科技查新流程

科技查新流程（共8篇）

科技查新流程 篇1

[摘要]本文首先对清华大学查新站与北京工业大学查新室的查新流程进行了对比，前者具有检索策略制定客观、科学，文献分析深入，报告格式有条理的优势，最终的查新质量有保证，而后者具有报告周期可控以及二次审核查新报告的特点，对查新效率和查新质量的提高很有帮助。论文另外对查新流程中检索词的选择及检索策略的制定中经常遇到的查全率和检索结果为零的情况进行了举例分析，认为检索式的制定要根据不同检索词及其逻辑关系进行适当调整和取舍，防止得出片面的查新结论，造成新颖性误判。

[关键词]科技查新；查新流程；文献检索；检索词；检索式

DOI： 10.3969/j.issn.1008-0821.2015.05.030

（中图分类号] G252.7 [文献标识码]B [文章编号]1008-0821（2015）05-0149-04

一般来讲，科技查新的流程包括：接待用户、专家组进行分析或工作组分析、文献检索、文献整理、撰写查新报告、专家组审核、登记、存档、建库。而在这些步骤中，查新点确定、检索策略制定、文献检索、文献对比分析等流程尤为重要，如果采用的查新手段不得当，就会影响查新结论，进而影响查新质量，使最终的报告失去科学性和客观性。

委托人在进行科技查新之前，要先根据课题内容总结出待委托项目的科学技术要点和查新点，之后向查新机构提出申请。科学技术要点和查新点介绍了科技查新项目的背景、研究内容及其新颖之处，是查新人员理解查新项目内容的重要途径。另外，委托单中列出的检索词也是查新人员进行文献检索的重要参考依据。

制定检索策略是科技查新工作的基础和重点，检索词的提取和检索式的拟定是对查新人员查新技能的考验，好的检索策略会提高文献的查全率和查准率，得到的查新结论更加客观、准确。检索策略事关查新结论，不同查新人员制定的检索策略存在差异，有的认为制定检索式宜遵循从窄到宽的原则，先制定较为严格的检索式，若没检索到文献或文献很少，再适当放宽检索式，有的则先适当放宽检索词，若检索到的文献过于宽泛，再用下位词逐步尝试。总之，检索策略的制定要保证查全率，侧重查准率。

制定好检索策略后，根据科学技术要点和查新点中覆盖的信息点选择合适的资源库进行检索。在检索过程中，注意避免受检索词选择不当或组配不正确，检索工具确定不适当及检索途径单一等因素的影响。文献检索步骤完成后，对文献的取舍也很重要，查新员除了需要和委托人进行前期沟通外，也要通过自己掌握的知识，结合文献预检手段深入了解查新点，吃透课题内容，做到查找高效、取舍得当。

文献对比分析要求查新员对检索到的文献有很好地理解和把握，用词要恰当、合理，对文献的描述要准确，不能夸大和缩小原文意思。最后完成查新报告的撰写。本文对比了两个查新机构的查新流程，另外对查新流程中检索策略制定容易遇到的问题进行了分析。不同查新机构查新流程对查新质量的影响

不同的查新机构因为自身特点以及对查新工作的认识不同，制订不同的查新流程，因此，最终的查新质量也会有差异。清华大学查新工作站与北京工业大学查新站（筹建）均是国家教委认定的部委级科技查新认证机构，笔者就自己在这两个机构的查新经历，对二者的查新工作特点作一介绍。

I.I 清华大学查新站查新流程及特点

1.1.1 查新步骤

查新项目从查新站收到委托合同之日起被正式受理，查新员根据委托人提交的科学技术要点和查新点进行预检，之后再与委托人当面沟通，确定检索策略及适合文献，待格式整理完成后由委托人按密切相关文献、主要相关文献、相关文献及无关文献四类分别进行对比分析，之后负责课题的查新员结合自己的分析，完成查新报告。其中，查新报告的附件中要列出依据检索式检出的所有文献。最后，报告送交审核。具体步骤为：登录清华大学图书馆主页；索取委托合同；填写合同并发送查新机构；归纳形成技术要点与查新点；合同确认、确定检索策略及检索范围（审核员技术支持）；检索（期间据情况变更检索策略修改、扩大检索）；整理附件、获取文摘及必要的原文；对比分析相关文献、撰写查新报告（专家技术支持）；审核员审核；出具查新报告。

1.1.2 主要特点

（1）查新委托人在查新过程中参与比重大：查新委托人对查新项目内容的了解要比查新员透彻许多，对其中涉及的检索词，尤其是关键检索词的提取更加准确和高效，委托人和查新员共同进行检索式的制订和文献检索，可以减少检索词漏检的可能性，提高检索效率；委托人直接参与文献筛选，可以减少后期文献整理时不必要的时间浪费，同时也最大限度地避免了误删和漏检的失误；委托人参与文献分析，对文献的对比更准确和到位，重点突出；而查新人员有熟练应用文献检索工具的优势，二者配合，保障了文献的查全率。提高了查新质量和效率，做到文献查找准确、快速，文献分析精准、厚重。

（2）文献分类罗列：按照文献重要程度进行分列，主要相关文献和无关文献在查新报告中一目了然；检出的文献忠于检索式，全部在附件中列出，便于在出现报告结论错误时追根溯源，及时发现问题。

（3）文献按同机构进行对比分析：检出的文献按机构进行分列，如果同一机构（如院系、课题组等）中的多篇文献已将查新项目的查新点覆盖掉，该课题新颖性要重新制订或被否定。

1.2 北京工业大学查新工作站（筹建）的查新流程及特点

1.2.1 查新流程

收受查新委托单，了解查新项目并对课题进行预检，同时与委托人沟通以正式确定查新点。查新员根据查新点及预检结果提炼检索词、制定检索式、检索相关文献并对其作对比分析，完成的报告先由查新委托人检查报告中的检索条件是否恰当，文献分析的表述是否准确，经过沟通和修改后确定报告内容，查新报告附件中列出与查新点相关的文献，报告完成后先进行初次审核，最后进行报告最终审核。具体步骤为：委托人提出查新要求；填写查新委托单，提交相关材料；订立查新合同；检索准备；选择检索工具，制定检索策略；查找相关文献；完成查新检索；阅读检索结果；对比分析；草拟查新报告；查新审核、签字、盖章；形成正式报告；整理附件；正式查新报告复印，原件提交委托人；将查新报告复印件及所有纸质文本归档，电子文本备份。

1.2.2 北京工业大学查新工作站（筹建）的查新流程特点

（1）查新过程主要由查新员完成：查新员深入了解委托项目的内容后结合文献预检，再与委托人就课题内容进行沟通，确定真正的查新点，制定合适的检索式并进行全面的文献检索。文献对比分析由查新员完成，查新报告初稿完成后交于委托人审验报告内容。

（2）报告中列出的文献按照文献本身与查新点的相关程度进行排列。

（3）查新报告进行二次审核。

1.3 两个查新流程的对比分析及其对查新质量的影响

以上两个查新流程中，清华大学的查新流程更加偏重委托人的参与，在文献的处理上也很有条理；而北京工业大学的查新流程更加强调查新员自身的实际工作，而且审核严格。

相比之下，清华大学的查新流程中委托人密集参与的方式在很大程度上保证了查新报告的质量，但由于查新委托人的文献对比分析时间无法控制，如果出现与委托人沟通不畅的情况下，查新周期需要较长。此外，受到现场沟通的限制，外地的查新委托无法受理。

而北工大的查新服务的优势在于，整个流程中以查新员自身参与为主，配合二次审核来完成报告。在保证查新质量的前提下，完成报告的时间较易掌控，查新效率会有所提高。对于外地的查新委托，尽可能通过电话沟通来完成，这样就提高了查新报告的收受范围。其缺点在于查新员对课题的了解通过电话或其他方式不如当面沟通直接和有效，为了防止由于查新员在查新项目的理解上出现偏差，要执行严格的查新步骤和加强审核。

清华大学查新站对查新报告的检索策略制定更加客观、科学，文献分析内容深入，报告格式有条理，这些特点很好地把握了查新报告的基础（检索策略的制定）、核心（文献分析）及成文（报告格式），使最终的查新质量有所保证。不足在于完成报告周期不可控和附件文献多，这两点对于查新的效率会有所影响，此外还有服务外地用户不方便的缺点。北京工业大学查新站的报告完成周期可控，可接受外地查新项目以及二次审核提高查新质量，其中对报告周期的可控性提高了查新效率，而对报告进行二次审核在很大程度上可以降低报告中的偏差，提高查新质量。相对来讲，北工大查新员的工作量繁重，这一点不利于查新效率的提高。另外，在制定检索策略和文献筛选时更多带有主观性，以及文献对比分析的深度不够等缺点，可能会影响查新报告的质量。

查新流程中检索策略制定对查新质量的影响

科技查新过程的关键是制定检索策略，利用各种检索手段，检索到查新项目全部相关信息和文献。在检索手段、检索系统和数据库等的选择都比较合理的基础上，查全率和查准率兼顾的同时，查全率尤其应得到保证。检索策略直接关系到查新项目相关文献的查全率和查准率，最终影响到对查新项目做出新颖性评价。检索词是指表征查新项目主题内容的、具有实质意义的词语，是揭示和描述查新项目主题内容的关键词语。因此，检索词的选取要以查新项目的基本内容为基础，尽量使用规范词、常用词，少用或不用查新项目的特色检索词，同时应注意同一检索词的不同表达方法，才可保证查全率。同样，在制定检索策略时需要经过反复尝试，调整用词和逻辑关系，制定比较合适的式子。笔者通过几年的查新经验，从增加查全率和避免检索结果为零两个常见问题出发对检索式的制定进行了分析（所有例子均通过CNKI知网中主题条件检索进行说明）。

2.1 查全率

2.1.1 上位词的使用

查新点的描述往往要求非常准确，以此突出委托项目的特点，避免与相关研究的文献描述发生冲突。因此，在查新点中可能只使用下位词，为了避免遗漏有该下位词的同位词出现的密切相关文献，在制定检索式时，经常需要加入该下位词的上位词一同进行检索，以增加文献的查全率。例如，有查新点“通过构建由沉水植物、贝类、鱼类的不同种类和密度搭配的生态系统，模拟调水工程引起水质变化后，该系统对于水质、浮游藻类、浮游动物以及微生物的影响，建立保障**水库受水区水质安全的生态系统构建原则和技术方法”，查新点中的重要下位词有：沉水植物、贝类、鱼类、浮游藻类、浮游动物，编写成的检索式为“（沉水植物OR贝类OR鱼类）AND生态系统八ND（水质OR浮游藻类OR浮游动物OR微生物OR浮流生物）AND（种类OR密度）”，在主题条件下得到检索结果58条文献记录，而在检索式中加入上位词：水生动物、水生植物和水生动植物，扩展检索式为“（沉水植物OR贝类OR鱼类OR水生动物OR水生植物OR水生动植物）AND生态系统AND（水质OR浮游藻类OR浮游动物OR微生物OR浮流生物）AND（种类OR密度）”，得到检索结果为79条文献，其中的新检出记录中有比较密切文献6条。

2.1.2 同义或近义词的使用

同样地，从找到查新点及科学技术要点中找出相关的关键词，还要对其同义或同位词加以补充，COOGLE搜索引擎或CNKI翻译助手都是查找同义或同位词的不错选择。

例如，有查新点“用电子顺磁共振和紫外分光光度计的方法评价修饰后的***类化合物对DPPH的清除能力”，如果只将DPPH及其同义词2，2-联苯基-l-苦基肼基加入检索式“（电子顺磁共振OR紫外分光光度）AND（清除率OR IC50）AND（DPPH OR 2，2-联苯基-1-苦基肼基）”，检索结果有19条记录。如果将“抗氧化”同时作为检索词“（电子顺磁共振OR紫外分光光度）AND（清除率OR IC50 0R抗氧化）AND（DPPH OR 2，2-联苯基-l-苦基肼基）”，检索结果中包含DPPH的相关文献为30条记录，新检出的11条记录中有比较密切文献4条。

因此，在检索词的选择及检索式的编写过程中，与委托人的沟通或查新员查找相关背景资料时，要注意搜集可能的上位词、下位词、同位词或近义词，加入检索式中反复尝试，避免漏检。

2.2 检索结果为零

查新点中看似重要的关键词在选用时要有所斟酌，有时将其作为检索词会出现检索结果为零的情况。如查新点为某个成熟技术在新领域的应用，或者是委托人提供的关键词不规范，还有查新点中的关键词较多或关键词之间的逻辑关系较为复杂，如果检索策略制定失败，都有可能会出现检索结果为零的情况，因此要对检索式中的检索词和逻辑关系进行调整，制定适合的查新策略。这里我们介绍几种比较常见的情况。

2.2.1 照搬查新点中的关键词

有查新点“通过改变反应条件研究厌氧氨氧化包埋颗粒和反硝化包埋颗粒同时存在时反应器的脱氮性能”，采用检索式“（厌氧氨氧化包埋颗粒OR反硝化包埋颗粒）AND反应器”，检索结果为零。通过修改，将“厌氧氨氧化包埋颗粒”和“反硝化包埋颗粒”中有重要意义的词分别作为独立检索词检索，制定检索式“（厌氧氨氧化OR反硝化OR包埋颗粒）AND反应器”或“（厌氧氨氧化OR反硝化）AND反应器”，检索结果分别为l 808条和l 798条，可以认定为无效检索。根据委托项目的内容“包埋固定化技术的研究与应用”将检索式调整为“（厌氧氨氧化OR反硝化）AND（包埋OR固定）”，得到检索结果为246条，将检索式按题名条件进行检索，得到检索结果37条，基本满足了需要的相关文献数量。

2.2.2 按照检索词的逻辑关系组合检索

检索过程中，完全按照查新点中关键词的逻辑关系进行组合检索，也可能出现检索结果为零的情况，如查新点“利用腔倒空锁模技术与时域分光技术将单脉冲种子光分成等时间间距的多脉冲串”，如按查新点中各词的逻辑顺序编写检索式，则得到“腔倒空AND锁模AND时域分光AND脉冲”，检索不到相应的结果，将其调整为“（腔倒空AND锁模OR时域分光）AND脉冲”，会得到相关文献25条。

2.2.3 检索词的取舍

在检索式的编写中，有时不能使用查新点中全部有实际意义的关键词来检索，如查新点“将得到的多脉冲串依次通过偏振片与1/4波片、体光栅及反射片，实现对激光脉冲的双次压缩”，其中有实际意义的词有“脉冲串”、“偏振片”、“波片”、“体光栅”、“反射片”、“激光脉冲”和“压缩”，只有将检索式调整为“体光栅AND脉冲AND压缩”，才得到l条检索结果（注：此检索式仅用于说明检索结果，正式文献检索时需进行调整）。

2.3 科技查新检索与查新质量的关系

检索式的制定及文献检索和筛选往往是查新过程中最繁重的工作，这就容易造成查新员思想上的疏忽，凭借主观臆断来选择检索词和确定检索策略，结果也将直接导致相关检索词遗漏、检索结果偏颇甚至遇到检索结果为零的情况，影响查新质量。以上介绍的关于查全率及避免检索结果为零的情形中，如果仅仅使用查新点字面中提取的，或是用户提供的具有实际意义的词，也可以检索到相关文献，完成查新报告，但是更多与查新点有密切关系的文献会被遗漏。另外，在很多情况下，如果没有适当调整检索词的逻辑关系或对关键词进行取舍，也会导致检索到的文献量偏低。由此会出现查新员基于部分而非全部密切相关文献对查新点的新颖性作出判断，继而得出片面的结论甚至误判查新项目的新颖性，影响查新质量。

总结

在科技查新工作中，不同查新机构对委托人提交的查新项目的理解以及检索角度不同，最终的查新结果也会存在差异，进而影响查新质量。由于查新机构自身特点的局限，在制订工作流程时不一定按照同一个模式进行，但是，不论什么样的工作流程或模式，都应服务于查新工作服务质量的提高。对查新报告质量控制的结果，最终落实到出具有文献依据，客观、公正的查新结论上。

笔者认为，明确用户的检索目的、要求和检索范围，是检索流程进行的前提，而查新员对查新项目深入、到位的理解是科技查新的基础。

科技查新流程 篇2

关键词：科技查新,填写,查新合同

科技查新(简称查新),是指具有查新业务资质的查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容,按照《科技查新规范》进行操作,并做出结论(查新报告)[1]。查新报告是查新工作的重要体现形式,是查新质量的重要反映,是查新机构生存和发展的重要保证[2],是查新机构以书面形式就查新事项及结论向查新委托人所做的正式陈述。查新报告中的科学技术要点与查新点是既相互独立,又密切联系的两部分,两者相辅相成,是揭示查新项目主旨和查新报告的主线[3]。为规范并促进我国查新工作的合法有序进行,按照我国查新工作改革方案的要求,必须在查新活动中全面实行合同制。科技查新合同是指查新委托人和查新机构之间就查证科学技术内容新颖性而约定双方当事人权利义务关系的合同,属于技术咨询合同范畴,科技查新合同是检索人员进行全新检索的重要依据[4]。

1 查新合同的主要内容

科技查新合同包括查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求。查新目的包括科技立项、科技成果鉴定、申报科技成果奖励、新产品及其他。查新项目的科学技术要点应充分反映出查新项目的概貌,简述项目的背景技术、要解决的技术问题、解决技术问题所采用的方案、主要技术特征、技术参数或指标、应用范围等相关技术内容。查新点是技术要点中要求查证新颖性的部分,即体现该项目新颖性的全部技术创新点。查新点一般从技术要点中提取,或者是技术要点中技术关键的全部,但不要把查新项目中的一般性技术特征列为查新点。查新点是查新人员拟定检索词和制定检索策略以至对比分析和判断新颖性的依据,写法上要精练明确,条理清楚。委托人有多个新颖性查证要求的项目,要以1,2,3来标记查新点,逐条列出,以便作查新结论时对照,分别针对每一个查新点作新颖性结论。查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求等,是委托人在委托查新时向查新机构提出的陈述和要求,应由委托人填写在查新合同中[5]。

2 有效填写查新合同

2.1 抓住重点,各有侧重

对各种目的的查新,从写法上要有所侧重,同时紧扣课题的研究主题,突出课题的发明创新点及课题的新颖性、先进性。撰写范围应全面,尽量不要将空洞的形容词写入,要提炼课题主要科技要点内容,如总体思路、技术方案和实施效果等。科技要点一般字数应控制在300~500字为宜。立项查新报告应概述项目的国内外背景,拟研究的主要科学技术内容,要研究解决哪些问题、达到的具体目标(指标)和水平。项目鉴定类查新应简略说明项目的研究背景,介绍项目的主要科学技术特征,已完成项目与现有同类研究、技术、工艺相比所具有的新颖性所在,主要创新点,体现项目科学技术水平的数据和量化指标。科学研究类项目应简要地说明项目所在领域的背景,发展趋势,阐明研究的意义,学术水平、主要创新和优点。专利申报项目应阐明项目的主要技术特征或权项范围,与现有(专利)技术的比较,突出项目的创新内容。开发类项目(产品、技术)应简述其用途、功能,介绍能反映其技术水平的主要工艺(技术组合)、成分、性能指标等数据,与国内外同类产品的参数对比,项目已达到的规模(小试、中试、工业化生产)及效益。申报科技成果奖励项目应说明项目的国内外背景,基本原理和技术指标,与同类研究相比项目达到的水平,产生的经济效益和社会效益,推广应用前景[5]。

2.2 提炼要点,准确全面

查新要点是查新者根据用户在《查新委托单》中提供的有关信息,通过与用户交流,在深入研究阅读课题申请书、成果申报书等材料基础上归纳、提炼出的关于查新项目的研究内容、研究方法、技术路线及主要技术指标的创新点(或新颖点)等的简要描述。查新要点提炼不当往往导致查新者在选择检索词、制订检索策略时出现偏差,直接影响查新结论的可靠性和针对性[6]。原则上查新点应该与查新项目可行性研究报告中的技术总结、研究报告所论创新内容一致。查新机构有必要对此进行比较,如果从技术层面确定查新报告的查新点与其上报材料的创新点有明显不同,查新委托将不被受理。项目评审专家也需就此进行比对,如果发现上述问题,该查新报告则不能作为该项目的新颖性评价的依据[7]。

创新是科技成果的核心,一项科研成果由若干具有创新性的技术内容组成,这些具有创新性的技术内容正是我们查新的“查新点”。在查新工作中,要保证查新结论的准确性,就应该把“查新点”作为查新工作的主线,围绕“查新点”进行检索。从用户的角度看,希望查新课题的查新点越多越好,往往把创新点列出很多。实际上干扰了查新人员的检索思路及检索策略的制定。因此,查新点不应该完全由用户确定。查新人员应与用户建立相互信任的关系,在对用户课题保密的前提下,与用户进行开诚布公的交流,这样才能由用户与查新人员一起通过对课题的分析,充分利用查新人员课题分析及概念组配能力较强的优势,全面准确地理解查新内容后,找出真正的查新点。根据科学发展的规律,一般课题其查新点只有一到两个,最多不超过三个。通过这种方法确定查新点,使查新人员对课题的理解得以加深,明确检索目标[8]。

有些查新委托人初次申请项目查新,有些委托人员为非项目研究人员,对项目本身不太熟悉,很难客观分析查新项目,正确填写“查新点”。常见的问题是填写的查新点与项目内容不符,所列的查新点生拉硬扯、牵强附会,或者查新点中对非研究重点进行了大篇幅描述,而对研究重点却一笔带过,有喧宾夺主之嫌。对于结构简单的产品,可直接将其结构作为查新点。对于结构复杂的产品,可从产品的功能、技术指标和技术领域等方面提炼查新点。对于创新型技术工艺和配方项目,可直接将其技术工艺和配方作为查新点。对于改进型技术工艺和配方项目,则可从技术指标和改进技术内容指标方面提炼查新点[9]。

3 结论

查新合同中查新要点的填写尤其重要,首先对各种目的的查新,从写法上要有所侧重,其次查新点应该与查新项目可行性研究报告中的技术总结、研究报告所论创新内容一致,最后对于结构复杂的产品,可从产品的功能、技术指标和技术领域等方面提炼查新点。

参考文献

[1]曾召.科技查新报告质量控制探析[J].图书馆论坛,2009,29(2):109-111.

[2]谢新洲.科技查新手册[M].北京科学技术文献出版社,2004.

[3]胡晓慧.科技查新合同常见问题对策及管理[J].江苏科技信息,2006(6):49-50.

[4]周旭毓,罗公发.查新报告的常见问题及审核中的动态反馈[J].图书馆论坛,2002,22(2):82-83.

科技查新流程 篇3

【关键词】规范；科技查新；提高；效率

【中图分类号】G226 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2013）04—0072-01

科技查新工作是在我国科技体制改革进程中萌生、发展起来的，在不同历史时期，人们从不同角度和基于不同的认识，给予了查新不同的定义。国家科技部于2000年12月发布的《科技查新规范》中对查新作出了规范的定义：“查新是科技查新的简称，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照本规范操作并做出结论。”它是以科研文献为基础，以文献检索为手段，以检索出的文献结果为依据，运用综合分析和对比方法，写出科技查新报告，为科研立项、科研成果的新颖性和先进性提供客观事实依据。实践证明，规范化、高质量的查新工作，一方面可以避免许多低水平重复研究，另一方面，鉴于查新工作的重要作用，可为科研人员、科研管理部门进行决策提供客观依据，保障科研管理部门对科研成果做出科学客观的判断。下面以个人的工作实践为基础，借鉴了众多查新人员的工作经验，就规范查新程序，提高查新效率这一问题进行了探讨。

一、职责分工要明确

查新程序流程：委托人提出查新委托、查新受理、检索准备、确定检索方法和途径进行检索、草拟查新报告、审查查新报告、开成正式查新报告后提交给委托人。

从查新受理到将查新报告提交给委托用户，中间经过多道程序，如果查新员既要负责接待委托用户，还要回答用户查新咨询，指导用户准备材料、填写查新报告，有时候还要开发票收款，只有剩下来的时间才能用于检索课题，查新时间保证不了，查新效率肯定不会高，因此每个查新员的分工要明确，负责接待、回答咨询、收款、领取查新报告和负责查新一定要分开，混为一体只会降低查新效率。

二、严格审查委托人提交的查新材料，认真、细致地指导委托用户填写《科技查新报告》，对材料提供不充分或内容填写不符合查新要求的课题，应待材料准备充分之后，再予以受理。

我们在受理课题时，经常会出现委托用户提交的查新材料不全，要求填写的《科技查新报告》不符合要求，用户对查新工作不够重视，主要的研究人员不来查新，而是由行政人员或对课题不甚了解的工作人员拿些简单的材料或几个【关键词】来查新等情况，检索材料未准备充分，会给查新员带来诸多不便，直接影响了查新工作效率，因此委托用户来查新时，应认真、细致地引导委托用户填写《科技查新报告》，尤其要注重查新课题的技术要点和创新点的填写，要求委托人提交查新课题的背景材料、工作报告、科学技术资料、技术性能指标数据，并与委托人就查新课题进行沟通，充分了解课题的内容、技术要点、新颖性，如出现材料提供不充分、材料填写不符合要求等情况时，首先应向委托用户说明要求提交的材料对于进行查新工作的重要性，会影响查新效率和质量，然后指导委托人进行材料的补充和完善，待材料符合要求后再给予受理。实践证明，查新人员和委托用户之间的充分合作、有效沟通有利于更准确的选择【关键词】，避免走弯路，保证了查新工作质量，有效地提高了查新工作效率。

三、检索前要做好准备工作

首先应细致地阅读课题的全部材料，标记出课题的重要内容、技术要点、创新点、检索词等，在脑子里对课题的主要内容、创新点要有清晰认识，列出检索词。

然后根据每个课题的类别选取适合的文献数据库进行检索。由于数据库资源异常丰富，如果将它们尽数应用到每个课题中，浏览所有检出的文献，要花费很多时间，降低了查新效率，因此只选择适合本课题的文献数据库来检索，可以提高查新效率。课题一般可以根据农业、工业、医学等进行简单分类，有些课题还可以继续细分。

最后根据需要决定是否使用预检索。由于查新人员自身知识量的限制，可能对某些课题的了解不够充分和准确，为了确保查新方向及重点不出现偏差，要先进行预检索，预检索的方法一般从科技信息网的文献数据库或百度、google等中检出一些相关文献来浏览，从侧面对课题的内容进行深入了解。

四、检索时充分利用网络中免费的数据库资源；专业、准确地选用检索词，合理制定检索策略；适时选用补检。

1、充分利用网络中免费的权威性的数据库资源如中国专利数据库等可以弥补科技信息网中数据库的不充分，同时适当地使用百度、google等搜索引擎进行辅助搜索，有利于保证查新质量，提高查新效率。

2、检索词的选择、检索策略的制定直接对文献的查全率和查准率起决定性作用，它是确保查新质量的十分重要的环节，也是最能体现查新人员水平的工作。同一课题，不同的查新人员会有不同的检索策略，不同的检索策略在查新过程中所查文献数目差异很大，从而影响了对课题的最终评价。因此，在制定策略时应处理好以下几点问题。

（1）处理好查全率和查准率的关系。若只顾及查全率，扩大检索范围，会降低查新效率，只顾及查准率，有时会检不到文献或检到的文献很少，又保证不了查新质量，因此只有妥善处理好二者的关系，才能保证查新质量，提高查新效率。

（2）复合大块型和单纯小块型课题分别采用不同分析和检索策略。对复合大块型查新要点既有独立性，又有其内存联系，我们可以把复杂的课题分解成较为单纯的若干部分，将各部分检索分别准确查出，从各部分人手去检索相关文献。

（3）处理好检索策略重叠的问题。如果检索策略出现重叠了，会检出相同的文献，浏览过的文献可能会出现重复浏览的情况，降低了查新效率，因此检索后不应立即预览每个数据库中检到的文献，而是在同一数据库中使用组配式取文献的并集去除掉同一数据库中重复的文献后再做预览，可以提高查新效率。

3、补检可以保证文献检索的全面性，补检的主要手段为手检或咨询，查新人员根据对已有信息的积累和学科进展的判断，决定需要补检的内容及具体补检途径，国内文献由于数据库较少又分期，要尤为重视补检。

五、检索完成后首先要进行查新文献的筛选及相关性分析。

使用检索策略检出的文献数量一般较多，如果逐一浏览再做选取，工作量庞大，因此要根据查新点进行分类选取，每个查新点选取几篇最相近、最合适的文献，同时根据需要下载原文。

文献检索过后，应先对选出的文献做相关l生分析，判断哪些是密切相关文献，哪些是一般相关文献。密切相关文献是查新分析对比的主要依据，应求获得原文并认真阅读比较，不能只满足于题目及文摘。由于在研究深度、广度、技术路线、方法、手段、研究结果、对结果的认识上等等的区别，常常题目相同的并不表示重复课题，只有在阅读原文后才能明白，切切不可犯“望题知意”的错误。同样，可能其关键技术、创新点或实质内容已有相关报道，只是题目不同，这也不等于有新颖性。相关文献的制定往往受到人的知识、心理、经验和专业能力的影响。无论是用户还是查新员，最后必须在客观、公正、科学、系统的原则下，从文献相关性分析中得出最适合课题本意的事实及数据要点，作为出具查新报告的基本依据。

六、查新报告应用描述法撰写，如实反应查新结果，确保其公正性。

查新报告是具有查新业务资质的查新受理机构按照《科技查新规范》的要求，根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，实施检索操作和文献对比分析，以书面形式向查新委托人所做的正式陈述。查新报告是体现查新工作整体质量和水平的一个重要标志。

科技查新流程 篇4

1．查新报告编号

查新报告编号由12位字符构成，1~3位为本查新站代号，统一为“Z08”；4~7位为该查新项目委托时的年代号，如“2007”；8~9位为东西校区区分代号，东区用“01”，西区用“02”；10~12位为委托顺序号，每年从“001”开始顺序编排。

2．查新报告存档

所有完成的查新报告保存打印版一份、电子版二份。

1）打印版存档

打印版与查新合同一起装订后，按编号顺序装入档案盒保存。档案盒逐次编号，每个档案盒上标明本盒中所存查新报告起讫编号、年代、盒号。

2）档案盒编号

档案盒由一位区分东西区的大写字母和若干位数字顺序号构成，东区用“D”表示，西区用“X”表示，如“D50”表示东区第50号档案盒。

3）电子版的保存

电子版查新报告由档案管理员在本人电脑上保存一份，保存时先在本人电脑上开辟专门空间并建立若干子文件夹，子文件夹名称与打印版档案盒号对应，如“D52”等。查新报告电子版按打印版顺序存入对应的子文件夹中。最后以同样方式在图书馆ftp服务器上开辟的专门空间中建立子文件夹，再另外保存一份电子版查新报告。

3．查新档案目录建立及维护

1）东西区完成的查新报告分别逐年建立独立的Excel格式目录表，目录表中应依次著录如下项目：a编号、b课题名称、c委托人、d委托单位、e查新范围、f查新类型、g查新员、h审核员、i委托日期、j完成日期、k盒号。

2）查新范围为国内、国外、国内外、专利四种之一；

3）查新类型为科研立项、成果鉴定、申报奖励、申请专利、技术引进、文章投稿、药物不良反应、其他八种之一；

4）委托日期和完成日期格式统一为yyyy.mm.dd。

科技查新合同(样式三) 篇5

┌───────┬─┬──────────────────────────────────┐

│查新项目│中││

│名称│文││

│├─┼──────────────────────────────────┤

││英││

││文││

├─┬─────┴─┼──────────────────────────────────┤

│委│机构名称││

│托├───────┼──────────────────────────────────┤

│人│通信地址││

│　├───────┼─────┬────┬───────────────────────┤

│　│邮政编码││电子信箱││

│　├───────┼─────┼────┼──────────┬───┬────────┤

│　│负 责 人││电话 ││传 真 ││

│　├───────┼─────┼────┼──────────┼───┼────────┤

│　│联 系 人││电话 ││传 真 ││

├─┼───────┼─────┴────┼────┬─────┴───┼───┬────┤

│查│机构名称││通信地址││邮政编││

│新│││││码││

│机├───────┼──────────┼────┼─────────┴───┴────┤

│构│联 系 人││电子信箱││

│　├───────┼──────────┼────┼──────────────────┤

│　│传真││电话 ││

└─┴───────┴──────────┴────┴──────────────────┘

┌──────────────────────────────────────────┐

│查新目的及查新范围│

│ 立项查新（申报计划、开题）：范围：国内 国外 国内外│

│ 成果查新（成果鉴定、申报奖励）：范围：国内 国外 国内外│

│ 其它（请注明）：范围：国内 国外 国内外│

├──────────────────────────────────────────┤

│查新项目的科学技术要点│

││

││

││

││

├──────────────────────────────────────────┤

│查新点│

││

││

││

││

├──────────────────────────────────────────┤

│委托人提供的资料│

│开题报告研制报告总结报告成果申报表专利说明书│

│产品样本检测报告用户报告技术报告可行性报告│

│ 报奖材料其他（请注明）：│

│份数：密级：│

│发表论文：参考文献：│

├──────────────────────────────────────────┤

│合同履行的期限、地点和方式│

│本合同在年月日（之后）在北京履行。履行方式：提交查新报告，交付查新费│

│用。│

├──────────────────────────────────────────┤

│保密责任与真实性│

└──────────────────────────────────────────┘

委托人（签字）：查新人员（签字）：

订立日期：年月日订立日期：年月日

科技查新档案管理的初探 篇6

科技查新档案管理的初探

科技查新档案管理制度是科技查新工作的重要内容,查新档案的科学管理不仅能够反映查新工作的.进展程度,而且从一定程度上反映了一个查新机构的管理水平.结合查新档案实践工作的开展,并结合华南农业大学图书馆查新室的特点,提出了查新档案管理上的一些建议.

作 者：黄春晓 袁玉花 作者单位：华南农业大学图书馆,广州,510640刊 名：农业图书情报学刊英文刊名：JOURNAL OF LIBRARY AND INFORMATION SCIENCES IN AGRICULTURE年，卷(期)：201022(7)分类号：G252.6关键词：科技查新 查新档案 档案管理

科技查新流程 篇7

医学科技查新包括立项查新和成果查新两个部分, 其中医学立项查新, 它是指在医学科研项目申报开题之前, 通过在一定范围内进行该课题的相关文献检索 (可以根据项目委托人的具体要求, 进行国内检索或者进行国外检索) , 然后根据检索结果, 再对准备申报研究项目的新颖性和必要性进行客观评价。在医学立项查新中, 查新点的提炼, 是做好一份医学科技查新报告的基础, 也是重中之重。这是因为提炼查新点的重要性体现在以下方面:它是制定检索策略、实施具体检索过程以及在后期进行文献的比对分析和给出查新结论的基础和提前。在医学查新工作中, 如若是查新点提炼不当, 则会致使查新人员在选择检索词以及制定检索策略的时侯出现偏差, 背离了项目的关键主旨, 从而直接影响到查新结论给出的针对性和真实性, 更加影响到查新报告的质量。

一、如何确立查新点

一份医学科技查新最初查新点的确立, 往往是课题委托人在与查新单位签订查新合同的时候, 依照课题内容对查新点的确立。但是在日常查新工作的接待中, 我们发现查新合同上查新点的书写, 总是和课题研究内容不尽相符。问题主要体现在以下3个方面:

(1) 于迫切希望课题得到认可, 所以会列举很多查新点, 将一些借鉴的点, 也作为查新点。这样就不能真正突出该课题的创新之处。 (2) 查新点所涵盖的内容过于泛泛, 缺乏该项目特有的创新之处, 或者是查新点所涵盖的概念范围过大, 超出了项目研究的本身内容。 (3) 将查新点与查新要求混为一谈。

因此我们查新工作者对于查新点的提炼确立, 不可以完全以委托人的提供为准, 其主要依据应是课题的主要研究内容, 即科学技术要点 (研究项目的思路及方案、措施和实现的方法) 。这也要求查新人员在确立查新点的时候, 要与课题委托人进行沟通, 并且还要深入分析课题的主要研究内容、研究方法、技术路线、以及所要达到的预定目标, 抓住研究课题的核心内容和创新之处, 反复推敲, 才能最终提炼出项目真正的查新点。

二、医学立项查新中提炼查新点时应注意的几个问题

科研工作本身就是一项具有探索性、需要花费大量时间以及精力投入的事业。而对于医学工作者来说, 医学科研立项又是一种有待完成的科研工作, 它不像医学科研成果那样有特定的结果和特定的技术指标, 医学立项课题往往只是一种构思或设想, 只有外部的框架, 它存在技术关键线路不明确、研究内容不够具体、研究方法或许过于简单、对预期目标判断不够准确等问题。

1、查新人员的对项目背景材料理解不够充分

医学科研立项通常是基于医学科研人员对本专业领域内比较新颖的研究内容进行计算机和手工检索, 对相关领域的情况有一定了解, 但是常常不是很全面。其原因或许是在不熟悉文献检索、或缺乏一定的检索工具、或对课题的背景材料掌握不够充分等, 以至于项目委托人所提供的关键词与科学技术要点也屡有变化。对待此种情况时, 查新人员应与委托人就课题初步检索的情况进行沟通, 弄清楚查新项目的实质, 才能够帮助课题委托人抓住课题研究内容的方向, 从而提炼出真正的查新点。

例如:委托课题名称“老年高血压综合康复治疗长期疗效观察”课题委托人列举的查新点为:综合康复治疗中老年高血压的效果观察。通过查新人员的初步检索发现, 国内已有关于针对此查新点的相关研究报道。经过与课题委托人的进一步沟通后了解到, 该课题针对综合康复治疗后的老年高血压患者的疗效观察, 康复治疗过程超过两年, 于是查新人员将查新点改成:综合康复治疗中老年高血压, 康复治疗过程超过2年。

2、所立项目的研究目标不明确。

在医学科研人员中往往存在一些人, 他们迫切期望自己的研究项目能够得到批准立项, 或者出于想争取到较充裕科研经费的考虑, 他们所设计项目预期要达到的目标就会比较多, 试图在各相关领域均取得科研成果, 于是在提交查新委托时, 就会罗列出很多个查新点, 从而混淆了真正的创新部分和借鉴模仿部分, 造成了项目研究目标不够明确。这就要求查新人员在查新时, 首先要通过预检索, 将所罗列的查新点的预期目标中已有文献报道的和属于借鉴模仿的部分予以否定删除, 同时找出课题中真正重要的、具有创新性的部分, 并以此来确定正在的查新点。

例如, 某课题委托名称“中药”祛栓汤”防治下肢深静脉血栓的基础试验与临床研究”。委托人列举的查新点为: (1) 系统研究中药在动物模型、临床诊疗的作用, 根据在预防、治疗、预后中的变化, 突显传统中医药在病程中各个环节治疗的效果。 (2) 临床研究中, 西医治疗 (抗凝+溶栓+祛聚) 和中西医 (祛栓汤+抗凝+溶栓+祛聚) 治疗, 在病变过程、疗效的变化, 显示出联合治疗的优势。 (3) 中药术前防治下肢深静脉血栓形成的优势。这三个查新点的列举总结不够精炼, 不能一目了然, 而且内容过于宽泛。经过查新人员与委托人的沟通及预检索后将查新点重新定为:建立下肢深静脉血栓形成的动物模型, 通过西医、中西医结合治疗下肢深静脉血栓效果对比分析, 显示出“祛栓汤”术前防治下肢深静脉血栓形成的优势。通过这样的改动, 就更容易使查新人员把握课题的确切研究方向, 从而查准、查全。

3、研究项目中出现研究人员自己创造的词汇。

在医学立项查新中, 我们常常会遇到委托人用一些自己创造的名词对技术的改良、器械、研究方法来重新命名。在这种情况下, 查新人员需要特别注意, 因为项目研究人员的自创词汇是不可以存在于查新点内的。

例如:某课题名称“Huear冷光美白牙齿的临床应用”。经过与委托人的沟通后得知Huear是委托人自己创造的词, 在进行预检索后发现其中的相关技术指标与Beyond冷光美白技术指标是相同的。如果以Huear作为检索词, 那么是检索不出结果的。所以在与委托人沟通后我们把查新点的内容与相关技术指标融合起来定为“将波长介于480—520nm的高强度蓝光照射到涂抹在牙齿表面的美白剂上来美白牙齿的临床应用”。

三、准确提炼查新点对查新人员的要求

1、文字表达能力的要求

文字表达能力, 是查新人员所必须要具备的功底之一。查新结果是以查新报告的形式交付给委托人的, 这就要求查新人员在查新报告的书写上要语言流畅、文字表达清晰、言简意赅、不产生歧意。从而确保查新工作的规范性与准确性。

2、医学相关专业背景的要求

医学课题的查新人员应该具备一定的医学相关专业背景, 这样才能更加透彻的理解到所查项目的各个相关科学技术要点, 从而帮助项目委托人提炼出较为准确的查新点和检索策略。基于此, 查新工作人员才能更好的围绕其创新点来进行相关文献的比对分析, 以此来确保查新报告的高质量完成。

3、对查新人员与项目委托人的沟通、交流能力的要求

随着科学技术信息的全球一体化, 以及各个学科领域不断地相互渗透交叉, 对查新人员的能力也是一种挑战。很多查新人员即便是在具备相关专业背景的前提下, 也不能做到对各个领域的知识都做到精通。因此, 在查新的过程中就要与委托人能够有效地进行沟通交流, 深入理解课题的研究项目以及相关技术指标。首先, 查新人员应与项目研究人员主动取得联系, 打消他们的顾虑, 使其能够畅所欲言, 同时尽可能地从沟通交流中捕捉查新项目的关键创新点所在;其次, 查新人员在交流过程中应抱有虚心求教的态度, 提出的问要有针对性, 促使项目研究人员把研究的关键技术指标及创新点详细表达出来;最后, 查新人员还要及时的将自己所领会到的项目查新点反馈给项目研究人员, 双方相互探讨、改进项目设计, 或者启发和帮助项目研究人员重新提炼创新点, 以保证双方对查新点能够达成共识。

总之, 医学科研立项查新点的提炼是要建立在正确理解项目研究的主题、准确把握项目的创新性以及新颖性。整个医学查新过程必须是紧密围绕查新员与项目研究人员所共同确定的查新点而展开查证。

摘要：查新点是指需要查证的内容要点, 即项目的创新点。本文介绍了在医学科技查新中查新点凝练方面的注意内容, 分析了查新点凝练中存在的问题, 以及相关解决方法。

关键词：医学,科技查新,查新点

参考文献

[1]俞平、苏炼、刘妍:《医学科研立项项目查新点的确立与提炼》, 《科技管理研究》, 2009, (1) :54-55。

[2]李凤玲:《如何确立中医药科技查新项目的查新点》, 《中国中医药信息杂志》, 2008, 15 (4) :107-108。

科技查新结论撰写模式研究 篇8

【关键词】查新；科技查新；查新结论；模式；研究

【中图分类号】G255.51【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0115-02

1 引言

科技查新是指具有查新业务资质的查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照《科技查新规范》（国科发计字[2000] 544号）进行操作，以正式出版文献为基础，以文献检索和情报调研为手段，以检出文献结果为依据，通过综合分析，对查新项目的新颖性进行情报学审查，写出有依据、有分析、有对比、有结论的查新报告，这其中报告结论部分又是重要部分，是查新机构对其所受理的查新事务向查新委托人做出的正式陈述或最终答复。查新报告结论撰写是否客观、清楚、明晰、准确至关重要，不仅是影响科技查新工作质量的重要因素，也是体现其能否真正发挥第三方咨询作用为政府科技评估提供参谋和文献调研依据的重要标识。

笔者长期从事科技查新咨询工作，也有幸参与政府对各类项目申报评估评审工作，从两个不同方面体会了科技查新报告的可参考性与重要性；同时也强烈意识到发现并提出问题，研究并探讨解决问题办法，促进此项工作良性发展的责任和必要性。

2 科技查新结论撰写中存在的主要问题

2.1 检索结论偏离方向

2.2 对检出相关文献具体分析缺乏针对性与层次

2.3 结论文字过于笼统

2.4 结论写法千篇一律“未见报道”

2.5 否定查新项目技术新颖情况几乎没有

3 科技查新结论撰写应遵循的思路与原则

撰写科技查新结论说难会很难，说不难也很简单。最根本的是一定要把握住结论撰写需要遵循的思路与原则。

把握的思路就是想清楚查新咨询一般不用想象和推测，不做趋势分析，预测，水平评价，无需提出发展目标和发展战略，也无需提出可供选择的不同方案。能提供给委托用户的就是在分别对查新要点与相关文献逐个对比分析的基础上，再从整体上进行综合分析，对整个项目的新颖性作出评价：整体、部分或其组合是否有过文献报道，新颖性及新颖性程度如何，是否有人做过，做到何种程度，本查新项目的查新点是否有别人没有做过的地方，或对已有的研究有重要改进，包括对整个工艺过程众多环节中某一或某些环节有重要改进。

把握的原则就是查新结论的实质是从文献情报学角度对查新项目作出新颖性评价[1]，无论怎样结论描述，一定是围绕着以文献检索为基础，客观反映文献存在的状况，通过对检出文献与委托查新项目科学技术要点和查新点相关度的对比分析，最终给出综合结果文字描述。这个文字描述不可能写很多，虽然要文字简练，但字里行间一定要有明确含义，一定是客观、有据地将已见到或未见到查新点与文献相关度分析的真实情况明明白白告诉给委托人、评审专家、政府管理机构相关人员，这就是查新报告不做定性评价也要给出能令人体会得到的确定意见，而且这个意见一定“言之有物”具有参考价值的总原则。

4 科技查新结论撰写模式研究

4.1 检索结果查到相同文献

属于查新项目研究方向及其科学技术要点和查新点与检索到的文献对比分析都基本雷同的状态，通常这种情况会有但比较少，基本否定了委托查新项目技术内容的新颖性。撰写结论时一定要证据确凿，慎而又慎（如表1）。

4.2 检索结果查到密切相关文献

与查新项目研究方向相同有文献报道，查新点一部分有密切相关文献，一部分没有相关文献状态。这种情况比较多见，特别是在中小城市科研状况评价中多见，属于小局部创新（如表2）。

4.3 检索结果查到相关文献

与查新项目研究方向相同有文献报道，确定了查新项目不属于重大技术创新，是应用层面或材料、工艺、性能、指标等其他方面创新（如表3）。

4.4 检索结果只查到一般相关文献

只查到与研究方向部分内容有关的一般相关文献，确定了查新项目接近重大创新，项目绝大部分内容具有新颖性（如表4）。

4.5 检索结果查到相关文献为零

通常这种情况有但很少。资料显示，我国科研项目大量重复，重复率达到40%。在科技部973计划、863计划和国家重大专项的研究中，不乏重复研究的问题[2]，省部级以下城市的科研重复率更高。撰写结论时一定要证据确凿，慎而又慎。否则，查新委托人自己都不相信这种结果，丧失科技查新报告真实性和信誉度（如表5）。

5 结束语

科技查新是二十世纪80年代中期，在我国科技管理系统与情报系统逐渐兴起而被确立的一种情报咨询形式[3]，属于信息咨询业务范畴，具备第三方咨询的特征。因此，整个查新工作过程中，检索人员应站在独立的第三方立场，不做任何委托人的代言、代理，不专门推销委托人的产品（项目），不对委托人查新项目做主观定性评价，不是简单地向评审专家或政府管理机构提供表层文献和数据，而是根据所查出的文献情况，通过比较研究，对被委托的查新项目给出逐级、分层次、有针对性、有相关度的分析；使用最简练语言，给出客观、清楚、明晰、准确的“综上所述”结果意见，这个文字结果一定是可供政府或专家对项目评估评价时具有真正参考价值和文献调研依据的最终建议。科技查新报告要做到这些，更多集中反映在结论文字部分的撰写，研究并探索出结论部分优化撰写的思维方式与规律模式，对提高科技查新报告质量，促进此项工作良性发展一定会有帮助。

参考文献

[1] 陈守鹏.查新结论的表述[J].长春师范学院学报（自然科学版），2010，V29（1），157-159

[2] 中国发明网.科研项目重复率高达40%建立专利预警机制刻不容缓.中国高新技术产业导报，http：//www.cainet.org.cn/InformationShow.asp？ NewsID=784