安全标准化档案分类

安全标准化档案分类（通用7篇）

安全标准化档案分类 篇1

二类 自传及报告个人有关事项的材料............2

三类 考察、考核、鉴定、审计材料................2

四类 学历（位）、职称（业）、学术及培训材料..........2

（一）学历学位材料...............2

（二）职业资格考试和专业技术职务（称）材料.........2

（三）反映个人科研学术水平的材料...............3

（四）培训材料.......................3

五类 审查工作中形成的材料.....................3

六类 党、团组织建设工作中形成的材料...............3

七类 表彰奖励材料.......................4

八类 执纪执法部门形成的涉及个人的材料...........4

九类 工资、任免、待遇、出国审批等材料...........4

（一）工资情况的材料..................4

（二）任免材料.......................4

（三）出国出境材料...............5

（四）参加会议的代表登记表等其它材料..............5

十类 其它可供参考的材料..................5-1-

一类 履历材料

1、履历表和属于履历性质的登记表

二类 自传及报告个人有关事项的材料

1、自传性质的材料。

2、领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

三类 考察、考核、鉴定、审计材料

1、考察材料，在重大政治事件、突发时间和重大任务中的表现材料；

2、定期考核材料，考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；

3、工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

增加了干部在重大政治事件、突发时间和重大任务中的表现材料，以及援藏、援疆、挂职锻炼考核材料，4、经济责任审计结果报告。

四类 学历（位）、职称（业）、学术及培训材料

（一）学历学位材料

高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。与原《规定》相比，本条中增加了学历学位教育的种类，以适应学历学位类别多样化的发展趋势。此外，增加了高中毕业生登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表，毕业证书、学位证书复印件，选拔留学生审查登记表等反映出国(境)学习或中外合作办学学习情况的材料，教育培训单位出具的学历学位认定、证明材料，国(境)外学历学位认证等材料。

（二）职业资格考试和专业技术职务（称）材料

1、职业（任职）资格材料

职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

2、评（聘）专业技术职称（职务）材料

专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

（三）反映个人科研学术水平的材料

当选为中国科学院院士、中国工程院院士的登记表；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。本条也是中组部规定的四类中二次分类的部分，增加的内容包括，当选为中国科学院、中国工程院院士，遴选博士生导师；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才等材料（要注意是县处级以上单位评选的）；根据博士后工作的性质，将博士后的有关材料由学历学位材料条目调整到本条(四类三)，并增加了博士后工作期满登记表、科研工作及个人表现评定材料等，以充实反映个人科研学术水平的材料。

（四）培训材料

为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。本条将培训相关材料从学历学位材料中独立出来，也就是中组部规定的四类中的二次分类。同时对材料须归档的培训学制加以限定，明确为两个月以上。我市规定为培训一个月以上的材料。研究生课程进修班属于培训材料。

五类 审查工作中形成的材料

1、上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。增加了撤销原审查结论的材料。

2、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料 个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。本条中增加了更改籍贯的材料、计算连续工龄审批材料。

六类 党、团组织建设工作中形成的材料

1、中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；

2、中国共产主义青年团入团志愿书；

3、加入或退出民主党派的材料。

与原《规定》相比，本条中新增了自行脱党和恢复组织生活（党籍）的有关材料，缓期登记的有关材料，以及退出民主党派的材料。

七类 表彰奖励材料

县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

与原《规定》相比，不再对奖励一一列举，而是作概括性表述，同时对作出奖励决定的单位级别作了限定，明确为“县处级以上”；增加了撤销奖励的有关材料。

八类 执纪执法部门形成的涉及个人的材料

处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财务、追缴违法所得等的行政处理决定等。

本条中增加了检察院不起诉决定书、法院刑事判决书、裁定书、公安机关有关行政处理决定等材料。中办、国办2009年印发《关于实行党政领导干部问责的暂行规定》，规定“对党政领导干部实行问责，应当制作《党政领导干部问责决定书》„„送达被问责的党政领导干部本人及其所在单位„„组织人事部门应当及时将被问责的党政领导干部的有关问责材料归入其个人档案”，因此问责材料也应作为涉纪涉法材料收集归档。

九类 工资、任免、待遇、出国审批等材料

（一）工资情况的材料

新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。本条中增加了新增人员工资审批表，工资套改表，工资停发（恢复）通知单等材料。

（二）任免材料

1、招录、聘用材料

录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。本条中新增选调生登记表以及选聘到村任职高校毕业生登记表等材料。

2、任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料

干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。本条中新增援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表、试用期满审批表、公务员登记表、公务员调任审批（备案）表、干部调动审批材料等；授予（晋升）海关关

衔，法官和检察官等级的材料。

3、辞职、辞退、罢免材料

自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。本条为新增条目，细化了辞职、辞退材料范围，增加了对责令辞职决定不服提出申诉和复议的材料以及罢免材料。

（三）出国出境材料

因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。本条增加了对外国永久居留证、港澳永久居民身份证复制件的归档要求。

（四）参加会议的代表登记表等其它材料

党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

本条增加了委员简历、委员当选通知等材料。要在继续收集代表登记表的同时，注意收集委员简历和当选通知、考察材料等。

十类 其它可供参考的材料

1、健康检查和处理工伤事故材料录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

安全标准化档案分类 篇2

关键词：高校教学档案,存在问题,归档范围,分类标准

教育部和国家档案局2008年联合发布实施的《高等学校档案管理办法》 (以下简称《办法》) , 是指导新时期高校档案管理工作的规范性文献, 推进了高校档案管理规范化、科学化的进程。但对教学类档案的管理, 《办法》则仍然沿袭了原国家教委、国家档案局1987年颁布的《高等学校教学档案文件材料归档范围》 (以下简称《归档范围》) 的规定。

一、高校教学类档案相关政策法规的简要回顾与归纳

1977年, 我国高等教育以“恢复高考制度”拉开了拨乱反正的序幕, 我国高等教育从此进入了恢复与规范的建设时期。1986年我国普通高等学校在校学生数188万人, 学科专业建设也努力地向发达国家高等教育体系看齐, 因此, 产生了高等教育事业规范化建设的要求, 尤其在教育教学方面。国家教育行政主管部门依据高等教育法出台了一系列规范高等学校教育教学行为的政策法规, 如原国家教委、国家档案局发布的1987年《归档范围》就是其中之一。《归档范围》规定了高等学校教学类档案分类与文件材料归档范围 (表一中“A”) 。21世纪伊始, 我国的高等教育又开始了超常规的扩张, 普通高等学校和在校学生数在1999年1071所和413万人的基础上, 至2007年迅速增加到1908所和1024万人, 标示着我国高等教育“大众化”时代的到来。为适应高等教育跳跃式发展和社会管理信息化的新形势, 2008年教育部和国家档案局于是联合发布了《高等学校档案管理办法》, 用以指导规范新形势下的高等学校档案建设与管理。而对教学类档案, 由于《办法》依然强调执行原国家教委、国家档案局1987年颁布的《归档范围》, 所以当我们将其与实践中的高等学校本科教学工作评估指标体系相对照后, 其档案材料归档范围过窄、分类过粗等问题则十分突出, 在一定程度上降低了其“政策性”的指导意义。

着眼于直观, 现将三个文件中有关教学档案归档范围与分类要求归纳为表一。

表一中的“A”类即教办字 (87) 016号《归档范围》规定的教学归档;B”类教办[1993]429号即《分类法与归档范围》规定的教学归档;“C”类即根据高等学校本科教学水平评估指标体系的“高等学校教学档案归档范围与分类”的梳理。

二、对“表一”的进一步比较与分析

1.比较表一中“A”类与“C”类所标识的归档范围, 前者存在着文件材料归档范围过窄和分类混乱的现象。如“A1”类在《归档范围》上就将上级文件材料、规划、实施计划、学校规章制度、教学大纲、培养目标、校级各种会议纪要、纪录、简报、运动会材料等笼统的归为一体;而档案实体的形成看, “A1”类主要是围绕宏观教学管理而产生档案实体, 大多都是指令性文件材料。“教学大纲”则属于“课堂教学与教学实践”类, 它围绕着课堂教学而产生, 是针对课程的教学计划与内容安排, 其功能在于规范日常教学与教学实践活动。一个是关于宏观管理的文件材料, 一个是微观课堂教学的蓝本, 两者属于不同的层次。所以“A1”类在划分类目上存在着类别不清的混乱现象。

2.表中“A”类所标识的内容与《办法》第三章第十五条规定的教学档案“主要包括反映教学管理的课堂教学、教学实践和招生等活动的文件材料”[4]具有一致性。但比较“A”类与“C”类所标识的具体归档条款, 前者只有五类, 而后者是十二类, 相异的是C5—C12, 具体参见表1“C”类。如“C”类中“C12”类“教学效果与学风”类, 主要是关于学生基本理论与技能、实践能力、毕业论文、社会声誉等方面, 它要求如实记载教师师德修养、敬业精神和学生遵守校纪校规情况、学风建设以及调动学生学习积极性的措施与效果、课外文化活动等, 包括了学生实践能力、创新能力、社会交往能力等综合素质的记录。这些都是高校办学的核心考量。而“A”和“B”类均未将他们纳入归档范围, 存在着档案材料归档分类过粗、档案标准不当等问题。正是由于《办法》的“强制性”, 教学实践过程中形成的大量的文件材料因归档无据而找不到归宿, 给当前教学档案形成带来了先天性的不足。

3.将“A”类与“B”类归档范围与实际教学过程所产生的档案实体相比较后, 不难发现, “A”类和“B”类的归档范围非常狭窄, 许多教育教学过程中产生的具有保存价值的文件材料被排斥在归档范围之外。如师资和教学条件等教学档案材料。师资类是关于教师队伍结构与水平的重要信息材料, 是教学档案必须归档的核心材料, 更是反映一个学校办学水平及其提升情况的根本指标;教学条件即教学基础设施如校舍、实验室、教学仪器等, 是学校办学的基本条件, 整个教学过程都要依托这一基本条件来完成教学任务, 所以由此形成的各类文件材料是教学档案的重要组成部分。而《分类法与规范》却没有将这些文件材料纳入归档范围, 损害了教学档案的完整与齐全, 可能会造成档案未来利用价值的失重。

三、完善教学档案归档范围与分类标准的思考

1. 归档范围。

教学档案的归档范围, 包括在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有现实和长远保存价值的各种文字、图表、声像等载体材料。教学档案有专业业务、教学管理、教学科研等各方面的材料, 文件材料涉及范围广。由于各高校办学规模不一样, 办学层次不同, 学科和专业建设特色异彩纷呈, 在教学管理与实践中形成的教学文件材料因此多少不等其保存价值也有所不同, 亦因此教学档案全国都没有一个较为详尽统一的归档标准。确定划分归档范围大小虽然不能依据分类类目多少而定, 不能形成有文必归现象, 但在实际工作中也不能允许有文无类或有类无文的归档现象发生。因此, 规范教学档案管理, 准确划分教学文件材料归档范围至关重要。科学划定档案归档范围是档案分类科学化的依据。基于高校教育教学发展的需要, 可借鉴吸收高校教学管理质量水平评估指标体系来划定教学档案归档范围的边界, 详见表一“C”。

2. 高校教学管理质量水平评估指标与教学档案归档范围界定及其分类。

高校教学管理质量水平评估指标体系是关于高等学校办学条件、管理水平、教学质量、办学效果等方面的综合评价, 该指标体系包括:“一级指标七项, 二级指标十九项, 其中重要指标十一项, 一般指标八项;共设有四十四个主要观测点, 另加一个特色指标。评估结论分为优秀、良好、合格、不合格四种。”指标体系划分参见表2。可见教学工作水平评估内容广泛, 指标划分科学, 级别确定及项目内容全面, 囊括了教学活动各个环节和教学活动的全过程, 所产生的各类文件资料都是必须归档的核心材料。教学工作水平评估是事后评估, 即在高校教学质量水平评估的具体实施中, 专家依据高校教学管理质量水平评估指标体系而对高校教学中形成的各种档案信息资料进行的综合测评, 进而评估出教学工作水平的等级。所以, 高校教学档案的归档范围与分类只能是高校教学管理质量水平评估指标体系的“档案化”。表一中的“C”类, 就是参照教学工作水平评估中规定的指标体系而拟定的归档范围与类目归档条款。这一标准体系涵盖了教学过程所产生的全部文件资料, 满足了教学工作水平评估的需要, 也达到了档案体系完整性的要求。表中“C”类在原分类归档基础上增加了八类 (C5-C12) 如师资和教学条件与利用等条款, 尤其是“师资”类的增加。师资单独设立一类, 突出了教师在整个教学与实践中的中心地位。

总之, “高校教学档案分类标准初步设想”可以应用于不同类型高校教学档案的分类, 分类类目设置可增可减, 有一定的灵活性, 在一定程度上具有通用性, 对高校教学档案规范化管理再上新台阶不无意义, 更期望对高校教学档案相关政策的修订有一定的参考价值。

参考文献

[1]泰国经.档案学文集[M]北京:档案出版社, 1990.

[2]教育部办公厅.普通高校本科教学工作水平评估方案 (试行) , 2004 (21) .

浅析档案安全标准体系 篇3

【关键词】档案安全标准体系工程；原则；思路

档案安全标准体系，是指档案安全范畴的各类相关标准按照其内在联系形成的科学的有机体。其中，“内在联系”系指档案安全标准之间互相统一协调，衔接配套，互为补充，各有侧重而又不失联系。“科学的有机体”则是指档案安全标准体系并非大量标准的简单叠加，而是具有有机联系的整体结构。

1.档案安全标准体系构建的原则

1.1可持续发展原则

档案安全体系的建设是一个循序渐进、不断完善的过程。这一过程需要不断优化，不断完善，以达到科学、合理和实用的目的。因此，档案安全标准体系中的每一项具体标准，都应该在档案管理和档案保护长期实践和理论研究的基础上，反映优化了的技术、工作程序、组织程序和管理水平，要能够体现目前先进而成熟的技术手段、设备情况和管理方法，使整个标准体系具有领先性和一定的超前性。只有将当今较先进的技术与管理方法和档案部门的实际应用相结合，才能获得最大的系统性能和效益。

1.2权威性原则

权威性原则意味着档案安全标准体系的整体构架及其中的任何一部标准，一经颁布便立即生效，并且对于我国所有档案机构和部门而言具有指导性、参考性或强制性。只有如此，才能维护标准规范的严肃性和权威性，才能保证我国档案安全管理的整体统一性和高效性。在我国，档案工作标准属行业标准，部分成为国家标准，大多为推荐性标准，作为档案系统内各有关方面需要共同执行的规范，并不具有强制性。而档案安全问题来不得半点马虎，尤其是一些危害性较大的安全问题，必须遵守一定的约束、规范，针对这些问题制定的标准应该是强制性标准，或在推荐性标准中有强制性条款规定。

2.档案安全标准体系的主要内容

2.1业务标准

业务标准的范围包括档案安全保障术语标准、档案信息收集或采集标准、档案管理标准、档案信息资源利用标准、档案保管和信息存储标准（包括数字信息资源长期保存等），主要是针对档案安全体系中的业务处理进行标准化、规范化管理，解决业务操作不统一的问题。

2.2技术标准

技术标准是保障档案安全体系建设顺利进行而规定的技术要求，包括基础设施建设技术标准、工作平台技术标准、档案抢救的标准与规范、档案的保护材料和方法标准或规范，修复技术标准和修复用具等通用标准和不同类型历史档案保护修复规范与技术标准、抢救流程标准等。技术标准的制定起到保证档案安全控制的作用，将先进的共用关键技术和普遍认可的安全保护方法转化为技术标准，把已经在安全实践活动中证明是切实可行的技术流程上升为工作流程标准或规范。

2.3管理标准

管理标准是指对传统档案和电子档案进行管理的一套规则，是用以组织档案安全活动的依据。包括档案安全法规与标准，档案馆工作人员、用户及设备管理规范、利用管理规定以及档案馆灾害预防等。主要解决给谁用、如何用和怎样用的问题。

3.档案安全标准体系构建基本思路

构建档案安全标准体系的总体思路是：统筹规划、突出重点、分步实施、注重实效。即要突出全面建设的要求，从我国档案安全标准体系的实际出发，从综合、宏观的角度设计档案安全标准体系；对其中迫切需要的、技术和管理水平成熟的相关标准应作为近期标准工作的重点；以需要带动可能，以重点带动一般，以近期带动远期，逐步推进档案安全标准体系的全面构建和实施。档案安全标准体系及具体工作标准的制定都要符合我国档案安全体系建设的现状，从前瞻的角度确定其执行条件，保证标准可行，效果明显。具体而言，可以从以下三个方面考虑：

3.1处理好国际、国家和行业（地方）标准的关系

档案安全体系涉及到档案将会遭受的安全威胁、安全防范技术、管理方法、人员素质等多方面的问题，是一项涉及人员、技术、设备、制度、法律等多方面、多环节的管理问题。国家档案安全体系建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆形成安全保障机制、使用安全保障技术，采用安全科学管理方法，真正实现档案安全保管、利用和长期存储。由于不同档案馆的基础条件和保存对象、人员和技术力量存在一定差异，因此，档案安全标准应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。在构建档案安全标准体系时，对国际标准、国家标准和行业（地方）标准，我们既不能一味以国际标准为准绳，认为“国际的”就是“先进的”和“实用的”，也不能过分强调我国和各地区的特殊性，认为“中国的”就是“有特色的”和“适用的”。构建档案安全标准体系的过程中，我们应坚持科学的“拿来主义”：对于多年来已经颁布的国际、国家或行业标准，如果适用于档案安全活动，可直接采用国际和国家标准；对于政策性和具有国家特色的可采用国家标准；面对其他行业如图书馆、文物的标准，应以借鉴、参考为主，并适当加以补充和完善，由此形成符合档案行业（地区）实际情况的标准化规范体系。

3.2处理好与相关领域标准之间的关系

与档案相关的领域有图书、文物、遗产等，近些年来，每个行业都在开展标准建设，这几个行业有着共同的性质，如保护对象、保护措施、管理方法，其中部分业务有交叉处和相似处。这些相关行业因保护对象不同，在保护历史文明中各自承担着重要的作用，扮演着独立角色。因此，档案安全体系的构建完全可以借鉴相关机构颁布的比较完善和成熟的相关标准，并与国家安全保障体系指导总方针保持一致。不同行业在标准建设方面，侧重面、关注点不同，可以互相借鉴，以便加快档案安全标准体系的建设速度。

3.3处理好标准管理与制度管理的关系

安全标准化档案分类 篇4

一、博州图书馆档案材料的收集范围

正确划定图书馆档案归档范围，是保证归档文件材料齐全，完整的关键。图书馆档案的归档范围的归档范围应该是，凡是反映本图书馆工作活动具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。根据《档案法》和有关档案工作的法规及规定，结合博州图书馆实际，图书馆档案材料的归档范围，大致可划分为七个方面：1行政管理材料；2党务工作材料；3业务工作材料；4人事情况材料；5设备家具材料；6经费使用材料；7综合材料。

（一）行政管理材料

主要包括上级机关所下发的与图书馆工作有关的文件：决定、指示、通知、规定、规划等、图书馆行业工作的文件：图书馆工作条例、标准、细则、规划、规程等。

本馆形成的文件材料：本馆行政工作计划、总结、报告、汇报、规划等材料；本馆各种规章制度，岗位职责；会议记录、馆务日记、大事记、年鉴及反映本馆重要活动的有关文件材料等。

（二）党务工作材料

主要包括：上级党组织下发的文件；图书馆党组织工作计划、总结、报告；图书馆党组织管理，党组织教育、党组织发展等工作材料：党务工作会议记录，党组织活动材料等。

（三）业务工作材料

主要包括各类业务活动记录，各种业务工作统计材料；文献采购，文献编目统计数据；馆藏文献资源统计数据；电子、网络信息资源建设方面的材料：文献借阅、流通、咨询服务、信息化服务诸方面形成的材料；图书馆科研工作及成果材料；读者工作方面的有关材料等。

（四）人员材料

图书馆的人事档案均由人事部门管理，而图书馆所要收集保存的则是在日常工作中形成的组织人事材料。主要包括：图书馆工作人员基本情况，组织机构设置及各部门人员配备、人员变动等材料；职工考评、考核、评聘材料；职工工资，职务、职称、晋升、任免等材料。

（五）设备家具材料

主要包括：图书馆的各种财产设备的登记及随仪器设备的文件材料；仪器设备在接受、使用、维修和改进工作中新产生的文件材料；设备家具的分布、统计材料；设备家具年增加、转移、报损等材料

（六）经费使用材料

主要包括：图书馆经费使用预算、决算、经费使用的明细统计材料等。

（七）综合材料

主要包括：图书馆建筑有关材料；图书馆办的学术刊物，自编的二次文献，图书馆利用指南，定刊目录等；职工组织活动图片、声像材料；图书馆对外交往，参观学习，学术讲座，学会（协会）活动等材料。

明确图书馆档案材料的归档范围，既保证具有查考利用价值的文件完整性，又可防止案卷的庞杂臃肿，便于档案的管理和查找利用。图书馆再日常工作中产生文件材料的梳理，恰当划定图书馆档案归档范围，是编制图书馆档案分类体系的基础。

二、博州图书馆档案分类体系编制方案

根据上述图书馆档案的特性和归档范围，研究编制出如下图书馆档案分类表方案（表中“TD”两字母是“图书馆档案”中“图档”汉语拼音的辅音字母）： TD1 行政管理类

TD1 1 上级机关及学校文件 包括通知，决定，规定等。TD1 2 行业文件 包括条例，标准，规划，规程等

TD1 3 计划，总结，报告 包括图书馆个部门工作计划，总结 TD1 4 规章制度，岗位职责 TD1 5 会议记录 TD1 6 大事记 TD1 7 年鉴 TD1 9 其他

TD2 党务工作表

TD2 1 上级党组织文件

TD2 2 计划，总结，报告 包括党支部工作计划，总结 TD2 3 党组织管理 TD2 4 党组织教育 TD2 5 党组织发展 TD2 6 党组织活动 TD2 7 会议记录 TD2 9 其他

TD3 业务工作类 TD3 1 文献采购 TD3 2 文献编目

TD3 3 管藏资源 包括纸质，电子，网络等文献资源 TD3 4 文献流通 TD3 5 报刊阅览 TD3 6 读者服务 TD3 8 统计 TD3 9 其他

TD4 人员情况表 TD4 1 部门设置

TD4 2 人员概况 包括人员名册，简历，进修，变动等 TD4 3 考核，津贴 TD4 4 职务，职称 TD4 5 科研 TD4 6 工资

TD4 7 奖励，处分 TD4 9 其他

TD5 设备家具类 TD5 1 登记 TD5 2 分布 TD5 3 增加

TD5 4 调拨，报损 TD5 8 统计 TD5 9 其他

TD6 经费使用类

TD6 1 经费使用预算，决算 TD6 2 图书报刊 TD6 3 音像电子资源 TD6 4 设备家具 TD6 8 统计 TD6 9 其他 TD7 综合类

TD7 1 图书馆建筑 包括图纸，面积，照片，馆名题字等有关材料 TD7 2 馆办刊物，内部编印材料 TD7 3 图书馆利用指南，订刊目录 TD7 4 职工活动图片，声像材料

TD7 5 对外交流 包括参观学习，图书馆学会，协会活动，学术讲座等材料 TD7 8 综合统计 TD7 9 其他

三、说明

（一）根据此表，对本馆的档案材料进行了分类

档案分类表 篇5

A

03-2-1会议纪要03-2-2决议 工 的文件 期

03 工会工作 03-2工会委员会 03-2-3一般发言稿03-2-4简 讨论未通短期 报03-2-5参考材料 作 过的文件 类 讨论通过永久或长03-3-1计划03-3-2总结 的文件 期 03-3-3请示03-3-4批复 03-3民主管理 03-3-5决议 讨论未通短期 过的文件 03-4文体活动材料 长期 永久 04-1参加全国政协会议的文件材料 04-2参加省政协会议的文件材料 04-3参加市政协会议的文件材料 04-4参加区政协会议的文件材料 04-5-1提案 重要的 永久

04 协会工作 04-5参政议政 04-5-2批复 一般的 长期或短期 04-6其他材料（包括商会等相关材料）05 其 他 05-1相关领导个人材料 永久 1

主要文件 长期 01-1行政管理工作办公室工作 其他文件短期

01-2文秘工作形成的文件材料 材料 01-3-1领导题词01-3-2讲话 有利用价永久 01-3上级领导来视察 01-3-3综合性汇报材料 值 01-3-4声像资料等 01-4检查工作形成的文件材料 永久 01-5-1纪要 01-5董事会 有利用价01-5-2讨论通过的文件 值 01-6-1纪要 01-6监事会 01-6-2讨论通过的文件 01-7-1纪要 01-7执委会 01-7-2讨论通过的文件 行 活动通知永久或长 01-8-1通知01-8-2议程 活动安排期 政 01-8-3代表名单01-8-4领导领导讲话 01 行政事务 讲话01-8-5大会发言 01-8庆典集会及专业会议 大会发言管 01-8-6纪要01-8-7讨论通过各种声像 的文件01-8-8声像材料等 材料 理 和年永久 度以上的 01-9-1工作总结（季度）类 01-9企业主要职能活动的 01-9-2计划（季度）半年季度长期 行 B

01-9-3报告（季度）的一般专 题的 政 A国家级项目 有利用价永久 B省级 值 管 01-9-1申报 C市级 D区级 理 01-9公司荣誉等有关材料 A专利 类 B资质荣誉 01-9-2证书 C科技进步奖 有利用价永久或长02-1理论时事政策教育 值 期 有利用价永久或长02-2精神文明建设 值 期 02-3-1指示 重要的 长期 宣传外事 02 重要的 02-3-2规定 长期 02-3宣传工作 工 作 重要的 02-3-3通知 长期 有长远利永久 02-4-1报刊剪辑 02-4有关公司的宣传报道 用价值 02-4-2电台（反映公司情况）02-4-3电视台播出稿 2

02-5-1简介 定稿 永久或长02-5-2形象设计 期 02-5-3产品广告文本 02-5公司宣传工作材料 02-5-4样稿 样本 长期或短02-5-5说明书 期 02-5-6其他 定稿 永久或长 期 02-6-1杂志02-6-2宣传册 02-6公司出版的相关刊物 02-6-3简报02-6-4工作信息 长期或短样本 期 永久或长重要的 期 02-7商贸洽谈会及公共关系工作材料 短期 一般的 重大活动 永久 02-8-1审批手续 02-8-2报告 一般活动长期 02-8-3活动安排 02-8出国考察友好往来等企的审批手02-8-4人员名单 业涉外活动材料 续报告 02-8-5声像材料 其他文件短期 02-8-6其他 材料 重大的 永久 02-9企业商务往来的文书材料 通过的 永久或长03-1安全保卫 03-1-1规章制度 期 通过的03-2-1规章制度 永久或长03-2-2通知 03-2消防 期 03-2-3计划 03-3-1规章制度 通过的 永久或长03-3-2通知 03-3交通 期 03-3-3计划

03-4-1规章制度 通过的 安全保卫

03 03-4-2通知 工 作 03-4-3计划 永久或长03-4-4总结 03-4户籍管理 期 03-4-5报告 03-4-6批复 03-4-7会议纪要 03-5其他 重大的 永久 03-6-1处理决定 03-6公司有关重大案件的文03-6-2调查取证材料 一般的 长期 件材料 03-6-3其他 04-1审计工作的规定 重大的 永久 审计工作 04-2办法 04 04-3通知书 3

04-4报告 04-5决定 一般的 长期或短04-6结论 期 04-7审计调查报告 04-8向上报送的专题材料 05-1有关本企业的政策法律法规 永久 05-2-1验资报告 重要的 05-2-2注册登记材料 永久 05-2-3本公司及下属公司成立 05-2法律事物文件材料 05-2-4合并 05-2-5撤消 05-2-6更改名称等文件材料 重要的05-3-1合同 05-3-2协议 05 法律事务 永久 05-3-3公证书 05-3谈判材料 05-3-4意向书 05-3-5招投标 重要的 05-4-1资质证书 05-4-2属权证 永久 05-4-3营业执照 05-4相关资料 05-4-4代码证 05-4-5其他 06-1-1规章制度 重要的 06-1-2请示 06-1-3批复 长期 06-1人力资源制度 06-1-4决定 06-1-5通知 06-1-6其他 A人事任免 重要的 B招聘 C调配 06-2-1专业技术人员档案 D考核 长期 人力资源 E奖惩 06 管 理 06-2人事文件 F晋级 G职称评聘 H其他 06-2-2离退休员工档案

06-2-3已调出人员档案 重要的 长期 06-3-1定员 06-3人事机构设置 06-3-2定岗 06-3-3定编等文件材料 4

06-4-1薪酬管理 重要的 长期 06-4人事薪酬福利文件材料 06-4-2劳动保护 06-4-3福利与社会保障 重要的 长期 06-5-1员工培训 06-5-2管理人员培训 06-5人事培训等文件材料 06-5-3技术人才培训 06-5-4技术骨干培养 短期 07-1员工福利品发放 短期 07-2食堂管理 07-3-1工作计划 长期 07-3员工福利管理工作 07-3-2办法 07-3-3总结 07 后勤福利 07-4-1调查 永久或长07-4-2结论 期 07-4医疗事故调查 07-4-3报告 07-4-4批复 07-5公司车辆管理

长期或短07-6公司宿舍管理及收费等相关文件材料 期 08 其 它 重大的对永久 01-1-1战略 公司有长01-1-2决策 远利用价01-1-3发展规划 值的 01-1企业经营文件材料 01-1-4管理目标 一般的 短期 01-1-5考核工作 01-1-6其他 01 企业管理 01-2企业管理各项规章制度

永久 重大的对永久 营 01-3-1论证 公司有长 01-3-2评价 远利用价销 01-3-3市场调查 01-3新项目文件材料 值的 01-3-分析 C一般的 短期 管 01-3-4预测 01-3-5其他 理 计划 永久 报告 01-4企业生产文件材料 类 批复 其他 计划 永久 计划统计 报告 02 工 作 01-5企业营销文件材料 批复 其他 01-6季度月度计划 长期 01-7计划工作分析报告及计划工作总结 长期 01-8统计调查分析材料 长期 5

01-9各种统计年季报表

长期 01-10统计工作制度通知等文件材料 长期 03-1综合财务管理 永久 03-2资金管理 03-3成本价格管理 03-4会计工作 03-5经营及股份管理 03 财务管理 03-6公积金管理等文件材料 03-7有关工商税务管理的文件材料

永久 永久 03-8-1请示 03-8重要问题文件 03-8-2报告 03-8-3批复 04 金融投资 04-1有关上市的文件材料 永久 05-1资产评估报告 永久 05-2资产核算调拨 永久 05-3固定资产更新 05-4资产转让 05-5产权管理 05 资产管理 05-6房产管理 永久 05-7土地档案 05-8-1管理

永久 05-8土地规划

永久 05-8-2监察 06-1-1管理制度及规定

永久或长06-1-2采购计划 期 06-1物资采购 06-1-3总结材料 永久或长 06-2物资流通原始凭证 期 06-3物资目录 物资采购06-4台帐 管理 06-5物资统计 06 06-6仓库管理 06-7废旧处理及利用等 06-8仓库办公室 06-9其它综合性材料（外协单06-8-1购买

长期 位相关物质等相关材料）07-1产品销售价格及调价政策等有关材料 长期 07-2-1营销合同 重要的 07-2用户单位07-2-2单位资质 的相关档案资07-2-3产品说明 永久 07 市场营销 料 07-2-4技术档案 07-2-5其他 重要的 永久或长07-3产品销售 期 07-4售后服务 08 客户投诉 长期 08-1客户投诉及解决方案 08-1-1投诉08-1-2解决 6

09 其 他 01-1

生产 永久 01-2安装等技术标准体系（包括ISO行业标准质量体系）等的相关资料 03-1-1办法 永久 01-3生产管理的规章制度 永久 03-1-2措施 01-4-1总结 重要的 永久 质量标准 01 01-4-2计划 管理 01-4-3产品质量保证体系材01-4质量管理 料 01-4-4产品质量分析报告及有关材料 重要的 永久 01-5-1环保检测 01-5环境保护有关的文件材生 料 01-5-2控制 重要的 永久 02-1安全生产检查 永久 产 02-2隐患整改措施执行情况 02-3安全生产各项规章制度等 D 管 重要的 永久或长 02-4-1处理决定 02 安全生产 期 理 重要的 永久或长02-4事故相关材料 02-4-2调查取证 期 类 永久或长02-4-3其他 重要的 永久 03-1企业档案管理各项规章制度 重要的 永久或长03-2档案鉴定 期 03-3销毁的有关文件材料 档案信息 03-4档案移交目录 03 管 理 03-5大事记 永久或长重要的 03-6组织沿革等编研材料 期 永久或长重要的 03-7信息管理 期 03-8图书资料工作的文件材料 04 其 它 永久 有长久利（一种产品型号内）用价值 01-1-1产品开发 01-1-2设计 01-1-3工艺 产 01-1-4工装 01-1按产品型E品 01按产品种类分 01-1-5加工制造 号一次分类 类 01-1-6检验 01-1-7包装 01-1-8商标广告和 01-1-9产品评优 7

（同一科研项目内，课题立项）

有长久利永久 01-1-1研究准备 用价值 01-1-2研究试验 按科研课01-1-3总结鉴定 01-1按课题一 01 题性质分01-1-4成果报奖 次分类 类 01-1-5推广应用等项01-1-5-1研究

永久 目研究和管理的全过01-1-5-2管理

永久 程。有长久利永久 科技项目的计划总结规定（包括合资项目的调01项目管理 科 用价值 研立项报告请示批复）及科技成果管理 研 02-1技术发展规划 永久 G 技 02-2技术质量管理 术 有长久利02-3-1开发 永久 类 技术标准02-3新技术文件材料 用价值 02-3-2引进 02 类(技术02-3-3推广 部)永久 02技术推广 02-4-1定型 02-4-2改型 02-4产品设计 02-4-3改进报告 02-4-4批复 重要的 永久 02-5与计量标准化工作有关的文件材料 其他 永久 有长久利用价值（同一工程项目内）基 01-1工程的勘探测

本 绘 F01按建筑项目分 建 按工程性质分 01-2设计 设 01-3施工竣工 类 01-4验收和工程创 优的全过程。有长久利01 永久(同一设备类，含)用价值 01-1设备购置 设备采01-2安装调试 采 购 01-3运行 购 01-4维护修理和 及 01-5设备管理等全过程材料。H 安 02-1相关设备售后安装的行政 02 永久或长装 售后安02-2技术资料 期 类 装 02-3项目资料档案。租赁 03 8

01-1记帐凭证 永久 01-2职工工资表 永久 重要的 永久

01-3-1离退休生活补贴 会计凭证 01 01-3-2物价补贴 01-3其它 会 01-3-3降温费 计 01-3-4医药费等 J档

安全标准化档案分类 篇6

从点方面研究的成果有很多，如郭立新在论文《基于数字签名的数字档案信息安全管理研究》[1]中阐述了基于RSA及MD5的数字签名的实现过程，对其在数字档案管理中的签名及验证过程进行详细的分析与讨论。从面方面研究的文献，如闫艳在论文《电子档案信息安全管理问题刍议》[2]中从电子档案信息管理存在的安全问题分析，并从物理防护、技术防护、管理以及人才队伍建设等方面提出了保障措施。最后，从体方面研究的文献，如金俊兰在《浅谈数字化档案信息安全管理》[3]中提出数字档案信息安全保障体系的概念。

本文研究策略是先总（综）后分，即总结（综合）国内、外关于该课题的研究成果，分步分析数字档案建设各个环节的信息安全所要注意的问题及其应对策略；再由分到总（综），将分步的信息安全管理策略综合成一个管理体系，从整体的思想出发形成数字档案信息安全管理系统。这是本文大框架方面的研究方法。至于具体到数字档案信息安全管理的每一步，首先，每一步中尽量地分出很多小点，做到全面地考虑问题。其次，要做到各步骤尽量有所联系。最后，要使整个数字档案信息安全管理成为体系。

就目前形势看，计算机网络已成为不可逆转的发展趋势，建立在网络化基础上的数字档案信息系统建设能更好地适应时代的发展。为实现数字档案信息系统的社会公众服务性、档案资源共享性等特征，数字档案信息系统必须暴露在一个不安全的网络中。为了系统地研究数字档案信息安全策略，我们有必要了解在网络化环境中的数字档案信息系统。ERA系统模型提出了一个由摄入工作台、仓储、查询工作台以及记录生命周期管理、工作流管理五大部件组成的电子记录存档（ERA）系统。根据不同的服务对象和范围，可以把数字档案信息系统的网络环境分为三个层次：内网（工作流管理）、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网。参考信息安全管理标准，数字档案信息安全管理主要包括安全风险评估、安全服务与机制策略制定和安全管理模式确立。

一、数字档案信息系统安全风险评估

风险评估是安全管理的根本依据，作为信息安全管理体系建设的基础，在体系建设的各个阶段发挥着重要的作用。信息安全的风险评估主要是针对信息以及信息处理系统，从内因（资产、脆弱性、已有控制）和外因（威胁、安全）两方面综合判断其面临的风险。风险评估应遵循以下原则。⑴对所保护的数字档案信息资源的价值与安全费用进行一个科学理性的评估，安全需要、风险和成本均衡分析原则，即用最小的成本达到适度安全的需求。⑵数字档案信息的重要程度有所不同, 其面向的用户以及公开范围也相应不同。针对不同类型的数字化档案实施不同级别的信息安全保护是信息安全保护制度的重要原则。⑶标准性原则。信息安全风险评估离不开评估标准，目前，国际和国内流行标准有：CC、GB/T18336、BS7799、SSE-CMM、ISO/IEC TR13335。

二、数字档案信息系统安全服务与机制策略

网络化基础上的数字档案信息系统安全的前提是，系统的所有安全层次的服务都能在安全的情况下进行。任何安全层次的安全服务出现漏洞都可能会使数字档案信息遭到破坏、更改、泄露，更有甚者导致整个数字档案信息系统崩溃。

1. 安全服务。

数字档案信息系统各安全层次的安全服务包括鉴别服务、访问控制、数据机密性、数据完整性、抗抵赖（否认）。（1）鉴别服务：提供对通信中的对等实体和数据来源的鉴别，包括对等实体鉴别和数据原发鉴别。（2）访问控制：防止对资源的未授权使用，包括防止以未授权方式使用某一资源。（3）数据机密性：对数据提供保护，使之不被泄露，包括四种服务：连接机密性、无连接机密性、选择字段机密性、通信业务流机密性。（4）数据完整性：在一次连接中，包括连接开始时和连接存活期内使用对某实体的鉴别服务。（5）抗抵赖（否认）：包括有数据原发证明的抗抵赖和有交付证明的抗抵赖。

2. 安全机制。

安全机制是用来实现和执行各种安全服务的功能集合，此功能可以由硬件、软件或固件来实现。保护数字档案信息可组合采用以下几种安全机制。（1）加密。加密是把可理解的明文消息通过密码算法变换成不可理解的密文的过程。加密机制既能为数据提供机密性，也能为通信业务流信息提供机密性。（2）数字签名。数字签名是附加在数据单元上的一些数据，或是对数据单元所作的密码变换。这种数据变换允许数据单元的接收者确认数据单元来源和数据单元的完整性，保护数据防止其被人伪造。（3）身份鉴别。身份鉴别是对网络中的主体进行验证的过程，通常有三种方法验证主体身份：只有该主体了解的秘密，如口令、密钥；主体携带的物品，如智能卡；只有该主体具有的独一无二的特征或能力，如指纹、声音、视网膜和签字等。

3. 安全策略。

数字档案信息安全策略是指为保证数字档案信息系统的安全，并为其提供一定级别的安全保护所必须遵守的规则。由图表“数字档案信息系统组成关系”可知，“五大部件”中的任一部分安全漏洞被利用，整个系统的安全将受到严重威胁。此图表是对各部分的安全策略的建议方案。

每一策略的格式基本相同, 主要从目的、范围、策略细则、惩处办法以及修订记录等五个方面加以阐述，另外还可能包含对一些专业术语的解释说明。在这里我们以“部署企业级防火墙策略”为例来加以说明。（1）目的。本策略的目的是过滤通信数据的通信包，只对符合安全策略的通信包放行，在本地网络和Internet之间插入一个中介系统, 竖起一道安全屏障。 (2) 范围。本策略的适用范围是数字档案信息系统内部网与外部网络 (政务网和公众网) 或内部网的各个业务子网之间部署防火墙。 (3) 策略细则。 (1) 概要。按照最简单的分类方法, 防火墙可以分为硬件防火墙和软件防火墙。如果更深层次地从使用技术划分, 防火墙又可以分为包过滤防火墙和代理防火墙。 (2) 基本准则。一切未被允许的就是禁止的, 基于该准则, 防火墙应封锁所有信息流, 然后对希望提供的服务逐项开放;一切未被禁止的就是允许的, 基于该准则, 防火墙就转发所有信息流, 然后逐项屏蔽可能有害的服务。 (3) 组件。防火墙主要由网络策略、高级认证机制、数据包过滤和应用网关等组成。 (4) 惩处办法。在网络建设之初网络管理人员就必须设置好防火墙, 当出现安全警报时管理人员要及时响应警报并审查常规记录, 否则将受到严厉的处罚。 (5) 修订记录。

三、数字档案信息安全管理的模式

正如人类不可能生活在无菌的环境中, 安全管理也不可能消除所有安全威胁。安全管理是一个动态、不断改进的持续发展过程, 因此, 安全管理模式可采用Plan—Do—Check—Action (简称PDCA) 的持续改进模式。数字档案信息安全管理活动包括:第一, 安全风险评估和安全服务与机制策略制定;第二, 制订计划, 制订数字档案信息安全管理的具体实施、运行和维护计划;第三, 落实措施, 选择适当的安全技术和产品加以实施;第四, 检查效果, 对所构建的数字档案信息安全管理体系进行符合性检查;最后, 评价和改进, 对检查结果进行评价, 评价现有数字档案信息安全管理体系的有效性, 针对存在的问题采取持续改进措施, 从而形成了安全管理策略和活动的螺旋式提升。

本文突破之处在于从数字档案、信息安全和管理三方面研究数字档案信息安全管理, 从它们的联系点出发, 将这三者有机地结合在一起。本文是针对数字档案信息安全管理理论方面的研究, 提出了数字档案信息安全管理策略。

摘要：数字档案信息安全管理是数字档案信息系统建设工作的重点。本文从数字档案信息系统的建设出发, 将信息安全技术和管理方面的经验结合在一起, 针对数字档案信息系统提出一套完整的、标准化的信息安全管理策略。

关键词：标准,数字档案,信息安全

参考文献

[1]郭立新.数字签名的数字档案信息安全管理[J].信阳师范学院学报, 2009 (4) .

[2]闫艳.电子档案信息安全管理问题刍议[J].科技传播, 2010 (9) .

刍议人事档案的分类审核整理 篇7

关键词：人事档案 审核 分类 整理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）09（c）-0217-01

精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具[1]。由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。

1 整理人事档案时所存在的主要问题

档案建设以整理人事档案工作为其基础性工作，整理人事档案，就是将个人材料收集起来，并对其实施分类、鉴别、编目、排序、加工成卷。人事档案的人类审核整理工作能够有效解决人才市场中信息不准、缺少材料、整理不规范等诸多问题，确保人事档案分类整理质量得到有效提高。但是在具体实践中，也要看清整理人事档案中所存在的弊端。

（1）档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应[2]。

（2）当前资料与以往资料装订规格不相符。《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297 mm×210 mm）。材料左边应留有2.5 cm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）8.3 cm，下孔距材料底边5.4 cm，孔中心距左边沿1.2 cm，孔直径为0.5 cm。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5 cm左右的装订边。而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。

（3）人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。

2 人事档案的科学、合理分类、审核及整理

（1）审核人事档案时要做到认准、审细、补全及整好。必须对档案材料完整、齐全与否、手续真实客观与否、档案混装或者错装与否等具体情况予以全面审核，同时还要对资料整理规范是否符合要求进行审核，并对干部“三龄一历”予以确定，补充与不断完善档案中手续不全、材料缺失等情况，归档整理与鉴别收集补充材料。

（2）收集人事档案时要做到完整、齐全。由于人事档案是对个人经历、成长轨迹与德才表现进行反映与记录的材料，同时也是对一个人予以了解与考察的重要方式，若个人档案材料不完整，会导致认识组织部门判断失误或片面。所以，一定要归档不完整的档案材料[3]。同步进行材料收集、信息反馈及档案审核。并对材料要求与内容等进行明确补充，对相关干部的任免审批表、学历学位、工资审批表、季度考核表、个人履历表、公务员登记表及党团组织等一般资料进行收集，统一收集、布置人代会、党代会、政协会等阶段性材料，保证所收集材料的全面完整性。

（3）必须全面、准确、真实的鉴别档案材料。在鉴别人事档案材料的过程中，必须有效维护人事档案的真实性、完整性，这是人事档案分类、审核与整理的重要环节。所以人事档案管理者必须认真、严肃的整理每份档案，并认真审查每一份归档材料，精准鉴别，以做到“舍之有理，取之有据，去粗存精，去伪存真”。认真鉴定档案材料真实性，避免出现人事档案弄虚作假的情况。对人事档案资料进行实事求是的鉴别，保证人事档案的真实性与准确性。档案分类整理时应该做到档案重复不归档、手续不足不归档、档案填写不规范不归档等，确保人事档案的真实性与准确性[4]。

（4）在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。首先，确保人事档案能够准确分类。建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料；b.自传材料；c.考察、考核、鉴定材料；审计材料；d.学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。e.政审材料；f.党、团组织建设工作中形成的材料；g.表彰奖励材料；h.涉法违纪材料；i.工资、待遇材料；招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。

3 结语

作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

参考文献

[1]李剑晨.浅议档案工作者对档案利用活动的影响[J].黑龙江史志，2011（8）：63-64.

[2]吕晶.档案工作要为档案利用活动引领“行为趋向”[J].黑龙江史志，2014（1）：111.