外贸信函的写作方法及技巧

外贸信函的写作方法及技巧（共10篇）

外贸信函的写作方法及技巧 篇1

与普通信件相比，商贸英文书信有其特殊的格式、固定的商业术语和特定的商业习惯用语。由于东西方文化的差异，它与中文书信在形式和内容上也都有很大的不同。因此，要写好商贸英文书信，除了要求撰写人精通英语，具有较高的商贸专业水平和政策、法律水平以外，还必须认真研究商贸英文书信的写作特点和技巧，即信封的写法和信内的信头、收信人名址、称呼、正文、结尾、签名等几大部分。

2.外贸信函的分类

外贸信函从功能、用途上可分为：建立商贸关系、寻求代理、查询信用、推销产品、询问报价、订购货物等数种。

3.外贸信函的结构

(1)信封。信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。

英文信封的基本格式是(美国式)：

THE TENTH NATIONAL BANK，Stamp

Wall Street，NEW YORK 5.N.Y.，U.S.via air mail

Mr.Liming，No 363，Renmin Road，Chong Qing，630000

China

这是英文信封的通常写法。按照中文习惯，则是这样的：

630000

中国重庆人民路363号： 贴 邮票

李 明 先生 收

范文网

美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行寄

由上例可见，英文和中文信封写法的最明显的区别，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角写上寄信人的名址(这是美国式写法，英国式写法往往将寄信人名址写在信封的左下角。)，在信封正中写上收信人名址。在名址的排列顺序上，是先写收(寄)信人的姓名(名称)，第二行写住址的门牌号、街名，第三行写城镇名称及所在地区的邮政区码，第四行写州名、国家名称。我们所熟悉的汉语信封写法和这就大不一样了。需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信封。其要求是，信封的正面写收信人名址，背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，均用中文书写。

(2)信头。商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址(与信封上写法一样)，再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。如：

例一：

Kensington Road

外贸信函的写作方法及技巧 篇2

关键词：礼貌原则,体谅原则,完整原则,清楚原则

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文, 商务英语信函的内容固然很重要, 但表达方式同样重要。 商务英语信函的写作是有一定规范的, 即应遵循一定的写作原则, 采用一些写作技巧, 从而使商务信函表意准确, 语言流畅, 更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的写作原则

(一) 礼貌原则

1.使用you-attitude。 对方观点:首先, 它表明作者站在读者的角度看问题, 体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意, 维护对方的积极面子, 建立和谐的关系;其次, you-attitude体现一种写作风格, 用积极的方式、乐观的态度和愉快的口吻表达观点。

2.使用we。 包容性词汇 “we”很适合表达礼貌, 维护读者的面子。作者使用we时, 实际上是强调“you”和“me”, 更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。

3.使用积极的词汇。在书写商业信函时, 作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关心, 体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识, 巩固双方合作关系。 这些积极词汇可包括很多, 如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。

4.使用原因状语从句。 提问或解释原因是表达礼貌的方式, 表明说话者想积极地将听者拉到谈话氛围中, 暗示说话者可以帮助听者, 或者反之, 由此体现双方合作愿景。

5.使用主动语态。 主动语态将施为者置于句子开头, 直接传达施为者或作者的善意, 满足读者积极面子, 由此达到礼貌的目的。

(二) 体谅原则

商务英语信函写作强调信息沟通的效果, 不仅要关注内容的准确与完整, 还必须重视对方的反应, 要学会站在对方的角度思考问题, 只有这样才能获得满意的沟通效果。 首先着重强调对方利益。 在信函中, 对方最根本目的是了解他们能获得多少利益及这些利益能否满足他们的需要。 其次应用肯定句代替否定句, 强调信息的准确性。

(三) 完整原则

信息完整对于商务英语信函的写作很重要。 一些在日常行文中常用的如 “the above-mentioned”, “the latter”, “respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用, 尽可能提供完整的信息, 使对方易于理解。

(四) 清楚原则

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。 一封词不达意的信会引起误会, 甚至造成损失。 清楚表达应注意选择使用正确的句子结构和选择准确简单的词汇。 在商务英语写作中, 对方获取信息最根本目的是了解他们将获得什么利益及多少关乎自身的礼仪。 其次, 应突出积极因素。 因为积极因素与消极因素相比, 更加能够吸引对方的兴趣, 激发对方热情, 能更容易获得认可。

(五) 正确性原则

正确性原则是多方面的, 其主要涉及对象是信函的内容、句法、标点和格式等, 还涉及专业术语和称呼等。 如果此类信函中出现诸如拼写错误、语法和标点之类的错误, 则会严重影响发信人的形象, 且使沟通效果大打折扣。 此外, 在用语方面也注意要求, 例如省略语“I’ll”这种表达明显过于随意, 在这类信函中一般应写作“I shall”, 一些省略和简写在商务信函中也不应出现, 应该补全句子成分。 商务英语中有一些特定的表达法, 它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同, 这也是商务英语的一个特征。 比如短语“on the terms andconditions”中的 “terms”和 “conditions”都可以表示条件, 在日常用法中没有必要两词连用, 但在商务信函中, 为求精确、严谨, 常成对使用。 再如“advise sb.of sth.” (通知某人某事) 中的“advise”, 在日常用法中一般不作 “ 通知” 解, 而表示 “ 劝告”、 “ 建议”等意思。 这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少, 如“offer”一般表示“提供”、“提议”等, 在商务里可指“发盘”、“报盘”;同样在保险业务中, “policy”指“保险单”, 而不是“政策”、“方针”, “average” 指 “ 海损”, 而不是 “ 平均的”、 “ 一般的”;“confirm”的基本含义是“确认”, 用在信用证前面时, 则表示“保兑”, 如confirmed letter of credit (保兑的信用证) 。

二、商务信函的写作技巧

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易, 这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范, 具体表现在内容结构与语言运用等方面。

(一) 通常要选用常用的四部式的正文结构。 商务信函由四部分组成, 即引言、详情、应答和结束语。 第一部分的引言中, 不应开门见山地谈论事情, 而应该常通过某项事由或利用彼此以前的联系引出所要表达的东西, 避免唐突。 第二部分详情, 应按照主次顺序分几个段落进行说明, 同时, 在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性, 通常将敏感事项的信息放在最后, 如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。 第三部分应答, 可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询, 也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。 在出现这类情况时, 可根据具体情况决定其是否应该留下。 第四部分一般是一些总结和结束句子, 有的纯粹是一句客套语, 这主要是注意一些称呼和问候问题。 此类信函中, 结束语必须对照全文内容, 以便自然不违和。

(二) 要善于使用商务信函中的习惯用法, 此类用法较多, 其一般和普通表达方法有明显差别。 其中包含很多约定俗成的套语, 在写信时需要查阅相关手册。

三、结语

商务英语信函的写作原则是信函不可磨灭的灵魂, 我们应该用一种尊重原则和守护原则的心态做这件事情, 而其写作的技巧, 则是日常写作都会用到的实用技能, 万变不离其宗, 可以灵活运用它, 也可以提出更加科学新鲜的方法去尝试。 原则与技巧也是信函写作的两项重要组成部分, 缺一不可。 随着国际化交流的深入, 商务英语信函的写作也应成为我们研究的方向, 为了更好地发展国家经济的全球化而努力。

参考文献

[1]卢振军, 孙俊霞.外贸活动中商务英语信函翻译探析[J].中国商贸, 2012 (09) .

[2]黄燕妮.大学商务英语信函写作中礼貌性原则的体现[J].产业与科技论坛, 2012 (06) .

[3]林雁峰.商务英语信函文体风格的探讨[J].语文学刊 (外语教育教学) , 2012 (07) .

[4]邵贵君, 侯凌霄.基于文化差异下的商务英语写作教学探析[J].中小企业管理与科技 (下旬刊) , 2012 (07) .

[5]喻旭东.英语商务信函中的模糊语言[J].淮海工学院学报 (社会科学版) , 2011 (17) .

[6]李菲.了解外贸信函语言特点, 写好外贸英文信函[J].企业家天地下半月刊 (理论版) , 2007 (03) .

[7]李曦.外贸函电的语言特点及写作原则[J].中国外资, 2012 (20) .

[8]李曦.外贸函电的语言特点及写作原则[J].国际商务财会, 2012 (11) .

外贸信函的写作方法及技巧 篇3

【关键词】外贸信函写作；语言错误；英语教学

一、从写作中的语言错误来探索国际商务英语外贸信函写作的英语教学

关于怎样采取行之有效的解决措施，并且借此来提高学生们关于商务英语外贸信函的英语写作能力，这个问题已经成为了众多商务英语专业人士需要关注的重要问题。因此我们为了找出解决问题入手的关键，方便有针对性的提出解决问题的措施，将会从学生们写作分析的练习中的错误进行举例分析，并以此作为借鉴和经验总结，来仔细分析一下对商务英语专业学生英语表达的障碍，最后得出解决这些问题的有效途径和商务英语外贸信函的正确的合理的教学方式。

1.教学新大纲对商务英语外贸学生写作能力提出的新要求

不仅要求具备专业的理论知识和商务英语理论水平，还要培养较强的灵活运用商务英语的专业技能，而且可以熟练并且独立的完成商务英语外贸信函。

2.典型的错误分析

（1）句法中简单句和复合句的理论和概念混淆不清。例：

（错）As no direct steamers to your port， we have to ship the goods to Hong Kong.

（正）As there are no direct steamers to your port， we have to ship the goods to Hong Kong.

（2）对英语句法中典型的句型记忆不清，出现似懂非懂的情况，基础把握不牢固，导致句子结构不明，意义模糊。

例：（误）We would be highly appreciated it if could send us your best quotations.

（正）It would be highly appreciated if you could send us your best quotations./ We shall appreciate it if you send us your best quotations.

（误）In view of our long friendly relations that we exceptionally extend you this accommodations.

（正）It is in view of our long friendly relations that we exceptionally extend you this accommodations.

（3）主谓出现不一致，不能够准确的使用动词的单复数和动词的其他形式。例：

（误）We are pleased to inform you that 500 computers under your S/C No.106 has shipped on board s.s "peace".

（正）We are pleased to inform you that 500 computers under your S/C No.106 have been shipped on board s.s"Peace".

（误）Having not received your L/C， we regret our inability to make delivery of your goods within the prescribed time.

（正）Not having received your L/C， we regret our inability to make delivery of your goods within the prescribed time.

（4）词句和词法之间的错误搭配，造成前后矛盾。例：

（误）We offer you firm subject to our final confirmation as follows.

（正）We offer you firm subject to our final confirmation on as follows.

（5）句子之间缺少了连词，导致句子前后不连贯，条理模糊，不能够有效的突出重点。例：

（误）We have the pleasure of informing you that we have received your L/C NO.103. on examining it carefully. We are regretful to find that some points are not in conformity with the terms in our Contract No.112. You are requested to instruct your banker to make the following amendments.

（正） We have the pleasure of informing you that we have received your L/C No.103. However， on examining it carefully ， we regretfully find that some points are not in conformity with the terms in our Contract No.112. Therefore， you are requested to instruct your banker to make the following amendments.

（6）汉氏英语现象太严重，大部分学生是通过中文思维翻译成英语导致忽略了英汉语言之间的语言结构的差异性。例：

（误）In spite of our again and again reminders（多次提醒）， you have not yet established the covering L/C。

（正）In spite of our repeated reminders（多次提醒），you have not yet established the covering L/C.

（误） As the goods are urgently needed ， so we hope you will deliver them immediately.

（正）As the goods are urgently needed ，we hope you will deliver them immediately./

The goods are urgently needed， we therefore hope you will deliver them immediately.

（7）单词的记忆不够准确，特别是拼写出现错误。在国际商务英语外贸信函中，要求字母大写的情况一般是公司名、当事人明、机构、品牌名、单证、法律条款、贸易专业术语、数字等内容，从而可以极大的引起当事人的注意力，强调重要性。例：

（误）20 cases were missing .

（正） Twenty cases were missing.（通常情况下，当句子的主语是数字的时候，应该直接运用数字字母的拼写，并且首字母应该大写，但是数字的年份除外。）

（误） The amount of the invoice No.02 has been drawn at 30 days.

（正）The amount of the invoice No.02 has been drawn at 30 days.

学生们商务外贸信函写作基础较差的一项重要原因就是英语的语法和词汇理解和掌握问题，对句型的掌握和理解也不够牢固和充实，很多语言的实际运用能力也有问题，不能做到准确的表达自己的思想。所以应该如何进行商务外贸英语写作教学应该遵循以下的方法：

二、探索国际商务英语外贸信函写作的英语教学应该思考的关系

1.英语外贸信函写作应该处理好进出口国际业务等国际课程的关系

对于教学课程逐渐现代化的显著特点就是重点关注课程的整体性，注重连接相关学科的基础知识，重视课程学习内容的统一性。除此之外，想要认真的掌握英语外贸信函写作技巧，还需要进一步的拓展相关的专业治理理论基础，还需要掌握专业语言。认真的研究并且了解国际惯例，进一步的认识商品进出口的流通环节，才可以熟练的写出有关的正确的符合英语外贸习惯的信函。因此在教学活动中，教师应该有意识的平衡两者之间的比重，否则就会出现喧宾夺主的现象。比如在进行涉外合同的协作的时候，国际贸易实务的课程上对于签订合同、履行合同、特殊条款的规定、相关的国际案例法都做出了准确的详细的解释。所以在写作教学的研究过程中，教室就应该把教学的侧重点放在合同的基本格式和规范，写作的具体细节要求（商务英语常用句型和专业术语等），以及保证合同的语言简单明晰，准确无误等。具体点来说就是外贸合同的信函中具体的数量条款、价格条款的拟定应该注意的问题、拟定合同所合适的专业措辞、表达方式等等。再比如说，商务英语的信函的主要任务就是传达信息，所以在实际写作中，应该特别注意时间、日期、地址、百分比、货币、尺度、数量、重量等一些重要的细节，尽可能的避免汉式表达方法。所以在教学活动中应该有目的的，针对性的进行相关的训练并且做到语言的简洁与规范。

2.英语外贸信函写作应该处理好理论知识的传授与写作训练的关系

作者认为在语音外贸信函写作的教学活动中，教师必须及时的传授专业的写作理论和相关的技巧培训，使学生通过从理论基础知识着手来进一步掌握外贸信函写作的基本格式并且以此来作为指导后面的实践写作。教师可以按照概述-范文-写作的步骤来阐述写作等相关方面的知识，指出写作的基本特点和写作的基本规律，然后参考范文，进行正确和错误的语法示范，使学生进一步哦掌握对写作格式的理解，然后制定训练计划，其中包括对不是同类文种的几项重要的技能分解进行单项的基础训练和不同的文体进行综合性的训练。比如在审证改证的信函写作的时候，除了对范文的格式、写作技巧进行解释之外，还可以从中提出问题，并且使学生提出有效的解决方案，进一步加深对写作的理解。例如：审核信用证件的依据是哪些？受益人应该重点对哪方面的内容进行审核？写作过程中应该注重使用哪些句型、习惯用语和表达方法？总而言之，理论作为实践的指导，强化实践和训练，这样才可以在英语商务外贸信函的写作训练中见成效。

3.英语外贸信函写作应该处理好商务外贸英语与普通基础外贸英语的关系

商务外贸英语通常情况下是在进出口的贸易工作中经常使用的语言，而且明显的同普通的基础英语不同，具有其本身独特的语言风格。比如意义准确、格式简洁、措辞严谨准确，这样下来整篇文章都显得严谨而且具有说服力，避免有模糊不清的表达，防止产生歧义，同时语言的组织结构也比较严谨，防止歪曲事实。比如说销售确认书、信用证、合同等各种证件，这些都是语言简洁、结构严谨，而且逻辑清晰表达清楚的。具体体现在用词比较正式，不随意（notify， obtain），而且会出现古体词（hereby， herein， thereof， thereafter， whereby， whereof）， 相近词意的词语的重复运用（ terms and conditions）， 以及谓语动词使用强制性的语言（must，be requested to…），专有名词大写（S/C，L/C，Packing List…）等等。在教学的过程中，我们可以采用让学生参与到语言的实践中来体会外贸英语的特征和文体。具体的实践活动的形式可以是模拟商业活动，比如说针对某些特定的条款进行双方谈判、填报业务单来进一步掌握相关的文体特征。这样情况下，在以后实际操作的过程中，就可以自然而然的处理相关问题，而且会考虑到外贸英语的语言严谨的特征。否则容易出现由于语言的模糊，缺乏严谨性造成双方承受不同程度的经济和业务损失。

4.英语外贸信函写作应该强化英语技能和汉英两种语言的基本功训练

国际商务外贸英语虽然是一门专业课程，但是也要求了学生应该有扎实的英语基本功底，否则很难学好。所以，老师在教授这一门课程的过程中，应该进一步的加强英语基础技能的训练，将传授知识、培养技巧始终贯穿到教学的方方面面。不仅需要传授语法、措辞、逻辑思考能力，加强文字表达的基本功，还更需要关注强化外贸英语中词、句和句型的强化训练。同时还应该避免极端化的教学方式，随着教学内容和方式的现代化发展，很多老师都不由自主的忽略了传统的教学方式的运用，进而不能够使学生们在学习的过程中充分的掌握中英两种不同语言的句法和词汇特点。所以，这就造成了母语对英语学习的障碍。由此我们可以看出来在教学过程中，老师不仅要要求学生加强英语基本功的训练，还应该重视母语的基本表达的练习，同时提高掌握两种语言的能力和修养。这就要求教师在探索教学方法的过程中应该注重灵活性，将汉英两种语言有意识的进行比较，这样才可以加深学生对语言的印象和理解，有助于后来实践过程中的准确应用。

5.英语外贸信函写作应该同实践性教学相互结合，并且借此来培养学生的全方面发展

国际商务外贸英语写作要求学生必须要大量的实践训练，这门课程拥有它本身独特的特色和特点，理论知识少，可操作性强，重点在于培养学生的操作能力、理解能力和运用能力。所以，在实际的教学过程中，应该同实践性教学活动进行适当的结合，进一步完善教学内容，加强学生的适应能力。再多的理论传授缺乏实践活动都是“纸上谈兵”。具体的实践活动可以组织学生们到相关的实习基地进行进一步的学习与经验传授，在专业老师的指导下，有条理的模拟进出口公司的运作流程，具体熟悉到每个环节，从往来的信函交流着手，到报盘、还盘、订单、合同、包装、运输、付款、保险和索赔等等具体的环节，尽可能的再现每个环节。这不仅有助于加深学生对于课堂上所学的理论知识的理解，而且可以培养学生遇到事情从实际出发来解决问题的能力。

三、总结

综上我们可以得出来，要想做好国际商务英语写作的教学活动，进一步培养和提高学生国际外贸信函的专业技巧和写作能力，也是目前主要的教学任务。也是我们为了完成社会使命、为国际贸易事业培养大批合格的、优秀的专业人士的重要使命。

参考文献：

[1]张辉松.从语境因素看外贸信函英语文体特点[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2000年03期.

[2]张玉玺.英语写作中chinglish的成因分析[J].中国环境管理干部学院学报，2006年02期.

商务信函写作技巧 篇4

(一)结构

国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分：

1、信头(The Letter Head);

2、案号和日期(The Reference and Date);

3、封内地址(The Inside Address);

4、经办者行(The Attention Line);

5、称呼(The Salutation);

6、事由行(The Subject Line);

7、信的正文(The Body of Letter);

8、结束礼词(The Complimentary Close);

9、签名(The Signature);

10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);

11、附件(Enclosure);

12、抄送(Carbon Copy Notation);

13、附言(Postscript)

(二)格式

国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种：齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。

1、齐列式。除信笺上部已印好的信头外，2、凡用打字机打出的部分均自

信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。

2、缩行式。用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信笺的右上方;封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。

3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式

格式排列，但日期和结束礼词的排列同于缩行式，即日期可置于信笺右上方，结束礼词放在正文下的右边或居中，事由行多与左线边缘排齐，但也可居中。

(三)信封的写法

在寄往国外信函的信封上，书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于国内信封的写法，其主要特点是|：1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角，商贸机构所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置，现在的流行写法，除缩略语外，已不用标点符号;3、邮票贴在信封右上角，现国外来函大多已在右上角印妥邮资;4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式，也可用缩行式。其排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址，写地址应由小至大，即先写机构名称，依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮区代号，最后写国名;5、关于信件类别，投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。

如怀疑信件能否送交收件人，可在信封最下缘标明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意为“无法投递，请退交……”

建立贸易关系

建立贸易关系(Establishing Business Relations)是双方业务往来的基础，要扩大贸易往来，就必须在巩固发展已有的业务的基础上，不断物色新的贸易对象，不断拓展业务关系。

建立贸易关系的方法大体(如广告、函电等)来建立联系。在现代经济生活中，后者由于传播速度快，扩散面广而被广泛采用。无论采用哪种方法，都必须事先做好市场调研，市场调研一般着重这几个方面：1、该市场的商业习惯，海关条例，特别是习惯作法和付款条件;2、进出口机构及其国内商业联络途径;3、市场购买力，消费者的兴趣、爱好;4、同类商品的竞争情况;5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例;6、港口条件、地理、社会、政治情况。

新的贸易对象的名称、地址，一般可以从这几个方面来获得：1、代理商、推销小组的推荐;2、现有来往的银行或客户的介绍;3、贸促会和商会的介绍;4、驻外使馆商务处的介绍;5、各种传播媒体。在与新的贸易对象联系前，应该对其进行资信调查，调查的内容包括资金情况，经营能力、商业信誉等等。

建立贸易关系的函电，可以介绍本机构所经营的业务，寄送商品目录、价格表及样品等。为了促进交易，也可以询问对方的愿望和要求。

建立贸易关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，不必过于谦虚，一定要给对方留下一个良好的印象。

1、询盘

询盘又称询价。指交易一方欲购买或出售某种商品，向另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。一般询盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标(作报价单用)，等等。具体询盘是买方有做买卖的要求，指定商品要求卖方报盘。

询盘可以口头发出，也可采用书面形式，或通过电报、电传等。通常由买方发出。买方的询盘只表示一个意愿，没有必须购买的义务;卖方也没有必须回答的义务。但一般卖方要尽快答复，向买方开盘或正式报盘。买方的询盘往往不限于一个对象，可同时向几个客户发出，选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。

询盘也可以由卖方了出，旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。询盘是联系客户的一种方法，也是了解市场行情的一种手段。

一般来讲，写询价函的`目的是为了解情况，而其读者又需马上了解信函的内容。因此，语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。最好在信的开头就写出你想问的问题，但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体，而且要彬彬有礼。询价函一般包括：1、商品的大体情况(General Information);2、商品目录(Catalogue);3、价目单(Price-list)和数量(Quantity);4、样品或样本(Samples);5、款式、型号(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交货时间(Shipment)。

2、报盘、递盘、还盘和接受

报盘(Offer)又称发盘。是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。通常是一方先向另一方提出某种交易条件(如：商品名称、数量、规格、交货期以及付款条件等)，而另一方愿接受此条件，即交易合同成立。卖方的Offer称为Selling Offer，买方的Offer，称为Buying Offer。报盘有实盘(Firm Offer)和虚盘(Non-firm Offer)两种形式。实盘又称“不可撤销的发盘”，指由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯定的交易条件，并愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示。虚盘是卖方所作的非承诺性表示。往往附有保留条件，它没有买方只要接受就可以成交的权限。

还盘(Counter Offer)又称还价。指交易一方收到对方报盘后，不同意或不完全同意报盘中的内容，但又有意达成交易，为进一步洽商，便向对方提出新的条件，修改条件或其他要求，均称为还盘。

递盘(Bid)又称递价，出价。在商品交易中，如卖方手中货少，行市又看涨，或对当前市场情况不清楚，再则是不知买方有无诚意购买，卖方常要求买方先递价，连续收到各地客户递价之后，以便集中对比，然后决定与谁成交，这样比较主动。

接受(Acceptance)指买方在实盘有效期内无条件地完全同意报盘的全部内容，并同意据此订立合同的一种表示。接受一经发出，不能任意撤销。

3、订货

订货是买方向卖方提出的要求，要求卖方按定单所列的各项条件供货。定单的取得，大致有两种情形：1、经卖方报盘，或买方的还盘，最后由买方接受而成效，由买方制定定单发给卖方;2、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目表、甚至样品，直接定货(或称定购)。

定货可随时以书信的形式写成，亦可用事先印妥格式的定单。定单或定货书信一经卖方确认，一般就成为对买卖双方都有法律约束力的合同。因此，它们的制定或撰号必须准确和清楚，以免引起不可更正的麻烦。

订货同询盘和报盘一样，可采用电话、电报或书信方式提出，以电话或电报方式提出者，通常均另以书面确认之。

另外，卖方接到买方的订单后应认收。认收时，最好重复一下订单的条件。有时卖方因某种原因不能接受买方的订单。在这种情况下，可选用三种方法：1、送上代用品;2、还盘;3、拒绝接受。

采用送上代用品的方法要特别慎重，因客户可能对代用品不满意而拒收。如送代用品，事先未获得客户同意，其货物最好用试销方式，并负责往返运费。拒绝接受订单是在确实无他选择时再用。此种信函必须非常仔细缮写，而且要为友谊和今后交易留有余地。最好采用还盘的方法或劝说买主接受。

4、装运

装运(Shipment)，装运条件是买卖合同中必不可少的一项重要条款。它包括装运时间、装运港、运输方式、装卸时间、装运单据等。就外贸而言，装运大多数由远洋轮来承担，即不定期货船或是定期班轮。随着国际贸易的迅速发展，集装箱的使用为公路、铁路和航空运输提供了高效率的运输形式，而且使海运的运费降低了一半。

装运时间，即装运期通常是指货物装上运输工具的时间或期限。在按FOB、C&F和CIF价格条件成交的情况下，卖方的装运时间以提单上签署的日期为依据，如提单日期在合同规定的装运期内，卖方就履行了合同的交货义务。但在FOB条件下，通常是由买方租船或派船或订舱位，如买方未能在合同规定的期限内履行派船或订舱义务，买方应承担卖方由此而遭受的一切损失。

不管交易是按FOR、C&F还是CIF成交的，合同一般规定货物装运完毕后，卖方必须立即向买方发出装船通知(Shipping Advice)，其内容包括合同号(或订单)、商品名称、数量、货值、船名及启航日期等。对于按FOB和C&F成交的交易，买方收到卖方的装船通知后应立即办理保险，并准备接货。如因卖方未及时发出装船通知，致使买方未能及时办理保险，而在此期间货物在运输途中遭到的损失，应由卖方负责。

在对外贸易中，货物装运后，卖方必须向买方提供装运单据，作为履行合同并提取货款的依据。装运单据的种类和份数，在每笔具体交易中由买卖双方商定。

装运前买方将装运要求以书面形式通知卖方洽办，说明装船方式，包装规定和唛头等，称为“装运须知”shipping instructions.

如果从一港至另一港无直达船，那就需要转船。为了避免今后可能发生争议，卖方应先征得买方同意。因此，在合同中或信用证中必须制订“允许转船”的条款。

装运涉及面很广，包括报关、预定舱位、租船等等。通常书写有关装运的信函有几种目的：催促早日装运;修改装船条款;寄发装船通知;寄送装船单据等等，趁通知买方货已装船的机会，卖方还可表达进一步发展业务的愿望。

发出装运通知，可以采用定型函稿或普通函件，但在FOB和C&F价格条件下，一般须以电报通知买方，以便买方办理保险和准备派船接受。

交出装运通知，意味着合同的具体实现，虽然还不是交易的终结，但对买卖双方都有重要意义。因此，除通知船已出运，以及在FOB条件下货物备妥通知买方派船以外，还可以利用这个机会，在通知出运的同时，向客户表示完成合同的愉快心情和继续发展贸易的良好愿望，也可以对买方的合作表示感谢，还可以进一步开展推销活动等等。

5、支付

当今世界的贸易活动中，国家之间、企业之间经常会产生债权债务关系。卖方获得一定的债权，买方负有一定的债务。这种债权债务关系必须在一定时期内清算、结算。为实现债权债务的清偿，卖方收入货币，买方支付货币，这些收付均通过一定的支付方式来实现。现在用得较多的国际贸易支付方式有三种：即汇付、托收和信用证。

(一)汇付(Remittance)

汇付是指付款人(买方)根据合同中约定的条件将货款通过银行汇寄给收款人(卖方)的支会方式。参与汇款业务的有四个当事人，他们是：付款方、收款方、汇出行、即受付款方委托汇出的款项的银行、汇入行，即受汇出行委托，解付汇款的银行。如由付款方主动向收款人汇付，称为顺汇法;如由收款方开出以付款人为抬头的汇票，主动向付款方索取，叫做逆汇法，又称出票法。汇款时买方(付款人)可采用信汇、电汇、和票汇三种形式。

(二)托收(Collection)

托收是指由顾客委托银行代为收了各种款项的业务。即出口商(卖方)开出以进口商(买方)为抬头的汇票，委托卖方所在地银行(托收行)通过它在买方所在地的分行或代理行(代收行)，代为向买方收款。托收业务中涉及的当事人有：委托人(出口商或收款人)、托收行，代收行和付款人(进口商)。委托人与托收行之间、托收行与代收行之间都是委托代理关系，托收行和代收行对于会款人是否付款不承担责任。托收是建立在商业信用上，风险较大。托收分为光票托收和跟单托收。

(三)信用证(Letter of Credit, 简写 L/C)

买卖双方进行贸易结算时，除非买方具有无可置疑的信誉或买卖双方有着特殊的关系，否则，卖方不愿接受付款交单或承兑交单。因为卖方担心买方最后拒绝付款赎单，这时卖方虽然仍是货主，但他可能收不到货款，在承兑交单项下，买方已拿到单据，最后因某种原因无力支付，卖方就会受到严重的损失，所以，进行国际贸易交会时，更多地采用信用证的方式。

电子商务信函写作技巧 篇5

1)跟新买家建立联系

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market for textiles. we would like to take this opportunity to introduce our company

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products we supply at present. you may also visit our online company introduction

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email:xxxxxxxxx3)向老客户介绍公司的最新产品信息

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have had time to study the supplement, please let us know if you would like to take the

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john roberts

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外贸信函的写作方法及技巧 篇6

1.We will inform you of the weight, measurements, number of cases, cost of the drawings and other documents seven days before delivering the documents to the airplane.

我们将在文件空运7天前告诉你重量、尺寸、箱子号码、图纸成本和其它的文件

2.Drawings and technical documents will be sent to you by registered airmail.

图纸和技术文件将由挂号空邮寄给你

3.Expenses for the technology transfer shall be fair and reasonable .

技术移交的费用将会公平和合理

4.The royalty rate shall not be higher than the standard international rate.

专利费不应高于国际标准费用

5.The technology transfer fee shall be paid in royalties.

技术移交费应以版税方式支付

6.The royalty rate shall be 15% of the net sales value of the products.

专利费应占产品总价值的15%

7.The royalty rate shall be calculated on the net sales of the products turned our with transferred technology.

专利费计算应从产品净销售转到移交技术方面

8.You’ll pay for the imported technology in the form of royalties apart from a certain initial down payment.

你可以专业费方式支付进口的.技术，而不是当初确定的支付方式

9.We shall pay you 8% on the retail prices of all the goods manufactured with the transferred technology.

我们将支付你技术转移的制造产品零售价的8%

10.We require that at the signature of the technology transfer agreement, you will provide us with the bank guarantee for the transfer of all payments.

外贸英语函电写作技巧 篇7

英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。

很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。

对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。

如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。

英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。

英文商务信函中称呼的书写有讲究

在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention下面空一行。称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。

如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

1．商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear纯属公务上往来的客气形式。

2．写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

另外，称呼中还可以出现头衔、职位、职称、学位等，例如：Dear Prof.David Schiller,Dear Dr.John Smith。

商务信函中主题不能忽略

书写商务信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：

INVOICE 12345

Re:Invoice 12345

Subject:Invoice 12345

写出恰当的结尾敬辞

几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。

至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：

1．如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），则结尾敬辞采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；

2．如果知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Mr.Brown，则结尾敬辞采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

当然，结尾敬辞还有很多形式，下面是常用结尾敬辞一览表：

1．最正式（表示敬意）

Respectfully，Respectfully yours，Very respectfully yours，2．正式

Yours truly，Very truly yours，Yours faithfully，3．个人的，最普通的方式

Yours sincerely，Sincerely yours，Very sincerely yours，Sincerely，4．简略式（表示亲密）

Cordially，Cordially yours，Best regards，Warmest regards，不要忽略了英文商务信函中的签名

签名就是发信人所签署的姓名。无论亲自手书还是用计算机、打字机或是由秘书打印的信函，均应在信函结束词下留出的4行间距处签上名字。正式信函若无签字不仅严重失礼，而且不具法律效力。

签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名既要难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。

签名格式和规则有以下一些约定()：

1．签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。

2．女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

工作证明的写作方法及技巧 篇8

1、证明用途

1、申请签证使用

2、申请信用卡/贷款使用

3、就业考试

2、书写格式

有我单位职工 同志，从事_____________(专业)相关工作 年，其主要工作经历如下: 起 止 年 月

在何岗位

从事何专业工作

获何专业

技术资格

年 月--年 月

年 月--年 月

年 月--年 月

年 月--年 月

年 月--年 月

经查，该同志在工作期间，能遵纪守法，无违反职业操守的行为.我单位对本证明真实性负责.特此证明

单位(盖章)人事档案管理部门(盖章)

3、范文

兹证明_______是我公司员工(身份证号码_____________________)，在________ 部门任________职务，已有_______年。

特此证明。

本证明仅用于证明我公司员工的工作，不作为我公司对该员工任何形式的担保文件。

单位名称(盖章)：_________________________________________日 期：______年___月___日

4、注意事项

1、开工作证明要注意必须的格式。

2、开工作证明必须要盖“鲜章”也就是收入证明复印是无效的。

3、盖的章必须是单位的公章。而且必须是圆章。

5、办理方式

一、可找在职单位人事部办理或委托朋友公司代为办理

优点：免费 缺点：办理时间较慢(有些企业是不愿意开或者开起来要等很久)搭人情

二、也可找市面的正规代办公司，如：北京代办网但一般则需要几百元的服务费

优点：快速，省心 缺点：花费较高

6、注意事项

根据《劳动和社会保障部关于确立劳动关系有关事项的通知》的规定，用人单位招用劳动者未订立书面劳动合同，但同时具备下列情形的，劳动关系成立：

(一)用人单位和劳动者符合法律、法规规定的主体资格;

(二)用人单位依法制定的各项劳动规章制度适用于劳动者，劳动者受用人单位的劳动管理，从事用人单位安排的有报酬的劳动;

(三)劳动者提供的劳动是用人单位业务的组成部分。

同时该通知也规定，用人单位未与劳动者签订劳动合同，认定双方存在劳动关系时可参照下列凭证：

(一)工资支付凭证或记录(职工工资发放花名册)、缴纳各项社会保险费的记录;

(二)用人单位向劳动者发放的“工作证”、“服务证”等能够证明身份的证件;

(三)劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”、“报名表”等招用记录;

(四)考勤记录;

(五)其他劳动者的证言等。

调研报告的写作方法及技巧 篇9

调研报告的核心是实事求是地反映和分析客观事实。调研报告主要包括两个部分：一是调查，二是研究。调查，应该深入实际，准确地反映客观事实，不凭主观想象，按事物的本来面目了解事物，详细地专研材料。研究，即在掌握客观事实的基础上，认真分析，透彻地揭示事物的本质。至于对策，调研报告中可以提出一些看法，但不是主要的。因为，对策的制定是一个深入的、复杂的、综合的研究过程，调研报告提出的对策是否被采纳，能否上升到政策，应该经过政策预评估。

调查报告是整个调查工作，包括计划、实施、收集、整理等一系列过程的总结，是调查研究人员劳动与智慧的结晶，也是客户需要的最重要的书面结果之一。它是一种沟通、交流形式，其目的是将调查结果、战略性的建议以及其他结果传递给管理人员或其他担任专门职务的人员。因此，认真撰写调查报告，准确分析调查结果，明确给出调查结论，是报告撰写者的责任。

2、分析方法

宏观经济环境信息：

–基于pEST分析模型从政治法律环境、经济环境、社会文化环境和技术环境四个方面分析行业的发展环境，帮助企业了解行业发展环境现状及发展趋势

–行业主要上下游产业的供给与需求情况，主要原材料的价格变化及影响因素

–行业的竞争格局、竞争趋势;与国外企业 在技术研发方面的差距;跨国公司在中国市场的投资布局

微观市场环境分析：

–行业当前的市场容量、市场规模、发展速度和竞争状况

–主要企业规模、财务状况、技术研发、营销状况、投资与并购情况、产品种类及市场占有情况等

–客户需求分析: 消费者及下游产业对产品的购买需求规模、议价能力和需求特征等

–进出口市场：行业产品进出口市场现状与前景

–产品市场情况：产品销售状况、需求状况、价格变化、技术研发状况、产品主要的销售渠道变化影响等

–重点区域市场：主要企业的重点分布区域，客户聚集区域，产业集群，产业地区投资迁移变化

行业发展关键因素和发展预测：

分析影响行业发展的主要敏感因素及影响力;预测行业未来五年的发展趋势;该行业的进入机会及投资风险;为企业制定行业市场战略、预估行业风险提供参考

3、特点

目的明确

调研报告不同于调查报告，是因为发生了某件事(如案件、事故、灾情)才去作调查，然后写出报告。调研报告的写作者必须自觉以研究为目的，根据社会或工作的需要，制定出切实可行的调研计划，即将被动的适应变为有计划的、积极主动的写作实践，从明确的追求出发，经常深入到社会第一线，不断了解新情况、新问题，有意识地探索和研究，写出有价值的调研报告。

注重事实

调研报告讲求事实。它通过调查得来的事实材料说明问题，用事实材料阐明观点，揭示出规律性的东西，引出符合客观实际的结论。调研报告的基础是客观事实，一切分析研究都必须建立在事实基础之上，确凿的事实是调研报告的价值所在。因此，尊重客观事实，用事实说话，是调研报告的最大特点。写入调研报告的材料都必须真实无误，调研报告中涉及的时间、地点、事件经过、背景介绍、资料引用等等都要求准确真实。一切材料均出之有据，不能听信道听途说。只有用事实说话，才能提供解决问题的经验和方法，研究的结论才能有说服力。如果调研报告失去了真实性，也就失去了它赖以存在的科学价值和应用价值。

论理性

调研报告的主要内容是事实，主要的表现方法是叙述。但调研报告的目的是从这些事实中概括出观点，而观点是调研报告的灵魂。因此，占有大量材料，不一定就能写好调研报告，还需要把调研的东西加以分析综合，进而提炼出观点。对材料的研究，要在正确思想指导下，用科学方法经过“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”的过程，从事物发展的不同阶段中，找出起支配作用的、本质的东西，把握事物内在的规律，运用最能说明问题的材料并合理安排，做到既要弄清事实，又要说明观点。这就需要在对事实叙述的基础上进行恰当的议论，表达出论文的主题思想。议论是“画龙点睛”之笔。调研报告紧紧围绕事实进行议论，要求叙大于议，有叙有议，叙议结合。如果议大于叙，就成议论文了。所以要防止只叙不议，观点不鲜明;也要防止空发议论，叙议脱节。夹叙夹议，是调研报告写作的主要特色。

语言简洁

调研报告的语言简洁明快，这种文体是充足的材料加少量议论的，不要求细腻的描述，只要有简明朴素的语言报告客观情况。但由于调研报告也涉及可读性问题，所以，语言有时可以生动活泼，适当采用群众性的生动而形象的语言。同时注意使用一些浅显生动的比喻，增强说理的形象性和生动性。但前提必须是为说明问题服务。

4、报告种类

1、按服务对象分，可分为市场需求者调研报告(消费者调研报告)、市场供应者调研报告(生产者调研报告)。

2、按调研范围分，可分为全国性市场调研报告、区域性市场调研报告、国际性市场调研报告。

3、按调研频率分，可分为经常性市场调研报告、定期性市场调研报告、临时性市场调研报告。

4、按调研对象分，可分为商品市场调研报告、房地产市场调研报告、金融市场调研报告等。

5、报告格式

标题

调研报告要用能揭示内容中心的标题，具体写法有以下几种:

(1)调研报告标题——公文式标题。这类调研报告标题多数由事由和文种构成，平实沉稳，如《关于知识分子经济生活状况的调研报告》;也有一些由调研对象和“调查”二字组成，如《知识分子情况的调查》。

(2)调研报告标题——一般文章式标题。这类调研报告标题直接揭示调研报告的中心，十分简洁，如《本市老年人各有所好》。

(3)调研报告标题——提问式标题，如《“人情债”何时了》。这是典型调研报告常用的标题写法，特点是具有吸引力。

(4)调研报告标题——正副题结合式标题，这是用得比较普遍的一种调研报告标题。特别是典型经验的调研报告和新事物的调研报告的写法。正题揭示调研报告的思想意义，副题表明调研报告的事项和范围，如《深化厂务公开机制　创新思想政治工作方法———关于武汉分局江岸车辆段深化厂务公开制度的调查》。

正文

调研报告的正文包括前言、主体和结尾三部分。

(1)前言

调研报告的前言简要地叙述为什么对这个问题(工作、事件、人物)进行调查;调查的时间、地点、对象、范围、经过及采用的方法;调查对象的基本情况、历史背景以及调查后的结论等。这些方面的侧重点由写作者根据调研目的来确定，不必面面俱到。

调研报告开头的方法很多，有的引起读者注意，有的采用设问手法，有的开门见山，有的承上启下，有的画龙点睛，没有固定形式。但一般要求紧扣主旨，为主体部分做展开准备。文字要简练，概括性要强。

(2)主体

这是调研报告的主干和核心，是引语的引申，是结论的依据。这部分主要写明事实的真相、收获、经验和教训，即介绍调查的主要内容是什么，为什么会是这样的。主体部分要包括大量的材料———人物、事件、问题、具体做法、困难障碍等，内容较多。所以要精心安排调研报告的层次，安排好结构，有步骤、有次序地表现主题。

调研报告中关于事实的叙述和议论主要都写在这部分里，是充分表现主题的重要部分。一般来说，调研报告主体的结构大约有三种形式:

横式结构。即把调查的内容，加以综合分析，紧紧围绕主旨，按照不同的类别分别归纳成几个问题来写，每个问题可加上小标题。而且每个问题里往往还有着若干个小问题。典型经验性质调研报告的格式，一般多采用这样的结构。这种调研报告形式观点鲜明，中心突出，使人一目了然;

纵式结构。有两种形式，一是按调查事件的起因，发展和先后次序进行叙述和议论。一般情况调研报告和揭露问题的调研报告的写法多使用这种结构方式，有助于读者对事物发展有深入的全面的了解。一是按成绩、原因、结论层层递进的方式安排结构。一般综合性质的调研报告多采用这种形式;

综合式结构。这种调研报告形式兼有纵式和横式两种特点，互相穿插配合，组织安排材料。采用这种调研报告写法，一般是在叙述和议论发展过程时用纵式结构，而写收获、认识和经验教训时采用横式结构。

调研报告的主体部分不论采取什么结构方式，都应该做到先后有序，主次分明，详略得当，联系紧密，层层深入，为更好地表达主题服务。

(3)结尾

结尾是调研报告分析问题、得出结论、解决问题的必然结果。不同的调研报告，结尾写法各不相同，一般来说，调研报告的结尾有以下五种:对调研报告归纳说明，总结主要观点，深化主题，以提高人们的认识;对事物发展做出展望，提出努力的方向，启发人们进一步去探索;提出建议，供领导参考;写出尚存在的问题或不足，说明有待今后研究解决;补充交代正文没有涉及而又值得重视的情况或问题。

总之，调研报告结尾要简洁有力，有话则长，无话则短，没有必要也可以不写。

6、书写

写作内容

1、题页

题页点明报告的主题。包括委托客户的单位名称、市场调查的单位名称和报告日期。调查报告的题目应尽可能贴切，而又概括地表明调查项目的性质。

2、目录表

3、调查结果和有关建议的概要

这是整个报告的核心，匝简短，切中要害。使阅读者既可以从中大致了解调查的结果，又可从后面的本文中获取更多的信息。有关建议的概要部分则包括必要的背景、信息、重要发现和结论，有时根据阅读者之需要，提出一些合理化建议。

4、本文主体部分

包括整个市场调查的详细内容，含调查使用方法，调查程序，调查结果。对调查方法的描述要尽量讲清是使用何种方法，并提供选择此种方法的原因。在本文中相当一部分内容应是数字、表格，以及对这些的解释、分析，要用最准确、恰当的语句对分析作出描述，结构要严谨，推理要有一定的逻辑性。在本文部分，一般必不可少地要对自己在调查中出现的不足之处，说明清楚，不能含糊其辞。必要的情况下，还需将不足之处对调查报告的准确性有多大程度的影响分析清楚，以提高整个市场调查活动的可信度。

写作程序

调研报告写作要经过以下五个程序：

1、确定主题

主题是调研报告的灵魂，对调研报告写作的成败具有决定性的意义。因此，确定主题要注意：

报告的主题应与调查主题一致;

要根据调研和分析的结果，重新确定主题;

主题宜小，且宜集中;

与标题协调一致，避免文题不符。

2、取舍材料

对经过统计分析与理论分析所得到的系统的完整的“调研资料”，在组织调研报告时仍需精心选择，不可能也不必都写上报告，要注意取舍。如何选择材料呢?

①选取与主题有关的材料，去掉无关的，关系不大的，次要的，非本质的材料，使主题集中、鲜明、突出;

②注意材料点与面的结合，材料不仅要支持报告中某个观点，而且要相互支持，形成面上的“大气”;

③在现有有用的材料中，要比较、鉴别、精选材料，选择最好的材料来支持作者的意见，使每一材料以一当十。

3、布局和拟定提纲

这是调研报告构思中的一个关键环节。布局就是指调研报告的表现形式，它反映在提纲上就是文章的“骨架”。拟定提纲的过程实际上就是把调查材料进一步分类，构架的过程。构架的原则是：“围绕主题，层层进逼，环环相扣”。提纲或骨架的特点是它的内在的逻辑性，要求必须纲目分明，层次分明。

调研报告的提纲有两种，一种是观点式提纲，即将调查者在调研中形成的观点按逻辑关系一一地列写出来。另一种是条目式提纲，即按层次意义表达上的章、节、目，逐一地一条条地写成提纲。也可以将这两种提纲结合起来制作提纲。

4、起草报告

这是调研报告写作的行文阶段。要根据已经确定的主题、选好的材料和写作提纲，有条不紊地行文。写作过程中，要从实际需要出发选用语言，灵活地划分段落。

在行文时要注意：①结构合理(标题、导语、正文、结尾、落款);②报告文字规范，具有审美性与可读性，如：“制定优惠政策，引进急需人才”，“运用竞争机制，盘活现有人才”，(文章段落的条目观点);③通读易懂。注意对数字、图表、专业名词术语的使用，做到深入浅出，语言具有表现力，准确、鲜明、生动、朴实。

5、修改报告

报告起草好以后，要认真修改。主要是对报告的主题、材料、结构、语言文字和标点符号进行检查，加以增、删、改、调。在完成这些工作之后，才能定稿向上报送或发表

7、编制要点

摘要

主要包括：项目名称、承办单位、项目投资方案、投资分析、项目建设目标及意义、项目组织机构等。

项目背景分析及规划

主要包括：(1)项目背景;(2)项目建设规划;(3)主要产品和产量;(4)工艺技术方案。

外部环境分析

主要包括：(1)外部一般环境分析;(2)产业分析。

市场需求预测

主要包括：(1)国外市场需求预测。(2)国内市场需求分析。

内部分析

主要包括：(1)项目地理位置分析;(2)资源和技术分析;(3)项目SWOT分析。(4)项目竞争战略选择。

财务评价

主要包括：(1)评价方法的选择及依据;(2)项目投资估算;(3)产品成本及费用估算;(4)产品销售收入及税金估算;(5)利润及分配;(6)财务盈利能力分析;(7)项目盈亏平衡分析;(8)评价分析结论。

融资策略

主要包括：资金筹措、资金来源、资金运作计划等。

价值分析判断

主要包括：价值判断方法的选择、价值评估等。

8、问题

外贸信函的实例 篇10

例一：150 Kensington RoadBrooklyn，New York 12②，N．Y．③June 10 1985例二：Established 1900TELEpHONE：CHICAGO ENVELOpE COMpANY CABLE ADDRESS：CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOpE CHICAGORef．No．CHICAGO，ILLINOIS CODES USED：March 16 1982 ALL CODESRENTLEY’S pREFERRED注：实例中央上面Established 1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久，可证明公司的信用良好，所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字（Telephone）是电话号码，Ref．No（等于Correspondence Reference No．）是“信件编号”，其用途是便于索引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号码”。右边的细小字（Cable Address）电报挂号，用于发收电报。这个公司只有“ENVELOpE CHICAGO”二个字就够了，其手续费和电报费均能节省。（Codes Used）即“使用电讯密码簿”。（All Codes，Rentlev’s preferred）即“在所有密码簿中，请选用（Rentley）密码簿”。例三：17．philpot Lane，London，E．C．①3，25 April，1991写信头还需要注意的一点是，在写日期时，要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日，按英国习惯，应写为“2ndMay，1995”按美国习惯是“May 2，1995”。（3）收信人名址。与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。如：Messrs．Allen ＆ Son（1919）pty，Ltd．，155，Flinders Lane，Melbourne，C．①1．AustraliaMarch 16，1991Messrs．Smith ＆ James，Inc．500 Norton Bldg．Seattle 4，WashU．S．A写收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。（4）称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼，相当于中文书信“敬启者”，例如：Dear Sir Dear sirs，Dear Madam，Dear Ladies，Gentlemen： Dear Mesdames，Dear Sir and Madam，Ladies and Gentlemen：在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentlemen（美国式）和Dear sirs（英国式）二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写Dear sirs或Gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如Dear Mr．Small。在这里，Dear Sirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“Dear Sirs”之后，通常用“，”号，而美国式“Gentlemen”之后，则应用“：”号。（5）正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Conciseness）、明了（Clarity）、正确（Correctness）和完整（Completeness），以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。（6）结束语。是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是：Yours truly（你的真诚的），Yours sincerely（你的忠诚的）Yours faithfully（你的忠实的），等等。在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中，还可用Yours most Cordially（你的最真诚的）或Yours respectfully（你的恭顺的）等。（7）签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行，第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名；第三行常用于签名人的头衔。例如：Yours truly，FIDELITY TRADING CO．ING．（签 名）H．B．HaslehurstGeneral ManagerVery truly yours，I．T．INpORMATION（签 名）Director hose M．NetVery truly yours，UNITED EXpORTERS COMpANY（签 名）Max de HesVery truly yours，LEWERS ＆ COOKE，LIMITED（签 名）E．W．Twelmeyerpurchasing DepartmentVery truly yours，STERN，MCRGENTHAU＆ CO．，INC．（签 名）Edward N．MegayMachinery Division在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图：发文编号收文编号信头日期收信人名址特别指定阅信人称 呼书信主题正 文结 尾签 名附 件