付款管理控制六篇

付款管理控制 篇1

2008年5月, 财政部发布了《企业内部控制基本规范》, 2010年4月26日, 财政部会同证监会、审计署、国资委、银监会、保监会等部门联合发布《企业内部控制配套指引》, 鼓励非上市大中型企业、单位提前执行, 高校等事业单位参照执行。高等学校作为教育事业单位, 经过1989年以来的连续扩招, 无论在校生规模、学校资产总值、学校资金总量都有很大的增长。据统计显示, 高校经过20多年的快速发展, 无论人员数量还是经济总量, 与20年前已经不可同日而语。1989年实施高校扩招以来, 在校大学生从208.2万达到2979万, 2009年高校教职工达到211万人, 全国教育经费达到16502.7亿元, 其中高校财政拨款经费总额2544.7亿元。高校会计如何为社会提供准确、完整、有用的会计信息, 会计内部控制的构建与应用就显得非常迫切。

到现在为止还没有一套针对性很强、操作性很强的解决高校内部会计控制的制度设计。本文试图通过对高校实际运行的研究、分析归纳高等学校内部控制采购业务、合同管理的流程再造。

二、高校采购与付款业务内部控制流程再造

高校采购与付款的业务是指高校支付货币资金获得货物或享受劳务的过程, 业务发生较为频繁, 工作量较大, 容易产生漏洞, 是高校财务管理的重要一环。设计采购与付款控制程序目的就是要规范采购与付款行为, 防范业务过程中的舞弊或疏漏, 防止采购环节中违法乱纪行为的发生。

第一, 采购与付款业务控制的关键环节。根据采购与付款业务的特点, 结合高校实际, 可以把采购与付款业务概括为以下几个关键环节:一是采购岗位责任制, 明确职责、权限、不相容岗位分离;二是确定归口管理部门, 明确请购程序;三是明确采购方式, 供货商的确定, 采购过程透明;四是明确付款方式, 按规定流程办理付款手续。

第二, 采购与付款的职责分工与岗位设置。采购与付款业务的岗位设置, 必须保证不相容的职责权限相互分离, 确保相互制约和监督。一般包括:物品需要部门, 不能同时担任采购职务;付款审批人和付款执行人不能同时办理招标和询价的业务;采购人不能担任验收人;付款审批人与付款人职务分离;不得由同一部门或人员办理采购与付款的全过程。

第三, 请购审批制度。提出物品采购申请是采购环节的开始步骤, 高校可以根据不同的需要制定不同的请购制度, 但一般应该包括以下环节, 见图1。

第四, 采购询价、招标采购制度。采购与付款业务的关键环节就是招标、询价环节。供应商的选择、货物价款的确定都是在此环节产生, 此环节也是最容易产生腐败和问题的环节。见图2。

高校应加大对该环节的内部控制, 成立招标委员会、设置招标专家库、制定开标程序, 确保招标环节的公开、公正和透明, 使招标工作在阳光下运作。

第五, 合同签署制度。招标办公室根据招标委员会招标、询价的结果确认供货商, 签订经济合同, 在权限范围内审批, 合同中列明所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、售后服务、付款方式、验收方式等。超过权限的有上一级部门或领导审批, 重要的经济合同由院长签批。经济合同作为财务部门支付货款的重要依据。

第六, 采购验收制度。为达到控制的目的, 验收人必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来担任。收货部门的控制主要在收货的数量和质量上, 根据经济合同的数量和质量要求, 独立检验收到的物品, 出具验收单或检验报告, 作为入库、付款的重要依据。

第七, 付款审批制度。付款是采购业务的最后环节, 其控制的主要过程包括审核经济合同、审核货物发票、审核验收单据、现金的使用控制等。财务部门要审核采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的合法性、合规性、完整性和真实性。严格按照现金管理条例的规定支付货款, 认真核对结算单位的账户和经济合同相一致。认真核对经济合同规定条款支付货款, 暂扣的质保金、尾款要准确无误。付款审批制度可以概括以下几点, 见图3。

三、高校合同管理内部控制流程再造

高校建立合同内部控制制度是为了避免或减少因合同管理不当给学校带来不必要的经济损失或给学校的社会声誉造成恶劣的影响。高校应该高度关注合同管理制度的制定和落实情况, 严格招投标制度, 对合同条款的真实性、准确性和可行性的把握, 制定合同履行的全面性和责任追究的规定, 加强合同管理的日常管理等。

第一, 合同管理控制的关键环节。高校在实施合同管理内部控制的过程中, 应把握的关键环节可以概括以下:合同订立授权分级管理;制定合同管理制度, 明确合同订立的程序、形式;合同履行和变更的开展;合同专用章的保管和使用制度。

第二, 合同管理岗位设置和分工。高校应建立合同管理岗位责任制, 明确规定相关部门和个人的职责、权限, 保证办理经济合同的不相容岗位相互分离。见图4。

第三, 合同管理的授权审批制度。为明确合同审批权限, 规范合同订立行为, 防范和降低因合同的订立给高校带来的风险, 高校应该建立合同授权审批制度。区分不同合同, 采取不同的审批手续, 一般金额较小的合同可授权校级领导副职履行, 重大的经济合同必须有法人签批。

第四, 合同管理的会签制度。为防范和控制合同可能的风险, 加强对合同制定的监督, 规范合同的制定行为, 必须建立合同的会审制度。会审是在合同拟稿后、正式生效前, 由合同关键条款涉及的部门会同纪委监察室对合同文本进行最后审核的关键环节, 是高校法人签署合同前的最后一道关。合同会签主要是会审合同的合法性、紧急性、可行性、严密性, 不能对高校带来不安全的影响。

第五, 合同专用章使用和合同档案管理制度。合同专用章是合同生效的关键点, 必须指定专人保管。对外签署的合同必须由法人代表签署或其授权的人签署后, 才能加盖经济合同专用章。经济合同专用章仅限经济合同上使用, 不得在其他文件上使用。业务经办人必须持经济合同会审签批的程序单方可用印。专用章保管人员必须对用印情况进行登记, 对合同文本必须留存保管。未经审批、未经会签一律不得用印。

参考文献

付款管理控制 篇2

工程动员预付款主要用于施工前期的准备工作, 比如施工单位驻点建设、主要施工机械的配备、组织人员进场和首次备料等。动员预付款的控制要点为支付条件审查、起扣点和扣回额计算等。

1.1 支付条件审查

按照相关规定, 在承包人签订了合同协议书并提交了动员预付款保函后, 监理人应在当期进度付款证书中先行向承包人支付70%的预付动员款;在承包人承诺的主要设备进场后, 再支付30%的预付款。

1.2 支付条件审查要点

工程动员预付款支付条件的审查应重点把握以下几点: (1) 审查合同履约担保, 跟踪合同协议签订情况。 (2) 审查预付款保函的有效性, 比如担保金额、保函格式、银行签章等是否符合投标书附录约定。另外, 经审查合格的银行保函正本必须交由发包人保管。 (3) 根据承包人投标书的承诺, 核查承包人已进场的主要设备、管理和主要技术人员的情况, 并做好相关进出场记录。 (4) 与承包人签订资金监管协议, 由现场管理机构、财务部门、银行共同监督承包人对该费用的使用, 确保承包人将动员预付款用于该工程中。如果发现承包人滥用动员预付款, 需立即向银行发出通知, 收回动员预付款。

1.3 预付款的起扣点和扣回额计算

根据《中华人民共和国交通运输部公路工程标准施工招标文件》 (2009年版) 相关规定, 江苏省投资的高速公路均在招标时约定:开工预付款在进度付款证书的累计金额未达到签约合同价的30%之前不予扣回;在达到签约合同价30%之后, 按照工程进度, 以固定比例 (即每完成签约合同价的1%, 扣回开工预付款的2%) 分期从各月的进度付款证书中扣回, 全部金额在进度付款证书的累计金额达到签约合同价的80%时扣完。

近几年, 江苏省高速公路关于动员预付款支付额度出现了两种约定模式: (1) 以签约合同价 (不含暂定金) 为基数约定支付百分比, 多用于绿化、交通安全设施等工程; (2) 以签约合同价 (含暂定金) 为基数, 约定支付百分比多用于路基、路面、建筑和装饰等工程。下面简要探讨两种支付模式下如何正确理解并执行相关规定, 合理确定动员预付款的起扣点和扣回额。

以不含暂定金的签约合同价为基数约定支付百分比时, 支付额计算基数即合同清单小计金额, 动员预付款从工程实体累计计量金额达到合同清单小计的30%后开始扣回。扣回额计算公式:每期扣回金额= (合同清单小计×约定支付百分比) × (本期完成工作量/合同清单小计) ×2=本期完成工作量×约定支付百分比×2.在合同价格没有变动的情况下, 动员预付款可在工程实体累计计量金额达到合同清单小计的80%时全部扣完。

以含暂定金的签约合同价为基数约定支付百分比时, 动员预付款在进度付款证书的累计金额达到签约合同价的30%起扣, 暂定金是签订协议书时尚未确定或不可预见变更的预留费用, 最终是否属于承包人暂不能确定。为了确保预付款及时扣回, 扣回额计算公式可调整为:每期扣回金额= (签约合同价×约定支付百分比) × (本期完成工作量/合同清单小计) ×2.

2 材料、设备预付款的控制要点和方法

材料、设备预付款主要用于永久性工程材料, 比如钢筋、水泥、砂石、柴油等, 以及经合同协议约定的设备。因此, 在工程建设中, 探讨材料、设备预付款的真实性审查, 扣回和工期变化时的支付等方面的内容是至关重要的。

2.1 材料、设备预付款的真实性审查

按照相关规定, 材料、设备符合规范要求, 其费用凭证或支付单据完备, 现场已交货且存储良好的款项金额可作为材料、设备预付款计入下一次的进度付款证书中。

在江苏高速公路建设过程中, 曾出现个别承包人为套取工程款, 使用虚假发票、涂改发票、其他工程采购票据或未经验收材料、设备发票, 甚至同一张发票重复报送等情况。为了有效地预防此类情况的发生, 现场管理机构规定, 需在以下几个方面校核预付款的真实性: (1) 监理人应现场验收每一批进场的材料、设备, 并做好相应的记录, 以便在承包人申请预付款项时可以准确判断该批材料、设备的数量, 交货情况, 看其是否符合规范要求和存储情况; (2) 为了确保所申领款项用于该工程中, 可规定单据 (发票) “客户”栏必须注明“**高速公路……”字样; (3) 承包人应出具的材料设备费用凭证或支付单据需符合财务的相关规定, 比如签章完备、填写清晰完整、数据无涂改等; (4) 为了避免凭据重复使用, 可规定开具凭据的时间必须在规定的计量周期内, 审核合格的发票监理人应在其原件上签认并复印留存。

2.2 材料、设备预付款的扣回

提供给承包人周转的材料、设备预付款, 应在材料、设备已用于或安装在永久工程后, 从进度付款证书中列扣, 扣回期不得超过3个月。通常情况下, 江苏省高速公路在该笔预付款支付后的第三个月, 均在当月的进度款中一次性全额扣回。

2.3 工期变化时预付款的支付

在高速公路工程建设过程中, 经常因为征迁矛盾等非承包人原因导致工程延期, 此时, 是否继续支付预付款成为比较普遍的问题。根据江苏省高速公路管理经验, 在满足以下条件时可以考虑继续支付材料、设备预付款: (1) 工期。按照规定, 材料、设备预付款在竣工前3个月不再支付, 当工期变化时, 应先根据施工进度推算出剩余工期, 当剩余工期大于三个月时, 可以考虑继续支付材料、设备预付款。 (2) 工程量。剩余未扣材料设备预付款总额应低于承包人剩余未计量实体工程费用的70%. (3) 合同价。已申领材料设备预付款的凭据总面额不应超过合同价的70%.

3 结束语

高速公路工程建设线路长、标准高、投资大, 为了启动、推动工程正常开展, 预付款作为预先提供给承包人施工的流动资金, 起到了举足轻重的作用。但是, 在保障承包人拥有充足的备料资金时, 预付款的支付和扣回的管理必须规范。作为监理人, 应结合工程实际情况, 加强对预付款凭据的审查, 确保预付款“用于该工程中”;及时掌握工程进度和工程计量情况, 确保预付款能够及时支付和扣回。

摘要：高速公路建设规模大、投资高, 承包人中标合同价普遍较高。为了缓解承包人在工程前期流动资金的压力, 发包人通常会根据合同协议的约定, 向承包人支付一定数额的开工动员预付款、材料预付款, 并在日后的计量支付中按合同约定予以扣回。但是, 在工程实施过程中, 个别承包人将预付款作为提前套取工程款的手段, 导致工程建设后期资金链断裂等。为了防止承包人转移该项目的建设资金, 保障工程预付款专款专用, 结合江苏省高速公路工程实际情况, 探讨了工程预付款在施工过程中的控制要点和方法。

关键词：高速公路,预付款,控制要点,建设资金

参考文献

[1]中华人民共和国交通运输部.中华人民共和国交通运输部公路工程标准施工招标文件[M].北京:人民交通出版社, 2009.

[2]关键.浅谈如何合适高速公路施工项目材料预付款的真实性[J].科技资讯, 2008 (09) .

付款管理控制 篇3

摘要:随着公司经营规模不断扩大，管理上逐渐显示出部门间信息传递不畅,信息丢失数据失真及物资失控等问题，在很大程度上影响公司的发展策略。为了加强内部管理，促使企业稳健发展,企业迫切希望通过用友ERP-U8系统来加大对企业经营活动控制过程的监控力度，实现物流、资金流信息、数据的及时传递，最终达到生产、业务、财务一体化管理。本文拟以采购业务流程为线索，探讨ERP下采购、库存、付款业务流程的内控设计。

关键词:采购;付款;控制；ERP系统

辽渔船厂作为辽渔集团的骨干企业，凭借优越的地理位置和合理的产业结构，经过半个多世纪的发展和积累，已成为以各类船舶维修为主，集造船为一体的工业化修造船厂。主要承修俄罗斯船、日本船、台湾船及国内大小渔、货船。修船材料品种繁多，供应商也涉及全国各地。采购业务频繁。为适应本企业的经营要求，企业于2007年9月使用ERP-U8系统的采购、库存、存货管理模块。来探索加强采购与付款的规范化管理与控制。

采购业务包括商品、材料和固定资产的供应。它一般由签订合同、验收材料或商品入库、结算支付货款三个环节构成。对供应过程业务要求：(1)采购计划、订货、验收、结算等工作必须分工负责。(2)采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容。(3)除零星采购外，采购业务均需签订合同。(4)采购货款必须经过审核、核对合同，方可付款结算。(5)采购货款除小额采购外必需通过银行结算。(6)采购的物资必须经过验收方可入库。(7)采购过程的损耗必须查明原因，经审核批准后方可处理。(8)应付账款明细账与总账应定期核对。

企业根据实际情况，进一步完善了采购与付款的内部控制管理制度并严格执行。(1)岗位分工控制。建立采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督；不得由同一部门和个人办理采购与付款业务的全过程。(2)审批控制。建立请购审批制度，明确审批权限，并由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购事项进行审批。(3)采购控制。根据采购物品及采购情况确定相应的采购方式；制定例外紧急需求的特殊采购处理程序；经过比质比价和规定的授权批准程序确定供应商。(4)验收制度。建立健全验收制度，根据制度规定验收所购货物的品种、规格、数量、质量等，并出具验收单据或验收报告；实行验收与入库责任追究制；验收过程中发现的异常情况，应查明原因，及时处理。(5)付款控制。严格核对采购发票、验收单、入库单、合同等有关凭证，检查其真实性、完整性、合法性，对符合付款条件的采购业务及时办理付款业务；建立预付账款和定金的授权制度。加强应付账款的管理，已到期的应付款项经批准后办理结算与支付；建立退货管理制度，发生采购退货的，及时收回货款。(6)监督检查。定期检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况；定期检查采购与付款业务授权批准制度的执行情况；定期检查有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。

一、采购订单

企业由生产科制订修船计划,各修船车间根据修船计划手工填列材料请购单，采购部门在收到请购单后，对经批准的请购单填写订货单录入系统.，对审核完毕的采购订单打印两份，一份转交仓库保管部门，作为核收物品与发票核对的依据(验收货物的依据)；一份留作采购部门归档保存，以便对所有的存货和到货情况进行查对分析。采购订单是企业与供应商之间签订的合同，主要包括采购什么货物，采购多少，由谁供货，什么时间到货，到货地点，运输方式，价格与运费等，通过采购订单的管理，可以帮助企业采购业务进行事前预测，事中控制与监督。在ERP环境下，企业采用手工录入采购订单，系统内置严格的审核程序，确保订单所列内容的完整性和可接受性，信息的更新由专门授权的人员进行修改并附相应的文件，在采购订单录入部门归档保存。系统连续编号的订货单经授权人员审核确认后会自动传送至验收部门和应付凭单部门。

二、采购入库单

采购入库是通过采购到货、质量检验对合格到货的存货进行入库验收。企业验收人员由质检人员、生产科担当、采购人员和仓库保管员共同验收。对照销货单位的发票或到货清单和购货订单.对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验,在保证正确相符的情况下由仓库保管员录入入库单。采购入库单一式三份，一份送会计部门核算；一份库管员留存。并在系统中过账，财务部门可以查询到这笔材料的入库情况。严格的验收制度有利于考核采购人员的工作质量，划清采购部门与仓库之间的经济责任，保证入库物资的准确性和安全性，实现了收货员、验货员、采购员不相容职责分离，尽可能控制这一环节的风险。在ERP环境下；验收是采购业务的重要控制环节，在系统内设置了控制到货商品和采购订单内容的一致性。系统还启用对特殊商品的验收，预先在系统内设置授权。经授权人员检验方可确认验收，在ERP系统中对收货的每张单据点击确认形成验收单，作为验收和检验商品的依据。系统还会将生成的验收单传送至应付凭单部门，以被付款。

三、发票结算

是对采购入库单、采购发票进行勾兑的过程，记录采购入库单于采购发票的对应关系。采购结算单在“存货”模块进行制单生成凭证。企业采购核算员(材料会计)根据采购入库单、采购发票核算采购成本。发票结算的结果是采购结算单。当月发票未到或未经结算的入库单就形成暂估入库单，留待以后月份发票来时再进行采购结算处理。ERP系统具备单据追踪能力，在购货系统生成总账所需凭证时，能联查到验收单、采购订单、入库单等，保证记录购货程序的完整性。系统内置的控制程序能更好的确认购货的真实性，购货记录的完整性和费用分摊的正确性。

四、付款

采购员编制付款申请。同时确认供应商发票的内容与传输过来的验收单、订货单一致，发票金额计算是否正确。在ERP环境下,为防止审批手续不全，账户信息错误带来不应有的损失，财务授权人员应审核已签发支票的总额与所处理的付款凭证的总额是否一致，还要检查各种凭证之间是否内容一致，经授权财务人员审验签字后方可付款。责任明确，手续清楚，如发现问题应及时查明原因。

付款控制规程 篇4

1、目的：确保及时、准确向分供商付款。

2、范围：

本程序适用于：

2.1工程款的审批、支付。[预付款、进度款、结算款（保修金）]

2.2材料、设备款的审批、支付。

2.3设计费的审批、支付。

3、职责：

3.1预算部根据进度、质量状况及合同

提出付款计划。

3.2项目分管副总负责审核付款计划并签署意见。

3.5财务主管经理负责审核付款计划并签署意见。

4、程序：

4.1付款计划。

4.1.1预算工程师依据合同、进度及质量状况确定是否付款。

4.1.2总工审核

4.1.2.1付款缘由。

4.1.2.2质量及进度状况。

4.1.2.3已付款、扣款及本次付款金额。

4.1.2.4签署意见后交预算部

4.2财务部审核。

4.3资金的领取。

4.4台帐。

4.7.1预算工程师应建立台帐，登记每笔付款、扣款情况，并接受主管经理的检查、监督。

4.7.2每月10日（节假日顺延）预算工程师、财务部出纳根据各自台帐进行核对、总结并形成备忘报总经理和分管副总。

4.8核查：

总经理随时可以对付款、进度、质量状况进行抽查、核评。

5、相关文件：

5.1国家及河北省有关规范。

5.2合同及标书。

6、相关表单。

6.1月进度报表及其他相关预算资料。

6.2相关资料。

论高校暂付款管理 篇5

高校暂付款项是指学校暂时垫付给有关单位或个人的待结算的各种款项, 如暂时垫付给职工因公出差的差旅费借款, 暂时垫付的购置仪器设备借款、房屋维修借款、基建借款及各种周转金、备用金等款项, 在支付由于不具备报销列支条件 (如材料、设备尚未验收, 无发票等) 的款项时, 就会形成暂付款, 高校的暂付款在大多数情况下, 最终会转化为高校的各种支出。

二、加强高校暂付款管理的必要性

近年来, 我国全面实施加快发展高等教育战略决策, 高校招生规模不断扩大, 在校生人数连续几年大幅度攀升, 随着高校教育事业的迅猛发展, 开展教育及科研活动日益频繁, 资金往来活动不断增加, 形成了财务管理中暂付款在单位资金平衡中所占比重有过大的趋势。高校的暂付款, 对高校开展各项经济活动、促进教育事业的发展起到一定的积极作用, 但是如果管理不善, 占用资金比例过大, 就会引起资金使用混乱, 引起呆账、坏账, 造成资金损失, 降低资金使用效益, 这些暂付款必然影响到资金的正常使用状况, 不仅造成单位资金周转困难, 而且也使单位的会计信息失真。

暂付款基本是垫付款未核销数, 实际已形成支出, 但仍然反映在高校的资产中, 在用“资产负债率”这一指标衡量高校偿债能力时, 必然高估学校偿债能力, 低估偿债风险, 从而导致银行过于乐观向高校贷款, 成为高校超规模贷款又一成因。

因此, 加强暂付款的管理, 对于节约使用资金, 加快资金周转, 提高资金使用效益, 将具有十分重要的意义。暂付款是学校流动资产的一个重要项目, 高校必须加强暂付款的管理和核算, 建立必要的管理制度, 做好催账清理工作, 定期进行核查与分析, 记录各项暂付款的增减变动和处理情况, 及时发现问题, 以保证资金的完整和安全。合理使用和规范管理教育经费, 不断改进学校经济管理水平, 提高办学的社会效益和经济效益。

三、当前高校暂付款存在的问题

1、对往来账款的管理观念淡薄。有些单位从领导到职工只重视收入、支出的管理而疏于对各种往来账款的管理, 尤其是有些单位领导财务知识有限, 他们无法将款项与单位实实在在的资产联系起来, 因此也就无法将暂付款的管理作为重要工作来抓, 对暂付款的认识不足, 没有时间观念, 认为借的款项是工作需要, 晚点还没关系, 没有引起重视。

2、内部管理不完善。内部没有制定有效的暂付款管理制度, 因此管理不规范, 没有及时核对, 清理不彻底, 出现借出不还, 长期拖欠, 前账不清, 后账又借, 有的因当时审批程序不健全, 没及时催账, 经办人员、领导换了, 忽略了单位经济活动的连续性, 后任不过问、不清理前任的账, 造成暂付款一时无主, 逐年挂账形成呆死账。

3、专项拨款没到位, 需要的经费本没做好, 于是用另一个经费本借款, 直到所需的经费下达, 才来冲账, 所以借款时间较长。

4、差旅费借款, 包括几次差旅费金额, 或者提前借出, 推迟出差, 造成借款时间延长。

5、由于疏忽, 借款人为研究生或本科生, 学生毕业离开, 联系不上, 使暂付款一直挂着, 甚至有的人早已离开了学校, 仍未报销结账。

6、借款人和经办人不是同一人, 时间长了, 双方都忘记冲账。

7、一些汇款, 对方单位迟迟不开发票, 借款人不重视索要发票, 使借款无法冲销。有些汇款借款, 当收到发票时, 经办人因为不经手前面的借款或者忘记, 又汇了一次, 造成重复汇款, 借款时间延长。

8、一些设备预付款金额较大, 分几次支付, 涉及设备安装调试, 还要运行一段时间, 借款时间很长。有些设备由于不合质量, 或者不符合合同要求, 余款没付清, 借款一直挂着。

9、一些暂付款为多年遗留下来的, 由于某种原因当时没法清理, 存在一些问题一直搁着, 由于单位领导变化, 会计岗位多次变动, 经办人换岗, 财务多次移交, 时间一长, 无人经手过问, 很多对方单位也不存在了, 形成因时过境迁而清账困难, 长期形成了历史遗留问题。

10、超支挂账, 反映了各单位在资金使用方面没有严格执行部门预算, 年度支出超出了年度预算。同时, 超支部分列入“暂付款”科目内, 从而造成:一方面单位的支出报表不能真实地反映单位的财务收支情况, 另一方面反映的单位债权、债务也不真实。

四、采取的措施

针对上述存在的种种问题, 有必要从以下几个方面进一步强化对高校往来账款的管理, 控制暂付款数额, 做到守制度、细核算、强管理。

1、执行会计准则, 严格遵守会计制度。会计核算单位应按会计基础工作规范的要求, 以实际发生的经济业务为依据, 客观真实地记录和反映单位往来账款。做到会计核算内容真实、明细科目设置清晰、完整。

2、建立健全暂付款有效管理机制。为严肃财经纪律, 加强财务管理, 规范学校暂付款的使用管理, 提高学校资金使用效率, 确保学校资金使用安全, 可根据国家有关财经法规, 结合本校实际情况, 制定暂付款管理办法, 建立明确的职责分工制度, 建立备用金领用和报销制度、借款审批制度等等。严格按制度办事, 坚持原则, 违反者受到处理。

单位内部借款要有预算、有计划, 经单位财务负责人签字批准, 会计主管人员审核后办理, 控制暂付款发生额, 防止单位资产流失, 预防腐败现象的发生。

3、建立健全往来清查制度, 定期编制暂付款账龄分析表。单位应定期 (月末、季末、年末) 对往来款项进行清理, 督促往来单位经办人在规定的日期结算。个人借款尚未结算清账的, 原则上不得再借。年终, 个人借款原则上应全部结清, 不得跨年度挂账。分清类别, 逐笔处理落实。根据每笔暂付款的性质和内容, 有针对性采取不同的清理方式。如对差旅费借款, 直接催其报销;对时间较长、事由不清的款项必须寻根究底、核准事实, 做出相应的处理;逾期不归还的, 并经多次催交的仍不来核销的, 报领导批准按制度执行。对确实已无法收回的“暂付款”, 应按照相关规定, 报请有关部门进行核销处理。

4、建立内部会计控制, 执法部门加大对往来款项的监管力度。财政、税务、审计等部门应加大对高校往来款项的监管力度, 检查往来款项内容的真实性, 往来款项核算的合理合法性, 对有疑问的大的暂付款账户应运用函证法进行审计。对虚假往来重处罚, 对杂乱往来细核算, 对拖欠往来重督促, 以确保高校往来款项内容真实, 核算正确, 会计信息真实完整。

5、财务部门作为服务管理部门, 为教职工提供服务的同时, 也要坚持原则, 不损害学校的利益, 不违反财经制度, 加强政策制度的宣传, 理顺经济关系, 降低管理成本, 改进客户服务质量, 严格把好关。

参考文献

[1]、朱荣恩内部控制案例复旦大学出版社2005.8上海

[2]、蒋力.财务控制中国商业出版社2003.3北京

付款管理控制 篇6

一、高校暂付款管理的现状及成因

暂付款对高校日常业务的正常开展起到了较好的保障作用, 但同时我们也应该看到, 目前许多高校暂付款账面数逐年上升, 且账龄较长, 部分院校的暂付款达亿元甚至10亿元以上, 严重影响了财务报表的真实性。

(一) 缺乏规范的制度, 暂付款管理无章可循

建立规范的暂付款管理制度是暂付款管理工作正常开展的必要保障。目前, 许多高校缺乏专门针对暂付款或往来款管理的相关制度, 财务管理人员在开展具体工作过程中无章可循。部分院校虽然制定了相关暂付款管理制度, 但没有根据教育事业发展的实际情况及时更新;有些院校制定的相关制度趋于理论化, 泛泛而谈, 或者相关条款之间相互矛盾, 缺乏可操作性。缺乏规范的暂付款管理制度, 使财务人员在暂付款管理工作中无章可循或有章难循, 造成暂付款管理工作混乱, 暂付款得不到及时清理。

(二) 会计基础工作差, 暂付款清理工作不力

暂付款是高校流动资产的重要组成部分, 暂付款管理直接反映了高校财务管理水平的高低。一些高校领导和财务管理人员在财务管理工作中只管支出, 不重视报销结算, 忽视暂付款管理的重要性。财务部门很少与业务单位和借款人核对账目, 不能做到主动及时催报暂付款项。部分财会人员工作责任心不强, 在暂付款支出时, 不注意审核, 未能做到前账不清, 后账不借。在记账时, 不注明债务单位名称或个人姓名, 业务内容标注不翔实;冲销暂付款时, 核错内容, 造成暂付款账目混乱, 暂付款账目中同一借款单位、借款人存在数十笔暂付款未及时报销结算。许多高校在暂付款清理时力度不够, 对暂付款清理没有硬性指标, 或者碍于各种人情关系, 催款工作不到位, 造成暂付款清理工作流于形式。以上各种因素反映了学校会计基础工作的不到位, 给暂付款清查、催款和核销等管理工作的正常开展造成不良后果, 影响了会计工作的质量。

(三) 追求报表“质量”, 对已支出项目虚假挂账

近几年, 随着招生规模的扩大, 高校纷纷投入大量资金进行基础设施建设, 改建扩建校园校舍, 购置大量教学科研仪器设备和图书资料。高校对资金的需求量骤然增大, 而资金来源渠道却比较单一, 政府财政资金的投入远远满足不了高校规模扩大所带来的资金需求。为解决资金缺口, 许多院校从商业银行借入大量贷款, 部分院校的债务甚至超过十亿元。作为寻求利润的市场经济主体, 商业银行为了兼顾借贷资金的收益性、流动性和风险性要求, 通常是“救富不就穷”, 对借款人的报表质量要求很高。一些高校为了遮掩年度支出大于年度收入、年末结余负数等财务信息, 追求报表“质量”, 弄虚作假, 在年终财务决算前将年度超支部分通过暂付款科目挂账处理, 不列事业支出, 待以后年度出现事业结余时再逐年冲销, 造成会计报表的虚假结余, 但暂付款科目余额却越来越多。

二、暂付款管理不完善对高校会计信息质量的影响

近年来, 高校暂付款数额巨大, 严重影响了高校会计信息的真实性, 给经济决策提供了虚假的财务信息。

(一) 虚减年度事业支出账面数

高校暂付款实质上已支出, 但因未及时办理报销结算手续, 无法在事业支出科目中列支, 使该笔支出不能通过事业支出明细科目反映其经济性质, 造成当年财务报表中事业支出账面数小于实际支出数, 减少了当年事业支出累计数, 影响了会计信息的真实性和准确性, 干扰了预算管理、会计核算和财务分析等财务管理工作的正常开展。

(二) 影响年末事业基金账面数的真实性

如果当年发生的暂付款数额较大, 则年末事业支出账面数必然小于实际支出数, 造成事业结余虚增, 年末转入事业基金的结余分配和事业基金账面数也同时虚增, 导致事业基金账面数据不准确, 形成虚假结余。同时, 上年度未清理的暂付款在以后年度结算核销时, 将虚增下年度事业支出账面数, 同时虚减年末事业基金账面数, 甚至出现负数, 使报告年度会计报表中事业基金账面结余与实际状况严重不符, 违背了真实性原则。

(三) 造成固定资产账实不符

暂付款不但影响事业支出和事业基金账面数, 还会影响固定资产账面数。基本建设及修缮工程项目竣工后, 工程验收和审计决算时间很长, 工程建设中支付的预付工程款、进度款、预付备料款等无法及时形成支出, 造成一些房产已经交付使用, 但其资产账面数仍为零。通过定金或预付款方式采购的仪器设备、物品, 在仪器设备、物品运达验收合格投入使用后, 因报销不及时未能列入支出, 无法形成账面固定资产。由于未及时办理报销结算手续, 固定资产和固定基金账面数不能够根据实际支出情况相应增加, 造成房屋建筑物和仪器设备等固定资产账实不符。

三、加强暂付款管理, 提高高校会计信息质量

(一) 加强暂付款管理的制度建设

制度建设是高校财务工作的重中之重, 也是提高会计信息质量的重要保障。高校在制度建设上应该与时俱进, 勇于探索, 制定并不断完善暂付款管理制度。高校应在充分研究本校教育事业发展现状的基础上, 着手制定并不断更新切实可行的暂付款管理制度, 避免所制定的规章制度过于理论化, 不符合校情, 不具有现实可操作性。高校应针对各校校情制定暂付款或往来款管理规章制度, 使财会人员在业务审核、催款和清理时有章可循, 有则可依。制定暂付款管理制度应当遵循公款公用、预算控制、即清即结、动态管理和定期清理原则。

(二) 建立暂付款管理经济责任制

高校应将暂付款管理工作纳入学校经济责任制范围, 坚持专款专用原则, 严禁将暂付款资金挪作他用。财务部门应按财会制度要求, 将暂付款管理纳入财会人员岗位职责, 由专人负责暂付款的日常管理工作。财会人员在审核暂付款支付业务时, 必须严格审查, 对无预算和超预算暂付款均不予支付。暂付款支付必须“一事一借, 一借一清”, 所借款项必须限期结算, 做到“前账不清, 后账不借”。财务部门在年终财务决算前, 应对暂付款的累计情况进行清理, 避免形成坏账损失。

财务部门应明确高校各部门财务审批人员的审批权限和暂付款支付的审批程序, 细分各类业务, 规定相应的报销结算期限。部门审批经费的财务负责人对本部门经费暂付款的办理、使用、报销结算和追偿等工作负责, 防止将暂付款用做人情款, 恶意拖欠。如发现有暂付款超过规定的期限未办理报销结算业务的, 必须责任到人, 及时催款。对屡欠不改或将暂付款挪做他用的个人或单位进行惩处, 如限制经办人或该部门继续办理其他暂付款业务, 冻结所在部门经费, 对相关责任人在年度考核评优、职务晋升等方面进行限制, 形成谁经办谁负责结算、谁审批谁负责督促催款的暂付款管理制度。此外, 高校还应该严格规定经济合同的审核与签订程序, 合理确定采购定金、预付款、工程进度款支付比例, 防止因采购定金、预付款、工程进度款支付比例过高, 而导致往来单位拒绝出具结算票据等非诚信行为发生, 造成暂付款无法报销结算。

(三) 加强会计基础工作, 实现暂付款管理信息化

高校应根据《会计基础工作规范》、《高等学校财务制度 (试行) 》、《高等学校会计制度 (试行) 》和《教育部、财政部关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》等规章制度的要求, 认真开展暂付款管理, 及时清理结算。财务部门应指定专门人员负责暂付款管理, 定期核对暂付款数据, 打印并下发催款单, 加强对未结清暂付款累计数较多的部门、个人及往来单位的监控, 实现暂付款动态管理的目标。对确实无法收回的暂付款项, 应查明、分析未能清理原因, 分清责任, 并按规定程序报批核销。

同时, 高校应全面推进暂付款管理信息化建设, 加大硬件投入, 充分利用现代网络技术, 实现统一核算和实时监控, 创新暂付款管理手段, 提升暂付款管理水平, 提高会计信息质量。在此基础上, 高校还应该加强财会人员业务培训, 将财会队伍建设纳入到高校人才队伍建设统一规划中, 加强财会人员的思想政治学习和工作责任心培养, 提高财会人员的职业道德和个人综合素质, 为高校营造一个和谐的暂付款管理环境, 为主管部门和债权单位提供完整、准确的财务信息。

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