安全检查档案资料要求

安全检查档案资料要求（共10篇）

安全检查档案资料要求 篇1

10、每次自查自纠有记录，有小结，学期有总结。

寿县涧沟中心校

安全检查档案资料要求 篇2

关键词：高校档案工作,检查评比,原则,要求

2008年8月, 教育部和国家档案局联合出台《高等学校档案管理办法》, 要求“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度, 定期布置、检查、总结、验收档案工作, 明确岗位职责, 强化责任意识, 提高学校档案管理水平”。2009年11月, 安徽省教育厅、档案局又联合出台《安徽省高等学校档案管理实施办法》, 重申这一要求。2011年我校根据以上文件精神制定了《安徽师范大学档案管理工作考核办法》。2012年12月, 我校为了进一步贯彻《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》, 推动各单位部门立卷、归档工作的制度化, 规范化建设, 全面提高学校档案管理水平, 更好地为学校教学、科研、管理工作服务, 依据《安徽师范大学档案管理工作考核办法》首次对全校53个立卷单位部门进行了档案工作检查考评工作。我校制定的《立卷部门档案工作检查评比标准》成功接受了实践的检验, 效果十分显著, 为我校档案工作迈上规范化管理轨道奠定了基础。笔者在参与考评过程中切实领略了高校档案工作检查考评工作的意义和成效, 但同时也意识到《档案工作检查评比标准》的制定是这项工作成败的关键, 而目前还没有相关论文著述涉及此类问题。笔者认为, 对于高校档案工作检查评比标准制定中应遵循什么基本原则, 注意什么基本要求等问题很有必要进行探讨, 现就此分析一二, 以供同行借鉴与交流。

一、高校档案工作检查评比标准制定应遵循的基本原则

高校档案工作检查评比标准的制定要以推进高校档案资源建设为目的, 以提高高校各级领导及相关兼职档案员的档案意识为导向, 以督促兼职档案员认真履行档案工作职责为核心, 着力构建符合高校档案工作规律、导向明确、指标合理、标准科学的考评制度, 激励约束高校各级领导和兼职档案员尽档案管理之责, 谋档案管理之策, 推动学校档案事业的不断发展, 为丰富高校档案信息资源作出贡献。

1. 要有导向促进作用。

高校档案工作检查评比标准的制定要以提高分管领导及相关兼职档案员的档案意识为导向, 使档案工作在高校得到很好的促进和推动, 改善高校档案管理工作状况, 推动高校档案事业发展。一般说来, 高校档案管理工作受人为因素影响较大, 分管领导的监督是一个不容忽视的方面, 而兼职档案员如何做, 做得怎么样却是高校档案工作中重中之重的事情。一般来说, 在百分制考评体系中, 考量分管领导的监督方面分值占20%—30%即可, 其兼职档案员的业务能力、工作效果及归档质量等指标分值则应不低于70%。通过对各项档案工作考核指标的综合考核, 不仅要督促高校各单位部门按期完成档案工作任务, 更要进一步增强分管领导和相关领导干部档案管理的责任意识, 真正将档案工作摆上重要议事日程, 通过不断增加投入, 使兼职档案员有饱满的热情投入到档案工作中去, 从而真正发挥档案工作考评的导向促进作用。

2. 要能创新工作。

档案的原始性和不可再生性决定了高校必须要搞好这项工作, 而且需要不断深化改革, 完善规章制度, 创新工作机制, 调动高校教职员工参与档案工作的积极性。在考评中, 要注意发现档案工作中存在的不足, 从中酝酿其规章制度和工作机制上的创新, 并及时运用到实际工作中去。通过开展考评, 认真总结、深入宣传并大力推广各单位部门好的经验, 鼓励学校档案工作改革创新。

3. 要奖勤罚懒, 真抓实干。

在高校档案工作检查考评中一定要体现奖惩分明的原则, 奖勤罚懒, 才能使档案工作中的先进事迹起到好的示范效应, 真抓实干, 对考核不合格的单位部门一定要给予处罚, 不让他们有侥幸之心。我校将考评结果经学校档案工作委员会审定后, 由学校向各单位部门进行通报, 对认真履行岗位责任、工作突出的部门, 予以表扬, 并给予一定的物质奖励;对考核结果为不合格的单位部门, 则限期整改, 情节严重的则给予通报批评。同时, 考评结果将交由相关职能部门作为对各单位部门领导班子和领导干部岗位绩效考核的重要依据。这一条款的实施对全校各立卷单位部门分管领导的触动很大, 引起了强烈反响, 档案工作的主动性得到了极大加强, 效果十分显著。

二、高校档案工作检查评比标准制定应注意的基本要求

1. 标准的制定应符合本校的实际, 既要简明又要易于操作。

首先, 标准的制定必须与学校的岗位绩效考核工作结合起来进行, 让全校的档案工作检查考评作为学校一项重要工作内容来抓, 真正列入各单位部门的工作计划日程, 切实做到认识到位、领导到位、工作到位、措施到位。其次, 检查评比工作不可太频, 兼职档案员日常事务比较多, 过频会加重他们的心理负担, 反而影响他们工作的热情。据经验, 两年一次较合适。最后, 标准的制定必须符合本校的实际情况, 不可照搬其他高校的制度, 标准制定之前一定要进行调研, 先确定几个大项, 比如组织领导、业务能力、归档质量等, 然后再逐一细化各项指标, 明确考核条款内容, 内容表达要求简明扼要, 具有可操作性。

2. 标准的制定不能搞一刀切, 应注意各单位部门间的个性化要求。

标准的制定在考虑共性的同时, 更要注意各单位部门移交档案实体的不均衡性, 主要体现在归档数量上多寡不一、归档范围与归档门类不一致、归档要求也不一样, 这就要求指标中有一定比例的个性化要求。我校实行的考评体系是百分制, 但在实施过程中为了照顾工作量大, 责任心强, 能为档案工作出谋划策的集体和个人, 特增设了四个附加项, 分值为20分, 可计入总分。比如附加项第一项, 对于归档量大的单位, 以100卷 (件) 为基点, 超出部分按每超出100卷 (件) 加1分进行累计加分, 直至加满10分为止。对于部门工作量比较大的办公室、人事处、基建处、科研处、教务处等单位来说, 这是对其工作的一种肯定和认可, 这种人性化设置, 实施过程中没有遇到质疑。

3. 标准的制定应注意设置针对性的核心指标。

各个单位部门都有各自重点归档范围, 比如:办公室主要是党群、行政类;人事处主要是行政类;教务处主要是教学类;基建处主要是基建类;资产管理处主要是设备类;国际教育学院主要是外事类;编辑部和出版社主要是出版类;财务处主要是财会类等等。所以在对各单位部门进行检查考评时, 必须针对性地进行核心指标的检查考核, 核心指标是必须完成的硬性指标, 实行一票否决制, 也就是说本单位部门的核心指标必须完成并符合归档要求, 否则考核为不合格。标准制定中针对不同单位部门来设置不同的核心指标, 有利于提高档案的完整性和齐全程度。

4. 标准的制定应适时调整、即时更新, 以不断促进档案工作的积极推进。

浅析数字档案信息安全及实践要求 篇3

【关键词】数字档案；信息安全；实践要求

一、数字档案信息安全涵义

数字档案具有自身的特性，数字档案信息安全主要以内容安全、系统安全生和载体安全三个方面为主。这三个方面具有紧密关联性，任何一个方面存在缺陷都是会对其他方面的信息内容带来较大的威胁。

（一）内容安全 ⑴真实性。数字档案需要长期或是永久进行保存，在保存过程中无论是档案信息内容还是内容显示形态都保持与原始状况一致，数字档案信息的内容和显示特征不会发生任何变化，确保数字档案信息内容的真实性。数字档案信息内容的真实性不仅是数字档案信息的核心所在，而且也是数字档案管理工作中最为基本的技术问题。数字档案内容和形态在保存过程中稳定性较差，而且容易被修改、丢失和毁坏，受自然环境、载体和计算机软硬件等各方面的影响较大，所以需要采取有效的措施来确保数字档案内容上的安全，确保能够更限的维护数字档案的真实性。⑵可读性。电子文件或是数字档案在传输、存储、压缩及格式转换过程中具有可识别性和可识读性。但在实际工作中，导致数字档案不可读的原因较多，如系统的兼容性、系统升级、病毒及载体受损等都是对数字档案可读性带来较大的影响。⑶完整性。数字档案是电子文件的归档存储形式，其完整性是需要确保电子文件及其他形式的文件在数量上齐全，电子文件在内容和元数据上没有缺损的情况存在。而且数字档案的完整性与真实性之间彼此关联，一旦数字档案完整性缺失，则会对其真实性产生较大的影响，所以维护数字档案的完整性，不仅有利于确保数字档案自身的完整，而且对数字档案真实性的提高也具有积极的意义。

（二）系统安全 ⑴保密性。在数字档案存储和使用过程中，需要采取防侦收、防辐射、信息加密及物理保密等相关保密技术，确保档案信息不会发生泄露，保证信息的安全性。⑵预警性。当前数字档案常用的预警技术具有多样性，在数字档案系统运行过程中，相应的预警技术会根据系统运行的异常状况来对相关的危害信息安全的行为进行预警，同时采取必要的预防性措施，从而有效的对数字档案信息的安全进行保障。⑶可控性。可控性即对系统的运行、系统用户的各种操作、系统存储信息具有控制的能力，从而确保系统与信息的安全。可控制性包含防火墙技術、用户身份认证及其权限分配技术、数据库安全技术、数据加密技术、拒绝服务技术等。⑷不可抵赖性。不可抵赖性也称作不可否认性，在数字档案信息管理系统的信息交互过程中，确信参与者的真实同一性，使得所有参与者都不可能否认或抵赖曾经完成的操作和承诺。只有综合运用多种安全技术才能确保系统的安全及其正常运行，进而保障系统数字档案信息内容的安全。

（三）载体安全 数字档案信息都是保存在特定的数字载体上。载体的安全受到危害，存储于其上的数字档案信息自然难以幸免。因此，载体的安全维护也是数字档案信息安全的重要方面，尤其是对于脱机存储载体的安全维护是非常重要的环节，也是数字档案信息安全维护及其信息恢复的最后一道屏障。载体安全包括的各项技术也较为多，载体安全技术的目标就是尽量延缓和控制环境要素对载体制成材料的危害，延长载体的自然寿命，进而保障存储于其上的信息寿命及其质量。

二、数字档案信息安全的实践要求

（一）在授权下对数字档案管理系统及数据库进行访问 对于数字档案管理系统或是数字档案信息数据库进行访问时，即使是合法用户也需要在授权下才能进行访问，非法用户及无授权情况下合法用户对数字档案信息管理系统及数据库都无法进行访问，这样可以有效的对数字档案信息失密、泄密及恶意修改、毁坏的行为进行规避，有效的提高数字档案信息的安全性。

（二）数字档案信息的访问需要具备相应的权限 没有相应权限的用户无法浏览或者阅读没有授权的数字档案信息，也指无法借阅相应的数据光盘等载体，这样可以有效的保证什么样的身份或职责只能看到与其身份或职责匹配的数字档案信息，从而避免越权使用所造成的数字档案信息安全危害。

（三）用户无法对所浏览的数字档案信息进行修改或是毁坏 合法或者授权用户无法修改或者毁坏自己有权浏览的数字档案信息，从而在正常的利用过程和开放过程中维护数字档案信息的真实性和凭证性。这样对于数字档案信息安全维护的意义非常重大。档案信息需要公开利用，建立有效的追踪和审计，可以对非法访问、恶意攻击或者非法拷贝、非法修改与毁坏建立有效的追踪、审计，从而维护数字档案管理系统与信息的安全。

（四）为数字档案信息的可识性提供技术和制度保障 数字档案信息无法进行识别，不能读出和恢复时会导致无法估量的损失发生，而且数字档案信息管理工作中，系统兼容性、软硬件损伤、信号等都可能会对数字档案信息的可识性带来较大的影响，所以为了有效的提高数字档案信息的安全性，则需要通过制定各种技术方案，使数字档案信息的安全性得到有效的保障。

（五）确保数字档案信息的可恢复性 数字档案信息的安全保障无论是从安全技术还是从安全措施方面来讲，其安全都是相对性的，没有绝对的安全。因此在数字档案信息日常管理和安全维护工作中，需要制定各种预警、防范和应急措施，有效的提高数字档案信息的安全性，即使安全事故发生，也能够及时对数字档案进行恢复，有效的降低由此而带来的损失。当前对数字档案信息的恢复往往会从两个方向入手。首先，通过异质异地备份，提前准备数字档案信息恢复的条件，这样在灾害发生后可以及时通过备份来对数字档案信息系统的各项数据进行恢复；其次，采取相应的技术方案和措施来对数字档案信息进行恢复。

三、结束语

随着数字档案数量的不断增多，为了确保数字档案的安全性，我们需要做好数字档案的日常管理和安全维护工作，从而为数字档案的有效利用奠定良好的基础，使数字档案能够更好的发挥其自身的重要价值，为社会和经济的发展提供重要的信息支持。

参考文献

[1]李德民.数字档案馆信息安全保障体系研究[J].黑龙江史志，2011-07-23.

安全检查要求6789 篇4

1、根据教育局安全股下发安全检查方案(望政教发【2013】27号文件关于印发《教育系统安全检查工作实施方案》的通知，此方案在上次校长会上已发校长手中)要求对你校公民办幼儿园（含无证幼儿园）进行一次全面检查，无论硬件建设，还是软件管理，都必须逐一检查，一经发现问题，下达整改通知，限期整改；

2、跟踪督办，在限定期限内回访，确保整改达到实效；

3、8月16日前，将下达整改通知（一式4份被检幼儿园1份、中心校1份、社会力量办学股1份、安全股1份）和安全检查整改汇报材料上交教育局（社会力量办学股1份、安全股1份），省市县将进行抽查；

4、此项工作纳入教育局对各校年终考核；

5、要建立档案，进行装订成册，归档。

教育局社会力量办学股

夏季消防安全检查要求发言 篇5

今天，我们在这里召开夏季消防安全检查工作部署会议，主要任务是传达公安部、省、市关于做好夏季消防安全检查的会议精神，对全区夏季消防安全检查进行安排部署。下面，我就如何做好我区当前消防工作讲四个方面的问题。

一、深刻认识当前火灾防控形势的严峻性与复杂性。

202*年，河南*“5·25”、天津*“8·12”等重特大爆炸火灾事故发生在夏季；202*年，*“6·18”、*“6·22”、河南*“6·25”等较大亡人火灾，*镁业有限公司建设工程施工现场“7·8”火灾事故；最近，*“6.16”车间爆炸、“6.18”*石化起火事故也都是发生在夏季。因此，夏季是消防火灾发生的多发季节，对于这一时期的火灾形势大家要有清醒的认识。

从刚才*大队长的情报情况看，火灾起数、直接财产损失与去年同期相比大幅上升，充分说明全区消防安全形势不容乐观，特别是微型消防站建设工作进展缓慢，且不能保证救援力量长期在位；歌舞娱乐放映场所长期违法经营，消防设施处于带病运行状态；“两未”工程大量存在，导致建筑自身留下隐患顽疾；九小场所消防安全管理混乱，多数建筑使用耐火等级低于A级的可燃易燃材料搭建，建筑自身抵御火灾能力不足。

尤其是随着气温逐步上升，各类致灾因素将不断增多，稍有不慎极易引发群死群伤的恶性火灾事故。对此，各乡镇、各部门要高度重视，尤其是领导同志，要牢固树立消防安全“底线思维”和“担当意识”，切实加强对工作的组织领导，严格按照公安部和省、市政府的要求及具体方案，扎实谋划好消防检查、火灾防控各项具体措施，并一以贯之的抓好落实，全力预防、坚决遏制各类火灾事故，为全区经济社会发展提供有力保障。

各乡镇、各部门都要明确自己所肩负的消防工作职责，健全完善并严格落实消防安全委员会工作制度，定期研究解决消防工作中遇到的重大问题，特别是对消防基础设施、防护装备、人员配备、重大火灾隐患排查等，都要结合各自实际作出具体部署安排。各行业、生产经营单位要牢固树立“安全第一”的思想，自觉增强消防安全责任主体意识，严格按照消防法规条例要求组织生产经营，加强自防自救培训、演练，坚决杜绝重特大恶性火灾事故发生。

二、健全消防工作体系，推进消防安全管理创新

（一）健全消防工作考核评价和责任追究体系。

要全面落实乡镇、行业系统消防工作主体责任，细化各级各部门及有关领导干部的消防工作职责，健全完善消防工作目标责任考核和社会治安综合治理考评体系，严格督查考评和责任追究。

（二）健全消防制度体系。

一是完善组织机制。乡镇社区、村组等要全部建立消防安全基层组织，落实网格化管理，将消防安全“网格化”管理工作纳入社会综治平台，实现全覆盖、无盲区。年内，100%的乡镇完成达标建设任务，100%的重点单位实现“户籍化”管理，消防控制室100%达到标准化建设要求。

二是完善培训机制。

消防部门要对全区消防安全重点单位责任人、管理人，消防控制室操作人员、乡镇长、村“两委”负责人等普遍开展多元化、专业化的消防安全培训，切实提高管理人员的消防安全工作意识。

三是完善运行机制。

各乡镇要组织楼长、物业、消防志愿者等成立消防巡逻队，自发地开展消防安全楼道每日自查、楼院每周巡检。对排查发现的火灾隐患落实整改责任、强化整改措施、明确整改期限。对重大火灾隐患，要以政府挂牌督办的形式督促整改，并建立部门联动、资金筹集、舆论曝光、工作问责等操作性强的工作机制。

（三）健全社会面火灾隐患排查体系。

一是加大对人员密集场所的检查，强力推进夏季消防检查工作。各乡镇、各单位及公安机关、消防部门要加大夏季消防检查的力度，尤其是要加强对福利院、寄宿制学校、商场市场、娱乐场所、宾馆、饭店等人员密集场所的检查。及时整改存在的问题，消除消防安全隐患。

二是紧盯不放心单位区域。

各行业系统主管单位要坚持日常排查与集中整治相结合，全面排查城乡结合部、商业密集区、群租房、“三合一”场所等消防“难点”区域，逐一建立台账、摸清底数，强化群防群治工作机制，确保难点区域消防工作稳步推进。公安派出所要深入发动社区民警和基层防控力量，逐街逐巷、挨门挨户地清查小餐馆、小旅店、小网吧、小商铺等“九小”场所，推动社会单位“网格化”排查，加强“九小”场所消防安全管理，严防小场所发生大问题。

三是要重点落实单位消防安全主体责任。

各机关、团体、企业、事业单位的主要负责人是本单位消防安全第一责任人，要切实把消防安全责任扛在肩上，抓在手上，放在心上。各单位要依法履行职责，保障必要的消防投入，切实提高检查消除火灾隐患、组织扑救初起火灾、组织人员疏散逃生和开展消防宣传教育培训水平，及时发现和整改单位内部事故苗头和火灾隐患，实现“自我管理、自我教育、自我检查、自我整改”的消防工作机制，从根本上提高单位防御火灾风险能力和消防安全管理水平。

四是紧盯重点文物保护单位消防安全。

我区夏宗寺、洪水泉清真寺等2家省级以上重点文物单位，其内部的消防安全不达标，管理混乱，建筑自身抵御火灾能力差。区文广、民宗局作为行业主管部门要引起高度重视，严防严控，严防火灾事故的发生。

三、落实工作责任，全力确保消防安全

一是强化宣传教育。

从根本上减少和预防火灾，关键还是要靠增强全民消防安全意识和素质。各乡镇、各有关部门要立足经济社会发展和消防工作现实需求，广泛动员社会力量，开展多渠道、多角度、全方位的宣传活动，努力形成“政府主导、媒体联动、教育渗透、全民参与”的社会化消防宣传工作格局。要协调主流媒体开辟“夏季消防检查”专栏、专版，及时刊播工作动态、安全公益广告，特别是针对夏季火灾特点，要及时开展有针对性的宣传报道；要充分发挥舆论监督作用，及时曝光一些单位和场所存在的严重火灾隐患和消防安全违法行为，推动隐患整改。

要充分发挥区政府及行业部门的官方微信、微博，广泛发送消防安全提示信息，努力将消防安全知识传递给每一位群众。要结合机关、学校、社区、企业、农村、家庭、网站等不同特点，深入推进宣传“八进”工作，加强对行业部门、乡镇消防工作负责人以及重点单位消防安全责任人、管理人的教育培训，不断提高各单位消防安全自我管理水平和公众消防安全常识知晓率。

二是强化协作配合。

各乡镇、各有关部门要广泛开展消防监督检查活动，按照“谁主管、谁负责，谁在岗、谁负责”的原则，切实把消防安全的责任、措施落实到基层和具体人员身上。同时，要加强部门配合，通力协调，凝聚合力，公安、安监等部门要充分发挥职能作用，切实抓好消防安全管理工作；市场、文化等部门要加强对集贸市场、公共娱乐场所的消防安全管理，对不具备安全条件的单位和场所依法予以取缔；林业部门要切实抓好森林草原防火工作，采取有效措施，坚决杜绝森林草山火灾事故的发生；住建、城管等部门要高度重视城镇消防基础设施建设，做到消防设施建设与城市规划、城市建设和建筑设计同步进行，形成上下联动，全民参与的消防工作格局。

三是强化主体责任。

要督促各社会单位要按照“安全自查、隐患自改、责任自负、接受监督”的要求，深化消防安全“四个能力”建设，落实消防安全“户籍化”管理和自我评估工作要求，及时消除火灾隐患，确保消防安全。特别是火灾高危单位要采取高标准和要求，全面开展消防安全自查自改活动，严格落实火灾防控措施，不断完善消防设施和内部管理，努力从源头上提高安全防范能力。

轨道检查仪安全操作规程基本要求 篇6

1、为保证GJY-T-4型轨道检查仪（以下简称T4轨检仪）在使用中的行车、作业、人身和设备安全，凡从事轨道检测的人员，都要认真执行铁道部《铁路技术管理规定》、《铁路线路维修规则》、《铁路工务安全规则》轨道检查的安全措施和《计量法》的有关规定以及厂家的专业培训。

2、实行安全第一、预防为主的方针，防患于未然。检查人员应严格执行岗位责任制，遵守劳动纪律，以保证轨道检查的安全和人身安全。

检测及安全

1、检查纵梁和横梁定位轴承之间的绝缘电阻是否大于1MΩ，小于1MΩ禁止上道检查；将设备分解后运到检测现场，用干燥麻布擦去表面灰尘，将纵梁和横梁装配好，拧紧连接螺栓，安装好电池及电源线；安装面板，确保在关机状态下插好数据电缆线，调整推杆到合适高度。开机自检，系统显示正常后方可上道。

2、上道时需要两人配合抬起设备，使横梁走行轮和定位轴承先接触轨道，然后在另一端沿垂直轨道方向推动纵梁，将弹簧压缩后轻轻放下纵梁，弹簧归位将装置卡在轨道上。上道过程中严禁用手触摸弹簧，以免夹伤。

3、检查过程中一人沿轨道匀速推行，另一人跟在道边跟随，观察行车，前后设防护，必须设驻站防护，随时保持与车站联系。有列车经过或者危险情况，及时将T4轨检仪抬下轨道。

4、检查时，不得用衣帽遮住两耳，以免妨碍听觉；在高堤深堑和曲线多的地段，视线不良时，更应勤回头，认真了望前后来车，及时下道避车。

5、通过桥梁、隧道、道口或横越线路时，应做到“一站、二看、三通过”，严禁来车时抢越。信号辨认不清时，应及时下道避车，不得臆测行事。

6、休息时，严禁坐卧钢轨、轨枕头及道床边坡上。人员休息或因事离开，务必将轨检仪抬下轨道。

7、在检查中遇到雷雨时，应下道关机，迅速到安全处所躲避，严禁在大树下、电杆旁或者涵洞内躲避。

操作及安全

1、轨检仪（包括分析软件）的操作者必须经过培训，应该严格遵循操作手册和操作规程。

2、轨检仪分解装配（指纵横梁和面板及电池等），必须遵照操作规程要求，按规定的方法和程序进行，否则可能影响使用性能和寿命。

3、操作时（包括检查和检修调试）压按键盘用力要适度，注意保护液晶屏幕。

4、数据导出时，U盘的接、插最好在面板不带电状态下进行，仪器在检查完毕保存数据退出程序之后才可以关闭电源，拔出连接电缆，拆除面板，然后再分解纵梁和横梁。

5、智能型分析软件处理数据的操作要仔细确认，特别是删除操作；对于操作者要严格权限分配，防止因为恶意修改而影响数据安全；检测数据应经常备份，系统应经常检查病毒。

保养安全及检定、标零设置

1、本设备为精密检测仪器，保养维护过程中应避免撞击和敲打，注意防水、强磁和高温，检测过程中严禁用脚踢着仪器走，在仪器暂停下道时或是拆卸后严禁操作人员坐在仪器上。

2、长期不用时，应拆除传感器和电源，包装好在干燥环境中保存，远离高温潮湿，避免阳光直射。

3、轨检仪供电采用的是大容量的锂电池，用户在初次使用时需完全充、放电三次以上，以保证锂电池的使用寿命，不充电时请将充电器和电力供应线分离，请勿将充电器与电池连接超过一周以上。

4、拆装、检修、使用一段时间后之后，轨检仪器必须经过在检定台上检定试验及标定器上设置各传感器零点。

5、标定是使各传感器设置在标准位置，简称传感器零位标定，应在标定器上按操作规程进行。

6、检定是指在仪器定期在标准标定台上按Q/20535535-8〃1—2006《GJY-T系列轨道检查仪》企业标准或《GJY-T系列轨道检查仪检定方法》中的相关规定进行检测。

7、装拆传感器和检修一律在无电状态下进行。

8、只有专业技术人员才可以安装和维护，非专业人员禁止拆卸本设备

检查仪的收藏、保养、搬运、储存

1、收藏：整机拆开后分别装入两包装箱内。控制面板和数据线装入小电气箱内。

2、保养：每天使用后，必须檫拭仪器表面的污物，特别是走行轮、测量轮、导向轮上的污物一定要处理干净。

3、搬运：转运，包装箱内应有软质物减振。不能让该机在剧烈振动、强磁辐射的环境下运输，长途运输时，运输工具应匀速，慢行。

4、储存：设备应贮存在通风良好、温度-25℃～+55℃、空气相对湿度不大于90%、周围无带酸、碱或其他有害介质的库房中。并做好防潮、防雨等措施，储存期超过1个月应将仪器电池取下充满电再存放；贮存期超过3个月以上，再次使用时应进行相应的检定和标定。

使用中的注意事项

1、无论上道或下道，设备搁放位置到地上时，不得碰撞纵梁侧面的旋转编码器，不得坐在仪器上休息。

2、在工作中随时注意数据的稳定性，如遇数据无故过大突变或波动，则应下道检查仪器。

3、在仪器使用中，应制定推行计划，在曲线前应考虑曲线设置的特征点，务必注意打曲线特征标记，这样分析软件分析的数据才会更准确。

4、使用中，可在每公里标处使用“同步” 键校对里程，自动消除里程误差（如果公里标在曲线内建议不要进行同步）。

5、控制盒中安装了液晶显示屏、单片机系统等，要注意防振防冲击。

6、仪器在走行时不要使用侧向力，走行速度要匀速、适中。过轨缝时注意匀速慢推，不能有猛烈的振动冲击，不得用脚踢着仪器行走。

7、检测过程中为防止非正常情况下突然断电，建议在数据采集过程中每隔10分钟左右按一下“确定”键保存已检测的数据。

标定器与标定

1、轨检仪标定器重要用于对轨检仪的基本弦轨向、基本弦高低、轨距、水平（超高）等的基准点的校准和调整。按照规定每天使用前，应该对轨道检查仪进行标定。

2、检定台的初始化（检定台的零位调整），由段计量人员参照JJG（铁道）192-2006《铁路轨道轨检仪检定台计量检定规程》中轨距、水平（超高）、方向、高低单元零位校准方法来具体调整，使各单元归零。

3、轨距、方向、高低三项在标定台加工完成后，各项目的初始值相对轨距仪来说为零，标定时不需要对这三项初始化。

4、水平初始化：通过旋转调节螺母，使标定台的铸造平台上安装的水平仪为零，则标定台的铸造平台水平，从而放在标定台上的轨检仪水平为零。

5、标定台标定的项目：轨道检查仪放在已经初始化的标定台上，按照以下操作方法标定轨检仪的各项目，在系统设置界面下选择（轨距、水平、方向、高低）设置不同的传感器零点即可。

6、经常按规定清洁和润滑标定台各工作面。

秘书工作的档案要求 篇7

关键词 秘书 文书工作 档案 管理

秘书的“文书工作”工作，即文书撰写、制作、处理等文书档案事务，在讨论其与档案的关系时，先看以下几个定义，一是“文书档案”，即反映党务、行政管理等活动的档案；二是“归档文件”，即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料；三是“归档文件整理”，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。仅看这三个档案有关的定义，结合秘书的“文书工作”具体职责和内容，能非常清晰明确地发现秘书在日常工作中，必须按照文件、档案的形成规律和管理要求开展相关工作，而按照档案要求做好文书工作，是对秘书基本的要求。

一、文件与档案的关系

从本质上讲，文件与档案属于同一种事物，只是表现形式不同。“文件”是机关单位处理事务过程中自然形成的一种管理工具，具有现行效用。一般讲，对处理完的文件进行挑选和整理，把对日后工作有查考利用价值的集中保管，这样，文件便从形成时的处理事务工具转变成具有原始价值的档案了。“文件”与“档案”记录内容相同、物质形态相同，并且都具有原始记录性，所以，文件与档案实际上是同一物质对象在不同工作阶段的不同称呼而已。档案由文件转化而来，是文件的最后归一，文件的质量决定着档案的质量，文件管理是档案管理的前期工作，档案管理是文件管理的延伸和发展。

二、秘书工作与档案工作的关系

由于文件与档案的关系，作为形成与处理文件的主体，秘书在完成了文书处理程序后，将文件收集齐全，按照日后的利用价值标准进行挑选、重组，形成有机体系的一系列档案工作，是秘书工作与档案工作的交叉点，为档案工作的开展奠定了物质基础，也为档案工作的规范化创造了条件。如果文件的内容不准确，势必影响档案的价值；如果公文文种混用、行文关系混乱、公文撰制程序不规范，将影响文件的归档整理和档案查找；如果公文载体材料质量差、缮印不清，也会影响档案的质量和使用寿命。所以说秘书工作和档案工作的内容和范围虽然各不相同，但两者并非截然分离，档案工作是秘书工作的延续和发展。

另一方面，档案工作的质量同样会影响机关工作的效率和质量，会影响秘书参谋作用的发挥以及办事效率和政绩的评价。因为只有健全完整的档案才足以获取真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据，而且，健全的档案工作，齐全完整的档案资料，有助于机关工作效率的提高。因此，秘书工作和档案工作之间是相辅相成、紧密联系的关系。秘书人员应当具有档案意识，具备相当的工作技能，按照文件管理、档案管理规律办事。

三、秘书工作档案管理的主要要求

秘书工作的档案要求体现在一个“档”字上，即要求秘书具有档案意识，具备档案专业知识，在工作中自觉地将文书工作与档案看作一个连续的有机整体，实行一体化的管理，并且要有全局观念，努力提高档案工作水平。秘书工作的档案要求具体有：

（一）档案收集的要求

秘书应当按照国家法律法规的要求，将公务活动中产生的文件收集齐全，进行整理，按规定移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。尤其要建立健全归档制度，具有查考利用价值的文家材料必须列入归档范围，在规定的时间内归档，并且保证归档文件的质量，准确界定归档文件的保管期限。准确判断文件保管价值是做好档案收集整理工作的关键，哪些文件需要归档，那些文件无需归档，秘书要做到心中有数。那种只要是历史记录就必须归档的做法是不科学的，不仅浪费人力、物力、财力，而且使有用的档案信息被淹没在无用的材料之中，不便查找；相反，只有从档案查考的角度出发，不考虑文件的科学研究价值，又可能遗漏有价值的材料，最终影响档案的利用。同样，只重视纸质文件的收集而忽视其他载体材料的收集也是不够的。

（二）档案质量的要求

文件从形成到归档保存，都要求秘书具有档案质量意识。一方面，秘书工作水平的高低直接影响到档案的质量。有的秘书行文能力差，文件修改、涂抹严重，造成档案整理困难；有的秘书使用文种和格式不规范；有的秘书工作责任心不强，使用书写工具相当随便，经常使用易褪色的圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水笔等，对纸张规格、纸质、纸张颜色的选用也缺乏标准，造成文件材料不易长期保存，影响了档案的使用寿命；有的秘书缺乏档案保护的基本知识，对文件存藏环境防潮湿、防高温、防灰尘、防有害气体和防虫、防霉、防火等基本要求一无所知。为了保证档案的长期保存与安全，秘书还应当具备一定的档案保护保管知识，了解和掌握档案损坏的原因和规律，采取专门的技术措施和方法，预防档案损坏。

（三）档案信息开发利用的要求

有了健全完整的档案，就能查找到真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据。如果没有档案利用意识，没有健全的档案工作制度，秘书的参谋服务作用就很难得到充分发挥。同样，秘书在日常工作中也经常要查找文件、档案，要利用经过整理的系统化、条理化了的研究成果作为参考。因此，充分认识档案是一种重要的信息资源，并且科学有序的挖掘、收集、整理和利用好档案信息资源，是秘书提高工作效率和质量的重要手段。

长期实践的结论来看，通过强调秘书工作与档案的联系和要求，在档案形成的初始阶段就做到正规、有序、完整的处理文书及档案材料，对提高档案管理和档案质量都有着重要的积极意义。

安全检查档案资料要求 篇8

一、2010年冬季安全大检查情况总结

按照天津经济技术开发区开展“冬季百日安全无事故”活动和南港公司《关于做好冬季安全生产工作的通知》要求，南港公司工程建设部、港务公司、资产运营公司、安监办等部门于2010年11月29日至2010年12月10日在工业区组织开展了冬季施工安全生产大检查，现将检查情况通报如下：

㈠、检查基本情况及内容 1．基本情况

从检查总体情况看，大多数施工项目部能够较好地执行安全生产方面法规、标准及公司要求，落实冬季施工安全生产措施，认真开展自查自纠工作，安全意识有所提高，安全管理水平有所提升。通过此次大检查活动，大多数施工单位的宿舍取暖、安全用电用气等方面问题得到了较为彻底的治理，极大地改善了农民工的生活环境，避免了用电用火事故的发生。

此次检查了44个项目部，查出安全隐患177项，下发限期整改通知书19份。其中安全教育、特殊工种持证上岗情况42项，临时用电、用火65项，食堂宿舍安全24项，无方案施工2项，机械安全4项，临边防护5项，船舶管理问题2项，其他问题33项。对检查中存在的安全隐患较多的创业路东延给水工程、融泰搅拌站、综合服务区综合服务楼空调管道安装等3个工程下发了《安全隐患局部暂缓施工令》，对长江航道局东四区项目部、天津成套设备工程监理公司融泰搅拌站监理项目部、北方创业创新路项目部等项目部下发了《安全隐患整改通知书》。天津市政四公司海港路北段和中铁十五局红旗路二期两个项目，现场管理到位、安全工作较为扎 实。

2．检查内容

1)监理单位：重点检查了制度和执行情况；施工组织设计和施工方案的审查和监督执行情况；施工单位资质及其人员资格审查情况；隐患整改情况；现场监理部人员持证情况，安全管理人员履约情况，以及安全管理人员变动程序性合规性。

2)施工单位：重点检查了是否具备相应资质和安全生产许可证；有无分包和违法分包行为；项目负责人、安全生产管理人员是否满足要求，是否持有相应资格证书，是否与合同一致，是否存在随意变更行为；特种作业人员是否持有效的特种作业操作证；对施工作业人员的安全教育情况；隐患排查治理及本次冬季安全生产自查自改情况。

3)施工现场：按照相关法规、标准、制度重点检查了施工现场安全防护情况；施工临时用电、现场防火、起重机械、脚手架、基坑支护、土方开挖等重点部位、环节的安全状况；项目部船舶入场检查和抽查情况、施工船舶设备状态、应急物资配备情况。

4)宿舍、食堂：施工人员宿舍用电、取暖情况；工人食堂食品卫生和燃气使用情况。

㈡、存在的问题 1．监理单位

部分监理单位监理人员监管项目过多，旁站不到位，不能及时发现问题，如成套设备监理公司1名安全监理负责四个项目。

2．施工单位

部分施工项目部安全检查和安全生产教育开展不到位，特种作业人员持证上岗率不高，危险性较大的分部分项工程管理不到位。如所有涉海项目部施工船舶上均无培训记录，如一航一项目部承建的融泰搅拌站，1-2号生产线深基坑无专家论证方案施工。3．施工现场 1）临时用电

部分工地施工临时用电未按照“三线五相”制和“一机、一闸、一箱、一漏保”设施，动照不分；工地和宿舍电线私拉乱接现象严重。如综合服务区雨污水泵站项目直接使用裸线插入插座。

2）机械安全

个别工地起重机械存在多项安全隐患。如中铁三局上海华海工程有限公司红旗路立交工程，吊车没有安装吊钩限位器和拔杆限位器、起重信号工无证上岗、起重机械入场未检验等。

3）安全防护

个别项目部对于高空作业、基坑坍塌、物体打击、触电的防护设施和措施还不到位。如综合服务楼楼梯、走廊无防护栏杆、深基坑临边无防护栏杆、无密目式安全网、无踢脚板、无安全警示标志。

4）船舶管理

个别施工船舶存在灭火器、救生圈等配备不足，无橙色烟雾信号和红色红光火焰信号。如港航项目部（东二区）；船舶入场自查和抽查未得到有效落实。监理单位把工作停留在船舶入场资料的报验上，缺少登船安全检查。如负责东二区的天科监理，14条吹砂船舶入场未进行登船安全检查。

4．宿舍食堂

部分施工项目部还存在使用电褥子、明火取暖，液化气罐使用不规范等现象。如在华水四项目部的两间住宿集装箱内共发现电热毯8床、在二航三项目部的住宿集装箱内发现煤炉且在帐篷内架设炉灶、在广东航盛项目部的住宿集装箱内均发现了煤炉和电热毯。港航项目部食堂使用50Kg液化气瓶。

二、双节期间安全工作要求

㈠、继续深入排查，加强隐患治理整改工作。

各参建单位要按照“冬季安全大检查”各项整改指令的要求，继续深入开展隐患排查工作，使隐患排查、治理常态化。对查出的问题要加大整改力度，在规定时间内完成整改。各单位要着重解决安全隐患问题反复出现，想办法、定措施、定人员，努力做到隐患不反复，整改不留后患。

㈡、扎实做好基础工作，切实把安全工作放在首位。

1．施工单位要加强“三级安全教育”，加大农民工安全培训力度，确保入场工人安全教育率100%，特种作业人员持证上岗；加强冬季用火、用电等重点环节管理，确保现场取暖的同时，防止发生火灾和触电事故发生。

2．监理单位要进一步落实安全生产监管责任，按照冬季安全管理要求，不断优化工作方案，加强对监管范围的巡查和隐患整改，加大重点环节和重点部门的监管，做好施工单位的退场和值守工作，确保冬季安全生产。

㈢、克服麻痹松懈思想，切实加强施工现场安全管理。公司各部门、各单位及参建单位要进一步提高对安全生产工作的认识，克服麻痹松懈思想，按照“冬季安全生产会议”上的具体要求，扎实做好现场安全管理工作。施工项目部要安排、组织好生产，遇大风、大雪、大雾等恶劣天气不得安排高处作业，确要进行高处作业的，应制定切实的安全施工方案，并经必要的审核批准后，安全防护措施均已到位，在现场专人监护下，方可施工。

㈣、关心农民工生活，维护稳定局面，加强治安防范。

要关心农民工的生活，保证民工工资的发放，搞好食堂卫生和民工宿舍的防寒保暖工作。要处理好各种矛盾，现场发生的问题要在现场解决好，切勿激化矛盾。做好治安防范和安全保卫工作，加 强内部治安管理，注意防盗和出行安全，防范各类治安事件发生。

㈤、做好“两节”期间的生产组织工作，加强应急管理，严格执行值班制度和事故报告制度。

1．要科学合理安排好春节期间的生产。各参建单位要加强与南港公司的沟通协调，根据节日生产实际和需求，提前安排节日期间的生产运行工作，合理安排好施工人员的休息，在保障正常施工进度的前提下，做到现场人员最小化。

2．要加强春节期间的应急值班管理。公司工程主管部门、各参建单位要安排好元旦、春节期间的安全值班工作，领导要在岗带班，要安排生产骨干进行现场把关和监督，加强应急值班，要与南港公司安监办保持24小时联系，对各种异常情况和突发问题要及时、有效处理，及时消除事故隐患。要严格事故报告制度，若发生事故，按规定迅速向上级、有关部门以及南港公司如实报告，同时要采取积极有效措施防止事故扩大。

3．各参建单位在2010年12月30日16：30前、2011年1月25日前分别向南港公司工程主管部门、安监办上报“元旦、春节”期间施工作业安排、预计施工作业人数、保障措施和值班表。

㈥、做好“春节”后复工工作。

1．施工单位在复工前要对所有进场农民工进行一次节后上岗前就业常识、安全生产知识和职业技能教育培训，提高工人安全意识，防范和消除各类不安全因素。

2．各施工单位要认真开展复工前安全生产检查验收工作。对施工现场进行全面安全检查，特别要加强对危险性较大的分项工程的检查，对检查发现的各类隐患，严格落实整改，做好记录备查。

3．各监理单位要切实履行安全监理职责，加强安全监管，督促并参与施工单位节后复工前的安全检查工作，达到复工条件的，由总监签字下发复工通知书后，方可复工。未经检查验收或检查验 收不合格的，坚决不准复工。

三、双节期间安全大检查工作计划

南港公司拟于2011年1月4~20日开展“双节期间”安全大检查。

㈠、检查领导小组

组

长：左

敬 副组长：葛海庆

成员：安监办 工程部 企业服务部 港务公司 资产运营公司 各监理单位

海域联络人：邓

辉、陆域联络人：王新宇 ㈡、检查内容

1． 前期冬季安全大检查不足问题整改情况。2． 特殊工种作业人员持证上岗情况。

3． 按照南港公司参建单位HSE考核细则对参建单位进行考核。

㈢、检查计划

㈠陆域

1．1月4日

融泰搅拌站 2．1月5日

创新路 3．1月6日

东4、5区

4．1月7日

综合服务楼及雨污水泵站 5．1月10日

海港路南、北段 6．1月11日

红旗路立交桥 7．1月12日

创业路给水

8．1月13日

仓储物流雨、污水泵站、东0、一区 9．1月14日

A01、A02 10．1月17日

东二区、东三区 11．1月18日

通讯管道、绿化工程（红旗路、创业路）12．1月19日

南堤路、西中环南延 13．1月20日

填土

㈡海域

1.1月4日

B03以西吹填一标 2.1月5日

B03以西吹填二标 3.1月6日

B03围埝三标 4.1月6日

B03围埝一标 5.1月10日

B03围埝二标 6.1月11日

南防波堤二标 7．1月12日

南防波堤三标

备注：工程主管部门的项目负责人参加相关项目的安全检查。要求各参建单位12月30~1月3日做好自查。

安全评估资料要求 篇9

各单位报设计院的安全评估资料经设计院审查后，提出初步修改意见：

1、二标段所报材料相对较好，需进一步补充完善；

2、一、三标段可参照二标段格式，结合标段特点进行

编制；

3、各家需出具安全评估委托书。

根据设计院的初步意见，先要求各单位尽快修改所报材料：

1、进一步完善施工方案内容，较为详细的说明施工工艺，如路基填筑、结构物拆除、新建结构物施工等，对需要计算的临时结构提供相关计算书。

2、根据施工安排，各单位初步进行风险识别，并根据风险识别采取相应的安全控制措施。

3、重点制定对车辆正常通行可能产生影响的施工安全防护措施，特别要对原有结构物拆除和新建结构物施工等方面进行详细编写。

4、制定的安全措施要具体、可行，并且有针对性，减少套用规范或通用的措辞。

5、委托书见后（参照）。

委 托 书

山东省交通规划设计院：

为认真贯彻落实“安全第一、预防为主、综合治理”的工作方针，切实保障建设工程施工期间现场周边环境、人员和车辆安全，保障国家和人民生命财产安全，根据《建设工程安全生产管理条例》等相关法律法规及工程所在地相关管理部门的要求，我公司需要对青银高速青岛收费站迁移及拓宽工程整个施工期间的施工安全进行安全评估，现委托贵单位对青银高速青岛收费站迁移及拓宽工程整个施工期间的施工安全进行安全评估工作（相关资料附后）。

委托单位：

浅谈档案管理的基本要求 篇10

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等

2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到别处）;将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。