秘书与文书工作(演讲稿)

秘书与文书工作(演讲稿)（共11篇）

秘书与文书工作(演讲稿) 篇1

一、文书工作的相关概念

（一）文书

文书，是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。

公务文书，是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。

私人文书，是个人、家庭或宗族在与他人交往或处理私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。

（二）公文

公文有广义和狭义两种理解。

从广义上说，党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可称公文。

从狭义上说，公务文书是专指是国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。它是传达、贯彻党和政府的方针、政策，发布行政法则和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。一般特指国务院于2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的13种国家行政机关公文。

1、公文的特点

⑴ 作者资格性，读者特定性

作者的资格性，指公文的作者是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文起草者，只是组织的代笔人。公文读者的特定性，是指有的公文的读者是特指的受文机关，而有的公文读者，则可以是社会的全体成员等。

文学作品的作者是个人，一般科学文章的作者也同样是个人或者是个人之间的自由结合。读者一般是没有限制或者是不可计量的。但是，公文的作者只能是法定的社会组织及其法人代表或者称为第一领导人。有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关政府部门登记注册。这一社会组织及其第一领导人，就成为公文的法定作者。至于动笔起草公文初稿的人，如秘书，应称为起草人，不是法律意义上的作者。公文的读者是特定的，在公文格式上有专门规定，即“主送机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范围”。有一点要注意，有的告知性公文如通告，指定了读者应包括发出公文的社会组织之外的社会群众。⑵ 明确的工具性

公文是各级各类机关、团体、单位等组织行使管理职能和业务职能的重要工具，是为国家政务、社会公务和公众事务服务的工具。“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”行政机关的公文（包括电报），“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务

活动的重要工具。”公文是机关、团体、单位领导意图、意志的载体。

⑶ 直接的实用性

公文的内容总是有特定的指向，直接针对着某一具体、现实的公务活动，并对处理这一事务有直接的实用价值。

有些公文在特定的时间、空间范围内，对受文对象的行为能产生不同程度的强制性影响。公文的这种强制性，来源于发文机关的法定权威性，来源于公文本身的公务性和规定性。

⑷ 内容的公务性与真实性

个人的感受认识，只能用文学作品或者一般科学文章来表达。但是，不管是起草者个人，还是领导个人，都不能用公文来表情达意。领导者个人只有在职务的前提下，并且只能是社会组织的最高领导才能代表社会组织发出公文。公文的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息。党纪国法都规定了公文内容的范围和性质。

公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。内容真实、准确，这是对公文写作的基本要求。

⑸ 体式的规范性，制作的程序性

公文的体式，必须符合《国家行政机关公文处理办法》的规定和《国家行政机关公文格式》的规定。

这里要说的格式是文章都有的。但是，一般文章特别是文学作品的格式只是简单的外在的文面格式，按照习惯形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有惯用的格式和法定的格式两种。惯用的格式，是约定俗成的，没有严格的限制。如普通公文中计划和总结的格式。法定的格式则是权威机关规定的，必须严格按照格式写作。法定公文中的行政公文和党务公文，更由最高权力机关及有关部门通过法规性公文规定了严格的格式。还要进一步说明的是，公文格式同时又是程式，呈现出公文写作和办理的程序性。

公文格式的规范性，是公文本质特性的发展，是公文写作和办理的需要。公务具有公众性和同一性，对社会组织成员产生一致的认可、制约和指挥，否则社会组织就不可能运作。相应的，反映和办理公务的公文，也就形成了格式和程式，显著提高了公文写作和办理的效率。完全可以预见，随着时代的发展和社会组织的进步，公文的规范及格式会更加科学、严谨，以致于公文写作和办理会有高度先进的电脑软件来实现电子化和自动化。

公文从准备撰写到制作成文，有严格的程序；若不履行法定的程序，就无法制成公文，即便写出文章，也不可能生效。

⑹ 法定权力的制约性

这一点，公文在文章中是独一无二的。公文只能由法定的作者发出。法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。写作公文和办理公文都有一定的规定性。也就是说，对于作者和读者，公文具有法规给予社会组织职权所产生的制约性。制约性在不同的公文中有不同的情况。行政公文的命令，对于公文的接受者具有强制性。如果接受者不按命令办理，就会受到法律的制裁。发出命令的政府机关有权依照法律规定，动用军队或警察等器进行处罚。行政公文的决定，具有国家指挥性和约束力。行政公文的通知，具有规定性、指挥性和指导性。经济公文合同，依照《中华人民共和国合同法》对于缔约各方具有确定的制约性，如奖惩、期限等。普通公文的讲话稿，对听众具有领导者所拥有的指导性和指挥性。法规性公文如法律、规章，制约性更是不言而喻的。公文正因为有制约性，才能产生现实的管理作用。

2、公文的分类

⑴ 按公文的使用范围，可分为通用公文和专用公文。

通用公文，指各类各级机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等；

专用公文，指在一定专业机关和业务范围内专门使用的文件，如外交文件、司法文件、军事文件、会计文件等。

⑵ 按公文的行文关系和方向，可以分为上行文、平行文和下行文。

行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的接收关系。

⑶

⑷ 按公文的机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文和公布公文。按公文的处理时限要求，可分为平件公文、急件公文和特急件公文。

⑸ 按公文的来源分，可分为收来公文和本机关制成公文。其中，本机关制成公文又可分为对外公文和内部公文。

4、行政文书分类

国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定了13种国家行政机关公文：

（1）命令（令）

命令（令）：“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。

命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令（令）可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。

（2）决定

决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。

（3）公告

公告：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。公告可以分为三种类型：第一类是向国内外宣布重大事项的公告；第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告；第三类是向

特定对象发布的公告。

（4）通告

通告：“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。

通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。

（5）通知

通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。

通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。

（6）通报

通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。

通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。

（7）议案

议案：“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。

议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。

（8）报告

报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。

（9）请示

请示：“适用于向上级机关请求指示、批准”。

（10）批复

批复：“适用于答复下级机关的请示事项”。

批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。

（11）意见

意见：“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”

意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。

意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。

（12）函

函：“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。

（13）会议纪要

会议纪要：“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：××省人民政府省长办公会议纪要、××省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。

（三）文书工作

文书工作，是围绕着文书的撰制、处理和管理而展开的一系列具体工作。

“文书”工作是围绕“文”而展开的一切工作，简称办文。是秘书人员一项十分重要的日常活动。包括起草撰制文书；收发、传递和处理文书；以及针对文书内容办理各种事务工作。

二、文书工作的任务

其中心任务是：科学地组织机关文书事务，及时、准确地处理机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发挥文件的作用，提高机关工作效率和管理水平，为社会主义现代化建设事业服务。上述任务的具体内容主要有以下三项：

(一)文书的形成工作

包括文件的拟写、审核、签发、印刷和对各种会议、汇报、电话、机关重大活动的记录及整理；

(二)文书的处理工作

包括文件的收发、登记、分办、拟办、批办、承办、传阅、催办和留注；

(三)文书的管理工作’

包括文件的保管、调阅及文书材料的系统整理、立卷、编目、归档和对文书工作全过程的监督等。

三、文书工作的原则

文书工作的基本原则实际上就是文书工作的总体要求，它是党和国家统一规定的文书工作的准则。1996年5月，中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）在总则中规定：“公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密”。2000年8月24日，国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中强调：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”。“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”概括起来，文书工作的原则可归纳为八个字：“及时、准确、安全、统一”。

（一）及时迅速

及时是对文书工作的效率要求。随着社会发展节奏的加快，作为管理手段的文书工作也

必须提高自身的适应性。首先必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率；其次，要简化办文手续和难度，如提倡“报刊行文”；最后，要采用现代化的手段，以加快办文速度。

（二）准确无误

准确是对文书工作的质量要求。所谓准确，就是要求不出任何差错。首先，在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；其次，在文书办理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，要建立健全各项文书工作的活动原则，合理地设计文书工作程序，改进文书工作人员的工作作风。

（三）安全保密

安全是对文书工作在政治上、物质上的要求。首先要保证文书内容的安全，特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，建立完善文书的拟制、办理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，特别应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次，要保证文书实体的安全，要最大限度地控制自然因素和人为因素对文件的损害。如防止潮湿、霉蛀，选用合适的书写材料等。

（四）集中统一

统一是对文书工作管理上的要求。包括管理权责上的统一、制度上的统一和标准上的统一。

所谓权责上的统一指的是各级行政机关的办公厅（室）都应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作；制度上的统一是指文书工作应建立统一的文书工作制度。如收发文制度、保密制度、用印制度、归档制度、文件销毁制度等；标准上的统一，是指文书工作应按统一的标准和规范来进行。如文件名称、格式的统一等等，以此来适应现代化发展技术的要求。

只有认真遵循文书工作的基本原则，才能真正做好文书工作。

四、文书工作的重要性

（一）从文书工作在机关工作中所处的地位来看，它是机关中一项不可缺少的重要日常工作，对于推动机关工作，提高工作效率和质量具有重要作用。

一个机关文书工作的质量和速度如何，不仅可以体现出机关的工作面貌和工作作风，而且还直接关系到党和国家的方针政策的贯彻执行，关系到机关工作的效率和质量高低，直接影响到能否履行机关本身的工作职能。

（二）从文书工作在整个国家工作中所处的地位来看，建立健全一套统一的科学的文书工作制度，才能有助于使全部国家机构上下通达，左右联系，互相协调，运转自如，政令畅通，犹如一部机器一样。

（三）从文书工作和档案工作的关系来看，文书工作对档案的形成质量和国家档案事业建设具有重要的、直接的影响。

从根本上说，档案（当然指的是文书档案）来源于文书。文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案是由文书转化而来的。

秘书与文书工作(演讲稿) 篇2

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动。做好文书档案工作是各团体单位健康快速发展的前提, 它可以改善工作面貌和工作作风, 以确保各种方针政策能够贯彻执行, 提高工作的效率和质量, 保证信息的完整性。但现阶段我国的文书档案管理工作还存在着许多不足之处, 我们必须对其进行适当的改革, 才能使之适应时代的发展。

二、目前文书档案管理工作中存在的问题

(一) 文书档案管理理念落后

文书档案管理的真正目的是分析研究档案所记录的信息, 并做出正确的决策, 而不只是简单地记录信息。但目前大部分档案工作人员对档案的收集、整理、鉴定等业务十分重视, 而忽略了对档案本身信息的分析和利用。有些工作人员碍于面子不及时催促相关单位和部门上交档案, 导致信息的不完整。这种传统的落后的管理理念, 忽视了文书档案的真正作用, 不能体现出文书档案真实的价值。

(二) 文书档案的管理不规范

虽然近年来我国文书档案管理工作已经有一定的进展, 但是许多单位在文书档案的管理体制上仍存在许多漏洞, 致使文书档案管理工作比较混乱, 不能正常进行下去。如:档案格式不规范、组卷混乱、材料不全等, 工作人员不能及时指出问题所在, 严重地影响了档案管理向科学化、法制化、规范化的方向发展。

(三) 文书档案的工作手段落后、检索效率不高

目前我国主要采用的传统检索方式是手工检索, 而档案检索的另一种方式计算机检索在我国并未得到广泛应用, 所以现阶段文书档案工作对工作人员的要求较高, 他们需要投入大量的精力开展编制手工检索工具的工作, 但是检索的效率却并未如期提高。问题的关键在于他们错误的认为检索工具越多, 效率就会越高, 却忽略了“多而不精”现象的产生。要想真正把握利用好文书档案, 适当的结合先进的科学技术也是必不可少的。

二、加强文书档案管理工作的主要方法

(一) 提高对文书档案管理工作的重视

首先要提高领导对工作的重视程度, 让领导了解问题的最新动态, 是争取领导重视的前提和关键。此外, 也可通过适当的宣传工作来引起领导的关注。要不断提高相关领导及其他工作人员对档案工作的认识, 争取到领导的支持和其他工作人员的配合, 将文书档案管理工作纳入工作重点。只有提高了认识, 了解到工作的重要性, 才能激发起工作人员的积极性, 更好的完成整理工作。

(二) 规范文书档案的管理工作

要想把整理工作做好, 信息的整理和核实是不可忽视的问题。文书工作人员要有足够的责任心, 细心的做好信息的采集和收发, 提高资料鉴别能力, 对有保存价值的资料要尤其注意。发现文件缺失或不完整要及时上报处理, 以保证文件的完整性。发现文件的不足和错误要及时指出, 一定要严格按要求办事, 以保证材料的准确性。整理文件时要细心分类, 仔细研究, 发挥自身专业优势, 将材料系统化, 结构化, 合理化。

(三) 改善工作手段, 提高检索效率

文书档案的管理方法和手段直接关系检索工作的效率, 影响对档案的研究分析, 所以掌握现代化的计算机检索方法是十分必要且重要的。要尝试建立电子文件, 提高管理与归档意识, 实现文档管理一体化, 无纸化。使用计算机管理, 不仅发挥信息化时代计算机的技术优势, 而且提高了档案管理工作的质量和效率。

(四) 建立健全文书档案管理制度

制度是规范人们行为的准则。要想获得更好的工作效果, 就要用制度来规范和约束工作人员, 要认真学习“档案法”和“国家行政机关公文处理办法”, 建立严格的材料保管制度, 资料借阅制度, 及保密制度等, 保证每份资料的完整性。尤其注意秘密文件的保管, 不准外借只能在管内查询相关信息资料, 借出的文件要做好记录。要避免档案的损坏, 延长档案的使用寿命。

三、小结

在我国经济全面发展的历史背景下, 在信息发展的新时代, 加强文书档案的管理工作, 提高保存的档案资料的完整性和准确性是当务之急。我们要结合自身的实际情况量身定制合适的规划管理制度, 及时对过时的行为和方式进行必要的改革, 改过去人工为主为计算机为主, 人工为辅的档案整理方式, 加强档案管理工作的规范性, 严格要求工作人员, 提高管理水平, 才能实现档案的价值, 才能更好的为社会为人民服务。

摘要：本文详细分析研究了现阶段文书档案管理中仍然存在的问题, 并在此基础上提出了一些改善建议和对策, 以提高文书档案管理水平, 建立科学完善的管理制度, 以便能够更好的记录、保存和提供各种档案信息。

关键词：档案管理,问题,改革

参考文献

[1]韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案, 2010: (4) :2-3.

秘书与文书工作(演讲稿) 篇3

《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704─1999）,是经国务院办公厅提出，由中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局起草、国家质量技术监督局1999年12月27日批准、2000年1月1日施行的。它把行政公文格式纳入了国家标准体系。

行政公文的一些最基本的要求

一.行政公文用纸、排版与装订要求

公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm×297mm 公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm;公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

二.行政公文中各要素标识规则

公文分区标识，划分为眉首、主体、版记三部分。在公文中，置于首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首

公文眉首区包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人与红色反线等要素。

1.公文份数序号

公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。使用公文份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象，发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向，以防止遗漏或丢失。公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。

注意：一般公文的份数决定编几位，但至少应不低于两位。例如印制50份公文，其第1份序号应该写成“01”，最后1份的序号应写成“50”。

2.秘密等级

秘密等级，是公文保密程度的标志。保密法规定为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级

保密期限是对公文密级时效加以规定说明，如绝密★一年，意味着该公文属于绝密等级，保密期限为一年，过期即可解密。

上行文标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两行之间空1字，3.紧急程度

紧急程度，是对公文送达时限的要求。紧急公文分为“特急”和“急件”两种。

下行文标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

4.发文机关标识

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关名称字数多少酌定，一般应小于现行“国务院文件”的字号，即小于22mm×15mm（高×宽）。

5.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

机关代号可由一个层次组成，例如“京政发〔2007〕1号”，“京政”指的是北京市人民政府的代字，“2007”为年份，“1号”为序号，意思是：北京市人民政府在2007年所发的第1号文件。

发文字号用3号仿宋体字，书写位置有两种形式，对下行文、平行文来说，位于发文机关标识下空2行，（即20mm）,居中排布，对上行文来说，位于发文机关下空2行，距左空1字。

注意：其年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角〔〕括入，序号不编虚位（即1，不编为001），不加“第”字。联合行文时只标识主办机关的发文字号。

6.签发人

签发人是指最后审定公文文稿签字印发的行文机关负责人。上行文应当注明签发人、会签人姓名，其目的是为上级机关了解下级单位谁对上报事项负责。

签发人位置与发文字号居于同一水平线上，平行排列于发文字号右侧，因此，发文字号不能居中，应居左空1字，而签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人的姓名。

7.红色反线

红色反线标识在发文字号之下4mm处，为156mm×1mm(长×宽)，其长度与版心宽度相等。党内文件，在其正中间加1个红五星。

（二）主体

公文主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注等要素。

1.公文标题 标题是文章的命名。

公文的标题一般有两种形式，即三元素、双元素标题 公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，要标明发文机关，一三元素式：“发文机关﹢事由﹢文种”例如《国务院关于开展第一次全国污染源普查的通知》 双元素标题：事由﹢文种 发文机关﹢文种

公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分为1行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

注意：标题中除法规、规章制度名称加书名号以外，一般不使用标点符号。3.正文

正文位于主送机关下1行，3号仿宋体字标识，文中小标题用3号小标宋体字或黑体字标识。正文每自然段左空2个字，回行顶格。正文中数字和年份用阿拉伯数码（不能回行）4.附件

附件，指的是附属于公文正件的有关材料，如图表、名单。公文如有附件，应在正文附件下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”后标全角冒号和附件的名称。如附件不止一份，则用阿拉伯数码编列序号（如：“附件：1.＊＊＊＊＊＊”），上下排布，附件名称后不加标点符号。5.成文日期

成文日期用汉字标全年、月、日：“零”写作“○”阿拉伯数字与汉字不能混用，如：“二○一三年二月二日”。

成文日期是公文生效的时间。由于印章一般盖在成文日期上，成文日期要以印章的位置而定。

6.公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人的姓名，除会议纪要外其余公文均应加印章。

印章加盖的方式：“骑年压月” 7.附注 附注就是附带说明，是用来注明文件阅读、传达范围和行文有关的事项。

附注的形式是：（联系人：＊＊＊＊，电话：＊＊＊＊＊）附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

（三）版记

公文版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线。

1.主题词

主题词，是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词，主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则。“主题词”三个字用3号黑体字居左顶格标识，其后用拳脚冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不可用逗号或顿号取代空格。2.抄送机关

抄送机关，是指除主送机关之外而需要执行或知晓公文内容的其他机关。

公文如有抄送，应位于主题词下1行，左空1字，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号，冒号后为抄送机关，抄送机关名称要全称或规范化简称，抄送机关之间采用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标注句号。3.印发机关和印发日期

印发机关，是指公文的印制主管部门。印发日期，是指公文的付印日期。

印发机关和印发日期同占1行，位于“抄送”之下（无抄送机关在主题词下），印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关用3号仿宋体字标识，印发日期用阿拉伯数码标识。4.版记中的反线

版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心，版记至于公文最后一页。

公文页码采用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘下1行，数码左右各方一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm.单页码居右1字，双页码居左1字。版记一般不编页码。

常见的13种行政文书 一.通知

通知分为批转通知、转发通知、传达通知、任免通知等一共四种通知。

秘书实用文书写作课程学习反思 篇4

都说时间荏苒，如滔滔长江水一去不复返。大学的生活即将过去了一年，只觉得是一转身的瞬间罢了。有时候回忆起来有些事都很恍惚，对上学期的课程，脑海里也存放着许许多多的照片。还记得上学期的郑云翔老师教的《文学欣赏》，xx老师教我们怎样欣赏、赏析文学、诗歌，课堂上气氛是相当的活跃，xx老师的教学方式也让我们在轻松、欢乐的氛围下吸取了知识，让我们各小组互相配合，互相团结制作出各有千秋、极具特色、独一无二的海报，课堂上让同学们朗诵自己优秀的文学作品彼此分享。那时候的课间时光真的真的很快乐，同时快乐的时光总是飞快，不知不觉上学期的时间在这样快乐却在匆忙的度过了。

这个学期一样有xx老师授教的课程《秘书实用文书写作》，心里一直都认为教学方式应该与上学期的一样，一样的轻松、灵活、欢快。可发现希望越高发现失望就越大，与上学期的教学方法简直就是南辕北辙。从第一节课程就感觉了那种枯燥感和课本内容的死板，全部都是公文的内容，都是一成不变的，并且公文的要求又是严格，不能出差错。即使xx老师以他自己最大的能力和最棒的口才向我们讲解课本的内容，在课堂里也有让我们分组合作写公文，比如写协议书、课堂上交流、做海报等。但在心里似乎已经习惯、认定了之前那种灵活、富有朝气、活力的课间氛围，所以有时在这课堂上总是无精打采，有段时间甚至到了那种一上课就有种想睡觉的冲动，有时候非常想控制自己，可脑袋瓜老是不受控制，一不小心迷迷糊糊地就睡着了，一心想着反正老师讲的内容反正课本都应有尽有的，自己回宿舍看就可以了。也觉得这些公文要实际的应用必须在以后的工作中才会真正的体会到是什么样、怎样。在课堂上总是一无关紧要的态度。可在那次的活动中，让我知道了自己这种想法是多么的无知与愚蠢，白白浪费了之前那么多的宝贵的时间与资源。

就是在由文秘两个班举行的“秘书技能职业大赛”选手在比赛过程中让我明白：选手在面对题目，能作出准确的回答时，前提是必须对各种公文类型和公文之中的细节、特别之处必须非常的熟悉、肯定，对秘书工作的细节也要了若指掌。这些不能每次都靠运气猜测的。就如有些基础知识不扎实的选手会比别的优秀选手落下了差距。

比赛的结束让我自我反省和深思：选手在比赛中输给别人一道题目，与别人落下一段距离。可以在后面的题目中追补回来。没什么大不了，比赛输了最多就是输了个奖项。但这与以后工作中犯错误的性质、面对的结果是否一样？不一样，是完全的不一样，比赛中你输一道题可以在下道题目的得分中追补回来，但在工作中就截然不同了，你的错误可能会让自己被老板炒鱿鱼、丢了工作，在竞争中输了优势、输了别人或老板对你的信心、信任，甚至在同行的眼里心中被淘汰，自己也会对自己没信心甚至对自己有了质疑，不止在别人眼里是个失败者或许自己都觉得是。或许你的一次半次，别人可以原谅，如果是长期的，只有一个结果就是卷铺盖走人了。在工作的路上留下了一段断痕，也在以后别人认可你的路上留下了阻碍自己的一道屏风。

文书工作与档案工作 篇5

一、教学目标

1．知识和技能目标：

理解文书与档案工作的特征，掌握文书与档案工作的内容和一体化操作的步骤。

2．操作技能目标：

能进行“一体化”操作。

3．情感目标：

通过对文档工作内容的学习，使学生建立起对本专业学习的兴趣和感情。

二、教学重点：掌握一体化操作的步骤。

（1）登记时便对文件进行分类；

（2）处理文件时便进行价值鉴别；

（3）建立立卷类目，随时立卷；

（4）标引档号、分类号、主题词；

（5）注录文件特征。

三、教学难点：理解一体化的概念。

四、教学策略：自主学习和协作学习、探究学习相结合。

五、课时安排：2 课时(45 分钟×2)。

六、教学环境：多媒体电教室。

七、授课过程：

一、导课

通过一段录像介绍文书与档案工作，由此引入新课。（播放录像）

二、讲授新课

（一）、文书工作与档案工作的特征

1．服务性插入图片展示

2．政治性

3．管理性提问：试比较班级管理工作与

（二）、文书档案工作的不同之处

文书工作与档案工作的内容：用幻片展示

阅读内容，用表格形式体现文书与档案工作内容插入表格（原文件）

（三）、文档一体化用幻灯片例举实

1．文档一体化的概念提问：文档一体化是否是将文书与档案工作合二为一？

2．文档一体化的操作步骤用录像展示列举生活中的一体化现象学生参与

三、课堂训练

让学生描述文档一体化的概念

四、课堂小结

秘书与文书工作(演讲稿) 篇6

在我们日常工作中,为处理各种事务、沟通各种关系,组织与组织之间,组织与个人之间都要发生这样或那样的联系,而这些联系通常以信函的形式实现。因此,这些从一定实用目的出发,逐渐形成的具有相对规范格式,用以处理各种事务,沟通各种关系的文字材料,都被称为文书。对文书的管理是现代办公室管理工作中不可或缺的一部分,而办公室文书档案收集与归档工作是否有效,在很大程度上决定着信息的传递是否准确,以及事务的处理是否顺畅。

2 办公室文书档案概述

国家机关、团体、企事业单位在党务和行政事务管理活动中,直接形成的,由命令、指示、决定、通告、公告、请示、报告、批复、通知、函、会议记录、简报、计划和总结等通用文书直接转化形成的档案,称为文书档案。而在办公室档案管理工作中,不是所有的文件都需要归档,转化为文书档案,只有满足办理完毕、具有保存价值、经过系统整理这三个条件的文书才能归档为档案。所谓办理完毕,即文件的处理程序已经完成,如发文在登记发出以后,就算办理完毕,收文承办结束后就算办理完毕,所以正在办理阶段的文书不能进行归档处理。所谓具有保存价值,即保存的文件应该对各部门的工作具有理论和实践价值,而那些对今后工作没有考查和利用价值的文件,如临时性、事务性文件和与本单位无关的文件,按照国家规定,不得归档保存,所以也就不能成为文书档案。所谓经过系统整理,是指归档文件只有按照规范立卷或按件整理编目后,才能转化成为档案,而那些未经系统整理,杂乱无章的文件只能算是积存文件,不能算作档案。

3 办公室文书档案收集与归档工作管理探索

3.1 办公室文书档案收集工作的探索

在单位,为了做到档案收集完整、齐全,档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性,并监督文件管理的全过程。如果发现了问题,则应尽快通过有关的领导建立、健全制度,帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此,只有文件齐全了,档案收集工作才能得到基本的保障。

3.1.1 文书档案收集的涵义。

文书档案的收集就是相关人员按照工作规定,通过例行的接收制度和专门的征集方法,把分散在各机关、部门、个人手中的资料,集中到单位办公室的档案科室以进行科学的管理。因此,档案收集是贮存档案信息资源的重要途径;是实现档案集中统一管理的重要手段;是档案管理其他业务环节的基础;是决定档案存在和发放的前提条件。

3.1.2 文书档案收集工作的内容与要求。

办公室文书档案收集的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中,档案人员应达到以下工作要求:丰富和优化档案内容;加强档案室外工作的调查和指导;确保入室档案的标准化;归档档案应当齐全、完整。只有在达成这几项要求的基础上,才能达到档案收集工作的“数量充分、质量优化、结构合理、工作及时、体现特色”的总要求。

3.2 办公室文书档案归档工作的探索

根据《中华人民共和国档案法》第十条之规定,“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何人不得据为己有。”由此可知,对办公室文书档案的收集与归档,不仅是企事业单位工作文书工作的重点,也是国家保证文件管理工作质量的客观要求。

3.2.1 文书档案的归档的原则。

文书档案的归档工作应遵循以下三个原则:第一,保持文件之间的历史联系,即文件在来源、时间、内容、形式上要存在一定的联系;第二,在前任工作的基础上开展新的整理工作,即工作人员应充分利用前人整理的工作基础和档案形成的自然基础,切忌随意拆撒原有的文件体系重新整理档案;第三,便于保存与利用,即工作人员在整理档案过程中,要保证档案的可查找性和可利用性。

3.2.2 文书档案归档的操作流程。

文书档案归档在实践中主要包括以下流程:分类,即工作人员在整理档案前,按照相应的标准对档案进行分类。常见的分类法主要有年度分类法、机构分类法、保管期限分类法等,这几种分类方法在工作过程中通常组合使用,以保证档案类别清晰。装订,即工作人员要对档案进行拆钉和修裱处理,而在维修破损档案的过程中,应尽量保持文件的原始面貌。排列,即工作人员在完成装订后,应该在分类方案中的最低一级类目中,根据一定的方法确定归档文件的先后次序。最常用的排列方法为时间顺序法,这种方法不论是针对同一事务的发生顺序,还是针对不同事务的发生顺序均具有很强的操作性。编号,即工作人员要将每份归档文件在全宗中的位置标识符号,并以归档章的形式在归档文件上注明,这一环节主要是为后面的编目工作做准备。编目,即编辑归档文件目录。在工作中,编目应该以“件”为单位进行,在文件目录中一件只能体现一个条目,如来文与复文作为一件时,在归档文件目录中,只能对复文进行编目。装盒,即工作人员应该严格按照件号的先后顺序将档案装入档案盒,同时要保证档案盒的顺序与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致,以便于档案查找、使用。

结束语

文书档案的收集与归档工作是办公室工作的重要环节,在具体操作的过程中,工作人员要本着认真负责的态度,对不合乎要求的文书档案应予以剔除,对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。同时,检查文书的书写质量,对不符合书写规范的,应通知有关业务人员更正或填补。只有这样,才能够保证办公室文书档案的完整度,便于文件的储藏和查找,从而提高办公室管理工作的质量,确保各部门工作的顺利开展。

摘要：办公室文书档案是组织或个人为处理事务、保存信息而制作的有信息的材料。而对文书档案进行管理既是办公室管理工作中的重要组成部分,也是协调其他部门工作的必要要求。本文从办公室文书档案收集与归档工作管理的重要性出发,探究档案管理人员应该如何在相关规范的指导下优化办公室文书档案的收集与归档管理。

关键词：文书档案,办公室重要性归档,管理

参考文献

[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务,2013(23):57-58.

[2]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理,2016(5):194.

秘书与文书工作(演讲稿) 篇7

关键词：文秘工作;文书档案管理工作;关系;协调互助 信息化

1 前言

当前，中国的经济发展速度领先全球，受信息化时代的影响，很多工作之间都建立了一定的联系，这些工作相互协调配合，极大地提高了我们的工作效率。当中，

文秘工作与文书档案管理工作借助信息化技术的支持，加强了两项工作的联系，促进了文秘工作与文书档案管理工作一体化的进程，是现代化管理工作的一大进步，体现了科学管理的理念，是我国行政管理现代化、规范化、便捷化的重要里程碑。为此，本文开展了以加强文秘工作与文书档案管理工作主题的探讨。

2 文秘工作和文书档案管理工作的现状与关系探讨

现如今文秘工作的日常任务就是相关人员在日常管理过程中，根据一定的工作规律或规范，按照相关的行事原则，将各种文件进行有效地处理，并明确的标明各个文件之间的关系，负有承上启下的作用，在单位里可以向领导提供有效的数据支持和重要材料，是很多领导工作中不可缺少的重要帮手。随着科学技术的发展很多的文件处理需要借助计算机的帮助，减少了人工的耗费，同时也提高了工作的效率和准确性。文书档案管理工作与文秘工作有很大关系，同样是处理相关的文件，但是它是建立在文秘工作基础上的，文秘工作人员将整理完整的重要材料移交到文书档案管理人员的手上，然后档案管理人员根据文件的特点和属性分门别类再进行妥善保存，方便以后工作中对相关文件的`查找。在信息化技术发展普遍的时代，文书档案管理工作同样也离不开信息技术这一锋利的武器虽然信息化技术不能完全将档案管理工作进行无纸化处理，但是可以利用计算机帮助我们迅速找到自己想要的文件以及文件的位置，提供更加智能化、便捷化的服务。

秘书与文书工作(演讲稿) 篇8

秘书部门是一个工作整体。为了有效而全面地实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员，尤其事秘书部门的负责人遵循正确、科学的工作原则与要求。

1、明确职责、权限、目标、任务

每一个机关或单位的领导部门都应根据本机关、本单位的性质、总目标、总任务来确定秘书部门的职责范围和权限大小；确定某一时期内秘书部门的目标、任务和工作要求。秘书部门则应确定每个秘书人员的职责、权限、具体工作目标和工作任务，做到既分工明确，又配合密切。

2、制定秘书工作的各项制度和标准

不论是常规性工作，如文书工作、档案工作、信访工作，或是临时性工作及灵活性较大的工作，如会议工作、调查研究工作、接待工作，秘书部门都应制定明确的规章制度和工作标准，使之事事有规可循，有章可依，工作应有质量标准和时限要求。

3、分清主次，有条不紊

秘书工作头绪繁多，千变万化，又往往事无巨细，纷至沓来。秘书部门做工作不能胡子眉毛一把抓，也不能头痛医头，脚痛医脚，整日忙于应付，疲于奔命。秘书人员必须头脑冷静，熟悉业务，根据任务轻重，时限长短，或者根据领导指示，区分主次缓急，把工作做得有条不紊，井然有序。

4、科学地安排工作程序

秘书部门应根据本单位的工作实际、工作习惯，以精简为原则，科学地安排各项秘书工作程序。废止繁文缛节，取消重复的、虚设的工作环节，防止工作脱节和混乱现象，力求工作程序的简洁、严密和清顺，提高工作效率。

5、准确细致，切实无误

秘书部门和秘书人员应认识到自己的工作责任重大，关系到整个机关、单位的得失成败，要真正起到助手作用，使领导无后顾之忧，因此做任何工作都必须准确细致，切实无误。

6、迅速果断，讲求时效

秘书工作繁重而琐碎，秘书人员的劳动是一种脑力与体力相结合的高度紧张的劳动，又往往加班加点。秘书做工作必须抓紧时间，反应敏捷，操作迅速、准确，讲求时效。职责范围之内的事情要敢于负责，果断处理；职责范围之外的工作要及时请示，从速办理。不可消极等待，不可敷衍了事，更不可拖拉积压。

7、忠于职守，安于职分

不论是政府机关或是企事业单位的秘书，工作都必须忠于职守，终于机关、单位、领导的政治利益、经济利益和社会效益。秘书做工作才应该安于职分，甘心当好助手、配角，甘做幕后英雄。既要在职责范围之内积极主动工作，努力向上，又不可越俎代庖，擅作主张，更不可狐假虎威，借权谋私或有个人野心。

8、加强教育、管理，不断提高素质、能力

高校教学秘书工作现状与对策探讨 篇9

1 教学秘书在教学管理中的作用

1.1 培养计划及相关政策制订的参与者

教学秘书是一线的教学管理人员，熟知培养计划在具体执行过程中存在的具体问题，能为领导修订培养计划提供具体的意见和原则，从而使新的培养计划能更切合本校的实际情况。同时，教学秘书也是学校各种制度，政令的具体执行者，是教师和领导、教师和学生之间的桥梁和纽带，最了解广大师生的心声，能为领导和上级部门进行决策提出建设性的意见和建议，是领导的参谋和助手。

1.2 教学运行的组织者

协调有序的教学秩序来源于教学秘书日常的精心组织与管理。对于教师，从开学前的教学任务的安排，课表的编排，教学的进度，教学质量调查，考试的安排与实施等等，每一个教学环节都需要教学秘书亲自完成。对于学生主要是学籍管理工作，是对学生从入学到毕业整个培养过程的管理。具体工作包括严格按照学校的相关规定政策，对学生的入学注册、在学校的纪律表现、学籍变动、学习情况、专业方向选择、课程选修、各种大型(全国计算机等级、大学英语等级等)考试报名、成绩记录及毕业资格审定等方面的管理。

1.3 教学质量的监控者

教学秘书是教学管理最基层的管理者，他的工作性质决定了他对教学质量最有发言权。他通过教师的教学进度，作业的批阅程度，学生的学习成绩，以及各种质量调查问卷等活动，评估教学效果，提出存在的真实问题，根据实际情况，提出符合实际的建设性建议和措施。并将领导在此基础上形成的决议付之实施，通过不断的监和控，来达到提高教学质量的作用。

1.4 广大师生的服务者

教学秘书不只是管理者，他更是为学生、为教师、为教学服务的一名基层服务者。因为他的工作对象就是教师和学生，学生日常的请假、休学、成绩的录入、选课、学分等，每一项工作都离不开教学秘书。还要为教师进行教材征订、安排任务、编排课表、安排考试、登录成绩等工作。特别是兼有公共教学任务的单位，教学秘书还要负责和外单位进行沟通和协调工作。

因此，教学秘书是整个教学管理网络中的枢纽，如果教学秘书不能在教学管理中发挥应有的作用，将会导致整个教学管理工作脱节、对外沟通出现障碍，造成整个教学秩序混乱。

2 教学秘书工作的现状

2.1 范畴模糊，责权不分

长期以来，我国高校教学秘书的工作都是融合在教学部门的各项事物之中进行的，没有明确的职业定位。教学秘书在行政上隶属于教学单位，而在业务上从属于教务处，直接接受教务处安排。为此，有些是兼行政秘书和教学秘书于一身，既从事办公室行政管理，又包揽各种教务工作，角色意识模糊。在任何一项管理事物中，必须有明确的责权，且必须相称或平衡。如有责无权，则无法尽其责，如有权无责，则会滥用职权。而教学秘书的实际工作往往是有责无权，充当“救火员”的角色，常常是做的事多，管的事少，工作就很难到位。

2.2 工作任务繁杂，心理压力大

教学秘书的工作性质决定了他们的工作是一个多因素，多序列，多层次的动态管理过程，头绪多，任务杂，要求高，责任大，容易使他们产生心理压力。其一，教学工作的连续性和周期性决定了教学管理过程必须连续进行，任何一个环节出现问题都将影响到整个教学进程;其二，教学系统的顺畅运行依赖于对每一个细小因素的有效监管控制，对待这些细小因素的管理和协调就表现为切实细致的琐碎工作;其三，随着教学改革的深入及学分制和选课制度的实行，教学秘书的工作量是成倍增加。学生工作中难免出现不顺或失误，由此可能会影响到整个教学秩序的运行，也会给教学秘书带来十分严重的惩罚。其四，工作性质决定了他们必须经常面对各种复杂的人际关系，稍有不慎就可能导致人际关系紧张。长期的紧张和不愉的情绪会对他们的心理造成较大的压力。另外，教学秘书工作的艰辛得不到学校的认可，容易使他们对现状产生抗拒和排斥心理。

2.3 队伍不稳定，素质参差不齐

教学秘书队伍受“只是从事简单劳动的勤杂工、师生后勤服务的附属者”等思想的影响，认为只有那些不能直接给学生授课的老师才从事此项工作;另外，也受学校一些制度政策的影响，没有人愿意从事这“出力不讨好”的工作，把教学秘书岗位当做其他职位的一个跳板。人员流动过快，往往是只干一两年就换新手，队伍严重不稳定。队伍的不稳定造成的直接后果就是教学秘书队伍整体思想素质不高，不能正确认识自己所从事的工作。缺乏“全心全意为教育服务”的思想，没有强烈的责任感和敬业精神，爱和其他岗位攀比。整体队伍新手的不断出现，导致了他们的日常业务常处在学习摸索状态下，工作程序缺少规范，现代信息意识薄弱。他们习惯于被动接受任务，缺少科学预见。

3 提高教学秘书工作质量的对策与措施

3.1 加强思想教育，明确工作职责，树立服务意识

加强思想教育就是教学秘书牢固树立管理育人、服务育人的思想，强化全心全意为教师、为学生服务的意识。使他们明白教学管理是一项科学性、知识性和实践性很强的工作，在学校的整个教学运行中起着举足轻重的作用。另外，学校及其教学单位在重视教学秘书工作职能和重要作用的基础上切实摆正他们的位置，明确职责，规范职能。实行制度管人，机制管事，工作有章可循。教学秘书要把服务作为自己工作的出发点，增强服务观念，提高服务质量，既要为领导提供决策参考服务，又要为教师提供教学科研服务，还要为学生提供日常管理服务。同时教学秘书还要树立管理育人、服务育人的观念，通过自己的日常工作，达到育人的目的，这也是高校提倡的“全程育人、全员育人、全方位育人”方针的一部分。

3.2 建立激励机制，舒缓心理压力

一方面可以通过构建良好的工作环境来激励，消除他们紧张、疲劳的心理压力。学校要正确引导他们提高对自己工作的认识。完善教学秘书工作和生活的高校大环境和本质岗位的小环境，学生、教师特别是领导要尊重教学秘书，为他们的工作营造宽松和谐积极向上的良好氛围。另一方面，加大待遇力度，建立目标激励机制，消除他们的抗拒排斥心理。可以通过增加金贴奖金等物质利益或通过宣传、表彰、评优等精神利益的实现，将个人的需要与职务目标有机的结合起来，使他们的荣誉、成就、自尊等得到满足，从而激发他们努力完成任务的强烈动力和责任心。

3.3 重视队伍建设，加强业务培训，开展教学管理研究

有了领导的重视，有了配套制度的保证，就要将教学秘书队伍的建设等同于学校的师资队伍建设来对待，在学历、职称、年龄结构等方面从长计议。学校应该根据办学规模，适当补充后备力量，有针对性的选拔和培养一批政治性强，业务精通的高素质人才，充实教学秘书队伍形成一支卓有成效的教学管理梯队。

随着办学规模和层次的扩展，传统的教学管理方式越来越不适应新形式发展的需要。要科学化、规范化、程序化的管理教学，就必须对教学秘书进行业务培训。通过定期培训、研讨交流、参观学习等方式，使他们掌握现代教育教学管理理念和业务能力，也只有这样工作才能不断开拓创新，做到与时俱进，不断提高。

鼓励教学秘书深入教学一线，积极开展教学研究。学校要有意识地为他们提高一些有针对性的教学改革规划项目或科研题目，鼓励他们走出办公室，走到老师、学生中间去，多从事教育理论社实践研究，不断提高管理水平。

总之，教学秘书工作是整个教学管理运行的重要组成部分，只有充分认识教学秘书工作的重要性，正视目前教学秘书工作中存在的具体问题和不足，认真落实改变现状的有效措施，积极发挥教学秘书的积极性，发扬创新意识，提高教育教学质量才能有保证。

摘要：本文以高校教学秘书的重要作用为着眼点,分析了教学秘书工作目前所存在的普遍问题,在此基础上提出了通过提高思想认识、建立激励机制和加强培训的措施对策。

关键词：教学秘书,作用,现状,措施

参考文献

[1]曹义孙,高校教学管理通论[M].北京:法律出版社,1997.

[2]汪波,教育管理工作中的吉利机制[J].教育理论与实践,2003(,8).

[3]丁梅芳.浅谈高校教学秘书的素质及提高工作效率方法[J].皖西学院学报,2004,(2).

秘书与文书工作(演讲稿) 篇10

A卷参考答案

一、1C2C3A4B5C6A7D8A9B10A

二、名词解释(本大题共3小题，每小题8分，共24分)1.文书是国家机构、社会组织或个人在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。

2．档案是机关、企事业单位和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考利用的文字、图片、照片、声音以及其他以各种方式和载体出现的文件材料。

3．组织沿革也叫组织机构沿革，是以文字或图表形式，系统地记述和反映某一独立机关（包括党政机关、社会团体、企事业单位）自身发展演变的参考资料和工具。

三、简答题（每小题10分，共20分）

1．档案价值鉴定工作的原则。1本机关为主原则；2关注历史原则；3宽严适度原则。2．列举：新型的非纸质文书档案（1）照片、胶片文书档案；（2）录音、录像文书档案；（3）磁盘、光盘文书档案。

四、论述题(本大题任选1小题，每小题16分，共16分)1．档案整理工作的基本程序。1区分全宗，2全宗内档案分类，3排列，4编号，5编目，归档文件应依据分类方案和档案室编件号顺序编制归档文件目录。《归档文件目录》由归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录三部分构成，并应装订成册。归档文件目录封面内容包括：全宗名称、等必备项，保管期限、机构(问题)等选择项。6装盒，将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。7填写备考表。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。填写盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出销毁等情况。

2．结合实际，谈谈文书工作与档案工作的区别和联系。

要点：联系：两者工作对象相同；两者工作的主要环节相同。区别：两者的工作任务不同；两者的工作内容不同。

五、案例分析

提示：参见P10-11档案原则与要求：依法管理、维护档案的完整与安全。一定要联系案例分析，只答要点者只得10分。

B卷参考答案

一、1D2C3D4C5C6A7B8C9A10B

二、名词解释(本大题共3小题，每小题8分，共24分)1．拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。2．档案是机关、企事业单位和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考利用的文字、图片、照片、声音以及其他以各种方式和载体出现的文件材料。

3．组织沿革也叫组织机构沿革，是以文字或图表形式，系统地记述和反映某一独立机关（包括党政机关、社会团体、企事业单位）自身发展演变的参考资料和工具。

三、简答题（每小题10分，共20分）

1．档案价值鉴定工作的原则。1．档案价值鉴定工作的原则。1本机关为主原则；2关注历史原则；3宽严适度原则。

2．列举：新型的非纸质文书档案（1）照片、胶片文书档案；（2）录音、录像文书档案；（3）磁盘、光盘文书档案。

四、综合实务题（16分）答题要点： １．“您好”删去；

２．时间应更具体，比如下午几时； ３．改“特邀……谢谢”为“届时光临”； ４．“此致”要空两格； ５．“敬礼”要顶格；

6．“仅邀”中的“仅”字错误，应为“谨”字。

五、案例分析

秘书与文书工作(演讲稿) 篇11

（二）》课程标准

课程名称：《文书工作与档案管理课程性质：专业选修课 学 分：2 计划学时：34 适用专业：文秘专业

A

（二）》

一、本课程教学目标

《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理专业的专业必修课程，该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基本概念与一般知识和技能，文书的种类，文书的体式与稿本，文书的形成与处理，文书的整理与归档，档案的收集与鉴定，档案的整理与保管，档案的检索与利用，以及电子档案等。

本课程教学以培养应用型和操作型秘书人才，以及相关工作岗位的职业要求为目标，帮助秘书专业、行政管理等专业学生掌握文书与档案工作的知识与技能，提高专业素质和工作能力；以就业为导向，以掌握基本的知识和技能为原则，强调实际操作与技能训练；并注重学生心理素养和职业意识培养，为从事秘书工作和相关工作奠定良好的基础。

二、本课程的专业地位和作用

《文书工作与档案管理》是文秘专业、行政管理等专业的主干与核心课程，它不仅是秘书专业的专业基础，也是相关职业岗位群的关键技能模块，是国家文秘职业资格考试的重要内容。特别是根据教育部关于高等职业教育要面向技能型、应用性人才培养的要求，本课程在知识体系以及教学方法、学习方法等方面，都有凝炼与新的要求，认真搞好本课程教学，对培养现代秘书人才以及相关人才的专业目标的实现具有十分重要的地位和作用。

三、知识、技能、职业意识培养目标及目标分解

（一）总体目标：

《文书工作与档案管理》课程是秘书专业的必修课，是培养学生具备必要的文书与档案工作知识和很强的实践能力的专业课程。本课程教学在理念上要尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求以及管理类专业教学方法的创新趋势，培养学生职业意识；在内容上要着力从学科体系建构、理论知识

完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变，培养学生实际职业技能；在体现教学方法上要从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变，突出实际案例和技能训练，以及电子文档等新知识的掌握，配合以网络教学，扩大学生的知识面，达到知识宽厚，技能熟练，职业意识强的目标。学生在学习过程中，要认真思考，勇于探索，善于分析，理论联系实际，课内课外相结合，理论与实践相结合，特别是要认真完成有关知识及技能训练作业，提高学习效果，力求实现和达到教学目标。

（二）能力目标：

本课程根据培养应用型、操作型人才的特点，以工作岗位职业要求为能力目标，以就业为导向，以“必需、够用”为度，以培养学生综合素质、职业意识和实践能力为主线，设计教学内容，制定教学目标。课程内容既有一定的理论知识深度，又注意学生的实际。通过理论教学与专业实际技能的训练，使学生能基本掌握文书与档案工作的基本理论，掌握文书与档案工作的基本方法和基本技能，掌握文书与档案工作人员必须具备的政治理论素养、知识结构和能力结构，树立正确的职业意识，适应现代秘书工作的要求。

四、教学起点（学生必备基础）

本课程教学起点为进入高等教育阶段的本、专科学生。文书工作与档案管理是行政管理学、秘书学的二级学科，其教学基础最好在行政管理学、秘书学等课程开设的基础上开设，同时学习有关管理学、领导学、信息学、计算机基础等方面的知识，以便加深对本课程的理解，便于相关的技能操作。

五、教学内容和具体标准

（一）教学内容标准

本课程教学内容以秘书专业、行政管理专业本、专科学生为主要教学对象，以“必需、够用”为标准进行设计，以专业培养目标为指导，注重综合素质要求，优化课程教学结构。在教学内容上强调理论与实践的统一，突出秘书职业能力的培养；在教学方法上强调学生主体实践操作，课内教学与课外实习、实训相结合；同时优化教学过程和教学手段，保证教学任务的完成。

（二）教学内容与要求

第八章 档案的收集与鉴定

教学目的与要求：

本章主要是档案的收集与鉴定工作。要求了解机关档案室在档案收集工作中的作用，了解档案保管期限表的编制方法及档案鉴定的程序与组织。理解档案馆的收集工作，档案保管期限表的含义与意义及影像档案价值的因素。掌握归档制度，档案保管期限表的内容、作用及档案鉴定方法。熟悉档案收集及档案鉴定工作的程序，掌握档案收集的方法，会编制档案保管期限表，并能运用档案保管期限表鉴定档案。

教学重点与难点：

教学重点是档案保管期限表的编制方法及档案鉴定的程序与组织、档案收集及档案鉴定工作的程序、方法。教学难点是档案鉴定。教学内容：

第一节 档案的收集

一、档案收集工作的内容和要求

二、机关档案室的收集工作

三、档案馆的收集工作 第二节 档案的鉴定

一、档案鉴定工作的基本原则

二、档案保管期限表

三、档案鉴定方法

思考与训练：

一、概念解释：档案收集工作、档案保管期限表、档案鉴定工作、档案销毁清册。

二、简答题

１如何理解档案收集工作的内容与要求？ ２试述机关档案室在档案收集工作中的作用？ 3什么是档案保管期限表？其结构和类型有哪些？ 4如何编制档案保管期限表？

5鉴定档案价值的原则是什么？有哪些影响档案价值的因素？

6、最主要的档案价值鉴定方法是什么？

三、论述题

１试述档案收集工作对档案工作的意义。 ２试述档案价值鉴定的程序。

四、技能训练

１调查机关档案收集工作中存在的问题，探讨其解决办法。 ２试从内容、形式以及社会意义等方面分析一个文件的价值。

第九章 档案的整理与保管

教学目的与要求：

本章档案的整理与保管是档案工作的核心内容。要求了解档案保管的重要性、档案保管的物质条件及档案库房管理的有关内容。理解档案全宗、档号、全宗卷的含义。掌握档案分类常用的方法和复式分类法，以及档案编号、编目的方法，档案代理卡和档案存放位置索引的编织方法等。熟悉档案整理和档案保管工作的主要内容，档案整理和档案保管在整个档案管理工作中的地位。会用档案分类、编号的有关知识要求对全宗内的档案进行分类、编号和排列。

教学重点与难点：

教学重点是档案全宗、档号、全宗卷等概念的含义，档案分类常用的方法。难点是档案整理与保管的有关细节内容。

教学内容：

第一节 档案的整理

一、档案整理工作的内容

二、档案整理工作的原则

三、档案整理工作的内容和方法 第二节 档案的排架与编目

一、档案编号与排架

二、文件与案盒目录的编制

三、编制档号

第三节 档案保管

一、档案保管的重要性

二、档案保管的物质条件

三、档案库房管理

思考与训练：

一、概念解释：档案分类、分类法、复式分类、案盒排列、全宗、档号档案代理卡。

二、简答题

１.档案常用分类方法有哪些？ 2.简述案盒编号的主要方式。

3.档案库房管理工作应做到哪“八防”？

4、简析档案常用分类方法的种类及其适用条件。

三、案例分析题 （参见教材本章作业）

第十章 档案的检索

教学目的与要求：

本章主要学习制作档案检索工具。要求了解档案计算机检索的特点。理解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作的含义与规则。掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。熟悉档案著录的格式和著录符号，档案标引的步骤和方法，档案检索工具体系的构成。掌握常用档案检索工具的结构和编制方法，会用有关知识对文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。

教学重点与难点：

本章教学的重点是档案标引工作，档案检索工具的编制方法，档案著录工作。难点是档案著录。

教学内容：

第一节 档案著录与标引

一、档案著录工作

二、档案标引工作

三、档案分类法

第二节 档案检索工具

一、档案检索体系

二、档案检索工具的种类

三、档案检索工具的编制 第三节 档案的计算机检索

一、档案的计算机检索的特点

二、档案计算机检索系统的功能与流程

三、档案计算机检索结构与设计要求

思考与训练：

一、概念解释： 档案检索、档案著录、档案标引、档案检索体系、分类目录、主目录 专题目录 全宗指南

二、简答题

1、档案著录工作主要包括那些内容？ 

2、简述分类标引的步骤与方法。

3、联系实际说明建立档案检索体系的理由。

4、简述分类卡片目录的编制步骤。

5、档案的计算机检索有何特点?

三、技能题

1、分析下列文件的各主题因素（1）《林海市与××地区经济技术合作协议》（2）《××谈搞好廉政建设的重要意义》（3）《××学校2000年第一学期教学计划》（4）《关于××市中小学素质教育情况的调查报告》

2、根据档案著录规则，教材提供的文件进行著录。

第十一章 档案的提供利用

教学目的与要求：

本章是重点章节。要求了解档案提供利用的形式与特点。熟悉档案的见解利用工作以及常用参考资料的编撰。掌握档案利用工作的基本概念与常用方式。了解网络信息服务。会进行档案咨询服务、档案目录服务、档案边沿服务。掌握档案原件服务、档案复制服务等知识。

教学重点与难点：

教学重点是档案提供利用的方式方法，难点是电子化服务。

教学内容：

第一节 档案提供利用的形式与特点

一、档案提供利用的一般形式

二、档案提供利用工作的要求

三、档案用户的特点和利用规律 第二节 档案的直接利用工作

一、阅览服务与外借服务

二、复制与咨询服务

三、档案的电子化服务

第三节 档案的间接利用工作

一、间接利用工作的特点

二、间接利用工作的主要形式

思考与训练

一、概念解释：利用档案、档案提供利用、全宗指南、组织沿革

二、简答题

1、试比较“利用档案”和“档案提供利用工作”的联系与区别。

2、试分析档案阅览服务的特点。

3、档案为什么不提倡外借?

4、档案咨询工作的程序是怎样的?

5、大事记由哪几部分组成，各有什么要求?

三、技能训练

1、到一两个机关的档案部门，收集该部门的全宗介绍、组织沿革、大事记等档案资料，归纳出撰写各种参考资料的特点。

2、到某机关档案室查阅上一年的档案，编写一份大事记。

第十二章 专门档案的管理与利用

教学目的与要求：

本章主要提供了解，教学不作要求。主要了解音像档案的管理、人事档案的管理、会计档案的管理等。

教学内容：

第一节 人事档案的管理与利用

一、人事档案的收集与鉴别

二、人事档案的整理

三、人事档案的利用

第二节 会计档案的管理与利用

一、会计档案的收集

二、会计档案的整理与鉴定

三、会计档案的提供利用

第三节 声像档案的管理与利用

一、声像档案的作用与特点

二、照片档案的管理

三、录音、录像档案的管理

思考与练习

一、概念解释：人事档案、会计档案、声像档案、数字化管理

二、简答题

1、人事档案分为哪几类？鉴定时应注意什么？

2、人事档案的整理方法与文书档案有什么不同？

第十三章 电子档案

教学目的与要求：

计算机的普及对档案工作提出了新的要求。本章是教学的重点章节。要求了解电子档案的特点。理解电子文件、电子档案的含义。明确电子文件与电子档案的关系，熟悉电子文件的种类。掌握电子文件归档的内容、电子档案的保管要求及注意事项。掌握电子档案提供利用的方式。

教学重点与难点：

本章教学的重点是电子文件的归档，电子档案的整理，电子档案的利用。难点是电子档案的归档。

教学内容：

第一节 电子文件

一、电子文件的特性

二、电子文件的种类

三、电子文件的收集

四、电子文件的归档

第二节 电子档案的整理与鉴定

一、电子档案的整理

二、电子档案的鉴定

第三节 电子档案的保管与利用

一、电子档案的保管

二、电子档案的利用

思考与训练

一、名词解释：电子文件、电子档案、二、简答题

1．简述电子档案的整理内容。2．电子档案的利用有哪些特点？ 3．电子档案的利用方式方哪些? 4．为什么要加强对电子档案利用中的安全防范工作?

四、案例分析（根据教材提供材料）案例一： 案例二：

（三）教材与主要参考教材

教材：

赵映诚主编，《文书工作与档案管理》，北京：高等教育出版社，2007年版。

参考教材：

１、赵映诚主编，《当代公文写作》，大连：东北财经大学出版社，2006年版。 ２、陈兆吴主编，《档案管理学基础》，北京： 中国人民大学出版社，2005年版。

3、董永昌、何嘉荪，《电子文件与档案管理》，百家出版社，2001年。

七、教学模式和教学方法

（一）教学模式

本课程采用多媒体教学，以课堂教学为主，结合案例讨论与技能训练，辅以课外社会实践与完成有关作业，组织学生到机关办公室、档案室进行专业参观与实习。有条件的可实行网络教学，如网络提问与答疑，批改作业，建立师生互动等。

《文书工作与档案管理》课程有着鲜明的基础性、应用性和实用性特点。教学中应坚持理论联系实际，着重培养学生的职业意识与实际操作能力，注重教学改革与研究，注重课内课外相结合，对教学内容的组织注重采用多种灵活多变、自由而又实用的形式。注重教学的启法性、研究性与互动性，调动学生自主学习的积极性。

（二）教学方法

本课程教学可以综合运用多种方法，提高教学效果。如：

1、案例教学法。

2、师生互动教学法。

3、文书与档案技能训练等。

八、教学效果的考核评价

1、理论考核办法

本课程理论部分考核可以结合实际教学情况进行。期末考试采取闭卷统一考试的办法。试卷覆盖面要广，涉及到课程的各章、各节；试卷的能力层次包括识记、领会、简单应用、综合应用，各层次应有合理的比例；试卷的难度层次包括易、较易、较难、难，各层次应有合理的比例。从考试题型来看，可选择名词解释、问答题、论述题、写作题、综合应用题等形式。

2、理论考核评分标准：