中文商务信函写作

中文商务信函写作（共12篇）

中文商务信函写作 篇1

称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。（顶格写，后面加冒号。）

2、启词

启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）

3、正文

正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。（在启词下面另起一行空两格。）

4、酬应过渡

正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。（过渡一下更符合礼仪规范）

5、祝颂词

书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

6、签署

书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。(通常中文信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

7、日期

中文商务信函写作 篇2

其次内容清晰, 文字简洁也是商务信函的一大特点。“时间就是金钱”, 我想这句话应该也是很多商业人士的深深感悟。大多数商务人士每天有很多的商务信函要阅读处理, 有很多事情需要解决。简单明了的信函对于他们繁忙的头脑犹如一阵清风吹过, 而啰唆繁琐的信件必定让读者费劲头脑, 并有可能丧失阅读的兴趣, 而延误时间。因此英语商务信函务必追求内容清晰明了, 切中要点, 最好只有简单的寒暄然后直入主题, 让客户在最短时间就可以明白你所要阐述的意思并快速做出反应。如果信函开头过多寒暄, 会让对方失去阅读的兴趣。内容清晰应该包含两个方面, 第一在拟文前知道自己要写什么, 第二在读者看到之后知道你写了什么。如果一封信件中想要表达多个内容, 最好每一个单独的意思用单独的段落来表达, 这样更便于读者快速了解信件内容。文字的表达中还要注意不同文化的差异, 以免发生误解。尽量表达准确, 避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。英语作为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用, 而这些商务人员也不是每个人都精通英语, 因此在选词上应该尽量选择常规的表达方式和简单易懂的词汇, 避免使用复杂句式和晦涩难懂的词语。最好可以用最少的语言表达最为完整的意思。但不可一味追求简洁, 书信内容也要具体详实, 完整。

如果本可以用60个字便可以讲清一件事情, 却用了上百个字来反复说明, 读者定会厌烦, 商务信函应避免使用陈旧的客套和没有多余的词语, 不要反复强调一件事情, 避免啰唆。减少没有实际意义词语的使用, 不仅可以提高文章的清晰度, 反而还可以突出重点, 从另一个方面起到强调所要传递信息的作用。并且在对方看到简洁的段落时也更容易阅读, 从而提高了效率。在最近几年里, 商务信函的格式也发生一些变化, 不必过于正式, 但务须简洁, 也可以使用一些约定俗成的英文缩写。缩略语的使用也可使文章看上去更加简洁, 但对于商务英语缩写的掌握一定要准确, 以免引起麻烦。一些涉及时间和数字的表达不妨直接用阿拉伯数字表达, 这样不仅一目了然, 并且可以引起重视。要注意在英语句子以数字开头的, 应使用单词而不是数字。涉及金额的表述一定要明确易懂, 没有歧义。并注意在表述金额时加上金额的单位如RMB USD等。

再次完成一封成功的商业书信, 不仅要求写信人精通英语, 和外贸知识, 还应该通晓人的心理。贸易往来中, 追求利益是无可厚非的, 在进行商务信函磋商过程中遵循互利互惠的原则的同事应多从客户的角度行文, 突出积极的因素。在句式的使用上多加揣摩, 可以将对方所得利益放在句首, 这样读者对自己所得利益一目了然并且印象深刻。把积极因素放在句首更能激发对方的兴趣并得到认同, 当然对于其他事实情况不可避而不谈, 但可以弱化一些。商务信函是否能起到信息沟通的有效性很重要, 在发信后得到应有的反应信函才能体现其价值。在起草商务信函时只有站在对方的立场上思考和处理问题, 才能达到更有效的沟通。少使用否定的句子而多从正面强调积极的因素, 弱化消极的信息, 有利于更好的信息传达。

商务信函的信息要具体详实, 有头有尾, 讲清每件事情的起因结果。在表达一些时间, 数量时尽量使用具体数字, 避免使用含混不清、笼统的词汇。例如:“I will sent you the B/L soon.”不如改为:“I will sent you the B/L in one week.”Or“I will sent you the B/L before Sunday.”在后两种表达中时间变的明确, 信息就更有效。当然一定要在确保时间之后才可以这样说。在使用代词的时候, 更要指代明确, 以免产生麻烦。

最后在信函发给客户之前一定要反复检查是否有错, 因为商务信函往往涉及贸易双方的义务责任, 以及企业和个人的利益。一些不准确和错误的信息可能带来无法预料的麻烦和损失, 如果在写信函时遇到不确定的信息一定要积极核实。商务信函的质量好坏会直接影响到企业的形象, 信函写得好可能赢得新的业务, 有助于促进和发展与外贸伙伴的友好关系, 也可以及时消除误会解决问题。反之, 可能引发矛盾, 引起经济纠纷, 失去客户。

参考文献

[1]汤军, 商务英语典型礼貌语言机制初探[J], 外语教学, 2007。

中文商务信函写作 篇3

【关键词】商务信函 写作 教学方法 案例 情景 互评

一、 引言

随全球化进程不断推进，国际交往日益频繁，英语应用逐渐渗透到企业运行，国际人员往来的方方面面。企事业单位对于员工英文能力的要求不断加强，由最初的会英语逐渐转为熟练掌握英语听、说、读、写技能。为顺应时代发展，高等职业教育中引入商务英语课程，如何做好商务英语教学，让学生具有实际运用的能力，尤为重要。本文旨在讨论商务英语教育，并将商务信函写作作为高职商务英语教学重点，探讨能够切实有效提高教学效果的教学方法。

二、 商务英语的实际应用

作为英语教学的一个独特分支，商务英语有其专业性和实用性，旨在为学生进入社会，顺利开展与国际业务相关的工作奠定基础。商务英语的应用主要分为以下几个方面：商务谈判、外贸往来、商务信函、国际会议。高端的商务谈判和国际在一般的企业日常运营中并不多见，使用商务英语涉及频率最高的就是商务信函的拟写。国际交往中，书信的形式一直被视为官方交往方式，每日高频使用，包括外贸信函，日常公司E-mail沟通和各种其他类型商务信函。由于高等职业教育中商务英语的教学应该本着以学生为本，以社会的要求为本，以将知识熟练地运用到工作生活的目的为本来进行，因此，与商务信函拟写相关的教学可谓商务英语教学中的重中之重，如何使学生熟练掌握相关技能尤为重要。

三、提高商务信函写作教学方法

（一）实际案例激发学生学好商务信函的信心和兴趣

高等职业教育所面对的学生在英语基础上一般都较为薄弱，缺乏学习的信心和兴趣。商务信函是商务英语中相对来说较为困难和枯燥的环节，在教授商务信函写作的过程中，树立学生的信心，激发学生的兴趣是教学开端的重中之重。

由于商务英语信函写作是一门实用技能，采用封闭式教学很难使学生真正理解这一技能的重要性，所以在教学中，建议教师在课程开始之初能够将一些实际的国际公司案例讲解给学生听，例如：地域处在两个不同国度的两家毫不相识的公司，如何通过最初的一封商务邮件建立起商业合作伙伴关系，最终实现了双方的盈利和发展或者两家长期合作愉快的公司如何因为一封不恰当的商业信函在商业交往中产生误解和矛盾。如果有条件的话，也可以请一些公司的工作人员来为学生亲身说教，来讲解他们平日里工作所接触到的商务信函往来以及这些信函对于一个公司的发展甚至经济的推动产生的重要作用。在这样的过程中，让学生体会到这是一门对于未来发展实用且不可或缺的技能，从而产生学好商务信函的欲望和兴趣。

（二）为学生深入全面讲解商务信函的格式特点

教师要为学生详细讲解商务信函的独特的格式和写作原则，让学生在学习之初，打下夯实的基础，可以从机械的模拟标准的商务信函开始，逐渐能够根据不同的内容自由发挥。首先为学生讲解全齐头式、齐头式、半齐头式的写作格式，其次为学生讲解拟写商务信函中一个句子只表达一个思想，一个段落只谈论一个话题，以及一封信只围绕一个主题的写作原则，再次让学生遵循简单、明了、内容短小精要的表达方式。同时，用实际信函作为例文讲解，内容尽量涉及实际商务交往中的方方面面，例如如何询价，如何报价，如何建立商业关系，如何进行索赔，如何回复客户投诉，如何拟写私人信函，如何撰写电子邮件等等。

（三）提供模拟场景让学生深刻反复练习

在学生具备了学习兴趣和商务信函的写作知识之后， 要通过实际练习来巩固教学成果， 在教学中，最佳的办法是使用模拟场景让学生自主的思考，撰写商务信函解决问题。教师可以为学生布置模拟场景作为课堂练习和家庭作业。场景的选择要以事实为依托，采用渐入的方式，引导学生进入情景之中，每堂课可以采用一个不同的场景来进行练习，为学生设立工作中遇到的难题，用所学的的内容来解决实际问题。

比如，教师可以为学生假设他们工作在一家从事出版的大公司，公司面对的是自由编辑和读者，公司的任务是向自由编辑催稿，然后按时出版发给读者，但是临近出版日期的时候，有一部分自由编辑未按约定时间交稿，这时候如何用恰当的语言给自由编辑写信催稿。学生可以在这个场景下，运用所学到的写作格式、原则和写作技能自主发挥，教师可根据学生实际写作中反映出的具体问题给出建设性意见。这种模拟场景式练习，不仅可以启发学生思考，更为学生今后进入社会奠定了良好的基础。

结语

商务英语信函写作教学任重而道远，要从思想上深刻影响学生，让学生真正意识到这一技能对于未来发展的重要性，培养其学习兴趣，树立信心。教师要跟上时代的发展，不断更新教学内容，与社会接轨，适当添加对今后职业生涯有用的文体写作，用最切实有效的方式达到教学目的，在反复练习中熟练掌握关键技巧，争取培养出基础扎实，技能熟练的优秀商务英语人才。

【参考文献】

［1］谈芳，苏慧平. 外经贸英语函电. 北京：学林出版社， 2005.

［2］Ron Holt， Deborah Grigor 国际商贸书信大全. 北京：外语教学与研究出版社，2009.

［3］常玉田. 英语商务信函写作. 北京：对外经济贸易大学出版社，2006.

［4］王丰，陈沄沄. 北京：清华大学出版社，2005.

中文商务信函 篇4

鉴于(检测单位全称)(下称“检测单位”)与河南省交通基本建设质量检测监督站(下称“招标人”)签订检测合同协议书，并保证按合同规定承担该项目的实施和完成的检测任务，我行愿意出具保函为其担保，担保金额为人民币(大写)贰拾万元(￥00.00元)。

本保函的义务是：我行在接到招标人提出的因检测单位在履行合同过程中未能履约或违背合同规定的责任和义务而要求索赔的书面通知和付款凭证后的14天内，在上述担保金额的限额内向招标人支付该款项，无须招标人出具证明或陈述理由。

我们还同意，任何对合同条款所作的修改或补充都不能免除我行按本保函所应承担的义务。

本保函在担保金额支付完毕，或在检测单位完成检测项目，通过报告评审并提交检测报告后28日起失效。

担保银行：(银行全称)(盖章)

法定代表人

或

其授权的代表人：(职务)

(姓名)

商务信函写作 篇5

We should like to invite your Corporation to attend the International Fair which will be held from April 29

to May 4 at the above address. Full details on the Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon,

and hope that you will be able to attend.

Yours faithfully

xxx

尊敬的先生/小姐，

在上述地址，我们想请贵公司参加于四月二十九日到五月四日举办的.1997国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并能来参加。

您诚挚的

商务信函写作--Offer 篇6

Fair Decor Tapestries Name of the goods Size Quantity Unit price Total price

(piece)Orange Blue Ombre Tapestry Twin 200 USD 25.00 USD 5,000.00 Green Turquoise Ombre Tapestry Twin 200 USD 25.00 USD 5,000.00 Purple Ombre Tapestry Queen 200 USD 28.00 USD 5,600.00 Blue Flower Ombre Tapestry Queen 200 USD 28.00 USD 5,600.00

商务英语信函的写作与翻译浅析 篇7

1 商务信函的语言特征

1.1 商务信函的词汇特征

第一, 选词力求礼貌客气, 多用书面语、谦辞、敬语, 充分体现商务信函规范正式、公事公办的特点。

第二, 多用here、there、where及after、by、under、to、with等复合副词与古体词。

第三, 用词准确、专业。英语词汇中同义词很多, 在书写商务信函时要注意根据语境要求体现语义差别, 力求选词精确、用词得当。

例1:For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable letter of credit payable at sight upon presentation of shipping documents.

译:所订货物的付款方式, 我们要求凭装船单据, 以保兑的, 不可撤销的即期信用证支付。

例2:Tea:firmer.Strong demand prevailed at the weekly auction where prices gained up to ten pence per kilo in places.

译:茶叶:较坚挺。普遍强劲的需求使每周茶叶拍卖行的价格每公斤涨了10便士。

其中所提及的ordered, confirmed and irrevocable letter of credit, firm, auction都是商贸术语, 在汉语中要根据语境译为“预订”、“保兑的, 不可撤销的信用证”“坚挺”、和“拍卖行”。

1.2 商务信函的句式特征

第一, 句式完整, 多用复杂句。由于英语是一种型合的语言, 主要依靠语法手段来表明其句法之间的关系, 因此, 不管是何种形式的省略都不常见, 而汉语是一种意合的语言, 主要利用语义来表明短语和句子之间的逻辑关系, 因此, 如果在语言环境中意义清楚的话, 几乎任何成分都可以省略。在翻译过程中, 应注意两种语言的区别。

例3:Because of the softness and durability, our cotton bed sheets and pillowcases are rapidly becoming popular, and after studying our prices you will not be surprised to learn that we are finding it difficult to meet the demand.

译:由于质地柔软、耐用, 我们的棉质床单和枕套倍受欢迎。谅你在研究我方价格之后, 自然会感到我们难以满足市场需求的原因。

第二, 肯定句多, 否定句少。肯定句使人感到委婉, 而否定句则使人感到生硬。在商务贸易中, 应多用肯定句, 使收函方见信后心情愉悦, 从而促进交易的进行。

第三, 多用固定表达的套语。写作商务信函, 可将某些套语应用到不同信函之中, 既可显示出信函的正式性, 同时又不失礼貌。

例4:We look forward to……

Thank you for your letter of+date……

1.3 商务信函的语气特征

商务信函的语气, 应力求礼貌、客气、委婉, 从而树立来函方的良好形象, 提高贸易的效果。在书写商务信函时, 要多用情态动词、被动语态和虚拟语气。

2 商务信函的翻译原则和实践

英语商务信函翻译是涉及贸易活动中不可缺少的部分, 翻译的质量更是直接影响到贸易双方的利益。一旦出现谬误, 必然会影响贸易双方的交往合作, 进而引起相关的经济纠纷乃至法律诉讼等一系列严重的问题。

2.1 商务信函的翻译原则

第一, 使用书面语言, 力求简洁规范, 采用公文文体;力求正式, 不可过于日常;要注意翻译时格式的变化。

第二, 运用地道的商业用语, 表现信函的商业风格。

例5:Some of the clauses in your L/C No.57 are not in agreement with the stipulations of the S/C.

译:你方第57号信用证中的一些条款与销售合同的规定不符。

第三, 注意细节, 力求完全, 避免错译漏译。翻译时对日期、数量、金额等细节要给予足够的重视, 万不可错译或漏译。

第四, 语气礼貌诚恳。要充分考虑收函人的阅信心情, 留心原文的语气, 对其进行再现。

例6:We shall always be very happy to hear from you and will carefully consider any proposals likely to lead to business between us.

译:我们会很高兴地听到你方消息, 并慎重考虑能达成交易的任何建议。

2.2 商务信函的翻译实践

为使学生掌握商务信函的翻译技巧, 曾要求学生将一份关于纺织品的英文商务信函译成中文, 通过归纳和概括, 本文可以得出以下结论:

第一, 大部分学生对于汉语和英语信函的写作格式的差异有清楚的认识。上交的30份作业中, 有26份作业注意到了汉语和英语在信函写作上的不同, 能译成齐头式, 并且把原位于信件右下脚的日期调整到了信件的左上脚。

第二, 多数学生能基本掌握商务信函的格式化语言、专业术语以及特殊含义的复合词。如Re表示关于, 是一种约定俗成的用法。C.I.F.表示到岸价, quotation表示报价, commission表示佣金, 都是价格术语。除少部分学生不能掌握外, 大多数都能正确运用。

第三, 对于礼貌的原则, 所有学生都能在其翻译中得到体现。尽管翻译的答案可能和标准答案稍有不同, 但是在语气、用词方面都很好地表达了礼貌和客气。如最后一句话, “如蒙早日复信, 不胜感激。”不少同学就译成了“we are looking forward to your early reply.”虽然该表达不能完全表达需要表达的意思, appreciate比起look forward to更书面语和正式, 但总体上也体现了贸易一方的诚恳的态度和礼貌的用语。

3 提高商务信函写作与翻译水平的建议

英语商务信函自身的特点决定了其写作不同与一般的英语写作, 有其独特性。因此, 在商务信函的写作过程中更应该注意到汉语和英语两种不同语言的差异。在商务信函写作中, 中国学生很容易受到汉语的影响, 会想当然地进行写作, 缺乏对英语商务信函语言特点的把握, 应该尽量避免。

商务信函的翻译则对学生提出了更高的要求。学生不仅需要熟练掌握贸易的相关知识, 更要对英语和汉语两种语言的相同之处和不同之处有清楚的认识。在进行商务信函的翻译过程中不仅要注重语言因素, 还要注重非语言因素, 如文化、习俗、表达习惯等。

总之, 商务信函的写作与翻译, 需要阅读大量的商务信函以了解其各种不同的格式, 以及不同情况下的变体。应通过多接触表达地道的英语商务信函, 使学生能逐渐达到“熟读唐诗三百首, 不会做诗也会吟”的境界。

参考文献

[1]张佐成.商务英语的理论与实践研究[M].北京:对外经济贸易大学出版社, 2008.

中文商务信函写作 篇8

关键词：中介语；石化；商务英语信函写作

项目基金：本文系江西科技师范大学校级人文社科项目《中介语石化现象对商务英语信函写作的影响及对策》（资助编号：300098010617）的阶段性研究成果。

H315

1969年，语言学家Selinker提出了中介语的概念，指外语学习过程中学习者使用的介于母语和目的语之间的语言体系。这个语言体系是外语学习者母语和目的语之间的中间状态，随着经验累计逐步向目的语靠近，却无法达到与目的语同等的状态。1996年Selinker指出语言石化是外语学习者中介语中一些语言项目和系统性知识趋向于固定下来的状态。中介语石化贯穿于二语习得的各个层面。

商务信函写作要求学生运用商务英语知识写出地道的信函。然而笔者在教学中发现学生很难写出令人满意的信函，这就是石化。针对上述问题，本文探讨中介语石化对商务英语信函写作的影响及对策。

一、石化对商务英语信函写作的影响

本研究通过写作测试获取语料，测试对象为江西科技师范大学2011级应用英语4班共36人。受试学生在第二学年已系统学习国际贸易等课程，具备一定的商务知识。测试要求学生围绕建交、发盘、交易条款磋商、争议和索赔等撰写信函，收集范文共252篇。笔者从思维方式和语法知识的角度分析石化产生的原因，因为二语写作是学习者思维方式和语法知识的综合体现（肖辑和张楠楠2010）。经过量化对比，测试结果如下：一、由思维方式引起的石化占31.6%。；二、由语法知识引起的石化现象占68.4%。由此可见，石化对商务英语信函写作有负迁移制约作用。

二、石化产生的原因

1.思维方式

首先，汉语是螺旋型思维，商务信函写作往往不采用开门见山的方式阐述主题，主题多出现在文章中部或结尾；而英语是直线型思维，商务信函习惯开篇点题，层层展开论述主题。然而，受试学生过分依赖母语思维，而母语思维与作文的质量成反比（文秋芳，郭纯洁 1998）。例如，

We now avail ourselves of this opportunity to introduce ourselves as the biggest textile seller in America. We are writing with the purpose to entering into business relations with you.

先介绍公司再表目的，是典型的螺旋思维，在英语人士看来稍显绕题。若能按直线思维直接表达建立业务关系的意愿，更符合英语写作习惯。

其次，汉语重意合，借助词语或句子的逻辑联系来实现词语或句子的连接；英语重形合，借助并列连词、关系代词和关系副词等语言形式手段来实现词语或句子的连贯和衔接。例如

For payment， we require Confirmed Irrevocable L/C. Partial Shipment and Transshipment is allowed. It is available by draft at sight.

按照汉语习惯采用了意合，句子显得生硬不连贯；若适当插入介词短语，改为we require Confirmed Irrevocable L/C， with transshipment and partial shipment allowed， payable by draft at sight，则更符合英语的思维方式。

2.语法知识

受试者忽略语法的准确性，容易造成句法结构和语篇组织上的石化。

首先，词汇选择方面。在商务语境中学生较多地依赖母语的词汇，习惯使用单一的一般词义。比如关于支付方式，只有11位同学能正确表达“保兑的不可撤销的信用证”， 13位同学能正确表达“凭即期汇票支付”。这说明学生灵活使用商务词汇的能力有所欠缺。

其次，句法结构方面。英语句子往往较长，常用从句形成环扣式套接。汉语句子则排列松散，无需环扣套接。笔者发现当使用英语句法结构遇到困难时，学生就会使用母语的句法结构。例如，

You asked us to quote you CIF Kuwait price including your 3% commission. We are dealing with it.

句子按汉语习惯铺陈，读来不够连贯。若改成定语从句which has received our immediate attention，则紧凑协调。

三、教学策略

1.培养学生运用英语思维，减少母语的负迁移影响

教师在商务信函写作教学中应结合授课内容比较汉英思维方式，引导学生适应英语的思维习惯。同时逐步培养学生在写作中使用多种语言形式手段实现句子之间的连贯和衔接，達到形合。

2.在商务语境中进行语法教学，培养语言实际能力

在商务英语信函写作教学中，教师应在商务语境中教授词汇，避免孤立僵化地学习商务词汇；在教授句法时，应要求学生尽量使用商务英语的句法结构造出地道的句子，提高语言实际能力。

3.模仿写作与教学反馈相结合

商务英语信函的语言都有特定的程式，学生可以模仿课本范文遣词造句和语言组织。教师应对学生模仿的信函进行批改，从语法和语篇层面予以指导。

总之，中介语石化现象对商务英语信函写作有负迁移作用，制约着学生写作能力的提高。为了提高学生商务信函写作能力，减少母语的负迁移影响，需要教师在教学过程中找到相应的对策，提高学生的信函写作能力。

参考文献

[1]Selinker，Larry. Interlanguage[J].International Review of Applied Linguistics in Language Teaching， 1972， （10）.

[2]戴炜栋，牛强.过渡语的石化现象及其教学其实[J].外语研究，1999，（20）.

[3]黄建玲.中介语石化现象分析[J].山东农业大学学报（社会科学版），2001，（3）.

[4]肖辑，张楠楠.第二语言写作教学中中介语石化现象[J].河北大学学报（哲学社会科学版），2010，（3）.

商务信函该怎样写作呢 篇9

中文商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

①向收信人问候;

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等;

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重;

④提出进一步联系的希望、方式和要求。

(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

也许你会问“商务信函真的这么重要吗”?

是的，答案是肯定的。

当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?

以下5个方面是买家最关心的：

供应商如何回复买家的邮件?

供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?

当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题?

供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?

供应商如何答复买家提出的要求?

供应商多久做出答复?

供应商是否愿意对产品进行修改?

范文网

买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题?

供应商的信用如何?

供应商的银行信用记录如何?

供应商银行帐户开立的年数?

大致的通常收支情况?

银行给供应商的贷款额度?

银行对供应商的帐户情况是否满意?

供应商贸易往来的信用如何?

合作者与该供应商的合作年数?

供应商可承受多大的定单?

交货是否及时?

是否能准确地完成定单?

供应商是否使用了标准质量管理认证体系?

比如iso 9000、iso 14,000(环境)、hazard analysis at critical points(适用于出口美国的海产品)

商务英语教学中商务信函写作方法 篇10

商务英语教学中商务信函写作方法

【摘 要】本文论述了商务英语实际应用中商务信函写作的重要地位，主张用实际案例来体现商务信函写作的实用性，从而在教学之初激发学生信心和兴趣； 用情景模拟提高学生的参与度，深化思考，并且采用互评的方式进一步巩固写作基础和写作技能，以达到事半功倍的教学目的。

【关键词】商务信函 写作 教学方法 案例 情景 互评

一、引言

随全球化进程不断推进，国际交往日益频繁，英语应用逐渐渗透到企业运行，国际人员往来的方方面面。企事业单位对于员工英文能力的要求不断加强，由最初的会英语逐渐转为熟练掌握英语听、说、读、写技能。为顺应时代发展，高等职业教育中引入商务英语课程，如何做好商务英语教学，让学生具有实际运用的能力，尤为重要。本文旨在讨论商务英语教育，并将商务信函写作作为高职商务英语教学重点，探讨能够切实有效提高教学效果的教学方法。

二、商务英语的实际应用

作为英语教学的一个独特分支，商务英语有其专业性和实用性，旨在为学生进入社会，顺利开展与国际业务相关的工作奠定基础。商务英语的应用主要分为以下几个方面：商务谈判、外贸往来、商务信函、国际会议。高端的商务谈判和国际在一般的企业日常运营中并不多见，使用商务英语涉及频率最高的就是商务信函的拟写。国际交往中，书信的形式一直被视

为官方交往方式，每日高频使用，包括外贸信函，日常公司E-mail沟通和各种其他类型商务信函。由于高等职业教育中商务英语的教学应该本着以学生为本，以社会的要求为本，以将知识熟练地运用到工作生活的目的为本来进行，因此，与商务信函拟写相关的教学可谓商务英语教学中的重中之重，如何使学生熟练掌握相关技能尤为重要。

三、提高商务信函写作教学方法

（一）实际案例激发学生学好商务信函的信心和兴趣

高等职业教育所面对的学生在英语基础上一般都较为薄弱，缺乏学习的信心和兴趣。商务信函是商务英语中相对来说较为困难和枯燥的环节，在教授商务信函写作的过程中，树立学生的信心，激发学生的兴趣是教学开端的重中之重。

由于商务英语信函写作是一门实用技能，采用封闭式教学很难使学生真正理解这一技能的重要性，所以在教学中，建议教师在课程开始之初能够将一些实际的国际公司案例讲解给学生听，例如：地域处在两个不同国度的两家毫不相识的公司，如何通过最初的一封商务邮件建立起商业合作伙伴关系，最终实现了双方的盈利和发展或者两家长期合作愉快的公司如何因为一封不恰当的商业信函在商业交往中产生误解和矛盾。如果有条件的话，也可以请一些公司的工作人员来为学生亲身说教，来讲解他们平日里工作所接触到的商务信函往来以及这些信函对于一个公司的发展甚至经济的推动产生的重要作用。在这样的过程中，让学生体会到这是一门对于未来发展实用且不可或缺的技能，从而产生学好商务信函的欲望和兴趣。

（二）为学生深入全面讲解商务信函的格式特点

教师要为学生详细讲解商务信函的独特的格式和写作原则，让学生在学习之初，打下夯实的基础，可以从机械的模拟标准的商务信函开始，逐渐能够根据不同的内容自由发挥。首先为学生讲解全齐头式、齐头式、半齐头式的写作格式，其次为学生讲解拟写商务信函中一个句子只表达一个思想，一个段落只谈论一个话题，以及一封信只围绕一个主题的写作原则，再次让学生遵循简单、明了、内容短小精要的表达方式。同时，用实际信函作为例文讲解，内容尽量涉及实际商务交往中的方方面面，例如如何询价，如何报价，如何建立商业关系，如何进行索赔，如何回复客户投诉，如何拟写私人信函，如何撰写电子邮件等等。

（三）提供模拟场景让学生深刻反复练习

在学生具备了学习兴趣和商务信函的写作知识之后，要通过实际练习来巩固教学成果，在教学中，最佳的办法是使用模拟场景让学生自主的思考，撰写商务信函解决问题。教师可以为学生布置模拟场景作为课堂练习和家庭作业。场景的选择要以事实为依托，采用渐入的方式，引导学生进入情景之中，每堂课可以采用一个不同的场景来进行练习，为学生设立工作中遇到的难题，用所学的的内容来解决实际问题。

比如，教师可以为学生假设他们工作在一家从事出版的大公司，公司面对的是自由编辑和读者，公司的任务是向自由编辑催稿，然后按时出版发给读者，但是临近出版日期的时候，有一部分自由编辑未按约定时间交稿，这时候如何用恰当的语言给自由编辑写信催稿。学生可以在这个场景

下，运用所学到的写作格式、原则和写作技能自主发挥，教师可根据学生实际写作中反映出的具体问题给出建设性意见。这种模拟场景式练习，不仅可以启发学生思考，更为学生今后进入社会奠定了良好的基础。结语

商务英语信函写作教学任重而道远，要从思想上深刻影响学生，让学生真正意识到这一技能对于未来发展的重要性，培养其学习兴趣，树立信心。教师要跟上时代的发展，不断更新教学内容，与社会接轨，适当添加对今后职业生涯有用的文体写作，用最切实有效的方式达到教学目的，在反复练习中熟练掌握关键技巧，争取培养出基础扎实，技能熟练的优秀商务英语人才。

【参考文献】［1］谈芳，苏慧平.外经贸英语函电.北京：学林出版社，2005.［2］Ron Holt，Deborah Grigor 国际商贸书信大全.北京：外语教学与研究出版社，2009.［3］常玉田.英语商务信函写作.北京：对外经济贸易大学出版社，2006.［4］王丰，陈沄沄.北京：清华大学出版社，2005.更多内容请查看。。

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也谈如何撰写英文商务信函 篇11

商务信函是一种“推销”函，可以说，你的“推销”是否成功，关键取决于你信函中信息的表达方式和内容。信函写得好，就可能为你赢利新的业务，有助于促进和发展你同客户的关系，也能够消除彼此间的误会，缩小分歧；反之，你也可能因此招致新的矛盾，失去原有客户。因此，我们可以这样说，良好的商业往来，从一封好的商务信函开始的。

一、英文商务信函的构成要素

英文商务信函的构成大体上可分为两个部分：必需部分和增加部分。必需部分指在一般情况下不可缺少的部分；增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分。在下面表格中带“*”号的为必要部分，其余为可增加部分。

1.信头（Letterhead）*

2.发信日期（Date）*

3.编号 （Serial Number; Reference Number ）

4.封内收信人地址（Inside Address）*

5.指定收信人姓名（Attention Line）

6.称呼（Salutation）*

7.事由（Subject Line or Heading）

8.开头语（Opening Sentence）

9.正文（Body）*

10.结尾语（Closing Sentence）

11.客套结束语（Complimentary Close） *

12.签名（Signature）*

13.主办人代号（Identification Mark）

14.附件注明（Enclosure Notation）

15.附笔（Postscript）

16.复本注明（Carbon Copy Notation）

二、各构成要素的写作技法

1.信头（Letterhead）

信头又信端，一般包括公司名称、地址，也可含电报挂号、电传挂号、传真号码、电话号码、网址（Web Site）、电子邮件地址（E-mailAddress）等内容。通常采取印刷方式或打字方式。如：

2.发信日期（Date）

有英美之分。英式的写法常把日期写在月份的前面，而美式的写法常把月份写在日期的前面，是期常用基数词，也可用序数词。年份之前的逗号可省略。如:３rd April,1999或３April199（英式）；May24th，1999或May24 1999美式）。

3.封内收信人地址（Inside Address）

一般在信箋的左面，沿左面边线写起。书写时要注意语序与中文恰好相反：小的单位放前，大的单位放在后，如：

Mr. Robert Keats

Director of Personnel

Windsor Knitting Mills Inc.

295 Magnolia Avenue

Spartanburg, South Carolina 29301

The United States of America

4.称呼（Salutation）

称呼是写信人对收信人的称呼，其位置在封内地址下两至三行。称呼后英式写法常用逗号，美式多用冒号。特别应该注意的是“Gentlemen”这一称呼用于泛称已多年，但今天已被认为有性别歧视，用“Ladies and Gentlemen”代之已呈趋势。

5.正文（Body）

正文是信函的主体，表达写信人的具体愿望、要求、看法等，最好一段表达一个意思。需两页或更多信纸时，应在续页上注明收集人名称、页数、日期。

6.客套结束语（Complimentary Close）

客套语是写信人对收信人的一种谦称，写法很多，写信人可根据与收信人的关系来选用不同的说法。如：

(1)亲密式:Cordially,Cordially Yours,Intimately Yours,

(2)普通式:Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely,

Very Sincerely Yours,

(3)正式:Your truly,Very truly yours,yours Very truly,

yours faithfully, Faithfully yours

(4)(最正式:Respectfully,Respectfully yours,Yours respectfully,

Very respectfully

(5)随意式:Love,Cheers! With love, Best wishes, Best regards,

Warmest regards,Your devoted friend, See you in Phoenix!等

6.签名（Signature）

签名要在结束语下面签，这样能使人感到对方重视此事，严肃认真，也能使对方感到亲切。

总之，商务信函作为一种“推销”函，在商务活动中有着举足轻重的地位。可以说，良好的商业往来，是从一封好的商务信函开始的。要想撰写出一封好得商务信函，除了我们上述介绍的一些写作手法以外，还需要我们具备相关的业务知识，掌握好法规和条款，具备扎实的语言基础。

中文商务信函写作 篇12

关键词：商务英语信函,礼貌策略,面子

商务英语信函写作是以语言文字为表达手段, 以日常商务活动为反映对象, 以书信形式为信息交换载体, 以促进商务发展为目的的社会实践活动。在一切依赖于信息交换的日益激烈的商业竞争中, 在电子商务服务日益迅捷、技术日益发达的今天, 书面商务信息的交流越来越引起人们的注意和重视。要写好英文商务信函, 除要求业务人员具有良好的英语基础, 掌握涉外应用文体自身所拥有的固定格式、套语外, 还要注意礼貌原则在商务英语信函中所起的作用。 (周瑞琪, 2007)

1 布朗和列文森的礼貌原则概述

布朗和列文森将礼貌定义为维护听话人面子的行为。面子是人的一种需求。有积极面子和消极面子之分。积极面子是指希望获得他人的肯定、赞赏和重视;消极面子则指有自主的权利、行动的自由及行为不受他人干预。 (Brown&Levinson, 1978) 在国际商务活动中使用语用礼貌, 尊重对方的权利、愿望和需要, 维护对方的面子, 是必要的交际策略, 可以帮助双方建立良好的合作关系。本文通过商务英语信函实例来分析、论述礼貌策略在商务英语信函中的具体运用, 探讨如何写好商务英语信函。

2 布朗和列文森的礼貌策略在商务英语信函写作中的应用

2.1 礼貌策略在商务英语信函词汇方面的运用

词汇是语言的基本单位, 承担着传递信息的作用。在国际商务交流和沟通中, 有些词汇在商务英语信函中具有表达礼貌的独特功能, 因而被频繁使用。与之相反, 有些词汇很容易冒犯对方, 引起不满和反感, 故我们需要尽量避免这些用词。 (吕细华, 2011) 常见的礼貌用语有:

a appreciate

appreciate your sending it along. (若有关于此包装的说明书并寄给我们, 我们将不胜感激。) We appreciate your interest in Success Office Supplies and are

We appreciate your interest in Success Office Supplies and are delighted to send you the information you requested. (感谢你方对成功牌办公用品感兴趣。我们很乐意将你们所需要的信息寄给你们。) (王兴孙, 2005)

b thank

Thank you for your interest in F&M equipment. (多谢贵方对F&M设备感兴趣。)

Thank you for your inquiry of 1 March. (多谢贵方于三月一日的询问函。)

c please

Please let us know if we may be of further assistance. (若需要我们进一步帮助, 请告知我们。)

If you have any further questions, please let me know. (若还有问题, 请告知我。)

d look forward to

We look forward to hearing from you soon. (我们盼望着你们的回信。)

We hope you will agree that our prices are very competitive for these good quality clothes, and we look forward to receiving your initial order. (王兴孙, 2005) (我们希望你方会同意对于这些高质量的衣服来说我们的报价已经是非常优惠了。盼望着收到你们的首次订单。)

根据积极面子的礼貌策略, 积极礼貌策略用于维护听话人的积极面子, 例如表达亲密关系或强调双方的一致性。即维护积极面子的礼貌策略强调与对方的共同的立场, 表示交际双方期望合作的愿景。 (吕细华, 2011) 而以上所列词语均是为维护收信人积极的面子。

2.2 礼貌策略在商务英语信函常用结构方面的运用1) 称谓和结尾敬语

商务英语信函中常见的开头称呼和结尾敬语有:Dear Mr.Dear Mrs., Ladies, Gentlemen, Yours sincerely, Sincerely yours, Sincerely, Kind regards等等2

2) 双重否定句

No business is done without bargaining. (做生意都是要讨价还价的)

It will not be impossible for us to sell another cargo of Shengl Crude Oil to you in the second half of this year. (今年下半年我们再卖给你一船胜利油田的石油不是不可能。)

以上这些双重否定句表达了委婉的语气, 维护了对方的积极面子。

2.3 礼貌策略在商务英语信函语气方面的运用

俗语说:“说话听声, 锣鼓听音。”这句话说明语气在表达人的思想感情方面有着非常重要的作用。一个人礼貌不礼貌, 不仅可以从其遣词造句看得出来, 更能从其说话的语气, 看出来。在商务英语信函方面也是一样。可以透过虚拟语气、委婉含蓄的语气表示对收信人的礼貌, 以避免伤害到对方的消极面子。

1) 虚拟语气

在国际商务信函中, 不论是请求还是抱怨或拒绝, 抑或是警告, 都应努力避免让对方觉得你盛气凌人。使用虚拟语气可以避免伤害到对方的消极面子, 尽量使语气变得委婉含蓄, 这样有利于商务合作, 也有助于解决问题。如:

We would appreciate delivery within the next six weeks. (如果能在六周内发货, 我们不胜感激。)

It could be helpful if you could supply samples. (若能提供样品, 将会有帮助作用。)

We are interested in importing mopeds and would be gratefulin you would send us copy of your latest catalogue, your price listand export terms. (我们有兴趣进口助动车, 你若能提供最新的产品目录, 价目表及出口条件我们将不胜感激。)

If you had confirmed the price one day earlier, we would beable to conclude the business now. (王兴孙, 2005) (你若早一天确认价格的话, 这笔生意我们就做成了。) 2

2) 委婉语气

运用圆通手法, 力避生硬语气

国际商务往来中, 出现一些令人不快的事情是不可避免的, 如商品质量问题、货物破损问题、货物发错问题等等出现上述情况时作为受害者的一方应尽力避免使用一些表达强烈不满语气的词如claim, surprised, fault, regret等等。下面两封商务信函就采用了这种手法, 避免损害了犯错误的一方的消极面子, 安抚了受损失一方的不满情绪。

信函一:来信

We would refer to your consignment of leathers (OrderNo.120-05) which arrived this morning. (我们要提到的是今天上午到达的订单号为120-05的那批皮革。)

goods, the shipment apparently being intended for another buyer. (我们打开包装箱后发现这批货不是我们订购的, 显然是发给另外一个买家的。) Please advise us when we can expect to receive our order, as

Please advise us when we can expect to receive our order, assome of our customers have been waiting for up to six weeks. (请告知我们什么时候能够收到。我们的一些客户已经等了六周了。)

Please also let us know what we are to do with the leathers nowin our possession.

(也请一并告诉我们如何处理我们收到的这批错发的货。)

信函二:回信

We thank you for your fax of 9 September informing us of thewrong delivery of leathers.

fusion at this end caused by the recent dock strike.A number of cas-es were withdrawn from the docks and redirected by container ser-vice through ports unaffected by the stoppage, and we can only as-sume that someone else’s consignment somehow found itself in acase marked for delivery to you. (王兴孙, 2005) (感谢你方九月九日传真告知我们错发了皮革的事情。我们必须为此失误向你们郑重道歉, 这是由于最近的码头罢工引起混乱所致。很多箱都滞留在港口内又货运代理商通过未曾受影响的港口转运。我们只能认为别人的货被做了错误的标记从而错发给你们了。)

to you, and should arrive in mid-October at the latest, we wouldagain apologize for the inconveniences caused, and would ask youto hold the leathers already received until local shipping agents can call for them.We are instructing agents accordingly. (王兴孙, 2005) (我们确定你们的货已经在运输途中最快十月中旬到达, 我们再一次为给你方造成的不便深表歉意。同时请求你们保留着你们已经收到的货直到当地的货运代理去取。我们正在安排代理商。)

信函一首先提到了货物错发的事实, 然后请求对方告知何时能收到自己定的货。并委婉的告诉对方客户已经等了很久。最后请对方告知如何处理错发的货。看得出收获人虽有不满但隐而不发, 只是用一种圆通的手法, 通过说客户等了很久而间接的表达了不满, 从而没有损害到对方的消极面子, 没有让对方感到很难堪。而信函二卖方首先感谢客户告知错发货物这一事实。然后为此错误郑重道歉, 并简单解释了错发货物的原因, 是由于港口罢工引起混乱所致, 并告诉客户补救措施保证十月中旬可以到达, 并再次为造成的不便而深表歉意。最后告诉客户如何处理因错发而收到的货物。这两封信虽然谈论的是令人不愉快的事情, 但看得出买方的隐忍, 卖方道歉的诚意, 从头至尾双方都很礼貌。而这其中买方采用圆通手法没有因卖方错发货物而大发雷霆, 而是间接表达不满, 起到了非常重要的作用。

2.4 礼貌策略在商务英语信函写作立场与态度上的运用

在国际商务信函写作中, 我们应该尽量为对方着想, 站在对方的角度看问题, 让对方感觉到我们的体谅与理解, 从而着眼于建立长期的密切合作关系。这就要求我们在信函写作时多采用对方观点的技巧。如:

1) We regret to see from your fax of 11 December that on arrival one of the cases of order No.SI106 was found damaged.A further12 trains have been sent to you today, and you should receive these within two weeks.Please hold the damaged items at our disposal until we hear from our insurers. (王兴孙, 2005) (我们从你十二十一日的传真知道货物到达后有一箱订单编号为SI106的货物已经遭到损害, 为此深感遗憾。今天有12车厢的货物已经发出, 两周内你方会收到。请保存好受损的货物等待我方与承保公司协商后处理。)

when we can expect to receive the covering L/C, upon receipt ofwhich, we will effect shipment without delay. (王兴孙, 2005) (你方所订购的货物已备好。请告知我方何时能收到该货的信用证, 我们收到后会立即发货。)

通过以上实例在国际商务信函写作中使用对方观点, 站在对方的立场上, 为对方着想, 维护收信人的积极面子或消极面子, 是非常有礼貌的, 这一点在写信时尤其值得注意。

3 结束语

商务英语信函具有明显的书面的文体的语言特征, 且在国际商务活动中承担着传递商业信息、促进贸易往来的重要作用, 故研究商务英语信函中的礼貌现象, 意义重大。在商务英语信函中要遵循礼貌原则, 注意遣词造句、写作语气态度等等, 积极维护对方的面子, 从而促成贸易的成功, 实现互利双赢。

参考文献

[1]周瑞琪.语用原则在商务英语信函写作中的运用[J].广东外语外贸大学学报, 2007, 18 (1) :92-94, 101.

[2]Brown P, Levinson S.Politeness:Some Universals in Language Us age[M].Cambridge:Cambridge University Press, 1978.

[3]吕细华.商务英语信函中的礼貌策略[J].桂林师范高等专科学校学报, 2011, 25 (1) :109-113.