OA应用管理办法（精选8篇）
OA应用管理办法 篇1
第一章 总
则
第一条
为了有效地配合集团办公自动化系统（以下简称：XXX-OA系统）的运用，推进集团信息化建设，从而有效地利用XXX-OA实现办公“流程电子化、制度规范化、工作协同化、管理精细化”目标，提高办公效率、提高信息综合利用、实现资源共享、提高企业管理水平，特制订本管理办法。
第二条
本办法适用于XXX-OA系统的管理（包括集团本部和各级公司）。
第三条
集团本部和集团所属各公司必须指定专人作为子机构系统管理员负责XXX-OA系统在公司的建设、实施和本公司的系统维护。集团本部和各公司的职能部门必须指定部门信息管理员，负责本部门的用户及权限、岗位、流程模板设定，部门文档权限（授权）的设置，负责本部门的操作人员的指导、咨询和培训，对本部门的信息安全负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。第四条
系统内包含集团高度机密文件，用户应有良好的安全意识。应定期修改用户密码，并不得转借他人使用。
第五条
除个人文件外，用户不得随意修改和删除协同管理内文件。如文件作废或删除，必须征得部门负责人的同意。
第六条
XXX-OA系统用户对集团信息安全负有保密的责任和义务，不得随意设置权限，共享信息给无关人员，不得无故下载文件，更不能向公司外人员泄漏公司机密。第七条 XXX-OA的主要功能包括： 内部邮件管理 文档管理 流程管理 工作联络书 信息发布和交流
其中内部邮件管理、工作联络书、流程管理是XXX-OA的核心业务。全集团办公人员可以利用XXX-OA进行日常办公、公文审批、文件共享、知识共享，促进办公人员之间的交流和协作。
第二章
办公自动化系统的约定
第八条 集团办公自动化系统（简称XXX-OA）包括集团电子流程应用系统和电子邮件管理系统两个子系统。
第九条 第一次使用XXX-OA系统前，先联系本单位系统管理员，在用户自己使用的计算机上进行host文件设置后，方可使用。
第十条 XXX-OA系统的用户命名规则：XXX-OA用户名为用户汉语全名。如：集团本部XX，其登录XXX-OA系统的用户名为：XX。姓名重复的情况依照如下规则解决：
1． 重名者为不同公司的，则在名字后面加公司名称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX在XXX-OA中的用户名为：XX（集团本部）；商业公司的XX在XXX-OA系统中的用户名为：XX（商业）
2． 重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全名作为XXX-OA系统的用户名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全名后加01、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者在XXX-OA中的用户名为XX；后者在XXX-OA系统中的用户名为：XX01 具体每个人在系统中的用户名，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。
第十一条 集团电子流程应用系统应用于集团本部和集团所有下级公司，登录地址：http://oa.XXX.com/；用户名：用户自己汉字姓名或系统管理员分配的用户名；首次登录系统的密码：12345678，各用户第一次进入系统后请修改用户密码。
第十二条 外部电子邮件管理系统应用于全集团，各用户可登陆http://mail.XXXXX.cn 进行邮件的收发和管理，电子邮件系统使用的域名为：XXXXX.cn；电子邮箱的名称为：用户名的全拼@XXXXX.cn，例如：XX的电子邮箱名称为：XX@XXXXX.cn。如果出现电子邮件的姓名全拼出现重叠，则依照如下规则：
1.重名者为不同公司的，则在名字汉语后面加公司简称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX的电子邮件帐号为：XX-jtbb；商业公司XX的电子邮件帐号为：XX-sygs 2.重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全拼作为电子邮件账号名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全拼后加01、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者的电子邮件帐号为：XX；后者的电子邮件帐号为：XX01 具体每个人的电子邮件帐号，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。
第十三条 原则上XXX-OA只能在集团范围内的网络环境中使用，如果因工作需要或出差等需要，可向集团信息管理部申请VPN用户，使用VPN方式连接Internet后，即可使用XXX-OA系统。
第三章
制订流程的规定
第十四条 XXX-OA中的流程分为三类流程：集团流程、公司（集团本部视为公司）流程和部门流程。凡可能在集团下属多个公司发起使用的流程都归为集团流程；凡是仅仅在集团下属公司内部（含集团本部内部）流转，并可能在公司内部多个部门发起使用的流程，都视为公司流程；只有特定的部门发起的流程归为部门流程。
第十五条
流程的制订：集团流程统一由集团行政部会同集团体系管理员及信息员，根据集团管理规定制订。公司流程由各公司行政会同各部门管理员和信息员，依据本公司管理制度制订，集团本部流程由集团行政中心会同各部门管理员和信息员进行制订。部门流程由各部门信息员及部门负责人根据本公司管理制度和实际业务建立。第十六条
流程的修改：当实际流程变更时由相关部门提出，集团流程经集团行政部会同各相关部门讨论后由集团信息部信息管理员负责修改；公司流程由各公司行政部会同本公司各相关部门讨论后，由公司系统管理员负责修改；部门流程由本部门自行确定后修改。第十七条 流程的维护：集团及集团本部流程，由集团行政部会同集团体系管理员及原制订部门负责修改；集团下属各公司的流程，由各公司行政部会公司体系信息管理员及原制订部门负责修改；部门流程由各部门提出，公司系统管理员修改。
第十八条 流程的制订范围：本着提高工作效率、节约成本的原则将集团内的大部分业务流程制订为电子流程。
第四章
电子流程管理的规定
第十九条 集团内的业务运作公布过的启用流程必须全部走电子审批流程，任何人不得以任何借口拒绝走XXX-OA系统流程。如果集团业务运作公布过的启用流程，用户还是坚持使用纸介流程，将严格按照管理办法进行处罚。
第二十条 为保证电子流程的正确性，任何人不得随意修改流程。如有必要修改，请向流程原制订者申请。
第二十一条 使用流程时的文件归档时要注意规范，把相应的归档文件归档到相应的文件柜，方便查询、使用。
第二十二条 如个人出差，必须设置流程代签人或通过XXX-OA中的IT服务流程向集团信息管理部申请VPN权限，以便流程及时运行。第二十三条 文件走流程时相关人员必须尽快做出相应的处理、提高工作效率。其中的工作效率将作为绩效考核的参数之一，纳入月度绩效考核。
第五章
邮件管理规定 第二十四条 http://mail.XXXXX.cn电子邮件系统是集团员工因公对外沟通和交流的方式之一。集团内部人员的工作沟通和交流尽量使用XXX－OA中的内部邮件和工作联络单。
第二十五条 http://mail.XXXXX.cn电子邮件系统使用空间每用户不超过500M，请各用户不要长期存放邮件，如该邮件需保存，请用户自行备份到本机。
第二十六条 邮件附件大小每用户不要超过10M，如因工作需要更大的附件限制，请使用XXX-OA系统信息管理流程中的Internet、Mail申请流程，进行申请。
第二十七条 系统中只保留6个月的邮件，超过6个月的，系统定期在下月一日删除，请用户注意做好邮件导出和备份工作。
第六章
文档管理的规定
第二十八条 按照文档的应用范围，文档分为常用信息、集团文件、公司文件和部门文件。常用信息指集团广泛使用的文件；集团文件指集团发布的制度文件、体系文件、公文模板等文件；公司文件指公司或集团本部范围的制度文件、文档模板、体系文件、归档文件等，不跨公司使用；部门文件指集团本部或各公司部门内部文件，不跨部门使用（部门文件只能是本部门人员使用）。
第二十九条 集团文件和集团本部文件、由总裁室秘书维护；公司文件由各公司行政部统一授权维护；部门文件由本部门负责人和信息员维护。
第三十条 文档组织要清晰、分类明确；不得随意存放文件；更不得随意授权。
第三十一条
注意文档的安全，任何人不得随意修改、删除和破坏文档。
第三十二条
发现公共文档有异常时应及时通知相关的维护人员。第三十三条 所有经过电子流程审批发布的文件，都为集团、各公司和部门经过XXX-OA系统签审的有效文件，并视为集团、各公司和部门的正式文件。
第七章 用户管理
第三十四条 由集团信息管理部信息管理员根据集团的组织架构维护XXX-OA系统的集团体系和集团本部的机构设置。各公司的组织架构维护是在集团机构的基础上，由各公司系统管理员负责维护。第三十五条 系统用户由各部门信息员和部门负责人维护，用户资料必须完整有效。集团信息管理部和各公司系统管理员提供技术支持。第三十六条 为确保系统信息安全，部门信息员必须及时根据部门人事变动维护用户信息。人员离职必须马上停止该用户使用XXX-OA系统的权限。人员调动必须由公司系统管理员或集团信息管理部系统管理员在XXX-OA中的用户设置作必要调整。
第三十七条 用户不允许在系统内上传和创建一些与工作无关的文件，比如.mp3、.rm、.mpeg、.dat、.avi、.wmv等多媒体文件。
第八章 培训管理
第三十八条 集团信息管理部统一制定计划，由各公司系统管理员定期对公司新进员工组织培训，各部门信息员负责对本部门新增员工的培训工作。
第九章 应急措施
第三十九条 在使用XXX-OA系统时遇到问题，请及时与本部门信息员联系，或本公司系统管理员联系。
第十章 奖惩规定
第四十条
为强化信息的保密性，集团内部范围内传递的邮件（工作联络单），非特殊原因必须使用XXX-OA系统传递。对没有特殊原因又长期使用外部邮件递信息者将视情况予以处罚。
第四十一条 数据命名不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。第四十二条 数据归档不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。第四十三条 数据提交流程不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。
第四十四条 公布范围内启用流程，用户还坚持使用纸介流程的，第一次警告，以后每次罚款20元。
第四十五条 数据流程任务完成超过规定时限的，前2次警告，以后每次罚款20元。
第四十六条 用户因出差或休假未能在系统内临时授权，第一次警告，以后每次罚款20元。
第四十七条 数据有明显错误的，但没造成系统事故的。数据提交者付主要责任，数据审核者付连带责任，每次罚款100元。
第四十八条 数据有明显错误的，造成系统事故的。数据提交者负主要责任，数据审核者负连带责任，每次罚款500元。
第四十九条 相关提交人员必须在文件内签名和签署意见(说明：WORD文档不会自动产生签名)。对未签名者前2次警告，以后每次罚款20元。
第五十条 以上所有警告和处罚由集团信息管理部负责统计，并定期向总裁室提交报告。
第十一章 保密与安全管理规定
第五十一条
各级用户对自己所能查看到的信息负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。如有他人通过用户自己的密码登录，并造成数据泄密、数据修改或恶意破坏，责任由用户本人承担，并处于1000元的罚款。第五十二条 各级用户对自己的用户名和密码必须妥善保管，杜绝出现密码真空现象。用户密码必须定期更换，一般每一个月更换一次，一旦发现密码泄露或丢失应及时联系管理员更换。
第五十三条 广域网用户只限于出差用户和部分必须及时异地决策，异地工作的岗位（如：正副总裁、正副总经理，外协、销售、售后部门等用户）。特殊用户如果需要开通广域网用户权限，请填写《Internet/E-mail用户权限申请表》。
第五十四条 集团信息管理部对防止外人对XXX-OA系统的非法访问及保护XXX-OA系统的数据安全负有完全责任，要从硬件及软件两个层次上解决XXX-OA系统的安全运行问题。
第五十五条 严禁对系统数据进行蓄意破坏，一经查证，予以重罚。情节严重者，交集团审计部，按集团制订的相关规定处理。
第十二章
附
则
第五十六条
本管理办法由集团信息管理部负责制订、解释与修订。第五十七条 本管理办法自下发之日起执行生效。
信息管理部
OA应用管理办法 篇2
一、大学公文管理及OA系统的历史与现状
早期大学公文的管理都是全手工化的,送文、取文、审核文件,到最后反馈,都通过电话沟通,签名确认,一层又一层,一级又一级,整个流程既复杂又耗时长,特别是遇领导在外或者其他特殊情况,公文便往往卡在流程的某个环节,一方面领导无法阅知、批示公文,另一方面文件报送单位也长期得不到反馈。
九十年代中后期随着信息技术的发展,出现了一些最原始的OA系统。最早的OA系统是Client/Service模式,这种模式需要在使用者的电脑上安装客户端,客户端再连接数据库,因此对客户端的依赖很大,如遇操作系统升级或者缺少兼容的软件环境等情况,就需要在新环境上重新安装客户端,给异地办公也带来了麻烦。此后,在互联网的萌芽时期,发展出了Browser/Client系统,这样的系统用Java语言编写,用Tomcat作为服务器,只要有浏览器,就可以浏览信息办公,但却存在以下几方面问题:第一,系统并发量不大。经测试,Tomcat服务器最多只能支持200多个客户同时访问,而大学里的OA用户远远大于此数量;第二,页面简单,美观性不强。早期的HTML页面缺乏css,javascript等美化支持;第三,数据安全性问题。sql注入攻击的问题很严重,JSP页面展示也会经常出错。鉴于以上问题,很多大学在使用OA系统时,只是将OA系统作为人工系统的一种辅助,没有完全发挥该优势,而OA系统很多时候也没有展示出令人信赖的能力。
二、大学公文管理中OA系统存在的问题
目前大多数大学实行的纸电双套制,即文件从拟稿到签发均使用纸电两套系统,归档以纸质文件为主,电子文件内容归档为辅。采用此模式进行公文办理,已基本实现系统查询和电子文本保存;纸电文本互相印证,确保有效;同时为实现电子文件归档提供了基础数据储备。
但在使用过程中,纸电双套制逐渐暴露出以下两方面突出问题:第一,OA系统办公的纸本化程度过高,OA系统仅起到备查功能,“凭证作用”的核心功能未完全发挥;第二,纸电两套系统办理环节完全重复,极大增加了工作量,且所增工作均属最基础的工作,耗费大量人力,削弱了其“减负增效”的效果。
在我国一所大学的OA系统实际应用中,纸电双套制的问题突出体现在以下几个方面。
第一,OA系统本身设计问题。
(1)系统数据库设计不合理,反应速度缓慢,影响公文处理效率。突出体现于校内文件的查询和跳转缓慢。时常出现的情况是,一份校内文件的查询约需1分钟时间,页面间跳转至少需5秒,而仅仅处理校内文件的第一步登记拟办意见,就要经过12个跳转页面。因此,在不计录入时间的情况下,仅处理第一步就需在系统上耗费约一分半的时间。在文件多且复杂的情况下,公文处理速度如此缓慢,时间压力不可谓不大。导致查询缓慢的原因主要是校内文件数据库在设计时数据表冗余信息过多,并且没有建立和维护良好的索引数据,因而每次查询需将日益庞大的整个数据库从头至尾逐项检索,十分耗时。
(2)系统业务流程设计繁琐累赘,部分功能已脱离实际需求。系统业务流程繁琐问题主要体现在页面登记项目的流程不合理,以及系统无意义跳转页面过多两方面。其中页面跳转过多尤其影响公文办理效率,主要体现于每一处理步骤之后几乎都需要点击“返回”按钮回到查询界面,这种往复操作非常耗时。此外过于区分“办理”和“代办理”概念,导致操作中时常需要选择在两种界面间转换。事实上,由于每位公文处理人员都需用自己的职工号登录,系统已能自动显示代办理人姓名,因此这种过于强调概念的跳转实可省略。
(3)功能过于单一,远远滞后实际需求。目前,该OA系统仅能主要实现查询这一功能,无法为公文处理提供更高层次服务。从近年的使用需求来看,系统至少应当满足实现关键字组合查询、盯办提醒、办结时间提醒、取文提醒、按收文时间先后排序等功能,如此才能真正利用系统,达到提高工作效率和效果,更好服务领导决策的目的。此外,即使是查询功能,目前的系统亦不尽如人意。查询输入的关键词必须完全精确、连续、唯一,否则系统便无法识别。这些苛刻的条件,十分不利于系统的使用。
第二,OA系统的应用问题。
公文报送部门对OA系统使用不到位,大大增加文书处理工作量。比如各部门公文管理员更换时未能就OA系统使用进行及时交接,导致各部门、院系常常出现不及时上传所报文件、无主动利用系统查询文件处理进度的意识等问题,这一现象使得工作重复、工作量大大增加、效率低下,极不利于及时有效地发挥公文以文辅政的作用。
第三,OA系统的维护问题。
OA系统时常全面瘫痪,导致公文无法正常流转。并且,系统瘫痪时还需另行手工登记公文进度,并于系统恢复后重新补登,使公文处理工作量翻倍。导致系统瘫痪的常见原因:一是OA系统管理部门每次对系统进行升级或在对系统其他模块进行调整后,会在很大程度、较长时间内影响OA系统的稳定,严重影响到相关模块的操作。二是每次学生系统选课期间,OA公文处理系统亦会因负荷较重而几近“瘫痪”,无法处理公文。除此之外,系统每天在固定时段掉线,持续时间10分钟到1小时不等。
三、OA系统的发展和展望
根据以上问题分析,我们从流程和技术上提出以下几点解决的方向和展望:
首先,OA系统的功能性。
OA系统是服务于在校的行政工作人员,再好的系统,如果不易用,界面不美观,用户体验不好,都是不行的。因此OA系统的开发,需要严格遵守软件工程的思想,把需求分析做到实处,和具体的行政人员沟通,采集汇总他们的需求,并且分析哪些需求是可靠的、可行的,再根据需求建模和开发系统。在开发的时候,应采取迭代的思想,小步快跑,边开发,边邀请行政工作人员参与测试,及时得到他们的反馈意见,并减少公文系统的流程。此外,开发系统时还可采取新的技术,例如采用数字签名、短信签名,使OA系统和短信平台、指纹平台相结合,如此,OA系统的每位参与人员便可及时得到信息,信息技术的意义才能在此得以体现。
其次,OA系统的性能。
为了提升OA系统的性能,应该采取新的技术:
(1)编程语言要采取主流的php语言。这样OA系统的前端开发和后端开发就能够得到统一,而且php语言支持和C语言等高性能语言的通信,使性能能够得到保障。最重要的是,php语言是一种解释型语言,更改以后覆盖原来的文件,就能够达到对OA系统的修改,而不用把整个服务器都停掉,影响学校办公。而且和php语言对应的服务器软件apache和nginx,有很高的并发性,能够达到成千上万的用户同时访问。
(2)国产数据库的采用。目前我国所用的美国数据库例如Oracle,DB2,安全级别只能达到C1级别,这样级别的数据库容易造成数据信息的泄露。若采用安全级别达到公安部认证的人大金仓B1级别安全数据库,可以极大减少OA系统数据的泄露,从而提升学校资料、文件的安全性。
(3)云计算技术的采用。OA系统会产生海量的日志,将云计算系统应用于日志分析,在分布式环境下,可以10分钟甚至更少的时间,分析出1个月甚至更久的用户点击、用户行为日志,挖掘用户的需求,找出系统的瓶颈,解决后可以极大地提升用户体验。
OA应用管理办法 篇3
关键词：办公自动化； 医院
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)12-21603-01
The Hospital Automation Administration of Office System (OA) Develops the Application
LUO Keng-mei
(Shantou University Medical College Second Affiliated Hospital,Shantou 515041,China)
Abstract:Along with the medical service organizational reform, along with the hospital work staff the daily popularization which uses for the computer, as well as the hospital modern management request, needs to enhance our hospital work the whole working efficiency. Using the network communication foundation and the advanced computer technology, construct set of securities, is reliable, open, the highly effective information network and the office automation, the information management electron system, may provide modernized for the hospital administration department the daily work condition and the rich comprehensive information service, realizes the daily work business to process the automation, enhances the office efficiency and the management level, realizes the hospital administration various departments daily office work standardization, the electron, the standardization, enhancement file department file the and so on copy clerk file, dossier, science and technology file, financial file manageability, realizes the information on-line inquiry, borrows. Finally realizes "the non- paper" work
Key words:word office automation;hospital
1 前言
所謂办公自动化，其实就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。那么随着文件的这一流程，产生了各种各样的设备。随着技术的发展，计算机网络技术的进步，办公自动化网络的建设也得到了大力推广。
传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。
传统的办公模式
随着计算机网络技术的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公时代已经到来。传统的办公自动化系统和大型MIS系统在处理单位管理流程中大多采用单位业务流程重组（BKR），其核心思想就是要先优化单位业务管理流程，再根据优化后的流程建设单位信息系统。这样不仅在系统建设中工作量巨大，同时面临来自单位内部重重的阻碍。
而本解决方案的核心思想是：前期系统建设中不牵涉本院内部业务流程重组，只是协助医院通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。在这个基础上，根据本院办公的特点和特性，开发出了B/S模式的在线协同办公系统。
2 系统模块
包括资源管理、公告板、电子公文、人事薪资、医院制度、业务资料、公用信息、个人办公室、系统管理九大部分；涵盖了本院日常办公中各主要的环节。主要实现电子公文的流转，以及相关办公事务的管理。
3 系统技术特点
(1)强大的流程自定义工具，方便电子化企业现有管理流程；
(2)根据运作情况可灵活修改流程；
(3)建立医院员工信息管理平台，内部日程安排、办事指南、通讯名录方便行政工作人员办公；
(4)建立院内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台；
(5)实现院内动态信息的及时反馈、收集、指导生产活动的良性循环，加强协同办公；
(6)实现科技情报、资料的有效管理。
(7)建立院内部资源管理平台，有效利用企业各种资源。
(8)促进文化的建设，加强医院的凝聚力。
(9)建立内部电子档案管理中心，加强医院人事档案的利用。
(10)实现院内文书、办公设置的有效管理；
(11)项目进展、行政管理事物的督办查办；
(12)建立网上培训基地，使医院职工能不断学习新知识；
(13)通过提高医院的管理水平、改革原有的管理模式和方法，从而间接产生经济效益；
(14)提高办公自动化效率，为实施体制改革、增加效益奠定基础。
4 系统功能说明
(1)个人办公室：可浏览和查询个人工作状况，提醒处理个人工作事务，日程安排，任务管理等。
(2)电子公文：发布、浏览并处理相关的公文。
(3)单位公告：管理层可向所有工作人员发布公告信息，并且在每个工作人员界面出现提示。
(4)文件管理：对单位和工作人员的共享软件进行同一的管理。
(5)政策法规库：发布、浏览单位相关的法律法规文件。
(6)单位通讯录：详细列举单位工作人员的具体通讯信息。
(7)公共服务区：对单位日常的办公服务设施进行管理，如车辆、会议室、值班、公务活动等。设有内部BBS论坛和聊天室，大家可以在此畅所欲言，方便了员工之间的交流和信息的传递。
(8)系统管理：设置系统权限、各栏目的管理、更改使用密码，并可获得使用相关帮助。
(9)事务提醒：当与用户有关的公告、任务、安排等信息产生时，系统自动弹出提醒窗口，进行提醒。
5 系统开发平台选择
目前有三种方式建设办公自动化系统： 采用IBM LOTUS NOTES作为软件平台，利用NOTES强大的邮件功能实现办公自动化的功能。缺点是在客户端必须采用自己的平台，如果要求采用IE的话，就会稍稍让开发者为难，但NOTES 5的技术资料上以及实际开发上基本上已经解决了这个问题。
采用Microsoft Exchange Server作为软件平台，客户端可以直接采用Outlook、IE4。 第三种办法就是采用数据库的方式，直接传递信息。
NOTES和Exchange的编程方便，流程定义易于实现，用户界面友好。
但是两者的数据存储均采用一个大的文档数据库，如果要求把办公自动化中某些数据提取出来并保存到档案管理系统中时，就会让众多的软件开发商止步。
根据我院现有的实际情况，加上目前已建成的局域网资源，采用数据库方式建立办公自动化系统，不仅数据随时可以和其他业务系统相关联，并且易于管理。采用数据库方式还可以方便的和其他模块结合起来，建设企业内部信息平台。
B/S模式（浏览器/服务器）随着Internet的发展，已经成为了企业信息系统建设的首选。B/S模式使用方便，客户端统一采用浏览器，不限制客户平台，可以方便的和其他业务系统连接。同时采用COM+技术，在编码过程中对数据访问进行了优化，保证了数据访问的效率、数据的安全，数据的承载能力和并发处理能力。
系统分为三层架构：
用户层（界面层Forms）--应用层（COM执行层）--数据层（存储层Storage）我们用一台服务器来实现所有的功能，也可以分为WEB服務器和DataBase数据服务器，这样就可以减轻服务器的负担，提高了执行效率，图示如下：
数据库连接一直是威胁到安全的问题，那么在开发的通用数据库连接组件采用资源池算法来处理并发事件，提高运行效率和保证安全性。也就是说在执行应用层DLL是他其实是去调用数据库连接的DLL的数据，而连接数据库的所有参数和连接口令都是封装在一个DLL组件里的，这样不但保证了运行的稳定性和执行效率，还保证安全性，以免数据库连接口令丢失造成损失。
由于采用的数据库为MS SQL Server，所以会利用SQL自身的存储过程技术(Store Procedure)，该技术能极大的提高存储和读取数据的速度和效率，另外还能大大降低数据入库是可能出现的以外错误，可以说采用存储过程来存储数据是高效可行的。因为SQL存储技术本身可以在过程里调用COM组件，所以采用这种更专业的技术又进一步的提高了数据存储效率。
6 系统开发配置
服务器：
Microsoft Windows 2000操作系统
Microsoft SQL Server 2000(中文版)
(1)Windows 2000 Server
Windows 2000 Server是一个开放的的系统，具备强大的管理功能及很高的性能，稳定、可靠、扩充、可移植。采用TCP/IP网络协议，结合网络管理、防火墙及虚拟专网等现代网络核心技术，建立安全、稳固的开放网络应用平台，能够连接数千乃至数万用户的网络系统。
(2)SQL Server 2000
采用分布式处理结构和先进的数据库管理系统，与Internet有机地结合，同时具有各种分析、预测等辅助决策功能。
OA系统应用纪实 篇4
系统应用纪实
1、项目背景
供电公司是上海市大型企业，承担着上海市中心城区531平方公里、253万用户的供电业务，用电客户居全国第一。市区供电公司下辖沪东供电所、电缆输配电公司等六家单位，另有近20个营业网点遍布上海市10多个区，彼此相距甚远，每天都有大量的文件、报表、会议纪要等信息需要传送和发布。
随着计算机应用和网络技术的飞速发展、国际一流供电企业形象的确立、以客为尊服务理念的不断深入，公司认识到信息的快速搜集、处理和传播将确定公司在市场环境中的竞争优势，因此必须通过高科技手段来提高办公的效率
2、项目目标
办公自动化系统作为公司信息化建设的重要组成部分，采用先进的计算机、网络技术、群件技术、多媒体技术等现代信息技术，构建覆盖全公司的电子信息交互平台。实现收文管理、发文管理、档案管理、信访管理、个人办公、活动安排、会议管理、公共信息、报告管理、电子邮件、Internet服务等功能，实现办公的电子化、无纸化、网络化、资源化。
3、应用平台和软件的选择
市区供电公司在选择应用平台和办公自动化系统时，首先在技术上考虑到将来的业务发展以及与其他应用系统的兼容性，要求具有强大的扩展性和可延续性。其次从系统的适用性和操作、设置管理的灵活方便等性能的角度，对办公自动化的应用平台和OA软件进行全面的考察。
Lotus Domino/Notes R5是目前世界上最先进的群件平台之
一。该平台能实现对非结构化信息进行良好的管理和共享，并且具有安全、健壮、可靠的通信基础设备，内含强大的工作流软件开发环境，并在其基础上形成一系列成熟的应用产品。作为Lotus/IBM
Internet/Intranet完整解决方案的核心产品，Lotus通过不断丰富Domino与Notes的产品功能与性能，提高系统开放性、安全性、易用性、可管理性、伸缩性、开发能力以及与操作系统、各种数据系统的集成能力等等，提供用户单
一、集成型的基础设施，即可以使用单一平台型产品建立邮件、群件以及Intranet、Internet应用系统。并且Lotus R5能够实现对HTML文件的访问控制，完全符合国务院对政府邮件系统的要求。
同时，Lotus Domino系统具有良好的可扩展性，通过ODBC方式或者其它工具(如Lotus Enterprise Integrator等)，可以实现Notes数据库与其它关系型数据库(IBM DB2 UDB、Oracle、SQL Server、Sybase等)的连接。从而为实现与将来其它应用系统相集成留下相应的接口
基于Lotus Domino/Notes平台之上的开思OA系统，在功能、操作、适用性的强大优势，公司在经过反复调研，考察和比较之后，最终选用了开思OA系统。
4、应用实施
市区供电公司办公自动化系统的应用，涉及市区供电公司本部和下属6个基层的应用，用户数达到 320多人。系统的实施分为二期：第一期是市区供电公司本部的实施运行，第二期是市区供电公司所辖单位推广。
上海市电力公司市区供电公司的Domino系统中采用多个工作域的方式，即在系统中维护多个公用地址本。采用NT 服务器双机备份采用两台IBM Netfinity 5600 机器，DOMINO及OA系统通过备份软件实现软备份。
5、模块应用
系统设置
在应用系统的最初，要对系统进行初始化的设置，其中包括部门的设置、人员的注册、常用数据库的维护和一些常用文档格式的设定。这些设定会牵涉到整个系统的运行。
个人事务处理
个人事务处理子系统是指个人日常办公所涉及到的一些信息，包括日程安排、记事本、名片盒、电子邮件和个人资料模块。
通用办公业务处理子系统
主要包括一些日常办公业务所涉及到的一些业务流程管理，如文档流转、文档管理、督办管理、会议管理和内勤管理等功能模块。整个系统有全面的打印功能，可以根据实际需求打印出纸质的文件。
专用办公业务处理子系统
专用办公业务子系统主要是针对上海市电力公司市区供电公司特殊的办公特点或者是针对上海市电力公司市区供电公司内部某些部门专用的办公业务模块。系统中包括领导活动安排、刊物编辑和信访管理三个模块。这部份工作主要从联络处开始，经过一层层的报批，最终形成工作计划，按照计划具体落实，并对各类工作计划表作归档处理。根据各类工作安排，进行汇总，可以生成领导一周的工作安排的计划表。本子系统的所有模块都不是局限在联络处使用，其他各处室也可以使用该子系统，形成本处室内部的工作安排计划表。
6、应用效果
通过系统应用，上海市电力公司市区供电公司感受到了办公自动化系统带来的轻松、方便和高效率。该系统覆盖面广，几乎涉及到每个员工日常工作，很大程度改变了员工的工作方式，极大地提高了全
局信息化水平和工作效率，同时提升了公司的服务质量和水平，营造起良好的企业形象，为实现全国一流的供电局的目标起到很大的推动作用。
7、应用经验
办公自动化系统的实施过程是一个“整体规划、分步实施、不断深入”的过程：主要节点包括
1、系统安装、调研和业务方案确定
2、系统修改、培训
3、模拟运行、全面试用、功能测试验收
4、局本部系统正式运行
5、全部机构的系统正式运行等。
建立一个项目小组至关重要：OA系统实施的成功，需要项目小组的不断推进，巩固每一阶段所取得的成果，确保每一阶段的工作落到实处。也就是所谓的“一把手”工程，由领导带头，贯彻落实。因此我们在实施之前就组建了一个项目小组，小组成员由上海研发中心的经验丰富的项目经理、工程师和市区供电公司的管理领导层组成，负责整个项目的组织管理和相互协调，跟进整个项目的进程，负责系统的调研，流程的调整确认，培训等工作。
项目文档的重要性：在整个系统的实施过程当中，为确保实施的质量，在软件的验证与确认以及使用与维护等阶段中需要编制软件需求规格说明书、软件设计说明书、软件验证与确认计划、用户文档、项目实施计划和项目实施总结等文档。
健全的培训方案是项目实用化的重要保障：虽然整个项目的实施构建了先进的电子平台，但在实用化推广过程当中，还是遇到不少的困难。由于系统覆盖面广，为了提高操作人员的计算机应用水平，公司组织了25次大规模培训，涉及500余人次。
8、下一步构想
在公司办公自动化强大的平台支持下，我们先后又开发了企业论坛、标准规范等一系列文档管理工具、与公司INTRANET实现无缝集成，构建了公司INTERNET网站，开通了INTERNET邮件系统等，使办公自动化系统不仅能为领导决策提供广泛的信息支持，作为企业公共信息发布的主要平台，还使之成为全体员工信息沟通的主要手段。
oa考核管理办法怎么做 篇5
易用性——没有全面的应用做基础，一切都是空谈。
管理落地必须面向全员，所以，软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。如果易用性不强，这个前提就不存在了，制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的，不过上网却几乎人人都会。所以，就支撑制度落地的软件而言，走网页风格可能是个最佳选择。
健壮性——必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。
管理“落地”必须面向全员，所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到现实的集团业务，从而造成不可估量的损失。
坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，因为这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度;也就是说，从理论上讲，类似的软件平台没有严格的并发数限制。
开放性—能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。
管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面，而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求，所以，支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。 从技术上看，采用整合性强的技术架构(J2EE)作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。同时，现实的整合经验也必不可少，因为整合应用不光涉及到技术层面，还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目把控等等实际操作技能要求。
严密性——必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。
企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。
实用性：80%标准化+20%个性化的绝配
实用性——软件功能必须与管理实务紧密结合，否则药不对症，反而可能有负作用。而且，还必须能适应企业管理发展的要求。
现实中，企业一方面需要软件尽最大可能的满足现有需求，另一方面，管理本身也是个不断发展的过程，所以，企业又需要软件能够满足发展的需求。面对这个现实与发展间的矛盾，业界常见的有三种解决模式，项目化、产品化和平台化。
如何做好绩效考核
1. 不要相信一考就灵，要和其他管理手段配合;
2. 用考核发现问题，用管理解决问题;
3. 底层员工考核指标不要超过3个，管理者考核指标不要超过5个;
4. 绩效考核要专业，但不要形式主义;
5. 不要激励个人主义;
6. 不要激励短期行为;
7. 既要考核业务人员，也要考核支持人员;
8. 对考核的效果(个人及公司层面)进行测算;
9. 杜绝平均主义;
10. 确定合理的考核周期。
OA系统管理办法修订版 篇6
第一条为了加强对公司办公自动化系统（以下简称OA系统）的管理，提高工作效率，实现公文无纸化传输、信息共享和交流，降低管理成本，规范管理流程，加快办公自动化建设，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条推行OA系统目的在于保障文件和各种信息传递快捷通畅，提高部门自身与部门之间协同工作的效率，最终推进管理工作朝着系统化、标准化和规范化的方向发展。
第三条本办法适用于公司全体员工。
第二章 管理部门职责
第四条信息管理部负责系统的管理和维护,其主要职责：
1、管理办法的制定与修正。
2、用户账号的建立与关闭：
（1）申请账号：普通岗位员工，需转正后由用人部门主管填写《OA申请表》申请开通账号；如遇特殊岗位员工在试用期间，需要开通账号，由用人部门主管填写紧急程度为紧急的《OA申请表》申请开通账号。
（2）关闭账号：信息管理部以签批《员工离职交接表》为准，关闭其账号。
（3）对于已关闭的账户有临时调取资料的需要，经人事行政中心副总或总经理审批，并确定关闭时间。开放最长时间为30天。
（4）为确保数据准确性，帐号与使用人采取实名唯一制，禁止修改账户使用人。
（5）移动OA权限的开通，中心副总、部门负责人及关键岗位人员，可不经申请直接开通。其它因工作需要，员工可由部门申请、经本中心领导、人事行政中心领导签批后开通。
3、核心工作流程设计与修改：
（1）各中心（部门）如需添加、修改OA表单或流程，需填写《OA表单制作、修改申请单》申请制作，信息管理部接到审核后的表单后，三个工作日内制作完毕，资料不全不予制作。（表单制作资料：①表单；②设计流程；③相关文件。）
（2）特殊、重要的表单流程（如借款单，付款单，材料采购计划等），关键节点处理事务缓慢，经使用部门向信息管理部反映现象，由信息管理部向上级领导汇报，由各中心领导三个工作日内召开专题会议，并给出处理结果。
4、征询各使用部门的意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题。
5、公司领导、各部门员工的培训与技术指导。
6、软件的配置升级管理。
7、数据备份管理。
第三章 系统管理
第五条OA系统网址：内网网址：http://192.168.1.5:8080；外网网址：http://221.203.79.87:8080。
第六条 使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的及时性。
1、中心副总，部门主管及关键岗位的工作人员原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。
2、中心副总，部门主管及关键岗位工作人员如遇出差，应每天登陆至少两次手机端（移动OA）处理待办事项，保证流程及时流转。
3、流程的发起人为整个流程的负责人，如后续流程节点承办人没有及时办理或意见不明确，发起人应通过电话、手机短信、QQ或微信等方式及时提醒，以确保流程意见明确与快速办理。
第七条协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过八个工作小时（即一个工作日内）。如有长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。
第八条每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。
第九条OA流程关键承办人在处理OA过程中，认真对OA中涉及内容负责，需要明确处理意见。
第十条OA系统中的各分类制度、公告、发文、新闻均由有权限人员予以发布和更新；各中心（部门）如需发布相关信息，需经人事行政中心副总审核后，予以发布。
第十一条公司内部各类会议通知、工作情况通报、部门之间的信息传递，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。如需存档，由专门人员打印保存。
第十二条 OA系统实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的信息；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。
第十三条各级OA用户应认真遵守本办法的相关规定，进行规范使用和操作，违反本办法规定进行操作或使用的，将由中心领导或OA系统管理人员视情节轻重给予警告、绩效考核或罚款等处罚。
第四章 安全保密
第十四条各部门使用人员对各自的登录密码严格保管。系统使用人员的账号密码必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员账号相同。使用人员取得帐号和初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，信息管理部信息系统管理员提出申请，恢复初始密码。
第十五条未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。
第十六条应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。
第五章 考核
第十七条为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，提高办事效率，对OA处理效率实施考核管理。对处理延误造成工作积压的（如：未及时签办工作流或处理周期过长的）处以：5元/条，最高100元/月的罚款进行处罚。
（注：延误是指以系统的记录时间累计超过1个工作日仍未处理待办事宜）
第十八条对长期不使用OA系统，不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视情况处以100—200元罚款。
第十九条对不遵守本办法、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，追究相关人员和主管领导的连带责任，并抄送到人力资源部参与当月绩效考核。
第二十条OA系统管理员会对协同工作进行跟踪，并对部门、员工工作事项的处理周期及延误情况进行记录，并作为公司各类考核、评优的依据之一。
第六章 附 则
第二十一条本办法自下发之日起执行。
OA应用管理办法 篇7
1 OA办公自动化系统应用内容与作用
OA办公自动化系统就是采用Internet/Intranet技术, 基于工作流的概念, 使管理人员方便快捷地共享信息, 高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式, 实现迅速、全方位的信息采集、信息处理, 为管理和决策提供科学的依据[1,2]。OA自动化办公系统具体包括: (1) 个人办公:待办事宜、日程安排、工作日志、通讯录; (2) 网络通讯:Internet邮件管理、内部邮件管理、即时通讯公告; (3) 工作流流程设计器:流程任务管理及查询、流程任务分析统计; (4) 公共信息:知识管理论坛、在线调查; (5) 业务子系统:公文收发、人事管理、会议管理、车辆管理、办公资产接待管理等[3]。该系统功能应用户的需要而逐渐增强, 前后共经历了三个阶段较为明显的革新, 由单一的文档处理到如今的综合管理, 现使用的该系统已能满足多数用户的需求, 既有个人资料的收集, 又有部门资料的共享, 同时也可以开展及时的论坛与调查, 使用公共办公资源等等, 满足时代发展的需求, 综合性极强。
2 OA办公自动化系统实际应用中应注意的问题
2.1 工作人员具有电子信息化观念
传统的文件传输都是经过纸质材料作为媒介, 上面有管理部门的公章和相应负责人的签名。OA办公自动化系统省掉了专人递送的过程, 直接将文件传送给领导审批和需要阅读的人, 签名和阅读情况都将经过电子信息反馈给相应的管理人员。过程之快, 使用也方便, 如遇特殊事情需要相应负责人应急处理的, 也可以很轻松快速的解决, 获得答复意见或指导结果, 只要有规范的传递程序即可, 避免隔级传送。其中需要那些不太愿意使用电脑的人员改变观念, 加强对现代科学技术的认识, 接受电子信息, 感受其带来的方便与快捷性, 否则将会给自动化办公系统的推行带来阻碍。营造宏观的氛围和相互学习的意识, 改变观念不是难题。
2.2 工作人员具有网络安全与道德意识
信息技术发展迅速, 同时良性行为和不良行为就开始利用信息传送媒介进行较量, 为此应注意网络管理安全, 关注不良份子是否利用OA办公自动化系统的资源, 进行敲诈和哄骗, 防患于未然。管理人员要加强网络安全, 防止使用人员资料对外泄密, 一旦发现严格按照管理中制定的管理办法, 采取补救措施, 遏制其再次发生, 情节严重者可向相应管理部门递交查处报告。又因资源共享之后, 使用人员可以获悉管理机构内部各种资料, 一类人员因某些事情不满, 而对个别人员或职能部门采取保密资料外泄和发不良用语以攻击的行为。实时监控内部使用人员不文明用语的行为, 规范道德意识, 引导规范使用OA办公自动化系统。
2.3 工作人员具备积极的关注性
OA办公自动化系统加快了事情传递过程, 提升了效率, 部门文件传送的管理人员就应时时关注系统中是否有新信息, 做好相应的回应和传接工作, 切勿一天关注一次, 将原本快捷的事情耽误, 进而影响工作进程, 甚至让人对办公自动化系统产生不佳印象。工作队伍的工作积极程度在一定程度上影响了工作进程的开展, 严重的将制约办公自动化系统的推广, 做好管理人员的管理工作就显得尤为重要, 建立明确奖励机制对提高积极性帮助较大, 有条件的部门或机构可以采取此措施, 完善管理制度, 奖罚分明。加强工作队伍的积极性管理, 提升使用者对办公自动化系统的良好印象, 增进改革进程的快速发展。
3 管理改革OA办公自动化系统的需求与动向
3.1 资源共享性
资源共享是利用计算机处理技术将特定的规范资料存放在一定的数据平台上供使用者参考查阅, 提升资料的利用率。OA办公自动化系统具备此功能, 管理者将信息公布于内部使用平台, 使用者根据自己的需要进行检索, 同时也能为多客户提供访问同一信息的空间, 较为方便的提高了资源利用率, 减少资源整理和查阅过程中用去的时间。看到方便的同时也要考虑其共享之后的安全性, 在共享的时候就应考虑安全基础, 建立完备的防护系统和管理权限, 任何使用者都必须严格把控自己权限, 管理人员不定期进行检查, 这样能保证整个共享数据资源的安全性, 充分利用资源的作用。
3.2 信息传递快速性
时间代表效益, 快速的传递信息, 能有效的提高效益, 增加需求人员获取信息的及时性。快速传递信息也为办事人员减轻了工作时间压力带来的负担, 总工作时间不变, 但是传递过程中原方式需要2天甚至更多, OA办公自动化系统却只需几分钟就可以实现, 无疑为办事人员提供了更多时间, 抓住时间差较快较好, 高质量的完成工作。信息传递快速性是工作人员的需求, 但是也是组织者更希望的看到的结果, 更为社会快节奏、高效率的发展提供解决渠道。
3.3 管理有序性
过去的管理模式, 存在杂乱、推卸责任、效率低、资料整理难等问题, 同时办公耗损和成本总是保持平稳并有逐渐上升的趋势, 不仅是资源的浪费, 也会给工作中埋藏同事之间因分工不明而引发的摩擦, 不利于建设和谐的工作环境。并且高层管理者因工外出就无法批复和处理文件, 日益繁杂的工作又堆积而至, 无暇顾及事情的轻重缓急, OA办公自动化系统能实现远程办公, 管理者可以在递交文件中标明需要处理的时间和重要程度, 缓解了工作压力。特别是那些工作信息采集量较大的机构, 人工就大大增加了额外的负担。办公自动化系统可以直接顺应大家的需求, 根据预定原则进行分类上报, 降低差错出现率, 从而实现差误为0的规范管理。
3.4 成本效益性
传统的通知方式利用纸和电话作为媒介, 快速发展的进程中哪些方式将制约信息的传播, 并且需要成本较高。OA办公自动化系统将传统的通知方式用电子形式传播出去, 尤其是节约了传播过程中长途电话、传真、复印、打印的费用, 实现了无纸化的工作形式, 与社会发展进程接轨, 更突显了社会发展的现代化管理标志, 日耗销量成倍减少, 减少了办公原始成本的投入。例如发布的管理办法、上级下发传阅文件及学科资料等, OA办公自动化系统中文件保存一项能实现此功能, 用户将需要信息存入个人文件柜里, 长期保存不会被破坏, 省掉了传统传输过程中打印后再进行的交流麻烦, 节约成本是不言而喻的了。当然那些必须要打印存档的文件, 也可以很好的解决好, 化解了电子操作与实际办公之间的矛盾。
4 结论与建议
4.1 结论
经实践检验的电子管理系统, 顺应了时代发展需要, 能有效的将管理部门意识形态对开, 并达到和谐共处, 共同提升的目的。OA办公自动化系统具有较强的开发价值, 并且医学信息、水库、电力和高校等企事业管理中应用与推广, 均取得良好的效果。实际应用中需要更新部分老同志的认识, 加强其学习和交流意识, 让其接受新思维和新观念。时代发展的产物需要大家以更为包容的态度接受, 同时也要大胆的应用到相关领域, 充分发挥其价值与作用。
4.2 建议
(1) 加强宣传, 适时引导
电子信息技术的更新速度非常之快, 一些年纪较高的使用人员可能一时间无法适应其更换速度, 面对时较为茫然。在这样的大环境下购置者应该加强宣传, 增加引导的力度, 避免使用过程中出现倦怠现象, 或者逐渐忘记一些非常用功能。加强宣传就显得尤为重要, 可以避免不良使用行为导致的差异影响。恰到时机的适时引导, 能唤起使用者的新认识, 加深对常用功能的熟练程度, 并且能制约更新过程中出现的不适心理。
(2) 规范管理流程, 责任到人
OA办公自动化系统使用过程中虽然速度加快了, 但是应有的程序仍然不能减少, 否则就会导致不必要的麻烦, 增加最高决策者的额外负担。按照原有程序进行呈报, 分管部门清楚具体情况能给决策和讨论提供参考意见。规范管理流程起到举足轻重的作用, 责任到人, 可以避免不清楚上级主管审批部门的使用者递交错误申报表而影响材料和信息的传递。实际管理中必须狠抓流程, 落实责任, 严格制止各级申报行为的出现, 防患资料的对外泄露。
(3) 整合资源, 提高办事效率
OA办公自动化系统具有较强的储存功能, 可以储存文档、图片和视频, 给使用者提供了方便的数据平台, 管理者也更容易收集各方面的电子信息资料, 各部门要实行资源整合, 避免使用过程中的重复劳动, 或者几经更替正确信息变换成有误资源。整合资源, 提高资源共同使用程度, 能明显的提高办事效率, 主要表现在资料收集过程时间缩短, 规范程度提高。
摘要：OA办公自动化系统使用较为方便, 可以改变原有管理中的资源共享难、信息传递慢、管理程序混乱、成本效益高等诸多问题, 文章从实际应用管理改革方面提出建议, 使之更能顺应管理需求。
关键词：OA办公自动化,实际应用,管理改革,建议
参考文献
[1]高玉斌.标准化在编写OA办公自动化项目文档中的应用[J].信息系统工程.2009.8.8:37-39.
[2]李云.OA办公自动化在高校教学管理中的作用[J].工会论坛.2010.5:133-134.
OA系统建设在航运企业中的应用 篇8
关键词:OA;工作流;航运;信息化
中图法分类号:****文献标识码: A 分类号
在高速发展经济的当今社会，信息化扮演着举足轻重的角色，特别是随着互联网的普及,信息技术迅速渗透到社会的各个领域。航运业是推动世界经济一体化、国际贸易全球化的基础性产业，加上我国又是世界航运大国，在进入WTO后挑战和机遇共存的环境下，航运企业信息化建设的重要性也越来越凸现出来，办公自动化的建设也将直接影响到企业的竞争力。
OA系统通过企业信息系统建立ERP管理理念，能最大限度地开发、利用和优化企业内外部的信息资源，提高管理效率与经营水平，发展企业规模。
1前言
OA ，办公自动化，OA是Office Automation的简写，是如今社会利用电脑、移动设备进行全自动的办公。进入上世纪90年代以后，随着信息技术、网络科技的出现，作为办公管理方式的一个划时代的改变，OA系统不仅已形成相当大的规模，而且从各个方面促进了计算机及信息产业的发展。各个公司、企业不仅利用它来加强企业经营管理，更是把OA视为提高工作效率、节约成本的手段，作为提高企业竞争能力和素质的重要条件。
目前OA的发展趋势可归为如下四个方向：
•OA设备向着多功能、复合化、高性能和系统化的发展；
•OA系统无论在系统自身和系统设备方面，都向着无纸化、智能化、协同化和综合化发展；
•OA系统不再简单满足于文字处理，而是向着能够完成声音和图像的处理以及各种复杂数据计算等多个领域发展；
•无线通信在OA系统中的地位进一步增强，可以充分利用现代化通信技术，建立不受时空和地域限制的全球网络体系，实现各种信息资源在全球范围内共享和传递。
OA的核心问题是怎么来提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以由OA来处理，如文字处理、收发传真、申请审批、公文管理、物料管理、会议管理、资料管理、档案管理、订货销售、客户管理、库存管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本财务计算和劳资人事管理等。
协同办公(OA)软件就是采用Internet/Intranet技术，以“知识文档”为容器、以“信息门户 ”为窗口、以“工作流”为引擎，使企业单位内部人员快捷方便地实现信息共享，高效地、智能地工作；改变过去低效、繁杂的手工办公方式，实现迅速、多元的信息采集、信息处理，为企业的低成本、高性能管理和决策提供科学的依据。
在基础OA的应用上，可提供企业机构自行灵活定义符合自身特色需求的管理工作流程、组织目录架构、信息门户框架，以更简单、更便捷、更智能、更开放地满足企业日常OA办公需求。
现代航运企业的发展需要信息技术和网络技术的支撑，建立全球化的营销网络，不断完善客户管理体系，逐步形成决策支持环境，运用先进的信息技术实现全方位集成服务是航运业发展的大势所趋。所以，航运企业的信息化建设是势在必行, 将OA引入航运企业也显得尤为重要。
本文将详细论述了OA系统的建设意义、原则和方案，以及在航运企业中的应用。
2OA系统建设意义
OA系统可以实现企业的数据共享，从而基本解决信息孤岛问题。企业不同业务的基础数据做到一次录入，保证数据源的唯一性，跨部门、跨业务的系统可重复使用。
此外OA系统提供可靠的、可追踪溯源的公文流转平台，有效地降低公务处理的周期，加快公文处理过程，减少找人、路耗、等待等中间环节，保持处理公务渠道的畅通；
打破地域及时空限制，实现远程办公、异地办公和无纸化办公；
通过信息共享平台，提高信息统计和分析的水平，为企业决策层提供准确、实时的预判以及风险预控等决策支持；
提供完善的信息交流共享机制，方便企业各部室、下属公司、会员单位和员工之间日常办公及业务数据的交流和管理，实企业事务办理的互联互通，数据信息共享；
充分利用建设好的现有网络环境及已有的网络配置资源，最大化利用已有的信息化投资；
解决网络办公应用中的最大难题——机构和管理模式的经常变动的问题，由用户自定义管理模式，实现真正的部门综合业务处理机制；
3OA系统的建设原则
OA系统的建设应体现安全性、先进性、可靠性、实用性、易使用性、开放性、有限开源性、可扩展性、可维护性等原则。
•安全性：系统建设要符合企业用户对信息安全管理的要求，建立一套完善可靠的安全保障体系，对非法入侵、网络计算机病毒、和非法攻击等应具有很强的防范能力，系统需要具有严格的身份认证功能，并有先进的技术手段和策略对数据安全和操作安全加以保护。
•先进性：应当采用现今主流技术，既要考虑开发工具和应用平台的先进，更要考虑系统的架构和应用设计的先进性，以适应宏观上企业业务管理、发展规划和微观上企业日常事务办理的需求。
•可靠性：系统设计上应采用稳定、成熟、可靠的软件设计技术，确保系统在海量数据、并发数高的情况下能长时间不间断地安全运行。
•实用性：根据企业业务需求和业务流程，从用户使用的角度进行系统设计、模块和功能划分。具体的业务流程设计要求简捷流畅，能适应各种变化和企业突发事件等现实情况。
•易使用性：主要体现在两个方面：一是使用界面简捷、直观，尽可能减少菜单的层次和不必要的点击过程，使用户在使用过程中一目了然，从而快速掌握系统的操作方法，特别是需要符合企业使用人员的工作习惯和思维方式，使得非计算机专业人员操作起来也得心应手。二是应提供丰富易懂的帮助手段。
•开放性：为了使系统具有较强的生命力和延续性，应遵循已有的国内标准和国际标准，以利于采用世界上现行的多种先进技术和产品。
•有限开源性：随着企业的发展，业务逻辑也随之改变，需要对系统进行维护、微调或者二次开发，也就要求对该系统的非核心代码进行开放，并提供规范标准的数据库设计，接口规范等。
•可扩展性：该系统是一个不断发展中的应用系统，在系统设计选型时要考虑到新技术，新产品、新应用出现时对本系统的兼容性；以便当企业的业务需求、外部环境发生变化时，可以对系统的功能和性能进行扩展。软件设计要简明，各功能模块间的耦合度小，适应业务发展需要，便于系统的延续和扩展。
•可维护性：系统应具备良好的架构，各个模块部分应有明确和完整的定义，使得在局部的修改时不影响整个全局和其他部分的结构和运行。
4OA系统的建设方案
OA系统的基础应用平台应至少可以提供以下通用组件：
•组织机构与权限管理组件
为各个业务系统提供通用并且统一的组织结构定义和权限配置，可以用多种灵活的配置方式（包括：根据用户、用户组、部门、岗位、角色）定义系统资源的权限，从而满足不同类型组织的需求。
•文档发布与查看组件
文档发布，必须指定文档属性，如果不指定，则自动继承文档所属栏目的属性。
•报表组件