医院行政秘书工作职责

医院行政秘书工作职责（精选6篇）

医院行政秘书工作职责 篇1

行政秘书是系主任的工作助理，其任务是协助各教研室领导搞好教学行政及管理工作

1、负责系部的常规教学管理工作，参与教学活动的协调与管理。

2、负责系部的日常行政及人事管理工作。

3、负责教学文件资料、行政文件的起草、发放和归档工作。

4、负责学院各部门文件、通知的收发、归档工作，包括课程表、教学进程表等。

5、督促教研室做好授课计划、教师工作手册、试卷、教师业务档案、成绩单等的收取，并登记造册。

6、协助系领导检查教学计划执行情况。

7、督促教研室做好实习、毕业环节相关学生资料的收取。

8、负责教师工作量的计算并保存记录。

9、负责学期教师工作量的统计、教研室期初、期中、期末教学检查表、教材选用表、教师评学表、教材评价表、系和教研室教师质量考核表的归档。

10、负责考勤及报送考勤表。

11、负责外聘教师的协议、证件复印件等的保管和报送。

12、负责系内各种用品的购置及报帐。

13、负责办公用品的领取、购置、发放。

14、负责对外接待及报帐。

15、负责系固定资产的登记造册。

16、完成系主任布置的其它教学管理和其它临时性行政事务工作

17、根据评估办的要求，按照教学评估资料目录做好教学评估资料的收集、整理、分类、归档、保存。并定期检查评估资料的保存情况发现问题及时报告处理。

电气工程系

2010.2教学秘书工作职责

教学秘书是系主任的教务工作助理，其任务是协助各教研室主任搞好教学管理工作，教学秘书业务上受系主任及教务处的双重领导。

1、开学前和学期末的教学准备工作

2、负责新学期校历的领取和分发。

3、负责与教材部门联系新学期的教材征订工作，及时准确填报预订教材的清单交教材管理部门；及时通知教师领取教材。

4、开学前，负责向任课教师提供学生名单表，通知教师上课时间和地点。

5、学期末，负责通知本系学生上网选公共选修课，并协助教务处做好选课安排。

6、学期末，向教务处提供编排好的新学期教学任务书（总教学任务书和个人教学任务书），并于开学前将确定的课程表发给师生。

7、将本系不及格学生名单报教务处，并注明补考或缓考。

8、根据各专业教学计划，协助教务处做好下学期各年级的开课计划，严格按照教务处规定的时间将下学期的教学任务下达教师并上报教务处，负责此项工作的报表填写、校对、收发、汇总。

9、根据新学期的课程及教学要求，做好新学期的教材订购工作。

10、维护正常教学秩序，了解教师、学生上课的情况，及时处理教学过程中的突发问题，按教务处的有关规定为教师办理停课、调课和补课手续。

11、协助系主任，在学期中期上报下学期本系任选课的开设计划，并负责收齐任选课的课程简介、教学大纲、授课进度表交教务处。

12、考试的协调与成绩管理

13、协助教务处做好各类考试的考务工作。

14、收齐本系学生考试、考核成绩原始报表及登录卡，并按教务处有关规定如实登录本系学生成绩总表。对无授课教师和系主任签字的原始成绩报表，教学秘书应予以拒收。对不符合教务处成绩登录规定的报表和未注明原因的空白成绩项，教学秘书应及时要求系主任更正或补填。

电气工程系

医院行政秘书工作职责 篇2

企业行政管理指的是依靠企业行政组织, 通过行政渠道对企业进行管理的一系列方案和措施的综合。狭义上的行政管理指的是企业行政部门和行政人员依靠企业行政组织, 然后按照企业行政管理系统的行政流程对企业的生产和发展进行有效的管理。当前一些企业的行政管理制度不健全, 行政管理执行不到位, 导致企业行政效率低下, 下面介绍几点企业行政管理体制改革的意见。

1.1 合理选择和设计行政组织机构

行政组织机构与行政渠道都是企业行政管理开展的依据, 因此, 建立与企业行政管理需求相一致的组织机构是完成行政命令与指示等工作的重要基础。机构庞杂、人浮于事、沟通不畅等问题是企业行政管理普遍存在的问题, 这些问题的存在导致了企业相关信息更新不及时和行政效率低下等负面影响。因此, 建立与企业行政管理需求相一致的组织机构对行政管理科学化的影响巨大。建立健全的企业行政管理制度、简洁合理的机构组织、明确各个部门的岗位职责、工作程序以及掌握相关事项办理的表格、图表规范填写等, 进而实现行政部门行政工作有条不紊的开展。

1.2 优化企业行政决策职能的程序

首先, 发现问题, 确定决策目标。其次, 拟订方案, 寻求达到企业决策目标的途径。研究和拟定实现企业决策目标的各种途径和办法, 就是准备行动方案。现代企业行政决策一般要求有多个备选方案。现代企业行政现象复杂多变, 更不允许只准备一个行政方案, 也不是科学的决策。再次, 决策方案的评选审批。当前企业的行政决策问题具有很多的不确定因素, 并且行政管理目标多, 涉及知识领域非常广泛。在实现目标的方式上各不相同, 单单靠决策者的经验进行决策过于片面, 会有很多考虑不到的问题。所以, 在决策时必须将专家建议作为重要参考依据, 并对方案进行可行性研究和论证, 选出最优的方案。

1.3 加强企业行政管理的手段创新

企业行政管理体制改革必须紧跟时代的步伐, 加强管理手段创新, 加强现代化技术的应用。以指尖外勤为例, 指尖外勤对于传统行政管理方式来说, 是一个有效的填补, 填补了行政管理对于外勤人员管理的空白和诸多漏洞, 打破了以往行政管理对于外勤人员爱莫能助的被动局势, 同时指尖外勤的有效沟通和链接作用, 不但提升了企业的整体工作效率, 而且还为企业与外勤人员之间搭建了一个互帮互助共同进步的平台, 外勤人员在工作中如鱼得水, 行政管理部门打开手机就可以轻松掌控, 发布指令。

通过指尖的一键触碰, 一切行政管理难题将迎刃而解。无处不在的移动互联网、唾手可得的智能手机终端就可以将指尖外勤的移动设备巧妙链接, 外勤人员的一举一动都将被企业尽收眼底, 企业管理层随时与外勤工作人员实现互动, 即使商机瞬息万变, 指尖外勤也会先人一步, 赶超时间, 给你第一时间洞察时机的机会, 外勤人员的及时上报, 企业高层的最新决策就会一气呵成, 紧抓财富脉搏。企业行政管理的效能被指尖外勤一再细化, 一再提升, 经过层层改造, 目前指尖外勤在企业会议、培训等工作中发挥着更为便携的效能提升作用, 通过指尖外勤发布各类公司活动组织的通知, 可以知道有多少人看过通知、参加人数和不参加理由, 提高组织效率。在国内企业的行政管理中发挥了巨大作用。

2 做好秘书工作的措施

2.1 注重协调, 当好助手

综合协调职能是秘书工作的重要内容, 同时也是当好领导得力助手的关键。优秀的秘书人员不仅仅善于与领导沟通, 并且善于与同事沟通。优秀的秘书不仅能够起草高质量的工作文件, 而且能够料理好各项事务。第一, 要做好会议协调工作。在会议开展之前, 秘书要提前做好会前准备工作。这些准备工作包括撰写领导讲话的材料, 做好外来参会人员的接待及会议场所的选择与布置, 最后由领导进行验收, 这样可以为领导节约出时间来进行其他重大工作。第二, 要做好文件的上传下达工作, 通常, 秘书认为文件的上传下达工作比较简单, 容易忽视这一问题, 不愿意投入大量的精力开展这一项工作, 因而使得一些文件在传达过程中, 误悟领导意图或者使员工不能很好的理解文件精神与要求。因此, 秘书在撰写好文件后, 对于文件的精神要采取合适的方式进行传达, 使企业员工能够全面的接收到文件精神与领导指示。

2.2 撰写优秀的公文、稿件

起草文稿, 是秘书工作的主要部分文稿的起草过程, 常常是由领导和秘书合作进行的。在起草文稿的时候, 秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考, 而且可以在起草时直接把自己的想法写上去, 形成初稿, 让领导人去决断, 这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等, 并使之成为群众性的行动。在形成材料后要注意把好行文关, 主要审查是否需要行文, 防止行文过多过滥, 助长文牍主义;要把好政策关, 主要核查文件是否符合党的方针、政策, 是否符合国家的法律、法令, 防止在政治上出错;要把好文字关, 主要查看文件观点是否正确, 语言文字有无错漏, 维护文件的严肃性和权威性;要把好体式关, 主要审核文件、格式是否正确, 发送范围、密级是否恰当等。这就要求在撰写、审核文稿时, 必须反复思考, 仔细推敲, 字斟句酌, 使文件真正体现机关的制文意图。

2.3 兢兢业业做好服务工作

我们要全面地服务与领导的工作, 首先, 应当以相关工作与中心任务为核心对文件进行高效处理;其次应当主动收集企业工作中存在的一些问题, 对问题进行走访调查, 并适当地提出自己的建议, 以供领导决策参考。再次, 要善于行使领导赋予的职权去完成领导交办的任务, 如对企业相关业务进行检查督促、做好各方综合协调工作等, 使领导的指示能够高效的执行。当然, 对于领导服务要讲究一个度, “过犹不及”的道理我们都明白, 如果秘书对领导服务不到位就会影响领导的工作效率。如果服务过头, 或者“仗势欺人”, 就会对领导的形象造成不良影响。所以, 秘书服务领导要遵循以下原则: (1) 按规定办事, 不可以自己的意愿或者经验来办事。 (2) 多作请示汇报。当遇到规定不明确问题时, 不要自作主张应及时向领导汇报, 由领导决策。 (3) 严格要求自己。也就是上边谈到了不要“仗势欺人”, 秘书工作接近权利渠道, 但不可以权谋私, 给企业与领导带来不好的影响。

参考文献

[1]闫智鹏.关于国有企业行政管理体制改革的几点思考[J].现代工业经济和信息化, 2014 (13) .

医院行政秘书工作职责 篇3

摘要：如一般组织企业相同，高校组织的运行离不开综合行政及秘书岗位来参谋、协调对内对外各项事务的有序开展。本文就高校综合行政（秘书）工作存在的具体问题和优化对策进行探讨，以引起对这一群体及其工作内容的关注及优化。

关键词：综合行政 秘书 队伍建设

高校综合行政（秘书）人员，是指在学校或部门学院，承担辅助决策、文书会务、接待组织协调等的办公室工作人员，诸如党校办、各部门学院综合办的工作人员。他们是高校行政管理队伍中的重要构成部分，为高校稳定有序发展起到了不可替代的作用。因此，如何做好综合行政（秘书）人员的管理和队伍建设工作，成为高校管理体制改革中需要面对思考的问题。

1 高校综合行政（秘书）工作中存在的问题

1.1 重视程度和认同度不足 高校的主要职能决定综合行政管理（秘书）的辅助地位，导致学校对其地位重视程度不足，教学科研主体对其认同感不强。传统观念认为综合行政管理（秘书）岗位主要负责传达、沟通、协调等辅助型事务，大多数人都可以胜任，没有必要强配优配。同时，作为学校主体的教学科研人员对综合行政管理（秘书）的认同感不强，可有可无甚至稀释收入，这也是众多高校普遍存在的问题。这些观念的存在，使得人们对综合行政（秘书）工作缺乏正确的认识和评价，从而导致其参谋助手、组织建议等作用难以充分展现，这又反过来影响其地位作用。

1.2 从业人员素质参差不齐 高校的综合行政（秘书）人员大多非科班出身，没有接受过正式的行政管理及秘书职业培训，甚至有些是在高校合并浪潮中，无法胜任教学科研人员的出路。他们对综合行政（秘书）工作的目标职责缺乏主动思考和责任意识，很难有效完成岗位应有职责，出现了“人多活慢”的低效率现象。

1.3 工作内容单一繁杂 随着高校规模的扩大、功能的增多，行政管理的内容囊括了人、财、物、事等方方面面，再加之受限于岗位编制数量，使得综合行政（秘书）人员承接着繁重的具体事务，重复性强、内容单一，时间一长容易产生懈怠情绪。加之综合行政（秘书）岗位职责范围宽泛，师生遇到问题，都习惯找他们处理，致使正常工作受到干扰，本职工作往往做不到位。

1.4 队伍建设不稳定 在工资待遇上，综合行政（秘书）人员的工资收入不如同级的专业技术岗位；在职务晋升上，由于岗位编制有限，综合行政（秘书）人员晋升的机会也很少；在专业技术职称评聘上，高校综合行政（秘书）人员不像专业技术岗位有相应的职称系列评聘等等，这就使得一些综合行政（秘书）队伍人心不稳，很多人转岗到其他岗位，或通过考博成为专业技术人员，导致优秀人才的不断流失。

2 加强高校综合行政（秘书）工作的建议

2.1 转变思想观念，加强人文关怀 高校应进一步提升综合行政（秘书）工作的地位，更加重视综合行政（秘书）工作，要给予他们更多的重视和人文关怀。加大综合行政（秘书）技术支撑、培训学习的投入；及时肯定表扬其工作成绩；关心照顾其生活和发展等等。通过一系列的重视和关怀，使得综合行政（秘书）人员获得信心、看到希望，满怀热心投入到综合行政（秘书）工作中来。

2.2 加强培训学习，提升技能素质 “打铁还需自身硬”，做好综合行政（秘书）工作，从业者自身必须要提高技能素质和职业道德。高校综合行政（秘书）人员要重视和提高自身的理论政治修养，认真学习党的理论政策，学习国家领导人的相关重要讲话精神，掌握国家教育的路线方针和政策，了解教育大局、学习规章制度、熟悉校史校情。与此同时，高校综合行政（秘书）要热爱本职工作，树立良好的职业道德，有强烈的事业心、责任感和乐于奉献的精神，耐得住寂寞，立志在本职岗位上做出贡献、做出成绩。

综合行政（秘书）人员自身要提升专业技术能力。高校综合行政（秘书）人员要适应高校发展需求，就必须要与时俱进，具备深厚的业务功底，提升专业技术能力。一要拓宽知识面，对公文写作、国家方针、教育政策、教学科研等方面的知识要有广泛涉足和积累；二要提高组织协调能力，讲究协调沟通的技巧，充分做好上传下达、沟通协调工作，发挥好“桥梁”和“纽带”的作用；三要积极引入和熟悉OA、微信、APP等现代办公系统和手段，提升工作效率。

建立健全学习培训机制。高校要把综合行政（秘书）人员的培养纳入师资培养计划内，为综合行政（秘书）人员提供不同形式的学习和培训机会。包括在岗业务培训、校外（校地、校企、校校）交流学习。

2.3 明确岗位职责，提高工作效能 为避免综合行政（秘书）岗位被职责不清的各类事务所束缚，学校和各部门就要通过职能梳理，对各部门的职责进行规范划界。同时，对综合行政（秘书）人员的工作职责予以规范明确，从而保证综合行政（秘书）工作合理有序和高效运行。

综合行政（秘书）人员要讲究工作方法和技巧。面对繁杂的日常事务，要善于总结整理，常规性工作要预先规划、类同性事务要归类批次处理、多方面事务要理清脉络分清轻重缓急、突发性事务要提早做好预案准备。

2.4 建立健全职务发展规划 解决综合行政（秘书）队伍的懈怠情绪，可以通过平级岗位调动、更新工作环境，以及职务待遇晋升等措施健全其个人发展规划。科级干部轮岗制度是在全校范围内，在同一岗位工作5年以上、35岁以下的科级干部进行有组织的轮岗换岗。这将大大增强学校基层管理人员的活力，促进一批科级干部快速成长，加强部门间的沟通交流，也促进打破部门间的利益壁垒，利于复合型管理人才的培养。

另一方面，面对职数不足“僧多粥少”的难题，我们可以借鉴国家公务员工资薪级改革方向模式，划分层级的职务晋升模式，使得资深科员薪酬可能赶超科长，破解职数匮乏的束缚。

参考文献：

[1]陈瑶，陈卫.浅谈高校秘书工作及其在高校管理中的作用[J].商情，2012（2）：153.

[2]汪洋，张继革.当前高校行政管理改革刍议[J].兰州大学学报（社会科学版），2007，35（4）：143-146.

[3]陈超.关于高校行政管理队伍建设的几点思考旧[J].党史文苑，2005（24）：14-16.

[4]王冰.试论高校行政管理存在的问题及改革方式[J].文艺生活，2013（08）：227-228.

[5]刘缙.高校秘书工作中存在的问题与对策研究[J].高教前沿，2010（11）：83-84.

作者简介：

系行政秘书工作职责 篇4

2、草拟院行政工作计划、总结、请示、报告及其他全院性的规章制度等文稿。

3、安排院务会议议程，做好会议通知、会场准备、会议记录等会务工作。检查院务会议决议的执行情况。根据院领导的指示，安排全院重要活动。

4、严格管理使用院公章，办理开具介绍信证明等手续。

5、接收处理各类行政文件和系内外有关单位的信函、电报、电话、通知，及时报院领导阅批，或交办有关人员承办，并做好催办、清退和归档工作。填写院工作日志和系大事记。

6、接待来学院的公务人员，妥善安排来信来访。

7、经常了解全院师生员工的工作、学习、生活的情况，根据情况妥善处理，重大问题及时向院领导汇报，并提出处理意见。

8、协助院领导检查岗位责任制的执行情况。

9、协同其他秘书人员做好立卷归档、统计报表、对外事务等工作。抓好本院范围及责任区域的工作秩序、安全保卫、计划生育、爱国卫生、公民义务等方面的工作。

医院行政秘书工作职责 篇5

1 高职院校行政秘书的工作职责和范围

高职院校行政秘书工作范围宽广, 涉及事务繁杂琐碎。

1.1 日常行政工作

学院对内、对外文稿 (如年度工作计划、总结、申请报告等) 的草拟和上报学校;会议记录与会议纪要的整理;学校各部门文件的收发和归档, 教职工档案资料的登记、审核和保管;办公用品的采购保管、固定资产管理、办公设备维护等。

1.2 行政沟通工作

联系院领导与师生、学校各职能部门之间的工作, 承担院系的公关、接待事务等。

1.3 人力资源工作

学院教职工的考勤、年度考核、各项评优、职称评定, 协助院领导编制院系行政组织架构, 如岗位设置、人才招聘等。

1.4 财务报账工作

承担学院教师日常培训、进修、集体活动、各项办公、教学费用等支出的报账。

1.5 科研项目的申报工作

负责协助院领导组织教师申报科研项目、精品课程、教学成果、教学立项。

行政秘书在工作过程中必须认真仔细, 有强烈的事业心和高度的工作责任感, 作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。因此, 行政秘书工作举足轻重。

2 高职院校行政秘书的在行政管理中的作用

2.1 参谋和助手作用

行政秘书是学院领导的得力助手。院领导在年度工作计划、总结、人事工作、岗位聘任、考勤、考核和职称评定、日常行政工作都要由行政秘书来协助完成。同时, 行政秘书还是院领导的重要参谋。主动为院领导提供可靠的第一手资料, 在必要的情况下提出合理化建议, 为领导出谋献策。

2.2 桥梁和纽带作用

在行政管理工作中, 行政秘书是领导、教师和行政职能部门之间的桥梁和纽带, 具有上传下达、协调左右、沟通信息、改善关系、互通情况、合理统筹的作用, 其协调职能发挥得好坏将对院系的行政工作产生直接的影响。

3 高职院校行政秘书工作存在的问题

3.1 对行政秘书工作重视不够, 职称晋升机会渺茫, 造成行政秘书队伍的不稳定

长期以来, 人们往往对行政秘书工作缺乏正确的认识和评价, 轻视行政秘书在行政管理中所发挥的作用。至今仍有些人认为, 行政秘书只是打打杂的人, 只有那些没有能力的人才去从事行政秘书工作, 他们的劳动只是简单、机械的劳动。因此, 在行政秘书的配备、业务学习、岗位培训等方面, 重视程度远远不够;在干部聘任、职称评定、利益分配等方面都受到相对不公正的待遇;加之行政秘书平时工作任务重、责任大, 付出的劳动得不到尊重和理解, 晋升机会处在高学历人才集中的高职院校环境中, 行政秘书提升学历的压力很大, 由于工作繁忙, 特别是“坐班制”的工作性质, 学习的时间很少。当前很多高职院校实行“定岗定编”的岗位设置, 紧紧地把行政人员绑在了工作岗位上。目前行政秘书的提升机会少, 个人发展空间有限, 在职称晋升上困难重重, 最终导致缺乏职业认同感, 从而造成行政秘书工作积极性不高、思想压力大、心里不平衡, 很多人不安心行政秘书岗位, 离岗、转岗人员相对较多, 行政秘书队伍呈现不稳定状态。

3.2 行政秘书工作缺乏活力, 大大制约了行政管理能力的提高

行政秘书工作千头万绪, 看似简单, 其实非常繁重而细致, 在学校行政管理中处于纽带桥梁位置, 上听命于学校各行政部门和学院领导, 下服务于广大师生, 所以常常处于各种具体事务的“纠缠”之中, 工作缺乏活力, 多靠经验办事, 习惯于按领导指示、文件精神处理问题, 主动参与和科学预见性差。许多高职院校对行政秘书重使用、轻培养, 送出去培训学习、交流进修的机会几乎没有, 导致其知识更新严重不足, 现代信息意识薄弱。面对知识经济时代的突飞猛进和高职院校教育的迅速发展, 行政秘书得不到相关管理方面的系统培训, 观念不能及时更新, 大大制约了行政管理能力的提高。

4 关于做好高职院校行政秘书工作的几点思考和建议

4.1 加强学习管理等科学知识, 提高行政秘书的工作效率

行政秘书从事的是管理工作, 管理是一门科学, 也是一门艺术。行政秘书必须不断丰富自己的管理学知识, 掌握先进的管理理念和方法, 才能保证管理工作事半功倍, 卓有成效。

4.2 重视行政秘书队伍整体素质的提高, 加强行政秘书的继续教育

在行政秘书培训和知识更新方面, 学校要加大投入, 并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划, 多渠道、多形式加强行政秘书的培养, 提高其专业素质和理论水平。经常组织行政秘书参加校内外行政管理研讨会和经验交流会, 学习先进的管理经验, 改进管理方法, 提高管理水平;定期不定期组织岗位培训, 尤其是对计算机的运用和操作技能的培训, 提高工作效率。除此之外, 还应鼓励行政秘书利用业余时间自学一些与自己专业工作相关的学科知识, 多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。

4.3 通过多种渠道解决行政秘书的后顾之忧, 激发其工作积极性和主动性

行政管理工作的开展需要多个部门的关怀和支持, 学校各级领导要主动关心行政秘书的工作、学习和生活, 在奖金发放、职务晋升、职称评定方面, 要建立相应的激励机制, 通过多种渠道解决行政秘书的后顾之忧。同时, 要充分肯定行政秘书的地位和作用。对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的行政秘书, 学校要在适当的时候, 给予一定的物质奖励和精神激励, 激发行政秘书的工作热情, 充分调动其工作积极性和主动性, 促使其开拓进取, 大胆创新, 为高等教育事业的改革和发展, 奉献自己的聪明才智。

参考文献

[1]胡虹.谈高校院系行政秘书执行力的提升[J].秘书之友, 2007 (1) :44.

[2]储爱霞.高校行政秘书工作探讨管理观察, 2008 (18) .

医院行政秘书工作职责 篇6

关键词：行政秘书 工作意识

高校系部行政秘书，主要是负责协助系部领导处理日常事务的系办公室工作人员，是高校行政管理的基层管理者。行政秘书在协调系部与学校行政职能部门之间，系部与系部之间，系部与师生之间的关系中起到至关重要的作用。行政秘书工作任务杂乱繁琐且看似微不足道，却关系着系部的发展；行政秘书是否具有正确的工作意识则直接影响到系部日常工作的完成效率与质量。

1 系部行政秘书主要工作及工作特点

高校系部行政秘书的主要工作职责是协助领导做好系部日常事务，主要包括：①文书工作，公文的上传下达：负责系部对内对外的文书的起草、打印及发布工作，其中包括工作计划、工作总结、申请报告、通知文件、部门通讯文稿及宣传工作、会议记录及会议纪要整理；②档案管理：负责系部及学院上传下达的重要公文的收集整理，系部教工档案资料、科研文件、荣誉证书、人事档案的登记，整理及保管；③人力资源工作：负责人事考勤、年度评审、职称评定，人才招聘、福利事务等；④日常行政工作：管理办公设备、组织会议会务，综合工作、对外接待对内服务、协调关系，协助领导处理系部突发事件，辅助教学、科研、学生管理等工作。由此可见，系部行政秘书工作具有繁杂性、服务性、协调性、辅助性及管理性的特点。

2 系部行政秘书应具有的工作意识

良好的工作意识具体表现为工作积极认真，有责任感，具有基本的职业道德。由于高职系部行政秘书工作繁杂，事务众多工作特性，具备良好的工作意识，是做好行政秘书工作的关键，也是提升自我工作能力的重要前提。

2.1 行政秘书人员必须具备热情周到的服务意识：行政秘书是协助领导处理日常事务的办公室工作人员，这一岗位的性质决定了它本身的就是服务性、条件性很强的工作。服务性，不仅仅体现在服务上级领导，更体现在努力维持系部的日常教学，科研，学生管理，师资事务等日常的工作事务上。通过服务间接对象、辅助各项工作的方式服务整个部门。勤奋工作，积极进取，热情周到的服务意识，是做好行政秘书工作的基本要求。

2.2 行政秘书人员必须具有良好的协调意识：行政管理工作并非是单独个人或单独某个部门就能完成的工作，它必须通过与各部门，各领导乃至与师生们的沟通协调才能够顺利出色地完成。所以行政秘书人员务必认识到，良好的协调能力，是做好工作的必备条件。行政秘书人员在工作中，必须与学院各个职能部门保持沟通，保证信息的畅通，及时进行信息反馈；并学会运用各种沟通协调技巧，协调系部与学院、各系部及各职能部门的关系，建立良好的互助互信互爱的融洽关系；同时，也要学会通过沟通协调，借助各职能部门的信息及能力，保持系部日常工作的正常运行；行政秘书的沟通协调能力，除了体现在日常工作中的沟通之外，还体现在协助系部领导处理好部门内部教师与上级，教师与教师，教师与学生之间的三重关系，行政秘书必须充当好部门“润滑剂”的角色，避免各种人际关系事件的发生，努力确保系部工作能够顺利出色地完成。

2.3 行政秘书必须具备掌控自我情绪，保持平和心态的意识：行政秘书的岗位由于工作任务在教学部门的特殊性而决定了这个岗位是个普通而又特殊的岗位，但从事行政秘书工作的工作人员，确是一个有着喜怒哀乐情绪的自然人。行政秘书在日常生活中，会遇到各种各样会引发消极情绪的生活及工作问题，面对情绪的波动起伏，行政秘书人员平和的心态及自我调节情绪的能力显得尤其重要。不良的消极情绪，不仅给秘书人员的生活带来负面影响，也会严重地影响秘书人员的日常工作的积极性，服务性，进而可能影响部门日常工作的正常运转。行政秘书工作人员，在日常的工作与生活中，应当强烈地意识到提升自我的品德修养，工作修养，提高精神境界，培养心理抗压能力的重要意义并能够在日常生活中自我提升与自我培养。

2.4 行政秘书必须有细心、谨慎、周到的工作思维能力的意识：行政秘书在领导的直接领导下工作，是领导的助手及参谋，所以时刻保持头脑清醒，是行政秘书人员工作的首要条件。领导在日常工作中，既要了解及配合学院高层行政管理事务，又要把握系部整体发展的全局；既要了解系部的教学情况，又要密切关注系部科研工作；既要洞察师资的发展，又要了解学生的学习发展情况；工作事务大到学院高层，小到部门细枝末节，事务众多，任务繁重。在这种千头万绪的情况下，行政秘书必须保持清晰的头脑，时刻提醒领导工作安排及完成情况，例如会议会务情况，材料上交情况，对上传下达文件进行仔细的把关、提醒等，学会站在领导的角度关注日常工作的进展情况，细心、谨慎、周到地为领导考虑，才能更好地发挥助手作用。

3 如何提高系部行政秘书人员工作意识

3.1 提高政治素质：政治素质包括政治理論知识、政治心理、道德品质、工作能力、工作作风等，是人综合素质的核心。行政秘书工作者要有坚定的政治立场，坚决贯彻执行党的路线、方针、政策，严格遵守高校的规章制度，了解国家的政治活动，掌握高校最新的工作动态，为人正值，忠于职守。

3.2 提高文化素质：面对世界日新月异的变化及行政秘书岗位工作的多样性及多变性，行政秘书人员应该做到及时地更新自身的文化知识结果，提高文化水平及文化素养。①增强管理知识：行政秘书是行政管理的基础人员，必须掌握一定的管理知识，了解行政管理的规律，掌握先进的管理理念和方法，培养良好的管理能力，为规范管理工作提供坚实的知识基础，促使管理工作的规范化。②提高信息科技知识运用能力：在信息化时代，随着电脑及网络知识的普及，高校工作进入信息化，自动化，现代化时期，作为高校行政管理基础人员，应该具备并不断提升自身的计算机操作能力及网络运用能力，提高工作效率。③提升写作表达能力：行政秘书人员在系部工作中负责相关的文书及上传下达的工作，写作表达能力是做好本职工作的首要条件。所以行政秘书应该增强文书知识，扩大见闻，不断提升自身的写作能力及表达能力。④加强档案学知识：保存档案是行政秘书人员的日常工作，所以档案学知识必不可少。科学地分类保存档案，合理地整理档案，做到档案管理工作的规范化，能够极大限度地减少档案查找的时间，提高工作效率。⑤学习沟通协调技巧：行政秘书是系部与领导、与学院职能部门、与其他系部的沟通协调的桥梁，掌握学习相关的沟通协调技巧与行政礼仪知识，有利于行政管理工作的协调沟通，减少人力物力的浪费，最大限度地提高工作效率。

3.3 提高心理品德素质：自信乐观、热情坦率、坚强勇敢，高度的自制力，良好地人际关系，都是有助于顺利出色完成行政管理工作任务的良好心理品质。行政秘书人员应通过对心理健康知识的学习，培养健康的心理品质。

作为系部行政秘书人员，明确工作任务，是先决条件；了解工作特点，是基本要求；提高工作意识则是必备的工作素养。行政秘书人员必须积极提高自身的工作意识，提升工作能力，才能出色地完成各项基层管理任务，才能达到协助部门领导的目的，才能更好地体现个人的工作及社会价值。

参考文献：

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