商务英语外贸英语信函参考

商务英语外贸英语信函参考（共10篇）

商务英语外贸英语信函参考 篇1

一、初次开场白：

It is my pleasure to write here for you.

二、回复开场白：

Further to our conversation earlier, .........

As discussed over the phone, .......

Thanks for you kind reply.

Thank you for your inquiry/email.

Thanks for your letter. It is my pleasure to receive your reply!

Thanks for your mail of ............

三、结尾：

We will noted and many thanks!

I hope everything with you is fine.

Many thanks for your support.

I hope you are well and in good health!

FYI: for your information

四、深盼贵公司及早回复

(1) We hope to receive your favors at early date.

(2) We hope to be favored with a reply with the least delay.

(3) We await good news with patience.

(4) We hope to receive a favorable reply per return mail.

(5) We await the favor of your early (prompt) reply.

(6) A prompt reply would greatly oblige us.

(7) We trust you will favor us with an early (prompt) reply.

(8) We trust that you will reply us immediately.

(9) We should be obliged by your early (prompt) reply.

(10) Will you please reply without delay what your wishes are in this matter?

(11) Will you kindly inform us immediately what you wish us to do?

(12) We request you to inform us of your decision by return of post.

(13) We are waiting (anxious to receive) your early reply.

(14) We should appreciate an early reply.

(15) We thank you for the courtesy to your early attention.

(16) We hope to receive your reply with the least possible delay.

(17) Kindly reply at your earliest convenience.

(18) Please send your reply by the earliest delivery.

(19) Please send your reply by messenger.

(20) Please reply immediately.

(21) Please favor us with your reply as early as possible.

(22) Please write to us by tonights mail, without fail.

(23) May we remind you that we are awaiting your early reply?

(24) May we request the favor of your early reply?

(25) A prompt reply would help us greatly.

(26) A prompt reply will greatly oblige us.

(27) Your prompt reply would be greatly appreciated.

(28) Your prompt attention to this matter would be greatly esteemed.

(29) We look forward to receiving your early reply.

(30) As the matter is urgent, an early reply will reply.

商务英语外贸英语信函参考 篇2

随着全球经济的不断发展, 国际商务活动愈加频繁与广泛, 这些活动主要包括对外贸易、招商引资、技术引进、国际旅游、海外投资以及国际运输等。在这些活动中, 涉及商务运作过程所使用的各种函件总称为商务信函 (包括电子邮件) 。在国际商务活动中, 商务信函是商家、厂家与客户之间联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和工具。

2 商务英语信函的文体特点

商务信函与普通私人书信、社交书信在格式与篇章结构方面大体相同, 但在文体特点上却存在明显的差异。商务信函主要内容涉及公务, 尽力保持一种公事公办的持重感, 且每一封信函主题突出、观点明确。用词方面, 商务英语信函大多使用正式词汇、专业术语, 力求用词简洁、准确。句式方面, 商务英语信函强调句式严谨、完整, 较多使用套语和习惯表达法, 以便于在说明事实的同时, 语言精练, 节省时间。此外, 商务信函内容大多关于公务, 常涉及愿望、建议、允诺、赞许、催促、拒绝等。下面我们具体结合词汇和句式等来看商务英语信函的文体特点:

2.1 商务英语信函的词汇特点

2.1.1 用词正式规范

商务英语信函属于正式公函, 因此正式词汇多于口语词汇, 充分体现涉外商务英语信函规范正式、公事公办的特点。在商务英语信函中, 经常以意义相同或相近的书面词汇代替基本词汇和口语词汇, 如:以inform代替tell, 以certify代替prove, 以dispatch代替send, 以duplicate代替copy, 以otherwise代替or等。如:We are pleased to inform you that your order No.28 has been dispatched.

译文:我很高兴通知贵方, 第28号订单货物已运出。

句中以inform代替tell, 以dispatch代替send, 用词正式规范。

2.1.2 用词专业准确

商务英语信函用词的另一大特点是大量使用专业术语、行话、缩略语、外来词及普通词语在商务语境中的特殊用法, 如:trimming charges平仓费, insurance policy保险单, coverage险别, premium保险费, underwriter保险人。如:

We shall cover TPND on your order.

译文:我们将为你方的货物投保。

句中cover在商务用语中意为“投保”, 普通词义, “覆盖”;TPND保险术语, “偷窃、提货不着险”。

2.2 商务英语信函的句式特点

商务英语信函属于正式文体, 因此在写作时常使用一些语法手段, 如:完整正式的句式, 通俗易懂的套语, 倒装句的使用等。下面我们具体来看:

2.2.1 句式结构完整

商务英语信函主要使用正式的书面语, 从句层次复杂, 长句的使用常高于非正式英语, 其中复合句、不定式短语、插入语、同位结构、独立主格结构的频繁使用是书面语的典型特征, 它们适合表达多层次的复杂逻辑关系, 可以充分完整的表达相互关联的意义。如:The Credit could cover 85%of the local expenses if they are made under the responsibility of the British Contractor and within the limit of the down payments paid on the Contract, i.e., 15%as amaximum.

译文:此项贷款可支付当地费用的85%。但此项费用必须是英国承包商直接支付, 并须在合同预付款的幅度内, 即最高不得超过合同金额的15%。

该句为主从复合句, 由if引导的状语从句包含了两个前提, 使主句范围受到限制, 全句结构严谨完整。

2.2.2 大量使用套语

商务英语信函写作常包括几个固定的步骤, 在长期的使用中, 有些语句逐渐被固定下来, 广泛使用。如:表示收到对方来函时常用:we are in receipt/we admit/acknowledge receipt of your letter.表示从何处得知对方时常用:we owe your name and address to;your name and address has been given by.表示回复对方来函时常用:regarding/in reply to/referring to your letter of.

2.2.3 倒装句的使用

在商务英语信函中, 表示发函的一方随函寄上某材料或一种将来的不确定的可能性时常使用倒装句。如:Enclosed please fi nd thelatest catalogue, pricelist and samples of our goods.

Should there be any breakage, please do not hesitate to let us know.

2.3 语气丰富, 常用礼貌、委婉语

商务英语信函经常使用情态动词来表达作者的语气, 如:意愿、承诺、预测、否定、义务、能力等表达礼貌委婉的语气。如:We shall be much pleased to know whether you have interest in theimportation of our products.

3 商务英语信函翻译原则及方法

根据以上商务英语信函的文体特点, 我们在翻译时应当把握准确、规范。准确是指词句、语言结构及信函内容的把握, 规范是指译文必须符合专业要求。另外, 在翻译过程中, 我们必须准确理解商务词汇、术语、套语、外来词及普通词汇在商务语境中的特殊用法和习惯表达法的固定译法, 使译文尽量保留原文的风格特点, 做到功能对等。如:

Would you let us know what your terms of payment are?

译文:能否告知贵方的付款条件?

句中Would you let us know习惯表达法, 意为“能否告知”。

从上例中我们看到了好的译文必须做到准确、规范, 同时还要注意功能对等, 这样才能在传递信息的同时, 努力保持原文的风貌。

在具体翻译实践中, 除了这两条主要翻译原则以外, 我们还应把握以下几点方法和技巧:

(1) 大多直译。商务英语信函以传递信息为主, 一般不存在语言与文化的差异, 因此在翻译时大多采用直译, 不需要做太多的变动。We have hea rd f rom Ch i na Cou ncil for the Promot ion of Inter national Trade that you are in the market for Elect r icAppliances.

译文:从中国国际贸易会获悉, 贵方有意采购电器产品。

(2) 译文简洁准确。商务信函重在记实, 因此译文要求简洁、准确。需要注意术语、缩略语及套语翻译的准确、规范, 事实细节如:日期、数量、金额等不出疏漏。行文要简洁。

According to the terms of the contract the shipment is to be effected by the 20th June and we must have the B/L by the 25th at the latest.

译文:按合同条款, 6月20日 (含20日) 前应交货, 我们最迟需在25日 (含25日) 前拿到提单。

(3) 译文正式委婉。对于原文的语气情态在翻译时应认真分析, 把握译文准确再现英语文体的正式和委婉。

We would like you to hasten shipment upon receipt of this letter.

译文:我方希望贵公司收到此信后, 尽快交货。

4 结语

综上所述, 商务英语信函的翻译不仅体现了译者对于英语的掌控能力, 而且体现了译者对于商务运作活动的熟悉程度, 这就需要我们一方面加强语言的学习, 另一方面深入了解商务环境, 不断进行翻译尝试。当然, 汉语的一些套语和习惯表达也对于译文起到了一定的效用, 我们不能忽视。在翻译的实践操作中, 应当紧紧围绕准确规范、功能对等下功夫, 加强方法技巧的很好运用。相信经过不懈的努力, 在真实的商务活动中, 商务英语信函的翻译一定会使商务信息得到及时有效沟通, 为客户、厂家节省宝贵的时间, 提高效率, 进一步起到繁荣经济、服务社会的作用。

参考文献

[1]余富林.商务英语翻译[M].北京:中国商务出版社, 2003.

[2]杨恕华.商务英语翻译的特点[J].科技信息 (学术版) , 2006 (7) .

商务英语外贸英语信函参考 篇3

[关键词]商务英语；信函；作用；表达技巧

现如今世界经济发展的最主要特点就是经济全球化，在经济全球化的大背景之下，世界各国的经济活动都逐渐超越国界，不仅限于本国范围内的贸易往来，更注重通过对外贸易、资本流动、技术共享等方面的互动往来逐步形成涵盖全球范围在内的有机经济整体，可以说经济全球化是商品、技术、信息、人员等生产要素跨地区的一种流动发展。近年来，我国与其他国家的贸易往来日益密切，对外开放的程度不断增强，这就更要求我国商务士人在具备商务贸易能力和职业道德素质的基础上，更应该具备跨文化交流的能力，而写好商务英语信函则是贸易双方构建良好和谐的合作关系的重要桥梁，对商务活动的发展有着至关重要的影响。与此同时，中西方不同的文化背景和传统习惯，让汉语和英语两种语言在表达运用上存在巨大差异，这给商务人士写作商务英语信函提出了更高的要求。总之，在外贸实务交际过程中，必须重视商务英语信函的作用。

一、商务英语信函在外贸实务交际活动中的作用

在商务贸易活动中所使用的专业英语就是所谓的商务英语，它和我们日常所使用的英语不同，有着属于西方文化传统的表达方式和习惯，商务英语的涵盖范围也比较广，包括商务英语信函、商品信息、商贸信息、商务合同等，其中，商务英语信函是贸易双方进行沟通交流的重要桥梁，是用作为世界通用语言之一的英语进行写作，用纸张、电子邮件等方式传递商贸信息等内容，这种方式已经逐渐成为商贸活动的重要媒介手段。

正由于商务英语和日常英语存在较大差别，一个词的不恰当运用可能会产生不同的意思，让贸易双方的交流产生分歧，因此，商务英语信函也有着独特的表达技巧，往往一封用语得当、表达巧妙的商务英语信函能够给贸易伙伴留下良好的印象，从而进一步推动双方的商贸活动的发展，相反，一封措辞随意、用语散漫的商务英语信函则可能会导致商贸交流的失败。除此之外，虽然随着互联网的发展，贸易双方的沟通方式变得多元化、频繁化，但商务英语信函仍然是外贸实务交际活动中不可或缺的重要内容，这是因为商务英语信函本身具备法律效益，能够作为双方贸易往来的法律证据，与此同时，商务英语信函的专业性也让其内容更为详细透彻，一些具体的商务细节都能够在商务英语信函中表达清楚，对于产生质疑的问题也能够分析彻底。随着世界在政治、经济、文化等方面的联系日益密切，商务英语信函在外贸实务交际活动中的作用也将越来越重要，而如何才能写好一封商务英语信函，做到措辞得当，那就必须要了解商务英语信函的表达技巧。

二、商务英语信函的表达技巧

1.正确选择商务英语信函格式

目前的商务英语信函格式主要有三种，分别是：缩行式、平头式以及改良版的平头式。第一种缩行式，这是一种较为传统的英国式信函格式，形式严谨正规，信头居中，日期写在信函的右上方，而结尾的谦称通常采取居中格式或是从中间开始写，信函在每一段落开始处都需要缩进4～5个字幕。缩行式信函的优点主要是能够吸引人注意，条理清晰，便于阅读，但是其缺点是在打字过程中较为复杂。第二种平头式，这是一种美国常用的信函格式，随着美国经济的发展，这种信函格式的使用率也日益频繁。平头式要求信函在书写日期、地址、称呼、正文各段落以及结尾谦称时，都要从左向右写，同时要采取左对齐的格式。平头式信函的优点是内容简洁、结构紧凑，在打字或书写时也较为便捷。第三种改良版的平头式，它是综合了前两种信函格式的特点，在现如今的商贸活动中广泛使用，改良版的平头式在信函开始处往往采用平头式的格式，而其他内容则套用缩行式的格式。

2.巧妙选择商务英语信函的表达

商务英语信函的重要作用决定了其表达应该尽量规范标准，避免像日常英语一样的口语化倾向。首先，在选词时尽量选择礼貌、谦逊的词语，例如“Please count me in on this project. （请把我也算入这项计划的参与者）”，“please”一次表现了书写者的谦逊礼貌。同时，在写称呼时，不应该直呼其名，而应该写上对方的职位等称号，例如“manager（经理）”、“president（董事长）”等，让对方从称呼当中感受到尊重。第二，商务英语信函中应该多使用here、there、where加上to、in、before、for等复合副词以及古体词，这种用词虽然在日常英语中使用较少，但是其具有浓厚的文化传统，是一种较为正式的用语形式，体现出信函的庄重严肃。第三，商务英语信函在用词时应该避免歧义，表达准确，例如“They should cover TPND on my order.（他们应该在我的订单货物上投保偷窃提货不着險） ”，其中“TPND”是“Theft，Pilferage and Non-Delivery”的缩写，也就是偷窃提货不着险的意思，这种缩写必须拼写正确，否则就会失之毫厘差之千里，造成理解上的错误。

三、结语

总而言之，随着中国与世界各国的贸易往来日益密切，商务英语信函在外贸实务交际活动中的重要作用也逐渐被我国商务人士所重视，成为贸易双方沟通交流的重要桥梁，而要写好一封商务英语信函却不是容易的事，需要书写者在充分了解西方文化传统的基础上，熟悉商务英语信函格式，巧妙选择英语用词表达，只有这样才能提高商务英语信函水平，不断促进中外贸易活动发展。

参考文献：

[1] 王玉峰.关于外贸实务交际中商务英语信函的表达研究[J].商业研究，2013，（04）.

[2] 卢振军，孙俊霞.外贸活动中商务英语信函翻译探析[J].商务必读，2014，（01）.

[3] 张凌凌.跨文化商务交际中商务英语信函翻译浅析[J].学理论，2015，（01）.

商务英语外贸英语信函参考 篇4

dear mr. / ms,

we should like to invite your corporation to attend the international fair which will be held from august 29 to september 4 at the above address. full details on the fair will be sent in a week.

we look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

在上述地址，我们想请贵公司参加于八月二十九日到九月四日举办的2000国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并能来参加。

您诚挚的

肯定答复

dear mr. / ms,

thank you for your letter of june 28 inviting our corporation to participate in the 2000 international fair. we are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.

mr. li will be in your city from july 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

感谢六月二十八日来信邀请我们公司参加2000国际商品交易会。我们乐于参加并计划展示我们前几年生产的电子设备。李先生将于七月二日至七日去你市做具体安排，非常感谢你的协助。

你诚挚的

否定的答复

dear mr. / ms,

thank you very much for your invitation to attend the 2000 international fair. as we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.

we hope to see you on some future occasion.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

非常感谢您邀请我们参加2000国际商品交易会。由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店，非常抱歉我们不能前去。

希望以后在某些场合见到您。

商务英语索赔信函 篇5

1.We have to ask for compensation of ￡6,000 to cover the loss incurred as result of the inferior quality of the goods.

我们不得不就货物劣质产生的损失索赔6,000美金

2.We are compelled to claim on you to compensate us for the loss, $20,000, which we have sustained by the disqualified goods.

我们被迫向你索赔20,000美金，其与不合格品价值相等

3.We are willing to accept the shipment only if you allow a 30% reduction in price.

只有你方降价20%，我们才愿接近这批货

4.We hope you will settle this claim as soon as possible.

我们希望你方尽早解决索赔

5.Claims for shortage must be made within 30 days after arrival of the goods.

短货索赔须在货到30日内执行

6.Kindly remit us the amount of claim at an early date.

请早日将索赔款汇给我们

7.On examination, we have found that many of the sewing machines are severely damaged.

检查时，我们发现许多缝纫机严重受损

8.Please dispatch, within one week, the replacement of another five refrigerators with a price reduction of thirty percent of the total value of the five refrigerators.

请一周内发货，更换另外5台冰箱并就五台总金额降价30%

9.We should be obliged if you would forward us a replacement for the machine as soon as possible.

若你方尽可能地更换机器，我们将不胜感激

10.We insist that you should send perfect goods to replace the defective goods.

英语商务信函 篇6

I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday, (October 5-9)。 I should like to call on you to discuss our new monitor. Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient?

I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, ()from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me. If the day is not convenient, will you please suggest another.

外贸英语信函的语言特征研究 篇7

随着全球经济一体化进程的加快和国际贸易的发展, 国际商务活动日益频繁。在国际商务中, 一切商品的交易都取决于信息的交换和沟通。作为重要的商务沟通方式, 外贸信函 (电子邮件) 正在发挥着越来越重要的作用。它不但具有促进贸易双方建立贸易伙伴关系, 迅速传递商务信息的基本功能, 而且还能展现企业形象, 反映出一家企业的企业文化建设水平。外贸英语信函具有鲜明的语言特征, 对其进行分析和研究, 可以揭示出信函语言运用的规律和方法, 这对于促进商务沟通能更高效、更得体的实现具有重要的现实意义。

二、外贸英语信函的语言特征

1.词汇特征

(1) 用词准确, 专业性强

在外贸信函中, 词汇的运用往往展示出其行业特征, 如:order (订货) 、premium (保险费) 、insurance policy (保险单) 、cover note (承保通知) 和commission (佣金) 等。很多经过长期使用而具有明确意义的专有名词应用得也非常广泛, 如:irrevocable letter of credit (不可撤销信用证) 、sight draft (即期汇票) 、issuing bank (开证行) 和cargo compartment (货舱) 等。

(2) 词义丰富, 讲求搭配

在外贸信函中, 经常能发现一词多义的现象, 但这并不会使人感到困惑, 因为根据词汇的相互搭配, 就能明了其语意。如:establish: establish business relations (建立业务关系) , establish a firm (开办一家公司) , establish the L/C (开立信用证) 。再如:clean: clean draft (光票) , clean bill of lading (清洁提单) 。

(3) 套语连环, 言辞简练

专业套语往往在表述具体的业务时大量出现, 多以介词短语、动词不定式结构形式出现, 贯穿于信函的始终。如:upon receipt of your letter, in reply to your request, in favour of, for your reference, in conformity with, to order等。

(4) 缩略语多, 注重高效

近年来, 随着计算机技术的飞快发展, 电子邮件的应用越来越广泛, 逐渐取代了电报和电传, 但电报中常用的缩略语如ASAP、SWIFT等仍在信函中大量使用, 同时又出现了很多新的首字母缩略字, 如:AAMOF (as a matter of fact) , IAC (in any case) , TIA (thanks in advance) 和FYI (for your information) 等。使用这些缩略语大大提高了交流的效率。

2.语法特征

(1) 句子简短精炼

为把信息清楚、快捷地传递出去, 信函中的句子往往简练、易懂, 使收信人一看就知道写信人所要表达的意思, 而长句子往往拖沓、罗嗦, 信息不明。例如, 下面的长句就令人费解:

Through years of business dealing, our company has formed the practice that shirts which are exported to European markets be packed either in bales lined with polythene, each containing 50 pieces in one pattern or in plastic-lined, waterproof cartons, reinforced with metal straps.

若将其分三句书就, 语义会更加清晰, 如:Through years of business dealing, our company has formed two packing practices for shirts exported to European markets. First, we pack them in bales lined with polythene, each containing 50 pieces in one pattern. Second, we pack them in plastic-lined, water-proof cartons, reinforced with metal straps.

(2) 语态运用自然

信函中的主动语态和被动语态经常交替使用, 这取决于写信人的意愿和行文的需要。被动语态常用来表述客观现实, 显得真实自然。有时是出于礼貌, 避免说出动作的执行者。如:

It is understood that the above prices are net, without any commission. Please be informed that we require the payment to be made by sight L/C which should be established through a bank approved by us.

(3) 标点使用规范

在标点方面, 完全按照书信的格式来使用。在书信的末尾, 正确使用逗号。省字符一般在句子中很少使用, 象We'd like to..., I've made ...这样的句型往往会被认为不规范而由We would like to..., I have made...来代替。

3.语篇特征

(1) 语气礼貌

外贸信函的目的是通过交换信息, 形成共识或劝说收信人去采取某项举措, 从而达到沟通目的, 促进双方的贸易取得更大的发展, 因此在措辞上都礼貌客气。同时, 还本着“换位思考”的沟通原则, 努力站在对方的角度考虑他们各种不同的愿望。写信人无论为了何种目的, 都非常讲究语言艺术, 以顺利解决各种问题, 并表示对对方的尊重。在写作中, 多用各种条件句和带please的祈使句及虚拟语气来表达客气委婉的请求。如:

Your cooperation will be highly appreciated if you send us the price list.

If you are in need of any other information, please feel free to let us know.

We respectfully request that you furnish us with two references.

(2) 格式规范

外贸信函在格式上都很固定, 按照发信日期、收信人名址、称呼、信函正文、表敬意的结尾和签名的顺序, 以缩行式、混合式或平头式书写。在信函开始, 往往表示很高兴收到对方上一封某日的来信或首先对对方上一封某日的来信表示谢意。常见的句式有:

We have pleasure in receiving your letter dated...

Thank you for your letter dated...

We will be pleased to inform you that...

然后再分段落说清业务事由, 并用as per, as for, in so far as, subject to 等词语加以衔接, 使语篇结构紧凑, 语义明朗。最后, 表示盼复的心愿并向对方致以美好的祝愿。常见的用语有:

We are looking forward to your prompt reply.

We anticipate your early reply.

(3) 情景呼应

除了使用语篇常用的语法和词汇的衔接手段外, 情景照应和编号替代手段频繁使用。例如:

Thank you very much for your Order No.532 for model Z-33 drilling machines received on November 19, 2007.

在该句中, your Order No.532 for model Z-33 drilling machines使用了情景照应手段, 即信函中语义的照应通常是在双方已经熟知的交易环境中实现。从此句可以推断出对方已订购了订单号为532的钻床, 这在语义上形成照应, 减少了传递信息中所产生的歧义, 增强了语言的清晰度及表现力。

(4) 层次鲜明

外贸信函往往强调一事一函, 便于对方答复, 以免发生混乱, 耽搁业务的开展。若其核心部分涉及不同事项, 通常按主次顺序分几个段落进行说明。函电正文一般包括四部分:引言、详情、应答和结束语。传递信息时, 往往将信息置于句首, 然后做出解释, 表明态度, 最后用客气礼貌的语言表示希望或谢意, 给人顺理成章, 层次分明的感觉。

三、结束语

外贸英语信函作为商务沟通的重要手段和途径, 是语言能力与外贸专业知识和技能的结合体。了解并分析其语言特征, 可以更好地在实际工作中提高写作水平, 充分发挥信函的书面交际功能, 从而有效、得体、顺利地达到沟通的目的, 对外贸业务的拓展具有重要的现实意义。

摘要：随着全球经济一体化进程的加快和对外贸易的发展, 商务活动日益频繁。作为贸易活动中的沟通手段, 外贸信函 (电子邮件) 发挥着重要的作用并体现出鲜明的语言特征。本文侧重研究了其词汇特征、语法特征和语篇特征, 旨在揭示信函语言运用的规律和方法, 这对于促进商务沟通能更高效、更得体的实现具有重要的现实意义。

关键词：外贸英语,信函,语言特征

参考文献

[1]孟艾萍.英文商业信函的文体特征和写作技巧[J].国际语言研究, 2004 (1) .

[2]凌华倍, 朱佩芬.外经贸英语函电与谈判[M].北京:中国对外经贸出版社, 2002.

浅谈索赔类商务英语信函的写作 篇8

同或法律,向违约方提出赔偿要求。文章就索赔信函的写作步骤

及要求提出自己的看法。

关键词商务英语 信函写作 步骤 要求

AbstractClaim refers to the buyer who suffers damage requires the seller for compensation, who fails to carry out contract, according to the contract or law after the dispute happens. This article aims to the writing procedures and requirements of claim letter.

Key WordsBusiness English Letter writing Procedures Requirements

一、引言

在进出口贸易中,由于各种因素的影响如卖方不按合同规定的时间、地点交货;卖方提供的货物质量与合同中提供样品的质量不符;卖方提供的货物数量短缺或货物在装运过程中受损等,使得买方蒙受不该有的损失,贸易合同得不到履行时,往往生产争议,引起索赔和理赔的问题。所谓索赔,是指遭受损害的一方在争议后,根据合同或法律,向违约方提出赔偿要求。因此,就避免不了要写索赔信。写好索赔(类)信函是问题得到解决的第一步,首先向卖方陈述要求索赔的理由、数量等,希望问题得到尽快解决,否则只能诉诸于法律。但大家都知道并非所有的索赔要求都会得到满足,无论作者提出的理由是多么的合理。即使是最好的索赔信函,也不一定会取得所期望的效果,因为在很多情况下,准许买方的索赔,给卖方没有带来什么好处,只是建立一种美好的信誉罢

了。然而,好的索赔信函总比差的索赔信函容易达到效果。因此,写好这一类信函起到不可估量的作用。

二、写索赔信的步骤

进行进出口贸易的人或主管人最讲究的是效率,即在有效的时间内达到预期的目的和效果。因此在写索赔信的过程中,其步骤或格式,尤为重要。在写索赔信之前,必须注意,索赔必须在合同规定的有效期内提出(一般规定是在货到后三十天内提出),若超过有效期,则无权向对方提出索赔。写索赔信通常要遵循下列步骤:

1、信的开头应对提出的抱怨(complaints)或索赔(claims)表示遗憾。

2、说明定单日期、交货日期及所索赔的货物。

3、说明不满的原因。

4、提及由此而引起的不便,并要求予以解释。

5、提出如何纠正的建议。

索赔信的书写应简短、中肯、有力。 信的开头部分开门见山地提出原先规定的条件,提醒对方在正常情况下应如何操作,接着提出问题,最后提出解决的意见和方法。下面请看信例:

Dear Sirs:

This is to inform you 100 printers under contract NO. 3803 arrived at the port here yesterday.

While appreciating your prompt shipment, however, we are surprised to find three cases were broken with the result that 12 printers were damaged to various extents.

We believe the packing is not so strong as to protect the goods inside and the wooden materials should have been 8/9’’ thick.

We informed an authorized surveyor immediately at once. Who examined the goods in the presence of the shipping agents, and we are certain the enclosed surveyor’s report will prove our view to be right.

Under those circumstances, we shall have to dispose of the damaged printers at a greatly reduced price below 40% of their invoice cost. For these reasons, we suggest you make us an allowance to make up for the corresponding loss, say, US $80 for each damaged printer.

We are looking forward to your early reply.

Sincerely yours.

在以上的信函中,买方为蒙受的损失提出索赔。信函的第一句通知卖方(供货商),合同号为NO.3803的100台打印机于昨天到港,紧接着对卖方能及时装运到货表示感谢,然后陈述货物出现的问题,-----有12台打印机严重受损。第三、四段陈述问题出现的原因以及权威的验证材料,证明买方提出的要求是合理的。最后,指出买方所蒙受的损失,提出解决办法的建议,并且希望卖方尽快作出答复。其目的明确,用词准确,条理清晰,简明扼要,不失为索赔类信函的典范。

三、索赔类信函的写作要求

从以上的信例中,我们可以逐步摸索出索赔信函的写作步骤,那么此类信函的写作,具体有哪些要求呢?

1、目的明确,避免使用一些对阅信人有任何冒犯的言词。书写索赔信是希望问题得到尽快、令人满意的解决,并不是发泄买方对卖方的愤懑。这有别于投诉信或控告信。言词过激或措词不当,都可能冒犯阅信人。可想而知,阅信者即是此类事件的负责人或处理者。任何谩骂、威胁或污辱的言词,都不利于问题的解决。

2、准确、简洁地陈述存在的问题, 不要过于简单,也不要过多分析存在的问题。在国际货物买卖过程中,存在的问题有时是无法避免的。而买卖双方大都不愿意出现任何问题。作为买方,在蒙受损失时,不得不向卖方陈述问题存在的原因、程度等。过于简单的陈述,会使卖方认为问题不严重,不必急着处理。过多或夸大分析存在的问题,会使卖方认为买方在无理取闹。

3、尽量提供有效的证据。指出受损物品的数量、日期和名称,并且附上检验单订单、发票的复印件以及其它相关的材料。有时,权威机构的验证,更有利于问题的解决。

4、建议问题的解决方式。例如:告诉对方是希望得到退款或更换。提建议时,要坚定、合理。所谓坚定是指给对方一个明确的要求,不能三心两意,或模棱两可。所谓合理,是指根据合同和国际惯例,该赔多少就多少,不能漫天要价,得理不饶人。

5、相信问题会得到解决。调节指出问题的态度、受理方会更乐意接受。贸易双方是建立在信誉基础上的,有时还会保持长期的合作关系,不能因一次失误而影响双方的贸易往来,从而影响双方的利益。避免说: “You’ll never get any business from me again” (以后再也不和你们做生意了)。

此外,写好索赔类信函还应注意正式文体和非正式文体的用法,正式文体,念起来给人以一种严肃的气氛,非正式文体念起来比较亲切。应使用国际惯例中使用的英文格式以及商用词汇和句式,从而避免一些不必要的误解。例如:

(1) When opening the case, however, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

(2) However, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require when opening the case, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

句(1)中采用了掉尾句(periodic sentence)修辞手法,将 “ when opening the case”放在句首,句子结构紧凑,读者只有读到句子的后半部分或句末,才能知道该句的主旨。这种修辞手法能制造悬念,很好地吸引对方的注意。而句(2)中只是将句(1)稍加调整,就成了松散句(loose sentence)由于该句的主句结构复杂,这样的调整使得句子结构松散很容易产生歧义。

总之,索赔类商务英语信函的写作,与一般商务信函格式上没有多大区别,只是写作的步骤与要求有所不同。只要认真研习,还是可以写好的。

参考书目:

[1] 许小平《21世纪国际商务英语写作---理论与实践》 [M] 华中理工大学出版社 2000.4

[2] 张益明、盛国强、钱晓玲、倪修璟《21世纪国际商务英语丛书----文体写作》[M]浙江大学出版社2002.4

外贸英语报价信函实例 篇9

报盘(offer)，也叫报价，是卖方主动向买方提供商品信息，或者是对询盘的答复，是卖方根据卖方的来信，向买方报盘，其内容可包括商品名称、规格、数量、包装条件、价格、付款方式和交货期限等。报盘有两种：

虚盘(non-firm offers), 即无约束力的报盘。一般情况下，多数报盘均为虚盘，虚盘不规定报盘的有效日期，并且附有保留条件，如：the offer is subject to our final confirmation/prior sale. 该报盘已我方最后确认为准/是否事先售出为准。

实盘(firm offers)则规定有效日期，而且卖盘一旦被接受，报盘人就不能撤回。

2.实用范例

subject: offers主题：报盘

dear sir,this is to confirm your e-mail of 2 july, , asking us to make your firm offers for rice and soybeans c&f singapore.

we e-mail you this morning offering you 300 metric tons of polished rice at a$2400 per metric ton, c&f singapore, for shipment during august/september 2002. this offer is firm, subject to the receipt of your reply before 16 july 2002.

please note that we have quoted our most favourable price and are unable to entertain any counter offer.

with regard to soybeans, we advise you that the few lots we have at present are under offer. if, however, you were to make us a suitable offer, there is possibility of our supplying them.

as you know, of late it has been a heavy demand for these commodities and this has resulted in increased prices. you may, however, take advantage of the strengthening market if you send an immediate reply. 亲爱的先生：7月2日有关查询大米和大豆新加坡到岸价的电子邮件也收悉。今日上午电子邮件报价：精白米300公吨，每公吨成本加运费新加坡到岸价为2400澳元。于208或9月装运。以上实价需由贵公司于2002年7月16日前回复确实。该报价为最优惠价，恕不能还价。本公司与客户正洽售一批大豆，若贵公司愿意报以适当买价， 本公司乐意出售。近来该类产品需求量大，令价格上涨。请贵公司把握机会，尽早落实订单为盼。

3.典型句型

(1)as requested, we are offering you the following subject to our final confirmation:根据要求，现我方就如下货物向贵方报盘，以我方最后确认为准：

(2)as recently the goods are in extremely short supply, we regret being unable to offer.因近期货源紧张，很抱歉不能报盘。

(3)it’s a pleasure for us to offer you the goods as follows:非常荣幸地向你方报盘如下：

(4)referring to your e-mail dated july 10 in which you inquired for shirts, we have pleasure in giving you an offer as follows:关于贵方7月10日对衬衫的询盘，现报盘如下：

(5)we will keep in mind your requirement for shirts and shall contact you once it is available.我方会留心你方对衬衫的要求，一旦有货，将立即同你方联系。

商务英语信函的特点 篇10

商务英语和法律英语一样, 通常被认为是充斥着技术性术语和诘屈聱牙语句的典型书面语。不可否认, 很长时间以来, 商务文书给人的印象确实如此。然而随着时代的发展, 这种情况已得到极大的改观, 商务交际用语渐趋简明易懂。使用简洁通俗的语言已成为现代商务英语的突出特点。我们可以比较一下下面的两句商务信函中的用语:

1.We beg respectfully to state that we are in receipt ofyour L/C in the amount of USD××× for which we thankyou.2.We inform you that we have received your L/C forUSD×××.可以看出, 这两句表达的意思完全相同, 但是第一句使用了 beg respectfully to state, in receipt of, inthe amount of, 以及包括定语从句 for which we thank you等表达极为繁杂的用语, 而第二句用语简洁明快, 但是它所包含的信息量较第一句而言没有丝毫的减少。现代商务英语正是提倡使用简单词语(plain words), 而不用复杂的语句(complicated words), 尤其是那些繁复老套的用语, 即我们所说的陈词滥调(cliché)。现代商务英语的这一显著特点, 其实与这些年来在英美等国出现的英语简化趋势, 尤其是在美国大张旗鼓推行的简易英语运动(Plain English Movement)有直接的联系。这一运动要求革除商业契约上的繁文缛节, 简化法律用语, 从而起到方便民众, 减 少因繁复用语而引起不必要争端的作用。1978 年 3 月 24 日, 当时的美国总统卡特更是签署了第 12044 号行政命令, 要求联邦政府各部切实保证颁布的每项法令必须以简单易懂的英语撰写, 以便须依照有关法令办事的人都能看懂。这一法令理所当然受到普通老百姓的欢迎, 而简易英语运动在这一法令的推动之下也得到了更为蓬勃的开展[1]。

一、什么是“ 简易英语”

所谓简易英语(Plain English), 美国学者考特兰•博维(Courtland Bovèe)和约翰•席尔(John Thill)认为简易英语是用简易的文字和结构写成的语句, 读者都能看懂, 很接近于我们的口语

[2]。可见, “ 简易英语” 是指书面表达中使用清晰正确的英语简明扼要而有效地传递信息。“ 简易英语” 并不幼稚, 也并非过分简单化的英语。“ 简易英语” 重视信息的传递。它并不堆积词藻, 而且不会不必要地使用行话、术语等难懂的表达。换句话说,“ 简易英语”彻底抛弃了繁文赘语和让人无所适从的表达。用“ 简易英语” 书写的文件是为了让人们读懂, 因此所用的词语都是读者能够理解的。只要读者能够理解, “ 简易英语” 用到技术性较强的专业术语也并非不可。比如,一篇医学学报上的论文面向的是医学专家, 使用专业术语是可以的, 因为这些读者能够理解。只要表达恰当, 这篇论文的语言仍然可被称为“ 简易英语”。当然, 如果这篇文章是出现在面向公众的通俗杂志上, 那么再包含很多专业术语就很可能出现普通读者无法理解的状况。这个时候, 只有使用普通大众能够理解的字眼那它才是“ 简易英语”。我们应该看到非常复杂的概念也是可以用“ 简易英语” 加以解释的。许多法律文书, 比如合同和法令, 用“ 简易英语” 改写后仍然能做到表达精确无误。

二、“ 简易英语” 所遵循的原则

“ 简易英语” 最重要的原则就是读者为先。即为读者着想, 考虑读者的需求。要“ 简易” , 就得好好考虑如下的问题:读者需要知道些什么? 他们对这个问题的理解程度如何? 怎样才能更好地把意思组织起来以便读者更好地理解? 要想有效传递你的信息, 首要的是要清楚什么样的人会阅读你写的东西。具体来讲, “ 简易英语” 遵循如下的原则:

(一)写作前做好规划起草文书之前, 首先得明确自己的写作目的。读者是谁? 他们对于所涉及的话题是非常了解, 了解一点还是一无所知? 他们想知道些什么? 找到这些问题的答案, 做到心中有数。一旦知道了读者是谁, 就应该尽可能从他们的角度来看问题, 来表达

问题, 而不要从自己或是公司的角度出发。表达时要直截了当, 就像是在和读者当面交谈一样。多用“ we” 和“ you” , 这要比用“ the department/ bank/council” 和“ the client/ customer/ ratepayer”平易近人得多。

(二)使用读者能懂的词如果面向普通读者群, 简易英语中不会使用艰深难懂的字眼, 不会使用技术性强的专业术语, 因为这样读者很有可能理解不了。如果确实有必要让读者了解某个术语, 那是一定会加以解释的。简易英语中不会出现“ heretofore” , “ herein” 和“ aforementioned” 等文绉绉的字眼。简易英语多使用明白晓畅的日常表达, 它更易理解,也更平易近人。当然, 简易英语并非简单地将难懂的单词替换为好懂的字眼, 但是如果你用与人直接交谈的方式来写作就已经是一个很好的开端了。例如, 将 I refer toyour letter of 7 May.改写为 Thank you for your letter of 7May.这便是 Plain English。再如, prior to and following 换用 before and after, 这也是简易英语的体现。

(三)多用短句和简短的段落简易英语多用短句, 一句话中通常只包含一至两个意思, 如果需要解释一个术语或是阐述某个观点, 通常会另起一句单独解释。

但是, 简易英语不会单纯为了达到简洁的目的而牺牲文字的清楚性。短句并不一定就能将意思表达清楚。有时为了讲清楚某个意思你必须得用更多的词语。某些规则讲一句话只能包含多少字, 我们不能机械地盲从如此的规则。我们首要的指导原则还是要将意思表达清楚。其次, 在简易英语中, 通常是把思想用简短的段落组织起来, 而且每一段都有一个中心思想。这样的文章比长篇大论易懂得多。(四)多用主动语态, 少用被动语态在以前, 人们草拟各种文书时总是被动语态用得多。例如: Applications will be processed within two weeks.在这句话中, 我们并不清楚动作由谁发出。此外, 读者对于“ processed” 一词的含义也有可能不太明白。现在随着简易英语运动的进行, 同样的一句就会换用主动语态, 从而意思表达就直接得多:We will reply to your application withintwo weeks.这样读者就清楚了动作由谁发出, 会得到什么:两星期后得到答复。(五)少用大写字母大写字母不能滥用而且使用大写字母会使你的文字少很多亲切感。过去在有些商务文书中总是存在过度使用大写字母的趋势。例如, 在一些政府文件或公告中会有这样的文字:When the Department issued its Annual Report,the Minister tabled it in the Federal Parliament.考虑到公众的接受程度, 现在符合潮流的写法是去除那些不必要的大写字母, 像这样:When the department issued its annualreport, the minister tabled it in the federal parliament[3].这样公众更能接受, 因为它不再那么高高在上、面目可憎。

(六)语义不能模棱两可写作时要注意不能写出有歧义的句子, 这样会妨碍读者的理解, 这也是简易英语重要的一条原则。伦敦地铁里曾经有这样一个告示: Dogs must be carried at all times.给人的感觉是每个乘地铁的人都必须牵条狗。但它的本意是说如果乘客带狗的话必须随时牵着不能放手[4]。虽然用词简单, 但整句话令人费解, 已经不是 Plain English 了。当然, 简易英语并不仅仅是遣词造句的问题。文本的设计同样重要。如果文本的布局很凌乱, 字体很小, 或者文字的颜色不醒目, 那么即使内容很清楚读者还是有可能在理解时碰到困难。所以这些问题在所谓的实用英语写作(practical writing)中都应该仔细考虑。

三、“ 简易英语” 在现代商务英语中的体现简易英语在现代生活中是无处不在的。很多人都听说过有用简易英语拟就的保单和政府报告, 但简易英语并不仅仅出现在官方文书中, 任何组织或机构为了和公众以及它们的内部员工沟通, 都需要用到简易英语。简易英语的使用随着简易英语运动的蓬勃开展以及政府的提倡, 已经渗透进商务交际(Business Communication)的方方面面, 大到法律文契、保单、标书、年报、政府部门和银行等其它组织的往来信函, 小到各类帐单、通知、航班及公共交通时刻表等, 都出现了简易英语的身影。简易英语在现代商务英语中有如下体现, 我们用实例详细加以说明:

(一)现代商务英语, 尤其是商务信函中, 通常会略去不必要的冗言赘语。商务业务中讲求的是时间和效率, 正所谓 Time is money, 因此简单地表达内容和适度地把握分寸就非常重要。请看以下例句:We are compelled to ex-press our surprise and disappointment at finding the goodscontained in your last shipment not up to the agreed stan-dards.在此句中, 划线的部分其实都大可不必, 若改写为:We are surprised that your last delivery does not match upwith the standards.则要简洁许多。此外, 为了达到简洁的目的, 除了表示强调的重复, 商务信函中还会避免使用反复累赘的用语, 试比较(括号外为简明用语, 括号内为累赘用语): annually(for the period of a year), during 2002(during the year of 2002), separately(under separate cover),for $ 200(for the price of $ 200)。很显然, 括号内的用语与当今英语简易化的趋势和商务英语精干简练的表达风格不相适应。当然, 以下的表达尤其应当避免使用: adequateenough, grateful thanks, and moreover, combined together,past history, filled to the top, true facts, final completion, usu-al customs 等等。(二)现代商务英语和传统的商务英语不同, 为了满足时代的需要, 满足现代商务活动高 效率和低消耗的需要,它已开始采用近似于口语化的语言。这是现代商务英语中极其值得重视的一点, 它与上文提到的“ 简易英语” 的第二条原则是相吻合的。具体来讲, 就是现代商务英语,尤其是商务书信往来中, 人们趋向于使用短小精悍、更为人熟悉和口语化的用语及表达方式。经过笔者的总结, 有以下几点(例子中括号外为现在常用的简明用语, 括号内为以往的用语):

1.使用短小精悍的单词, 避免使用较长而又过于书面化的单词。有人认为不写一些罕见的词便不足以表达写作者的水平, 因此明明可以用 prefer, consider 或 decide来表达, 却用 to express a preference for, to give considera-tion to 或 to arrive at a decision 来代替。这是一种错误的想法,不应提倡,我们写的每一封信都有它的一定目的,如果我们的书信和文件要使阅读者看了两三遍以后才能明白, 那么应该说这份文书的质量就有问题。我们应该考虑读者的文化水平和阅历知识,所用词语应控制在读者的词汇量范围内, 例如: fire(conflagration), penalty(disincen-tive), alike(homologous), change(metamorphosis), through-out(pervasively), widespread(ubiquitous), quick(expedi-tious), first(foremost), sweat(perspiration), after(subse-quent), large(substantial), issue(promulgate), house(domi-cile), use(utilize), show(disclose)。

2.商务英语中术语的使用是必不可少的, 但是在现代商务英语中, 我们应不再使用技术性过强的词汇和一些过去常用的外来语, 以达到简明易懂的目的, 例如: dan-ger(peril), arrangement(format), develop(generate), daily(per diem), passage in and out(ingress and egress), well ac-quainted(au fait), among other things(inter alia), the presentposition(status quo)[5], in good faith(bona fide)。

3.使用简单的趋于口语化的表达方式, 避免使用复杂的商务固定用语:We can deliver(We are in a position todeliver), If you decide to„(If you come to a decision), dur-ing(in the course of), concerning(on the question of), before(prior to), if(in the event of), according to(as per), We en-close(Enclosed please find), of today(of even date), by(per), Please tell us(Please be good enough to advise us),you(your good selves), your letter(your favor), separately(under separate cover), We received your letter(We ac-knowledge receipt of your letter)[6], Thank you for your letter(We acknowledge with thanks for your letter)[6], We write toinform you(We beg to inform you), a long time(a long peri-od of time), now(at the present time), because(due to thefact that), about(with regard to), even though(in spite of thefact that), as you requested(in accordance with your re-quest), soon(in the near future), allow/enable(afford an op-portunity), please note(attention is required), normally/e-qually(other things being equal)。

四、结语我们研究简易英语及其在现代商务英语中的体现,对研究商务英语本身有直接的现实意义, 而且了解简易英语这种趋势对于转变商务英语写作观念 也有很大的促进作

用。同时, 简易英语运动以及商务英语的简洁性特色符合时代发展的潮流, 体现出了英语与时俱进不断发展的特点, 英国论文研究这个语言现象对于研究英语的发展也具有重要的意义。

参考文献: