oa办公系统可行性分析

oa办公系统可行性分析（共12篇）

oa办公系统可行性分析 篇1

一、OA办公系统软件技术参数

（一）基本要求

钟山区OA办公系统是涵盖钟山区四大班子、所有区直机关、各镇乡（街道）、所有社区及所有行政村四级区域型办公平台。该办公平台能够满足全区四大班子、区直部门、党群系统、各镇乡（街道）、所有行政村、所有社区（居委会）共200多个部门至少2000名以上工作人员现代办公的需要，功能上主要包含办公门户与登录认证、信息文件管理平台、公文流转与传输平台、个人日常办公、多渠道通讯、CA用户认证与授权管理、系统管理、跨单位政务应用九大模块，是一个区域型多个单位共同在一个平台上办公的综合平台。

系统建成投入使用后，原则上用户授权数和项目实施范围不受本文档参数限制，根据钟山区人民政府的需要可以随时扩展，工程中标建设单位必须积极配合，并不得增加项目费用。

（二）整体技术要求

1、系统具有跨平台功能，采用B/S架构，支持64位UNIX操作系统，支持unix、Linux、Windows等主流操作系统；

2、采用JAVA语言和技术，基于J2EE的多层架构设计；

3、系统要求支持集中、分布和混合等多种模式，用户可以根据实际情况进行灵活调配；

4、支持IE6、IE7、IE8等多个版本的浏览器；

5、采用构件化、面向对象的设计，可做到灵活扩展；

6、提供全文检索功能，支持对标题、正文以及附件的检索；

7、支持全区2000个以上用户的正常访问，页面响应时间<5秒；

8、支持ORACLE、SQL SERVER、DB2等大型的主流数据库；

9、采用ORACLE Weblogic、BEA Weblogic、IBM Websphere等主流应用服务器及软件进行项目实施；

10、采用web2.0技术，使用RSS/AJAX技术；

11、支持CA身份认证；

12、支持https访问，无须安装第三方客户端软件；

13、用户授权数只与硬件设备负载能力有关，与软件本身功能限制无关。

（三）建设功能要求

1、办公门户和认证

系统能将办公门户作为整个平台的信息集中展示区域，将待办信息置于首页，无需进入具体的功能模块页面。用户登录办公系统后，可以方便地看到需要自己审批的文件、最新通知、最新邮件等。

办公首页能采用灵活的自定义方式处理。用户可以定义自己的个性化首页，在首页内只展现包含与自己日常办公有关的功能模块和信息。

支持多种认证方式，用户可以通过输入用户名、密码的经典登录方式进行登录，也可以直接通过CA电子证书方式进行身份认证。

2、公文管理

公文管理应具备发文管理、收文管理、签报管理、公文设置、公文交换等模块，应有标签管理、手写签名、痕迹保留、办理情况跟踪、流程触发、打印模板设置、档案归档、催办提醒、电子签章等功能。

发文管理：能实现单位内部的发文管理，快速发文，联合发文，跨单位公文审核，包含拟稿、审核、签发、分发、立卷、归档整个流程，工作流程及权限可以灵活控制和修改，并自动进行流程跟踪、催办、查办、跨单位通知和发文模板和发文文号自定义，能记录发文的标签的修改痕迹，支持多人同时审批和依次审批，支持文件退回等。

收文管理：能实现单位内部的收文管理，包含收文、签收、登记、拟办、批办、承办、归档等整个流程，工作流程及权限可以灵活控制和修改，并自动进行流程跟踪、催办、查办。

签报管理：能提供内部通知、处室工作总结、考察报告、信访工作材料、行政许可处理、提案议案处理材料等。能记录每个用户的接收和办理时间。

文件办理：支持文件办理状态监控查询，提供图形化的文件办理监控图。

公文设置：能支持对各种公文属性的配置，包括公文种类、文号、收文单位、主题词等，支持公文模板、办签模板、批示语的维护及公文流转设计。

公文交换：能实现各部门之间的公文交换，实现发文、交换与收文之间的无缝衔接，支持分发模板，支持公文签收与拒收。

公文管理系统应具备以下需要实现的功能：

收发文及文件送审签表单：系统应可以使用多个公文表单，并可以实现表单按本单位公文表格制作，同一表单可以定义多个流程并且控制流程权限，让不同的人使用不同的流程。

痕迹保留、电子签章、手写签名：发文与文件送审签等支持Word/WPS在线编辑，Word与WPS的修改痕迹可以保留，根据需要显示干净的文档与有修改痕迹的文档；支持电子签章功能；支持手写签名，文件列表能导出为excel文件。

文档模板及Word与Html交互：公文管理模块应提供自定义标签字段和公文模版的功能，可满足各种发文格式的需要。管理员可以自己设计自己单位的各类红头文件格式，在发文流转中，指定用户可以直接调用将编辑好的正文套用模板，并且将文号等信息自动加载到正文中。

丰富的办理查阅能力：系统应对收发文的办理情况提供丰富的查询功能，可以按多个关健字查询以了解收发文的办理情况。办理情况可以随时跟踪，系统记录了文件办理过程中的每个细节，即使发错也可以收回修改，重新分发或补发。

发文分发后如通过本系统接收可详细了解每个单位收文的办理状态。

消息提醒与查看跟踪：系统在收发文的办理过程中提供短信、即时通讯等多种手段提醒下一个办理人，并可以通过短信方式提醒所有收文用户，并能够跟踪用户的收文情况。

机关代字管理：支持多个机关代号共用一个流水号，文号中、机关代号均可灵活设置组合出各种效果文号，跨不重排流水号等。

3、工作流引擎

工作流引擎是所有文件及业务审批的基础，能提供灵活的工作流程平台，可以快速按需求建立各种审批事务的应用，具体功能如下：

1)工作流程具有灵活的活动关系设置，可以实现各种复杂流程的设计，支持多个发文流程。

2)流程定制采用可视化流程设置，方便简捷，对流程的流转过程一目了然，能够实现串签、并签、条件分支、人工分支、循环等功能。

3)提供图形化的流程设计工具，可以通过图形化的方式查询流程的进展情况，随时了解流程动态。

4)系统支持按固定的催办期限，办理人也可设置催办期限，支持短信提醒与即时通信消息提醒两种方式提醒下一个办理人。

5)流程办理人可以退回流程、撤办流程，转交给其他人员代理。

6)提供丰富的扩展接口，向各单位开放接口调用的方法，其它业务管理系统可以灵活调用工作流引擎，实现各功能模块的业务协同。

7)效率分析：系统记录流程流入每个活动的时间及流出时间，记录该环节的预期期限，以图形化的方式显示各环节的效率对比，并能够按流程统计各种流程各环节的办理效率。

8)工作流程作为系统底层中间件，不仅作为办公系统文件审批流转需要，并能够为公文之外的各种审批流程提供支撑。

9)支持办件和阅件分别处理功能，支持草稿箱功能。

4、信息文档管理

对各种类型文档、数据进行统一管理，形成各单位的信息文库，通过严谨周密的权限控制实现文档信息的有限共享。各部门、各单位能够利用信息管理功能建立自己的部门主页，发布自己的部门的信息，让各级领导通过各部门的主页及时了解各部门单位的工作情况。

功能要包括信息的分类、采编、上报、发布、维护、浏览、统计、检索等功能，对重要栏目信息可实现系统归档。

系统记录每次修改的版本信息，默认查看最新版本，可以查阅历史版本。提供全文检索功能，支持对标题、正文以及附件的检索。信息文档的审批要能够和工作流程结合。信息文档要能够和项目进行关联。文件归档：提供档案管理功能，文件能自动归档，能与第三方档案软件集成，提供信息的全文检索，支持信息跨栏目转移。

5、综合事务管理

后勤综合事务管理平台为日常工作中的各项办公事务提供了丰富的管理功能，并能通过一个自定义的平台由管理员再定义出新的模块出来，实现按自己的需要自定义模块并按自己的需求调整这些模块，系统提供的基础模块是资源使用、车辆管理、资料管理、物品管理、贺卡管理、问卷调查、网上调查、档案管理、会务管理、人事及党员管理、培训管理等模块。

6、沟通交流平台

包括内部邮件、短信、论坛、即时通讯等方式。

1）内部邮件：对系统用户提供内部邮件功能，具备邮件到达提醒功能。2）内部论坛：提供工作人员之间相互沟通和协作的畅通渠道，系统管理员可为不同的用户开设讨论区。

3）手机短信：公文处理、工作流程、会议管理、事务管理等模块均可调用短信服务，通过电信运营商短信平台将信息发送到相关人员的手机。短信需具备灵活的管理功能，能够管理短信的使用人范围，短信功能的应用模块，能够统计短信的发送条数。文件办理中支持手机短信通知和提醒。

4）即时通讯：系统内置或集成第三方内部即时通讯工具，搭建畅通的信息沟通交流平台。实现单点登录、组织架构、用户数据同步、在线感知、在线呼叫、消息提醒。办公系统的待批代办文件和事项可通过即时通讯工具来提醒，可以快速查询历史沟通记录。

7、个人办公

在政务办公系统中为每个用户提供方便、快捷的应用工具，常用的应用包括个人设置、个人工具、日程安排、联系人信息、任务安排、工作汇报等部分。

功能应该包括：个人设置、通讯录、日程安排、工作日志、工作汇报。个人设置：设置个人的信息、登陆密码。通讯录：个人名片簿管理功能。

日程安排：日程用来安排日常的工作计划及事项，可以安排个人以及部门的日程，如领导一周日程安排。

工作日志：用户在工作日志中记录每天的工作情况，有查阅或统计权限的用户可以查阅和统计日志，有项目及分类维护权限的用户可以维护项目分类及项目设置。

工作计划：工作计划是对个人以及部门的下阶段的工作做计划，用户可以定期向有关部门及领导进行工作汇报，领导可以查阅下属的工作计划并进行批示和转发。

8、手机OA

提供手机移动办公功能，用户可以通过3G手机完成各项紧急事务的办理，主要包括以下功能：

1)业务审批 2)公文查看 3)文档查询 4)邮件查看 5)联系人查找

手机OA要求同时支持C/S客户端和B/S两种模式，分别针对不同用户实现不同的移动办公服务。

9、报表中心 1）报表中心

根据权限，不同的用户可以在报表中心查看系统授权的报表，可以在一定程序上改变报表的表现形式，如是否有图例、颜色、数据、表格、类型等，并能够导出或打印图表。

2）报表设计

系统管理员可以增加报表，修改已有报表，对报表设置默认值、数据录入方式、数据校验（如果可能）、权限设置等，在此功能中实现调试（或预览），并正确处理当数据提取语句（标准SQL语句）无返回数据，或语句错误的情形。

设置或调整数据录入方式，如果支持批量录入，应该能自动生成模板（录入员可以在模板中录入数据）。报表数据集支持多数据源。提供所见即所得的报表定制功能，高级用户经过较短时间的培训，即可完成报表的自定义。

支持网格式列表、卡片式报表、主从表、简单分组统计表、简单交叉表、自由格式表、复杂样式报表和复杂运算报表等多种报表样式。

支持折线图、园饼图、多系列图、多系列立体图、直方图、图文报表、统计图、动态统计图等多种图表表现方式。

3）数据维护

支持数据的手工录入、校验、批量导入。严格设计权限，特定的用户只能录入或修改指定的报表数据。

10、数据交换中心

系统购置的服务器放置于钟山区政府信息中心数据机房，根据国家《基于XML的电子公文格式规范》的相关要求，建立全区专用的OA办公系统数据交换中心。在数据交换过程中，提供基于数字证书的安全加密,实现全区范围内电子公文流转。具体功能如下：

1)根据国家关于《基于XML的电子公文格式规范》要求，电子公文交换与传输必须基于XML,并与现有的OA系统实现无缝集成；

2)支持国家行政机关公文处理办法规定的13类公文处理； 3)支持多级交换系统的级联，可以实现全区范围内电子公文交换； 4)提供开放的Web Service接口，可供OA系统收发电子公文调用。

11、自定义工具

为满足未来部门变动调整及各部门内部办公自动化需求，系统要求具备强大的自定性及扩展性，要实现桌面定义、表单自定义、流程自定义和模块自定义，避免再投入大量的成本进行二次开发。

桌面自定义：根据部门、单位关注的信息类别不同，定义不同的信息栏目在首页。管理员可以根据不同的人关注的内容，为不同用户定义不同的内容，并且可以定义显示的条数。系统还需整合最新的内容聚合技术RSS。

模块自定义：结合数据库的自定义功能，预编写好列表、新增、修改、查询等多种模板文件，通过菜单自定义启动一个数据库的列表页及新增页及与流程的绑定等实现基础管理模块的自定义能力。

基础数据设计：管理员可以通过基础数据设置各类业务审批项目所需的基础数据字段，允许用户自己创建数据库表构建个性化应用，自定义数据表可分类管理数据库，创建数据库表字段并可以自定义其命名，定义自定义表之间的关联关系，设定自定义字段的web页面表现形式，设定自定义表字段的在自定义的模块或流程中查询及列表显示等效果。

电子表单设计：提供所见即所得的电子表单设计工具，可以直接在线设计，也可以通过word、dreamweaver等常用工具外挂完成显示表单和打印表单的设计。

12、系统安全管理

系统管理能提供门户自定义、基础数据库自定义、表单自定义功能、流程自定义、权限自定义功能，具有系统操作日志功能，提供访问IP地址设置，可控制用户的使用邮箱及空间大小。

有限授权

用户只能进行与当前角色相应的操作和访问权限范围内的数据。对于没有授权的操作和数据，用户无法执行和访问。

功能分级控制

OA办公系统系统管理员负责所管理办公系统的整体系统管理工作；

其他系统功能的管理则由相应的各级管理员负责，实现管理工作的分级管理控制。日志管理

系统提供日志记录功能，并由管理员设置是否开通日志功能，日志功能包括记录用户的登录与退出系统的情况，记录系统的管理中任何的设置动作，记录系统重要模块数据的删除记录。

多级权限模型

二级单位可使用办公系统进行较为独立的内部管理，同时可与上级机关进行业务往来，二级单位办公系统在上级机关的统一管辖下由二级单位自行管理。二级单位管理员 8 可对其所属的单位和人员可进行独立管理，可在上级机关划定的范围内进行二次权限分配。

四维数据权限管理

可支持权限、角色、用户、数据范围四维的权限灵活设定组合。

（四）系统接口要求

系统在总体设计上具有良好的开放性，能实现流程定制、业务上传下达、信息交互、资产管理、会议通知下达等核心功能，系统要完成各种必要的接口，遵循XML数据格式，提供丰富的WEB SERVICE接口。系统接口主要包括：

1、CA认证系统接口；

2、LDAP数据同步接口；

3、电子公文交换系统接口；

4、电子印章系统接口；

5、档案系统接口；

6、短信接口；

7、即时通信接口；

8、其它重要系统接口。

9、系统建设包含印章中心、能够进行密钥认证登录。

（五）软件认证及成功案例

1、OA办公系统软件通过国家版权登记，具有版权登记证和著作权证书；

2、OA办公系统软件是国家级优秀产品或省级优秀软件产品；

3、利用所选择的OA办公系统软件实施的省级成功案例超过10家(含10家)；

4、OA办公系统软件通过ISO9000认证。

（六）系统实施要求

1、系统要求以redhat centos为底层操作系统软件，以IBM webshere应用服务器软件部署运用，以oracle数据库为数据库载体进行实施部署。

2、系统实施范围包含全区所有区直部门、党群系统、各镇乡（街道）、所有行政村、所有社区（居委会）共计200多个部门单位。

3、系统初期授权用户2000个，建成投入使用后根据钟山区政府现代化办公需要，随时增加授权用户和拓展使用范围，不得增加项目费用。

4、合同签订后，原则上在两个月内按钟山区人民政府信息中心的建设要求完成系统建设。

5、项目实施单位具有独立事业法人资格，注册资金不少于人民币100万元。

6、项目实施单位必须具有软件厂家对钟山区OA办公系统的项目授权。

7、项目实施单位必须提供专业的实施团队和服务团队介绍。

8、项目实施单位须制定详细的技术方案、实施方案和培训方案和网络解决方案。

9、参加招标单位必须进行OA软件产品演示。

10、如非本省企业，须在贵州省内有常设具备法人资格的机构或单位，保证本地化服务及售后响应（提供工商营业执照）,建设单位原则上在两年内确保两名技术人员常驻六盘水提供技术支持保障。

(七)售后服务：

1、要求服务期内提供软件升级服务；

2、提供两小时故障响应服务；

3、免费服务期限不得少于1年；

4、服务期内提供版本升级服务,具有专门的服务团队；

（八）软件品牌

1、北京金和软件股份有限公司：金和GOA政府协同办公平台

2、北京万户网络技术有限公司：ezOFFICE专业版

3、上海泛微软件有限公司：泛微协同办公系统高级版(九)系统整体报价

oa办公系统可行性分析 篇2

泛微:定位高端以博见长

泛微可能是目前品牌度最高的OA系统。它的“高大上”体现在具有专业的管理团队、强大的理论体系、高端的市场形象、丰富的行业方案, 成为行业内最具“品牌范”的厂商。

泛微的e-cology8.0版OA定位于中、大型企业, 以移动化、社交化、平台化为目标进行研发, 理念先进, 功能强大, 开放性强。如果技术人员对该系统和软件开发技术都非常精通, 可以搭建出功能非常完善的协同办公系统。泛微的产品若排除结构复杂学习周期长之外, 不得不说泛微OA的功能非常多, 设置非常细, 打开泛微OA系统的界面, 能够看到其丰富的功能包含了人事、财务、行政管理的方方面面。其功能完善, 设置精细, 所以产品竞争力也比较强。

华天动力:定位中端以专取胜

在一线厂商中, 华天动力以技术见长, 属于“技术范”厂商, 他们是“智慧协同”的创造者, 以工作流、智能报表和开放平台三大核心技术领先业界。华天动力OA在工作流的流程管理上, 包括固定流程、分支流程、并发流程、自由流程、直到流程、震荡流程、承办流程等十大流程类型业内领先。华天动力OA拥有业内最强大的报表工具, 可以对系统数据进行各种形式的统计汇总, 生成各种报表和视图, 为领导者提供精准的决策数据支持;

华天动力OA协同办公系统采用框架+组件的SOA架构, 像魔方一样可以灵活组合, 具有平台性、开放性、集成性、智能性的特点, 能够跨平台、跨系统运行, 是真正的协同办公平台。用户可以自定义个性化的功能模块, 而无需代码级操作, 实现动态部署和升级拓展, 具有无限生长和扩充的能力, 实现随需应变的管理。基于OA的快速开发平台 (自定义平台) 以及与其它系统的无缝对接是华天动力在OA行业里的绝对亮点。华天动力也是唯一提供自定义开发平台的产品。所以它的开放性最彻底。

不管是泛微还是华天动力, 资本驱动下的排位赛实际上就是以产品为核心竞争力的角逐。而泛微与华天代表的正是两个阵营之间的竞争。在各自代表的阵营下的OA厂商2016年要做的依然是脚踏实地的提升产品竞争力, 做让用户最需求的OA系统。

电力企业OA系统建设阶段分析 篇3

OA系统的建设与应用，已成为现代电力企业提高办公效率和管理决策水平的重要手段。但电力OA系统的建设则是一项系统工程，它不但涉及到网络信息、数据库等技术领域，还涉及到科学管理、管理体制和管理观念等管理学领域的复杂内容，因此，电力企业在实施OA系统时必须严格按照信息工程的规范分步骤进行。以下为巅峰网信息化顾问对OA系统建设过程的分解：

1、规划设计及立项阶段。要对企业现有的办公系统的状况（包括存在的问题和企业员工素质），企业进行办公自动化系统建设的目标及指导原则、系统建设的任务、完成建设任务的措施、系统建设的进程安排计划、系统建设的投资预算等进行系统分析，形成完整的规划，并在此基础上对建设任务进行合理的分解，完成各子项目的立项。

2、开发阶段。要在认真做好需求调研和分析的基础上，制定出系统的指标体系、数据库结构和安全规范，完成系统设计、开发、集成工作。与此同时要建设办公信息系统的网络及计算机设备平台，完成基础数据资源的整理和处理入库任务。这一阶段需要特别注意的有两点：第一，OA系统的二次开发能力；第二，OA系统与其他系统的“无缝对接”。电力行业本身对信息化的要求较高，同时，我国电力企业信息化实施水平也较高，因此在开发阶段，一定要在满足企业需求功能的同时，做好OA系统与企业其他系统的对接，同时主用系统的可扩展性，为二次开发奠定基础。

3、推广应用阶段。此阶段最主要的工作是完成企业员工的培训，建立符合企业办公习惯的现代自动化办公程序和进行系统安全保障。在我国，电力企业通常都属于大中型企业，在信息化的建设中，一方面企业可以引入最顶尖的技术人员，顺利完企业办公自动化工作程序的建立，做好OA系统安全运行的维护工作；另一方面，企业已经拥有了完善、健全的手工办公处理制度，企业员工也早已习惯了这样的工作方式，要一下子改掉，转而使用计算机、网络完成公文处理、工作对接、工作沟通，它挑战的不仅仅是企业员工的耐心，更挑战着企业既有的体制制度，企业领导层实现信息化的决心。因此，小编认为，在电力企业OA系统的推广应用最重要的工作就是尽量争取领导的支持，搞好宣传工作。

4、反馈与评价阶段。这也是最后一个阶段，这个阶段的工作主要是对使用人员反馈信息做好记录，对系统做出客观评价，为后期系统的改进、完善做好服务。

oa办公系统可行性分析 篇4

OA合同会签审批系统 需求分析报告

广州市百成科技有限公司 顾问咨询中心 2007年3月 引言 编写目的

广州石化分公司在ERP实施的过程中，利用OA系统在文件审批方面的优势，于2006年初成功在OA系统中实现了ERP系统中的采购合同和销售合同审批操作,基本上解决了合同会签、审批界面不直观，审批意见不能很好反应，合同会签通知不及时等问题，收到了良好的效果，达到提升整个企业管理水平的目的。随着合同会签审批系统的深入应用，在实践过程中也逐渐暴露了系统存在的一些问题，各业务部门根据实际应用需要，也纷纷对系统提出了的一些修改意见，此外随着应用的不断深入和数据的不断积累，目前系统运行效率也出现了下降的情况，为此，对系统进行优化升级已经非常迫切。针对这种情况，广州石化分公司对原有的合同会签审批系统提出了优化升级的需求，为了有效地指导合同会签审批系统优化升级项目的设计和实施，对实施的过程进行有效的监督，故编写本需求分析报告。项目背景

广州石化销售采购合同网上会签系统。

本项目由中国石油化工股份有限公司广州分公司提出，由广州百成科技公司进行系统开发和实施，使用用户为中国石化股份有限公司运销中心、物共中心、生产调度部、计划部、机械动力部、财务部、法律部、公司经理等。

广州石化销售采购合同网上会签系统与广石化实施的ERP系统通过相应的接口程序进行数据的交互。

广州石化销售采购合同网上会签系统用户短信消息的发送，通过通过广州石化短信网关进行。定义

ERP：是英文Enterprise Resourse Planning的缩写，中文意思是企业资源规划。它是一个以管理会计为核心的信息系统，识别和规划企业资源，从而获取客户订单，完成加工和交付，最后得到客户付款。

SAP：是一家通过业务工程成功地集成信息技术的公司，SAP（System, Applications, and Products in Data Processing,数据处理的系统、应用和产品）。

OA：是OFFICE AUTOMATION的缩写，本意为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。

合同：是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务的协议。现有业务流程概述 目标

为了配合广州分公司的ERP项目实施，把ERP中的销售合同和采购合同放在OA中进行会签审批，按照分公司的内控流程的规定需要相关部门和领导进行审批，审批通过后进入ERP系统释放合同，产生销售订单和采购订单。公司领导、财务部、法律事务室等相关部门有权限查看系统里所有的合同。系统通过邮件和手机短信的方式提示审批人进行审批。业务描述

广州石化分公司实施合同网上会签系统的部门包括运销中心、物供中心及其他会签部门，合同可以分为销售和采购合同两种。采购合同业务流程描述

在SAP系统：采购员录入采购合同信息；

SAP系统通过API接口程序把采购合同信息传给OA系统，OA系统成生一个采购合同会签单； 在OA系统：采购员把会签单和合同传递给业务主管，由业务主管进行审核，并在合同会签单上签署意见，完成后提交到中心合同室，有修改意见退回采购员；

在OA系统：中心合同室在合同会签单上签署意见，完成后根据合同内容提交到中心领导审批，有修改意见退回采购员；

在OA系统：中心领导在合同会签单上签署意见，完成后中心授权范围内的合同会签流转结束，有修改意见退回业务人员重新修改审批；

在OA系统：中心领导根据合同内容选择计划财务部或财务部进行下一步审批；计划财务部在合同会签单上签署意见，完成后提交到财务部，有修改意见退回业务人员重新修改审批；财务部在合同会签单上签署意见，完成后提交到法律事务室，有修改意见退回业务人员重新修改审批； 在OA系统：法律事务室在合同会签单上签署意见，合同会签单和合同传送给公司分管领导，有修改意见退回业务人员重新修改审批；

在OA系统：公司分管领导按照有关内控文件

1、在内控授权范围内，在合同会签单上签署意见完成审批过程。

2、超出授权范围内，在合同会签单上签署意见会签单和合同传送到公司领导；

在OA系统：公司领导在合同会签单上签署意见，审批结束； 在SAP系统：合同会签结束，合同管理员释放合同。销售合同业务流程描述

在SAP系统：销售员录入销售合同信息；

SAP系统通过API接口程序把销售合同信息传给OA系统，OA系统成生一个销售合同会签单； 在OA系统：销售员把会签单和合同传递给业务主管，由业务主管进行审核，并在合同会签单上签署意见，完成后提交到中心分管领导，有修改意见退回业务人员；

在OA系统：中心领导在合同会签单上签署意见，如果需要公司分管领导批示转送公司分管领导，否则完成后提交到合同管理员，有修改意见退回采购员重新修改审批；

在OA系统：在中心授权范围内的合同会签流转结束；合同管理员根据合同内容选择相关部门，并发送给相关部门对合同进行会签；根据合同内容所有需要会签的相关部门意见签署结束的合同，合同管理员选择并将会签单和合同传送给法律事务室进行会签或根据会签意见将合同退回采购员重新修改；

在OA系统：法律事务室在合同会签单上签署意见后，会签单和合同发送给公司分管领导，对合同有修改意见的返回给合同管理员；

在OA系统：公司分管领导在合同会签单上签署意见通过审批，对合同有修改意见的返回给合同管理员；如果需要传送到公司经理批示的，发送给公司经理；

在OA系统：公司领导在合同会签单上签署意见会签单和合同传送到合同管理员； 在OA系统：流程结束；

在SAP系统：合同签订后，合同管理员释放合同，产生销售订单。条件与限制 略

数据描述 静态数据 略

动态数据

输入数据：SAP中的送审的销售或采购合同信息；

输出数据：合同在返回SAP系统修改，审批通过后提交到SAP系统时，提供修改后的合同信息。数据库介绍

服务器平台采用Lotus Domino R5，在其上运行的合同审批系统数据库名称为Pactsign.nsf。数据词典 略

数据采集 略

项目升级功能需求 功能划分

针对用户提出的升级需求，我们在对需求进行充分调研的基础上，将本次系统升级的需求大致分为以下几个部分： 审批流程修改

审批内容和审批项的变更 合同查询统计子系统 合同归档子系统 合同打印子系统 合同催办子系统 功能描述 审批流程修改 增加“返回起草人”功能，系统中的任一审批人都可以使用此功能，限制“返回SAP”功能，在系统中只有业务员有权限返回SAP。在系统中的审批痕迹中要体现“返回起草人”的情况 b.各会签部门采用“并列”关系，主办部门内部，各层次审核人员应是“串联”关系；所有会签部门的审核意见均不应起到否决作用，不导致会签流程的停止或重新开始 对所有到期合同运销中心经理有权限对原合同延期10天；超过10天的，按原合同会签流程重新流转。

参照物资采购合同会签流程，调整现有销售合同会签流程 对合同设置审批时限，超时未审合同可以多次短信提醒

在OA上的合同文本（word）文件只允许在业务员名下修改，在流转其他环节不能被修改。各审批人若认为合同必须被修改，可在意见中注明原因，把合同打回ERP系统，待修改后再重新流转。

审批内容和审批项的变更

ERP系统原合同条款部分改为合同摘要，照原有流程送OA系统。要将合同条款（文本）单独作为一个word文件，由业务员在OA系统中操作时，粘贴在合同上。4.2.3合同查询统计子系统

用户可以用合同中的以下数据项作为查询条件、分类汇总条件和输出内容：办理人、创建时间、SAP合同编号、合同编号、合同名称、业务员、环节、类型、状态、经办单位、项目名称、标的金额、中选供应商、合同类型、采购模式及审批结束时间等； 对合同的份数及合同的标的金额或节支金额进行汇总。c.合同查询统计的查询结果可以导出到excel表格中。4.2.4合同归档子系统

建立归档库，合同管理员有权限对合同进行按年/月的归档，并且在合同会签系统界面有链接，可以对已归档后的合同访问，并且此归档后的合同也支持上述的查询统计功能。归档后的合同从合同会签系统库中删除。4.2.5合同打印子系统

打印所需合同的详细内容、合同审批意见汇总、合同审批流程（需用户方提供打印格式要求）a.单个合同打印功能 b.合同批量打印功能 4.2.6合同催办子系统

合同会签系统中，除了A类合同外，其他类型的合同都需要跨多部门审核，若审核人出差或休假而未设置审批代理人，这就在一定程度上造成了有些合同审批时间过长，甚至接近合同有效期。为避免此情况，需要有在OA中设置一个合同催办角色，赋予相关权限，能够查询系统中所有合同的审批时间，并可以通过短信和邮件等手段通知审批延误者及时审批合同。

具体需求说明：

需在系统中设置催办人角色。

合同催办人需有自己查询界面（视图）。格式如下： 当前审批人

上一审批人办理时间

合同总审 批时间

SAP合 同编号

合同名称

合同类型

合同创建时间

合同 状态

审批环节

系统对总审批时间进行计数，当超过一定期限时，系统自动发送短信和邮件提醒催办人某份合同超期。此期限可以由催办人设置。

在上述统计表单中设置提醒按钮（类似合同审批中的意见栏），催办人判断合同审批超期后可以直接点击此按钮，选择预设信息或者自己填写信息后给当前合同审批人发送短信和邮件作为提醒。此功能可多次执行，每次执行都有记录。

合同审批完成后系统自动生成如下统计报表，作为考核依据。SAP合 同编号

合同类型

合同总审批时间

合同审批是否需催办

审批过程中的被催办人

被催办次数

f.合同催办人和审批人应为不相容岗位，申请后由管理员开放权限。性能需求 数据精确度

广州石化销售采购合同网上会签系统从SAP系统获取的合同信息与本系统中合同的信息保持一致。时间特性

合同在从SAP系统获取过来的时间不超过15秒钟。

合同在本部门内审批过程中发送到下一个审批人响应时间不超过10秒钟。合同在送多部门会签时响应时间不超过20秒钟。

合同在审批通过后提交到SAP系统时响应时间不超过10秒钟。适应性 系统提供灵活的权限控制和流程配置工具，管理员用户可以自定义权限和流程信息。运行需求 用户界面

沿用目前现有的系统C/S结构，为用户提供丰富且简洁的用户界面。硬件接口 软件接口

对需要在OA系统和ERP系统中进行传递的数据，通过OA系统中现有的接口进行，根据需求的变更，对需要传递的数据结构进行修改扩充。

EKey认证接口通过“深圳市明华澳汉科技股份有限公司”提供的EKey接口函数进行调用。短信接口通过广州石化短信网关提供。其它需求 略

运行环境 设备 略

支持软件

oa办公系统可行性分析 篇5

平台型OA办公系统与传统OA的区别

软件厂商的升级多是针对产品的升级，解决的往往是通用性的问题，例如修复程序的漏洞和错误；完善OA办公系统的性能；增强系统安全性；添加某些新的功能等。而事实上，用户产生的新需求中大多数是一些个性化的东西，如：企业人员变动，需要调整组织机构和人员；业务扩展，需要定义新的工作流系统、调整原有业务流程；协同办公，需要集成其它业务系统等。而不同用户不同时期的需求不可能完全相同，这种情况之下，就需要软件提供商分别给每一家用户提供有针对性的个性化升级服务，可想而知，这种升级模式未免太不实际。

其次，升级是有限的，而新需求却是不间断产生的。一方面软件提供商升级服务次数有限，解决的问题有限；另一方面企业用户OA新需求的产生并不是固定时间，固定形式的。用户如其将需求诉求于软件提供商，接受被动的并不完善的服务，不如用OA办公系统提供的自助式定制开发模式来主动解决问题，平台型OA办公系统正是基于这种用户需求产生的。变被动为主动，用户满意度将大幅提升。

oa办公系统可行性分析 篇6

当前, 世界正处于全球经济一体化的时代, 信息技术已经成为支撑这一新经济时代的最重要的基石, 通过无处不在的信息的产生、加工、利用及共享, 为一体化经济铺平了道路。因此, 我国政府把信息化作为重要的国家发展战略, 企业信息化已成为现阶段我国信息化的国策, 并已得到全社会的广泛认可和积极响应, 大规模的国家和地方信息化建设开始进入实质性阶段, 形势已不可逆转。

2、OA的相关理论

2.1 OA的基本概念

OA是Office Automation的简写, 即办公自动化, 是利用电脑进行全自动的办公, 目的是提高效率。日常工作的内容几几乎都可以归入OA处理的范畴, 如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理等等。广义讲, 对于提高日常工作效率的软硬件系统, 包括打印机、复印机以及办公软件都可以成为OA系统。狭义上讲, OA系统是处理组织内部的事务性工作, 辅助管理, 提高办公效率和管理手段的系统。本文主要讨论的是狭义上的OA系统在企业中的应用。

2.2 OA系统基本功能结构图

OA办公平台应该是管理现代化、决策科学化、服务信息化的协同办公应用平台, 并且能够满足企业日常办公需要。OA系统应具备的基本功能如下图所示:

3、大中型企业日常办公过程中普遍面临的问题

·请示审批耗时长

大中型企业内部审批工作复杂, 某项工作往往需要多人审批, 可以是逐级审批, 也可以在中间环节需要会签。无论哪种情况都要求办理人员到多个相对分散的部门进行办理, 且审批手续繁琐, 来回跑动费时费力, 给相关的办理人员带来诸多不便。

如果遇到某一审批步骤的审批人请假或是出差的情况, 则此项工作将被迫搁置, 造成审批延期, 影响事务正常运转, 导致工作延误或推迟, 并很有可能为企业带来不必要的损失。

·管理水平低

在实际业务处理过程中, 由于大部分企业缺乏规范的流程和统一的管理, 使得企业相关人员办事效率低下, 并难于防范手工错误的发生, 导致流程责任不明, 甚至影响到企业的效益。

·档案、文件管理混乱

大中型企业内部材料归档、档案管理的任务繁重, 管理人手不足与管理水平落后的情况十分普遍。管理人员一直采取手工编辑、检索, 致使人事档案管理材料不能及时归档整理, 人事档案管理资料不完整, 收集和归档工作被动、不及时;有些企业管档人员在管理上流于形式, 仅充当人事档案“保管员”的角色, 这种不规范的操作导致了人事档案、相关文件管理混乱等问题。

·部门之间或分公司之间沟通不畅

沟通不畅是企业内部经常遇到的问题, 尤其是在历史较长、内部子公司众多的大中型企业。由于历史和地域不同, 形成了不同的利益格局和各自的企业文化, 这些使得企业内部间的沟通显得更加重要。

·信息共享与安全问题

每个部门或子公司的部分管理人员独自享有某一技术资料或重要文档, 企业无法将这些数据做有效的运用与管理, 内部资源总是不能高效共享。在相关人员离职时将导致这些重要的技术资料或文档等资源流失。

网络信息安全始终是困扰企业大力发展网络高效办公的重要障碍。企业内部的一些敏感信息经常通过外部邮件、QQ等手段传递或共享, 无法保证信息传递的安全和可靠, 存在着严重的安全隐患。

·办公耗材量大

传统的办公需要大量的纸张开销, 而绝大部分纸质的办公材料, 在相当短的一段时间内将不在有任何用处, 造成了资源的巨大浪费。办公耗材量大导致运营成本过高, 实现降本增效的难度越来越大

4、实施OA系统成效分析

通过实施OA系统, 最终达到提高办公效率, 降低办公成本, 提高企业效益的目的, 具体成效分析如下:

·实现智能化办公, 提高办公效率

通过事先设计好的流程审批步骤, 经过OA系统的智能化流程引擎的处理, 实现流程智能化自动流转, 达到一种人找事, 人找人, 事找人, 事找事的智能化自动化办公状态, 提高办公效率。

·实现移动化办公, 随时随地办公

将原有办公自动化系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机, 打破地域、时间的限制, 轻松实现异地移动办公, 极大地便利了企业办公人员随时随地办公, 繁忙事务尽在掌握, 尤其对于企业的相关领导或事务繁杂人员。

·规范办公流程, 实现统一管理

规范办公流程, 实现对工作的集中统一管理。OA系统为大中型企业内部所有办公人员的各项工作提供了统一的信息化桌面, 各部门关键业务逐步转移到平台上, 以信息化手段提高工作效能, 促进行办公效率和管理水平的大幅提高。

·科学化信息化管理, 节省办公时间

大中型企业日常的业务中存在大量的文件处理工作, 如电子档案存储、起草文件、发布通知、记录各种业务文本、接收外来文件等, 均可以采用计算机文字处理技术生成各种文档, 并进行信息化处理, 实现档案和文件的科学化信息化管理。例如, 相关管理人员如果要查询某人的档案信息或是相关文件, 则只需要在OA系统中输入要检索的关键字, 即可查看到相关结果, 节省了纸质档案的查找时间。

·建立内部交流平台, 更高效地解决实际问题

建立了企业的内部交流中心, 有效地解决企业各部门在实际工作中的沟通、协作等问题, 使企业内部可以更好地沟通, 进而更顺畅更良性的发展;同时, 为企业员工提供一个高度互动、个性化的工作环境。

·实现数据共享、保证信息安全, 整合信息孤岛

通过OA系统的文档管理功能, 实现各部门间的相关数据的整合, 将内部资源进行统一管理, 打破信息孤立分割, 从而减少了信息断点, 实现资源共享。

通过系统设置权限、登陆限制等功能, 使系统可以自动识别登陆人员的身份及所具备的权限, 确保指定资料只有被授权的人员才可访问, 未经授权的人员则无法查看, 提高资料的安全保密性。

·实现无纸化办公, 降低办公成本

通过对文件传阅、审批流程的定义, 各用户便可在网络中对文件进行批注和签名, 从而使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署, 之后打印、输出, 实现企业公文流转、收发的无纸化, 降低企业办公成本。

5、结束语

文中提到的企业日常办公中存在的普遍问题, 大部分OA系统均可很好的解决。但不同的企业在日常办公中会涉及到一些比较个性的需求, 这并不是任选一套OA系统就可以解决的。在选择OA系统时, 应该根据企业实际需求, 综合OA系统的功能、价格、售后服务、人性化等因素全面考虑, 做出最优选择。

参考文献

[1]上海泛微网络科技有限公司.协同管理平台OA原理.设计.应用[M].上海:交通大学出版社.2011-5-1

[2]欧阳文霞, 汪治.企业信息化应用[M].北京:机械工业出版社.2009-9-1

OA协同办公系统 篇7

随着技术的发展和使用人员的办公方式和习惯、管理思想和变化，对于 OA 很明确的定义也不断的变化着，在技术发展过程中的每一个阶段，也赋予给 OA 不同的内容和新的想象，而且，不同行业、不同层次的人员对 OA 的看法和理解也各有不同。

功能方面：广义而言，OA 应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现；

对于企业高层领导而言，OA 是决策支持系统(DSS)。OA 运用科学的数学模型，结合企业内部 / 外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；

对于中层管理者而言： OA 是信息管理系统(IMS)，OA 利用业务各环节提供的基础 “ 数据 ”，提炼出有用的管理 “ 信息 ”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；

对于普通员工而言： OA 是事务 / 业务处理系统。OA 为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快的工作。

协同 OA 解决方案协同之道

协同之道

泛微协同办公系统在统一的企业信息平台上实现了对公文，销售，人事，资产，客户，采购等方面的管理，它以消除企业内部的各类信息孤岛，实现企业各部门、各人员之间的信息共享和协同工作为目的，创建了一个集成的、统一的、协调运作的协同办公平台以提高企业管理水平和运营效率。

与一般的办公自动化系统相比，泛微的 “ 协同办公 ” 体现在以下几个方面：

1)超越传统 OA 的深化应用

不仅包含传统 OA 的所有内容，更在横向上进行了扩充，纵向上进行了深化，涉足企业经营管理的几乎所有的方面，应用完全集成，无需企业重复购置。

2)基于 WEB 的无需购置复杂的设施既可实现系统的运作。企业可以选择在局域网或广域网上架构办公平台，对于客户端来说，只需要一个浏览器便可。支持企业远程办公和不间断服务，从而改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可

在任何时间，在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。

3)基于流程的建立一个动态的、规范的、平滑的和高效的流程体系，并通过对企业现有流程进行重新整合实现企业的规范化和高效运作。以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转，并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新。

4)基于知识的适应知识经济时代对企业的知识创新和积累的要求，提供知识管理所需的完整的 IT 工具、知识存储库和知识交流场所，并提供基于知识的评估体系以支持企业对知识管理的分析和决策。

5)基于个性化的与企业信息门户结合的办公系统打开了一个通向企业资源的窗口。所有的企业资源都被整合在统一的平台上，并个性化地展示给不同的用户群组和个体，使他们可以获得与自己最相关及最感兴趣的应用和信息。信息门户意味着更高效的运作、更体贴的服务和更人性化的管理。

6)基于动态的强大的可定制性满足不同企业对办公自动化的不同需求。企业的组织结构、人员结构、业务流程等千差万别、即使同一个企业，也会在发展过程中对各种因素作出调整，而系统提供的是一个开放的、灵活的、强适应性的办公自动化环境，企业无需二次开发即可以少许设置完成对系统的重定义以满足企业的状况。

7)基于严密安全控制的整个办公自动化环境不仅是一个灵活的、开放的环境，同时也是一个安全的控制。系统提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运转。包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等。并支持多重级别、多个层次的安全性定义。

8)基于协同的泛微协同办公系统，其实现的协同是信息的协同和各部门 / 各人员之间工作的协同：

基于企业信息网状管理体系建立，所有的信息和应用在系统中都不是孤立，而是强相关联的，用户可以通过某个信息点到达与其相关的任意一个信息点或提取整张信息网，而无论信息的来源、结构和存储方式；实现了应用的集成化，例如人事管理、文档管理、资产管理等都是完全结合在一起的整体，这样用户只需要在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换；实现了各部门 / 各人员之间的协同工作，跨部门、多人员、多任务的工作可以在统一规划、统一调度和高效共享及交流下完成。

OA 到底是管理什么？

在传统的认知和了解中，OA 仅仅是诸如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理等，面向的用户群也知识机关办公室或企业的文秘部门，在今天，OA 具有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群。

泛微认为 “ 办公 ” 的范畴不仅仅是 “ 行政办公 ” 层面，对于一个企业而言：· 销售人员的办公是什么？是对整个销售过程的管理；

· 项目人员的办公是什么？是对整个项目周期的控制；

· 技术人员的办公是什么？是对整个产品研发过程的管理；

· 客服人员的办公是什么？是对整个客户服务跟踪过程管理；

· 公司管理层的办公是什么？是对整个公司运营的监控；

综上所述，泛微理解的 OA 应该是整个企业协同运作的平台，企业内部不同的角色获取不同的信息，以企业人员为核心，以工作流程带动企业的业务运转。

目前市场上 OA 的分类

根据目前市场上 OA 的功能，泛微将 OA 分为广义的办公自动化和狭义的办公自动化两类：

广义办公自动化(新一代 OA)：

以人力资源为中心和工作流程为血脉，在统一的企业信息平台上实现跨部门和跨业务的公文 / 销售 / 人事 / 资产 / 客户 / 项目等处理，最大的特色是消除了企业内部的各类信息孤岛，并让所有员工在统一平台上协同工作。

狭义办公自动化(传统 OA)：

主要是以公文处理、档案管理为中心的行政管理办公系统，很难与业务系统对接，对企业协同运作的效用不大。

企业需要怎样的 OA 系统？

OA 系统的出现是应市场需求而产生的，市场需求的不断变化推动 OA 系统的不断发展和创新。对于一个企业而言，企业员工是它生存的根本，不同角色的人员具有不同的职权，处理不同的事务。相应的，他们所关心的问题是因人而异的。一套好的 OA 系统能够为不同的人员、随时、随地的提供其所需的信息(也就是我们所说的 WWW ： WHOWHEREWHAT)，为企业员工提供一个协同工作的系统平台，实现企业降低成本提升效率的最终目的。

对于企业管理层而言 ―― 需要一个能够有效监控企业运作，协调各种企业资源，分析企业运营状况，协助我做出正确分析和决策的 OA 系统；

对于企业知识管理者而言 ―― 需要建立一个内部员工和外部伙伴完成知识积累、共享和创新的知识，以满足知识经济时代对企业的要求的 OA 系统；

对于项目经理而言 ―― 需要一个能够帮助我分解项目、调控和管理项目的资金、人力、物料、进度，并对项目做出各角度分析以帮助项目小组更好地完成项目的 OA 系统；

对于销售代表而言 ―― 需要一个能够有效分析销售机会，跟踪和判别客户，随时记录客户联系情况，保持与客户的高效沟通的 OA 系统；

对于普通员工而言 ―― 需要一个个性化的个人工作界面，可以共享知识信息，与企业其它各部门人员保持沟通，共同完成各种事务，并协助我有效制订个人工作计划的 OA 系统；

对于 IT 部经理而言 ―― 需要一个可扩展、可高度定制、功能纵深、应用集成，有效解决 “ 孤岛 ” 难题，企业无需重复投资，方便使用和管理的 OA 系统；…………

什么是协同？协同就是打破资源（人、财、物、信息、流程）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成一致的目标。

泛微对协同理念的理解包括如下三方面：即 “ 信息网状 ”、“ 业务关联 ” 和 “ 随需而应 ” 三大思想。

“ 信息网状思想 ” 在于建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境，无论信息的来源、结构是什么，都可以得到统一的管理；同时协同平台为这些信息节点之间提供了立体化的 “ 网状 ” 关联通道，从任何一个信息节点都可以到达任意的相关信息节点，极大的方便企业获取完整的、真实的信息。

“ 业务关联思想 ” 则是提供对各个业务环节进行整合的方案，使得协同平台可以面向整个业务过程来进行管理。表面上看在协同平台中还是采用某个模块或某个功能完成某个业务环节的要求，但随之这个应用可以自动启动其他的关联应用，并完成相关数据的更新，使得企业无需在不同应用平台之间切换便可以完成对业务链的管理。

十大OA办公系统盘点 篇8

十大OA办公系统盘点

，

当然，凡是比较或者评测的文章，必然会得到很多的非议，因为每个人的着眼的标准都不一样，因为没有人具有全息化的资源和能力，因此本文仅供参考。 (排分不分先后)

1、在各个项目的评级中，五星为满分。

oa办公系统可行性分析 篇9

关键词：OA办公系统,应用,存在问题,分析及建议

随着网络信息化的高速发展,自动化办公,即OA办公系统取代了过去由人工处理、人工批件、转发办公室文件的方式[1],OA是Office Automation的缩写,是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办 公方式 ,OA办公系统的出现节约了用工成本、加快了用工效率、简化了办公流程,满足员工资源和信息共享,增强一般企业竞争力,适用于各种类型的企业、政府部门和事业单位,是智能简化人工的又一个里程碑。

OA办公系统横向覆盖各类用户单位的的业务部门、纵向覆盖用户单位的各级领导层及员工的电子公文管理系统,将用户单位职能部门的管理职能以及工作业务流程进行电子模块化分类。通过网络,组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同办公,使办公业务进入了管理系统标准化、业务流程规范化的运行模式,初步实现了工作的高效、快捷、无纸化。笔者所在的政府机关部门从2013年5月开始运行OA办公系统,通过近2年的工作实践,从中积累了一些实践心得和体会,现总结如下:

一、OA办公系统软件结构操作原理

OA系统软件应用主要设有连接、沟通、协作和监控等环节。在连接环节中已将上级直管部门计算机和本单位局域网相连接,形成了一个虚拟的办公网络;在沟通环节借助办公自动化系统构建了在线交流和信息提醒功能;在协同环节可显示修改的痕迹;在监控环节可对办公事项处理过程和结果进行跟踪管理,同时还可及时反馈信息的处理情况[2]。界面的基础框架分为三个逻辑层面。即表示层、中间层、底层。表示层是最上层,也是向操作者展示的界面,操作者可通过办公流程和接口完成指令。表示层包含能够显示数据的系统,如HTML表单、JPS、java Applet等。中间层为应用层,是OA的使用者通过表示层获取数据需要调用的代码,包括安全系统、应用系统、技术平台等多个部分,在技术上主要利用Java语言、Servlet和Beans等。底层为数据层,主要用于实现统一的数据管理和数据交换。

二、OA 办公系统模块的功能

OA办公系统一般包括工作流、会议管理、领导日程管理、公共信息平台、个人事务等模块。

1、工作流

公文流转是办公室人员最基本的一项工作流。工作流就是一组人员分多个步骤完成某一项公文处理所进行的所有工作和工作转交(交互)的过程[3]。办公室文员涉及到的工作几乎都是工作流,每一项工作以流程的形式完成,由发起者(如外部来文 登记人)发起流程,经过本部门 以及其他部门的处理(如领导审批、部门转批),最终到达流程的终点(如文件办结、归档入库)。工作流程包括以下子模块:

(1)收文管理模块

收文管理基本流程包括:收文(进行电子扫描)→文件信息录入登记→拟办→领导批阅→业务部门处理→办结签收,整个过程完成后文件进行电子归档以便查询。此模块支持灵活的流程定义功能、自动催办功能及短消息提醒功能。各个流程经办人在信息录入错误的情况下可对本流程的信息进行修改、撤回,有权限的工作员工可根据实际情况终止流程。

(2)发文起草模块

发文管理基本流程包括:对外公文和部门内部文件的起草→审批→核稿→签发→发布→存档→查询等处理流程。此模块支持WORD,EXCEL文件的在线修改,可对收发文登记自动编号、生成办文单或发文处理笺、支持标准格式的公文打印格式,并提供电子签名、电子公章等技术,拟稿人员可方便地引入WORD等文档进行编辑,通过负责人审批、领导批示、核稿人修改之后由指定的人员进行排版、打印、传阅、存档;公文在流转的过程中,拥有权限的人员可对文件进行修改、填写意见、回收重办等操作;内部起草文件的阅收者在接收文件后可签署意见,并可根据情况将文件转给本部门的其他人员传阅;管理人员可对此模块流转的各类文件进行流程跟踪、实时监督,并检查文件发放、归档、作废情况。

2、会议管理

会议管理包括内部会议管理和外部会议管理。外部会议登记实现了会议电子登记、审核、签收、查询,加快会议通知的流转速度,易于登记人对会议处理情况进行实时监督,并支持短信提醒功能,方便各个流程人及时查收;内部会议管理包括从会议申请、会议审批、会议通知发送到会议室预定的全过程,便于对会议执行情况的跟踪管理,实现在线预定会议室,每个用户都可查看各个会议室的当前使用情况,避免使用冲突,实现了会议管理的智能化。

3、领导日程管理

相关人员将通过各种渠道了解的每位领导即将参加的会议和活动行程按照日期进行在线预先登记,协助领导根据已确定的日程安排接下来的行程,领导日程管理方便查询,具有提示备忘、协调工作安排等功能。

4、公共信息平台

公共信息模块提供了一个信息发布和共享平台,设置有单位动态、公示公告、领导讲话、图片新闻、政策法规、学习参考资料、常用软件下载,满足了个人之间,上下级之间,集体间交换信息的需求。

5、个人事务

个性化办公为用户提供有效管理个人相关事务的功能。个性化办公包括个人信息、待办事宜、日程安排、通讯录、电子邮件等功能模块。尤其是待办事宜模块集中了用户当前需处理的事务和需办理的工作,用户登录系统后,各类待办事宜分类列出,点击相应事项即可进入相应页面办理,能快速引导用户完成待办事宜。个性化办公各个功能的设置可以灵活配置,给使用者提供最大的方便,提高工作效率。

三、OA 办公系统的实际应用

在本单位使用OA办公系统近2年以来,实现了机关内部办公信息的收集与处理、流动与共享,使各机关之间、机关内部各科室之间的公文和信息的交流畅通无阻,实现了档案管理自动化和办公事务处理自动化,提高了办公效率和管理水平。

笔者使用OA办公系统的工作范围和权限主要集中在登记并落实外部来文、外部会议通知,确认并录入领导日程,完成各类外来文件流转、处理、追踪、督办、文件归档等工作。笔者所在的机关单位根据接受外来文件的种类把收文管理模块分为:上级来文办理模块、平行文件办理模块以及督办件处理模块,每个模块中都设置有收文登记、待办文件、已办文件、办结公文和文件查询五个子模块,这五个子模块能准确呈现文件的流转进度,督促各个流程经办人及时处理落实,每种类型的文件都设置流程查看和催办按钮,易于有权限的员工对文件进行查询和催办;外部会议管理模块涉及到登记外部会议、会议审核、会议签收、会议查询四个指令窗口。

笔者接到外部来文时,根据来文类型将文件进行登记,其内容包括成文日期、来文分类、来文单位、来文文号、回告时间、公文标题、紧急程度并将纸质版公文扫描成PDF格式上传并转送给办公室主管领导审批再转呈给分管上级领导签批到各个相关业务部门,流程完成后文件自动转入操作者已办文件的指令窗口。公文在流转过程中往往会涉及到多个部门的审批或签收,但常常会因接受者不在线而影响签收时间,笔者在工作权限内可根据系统设置的流程查看程序中确定了解公文的流转进度和各部门文件阅办情况,并点击文件催办按钮进行文件的催办和督办,若某个流转环节长时间暂时操作时,笔者则通过网上对话窗口或直接语音对话方式对接受者进行提醒,督促完成公文流转过程中的每个审批环节直至公文全部处理完毕;收到外部会议通知时,笔者进行外部会议登记,填写会议名称、会议时间、会议地点、要求参会人并将纸质版会议通知扫描成PDF格式上传并报送给办公室主管领导审批再转呈相关上级领导,由领导审示签批会议将转入需参会人员的待办事项,参会人员确认参会后整个外部会议流程终结,笔者将进行会议签收,会议通知进入会议查询模块便于日后查找;同时笔者将根据各位领导的外部会议签收记录提醒领导参会,并将日程录入到相应领导的行程中。

OA办公系统的所有流程支持短信提醒功能,以便各个流程人及时知晓、办理和签收。相对于过去纸质化办公流程的繁琐,使办公室收文、拟文、发文的流程清晰、操作方便、办理及时,同时使各部门日常业务工作规范化、标准化、高效化。

四、OA 办公系统应用过程存在的问题及建议

OA办公系统虽然已成为本单位高效便捷的工作模式,但是实际应用过程中仍存在不足,笔者认为主要集中在以下三个方面:

1、OA 办公系统使用过程存在的问题

(1)员工对OA系统不够重视

由于受传统工作习惯影响,文件纸质化处理模式在工作人员的印象中已经深根蒂固,相对于电子办公系统而言,人们更倾向于按照传统工作模式进行公文流转,对办公自动化不够重视仅仅停留于形式,尤其是流程发起人一旦已将文件上传OA办公系统,只要流程相关联的某一个人员没有及时登陆系统处理文件,就会使公文流转不能正常进行,造成信息交流不畅,需解决的问题呈现出积压现象。

(2)OA系统业务职能提醒功能欠缺

虽然OA系统设置了待办文件事项,让文件登记人员和业务经办人员一目了然地了解哪些文件没有办理,但是无法显示待办文件的紧急程度,业务经办人员会因为同时办理其他非紧急事务而延误甚至忘记急需处理的文件,尤其是累积在规定日期内需处理文件数量很多,工作量很大的情况下,业务经办人员由于无法确认文件的紧急程度,导致有很多文件没有在规定的时间内得到处理和落实,同时也不便于来文登记人员对需催办文件的紧急程度进行辨认,无法使文件的催办督办功能落到实处。

(3)OA系统不够人性化

公文流转中“领导审批”功能没有充分考虑简便的原则,使领导的审批过程繁琐,造成了领导不愿使用该系统。例如:领导在签批转办时需要选择下一流程接受人的时候出现太多可供选择的选项,领导需要在其中查找,操作复杂,很不方便,导致领导将下一流程接收人统一默认为机要部门,然后机要部门人员再按照领导批示的要求转给相关业务部门处理,鉴于机要人员每日上传文件和事务的工作量大,有时容易忽视此类文件的收发,使文件不能及时到达相关部门,导致了文件的搁置,延误了文件的办理时间。OA在实际使用过程中挑战了传统的人工传递、亲笔批示的方式,如果在使用过程中还需要领导通过复杂的程序对各项业务类型进行审批,那么长此以往OA办公系统的便会形同虚设。

2、建议

(1)提高职工对OA办公系统的认识,引起职工对办公电子自动化的重视。强制性取消纸质版文件的流转,使工作人员必须在OA系统中完成每日的工作内容,形成即时关注OA系统流程动态的习惯,逐步适应和建立个人新的办公方式。同时,建议对现行的办公系统中存在的操作复杂、流程不合理、不适用的程序进行调整或修改,使操作的细节设计更简洁、方便、合理。

(2)OA办公软件应增加根据来文回告日期不同设置文件名显示不同颜色的功能,将临近回告期的文件按照紧急程度的不同设置多重可变色提醒,如:临近3天需回告的显示红色、临近7天需回告的显示黄色、其他需处理文件显示蓝色,以此提醒登记者哪些文件急需催办督办,同时业务经办人员也能在大量待办文件中掌握哪些文件是急需回告办理的,在办理各项文件中优先进行办理;其次还应增加到期急需办理文件的弹出窗口,经办人员每次登入OA办公软件,急需办理回告的文件会自动生成为弹出窗口作为督办提醒,这种双重提醒功能可保障外来文件的及时回告,同时避免来文登记人员因时时关注督办件的办理情况而影响其他公文的处理。

(3)领导审批窗口的设置应满足个性化需求,首先在菜单中将领导审批的常用语和内容分别设置为单项模块,领导进入审批窗口时可根据审批文件内容自行选择审批用语,如特殊情况,用语设置不全面,领导可自行修改及添加,最大限度的节省领导审批环节中的时间;其次建议选择下一流程办理人的设置更加智能化,当领导签批完毕选择下一流程办理人时,增加根据批示中提及的部门(人名)自动弹出该指令部门 (人名) 窗口的功能,使领导直接点击,文件便能转入相应的部门及承办人员,实现文件直接流转和领导批示一站式管理,避免领导在多个窗口点击查找,不仅缩短了领导审批的时间,节省文件流转时间,真正实现了电子办公方便、快捷、高效,改变一般批示文件流转环节多、效率低、落实慢的状况。

五、体会

实现办公自动化不但是技术上的创新,更重要的是管理方式和制度上的变革。OA电子办公自动化应该作为市直机关、事业单位除了日常工作之外控制信息处理与管理的集合。该系统既能节省机关的办公成本和人员的时间成本、又能规范机关内部管理提升执行力度。OA系统在机关单位成熟的运用将简化机关工作人员的工作流程同时创造更加轻松的工作环境。

oa办公系统的五大好处 篇10

oa办公系统作为企业管理类软件的典型代表，在提升企业管理水平方面，到底有几大好处呢？这不仅是OA用户普遍关心的核心话题，也是协同OA软件的核心应用价值所在。

oa办公系统的五大好处：

一、从工作效率方面来看

工作效率很大程度上取决于办公方式。如果开个会议需要打十几个电话通知；一份审批需要历经4天通过5关审核；领导一出差业务就搁置等等情况一再出现，说明是时候上一套OA系统了。协同OA提供一个整合的工作平台，可以打破时间和空间的限制，实现随时随地的办公，大大提高工作效率。

二、从信息流方面来看

信息流和资金流、实物流作为企业三大核心资源，其重要性在信息化时代背景下越来越突出。传统信息流多以纸质文件的形式存在，往往造成纸张浪费、流转滞后、存贮麻烦、查阅困难等诸多弊端。协同OA提供了很好的信息流处理平台，不仅能节省企业运营成本；提高信息资源流转效率，而且最大限度的发挥了信息流的应用价值，提供最好的决策支持和企业数据资料库。

三、从工作流方面来看

工作流是企业不可或缺的业务范畴，包括订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等等。传统办公方式多采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，不仅工作效率低下，而且无法实现报表统计分析等功能。协同OA最重要的组成部分工作流，使用者只需在电脑上填写有关表单，系统就会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了工作流效率和效益。

四、从协同办公方面来看

一方面，集团化企业的各分支机构和总部之间需要一个更好的协同办公平台；另一方面随着信息化的不断推进，各种信息化管理系统的陆续引进需要协同OA的更好的整合应用。协同OA，尤其是平台型OA，以其可移植、易扩展、易集成的优势，大大满足了企业信息化办公的协同需求。

五、其它方面的好处

Oa办公系统提升企业管理的其它方面还包括：避免人为因素，实现了管理的规范、无私、科学；提供平等互动交流平台，增加团队协作沟通能力；形成健康、积极的文化氛围，增强组织的凝聚力；有利于对外宣传、提升企业整体形象等等。

办公协同OA系统问题汇总 篇11

问题：

新OA系统适用范围？ 回复：

新OA系统适用于公司内部及公司外部，只要可以上INTERNET（互联网）的地方均可以通过IE浏览器及移动设备（IPAD或者IPHONE）访问，其中移动设备仅支持APP模式访问，即不支持通过SAFARI访问，必须要到APP STORE中搜索“泛微”下载安装OA应用后才可以使用。

问题：

新OA支持哪些浏览器？ 回复：

新OA仅支持微软操作系统自带的浏览器（IE8，IE9，IE10），当前暂不支持IE11，也不支持SAFARI浏览器。

问题：

部分功能发现无法使用？ 回复：

采用IE10.0以上的浏览器需要进行兼容性视图的设置，如下图所示：

问题：

新OA系统使用哪一个账号登录？ 回复：

新OA系统使用的是集团新下发的AD账号及密码，AD账号及密码由账号管理员负责创建，事业部及产业公司均设置了账号管理员来负责创建、修改及重置工作，同时账号管理员还负责开通OA权限，对于未开通OA账号的员工则无法使用AD账号及密码登录OA系统，同样联系账号管理员进行开通申请。

问题：

访问新OA系统，我需要对浏览器做哪些配置呢？ 回复：

请在新OA系统的首页，下载使用手册，下载后请参阅文档中的说明完成配置，在完成配置后仍有访问问题，请联系账号管理员。

问题：

为什么在新OA系统中没有找到一些常用按钮，如在预订会议室时，没有找到“提交”按钮，在查询页时，没有找到“查询”按钮？ 回复：

新OA系统中，所有按钮可以在页面任何位置通过鼠标右键展示，如在预订会议室页中，如下图所示，点击右键后出现菜单，菜单中有“提交按钮”：

问题：

如何通过移动设备安装及使用OA的APP？ 回复：

请在新OA系统的首页，下载使用手册，下载后请参阅文档中的说明完成配置，在完成配置后仍有访问问题，请联系账号管理员。

问题：

我在新OA操作过程中有问题，可以联系谁获得帮助？ 回复：

在新OA操作过程中有问题，请优先下载使用手册，从使用手册中获得帮助，如使用手册中未提及到，则请联系账号管理员。

问题：

为什么在新OA系统首页上，无法查看到“集团发文”，“通讯录”等内容？ 回复：

OA办公自动化及其系统安全 篇12

OA是 (Office Autom ation办公自动化) 的简称, 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式, 是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域, 是信息化社会的产物, 它20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来, 是现代信息社会的重要标志之一, 涉及到系统工程学、行为科学、管理学、人机工程学、社会学等基本理论以及计算机、通信、自动化等支撑技术, 属于复杂的大系统科学与工程。通常办公室的业务, 主要是进行大量文件的处理, 起草文件、通知、各种业务文本, 接受外来文件存档, 查询本部门文件和外来文件, 产生文件复件等等。所以, 采用计算机文字处理技术生产各种文档, 存储各种文档, 采用其它先进设备, 如复印机、传真机等复制、传递文档, 或者采用计算机网络技术传递文档, 是办公室自动化的基本特征。随着三大核心支柱技术:网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟, 世界上的OA已进入到新的层次, 在新的层次中系统有四个新的特点:

1) 集成化。软硬件及网络产品的集成, 人与系统的集成, 单一办公系统同社会公众信息系统的集成, 组成了“无缝集成”的开放式系统。

2) 智能化。面向日常事务处理, 辅助人们完成智能性劳动, 如:汉字识别, 对公文内容的理解和深层处理, 辅助决策及处理意外等。

3) 多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

4) 运用电子数据交换 (EDI) 。通过数据通讯网, 在计算机间进行交换和自动化处理。

2 OA的功能

OA到底要解决什么问题呢?我们说, OA就是用信息技术把办公过程电子化、数字化, 就是要创造一个集成的办公环境, 使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。以烟台市福彩中心的办公平台为例, 办公自动化主要实现了下面三个方面的功能:

1) 建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统, 使员工之间以及市中心与各县市区管理站之间的通信和信息交流快捷通畅。

2) 建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所, 例如通知、公告、开奖信息等, 使内部的规章制度、工作计划、工作任务事项等能够及时下达到每一位工作人员。是员工及时了解市中心的工作动态。

3) 实现工作日志的自动化。市福彩中心各个部室负责不同的工作任务, 每项任务的下达及完成情况都要及时上报, 通过OA内部办公系统实现办公自动化以后每位员工只需要用自己的用户名登录, 就可以看到自己的工作任务, 上报工作完成情况。此外, 良好的图形界面, 一般只要鼠标配合一些简单的键盘录入就行了, 并且这个OA系统和综合业务系统一样, 每人都有专门的帐户密码, 不能混用, 每个人在系统中操作都是有痕迹的。

3 系统安全问题

近年来, OA办公自动化系统都是架设在网络之上的, 办公信息在网上流通的比例越来越大, 所以对系统的安全与保密提出了更高的要求。在这里把网络分为内网和外网。单位内部的办公局域网称为内网, 而因特网被称为外网, 例如, 福彩中心的信息管理系统就是内网。由于内网往往都与外网连接, 所以网络的安全问题从实质上说就是要解决如何保障内网的安全、防范外网的非法入侵及本内网与其他网络在数据交换过程中的安全保密等问题。来自网络的安全威胁主要有:

1) 假冒内网的IP地址, 登录内网, 窃取信息;

2) 利用网络传输协议或操作系统的漏洞攻击网络;

3) 获得网络的超级管理员权限, 窃取信息或破坏系统;

4) 在传输链路上截取信息;

5) 物理破坏;

6) “黑客”侵入, 修改网址或主页;

7) 病毒侵入等。

4 安全防范措施

要有效地防范非法入侵, 应做到内外网隔离、访问控制、内部网络隔离和分段管理。在内部办公自动化网络和外网之间, 设置物理隔离, 以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务, 管理员可决定哪些IP地址需要映射成能够接入Internet的有效地址, 哪些地址被屏蔽掉, 不能接入Internet。可以首先屏蔽所有的IP地址, 然后有选择的放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制, 无论何种类型防火墙, 从总体上看, 都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。对于防止数据丢失, 采取的方法是:

1) 对文件服务器上的系统数据进行定期备份;数据备份的目的在于尽可能快地全盘恢复运行计算机系统所需的数据和系统信息。

2) 采用先进的UPS来防止外部电源断电而引起的对网络使用的伤害;

3) 利用磁盘阵列做好重要数据的冗余备份, 提高网上重要设备的自身容错能力;

4) 设计的主机群应采用双机偶合容错结构, 主辅机可以共享磁盘阵列资源, 可以自动错误侦测, 接管备援, 恢复系统, 使整个主机群处于高可靠耦合工作状态, 双机可以互为备份, 两台机器之间可以均衡负载。在防止非法访问和数据丢失的同时, 应做到既防止公文信息被窃取、破坏和滥用, 又有利于提高公文处理效率, 其重要手段之一就是采取一套安全有效又灵活的访问控制机制。

5 小结