oa公文_收文流程

2024-08-13

oa公文_收文流程（精选3篇）

oa公文_收文流程篇1

中国收文处理

收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。

一、收文处理的一般过程

指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。

1．第一阶段：公文的收受与分流

（1）签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。

（2）外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。

（3）启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。

（4）内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

（5）分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

（6）摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

2．第二阶段：办理收文

（1）拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

（2）批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。

（3）承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。

（4）注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

3．第三阶段：组织传阅与催办查办

（1）组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。

（2）催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。

（3）查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。

4．第四阶段：处置办毕公文

包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。

二、收文办理活动的方法要点

1．拟办

拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意：（1）认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。（2）意见要简明、具体、得体。（3）如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。（4）意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。（5）当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。

2．批办

批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。法定责任者即机关或部门的领导人。批办的要求是：（1）不得越权批办公文。（2）严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。（3）批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。（4）采取有效措施监督批办意见的执行结果。（5）批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。（6）批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。

3．承办

只有经过承办，公文才能产生切实效用，它是公文办理中的中心环节。在承办时应注意：（1）熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。（2）为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。（3）加强协商，努力协调各方面关系。（4）有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。（5）分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。（6）各级领导积极参与承办。（7）注重对承办结果的检查与监督。

4．注办

注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。

注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。签注的项目通常包括：是否办复，复文号及复文日期；召开会议的名称，与会范围，决议与结果；电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期；现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果；主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。

三、收文管理活动的方法要点

（1）签收。签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。

（2）登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意：收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

（3）启封。启封应由专人负责；标明亲收的亲启件，由领导人亲启；启封后应检查公文的完整情况。

（4）分办。即为公文确定运转方向。这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。

分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。

（5）公文摘编。在重要公文投入办理之前对其所作的加工。目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处，也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等刊物上。综述、数据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信息快报》等刊物上。

（6）组织传阅。在组织传阅时应注意：①选择合理的传阅路线形式。②正确排序，随情况变化做适当调整。③适当分流，如复制若干副本。④积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。⑤建立传阅登记手续。⑥及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示。

（7）催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。

催办工作的一般过程为：明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据；定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转；验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。

（8）查办。公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。

公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：①催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕；②催办一般是以一份具体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开。

查办工作的一般过程是：立案，即确定查办对象；交办，向有关部门布置查办任务；向承办部门催询办理情况；反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者；销办，注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处理。

收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。收文处理程序包括签收→拆封→筛选→登记→拟办→分发→传阅→批办→承办→督办→办复→立卷→归档→销毁等环节。

（1）签收：收到公文后在对方送件登记簿上签字。签收时要认真细致，做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。公文统一由局办公室签收，直接发送到各位领导和业务科室的文件除外。

（2）拆封：拆封是办公室工作人员特有的职责，除被授权外，其他人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出的公文要仔细清点，如发现有出入，应立即采取措施。不能独立处理的，应及时向办公室主任或主管领导汇报，按领导意见处理。

（3）筛选：根据来文单位和文件内容对收文进行鉴别和归类。①中央各部委文件②省委省政府文件③省人事厅文件④省各厅（局）文件⑤市委文件⑥市政府文件⑦市各局（办）文件⑧来信来访⑨简讯刊物⑩密级文件。通过筛选将密级文件、重要文件、急办文件及会议文件单独处理。

（4）登记：对收到的公文，在公文首页附加《文件呈批传阅笺》，按照一定的要求进行编号，并记录公文的来文单位、时间、标题、密级、份数，并在文件登记簿上登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登、重登现象。登记后将文件送局办公室主任提出拟办处理意见。

（5）拟办：局办公室主任对收文进行阅读后，签署分发阅办处理意见。拟办意见要准确可行、简明扼要，并填写在《文件呈批传阅笺》的“分发阅办处理意见”栏内。对于不能确定承办科室或承办人的公文，应呈领导批示。急办文件如遇局办公室主任出差外出，经请示办公室主任同意可以送办公室主管领导或局领导签署处理意见，并采取特事特办方式，按照领导意见灵活处理急办文件。

（6）分发：将签署分发阅办处理意见的文件和领导批示的文件分别送有关局领导、有关业务科室或承办人员。分发要保证主要领导、主管领导、主办科室的需要优先分发。

（7）传阅：办公室工作人员根据文件分类安排局领导和科室负责人轮流阅读公文。对于普件一般采取分阅法，加快文件流转、回收；对于密级文件和急办文件采取专人送阅法；还可以利用学习会、党委会、中心组学习会集中阅读公文。传阅公文要严格控制阅读范围。办公室工作人员在安排传阅过程中要勤送、勤取、勤催。

（8）批办：局领导对收文如何办理作出批办意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法，明确指定承办科室或承办人，并签署姓名和时间。批办意见要填写在《文件呈批传阅笺》的“领导批示”栏内，有时间要求的公文要批准办理期限。简单的业务文件由办公室主任直接批转各业务科室承办。（9）承办：有关科室的工作人员，根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求，具体办理和执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个科室（单位）会办的公文，主办科室（单位）应主动牵头，做好协商工作，协办单位要积极配合。

（10）督办：办公室工作人员对需要办理答复的公文，根据缓急情况和时限的要求，对承办科室及时进行督促、检查。催办、查办要注重实效，在落实上下功夫。

（11）办复：在办理完毕后，将承办情况和结果及时向批示领导人和来文单位答复。需要办复的公文，无论上级、下级，还是平级和不相隶属的单位，都应做到件件有着落、事事有结果。办复后，承办者应将办复的结果附加在文件后面。

（12）立卷：各科室根据立卷的分工将处理完毕的具有查考和保存价值的公文，按照归档要求，由文书档案室负责组成案卷。

（13）归档：是将一年来立成的所有案卷移交给文书档案室集中保管。归档要严格按照档案管理办法执行。归档一般在次年六月底以前完成。

oa公文_收文流程篇2

一、问题提出

通过系统需求的详细分析,确定成南轨公司行政文件发文流程如下:

1、发文拟稿

由主办部门起草人填写进行公文起草,拟稿完毕后对草稿进行保存,送交本部门主管领导核稿。

2、主办部门核稿

主办部门领导收到草稿后进行核阅、修改、确认无误后添加审核意见返回起草人。

3、会签

起草人根据批示,如需会签,发会签部门;如不需会签发文书经办。拟制公文对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门起草前应主动与有关部门协商、会签,协办部门要积极配合,取得一致意见后方可行文。如有分歧,主办部门领导应积极协调;经协商仍不能取得一致时,主办部门报请公司分管领导协调或裁定。会签部门领导认可签字后,保存返起草人,起草人返回综合管理部文书审核。会签公文在一个部门最长不能超过2个工作日,否则会签单位应主动向主办单位说明原因。

4、文字审核(校对)

公文送公司领导签发前应由文书审核。因特殊情况由公司领导先签发的文稿,文书也要进行补核。文字审核的重点是:

———是否确需行文,行文方式是否妥当;

———是否需要会签;

———是否符合公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。

对不符合要求的文稿,文书应及时联系起草人修改或重办。

5、领导签发

公司发文均由公司领导签发。文书审核后按分工负责的原则呈送公司分管领导签发。以公司名义制发的下行文或平行文,由公司分管领导签发。领导签发公文时,应当明确签署意见。

6、编号、排版、校对、生成正式文件、复核、分发及归档

公司领导签发后返文书,文书进行编号、排版后送起草人校对。起草人校对后返文书,文书生成正式文件,送综合管理部经理进行复核。最后由文书完成文件分发和归档。

二、流程设计

1、流程设置工具

如何在OA中实现以上要求呢?OA流程设置提供了流程设置的专用工具。首先以系统管理员(Administrator)身份登陆OA系统,进入公文管理,选择发文管理,打开“流程设置”后,即进入如下新建流程界面:

系统提供了大量的快捷按钮,以方便流程配置操作。下面择要介绍:

新建流程:点击新建按钮,可以新建一个流程配置。

打开流程:点击打开按钮,可以打开已经存在的流程。选择相应的流程单击确定,即可打开目标流程。

保存流程:流程编辑完成后,点击保存按钮对流程进行保存,对于第一次保存的新流程,系统会打开流程属性对话框,要求用户对流程属性进行确认。

流程节点的剪切、复制、粘贴和删除:分别使用,对流程节点进行快速的编辑处理。

节点的选择和移动,使用按钮,点击要选中的节点,同时在鼠标左击状态下对节点进行拖动,即可实现对节点的移动。

增加节点,使用按钮,在需要画出节点的区域进行拖动,即可画出节点。

增加流程走向,使用按钮,按住鼠标左键,在两个节点上进行拖动,即可画出两个节点间的文件流向。

流程属性,点击按钮,即可弹出流程属性对话框。

节点属性,点击按钮即可弹出如下节点属性对话框

(1)基本属性:定义节点名称和审批方式以及节点流向属性。

审批方式分别为:

单人:节点办理用户只能为一个人,在发送选择人员是,选择框将仅能选择一人,对于起始节点,节点审批方式应为单人。

单个多人:文件发送时可以选择多个用户同时发送,当其中一人办理完毕时则所有用户同时结束待办,适用于多人中不确定具体办理人的情况。

多人并行:多人同时看到文件,先打开的用户先进行处理,后打开的用户可以查阅文件,当前节点所有人办完之后,文件才能继续流转。

多人顺序:文件将按发送人选取的顺序依次出现在待办人的待办件中。其一用户办理完毕,下一用户才能看见文件。

主办批阅:送主办批阅文件。

本节点为流程起始节点:指明当前节点为起始节点,系统将由此进入流转。任何流程的第一个节点必须勾选此项。

本节点办理完毕自动发送给:包含三个选项,上一节点已办理人,用户办理完毕,文件将自动流向前一节点已办理用户,即前一节点发送用户;下一节点预办理人,用户办理完毕文件将自动流向下一节点定义的办理用户,此属性要求目标节点审批方式为单人,并仅指定了一名办理用户;拟稿人,文件将自动发回拟稿人。

(2)图形样式:定义流程配置的显示风格,一般采用系统默认值。

(3)操作按钮:定义节点用户所能进行的操作和能填写的意见

(4)办理用户:定义选中节点在上一节点发送时可选用户

可以通过部门、群组和个人三种方式进行人员的选取。对于起始节点,办理用户决定了谁可以起草该流程,所以人员选择要慎重。同时为了保证管理员具有必要的权限,可将管理员加入起始节点办理用户中。在办理个人中一般不要加入个人,因为一旦加入的个人更换单位,发文给那个人时,那个人将会收不到。

对于多级并行的设置,仅需画出源节点向目标节点的单向箭头,并将节点自动流向设置为办理完毕自动发送给上一节点已办理人。

2、流程设置

以管理员身份登陆OA系统,进入公文管理,选择发文管理,打开流程设置后,进入新建流程界面。

(1)建立流程的第一个节点

(1)使用按钮,在需要画出节点的区域进行拖动,即可画出新增节点。新建流程的第一个节点系统默认为“节点1”,第二个节点为“节点2”,以此类推。

(2)双击节点1,进入节点属性设置。在基本属性中将节点名称设为“发文拟稿”,审批方式设为“单人”,取消默认的“多人并行”审判方式,勾选“起始节点”,确定后完成基本属性设置。

(3)图形样式采用系统提供的默认设置。

(4)操作按钮设置:1)常规按钮中勾选“起草正文”、“附件管理”、“收回”、“作废”等四个按钮;2)意见按钮不选。

(5)办理用户设置:1)办理部门选为所有部门;2)办理群组选为本部门文书;3)办理个人选为Administrator.;4)其他人员可不选。

通过上述五个步骤,完成流程起始节点的设置。如下图

(2)建立流程的其他节点

根据流程要求,发文起草后首先送本部门领导审核,因此我们要设置的第二个节点为“本部门审核”。同样使用按钮,画出“节点2”,增加流程走向,使用按钮,按住鼠标左键,在第一个节点向第二个节点拖动,画出两个节点间的文件流向。设置此节点名称设为“本部门审核”,审批方式设为“单人”,勾选“本节点办理完毕自动发送给”上一节点已办理人;常规按钮中勾选“批阅正文”、“编辑正文”“、附件管理”、“查看附件”、“收回”、“退回”等六个按钮。勾选核稿意见(部门);办理部门不选,办理群组选为本部门领导,办理个人选为综管部部长,其他人员不选。至此,完成流程第二个节点的设置。

同理我们可以新增其他节点,并根据流程业务要求,逐一设置每个节点的不同配置,初步完成流程设计。特别强调:在最后一个节点,不能勾选“本节点办理完毕自动发送给”选择框。

(3)行政文件流转完整流程

经过多次修改、不断完善后完成的行政文件发文流转流程如下:

三、相关配置

在流程设置完成后,还必须进行流程的相关配置。

1、字号配置

在字号配置中配置流程中将要使用的文件字号。

点击新建字号按钮进行文件字号的配置:

输入字号后,点击保存。

2、文号配置

在文号配置中配置流程中将要使用的文号,设置文件编号格式。点击新建文号按钮进行文件文号的配置。首先单击“对应文件字”的选择按钮,选中新增字号,点击确定按钮;然后复制新增字号,粘贴到“文号名称”,保存即可。

3、流程字号配置