不及时回复或者价格报的太高, 可能机会就让别人抢走了。不要轻易跟客人说:“不”。如果客人的目标价格实在做不下来, 那我们可以说“我再帮您和老板争取一下”或者建议客人修改或者取消一些产品的工艺做法, 从而达到他的目标价格。针对老客户制作客户联系单, 每隔一段时间就给他们发一些新产品, 新价格单之类的, 这样可以让老客户感受到你对他的态度和在你心里的地位。

3 外贸业务员岗位职责能力的提升

(1) 建设完善的产品资料库

在外贸平台上传产品时, 不单重视数量, 更要重视质量。每一个产品的上传都要注重资料的规范化, 避免不必要的错误, 从而降低了产品的搜索率。在产品描述中, 不只粘贴几行文字, 最好上传相关的图片, 能让客户一眼明了产品的概况, 让他们看到是否是他们所需要的产品, 这样对于后续的询盘和回盘具有很好的铺垫, 否则浪费了双方的时间。完善的产品资料不仅能够使自己的产品搜索靠前, 增加搜索率, 还能吸引客户, 增加成交量。

(2) 充分了解产品知识

详细了解产品, 有助于业务员掌握消费者的多元化需求, 特别是消费者面对千万个同类产品时, 业务员对于自己公司产品的优势及特点的了解, 就能够让消费者快速的明白自己公司的优势, 促使客户尽快下单。对于新业务员来说, 最好的方法就是一边有师傅带, 通过师傅的讲解了解产品的深层次信息, 另外一个方面就是到工厂学习, 通过接触产品的生产过程, 能够很好的了解产品的具体构造, 从而掌握产品的专业知识。

(3) 提升询盘处理方法

询盘数量很多, 但是高质量的询盘不多, 因此业务员要学会分析并选择出有效询盘的能力。对于有效询盘应该用多种营销手段进行宣传, 促使客户尽早下单。针对时差的问题, 我觉得公司应当适当的放宽我们业务员的上班时间, 让业务员们争取能够及时回复时差性询盘, 避免损失。首先会将收到的询盘归分为: (1) 垃圾询盘; (2) 没有提到相关产品, 只是寻求合作的询盘; (3) 有提到具体产品的询盘; (4) 优质询盘中的哪一类, 再进行询回盘。就比如我之前接到的一个英国询盘, 它没有提到相关产品, 而只是需求合作, 因此在回盘之后, 当没有下文之后, 可以通过不同的方式发邮件进行沟通, 通过这种方式, 最终获取该笔订单。

(4) 应对客户灵活报价

不同的国家有不同的文化习俗, 以及不同的政策方针。所以针对报价, 不能每个国家一成不变, 这样的效果往往是没有效果。在报价之前, 外贸业务员应该先明确这是哪个国家的客户, 然后根据不同国家的习性进行不同方式的报价。例如我们公司主要是出口欧美和日本的, 针对日本客户, 就要采取低价留尾式报价:第一次报价就报的低点, 但规定一个比较高的起订量, 或者交货期尽量延长, 或者100%前T/T。对于开始有反馈的客户, 报价时邮件上必须写明的东西有:产品型号和配置 (图片) 。因此, 在与对方进行询盘之前, 不应仅仅只是注意到产品价格、规格、包装要求等, 还应对客户所在国家的风俗习惯有一个初步的了解。这样可以使我们在与外商交流时能够事半功倍, 更好的取得订单的成交结果。

(5) 提高英语应用能力

在外贸公司中, 英语是对外贸业务员基础的语言要求。不懂得英语, 就无法与客户顺利的交流, 最终便无法取得订单。自身英语水平的高低, 也是决定客户对公司印象的重要因素。如果英语发音又准确, 逻辑条理清楚, 语法没有错误, 会显得很严谨, 给客户留下值得信任的好印象。因此, 业务员加强自己的英语应用能力便显得格外重要。在公司我发现虽然许多业务员英语是过四级乃至六级的, 但是在专业词汇面前任然感到茫然。例如:我们常买天花板的专业词汇是ceiling, 那么我就可以在产品名称设置里写上Integrated suspended ceiling, 这样的话我的产品名称里就包含了三个关键词了ceiling、suspended ceiling、Integrated suspended ceiling, 这样一来, 我的搜索范围就广了很多, 人流量随之也就多起来了。所以, 针对这个问题, 业务员首先就是需要业务员对于自己产品进行一个很好的了解, 至少要了解每个产品的英文名称, 这样在做介绍时才不会感到吃力。了解产品英语是最基础的, 建议公司可以将一些常用到的词汇和语句进行分类总结, 然后分给每个业务员让他们去熟记, 这样不仅可以加快业务员的工作效率, 同时也可以增加业务员对于在这一行业的了解。在学会常用词汇的基础上, 企业仍然需要为业务员灌输大量的知识, 可以进行定期培训, 稳固企业文化。

4 结语

在国际贸易竞争日益剧烈的背景下, 对我国外贸冲击不容忽视, 对我国中、小型外贸企业冲击更大, 中小企业必须提高自身的核心竞争力, 形成竞争优势, 这样才不会轻易被淘汰。而外贸业务员作为公司的重要资源更加应受到企业的重视, 需要提升外贸业务员的职责与能力。以期提升外贸业务员处理问题的能力, 开发市场, 同时完善自我。

参考文献

[1]杨学文.中国对外贸易形式报告 (2011年春季) [M].北京:中国商务出版社, 2011.

[2]陈峰.外贸业务员素质培养[M].北京:机械出版社.2010.

[3]杜学森.国际贸易概论[M].北京:对外贸易经济大学出版社, 2010.

[4]王陶.实用外贸技巧助你轻松拿订单[M].北京:中国海关出版社.2010.

[5]张大为.外贸进出口基本流程[M].北京:高等教育出版社.2010.

外贸采购员的工作职责 篇6

关键词：校内外贸工作室，校企合作，工学一体

一、当前高职学院外贸专业校内实训基本情况

过去多年的实践表明，高职学院的在校学生很难找到在外贸公司实习的机会。这一方面与外贸公司的特殊性有关：谁掌握了客户信息，谁就可能把客户带走，这样外贸公司一般不会轻易接纳短期实习生;另一方面也与社会某些用人单位思维定式有关，他们会先入为主地认为高职学院学生的外语水平不行，有些虽不涉及客户资料，但需要较高英语沟通能力的职位，高职学院的学生也往往得不到面试机会。

二、本项目实施设计

本学院外语系商务英语、应用英语专业学生目前在校生近1500人，两个专业都开设了外贸跟单类课程。此类课程的技能运用主要是在外贸领域，就是以英语为工作语言的商贸工作，要真正做到理实一体化，就必须给他们提供运用所学理论和技能的实践机会。然而，现实社会里的外贸圈很难给我们学生提供实习机会。校内外贸工作室正是在这种要求下应运而生的。本项目的具体设计如下：

（1）实施方案：在理论授课的同时，以外贸流程中的功能职位来组织合适的学生进入合适的岗位，在进行一段时间后，在保证业务稳定的前提下适当轮换同学们的角色，使之切实体会从业的感觉，扎实提高业务能力。（2）实施方法：根据“学生按兴趣报名，老师按学生能力甄别、取舍、调整”的原则组织学生进入功能职位小组。在开展业务的过程中，逐步形成比较稳定而有效的工作机制和业务模式，最大限度地把学生们自然融入公司运做的方方面面之中，并在保留部分核心成员的同时形成如何进行轮换、更替实习（因为学生较多，要照顾到大多数人，必需得轮换、更替）的合理程序。

三、本项目的具体实施情况：

（一）选择并引进典型企业进行深度合作。由于相关知识和技能的习得是实训检测的标准，而仅仅依靠仿真实训无法达到最佳效果，为体现外贸工作室的“生产性”，一定要引人企业共同承担实训项目。因此，外贸工作室按照外贸公司经营模式，承接真实外贸业务，由专业老师和来自企业的员工共同指导学生开展业务。外贸工作室在与学生为合作企业在国内外贸易平台上进行产品推广，帮助企业开拓外贸市场和寻找新客户。合作企业向工作室提供实践业务，主要是出口贸易业务，包括出口产品资料、客户信息等，由工作室负责根据已掌握的信息通过电子商务平台如阿里巴巴等开展外贸业务工作。

（二）依托电子商务平台，提高学生的外贸电商能力。目前已经形成全方面的外贸操作平台。使用具有全球影响力的阿里巴巴付费账户平台2个（橡胶和机械），影响力居第二位的中国制造网平台1个（皮革），自有平台：速卖通，敦煌网和ebay。平台网址如下：

A.橡胶组：http：//rubbersole.en.alibaba.com/; B.机械组：http

：//cnfangrong.en.alibaba.com/; C.皮革组：http：//haodeleather.en.

made-in-china.com/;D.自有平台：速卖通：http：//www.aliexpress.

com/store/344559

四、项目实施结果分析

（一）学生对外贸流程的熟悉度明显提高。对外贸知识的自主学习程度提高。在进入外贸工作室之前，学生的知识来源主要依靠书本及老师课堂的讲授，是被动接受为主。在外贸工作室工作之后，学生学习的主动性加强，为了解决在实际的外贸工作中，如搜寻客户，了解产品，发布产品，撰写开发信等问题，主动上网学习，并且组织学习座谈会，以及与指导老师及企业人员进行深入探討。参加全国跟单员考试的通过率提高了12.8%.

（二）学生毕业后，用人单位对在外贸工作室工作过的学生的工作能力一致表示肯定。大部分在外贸工作室工作过的学生都进入外贸行业，通过毕业生的回访调查工作反映，用人单位普遍都满意学生的工作，认为学生上手能力快，业务熟悉度较高，自学能力较强，动手能力及处理应急事件能力较好。同样学生也反馈能较快适应外贸公司的工作，能把在外贸工作室学习掌握的理论知识及实践经验派上用场。根据我校委托的校外第三调查机构调查数据的显示，商务英语专业的学生2013届各专业毕业半年后就业竞争力排名为第5名，就业竞争力指数达到89.6，就业率达到97%，平均月薪达到3358.

结语：高职学院校内外贸工作室与企业合作，以企业的现实运作为基础，在生产的同时带动实训教学，为学生的实训教学提供真实的外贸环境，促发学生自主学习的热情，提高学生的实践动手能力，形成教育与产业紧密结合的互动机制，同时，由工作室参与企业的部分业务，为企业减少人力成本，实现了教学服务企业、企业带动教学的双赢局面。

参考文献：

[1] 李红.以就业为导向的高职商务英语专业人才培养模式的探索与实践[J].教育与职业，2010（12）

外贸采购员的工作职责 篇7

一、以工作过程为导向设计课程

以工作过程为导向的职业教育, 是由德国著名的职业教育学者Rauner教授和他的团队——德国不来梅大学技术与教育研究所的同事们, 在一系列研究成果的基础上形成的职业教育理论, 用来针对传统的职业教育与真实的工作世界相脱离的弊端。此理论坚持“从以培养学生的适应能力转向培养学生参与建构工作世界的能力”的指导思想。以工作过程为导向的课程, 实践性是课程的中心属性。课程要求以实践活动来展开, 就是以工作任务为中心构建一定的教学情境, 围绕工作任务的实施来展开学习。

二、以工作过程为导向设计高职高专外贸英语函电教学的探索

外贸英语函电是一门实践性和操作性极强的课程, 以工作过程为导向设计外贸英语函电课程, 把学生的角色真正设定成为外贸公司的业务员, 让学生在学习过程中感受到一名外贸业务员所需要的技能, 能在一定程度上提高学生学习的积极性。在这个层面上, 也完全符合我国高职高专以“实用为主、够用为度”的教学思想。我国高职属于职业教育, 与本科教育不同, 职业教育以培养普通应用型人才为主, 最基本的目标就是使学生具备能够胜任工作岗位的能力并顺利就业。

1. 教学内容

目前, 高职高专外贸英语函电教材种类繁多, 但大部分教材内容相对陈旧, 信息相对滞后。信息日益更新, 而教材固定不变, 教师应按照实际工作过程对教材内容进行整合, 对教学内容进行合理的设置。在教学过程中, 可以以“模块”为课程框架进行授课。另一方面, 由于外贸英语函电是一门实践性、操作性极强的课程, 实训对学生掌握知识和应用知识尤为重要。因此, 在教学内容设计上建议增加课程实训环节, 对完整的贸易流程学习完毕后, 让学生实训整笔交易。学生经过贸易角色扮演的实训, 明确在真实的贸易情景下的贸易流程。实践证明, 教师作为贸易方参与进实训中, 学生的学习效果往往比纯粹的课堂讲练来得明显。学生在实训中, 不仅培养了学生的职业素养, 更能够提高学生分析问题和解决问题的能力。

2. 教学方法与手段

中国有句古话叫“授人以鱼, 不如授人以渔”, 说的是传授给人既有知识, 不如传授给人学习知识的方法。以工作过程为导向设计教学, 就是要让学生们在一个仿真的工作情境中边做边学, 边学边做。因此, 在教学方法与手段上也应尽量配合。在实际课堂教学中, 推行“三位一体”教学法, 即案例教学法、任务教学法和小组合作法。任务教学让学生们了解和巩固:在外贸中各类英语函电的写作技巧和应对类似情况的套路方法;在教学活动中, 融入提高学生综合素质的案例教学内容, 如在外贸中如何体现诚信原则、如何防范欺诈等, 能切实提高学生对实际情况的应变能力;国际贸易不是个人行为, 交易的成功是团队努力的结果。在教学过程中, 多让学生在学习中通过小组合作完成任务, 有利于培养学生的团队协助能力。另外, 在条件允许的情况下, 任课教师可以把课堂带到公司、工厂或港口码头, 通过现场观摩和当地业务骨干的介绍, 让学生能够体验实际工作的真实环境。笔者在授课期间, 与本课程组其他教师一起赴广西防城港进行现场实践教学, 目的是让学生了解海运装船港口业务, 解决使用的教材中的缺点和盲点, 为将来的实训课程作导入准备。结束后在整理学生所撰写的报告时, 发现学生对这类型上课方式反响很好, 真正体会到学有兴趣, 学有目标, 学有成就和学有差距。这样的教学方式让学生们感受到教学手段的新颖, 也极大地提高了学生们继续学习的热情。

在教学手段方面, 应该趋于多样化。在信息技术迅速发展的今天, 用纸和笔进行业务往来, 已经远远不能满足国际商务发展的需要了, 因此, 在外贸英语函电的教学过程中, 教师应穿插训练学生用各种方式通讯的能力, 如发电子邮件和传真。此外, 还需要培养学生利用互联网资源查询不断更新的国际贸易讯息的能力等。在教学中利用好网络资源, 让学生多动手, 在动手中切实体会到工学结合的真实性。在某种程度上, 这也是“授人以渔”的一种方式。

3. 考核方式

考核是检验教师教学和学生学习效果的重要依据。外贸英语函电传统的考核方式, 是通过翻译、选择、填空和情景信函写作评估学生是否达到既定的目标。这在很大程度上只能考察到学生英语的应用能力, 而学生的动手能力和应对能力在考核中并没有办法体现出来。以工作过程为导向的外贸英语函电课程考核方式, 教师的角色应该由一个机械的出题者和评卷人化身成为一个公司主管或者商业伙伴, 评分的标准是业绩和组员的评价及交易的完成程度。只有真正把考核方式改革了, 学生才不至于斤斤计较地关注自己所撰写的信函出现了多少拼写错误, 丢了多少分, 真正从机械地记忆句型中解放出来。

综上所述, 以工作过程为导向设计高职的外贸英语函电课程, 能有效地培养学生的综合职业能力, 切实做到工学结合, 为学生今后的就业提前做好铺垫。在教学内容、教学方法手段和考核方式的改革中, 教师必须以工作过程为考虑的前提, 这无疑给教师带来了极大的工作量, 但若能够充分从学生的角度出发, 为学生着想, 这样的尝试是值得的。

参考文献

[1]黎考先.国际贸易实务[M].北京:对外经济贸易大学出版社, 2000.

[2]王乃彦.外贸英语函电[M].北京:对外经济贸易大学出版社, 2002.

[3]马健美.高职外贸英语函电课的实践教学探究[J].辽宁工学院学报, 2006 (2) .

[4]马列展, 徐娜.高职院校外贸英语函电课程教学改革与实践[J].江西青年职业学院学报, 2007 (3) .

外贸公司采购员职责 篇8

2、比价采购，控制面料的采购成本。

3、负责及时处理并解决面料的质量问题及索赔工作。

4、对采购合同进行管理，做到采购定单及时下达并对面料供应商的生产进度进行控管以确保质量和交期。

5.对大货面辅料成本可以进行有效的控制，对大货产品能进行良好的质量控制，并能够与工厂进行有效沟通。

6、负责与面料供应商往来的对帐工作并及时填写付款申请报部门主管审批。

医疗器械采购工作的绩效评价探讨 篇9

绩效管理是实现科学管理的有效途径之一,绩效评价(Performance Measurement,PM)是绩效管理的前提和基础。绩效评价作为有效的监管制度,是发达国家监督和约束企业的重要手段,能够促进企业持续改进、长足发展。早在1985年,A.T.Kearney顾问就指出,进行综合绩效评价的企业总体生产率可以提高14%~22%。我国医疗卫生界对采购绩效评价的重视相对较晚,研究文献集中在近5年且数量较少,采购绩效评价的概念与内涵尚没有严格的界定。笔者在查阅大量资料的基础上,在本文中将医院采购绩效评价定义为“评估主体运用运筹原理和数理统计方法,采用特定的指标体系和评价标准,对医院采购工作中产生的各项数据进行综合分析并做出客观、公正、标准的评价结论”的一门管理科学。

1 医疗器械采购绩效评价的现状

采购绩效评价目前主要集中在工商企业和政府采购领域,其对企业经营利润和政府公共效益产生了日益重要的杠杆效应。虽然医院采购工作近年来在全国全面铺开、快速发展,但远未形成一套完整可行的绩效评价体系。医疗器械绩效评价基本处于起步阶段,具体体现在:(1)采购绩效评价的理论体系尚未构建,实践研究有待进一步加强;(2)没有相应的法律法规作为保障,采购绩效评价的作用机理,操作原则、实施步骤等没有达成共识,规范化程度明显不足;(3)评价内容、侧重点、评价方法、评价程序各不相同,存在很大的随意性;(4)缺乏合理的指标体系、技术参数和研究方法,效果滞后,制约性不强;(5)评价结果缺乏客观性、有效性和可比性,有的甚至完全流于形式;(6)很多医院在实施过程中处于自发、半自发状态,多数是为了应付上级检查,走过场,与绩效评价的初衷相违背。

2 医疗器械采购绩效评价的意义

2.1 持续改进

采购绩效评价遵循PDCA(策划-实施-检查-改进)原理,通过对采购设计方案设计、采购方式确定、作业标准化程度等采购流程中的付出与收益进行对比,发现并控制其中的不合理成本,分析改进采购行为,取得最佳采购效果,保证采购目标的实现。绩效评价作为科学的评价手段,既可以提供客观的标准来衡量采购部门的工作业绩,也有助于及时发现和总结采购作业的缺失所在,据此拟定能够纠正错误、改进流程并能应付突发事件的规章制度,使得医疗器械采购工作进入良性循环。绩效评价中的即时沟通还能有效地解决采购工作中的各类显性和隐性问题,防患于未然。

2.2 规范管理

医院采购的方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标的透明度比较大,成本低廉,成为很多医院的首选。但在实际工作中,资料泄密、陪标围标、歧视排斥投标、黑白合同等违法现象屡见不鲜,随意选择其他采购方式、执行过程过于松散的现象也较为普遍。这些不规范的行为在很大程度上弱化了医院对运营成本的控制。绩效评价包含了一套统一的原则、制度、标准和程序规范,有助于提升医疗器械采购的规范管理,为医院领导提供采购招标是否合理合法、采购资金使用是否经济有效等方面的决策参考。

2.3 明确奖惩

采购绩效评价的结果能够清楚地反映部门和采购人员的工作表现[7]。绩效考评的结果如果与奖惩相对应,就能够发挥应有的行为引导作用。奖惩包括两层涵义:一是参照绩效结果对采购人员进行奖惩;二是从经济利益上按绩效对部门进行奖惩。依据客观的绩效评估,对未达到、达到或超过计划要求的人员和部门,实行公正、公平的奖惩,可以成为一个激励手段,有效调动采购人员的工作热情,激发采购部门的合作效能。奖惩明确的绩效评价制度能反映采购部门和采购人员的工作水平,使其努力获得适当的回馈与认定,对于提升士气大有裨益。

2.4 培养人才

受人员编制等因素的制约,医院采购人员多为内部调整,整体素质不高,严重影响了采购工作质量,例如采购方案的确定不合理、出具的标书不规范、验收专业水平有限等。依据采购绩效评价,可以针对现有人员的工作能力及缺陷,制定培养和发展计划,在计划申报、邀标书的制作和发布、评标过程、合同签订、验收、售后服务等采购运作的不同阶段,有的放矢地安排专业性的教育训练。与此同时,不定期的绩效评价能够通过完善制衡机制,对医疗器械采购行为进行有效监管,防控采购过程中的黑幕交易等权力寻租行为,使采购人员“不越红线”。

2.5 提高效率

采购行为是由采购效果(purchasing effectives)与采购效率(purchasing efficiency)这2个因素决定的,其中,效率是指为了达成目标,对资源的使用程度。采购绩效评价强调现代信息、电子和数字网络技术在采购服务与管理中的普遍运用,侧重于推行电子采购制度,利用现代信息技术改变以人工操作为主的采购方式,简化采购过程,减少不增值环节,实现采购工作的实时沟通。目前,欧美发达国家已经广泛利用互联网公布采购信息,推广电子合同网络系统,发展电子商务,直接通过网上订货,完成采购活动,缩短了采购时间,提高了采购效率。

3 医疗器械采购绩效评价的环节

绩效评价是从量化的角度对采购活动过程进行控制和持续改进[8],不仅存在于采购作业的结果之中,更是全程贯穿于采购链的各个环节。衡量采购者成熟程度分为3个等级:(1)简单、非正式的购买流程,以价格为主,行使定货职责;(2)较完善的购买流程,考虑价格和其他因素,有较大的酌情处理权力;(3)完善先进的购买流程,从战略方面考虑采购,完全行使采购权。本文按采购者成熟程度将绩效评价划分为4个阶段:需求的确认和分析、寻求供应商、对供应商的评估和选择、绩效反馈,并对不同阶段的不同等级进行了说明,见表1。将评估领域划分为:(1)业务采购;(2)与其他部门的协作关系;(3)采购组织和采购系统;(4)预算的执行情况;(5)创造性业绩;(6)政策的制定;(7)计划与预测。同时按照采购阶段、状态、绩效指标和工作重点,制定采购和供应职能的评估标准,见表2。

4 医疗器械采购绩效评价的指标

绩效评价指标是建立医疗器械采购绩效评价体系的载体,是评价采购支出效果、衡量采购目标实现程度的基本依据。严格来说,绩效包含了财务、人力资源、组织、产出和结果、竞争力等多项指标。但是长期以来,很多医院采用资金的节约数作为衡量采购工作成效的主要指标,导致采购部门和采购人员刻意追求最低价格中标,忽略了产品的寿命和稳定性因素,一时的采购资金得到节约,产品使用成本、维修成本和更换成本却在增加。采购绩效评价是一个系统工程,不能简单的使用单一指标进行评估,而应以经济性、效率性和效益性做为评价标准。在指标体系的构建过程中,可用SMART原则进行检查,即符合明确(S)、可测量性(M)、可接受(A)、现实可行(R)和时间(T)要求。本文在理论上按照质量、数量、时间、价格和业务成本,划分出常见的绩效指标,见表3。实践中应注意使用定量分析与定性分析相结合的方法,如模糊综合评判、SCOR模型、360°绩效考核、蒙特卡罗DEA方法[9]、人工神经网络法等,将自我评价与上级评价、下级评价、同级评价、群众评价、专家评价合理整合,进行采购绩效的综合、系统评价。弗布克部门针对采购部每个岗位的绩效考核设置的“关键业绩指标、胜任素质模型、考核指标设计、绩效考核细则、关键问题解决”5位一体绩效评价体系[10,11],也较为简捷易用。此外,对供应商进行绩效评估也是采购评价工作组成部分,有利于科学、及时地推断供应商的技术能力、管理能力、供应能力及各种风险。

5 小结

采购绩效评价是一个系统、复杂、循环的流动过程,是一种有计划、按步骤进行的科学活动。本文初步探讨了医疗器械采购绩效评价的内涵、现状、意义、环节和指标等问题。只有继续加强绩效评价的理论与实践研究,制定更加细化的评估技术、方法和绩效指标,建立起完善的绩效评价体系,才能真正构筑起“以病人为中心”为导向的采购系统,促进医院采购工作持续改善、长足发展。

参考文献

[1]宋志国,贾引狮.绿色供应链管理若干问题研究[M].北京:中国环境科学出版社,2009:151-165.

[2]潘彬.政府采购绩效评价与治理对策研究[D].长沙:中南大学,2007.

[3]谈贵元.高校物资政府采购绩效评估研究[D].湘潭:湘潭大学,2008.

[4]蔡辉荣.政府采购绩效评估研究[D].厦门:厦门大学,2008.

[5]母艳君.我国政府采购绩效管理问题研究[D].南昌:南昌大学,2010.

[6]Charlie Tyer,Jennifer Willand.Public Budgeting in America:ATwentieth Century Retrospective[J].Accounting and FinancialManagement,1997,9(2):37-42.

[7]张商国,主编.采购规范化管理实用工作手册[K].北京:中国纺织出版社,2009:320-325.

[8]刘永胜,唐波.企业采购绩效评价研究现状与发展趋势[J].物流技术,2009,28(11):177-179.

[9]Wai PW,Wikrom J,Loo HL.Supply chain performancemeasurement system:a Monte Carlo DEA-basedapproach[J].International Journal of Industrial and SystemsEngineering,2008,(2):162-188.

[10]王瑞永.采购部岗位绩效考核与实施细则[M].北京:人民邮电出版社,2009:9-24.