关于规范厂区物资设备出入管理的通知

2024-07-04

关于规范厂区物资设备出入管理的通知（共3篇）

关于规范厂区物资设备出入管理的通知篇1

关于规范厂区出入管理的通知

公司各部门、各参建单位：

为规范厂区人员、车辆、物资及设备的出入管理，确保厂区内的人、财、物的安全，根据公司《保安管理制度》，现就厂区出入管理相关事项通知如下：

一、人员管理

1、厂内人员的亲属、朋友来厂找人一律在门卫值班室等候，由值班人员通知所在单位在值班室会客，禁止私自进施工现场或办公室找人。其他人员无正当理由一律禁止入厂。

2、外来人员到厂接洽业务，应在值班室办理入厂登记手续，并电话联系有关部门接待人，经同意后，方可进入。

3、来厂区参观访问的人员，必须经公司领导同意后，由指定的接待人带领，方可入厂区。

4、外来人员进入工厂，告知现场禁烟区域。

5、为确保安全，公司及外来人员严禁带小孩入厂。

二、物品管理

1、未经许可，任何人不得携带施工原料、工具设备和相关资料出厂，否则门卫保安人员有权扣押。因工作需要或其他原因必须带以上物品出厂时，需要出具公司相关主管人员签字审批的放行条，核查清楚后方可放行，放行条保存备查。

2、各设备材料供应商交货时，在进厂时先由保安门卫值班人员查验登记，在离厂时再经门卫值班人员根据原登记核对符合后给予放行，必要时联系公司设备管理部人员检查确认。

3、保安人员有权检查离厂人员随身物品，离厂人员经值班人员查获有私带公物或他人物品之嫌者，暂扣留物品，报有关部门处理。

4、发现窃盗行为时，以收回失窃物为首要，并应立即上报主管领导处理。

三、车辆管理

1、外来车辆进入工厂，随车人员必须办理登记，经值班人员检查无可疑后方可放入。

2、进出工厂车辆应一律检查，应注意进厂车辆有无载有违禁、危险或易燃物品。出厂车辆载有货物时，必须有公司相关主管人员签发的放行条，门卫保安人员根据放行条并核查货物后方予以放行，放行条保存备查。

3、厂区材料、物资及设备车辆原则上避免夜间进出，如有紧急情况需夜间进出的，保安人员电话联系公司相关主管人员确认并做好记录。

本通知自下发之日开始实行，请公司各班保安人员认真学习通知内容并严格执行，如遇疑问，联系公司安全环境部协商。

XXXX公司

关于规范厂区物资设备出入管理的通知篇2

关键词：物资设备,采购管理,相关建议

一、物资设备采购基本概述

从事生产管理活动的单位为实现每一环节的顺利开展, 物资设备采购必不可少。通过制定计划补充生产工作过程中需要的生产生活资料, 最终为采购单位的目标服务。物资及设备采购非单一部门之力能实现, 需要单位内部的物资设备需求部门、财务审计部门、纪检监察部门、物资设备采购部门等通力合作。同时, 采购产品生产企业的选择是采购活动另一个主要因素, 其提供产品质量好坏, 成本高低及未来售后服务等问题也将决定整体采购行为的优劣。

二、物资设备采购管理面临的问题

(一) 制度不完善滋生寻租空间

物资设备采购是一项庞杂繁复的工程, 这一过程涉及采购单位内外部多部门沟通与合作, 如果没有制度的相互制约与保障就会导致问题的产生, 我们选取经常性典型问题阐述如下:

供应商的选择暗箱操作。采购物资设备的厂商选择是多样的, 并且提供商品的质量及其信用质量资质不仅相同, 加之中国市场经济中人情成分较重, 往往使得采购部门容易滋生腐败, 产生市场寻租行为, 产生个人牟利空间。

采购价格操作空间较大。物资及设备采购价格在受供求影响的同时, 还受到很多其他因素影响, 如产品质量等级与功能结构、技术配置、交货时间与条件及售后服务等等, 而这其中如果没有制度制约将会出现低质量高价格的贪腐行为。

(二) 流程不够优化导致效率低下

从根本上说, 物资设备采购是为单位内部连续在生产经营周期中实现平稳运营提供基础保障的行为。不同的采购单位因其从事生产经营活动不同采购的对象会大相径庭, 但是, 其背后的基本原理是殊途同归的。好的采购流程会实现每一个环节的紧密衔接, 并顺畅运转, 从需求的提出立项何时提出、采购的数量多少、商家如何确定、采购合同签订、货款支付金额与方式等等, 如果没有制度的明确规定, 制度的约束将产生很多问题, 并会在很大程度上影响采购的效率, 最终使得生产经营活动受到影响。

(三) 部门职能划分不清及采购人员贪腐问题

部门职能职责与交叉不清将导致部门推诿及责任推脱问题发生。职责不明确的情况下, 从部门到人员都谋求自身利益最大化, 而对怎样实施采购、采购的数量多少及实际的物资需求和库存物资是否平衡都并不关注, 同时, 部门职责与制约不明确也会导致为实现自身利益使得实际不需要的物品加入采购之中。同时, 采购人员是实际过程的执行与操作者, 如果人员出现问题将导致个人腐败问题产生及整个采购过程效率低下。

三、规范和加强物资设备采购的建议

(一) 完善采购制度管理

从管理学角度看, 制度的重要性在于约束并弥补人与人之间信息不对称所导致的无效率或认为因素导致事件失衡。因此, 随着市场经济在全球的发展, 制度的重要性越发显现。完善采购管理制度可以从根本上杜绝贪腐与寻租事件的发生。具体来说应该建立以下采购管理制度:

1. 领导干部及亲属回避制度。

这是从源头上对物资及设备采购的监督与管理。基本要求与做法是禁止领导参与采购的任何环节。

2. 集体决策原则。

成立采购工作专业执行团队, 采购实际运营中实行集体决策原则。同时, 权利要实现分化与制约, 开展有限授权, 实现采购决策权利透明化、分散化。

3. 公开招标与集中采购制度。

公开招标就是引入竞争机制, 通过质量、价格、服务等方面的竞争, 实现采购方案的最优化。同时, 通过开展集中采购工作, 防止分散采购滋生腐败的渠道, 集中采购更加专业、规范与透明。

4. 定期盘点与定期审计制度。

要定期开展盘点, 制定完善材料盘存单, 适时查看账物是否相符。同时, 定期开展审计工作, 通过审计督查物资需求计划的提报、采购渠道选择、价格确定、质检验收、货款支付等重点环节执行各项规章制度情况, 预防腐败问题的发生。

(二) 优化采购流程管理

物资设备采购涉及部门范围较广, 整个环节贯穿采购部门、实际使用部门、物资设备供应商, 需要判断决策的环节繁复, 因此, 科学合理的采购流程就显得十分重要。通过科学的采购流程设计, 不仅将所有采购环节囊括在一起, 还能通过严密的环节衔接设计实现有效的事前控制、事中监督和事后管理, 提高资金使用效益。在基本流程基础上还可根据采购物资与设备的不同适当进行环节的调整与增减, 实现效率的提高与整个采购运行的平稳有效。

整体基本流程为:采购需求的提出→采购计划的制定→物资设备计划采购会议决定→采购供应商的选择→商务交流及公开招标会的开展→采购价格的确定→领导审批→合同签订→验收物资设备质量与数量→货款结算与支付→合法合规检查的开展。

(三) 加强采购部门与人员监督管理

1. 采购人员的监管。

从整个采购流程来看, 涉及的人员有具体采购人员、物资与设备验收人员、具体使用物资人员、财务人员, 因此, 要针对涉及人员进行定期检查与考核, 检查是否按制度规定执行、物资采购是否规范、采购物资质量是否优良, 保存是否完好等。

2. 明确采购涉及部门职能。

从整个采购流程来看, 采购设计需求申报采购计划部门、财务审计部门、项目管理部门、纪检监察部门、物资设备采购部门等一系列部门, 只有明确部门在采购过程中的职责才能更好地实现采购的透明高效。采购部门, 主要负责单位日常物资设备的采购计划审核、采购, 并对相关流程进行规范, 从而使物资供给及采购流程更加科学化、专业化;财务审计部门, 主要是制定及执行单位内部的各项财务工作, 并对财务管理制度、成本控制制度及财产管理制度进行统一管理;项目管理部门主要负责项目计划及目标的制定, 并在相关运行过程中提供一定的技术服务, 从而提高运营效率。

综上所述:合理高效的物资设备采购必须立足于制度体系完善、流程建设、单位内部的相关部门与工作人员等每个环节进行优化、控制和监督, 不仅要进行事后监督, 更要在事前、事中进行监督, 实现采购事项的顺利平稳进行。

参考文献

[1]蔡立辉.物资采购管理[M].北京:清华大学出版社, 2013, 15-16.

关于规范厂区物资设备出入管理的通知篇3

管理工作的补充规定

各煤矿：

为了规范物质管理制度，统一管理流程，特制订本补充规定。

一、物资采购及库房管理需要建立的台帐

（一）仓库管理台帐（电子台帐）

1、仓库入库单明细表

1）台帐内容：到货时间、入库单编号、物资名称、规格型号、生产厂家、计量单位、数量、单价（不含税价）、金额（不含税金额）、供货商名称等。

2）每到一批物资验收后，库管员必须按入库单逐笔进行登记。

2、仓库出库单明细表（电子台帐）

1）台帐内容：出库时间、出库单编号、物资名称、规格型号、生产厂家、单价、金额（不含税）、计量单位、领用部门、使用地点、用途等。

2）每次出库物资均应按出库单逐笔及时登记（其中：单价、金额根据财务会计月末提供单价一次性填制）。

3、仓库收发存表（电子台帐）

1）台帐内容：物资名称、规格型号、计量单位、上月结存数（数量及金额,下同）、本期入库数、本期出库数、本期结存数等内容。

2）库管员在每月26日启用新表时填入上月结存数，其余数据自动生成。

3）每月末以25日为截止日将电子表格及纸质收发存表交财务会计存档。

（二）采购相关台帐

1、采购员台帐

1）台帐内容：供应商名称、计划单编号、合同编号、物资名称、规格型号、生产厂家、入库时间、入库单编号、本期付款金额、期末欠款金额、收取发票金额等。2）台帐由采购员按要求建立并于每月28日前将此台帐报物资部和煤矿财务。

3）每到一批物资经验收后及每次付款后及时逐笔进行登记。

2、供应商欠款汇总台帐

1）台帐内容：供应商名称、期初欠款余额、本期增加金额、本期已付款金额、期末欠款总额、期初尚未收取发票金额、本期已收取发票金额、本期未收取发票金额、期末收取发票余额等。

2）台帐由采购员按要求建立并于每月库28日前将此台帐报物资部。

3）下月启用新表时将期初欠款余额及未收取发票及时登记，其余数据自动生成。

上述台帐的检查督促分别由相应的矿分管领导进行检查督促；公司物资部负责检查和指导；公司财务部负责复核数据准确性。

二、物资入库验收规定

（一）相关部门的物资验收职责

1、煤矿仓库员负责依据采购计划和合同对所购物资数量、生产厂家及品牌、价格、规格型号、供应商等进行验收并配合相关职能科室进行质量的验收。

2、煤矿生产技术部门负责采购物资的质量和技术标准，并对采购的相关支护材料（含土建材料）的质量和数量的控制和验收；

3、煤矿机电部门负责对机电设备设施、油脂、五金、配件、工具、钢材等物资的质量和数量的控制和验收。

4、煤矿通风技术部门负责对“一通三防”有关设备设施、仪器仪表、监测监控系统及相关材料质量的控制和验收。

5、煤矿综合办公室负责对其它办公耗材的数量和质量的控制和验收；

6、安全部门负责对劳保物资和安全设备设施、装备的数量和质量的控制和验收，并负责对火工品到货的数量和质量的控制和验收。

7、以上分工未涉及到的物资验收由机电副矿长参与或指定部门负责。

矿长全面负责物资验收工作；验收的日常工作及协调工作由机电副矿长具体负责；其他分管副矿长、部门负责职责范围内的验收工作；如果验收分工出现交叉现象，由相关责任部门联合验收。

（二）采购物资质量检验的依据和方法

1、各单位编制上报的物资采购计划。

2、物资部（或各单位）与供应商签订的采购合同及技术协议。

3、供应商出示的材质证明书、产品合格证、煤安标志、劳安证、装箱单、随货清单明细及其他资质证明材料。

4、国家和行业部门制定的标准及规范。

（三）物资入库验收的相关要求和措施

1、物资到矿时必须要求供应商提供一式三联发货清单。发货清单必须填写物资名称、规格型号、生产厂家、计量单位、数量、含税单价、含税金额、供应商名称、发货日期、发票种类及税率等并由供应商签字盖章。库管员应先检查发货清单的填写内容并与物资采购计划进行对照。发货清单内容不全不予验收；发货清单与计划不符应及时与采购员联系查明原因并征得物资部同意后才能进行验收入库；遇不能处理的事项及时汇报上级。

2、在物资验收入库后，库管员及参与验收人员在发货清单上签字确认。一联返回供应商，一联交采购员，一联由库管保存（如发货清单上有部分未验收入库的，必须在发货清单上划销并注简要说明）。

3、在验收物资时必须做到：发货清单、采购计划及编号与实际到矿的物资名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额、供货商、供货时间等相对应。

4、入库验收必须检验采购物资的质量是否符合计划（合同）的采购标准及国家、行业的规范及产品相关证照，杜绝不合格物资入库、危害安全生产。

5、物资到矿后，由矿仓库保管员通知相关职能科室（包括采购员）、分管负责人及时到仓库（或卸货地点）共同验收，必须以订购合同或物资需求计划为依据，计划外物资不得验收入库。

6、验收人员依据规定进行检验，必须按照规定的采购物资质量检验的依据和方法进行验收和签字，除进行外观、尺寸、重量、体积等进行验收外，对于技术性比较强的到矿物资必须有分管科室或相关技术人员到场参与验收并签字，确认无质量问题方可办理入库手续。

7、对于质量检验不合格品，要在发货清单上签字注明，并由采购员及时联系供应商退货。如验收不合格的物资及设备设施因故不能及时退货的，应妥善采取防护措施，避免损坏和遗失。验收不合格的物资任何人不得使用。

8、对于到矿验收的物资，库管员必须及时填制入库单，并在入库当天将财务联及采购联分交驻矿会计和采购员。入库单填写的内容：物资名称、规格型号、生产厂家及品牌、材料计划审批单编号、计量单位、数量、含税单价、不含税单价、不含税总金额、验收时间、验收人签字，如遇有保质期的物资必须在备注栏填写有效期。

三、物资计划的审批

1、各单位必须按集团公司原有的物资计划规定的时间将所需用的材料计划按流程审批后报矿采购员汇总并上报。采购员汇总的计划单必须按月编号。同批次计划的同类别、同型号的物资、设备、设施在汇总时应归好类，不同类的物资不得分开计划。

2、各单位提报计划要遵循节约、确有需要的原则,根据生产实际需要及库存数量,合理确定计划提报数量,不得多报、重报。

3、各单位提报计划应详细注明物资名称、规格型号、生产厂家（配件必须注明主机型号及厂家）、用途、使用地 6 点、使用时间。不注明上述内容的计划由归口管理部门或物资管理部门责令提报单位注明或发回重报。

4、严格控制急计划的提报,各单位提报的急计划不能超过当月正常计划总数量的3%。

5、单项工程计划必须按工程项目单独填报采购计划并上报审批，并注明该单项工程的立项名称和立项申请编号。

6、因特殊情况急需购买但按正常程序提报计划可能影响生产的物资,除按集团公司物资管理规定执行外，也可由使用部门写出书面申请(详细注明型号、规格、数量、预计价格、用途、时间要求等),经矿长（或委托人）签字后报物资部批准（特殊情况可电话联系），事后必须在2日内按正常计划申报程序补报计划，否则按无计划采购论处。

7、在ERP系统建成后，若提报物资在物资管理系统中找不到相应的物资名称和编码时,使用部门要列出物资清单,注明用途、数量,提交给物资部,由物资部调研确定物资规格、型号、价格,然后通知物资部计划员在物资编码表中加入该物资的名称、规格、型号、产生厂家、价格等信息。

8、在实施物资采购计划时，必须严格按照审批后的计划实施。所采购的物资名称、规格型号、生产厂家及品牌、计量单位、数量、价格以及供货的供应商都必须按批准的计划执行。如果采购过程中需要变动批准后的采购计划时，在事前必须以书面形式报物资部负责人批准（紧急情况可电话请示，但事后必须在24小时内以书面形式报物资部批准，否则按无计划采购论处）。

四、物资发放审批权限及流程

1、物资出库按照领用部门、主管部门、分管矿长、矿长逐级审批后，方可办理出库手续。特殊情况下，库管员在取得矿长同意后可提前发放物资，但必须在当天内补齐手续（如果相关负责人不在煤矿，可以由被授权人审批，授权必须经矿长同意）。

2、物资出库单应填明材料名称、规格型号、生产厂家及品牌计量单位、领料数量、材料用途及使用地点，发料人和领料人签字。

3、单项工程物资领用必须填写工程立项名称。库管员必须核对单项工程物资采购计划并在出库单用途栏上填写该单项工程名称，并在备注栏上登记采购计划单编号。如果单项工程使用的是非专项采购物资，则在出库单备注栏上注明该物资为库存物资。

4、材料出库单必须有相关人员签字，单据由四联组成，第一联仓库留存、第二联交财务会计考核出库物资的总费用、第三联交领用部门留存、第四联交考核单位留存。库管单应注明使用地点及用途等。所有发料凭证，相关单位应妥善保管，不可丢失。

5、如果已出库物资未完全使用，应将未使用完的物资及时退回仓库。同时由仓库管理员对物资进行验收，合格后开具负数出库单，并注明此物资为退库。

6、对个人工具及劳保用品必须单独建立发放领用台账。对个人工具原则上执行交旧领新制度，领用人必须先交旧，由库管员回收后方能领用。

7、物资出入库单据必须是相关责任人亲笔签名，严禁代签。

8、按“推陈储新，先进先出，按规定供应，节约用料”的原则发材料，坚持一盘底，二核对，三发料，四减数的原则。

9、物资出库时，库管员必须与领料人当面点交清楚，防止差错出门。

10、物资出库有下列情况之一的，不得发货。

1）未经行业检验部门检验或查验不合格的； 2）未办理入库手续的； 3）超过使用有效期的；