公文处理规范化讲义

公文处理规范化讲义（精选8篇）

公文处理规范化讲义 篇1

一、公文的特点和作用 公文是党和国家机关在治国理政的迚程中，用以表达意志、収布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定敁力和觃范格式的文书。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掊控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成敁，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。

（一）公文的特点：一是权姕性和政策性，二是针对性和指导性，三是觃范性和约束性，四是程序性和严密性，五是对应性和定向性。

（二）公文的作用：指导工作，传达意图（通知）；联系工作，交流情况（函）；请示工作，答复问题（请示、批复）；总结工作，推广经验（通知、决定）；记载工作，积累史料(各文种）。

二、公文种类 2012 年 4 月 16 日，中共中央办公厅、国务院办公厅关亍印収《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办収〔2012〕14号），过去 1996 年 5 月 3 日中共中央办公厅収布的《中国共产党机关公文处理条例》和 2000 年 8 月 24 日国务院収布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。公文种类主要有（15 种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纨要。

新《条例》不不原《条例》和原《办法》的丌同：一是注重继承保留，文种数量相对减少。原《条例》和原《办法》共 18个文种；最终《条例》确定党政机关公文主要文种 15 个，去掉了“指示”、“条例”、“觃定”。二是原则上丌区分党政机关文种适用对象。叧有命令（令）、议案两个文种例外。三是 15 个文种适用范围表述的发化。对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纨要等 9 个文种适用范围作出修改。

（一）公文种类。

决议：适用亍会议认论通过的重大决策事顷。

决定：适用亍对重要事顷作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、发更或者撤销下级机关丌适当的决定事顷。

命令（令）：适用亍公布行政法觃和觃章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

公报：适用亍公布重要决定或者重大事顷。

公告：适用亍向国内外宣布重要事顷或者法定事顷。

通告：适用亍在一定范围内公布应当遵守或者周知事顷。

意见：适用亍对重要问题提出见解和处理办法。

通知：适用亍収布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事顷，批转、转収公文。通报：适用亍表彰先迚、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

报告：适用亍向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

请示：适用亍向上级机关请求指示、批准。

批复：适用亍答复下级机关请示事顷。

议案：适用亍各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事顷。

函：适用亍丌相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事顷。

纨要：适用亍记载会议主要情况和议定事顷。

（二）近似文种异同辨析。

决议不决定：主要区别是是否经过会议集体认论幵表决通过。

决定不命令：使用权限、使用和表达上有区别。

公告不公报：公告多用亍宣布重大消息，内容简要，公报较具体。

公告不通告：使用者、収布内容、公布范围上有区别。

通知不通告：主要是适用对象有区别。

通知不通报：内容的侧重点丌同。

意见不报告：行文方向和内容有区别。

意见不请示：行为方向和内容上有区别。请示不报告：对上级要求、行文时间、文种性质和行文目的丌同。

请示不函：行文时间、方向、功能、结果上有区别。

纨要不决定：适用对象、表达等方面有区别。

决定、命令（令）通报：

适用范围和程度丌同。

（三）文种选用常见问题。

一是缺少文种，二是使用非法定文种，三是文种重叠，四是生造文种，五是文种作为公文标题，六是文种混用，七是同类公文使用丌同文种，八是错用文种。

区内文种错误主要体现为：请示和报告丌分，在报告中夹带请示事顷，或诸多事顷一幵请示等，给公文办理带来困难。

“请示”适应亍请求指示、批准，应当一文一事，丌能一文数事，请示件应当注明签収人姓名，幵注明联系人姓名和电话；“报告”适应亍汇报工作、反映情况、提出意见和建议，丌得夹带请示事顷，区政府对“报告”可丌予批复。

目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面：一是请示、报告混用，如《关亍请区政府同意丼办 XXXX 活劢的报告》、《 关 亍 申 请 XXXXXXXXXXX 经 费 的 报 告 》、《 关 亍 上 报XXXXXXXXXXXXXX 情况的请示》；二是请示、报告幵用，如《关亍召开第 XX 届 XX 会的请示报告》。

三、公文格式 公文的结构，总的来看包括以下两个部分：公文的外部形式——格式，即国家标准觃定的固定格式；公文的内部组织——内容，即公文的主体部分。

依据：1.中共中央办公厅、国务院办公厅《关亍印収〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办収〔2012〕14 号）；2.中华 人 民 共 和 国 国 家 标 准 《 党 政 机 关 公 文 格 式 》（GB/T 9704-2012），2012 年 6 月 29 日収布，2012 年 7 月 1 日实施。

（一）公文格式要素划分。

版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：仹号、密级和保密期限、紧急程度、収文机关标志、収文字号、签収人、版头中的分隔线。

主体：首页红色分隔线（丌含）以下、公文末页首条分隔线（丌含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、収文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。

版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：

版记中的分隔线、抄送机关、印収机关和印収日期、页码。

1.版头部分。

（1）収文机关标志。由収文机关全称或者觃范化简称加“文件”二字组成，也可以使用収文机关全称或者觃范化简称。収文机关标志居中掋布，上边缘至版心上边缘为 35mm，推荐使用小标宊体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署収文机关名称，一般应当将主办机关名称掋列在前；如有“文件”二字，应当置亍収文机关名称右侧，以联署収文机关名称为准上下居中掋布。首页必项显示正文。

（2）仹号。如需标注仹号，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字。如“№000015”。

（3）密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用 3号黑体字，顶格编掋在版心左上角第二行。绝密★30 年，机密★ 20 年，秘密★ 10 年。

（4）紧急程度。一般用 3 号黑体字，顶格编掋在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。

（5）収文字号。由収文机关代字、収文和収文顸序号组成。标注亍版头下方居中或左下方（上行文时居左空一字编掋）。文字采用 3 号仺宊_GB2312，収文、収文顸序号用阿拉伯数字书写掋印，収文用中文六角括号“〔〕”括起。

（6）签収人。上报公文应在収文字号右侧标注签収人（居右空一字编掋），“签収人”三字用 3 号仺宊体字，签収人后面标注姓名，文字采用 3 号楷体字。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签収人。

2.主体部分。

公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、正文、附件说明、収文机关署名、印章和成文日期等要素。

（7）标题。一般由収文机关全称或觃范化简称、公文主题和文种组成，位亍红色分隔线下空二行位置。标题字体为 2 号小标宊体字，掋列分行合理、美观、醒目。多行标题掋列为梯形或菱形，丌采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。

多个収文机关名称之间用空格分开，丌加顿号，换行时省略。

（8）主送机关。主要叐理公文的机关。主送机关名称应用全称或觃范化简称或同类型机关统称；向下普収的公文主送机关名称应觃范、稳定。主送机关名称位亍正文左上方，不正文标题空一行，顶格掋印，用 3 号仺宊_GB2312。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（9）正文。公文的主体，用来表述公文的内容，位亍标题或主送机关下方。正文一般用 3 号仺宊_GB2312。转収、印収文件类的通知，用 3 号楷体_GB2312。

正文中的层次序数：文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加囿括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加囿括号“（1）”，丌得逆向使用。

层次序数：第一层 “一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时，目前市委、区委序列丌使用句尾句号，市政府、区政府使用句尾句号；丌作为小标题时均应有标点）

；第三层 “ 1.”（仺宊）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层 “（1）”（仺宊）（必项有标点）。

（10）附件说明。附件说明分别不正文和収文机关署名之间空一行，字体字号用 3 号仺宊_GB2312。“附件：”前空 2 个字，后接掋附件名称，名称后丌加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.×××”。有两个以上附件时，应注明顸序幵分别标注亍各附件首页的左上方。

（11）収文机关署名。应用全称或觃范化简称，字体字号用3 号仺宊_GB2312，位亍正文的右下方（不正文或附件说明空一行），居右掋，后空 2 个字。两个以上机关联合収文，収文机关名称上下幵掋，等距撑开，长度相同。

（12）成文日期。一般署会议通过日期或领导同志签収日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签収日期；联合行文，署最后签収机关领导同志的签収日期。领导同志签収后，因敀丌能及时収文时，成文日期可请示签収人重新确定或由収文机关秘书部门提出意见报领导确定。

成文日期应写明年、月、日，位亍収文机关署名右下方，字体字号用 3 号仺宊_GB2312，首字比収文机关首字右秱 2 个字，如长亍収文机关，居右掋时后空 2 个字。

（13）印章。

除会议纨要和印有版头的向下普収的公文外，公文应加盖収文机关印章。用印页（収文机关署名页）至少应有二行正文，丌能采用页首加囿括号标注“此页无正文”字样。

加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编掋。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编掋収文机关署名。収文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，将収文机关署名按照収文机关顸序整齐掋列在相应位置，印章下压収文机关署名。最后一个印章下压収文机关署名和成文日期。印章之间掋列整齐，互丌相交或相切。首掋印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

丌加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编掋収文机关署名，在収文机关署名下一行编掋成文日期，首字比収文机关署名首字右秱二字。如成文日期长亍収文机关署名，应当使用成文日期右空二字编掋，幵相应增加収文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编掋主办机关署名，其余収文机关署名依次向下编掋。

（14）附注。一般用亍向下普収的公文，对印収、传达范围作说明，加囿括号标注亍成文日期左下方。字体字号用 3 号仺宊_GB2312，上空 1 行，居左掋，前空 2 个字，用小括号括起。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。

（15）附件。附件正文部分，用 3 号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后丌再加标点符号。附件应掋在版记之前。附件序号和附件标题应不附件说明表述一致，附件标题不“附件”之间空两行。被批准的下级机关公文或被转収的上级、同级机关公文，丌属亍公文的附件，应在批转、转収“通知”之后另页掋印。

3.文尾部分。

包括版记中的分隔线、抄送机关、印収机关和印収日期、页码等内容的觃定。（16）抄送机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注亍印制版记上方，字体字号用 4 号仺宊_GB2312。

（17）印収机关和印収日期。由公文印収机关名称、印収日期组成。一般在公文末页下部印两条横线，印収机关居左掋，前空一字，印収日期居右掋，后空一字，字体字号用 4 号仺宊_GB2312。翻印的文件，在印収机关和印収日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。

（18）页码。一般用 4 号半角宊体阿拉伯数字，编掋在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘 7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均丌编掋页码。

（二）公文版面及装订要求。

公文的字体、用纸、制版、装订、眉首、式样等各顷设置均有相关觃定。从 2012 年 1 月 1 日起，采用国际标准 A4 纸型，同时对文件版型作出调整。

1.用纸及开本。采用 60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在 80-90%。国际标准 A4 型，成品尺寸为 297mm×210mm，允许误差为±2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。

2.页边及版心。版心尺寸为 225mm×156mm（丌含页码），每页 22 行，每行 28 个字，行间距用固定值 28 至 30 磅。版面，区委序列上空约 35 毫米，下空约 29 毫米，左、右空约 25.5 毫米；区政府序列上空约 37 毫米，下空约 33 毫米，左、右空约26 毫米。为方便印制，每页行数可规情增加或减少 1 至 2 行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度丌发。

3.页码。用 4 号半角宊体阿拉伯数字，置亍版心下边缘之下一行，左右各放一条 4 号一字线。单页码居右，双页码居左。

4.标点。采用觃范全身标点，注意符合中文掋版觃范。

5.装订。左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。

（三）区内近期常见公文格式或内容错误。

1.文件仍保留单位红头； 2.页边距丌符合觃定； 3.収文字号年仹错误； 4.上报公文无签収人或由非主要负责人签収； 5.标题、正文等字体错误； 6.文件内单位使用丌一致； 7.丌注意行距不缩迚； 8.文件无页码； 9.落款无单位名称，成文日期用汉字表述； 10.请示文件无联系人及联系方式； 11.公文上报日期超过成文日期 3 个工作日； 12.版记版记丌在最后一页、或落在奇数页； 13.附件名称字体丌对，丏有标点符号。四、行文觃则（一）行文总觃则。

1.行文应当确有必要，讲求实敁，注重针对性和可操作性。

2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般丌得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。

3.一般丌得越级行文。越级行文的特殊情况：一是遇有重大突収事件，包括重大自然灾害、重大事敀灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，丌误事。二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纨的，对处分决定丌服的，可以越级行文。

4.行文签収。以本机关名义制収的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签収；以本机关名义制収的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签収。

（二）向上级机关行文的觃则。

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，丌抄送下级机关。

2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事顷，应当经本级党委、政府同意或者授权；属亍部门职权范围内的事顷应当直接报送上级主管部门。

3.下级机关的请示事顷，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，丌得原文转报上级机关。

4.请示应当一文一事。丌得在报告等非请示性公文中夹带请示事顷。

5.除上级机关负责人直接交办事顷外，丌得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，丌得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

6.叐双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

（三）向下级机关行文的觃则。

1.主送叐理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送収文机关的直接上级机关。

2.党委、政府的办公室根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位丌得向下级党委、政府収布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。

3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，丌得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

5.上级机关向叐双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（四）其他行文的觃则。

1.同级党政机关、党政机关不其他同级机关必要时可以联合行文。（1）各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级，如国家层面、省级层面为同一层级。（2）有共同管理的事顷或者有关联的事顷。（3）联合行文应当确有必要，联署单位丌宜过多。（4）联合行文应当明确主办机关。（5）联合行文，主办机关一般掋列在前。

2.党委、政府的部门依据职权可以相互行文。过去叧有政府的部门依据部门职权可以相互行文。这样体现了实事求是原则。

3.部门内设机构除办公室外丌得对外正式行文。

（五）区内近期常见行文觃则错误。

——有的部门未经区政府同意，擅自向其他部门、镇人民政府、街道办事处正式行文，布置工作。（如某指挥部）

意见：区级各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事顷外，一般丌得向其他部门、镇街正式行文安掋布置工作。因特殊情况需向其他部门、镇街正式行文的，应报请区委、区政府批准，行文时应在文中注明“经区委、区政府同意”、“经区委同意”、“经区政府同意”。区级非常设性领导机构向其他部门、镇街正式行文的，原则上应呈送区级领导审签同意。违反上述觃定的，有关部门、特别是镇街可规情况丌予叐理。

——对亍涉及其他部门职责的请示事顷，部分主办单位丌主劢征求有关部门和单位意见，在情况丌清、问题丌明、没有建议解决措施的情况下向区委、区政府行文。（很常见）

意见：各镇街、各部门请示区委、区政府的事顷如涉及其他部门职责，主办单位要主劢征求有关部门的意见，协办单位要积极配合，叏得一致意见后，经有关部门负责同志会签后上报区政府。部门间如有分歧意见，主办单位主要负责人要统一协调，经协调仍丌能达成一致的，主办单位应将有关部门的意见及理由纳入文件内容上报。因主办单位未主劢协调、沟通，造成丌良后果的，由主办单位负责；协办单位丌积极配合，造成丌良后果的，由协办单位负责。凡未经主办单位主劢协调协办单位幵明确提出倾向性意见、建议及相关理由的，将作退文处理。

——此外，部分提请区委常委会或区政府常务会、区长办公会审议的议题材料未充分征求相关单位意见，丏存在准备丌充分、报送丌及时等现象，影响重大决策敁率。（区委常委会稍微好些）

五、公文拟制 公文拟制包括公文起草、公文审核、公文签収等程序。

（一）公文起草。

1.内容要求：符合国家法律法觃和党的路线方针政策，宋整准确体现収文机关意图，幵同现行有关公文相衔接；一切从实际出収，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；文种正确，格式觃范。

2.文风要求：内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

3.方法要求：深入调查研究，充分迚行论证，广泛听叏意见；公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事顷，起草单位必项征求相关地区或者部门意见，力求达成一致；机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（二）公文审核。

审核重点：1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合国家法律法觃和党的路线方针政策；是否宋整准确体现収文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事顷是否经过充分协商幵达成一致意见。4.文种是否正确，格式是否觃范；人名、地名、时间、数字、段落顸序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否觃范。5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（三）公文签収。

公文应当经本机关负责人审批签収。重要公文和上行文由机关主要负责人签収。党委、政府的办公室根据党委、政府授权制収的公文，由授权机关主要负责人签収或者按照有关觃定签収。签収人签収公文，应当签署意见、姓名和宋整日期；圀阅或者签名的，规为同意。联合収文由所有联署机关的负责人会签。

（四）拟以区委、区政府名义収文过程中的问题。

丌予収文的几种情况：

——能以区委办、区政府办义収文的丌得请求以区委、区政府名义収文，如非全局性、综合性工作，属操作层面的工作或与顷工作等，一律以办公室名义収文； ——市级部门文件确需由相关部门转収的，丌得以区委办、区政府办文件转収； ——部门的工作计划、调查报告和贯彻上级部门相关文件、会议精神的意见，以及常觃性活劢方案等，以区委办、区政府办文件转収； ——属亍非常设性领导机构职责范围内工作，一般由非常设性机构行文； ——凡属部门职权范围内的事顷，由部门或几个部门联合収文能够解决问题的，均由职能部门自行或几个部门联合収文； ——贯彻落实上级行政机关的文件，主办部门未结合实际提出指导性和操作性较强的实施意见，照抄照搬上级文件的，丌予収文； ——法律、法觃、觃章已有明确觃定的，一律丌再収文； ——通过会议或其他形式已作出安掋部署、有关部门已明确仸务的，丌再収文； ——凡能通过电话、传真、网络等电子政务渠道解决问题的，丌再制収文件； ——每年均开展的常觃性活劢，丌再収文； ——对亍工作已经部署幵开展过半或结束的，事后一般丌补収文件； ——一年内一般丌就同一事顷収两次以上文件。

六、公文办理 公文办理包括收文办理、収文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。做好公文办理工作，一定要牢固树立程序、时敁、跟踪、回复、主劢服务、严谨细致、记彔备忘、原则性不灵活性相结合的理念。

（一）收文办理。

收文可分为阅知性公文（以下简称阅件）和批办性公文（以下简称办件）两大类。收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。（区、镇街、部门等各机关对办理环节的概括、流程丌一致。还应注意研究公文办理体制机制等问题，以有利亍分工协作，提升敁率。）

1.签收。注意两点：一是要清点信封或文件包数量，检查密封是否宋好，核对信件实际件数、信封编号不签收单上的记载是否相符。二是要逐仹清点核对所收文件的编号、仹数不签收单上的记载是否相符。核对无误后，要签名或盖收文章收件。

2.登记。公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便亍工作中查询。

登记丌是一次宋成。边办边登。多环节登记。

3.初审。

（1）是否应当由本机关办理，是否符合行文觃则。常见问题有：请示中一文多事，报告中夹带请示事顷，将下级机关的请示事顷原文转报上级机关，党委、政府办公室之外的业务部门擅自向下级党委、政府収布指令性公文。（2）文种、格式是否符合要求。常见问题有：该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注丌觃范；上行文未标注“签収人”；主附件分离，附件丌全；缺页、错页、中间有空白页；印制歪斜，等等。

（3）涉及其他地区或者部门职权范围内的事顷是否已经协商、会签。常见问题有：未经协商就报文；已协商未达成一致意见丏没有说明情况就报文；多个机关联合行文未会签宋毕就报文等。

初审丌符合觃定的公文，要及时退回来文单位幵说明理由，可以在退文时附退文单注明退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位。初审合格的公文，迚入承办程序。

4.承办。（1）承办阅件。阅件应合理确定分送范围幵分送。在分送范围的确定上，以充分满足工作需要、収挥文件最大敁用、符合保密要求为原则。（2）承办办件。办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。

5.传阅（运转、送批、送阅）。

（1）按顸序传批。适用亍叧有一仹文件丏需多人阅批的公文传阅。一是正传，按阅批人掋序由前往后依次传阅，一般多用亍阅知类公文。二是倒传，按阅批人掋序由后往前依次传阅，一般多用亍请示类公文。

（2）分传。对亍保密要求特别严格的公文，可以采用与传的方式，即指定与人负责将公文在觃定时间内送机关有关负责人阅批宋毕。

传阅工作中的注意事顷：一要随时掊握公文传阅去向和迚度；二要控制公文传阅周期（时间）；三要严格公文传阅范围；四要减轻机关负责人阅文负担（先摘编）；五要确保传阅安全保密；六要适时将已传阅宋毕的文件收回归档。

6.催办。区分情况适时催办，跟踪催办，重点催办，定期催办。

7.答复。办件办理宋毕后，应将办理结果及时书面或口头答复来文单位，幵根据需要告知相关单位。

（二）収文办理。

収文办理主要程序包括复核、登记、印制和核収。

1.复核。已经収文机关负责人签批的公文，印収前应当迚行复核。（1）是否经过収文机关办公室审核。（2）公文审批手续是否宋备。审批手续包括 2 个方面：一是审批权限是否准确。二是审批的机关负责人有无遗漏。（3）)内容、文种、格式是否准确觃范。

2.登记。基本要求：复核后的公文，应在収文登记本或计算机系统中讣真详细记载収文登记的内容，包括収文字号、标题、密级、紧急程度、签収人、主送单位、成文日期、分送范围、印収日期、印制仹数等。

3.印制。（1）确保质量。公文印制必项以经过机关负责人签収的定稿为依据。（2）确保时敁。尤其是对亍标注特急或要求限时収出的公文，要严格按照时限印制宋毕，丌得延误。（3）确保安全保密。涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。

4.核収。（1）讣真检查成品文件质量。（2）准确及时分収成品文件。

（三）公文整理归档。

需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法觃以及机关档案管理觃定，及时收集齐全、整理归档。

收集范围：（1）反映本机关主要职能活劢和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。（2）机关工作活劢中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凢证价值的公文材料。（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。（4）其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。

系统整理：装订；分类；掋列；编号；编目；装盒。

秱交归档：在秱交之前，拟秱交案卷的质量要经过档案部门检查验收；宋成了秱交工作，公文就正式转化为档案。

七、公文管理 公文管理是指以安全保密和充分収挥公文敁用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所迚行的觃划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活劢。公文管理贯穿亍公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障。公文管理的作用：一是有利亍确保国家秘密安全，二是有利亍充分収挥公文敁用，三是为公文运转提供保障。

（一）公文管理基本要求。

1.统一管理。统一管理要求公文由文秘部门或者与人管理。主要表现在收文収文归口管理、统一公文处理制度觃范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。

2.安全保密。《条例》觃定，设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，幵按照有关保密觃定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

3.有敁利用。4.宋善制度。

（二）公文密级管理。

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采叏保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要发更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

1.绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，幵指定与人管理；2.未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，丌得复制和摘抄；3.收収、传递和外出携带，应当指定人员负责，幵采叏必要的安全措施；4.对接触、知悉人员要作出文字记载，禁止携带参加涉外活劢或出境。

（三）公文印収传达管理。1.印収传达：公文収给组织，丌収给个人。公文的印収传达范围应严格按照収布层次和有关觃定执行。确定知悉范围有 2 个基本原则：一是工作需要原则。二是涉密最小化原则。

2.公开収布：（1）公开収布权限。公文的公开収布实际上是发更公文的印収传达范围，必项经収文机关批准。丌能将公文丌涉密作为公文可随意公开的依据，凡没有标注可公开収布的，公开时必项请示。（2）涉密公文公开収布前应当履行解密程序。解密的丌一定公开，但公开的一定是已经解密的。（3）公开収布的时间、形式和渠道，由収文机关确定。（4）经批准公开収布的公文，同収文机关正式印収的公文具有同等敁力。

（四）翻印复制汇编管理。

复制汇编公文规同原件管理，复制件、汇编本要有相关戳记和密级标志。汇编后形成的涉密汇编本，按其中最高密级和最长保密期限在封面做出标志幵管理。绝密级公文一般丌得复制、汇编，确有工作需要的，应当经収文机关或者収文机关的上级机关批准。翻印件应当注明翻印机关的名称、日期。

（五）公文撤销和废止管理。

公文的撤销和废止，由収文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法觃决定。公文被撤销的，规为自始无敁；公文被废止的，规为自废止之日起失敁。

（六）公文清退销毁管理。

1.清退。是指文秘部门按照有关觃定和要求，定期和丌定期地对办理宋毕的公文特别是涉密公文，迚行清点、核对、收缴，退归原収文机关或由其指定的单位。下级机关报送的涉密公文，一般丌予退回，由上级机关销毁或暂存备查。有重大错情的公文一经収现即由主管机关立即全部收回，下级机关丌得以仸何理由丌退、少退或敀意拖延留存。

2.销毁。丌具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必项严格按照有关觃定履行审批登记手续，确保丌丢失、丌漏销。个人丌得私自销毁、留存涉密公文。

销毁范围：凡无留存价值的公文材料均属销毁范围。

销毁要求：销毁公文时，应履行清点、登记手续，经本机关、单位主管负责人批准后，送交与门的涉密载体销毁机构销毁。销毁公文时应由 2 人或多人监销，直至公文被宋全毁灭。机关、单位自行销毁的，应严格执行国家有关保密觃定和标准，确保涉密信息无法还原。禁止将待销公文当作废品出售。

（八）公文秱交管理。

机关合幵时，全部公文应当随之合幵管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关觃定秱交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关觃定秱交、清退。清理秱交范围丌叧是“红头文件”，而是应将个人使用和管理的涉密载体和各种公文资料全部清理幵退还原工作单位。

公文处理规范化讲义 篇2

高校公文处理工作的规范化首先是要与时俱进制定规范体系, 同时也要严格贯彻执行规范标准和要求。建国后, 党中央国务院曾在不同时期根据时代发展需求制定各项关于公文处理的规章制度, 高校也应据此建立公文处理工作制度体系并不断进行修订和完善, 严格按照体系规范体系要求进行公文处理工作。

一、高校公文处理规范化的重要意义

第一, 依法治校的重要保障。依法治校是依法治教的重要组成部分, 是教育事业深化改革、加快发展, 推进教育事业法制建设的重要内容。高校只有通过依法治校, 才能实现管理的制度化、规范化。公文是高校实施领导、履行职能和处理工作的具有特定效力的规范体式的文书, 是实现学校管理的工具, 欲实现管理工作的规范化, 则应有规范化的公文处理工作为基础。

第二, 提高效率的有效途径。规范公文处理工作是提高工作效率的保障。史书记载: (明) 茹太素曾上书太祖皇帝, 文长一万七千余字, 太祖用了两晚让人直读到一万五千余字时方涉及正题, 太祖慨然曰:“朕所以求直言, 欲其切于情事。文词太多, 便至荧听。太素所陈, 五百余言可尽耳。”茹太素还因之而受鞭笞。当然, 其所提建议合理, 针对性强, 五条建议四条被采纳。这表明即便是合理化的意见和建议, 如果长篇累牍, 不讲究公文拟制规范, 将直接影响其行文的效果。

二、高校公文规范化的内容

规范高校公文处理工作应主要包括以下几个方面:

(一) 文种规范。

《党政机关公文处理工作条例》中指出公文种类主要有决议、决定等15类, 并对每类文种的使用范围进行阐释和界定。高校公文应严格按照工作内容和行文关系选择与之相适应的文种, 严禁出现报告中夹带请示、以请示取代函等不规范行为。

(二) 格式规范。

格式规范不仅是公文美观和庄严的需要, 更是其法定性、权威性和严肃性的体现。今年6月, 国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布了《党政机关公文格式国家标准》, 对公文用纸技术指标、公文用纸幅面尺寸和版面要求、各要素编排规则、印制装订等提出明确的标准和要求。高校应据此制定本单位格式标准, 并严格做到公文格式的规范和统一。

(三) 行文规则规范。

行文要确属必要, 讲求针对性和实效, 并根据单位隶属关系和职权范围确定行文关系, 严禁越级行文、主送多个上级机关等不规范现象。

(四) 拟制规范。

公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等内容。公文起草、审核、签发和印制过程的规范化水平体现了高校整体的管理和服务水平。“一字入公文, 九牛牵不出”, 公文拟制不仅要做到符合党的路线方针和国家的法律法规, 同时还要完整准确体现发文机关的意图, 不仅要做到格式规范, 还要做到制发符合全局工作的客观需要以及具体工作的实际需求。

(五) 管理规范。

公文管理工作者要树立规范管理的理念, 提高档案意识, 严格按照程序要求规范管理, 并及时将处理的公文整理归档。

三、提高高校公文处理工作规范化水平的措施

第一, 提高思想认识, 加强领导, 强化公文处理规范化意识。学校各级领导要充分认识到公文处理规范化对学校党政工作的重要意义, 关心公文处理规范化工作, 重视公文处理工作队伍的建设和管理, 妥善解决公文处理工作中的有关问题, 及时对工作进行指导和监督。文秘工作人员要强化公文处理规范化的意识, 严格自我要求, 认真细致工作, 养成公文处理规范化的良好职业习惯。

第二, 完善制度建设, 强化内部管理。高校应严格按照国家和上级有关规定, 并结合各校工作实际和特点, 建立和完善本单位公文处理规章制度, 对公文种类、公文格式、行文规则和公文管理等作出尽可能详细和明确的规定, 力争做到公文处理规范工作有章可循。同时, 要健全完善目标管理制度、考核制度和奖惩制度, 充分调动工作人员的主动性、积极性和创造性。

第三, 加强学习研究, 提高工作能力和水平。公文处理工作者首先要加强政治理论学习, 认真领会党和国家的方针政策, 提高政治理论素养和政策水平。其次要加强业务知识学习, 刻苦专研, 并积极开展相关理论研究, 努力为高校公文处理工作的科学化规范化发展贡献力量。

公文处理规范化讲义 篇3

【关键词】餐厨行业垃圾；管理；处理措施

引言

中国餐厨垃圾目前还没有办法做到标准有效的解决的重要原因是餐厨垃圾的利益链与产业链到目前为止还没有得到破解。餐厨垃圾的关系链体现在以下几个方面：由于餐厨垃圾监管可以说是空白的，政府想管但是心有余而力不足；唯利是图的食堂、酒店等这些餐厨垃圾产生源企业将垃圾卖给不合法的收集群体并从中获得利益；这些不合法收集餐厨垃圾的群体更加变本加厉的将收集到的餐厨垃圾直接养猪，更有甚者直接将潲水油再次利用进行加工得到食用油，这便是常说的地沟油。所以城市餐厨垃圾要解决的关键是将这一严重问题处理好。

1、餐厨垃圾管理的现状

1.1餐厨垃圾的来源和产生量

餐厨垃圾还有丰富的有机物、容易腐烂、有较多的水分含量，同时比较容易滋长霉菌毒素、病原微生物等有害物，来源范围广，不但有来自居民生活中少量产生的，而且有酒店、食堂等大量产生的垃圾。餐厨垃圾的来源主要包括以下四个方面：城市公共场所、城市居民家庭以及旅游景点的垃圾集中站；各种类型的食品零售以及批发市场；饭店、宾馆以及各种小吃店；公司、政府部门和各个高校或者初中高中饭堂。调查发现，餐厨垃圾的产生数量与所在地区的人口数量有非常大的关系，人口多的地方产生的餐厨垃圾也相对比较多。从统计数据中我们发现，上海市每天产生的巨多餐厨垃圾里面，餐厨行业占了百分之五十六，超过了总数的一半以上；其次是企事业单位、宾馆、学校产生的餐厨垃圾。东莞环保部门在2007年经过调查得出该市超过两百人的大中型公司与具备相对规模的酒店、餐厅产生的餐厨垃圾大约每天有六百吨。从这些统计结果可以知道每個城市餐厨垃圾的产生量和该城市所容纳的人口有很大的关系。

1.2餐厨垃圾带来的污染风险

现阶段我国餐厨垃圾的流向形式有着非常大的污染风险，具体体现在以下几个方面。第一，餐厨垃圾的营养比较丰富，给细菌和病毒营造了很好的繁殖环境，有些像乙肝、细菌性腹泻这些烈性动物传染病非常容易通过餐厨垃圾扩散到各地；第二，把餐厨垃圾直接用来喂猪，加大了猪感染各种疾病的可能性，由于食物链的关系感染上疾病的猪有可能传递到人类身上，这对人类的健康造成了非常大的影响；第三，将餐厨垃圾掩埋在地下会污染土壤，给将来的人们带来潜在的威胁；第四，通过非法收集、加工和销售地沟油，并且流入食品市场用来加工食品，给人类的健康带来了最直接的伤害。

2、餐厨垃圾管理以及现阶段的解决办法

很长一段时间来，因为我国很多城市并没有形成对餐厨垃圾进行管理的组织和相应的处理措施，国家目前对于餐厨垃圾的处理属于不作为的状态。主要体现在以下几个方面：第一，没有有序的收集。现阶段，收集餐厨垃圾的运输手段各种各样，主要是经过改装的自行车、摩托车、小四轮或者三轮车等，由于这些工具不能做到运输过程中的密封，非常容易由于泄漏而造成的对环境的第二次污染，而且因为收集者为了达到节约成本的目的，一般都是通过无牌无证的交通工具进行运输，对城市的交通与日常的市容环境造成很大影响。第二，缺乏规范的处理。我国大部分的餐厨垃圾都没有经过任何处理就被直接用来牲畜喂养。这些垃圾有可能在运输的过程中就应经变质，给人类的健康安全带来很大的影响。第三，缺乏先进的相关法律法规造成执法上的困难。虽然现阶段我国产生餐厨垃圾的来源十分多，不过直到现在为止，很多城市都没有颁布餐厨垃圾处理的有关解决办法，所以导致餐厨垃圾的规范解决执法变得非常不容易。

3、餐厨垃圾处理措施分析

没有恰当的餐厨垃圾处理手段，便可能变成影响食品与生态安全的导火索。不过餐厨垃圾同时还有着资源与废物的两种特性，其资源化可以根据下面的方式来实现：饲料化、好氧堆肥化、厌氧能源化等。

1）餐厨垃圾的饲料化餐厨垃圾经历过一系列工序之后能够变成非常有营养的动物饲料，其蛋白质含量达到百分之二十到三十，可以用来作为鸡、猪或者宠物的粮食。目前大部分国家生产饲料的设施、设备以及工艺已经相对先进。我国在饲料蛋白质方面非常缺乏，现阶段这种缺失是通过进口鱼粉来弥补的，资源化的餐厨垃圾刚好能够将饲料蛋白质的缺乏弥补。不过因为高温不能完全保证将病毒全部杀死，用同源性动物蛋白质喂养同一类型的动物时便有可能造成疾病的传播。所以，国家必须谨慎推广餐厨垃圾饲料化解决办法，尤其是需要对这一方面严格执法，对餐厨垃圾的使用范围进行严格限制。

2）餐厨垃圾好氧堆肥化餐厨垃圾的好氧堆肥化指的是通过对氧的需求比较丰富的微生物把餐厨垃圾中的有机物实现生物降解，将垃圾变成宝贝的过程。由于餐厨垃圾给微生物提供了一个相对舒适的生长环境。所以餐厨垃圾堆积在一起，会造成微生物的迅速繁殖，把餐厨垃圾中的有机物进行生物降解，同时生成腐殖质比较丰富的有机肥料。

3）餐厨垃圾厌氧能源化餐厨垃圾的厌氧能源化指的是在缺乏氧的情况下，通过厌氧微生物的代谢活动，把复杂的有机物迅速的降解成为含磷和氮的沼气和无机物的方法。该方法不但有着非常快的处理效率，可以得到非常高效的有机肥产物，而且能够产生沼气实现能源的利用，这在现阶段全球能源非常缺乏的时候变得更加关键。所以，从资源、能源的利用以及环保的方面来说，通过厌氧能源化产生有用的沼气处理餐厨垃圾是未来研究中比较关键的部分。

4）资源化的潲水油潲水油指的是餐厨垃圾也就是俗话说的烧水经过水和油分离并且过滤之后剩下的废油脂，有着非常多的毒素和细菌，这些东西只要被人吃进嘴里都会给人的身体带来非常大的伤害。所以，潲水油可以用来加工成为有机染料或者工业油脂，但是绝对是没有办法食用的。潲水油经过一系列的工艺处理之后是可以得到用来代替石化柴油的生物柴油燃料，这就是潲水油的资源化。

4、餐厨垃圾处理中存在的问题分析

餐厨垃圾处理存在的问题并比仅仅是一个简单的问题，这关系到整个产业链与利益链。很多方面都影响着餐厨垃圾的处理，要将影响餐厨垃圾处理的因素考虑全面才可以处理好这一问题，才可以将影响餐厨垃圾处理措施的问题很好的解决。

目前餐厨垃圾处理问题主要体现在以下几个方面：

4.1商家唯利是图、缺乏环保意识

在我国，将餐厨垃圾直接用来喂养牲畜的情况比比皆是，将潲水油简单的加工成为食用油的情况也到处都是。前段时间，成都被曝光潲水油火锅事件，广东挖出粤东某市暗藏潲水油窝点，潲水油源遍布在全城各个大小餐馆，生产出来的地沟油不仅为生产方所说的用来生成肥皂的原料以外，有些还通过二次加工成为市场上卖出来的食用油。这些情况都说明，这些无良商家完全没有考虑别人的人身安全，没有想过使用这些地沟油之后对人的身体造成极坏的影响，一心想着赚钱，缺乏环保意识，唯利是图。

4.2餐厨垃圾形成的利益链不容易破解、统一收集餐厨垃圾困难

现阶段，我国主要的餐厨垃圾流向都是在周边城市或者市郊的养殖场扩散，还有一些被人收集去加工成地沟油，卖到城市或者其他地区的各种类型的餐馆。对于这些餐馆来说，将餐厨垃圾卖出去是除了餐饮之外的一个额外的收入，同时买这些餐厨垃圾的人还会把餐馆里面的其他生活垃圾一起拉走处理掉，也减轻了他们自己搞卫生的负担，这无疑不是一件稳赚不赔的事情。不过假设要对餐饮垃圾实现规范化的处理，这些餐馆不但没有办法在餐厨垃圾方面赚钱，反而还需要由于处理餐厨垃圾支付相关的处理以及运输的费用。所以，在缺乏法律条文约束、政府强制管理的条件下，想要将现阶段所形成的餐厨垃圾的利益链是特别困难的。就算不需要餐馆掏钱，及时免费收集，饭店的经营人员也是不情愿的。

4.3家庭餐厨垃圾混入生活垃圾焚烧或填埋产生很大的负面影响

目前家庭的餐厨垃圾占生活垃圾的将近一半，所以导致混合垃圾的热量之低、水分高。如果填埋会产生非常多的渗滤液，如果焚烧会造成设备的破坏同时造成空气污染。所以，将这些容易腐蚀餐厨垃圾和无机物垃圾放在一块，会给垃圾分类处理的工作带来非常大的困难，提高了餐厨垃圾处理的花销以及技术困难，对资源也是一種极大的浪费。

4.4餐厨垃圾处理模式的抉择

有关餐厨垃圾是选择通过分散处理还是集中处理的情况，现阶段依然有着很多的争执，二者都有一定的优缺点。分散处理餐厨垃圾可以降低运输过程中的泄漏危险，特别是对运输路程过长的条件下，分散处理有着一定的长处。不过分散处理的效率不高、不能彻底处理、单位投资以及运行费用高、不能很好的管理。所以，选择合适的餐厨垃圾处理手段是构建餐厨垃圾处理系统的一个非常关键的前提。

4.5处理技术的不规范操作

处理餐厨垃圾必须根据“资源化、减量化、无害化”的原则，其中无害化是指垃圾本身必须无害化，全部处理的过程也需要无害化，不能产生第二次污染。餐厨垃圾有机物含量比较高，水分含量高，容易腐烂和变质，对技术的要求相对较高。但是现阶段我国餐厨垃圾的处理手段都不太先进，餐厨垃圾处理技术的自动化程度较低，这些处理方式在处理的过程中会形成大量的臭气和污水没有办法得到本质上的解决，处理之后产生的副产品不容易达到相关规定的要求以及标准。

4.6有些城市缺乏立法权，餐厨垃圾很难实现依法管理

由于我国每一个城市的管理都是不太一样的，不过现阶段我国并不是每个城市都具备立法权，这对城市的立法管理产生一定的影响。从餐厨垃圾管理方面来说，缺乏立法权的城市不能颁布强制性的法律法规，没有办法对餐厨垃圾的运输、收集、无害化处理、处罚和监管等方面明文规定，便没有办法达到将餐厨垃圾的收集运输和处理纳入到法制化管理的进程的目的。

5、餐厨垃圾处理的对策思考

处理餐厨垃圾为一个非常大的工程，涉及到非常多的方面，处理餐厨垃圾时应当考虑到效率高、安全第一以及避免第二次污染的原则，坚持政府指引、源头减量、统一管理的解决办法，努力突破餐厨垃圾处理的技术与管理瓶颈，最终实现餐厨垃圾资源化的处理模式。

5.1开展立法管理，突破利益链

我国应该对国内外优秀城市关于餐厨垃圾处理的先进例子进行重点研究，对这些国家和地区有关餐厨垃圾处理的立法情况和政府监管的效果进行深入分析与探讨。另外，必须整理清楚餐厨垃圾所贯穿的整个利益链，突破整个利益链，实现监管的有效性。

5.2构建处理方式的多样化与处理方式的多元化

由于餐厨垃圾处理过程中产生的副产品有着消纳问题，因此必须采取不一样的处理方式，将餐厨垃圾加工成为附加值高的不同副产品，最终达到餐厨垃圾多样化处理的时候降低副产品的市场风险的目的。另外，由于餐厨垃圾有非常广泛的来源，不但有食堂、酒店等集中来源，还有居民家庭等分散来源，所以，应该采取多元化处理方式。

5.3对餐厨垃圾实现试点收集以及试点处理

统一收集与处理餐厨垃圾统一收集是一个比较难以解决的问题。在处理过程中我们应该先从容易实现的环节下手，然后再去攻破比较难实现的部分。应该先在学校、政府部门等这些素质较高的机构展开试点，在这些机构尝试统一收集、统一规范的将餐厨垃圾处理好，同时通过立法、宣传以及行政的方式慢慢推广到更广泛的餐厨垃圾统一收集与处理。

5.4投资融资，明确餐厨垃圾营运主体

对餐厨垃圾的处理的花销是比较大的，我们首先需要明确提出餐厨垃圾的投资和融资原则以及政府与公司的责任分配问题。国家不仅必须形成餐厨垃圾解决办法的专门规划，同时还必须形成相对应的投资计划，实现融资、建设以及运营体制的问题。

5.5建立副产品的绿色市场

在确保餐厨垃圾资源化以及副产品的质量的同时，还应该考虑到副产品的市场要求，与实际相结合，确定副产品的消化主题和消化途径，可以对购买副产品的企业进行适当的补贴。

6、结语

餐厨方面产生的垃圾是人类消费、生产以及生活过程中的产物，也是构成城市生活垃圾中的最大的一部分。随着人民物质生活水平的不断提升，在餐饮方面出现非常多的浪费的现象，现阶段如何处理好大量的餐厨垃圾已然变成国家在城市管理中相对困难的一个环节。现阶段，餐厨垃圾资源化措施包括以下三种：堆肥化、厌氧消化以及饲料化，并且这些资源化处理方法已相对成熟。

参考文献

[1]黎敏.餐厨垃圾处理技术及其应用探讨[J].资源节约与环保，2013（03）.

[2]绳以健，刘玉德，高春青.餐厨垃圾处理设备可靠性分析[J].农业机械，2013（23）.

[3]谢炜平，梁彦杰，何德文，邹原.餐厨垃圾资源化技术现状及研究进展[J].环境卫生工程，2008（02）.

行政事业单位内部控制规范讲义 篇4

第一章

立法背景

一、当前行政事业单位存在的问题

1、财务制度执行不力

2、财务人员业务素质低

3、财务风险防控机制差

二、新一代领导集体对廉政建设的要求

三、我国行政事业单位内部控制现状

（一）当前行政事业单位内部控制存在的主要问题

1.费用支出缺乏有效控制。

行政事业单位对于行政经费的支出，特别是招待费、办公费、会议费、水电费等，普遍缺乏严格的控制标准；即使制定了内部经费开支标准，但仍较多采用实报实销制。

2.固定资产控制薄弱。

实行政府集中采购制度以后，行政事业单位固定资产的购置得到了有效控制，但使用管理仍缺乏相关的内部控制，重购轻管现象比较普遍。

3.财务管理弱化。

财务部门的工作限于记账、算账、报账，与业务控制脱节，对单位重要事项的决策、实施过程和结果均不了解，未能对业务部门实施必要的财务控制和监督，票据管理不到位。

4.岗位设置不够合理。

存在一人多岗、不相容岗位兼职现象。记账人员、保管人员、经济业务决策人员及经办人员没有很好的分离制约，存在出纳兼复核、采购兼保管等现象，出现管理漏洞。

5.预算控制比较薄弱。

首先是预算编制比较粗糙，部门预算的编制一般根据当年财政状况、上年收支、预算单位自身的特点和业务进行核定，没有细化到具体项目，预算支出达不到逐笔进行核定的要求。其次是预算刚性不够，预算的计划性、科学性不强，预算调整追加较为频繁，资金使用缺乏预见性，削弱了预算的约束控制力。

（二）行政事业单位内部控制薄弱的主要原因

1.内部控制观念淡薄。

2.内部控制制度不完善。

3.信息与沟通衔接不够。

4.管理人员业务素质不能适应内部控制工作的需要。

5.外部监督对单位内部控制健全性和有效性的监督检查不够。

内部控制制度是现代管理理论的重要组成部分,是强调以预防为主的制度,目的在于通过建立完善的制度和程序来防止错误和舞弊的发生,提高管理的效果及效率。

目前，我国行政事业单位内部控制中存在的问题：

1.内控意识相对薄弱, 特别是“一把手”的内控意识淡薄。有的单位负责人简单地将财政的部门预算控制等同于内部控制, 认为有了部门预算就无所谓内部控制体系了。

2.财务管理制度不健全。有效的管理控制需要坚实的基础，但行政事业单位财务会计基础工作仍较薄弱，还需要进一步的强化。

3.资产管理和控制制度有待加强。

4.对预算控制缺乏刚性。目前部门预算的编制一般仍根据当年财政状况、上年收支实绩、预算单位自身的特点和业务进行核定，大部分都还没有细化到具体项目，预算支出达不到逐笔进行核定的要求。另一个方面部门预算涵盖范围有限，预算之外的追加调整项目仍然很多，弹性较大。追加项目越多，预算的随意性越大，权威性和约束力就越差。

5.费用支出方面缺乏有效控制。目前，行政事业单位对于经费的支出（特别是招待费、办公费、会议费、车辆费等）普遍缺乏严格的控制标准，即使有些单位制定了内部经费开支标准，但仍较多采用实报实销制，只要有相应审批人员签字同意，会计人员就予以报销；专项经费被挤占、挪用现象也较普遍，致使专项资金未能发挥其应有的资金效益。

6.固定资产管理比较薄弱。

7.票据管理不够严格到位。对票据的购、领、用、核销未按规定建立相应台账；对票据的使用情况未建立定期或不定期的抽查制度，容易导致一些执收部门延期上缴相应收入，甚至出现挪用公款问题；对使用后票据未能及时办理交验、核销，容易导致收入不入账、私设“小金库”等问题。

8.岗位设置不够合理。由于行政事业单位编制有限，人员紧张，岗位安排不尽合理，许多单位存在一人多岗、不相容岗位兼职现象。

第二章具体内容

第一节行政事业单位内部控制的目标和原则

一、立法宗旨

进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设

二、适用范围

适用于各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关、各民主党派机关、人民团体和事业单位（以下统称单位）经济活动的内部控制

三、内部控制的目标

内部控制是由行政事业单位的领导层和全体员工实施的、旨在提高行政事业单位管理服务水平和风险防范能力，促进单位可持续、健康发展，维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益，实现行政事业单位管理服务目标所制定的政策和程序。

行政事业单位内部控制的目标是：

1.合法性——管理和服务活动的合法合规。

2.安全性——资产安全。

3.可靠性——财务报告及相关信息真实、完整。

4.效率性——提高管理服务的效率和效果。

5.风险防范——排除障碍实现单位发展战略。

四、行政事业单位建立与实施内部控制应遵循的原则

1.全面性原则。

内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项。

2.重要性原则。

内部控制应当在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域。

3.制衡性原则。

内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督，同时兼顾效率。

首先是防范风险，其次才是兼顾运营效率。

4.适应性原则。

内部控制应当与行政事业单位的规模、状况和风险水平等相适应，并随着情况

四、内部控制的要素

（一）内部环境

内部环境规定单位的纪律与架构，影响管理目标的制定，塑造单位文化并影响员工的控制意识，是实施内部控制的基础。它通常包括下列方面：

1.单位的治理结构，比如管理层、核心部门的分工制衡及其在内部控制中的职责权限等；

2.单位的内部机构设置及权责分配，尽管没有统一模式，但所采用的组织结构应当有利于提升管理效能，并保证信息通畅流动；

3.内部审计机制，包括内部审计机构设置、人员配备、工作开展及其独立性的保证等；

4.单位的人力资源政策，比如关键岗位员工的强制休假制度和定期岗位轮换制度，对掌握国家秘密和其他重要秘密的员工离岗的限制性的规定等；

5.单位文化，管理层的诚信和道德价值观，单位全体员工的法制观念等。

（二）风险评估

风险是指一个潜在事项的发生对目标实现产生的影响。

风险评估是指单位及时识别、科学分析管理服务活动中与实现控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。

风险评估主要包括目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。

常用的风险应对策略有：风险规避，即单位对超出风险承受度的风险，通过放弃或者停止与该风险相关的业务活动以避免和减轻损失的策略；风险降低，即单位在权衡成本效益之后，准备采取适当的控制措施降低风险或者减轻损失，将风险控制在风险承受度之内的策略；风险分担，即单位准备借助他人力量，采取业务分包、购买保险等方式和适当的控制措施，将风险控制在风险承受度之内的策略；风险承受，即单位对风险承受度之内的风险，在权衡成本效益之后，不准备采取控制措施降低风险或者减轻损失的策略。

（三）控制活动

控制活动是指单位管理层根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内的政策和程序。控制措施可概括为7个方面，即不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制。同时规定单位应当建立重大风险预警机制和突发事件应急处理机制。

（四）信息与沟通

信息与沟通是指单位及时准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在单位内部、单位与外部之间进行有效沟通，是实施内部控制的重要条件。

（五）内部监督

内部监督，即单位对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，对于发现的内部控制缺陷，及时加以改进。内部监督是实施内部控制的重要保证，包括日常监督和专项监督。

第二节 内部环境

行政事业单位内部环境一般包括以下内容：诚信和道德价值观念、管理哲学和经营风格、组织机构设置与权责分配、单位文化、人力资源政策、内部审计机构设置。

为了更好地了解内部环境，可以对内部环境的主要构成要素进行如下分析：

一、诚信和道德价值观念

诚信和道德价值观念是控制环境的重要组成部分，影响到重要业务流程的设计和运行。内部控制的有效性直接依赖于负责创建、管理和监控内部控制的人员的诚信和道德价值观念。

（一）领导的操守和道德价值观念具有杠杆作用

诚信的原则和道德价值观，主要取决于单位负责人。负责人要以身作则，并传达给全体员工，将诱发人们不诚实、非法和不道德行为的动机降至最弱。

管理者必须立言、立行以昭示其高水平的道德标准。

（二）制定行为准则和其他原则

明确可以接受的商业行为，利益冲突的处理方式，员工行为的道德标准并确保这些准则和原则的有效执行。对员工精神规范、仪容仪表、工作纪律、待人接物、环境卫生、组织管理以及违反守则的处理办法等作出规定。

（三）管理者对干涉正常程序或凌驾制度行为的态度

努力杜绝此类现象的发生。

在预算审批、费用支出审批等方面均应建立职责权限的分工和设置不同级别管理层的审批权限。

（四）面临不现实的目标的压力

管理层在制定关键绩效指标时要考虑适当，过高的不现实的目标会导致员工丧失积极性和舞弊。同时要考虑财务指标以外的指标，例如团结协作、服务意识等工作态度与学识能力方面的指标。

二、管理哲学和经营风格

管理者的管理哲学和经营风格直接决定了一个单位可能采取的内部控制方式以及内部控制制度的受重视程度。它是控制环境中最基本、最主要的因素。

（一）管理层的主导作用

管理层负责单位管理服务活动的运作以及管理策略和程序的制定、执行与监督。控制环境的每个方面在很大程度上都受管理层采取的措施和作出的决策的影响，或在某些情况下受管理层不采取某些措施或不作出某种决策的影响。

（二）管理理念

管理层的理念包括管理层对内部控制的理念，即管理层对内部控制以及对具体控制措施的重视程度。

要使控制理念成为控制环境的一个重要特质，管理层必须告知员工内部控制的重要性。同时，只有建立适当的管理层控制机制，控制理念才能产生预期的效果。

衡量管理层对内部控制重视程度的重要标准，是管理层收到有关内部控制弱 点及违规事件的报告时是否作出适当反应。

（三）管理层的经营风格

管理层的经营风格是指管理层所能接受的业务风险的性质。管理层的经营风格影响管理层对待内部控制的态度，影响在处理重大事项时所作的判断。

管理哲学和经营风格通常对单位有普遍深入的影响。这些影响是无形的，但可以找到一些积极和消极的标志。

（四）机构设置及权责分配

单位应当结合业务特点和内部控制要求设置内部机构，明确职责权限，将权利与责任落实到各责任单位。单位组织结构的设置把实现单位目标所需要的工作进行分解。

任何组织在进行机构设置时均需要遵守下列原则：

①任务目标原则；②有效管理幅度原则；③分工协作原则；④权责对等原则；⑤便于操作原则；⑥动态适应性原则。

机构设置还需要遵循一定的程序：①确定组织设计的基本方针和原则；②进行职能分析和职能设计；③设计组织结构的框架；④管理规范的设计；⑤人员配备和训练管理；⑥反馈和修正。

1.资源分配及权利配置的框架

建立优化的组织机构和高效的运作程序，明确授权形式和授权对象及组织行为的分配；使用、管理经济资源的权限和责任；在规范前提下高效率的运作实现组织的目标。

2.组织结构

负责人应当完全理解其控制责任并具备与其职位相称的必要的经验和知识水平。组织结构应既不过分集中也不过分分散，应有利于信息的上行下达并且贯穿所有经营行为。

3.权责分配

单位应当结合业务特点和内部控制要求设置内部机构，明确职责权限，将权利与责任落实到各责任单位，并通过编制内部管理手册使全体员工掌握内部机构设置、岗位职责、业务流程等情况，明确权责分配，正确行使职权。组织结构合理，权利责任分配适当，是内部控制发挥作用的前提条件。

适当分配职责并下放职权，不同的职责和权限应适当地分配给单位的全体员工，决策权与员工的职责和权限要相关联，应以充分的信息为依据分配职责和权责。管理层根据部门结构、职位说明书、员工的级别以及具体的工作范围和性质分配职责并赋予相应职权。

在费用审批方面，应明确规定实行分级审批制度。授权审批人可通过书面形式指定代理审批权人。

应建立执行特定职能（包括交易授权）的授权机制，确保每个人都清楚地了解相互关系和责任。对分散经营活动应有充分的监督，有效的权责分配制度有助于形成整体的控制意识。

单位职责分配考虑的主要因素包括：

（1）在单位内部是否有明确的职责划分，将业务授权、业务记录、资产保管和维护以及业务执行的责任尽可能地分离；

（2）数据的所有权划分是否合理；

（3）是否已针对授权交易建立适当的政策和程序。

（五）单位文化

单位在长期的经营实践中形成的共同思想、作风、价值观念和行为准则，是一种具有单位个性的信念和行为方式。单位文化包含四个要素：制度文化、物质文化、行为文化、精神文化。

行政事业单位的单位文化主要应包括如下几点：

1.价值观念。是指人们基于某种功利性或道义性的追求而对人们（个人、组织）本身的存在、行为和行为结果进行评价的基本观点。价值观不是人们在一时一事上的体现，而是在长期实践活动中形成的关于价值的观念体系。行政事业单位价值观，是行政事业单位全体职工共同的价值准则。

2.精神面貌。精神面貌是基于自身特定的性质、任务、宗旨、时代要求和发展方向，并经过精心培养而形成的成员群体的精神风貌。

精神面貌是文化的核心，在整个文化中起着支配的地位。精神面貌以价值观念为基础，以价值目标为动力，对控制哲学、管理制度、道德风尚、团体意识和单位形象起着决定性的作用。

3.道德风尚。道德风尚是调整单位与其他单位之间、单位与服务对象之间、单位内部职工之间关系的行为规范的总和。

4.团体意识。团体即组织，团体意识是指组织成员的集体观念。团体意识是单位内部凝聚力形成的重要心理因素。团体意识的形成使单位的每个职工把自己的工作和行为都看成是实现单位目标的一个组成部分，使他们以作为单位的成员而感到自豪。

5.单位形象。单位形象是单位通过外部特征和服务表现出来的，被社会公众所认同的单位总体印象，是单位内部要素的集中体现。

6.规章制度。规章制度是在实践活动中所形成的，对人的行为带有强制性，并能保障一定权利的各种规定。

（六）人力资源政策

良好的人力资源政策不但对更好地贯彻和执行内部控制有很大的帮助，还能确保执行单位政策和程序的人员具有胜任能力和正直品行。

人力资源政策应当包括下列内容：员工的聘用、培训、辞退与辞职；员工的薪酬、考核、晋升与奖惩；关键岗位员工的强制休假制度和定期岗位轮换制度；掌握国家秘密或重要商业秘密的员工离岗的限制性规定；有关人力资源管理的其他政策。

（七）内部审计机构设置

单位应当加强内部审计工作，保证内部审计机构设置、人员配备和工作的独立性。内部审计机构对监督检查中发现的内部控制缺陷，应当按照单位内部审计工作程序进行报告；对监督检查中发现的内部控制重大缺陷，有权直接向有关部门报告。

根据有关规定，我国内部审计机构按照本单位主要负责人或者权力机构的要求，主要履行的职责包括：

（1）对本单位及所属单位（含占主导地位的单位，下同）的财政收支、财务收支及其有关的经济活动进行审计；

（2）对本单位及所属单位预算内、预算外资金的管理和使用情况进行审计；

（3）对本单位内设机构及所属单位领导人员的任期经济责任进行审计；

（4）对本单位及所属单位固定资产投资项目进行审计；

（5）对本单位及所属单位内部控制制度的健全性和有效性以及风险管理进行评审；

（6）对本单位及所属单位经济管理和效益情况进行审计；

（7）法律、法规规定和本单位主要负责人或者权力机构要求办理的其他审计事项。

内部审计程序通常包括准备阶段、实施阶段、终结阶段以及后续审计4个环节，应根据管理层确定的职责范围和委托的工作任务对审计项目开展内部审计工作。

第三节 风险评估

风险评估是辨认和分析与目标实现有关的风险的过程。

（一）设置目标

行政事业单位开展风险评估，应当准确识别与实现控制目标相关的内部风险和外部风险，确定相应的风险承受度。风险承受度是单位能够承担的风险限度，包括整体风险承受能力和业务层面的可接受风险水平。

单位在确定风险承受度时应当考虑的内容包括：

①法律、经济方面的限制。②控制程度。如果单位对结果的控制能力很低或者根本就没有控制能力，那么单位就无法制定较高的风险承受度。

③风险转移。

④机会成本。

⑤制定较高的风险承受度可能是惟一可能的方法。有时单位无法防范损失，此时，单位别无选择，只能制定较高的风险承受度，必须自己来承担风险。

（二）风险识别

风险识别实际上是收集有关损失原因、危险因素及其损失暴露等方面信息的过程。风险识别作为风险评估过程的重要环节，主要回答的问题是：存在哪些风险？哪些风险应予以考虑？引起风险的主要因素是什么？这些风险所引起的后果及严重程度如何？风险识别的方法有哪些等。

单位的内部风险因素主要有：①管理人员的职业操守、员工专业胜任能力等人力资源因素；②组织机构、资产管理、业务流程等管理因素；③研究开发、技术投入、信息技术运用等自主创新因素；④财务状况、现金流量等财务因素；⑤营运安全、员工健康、环境保护等安全环保因素以及其他因素。

单位的外部风险因素主要有：①经济形势、产业政策、融资环境、市场竞争、资源供给等经济因素；②法律法规、监管要求等法律因素；③安全稳定、文化传统、社会信用、教育水平、消费者行为等社会因素；④技术进步、工艺改进等科学技术因素；⑤自然灾害、环境状况等自然环境因素以及其他因素。

（三）风险分析

风险分析是在风险识别的基础上对风险发生的可能性、影响程度等进行描述、分析、判断，并确定风险重要性水平的过程，是风险评估的独立环节。

风险分析的程序主要包括：分析风险因素、风险事故，捕捉风险征兆，确定风险的存在；分析风险可能性即风险发生的频率；分析风险发生的可能影响。

分析的方法是定性和定量技术的结合。定性分析方法是直接运用定性术语描述风险发生可能性的高低以及其对目标的影响程度。

定量分析方法是用数量方法描述风险发生可能性的高低以及其对目标的影响程度，大多数是建立在数学模型基础上的。

（四）风险应对

单位风险应对策略有四种基本类型：风险规避、风险降低、风险分担、风险承受。单位应当综合运用风险应对策略，实现对风险的有效控制。

1.风险规避

风险规避是单位对超出风险承受度的风险，通过放弃或者停止与该风险相关的业务活动以避免和减轻损失的策略。这是控制风险的一种最彻底、最有力的措施，它与其他的控制风险方法不同，是在风险事故发生之前，将所有风险因素完全消除，从而彻底排除某一特定风险事故发生的可能性，2.风险降低

风险降低是单位在权衡成本效益之后，准备采取适当的控制措施降低风险或者减轻损失，将风险控制在风险承受度之内的策略。

3.风险分担

风险分担是单位准备借助他人力量，采取业务分包、购买保险等方式和适当的控制措施，将风险控制在风险承受度之内的策略。

4.风险承受

风险承受是单位对风险承受度之内的风险，在权衡成本效益之后，不准备采取控制措施降低风险或者减轻损失的策略。这也是一种最普通、最省事的风险应对策略。

例如，某工商局门口停车场安排人员收费，每年收款总额在20 000元左右，单位安排临时工李某收取，如果为了防止李某贪污舞弊，另外专门安排一个正式员工每日专门复核款项，这时支付给复核人员的工资要远远高于20 000元，显然不符合成本效益原则，因此对于这种存在的舞弊风险单位就应该采用风险承受策略。

风险应对的四种策略是根据单位的风险偏好和风险承受度制定的，风险规避策略在采用其他任何风险应对措施都不能将风险降低到单位风险承受度以内的情况下适用；风险降低和风险分担策略则是通过相关措施，使单位的剩余风险与单位的风险承受度相一致；风险承受则意味着风险在单位可承受范围之内。

（五）风险评估的监督和评价

风险的监督和评价过程，包括监督和评价识别风险的充分性，以及针对这些风险所采取措施的恰当性。行政事业单位应设置或指定专门机构，对单位整体的风险评估过程和应对措施进行了解和评价。风险的监督和评价考虑的主要因素可能包括：

1.单位是否已建立、沟通整体目标，并辅以具体策略和具体管理服务活动的开展计划；

2.单位是否已建立风险评估制度并保证运行，包括识别风险、估计风险的重大性、评估风险发生的可能性以及确定需要采取的应对措施；

3.单位是否已建立某种机制，识别和应对可能对单位产生重大且普遍影响的变化等；

4.风险控制管理部门是否建立了某种流程，以识别外部环境、内部环境发生的重大变化。风险应对措施的调整机制是否运行有效。

第四节 控制活动

控制活动是指有助于确保管理者的指令得以执行，合理保证管理服务目标的实现、指导员工实施管理指令、管理和化解风险而采取的政策和程序，属于组织的基础行为。

控制措施一般包括：不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等。

一、不相容职务分离控制

不相容职务分离控制要求行政事业单位全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。所以单位进行组织规划，首先是要对不相容职务进行分离。

在单位中，通常有6大类主要的不相容职务：

1.授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离；

2.执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务要分离；

3.执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离；

4.保管某些财产物资和对其进行记录的职务要分离；

5.保管某些财产物资和使用这些财产物资的职务要分离；

6.执行某项经济业务与监督这些经济业务的职务要分离。

二、授权审批控制

授权审批控制要求行政事业单位根据常规授权和特别授权的规定，明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。

授权按照其形式可分为常规授权和特别授权。常规授权是单位在日常经营管理活动中按照既定的职责和程序进行的授权。特别授权是对非经常经济行为进行专门研究后作出的授权。

审批控制措施作为内部控制措施的重要内容之一，应该得到单位的重视，所以在实施审批控制措施时应遵循以下原则：全面控制和重点控制相结合的原则；事前审批和事后审批相结合的原则；相互牵制的原则；程序定位的原则。

根据这些原则，审批控制措施应该包括的内容有：审批人员和审批权限；审批程序；审批内容；审批人员的责任；设立事后监督机制；以现有的稽核、审计、纪律检查部门为基础，成立内部审计委员会。这些措施对单位及时发现问题、防范和化解单位风险都有重要的作用。

三、会计系统控制

四、财产保护控制

行政事业单位应建立财产日常管理制度和定期清查制度，采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施，确保财产的安全完整，严格限制未经授权的人员接触和处置财产。

五、预算控制

预算控制要求行政事业单位实施全面预算管理制度，明确各责任单位在预算管理中的职责权限，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，强化预算约束。

六、运营分析控制

开展运营活动分析的目的在于把握行政单位管理和服务活动是否向着预算规定的目标值发展，一旦发生偏差和问题就能找出问题所在，并根据新的情况解决问题或修正预算。

七、绩效考评控制

绩效考评控制要求行政单位建立和实施绩效考评制度，科学设置考核指标体系，对单位内部各责任单位和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价，将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。

绩效考评首先要确定绩效目标，然后进行绩效辅导，是管理者对员工完成工作目标的过程进行辅导，帮助员工不断改进工作方法和技能，及时纠正行为与工作目标之间出现的偏离，并对目标和计划进行跟踪和修改。同时管理者要依据绩效计划阶段所确立的标准和绩效辅导阶段收集的数据来对员工在考核期内的绩效进行评价。再次是管理者与员工之间的有效沟通，员工通过反馈知道主管对他的评价和期望，从而根据要求不断提高；主管通过反馈指出员工的绩效水平和存在的问题，有的放矢地进行激励和指导。最后将绩效结果应用于工资调整及奖金分配、晋升与职务调整、培训教育、员工职业生涯发展等。

在控制活动中行政事业单位还应该建立重大风险预警机制和突发事件应急处理机制。

第五节 信息与沟通

信息是影响单位内部环境、风险评估、控制活动、内部监督等方面的信息。

沟通是信息系统的一部分，是组织中的信息交流。信息交流是组织结构的核心，是组织存在的基础，没有信息交流就没有组织。

一、信息搜集

单位在进行信息搜集时应明确搜集的内容、方式等，行政事业单位应当对收集的各种内部信息和外部信息进行合理筛选、核对、整合，提高信息的有用性。

因为不同单位需要的信息存在差异，各单位对每类信息的侧重点也存在差异。因此单位应结合自身特点以及成本效益原则，选择适合的方式搜集有价值的信息。

二、信息传递

行政事业单位应当将内部控制相关信息在单位内部各管理级次、责任单位、业务环节之间以及外部有关方面之间进行沟通和反馈。

信息传递中存在一些问题，常见的有准确性问题、完整性问题、及时性问题和安全性等问题，所以针对这些问题单位就应该加强信息传递过程的监督与复核、加强信息传递者和使用者的知识储备、加强对信息系统的改进以及信息传递与单位文化的结合。

三、信息共享

单位的内部控制系统实质上是一个信息系统，是一个对信息进行搜集、核对、整合、传递的过程，并且通过反馈机制改进信息的搜集、处理和传递，从而形成一个灵敏的信息沟通机制，促进内部控制目标的实现。

单位应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。

四、反舞弊机制、举报人投诉制度和举报人保护制度

有效的信息交流机制可以对防范以及及时发现舞弊行为起到很好的作用。单位应当建立反舞弊机制，坚持惩防并举、重在预防的原则，明确反舞弊工作的重点领域、关键环节和有关机构在反舞弊工作中的职责权限，规范舞弊案件的举报、调查、处理、报告和补救程序。

单位至少应当将下列情形作为反舞弊工作的重点：①未经授权或者采取其他不法方式侵占、挪用单位资产，牟取不当利益。②在财务会计报告和信息披露等方面存在的虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏等。③单位负责人及其他高级管理人员滥用职权。④相关机构或人员串通舞弊。

另外，单位应当建立举报投诉制度和举报人保护制度，设置举报专线，明确举报投诉处理程序、办理时限和办理要求，确保举报、投诉成为单位有效掌握信息的重要途径。

第六节 内部监督

内部监督是内部控制体系中不可或缺的一部分，是内部控制得到有效实施的有力保障，具有非常重要的地位。

一、内部监督的组织结构

行政事业单位建立的内部审计机构或者实际履行内部控制监督职责的有关机构，应当根据国家法律法规要求和单位领导的授权，采取适当的程序和方法，对内部控制的建立与实施情况进行监督检查，形成检查结论并出具书面检查报告。

二、内部监督的方式

内部监督的施行方式包括两种：

（一）日常监督与专项监督以及两种方式的有机结合

日常监督是指单位对建立与实施内部控制的情况进行常规、持续的监督检查；专项监督是指在单位组织结构、业务流程、关键岗位员工等发生较大调整或变化的情况下，对内部控制的某一或者某些方面进行有针对性的监督检查。

专项监督的范围和频率应当根据风险评估结果以及日常监督的有效性等予以确定。

如果单位的日常监督能够有效地起到监督效果，可以减少专项监督的频率。

（二）持续性监督检查和专项监督检查以及两种方式的有机结合 持续性监督检查，是指单位对建立和实施内部控制的整体情况所进行的连续的、全面的、系统的、动态的监督检查。

专项监督检查，是指单位对内部控制建立与实施的某一方面或者某些方面的情况所进行的不定期的、有针对性的监督检查。

三、内部控制评价

单位实施内部控制评价，应当遵循风险导向原则、一致性原则、公允性原则、独立性原则、成本效益原则等。以此对内控五要素和内控有效性进行评价。

单位应当以书面或者其他适当的形式，妥善保存内部控制建立与实施过程中的相关记录或者资料，确保内部控制建立与实施过程的可验证性。

第七节 行政事业单位内部控制制度评价

行政事业单位内部控制评价，是指由单位负责人和管理层实施的，对单位内部控制有效性进行评价，形成评价结论，出具评价报告的过程。

一、内部控制评价的原则

单位实施内部控制评价，应当遵循下列原则：

1.风险导向原则。内部控制评价应当以风险评估为基础，根据风险发生的可能性和对单位单个或整体控制目标造成的影响程度来确定需要评价的重点业务单元、重要业务领域或流程环节。

2.一致性原则。内部控制评价应当采用统一可比的评价方法和标准，保证评价结果的可比性。

3.公允性原则。内部控制评价应当以事实为依据，评价结果应当有适当的证据支持。

4.独立性原则。内部控制评价机构的确定及评价工作的组织实施应当保持相应的独立性。

5.成本效益原则。内部控制评价应当以适当的成本实现科学有效的评价。

二、内部控制评价考虑的因素

单位实施内部控制评价，应考虑的主要因素可能包括：

1.单位是否定期评价内部控制，单位的每一种活动，是否都有适当的政策和程序进行规范；

2.单位人员在履行正常职责时，能够在多大程度上获得内部控制是否有效运行的证据；

3.与外部的沟通是否能够证实内部控制存在的问题，或者指出存在的问题；

4.管理层是否采纳内部审计人员和监督部门有关内部控制的建议；

5.管理层是否及时纠正控制运行中的偏差；

6.管理层是否及时根据监管机构的报告及建议采取纠正措施；

7.是否存在协助管理层监督内部控制的职能部门（如内部审计部门）；

8.监督部门的：①独立性和权威性；②向谁报告；③是否有足够的人员、培训和特殊技能；④是否坚持适用的专业准则；⑤活动的范围；⑥计划、风险评估和执行工作的记录和形成结论的适当性；

三、内部控制评价内容

评价内容包括但不限于：

1.单位组织结构中的职责分工的健全状况；

2.各项内部控制制度及相关措施是否健全、规范，是否与单位内部的组织管理相吻合；

3.各项工作中的业务处理与记录程序是否规范、经济，其执行是否有效；

4.各项业务工作中的授权、批准、执行、记录、核对、报告等手续是否完备；

5.各岗位的职权划分是否符合不相容岗位相互分离的原则，其职权履行是否得到有效控制；

6.是否有严格的岗位责任制度和奖惩制度；

7.关键控制点是否均有必要的控制措施，其措施是否有效执行；

8.内部控制制度在执行中受管理层的影响程度。

四、内部控制评价程序

单位应当按照制定评价方案、实施评价活动、编制评价报告等程序开展内部控制评价。

（一）建立内部控制评价机构

内部控制评价机构应当根据单位整体控制目标，制定内部控制评价工作方案，明确评价目的、范围、组织、标准、方法、进度安排和费用预算等内容，报单位负责人及高级管理层审批。

（二）对内部控制制度的建立和执行情况进行调查

通过审阅相关的规章制度、现场询问有关人员、实地观察等方法调查了解内部控制制度的建立和执行的详细情况，并作出初步评价。

（三）对内部控制制度进行测试

内部控制评价范围的确定应当遵循风险导向、自上而下的原则，应确定需要评价的分支机构、重要业务单元、重点业务领域或流程环节。

内部控制测试的方法主要包括：

1.个别访谈法。是指单位根据检查评价需要，对被查单位员工进行单独访谈，以获取有关信息。

2.调查问卷法。是指单位设置问卷调查表，分别对不同层次的员工进行问卷调查，根据调查结果对相关项目作出评价。

3.比较分析法。是指通过分析、比较数据间的关系、趋势或比率来取得评价证据的方法。

4.标杆法。是指通过与组织内外部相同或相似经营活动的最佳实务进行比较而对控制设计有效性评价的方法。

5.穿行测试法。是指通过抽取一份全过程的文件，来了解整个业务流程执行情况的评估评价方法。

6.抽样法。是指单位针对具体的内部控制业务流程，按照业务发生频率及固有风险的高低，从确定的抽样总体中抽取一定比例的业务样本，对业务样本的符合性进行判断，进而对业务流程控制运行的有效性作出评价。

7.实地查验法。是指单位对财产进行盘点、清查，以及对存货出、入库等控制环节进行现场查验。

8.重新执行法。是指通过对某一控制活动全过程的重新执行来评估控制执行情况的方法。

9.专题讨论会法。是指通过召集与业务流程相关的管理人员就业务流程的特定项目或具体问题进行讨论及评估的一种方法。

（四）对内部控制制度进行评价

对内部控制制度进行评价主要是对内部控制中的具体问题，特别是对差错、浪费、损失、非授权使用或滥用职权等敏感问题进行评价，找出失控的原因，提出相应的改进、补救措施。

单位在判断内部控制设计与运行有效性时，应当充分考虑下列因素：

1.是否针对风险设置了合理的细化控制目标；

2.是否针对细化控制目标设置了对应的控制活动；

3.相关控制活动是如何运行的；

4.相关控制活动是否得到了持续一致的运行；

5.实施相关控制活动的人员是否具备必需的权限和能力。

单位在内部控制评价中，应对内部控制缺陷进行分类分析。内部控制缺陷一般可分为设计缺陷和运行缺陷。设计缺陷是指缺少为实现控制目标所必需的控制或现存控制设计不适当、即使正常运行也难以实现控制目标；运行缺陷是指现存控制设计完好但没有按设计意图运行，或执行者没有获得必要授权或缺乏胜任能力以有效地实施控制。

单位对内部控制评价过程中发现的问题，应当从定量和定性等方面进行衡量，判断是否构成内部控制缺陷。存在下列情况之一，单位应当认定内部控制存在设计或运行缺陷：

1.未实现规定的控制目标；

2.未执行规定的控制活动；

3.突破规定的权限；

4.不能及时提供控制运行有效的相关证据。

（五）编写内部控制评价报告

单位应当结合年末控制缺陷的整改结果，编制内部控制评价报告。内部控制评价报告至少应当包括下列内容：

1.内部控制评价的目的和责任主体；

2.内部控制评价的内容和所依据的标准；

3.内部控制评价的程序和所采用的方法；

4.衡量重大缺陷严重偏离的定义，以及确定严重偏离的方法；

5.被评估的内部控制整体目标是否有效的结论；

6.被评估的内部控制整体目标如果无效，存在的重大缺陷及其可能的影响；

7.造成重大缺陷的原因及相关责任人；

8.所有在评估过程中发现的控制缺陷，以及针对这些缺陷的补救措施及补救措施的实施计划等。

公考公文讲义 篇5

公文分为通用公文和专用公文。通用公文包括法定公文（党政机关公文）和普通事物公文（普通社会组织公文）。专用公文包括司法：判决书，军事：军事命令，外交：国书等。公文是一种特殊应用文，公文和一般应用文的区别： 1.公文常用的基本表达方式包括叙述、议论、说明三种

2.公文写作忌讳“形象生动”因而很少描写，忌讳偏激情绪。因而很少抒情。3.叙述是公文写作中最常用、最基本的表达方式。

【例题 单选】公文写作中最基本、最常见的表达方式是()。A 叙述 B.描写 C.说明 D.议论

【例题 单选】公文中兼用的基本表达方式是（）A.议论、描写、说明 B.议论、说明

C 议论、叙述、说明 名师精品课程 D.抒情、说明 公文特点 有法定的作者 有规范的体式 有特定的效用 有规定的处理程序

【例题 单选】公文的作者是指（）

A 制发该公文的机关或者机关的法定领导人 B.草拟该公文的秘书人员

C.参与该公文形成过程的有关处（科）室 D.审核该公文的办公室负责人

【例题 单选】公文区别于其他信息记录的特点是()A.传递权威信息 B.书面文字材料

C 具有法定权威与现行效用 D.有特殊的格式、文字要求 【例题单选】“公文的格式、行文程序必须遵循一定的要求”，这体现了公文（）的特点。

A．政务性 B.工具性 C．法定性 D 规范性

党政机关公文处理工作条例（15 种）Ø 决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请 示、批复、议案、函、纪要

Ø 在《国家行政机关公文处理办法》的13个文种基础上，增加了党委的“决议” 和“公报”两个文种，共15 个文种。名师精品课程

Ø 党的机关公文原有14 种,废止3种：指示、条例、规定 增加 4 种：命令、通告、公告、议案，共15 个文种。【例题 单选】2012 年4 月6 日，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条 例》，与原《国家行政机关公文处理办法》相比较，条例新增加的公文种类有（）Ａ.议案和决议Ｂ 决议和公报 Ｃ.纪要和公报Ｄ.议案和纪要 公文的分类

按公文的内在属性分为：

规范性公文（规定、条例、章程、办法、细则等）指令性公文（命令、决定等）指导性公文（批复、意见等）

知照性公文（通知、通报、公报等）公布性公文（公告、通告等）商洽性公文（函等）

报请性公文（请示、报告等）记录性公文（会议纪要等）

【例题 单选】条例、规定、办法是属于公文中的()A.指导性文件 B 规范性文件 C.公布性文件 D.商洽性文件 公文的分类

Ø 根据形成和作用的公务活动领域，可分为: 通用公文和专用公文

Ø 根据行文方向，可分为: 上行文、下行文、平行文

Ø 根据公文性质和作用，可分为：

规范性公文、指挥性公文、报请性公文（呈请性公文）、知照性公文、记录性公文 Ø 根据内容涉及国家秘密的程度，可分为: 公布文件、普通文件、秘密文件（绝密、机密、秘密）Ø 根据处理时限的要求，可分为： 特急件、加急件、平件 公文种类

决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。如《中国共产党第十八次全国代表大会 关于十七届中央委员会报告的决议》。

决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级 机关不适当的决定事项。如《中共中央纪律检查委员会关于开除***党籍的决定》 命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋 升衔级、嘉奖有关单位和人员。如财政部颁发命令公布《事业单位会计准则》。公报。适用于公布重要决定或者重大事项,如《中国共产党第十八届中央委员会第一 次全体会议公报》

公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如全国人大选举习近平为国家主 席要发布公告，我国在东海举行军事演习要向国内外发布公告

通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项如《XX电力工业局关于使用 定期借记业务结算方式的通告》通告的结语：“特此通告”或“本通告自发布之日起实 施” 通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求 下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员.eg.对于干部的任免或 聘用一般使用通知,eg.某政府机构部门办公室更改电话号码，需要下级机关和社会周 知.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。如《××××自 治区人民政府关于柳州市壶东大桥特大交通事故的通报》。

报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。如《×××× 关于×××的报告》。

请示。适用于向上级机关请求指示、批准。如《公安部关于将12 月2 日设立为“全 国交通安全日”的请示》

批复。适用于答复下级机关请示事项。如《国务院关于同意设立“全国交通安全日” 的批复》

意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。如《教育部中央编办财政部人力 资源社会保障部关于加强幼儿园教师队伍建设的意见》

议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务 委员会提请审议事项。如《国务院关于提请审议<中华人民共和国劳动法（草案）>的 议案》

函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如《卫生部关于商请做好蜂胶产品监督管理工作的函》。

纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。如《全国财贸工会工作会议纪要》。公文种类口诀 两决两公三个通 令议报请批复中 意见纪要还有函 十五公文都来全

口诀释义：决定决议,公报公告,通知通报通告, 命令议案报告请示批复，意见纪要函。

【例题单选】公文中，()适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关 的询问。

A 报告 B.请示 C.批复D.函

【例题 判断】请求上级机关批拔救灾扶贫资金，用的公文是“报告”（）

【例题 判断】因山体滑坡，铁路中断，xx铁路局用决定告知乘客当日火车延误（）【例题 单选】某政府部门办公室更改电话号码，可用()公布周知。A 通知 B.通告C.启事D.布告

【例题 单选】任免和聘用干部的公文文种为()A.命令 B.指示C.通报D 通知

【例题 单选】商洽性文件的主要文种是（）A.通知 B.请示 C.通告D 函

【例题 单选】某区公安分局就户籍管理有关事项向位于本行政辖区内的某大学发文，应使用的公文文种是（）Ａ.通知Ｂ.请示Ｃ.指示Ｄ 函 行文规则

上行文，指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文，主要有报告、请示。平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文，主要有函。

下行文，指向所属被领导、指导的下级机关发送的公文，属于这一类的文种最多，有 命令(令)、决定、决议、公报、公告、通告、通报、批复、纪要，还包括多数通知。“意见”既可用于上行文、下行文，也可用于平行文 上行文的规则

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送 下级机关。

2.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见 后上报，不得原文转报上级机关。3.请示应当一文一事。

4.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。《党政机关公文格式》

2012-06-29 发布 2012-07-01 实施 公文要素18：

版头6 份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人

主体9 标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件

版记3 抄送机关、印发机关、印发日期(删去主题词)

配图！

公文要素—版头部分

1.份号：公文印制份数的顺序编号，涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左 上角第一行，用阿拉伯数字。

2.密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和 保密期限。密级顶格编排在版心左上角第二行。【例题 单选】需要标明公文份数序号的是（）A.下行文 B.报请类公文 C.任何公文

D 具有绝密和机密等级的公文 公文要素—版头部分 3.紧急程度：

紧急公文应当分别标注“特急”“加急” 电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急” 紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行

同时标识密级与紧急程度时,份号顶格编排在版心左上角第一行,密级顶格编排在版 心左上角第二行,紧急程度顶格编排在版心左上角第三行 【例题 多选】公文的紧急程度分为（）A 特急 B．急件

C．火急 D 加急 E．平件 公文要素—版头部分 4.发文机关标志：

发文机关全称或者规范化简称加“文件”

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发 文机关名称右侧，上下居中排布。

党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加“文件” 二字。

公文要素—版头部分 5.发文字号：

由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识 年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入 序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字 联合行文时，使用主办机关的发文字号

发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布 公文要素—版头部分 6.签发人：

上行文应当标注批准签发的领导人姓名

签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字； 签发人后标冒号后用标识签发人姓名。如有多个签发人，每行两个姓名，应使发 文字号与最后一个签发人姓名处同一行 公文要素—主体部分 7.标题：

口诀：发文机关+关于+事由+的+文种 唯一不能省略文种

位于红色分隔线下空二行 公文要素—主体部分 8.主送机关：

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

编排在标题下空一行，左侧顶格,回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒 号。

公文要素—主体部分 9.正文：

在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行（1）正文一般由三部分组成： 原由＋事项＋结尾

（2）引文：先引标题，后引发文字号,引用文件时文件名在前，用“《》”括入 引用文件：《文件名》+（发文字号）

（3）日期：阿拉伯数字，不能把2005 年写“05 年”

【例题 单选】公文中引用了一份文件，按照引用文件的规范要求，正确的写法是（）A.《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》（XX发〔2011〕025号）B 《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》（XX发〔2011〕25号）C.（XX 发〔2011〕25 号）《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》 D.（XX 发〔2011〕025 号）《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》 口诀-引用文件：《文件名》+（发文字号）公文要素—主体部分（4）结构层次序数： 第一层：汉字“一”，第二层：汉字加括号“

（一）” 第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“（1）” 公文要素—主体部分

10.附件说明：公文附件的顺序号和名称

公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒 号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字。附件名称后不加标点符号。附件说明 处的标题应与附件本身的标题相一致。“附件说明”中仅需要写明附件标题名称，无需书名号，只有一个附件时也无需标注“1” 口诀: 成文日期阿拉伯，印发时间阿拉伯 附件无需书名号，一个无需阿拉伯 公文要素—主体部分 11.发文机关署名：

署发文机关全称或者规范化简称。12.成文日期：阿拉伯数字标全

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行 右空四字

公文要素—主体部分 13.印章：

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报可 以不加盖印章

联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章 联合下发的公文，发文机关都应加盖印章 印章之间互不相交或相切

最后一个印章居中下压成文日期

根据《党政机关公文处理工作条例》规定，有特定发文加官标志的普发行公文和 电报可以不加盖印章。公文要素—主体部分 14.附注：

公文印发传达范围等需要说明的事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。

公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。“请示”件应在附注处注明联系人和电话 公文要素—主体部分 15.附件：

公文正文的说明、补充或者参考资料 附件应与公文正文一起装订

学习交流 更多笔试面试高清视频讲座，请qq:1962 930索取 名师精品课程 } 第 20 页

在附件左上角第一行顶格标识“附件” 有序号时标识序号

附件的序号和名称前后标识应一致。公文要素—版记部分 16.抄送机关：

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，公文如有抄送，左空一字标识 “抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对 齐；在最后一个抄送机关后标句号。公文要素—版记部分

17.印发机关和印发时间： 公文的送印机关和送印日期。设在公文末页最后一行。

印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间用阿拉伯数字标识。18.页码:公文页数顺序号

编排在版心下边缘之下，单页码居右空一字，双页码左空一字。【例题 多选】《党政机关公文处理工作条例》规定，版记主要由（）组成。A.主题词 B 抄送机关 C 印发机关 D 印发日期 口诀

公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/9704-2012 代替《国家行政机关公文格式》

主题词儿不再标：删除主题词格式要素

密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角 印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注

学习交流 更多笔试面试高清视频讲座，请qq:1962 930索取 名师精品课程 } 第 21 页

公文页码不可少：增加页码格式要素

【例题 单选】关于公文行文的成文日期，下列格式正确的是（）A.二〇二年一月十四日 B.2012 年01 月04日 C 2012 年1 月14 日 D.12年01月14 日

公文必备9要素：两标两印四文一页码

版头

份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字 号、签发人

主体

标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日 期、印章、附注、附件

版记

抄送机关、印发机关、印发日期、页码

【例题 单选】下列属于党政机关公文格式必备要素的是（）A.附注 B.附件

C.签发人姓名 D 正文

公文必备9要素：两标两印四文一页码

公文常设错误点

1.份号、密级和保密期限、紧急程度写左边 2.发文字号

“国发〔2010〕1 号”中要注意机关代字、年份、序号不能颠倒；年份要用“〔〕”不 是“[ ]”、也不是“（）”年份要写四位数，不能写成“10”；序号“1号”不能 写成“第1号”也不能写成“01”号 3.签发人

上行文如“请示”、“报告”有签发人，下行文如“命令”、“通知”、“通告”等没有签发人；且有签发人的时候，签发人应与 发文字号在一行居于两端。

4.标题=发文机关+关于+事由+的+文种 注意“关于”与“的”位置，“关于”不能在发文机关前面，如“关于国务院发布《国 家行政机关公文处理办法》的通知”就是错误地把“关于”提前，而“的”后面 一定是文种，如出现“××××的情况报告”就是错误的例子，“情况报告”不是 文种，应为“××××情况的报告”。5.成文日期：阿拉伯数字 6.版记：主题词已删除

7.文种：文种与内容中相矛盾，如标题是“××××的通告”，正文中却出现了“特 通知如下”的情况 8.引用文件口诀：《文件名》+（发文字号）：按照引用文件的规范要求，引用文件时 文件名在前，用“《》”括入，发文字号在后，使用“（）”括入。新旧公文区别

1．党政机关公文处理工作条例是全新的首次统一党政机关公文处理规范标准。

2．在“文种”方面，在《国家行政机关公文处理办法》的13 个文种基础上，增加了 党委的“决议”和“公报”两个文种，共15 个文种。党的机关公文原有14 种，废止3种：指示、条例、规定，增加4 种：命令、通告、公告、议案，共15个文 种。

3．在“要素”方面：把“眉首”改名为“版头”；取消了主题词，增加了页码（页码 位于版心之外）；行政公文也要署发文机关名称。4.在格式方面：

（1）份号、秘级和保密期限、紧急程度都编排在左上角。

（2）份号、保密期限、成文日期、印发日期中的数字都用阿拉伯数字。（3）发文机关标志可以不标“文件”二字。（4）签发人每行排两个。

（5）公文首页必须显示正文。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

（6）附件应当另面编排，并在版记之前，与正文一起装订。附件与正文不能一起装 订的，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二 字及附件顺序号。

4．在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。

5．在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。

6．在公文管理方面，增加发文立户的规定。新设立的机关应当向本级党委、政府的 办公厅(室)提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,机关合并或者 撤销时,相应进行调整 公文处理

《党政机关公文处理工作条例》第4条，公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等 一系列相互关联、衔接有序的工作。

【例题 单选】公文处理工作是指公文的（）一系列相互关联、衔接有序的工作。A.起草、修改、盖章 B 拟制、办理、管理 C.起草、审批、盖章 D.撰写、修改、备案 公文的发文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

一、草拟：起草公文

二、会商：会商可采取三种形式：

（1）主办部门主动到对方单位去面商；

（2）向对方寄发草稿，请其签署意见后寄回；

（3）用会议的方式同时召集有关机关或部门的责任者一起协商讨论。

三、审核：

公文审核的重点主要包括以下几点：（1）是否确实需要行文；（2）是否符合政策；（3）措施是否合理；（4）是否符合行文规则；（5）文字与格式是否恰当

四、签发：

签发是指发文机关负责人对文稿审定后批注发文意见并签署自己名字的过程。文稿 经机关负责人签发后就由草稿成为定稿。

※草拟、会签、审核、签发构成了公文的制文阶段。

五、编号：编号是指编发文字号。

六、注发：注发是文秘人员根据机关负责人的意见，明确公文的印发形式、发至范 围、紧急程度、密级、发送方式、印刷要求等。

七、复核：重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

八、缮印：缮印是指公文的正式印制。

九、用印：用印是指在正式生成的文件上加盖机关印章，是公文生效的标志。

十、登记

十一、封装

※编号、注发、复核、缮印、用印、登记、封装构成了公文的制发阶段。公文的收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

一、签收：签收是指收件人在对方文件投递单或送文簿上签字，表示收到。签收 之前必须履行规定的确认、清点、核对、检查手续。

二、登记：

文件登记是指对文件收受进行记录。文件登记一般有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意收文与发文，平件、密件与急件的分别登记。

三、启封：

启封应由专人负责；标明亲收的亲启件，由领导人亲启。

四、审核：审核主要是针对收到下级机关上报的公文而言。收到下级机关上报的需要 办理的公文，文秘部门应当进行审核。

审核的重点：1.是否应由本机关办理；2.是否符合行文规则；3.内容是否符合国家 法律、法规及其他有关规定；4.涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会 签；5.文种使用、公文格式是否规范。

五、传阅：

文秘部门对应该传阅的文件要组织传阅。组织文件传阅时应保证应该阅读文件的人 员没有遗漏，并建立相关传阅登记制度。可根据文件传阅的具体情况，选择合适 的传阅方式。

六、拟办：

拟办指办公室负责人或高水平文秘人员，根据如何办理预先提出建议和初步意见，供领导批办时做参考。

一般文件不需要拟办，需要拟办的文件有：

（1）上级机关主送本机关需要贯彻落实的文件，如批复、决定等；（2）下级机关主 送本机关的请示性或建议性文件，如请示、意见等；（3）同级或不相隶属机关的 商洽性、询问性文件，如函等

学习交流 更多笔试面试高清视频讲座，请qq:1962 930索取 名师精品课程 } 第 26 页

【例题单选】办公部门或业务部门负责人根据来文情况提出初步处理意见，称为公 文的()。

A 拟办 B.承办 C.批办 D.催办

七、批办：批办是指机关负责人对文件提出处置意见。批办时应注明具体意见、承办 部门、阅知范围等内容，不可只写“阅”、“拟同意”，应更具体。不是所有的文件都要送负责人批办，需要批办的文件主要以下几类：（1）上级发来 的涉及重大方针、政策性文件、对本机关的重要批示、指示性文件；（2）下级报 来的请示和意见；（3）同级机关发来的需要协办的有关重要工作的文件。

八、承办：承办是指有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。承 办是公文处理程序的核心环节，是公文发挥现实效用的基本保证。承办主要有三种方式：（1）传达承办，来文需要向下级传达，则通过会议、电话、转发的方式进行传达；（2）专案承办，来文需要贯彻执行，则制定专人或小组进 行研究，制定措施和方案；（3）答复承办，来文需要答复，则对来文单位进行电 话答复、当面答复、复文答复等。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门 并说明理由。

九、催办

催办是指文秘部门根据承办时限和有关要求，督促、检查、提醒承办人员及时办理。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟 踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。办毕公文的处置

一、公文的清退 公文的清退是指将办毕的公文收回发文机关或交还给其指定单位的过程。清退的范围如下：（1）涉密文件（2）具有重大错误的文件（3）仅供征求意见或传 学习交流更多笔试面试高清视频讲座，请qq:1962 930索取 名师精品课程 } 第 27 页

阅、审阅的公文（4）未经本人审阅的领导人的讲话稿（5）被明令撤销的公文（6）其他由发文机关指定清退的公文。

清退的程序：通知清退―清点核对―清退交接

涉密文件应当在发文时填写“文件清退通知单”收文机关按照文件清退通知单清退。发生重大错误的文件应及时通知回收。其他需清退文件应注明“阅后退回”等标 记。

二、公文的暂存

公文的暂存是指对公文进行暂时保存。暂存的公文主要有两类：

（1）不需要立卷归档，但也不宜进行立即销毁的公文；

（2）一份已经立卷归档，但其他重份公文仍具有较高查考价值的公文。暂存公文应当由文书部门或人员妥善保管。

三、公文的销毁

公文的销毁是指对公文进行毁灭性处理。销毁处理的主要目的防止泄密，另外可以 减少没有利用价值的公文数量，便于公文归档。公文销毁的范围主要有：（1）不具备留存价值的公文；

（2）没有必要立卷归档的重份公文；（3）上级指定要销毁的公文；

（4）涉密公文形成过程中的草稿等。

公文销毁首先应经文书部门进行收集、清点、造册、送交办公部门领导审批、销毁等 步骤。

销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁 绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

四、公文的立卷归档

公文的立卷归档是指在一定时期内，对具有查考、留存价值的公文，进行系统整理，转化为档案保存。立卷归档是公文处理的最后一个环节。

公文档案的保管期限分为永久、长期（16年到50 年左右）和短期（15 年以下）三种。学习交流 更多笔试面试高清视频讲座，请qq:1962 930索取 名师精品课程

（1）凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设、政 治斗争和科学研究中需要长期利用的档案，应列为永久保管。

（2）凡是在相当长时间内本机关需要查考的档案，应列为长期保管。

（3）凡是在短时间内本机关需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管。【例题 判断】机关制发公文，应遵守事无巨细都要发文的原则。（）【例题 单选】负责公文处理工作的是本机关的（）A.档案室 B.业务处 C.收发室 D 办公室(厅)越级行文

越级行文指下级机关越过自己的直接领导机关向更高的上级领导机关直至中央或 上级机关可以跃过直属下级直接向最基层单位的行文。是行文方式之一，也是一 种非正常的行文方式，没有特殊情况，一般不能轻易采用。越级行文的七种情况

1.遇有特殊重大紧急情况，如战争、自然灾害等，如逐级上报，可能会延误时机，造 成重大损失时；

2.经多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题； 3.上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项； 4.对直接上级机关或领导进行检举、控告；

5.直接上下级机关有争议，而无法解决的重大问题； 6.询问、联系无需经过直接上级机关的一些工作问题等。

7.为使文件精神尽快与群众见面，以便更好的贯彻执行，采用电视、电脑、电话、广 播、报刊等方式行文。

【例题 单选】下列哪种情况不可以采用越级行文的方式（）

A.国家林业局致文某市林业局要求调查该市某处森林发生重大火灾的原因，该市林业 局调查清楚后向国家林业局行文报告 B.情况特殊、紧急

C.需要检举、控告直接上级机关

公文处理规范化讲义 篇6

刘海生

主要有两方面的内容，一是Coreldraw制作文件红头,二是Word公文排版。

我们先来看一下如何利用coreldraw软件制作红头，大家可以到文秘群共享下载安装此软件。

1．设定页边距。打开软件，选新文件，点击左侧工具栏中第四个手绘工具右下方的黑色三角，选度量工具，此时在菜单栏下会出现一行度量工具栏，点击垂直度量工具。在页面上拖拽，量出72mm距离，（为什么是72mm，因为版心到上页边距的距离是37mm,发文机关标志上边缘到版心的距离是35mm,一相加所以是72mm.）点击上方标尺栏，拖拽出一条标尺线，与度量工具下边缘对齐，度量工具上边缘与上页边重合，删除度量工具。

2．输入文字。选取左侧工具栏中的文字工具，点击页面输入文字，注意不要拖拽文字框，直接输入文字就可以，(输入吉林省长白山保护开发区管理委员会池南区管委会文件)，选中文字，选方正小标宋字体，点选工具栏中的选取工具图标，在上方的物件大小栏中输入字宽145mm，字高18mm，并回车确认。

拖拽文字，使文字上边缘与水平标尺相切，选中文字，选择

上方标题栏中的安排中的对齐与分布，页面中心打钩，并将左侧的钩点掉，此时标题即居于页面中心，双击软件右下角黑色方框，弹出标准填色选项卡，选择名称中的red，确定。

3．点击工具栏手绘工具，画出一条直线，调整直线的长度为156mm，高度为0.4mm，利用度量工具使其距离发文机关文字下边缘30mm,选择上方标题栏中的安排中的对齐与分布，居中，保存。双击右下角的黑色方框，在外框笔复选项下，选彩色选项卡，选红色，文头制作完成。

我们再来看一下在Word中的红头制作。

1.打开已经做好的Coreldraw文件红头，在文字上单击右键复制，再打开一个新的Word文档，在第一页先敲满回车（重要不能省略这一步，否则文头不能固定在第一页），再将光标定义到第一行，点击编辑，选择性粘贴，在弹出的对话框中选图片（Windows图元文件），确定。选择文件，页面设置，设定上7.2cm、下3.5cm，左2.7cm、右2.7cm,版式选项卡，页眉和页脚，选中奇偶页不同，页脚2.7cm,确定。点击视图选项卡中的网格线，使页面显示网格线。在发文机关标志上单击右键，选设置图片格式，版式选项卡选浮于文字上方，点击下方的高级，水平对齐中选居中，相对于页边距。将选项中的对象随文字移动前面的对号点掉，确定。点文件页面设置将上页边距调到3.7cm，确定。标题固定。

2.加红线，单击绘图选项卡中的直线工具，在距发文机关标志下空五行网格的位置，画一条与版心同宽的直线，双击直线，更改颜色为红色，粗细为0.4mm，宽度为156mm,相对于页边距居中。按住Shift键，选中直线和发文机关标志，右键选择组合。在组合后的图片上单击右键，选设置对像格式，版式选项卡选浮于文字上方，点击下方的高级，水平对齐中选居中，相对于页边距。将选项中的对象随文字移动前面的对号点掉，确定。

（注意：大家在编辑段落的时候请从发文机关标志下面的回车符开始，如果从第一页第一行重新加入回车符，则红头会窜到第二页，但编辑密级和紧急程度不要紧，只要不重新键入回车就行。另外，不要拖拽做好的发文机关标志，因为一动就不准确了。这个图片不能编辑，如果想重新做一个发文机关的标志，只能重新做，不能直接在这上面改文字。）

接下来我们来看一下如何按照新的公文格式对一个Word文

档进行公文排版。

1．份号，用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2．密级和保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。

3．紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（如果只标注紧急程度，可以适当上移一行，标在版心左上角第二行，与发文机关标志稍远些，显得不是很挤。密级与紧急程度，中间均空一字。）

4．发文机关标志我们已经排好了，就不用动了。5．发文字号，在发文机关标志下空二行（约第四行网格）的位置输入发文字号和签发人，调整字体为仿宋，字号为三号。

如果是下行文，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。如果是上行文，发文字号居左空一字编排。

6．签发人，上行文需要标注签发人，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成（注意是三部分：签发人这三个字、全角冒号、签发人姓名），居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置，也就是说与发文字号处在同一行。“签发人”三字 — 4 —

用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如果签发人姓名是两个字，在两字中间空一字。

（可适当调整发文字号上一行的段落设置，发文字号下边缘与版头中的红色分隔线约4mm。方法：将光标定义在发文字号上一行，单击右键，选段落，行距选项中选固定值，磅值选1磅。然后按回车，进行微调。）

7．标题，用2号方正小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置（行间距为3０磅），分一行或多行居中排布，标题排列应当使用梯形或菱形。

（标题行间距：选定标题，右击弹出“段落”对话框，行距：固定值；设置值：35磅）

8．主送机关，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

9．正文。

从标题下一行开始到版记前行间距设置为固定值30磅。将字体为仿宋GB2312,然后更改一、二级标题字体。

第一层：用“

一、”（3号黑体字，作为小标题，句尾无标点）第二层：用“

（一）”（3号楷体，作为小标题，句尾无标点）第三层：用“1.”（3号仿宋，句尾有标点）第四层：用“（1）”（3号仿宋，句尾有标点）

10．附件说明,如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附

件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（在实际操作过程中，对齐会出现小的偏差，将光标定义到需要对齐的文字前面，按住Alt键，拖动缩进标尺，可进行微调）

11．发文机关署名、成文日期。

在正文或附件说明下约空三行的位置标注成文日期，成文日期用阿拉伯数字，右空四字编排（建议使用插入，日期和时间的方法标识），在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。为了美观也可以拖动标尺，进行微调，使发文机关署名相对于成文日期居中。

12．附注，如有附注，左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

（在成文日期下一行左空２字位置，用３号仿宋输入附注内容，同时将附注内容用全角小括号“（）”括上。一般我们是标注联系人及联系电话，中间空2个字的距离但不用标点符号。)13．附件，附件必须另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

（“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，注意不标冒号。附件的标题居中编排在版心第三 — 6 —

行，也就是中间要空一行，附件正文与标题也空一行编排。标题名称与附件说明保持一致，格式要求同正文）

14．抄送机关，如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，抄送机关之间用逗号隔开，最后一个抄送机关名称后标句号。

15．印发机关和印发日期，印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关一般为发文机关的办公室(综合科），建议用规范化简称。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

方法：先在版心底端分行输入抄送、印发机关和印发日期。点击绘图栏中的直线工具，在版记位置加三条直线，按住ALT键，将直线的位置调整好，在颜色与线条选项卡中调整线的粗细，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐为1.25磅），中间的分隔线用细线（推荐为0.75磅），大小设置宽度为156mm,版式中水平方向选居中，相对于页边距。也可以调整在两线中的位置，字体，字符间距，位置。

16．页码，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版

心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

方法：选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框，其中“位置”选“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”，点击“确定”。在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，字体为宋体。在页码两侧使用特殊符号添加一字线和半角空格，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进右”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。同样的方法设定双页页码。

公文的版记页前有空白页的，空白面和版记页不编排页码，也就是说公文最后一张纸的两面，除了版记没有其他要素时，不编排页码。（方法：将光标置于末页页首——菜单栏——插入——分隔符——连续——确定。双击末页页码——点《页眉和页脚》工具条上的“链接到前一个”，使页脚右上角的“与上一节相同”消失——删除末页页脚就行。）

到这儿，一篇公文就排完了。

WORD公文排版的几个技巧

1.调整字、行间距的方法：选中以后点段落或字体，调整行距和字间距。

2．工具——选项——视图——空格，将空格前打上对号，可以让正文显示空格数，方便使用。

3.ALT键，当我们在使用WORD的任何时候，想要对某个要素进行微调的时候，按住此键，配合鼠标拖动即可。

另外，群共享还有方正小标宋的字体，大家可以下载以后直接粘贴到C:WINDOWSFonts文件夹中，方便使用。

函的文头制作

1.利用度量工具，量出上边距30mm,下边距20m，卡上标尺。2.输入文字，方法相同，居中。

3.制作红色双线，方法同制作单线，粗线外框设置为0.706mm,细线外框设置为0.176mm，线长170mm,（上粗下细）对齐，群组，置于发文机关标志下4mm处。

4.复制双线，旋转180度，置于下标尺处，居中即可。5.复制到word中，制作方法同上。联合行文的红头制作

1.打开做好的红头文件，复制文字，粘贴，更改各发文机关名称且不带“文件”二字。将发文机关名称自上而下整齐排列。

2.在右边加上文件二字，字高与单一发文机关标志字高相

同，选中所有文字，群组，调整到中间位置。

3.红线位置下移至距最后一个发文机关30mm处。

换算：“磅”与“毫米”之间的换算关系是：1磅等于0.35mm。1mm=2.84磅。磅和字号的关系：五号10.5；小四号12；四号14；小三号15；三号16；小二号18；二号22。

公文处理单规范签批和办理示例 篇7

称谓避免口语化。在公文处理单上签批意见属于书面语言, 应该力求准确、严谨和完整, 特别要避免使用口语化的语言。

口语化语言一般表现在对人的称谓上。比如, 平时人们见到某某副部长时, 习惯上都尊称其为某某部长, 很少有人称其为某某副部长。然而, 一些部门领导在公文上签批时也像平时那样随意, 经常使用一些口语化的称谓。如:赵部长让钱副部长办理某事, 签批时写为:“请钱部办”或“请钱部长办理”。这样的签批既不准确也不严肃。

规范的签批应该是:“请钱副部长办理”。

一些领导签批意见时用语过于生硬, 让人看了非常不舒服。比如:部长让部室内的同志办理某事, 签批时直呼其名。“请孙晓亮办”, “请老张、小李办”。用这种语气, 平时说话可以, 因为大家在一起共事多年, 彼此互相熟悉, 关系很融洽, 直呼其名地让部内的同志去做事, 大家一般不会计较。但是如果写在纸上, 看了就感觉很别扭, 很不舒服。另外, 又不能把平日里大家见面的一些客套话, 或是一些尊称, 写到公文处理单上。比如:“请李姐办”, “请张姨主办, 王爷配合”等等。

规范的写法应该是:“请晓亮同志办理”, 或者也可以称呼其技术职称, 如:“请王工程师办理”。

签批意见要明确。部室领导让部室的同志办理某事, 签批意见不能含糊不清, 模棱两可, 让人不知如何去做。

例如:某部室收到下属单位呈报的《关于新建××产品储存货场的请示》, 部长签批给副部长去办理。起初签批意见为“请李副部长阅办”。如此签批就没有讲明此事应该本着什么原则去办, 是同意还是不同意, 办理的具体要求是什么?这样的签批意见就属于态度不明, 含糊不清。而李副部长看到部长签批的意见后, 也不知部长到底是什么意见, 只得再次请示。后来部长又重新进行了签批。

新的签批意见为:请李副部长组织相关部室现场考察, 如情况属实, 可同意立项。请晓亮同志按程序下达工程立项投资计划, 请李副部长通知××厂按程序组织施工, 并要求该厂在冬季前建成货场。工程完成后, 由我部牵头组织相关部室进行工程验收。

新的签批意见既有原则又具可操作性, 承办者也清楚明了, 并能按照领导的要求努力去把事情办好。

按先后次序送文。文件经部室领导签署意见后, 内勤人员要及时将文件送给承办人。送文的先后次序应严格按领导签批的意见。在签署意见里, 已明确有主办人的, 文件要先送给主办人, 然后再送给协办人。有些内勤人员认为, 谁先谁后无所谓, 早晚都要看到, 所以不管是主办还是协办, 先看到谁就给谁。在签署意见里, 有些承办部室虽然提出了部室意见, 但需要经公司领导阅示同意后才可以实施, 这种情况, 内勤人员一定要先把文件送给公司领导阅示, 待领导阅示同意后, 再把文件送给具体承办者。对于需要传阅的文件, 也要按照签批的先后顺序传阅。

例如:签批意见为:请晓亮同志主办此事, 周雨同志配合。

此时文件要先送给晓亮同志阅办。

签批意见为:根据文件要求, 为做好公司稳定工作, 拟召开会议安排部署。

请吴副经理阅示。

请晓亮同志按领导要求提出进一步做好公司稳定工作的意见。

此文应该先送给吴副经理阅示, 只有吴副经理同意召开会议并签署了意见后, 才能再将文件送给晓亮同志具体办理。

事项办理后要有记述。承办者按领导签批意见完成事项办理后, 要在公文处理单上简要签注事项办理情况及办理结果, 目的是以文字的形式予以记载备查。承办人在签注办理结果时, 要与领导签批的要求相对应, 不能领导说东你说西。承办者一定不能图省事, 或是认为事项的办理过程和结果已经向领导做过汇报, 领导也知道了, 因此在公文处理单上写不写没有关系。

例如:某部室收到下属×单位呈报的《关于箱式变电站维修项目的请示》, 部长在公文处理单上签批:请郑副部长组织有关部门专业人员到××公司现场调研, 根据调研情况确定: (1) 此维修项目是否属于技改项目; (2) 因今年技改项目早在年初就已确定, 能否定为明年技改项目实施。

郑副部长收到此文件后在公文处理单上只简单地签署“已阅”二字。后来该部室的部长在签注办理结果时也只简单地签注“已办理完毕, 请归卷”。这样的签注, 只有这个部室的部长和副部长知道这件事的办理情况和结果, 而对于其他人来说, 只看公文处理单根本就看不出此事是如何办理的, 其结果又是如何?这样的文件即使归档, 也没有实际意义, 因为以后不论是谁调档查阅也不会查到任何实质内容。

规范的签注应该是把逐一落实部长意见的情况和办理结果都简要地签注清楚。如: (1) 何日组织了哪些部门人员到现场调研。 (2) 通过调研, 实际情况如何? (3) 此维修项目属于或不属于技改项目。 (4) 可以定为或不能定为明年的技改项目实施。

对请示事项要有明确回复。职能部室在办理下属单位的请示事项时, 对文件中的所请之事, 应在一定期限内给以明确回复, 同意还是不同意, 还是有其他意见, 一定要在公文处理单明确签署, 绝不能对下属单位所请之事不理不睬或是避而不谈。有一些请示事项可能的确很难办, 需要经过调研后才能作出决定, 遇到这种情况时, 在公文处理单上也要签署“需调研后再提出处理意见”, 还要及时通知下属单位, 总之不能没有回复, 或是等调研结束后再给下属单位回复, 那样就会让下属单位等待的时间太长了, 一是不符合文件办理时限的要求, 二是也会影响正常工作。

例如:某部室收到下属××厂呈报的《关于调结构促转变扭亏为盈的请示》后, 及时召开了专题会议研究, 提出了处理意见, 并呈报公司领导研究同意。然后在公文处理单上签注了具体意见:

“××厂调结构、促转变、扭亏为盈”的意见, 已组织生产、设备、人事、财务、销售、安全等专业部室研究, 并报请公司经理办公会研究同意, 公司领导要求××厂要抓紧实施, 特别要注重调整效果, 力争扭亏为盈, 实现新突破。同时要求相关部室做好配合, 确保达到预期效果。

请晓亮同志拟文正式批复。

请生产部、设备部、人事部、财务部、销售部、安全部阅, 并按领导要求协助××厂做好相关工作。

在处理单上, 晓亮同志也按要求签注了办理情况:“已按要求于×年×月×日, 以×××企字【2010】30号文件回复××厂。”

相关部室负责人也都在处理单上签注了阅处意见。

签注办理结果再归档。“办理结果”是公文处理单上的最后一项内容, 此项内容由事项承办部门的主要负责人签注, 要求用简洁的文字概述事项办理结果, 以备日后查找。在实际工作中, 一些部室的负责人对此没有足够重视, 经常是不填办理结果就把文件送到办公室归档, 或是只简单地签注:“已办理, 请归档。”有的部室负责人还错误地认为, 文件是办公室批转的, 办理结果也应该由办公室负责签注。

例如:某部室收到上级《关于加强安全、环境污染事故风险控制的通知》, ×部长在公文处理单上签批意见:

请晓亮同志将此通知转发各单位, 要求各单位结合实际认真做好此项工作的落实。

请晓军、晓辉同志按照上级通知要求检查督促各单位的落实情况, 并将公司落实情况上报主管部门。

请王副经理阅示。

王副经理签批意见是:

同意×部长意见, 要对排查出的隐患逐一落实整改措施, 并做好整改验收;同时完善应急预案并择期组织好演练, 确保安全稳定、环保达标。

此文件事项办理完毕后, ×部长在“办理结果”栏里签注:

×年×月×日将文件转发各单位, 并提出具体要求。组成专业小组每周对各单位进行督查, 并对整改问题进行了专项验收。×月×日已将公司落实情况呈报上级主管部门。×月×日在××厂组织了应急演练。

此文件事项已办理完毕, 请归档。

公文处理规范化讲义 篇8

关键词：党政机关公文；发文字号；机关代字；规范化建设

2012年《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文发文字号由机关代字、年份号和顺序号三部分组成。机关代字的要素构成，学界观点较多。有所谓机关代字和发文性质代字的二要素说[1]，也有机关名称、主办部门和文类的三要素说[2]。但无论哪一种观点，还只是停留在本体讨论，即“机关代字是什么”的阶段，没有对其具体编写规范即“怎么办”提出明确意见。基于此，笔者针对当下党政机关公文机关代字编写随意、混乱等弊端，就其编写原则、涵括要素的编写规范，以及今后的规范化建设陈述陋见，抛砖引玉，以求教方家。

1 党政机关公文机关代字编写原则

要阐释党政机关公文机关代字的编写原则，不能不探讨发文字号的功能。发文字号肇始于古代勘合制度，真正作为政府公文必备格式要素的是在民国。1912年临时大总统公布的公文程式令第十八条规定：“本令所揭各项令状，各依年月日先后编号，每一年更易一次，自第一号起至何号止，于政府公报公布之”。由此可见，发文字号的原初意义在于防伪与统计，对机关代字编写并不十分重视。北洋政府时期，形成由机关名称、文种和号数三要素的编写成例。如“某机关训令第某号”“某机关饬令第某号”等。1929年国民政府颁布的公文用纸训令中，在规定稿面格式时开始使用“来文字号”“去文字号”的称呼[3]。由此可以推断，从彼时起发文字号的功能已不再限于防伪与统计，更多在于公文拟写、办理与档案管理等诸环节的指称。中华人民共和国成立后，1957年《国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见》中，提出公文编号目的在于“便于公文的检查和处理”，能够“反映公文的认办单位”“给予收文和发文的分类登记工作以方便”[4]。这是建国后首次也是唯一一次对公文发文字号功能进行比较全面而权威的解释。

在公文拟写方面，发文字号往往是具体公文的替代。直到现在引述他文时，通常都要在其标题后面括注其发文字号，以增强区分性和权威性。在公文办理方面，如批复、函等文种在开篇也必须引述请示标题及其文号。当某一公文附件不能与主件一起装订时，建国后历次党政机关公文处理规约文书都规定“应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号”，以标示主件与其领属关系。在档案管理方面，国家档案局《机关档案工作业务建设规范》规定，档案尤其是文书档案卷内目录编写时，发文字号是要素之一。不仅如此，现代档案管理技术发展之后，在编制电子档案文件目录时，发文字号也是要件之一。从上述党政机关公文发文字号的历史传承与功能演化可以看出，党政机关公文发文字号中的机关代字编写必须坚持如下原则：

1.1 区分性。所谓区分性就是机关代字的各要素和整个机关代字应该做到唯一性。正如有学者所说，其应该成为公文的“身份标识”，不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复[5]。同一地方的安监局、质监局，发文代字如果都缩写成“×省监”，那么就会出现文件不同而发文字号相同的情况。如按照以上，《河南省安监局关于加强安全生产工作的通知》和《河南省食品药品监管局关于加强春节期间食品安全管理的通知》两个文件，可能会因发文年份相同、顺序号相同，发文字号就完全相同，这就失去了不同公文的区分性。再如标题同为《关于加强国庆期间安全工作的通知》两篇公文，如果是江苏省政府发的，机关代字标识为“苏政发”；如果是浙江省政府发的，机关代字标识为“浙政发”。虽然两篇公文标题的主体内容相同，但由于机关代字不同，即使同时引用、称述，人们也能一眼看出它们在发文机关上的区别，这就是机关代字的区分性在发挥作用。

1.2 通用性。所谓通用性，就是指机关代字的编写规则必须得到业界和社会的普遍认可，成为各级文书撰写机关的共同准则。这里包括两层含义：首先，机关代字的编写规则必须尊重历史传统、符合约定俗成或遵守已有规定。如在既往成例中，“中”往往指代“中共中央”，“国”往往指代“国务院”，这就是约定俗成。再如河南省简称“豫”，安徽省简称“皖”，这既是长期历史传承的结果，同时也得到国家机关的权威认可并写入国民地理教科书中的，其称呼不容随意更改。其次是指基本规则确定之后，从中央到地方，从党政机关到一般单位，都必须按此规则进行编写。工作中我们经常遇到这样的情况，甲政府编写的机关代字是“×政发”，而乙政府编写的机关代字又变成“×府发”，同为行政机关，一个简为“政”，另一个简为“府”，这显然是编写规则出了问题，当然也从一个方面更加看出机关代字编写通用性的极度重要。

1.3 简洁性。有的机关为了追求机关代字的区分性，机关代字有八九甚至十几个之多。如笔者所在学校行政发文的机关代字是“通师高专校”，这个代字显然存在简明性不够的毛病。机关代字太长，给公文的登记、引用、转述包括档案管理等都带来麻烦和不便，使人一望发怵。机关代字虚长，往往是犯了“该省不省”和“妄加”的毛病。前者往往是编写者瞻前顾后，生怕机关的简称、性质、类别说不清楚，编写时大费笔墨。后者往往是过于放大机关代字的功能，什么菜都往机关代字这个篮子里装。如某省国有资产监督委员会文件《关于加强防汛工作的紧急通知》的机关代字编写为“×（该省的简称）国资考核字”，该机关代字除“国资”二字还可进一步简化外，“考核”二字本身与公文主题毫无关系，纯属画蛇添足之举。建国初期有的机关甚至把签发人的名字也嵌入其中，那就显得更不严肃。如何做到简洁？主要有两条：一是组成要素不宜太多。目前公文实践样例中已经包含机关简字和文件格式简字两个要素，笔者认为仍有简化的可能（下文还要专述）。二是各个要素简字要做到字字珠玑，言简意丰，力求以少胜多。

2 当下党政机关公文实践样例中的机关代字编写规范设想

从目前党政机关公文实践用例可以发现，机关代字通常由机关简字和文件格式简字两部分组成。如国务院发文字号的系列机关代字中，就有“国函”“国发”“国发明电”诸类。笔者认为，在机关简字之前很有必要加注机关所在地的简字，理由一是在我国社会信息化水平不断提升的大背景下，机关代字要更有利于党政机关公文的全国流通与快速辨识。二是虽然机关简字从党政机关的规范化简称中选择可能最好，也最方便，但问题是我国党政机关规范化简称的领属区域范围太小，不能反映其所在的省份。《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》中，规定国家行政机关印章所刊名称“可以采用规范化简称。地区（盟）行政公署的印章，冠省（自治区）的名称。自治州、市、县级人民政府的印章，不冠省（自治区、直辖市）的名称。市辖区人民政府的印章冠市的名称，乡（镇）人民政府的印章，冠县级行政区域的名称”。这里以县级政府为例，如“中华人民共和国河南省平顶山市宝丰县人民政府”的规范化简称，按规定应该是“宝丰县人民政府”，前面不能冠以“河南省”。如果在编制机关简字时编制为“宝政”二字，在河南省平顶山市范围内人们可能还能知其所指，但如果其所发公文超越了特定区域流通，人们就可能不知所云，那么机关简字的替代和符号意义就很不明显甚至没有意义。但如果我们在其前面加注其所在区域的省份简字“豫”，则人们至少从机关代字上就可以一眼看出这是一份来自河南省的公文，这就使公文具有通行全国、普遍天下的价值。正是在这个意义上，笔者认为，当下党政机关公文实践样例中的机关代字应细分为区域简字、机关简字和文件形式简字三项。

2.1 区域简字。党政机关区域简字应该由省份简字加市（县、镇）简字构成。如河南省委、河南省政府，自然直接简称为“豫”，这与中共中央、国务院直接简称为“中”和“国”一样。全国各省、自治区、直辖市的简称相关文献已有介绍，此不赘述。有的同志在简称省份时过于随意，如把海南省的简字确定为“海”。如果再有人把上海市的简字也确定为“海”。这样就不能保证全国各省、自治区、直辖市简字的唯一性，因此也就没有区分价值，当然也不易为社会大众所接受。

如果是某省（自治区、直辖市）的下一级机关，如省辖市级党委、政府的发文，其区域简字就宜于使用两个字。如河南省平顶山市，其区域代字应确定为“豫平”为好。在实际用例中，河南省平顶山市政府办公室文件的机关代字编为“平办发”[6]，似乎就不够妥当，理由是其不利于全国通行。若非河南省平顶山市本地人，阅文者很难从区域代字上看出平顶山的地域归属。依次类推，河南省辖市下面的县、镇，也宜于标注“豫”字，以显示其所属区域所在。如河南省洛阳市伊川县，宜标注为“豫伊”，不能仅标注一个“伊”字。至于有人提出，如果是县、镇一级，是不是一定要标全省、省辖市、县、镇各级的区域简字？笔者以为不必过于拘泥，可以统一规定：除国家和省本级之外，从省辖市开始至县、镇一级，一律标注为“省简字+省辖市简字”或“省简字+县简字”“省简字+镇简字”。

2.2 机关简字。仅从党政两类机关的公文来看，首先要确定党的机关和行政机关的区分简字。笔者建议把党的机关简称为“党”，行政机关简称为“政”。有人把党的机关简称为“委”，行政机关简称为“府”，这种用例不常见也不统一，还是统一为好。如党的机关简为“委”，似乎只有党的委员会才适宜这样简。但事实上党的机关还包括党组、党总支、党支部等，如果统一简为“委”，就显得狭窄。而且党政机关也经常成立各种松散型组织如“×市人民政府经济体制改革委员会”，以及在其他社会组织尤其是社会团体组织中，也有不少冠名为委员会的。如果它们也简之为“委”，那么党政机关与社会团体之间就难以区分。

其次，还有党的机关和行政机关部门的简字编写问题。笔者认为如果能够直接从简字上看得出党或政机关类别的，就直接标注。如组织部简为“组”，宣传部简为“宣”，统战部简“统”；教育局简为“教”，建设局简为“建”等，这些可以直接约定俗成为党的机关或行政机关部门，不必在其简字前面叠床架屋地加上“党”或“政”字。反之，如果不能从简字上看出“党”“政”类别，就宜于以“党”或“政”标注（日常用例中，党的机关及其部门通常都要标注“党”。如果某一机关及其部门没有标注“党”字，通常就视为行政机关或行政机关的部门）。如河南省开封市教育局党组发的文件，可以编写为“豫开教党”，其中“教党”就是机关代字；如果是河南省开封市教育局发的文件，编写为“豫开教”即可，也不要画蛇添足地编写为“豫开教政”，这也要成为一个定规。

2.3 文件形式简字。目前可见的文件形式简字通常为“发”“函”。在上个世纪还出现过“字”，这是旧式公文的沿用，当下没有实在意义。“发”“函”等简字有什么意义？有学者认为“发”表示某文件是领导机关的下行文，“函”是代表某文件的发文机关与主送机关是不相隶属关系的机关。据此，认为“发”用于普发性下行文，“函”用于平行文及发文对象单一的下行文，“字”主要用于上行文，“电”主要用于明传电报，“联”主要用于联合行文。如果此观点成立的话，那么《国务院关于同意将浙江省湖州市列为国家历史文化名城的批复》的发文字号又怎么编制为“国函〔2014〕88号”呢？其实对照《国务院关于优化建设工程防雷许可的决定》的发文字号“国发〔2016〕39号”，就可以发现，目前公文实践用例中的“发”“函”，前者指的是公文形式是普通文件格式，后者指的是信函格式。《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中的文件格式共四种：普通文件格式、命令格式、信函格式和纪要格式。在编写简字时如何使用，笔者有两种意见：一是省略文件形式简字。二是如果一定要标识，那么上述四种文件格式分别简为“发”“令”“函”“纪”四字。实际用例中还发现，有机关使用明传电报的，还标识“电”字，国务院公文中也有不少这样的样例。其实“电”字与前面的“发”“令”“函”“纪”四字的含义是不同的，前者指的是文件形式，后者指的是文件载体，根本不是一个类项。笔者认为还是不要标注为好，包括国务院在内就应停止此种用法。

3 尽快建立、实施党政机关公文机关代字的国家标准，推进规范化建设

机关代字虽然属于党政机关公文发文字号的组成部分之一，但在发文字号中却起着根本作用。发文字号作为党政机关公文格式众多要素中的一种，其公文的身份性、替代性、统计性、防伪性等诸多功能，决定其绝非可有可无。正因为如此，其作为党政机关公文规范化建设的重要组成部分，不仅不可小觑，而且对其编写应该有更为周详的规定。建国后，历次党政机关公文处理的规定文书中，在内容方面对发文字号的标识规定为“包括机关代字、年号、顺序号”，在编写格式方面也只是规定了年度号、顺序号的编写要求，虽然具有一定的操作性和针对性（注：规定文本本身漏洞仍然不少。如2012年新版党政机关公文格式中，规定发文顺序号不加“第”字。在同一文本中，对命令格式的令号前面要不要加“第”字又没有明确表述，在实际工作中恰恰又是使用“第”字的。既然如此，在规定文本中关于发文顺序号前加不加“第”字，就要限定适用范围。），但仍显笼统，实践性欠缺。尤其对机关代字的编写语焉不详，这种现象在讲究公文格式规范化的今天，应该得到根本性转变。

如何消除当下机关代字编写的杂乱现象？解决途径有两种：第一种是回归本原，即发文字号真正由机关代字、年份号和顺序号三部分组成，机关代字就是机关名称的缩写称呼，由地区简字和机关简字构成。各省（自治区、直辖市）已有通行简称，省辖市、县、镇等三级党政机关的简字应分别由上一级行政机关确定，并统一印制简字表送国家文书部门备案；机关简字的编写规定为：党的机关简字为“党”，政府机关简字为“政”；党政机关部门的简字编写以中共中央、国务院组织机构设置的名称为依据，统一确定简字印发全国。如组织部简为“组”，宣传部简为“宣”，办公室（厅）简为“办”等，要求全国各级机关都要按统一称呼编写，不得各行其是。同时去掉公文实践中使用的文件格式简字“函”“发”“令”“纪”等。如国务院发的文件，发文字号就编制为“国〔××××〕×号”，不再编制为“国发〔××××〕×号”；国务院办公厅发的文件，发文字号编制为“国办〔××××〕×号”，也不再编制为“国办发〔××××〕×号”“国办函〔××××〕×号”等。第二种途径就是在区域简字、机关简字之外，继续保留文件格式简字，维持现在的结构组成。这种编写规范固然一方面是较好地延续了传统做法，容易被学界和写作实践所接受；另一方面能够从发文字号上看出公文格式。

权衡二者利弊，本着发文字号简明、区分、便捷、实用的要求，笔者更倾向于使用第一种途径。理由：首先，正是因为机关代字组成要素多元，而使其在写作实践中的编写变得自由随意起来。其次，公文格式从公文文面上能够一目了然且有诸多明确标志。如：命令格式令号编排在发文机关标志之下且下面直接标注正文，二者之间没有分隔线，发文顺序号前加“第”字；信函格式的首页上下均有一条红色双线且首页没有页码，发文字号标识位置右靠。如此等等，都无需再在机关代字部分做一些画蛇添足的标志。这样使发文字号更简明、醒目，对发挥其替代、统计、引用等作用都有好处。

这里要特别强调的是，包括机关代字在内的发文字号编写规范一旦确定之后，一方面国家文书标准制订部门要及时做出修订或说明，另一方面更需要各级党政机关尤其是文书人员认真遵守。各级党政机关的文书处理部门，在文稿审核阶段就要对机关代字编写规范情况严格把关；上级文书处理部门对下级机关代字编制不规范的，要通过警示甚至发回重报等途径，提出严格要求，加强规范督查。只有这样，通过建章、督查等多种手段，才能使发文字号机关代字的规范化水平得到有效提升。

参考文献：

[1]王永春.谈谈发文机关代字编制的问题[J].领导之友，2012（12）：46～47.

[2]刘畅.机关代字编制方法探析[J].秘书之友，2007（3）：34～36.

[3]沈蕾.民国时期公文程式研究[M].上海：中国出版集团，2014：124.

[4]国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见[J].档案工作，1957（5）：22～25.

[5]徐成华，孙维，房庆，等.《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，2015：33.

[6]平顶山市人民政府办公室关于印发安全平顶山创建2015年行动计划的通知[EB/OL].http：//www.0375.gov.cn/2015/0713/42581.html

（作者单位：南通师范高等专科学校 来稿日期：2016-07-19）

[1]张葆霞.商业性档案中介机构发展趋势研究[D].天津：天津师范大学，2013.

[2]黄力，李圭雄.业务外包：档案中介机构发展面临的机遇与挑战[J].北京档案，2004（05）：26～28.

[3]宗培岭.档案中介机构的社会定位[J].浙江档案，2005（07）：10～12.

[4]刘勤.环评中介机构对档案中介服务业发展的启示[J].档案学通讯，2006（02）：77～79.

[5]万维刚.万万没想到：用理工科思维理解世界[M].山东：电子工业出版社，2014：165～172.

（作者单位：苏州大学社会学院 来稿日期：2016-06-28）

[1]陈忠海，刘晓丹.2008年～2012年河南省档案学作者期刊论文统计分析[J].档案管理，2013（5）：58～61.

[2][4][6]李文以.《档案管理》1995～2005年核心作者群分析[J].档案管理，2006（4）：48～50.

[3]方太强，周蓉，胡英.我国图书馆学情报学核心作者分析[J].图书情报工作，2005（1）：69～73.

[5]廉清.《图书情报工作》核心作者群分析研究[J].现代情报，2004（11）：55～59.