局档案整理工作总结

局档案整理工作总结（精选8篇）

局档案整理工作总结 篇1

柯善生 旬阳县档案史志局

归档月来临之际，旬阳县档案史志局认真贯彻落实《档案法》、《陕西省档案条例》，专门下发了《关于认真做好2011年度文件材料归档工作的通知》，要求各单位严格按照本单位的《文书文件材料归档范围和保管期限表》进行归档，收集完整、门类齐全、分类科学、整理归范、集中统一管理。同时做好本机关的《组织机构沿革》、《领导人名录》、《机关大事记》等编研资料的续编工作。各镇、各主管部门要负责抓好下属单位及辖区内项目建设资料的归档工作，切实抓好涉及民生的生育保险、社保、低保、医保、土地流转、社会主义新农村建设等档案的立档工作。

局档案整理工作总结 篇2

一、应把史料价值鉴定作为档案整理的重要内容, 使其在整理过程中得到优化

档案价值鉴定是档案整理工作的基本内容, 它在很大程度上决定了档案整理的质量以及馆藏的优化。我馆所藏民国时期军队档案, 是向中国第二历史档案馆移交后的剩余部分, 主要包括1920年到1949年国民党军队、汪伪政府军队形成的文书电报、人员名册、死亡证书、后勤账册、会议记录、资料汇编、假条、借据等, 涉及70余个单位, 约2.2万余卷, 记录了不少鲜为人知的历史事实, 具有重要的史料价值。由于民国时期通信不够发达, 上下级、平行单位之间的日常联系多靠书函沟通, 从而产生了数量繁多、内容庞杂的档案资料。因历史原因, 这些档案资料一直没有进行有效的甄别、整理, 高价值的重要档案与大量无长期保存价值的一般档案混杂在一起, 玉石不分, 案卷质量不高的情况较为突出。加上制成材料和保管条件有限, 纸张老化、字迹褪色、虫蛀霉烂等情况比较严重, 部分档案仅剩片言只语, 无法修复、还原和辨别, 已经丧失了研究利用的价值。因此, 在整理工作中对档案进行价值鉴别并适当地筛选优化, 具有重要的现实意义。

“高龄案卷应当受到尊重”无疑是档案整理的重要原则, 但是, 我们在对待这一原则时, 决不能背离科学求实这一普遍准则。民国时期军队档案的这种状况, 在其他特定历史档案中也会不可避免地存在。在对特定历史档案的整理中, 既要慎之又慎地善待史料, 也应当实事求是地筛选区分。如果对所有材料都不加区分机械地修复、立卷、编号、装订, 不仅造成不必要的人力、物力和财力浪费, 更会影响重要档案的整理和利用。

档案价值鉴定, 通常应在档案实体整理之前进行。但在对特定历史档案的集中整理中, 前期价值鉴定多是针对档案整体或某一类别的档案材料, 很难做到对档案个体逐份鉴定。把个体档案鉴定与整理工作结合进行, 是实际工作中不得不采用的做法。为此, 在整理过程中, 应根据事先确定的原则, 对档案材料进行必要的筛选和区分, 对确实没有利用价值的材料, 应按照规定程序呈报有关部门, 进行妥善处理。只有这样, 才能真正达到优化馆藏、方便利用的目的, 也才真正体现对档案事业高度负责的精神。

二、应把档案整理与档案编研结合起来, 使整理过程成为研究利用过程

档案是描绘历史的重要“原料”, 但如果得不到研究与利用, 最好的“原料”也等于“废料”。从历史上看, 大凡对各种档案文件的收藏、整理和编录都是对历史的编研, 史书的编撰则是档案整理、编录的继续与深化, 整理与编研很难分割。

民国时期军队档案等特定历史档案的数量都比较庞大, 整理和研究任务十分繁重。如果把档案全部整理完毕后再进行研究利用, 既浪费大量时间和人力, 也会对档案造成二次损耗。因此, 很有必要在整理过程中同步开展编研工作, 把档案整理与档案研究结合起来。

1.档案整理人员可带着编研课题去整理。整理人员每天接触各种档案材料, 掌握着丰富的第一手资料, 对档案内容了解最全, 感受最深。尤其是一些档案的“隐性”信息, 如档案材质上的“痕迹”、印记, 从档案目录中很难检索出来, 而整理人员在整理过程中却能很真切感受到。因此, 在浩瀚的档案材料中发掘有价值的信息, 整理人员有着得天独厚的优势和条件。

档案整理人员带着研究课题去整理, 可以随时随地搜集素材, 整理归纳观点, 及时形成成果。因此, 可在整理之初或过程中, 通过对档案的认识和初步分析, 给整理人员确定和分配一些编研课题, 整理人员在工作中发现与课题相关的资料, 及时抄下或记下卷号、份号供日后查找, 这样可有效提高档案查考和编研效率。如民国时期, 中美军事测绘合作档案, 包括国防部测量局的任务、测量范围、测量成果等, 资料较为翔实, 有比较高的研究利用价值, 在整理过程中可以有意识地汇集相关材料, 边整理边研究, 即使暂不能形成成果, 也可为今后深入研究打下基础。此外, 整理人员带着课题去整理, 边整理、边积累、边研究, 可以使整理工作不再机械、乏味, 有利于提高整理工作的效率和质量。

2.档案研究人员应尽可能地参与整理。自汉唐以来, 中国伟大的史学家无不躬身致力于史料的搜集、整理、鉴别、考订。历史证明, 史学研究只有深入到史料之中去, 才能对“第一手资料”产生最直接、最真切的感受, 才能拿出离真实最近、最具感染力的研究成果。在这一点上, 档案研究与史学研究有着相同的规律要求。

档案研究人员可定期参加档案整理工作, 这样既可以深入了解档案素材, 发现有价值的信息, 做好选题, 又可以全面熟悉档案的归类、编目, 便于查找资料, 提高研究效率。同时, 研究工作前移到整理阶段, 从研究利用的角度指导档案整理, 可使整理工作更具针对性, 更有利于日后的服务。

3.应加强整理与研究人员之间的交流合作。档案整理人员与研究人员加强合作, 可充分发挥整理人员熟悉史料信息、研究人员熟悉课题需求等综合优势。在实际工作中, 可定期组织交流活动, 有些重要课题还可以吸纳整理人员参加。据了解, 中国第二历史档案馆在整理民国档案时, 边整理边编研, 编纂出《中华民国职官年表》, 对理清中华民国这一历史时期各个政权从中央到地方的各种机构设置、沿革、官员配备和更迭等提供了翔实的第一手史料, 是研究近现代史不可多得的工具书。这种经验做法, 值得广泛借鉴。

三、用多维视角进行档案整理, 使档案价值得到全面体现与利用

档案是历史的原始记录, 也是文化的重要载体。在信息化社会, 档案管理职能将逐步由注重“实体”管理转向注重对档案内容即知识的管理, 信息分析和知识服务将成为未来档案工作的重点。基于知识管理的档案管理, 要求在整理和研究工作中, 不仅要注重还原历史真实, 还应当全面发掘实体档案所蕴藏的综合信息 (包括人文信息) , 归纳整理成有价值的知识信息向社会提供利用。比如, 在民国时期军队档案中, 有关于军事指挥的“樊主任密电蒋委员长告执行督战任务事”, 关于中美合作的“军令部徐部长致函蒋委员长关于中美合作航测事”, 关于政治经济的“汉奸在香港境内财产的处理办法”, 关于社会治安的“为据报地痞流氓散兵游勇广聚灵宝专营不法行为请严加防范取缔由”, 关于军民生活状态的有官兵薪金账册、雇用民工的价钱收据、人员的家庭经济状况调查、荣誉军人回籍办法, 等等, 还有不少图纸、照片。这些档案文献, 蕴涵着丰富的信息资源, 值得从多个领域、多个角度进行挖掘、整理和研究利用。

档案整理工作分析研究 篇3

关键词：档案整理；档案管理；档案全宗；整理原则

档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。一般情况下，收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。只有整理好的档案，才能为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，为准确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。因此，档案整理工作是整个档案管理工作的基础，对其他档案工作环节有着很大的影响。

一、档案整理工作的程序和内容

档案整理工作的基本程序包括以下四个方面：第一方面是档案全宗的组织及排列；第二方面是全宗内档案的分类；第三方面是档案案卷的编立和排列；第四方面是档案案卷目录的编制等。这是档案整理工作的主要步骤，这一系列的工作一般由不同的工作部门和人员分别承担，但这些工作程序并非在任意情况下都完全按顺序一一进行。

对于档案机构来说，在实际工作中，档案整理工作的内容大体上有三种情况：

1.在正规的工作条件下，档案室所接收的文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工，等等。

2.对整理不善的档案进行局部调整。档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，要对其中不符合要求的档案进行一定的加工，以提高其整理质量；另外，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发生某些变化，须对其进行调整。

3.零散文件的整理。档案馆（室）有时也接收和征集一些零散的文件，在这种情况下就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号，编制案卷目录，等等。

我国档案室、档案馆的整理工作一般属于上述第一种情况，但后面两种情况也经常出现，因此，档案工作人员仍需熟悉和掌握整个档案整理程序。

二、档案整理工作的基本原则

一般情况下，档案整理工作应遵循以下三项原则：

1.档案的整理必须保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成时间、内容和形式等方面密不可分的关联。经过整理，将有历史联系的档案组合在一起，能充分体现出档案形成时的历史背景和形成规律，全面反映各种活动的本来面貌，从而发挥档案应有的作用。

2.档案的整理应该充分利用原有基础。第一，应充分重视和利用先前整理的基础，不要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。档案在整理过程中充分利用原有的整理基础，体现了对档案来源的尊重。

3.档案的整理必须便于保管和利用。一般情况下，档案的整理必须在保持文件之间历史联系的基础上，采用更简洁有效的方法使整理的档案便于保管和利用。

三、归档文件的整理原则

归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。归档文件的整理原则有以下几点：

1.保持文件之间的有机联系。文件之间的有机联系体现了文件的形成规律和特点，要求我们在文件整理过程中尽量保持这种联系，不得人为地任意割裂。《规则》所规定的按照年度、组织机构、问题分类法就是从文件的形成时间、来源、内容来集中相关的归档文件，尊重了文件在时间、来源、内容方面的聯系。此外，《规则》规定归档文件在分类方案的最低一级类目内排列时，按事由结合时间、重要程序等排列，也体现了对同一事由或问题文件集中排列的要求。

2.区分不同价值。区分不同价值是指分析文件的保存价值，划定保管期限，原则上对于不同保管期限的档案文件分别集中，区别对待，体现了档案分级保管的思想。例如：《规则》将保管期限作为归档文件的分类标准之一，充分体现了区分文件不同价值，分别集中文件的管理方式。此外《规则》规定，短期保存的归档文件可以不拆订，允许在最低一级类内直接按文件的形成时间或文号排列。区分不同价值管理归档文件，意味着对价值大、保管期限长的档案文件重点整理和保管，而对于价值小、保管期限短的档案文件可以根据实际情况，采取适当的管理措施。这样，既有利于节约文书人员和档案人员的劳动强度和有限的资源，也有利于提高具有长久保存价值的档案的整理质量，为其创造更好的管理和保管条件。

3.便于保管和利用。档案整理的根本目的，是为了方便其保管和利用。当然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之间的有机联系，区分不同的价值。如不少单位完全按文件的形成时间或文号对文件进行排列，编制大流水号，不强调事由原则，利用计算机进行关键词检索。这样确实很省事，能够暂时满足一定的现实利用需要。但若干年以后，当档案文件移交进馆后，这种做法的不足之处就会显现：同一事由的文件被分散，关键词检索并不能保证百分百的查全率和查准率。因此，文书人员和档案人员在整理文件和档案时应尽量保持档案文件之间固有的联系，不宜随意分散文件，割裂这种联系。

档案整理工作总结 篇4

为扎实做好2009年的统计档案整理工作，我局召开专门会议，回顾了去年以来全县统计档案工作情况，并对今年统计档案管理工作进行了部署，提出了具体要求：

一是要强化收集，切实把统计工作过程记录好。扎实抓好2009文件材料的归档工作，力求做到收集齐全、严谨及时。要增强档案意识，逐步使归档工作成为日常性工作，做到文件材料“随办随归”。

二是要优化整理，切实把统计工作成果反映好。把统计档案工作与统计政府信息公开工作结合起来，通过编制和公开各种资料本等形式积极反映统计工作成果，宣传统计工作。要关注涉及私人、家庭的单项调查资料及调查对象的商业秘密有关档案的保密工作。同时要细化完善档案分类，以便于检索。

三是要查漏补缺，修正完善。在档案整理过程中，严格按照要求详细核对，针对档案中普遍存在的材料不齐全、填写不规范、前后冲突以及缺章等问题进行了修正和完善，基本解决了统计档案遗留问题。

档案整理工作方案 篇5

为使公司的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。

基本设想及工作内容如下：

一、档案整理目标 1.合同审批单

2.合同排产单

3.生产指令单

4.原材料产品质量证明书

5.化学成分复检报告单

6.原材料进货验证记录

7.工艺卡

8.热处理生产记录

9.拉伸试验报告

10.晶间腐蚀报告

11.钢管超声波（涡流、水压）探伤报告

12.外观尺寸检查报告

13.产品质量保证书

二、分类

按照公司的业务特点及档案管理的要求（以下三点）1.要求所有档案整理目标的按公司名称分类。

2.要求所有档案整理目标的生产指令单中的合同序号分类，如合同中的规格、炉号、炉批号等。3.要求所有档案整理目标的分类档案做编号、排号等。

三、整理方式及内容

文书档案： 收集、1.合同审批单

2.合同排产单

3.生产指令单

4.原材料产品质量证明书

5.化学成分复检报告单

6.原材料进货验证记录

7.工艺卡

8.热处理生产记录

9.拉伸试验报告

10.晶间腐蚀报告

11.钢管超声波（涡流、水压）探伤报告

12.外观尺寸检查报告

13.产品质量保证书

整理以上所有证件归档将公司有保存价值的文件刻录光盘(包括纸质档案)；

四、编制档案检索工具和各种统计、登记册

1、文书档案（案卷目录、分类目录、字号目录）；

5、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。

五、制订档案管理规章制度

1、借阅制度；

2、归档制度；

3、管理人员岗位责任制；

4、保密制度；

5、其它工作制度。

七、建议

某局档案工作总结 篇6

档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，能够更好地了解过去、把握现在。2012年，我局档案管理工作紧紧围绕落实《档案法》、《保密法》，增强广大干部职工的档案意识，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，今年我局档案管理工作有了较大的发展。现将具体情况总结如下：

一、高度重视，加强领导

高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位，措施到位。同时，也把档案工作列入办公室长远规划、计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。为进一步加强对机关档案工作管理，办公室领导舍得在档案设施上投入，专门设立了文书档案室、人事工资、财务档案室、工程资料室等，拨出经费，购置档案盒、档案柜等材料。

二、加强制度建设，规范档案管理

为进一步加强办公室档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，明确了档案工作职责和任务以及归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。为规范档案管理，提高档案管理质量，在归档过程中，所有文件归档目录、合内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。每年的3月份是文件归档月，及时完成了2012文件的归档工作，整理永久卷3盒、109件，30年卷4盒、135件，10年卷5盒、166件，共计12盒、410件。

三、积极参加档案培训

为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案兼职人员积极参加了自治区、地区及县上举办的保密、档案业务人员培训班，对保密、档案工作的开展，提供了科学依据，为我局保密、档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。

四、工作中的不足和今后打算

1、认真学习领会十七大精神，努力提高自身素质和修养，把十七大精神贯穿到工作中。

2、加大宣传工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差，漏存等现象。今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。

3、加大资金投入，强化档案现代化管理。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。我们将进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能。加大资金投入，做好各项基础工作，加强档案的规范化管理，不断提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用。

论科技档案的整理工作 篇7

科技档案的整理工作, 就是将管理档案部门收集来的科技档案进行有效的分类, 其基本上是遵循一定的规律的, 根据其形成的特点进行严格的归类, 从而进行系统排列编目等工作。那么目前对于这类工作主要分为两类, 这两类包括对科技档案的系统整理, 与此同时还有对文件材料的科学编目。那么系统整理主要包括了两个方面, 这两个方面指的是对案卷的分类和排列, 这是为了对真实的生产活动进行真实的反映。其次是对文件材料的科学编目。科学编目主要是对固定案卷进行分类, 主要偏重于案卷的内容与构成。科技档案整理大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。那么我们就分类而言就有以下几种方法, 首先是工程项目分类法, 此方法相对来说适用于对本单位范围内基建档案的划分。第二种方法是型号分类法, 该方法适用于产品档案和设备档案的分类, 从而对产品的单元进行分类。第三种方法是课题分类法。这个方法就比较适用于对目前一些独立的研究课题进行分装和管理。第四种方法是专业特征分类法。顾名思义, 这种方法就是对于专业性较强的课题进行分类, 适合于对科研课题进行划分。那么我们知道对于不同的科技档案, 我们要采取的分类方式也是不同的, 那么就要求我们在实际运用中, 要灵活运用这些方法, 根据实际情况, 选择有效的分类方式, 从而更好地完成分类工作。

科技档案的整理涵盖了对档案进行筛选分类排列等等若干流程, 这是对文件材料保管利用的重要环节.可见科技档案的整理的重要性。那么现在我们就对于其重要作用进行简单的分析。首先, 做好科技档案整理工作, 对于档案质量的提高, 以及对档案使用效率的提高是具有推进作用的。其次其最大限度的实现了对档案的价值的使用。由此可知做好档案工作对于我们的重要意义。目前的档案管理工作随着经济的不断发展, 融入了更多先进的工艺技术, 也在某种程度上对档案案卷的保护加上了一层安全锁。最后我们说, 科技档案整理为科研生产打下了坚实而有力的基础, 所以我们要给予一定的重视, 也要不断地去探索和提高。

二、科技档案整理相关工作

科技档案的管理主要是对于科技档案的收集工作以及对文件材料的整理工作和鉴定工作。下面我们简单说明一下关于文件材料的收集以及整理工作。

首先, 我们说对于科技档案的收集工作, 其是指通过一系列切实可行的措施, 把具有科学价值的文件资料集中到档案部门的档案管理工作。按照国家的明确规定, 科技档案都应该认真遵守并贯彻统一管理的原则。我们遵循科技档案的自然形成规律, 为了保证科技档案的完整准确, 我们要根据具体情况, 制定具体的归档工作。下面我们对科技档案收集工作的方法措施进行一下说明, 首先, 根据以往对于科技文件进行收集时所使用的方法, 当目前进行的科技活动结束后, 有关科技业务部门要按照相关制度, 对科技文件进行科学筛选与系统整理。其次, 对于科技档案收集渠道要明确且保证其畅通性, 从而保证收集工作能够得到顺利进行, 这样也使相关人员工作效率更高。

下面我们说关于科技档案的整理工作, 其一共涵盖了两个部分, 第一个部分是系统整理的部分, 而第二部分是科学编目部分。这两个部分是息息相关, 密不可分的。在科技档案整理的过程中, 我们所要遵循的依然是其自然形成规律, 保证档案材料之间的密切联系。关于科技档案的种类以及其内部的结构是不同的, 在不同专业领域里, 由于档案内容不同, 所以其内容构成也是不尽相同的。且在不同的单位内部, 我们要尽力做到, 条理清晰明白, 分类简单明确。那么在案卷排列与分类管理的时候。我们首先要清楚的一点是, 要先清楚的分类, 然后根据不同类别的档案材料, 按照其显著的特征特点进行排列。那么对于排列我们有两种传统并且有效的基本方法, 第一种方法是分类排列法, 这种方法是要对科技档案内容以及所属体系进行排列, 并存放到规定的位置上。第二种方法是流水号排列法。以上就是我们所说的关于科技档案的收集以及整理工作的具体内容。

三、结束语

科技档案中的文件材料是一组有机联系且价值同等的文件集合。而科技文件之间的联系又是多个方面的。我们知道科技档案的整理工作是相当重要的一个环节, 我们必须引起足够的重视, 不可掉以轻心。这就要求我们改变以往陈旧的观念, 不再将科学档案的整理工作简单的只认作是保管的责任, 而是结合目前的科技信息服务, 打破传统规则, 创造出为科技档案的整理更切实可行的方案, 让档案工作开辟出一个新的局面, 并发挥其最大作用, 为人们提供更方便更快捷的服务。其次就是要做好基础工作, 对档案的收集, 鉴定工作不可马虎大意, 草草了事, 要秉承着认真负责的态度, 才能将科技档案的整理工作更进一步, 迈上一个新的台阶, 得到更好的发展。

摘要：科技档案的整理主要是指对于重要的科技信息资源的整合, 是在科研生产过程中逐渐形成的。其产生于生产科研等活动中, 最重要的一点是它是对于科技档案科学管理的最重要也是最基础的工作之一。

关键词：科技档案,文件材料,整理,资源

参考文献

[1]杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京:档案出版社, 2004.

[2]苏冬梅.浅谈科技档案管理规范化[J].甘肃科技, 2003 (04) .

[3]刘敏.加强科技档案管理促进科技档案利用[J].内蒙古科技与经济, 2007 (14) .

[4]狄生琴.科技档案管理现代化的内容[J].陕西档案, 2004 (6) .

[5]刘佳.关于科技档案现代化管理的思考[J].科技情报与经济, 2006, 7 (16) .

浅谈整理干部人事档案工作经验 篇8

关键词:整理干部档案经验

中图分类号:G275文献标识码:Ａ文章编号:1674-098X(2011)05(a)-0205-01

干部档案是组织人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载干部个人经历、政治思想品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史的、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,是国家档案的重要组成部分。干部人事档案又是干部个人经历、活动、表现等的记载,是历史、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础,是做好干部工作必备条件之一,直接影响到干部工作的效率和质量。干部人事档案设计到个人利益,作为干部人事档案的管理者,应该担负起责任,认真履行好岗位职责。

1 整理干部人事档案的主要措施和效果

为切实搞好人事档案审核整理工作,适应新形势下组织工作和人事人才工作对干部档案的更高需求,全面提升干部人事檔案工作水平,干部人事管理部门应强化各项落实措施,确保各项审核整理工作任务的完成。

1.1 强化组织领导,落实工作措施

单位领导高度重视,成立人事档案审核整理工作领导小组和办公室,从人、财、物等各个方面,全力支持做好人事档案审核整理工作,对档案审核整理工作的人员组成、工作场所、工作职责、工作分工、审核范围、工作进度、工作方法、工作步骤、质量要求、组织领导等进行明确规定,及时配备整理档案所需要的各项材料工具等。

1.2 加强培训指导,责任落实到人

按照人事档案整理审核工作方案安排,要求各单位确定档案工作联络员,该同志不仅作为本次档案审核工作办公室的工作成员,负责本单位的档案工作事宜,还要在今后负责本单位人事档案材料的收集工作。

1.3 抓住审核重点,保证工作质量

人事档案审核整理工作,任务重、涉及问题复杂,对人事档案工作存在的具体问题进行认真梳理,找出审核整理工作重点,根据工作人员特点及其所擅长的方面,进行明确分工,对不同的工作重点提出不同的工作方法和要求,通过采取一系列不同措施,确保了工作质量。

2 干部人事档案整理过程中存在的主要问题

通过干部档案审核整理工作,能够较好地解决干部档案材料不齐、信息不准、整理不规范等问题,有效地提高了干部档案质量,为了进一步提高今后干部档案管理工作水平,我们对以前干部档案管理工作中出现的一些问题进行了总结归纳,主要表现在以下几个方面:

(1)部分归档材料收集、整理不及时,个别材料不完善。如近几年函授学习材料、党团组织材料等收集不及时。

(2)个别历史遗留问题难以完善、解决,主要体现在文革期间高中学历材料缺少,系统外调入人员在调入之前材料短缺等。

(3)由于各高校归档材料要求不一致,无法完全按照中组部下发的“获得各类学历学位人员档案中应有学历学位材料一览表”中的要求完善学历材料。

(4)“三龄一历”确认时难度较大,干部的实际工作时间或出生日期与档案材料中出现的日期不一致,证明材料少,对个别人员的“三龄一历”确认把握不准。

3 做好干部人事档案整理工作采取的措施

3.1 落实人员责任,加强培训指导

在确定人事档案工作联络员的基础上,依据干部档案管理工作的新要求、新规定,加强对档案管理联络人员的培训和指导,不断提高档案管理员和联络员的业务能力。为更快、更好地将新精神、新要求贯彻到实际工作中去,除采取常规培训、指导外,可充分发挥网络作用,以单位内外网站为平台,在网站上刊登档案审核整理工作的有关要求、注意事项、档案管理的经验和做法等,促进有关单位相互交流,为推进人事干部档案管理上台阶、上水平打下良好的基础。

3.2 加大材料收集力度

人事干部档案材料的收集一直是干部档案工作的重点和难点问题。档案材料是否完整标志着档案质量的好坏。采取做好常规工作和创新工作方式相结合的方法,努力做好人事干部档案材料收集工作。一是采取与有关工作同步进行的方法,统一布置、统一收集,做好阶段性材料的收集;二是采取经常收集与定期收集、重点收集与普遍收集相结合的方法,做好常规材料的收集;三是通过定期、不定期地与各单位的档案管理员联系,做好缺漏材料的收集,如年度考核表、职称评聘材料、党团材料、奖惩材料、工资审批表、任免考察材料等。

3.3 严把干部档案进出关

一是档案管理工作人员坚持工作标准,严格工作纪律,严格按制度办事。对档案传(借)阅、转出等严格把关,履行好一系列手续。二是严把材料归档入口关。对档案材料收集、鉴别归档、检查核对、保管保密等工作严格把关,对材料项目不齐的退回重新补办。三是严把档案接收关,并将责任落实到人,确保档案交接无失误。

3.4 建立电子档案,实现数字化管理

建立干部人事档案数据库系统,实施干部人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将干部档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,使干部档案数据化、信息化,在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。同时干部基本情况发生变化时,可以随时准确地将最新信息录入微机,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。

3.5 健全规章制度,做到有章可循

进一步建立健全干部人事档案管理工作制度,规范人事档案工作程序,完善审批手续,严格按规章制度办事,实现干部档案规范化管理。

4 结语

干部档案工作是干部管理工作的重要组成部分,管好干部档案是直接关系到管好干部的重要环节。只要按照科学的依据为指导,坚持科学的、先进的方法,加之过硬的物质条件作后盾,利用现代管理方法和手段,借助现代科学技术进行计算机管理,相信在数字化时代,加强和改进干部档案管理工作,干部人事档案管理就更加的科学化、合理化、有序化,继而就能更好地为干部管理工作和经济建设服务,促进经济和社会的发展。[1]

参考文献