办公室文员的礼仪知识

办公室文员的礼仪知识（共5篇）

办公室文员的礼仪知识 篇1

导读：我根据大家的需要整理了一份关于《办公文员礼仪规范》的内容，具体内容：有人说，办公室里的文员就跟打杂一样，他们要做的事情很多，所以要注意什么礼仪规范呢?下面我就为大家整理了关于办公室文员礼仪规范，希望能够帮到你哦!一、仪态仪表的礼仪...有人说，办公室里的文员就跟打杂一样，他们要做的事情很多，所以要注意什么礼仪规范呢?下面我就为大家整理了关于办公室文员礼仪规范，希望能够帮到你哦!

一、仪态仪表的礼仪

1、着装:团队活动要求队员统一着装，显示良好的团队精神。

2、站姿抬头，颈挺直，下颌微收，双肩放松，两腿并拢立直，脚尖分开呈“V”字状。身体重量平均分布在两条腿上。双手交搭贴于腹部，挺胸、收腹。给人以挺拔向上、庄重大方、精力充沛的印象。

3、行姿行走时步履应自然、轻盈、敏捷、稳健。上身正直，眼平视，挺胸收腹立腰，重心前倾，双肩平稳，不宜左顾右盼，左右摇晃。集体行动时，不得喧笑打闹。

4、坐姿入坐时要轻稳，走到座位前，转身后退，轻稳坐下。女子裙装入座时，应将裙向前收拢一下再坐下。腰背挺直，两臂自然弯曲放在膝上，双腿并拢。起立时，右脚向后收半步而后站立。

二、见面礼仪

1、握手通常年长(尊)者先伸手后，另一方及时呼应。来访时、主人先伸手以表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度。初次见面时，时间一般控制在 3 秒钟内。

2、介绍介绍时应把身份、地位较为低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。介绍时陈述的时间宜短不宜长，内容宜简不宜繁。同时避免给任何一方厚此薄彼的感觉。

3、致意 表示问候之意。通常在各种场合用举手、点头、欠身、脱帽等方式向相识的人打招呼。

三、谈话礼仪

人际交往中应随时注意使用礼貌用语，是谈话中的基本要求。

1、问候 根据彼此的关系问候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等，初次相识可说“您好，见到您很高兴”。

2、道歉 做了不应该做的事，应及时道歉“对不起，实在抱歉”、“真过意不去”、“真是失礼了”。或者是不经意打扰别人应说：“对不起，打扰了”、“对不起，打断一下”等。

3、应答“您不必客气”、“没关系，这是我应该做的”、“照顾不周，请多指正”。

4、慰问“您辛苦了”、“让您受累了”、“给你们添麻烦了

四、迎送接待礼仪

1、接站对远道而来的客人，要做好接站工作，掌握客人到达的时间，保证提前迎候，接站时，准备迎客牌，并在客人到达时高举，以便客人辨认。

2、会面客人到达，应主动迎接，热情打招呼。如果是长者或身体不太好的应上前挽扶，客人手中提有重物应主动接过来。

3、入室陪客者应走在客人的左边，或走在主陪人员和客人的身后，到达会客室门口，应打开门，让客人先进，并把客人介绍给在场的有关人员。

办公室文员的礼仪知识 篇2

一、办公室文员工作的特点

总体而言, 办公室文员工作具有琐碎、繁复、承上启下、左右协调等特点, 虽然通常不具备很高的技术含量, 却关系到企业生产经营的方方面面。仅以收发文件这一项工作而言, 无论是收上级领导文件下发到各生产一线, 还是从企业外部接收订单转给采购或销售部门。既要求办公室文员完整接收并及时转交, 又要求其能够清楚区分文件种类及文件应该送达的正确环节。无论哪一步骤失误, 都会直接或间接影响企业正常生产经营活动的开展。

二、办公室文员在公司日常运转中的作用

1.文字书写与文件管理的作用

这是最基本, 也是必需的作用, 是企业内务管理的组成部分之一。无论是内部生产经营性文字报告的拟定或者需对外报告的文字材料都由此岗位完成并提交。办公室文员在发挥这一基础作用过程中需要不断提高文字材料的书写质量, 以尽量简洁、凝练的商务性文字描述或总结涉及生产经营的数据、资讯等素材。另一方面, 企业内外相关文件的整理、汇总、分类、归档也需通过办公室文员这一岗位得以实现。企业内外部文件的管理不仅是对企业生产经营历史成果的积累, 也对未来的发展有着极为重要的参考和指导性作用。完整、准确的企业文件管理既有利于生产经营各环节迅速查找相关数据资料, 又是企业经营成果的展示和营造企业文化的组成部分。

2.枢纽和窗口作用

办公室文员除了发挥固有的文字处理和文件管理作用外, 往往还承担着承上启下、左右协调、内外沟通、形象展示等作用。例如, 企业管理层决策的传达和一线部门生产经营信息的反馈往往是由办公室文员作为“出入口”统一完成;采购环节与生产环节的需求和供应信息也经常由办公室文员这一端口进行相互传递;而企业外部关联单位的来访与接待也少不了办公室文员的筛选与参与, 作为关联单位或客户首次接触的对象, 办公室文员岗位还承担着企业形象展示和对外窗口的作用。

3.助手与参谋的作用

由于办公室文员是企业内部接触文字材料和生产经营性文件最全面、最完整的岗位, 每当企业年终 (或阶段性) 进行生产经营总结时, 常常需要办公室文员提供当年 (或该阶段) 生产经营的数据与信息材料。通常情况下也会要求办公室文员参与到企业的生产经营总结会议中, 以便领导或者管理人员随时了解年度 (或阶段性) 生产经营的相关情况。

另一方面, 当企业管理层作出未来生产经营决策前, 经常会要求办公室文员提供相应的历史性文字材料和经营参数, 比如历史同期数据或者同比与环比比率等, 有时甚至会要求办公室文员也参与到管理层的决策过程中, 目的在于充当决策者的参谋或助手, 使决策的制定能够更加贴合于企业往期的生产经营现实, 避免偏离正常运营轨道。

三、办公室文员应具备的素质与能力

由于办公室文员对于企业生产经营所具有的重要作用, 这一岗位从业人员的任职要求也比其他相对专业的岗位更多样和复杂。首先是文字处理能力, 不仅需要其能够熟练掌握和运用商务文书的书写标准与习惯, 而且需要其具备相当程度的总结、概括、提炼、分析的能力。同时, 既要能够全面、完整地表述企业生产经营过程中的各项参数与数据, 又应具备一定程度发现问题和分析问题的职业敏感度。

其次, 办公室文员还应具备高超的人际交往和沟通能力。在协调企业内外不同环节和部门的过程中, 办公室文员应具备能与大多数人顺利沟通和交流的能力, 既能够清晰表达已方的意愿和目的, 又能够充分照顾到对方的感受与情绪。在某种程度上, 办公室文员应充当发现冲突苗头并设法将矛盾解决于初期的“灭火器”一角, 当企业内部员工或者与外部关联人员因生产经营问题产生分歧难以达成一致的时候, 办公室文员应具备缓和矛盾、使沟通顺利进行的能力。

第三, 办公室文员还应具备不断学习的能力。信息时代的数据收集整理方式多种多样, 办公室文员应当具备持续学习新技术的能力, 提高文字处理和文件管理效率, 同时利用网络资源和新技术手段提高自身分析问题和解决问题的能力。

四、结束语

办公室文员在企业中属于容易被忽略的岗位, 其看似简单又不具备太多技术含量的职业特性往往难以引起管理层足够的重视, 然而这一岗位承担的各项细致、琐碎的工作职能却常常关系到企业各个生产经营环节的顺利运作, 因此办公室文员在公司日常运转中具有不可忽视的作用。

摘要：办公室文员一职在企业中既必不可少又常常容易被忽略, 本文介绍了办公室文员工作的特点及其在公司日常运转中的不可忽视的作用, 并就办公室文员应具备的素质与能力提出了见解与建议, 以期为企业管理层和相关工作人员提供参考。

关键词：办公室文员,公司日常运转,不可忽视的作用

参考文献

[1]倪伟明.办公室文员在公司日常运转中的不可忽视的作用[J].民营科技, 2014, (12) :131.

办公室文员的礼仪知识 篇3

关键字：文书档案；管理建议

文书档案是由办公室保管的文件及资料，是可以反映党务、行政管理的档案。一般来说文书档案是具有价值的文件资料，对于每位员工、领导的工作都是有重要作用的，可以作为一种办公工具使用。文书档案记录的内容包括公司、组织参加过的培训活动、会议情况、发展规划等，形式有发文原件、会议记录、存档件等。

1.办公室文书档案管理特点

文书档案管理具有涉及范围广的特点，包括合同、协议、信件、会议记录等，所包含的内容多种多样，都是对单位日常运转有着重要作用的档案；文件档案管理工作具有一体化特点，文书档案是由公司专门部门、专门管理人员负责的，文书档案管理是以文件搜集、整理、催办等基础上建立的，这是文书工作的最后一步；文书档案是非常重要的，有的关乎整个公司的命脉，在日常工作中，起到辅助作用。文书档案具有保密性的特点，文书档案管理者最重要的任务就是让档案处在一个安全状态，不会被随意的盗取；文书档案是经过筛选、整理、归档等部分形成的，这是一个复杂的过程，在对文书档案整合的过程中，一些档案资料可能会正在使用，所以也伴随着不断的重复查找；近年来，文书档案的存档形式越来越复杂，电子资料和纸质资料并存，复印件、扫描仪、录音笔等电子设备的出现，也提高了把文书档案归档的效率，对于纸质资料需要尽可能的延长保存时间，电子档案更多的需要考虑保密性。

2.办公室文书档案管理难点

文书档案管理制度实际上并不完善，一般都是由综合办公室管理，部门工作人员负责，每个人负责的工作都有很多，在对待文书档案的整理工作，并没有那么及时的把档案进行归档，原因有很多，可能是因为个人工作多、存放档案的空间不够、部门管理松散等，这就造成了文书档案没有发挥其作用，利用率低，在需要用到文书档案时并不能及时查找，出现问题也不能清楚明了的找到负责人，同时领导对于文书档案的管理工作并不是非常重视，导致部门管理意识薄弱，管理结果和理想中的结果有很大的区别。

文书档案工作在很多公司、单位都是分开管理的，文书与档案是两个不同的工作。这种工作方式会导致档案人员对档案管理的意识不清晰，不愿意花时间去思考，同时两个人负责工作，很大程度上会存在不和谐性，不能做到真正的步调一致，让文书档案的工作有滞后。

3.办公室文书档案管理的思路及建议

文书档案工作需要及时进行整理，不能因为其他工作忙、或者存放档案的空间问题而进行推迟，部门设置要合理，档案管理工作多是由综合行政办公部门负责，部门要加强管理，对整理归档任务的完成结果不定期抽查，起到督促警戒作用。明确文书档案管理工作的职责，由专人负责，一旦出现问题，责任落实到具体的人，不能发生互相推诿的事情；同时部门要重视文书档案的管理工作，领导时时询问，让工作人员感受到自己负责的是一个重要岗位，对工作可能会有更多的思考。

对文书档案要保管齐全，工作人员要把已经整合好的文书档案进行单独整理存放，在整合过程中的文书档案放于另一个位置，不能混放，以免混淆；在整理资料的最初要認真检查，有需要搜集的资料要及时联系，有借出去的资料要及时收回，没有按时收回的资料要进行追踪。进行资料检查时要认真仔细，辨别文书档案的重要性，把具有重要价值的资料单独保存，没有特别价值的资料可以定期销毁，腾出空间。

加强对文书档案管理人员的培训，提高工作人员的工作能力，并且培训要长期举行，明确培训结果，让其具备丰富的档案管理工作的能力，对于管理方法要不断的更新，积极完成各项文书档案管理工作。文案管理工作要倾向于计算机管理，让文书档案证书更加准确的查询，在平时的工作中要努力提高计算机学习。

办公室文员要想做好文书档案管理工作，首先领导要重视这项工作；建立关于文书档案的规章制度，一切管理都依据规章制度来处理；因文书档案可能比较繁琐，需要处理注意很多细节问题，所以办公室文员要有极好的耐性和责任心来管理；在管理工作中，要注意学习新知识，可以运用一些新技术去管理文书档案。不断提高办公室人员的文书档案管理水平，做好文书档案和其他工作交接，跟随社会发展，不断学习文书管理档案工作，保证文书档案管理的顺利的进行。

参考文献

[1]黎乃宁.刍议高校办公室文书裆案管理工作[J].办公室业务，2015，10：16-17.

[2]马小英.做好文书档案管理工作的几点思考.城市建设理论研究， 2013，33：21-22.

办公室礼貌礼仪知识 篇4

2、不是足够了解和熟悉的同事，不要拿对方的缺点开玩笑，你无法判断他是不是在意。不要当众让别人尴尬，你让他下不来台没面子，就是树敌给自己找麻烦。

3、选择题没那么难，不要老说“随便”，他是你同事不是你男朋友，没义务给你惊喜。别人说话的时候不要插嘴，让对方把话讲完，是一种礼貌更是一种修养。

4、能说“我不知道”就别说“我怎么知道”，能回答“是的”、“没错”就别回答“你说呢”，能说“好的”、“可以”、“我知道啦”就别说“嗯”，不要说“又怎么了”等不耐烦的话。

5、多用礼貌用语，“请”、“谢谢”、“对不起”，礼多人不怪。如果你不想被辞退，少说这三句话：“我不知道”、“这不归我管”、“我没有办法”。

6、别人和你说话的时候，放下手中的事看着对方，这是最起码的尊重。你和别人说话的时候，用“我讲明白了吗”代替“你听懂了吗”。

7、能自己做的事，最好不要麻烦别人。别人找你帮忙，如果做不到请明确拒绝，不要轻易许诺。记住，成年人的世界里，没有爽快的答应就是拒绝，不要再勉强了。

8、少说“我不行”，领导安排工作，同事找你帮忙，肯定都是有“你能行”的预期，你说干不了就等于在推脱。

9、不要一推门就问领导“怎么办”，即便求助也要先拿出你的解决方案，否则只代表着你又笨又懒非常无能。

办公礼仪知识 篇5

有事请写请假条，请你的部门责任人签字确认后将请假条交到行政部，事后请销假；若因急事来不及当面请假，请向你的责任人和行政部电话请假，事后补写假条；

您尊敬的客户离席后，劳驾你的双手将茶艺室或茶座上的茶具归位，并将柠檬水杯续满饮水，以便后来客人享用；

办公室、会议厅、餐厅，最后一位离席者，请您随手关灯、关空调、关电扇；单人间办公室员工离开时，请自行关闭；

午休是为了更好地工作，宽敞凉爽的会议厅是男员工午休的寓所，为了节约用电，请办公室男员工集中到会议厅午休；女员工请到中央空调投资部午休；

午休前，步入会议厅关窗、开空调的第一人，请劳驾您的双手在午休起床后开启窗户、关闭空调；

办公用纸、洗手间的公共用纸，请您节约使用，因为您每节约一片纸，地球就多几片绿叶；舒心愉快的工作，源于清洁舒适的环境。能扫一室是扫天下的良好开端，1500㎡的办公场所的卫生与宝洁由保洁大姐一人承担，确实很辛苦，各自的办公室请自行打扫，把垃圾装好放好等待保洁大姐的最后清运；

午餐时，你的碗里还剩有一两口米饭或一片肉或几片青菜不想吃时，请站起来做个深呼吸坚忍一下吃下去，吃下这么一两口不会太撑着您，因为浪费都是犯罪；再说，刘大姐为了我们的餐饮美食，独自一人起大早风雨无阻，挑菜、买菜、运输、洗配、烹饪制作、淘米蒸饭到分餐到每人碗里，您知盘中餐，粒粒皆辛苦！

我们每一个徒手之劳的善举，都将福泽于公司、他人和社会。福祉源于美德，而美德则源于良好的日常行为习惯。