oa系统项目实施方案

oa系统项目实施方案（共8篇）

oa系统项目实施方案 篇1

1前言

1.1 编写内容、编写目的、面向读者

本文主要阐述我对OA系统建设的总体构想。

内容包括：设计原则、需求分析、系统体系结构设计、软硬件技术解决方案及项目实施等。

本文的编写目的在于向用户阐述我公司对OA系统建设的方案，听取领导及相关部门的意见，为做好系统设计打好基础。

本文面向的读者为：公司各级领导、OA系统建设意向服务商

1.2项目背景

集团公司急需一套协作工作管理系统降低领导的工作强度，解决管理覆盖面和管理成本难度之间的瓶颈，并通过协作系统提高员工的个人工作管理能力。

1.3项目要求

根据项目背景现状，提出以下的建设要求： 总体部分： 系统要求

可扩展的应用服务器设计； 完善的系统备份方案；

完整的外部应用系统的接口以及接口规范，如档案系统、人事系统，以及其他关系型据库； 源码开放； 功能要求

综合信息平台部分：

完善的信息采编、发布、归档以及全文检索功能； 符合业务要求的权限管理；

可持续扩展的API（应用程序编程接口）底层架构； 完善的体系规范 整合移动办公业务； OA 系统部分：

A、满足集团化组织结构的要求；

B、实现集团公司和分公司应用的独立运作，并实现兼职人员的跨单位身份和文档衔接；

C、具有结构扩展性，可以快速新增实施/拆卸二级单位的应 用部署； D、合理部署OA及网站应用结构，以适应2000人同时在线访问和无限制总用户数； E、成熟的用户管理和应用模块管理、流程定制，可将权限下放给各级管理员独立维护；

F、各关键应用模块需保留详细事后审查日志；

G、文件办理时效统计，系统提供文件流转日志统计分析模块，供业务审查部门分析文件流转数据；

F、相关文档的关联，可按事件、人物、时间等因素将相关文档进行关联。

2需求分析

2.1 现状分析

集团公司现正处于成立之初，在集团成长过程中，其功能和业务应用将不断进行集成、扩展。需要建立集团网站、子公司网站部署系统、OA系统和邮件系统、以及以关系型数据为核心的各类非核心业务应用。

2.2 长远目标

综合信息平台是企业信息门户，是企业所有员工日常办公最频繁使用的一个平台。在充分考虑集团化发展方向以及结合集团发展规划，在对综合信息平台所承载的企业信息和业务功用进行分析的基础上，提出了将综合信息平台逐步建设成为集团的业务集成平台、业务协作平台、信息发布平台、信息展示平台、沟通渠道平台、二次开发平台；通过对这些远景目标的逐步分解实施，可使OA系统能够不断适应集团各个时期发展所带来的各种信息化需求。

2.2.1 业务集成平台

以综合信息平台为核心，提供各业务系统的接口，对跨系统的业务流程进行整合，真正实现企业应用集成（EAI）的业务整合。此时，综合信息平台不单单是企业信息的展现以及工作流处理的平台，更是一个各异构系统、专有系统进行数据交换和业务衔接的技术和协作平台。

2.2.2 业务协作平台

以工作流为基础，整合、优化企业内部的多种业务流程。在此基础上，逐步丰富加强工作流的数据交换功能以及对工作流各指标项的统计分析功能。在熟练掌握工作流理论知识和实际业务的基础上，可逐步尝试利用J2EE 技术实现相关功能，为构筑一个统一技术平台的基础框架打下基础。并将以工作流开发为核心的OA 系统逐步发展成为以业务流程整合为主的业务协作平台。

2.2.3 信息发布平台

建立一个统一的、分级别的、BS模式的信息发布平台。公司所有的信息采编、发布工作通过该平台实现，并制订相应的发布规范。

2.2.4 信息展示平台

多种样式、风格的信息展现，同时借助自主研发或第三方的搜索引擎，全面支持全文检索。在实现展示风格样式的同时，并集成企业数据仓库项目的前端展现。

2.2.5 沟通渠道平台

为突破时空局限性，逐步建立多种用户交互渠道。逐步集成以RTX、移动办公为主要形式的沟通渠道，将进一步提升办公效率。通过实时通讯平台，可方便的实现点对点沟通、企业信息发布、群组会议等功能；通过移动办公，用户可利用手机短信的方式进行信息浏览和业务办理，同时，对于高端手机用户，还可利用wap方式以及pushmail方式进行信息查询以及业务办理。随着通信技术的快速发展，特别是第三代通信技术（３G）的应用推广，在构建用户沟通渠道上，可尝试性的结合3G 技术考虑企业应用的拓展及延伸方式，以便更好的服务于企业用户。2.2.6 二次开发平台

为建立以J2EE 技术为基础的系统架构，重构综合信息平台底层实现，统一基础API（应用程序调用接口）框架，同时为适应其他业务系统的集成以及与其他专有系统进行业务对接，将逐步制订相应规范，如综合信息平台接口规范、二次开发规范等等。在此技术上，形成深航信息中心的J2EE 核心技术架构，便于快速开发新的业务应用。另一方面，在逐步搭建二次开发平台的同时，逐步形成项目的规范化运作，同时项目组成员逐步分化为多种不同角色，形成一个分工明确、责权明晰的高效技术团队。

2.3 本次项目目标

以上目标的达成是一个逐步的过程，并非本项目可达成的一次性目标。但是依据上面的长远目标，我们制定了本次项目目标：

a．集团化组织架构改造，并适合多岗多部门兼职等复杂应用现状；并完善岗位角色的权限管理体系；

b．可扩展的应用服务器群集设计，满足未来发展的情况下，服务器可以平滑的升级和扩张；

c．完成一次完整的外部应用系统的接口以及接口规范的整理工作，使得将来再开发的系统可以按照规范的调用； e．提供初步完整的API 底层架构；

h．整合移动办公业务，提供移动办公的平台；

f．完整的数据字典设计，合理的输入输出设计，有相应的数据备份措施； g.完善的信息采编、发布、归档以及全文检索功能；

2.4 几个具体化的指标目标

2.4.1 容量

系统上线之后可以： n 在线用户300 人左右 n 并发用户200 人左右

n 峰值访问量200－500 请求

将来再扩展可以通过增加服务器的方式。

2.4.2 稳定性

正常每个用户访问首页的速度不超过3 秒。每年系统意外当机的次数不多于2 次。

2.4.3 管理

实现集团型架构的分权管理，总部的人员具有最高的管理权，可以管理全集团的流程和权限。二级机构的管理员只能管理本机构的业务和数据。数据大集中管理，便于统一的备份和维护。3 方案路线

3.1 系统架构

1，实现单点登录、集成其他业务系统、个性化界面三大内容。也可以采用初步应用一些技术和手段，在保证单点登录和集成其他业务系统的基础上，为不同部门和岗位定制不同的个性化界面。这样可以降低硬件成本，更可以提高系统的整体性能。

2，新建集团型的架构，以适合多岗位多部门兼职等复杂应用的需求。

3.2 设计思想

组织架构必须实现可伸缩性

组织架构体系作为整个企业最基本最重要的内容，同样要反应到系统的基础设计结构中。当企业的组织结构变化时，系统无需做过多的调整即可符合要求。

岗位（角色）的管理模式

任何一个企业的管理模式都是采用面向岗位（角色）而不是具体的个体进行的。本产品的管理体系也顺应了企业的管理模式，着重于工作岗位而不是个体。主要表现在：

1.岗位和组织架构的关系 2.岗位和权限的关系 3.岗位和人员的关系

4.岗位在工作流程中的体现

集中式的管理中心

所有的操作都在web 上实现，大量的批量操作都通过这个管理中心一步解决。这就避免管理员需要全面了解系统，阅读操作手册的高要求和繁琐，以及潜在的操作失误。

全面的信息系统，统一的系统平台，防止信息孤岛

必须至少提供同其他系统的数据接口，否则这个系统将成为信息孤岛，这部分业务管理也就有脱离企业统一管理的危险（或者每个用户都必须装上访问各类系统的客户端）。

充分考虑结构化和非结构化业务数据

现实生活中的绝大部分数据都属于非结构化，同样，在企业管理中，大量存 在的应用数据也是非结构化的，例如文档、审批文件、扫描件、声音、图像、附 件等等。

3.3 网络拓扑整体规划（采用服务器托管业务）3.4 备份方案 1，须采用专业的存储，使公文类应用的数据和OA平台的文件数据的稳定性和可靠性都得到保证。建议制定备份周期。

2，OA平台部分的应用，包括邮件和公文的应用，都可以采用复制，与OA备份服务器之间备份。可以采用每天晚上增量复制的方式，数量不大，可以降低备份的人工工作量，由系统自动完成。由于邮件的数据量特别大，所以建议备份服务器的硬盘配置大。

3.5未来扩展

OA系统

建议未来采用分布式架构，将较大的分（子）公司，或者具有较多应用的分（子）公司逐渐独立出去，即分（子）公司有自己独立的一台服务器，此服务器放在分（子）公司的机房里。但在人员信息上，仍然保持由总部的LDAP 验证和管理方式。优点：

这样的扩展方案保持了统一的集团型架构，保持了人员信息的统一管理，同时也保证邮件仍然能畅通流转，公文也能进行上下级的传递审批。能减少总部的负荷，提高系统性能，而又不会减少任何业务应用功能

各业务部门的邮件和公文系统自行管理维护，特殊应用也能自行自主开发扩展。总部的信息中心才有更多的精力进行整个集团IT建设的规划和管理。OA系统主要功能及简述

4.1 用户权限基础

岗位和组织架构的关系 岗位和权限的关系 岗位和人员的关系

岗位在数据访问和工作流程中的体现

4.2 统一的web用户身份验证

本系统完全采用B/S 架构，普通用户的操作、系统管理员的管理维护、外来人员的信息浏览等，全部都在浏览器上操作完成，基本实现系统的零培训和简单维护。为了确保用户安全可靠地访问相应的功能和信息，平台需提供统一用户及权限管理系统来实现对用户的认证（包括身份证书机制）、权限、加密管理，以达到访问控制的目的。本系统可为不同的人员、部门和岗位（角色）定义相应的权限，并对权限做了进一步的细分，定义用户可以访问哪些应用、数据、功能等。

4.3 人员组织架构管理

将人员组织架构信息的存储完全集中在“内部通讯录”模块中，管理功能完全放在“管理工具”中，最大限度地保证人员信息存储和管理的统一性和安全性。

4.4 工作流引擎

工作流侧重于灵活性、可扩展性、可定义、操作简单、功能强大。作为系统的基础部分，工作流引擎更是贯穿了全系统各个应用模块。主要功能如下： 流程完全可定制；

多人、多部门同时会签流转，并可指定串行流转和并行流转；

支持授权（工作代办），并可支持对不同审批业务流程进行不同的授权； 提供知会功能；

采用岗位、群组配置；

独立地对企业各种复杂和多变流程进行设置； 根据给定的逻辑条件自动选择流程分支进行流转； 详细完整的流转日志 统一简单的流转操作

可收回、退回，或直接返回拟稿人 多人表决

不同流程的串接 支持文件作废

支持文件的办理期限，到期自动提醒 自动催办和人工催办

字段的可编辑、可读等信息屏蔽功能，完全由用户自行指定 可支持手工输入意见、手写笔意见签名和图片签名 定义常用意见

可自行定义节点的名称，适应企业业务调整 随时查阅和调整文档的阅读范围

与RTX消息和短信集成，支持可定制的短信内容

在流程结束后，可通知到拟稿人、所有审批各环节人员

4.5 知识管理模板

在系统软件架构中，知识管理模板和工作流引擎是作为整个系统最基本的两 个模板。各类文档、资料、图片等非工作流的应用模块基本上都是以知识管理为 基础。概念：

知识分为显性知识和隐性知识两类，显性知识表现为事实数据、常识数据等，隐性知识主要表现为人脑中存贮知识、挖掘的知识、会议信息等。

知识管理核心目标是信息共享和重用，知识管理是从收集、整理、发布、再利用四个环节重复循环提高，是一个永无止境的过程。知识管理平台能实现以下功能： 知识的来源：除了传统的手工录入外，还支持其他工作流应用的结果文档自动导入到知识库中 知识的规划：

a)可以将知识的存储分为单数据库多分类的存储方式，也可以存放在 多数据库下（各数据库内部可以继续再细分类别）

b)规划哪些工作流应用文档将自动导入到某个知识库中

c)规划各部门、人员、岗位的访问和使用权限，再利用知识库提供的多层权限控制分别设置不同的权限。

知识的编辑：正文内容和office集成，即编辑时完全采用office程序进行，而非一般的集成控件的方式。

知识的发布：支持草稿、删除到废纸娄、完全删除、从废纸娄中恢复、正式发布、发布到首页、取消发布到首页、修改后和已发布到首页的信息同步等功能。发布时可自动通知到预定的某些人员。并且支持三种提醒方式：邮件、RTX消息、短信。

知识的浏览：采用主流的树状结构浏览方式

知识的搜索：知识可归属多个分类，用户可在多个分类中（即从不同搜索路径）快速查找，分类可支持多级。提供模糊全文搜索和条件搜索方便查找，并可跨多个知识库进行搜索。

知识的共享：可支持点评、推荐等功能，让知识在共享中得到进一步的提炼和升华，并将知识及时提供给员工分享。

知识的过程管理：可支持版本管理，完整记录一个知识文档从最初的草稿到最终的定稿之间的所有版本内容，以供历史查阅。

知识与流程的结合：可将流程类知识自动转变为知识文档共享

人性化操作：无需逐一到文档列表界面下打开文档，而是在打开文档的情况下可直接跳转打开上一篇或下一篇文档进行查看。

知识的安全

1、对每个文档可以定义不同的读者范围，并可查阅读者范围。不同版本的文档安全性也可独立管理。

2、可实现只有有权限的人员才能对附件进行查看、下载、打印的控制。知识订阅（主动式发布）

使知识的发布“主动式”地发送到订阅人的个人办公平台中，而不再需要用户到各个知识库中逐个寻找，从而极大地方便用户及时获知最新的文档，更有效地提高知识的共享和利用率。

4.6 信息发布

信息发布是OA系统的基本应用，但也是非常重要的，重要的信息需要通过严格的审批权限，以确定该信息是否应该发布，尤其是需要发布到公司级首页上的各种信息资料。因此在管理、审批和权限控制方面的要求是相当高的。

4.7 集成RTX 系统须实现和RTX的集成，主要实现功能如下：

直接在OA系统上发送短信（或RTX桌面消息）

发送邮件的同时能自动发送短信（或RTX桌面消息）给收件人

各个应用模块在审批流转时，都能同时发送短信（或RTX 桌面消息）给文件接收人，以提醒文件办理人收取待办事宜，加快文件流转 用户在不打开ie浏览器以保持oa系统打开的状态下，可以通过rtx客户端及时获知当前的工作安排。当点击rtx的提醒链接，即可自动进入OA系统处理工作。

系统管理员可以根据实际情况方便的设置不同群组、角色和人员发送短信的权限

RTX 的组织机构、用户信息完全同OA系统自动同步

4.8 统一的管理中心

主要功能包括：

用户管理：用户的注册、所属部门设置和调整、离职 设置人员所属岗位

机构/部门管理：机构/部门的增加、删除和改名

群组管理：群组的增加、删除和改名。查看人员的所属群组 岗位管理：岗位的增加、删除和改名、岗位具体权限配置 配置具体数据库模块的权限 配置具体岗位的权限

4.9 可自定义的查询统计和报表

系统提供可由用户自行灵活配置查询条件、输出结果、报表样式、是否需要 细节显示等。

4.10 支持二次开发

系统的设计需采用模板化的形式，提供标准的开发模板库和基础函数。只需要引用这些标准库，即可实现系统已有的功能，从而快速完成一个审批流程、信息发布或文档管理模块。这就使得设计人员和最终用户只需要关注于用户的具体业务要求，而其他技术层面则完全由基础平台提供。

4.11 个性化的首页定制

可根据用户需求自定义首页

4.12 完备的系统监控

系统提供标准的操作监控接口，在任何需要监控的操作都能自动记录在案。

4.13 可自定义的文号管理器

系统中有很多文档都需要有编号，而且各类文档的编号规则都不相同。须了统一的编号管理器，可供用户自行定义文档的编号规则。

4.14平台管理组件

基础支撑平台的大部分功能都提供了相关的配置项，通过修改这些配置项即 可实现不同的功能。这些配置项分别放在系统的各类管理组件中，作为系统管理 的中心，支撑着整个系统正常运行。包括：

全局系统配置、各机构系统配置、流程配置、菜单定制、管理工具、字段定 义、编号管理、公文配置、人事档案、工作代理、报表配置、监控日志等。

4.15 公文管理

公文管理系统包括发文（分为公司级和部门级）、收文、签报、部门办理、上会讨论、归档、自定流程等。

4.16会议管理

直观的查看会议的所有安排，保证利用的最大合理化，操作便捷。

会议管理包括维护会议室信息、预定会议室、会议申请和通知、会议纪要等。完成一个会议从申请并预定会议室、发送会议通知、会后的会议纪要填写等完整 的会议过程。

4.17 后台管理

后台管理作为系统的综合管理中心，支撑着整个系统正常运行。共包括系统 配置、菜单管理、数据交换、系统管理4 个模块。

5OA系统建设其他须满足条件

5.1 手机移动功能

利用手机作为终端，通过手机平台实现部分OA功能：至少包括：通讯录查询、邮件收发、工作流程审批、信息查看等

5.2 监控

系统须提供实时管理监控功能，可通过web页面访问系统管理控制台。包括包括了应用部署、应用配置、应用监控统计、在线更新、安全审计、日 志查看、工作流管理监控等各种服务。

5.3二次开发能力

须为平台的建设提供了统一的软件架构、一致的项目开发方法和规范，并且自动生成详细设计文档，永远保证上线的系统在软件和文档上的统一、可阅读，使得知识能够持续得以积累，并且能够进行有效地管理。

基于统一的应用平台，能够有效约束不同的开发商遵循统一的、标准化的应用架构进行开发，不同时期、不同厂商开发的应用系统彼此之间能够很好整合。

5.4 规范化管理

须对对页面的设计、应用框架的规划、目录规划、菜单构件规划、页面构件规划、CSS样式表规划、函数库规划进行规范化管理。

5.5项目实施

须提供详细的开发实施计划，进行详细的需求调研，对系统的整体设计以及系统详细设计须审批。开发阶段结束后应提交《系统操作手册》。须进行完整的测试并提供《项目测试计划》、《项目测试报告》。调试安装结束后应提供《软件安装实施方案》、《系统安装手册》，《系统操作手册》，《系统维护手册》、《系统调试报告》。系统验收后提交《系统试运行报告》、《验收报告》 5.6质量保证计划

须制定严格的项目实施流程规范，项目各阶段定义了清晰的输入、输出条件与质量控制点，通过对项目各阶段工作不断的检查、度量、评价和调整来确保项目的质量。

5.7技术支持与售后服务计划

为了保障项目的成功实施，须制定详细的技术支持与售后服务计划。

5.8培训计划

oa系统项目实施方案 篇2

关键词：OA系统,项目管理,平台建设

0 引言

项目管理方法在工程管理领域得到广泛而成熟地应用,市场上的项目管理软件更多地适合于强矩阵式工程类项目管理。近年来,项目管理方法被广泛引入公司体制下的项目管理工作中,由于项目经理与职能经理共同承担完成项目的责任,管理方式往往趋于弱矩阵式的项目管理,通用的项目管理软件不能很好地满足公司实际多项目管理工作的需要。

本文介绍的项目管理模块是根据公司项目管理平台建设的需求,依托公司既有OA协同办公系统进行二次开发,生成的一款软件管理系统,旨在加强项目管理者与多项目干系人的信息传递与沟通, 以实现公司项目管理水平提升。该模块主要由项目信息管理系统和项目进度管理系统组成。

1 项目信息管理系统

1.1 功能描述

项目信息管理系统是用来对公司多个项目进行统一管理的平台,主要由基本信息、投标文件、管理文件、过程文件、开口项、项目报价、项目合同、内部文件、项目变更及项目执行情况等部分组成,能实现项目相关信息地创建、修改、删除、查询及展现,通过项目管理经验的积累与共享,可以使新项目管理人员借鉴以往好的工作思路、方法、模板,避免工作方法不当给企业带来未知的损失。项目信息管理系统的主要业务关联关系如图1 所示。

1.2 操作方法

新项目创建主要由基本信息、项目管理文件、项目过程文件和开口项表4 部分组成,详见图2。基本信息主要包括项目名称、项目客户、项目编号、项目经理、项目类型、管理方式、合同数量及项目状态等,均为必填项。项目管理文件主要包括启动、规划、执行、监控和收尾五大过程中相关管理类文件。项目过程文件主要包括设计、采购、生产及检验等制造过程的相关技术类文件。

相关授权人员可进行新建、修改、查看、打印和导出等操作,只有管理员(具有监控权限的人)可以执行删除操作。项目信息查询时,可以查询的项目属性包括项目名称、项目客户、项目编号、项目经理、项目类型、管理方式及项目状态等,支持模糊查询、精确查询和综合查询等3 种方式。

1.3 功能实现

根据项目信息管理系统地需求分析,能生成项目信息管理系统的操作页面,接着根据系统主要流程和算法的设计,能生成数据库脚本以及编写相应的程序功能,最后再经过一系列的程序调试、系统测试、程序打包、系统部署、系统配置等过程,最终用户可通过OA系统访问项目信息管理系统。项目信息管理系统的实现效果图如图3 所示。

2 项目进度管理系统

2.1 功能描述

项目进度管理系统是用来制订项目实施计划,并对各项目实施计划节点进行监控,不能按时完成的计划,系统会按照设定的程序进行报警并通知相关负责人。在项目进度查询界面,通过不同的颜色显示各节点所处的不同状态,如“绿色”代表未延期已完成,“蓝色”代表延期已完成,“红色”代表延期未完成以及“黄色”代表正在进行中。

2.2 操作方法

新项目进度创建主要由项目计划、项目执行和消息设置3部分组成。项目计划是指按照项目主计划设定的相关时间节点,在系统中输入相应的计划时间。项目执行是指根据项目日常监督情况,输入项目各节点工作实际完成时间。消息设置是指根据实际情况,系统可设置报警消息的传递对象、周期等。具体操作界面详见图4。

2.3 功能实现

根据项目进度管理系统地需求分析,能生成项目信息管理系统的操作界面,系统显示的实现效果图如图5 所示。

3 结语

基于OA系统开发的此款项目管理模块软件,经过公司近两年在项目管理中地运用,取得了显著成效,大大提升了公司弱矩阵式项目管理水平。根据该模块开发过程积累的经验,公司正探索基于OA系统平台二次开发更多适用性强的公司管理模块,旨在提高公司整体管理水平。

参考文献

[1]乌云图.基于OA的知识协同平台的设计与实现[D].长春:吉林大学,2014.

[2]周益增.基于OA系统的企业内部沟通机制研究[D].北京:中国地质大学,2012.

浅析OA系统应用实施存在的问题 篇3

1 建立健全规章制度，单位领导牵头推广，各部门协调配合

OA系统往往涉及单位各个部门及人员，涉及面较广。其引入的新的管理理念和模式很大程度上改变了员工传统的作业习惯。在推广过程中，难免要遇到各种阻力。因此，要从制度、人员上加以保证。首先，通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时，在人员方面单位领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。

2 重视数据迁移与数据共享

信息系统建设中有一句老话，“三分技术、七分管理、十二分数据”。如今的OA系统建设的核心就是要打破传统的信息孤岛现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。在OA实施推进的过程中需要整合旧系统遗留的历史数据，存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况，如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的OA系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作往往耗时费力，为此，建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时，针对企事业单位存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况。OA系统作为日常办公的基本业务平台，允许用户方便地自定义各种业务流程和表单和其他系统进行数据整合。生成各种统计报表，预留良好的接口，方便信息数据的导入导出，从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。

3 充分运用人性化的设计与管理

OA系统本身设计上要增加一些人性化的东西。比如领导工作繁忙，可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度。在审批的界面可以设定一些常用的审批语言以供简单点击选择，从而可以尽量简化审批流程，比如，对于有些使用者在电脑操作上不是很在行，可以配合使用手写板，在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组，实现短信、邮件有针对性地群发。而随着3G移动网络的部署，移动OA系统可将原有OA系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机上，让用户可以随时随地进行掌上办公。这些人性化的设计能让用户体会到信息化带来的便利。从而更乐于接受系统。

可以通过分布实施系统进行人性化的管理，从易到难启动各个功能模块。先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计，相对简单的工作流程作为初期实施功能，如信息发布等。而一些复杂的流程及辅助办公性质的，如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块，可以在系统应用良好的情况下再逐步地开放给用户。弱化用户对新系统的抵触情绪。以确保实施和推广的效率。

4 要进行全面的用户培训

网络化的OA系统使得几乎人人都可能成为OA系统的用户，对用户的培训决定了OA软件的使用程度，用户培训是成功实施OA系统的重要因素。培训可采用授课和现场培训的方式进行。针对不同的管理层级（高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户）。不同的用户权限（系统管理、业务管理、行政管理）制定相应的培训方案。通过对OA理论、OA软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训。使用户明确OA原理、相关管理理论和具体的OA实施方法，从而提高人员的技术水平和素质。最重要的是要通过培训提高全员对实施OA项目根本意义的认识。提高积极性和主动参与意识。提高和增强全员的信心和热情，使所有员工都能尽快地进入角色。

5 结束语

OA系统实施时需要重点关注的有制度的保证、数据的支持，并辅以一些人性化的设计与管理，实施全面的人员培训，让OA系统能真正融入企事业单位日常工作中，达到提高内部工作效率、节约运营成本、规范企业管理、提高单位竞争力，加强员工凝聚力的作用。

OA系统方案书 篇4

OA系统项目

方

案

书

北京文德荣达科技开发有限公司

2010年10月12日 北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

目录

第一章 概述..............................................................................................................................................................3

1.1 简述OA......................................................................................................................................................3 1.2 协同软件标准.............................................................................................................................................3 1.3 金和IOA/S带来的收益............................................................................................................................5

第二章 金和IOA/S产品介绍.................................................................................................................................6

2.1设计理念......................................................................................................................................................6

2.1.1以用户为中心...................................................................................................................................6 2.1.2以业务协同为主线...........................................................................................................................6 2.1.3融合精确管理的管理理念...............................................................................................................6 2.1.4注重用户体验的产品设计.............................................................................................................10 2.2体系架构....................................................................................................................................................10 2.3功能介绍....................................................................................................................................................11

2.3.1 信息显示区....................................................................................................................................11 2.3.2 公文管理........................................................................................................................................11 2.3.3 公共信息........................................................................................................................................12 2.3.4 在线交流........................................................................................................................................13 2.3.5 个人办公........................................................................................................................................14 2.3.6 行政办公........................................................................................................................................18 2.3.7 人力资源........................................................................................................................................21 2.3.8 客户关系管理................................................................................................................................23 2.3.9 自定义模块....................................................................................................................................29 2.3.10 工作流程......................................................................................................................................29 2.3.11 未阅信息管理..............................................................................................................................30 2.3.12 系统管理......................................................................................................................................30 2.4应用介绍....................................................................................................................................................30北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

第一章 概述

1.1 简述OA 办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递 更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。

过去，计算机所带来的办公自动化仅仅是提高了个人工作的效率，帮助文字处理、电子报表，以及进行简单的人事管理、财务管理等。

而现在所说的办公自动化，是经历了文字处理工具、MIS系统、网络协同系统等各阶段，不断发展和完善起来的协同办公平台，是以网络为依托，在企业内部实现顺畅的信息交流。在这种模式下，整个企业成为一个大办公室，而企业的各业务部门成为企业信息流中的一个环节，不再是一个一个的信息孤岛。依靠这种模式，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上 进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速收集、综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策，提高企业的执行力和团队的整体工作效率，增强企业的实力和综合竞争力。

1.2 协同软件标准

随着中国经济的快速增长及信息化建设的发展，作为企业信息化建设基础的OA软件，成为许多企业的首要选择，希望借助于OA软件进一步规范管理，提高办公效率。但是企业如何在市面上众多的OA产品中，选择适于自己企业特点和管理特色的软件，帮助解决企业存在的问题呢？

OA作为企业的基础管理软件,存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平参差不齐等问题，并且企业发展中的管理变革、业务重组等都对OA及OA供应商提出了较高的要求。用户在选择OA的时候不仅仅要求产品功能契合自身需求，性能稳定、成熟，OA供应商具有很强的实力以及专业性，还需要OA从设计、实施、使用上都符合协同软件行业的标准，这样才能使用户在应用软件过程中得到一定的收益和保障。

协同软件标准包含三大标准类别：  产品理念标准

协同软件是一个基础管理软件，必须融合了先进的管理思想，并且这种管理思想可以广泛推广，迅速 普及，推动企业管理的发展和进步。

 产品功能标准 北京文德荣达科技开发有限公司

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协同软件需要解决企业发展过程中管理和办公的各种问题，因此OA不仅需要满足用户当前的各种需 求，并且要求能够提供大量的可定制元素来满足用户日后增加的个性化需求，适应用户企业管理的变化。

 产品应用标准

协同软件的应用存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平参差不齐等问题，因为要求OA供应商 提供全面的用户培训和规范的售后服务，促使软件实施成功。

协同软件的六易标准：

易推广

E-Promotion  具有先进的管理思想指导设计，能够贴近各行各业的中小企业实际需求，产品设计注重实用性及通用性，使得管理明晰，更加适合市场经济下中小企业的内部管理。

  产品已经通过多家客户的使用，具有成熟、稳定性，减少客户推广阶段的风险。以用户为本的使用向导，企业内部无需进行大规模的培训，便可轻松推广项目。

易安装

E-Installation  提供先进的智能化安装模式，非专业人员也能完成安装操作。

易实施

E-Implementation   提供方便的权限分配方式，能够高效的进行权限设置，精确的掌握人员拥有权限情况。提供快速简易的图形化流程设置，满足流程定制多种需求。

易学习

E-Learning    根据不同工作岗位提供系统操作指南，更加针对性的指导使用系统。提供细致详尽的系统管理员手册，无需专业人士也可维护功能强大的系统。每个系统页面具有独立的帮助，更有针对性的指导使用。

易使用

E-Operation  采用友好的办公界面，符合中国人的办公习惯，简单易用。北京文德荣达科技开发有限公司

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 各功能模块使用向导处处可见，采用灵活的交互方式，简单易操作。

易维护

E-Maintenance  系统提供方便、易操作的数据更新、管理工具，减轻管理员负担，实现轻松管理维护。

1.3 金和IOA/S带来的收益

金和IOA/S是从产品设计理念到产品功能、使用、实施都符合协同软件标准的协同管理平台。应用了金和协同管理平台，会给客户带来什么样的收益呢？

 建立统一工作平台，提升员工办公效率

金和IOA/S能帮助企业建立一个统一整合的工作平台，可以打破时间、空间的限制，让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。 优化工作流程，提升企业反应速度

对企业而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，金和IOA/S工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。 协同能力增强，提升企业执行力

在传统的管理模式下，团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。有了金和IOA/S平台以后，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况知道工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了企业的执行力。 科学有效的人力资源管理，提升员工对企业满意度

金和IOA/S提供了一个科学、灵活的人力资源管理应用系统，企业可根据自身的特点和人事制度进行灵活配置，帮助企业对人员进行全面而有效的管理，提高企业员工的工作能力，改进和提高管理人员的管理能力和成效，从而提高组织整体的工作方法和工作效能，完善人力资源管理机制。北京文德荣达科技开发有限公司

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第二章 金和IOA/S产品介绍

2.1设计理念 2.1.1以用户为中心

IOAS以用户为中心，将所有需要处理的事情都推送到用户的办公平台，由传统的“人找事”模式转变为“事找人”模式。

2.1.2以业务协同为主线

IOAS以企业内部业务协同为产品主线，包括企业收发文处理、人力资源管理、客户关系管理等，其清晰的业务流程处理过程能够满足中小企业发展阶段的管理需求，帮助企业改进内部管理，提升企业核心竞争力。

2.1.3融合精确管理的管理理念

精确管理思想总结中国传统文化，通过精确分析人尤其是中国人在组织中所有共有的行为缺陷，提出了规避这种行为缺陷的科学方法，同时，精确管理总结了企业基础管理中的八个问题与八个现象，通过解决这些问题与现象，来提高企业基础管理的有效性，增强企业实力。

金和软件在认真研究现代企业基础管理和互联网办公模式的基础上，并依据多年为客户实施信息化办公的经验，抽象出客户基础管理的通用模型，自主研发了一款性价比高的协同办公产品IOAS，是精确管理思想的实现工具和手段，致力于解决中小企业发展中遇到的管理问题而，能够帮助中小企业实现工作有序可控，员工快乐工作。

企业管理的八个问题：  量化问题

讲当前很多企业的管理信息量化不充分，有一些老板不同意这一讲法。他们认为他们对自己企业的情况如数家珍，清清楚楚。其实他们对这一讲法有两层误解。第一层误解是他所讲的如数家珍，是一些他的企业中本来就是以量化形式存在的数据，这当然很清楚。但企业运营中有很多非量化的、模糊的管理信息，北京文德荣达科技开发有限公司

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这些信息如何来量化；第二层误解是企业中相关职能部门掌握的量化的信息，在我们企业的各个职能部门是不是都能及时获取。这才是我们指的量化的问题。 计划问题

在企业的管理中，还存在一种比较普遍的问题，那就是计划不够，或者即使做过计划但也不是有根有据的。有一句话最能表达这一意思——“船到桥头自然直”，我们凭借自己的聪明，过去总能随机应变，所以做规划、做计划的习惯没有养成，这其实是中国文化的一部分，所以大家共同“对付”计划，并据此创造出“计划没有变化快”之说。 积累问题

许多企业在管理中只是原地踏步，而不是在昨天的基础上进步，不是在前人的经验中进步。时间对我们这么重要，就在于她能使我们不断地积累，这样我们才能在一段时间以后达到或超越对手，获得应有的尊重。但是，我们现行的习惯是原地踏步多，在昨天的基础上进步少，在前人的基础上进步少。 有限与无限问题

我们认为：一个人也好，一个单位、一个社会也好，你的资源总是有限的，你工作的意义就是在这样有限的资源之上创造出更大的价值。有限论对当今社会有很大的指导、提醒的价值。有限论清楚地告诉每一个人、每一个社会团体，资源都是有限的，千万不要试图将自己定义到无限中去。但实际生活中我们却经常自觉与不自觉地将自己定义到无限之中。 创新问题

很多人认为创新是在空白之处产生的新思想，是砸碎一个旧世界，创造一个新世界，这是对创新的误解。要是这样的话，这不是创新，这是捣乱，这是标新立异，对社会的进步没有什么正面的价值。创新应该是对现有有限资源的改进与改善，是5%的进步，我们应该鼓励的是这样的创新。在创新这个问题上，无论是我们企业，还是我们社会，我们都付出过巨大的代价，但是目前并没有产生大家共同认可的创新概念，社会还在时时为之付出更大的代价。

还创新以本来的面目，创新原本就应该是改善与改进，是5%的变化，积小变以求大变。对社会是以最小的资源换来最大的效益，这才是我们企业特别应该追求的。 过程与结果问题

我们认为，过程决定结果，结果应是过程的必然反映。通过对企业管理的研究发现，企业的发展就是企业在总结与归纳自己的独有过程，这是企业价值最大的方面。企业也只有有了自己独有的过程，才能更健康地运行在社会之中。我们要的是我们的员工在我们现有过程基础上的实践与研究，去创新与改进我们的过程。“过程论”否定了我们急功近利式的企业行为，鼓励我们大家踏实地专注每一项基本的工作，持之北京文德荣达科技开发有限公司

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以恒，在不断地总结、积累以前经验的基础上，成为我们专有的过程。我们只有不断地创造并遵循自己专有的过程，在未来的竞争中才能保持竞争力，并由此来影响社会的发展。 控制问题

我们认为，企业应使自己的所有行为尽可能处于“闭环状态”运行，使我们能随时随地地掌控运行状态。我们现行的企业行为中，多数运行状态为开环的，是不受控的。因此，在当前快速发展的社会过程之中，我们必须要解决企业管理中的开环问题，让我们更多地做到事前指导，避免问题的发生。 递减问题

人们更多的是在谈论如何提高执行力，怎么样解决执行力，但没有反问，为什么有执行力问题，是什么原因导致执行力出问题的，难道说我们现代企业中的中、下层工作人员天生就干不好工作，天生就不愿意好好干工作吗？我的研究是否定的。企业中的员工总体来说是向上的，是积极的，是愿意倾其所能将工作做好的。问题的根本在于递减的问题，在于基层不能够全面，有效地了解企业的战略意图，不能清楚为什么干，也不清楚如何干。

企业管理的八种现象：  被动现象

管理中的被动现象表现在，人的地位越高，权限越大，越是被动。在初创企业的时候，我们还能做到非常主动，所有的管理信息都能真实的得到。但公司办大后，要获得企业运行中的实际数据就变得越来越困难，越来越被动，受制的因素越来越多，想了解某地公司某人的一件工作变得十分困难，而不是像想象那样，了解公司内部信息因为权利增大而变得更容易。正因为这一现象的普遍性及解决的困难性，所以我们分析下来，这一现象是目前管理问题中首要现象，要能做到我们位子越高，掌握的信息越全面与主动，我们的工作主要精力是花费在核实、分析、研究信息，做出新的决策上来，这样就能实现主动管理了。 黑箱现象

黑箱现象是被动现象的产物，我们的各级领导因为被动现象的存在，对管辖范围内的事件运行过程掌握得不够、不充分，就使得过程对领导而言是屏蔽的，领导多数情况下只知结果而不了解过程，由于存在黑箱，就屏蔽了领导的视线，人的自我与懒惰的本能又在这里促进了黑箱的形成，人为的为过程设置更多的屏障，使得一个简单的过程变的十分复杂。久而久之，由于领导对过程的不了解，还形成了目前这种认为过程本该就是如此复杂的结论，使得我们的管理效率十分低下，而且过程之中因黑箱的存在，各种不利因素还得到生长，腐败由此产生。 随意现象

随意现象表现在我们各层的管理人员身上，因为我们没有周密的计划，也因为聪明，我们会在问题来北京文德荣达科技开发有限公司

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到时随意的行使我们的权力，造成混乱与浪费。君不见很多单位经常是同一件工作，因为领导的随意布置而有几个人在做，还存在着几个人争夺同一资源而出现矛盾的普遍情况。要结束随意现象，难度在于要改变我们多数人的工作习惯，辅助他的手段要可操作并实用，这才能消除这一现象，提高我们的工作效率。 十二月现象

我们管理中十二月现象普遍存在的原因，是由于我们管理辅助手段的落后，有限论在这里产生了作用。十二月现象讲，我们有些员工平时工作业绩平平，特别是非量化的工作岗位，往往到年终工作突击表现一下，领导在年终考评时，因其精力有限，他只能记住眼前的工作情况，这样对这类员工还是关怀有加，不断表扬。这一现象不仅普遍存在，而且危害性很大，他使得我们单位中出现大家模仿的情况，最终使得我们的工作效率平时很难提高，还无有效的手段进行调节，要解决这一现象就要求我们必须改变管理手段、改进考核方式、缩短考核周期。 振臂一呼现象

由于我们缺乏有效的管理手段，对各层的工作实际完成情况缺乏监督，导致振臂一呼现象非常普遍。振臂一呼现象是指领导总是喜欢、表扬与提拔那些呼应领导的号召，口头坚决支持、保证完成领导任务的人。由于领导无法以有效的手段来确认这些呼应者以前所呼应的工作完成的情况，还会在不同的场合表扬这些人，久而久之就形成了这一管理现象。很多人不是在工作上下功夫，不是及时提出不同的意见，而是在呼应上做文章，长期下来，整个管理层是你应付我，我应付他，少了踏实，多了浮夸，工作做的是表面文章，效率低下。 人性中的高估现象

我们的人性中存在着一种本能的对自己高估的现象，有一种案例可以很好的说明这一点，我们十个人坐下来吃饭，喝酒时大家总是互相歉让，都不愿多喝；喝完后，你如果发张纸条，让每人将自己喝的酒写出来，你会发现，最后统计出来，这个数字要远远大于实际喝掉酒的数量。由于这种现象是人本能的反映，这对我们企业管理带来极大的挑战，人人都会认为自己做得多，得到的少，人人都会认为企业分配不公、不合理，员工的工作积极性受到挫伤。 天高皇帝远现象

随着企业的发展，跨地区设置分支机构，项目点分布在全国各地的情况已经十分普遍，目前缺少行之有效的对分支机构的管理手段，这就形成了天高皇帝远的现象，往往这些谁也管不到的地方问题成堆，到头来危及整个企业的生命。 本位主义现象

本位主义是人类的一种心理现象，人类总是以自我为中心的，人类的能力都是在以自我为中心的基础北京文德荣达科技开发有限公司

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上向外延伸的，人类的所见所闻都以自己为出发点的。

本位主义在一个企业中的表现还有其隐藏性，它不象社会上部门的本位主义，表现出不顾甚至损害国家和社会利益，一眼能识破，在一个企业中它往往以企业利益为幌子，来强调部门的利益。

2.1.4注重用户体验的产品设计

金和软件一直以来以“以人为本，一学即会，一看即懂，一用便精”为用户体验的指导方针，强调软件操作简单易用，追求软件操作大众化，确保普通消费者无须专业知识即可轻松使用，努力减少用户使用你的产品的学习时间，甚至无须学习。

IOAS产品正是经过充分的需求调研，以真正的易用性为需要，整合了所有企业办公的实用功能，功能通用、强大而不失细腻，对功能细节存在的合理性进行分析，每一个功能都有耐人寻味的细节。清新简约的界面设计风格，淡蓝色为主调的界面色彩搭配消除您久坐电脑旁的那份疲劳，错落有致的窗口布局，不仅给人趣味和新颖感，而且消除了界面信息负载量过大的拥挤感。IOAS的界面风格、操作模式统一，学会使用一个功能的操作就会使用其它功能。

2.2体系架构

系统的开发及运行结构基于后台数据库的三层架构，即Web服务器、应用服务器和数据库服务器。在三层架构基础上，采用MVC（Model-View-Controller）加上服务容器的体系架构，支持各层之间的松耦合，从而做到服务到业务流程可配置和可重构。

金和IOAS系统以开放性、标准化为准则，采用组件式、分层次、服务提供者/使用者间定义接口（Service Provider Interface）、容错等设计思想，保证整个应用系统的稳定性、可靠性和可扩展性。同时在数据交换格式上支持XML标准，使系统功能最优化，同时将整体系统内部在技术上的相互依赖性减至最低。北京文德荣达科技开发有限公司

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2.3功能介绍 2.3.1 信息显示区

信息显示区是新闻、通知、待阅、待办、温馨提示、伙伴动态、日程等各类信息的综合显示区域，用户能够快速查看需要处理的工作信息，以达到提高工作效率的目的。用户还可随意拖拽，轻松定制个性化的信息显示区。

2.3.2 公文管理

公文管理是企业协同办公的重要组成部分。它是随着信息化的发展和各分支机构之间互联互通的需求而诞生的。公文管理通过实现跨机构、部门的电子公文交换，提升公文处理速度，提高工作效率，帮助企业实现收发文处理规范化、制度化、科学化。

收文管理

收文管理能够满足办公过程中的来文登记、拟办、批示、阅办、分发、传阅、归档、查询等所有环节，北京文德荣达科技开发有限公司

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并将已经完成的文件归入档案管理模块。收文管理流程采用自定义，并能对流程进行跟踪和控制。系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能，可以与Microsoft Word、WPS等文档编辑工具进行嵌入整合，可以进行模板红头套用、目录打印、文件打印和稿纸等功能。并采用收文和待办事宜配合使用的办法，用户查看信息显示区中的待办事宜即可进行日常收文办理。

发文管理

发文管理根据预先设置的公文办理流程，实现公文网上自动流转来完成发文实际输过程中的拟稿、流转、审批、签发、办理、归档、印发等环节，已完成的文件可归入档案管理中。流程采用自定义的方式，可满足企业中单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可即生效、主办/协办等多种公文流程需求，并能对流程进行跟踪和催办跳转，提高公文流转办理的工作效率。

请示管理

请示管理通过自定义的业务流程，实现企业内部人事、请假、费用请示等等内部事项的请示，提供流程监控、跟踪、催办和查询，并支持审批过程寻呼和短信通知。

公文档案

公文档案提供公文归档、档案管理的功能，公文文件在审批处理结束后可归档到指定档案室，档案管理员可对已归档文件再进行统一管理，其他用户可以对档案进行检索、借阅，降低档案管理人员的工作强度，使枯燥的档案管理变得轻松高效。

2.3.3 公共信息

提供新闻、通知、期刊、知识和规章制度的发布和管理，使企业的信息、知识能够快速传播和转移，并能够对公共信息进行有效的控制和管理。

新闻管理

新闻管理对企业新闻的发布、查询、设置进行管理，可以发布新闻、快讯，并且支持新闻审批后发布且可指定接收人员，达到新闻的精确发布和有效管理。北京文德荣达科技开发有限公司

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通知管理

通知管理对企业各种通知的发布、查询、设置进行管理，支持通知审批后发布且可指定接收人员，同时发布人可查看接收人是否查看通知，实现通知的精确发布和有效管理。

电子期刊

电子期刊是对企业期刊的发布、查询、设置进行管理，支持审批后发布且可指定接收人员。

规章制度

规章制度对企业规章制度的发布、查询、设置进行管理，支持规章制度审批后发布且可指定接收人员。

知识共享

知识共享为企业提供信息与知识共享、发布的平台，将企业中的各种信息积聚在一起，达到知识的共享，并推送至企业的所有员工实现知识的利用、创新，周而复始，使知识成为企业创造价值、不断发展的源泉。

2.3.4 在线交流

网络寻呼

网络寻呼是IOA/S为用户提供的一种非常方便的内部沟通工具。它结合了QQ、MSN、邮件、短信等优点，同时克服了电话不可重现、即时通讯工具不可管理及短信输入困难等缺点，不仅为企业节省大量的费用，而且使企业沟通管理更加方便快捷。

 网络寻呼是一个开放的沟通体系，在任何地方都能将任何选中的文本发送寻呼，达到信息及时共享交流的目的。 可以查看人员是否在线，进行在线实时交流，还可以将信息发送至离线人员手机中，对方可以直接用手机回复短信至系统中，实现离线交流、信息及时传递的目的。 同时克服了电话沟通中信息的不可追溯性，可让领导随时查看到信息传递的过程，解决了管理中因信息不统一而遇到的扯皮现象同时，领导也可及时发现下属工作中的问题，以便给下属相应的指导或帮助。北京文德荣达科技开发有限公司

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网上调查

企业中经常需要进行各种问题的投票调查，通过调查结果数据帮助企业领导了解企业内部信息。IOA/S即提供了这种方式满足了企业的需要，并可以通过调查问卷的结果自动统计并以图表直观地显示统计结果，为企业领导分析数据提供帮助。

个人建议

企业的员工可以通过个人建议匿名或署名提出自己对企业的建议，帮助企业领导收集员工的建议持续改善管理。

内部论坛

内部论坛为企业提供一个自由交流、沟通、讨论的空间，可以根据需要设立专门区域进行讨论发言，进行咨询、解答和收集意见等。

网络会议

通过网络发起会议，包括会议议题、会议参与人员、时间，并通过网络寻呼发送到相关人员工作桌面，同时还可以与手机短信进行绑定。同时可以对历史会议记录进行查询。

2.3.5 个人办公

我的便签

在日常工作中我们经常会有临时的事情需要记录，通常都是随手记录在本子或是纸上。这样就会造成记录没有时间、记录丢失，或者记录不能整理查询等问题。我的便签就是为解决这些问题的而设计的，不仅能够避免信息的流失，而且也为实现无纸办公提供了解决办法，节约了大量的能源。

工作日记

工作日记为企业员工提供记录工作结果和工作心得的一种方式，方便企业员工记录当天的工作情况和心得，以及工作中出现的问题和明日提示等，以便日后查找历史工作记录，达到了沉淀工作经验，为自己北京文德荣达科技开发有限公司

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和企业不断的积累知识的目的。

日程安排

日程安排可以协助企业员工根据自己的工作时间将工作进行条理的安排，并且对重要的事宜预先设置提醒时间，即可通过系统消息提醒，也可以通过短信进行提醒，使工作变得井井有条，而不是杂乱无章，让员工都能够“快乐工作”。

计划总结

企业内部根据企业战略制定一个明确的企业目标，并层层布置，通过计划总结按年、季、月逐步分解成企业计划、分支机构或部门计划、个人计划，再通过计划的执行完成企业整体目标的实现。企业员工还能根据每段周期的工作情况的总结，分析计划与实际工作的差距，找出影响计划实现的因素，从而制定下北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统一段周期的工作计划，使之更贴近自己的工作实际情况。这样将个人计划总结与企业目标计划控制结合在一起，大大地增加企业的执行力和竞争力。

我的任务

企业内领导经常需要给员工布置任务，但实际工作中有很多任务布置后就没有下文，无法追踪、监控，使得企业执行力减弱，整体工作效率降低。我的任务即可解决此问题，杜绝这种现象的发生。通过我的任务能够让日常工作中的任务安排有迹可循、善始善终，对任务的布置、执行、汇报、检查进行全过程的管理，而且领导也可以了解到任务的执行进度和情况，并可随时对员工进行指导和批示，帮助任务的完满完成。

工作委托

企业领导业务比较繁忙或者经常需要出差，在不方便上网或者没有时间处理工作的时候，可以通过工作委托将一些审批工作在设置的时间段内委托给其他人员来协助处理，不用影响企业内部正常的工作流转。北京文德荣达科技开发有限公司

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网络硬盘

企业员工可以通过网络硬盘上传、下载文件，并灵活设置不同文件夹的权限共享给企业其他的员工，不仅方便企业内部的信息共享，也方便员工无论何时何地都有一个可移动的网络硬盘。

个人信息

供企业员工修改自己的电话、电子信箱、密码、个人格言和个性签名。

我的短语

用户可通过我的短语建立个人短语库，方便在系统应用中通过快捷键调用短语库中的内容，不用多次北京文德荣达科技开发有限公司

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重复输入，提高个人工作效率。

通讯录

信息时代的来临，不仅要求我们高效的工作，更要求我们迅速有效的沟通，传统的通讯录模式已经远远不能满足现代化多元的沟通方式。通讯录不仅能够保存联系人的信息，还能记录用户与联系人的联系信息及时间等，其分类管理以及搜索功能能够快速方便的对通讯录进行管理和查找。同时通讯录与网络寻呼、短信平台实现紧密的结合，方便用户对各类联系信息的管理。

每日提示

为了方便用户对系统的熟练掌握，每日提示提供了系统功能及快捷菜单等的详细介绍，用户每次进入系统时即可查看提示信息帮助学习使用。

2.3.6 行政办公

车辆管理

对企业的车辆及用车的全程进行跟踪管理，实现车辆预定，防止车辆申请的冲突，方便对企业车辆及私车公用进行管理。北京文德荣达科技开发有限公司

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用品管理

通过对企业的各种用品进行登记、归属、使用及仓库进行管理，使用品的管理落到实处。具有用品领用审批功能，解决审批流程问题，加快办公效率。

会议管理

对企业的会议室、投影仪等会议相关资源进行有效地管理，解决资源使用冲突和参会人员时间冲突，减少人力、物力的浪费。会议通知以系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知与会人员，并对参会人员对通知信息的查看、反馈进行跟踪。北京文德荣达科技开发有限公司

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图书管理

企业中的各种图书繁多，但缺乏专业人员对图书进行分门别类的管理，导致图书查找不便、归属不明、容易丢失，图书管理即可解决这样的问题。通过从图书登记入库开始提供图书信息的查阅、借阅、归还等功能，使图书从使用到管理都非常的灵活方便，既切实保证公司资产不流失损毁，又大大提高了图书的使用效率，物尽其用。丰富了公司的企业文化，使员工有更强烈的学习和上进心态。北京文德荣达科技开发有限公司

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资产管理

资产是公司重要的组成部分，对其进行有效的管理是非常重要的。资产管理模块通过对资产整个生命周期实行全程的控管，改变了传统的资产管理中的很多弊端，如归属模糊、异地管理难、记录统计难、不便实时管理等等，使用户轻轻松松地管理资产。

2.3.7 人力资源

招聘系统

各个用人部门在网上提交用人申请，人事部门可以查看、统计所有部门的用人申请，并制定招聘计划。可以建立企业的内部人才库，人事部门根据招聘计划，安排人才库中的应聘人员来面试。面试的信息可以自动通知公司的各个岗位的负责人，系统可保留面试记录。对面试合格者可提交录用申请。用人申请和录用申请的模板都可以自定义，用人申请和录用申请都可以自定义审批流程。

合同系统

在“合同系统”中可管理所有员工的劳动合同和其他各种类型的合同，可对合同进行新签、变更、续签、解除、终止操作，并可以批量签署合同。可对当前的合同和公司的历史合同进行管理，并可自定义查询条件来进行简单和复杂的查询，从而生成各种合同台帐。每一种合同类型下都可自定义多个合同模板。同时，系统提供了合同报警功能，可设置在合同结束前多长时间报警。对于快到期的合同，系统将自动给有合同管理权限的人和当事人发送寻呼，进行提醒，这样就避免了合同管理中出现遗漏。

人事管理

在“人事管理”中，可以记录员工从进入公司到离职的整个过程。可以在线提交转正申请、离职申请、调动申请，并可以自定义转正、离职、调动的审批流程和模板。可对在职员工和离职员工的档案进行查看、管理，人事部门还可授权公司的员工在指定期限内修改自己的档案，从而降低人事部门的工作量。提供档案的简单统计、二维统计、复杂统计，这三种方式可以通过选择不同的变量，不同的算法，对所有员工的档案等进行汇总，形成报表，使企业的人力资源分析更加简单、可操作。还提供员工花名册、人员变动汇总表等报表功能，可直接进行打印，或导出为EXCEL文件。北京文德荣达科技开发有限公司

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考勤系统

员工可以通过网络进行上班签到、下班签退、外出登记、休假申请、出差申请、替班、倒休、加班，实现全员的网上考勤，并支持考勤不正常的原因说明（如迟到、未签退等）。外出申请、休假申请、出差申请的流程都可以自定义。在休假或出差时，还可以把自己负责的工作流程托付给其他人代自己办理，可查看外出或出差的人员及其去向。可灵活地设置班次（包括当天班次和跨天班次）、上班规律、节假日，并可针对各个部门或人员来排班。系统会自动判断用户是正常上下班，还是迟到、早退或旷工。可以设置替班、倒休、加班，并自动通过网络寻呼通知当事人。每个员工都可以清楚地看到自己的考勤信息，领导可以查看下属员工的考勤记录，并能进行统计和分析。考勤的记录可与工资系统直接挂接，方便核算工资。系统将在各个节日、员工生日对相应的员工发送祝福，建立人性化工作环境。系统还提供考勤机的数据的导入功能。

绩效系统

系统默认有周考评、月考评、季考评、年考评四种考评类型，可以根据需要建立新的考评类型。可根据公司的绩效考核指标，设置需要考评的各个要素及各个要素的等级和分数。针对不同的岗位，可灵活地自定义各种考评类型下的考评模板。可灵活设置不同层级的考评，可设置每一级考评的考评人、权重、通过比例等。这样，在员工自我考评完成后，还可以由不同的领导进行多级考评，从而实现360度的绩效考核。在进行考评的同时，还可以看到系统中随时记录的员工的工作表现，作为考评员工的参考。

报销系统

通过“报销系统”，员工在网上填写各种报销单，便可以进行差旅报销和其他类型的费用的报销。报销的审批流程可以由用户自定义，差旅报销还可以跟用户的出差申请相关联。差旅报销的模板可以用用户自定义，可自由地设置报销的各个字段和报销公式。相关领导可以看到需要自己审批的每笔报销账目的详细信息，包括报销对象、报销部门、金额、单据、经手人、各步审批人的办理情况等。可对报销费用进行查询统计，并可生成统计报表，详细显示各个部门的费用信息，报表可以直接打印。

培训系统

可以公布整个公司的培训资料和培训课程，员工可以参加各种培训，进行在线学习。可以根据题库，自动或手动生成试卷，员工可在网上进行考试。系统可以自动判卷，并可对考试成绩进行查询统计，可生北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

成统计报表并可直接打印。

工资系统

支持的分帐套管理工资，可以设置工资的项目、个人所得税、计算公式、工资的项目列表，还可以自定义公子报表。

HRM用户授权

可设置OA系统中，哪些用户有权限使用人力资源系统。

2.3.8 客户关系管理

个人设置

每个用户可以设置自己常用的行业、地区，以供建立新客户时选择。还可以设置给客户发送电子邮件的默认地址，设置好电子邮件的地址后，就可以直接在系统中给客户群发邮件了。

销售文档

可以对公司的文档进行分类发布，可以插入表格、图片、附件等。可以设置文档的发布范围，每个员工只能看到自己权限范围内的文档。还可以输入文档的适用范围，让员工在了解文档适合在什么情况下使用。员工可以按文档结构树查阅自己范围内的文档，还可以对文档进行关键字查询。北京文德荣达科技开发有限公司

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客户销售

 我的客户

可以录入客户的所有信息，包括客户名称、联系方式、客户来源、级别、行业、区域、业务关系、信用等级、信用额度、银行账号等。还可以对每个客户的联系人进行管理，以树状形式看到联系人的关系树。可以为每个客户建立任务，包括销售跟踪任务、服务任务、回访任务。用户可以清楚地看到自己的客户的状态（是否有任务）、最后一次的联系时间和联系内容。可以把自己管理的客户共享给其他同事，也可以把自己负责的任务共享或转交给其他同事，同事就可以看到这个客户的相关信息。北京文德荣达科技开发有限公司

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 销售跟踪

在给客户建立好销售跟踪任务后，销售人员可以记录每次跟客户的联系情况及对下一阶段的工作安排，包括联系时间、联系人、处理方式、使用的资料、进度等，还可以添加附件。还可以把任务共享或转交给其他人。在销售跟踪的过程中，可以查看这个客户的所有的信息供自己参考，如工作任务、工作安排、联系人、销售单记录、报价记录、竞争对手信息等。北京文德荣达科技开发有限公司

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 销售报价

可以自定义报价的模板。在进行报价时，可以选择相应的客户、联系人、产品、模板、日期等，并且可以查询对客户的所有报价记录。

 销售开单

可以直接进行销售开单，记录购货单位、收货人、货物名称、发票号码、发货方式、价格、付款方式、发货人等信息。销售开单后，销售单自动转至财务部门，财务人员可以进行收款。

 销售查询

销售人员可以查询自己的某段时间内的销售情况，包括销售金额、已付金额、应收金额等。 销售计划

员工在工作中可以随时看到自己的销售额跟计划额之间的差距，可以通过销售额和计划额之间的分析对比，及时发现销售过程中的问题并进行相应调整。

 销售分析

销售人员可以看到自己每一天的工作情况：处理的工作任务、新开拓的客户、跟老客户的联系记录、对未来工作的安排、开单和报价记录等，可以分析出自己的工作有那些进步和不足。而且，还可以看到领导对自己工作的批示和指导。北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

 邮件互动

通过电子邮件群发功能，可以按地域、行业、级别等建立不同的客户分类，向各个分类的客户，定时或周期性地群发电子邮件。

 短信互动

客户关系管理系统支持手机短信功能，可按照客户生日、节假日、周期性发送等方式向客户发送短信。

客户服务

客服人员可以清楚地看到客户的状态（有客户服务任务）、跟客户的最后一次联系记录和联系内容。客服人员可以建立客户服务任务，可以记录服务过程中跟客户的每次联系记录，并可进行下一阶段的工作安排。可以把服务任务共享或转交给其他人。还可以对不同的服务方式及服务结果进行统计分析。

客户回访

客服人员可以看到有回访任务的客户、跟客户的最后一次回访记录和回访内容。客服人员可以建立回访任务，可以记录回访过程中跟客户的每次联系记录，并可进行下一阶段的工作安排。可以对不同的回访方式及结果进行统计分析。

经理工作

 客户管理

公司里主管销售工作的领导可以对下属销售人员的所有客户进行管理，可以看到客户的所有信息，包括工作任务、联系记录、报价记录、销售单记录等。可以更改客户的管理人员，或把客户共享给其他员工。

 销售监督

领导可以实时了解下属每个员工对客户跟踪的情况，包括正在进行的销售跟踪任务、每个任务的联系记录、任务的进度情况、任务的执行情况等。领导可以把某个员工负责的销售跟踪任务转交或共享给其他员工。

 员工监督

领导可以对员工的工作行为进行监督，可以方便地了解每个销售人员每天的工作情况：每个销售员今天开拓了几个新客户？跟踪了几个准客户？与哪些老客户进行了联系？有哪些开单和报价记录？对第二天的工作做了哪些安排？等等。还可以对员工的工作进行指导和批示，批示信息会通过“网络寻呼”实时通北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

知相应的员工。

 报价管理

领导可以看到销售人员对客户的报价单，还可以对报价按部门、报价人、客户、产品等条件进行查询。 销售单管理

领导可以看到所有下属的销售单，随时了解各个销售单的已付款、应收款、付款安排等，还可以统计公司某段时间的销售金额、已付金额、应收金额。

 竞争对手

对竞争对手的信息进行管理，包括产品、价格、销售负责人等，供销售人员在销售过程中参考。 计划管理

领导可以方便地为公司和各个销售人员制定销售计划，员工在工作中可以随时看到自己的销售额跟计划额之间的差距，领导可以通过销售额和计划额之间的分析对比，及时发现销售过程中的问题并进行相应调整。

 产品管理

可以对公司的产品进行统一的、规范化的管理，供员工在销售过程中调用，包括产品的名称、类别、价格、编号等。

财务工作

销售人员跟客户签单后，销售单自动转给财务人员。财务人员可以看到每个销售单的详细信息，了解每个销售单的已付、应收金额，可以处理分期的多次付款，还可以录入销售成本，可以统计公司某段时间内的应收款的销售单信息。

资料邮寄

可以设置资料邮寄的信息，如自定义信封模板、设置邮寄名单等，并可直接打印。还可以对各种资料的费用进行查询统计。

统计分析

提供强大的统计分析功能，通过柱状图、饼图的形式直观地显示统计分析的结果，包括业绩分析（员工和部门业绩分析、历史业绩对比、计划额和销售额对比、回款分析）、客户分析（客户销售情况分析、新北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

增客户分析、客户地域分析、客户行业分析、客户来源分析）、员工行为分析（工作状况分析、联系记录分析）、产品分析等。

2.3.9 自定义模块

用户可以增加个性化的模块，可以自行设计定义操作界面、数据表名、字段名和数值类型，每个自动生成功能的审批流程、查询条件、输出结果（即显示内容）也可以自定义。可以实现增加模块中各类信息的汇总统计并自定义显示报表。

2.3.10 工作流程

提供可视化的自定义的流程设计工具，方便管理员更快捷的定制业务流程，提高企业的工作效率。并且支持对业务流程的催办，实现系统提醒和短信提醒。北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

2.3.11 未阅信息管理

实时提醒用户当前需要处理的工作，如未阅寻呼、提示信息、通知、待办等，方便用户合理安排工作时间，提高工作效率。

2.3.12 系统管理

系统管理作为整个系统最为核心的模块，不仅能够实现常用的用户、组织、权限等管理功能，还提供了大量图形化、可视化的操作界面、菜单、查询等功能的定制，以及多种模板供管理员根据企业需求进行选择，满足系统管理的灵活设置、操作简单、方便易用的要求，减轻了系统管理员的工作负担，实现“快乐工作、高效管理”。

2.4应用介绍

OA软件的应用范围非常广泛，并不局限于企业领导层及管理人员，而是面向于企业的所有工作人员，几乎人人都有可能成为OA的用户。并且，软件应用是需要一个过程，不同于一般的“交钥匙”工程，其应用是否顺利的关键是最终用户的培训和售后服务。

金和软件通过10000多家客户的应用、需求反馈，以及10多年软件实施应用的经验，研发的IOA/S产品是以真正的易用性为特色，不仅满足客户的功能需求，而且更深入的从用户学习、使用、维护的角度北京文德荣达科技开发有限公司

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OA系统

出发，简化产品的操作，处处体现人性化的设计理念，使用户能够轻松、快速的掌握产品的使用和维护，顺利完成软件上线使用。 学习

根据不同岗位提供不同的系统操作手册，并且详细易懂，用户能够快速学习掌握系统的使用。提供全程帮助功能，用户可以随时调用Flash演示，直观的帮助用户使用系统； 系统的所有操作按钮均有操作提示，用户可随时查看  使用

系统采用人性化的操作界面，并且各种信息分类显示，一目了然，即使不会使用电脑的人也能够很

快的上手使用。 维护

采用傻瓜式安装模式，自动进行安装和配置，简单完成安装操作。

提供程序自动更新、数据库自动备份、定期清理系统数据等简单的系统管理操作，减轻系统管理员 的工作负担，不用再困惑于系统管理的繁琐工作中。 服务

金和软件提供多种方式、全方位的售后服务，并且还制定了一套完善的顾客调查和用户投诉管理制度，同时购进了先进的维修工作站，从而保证了客户能够及时、快捷的与金和客服联系、解决问题，并且保证了维修质量，提高了服务水平。

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OA办公系统建设方案资料 篇5

一、协同OA办公系统研发思想及设计原则

（一）研发思想

我国发布实施“国家信息化发展战略”以来，经济建设得到了飞速发展。企业作为国民经济的基本单元，其信息化应用水平是国家信息化建设的关键，也是企业提高核心竞争力，与国际接轨的重要途径。

随着电子政务的蓬勃兴起，各级政府、学校、企事业单位普遍已经开始把提高审批效率，简化办事流程，推进网上审批作为电子政务建设的重要内容。

对于企业来说，在这个信息资讯不断爆炸的现代社会，拥有一套整合企业内部和外部的各种人、财、物、信息资源，提升管理水平和办公效率，增强企业竞争优势的办公自动化系统，显得更加重要。

协同OA办公自动化系统，以高性能数据服务器和数据库管理系统为核心平台，以现代网络通讯技术为依托，覆盖整个行业的信息系统，以达到各项处理工作系统化，规范化，科学化和现代化。

（二）设计原则

协同OA办公自动化系统可充分考虑不同企业工作的差异性和特殊性，可按照以下内容为项目的设计原则，确保企业应用需求得到满足。

1、安全性。在计算机信息系统中，应用软件涉及到部门之间的公文传递等，因此对数据库管理和应用方面，有较高的稳定性要求和安全性要求，如信息的授权、保密、审批、监控等；

2、灵活性。系统具备灵活性，适应管理数据的变更等要求，适应各种情况；

3、稳定性。性能稳定，响应速度快，技术平台先进，对硬件和网络环境要求不高；

4、简易性。在用户使用方面，在保证各个功能完善和强大的基础上，简化操作模式，迅速能让大家熟练进行应用操作。系统设置和后续维护简单，对人员配备要求不高。

二、协同OA办公系统的应用价值

协同OA融合了当前最流行的管理思想，即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。同时也降低管理成本，提高管理力度。对下属企业而言，降低工作内耗，提高工作效率。可以从软件和硬件两个反面来体现它的价值。

（一）软件方面

1、整合企业资源。通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。实现各种资源的互相促进和增值，创造发展的最优环境，建立正规、科学、开放的制度和文化，保持行业协会旺盛的生命力，保证行业协会健康持续发展。

2、加快信息流通。下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。公司员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程。下属企业可以在第一时间将企业工作情况和工作信息向上反映，还可以在网上轻松、直接的发言、交流，大大加快了信息的流通速度。

3、规范办公流程。建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理 2

机制，使办公流程变得规范、有序，消除信息传递中的阻塞、延误、失真，不但提高了工作效率，还能大大提升工作执行力。领导层可以清晰、准确的了解事件的倾向性以做出正确的决策。

4、提高办事效率。有效协调各部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。员工能够清晰的查看到当前负责的各项任务状态以合理安排时间。可以快捷的在线发送文件、通知和留言，随时随地都能够在系统中快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。

（二）硬件方面

1、节约企业资源。大大节约了企业的人力、物力、财力。通过网络系统进行沟通协调，使不同地域的人集中在一起讨论办公，节约了企业的有限资源；通过网络而不必再电话询问某个项目的进度，可以节省大量时间、精力和电话费；可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本。

2、性能好，硬件配置要求不高。协同OA办公系统集成了个人办公、企业管理、实用办公工具、信息库、系统设定等几十个极具价值的功能模块，具备智能流程设计、即时通讯、手机短信、office文档在线编辑、公文套红、电子印章等特性，非常适用于企业的日常办公。对用户硬件配置要求不高，并能普遍适用于多种操作系统之上，可最大限度保护企业在各方面的投入，极大的节省了用户的投资。

三、协同OA办公系统的模块设置

（一）个人办公

个人办公提供个性化的工作界面，方便用户处理日常的工作事务。

1、个人设置

对一些信息进行个性化的定义。包括用户的个人资料、昵称、头像、菜单背景色、短信息提示音、系统登录修改密码设置等。

2、首页自定义

根据用户各自需求以及习惯，选择系统主页的布局格式，以及展示信息，提供对系统各项工作、资料、信息的直接显示和调用。

3、菜单自定义

每个用户可以根据自己的需求，添加、排序、还原、隐藏、删除、编辑菜单，创建个性菜单而不影响其他用户系统菜单。

4、菜单快捷组

定义好最常用的项目，实现快捷使用。

5、个人通讯录

个人通讯录属于个人使用，只有自己可以管理和查看。

6、常务安排

常务安排包括日程安排和日常事务以及今日常务。

7、工作日志

工作日志属于个人日志工具，具有日志权限者，可以新建、编辑和删除自己的工作日志和个人日志，只有自己可以查看和维护。

8、个人文档

方便用户存放和管理自己的文件。提供多层文件夹的建立、修改和删除，文档查看、编辑、删除、共享、日志。

（二）企业管理

提供了极具价值的企业管理功能模块，规范企业对人、财、物、信息、流程等资源的管理。

1、协作管理

协作区针对一项任务或者项目，临时组建一支团队进行任务的协 4

作执行。特别适用于针对多人员、多部门、多角色的任务协作。同时再任务执行过程中，可以设定时间期限，任务的后台监控人员（即时了解任务进展以及给予指导），任务过程中需要和产生的文档，任务交流和协作过程中交流、建议的记录。

2、流程管理

可实现对企业各种工作流程的定义，业务数据或公文都可以通过“表单”来体现，具体的工作处理体现为流程的流转，提供流程提交，表单填写，附件上传，流程审批、协办、委办、办理时间限制，流程跟踪，流程图查看，流程到达提醒等强大功能。同时流程可以根据性质进行类别划分，方便易用。集成office文档在线编辑、公文套红、手写签名、电子印章等。

3、文档管理

文档管理包括个人文档、功能文档以及共享空间的文件和网络图片。个人文档主要是用于自己查看或编辑的文档。公共文档主要用于管理公司文件，设置文件夹的查看权限、管理权限、新建权限以及下载权限。共享空间的文件和网络图片利于大家查看和下载。

4、人事管理

人事管理主要包括人事档案管理、工资管理及员工工作动态管理。

5、资产管理

包括固定资产参数设置、固定资产管理、固定资产查询、固定资产折旧等。

6、用品管理

办公用品管理包括入库管理、领用管理、批次管理以及办公用品管理。

7、车辆管理

对企业的车辆建立统一的信息库，并实时跟踪使用情况。包括车辆使用申请提交和审批，车辆申请分类管理，车辆使用情况查询，车辆维护记录添加和查询等功能。

8、图书管理

包括图书类别管理、图书信息录入和图书查询等功能。建立一个统一、完善的图书信息库，并及时跟踪图书的使用情况。

9、会议管理

可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，同时被批准的申请具有短信提醒功能，并使每个人能够清楚查看自己需要参加会议情况。

10、商务管理

商务管理主要包括客户管理、销售管理及供应商管理。

11、计划管理

工作计划管理是提供给领导制订相应的工作计划，并设定发布范围。范围内的人员可接收工作计划并查看详细内容。

（三）实用工具

提供多种实用的办公辅助工具，增强沟通和办事效率，使办公更为便利、快捷。

1、系统邮件

又分为内部邮件和Internet邮件。内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。Internet邮箱在进行相关设置后，便可登录到邮箱管理页面。

2、系统短信

短信是其他消息传递的辅助手段，可以迅速的把消息即时“推送”给用户，避免事务处理的延迟。短信又可分为PC短消息和手机短信，包括短信编辑、发送、群发、查看、回复、搜索、短信源查看、短信箱管理等功能。

3、公司论坛

可对讨论区的主题、所属部门、发贴方式、开放范围等进行设定，用户可就某个主题进行发贴、回复，并可对帖子进行排列、查询，查看精华帖子和积分榜等。

4、在线人员

查看系统中所有在线的员工，并且可以直接为在线人员发送内部短信和内部邮件。

5、投票调查

可以通过系统发布在线投票调查，即时对内部管理以及这个计划征求意见，提高意见的沟通，后台数据可以统计，提供决策数据。

6、网络硬盘

网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置的共享空间中的文件等内容根据允许权限进行相关操作。

7、图片管理

图片管理是针对图片进行浏览、下载、设置等操作。

8、生日贺卡

生日贺卡是根据在个性设置——个人资料中填写的个人出生年月来计算，由贺卡设置中设置的发送人向出生日期到来的人发送设置的贺卡。

9、使用向导

帮使用人员熟悉系统。

10、快捷查询

方便快捷查询新闻、个人文档、公共文档、内部短信、内部邮件、客户、工作流、人力资源等信息。

11、公共相册

将公司的各种图片资料归集到系统里面，方便员工查看。

12、收藏夹

方便用户收藏和快捷打开自己关注的网页，分为个人收藏夹和公共收藏夹。

（四）信息库

1、组织机构信息

可以查看本单位的单位信息和部门信息。

2、人员信息

查看员工的信息及在线、外出情况。

3、RSS资讯

资讯订阅就是免费的网络报纸，免费的竞争情报！看到你关注的、每日最新的最全的信息！同时可以将信息放置首页显示，满足领导层每日关注新闻的需求。

4、新闻发布

可编辑新闻并可与office组件进行集成，进行新闻的发布、修改、删除、查询和评论等操作，查看新闻列表，包括标题、发布认、发布时间、点击次数、评论等。

5、公告管理

用于管理公告通知的发布。

6、公共通讯录

管理和查看企业的公共通讯薄，并可按联系人分组、姓氏索引、8

关键词查询等。

7、我的助手

提供实用的信息以对企业的办公事务进行支持，包括电话区号、邮政编码、英汉查询、列车时刻、公交线路、法律法规、万年历、世界时间等。

（五）系统管理

系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置。通过系统管理，企业可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用。

1、组织机构管理

建立单位和部门信息，并建立上下级部门关系，形成企业的组织架构；在部门中添加、编辑用户信息；根据实际情况定义角色和权限，并赋给每位用户，使用户只能查看权限范围内的信息和执行相关操作，保证企业的管理规范。

2、角色权限管理

提供对角色的快速定义，并把系统内置的各种操作权限进行组合分配给相应的角色。当某个用户被分配角色的时候，他就自动拥有了角色所被定义的权限。

3、印章管理

设置word文档的电子签章图片，管理图片的使用人员及权限。用户可以自制属于自己的公章图片，放入系统进行个人文档的签名。

4、界面设置

自定义登录界面，设置浏览器窗口标题、主界面设置、底部状态栏置、登录界面图片设置等。

5、菜单设置

为系统管理员提供一个自定义菜单的界面，使公司系统能够按照 9

需求和办公规划更改菜单的名称，以及根据公司的需要添加自定义模块，挂接在系统中。可以“编辑”菜单名称、新建新菜单、新建下级子菜单、更换功能模块。

6、系统日志管理

提供对用户登录系统情况、访问量的统计、对系统的操作记录进行查询和管理。

7、系统资源管理

可以设定每个系统角色占用系统存储空间情况，进行个人邮箱、个人文件柜的容量的限定。可删除指定时间段的旧短信、旧邮件，进行资源回收，以便优化系统占用的空间。

8、系统安全设置

用户可设定图形码，进行身份验证；还可设定密码，有效保证系统的安全。

四、协同OA办公系统的应用环境

（一）软件环境

数据库服务器：windows 2000/2003/NT4.0、MySql4.0 WEB服务器：Windows 2000/2003/NT4.0、IIS 5.0、Apache 1.3.20 客户端：windows 2000/2003/xp/98、IE6.0

（二）硬件环境

1、数据库服务器、web服务器

最低配置：奔腾600 CPU、128M内存、5G剩余硬盘空间 建议配置：奔腾2G CPU、1G内存、40G剩余硬盘空间

2、客户端

最低配置：奔腾233 CPU、64M内存、100M剩余硬盘空间

建议配置：奔腾1GCPU、256M内存、1G剩余硬盘空间

五、协同OA办公系统的开发步骤

（一）项目调研

对公司目前办公情况进行摸底调研（可采用问卷调查和直接访谈等方式），掌握公司办公情况，了解公司需要什么样的一个办公系统，为下一阶段工作做好铺垫。

（二）项目设计

项目设计阶段也是本项目的核心部分，成功与否关键在于项目的设计。双方需要详细沟通交流，认真考虑项目模块，多次循环模拟办公，逐步完善设计方案。

（三）项目实施

对项目设计进行系统测试，充分挖掘系统的优缺点，找出不足，促使项目进一步完善。

（四）信息反馈及项目修订

收集项目实施阶段的反馈意见，并认真研究解决方案，加进修改

（五）人员培训

确保项目设计完全符合公司办公要求时，对全体使用人员进行简单操作培训，确保全体使用人员能熟练掌握并操作自动化办公软件。

（六）项目正式交付使用

交付自动化办公系统，在全公司正式使用

（七）后期系统维护及升级

oa系统项目实施方案 篇6

电子政务是政府部门应用计算机网络通信技术，将其职能集成，打破时间、空间及部门分隔的制约，为社会公众及自身提供一体化的透明、便捷、优质、高效的公共管理和服务。电子政务是一项引领变革的工程。

电子政务建设包括“两网一站”，一是单位内部办公网（内网）；二是办公业务资源网（专网）；三是政府公众信息网（公网），即政务门户网站。

x市电子政务专网建成并应用

XX年10月，x市电子政务专网建成并开通。以市委、市政府为核心节点，以各区县政府为汇聚节点，以市直各委办局为接入节点，用光纤接入方式将各区县政府接入市委、市政府。实现了市四大机关的高速互联和各区县政府、市直委办局的宽带接入。专网建成开通后，网络应用开始进行，市信息化办在部分区县和市政府委办局做了9个专网应用试点全部完成，其中我区是试点之一。

XX年10月，市政府办公厅将网络应用全面推开，应用先行oa系统通过宽带、高速、多媒体的市电子政务专网向各区县政府、向市政府各委办局下发文件。同时要求各区县政府、市政府各委办局在市专网上向市政府上报信息。与此同时原下发文件的窄带拨号上网关闭。

XX年初，市政府办公厅应用先行oa系统将提案办理、信访办理、行政复议办理放在专网上进行。

和平区电子政务专网建成“十五”期间，和平区电子政务建设全面展开，在建成区政务门户网站的同时，区电子政务专网建设加快进行，以区政府为核心节点，采用光纤接入方式，将区政府委办局街等副处级以上单位，统一接入到区电子政务信息与网络中心。完成了机房建设和专网光纤铺设一期、二期工程，实际接入44个节点。实现了区委、区人大、区政府、区政协四大机关的高速互联和各部委办局的宽带接入。

对上与市委、市政府宽带光纤联通，对下将区属各部门光纤接入区政府，实现了市、区、区属各部门三级联网。

在区电子政务专网上安装oa系统软件，从而逐步实现区政府办公自动化，实现在宽带、高速、多媒体的电子政务专网上进行公文传输、政务办理、信息共享、协同办公等功能，提高工作效率，降低行政成本，达到推进信息化和实施电子政务建设的目的。

二、oa系统的功能

（一）公文传输（公文下发）

区政府下发的各种文件。包括中央文件、国务院文件，市委、市政府文件，区政府文件，全部都在专网上发送。《中华人民共和国电子签名法》已经颁布实施，确立了电子签名的法律效力。

区政府的各种会议通知在专网上发送的同时，oa系统配合以手机短信方式通知提醒管理人员。

（二）文件（信息）上报

各单位向区政府上报各类公文，包括：工作动态、简报、请示、报告、汇报、专题文件等都在专网上进行。对每一个上报件是否收到，oa系统将自动生成回复。

（三）建议提案办理

区政府将市政府发来的市人大代表、市政协委员建议提案和区人大代表、区政协委员建议提案全部从区电子政务专网上发送给各相关单位进行办理。办结后，各相关单位将办理结果由区专网上报区政府。

（四）信访办理

区政府将信访件从专网上发送给各相关单位进行办理。办结后，各相关单位将办理结果由区专网上报区政府。

（五）行政复议办理

区政府将市政府发来的行政复议件和区政府接到的行政复议件从区专网上发送给相关单位进行办理。办结后，相关单位将办理结果由区专网上报区政府。

（六）机要办文

具有收文管理、发文管理、电子邮政、文件柜、公文检索、公文承办、待办件、公共服务等功能。

收文管理：具有公文登记、查询、打印、排序、修改、删除、移动等功能；

发文管理：具有类别、查询、打印、排序、修改、删除、移动等功能；

电子邮政：发件箱会自动生成回执发给发件人；收件箱会根据需要归档到文件柜中，也可以下载到pc机上；

文件柜：即电子文件柜，由抽屉、公文夹、公文组成，提供新建、修改、删除、打印、复制功能；

公文检索：提供快速全文检索功能；

公文承办：包括制定承办部门、承办部门填写意见、领导或协办部门办件、承办部门办结、办文追踪；

待办件：接收公文承办正在办理流程的文件；

公共服务：电话本、常用工具、参考信息等。

（七）信息共享与协同办公

根据政务公开和政府内部信息共享的要求，支持信息资源在政府部门间的交换、共享和公开。将逐步开展人口、法人单位、自然资源和地理空间、宏观经济数据等基础性信息共享工作，为政府部门和领导决策提供服务。

（八）档案管理

与x市档案局指定的案卷管理软件无缝集成对接。本系统档案库可以自动生成x市档案局档案管理软件所要求格式的数据库文件。本系统加快了以传统载体保存的公文、档案、资料等信息资源的数字化进程。

提供案卷整理、维护档案库、借阅管理、检索、统计管理、档案库接口等功能。

（九）远程办公

领导同志出差期间，可以自带手提电脑通过各种通讯方式+vpn（加密）登录运行oa系统，在外地即可阅读文件、批示公文、处理政务，进行远程办公。

三、实施步骤

按照“加快应用，逐步推进”的原则，今年，在试点单位试运行的基础上，除因拆迁原因未接入专网的单位外，其他单位自XX年9月1日起一律施行专网办公。

（一）区政府在应用oa系统下发公文的同时，继续由机要通讯送达纸质文件至XX年底，XX年年1月1日起，停止机要通讯送件。

（二）oa系统功能强大。今年，首先要实现公文下发、文件（信息）上报、建议提案办理、信访办理、行政复议办理五项业务网上办公；明年，全面推进oa系统应用。

（三）尚未接入区电子政务专网的单位要积极创造条件，力争早日入网，实现专网办公。

（四）各单位自身局域网建设中oa系统的实施工作，由各单位根据单位情况与区信息化办公室研究决定。

四、实施要求

（一）领导要高度重视

各单位领导要高度重视，要把这项工作列入议事日程，作为全区电子政务建设的一件大事来抓。要步调一致、服从指挥、相互配合、协调办公，确保区电子政务专网oa系统应用成功，确保政务工作高效率完成。

该项工作在区信息化领导小组领导下，由区政府办公室、区信息化办公室负责牵头，统一组织实施。

（二）确定工作人员

各单位要确定各专项业务的工作人员，专门负责oa系统的实施。即：在专网上接收文件、上报公文信息、建议提案办理、信访办理、行政复议办理等等。

各单位要至少配备一台计算机专门用于接入区电子政务专网，安装0a系统软件，配备用户名和密码，并严禁上互联网，做到与互联网物理隔离，确保安全。

（三）系统管理员要以高度负责的精神做好工作

负责以上工作的系统各业务管理员要以高度负责的精神做好工作。用来接收文件的计算机必须全天候开机显示，随时接收区政府下发的各种公文，并在第一时间进行办理，及时下载或打印，及时签阅，及时办结。尤其是急件办理，如会议通知、区长信箱、上访急件、应急指挥等，必须及时办理不得延误。

用来专门上报信息的计算机也要全天候开机显示，对上报区政府的公文、信息是否收到，要及时进行核对，不得延误，要确保政务工作及时高效地完成。

（四）要认真参加培训

省集中OA系统的分级方案设计 篇7

中国人民银行广州分行 (以下简称“人行广州分行”) 经过长期的实践摸索, 结合总行关于“数据集中, 资源整合”的方针, 借助先进的技术手段及管理思想, 建设了一套集中部署、协同工作、实时监控、功能完善、技术先进的省集中OA系统, 实现了广东省内信息实时传达共享的基本目的。

早期, 省集中OA系统在满足机关以及省内中支现有业务需求的基础上, 实现了全省OA业务集中、部署集中和管理集中。随着用户数量的快速增加、公文业务数据的剧增, “集中管理”这种过于强调集中和控制的管理方式造成了中支不能及时解决公文数据、工作效率不高等问题, 不能很好地适应用户对业务快速处理的需求。

为了适应管理需要, 可考虑将系统管理权下放到中支, 以促进OA的高效办公。但下发管理权会导致集中管理、监督控制的力度大为削弱, 而中支应用环境和科技人员素质参差不齐, 系统运维和数据的安全性存在极大隐患。因此, 系统管理者只能寻找一种更为有效的途径, 使“分散经营与集中管理”都能实现, 并将两者很好地融合起来。

二、方案概述

人行广州分行下属机构是中支, 中支下属机构是县支行, 整个分行的组织架构为典型的树状架构。为适应树状组织架构和中支敏捷化管理的业务需求, 考虑到数据的完整性与安全性, 省集中OA系统在数据集中管理的基础上, 采用分级管理方案, 构建“分而不离”的协同办公网络。

通过逻辑上分库、分权等手段实现分级管理, 允许各级系统管理员管理自己的系统数据。OA系统定义了省级管理员和维护管理员两级系统管理员, 省级管理员拥有系统最高权限, 管理分行及分行所辖中支、县行的系统信息, 能够统一对系统中的权限进行分配;维护管理员管理中支及中支辖内县行的系统信息, 在本中支内部拥有最高权限。

三、方案设计

(一) 分库设计

省集中OA系统分解成20个小系统供中支、县支行使用。各小系统只在公共服务层共享相同的工具, 在应用层和界面层都是独立的, 互不干扰, 如图1所示。

从业务应用层开始, 进行分库的管理, 中支有各自的业务库;在界面层采用不同的设计, 中支可以选择各自独立的风格和功能。

为了满足数据库快速响应用户的需求, 保证各中支数据的安全性和完整性, 基于省集中OA系统框架实现各自独立的小系统, 采用了2种分库方式。

1. 层次和组织机构分库

从信息安全和保密角度出发, OA系统根据层次和组织结构划分数据库。从整体来说, 中支与县支行采用层次划分数据库, 即中支和县支行各自采用独立的数据库进行数据存储。中支一级按组织结构分库, 即中支独享各自的数据库。中支内部的业务数据又采用分数据库存放, 如人行韶关中支有独立的待办库、流程跟踪库、收发签等业务库。而省内所有县支行的数据采取统一存放、同一模块共享同一数据库的方式, 如省内所有县支行的发文存放在一个县行发文库。

2. 流转环节分库

为减轻业务数据库的内容负载, 保证数据处理的性能, OA系统分库存放办理中文件与办结文件, 中支、县支行办结后的公文保存到各自对应的历史数据库中, 即各中支对应各中支历史数据库, 县支行对应县支行历史数据库。

(二) 分权设计

分权管理从大的方面来看, 应该包括系统组织结构、人员、角色、权限等系统管理和文件管理两种权限管理。分权管理是一个很复杂的功能, 权限的分发和回收必须做到精准和安全。

1. 系统权限管理

省级管理员不仅能授权给维护管理员, 也可以授权给本系统内的所有用户。维护管理员为方便管理自己的系统数据, 除了可以设置本中支的基础数据 (部门数据、职务数据、人事数据等) 外, 也可以维护辖内县支行的系统数据, 如图2所示。

在省集中OA系统中, 维护管理员的日常运维管理是通过B/S方式来操作的。人员管理主要是指角色管理, 赋予用户相应的操作权限和职责。考虑到机关人员一人多岗现象, 系统允许维护管理员可以给单个用户设置不同的角色, 如维护管理员可以授权用户A拥有分办人角色、核稿岗和总发文岗等角色。

2. 文件权限管理

维护管理员根据工作需要, 设置本行的公文管理员。公文管理员可以进行数据维护和查询, 包括文件信息及文件的流程数据信息等。在文件流转过程中, 公文管理员可以实时监控文件的状态, 以及在应急时可以根据实际需要调整文件的流转方向, 具体涉及公文管理和运维管理两个模块, 操作如图3所示。

维护管理员和公文管理员互为补充, 能很好满足中支对OA系统的日常管理需求。省级员和中支的分级管理, 能够适应省集中OA系统的快速实施和应用推广。

四、总结

盾安 全面铺设OA系统促发展 篇8

据了解，盾安集团创建于1987年，经过20多年的艰苦创业已发展成为一家集装备制造、民爆化工、房地产开发、新材料开发、资源与能源开发等产业并行发展的多元化产业集团。拥有员工超过1.4万员工，下属骨干企业70余家。

集团规模的迅速扩展给管理带来了巨大挑战，信息沟通交流不畅、文件传递不及时、行政事务处理过程复杂、资源共享与利用不足等问题，导致整体劳动强度、出错率、办公成本都呈快速增加，而效率却无相应增长等情况。为此盾安集团从2004年开始决定在集团内部建设OA协同系统。

“盾安集团的OA需要满足三大要求。”朱向荣告诉记者。首先盾安旗下有70余家公司，横跨6个产业，下设产业集团和二级、三级子公司，组织结构复杂、员工数量多，OA必须要方便集团化管控；其次集团内部的信息化水平差异巨大，有些分公司已经使用了SAP ERP系统，有些还停留在纸上办公，所以OA要在满足日常工作需求的基础上，兼容SAP ERP系统；最后系统要满足集团用户数量大的需求，至少能够支持2000人同时在线，而且要有极大的平台性、灵活性和可扩展性。