特采流程图文

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特采流程图文 篇1

为了实现这个目的,首先要对原始数据进行标准化改造,包括对未数字化的数据按相关标准和规范数字化,形成专业数据库;对已经数字化的数据按标准和规范进行数据库改造,形成专业数据库。其次,对所有专业数据库进行数据编目,建成元数据库,实现数据上传、检索与下载等功能,力争构建一套基于新台址媒资管理网络环境下的,新的技术先进、功能完善的图文资料编目和管理软件系统网络平台。

1 图文资料管理系统业务流程再造的整体需求

新台址图文资料管理系统是对台内公共资源进行收集、整理和发布,发挥资源效益,为节目生产、经营和行政管理业务提供数据支持服务,主要任务有三点:

(1)图书期刊资源管理,其中包括科技文献和图文资料两大类,通过对图书期刊的编目和流通管理,面向全台员工提供图书期刊的检索、在线阅读、下载和借阅服务。

(2)公共数据资源管理,指通过采购获取的第三方数据资料和目录,通过把这些数据进行格式转换、导入和数据编目,面向全台员工提供检索、下载和在线阅读服务。

(3)公共业务信息资源管理,指各个业务系统可以共享的业务信息数据,这些数据经过收集、格式统一后,面向全台员工提供查询、统计、报表服务。

根据新台址图文资料管理系统的设计要求,数字化图书馆业务流程再造,不仅要实现馆藏内容的数字化和管理上的网络化,更要实现服务内容多样化、服务形式个性化、服务对象广泛化、服务时间全天化。在未来数字化图书馆中,服务是第一位的,图书馆将完全“以用户为中心”。图书馆不仅是各种媒体文献信息的收藏场所,更是信息的中介、处理和评价中心。图书馆向读者提供的内容,不再是以文献为单元,而是以知识为单元。图书馆员也不再仅是文献信息的提供者,而是信息评价和选择者、知识的组织和管理者。

1.1 新台址图文资料管理流程的需求

根据新台址媒体资产全域式管理规划要求,图书资料管理部门作为全台图书资料(纸介质并含电子图书)的主要管理部门,一贯坚持“围绕宣传重点,服务全台职工”的理念。迁入新址后,图文资料管理的主要业务流程如图1所示。

(1)图文资料管理将对以下几项内容进行流程再造:

①台内纸介质(含电子)图文资料的收集、编目加工、存储、上载和检索、下载借阅流通、资源服务与信息发布以及各类统计等在线管理工作;

②国内外正式出版图书(含数字习书)、期刊的采购与订阅、分类、上架入库、下架并移交等馆务的在线管理工作;

③其它台内重要会议、活动资料的收集、数据化编目保存与在线共享服务;

④电子类数据资源管理,主要完成第三方数据资料的采购、导入以及电子类数据的浏览等功能,如CNKI、万方、维普等各类图书、期刊数据库的镜像链接与整合。

另外,还要针对我台各个部门历史业务文档无从查找的现状,展开收集、整理编目和检索服务工作,内容包括全台各栏目制作节目产生的业务资料(工程项目方案计划书、图纸、档案、策划案、采访脚本、拍摄方案及其它纸质图文资料)、技术和业务工作电子文档、台内各种印刷资料、台内编辑出版的图书期刊等等,为台内各部门查询以往本部门未曾保存的各类业务资料提供帮助。

(2)新台址图文资料管理工作将实现的新功能主要包括:库阅合一、电子化阅读、分库管理、多点配送、自助借还、网上预约、短信提醒、网络多媒体视听等。

1.2 新台址阅览区、图书借还区、读者角等空间布局的需求

根据我台媒资管理第二个五年发展规划以及我台新址楼宇的实际情况,新台址图文资料管理业务设立综合管理阅览区、业务艺术阅览区、新闻信息阅览区和多媒体平台、技术情报阅览区、中心阅览区和主书库,供读者检索、借阅、信息复制(复印、扫描拍照)、网络视听等;并根据具体情况在主楼的适当区域设置8～10个读者角,具备查询、阅读、图书自助借还等功能。

1.3 新台址图文资料管理的系统应用及接口功能的需求

新台址媒资管理资源对外开放的接口采用SOA架构,遵循Web Service标准,很容易部署到ESB底层架构之上,使得快速整合不同系统的数据成为可能。开放的接口包括:纸质类图文资料的检索接口、电子类数据的检索接口和公共业务类资源管理的检索接口。新台址图文资料管理业务将与多系统相融合(如媒资系统、版权系统、人事系统),通过接口实现数据交换与同步,以更高效的管理流程,为用户提供方便快捷的文档、纸质或电子类图书、报纸、杂志的浏览、借阅、下载或复制等服务。图文资料管理的系统应用与接口功能的业务需求主要表现在以下几个方面。

1.3.1 新台址图文资料管理系统服务功能

新台址图文资料管理系统服务从全文资料的检索,到图文资料的借阅还,包括全文检索系统、图文资料的流通功能、自助借还系统、多功能阅读区的设计实现。

(1)全阅读的全文检索系统

新台址图文资料系统的全文检索实现纸媒、电子类图文、外购资料、节目附属图文资料以及公共业务文档等图文资料的数据信息检索。检索结果可根据不同的图文资料的特征(如图片、音频文件、视频文件)采用不同的打开方式;同时可根据版权属性提供全部或部分内容的下载。此外,该系统还具备网上预约、电子类图文资料续借、个人借阅信息查询等功能。

(2)图文资料的流通功能

流通管理是服务于用户,管理图文资料的借还子系统。包括如下功能:借阅、续借、归还、情况查询、借阅情况分析。

(3)自助借还系统

用户在具有自助借还功能的借还处,通过自助借还机,按照指示完成图文资料的自助式借还操作,只须管理人员进行资源管理。自助借还设备通过调用自助借还接口实现检索系统数据同步。

(4)多功能阅读区设计

多功能阅读区配备有阅读桌椅、可上网多媒体计算机、耳机等设备。用户可以在多功能阅读区进行纸质和电子图文资料的阅读、网上借阅、视音频浏览、娱乐休闲、交流等活动。多功能阅读区的可上网多媒体计算机具备网页浏览、电子阅读、收发Email、视音频播放、Office文字处理等功能。

1.3.2 新台址图文资料管理系统管理功能

(1)纸质图文资料编目、入库

管理人员根据图文资料编目规范,实现图文资料的人工编目。在管理人员审核后将已完成编目的图文资料分配新图文系统ID、入库。功能包括:编目功能(依据“中国图书编目规范”)、编目校对、入库。入库后的图文资料可以通过检索系统检索流通。

(2)编目信息导入、入库

导入出版社等出版单位发布的图书资料电子编目数据,分配新图文系统ID、入库。入库后的图文资料可以通过检索系统检索流通。

(3)电子类图文资料入库

电子类图文资料包括收集或购买的电子图书、电子期刊、电子杂志等。当有电子图文资料导入时,通过调用电子类图文资料接口实现检索系统的数据同步。

(4)外购资料、节目附属图文资料的收集、初编、上载、入库

外购资料、节目附属图文资料涵盖的形式有:文字文案、图片、各种制图文件、光盘等形式。管理人员按照就近收集原则收集各类业务技术文档。管理人员根据此三种图文资料属性特征进行初级编目,并上载如电子图片、电子文件等资料。上载的数据统一存储在存储阵列中,校对合格后的图文资料分配新图文系统ID、入库后,可通过检索系统检索流通。

(5)版权信息注入

在编目、初编等过程中,通过调用版权系统接口完成版权系统数据导入。

(6)图文资料的配送与移库

管理人员在不同的核心库、分库、自助借还站之间,转移图文资料。

(7)图文资料的下架与剔除

剔除已无法继续使用的图文资料

(8)综合统计分析

可以定制统计条件,进行业务统计、图文资料流通统计等综合统计功能,并可导出统计图表。

(9)数据光盘制作功能

根据用户需求,将可下载或使用的数据制作成光盘形式供用户使用。

(10)光盘库系统的管理与分发

将所有光盘介质的图文资料存储于光盘库中,由管理系统实现对于其内容的播放、查看、调用。

(11)图文资料电子芯片管理功能

图文资料内置系统可识别芯片。芯片中存储有图文资料编目信息、库存信息、借阅信息等。通过芯片读取设备,实现这些图文资料迅速识别、检索、借阅。

1.3.3 新台址图文资料管理系统的接口功能

新台址图文资料管理系统应具备多种接口。外部接口用来连接新址人事系统、媒资系统、版权系统等,实现新址图文系统与这些系统的信息交换。内部接口完成新址图文系统内部(如不同电子类图文资料系统和纸质类图文资料系统)的信息整合。如表1所示。

2 图文资料管理系统关键业务流程再造的需求

2.1 读者书籍需求收集流程的再造

通常情况下,中央电视台图文资料管理部门会以季度为单位,面向台内各个部门的读者调查所需图文资料,进行汇总和整理,整个过程耗时较长。读者书籍需求收集流程的再造,除了减少了部门领导审批环节,还在需求收集技术上进行了再造。利用信息技术,在台内综合信息网络上采用对所需书目投票的方式,以部门为单位对所需的图书进行选择,设计使用投票页面,请用户将所需书目进行复选,并允许用户在选择之后还可以填写。通过表2读者书籍需求收集新旧流程的对比,我们不难发现,再造后的流程运作大大缩短了时间、提高了效率、提高了待采购清单生成的准确度、缩短了购买前的周期,提高了工作的质量和用户服务质量。

2.2 图文资料采购审批流程的再造

图文资料的采购审批工作是采购前的关键环节,原有的这个环节是由图文资料管理部门将产生的待采购清单,上报图文资料管理部门的上级主管部门,然后经台内主管办公业务的部门审批,再报告财经部门领导审批后才能得以执行采购动作。

图文资料采购审批流程的再造,减少或合并了不必要的审批环节,原来的三级审批减少到两级,使得责、权、利得到了高度的统一,加快了审批的推进;利用信息技术和无线网络技术,改变了传统的审批方式,领导不需要到电脑前操作,只需要一个智能手机或者手持ipard等设备,具备无线网络就可以进行快速审批,审批效率大大提高。

3 业务资料收集流程的再造

业务资料收集业务是随着中央电视台内部业务发展的,是图文资料管理部门提供的一种服务业务,其目的是,将中央电视台日常运转产生的除行政事务性业务之外累积下来的资料,尽快地收集进入图文资料管理部门,在经过整理加工编目之后,提供用户检索查询使用。这些资料包括大型活动节目转播的技术方案,比如奥运转播技术方案,世博会整体转播方案等;还有大型项目的技术方案图纸,比如新址工艺项目的框架设计方案,深化设计方案,实施方案及图纸等。

该业务流程原设计为采用用户提交的方法进行收集,即用户主动向图文资料管理部门提交,以年为单位,每年把相关材料提交到图文资料管理部门。

由于提交资料带来繁琐的工作,使得用户干脆不提交或者少提交以减少个人承担的工作量,于是造成一种现象:要么没有提交图文资料,要么提交的资料无法满足发布所需的全部需求,比如元数据不全甚至没有。

针对诊断出来的主要问题,在业务流程的设置上,改变其开展工作的方式,变被动接受提交资料的方式为主,为主动收集的方式为主。

如图2所示,图中黄色的流程环节取消,绿色的流程环节进行了调整,调整后的流程从以业务部门为主导,图文资料管理部门下发任务,被动收集,变为以图文资料管理部门为主导,主动收集业务资料,业务部门配合的模式。此业务流程的改造,业务流程的主体、客体准确,更加清晰,“谁的孩子谁抱走,谁的业务谁开展”,使得业务开展顺利进行。

业务资料收集工作质量根据用户的反馈和实际工作效果综合评估得出以下结论,如表3所示。

4 图文资料信息发布借阅流程的再造

采购到的图书刊物,经过图文资料管理部门的入库登记之后,提供用户借阅使用。原有的基于图书的传统管理方式,需要在图书刊物到达之后进行入库登记,传统的模式是制作图书卡片,按照分类或者书名次序进行排列。用户借阅时需要查询卡片,找寻自己需要的图书,然后进行借阅手续的办理。

传统的流程中最为耗时的,就是图书卡片的制作。虽然计算机的普及使用改变了传统的手抄卡片的方式,一定程度上提高了效率,但对于图书管理部门人员而言,工作量依然没有减少。在借阅方式上,无论是人工制作卡片方式还是电脑打印卡片方式,借阅方式均为卡片查询,用户须到图书馆自行查找,效率较低。

流程再造后,目前设计的新系统将全面继承购买图书时前端所提供的元数据,再结合图书存放的地点排架等信息进行检索查询,查询到的书籍可以在网上借阅,并且可以由图书管人员主动送到用户的办公室。用户阅读后,可就近选择还书点,自动还书。由于采用了全台人员一卡通及图书RFID技术,图书的退还自动化成为了现实。

图书服务成为一种主动式的服务,同时兼顾原有的传统方式,即用户可到图书馆进行检索查询,然后到排架取书,借阅。

图3所示为图文资料信息发布借阅流程再造新、旧流程图。对于图文资料管理部门而言有以下几个重大变革。

(1)提高了服务质量和效率:改变了原有至少5天制作图书卡到信息发布的工作模式,大大缩短了新书与读者见面的时间,提高了新书的借阅率,充分发挥了图文资料的价值。

(2)从人工到自动的转变:人工处理借阅退还到自动网上借阅,机器自动退还,自动化程度提高,减少了人工干预环节,提高了效率和用户满意度。

(3)减少了图文资料管理人员,优化了整体的架构:把负责退还环节的人员腾挪出来,原有借阅人员主动提供送书上门,整体上减少了人员的投入,使得人员的工作实现最高效最有价值。

对再造后流程进行评估,得出结果如表4所示。