秘书工作能力分析

秘书工作能力分析（精选8篇）

秘书工作能力分析 篇1

摘 要：现代秘书是一个综合性极强的工作岗位，只有具备了一定的知识和能力，才能胜任秘书工作。现代社会的发展对秘书职业提出了新的要求，秘书必须重构和整合能力结构，以适应时代的需要。当代秘书的工作分为三大模块，即办文、办会、办事。其中具体的工作是包括了处理公文，起草文件，综合情况、处理信访、承办会议、协调联络、信息调研、督促检查、公务接待、机关管理。这些工作中涉及到了书写能力、组织协调能力，应变能力、沟通能力等。同时，不同的工作能力对秘书的发展影响程度不同，因此必须要明确秘书不同工作能力之间的关系和秘书工作能力的结构。本文试图从能力结构方面对秘书应具备的工作能力和着重点进行探讨。

关键词：秘书工作能力

在社会主义市场经济时代，秘书的工作条件、环境、对象、方法等发生了深刻的变化，秘书工作经历了从单纯的办文办事到既办文办事，又出谋献策；从单纯地传递信息到综合处理信息；从被动服务到主动服务；从凭老经验办事到科学化管理的转变。现代秘书不但要为领导的日常工作提供全方位的服务，更要为领导者的决策与管理提供“智囊式”的服务，想要做好一名合格的秘书，除了具备思想政治素质、职业道德素质以外，还要有良好的工作能力，只有这样，才能在工作上游刃有余，并得到组织和领导的肯定和好评。

一、秘书工作能力

（一）文质彬彬，写作能力

写作能力主要是指撰写各种应用文的能力。秘书工作的一项重要任务，就是从事大量的文字写作工作。写作是综合能力的表现，一篇好文章，既要有好的表现形式，又要有充实的内容，要做到内容与形式的统一，并不是一件轻而易举的事情。

要写出完美的应用文，需要做到两个方面。首先，秘书人员需要有较高的文化修养。“言之无文，行之不远。”文学素养是提高写作能力的关键，没有较高的文学素养，秘书人员很难写出优秀的文稿，也就很难胜任工作。阅读文学作品有助于秘书丰富社会知识，树立正确世界观；并且只有拥有较强的文学修养，秘书才能更好地运用语言去表达自己的看法，才会更好地锻炼自己的思维能力。文字水平代表着秘书的服务水准，反映着秘书各侧面、全方位的素质和综合能力。其文学修养水平决定着文稿写作的深度和穿透力，文字水平的提高可以缩短秘书与领导认识水平上的差距，提高秘书辅助决策的能力。其次，秘书人员必须加强写作实践，具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律，熟练掌握各类文章的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，勤学苦练，不断提高写作水平。要善于找到工作中的“点睛之笔”，善于总结所在单位的管理经验、领导的管理精华，要对所掌握的本单位管理方面的大量素材，及时进行提炼和升华，不定期地在行业内有重要影响的杂志和报纸上发表领导的署名文章，不断提高领导的知名度和影响力，不断提高所在单位的社会形象。

（二）灵活处理，组织管理能力

秘书人员要经常按照领导的意图组织各类会议和活动。秘书的许多工作实际上都是办理各种各样的事务，因而较强的组织管理能力是提高组织工作效率的保证。如果缺乏一些现代化的、科学的组织管理方法，就无法把工作做好。因此，具有较强的组织管理能力对秘书来说至关重要。

秘书人员一方面要准确迅速地领会交办者的意图，熟悉掌握办事的程序和渠道，提高办事的效率，另一方面，要做到以下几点：（1）谙熟办事之道。秘书要熟悉办事的具体程序和手续。（2）善于相机行事。办事时一旦遇到意外的情况，要能随机应变，采用相应的补救措施。（3）善于待人接物。办事就是和人打交道，秘书要具有较强的交际能力，善于与人沟通，处理好各种人际关系。（4）区分轻重缓急.面对众多的事务性工作，秘书要想提高办事的效率，就要学好区分轻重缓急，先办重要的事后办次要的事情。

世事洞察皆学问，人情练达即文章。秘书人员在工作中要多接触，多观察，多总结，留意他人和领导处理问题的方法和技巧，不断积累，提高自身的组织管理能力。

（三）沟通能力，提升形象

秘书部门是沟通上下、联系左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，只有善于交际，才让人容易接近，容易被人信赖，办事的成功率才会高。秘书人员增强交际能力，需要处理好以下三种关系：一是处理好与领导的关系。秘书是为领导服务的，只有了解领导的人生哲学、处世态度、个性、兴趣、工作方式、生活习惯、交际圈等，才能与其配合工作，以减少因彼此间不了解而产生的困惑。当发现领导的缺点时，要运用说话的技巧，在适当时机予以委婉的规劝，使其了解并乐意接受。当与领导意见相左需要争论时，要看准当面提出异议的时机，争论的语气要平和，要设身处地为领导着想，争取彼此的谅解，要善于提出解决问题的办法或处理问题的建议。当发现自己犯错误时，要把事情的原委向领导报告，坦诚认错。二是处理好与同事的关系。与同事愉快的相处是秘书人际关系中十分重要的环节。要善于和同事进行合作，对同事一视同仁，注意欣赏同事的优点，真心地关心同事，以正确态度对待同事的称赞、批评和嫉妒，做好领导与同事之间的意见沟通工作。三是处理好与来访者的关系。秘书工作的态度如何，直接影响单位的声誉，因此，秘书应在接待中应做到：欢迎来访者并记住对方的姓名，善于应付难以对付的来访者，把握和来访者谈话的分寸。

（四）听者有心，观察分析能力

观察分析能力首先要求秘书具有良好的理解能力，善于倾听和正确理解别人的发言，要能从冗长、反复的发言中概括要领，或是从激烈争论中抓住重点，并且能转化为清晰简明的表达。秘书要领会上司意图、方针政策、法律法规、口头的和书面的信息、理解人与人的关系等。缺乏正确的理解能力，乃至曲解、误解，就会造成沟通、交流等一切工作的障碍，就①① 张莉.浅谈做好秘书工作必备的职业素养和能力[J].办公室业务, 2010(12):16-17.会给秘书工作带来极大的被动，甚至会给秘书所服务的机构工作造成不可估量的损失。提高理解能力，一是要通过阅读，吸取养料；二是通过观察、揣摩，增强感性认识。三是通过沟通交流，对照、发现，积累经验，丰富阅历。

如下面一则案例：A 公司与 B 公司合作近两年，成交了近百万的生意，双方关系一直比较融洽。最近因为一批进口面料的质量问题，双方有了摩擦。A 公司总经理给 B 公司总经理发了一封电邮，B 公司总经理看了以后很生气，他把秘书叫过来，说：“我们公司决定今后断绝与 A公司的一切业务往来，你马上发电邮过去。”秘书看得出，这项决定是在总经理盛怒下作的，对公司、对总经理本身都没有好处。于是秘书把这电邮打好，没有马上发出去，等过了一段时间，她观察到总经理怒火已经平息了，才将打好的信件送他过目，并问：“这样写可以吗？这封信要不要发电邮出去？”这时总经理果然在懊恼刚才的决定，得知电邮还没有发出去后，松了一口气，并对秘书的细心表示赞赏和感谢。

案例中的秘书具有细致的观察能力，她观察出领导当时的心情，如果按领导说的做，那么对A公司是一个巨大的损失，秘书也不会得到老板的好评。如果不做，则有违老板的旨意。她通过一个合理的方式解决了这一矛盾。秘书只有时时、事事、处处做个有心人，善于察言观色。眼观六路，耳听八方，才能协调处理好各类事务，最终也会被领导赏识，实现自身的价值。

（五）未雨绸缪，应变能力

应变能力是面对变化的环境能够沉着应对、妥善处理问题的能力，它是秘书其他能力和素质在特殊情况下的综合反映，是对秘书才智经验的全面检验。对于一个秘书而言，其工作没有固定不变的、刻板的模式可以因循，难免会出现意想不到的新情况、新问题。一个出色的秘书应该审时度势，正确判断主客观因素的变化，随时准备对自己已有的计划和进行中的行为做出相应的调整，以适应变化的情况。

在面对突发问题时，要求秘书做到：（1）善于观察。秘书要善于观察环境的变化，并能针对变化及时做出自我调整。（2）反应敏捷。能够准确地捕捉变化着的新情况、新问题，从而迅速地做出判断、分析和概括，并采取有效的措施。（3）从容镇定。发生意外情况时，秘书要善于控制自己的情绪，不能惊慌失措，要沉着冷静。要针对不同的情况采取不同的策略和方法，要具体问题具体分析，学会灵活变通的处理非常问题。

（六）职业技能

职业技能是并不需要深厚的理论基础而主要靠反复练习获得的运用某项专门技术的能力，它是当代秘书高效率实现秘书活动所必须的能力。现代社会，秘书要具备运用现代化办公软件、硬件的能力。

科学技术的飞速发展尤其是办公自动化系统和设备的广泛应用，为秘书进一步提高工作质量和效率创造了良好的条件。作为秘书，必须提高技能，熟练操作计算机、办公自动化系①①陈华.秘书工作“中”的艺术[D].广东:暨南大学, 2012.统以及各种文字处理机具（文字处理机、复印机、誊印机等）、声像信息机具（照相机、收录机、微缩机、电视电话会议系统等）、通讯机具（电传机、电报传真机、多功能电话等），以适应工作需要。

二、秘书工作能力结构

（一）秘书工作能力是一个有机的能力系统

能力结构是在行为主体身上表现出来的具有复杂结构的心理品质的总和，是一个有机的能力系统。在上文中分析了秘书工作中所必须的具体能力，主要有写作能力、组织管理能力、沟通能力、观察分析能力、应变能力和职业技能。应该看出，秘书的工作能力结构并不是以上具体工作能力机械相加的总和，而是各基本因素有机结合所构成的体系。首先，我认为，秘书的工作能力结构是一个具有层次性的金字塔结构。秘书最基本的工作是撰写公文与组织各类会议，因此，写作能力、组织管理能力、职业技能是从事秘书工作所必须具备的基本能力。另外，秘书在工作中要与各类人物和各种事情打交道，而具备良好的沟通技能，观察分析能力、应变能力能让秘书在繁杂的工作中脱颖而出，成为领导的得力助手，得到领导的赏识和认可，从而为自身获得进一步提升的机会，因此，良好的沟通能力、观察分析能力和应变能力处于秘书工作能力结构中更深的层次。拥有了这样的高超技能，能让一个普通秘书向高级秘书迈进，实现职业生涯的新辉煌。其次，在秘书实际的工作中所运用的工作能力不是某一种简单的能力，二是各个能力之间的有机整合。例如在面对突发事件时，一个表现良好的秘书是在清楚的观察分析局势情况下做出的反应。所以说，对于秘书的工作能力，要结合具体情况，坚持联系的观点，不应该孤立的去看待。

（二）“术业有专攻”——全面把握，重点突出

“通才”与“专才”的争论一直不休，而秘书也面临着这样的问题。笔者认为，秘书应该做到全面把握，重点突出。即在全面掌握秘书所具备的工作能力基础上，重点培养某一方面的能力，深度与广度兼备。秘书可以称之为“杂家”，现代秘书要具有广博的知识。作为辅助领导实施管理的秘书工作具有很强的综合性，其工作的涉及面是比较广泛的，凡是领导会涉及到的工作内容，秘书都会涉及。因此，现代秘书要努力培养自己成为具有广博知识的复合型的通才，以适应其职业特性。而从纵向层次说，秘书要具备从事本职业工作的足够的知识深度，具备从事行业实务工作的广度，做到“术业有专攻”。秘书应该着力培养自身突出的优势能力，形成自己独特的资源优势。

（三）秘书的工作能力是知识、智慧和实践活动的结晶

纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。能力是知识与实践结合的产物，是知识在实践当中得到验证并转化成实际的、经验性的成果而使人类得以掌握并能实际运用的、“活”的知识。现代秘书必须把知识转化为实际能力。知识是停留在书面上的、具有“历史”性的、相对固化、相对静止的成果。使知识转化为实际能力，应该是现代秘书学习知识的出发点和目的。①①谈青.试论现代秘书的知识结构和能力结构[J].中南民族大学学报(人文社会科学版), 2006, 26(6):119-124.此外，秘书要在实践当中积累经验，提高能力。能力是知识与实践结合的产物，知识只有在实践中才能转化成实际能力。如果秘书要培养和提高自己的能力，就要充分重视实践，向实践学习，在实践中学习，在实践中积累经验，在实践中锻炼和提高自己的能力。

三、结论

秘书的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。它是各种知识、智力与实践活动的综合结晶，只有通过努力学习和实践才能形成和发展。发展自身的工作能力是秘书适应职业要求，提高职业水平的关键，是秘书形成良好的自我生态的核心。总之，秘书应该是符合时代要求、具有时代竞争力的人才。在世界经济一体化，国际竞争日益激烈的今天，秘书只有不断地完善自己的知识结构和能力结构，充分提高自己的综合素质，才能不断地适应时代变化，成为一名优秀的秘书。

参考文献

秘书工作能力分析 篇2

高教教学的成功, 除了来自师生的努力外, 离不开教学秘书的工作。教学秘书的工作概括为“上情下达, 下情上达”, 这种工作起着一种“桥梁”式的作用。具体高校秘书的职责包括:

1、上令下达, 要及时准确。

教学秘书要将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定, 原原本本地传达给学院各教研室、各位教师以及全院学生, 使教学工作井然有序。

2、配合主管领导处理日常工作, 使教学、管理合理运作。

每学期开学初, 教学秘书要协助学院领导检查教师上课的到位情况、教师的备课情况, 每学期期中要协助学院领导及专业主任进行期中教学检查、调研, 如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教学方方面面的意见, 再写出详细的期中检查报告送教务处。

3、日常教学管理。

一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这个中心进行, 既实实在在又繁重复杂, 而且应根据教学进度表做到有计划的安排, 不能出现遗漏和差错。

4、各种档案材料管理。

档案资料主要有四类。第一, 教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息。第二, 教学日历、教学进度表、教学课表等, 为学院领导提供日常教学信息, 便于安排听课等教学检查督导活动。第三, 学生名册、学生档案、学生成绩表等, 为学院领导和教师提供学生的全部资料。第四, 过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文, 等等, 作为资料参考和本科教学评估的原始资料。

二、高校教学秘书的职责性质

1、辅助性。

教学秘书主要是从属于领导, 根据系领导每个阶段的工作中心和要求, 安排系里教学工作的具体事宜, 保证各项工作的落实。在实际执行决策过程中, 由于系领导工作忙, 不可能面面俱到对各种情况分清类别是, 亲自处理, 在这种情况下必须依靠教学秘书去适时建议和协助处理。然后, 对布置的工作教学秘书要做好跟踪, 督促各有关人员完成。同时, 收集实施工作时的各种反馈信息, 及时客观地向系领导汇报, 为进一步推进工作的进程, 为系级领导的决策提供依据。

2、专业性。

随着社会的发展, 现代的高校教学秘书都是高学历、高素质的专门人才, 专业知识, 以及计算机应用能力方面要比从前先进得多, 在接受新的管理方法以及运用新的软件和新的管理办法上都比较容易。

三、高校教学秘书的能力培养

1、沟通能力培养。

教学秘书是一个连接上级与下级的纽带, 因此, 有一个和谐的人际关系对心理素质的能力提高是必要。因为一旦有了良好的人际关系, 一方面取得成就时, 能得到大家的肯定, 有归属感和满足感;另一方面, 有了挫折会得到大家的理解用支持, 有安全感和信心感。具体来说建立和谐的人际关系, 教学秘书自己首先要丰富自己的内涵, 个人的品性, 学识, 修养和能力是形成较强的心理素质能力的砝码。

2、知识维度扩展能力培养。

合理的知识结构和广博的学识是对教学秘书知识纬度的要求, 也是教学秘书队伍专业化的基础。教学秘书的工作性质和内容决定了教学秘书必须系统的掌握现代管理科学的知识, 了解一定的教育学、心理学、计算机等知识。随着高校教学管理逐步走向信息化和自动化, 传统的手工管理模式已经不能适应和完成现代教学管理的任务, 更达不到提高管理效率的作用, 因此, 教学秘书必须摒弃传统的管理模式, 掌握一定的计算机基础科学知识和操作技能, 利用计算机等现代管理手段实现教学管理从静态管理到动态管理的转化。

3、综合能力培养。

教学秘书工作不仅具有一般行政管理的特点, 还兼有学术管理的特征。因此, 教学秘书不仅要具备一般行政管理的技能还应具有开展教育教学研究和创新的能力。其次, 教学秘书在完成日常的事务性工作之余, 要善于总结教学管理经验, 开展教育教学研究, 探索教学管理的规律, 创新工作的技能技巧, 提高管理的效率。再次, 教学秘书的自我发展能力也是教学秘书能力维度的一个重要内容。当今社会是知识信息社会, 各种新思想、新方法和新手段层出不穷, 作为专业化的队伍, 教学秘书应不断的学习, 在管理理念和方式方法上做到与时俱进。

参考文献

[1]刘晨凌.关于高校系级教学秘书工作的几点思考[J].科技信息 (科学教研) , 2007, (29) .

[2]赵金艳.浅论高校院系教学秘书的职能与素质要求[J].职业教育研究, 2005, (9)

秘书工作能力分析 篇3

【摘要】高校秘书工作者是高校管理队伍中的特殊人员，在当今社会发挥着越来越重要的作用。本文依据秘书工作的特点将秘书工作总结为“文书员”“会务员”“服务员”“保密员”四项基本角色定位，并就高校办公室秘书的服务能力失衡作出了分析，认为角色认知的结构性失衡、服务对象的结构性失衡、服务事项的结构性失衡是造成秘书服务能力失衡的主要因素，秘书工作者应该通过树立正确的秘书观，回归本职工作，树立大局意识，平等对待工作任务等途径来提升秘书工作水平。

【关键词】高校 秘书工作服务

【中图分类号】G642.3 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）02-0038-02

一、高校秘书工作概况与内涵

1.高校秘书内涵和类型

高校秘书是特指在高校组织机构中辅助领导决策、服务领导并从事撰写文书、处理会务等日常工作的人员，是高校管理中不可或缺的部分。一般来说，高校设有校、院系两级秘书部门。即在学校层面一般设置党委办公室、学校办公室或校长办公室，在院系设置党政办公室、院系部办公室。两级秘书因工作范围和地域的差异，工作职权有所不同，但是秘书的本质是一样的。两处的秘书部门都存在着承上启下的枢纽作用。本文中，侧重探讨学校办公室的秘书工作者。

2.高校秘书的角色定位

高校办公室秘书按照工作职责划分，大致有文字秘书、机要秘书和行政秘书三大类，各司其职，各守其位。

文书员。文书工作是高校秘书的一项主要工作，是最基本、最基础的一项工作，是指秘书人员按照高校相关规定，运用个人经验并结合学校实际起草、校对、签发公文；传阅、处理、反馈公文的签阅情况；归档公文、保管公文等。

会务员。高校办公室承办的会议种类繁多，或直接参与，或间接参与学校各级各类会议。秘书人员一般全程参与会务筹备和会务现场的各项工作，从会场布置、通知参会人员再到会议结束后的会场清理和会议总结材料编写都离不开秘书人员的统筹布置。

服务员。服务领导、辅助决策是秘书人员的重要职能。高校办公室秘书人员是领导背后默默无闻的身影，想领导之所想，虑领导之所虑，为领导撰写演说稿、讲话稿、致辞等，更是领导的参谋、助手，为其出谋划策。这要求秘书人员对全局工作把握精准，对领导想法了解透彻，唯有如此才能更好的做好秘书工作。

保密员。高校办公室秘书与省委、省政府、教育厅等上级职能部门联系密切，时常有文件来往，其中不乏有涉密文件。对于密级文件，高校办公室秘书要尤其注重其保密性，充当好“保密员”的角色。

二、秘书工作服务能力失衡分析

1.角色认知的结构性失衡。

学校办公室秘书，是学校层面的秘书人员，与领导接触频繁，有人常用“领导身边的红人”来形容秘书工作者，系、部工作人员为走捷径，也时常通过秘书打听大小事务。由此，有些秘书心中油然而生一种一人之下，万人之上的微妙优越感，这份优越感使得秘书对自己的工作角色认知出现了偏差，由一个服务者的角色错误的转化成了一个被服务者。久而久之，这些秘书工作者热衷于受人追捧，沉溺于权利攀升，而对自己的本职工作疏远懈怠、敷衍了事。

2.服务对象的结构性失衡。

服务领导是秘书的本职，服务师生也是高校秘书的本职。但是，有些秘书身先士卒、鞍前马后服务领导，却对服务师生淡然对待，造成服务对象的结构性失衡。服务领导，容易取得立竿见影之效，对提干晋升颇具作用；服务师生却收效甚微，对仕途无明显作用。所以，秘书工作者潜意识中倾向于优先服务领导，滞后服务师生；优先满足领导需求，次而满足师生需求。热衷跟着领导走，为领导解决难题，而不愿意为师生解决问题。

3.服务事项的结构性失衡。

高校办公室事务多如牛毛、种类繁多，不同类型的事务由办公室主任分配给不同职能的秘书。有些秘书面对各种工作，打着自己的“如意算盘”，具有自己的行事准则。有些立竿见影见效的工作先干，而需要长效、长期抓的工作便怠慢推诿，造成服务事项的结构性偏差。

三、秘书工作提升途径探究

1.树立正确的秘书观，回归本职工作。

秘书观，是一定社会的人们认识、评价秘书这一工作的基本看法和观点。在别人如何看待秘书之前，秘书工作人员自己应该先树立好正确的秘书观。从自己的工作性质、工作要求、为人处世要求等方面树立自己的行事准则。秘书工作的本职就是服务的工作，应该回归到做好文书员、会务员、服务员、保密员。在日常工作中，要不断提升自己的政治素养，自觉摒弃走后门、托关系的不正之风；要牢固树立科学的人生观、价值观、金钱观，不为蝇头小利而摧眉折腰，不为阿谀奉承而罔顾规则。

2.树立服务大局的意识。

服务大局是高校秘书的重要职能，并不能将服务大局与服务领导混为一谈。有些时候，大局是领导，有些时候大局是师生，有些时候大局既是领导也是师生。秘书工作者，不能因为曲意逢迎服务领导就忘记了大局意识，关键时刻，大局为重才是秘书的正确选择；不能因为一己私欲而影响大局发展，不能因为要在领导跟前大展身手就搞“金鸡独立”，不顾团队合作。在日常工作中，要多以“大局意识”武装自己的头脑，学会与各类人群打交道，处理好各类人际关系以辅助为大局服务。

3.平等对待工作任务，不偏不倚。

秘书工作者看待工作任务，不应戴着有色眼睛，能邀功行赏的任务就主动承接，默默无闻的任务就推诿阻挠，这是严重不负责任的工作态度。殊不知，立竿见影的任务易如反掌，长期潜伏的任务才更能考验心智。对本职工作要恪守规则，树立“秘书无小事”的道理，要耐得住寂寞、守得住清贫，对任何工作任务都一视同仁，不求尽善尽美，但求问心无愧。

参考文献：

[1]章葵.高校秘书队伍建设研究[D].武汉：华中师范大学，2002

[2]张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学院报，2011（4）

[3]侯燕 .我国高校办公室管理问题及对策研究[D].山东：曲阜师范大学2010.

秘书工作综合案例与分析 篇4

案例1: 戴墨镜的客人

这天下午公司秘书正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。秘书马上站起身迎接客人：“您好！请问您是……”“我找你们老板！”客人说着直往里走。于是，秘书对这个不太注意礼貌的不速之客这么说：

a.对不起，老板正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧！b.对不起，先生，请问您贵姓…… c.客人来访，必须登记，这是公司的规定！d.你要再往里闯，我就叫保安了！e.先生，您预约了吗？

请从以上5个选项中找出最合适的回答，并分别说明合理与否的理由。

案例2：

秘书面对紧急事件应当怎么做？应注意什么？

某县工商局办公室谢秘书星期天值班，下午5点，接到一个紧急电话。电话内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理，秘书做好电话记录，思考了以下四种处理办法：

一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办； 二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理； 三是自己立即到现场去做紧急处理；

四是用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。你认为上述四种处理办法那种最妥当 ？其余三种为何不妥？ 案例3：杨秘书错在哪里？

某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同。杨秘书做接待工作兼翻译。史密斯一进门，杨秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了，经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。罗经理与史密斯寒暄的时候，杨秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中拈了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。

罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，杨秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，特别香呢!”罗经理解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。”史密斯说：“刚才那位小姐给我泡茶不是用手抓的吗……”

罗经理转移话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就合同事宜谈了起来，在价格问题上双方争执不下。最后，罗经理说：“我按最低价格打九折给你。”史密斯沉思着，杨秘书接口：“我们已经给你成本价了，你应该接受了，你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？”

史密斯听了，耸耸肩，说了声抱歉，拔腿就走。

望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：“好好的一笔大生意，都让你给搅了!”

杨秘书茫然不知所措：“经理，我不是一直在帮你吗？怎么会是我的错？”

思考题

1．合同没有谈成，真是姜秘书的错吗？她错在哪里？ 2．作为秘书兼翻译，姜秘书的角色意识应该是怎样的？ 3．在这种场合秘书应该怎么做？案例4：部门经理之间的矛盾

李明是公司销售部总经理，刘峰是市场部副总经理。早先他俩都在销售部工作，而且是搭档。但两人的工作作风完全不同，李明大刀阔斧，刘峰则精益求精。两人的性格差异也很大，再加上一些个人恩怨，因此两三年来他们一向不和，这在公司里是公开的秘密。

老总刚从集团总部调来不久，想打开欧洲市场，准备派李明和刘峰去参加下个月在莱比锡举办的国际博览会，同时考察欧盟市场。秘书在帮老总起草文件时，无意中知道了老总的这个想法。面对这种情况，秘书应该怎么办？现在秘书有以下几种选择: a.如果老总问起派他们两人带队去欧洲是否合适，秘书就说自己不清楚。b.主动向老总报告:听销售部的于娜说，刘峰与李明曾经在公司食堂动手打过架。

C.如果老总问刘峰与李明的关系如何，就说他们两人因为性格等方面的原因，在工作中确实有些矛盾。

d.如果老总不问，就不说这件事。

e.如果老总问自己，就说他俩性格有些合不来，但并不影响他们一起带队去欧洲。

你认为秘书哪种选择比较适合，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

案例5：小王该不该负此责任？

一天，主任召集协助分管文秘工作的副主任、秘书和文书召开会议，严肃地通报了本机关丢失一份军级文件的情况，要求秘书和文书说明原因，查找工作漏洞，并为此承担后果责任。

照常规，小王作为本机关秘书，自然有着不可推卸的责任，问题是本机关收传文件只经过机要员、文书和分管文秘工作的副主任，从不经过其他秘书之手，因此，机关每天收到多少文件、什么文件，作为秘书的小王是一概不知的，3 如此由他来负责岂不冤枉。

那么小王应当怎样对待这件事？办法有四个：

其一，据理陈词，说明此事与己无关，应按职责分工确定负责人。其二，不予理睬，只管干好本职工作，不能接受不明不白之冤。其三，承担责任，代人受过，把全部过错都揽在自己身上。

其四，帮助有关人员分析原因，总结教训，制定改进措施，并承担一定的责任。

小王应该选择哪一种处理办法呢？为什么？

案例6:上司会谈超时

根据昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今天上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题;十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点 一 刻，海洋公司的李总已经到了，秘书请李总在会客室稍等，自己以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到，可老总一点反映也没有，似乎完全忘了另有约会。到十点四十分钟，见李总等得有些不耐烦，秘书又来到老总办公室，给老总递了一张纸条，纸条上写道: a.“老板，李总已到。您已超过30分钟了!” b.“老板，李总已到。还让李总等多久?”

c.“老板，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了!” d.“老板，李总已到。您去接待李总吧，刘总我来接待。” e.“老板，李总已到。我怎么向他解释?”

对于以上几种选择，你认为哪种比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。案例7：小玲应该怎么做？

这是一家通讯辅助设备制造公司，这天老板终于得到了与本地移动通讯公司老总见面的机会，约好晚上一起吃饭。下午，老板就晚上见面的事与秘书商量工作。

“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，我原准备让研发部的刘奇今晚一起去，但他太书生气，不会喝酒。除了销售部的王涛，你看今晚还派谁去比较合适？”老板兴致盎然地征求秘书小玲的意见。

“对不起，我不太清楚，你是老板你定吧！”小玲诚恳地回答。听小玲这么一说，老板兴致陡降，只好转移话题。他指着移动公司的宣传样本说：“这个上面的SP（注：指内容提供商）这两个英文字母，它到底是什么意思？”

“不好意思，我是学中文的，我也不知道这SP是什么意思。”小玲实事求是地回答。

“好吧，你出去忙吧！”老板明显地不高兴。

请思考：

1.小玲的问题出在哪里？ 2.小玲应该怎么做才比较适当？

3.平时你遇到这类问题一般是怎样处理的？

案例8：公文评改

原文：

中国人民银行××市支行

关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告

省分行：

4月17晚，X X地区出现了一场历史上罕见的大冰雹，闽江沿岸的乡镇同时发生洪水，灾情严重。经初步调查，X X乡农田受灾3肋00多亩，小麦、油菜、秧苗、地瓜苗等作物损失达100多万元，群众个人损失也很大，特别是X X、X X乡灾情尤其严重。灾后，行、乡干部在各级党委领导下，深入灾区了解灾情，并发动群众，发扬自力更生精神，生产自救；同时，为了协助村组及时，恢复生产，完成春播任务，安排好村民生活，我们采取了下列措施：

1．对群众恢复生产所需的资金，本着自力更生为主的精神，凡确有困难的，先从现有农贷指标中贷款支持。

2．对于村民中受灾严重的困难户，由信用社适当贷款，帮助角决吃饭睡觉的问题，以安定生产情绪。到4月23日止，此项贷款四个信用社已贷出X万元。

由于这次灾情过于严重，集体和个人损失都很大，要求短期内恢复生产有一定困难，仅靠正常农贷指标解决不了问题。村民贷款如果都由信用社发放，信用社也负担不起，即使勉强支应，也会影响正常的资金周转。为此，请分行下达专项救灾贷款指标X X万元，以便支持灾区迅速恢复生产。

以上报告，请批示。

2008年5月20日

案例思考

1.这是一篇上行公文，请分析其主要优缺点。2.请根据你对该文缺点的分析，对其做具体修改。

综合案例参考答案

案例1 本题的标准答案是c。

选项a不合适, 因为在没有弄清客人的身份和来访目的之前, 秘书不该向对方透露本公司领导人的任何信息。从另一方面考虑, 如果客人来访是为了通报某种机密, 也不适合对秘书说。

选项b也不合适。对于一般的来客,秘书请他作自我介绍和填写登记表是对的。但是,这个客人的行为举止“ 不一般”, 要求他登记实际上带有强迫的意味, 是对客人的不尊重, 所以不太合适。

选项d 也非常不礼貌。上门之前应当预约是一般的礼节, 但是客人已经上门了, 就不该用冷冰冰的态度对待了。

选项e 明显不对。除非对方已经对公司构成某种威胁, 秘书才可以叫保安, 否则就是对客人的不尊重。所以, 这一做法有损公司形象。

选项c 之所以合适, 是因为秘书再次请客人作自我介绍, 不仅很有礼貌地阻止了他往里闯, 而且给了客人一个改正自己鲁莽无礼行为的机会。只要对方还有起码的教养, 他会停下来作自我介绍。

读者视点: 选项c 比较合适。秘书的接待工作主要是筛选来访者信息, 分清权限, 分别处理, 尽可能满足来访者的要求, 同时排除各类来访对上司的干扰。如果陌生人要求见上司, 秘书不能毫不阻拦, 这会让来访者无所顾忌, 不仅影响上司的正常工作, 而且可能使来访者看低你所在的企业。所以, 面对戴墨镜的客人的举动, 秘书应采取挡驾策略, 先弄清来访者的身份和来意, 同时注意自然得体地予以接待。

案例2：

谢秘书宜采取第四种办法。

具体做法是：先给出事现场附近的直属单位工商所打电话，请他们派人去保护现场，并妥善保护好伤员；给县医院打电话，请他们立即派救护车去现场抢救伤员，并请外科住院部作好抢救伤员的准备；给交警队打电话，请他们立即派人去现场处理事故；最后，打电话给局领导，汇报事故情况及自己处理的情况。此外，秘书在紧急时刻要坚守岗位，随时关注事态的发展，并协助领导做一些联络事务。

案例4：

本题的标准答案是C。

选项a不合适。对于秘书来说，远离公司管理人员之间的是非恩怨，这是对的，这是秘书做人的一条原则。但是，当老总问起有关问题时还明哲保身，对一件“公开的秘密”装聋作哑，不以公司利益为重，则是一种不负责任的行为。这样的秘书不配称为“上司的助手”。

选项b则走向了另一个极端。为上司收集信息是秘书的一项主要工作，但提供信息既不能掐头去尾，更不能添油加醋，所以，“道听途说”中的“打架”事件就不适合汇报。

选项d也不适合。两位经理之间有矛盾，这是事实，但如果没有上司安排他们去欧洲的计划，秘书的确没有必要主动汇报。上司每天要处理那么多的信息，如果再把管理人员之间的个人纠纷汇报上去，无疑是对上司的“信息污染”。然而，当得知上司的安排后，这种“鸡毛蒜皮”的事就不再无足轻重，它可能影响欧洲考察的实际效果。所以，此时的知情不报就是一种不负责任的行为。

选项e错在秘书擅自替上司作判断。让上司了解两位经理性格不合，这样做没有错，至于会否影响欧洲考察，应该让上司自己判断。上司最反感越俎代庖、自作聪明的下属，所以，一般情况下，秘书只需告诉上司“1+1”这个事 实，结果是2还是10，应由上司自己判断。

本题的关键是:只有对上司的决策有用且必需的那些情报才能称之为“信息”

案例5：

小王应该选择第四种办法。

军级文件是省军级以上领导干部方能阅看的机密文件。秘书身处文件收发的窗口?有时会直接接触到这类文件，因此，发生军级文件丢失事件，秘书对此负责也是理所当然的。但是，由于军级文件有其严格的传阅范围，加之按职责分工，秘书又不具体负责文件运转和文件管理工作，在这种情况下，作为秘书，如何对待领导的批评，确有一个如何选择的问题。

如果选择第一种方法，显然是把主要责任推向副主任和文书两人，这样做的结果是造成秘书与上下左右关系的恶化，不利于今后工作的开展。如果选择第二种方法，只能说明秘书事不关己、高高挂起的处世原则，有失秘书的身份。如果选择第三种方法，把责任全部承担过来，不利于责任人吸取教训、改进工作，显然不可取。

只有采取正确、科学的态度，一方面积极协助有关人员分析危害，查找症结、研究补救措施；另一方面主动承担一部分责任，分散焦点，有助于责任人稳定思想，坚定干好工作的信心和决心。因此，采取第四种方法才是明智之举。，小王正是采取了这一正确的处理办法，才进一步赢得了同志们的信赖和钦佩，使上下左右关系协调，工作顺利开展。

案例6：

本题的标准答案是b。

选项a和选项c的做法似乎只是在提醒老总，实际上包含了对老总谈话超时的不满。的确，职场规则要求守时，但是老总为了某种需要，有意多陪刘总聊聊，以便建立更融洽的关系，这样的情况也是有可能发生的。在这种情况下，秘书不能对老总的做法有所抱怨。选项d明显错误，因为秘书无权要求上司如何如何做。

选项e也不合适。其一，老总谈兴正浓，不可能给秘书什么指示;其二，秘书不应该将如何向客人作出解释之类的问题上交给上司。

选项b之所以合适，是因为秘书较妥当地履行了助手的职责:一方面适时提醒老总接下来还有约会，另一方面又把选择权交给了老总，自己只是执行者。

本题的关键是:秘书一定要把选择权留给上司。

案例7解析：

随着市场竞争越来越激烈．上司面临的压力也越来越大.对自己助手的期望值也越来越高。因此,秘书应书尽可能地提高自己的能力，以满足上司的工作要求。从这个角度看，作为老板的助手，小玲不清楚公司几个高层管理人员的酒量，甚至看不懂主要客户的样本，不能不说是一种失职。如果说要求秘书“百事通”并不现实，这种失职还是可以原谅的，那么，当老板向自己征询意见时用“不知道”来应对，而不是积极采取补救措施，比如“我去查一下”或“我去问一问”，那就不可原谅了。

小玲的问题在于她安于现状，没有积极利用自己的职务优势充实和提高自己。优秀的秘书一定会利用自己的职务优势，突破工作的束缚，逐步开阔自己的视野，从整个公司运营的角度来观察问题，像上司一样地思考问题。

上司不可能将所有的工作要求都向秘书一一地耳提面命，所以，秘书必须自己在工作中体悟，学会利用自己的职务优势来收集与工作相关的信息。第一，对于自己经手的各种文件和资料都要仔细阅读和琢磨。第二，留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话。第三，留意一切媒体(网络、报刊等)中有关本行业的信息，遇到不清楚的问题就向同事请教。只要做到了这几点，就能基本了解公司的运营状况和上司的工作重心。通过日积 月累，工作视野自然开阔，就能做到想上司所想，急上司所急，与上司在工作中形成默契，自然而然成为上司的得力助手。

案例8：公文评改

这是一篇请求上级给予批准的上行公文，成功之处有两点： 1．情况叙述简明，语言较精练。本文陈述的情况，包括受灾情况、工作情况两个部分。第一段前半部分是受灾情况；工作情况包括第一段后半部分和第二、三两段。作者对受灾的叙述比较简要，采用了概述的方法。对于工作情况的叙述，先概述后详述，对工作过程采用概述的方法，对所采取的措施，则采用了详述的方法。这样，不仅反映了全貌，而且突出了重点。

2．理由充分，要求合理。本文所提出的理由与要求，是在上述实际情况的基础上形成的。文中所提到的“这次灾情过于严重，集体和个人损失都很大，要求短期内恢复生产有一定困难，仅靠正常农贷指标解决不了问题”这段话，既简要，又切实，是有根据的。因此要求省行增拨专款予以支持，就是顺理成章的事情了。

但它不是一篇规范的公文，其存在的主要问题有3个方面: 1.文种选择错误。从该文的标题和结尾看，撰写者请示、报告不分，错误地选用了报告文种。从行文宗旨看，因需上级批复，应属于“请示”，并非“工作报告”。标题应将“报告”改为“请示”，并把前面的“申请拨给”改为“增加”；结语“以上报告，请批示”，可改为“以上请示妥否，请批复”或“当否，请批复。”

2.段落和层次有问题。原文第一自然段既包括受灾情况，又包括工作情况；而第一自然段后半部分和第二、三自然段均是工作情况；且第一自然末尾“我们采取了下列措施”一句之后，分段标项11 进行了阐述。这不仅在结构布局上不尽合理，而且突出了采取的措施，也不符合“申请专项救灾贷款指标”这一行文主旨。最好把全文分成三段；一段是受灾情况，一段是工作情况，一段是理由和请求；而且将两条措施前的标项序号去掉。这样，才会使人清晰地感到反映此文主旨的是最后一段，前两段情况的叙述和说明均是为最后一段“提出请求”服务的。

3.语言和文字有毛病。

①“特别是X X、XX等乡灾情尤其严重”：“特别”和“尤其”是意义相同的程度副词，在一个句子中不宜同时使用，可去掉一个。

②“发扬自力更生精神，生产自救”：“生产自救”前面应加一个动词做述语，改为；“发扬自力更生精神，进行(或开展)生产自救。”

③“对村民恢复生产所需的资金，本着自力更生为主的精神，凡……支持”一句欠通顺，可在“精神”后加“解决”二字，逗号改为分号。“支持”最好改为“扶持”。

④“帮助解决吃饭睡觉的问题”：“吃饭睡觉”多用于口语，在公文中显得语不得体。可改为“帮助解决食宿问题。”

⑤“由于这次灾情过于严重，集体和个人损失都很大，要求短期内恢复生产有一定困难，仅靠正常农贷指标解决不了问题。”这句话若修改几处，则更好些：一是“由于”的后面缺少配对使用的关联词语，可在“仅靠正常农贷指标……”一句前加上“因而”；二是“要求短期内恢复生产有一定困难”，可改为“在短期内恢复生产有一定困难”；三是“解决不了问题”，可改为“难以解决问题”。

⑥成文时间应改用汉字表示。3.改稿：

中国人民银行××市支行 关于增加救灾专项贷款指标的请示

省分行：

2002年4月17晚，××地区出现了一场历史上罕见的大冰雹，闽江沿岸的乡镇同时发生洪水，灾情十分严重。经初步调查，××乡农田受灾38000余亩，小麦、油菜、秧苗、地瓜苗等作物损失达100多万元，群众个人损失也很大。其中，××、××乡灾情尤为严重。

灾后，行、乡干部在各级党委领导下，深入灾区了解灾情，并发动干部群众，发扬自力更生精神，开展生产自救。同时，为了协助村组及时恢复生产，完成春播任务，安排好群众生活，我们采取了积极措施：一是对群众恢复生产所需资金，本着自力更生为主的精神解决；确有困难的，先从现有农贷指标中贷款扶持。二是对受灾严重的困难户，由信用社适当贷款，帮助解决食宿问题，以稳定生产情绪。到4月23日止，市郊四个信用社已贷出此款X万元。

由于这次灾情十分严重，集体和个人损失都很大，在短期内恢复生产有一定困难，因而仅靠正常农贷指标难以解决问题。村民贷款如果都由信用社发放，信用社也负担不起，即使勉强支应，也会影响正常的资金周转。为此，请分行增加救灾专项贷款指标X X万元，以便支援灾区迅速恢复生产。

当否，请批复。

(印章)

秘书工作能力分析 篇5

次担任秘书工作,直接从事公文写作工作。在《毛泽东

选集》1-4 卷的159 篇著作中, 属公文的108 篇, 占

基本功

一个称职的秘书,必须具有一定的综合能力,包括 运筹能力、办事能力、调查研究能力、文字表达能

力

等。其中文字表达能力是最重要、最基本的。可以这么

说,文字表达能力是秘书工作人员的基本功,是“看家”的本领。因此, 对于秘书来说, 认真学好文秘写作, 努

力提高文字表达水平,是十分重要且不容忽视的。那么,怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?主 要应注意以下几点:

一、要端正态度,培养兴趣,自觉学好文秘写作

(一)端正态度。写作,是一种复杂、精细的精神生

产,是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动,决不是

轻而易举、一蹴而就的事情。不管干什么事情,必须有

正确的态度和浓厚的兴趣, 这样才有动力, 才乐于去

干,并想方设想法去把工作干好。文秘写作也是如此。

美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势———

改变我们生活的十个新方向》一书中指出:“在工业社

会向信息社会过渡中, 有五件‘最重要’的事情应该记

住, 而其中的一件就是: 在这个文字密集的社会里, 我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。

这里所说的‘读写技能’, 首先就是足以应付日常工作

和生活所需的写作能力,也就是应用写作能力。”秘书

人员在为领导提供情况、协调实施、处理日常工作等方

%。在108 篇公文中,有会议讲话、报告43 篇,指

示篇,决议、决定10 篇,命令、训令3 篇,通报、通知、布告7 篇,书信1 篇。由此可见,从革命战争年代我党 就十分重视公文写作工作。

(二)培养兴趣。爱因斯坦说过: 热爱是最好的老

师。在实践中我们一定要变被动为主动, 变“要我学”

为“我要学”。培养对写作的强烈责任感和浓厚兴趣,热爱写作,热爱到“忘我”、“痴迷”的程度,乐此不疲,如

饥似渴地去钻研, 废寝忘食地去琢磨, 持之以恒, 锲而不舍,这样才能学得好,才会不断地取得进步。

二、借鉴优秀作品,学习文秘写作基础知识

(一)掌握规律。提高写作水平, 到底有没有“秘

诀”?我们的回答是否定的。那么, 写作有没有规律可

循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。任何事物都有

其内在的必然联系即规律性, 任何物质产品和精神产

品的制作都有其特有的方法和技巧, 写作当然也不例

外。那种认为写作无规律可循、没有什么理论的观点,是唯心主义不可知论的反映,完全站不住脚。古人说:

“写作无秘,故作文要有道”“, 定体则无,大体须有”,这

种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材, 就是前人文秘写作经验的科学总结, 就是揭示文秘写

作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的 理论。

(二)多读范文。要提高文秘写作能力,还应有意识

地选读一些范文, 以作借鉴。鲁迅说过:“凡是已有定

评的大作家,他的作品,全部都说明着‘应该怎样写’。

只是读者很不容易看出,也就不能领悟。”巴金谈到阅

读与写作的密切关系时也曾说:“读多了,读熟了,常常

可以顺口背出来,也就能慢慢地体会到它们的好处,也

就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。”但我们也应

认识到: 读书是读他人之书, 作文是作自己之文;借鉴

只是从中汲取营养,经消化后成为自己的东西;而不是

生搬硬套,模仿抄袭“, 依葫芦画瓢”。

三、勇于实践,坚持多练多改

(一)勤于实践。写作是一种技能,技能的提高要靠 实践。实践出真知。立足于多写多练,这是提高写作能

力最有效的途径。如果只读不写或少写, 那就会眼高

手低, 所学到的知识, 将无用武之地, 写作水平就会止

步不前。清人唐彪深有体会地说: “多读乃藉人之功

夫,多做乃切实求己功夫;其益相去远矣。人之不乐多做者, 大抵因艰苦费力之故;不知艰难费力者, 由于手

笔不熟也。若荒疏之后作文艰难, 每日即一篇半篇亦

无不可;渐演至熟,自然易矣。”天道酬勤,勤能补拙。只有勤学苦练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如,真

正学到本领。

(二)勤于修改。作为文秘人员, 多写多练固然重 要,但每次拟稿时,还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改

符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规

如何提高秘书写作能力 篇6

写作能力是秘书的一项基本素质，也是衡量秘书工作的重要标准。如何提高秘书写作能力，本文拟谈一孔之见。

一、注重写作基本功训练。秘书写作能力的高低决定着服务质量的好坏，而写作能力的关键在于基本功。综合起来讲，基本功可用“听、读、记、写”四个字来概括。“听”，就是认真听取领导讲话主要精神，把领导的工作思路、工作经验、具体要求记录下来；认真听取各部门领导的汇报，把各部门的基本情况、工作进展情况、存在的问题和工作建议记录下来；认真听取侧重服务的领导、办公室领导和分管领导关于起草文件、报告的要求、思路并记录下来，必要时可征求一下其他秘书的意见。“读”，就是多阅读报刊杂志，从中了解和掌握国家的方针政策、各地区落实方针政策的具体措施；多阅读上级重要文件和领导讲话，充分把握上级的有关要求；多阅读本地区领导的重要讲话，掌握本地区经济和社会各项工作的思路、重点及具体工作措施；多阅读部门领导的调查报告、情况反映和有关信息，深入了解掌握各部门的实际情况、存在问题、工作打算。“记”，就是做好会议记录、学习笔记，关键是要把主要工作的思路、措施和取得的成效牢记在心，把各项主要经济指标完成情况及原因熟记于心，为起草文件和讲话打基础。“写”，就是起草文稿的过程。在写作基本功中，听、读、记是基础，都是为“写”

服务的。想写好，首先要学会定思路，也就是定提纲，这是写作的关键。公文写作同文学创作有很大区别，不同的文种都有固定格式，这适用于国家确定的15个文种，在起草领导讲话、汇报材料、发言提纲时，虽然也有一定格式，但不是固定不变的，要根据会议要求，领导意图和实际工作需要而定。其次要注重内容的选取。总结时要客观真实、全面详细，多用数字和事实说话；分析时要准确、有针对性和前瞻性；部署时要符合实际，有可操作性和科学性。再次要灵活运用语言文字。“公文不是无情物”，文稿的语言有别于文学创作，但同样需要活泼生动，形象鲜明，富有文彩。适当运用名人名句、成语典故、经典论述、民间俗语和修辞手法，可以增强文章的表现力。同时，注重运用好“全面”、“部分”、“最好”、“一般”等程度用语，切忌以偏盖全，失去准确性。

二、注重改进提高写作能力的方法。从“小”法，刚从事秘书工作的同志，由于对工作不熟悉，必须从小的文章写起，先写信息、消息、情况反映、内容摘要等小文章，然后由简到繁，由粗到细，由少到多，每天坚持写。综合法，秘书的主要职责是搞综合，学会综合各部门的基本情况，综合领导的工作思路，从一个部门、一个产业、一项工作开始综合，先撰写调查报告，了解情况，在此基础上学会分析问题，重点是提出合理化建议，然后是起草各种讲话、汇报、署名

文章、情况分析等综合性文稿。冷“处”法，也称冷静处理法。文稿初成后，由于思维已成定势，马上修改肯定没有效果，如果时间允许，可以先放一放，让初成后的喜悦冷却下来，再拿出来修改，以第三人的角度和清醒的头脑重新审定思路、内容和语言，会有意想不到的效果。讨论法，三人行必有我师，集体的智慧是无穷的。再好的材料也有缺点和不足，都有需要不断修改和完善的地方。通过集体讨论，找出存在的问题，提出修改意见。实践证明，这种方法是通用的，也是最有效的方法。珍藏法，珍藏精品，将写得好的文章保存起来，主要是珍藏领导的修改稿和各种文种的精品。压减法，文章贵于精，公文亦如此。作为秘书人员要多在“文字精练”、“篇幅短小”上狠下功夫，起草公文时，要开门见山，直陈其事，不断锤炼语言文字的表达能力。

三、注重良好写作习惯的养成。习惯成自然，良好的习惯决定能力提高的快慢，写作能力的提高与良好的写作习惯是分不开的。概括地讲，良好的写作习惯主要有：一是多写。俗话说，勤能补拙，许多秘书都有这样的体会，“常看胸中有本、常写笔下生花”，写作能力来源于日积月累，笔耕不辍。二是勤思。就是所谓的“悟”。秘书人员作为协助领导工作的参谋助手，是贯彻执行党的路线、方针、政策的一支骨干力量，写东西时必须对工作进行战略的、全局的思考。多思才能“思风发于胸臆、言泉流于笔端”。所以在日常工

作中，发现问题，就要认真思考，找出问题的症结，提出解决的办法，养成勤于思考、善于思考的好习惯。三是善

秘书工作能力分析 篇7

高校教务秘书的工作重要性众所周知, 教务秘书执行具体教学管理事务, 是教学活动组织安排的直接参与者。教务秘书作为教学管理队伍的第一线管理人员和执行者, 它贯穿于整个教学的全过程, 是教学管理中的统领者, 对维护高校良好的教学秩序和高质量的教学工作起着举足轻重的作用。然而现实中的高校教务秘书工作却是一项苦闷的, 劳累的, 不被看好的工作, 造成这种情况的原因有主观的, 也有客观的, 这里主要从主观原因进行分析。

一、高校教务秘书主观能动性发挥现状

(一) 按部就班, 完成日常教学管理工作

教务秘书从事高校教学管理工作都是周期性工作, 每个学期分为期初、期中、期末。期初主要工作有教学开课情况准备检查;期中主要工作有教学资料检查, 学生座谈会, 教学质量评价;期末主要工作有期末考试, 下期教学任务安排, 教材征订, 成绩录入, 资料归档等。因此教务秘书工作非常有规律性, 每个学期都重复如此。高校教学管理工作通常归教务处统筹, 教务处通过OA办公系统发布通知开展日常教学管理工作, 教务秘书进OA系统下载通知, 然后按照通知要求上传下达文件, 接下来就是催办任务落实, 完成任务, 最后按照通知要求整理形成文件上交教务处。现在大多数在岗的教务秘书工作方式基本就是这个固定的办事流程, 每学期按部就班完成教务处布置的工作任务, 久而久之就会感觉到工作很枯燥、苦闷, 落实工作任务就流于形式, 应付。

(二) 任劳任怨, 一律按照文件指示工作

教务秘书在上传下达文件, 催办落实任务过程中, 往往碍于行政命令, 必须严格执行文件。按照文件要求, 催办工作。教务秘书催办过程中往往夹在上级与下级中间:上级与上级之间意见不统一;上级与下级不和谐;下级抱怨工作重等待。为了完成工作, 教务秘书经常做和事人, 两头讨好, 任劳任怨, 迂回曲折按照文件指示完成工作, 久而久之就会产生感情疲惫, 麻木工作。

(三) 埋头苦干, 年复一年默默地工作

教务秘书作为教学管理队伍的第一线管理人员和执行者, 工作内容繁杂, 工作量大, 忙字当头, 从开学前一周一直到期末考试结束后一周, 没有一日空闲的, 而且教务秘书工作很琐碎, 日常工作都是协助、服从、传达、整理性的工作, 很难量化, 一年到头都没有时间考虑自己的事情, 更不用说教务秘书工作业绩之类的了, 从而造成教务秘书整天埋头苦干, 年复一年默默无闻地工作, 毫无晋升机会和空间, 甚至连晋升意识都无法考虑。

二、高校教务秘书发挥主观能动性途径

(一) 积极主动做事, 统筹兼顾

现实中的教务秘书工作繁杂, 任务重, 直接按照通知任务做事, 按部就班地完成工作, 是没有空余时间的, 可能还要加班加点才能完成, 把自己搞得很疲惫, 压力很大, 整天很忙的样子。如果教务秘书积极发挥主观能动性, 积极主动做事、统筹兼顾做事, 心、眼、手、脚、嘴都要勤, 人勤快, 做事自然也快很多, 形成良性循环, 那么工作起来就会得心应手。

(二) 开心快乐做事, 营造轻松愉快工作氛围

教务秘书处于教学管理中间环节, 上接学校管理部门、学院领导, 下接院部教师、辅导员、学生, 人员接触面广, 处理日常工作免不了和他们打交道。如果教务秘书积极发挥乐观向上, 开心快乐做事的主观能动性, 经常保持身、心愉快, 乐于接受工作的态度, 就会在自身周围营造出轻松愉快的工作氛围, 经常保持微笑的服务态度, 那么工作起来也会顺畅很多。

(三) 创新思考做事, 完善和简化工作流程

现实中的教务秘书习惯于按部就班, 按照固有思维习惯和行动习惯做事, 缺乏灵活性。如果能积极发挥主观能动性, 创新思考做事, 不断完善、简化工作流程, 优化办事流程, 那么工作效率就会提高很多, 工作质量也很高, 那么节省下来的时间, 教学秘书就可以用于学习提高自己。

三、积极发挥主观能动性对教务秘书提高工作能力的显著作用

(一) 积极主动做事, 有助于从行动上接受工作

教务秘书积极发挥主观能动性, 积极主动做事, 突出主动做事, 眼, 嘴, 手, 脚, 都要勤, 有助于从行动上接受工作。一个勤劳的教学秘书会尽早安排工作, 完成工作, 从而提高工作效率和能力。

(二) 开心快乐做事, 有助于从心理上接受工作

教务秘书积极发挥乐观向上, 开心快乐做事的主观能动性, 有助于从心理上接受工作。开心快乐做事, 突出身、心愉快, 主动营造快乐工作气氛, 乐于工作, 热爱工作, 从而提高工作质量。

(三) 创新思考做事, 有助于从思想上接受工作

教务秘书积极发挥创新思考做事的主观能动性, 有助于从思想上接受工作。创新思考做事, 突出事前考虑, 周密思考, 完善和简化工作流程, 优化办事流程, 从而提高工作效率。

四、结后语

教务秘书工作虽然繁杂, 任务重, 但是通过自身积极发挥主观能动性:积极主动做事;开心快乐做事;创新思考做事, 用积极乐观向上的态度对待工作, 不但有助于提高教务秘书工作能力;同时积极发挥主观能动性亦有助于教务秘书提升个人素质。

参考文献

[1]李霞, 史亚琴兰, 顾卫标.论高校教务秘书应具备的七种意识[J].兰州教育学院学报.2012年 (12)

[2]于杰.提高职校教务秘书工作效率的方案探究[J].文教资料.2014年 (23)

秘书工作能力分析 篇8

关键词 ：教学秘书 问题 角色定位 对策

一、高校教学秘书工作的现状和存在的问题

1.教学秘书工作没有受到充分重视

当前高校教学秘书队伍的一个现实是，许多高校高度重视师资和科研队伍的建设，对于教学管理部分领导和教师认为仅仅是打电话、签收文件、排排课、管管成绩、安排考试、整理资料等一些简单的事务性工作，对教学管理更是抱有只要不出教学事故就行的态度。从而导致教学秘书无论在职称、职务、评奖、学习、培训等方面都比同学历的教师机会少，例如四川某高校在教学环节方面每年度会评“教学十佳”、“优秀教师”、“优秀实验员”“优秀辅导员”，而在教学管理方面没有设置任何优秀评定；并且教学秘书没有评定职称的机会，导[FL）]

致大部分教学秘书在工作了7、8年后还是初级职称，工资水平一直处于最低水平。这样严重挫伤了教学秘书的工作积极性，造成队伍不稳定，一些高学历、能力强的教学秘书转为教师、辅导员或调出高校。

2.知识结构单一，学历层次和技术职称偏低

下面以四川某高校为例，从2013年6月调查结果来看，教学管理队伍现状颇令人担忧。如年龄结构：35岁以下、35-50岁、50岁以上所占比例分别是51%、47%、1%，学历结构：博士仅占0%、碩士仅占16%、本科占60%、大中专及以下占24%，职称结构：正高占0%、副高占5%、中级占45%、初级及无职称者占50%。由此我们容易发现大多数教学秘书的学历在本科及以下，技术职称多在中级及以下，并且近年来招聘越来越多的编外人员做教学秘书。教学秘书既要参与教学计划的修订，教学任务的安排，教学过程的监督和管理，还要协调教师和学生解决各种问题。因此，专业不对口、学历和职称偏低的现象决定教学秘书很难更好地履行职责。

3.教学秘书的工作程序不规范

教学秘书在行政上属于院（系），在业务上却从属于教学管理部门（教务处），直接接受教务处安排。为此教学秘书工作经常陷入重复交叉的“两难”境地。再加上对教研室、教师和学生的临时性服务工作，使教学管理工作经常处于临时的应急状态，没有计划性和规范性。例如，监考教师在监考的时候没有按时监考，我们的教学秘书不能发挥基层管理者的管理智能，而只有充当“救火员”的角色顶替监考，由此来避免教务处督导的巡查，保证学院的教学管理环节没有教学事故。

4.管理知识和专业知识缺乏，教学管理方法陈旧

教学管理的主要任务是研究教学及其管理规律，改进教学管理工作，提高教学管理水平；建立稳定的教学秩序，保证教学工作的正常运行；研究并组织实施教学改革；努力调动教师和学生教与学的积极性。教学秘书想要顺利的开展这些工作，既要有教学管理知识又要有所在院系的专业知识，但是大多数教学秘书不是教育管理专业出身，不懂教学管理的相关知识，还有的虽然是教学管理专业毕业，但不懂所在院系的专业知识，还有一些教学秘书仍停留在事务型、经验型的管理层面上，教学管理方法陈旧，只习惯于上传下达、被动接受任务，工作上缺少创造性、积极性和科学性。

二、教学秘书的角色定位和工作任务

教学秘书是高校基层教学单位最直接的教学管理人员，是学校教务部门和院系教学主任的得力助手，是联系教务处、各学院、院系领导、教师、督学专家和学生之间的纽带，在教学工作中有着不可替代的作用。概括起来，教学秘书的角色定位和工作任务主要有：

1.教学秘书是服务者

这是教学秘书的基本职能，教学秘书要树立“立足本职、开拓创新、服务至上”的理念，具体体现在为教学、科研服务；为全体师生服务；为领导决策服务。主要是通过学籍管理、成绩管理、考务管理、教学运行的监督管理、日常教务工作管理、教材的征订和发放管理、教学档案管理等工作得以实现。

2.教学秘书是基层管理者

教学秘书是院系教学管理的基层管理者、信息反馈者。一是协助院、系分管领导对教学工作的一般运行进行管理。如对教师调停课的管理、辅导答疑的管理、听课的管理、教学计划的管理等。二是教学质量的保障和监控管理。广泛收集来自学生评教、教师评学、同行互评、教学督导专家和信息员的信息，对教师的教学质量进行全面调查管理和评议，协助院系领导对教学运行的全过程实施全程质量管理。

3.教学秘书是沟通协调者

教学秘书在具体的工作中，既要面临教务处、院系领导、教师和学生等多层面的协调工作；也要涉及到与各教学部门、与有关职能部门之间的协调。具体来讲，既要及时准确的完成教学管理部门和院系领导下达的工作任务，又要客观及时的将教学过程中的一些情况反馈上去。还要做好领导与教师、教师与学生之间的沟通协调关系。例如，每学期要根据教学计划的要求落实各个环节的教学任务，负责教师教学任务书、教师课表、学生课表等相关协调工作；协调课务安排与变动事宜，并及时将课务安排与变更情况通知任课教师和学生；负责选课、考务工作中教务处、各学院、师生之间的协调工作等。

三、对解决教学秘书工作中存在问题的一些思考

为了保障高校教学秘书队伍的稳定性，保证教学工作正常进行，维护良好的教学秩序。笔者针对目前高校教学秘书工作的现状及存在的问题，提出了以下几点对策：

1.重视教学秘书工作，调动教学秘书的工作积极性

学校应明确教学管理在学校管理中的重要地位，各高校应使工作在不同岗位的人员都能够得到相当的待遇，坚持公开、公平、竞争、择优的用人原则和合理的教学秘书人员进出机制。根据工作中的表现，给予教学秘书评优、升职和相当的评职称机会。由此来调动教学秘书工作的主动性和积极性。

2.加强学习，提高教学秘书的专业能力和管理水平

教学秘书既要有一定的理论水平，也要具有较强的实践能力才能顺利的开展工作。具体来说，教学秘书要掌握一定的教学管理知识、所在院系的专业知识、熟悉现代化办公的能力。这就要求各高校给教学秘书提供各种学习、培训和进修机会，着重提高和完善教学秘书的知识水平、管理水平、统筹计划能力、研究问题和解决问题的能力、表达能力、公文处理能力、沟通协调能力、收集和处理信息资料的能力，不断提高工作效益，使教学管理科学化、制度化、规范化、现代化。

3.加强教学秘书思想意识

教学管理复杂、多样，涉及方方面面，即使一个很小的环节衔接不畅都会对教学运行产生一定的影响。因此，学校应鼓励并要求广大教学秘书不断提高思想意识，充分利用空暇时间加强学习，不断提高自身的知识水平和研究能力，使自己在做好日常教学管理的同时，能从一些琐碎的教学事物中发现新情况和新问题，从中去总结经验，摸索规律，让教学秘书从教学管理工作促进教学管理研究，不断提高教学管理工作的科学性、现代化和规范化水平，

4.加强考核管理，引入评优激励制度

目前，很多高校，例如四川某高校，没有教学秘书的考核管理办法，只要不导致教学事故，干好干坏一个样（特别是编外教学秘书在工资水平上与在编教学秘书相差较大），导致了一些教学秘书没有进取心和责任心，极大的影响了工作水平。因此，有必要开展教学秘书之间的岗位争优活动。使教学秘书队伍呈现优胜劣汰的局面，对工作责任心强，业务水平高、业绩突出者给予表彰和奖励；恢复教学秘书的职称评审资格，打破部分教学秘书工作了近10年還是初级职称的境况。这样能增强教学秘书的竞争意识和进取精神，使教学秘书自觉提高个人修养、能力素质、工作水平、责任意识和工作热情等。

总之，进一步提高教学秘书工作质量，就要正确认识教学秘书在高校中的地位和作用，采取适当的对策，加强对他们的思想教育，提高他们的个人综合素质，丰富他们的专业知识，提供合理的发展空间，提高他们的工作积极性、开发创造性，这样才能推动教学手段和教学方法改革，使教学秘书工作进一步科学化、有序化、规范化、现代化。

参考文献：

[1]刘爱华.高校教学秘书队伍专业化建设研究[J].中国电力教育.2011年29期.

[2]李娟；孙雅.关于提高高校教学秘书工作效率的思考[J].教师.2012年26期.