商务信函的写作模范文

2024-08-26

商务信函的写作模范文（共10篇）

商务信函的写作模范文篇1

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。直接跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。礼貌我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。语言朴实前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。标题这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”，“Can we work together?”，建议您改成“proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s partnership Opportunity”或者“Introduction: Our product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。校对写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

商务信函的写作模范文篇2

1商务英语信函的种类

商务英语信函有很多种类,根据商务英语信函的内容与功能可以划分为请求函、询问函、答复函、商洽函、联系函、告知函、订货函、祝贺函、任命函、感谢函、介绍函、邀请函、慰问函、致歉函等。不同的商务英语信函有着不同的特点,在写作过程中应该根据不同的信函种类选择不同的写作方式,但是在某些共性的方面还是需要加以重点把握,比如商务英语信函的写作原则和商务英语信函的写作策略。

2商务英语信函的写作原则

商务英语信函写作过程中,应该注意遵循简洁与精确性原则、完整与具体性原则和礼貌性原则。

2.1简洁与精确性原则

商务英语信函并非普通的书信往来,而是具有一定任务与目的的商务活动。因此,商务英语信函一定要遵循简洁性与精确性原则。

(1)简洁性

商务英语信函中,为了使交流更加简便,应该摒弃繁冗客套的说辞,使信函能够以最简单、最直观的文字来表情达意。因此,在商务英语信函中,能够以单词表达的尽量不要用词组,能够用短句表达的尽量不要用长句,尤其是要避免用一些连词(如but,however,and,consequently等),这些连词会使句子冗长。写作过程中要力求以最简洁明了的表达来实现目的,节约自己和对方的时间。

(2)精确性

由于商务英语信函要传达一定的商务活动信息,这些信息涉及商业交往中的双方权利、义务与利害关系,如果传达信息有误,则会使商务活动出现差错,给双方带来不必要的麻烦与损失。因此,商务英语信函的精确性是必须要保证的。为此,在信函写作过程中,要注重每一个标点、每一个单词、每一句话的准确无误,以及所要表明的中心思想的准确无误。还需注意,在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比如,一旦用了goods have been sent,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如forward,dispatch等,否则会误导对方无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

2.2完整与具体性原则

商务信函是一个需要完整表述所要表达的内容的信函,涉及商务活动,因此需要遵循完整性原则,即何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等,缺乏其中的一些因素,就会导致商务信函不完整、不具体,专业性差。比如,在订货函中,需要包含以下几个因素的说明:

(1)“需要什么商品”(What you want)

(2)“何时需要”(When you need the goods)

(3)“货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

(4)“如何付款”(How payment will be made)

这些因素涵盖其中,订货函就会更为完整和具体,对方也能从中获得更多的信息,如此信函就能够充分发挥本身的作用。

2.3礼貌性原则

商务交往中需要注意的礼仪有很多,而商务英语写作过程中也需要遵循礼貌性原则,在文字的表达、语气语调等方面都需要体现出一定的礼仪,从而使信函更具诚意。商务交往中肯定会发生意见分歧,但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。所以在信函写作的过程中,要充分斟酌用词与句子,确保用词与句子的礼貌性。

当然,在商务英语信函的写作过程中,不仅仅包含了以上几个原则,很多研究学者认为商务英语信函应该遵循“7C”原则,即完整(complete)、简洁(concreteness)、正确(correctness)、清楚(clearness)、体谅(c o n s i d e r a t i o n)、礼貌(c o u r t e s y)、具体(concreteness)。做到这些,商务英语信函就能够更具商务性和得体性。

3商务英语信函的写作策略

商务英语信函写作过程中,要规范写作的结构与词汇,充分考虑中西文化差异,注重信函的语气与语调,以使商务英语信函最为庄重、得体。

(1)规范写作的结构与词汇

商务英语信函写作过程中,对于信函的结构与词汇应该十分考究。因为商务英语信函能够体现贸易双方的承诺与表态,体现贸易双方的素质与形象,所以比起普通的信函,商务英语信函更讲究措辞的规范与庄重、严谨,所使用的词、词组与句子都应该更为严谨。因此商务英语信函写作过程中时常会运用完整、正式、规范的句型、固定的礼貌性习语、陈述句表示祈使语气等,或者用派生名词替代动词来表示动作行为,避免涉及时、体、态等因素,使得信函更为客观、正式。商务信函写作中,还可以运用多层次复杂的从句和长句来表达多层次的复杂逻辑关系和相互关联的意思,而这是短句无法比拟的。此外,商务英语信函可以有一些固定的结构或格式,如在国家贸易中进行发盘、询盘等时采用的都是一些固定的格式,在询盘中,开头一般都是We are please to receive your inquire about,结尾通常也采取相应句式,如“我们很期待你的回复”。

(2)充分考虑中西方文化差异

中西方在文化价值观与逻辑思维模式等方面都存在着很多的差异,如果不注重文化差异,遵循文化差异,就很容易造成一些不必要的麻烦。因此,为了使商务英语信函更为准确和更具礼貌性,写作者应该充分考虑到中西方的文化差异,尊重对方的风俗习惯与价值体系,措辞得当,使信函完美无瑕。

(3)注重信函的语气与语调

由于商务信函在商务活动中至关重要,所以其语气与语调都应加以关注,所要使用的语气和语调要平和、礼貌、不卑不亢。例如,在一封拒绝对方担任独家代理的信函中,有这样一个句子I regret to say that,at this stage,such an arrangement would be rather premature,这样的表述既包含了拒绝对方的含义,又十分注重语气与语调,从其坚定的语气(premature)和委婉的表述(I regret to say)以及特定情况(at this stage)便可得知。又如,在欢迎新代理商的商务信函中有这样一句话I would like to welcomeyou to our organization.We are very pleased to have you on our team.I know that you will be equally proud of our products,这句话既表明了对新代理商的热烈欢迎(welcome,very pleased等),也为新代理商描绘了美好的未来(you will be equally proud of our products),无论是在语气方面,还是在内容方面,都是比较规范的商务英语信函。

商务英语信函的写作策略,并不仅仅是以上几点便可以完全概括的,需要我们注意的问题还有很多,需要在日常的信函写作过程中多加训练、多加完善。

4结语

以上,我们具体分析了商务英语信函的写作原则与写作策略。在商务贸易活动中,商务信函是进行商务往来十分关键的一个渠道和途径,因此商务信函的措辞和语用策略是否得当,关系到信函主体能否建立一个良好的商务形象,能否促成双方的贸易合作,甚至会关系到双方的贸易关系与今后的贸易往来。因此,在写作过程中,一定要从商务英语信函的写作原则出发,注重商务英语信函的措辞,抓住商务英语信函在词汇和句式上的特点,规范写作的结构与词汇,了解并充分考虑中西方文化差异,注重信函的语气与语调,才能撰写出质量上乘的商务英语信函。为此,只有通过不断的学习和探索,才能逐步提高商务英语信函的写作水平。

参考文献

[1]李文.目的原则视阈下商务英语信函策略研究[J].湖州师范学院学报,2014(5).

[2]刘艳艳.模糊语言在商务英语信函中的应用[J].太原城市职业技术学院学报,2014(1).

[3]彭倩倩.商务英语信函的体裁特征分析[J].中国电力教育,2014(8).

[4]邱天河.语用策略在国际商务谈判中的运用[J].外语与外语教学,2000(4).

[5]王彬.礼貌理论关照下的商务英语信函写作[J].剑南文学(经典教苑),2013(1).

英语商务信函应遵循的写作原则篇3

[关键词] 商务信函；写作；原则

【中图分类号】 H05 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）12-303-1

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。

一、礼貌原则（courteousness）

在商务信函写作中乃至所有商务活动中，礼貌都发挥着重大的调节作用。它是有效的自我推荐名片，有助于老关系的加强和新关系的建立。礼貌意味着在信函中非常巧妙的表示出诚挚的友情，诚挚的感谢，真诚的礼貌，体贴的理解和由衷的尊重。

商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman；chairman 等。

二、准确原则（correctness）

准确表达不仅仅指英语语法、标点符号和拼写层面，更重要的是书信的内容要叙述正确，买卖双方的权利、义务、违约条款、付款方式、重要数字等信息都属于准确表达的范围。一封表达准确的商务信函，不仅能够促使商务活动的有效进行，还能够避免不必要的纠纷。

三、完整原则（completeness）

商务信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人做出积极反映的一切问题及情况（when、where、who、what、how ）。在书写商务信函时，应该对信函的内容做到心中有数，避免一件事分多次书信传递给对方。一封商务信函只有包含了所有必要信息才能达到它的理想效果，不完整的信函不仅有失礼貌而且会令收信人对你公司产生不好的印象。

四、清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，造成贸易损失，甚至会引发诉讼纠纷。清楚表达应注意选择正确、简练的词，避免使用一些含糊不清、模棱两可的词，条理清晰，表达准确。一般地，商务信函的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方准确理解。

五、简洁原则（conciseness）

简洁指的是信函内容完整，语言简单而不失清楚，用最少的语言表达最为丰富的内容。简洁被视为商务信函写信的第一要义。故撰写商业信件时要摒弃传统信函中的陈词滥调和套话，采用简洁、直接的句式进行写作，简明扼要，精炼丰富，长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的文字，完整清楚地表达需要表达的意思。

六、具体原则（concreteness）

信函应该写得具体，明确，而不能含糊，抽象，笼统。尤其像报盘，询问贸易条款这类需要具体答复的信函，就更加强调写作时的具体。这样会使所表达的内容准确而又生动，使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。例如，商品的某些质量和特征要用准确的数字，避免使用“长”，“短”，“好”这样的词语。时间用年月日标明，必要时甚至要注明小时，分钟，避免使用诸如“昨天”“下个月”“马上”等表达用语。

七、体贴原则（consideration）

體贴原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要站在对方的立场去考虑他们的各种不同的愿望，要求，兴趣和困难，充分理解对方的心情、处境，寻找一种最好的方式将信息传递给对方。

八、结论

商务信函是买卖双方索取、传递信息，处理贸易活动中相关事宜、沟通联络感情的重要方式，同时也体现着一个公司或机构的商务形象。商务信函在商务活动中起着沟通桥梁的作用，它能够具体而快捷地传递双方各类相关商务信息，节约双方的时间，从而实现商务活动的便捷与高效。因此，商务信函对内容、形式、措辞等各方面都有要求。在日常的商务活动中，撰写商务信函时，应遵循商务信函写作的基本原则，有效传递信息，从而使商务信函更有利于双方的沟通合作。

参考文献：

[1]程润明.国际贸易交际技巧[M].上海：上海外语教育出版社，1994.

[2]张燕彬.国际商务礼仪[M].沈阳：辽宁教育出版社，2001.

[3]祈寿华.新世纪实用英语交际指南（旅美）[M].上海：上海外语出版社，2003.

[4]曹菱.商务英语信函[M].北京：外语教学与研究出版社，2007.

商务信函的写作模范文篇4

1.Dear Mr/Mrs,Thank you for your letter No.A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas.We have passed it on to our Technical Department for their consideration.We shall reply as soon as possible.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6 UI-4图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。

我们将尽快回信

你诚挚的2.Dear Mr/Mrs,We have today received with thanks information concerning transactions onthe New York Wheat Exchange which will be made full use of by our researchdepartment.We look forward to further cooperation with you.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。

期待与你进一步合作。

你诚挚的二、确认达成的协议 Confirming agreements reached

3.Dear Mr/Mrs,Last Friday, when we were discussing the problems of defectivecontainers.You suggested that I simply mail you a report each month on thenumber of return by customers rather than send the

defective containers to you.I plan to put this into effect at once.But, I first wantto make sure that I understand you correctly.If I don’thear from you within the coming week, I’ll assume that youapprove.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。

我计划立即付诸现实。但我想确认我理解正确，到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为你没有异议。

你诚挚的4.Dear Mr/Mrs,We write to confirm our agreement reached during ourconversation on 9th June about special discountson M-S Acoustical Partitions as describedon page 8of our catalogue.These prices will prevail through30 June.partition Regular Price Special pricedimensionEachEach(12 or more)4X4’US$ 112.75FOB Bern US$98.20 FOB Bern4x5’132 115.505x5’152.75129.85 We will be happy to receive your order.Yours sincerely

尊敬的先生/小姐，我们写信想确认六月九日谈话中就M-S声音隔板特别折扣达成的协议。这些隔板在我们目录第八页有描述。下列价格六月三十日前有效：声音隔板规格每只常规价每只特别价（12及以上）4X4’US$ 112.75FOB波恩 US$98.20 FOB波恩4x5’132 115.505x5’152.75129.85我们将很荣幸收到你的定单

你诚挚的5.Dear Mr/Mrs

As our telephone negotiation this morning was verybrief and proceeded so smoothly, I thought itmight be advisable to summarize the agreement:I offered US$56/kg CIF EMPYou asked for US$60I countered US$58/kgYou accepted the figureI look forwaqrd to signing the contract when we meetnext week.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，今天上午我们的电话协商简短而融洽，我想简单总结一下协议：我报价为：US$56/kg CIF EMP，你还价为US$60，我让价为US$58/kg你同意这个价格。下周见面时我期待能签定合同。

商务信函写作规则篇5

写信的原则(writing principles)已从原来的3(conciseness, clearness, courtesy)发展到目前的7个“c”：

completeness, clearness, concreteness, conciseness, correctness, courtesy,consideration)

实例

dear sirs,

with reference to your letter of april 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of copper wire as per your offer sheet no.8/070/02b. please go ahead and apply for your export license. as soon as we are informed of the number of the export license we will open the l/c by cable.

copper wire

大意：

关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第8/070/02b号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

要求书信的“完整”，理由有三：

1.一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果;

2.一封完整的`书信，有助于建立和表达友善关系;

3.一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况(情报)所导致的诉讼(lawsuit);

有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力(complete and effective)而成为极为重要的文件。一封信写得是否完整，建议用五个“w”来检验，即：who, what, where, when 及why(包括how)。例如:在定货的信中，必须明确说明“需要什么商品(what you want)、何时需要(when you need the goods) 、货物发到何地何人收(to whom and where the goods to be sent) 、如何付款(how payment will be made) 如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘，不能理赔等)应说明理由，为什么(why)

clearness(清楚)

(一).避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉as to the steamers sailing from hongkong to san francisco, we have bimonthly direct services. (从香港到旧金山有直达船，)但是bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次?不明确。因此，最好清楚明白地说明”一个月两次“还是”两个月一次“：

(a)we have two direct sailings every month from hongkong to san francisco.(每月两次直达船)(b)we have semimonthly direct sailing from hongkong to san francisco.(每半月一次直达船)(c)we have a direct sailing from hongkong to san francisco every two month.(每两个月一次直达船)

(二)注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：a) please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible; b) please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter. 以上两句中的”“修饰的内容不同：a) 你们要求我们尽快做些什么。b) 请尽快告诉我们。所以a) 可译成”请告你们要我们为此尽快做些什么“;? b) 可译为”请尽快告知，你们要我们为此事做些什么"。

(三)注意代名词，关系代词和先行词的关系按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。例句：不好：they informed messrs.john & smith that they would receive an answer in a few days. 较好：they informed messrs. john & smith that latter would receive an answer in a few days.

英文商务信函写作格式篇6

1.the top part of a business letter

日期：date: 23 december XX

地址：mr. james green

sales manager

bbb plc

55-60 old st, london e6 6hg

称谓：dear mr. green (dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)

2.the body part of a business letter

标题(可以不要)

正文

3. look at the two endings of business letter below. notice the useful phrases that are used in these letters.

(1)please let me know if this is convenience.

i look forward to hearing from you.

best wishes

yours sincerely,

(signature)

ms. gillian janes

personnel nanager

(2)please phone us to confirm the details.

we look forward to receiving your comments.

yours faithfully

(signature)

for ms. gillian jones

浅谈商务英语信函写作篇7

一、商务英语书信的格式

一般来说, 现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式和现代的齐头式。根据英国传统做法, 缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间, 有时可能会缩进更多。现在, 齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始, 段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行, 以便于区分。这种格式被称作齐头式。但是, 有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便, 所以, 人们使用了一种改良的齐头式, 即把日期放在右边, 而把其他内容放在左边。一般来说, 我们通常使用单行距来布局一封信, 这会使信函有一种紧凑感。根据个人或公司的喜好, 可以选择使用齐头式或缩头式。

二、商务英语信函的特点

1、信函内容清晰明了, 商务英语信函在写作时, 一定要简单扼要地表达自己的观点, 使收件人能清楚的了解写信人的商业目地, 有时可以在正文前加上标题, 这样可以使读者一目了然, 内容复杂的信函, 让人感到抓不住重点, 不利于主题的表达, 因此, 信函的写作一定要简明。

2、处理好开头和结尾。商务英语信函的开头和结尾虽也有所变化, 但相对而言, 较公式化, 有许多习惯用语, 内容也比较固定, 这些也须一一辨认, 把握。信函的开头为引据部分, 一般总是简述去信的事由或转述对方来函要点, 措辞用语简单得体。结尾部分十分简短, 常用惯用性词语, 有时可不另起段落。

三、商务英文信函写作注意事项

1、在写作过程中注意主体与客体的区分, 切忌主客不分或模糊, 例如:Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include$40, 000for new equipment.应改为Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include$40, 000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)

2、在写作当中注意句子的完整性, 句子不要零碎, 结构对称令人容易理解, 例如:He decided not to audit the last ten contracts.Because of our previous objections about compliance.两个句子应该连在一起:He decided not to audit the last ten contracts becauseof our previous objections about compliance.

The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.应改为:The owner questioned the occupant’s lease intentions and ink alterations of the contract.

3、写作当中, 注意词汇的单复数, 单复数不要搞乱, 让收件人看着不舒服。例如:A responsible director must show their kindness to the employees.这个句子中的单复数就显得有些混乱, 应该改为:Responsible directorsmust show their kindness to the employees.

4、动词和主语要呼应。看一下下面这个例句:China is one of the biggest countries that has large population.从句中的动词和主语不一致, 应改为China is one of the biggest countries that have largepopulation.

5、选词准确, 大小写要注意, 标点要准确, 像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚, 在拼写的过程中也要非常注意, 写错单词的话, 让收件人会产生反感。例如:

She did not make repairs, however, She continued to monitor the equipment.应改为:She did not make repairs;however, she continued to monitor the equipment.

总之, 商务英语信函的书写是非常重要的, 如果格式不对, 让对方感觉到不被尊重, 另外在选词、语言的组织上也一定要注意, 内容安排要合理, 这样的信函才能促进双方很好的进行商务往来, 因此, 要认真学习掌握英语商务信函的写作。

参考文献

[1]李曼:《浅谈商务英语信函写作》, 《陕西教育》 (高教版) , 2009, (06) 。

[2]谢勋琪:《商务英语信函写作的特点及技巧》, 《商业文化》 (学术版) , 2008, (09) 。

[3]伍维平:《英语商务信函写作的构思工具及范例分析》, 《商场现代化》, 2008, (27) 。

商务信函的写作模范文篇8

关键词：中介语；石化；商务英语信函写作

项目基金：本文系江西科技师范大学校级人文社科项目《中介语石化现象对商务英语信函写作的影响及对策》（资助编号：300098010617）的阶段性研究成果。

H315

1969年，语言学家Selinker提出了中介语的概念，指外语学习过程中学习者使用的介于母语和目的语之间的语言体系。这个语言体系是外语学习者母语和目的语之间的中间状态，随着经验累计逐步向目的语靠近，却无法达到与目的语同等的状态。1996年Selinker指出语言石化是外语学习者中介语中一些语言项目和系统性知识趋向于固定下来的状态。中介语石化贯穿于二语习得的各个层面。

商务信函写作要求学生运用商务英语知识写出地道的信函。然而笔者在教学中发现学生很难写出令人满意的信函，这就是石化。针对上述问题，本文探讨中介语石化对商务英语信函写作的影响及对策。

一、石化对商务英语信函写作的影响

本研究通过写作测试获取语料，测试对象为江西科技师范大学2011级应用英语4班共36人。受试学生在第二学年已系统学习国际贸易等课程，具备一定的商务知识。测试要求学生围绕建交、发盘、交易条款磋商、争议和索赔等撰写信函，收集范文共252篇。笔者从思维方式和语法知识的角度分析石化产生的原因，因为二语写作是学习者思维方式和语法知识的综合体现（肖辑和张楠楠2010）。经过量化对比，测试结果如下：一、由思维方式引起的石化占31.6%。；二、由语法知识引起的石化现象占68.4%。由此可见，石化对商务英语信函写作有负迁移制约作用。

二、石化产生的原因

1.思维方式

首先，汉语是螺旋型思维，商务信函写作往往不采用开门见山的方式阐述主题，主题多出现在文章中部或结尾；而英语是直线型思维，商务信函习惯开篇点题，层层展开论述主题。然而，受试学生过分依赖母语思维，而母语思维与作文的质量成反比（文秋芳，郭纯洁 1998）。例如，

We now avail ourselves of this opportunity to introduce ourselves as the biggest textile seller in America. We are writing with the purpose to entering into business relations with you.

先介绍公司再表目的，是典型的螺旋思维，在英语人士看来稍显绕题。若能按直线思维直接表达建立业务关系的意愿，更符合英语写作习惯。

其次，汉语重意合，借助词语或句子的逻辑联系来实现词语或句子的连接；英语重形合，借助并列连词、关系代词和关系副词等语言形式手段来实现词语或句子的连贯和衔接。例如

For payment， we require Confirmed Irrevocable L/C. Partial Shipment and Transshipment is allowed. It is available by draft at sight.

按照汉语习惯采用了意合，句子显得生硬不连贯；若适当插入介词短语，改为we require Confirmed Irrevocable L/C， with transshipment and partial shipment allowed， payable by draft at sight，则更符合英语的思维方式。

2.语法知识

受试者忽略语法的准确性，容易造成句法结构和语篇组织上的石化。

首先，词汇选择方面。在商务语境中学生较多地依赖母语的词汇，习惯使用单一的一般词义。比如关于支付方式，只有11位同学能正确表达“保兑的不可撤销的信用证”， 13位同学能正确表达“凭即期汇票支付”。这说明学生灵活使用商务词汇的能力有所欠缺。

其次，句法结构方面。英语句子往往较长，常用从句形成环扣式套接。汉语句子则排列松散，无需环扣套接。笔者发现当使用英语句法结构遇到困难时，学生就会使用母语的句法结构。例如，

You asked us to quote you CIF Kuwait price including your 3% commission. We are dealing with it.

句子按汉语习惯铺陈，读来不够连贯。若改成定语从句which has received our immediate attention，则紧凑协调。

三、教学策略

1.培养学生运用英语思维，减少母语的负迁移影响

教师在商务信函写作教学中应结合授课内容比较汉英思维方式，引导学生适应英语的思维习惯。同时逐步培养学生在写作中使用多种语言形式手段实现句子之间的连贯和衔接，達到形合。

2.在商务语境中进行语法教学，培养语言实际能力

在商务英语信函写作教学中，教师应在商务语境中教授词汇，避免孤立僵化地学习商务词汇；在教授句法时，应要求学生尽量使用商务英语的句法结构造出地道的句子，提高语言实际能力。

3.模仿写作与教学反馈相结合

商务英语信函的语言都有特定的程式，学生可以模仿课本范文遣词造句和语言组织。教师应对学生模仿的信函进行批改，从语法和语篇层面予以指导。

总之，中介语石化现象对商务英语信函写作有负迁移作用，制约着学生写作能力的提高。为了提高学生商务信函写作能力，减少母语的负迁移影响，需要教师在教学过程中找到相应的对策，提高学生的信函写作能力。

参考文献

[1]Selinker，Larry. Interlanguage[J].International Review of Applied Linguistics in Language Teaching， 1972，（10）.

[2]戴炜栋，牛强.过渡语的石化现象及其教学其实[J].外语研究，1999，（20）.

[3]黄建玲.中介语石化现象分析[J].山东农业大学学报（社会科学版），2001，（3）.

[4]肖辑，张楠楠.第二语言写作教学中中介语石化现象[J].河北大学学报（哲学社会科学版），2010，（3）.

商务信函写作：投诉信篇9

商务信函写作：投诉信范文Directions:

You found something wrong with the telephone bill you have received from the local post office.You made a call to inquire about this however the person who answered the call was very rude.Write a letter of complaint to the manager of the post office, explaining the situation and giving your suggestions for improvement.Your letter should be no less than 100 words.You dont need to write the address.Dont sign your own name at the end of the letter, use Donna instead.Dear Sir,I am writing to let you know the deplorable attitude of one of your staff member.I received my telephone bill for the previous month from you and thought there were some errors in calculation: I had been overcharged for two overseas calls.However, when I called your Complaints Department, the girl who answered my phone was very rude.For one thing she interrupted me continually, for another she even said that the fault was my own.Needless to say, such a way of dealing with customers is unacceptable.I would like to suggest that the girl in question should be disciplined, and instructed on the proper way to deal with clients.And I hope she can make formal apology to me.An early response will be appreciated.Sincerely yours,Mary

译文亲爱的先生：我写这封信是想让你知道你们的一个员工的服务态度。我收到你们上个月的话费单后发现有一些计算错误，我认为我被多收了两个国际长途费用。但当我打电话询问客服部门时，接电话的女孩态度非常粗鲁。一方面她总是打断我的话，另一方面她甚至说错误在我。这样对待客户的态度实在让人难以接受。我建议对这个女孩进行惩罚，另外告诉该如何对待客户。我希望她能向我正式道歉。请早日回复。真挚的：玛丽