计算机档案信息化管理十篇

计算机档案信息化管理 篇1

关键词：档案信息化管理,电子文件,自动编目

一、档案信息化的内容及其发展趋势

人类社会在科学技术的强劲推动下,正以惊人的速度跨入“信息时代”,电子计算机和网络技术的广泛利用,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。不失时机地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

二、计算机在档案信息化管理中的应用

档案计算机管理是指在档案管理的过程中,以计算机及其网络作为工具或基本工作环境自动或半自动地代替人从事工作。其本质是用计算机进行的档案信息处理或称档案数据处理。计算机系统中信息表示为数据,数据被认为是载荷信息的物理符号,也就是计算机加工的对象。档案计算机管理中的数据可以是反映档案内容和原始形态的一次信息、反映档案著录标引数据的二次信息以及经过整理编辑的三次信息。

计算机在档案管理中的应用范围逐步扩大,几乎覆盖了档案管理的全过程和大部分工作环节,而且正在向与档案工作相衔接或相关的工作领域发展。

1、档案自动编目和自动索引

档案自动编目和自动索引是最早出现和最常见的应用类型。自动编目的主要作用是在对档案机读目录的处理基础上实现定期或定任务自动编辑公布档案目录,是档案部门依法管理和为用户批量查找档案的重要手段。自动检索则主要是为利用者提供实时性的联机档案目录检索服务,利用者可以快速找到所需的档案。

2、档案自动全文(原文)存储与检索

当计算机具备了对大量图形或文本信息的存储检索能力后,于是实现了对档案全文或原文信息的存储和检索。档案经过扫描器扫描后可按两种方式存储,一种是扫描直接获得的档案的图形信息,一种是继续经过文字识别获得的档案的文字信息。图形方式反映了档案的原貌,更适用于带有手迹或图表的档案信息处理。文字方式则可支持针对档案内容中的字、词进行的档案自动检索或进行文字编辑。

3、档案业务工作辅助管理

指用计算机对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、统计等环节的管理应用。其中应用广泛的是档案自动借阅管理和统计。档案自动借阅管理应用的主要作用是,对利用工作中涉及的利用登记、审批手续、检索、调卷、归还、利用情况统计等进行自动管理。

可以完善管理机制、提高工作效率。自动统计可以实现对馆藏档案数量、利用、编研等数据进行统计分析,以便对档案工作的状况进行分析。

4、计算机辅助立卷

计算机辅助立卷是指根据文件的归档立卷参数自动进行的立卷整理。其主要步骤和功能有,逻辑组卷、逻辑案卷调整、卷内目录编印、卷皮打印、物理组卷归档、检索工具编制等。计算机辅助立卷可以明显提高工作效率和工作质量,并在文档一体化管理中起到重要作用。

5、档案自动标引

档案自动标引,是指计算机通过对档案题名或全文信息进行字词切分、内容特征的分析提取及给出正式主题词或分类号的过程。这个过程和人工标引过程的工作原理相似,所不同的是自动标引采用计算机“阅读”被标引的档案,包括题名、文摘或全文,并在计算机“读取”关键性词汇时,用词频统计测定的方法,或者使用同预先存贮在计算机的主题词表的词进行对比、分析方法,对档案进行“主题分析”和选定标引词的过程。它可以部分代替档案的手工著录标引工作,提高工作效率加快档案目录数据库的建设。可以完善管理机制、提高工作效率。自动统计可以实现对馆藏档案数量、利用、编研等数据进行统计分析,以便对档案工作的状况进行分析。

6、档案资料的自动编辑

计算机可以对档案资料的编辑工作提供支持,实现对档案资料的自动编辑处理,其主要作用有联机提供对档案原文信息的检索与分类、对档案资料的文字编辑处理、排版、印刷等。

7、档案保管环境的自动控制

自动监测和管理。其系统构成有,数据采集、自动控制、数据处理、自动报警、自动管理等。

三、企业档案科如何实现档案的计算机管理

要加快档案管理现代化、信息化的建设,全面实现档案的计算机管理应主要做好几方面的工作:

1、坚持技术与管理并行,并将企业档案信息化纳入企业信息化建设之中

在信息技术环境下,推进档案信息化建设不仅是技术及资金问题,也是管理问题。电子文件的安全与长久保存也依赖严格科学的管理与先进技术的应用。目前企业在实施企业资源计划时为保证其成功,需要同时进行业务流程再造。档案管理信息化也同样有一个业务流程再造的问题。很多企业实施信息化建设过程中都体会到,信息化建设是“三分技术、七分管理”。对档案管理来说还要加上“十二分数据”。因此信息化不仅仅是技术上的改变,更重要的是管理观念、方式、方法乃至整个管理模式的变革和创新。

2、加强对电子文件和电子档案管理方法的研究

适应企业信息化发展要求、创新企业档案管理模式,必须加强对电子文件和电子档案管理方法的研究。电子文件和电子档案管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式,档案行政管理部门和企业档案部门应加强将对电子文件、电子档案管理的政策、技术、方法、标准以及系统开发等方面的研究以适应企业信息化的需求。2002年国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出了一些档案信息化建设标准,这些标准的制定为建立电子文件和电子档案管理系统提供了基础。但是企业必须结合企业的实际情况,结合企业信息技术的应用和管理,思考企业档案管理模式、管理制度和管理方法。航空工业档案馆提出《档案信息化建设与发展规划》及《档案信息化规章标准体系表》,初步确定需要编制的规章、标准。同时成立了全行业档案信息化建设的专家组、业务组、技术组,对航空工业档案信息化展开全面研究。

总之计算机的广泛应用,档案信息化系统的建立,适应了社会经济发的客观要求,是档案管理现代化的一大进步。今天我们运用计算机对企业档案进行了收集、整理、归档、编目、检索、编研及提供利用,它大大提高了档案管理工作者的工作效率,它把档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,用更多精力从事创造性的管理活动,使决策、计划和其它管理活动更加科学、精确、灵活。因此,建立档案计算机管理信息系统,实现档案信息化管理是一种客观发展必然趋势。

参考文献

[1]曹淑泉.充分利用校园计算机局域网搞好校园信息化建设[J].临沂医学专科学校学报,2002,4

[2]楼淑君.积极推进校园信息化建设[J].浙江交通职业技术学院学报, 2001,3

计算机档案信息化管理 篇2

1 高校学籍档案管理现状分析

随着信息化时代的到来,计算机网络技术的发展速度日新月异,国家教育部门对于学籍信息化管理的有关政策也逐渐出台,同时,“中国高等教育学生信息网”以及“学籍学历信息管理平台”等有关学籍信息管理及查询网络平台的功能性也逐渐得以完善,各大高校在对于学生的学籍信息自主管理模式已经逐渐的转变为了统一管理,从客观层面来看目前我国绝大多数的高校学籍档案信息化平台已经实现了全面性的整理与合并。然而需要注意的是,当前对高校学生的学籍档案管理平台其功能性还有待完善,无法完全满足高校对于学籍档案管理当中的学习成绩、学分累积、毕业审核以及应用在需要进行重大决策之时的大规模报表统计需求。近几年来部分高校已经逐渐的开展了自主或是多校合作研发符合本校自身学籍档案管理实际需求的综合性教务管理系统,尤其是其中的学籍管理部分尤为关键。为了达到国家教育部门对于学籍档案管理信息的具体要求,相关的管理人员不仅需要依据国家教育部门以及上级教育主管单位对于学籍档案信息的管理要求,来针对本校的所有在校学生进行学籍档案信息的管理与维护工作;同时还要基于高校自身的学籍档案管理实际需求来针对学籍档案管理信息系统之中的数据信息采取管理及维护工作,因而这也就直接造成了学籍档案管理人员工作劳动强度的提高,对于工作效率也会产生十分不利的影响。同时绝大部分高校的学籍档案管理人员往往仅对学籍档案管理业务较为了解,但是对于计算机网络技术的综合应用能力却较为有限。因此也就导致了在高校的综合教务管理信息系统之中,对于学籍档案管理部分的日常管理及维护工作普遍存在有功能缺失、同实际工作需求不相符、难以满足于日常的教育教学需求、数据共享能力严重低下等多种问题,探究其深层次的原因主要是由于软件系统的开发者对于高校学籍档案管理工作的日常工作流程了解不足,以及学籍档案管理人员对于软件系统的主要功能未做到有效的掌握所共同导致的。因而,在开展学籍档案管理信息化建设的过程当中,应当加强对于学籍档案管理人员计算机应用能力水平的培养,大力鼓励其能够成为在档案管理业务与计算机网络技术两方面均具有较高水平的复合型人才,以实现对高校学籍档案管理工作信息化建设的有效推动。

2 计算机网络技术应用于高校学籍档案管理的优点

当前,进行高校学籍档案的开发工作仅凭一次软件开发,依然存在有许多难以处理的问题,然而借助于对计算机网络技术的有效运用,最终实现对学籍档案管理的网络化必将成为主流趋势。应用计算机网络技术开展高校学籍档案管理工作具有以下几个方面的显著优势。

1)一次录入多次应用。利用计算机系统将招生部门所发送的学籍信息应用软件系统导入至学籍档案管理数据库,并对学籍档案管理过程中所需要的各项数据信息予以必要的补充,尽管采取一次录入的方式单次工作量相对偏大,然而在录入之后,即可随时获取应用,应用起来十分便捷高效。

2)档案检索高效便捷。在具备了基础信息数据之后,系统能够提供以多类的信息查询服务,有关的管理人员还可实现自主查询,并个性化的制定出查询条件信息,利用网络来实现对学籍档案管理数据库的访问及信息获取,并进一步将所获取到的数据信息显示于本地计算机当中,同时还可实现查询及打印服务。

3 在高校学籍档案管理中应用计算机网络技术的几点思考

1)加强接口软件研发。增强对学籍档案管理多个信息化平台间的接口软件开发力度。为了达到国家教育部门对学籍管理信息的实际要求以及高校自身实际管理需求,相关的管理人员不但要能够依据国家教育部门和上级教育单位的具体要求,针对学校的在校学生学籍信息予以及时维护处理;并且还要能够基于学校自身的实际管理需求,来针对学校的教学管理系统之中的学籍管理部分开展必要的数据信息维护工作。不断增强学籍管理数个平台间的数据合并,此举将直接促使学籍管理的效率得以显著提升。

2)依据实际需要,开发管理软件。学籍档案管理软件的研发者同软件的使用者之间应当加强合作,软件研发者应当依据软件使用者的实际工作需求做出一些针对性的设计,以增强软件应用的实效性,只有确保此两者的合作无间,方可研发出能够满足于高校学籍档案管理工作的实际需求,切实有效的实现对学籍档案管理工作的信息化建设目标。

3)提升管理人员素质水平。紧跟时代的发展潮流,打造出一支具备有较高综合素质水平的学籍档案管理人才队伍。对于学籍档案管理工作的信息化建设工作所能够取得的成绩与效果,在很大程度上是取决于管理人员自身的水平素质。为了能够满足于高校的实际发展需求及岗位标准,应当由学校的教务处、各院系当中着力打造出一支思想上对学籍档案管理工作足够重视,在工作业务上能够刻苦钻研,不断探索且具有较高的计算机专业知识综合素质过硬的档案管理队伍,以促使学籍档案管理工作的信息化建设能够为高校的日常教学及管理工作做好基础信息服务工作。

4)做好基础安全防范措施。在顾及到学籍档案管理信息系统的安全性以及数据信息的稳定性时,在学籍档案管理系统的前期设计分析阶段便就应考虑到有关系统数据库的安全性,并依据实际工作需求及软件系统的应用环境制定出详尽的安全策略同时将之落到实处。需要引起重点关注的是对用户权限的等级划分、用户密码管理等均是最为关键的安全保障措施,对此必须要定期进行监督核查,及时查找安全隐患,以确保安全漏洞能够被扼杀在萌芽状态,最大程度的保障高校学籍档案管理系统的安全性。

4 结论

总而言之,当前伴随着高校招生人数的逐年增加,其均面临着学籍档案信息量不断增加以及如何有效利用好学籍档案的重大难题,而要想促使管理及服务工作的质量水平能够有效的提升,将学籍档案的应用价值有效的发挥出来,就必须要依赖于对计算机网络技术与信息化管理技术的综合应用,只有利用好计算机网络技术的高效化、自动化以及多元化的特征,方可满足于高校学籍档案管理部分的日常工作需求,并更好地服务于高校的教学工作。

参考文献

[1]杨文刚.二维码技术在高校学籍档案管理中的应用研究[J].档案管理,2014(1):55-56.

计算机档案信息化管理 篇3

一、档案信息化

信息化是指人们凭借高速发展的现代信息技术，通过提高自身开发和利用信息资源的能力，优化产业结构，全面推动经济发展和社会进步实现工业社会向信息社会转变的系统工程。我们通常从这几个方面来理解：信息化是指通讯现代化、计算机化和行为合理化的总称；信息化不仅要求计算机化，而且要求通信现代化和网络技术的现代化，如果没有通讯技术和网络技术的现代化，就无法实现信息现代化。

档案信息化是国家信息化战略的重要内容，是档案管理和利用领域的信息化建设。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化的体系构成包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。在档案管理方面，只有现代的档案信息网络这个平台的存在，才能给我们的档案工作带来实惠、经济、便捷。

二、计算机在档案信息化方面的应用

如今的时代是知识在爆炸，信息在爆炸，不管是哪个个体的档案馆、室都不可能把所希望拥有的材料网罗齐全；任何馆、室用于征集和保管档案的资金都是有限的，有如沧海一粟。对于全社会来说，更要考虑总投资和总收效之比；档案馆（室）工作的好坏最终要由利用者评判，而利用者重视的再不是档案部门拥有实体档案的数量，而是重视你能拥有并传播多少信息，重视你的实际服务能力。在上述的几种环境下，计算机的应用确实改变了以往的档案管理工作。

电子文件的产生，模糊了档案工作和文书工作的界限：通讯网络的沟通，加速了档案、图书、情报等文献信息工作间的渗透、交叉和融合，一方面使档案工作面临拓展空间的压力和挑战，另一方面也为更大范围的信息资源共享提供了条件。在应对电子文件方面，无论是理论研究还是实践推进，我国档案界都已有了良好的开端。大家已认识到电子文件归档、数字档案馆建设是两个非常重要的问题。而要做好电子文件的归档工作，就必须把各级机关的档案信息化建设与所在机关办公自动化建设结合起来，统一标准，统一部署，档案人员要与技术业务人员广泛合作，对电子文件实施前端控制和“全程管理”，即以电子文件管理系统的设计为开端追踪、监督电子文件从孕育、生成到运转、归档的整个过程。

计算机在档案管理部门的应用，前阶段主要体现在对档案目录信息的管理。在档案目录信息数据的准备和检索软件设计方面，还要进一步改进，尽可能提高检索速度和查准率、查全率。由于计算机走进人们的工作生活，所以随之而来的是文件、档案一体化计算机管理，将档案著录标引工作移向文件处理部门，等于发动广大文件处理人员进行档案的著录标引，这必将加速档案目录信息计算机管理进程。

20世纪90年代，计算机多媒体技术已在世界范围内引起重视。计算机多媒体技术是指对文字、图形、静态图像、动态影像、声音等信息进行集中统一处理。它是以数字压缩技术的发展、完善为基础，一般采用大容量光盘作为存储器。它的问世是计算机应用领域不断扩展的又一次飞跃。现已开发的一些系统可以支持多媒体档案信息集中统一管理，使计算机管理档案不仅可对目录、全文信息进行管理，而且还可做到文字、图形、静态图像、动态影像、声音等多种形态的档案信息集中统一管理。

档案业务工作，通常是指档案管理的各个环节工作内容。在整个档案物流过程中，除具有大量繁重的管理事务外，还会产生大量的管理信息。应用计算机系统收集和掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，并进行具体分析，对提高档案管理工作效率和增强预测能力将会起到非常重要的作用。目前已有计算机“全国档案事业基本情况统计系统”、“档案借阅归还系统”等。通过这些系统，可以掌握档案机构、人员知识结构、馆藏、借阅、归还、设备、经费等基本情况及变化情况，可随时对各种情况进行分析，或具体催还借出档案按时归还等。

我们可开发档案编研计算机辅助系统，帮助档案编研人员选题挑选和摘录档案内容；用磁性记录材料或光盘存储、交流、出版编研成果；在网络上传递，提供给远方读者利用；进行文字处理等。我们要借助计算机加快档案编研速度、提高编研质量、推动档案编研工作进一步开展和深化。

档案保护涉及到很多内容，如档案破损情况的调查分析、扩散字迹的恢复、档案库房温湿度的控制等等，这些工作都不同程度地涉及计算机技术。

档案信息计算机管理，仅仅停留在单机水平上是不够的，要适时应用计算机网络技术，建立各种类型的计算机网络系统，使不同区域的利用者共享档案信息及计算机软硬件资源。

我们要特别关注计算机智能技术的发展，逐步把一些成熟的可用于档案管理的智能技术，应用到各种类型各个层次的档案事业管理中去，取代一些手工作业或低水平操作，提高档案事业管理水平。

计算机在档案管理方面的应用还很多，所以在实际工作中，档案管理的工作人员，要掌握计算机的基本操作和明白简单的程序语言与档案管理信息系统等。时不我待，不与时俱进就是退步，届时大浪淘沙，被淹没是可以预想的结果。

参考文献：

[1]刘学瑶.浅谈信息时代的档案管理[J].中国科技信息，2009（2）.

计算机档案信息化管理 篇4

在所有的档案中，会有制作非常完善、精美的档案，同时也会有制作较差的档案，这些制作较差的档案不仅会影响其质量，也会给日常的工作带来麻烦，档案的利用价值也会因此降低，为此，在平时制作档案的过程中，要注重档案的质量，同时，要对制作较差的档案进行处理，保留制作较好的档案，然后将这些制作质量较高的档案录入到计算机中，实现信息化管理。

3.2按照规范标准进行重新组合

一份档案会有很多内容组成，为了让档案质量得到提升，可以对档案的内容进行整理，提高档案的内容质量，相关单位应当制定一个水平较高的标准，让单位能够参照标准进行整理，同时，整理之后的档案要及时录入到计算机中，实现信息化管理。相关单位一定要挑选责任心较强的人员进行整理，以免出现问题。

3.3提高著录水平

实行计算机信息化管理需要进行著录工作，这是实行计算机管理的重点部分，因为著录工作会关系到未来档案的管理和调阅过程，如果著录不合理，会影响档案管理质量和调阅的准确性，所以，著录工作要准确，各部门应当结合自身情况，选择合适的著录关键词，概括档案的主要内容，制定出相应的高质量档案[2]。

3.4对档案资料进行分类

档案还应当进行合理分类，如果分类不合理会导致档案管理混乱，不利于档案的查阅工作，相关单位要将不同年份、不同人群的档案进行分类，或者根据单位自身的实际情况进行分类，使得档案能够合理划分，只有进行合理划分，档案的可利用价值才会因此提高，另外，如果管理单位认为自身的能力存在问题，可以聘请专业的人员进行讲解，让员工能够了解分类的方法，提高管理的能力。

3.5规范题名

由于一些的档案的题目缺失，在检索时会遇到障碍，为此，需要对这些缺少题目的档案进行重新命名，保证这些档案在检索时能够出现，命名过程中，要注意题目的准确性，工作人员最好对档案内容熟悉一遍，确定其主要内容，再根据内容进行命名，对于那些题目过长的档案，要进行改变，减少题目的字数，并保证题目的概括性。

3.6加快档案现代化管理进程

目前，通过计算机进行档案管理是一个重要的趋势，相关单位一定要认识到计算机技术的优越性，扩大其应用的`范围，促进计算机与档案管理工作的有效融合，提高档案的利用率。在具体的工作过程中，要注重计算机检索与原始资料的联系，使得原始档案资料能够及时找到，提高查全率。在著录工作中，要采取分级次著录的原则，这样不仅能够节省著录的时间，还能有效地节省人力，提高工作效率。一般可以将案卷分为三个层次进行著录，利用价值不高的档案可以做简单的记录，利用价值较高的档案要做好著录工作，而那些珍贵的档案要做好加密工作，提高档案的安全性。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，还能减少著录的条目和录人条目，管理人员的工作压力也会明显降低，进而提高工作效率[3]。

3.7档案信息管理的安全化

档案管理具有一定的特殊性，在管理的过程中，应当注意档案的安全性，不能让档案信息泄露，而且当前的网络病毒和嘿客较为猖獗，其窃取信息的能力较强，档案作为重要的信息资料，应当避免泄露，相关单位要做好保护工作，使没有权限的人员不能查阅，只有具备权限的工作人员才能通过正确的途径查阅相关档案，通过这些方式来杜绝档案资料的外泄。另一方面是计算机系统软件的安全加密，提高整个管理系统的安全等级，减少病毒和嘿客入侵，进而保护档案安全。总之，要利用技术手段，以保证档案信息的绝对安全。

4结语

目前我国档案信息化管理工作还有许多不足之处，相关部门要正确认识档案信息化管理的重要性，要进一步规范档案的基础工作，增加创新的内容，让更多先进的技术应用进来，对档案的题目、内容、组合等进行重新确定，提高其信息化管理水平，从而提高我国档案的管理能力和水平。

参考文献

[1]孟凡蕾。强化档案意识提升档案管理水平[J]。黑龙江科技信息，2009(31)：227。

[2]武云娜。试论中等专业学校的档案管理工作[J]。科技情报开发与经济，2008(15)：99—100。

计算机档案信息化管理 篇5

1 计算机技术用于档案信息管理的优势

1.1 归档及时性

计算机网络技术的广泛应用,为档案信息的收集提供了极大的方便。档案人员可通过网络进行采集、核对、修改、删除、保存等,即各部门可随时将本部门形成的重要的电子文件通过网络发送到档案室,或直接将数据信息向档案室数据库录入;档案室也可以定期在网上各部门的专门文件夹中采集归档资料。这样既方便又省力,确保了档案信息的完整性和齐全性。传统的归档方式是档案室于约定时间收集整理上一时期的档案资料,因此,档案室保管的最新档案也是上一时期的,而形成的最新文件材料都分散在各个部门形成者手中,这就导致档案室提供的信息总是滞后的。[1]现在,由于采用了网络技术,档案室能及时通过网络收到最新信息,确保了档案室提供的档案信息的时效性。

1.2 部门间资源共享

运用计算机网络技术,档案管理部门可以在自己的网站中提供已开放的档案信息数据库、档案卷宗、目录等档案信息资源。并建立专门的档案信息检索人口,便于档案信息的查询和利用。数据存储和提取的便捷是计算机在档案管理工作中的优点之一,而计算机网络技术的介入使得这些数据能以更快的速度和更少的手续被学校相关部门得到,节省了以往在部门之间调取档案所耗费的人力、物力以及宝贵的时间,提高了工作效率和管理水平。

1.3 实现档案信息服务社会化

在传统的档案管理模式下,在一定的时期内,有一些档案资源只能提供给一个用户使用,而不能同时满足其他需求者利用档案的要求。这就使得档案的利用率大大降低。而有了计算机网络,在安全和保密的前提下,可以把丰富的档案资源都放在网络上,员工只要通过网络就可在任何时间、任何地点方便快捷地检索到自己所需要的信息。同时,也可以使各社会机构之间、机构内外人员之间所进行的信息流通更加便捷。档案管理部门是一个开放的交互式网络信息平台,需要与其他的档案管理部门进行业务和档案信息交流,使得档案资源得以丰富,给利用者提供了全方位的档案信息。

2 应用计算机网络技术管理档案信息的方法

2.1 档案管理自动化

计算机技术是信息化先进技术手段的核心,其它技术手段大多以此为基础,近几十年来,计算机技术不断更新换代,发展极其迅速。它具有高效的信息处理能力,能以极快的速度输入、存贮和输出信息,能够进行逻辑推理和判断。它在档案信息资源自动化管理中的应用范围广泛,从一般业务管理到档案检索、编目、编辑出版等等,几乎无所不能,从而大大提高了档案资源管理的效率,也能够大大提高档案信息开发利用的效率。

2.2 信息传递网络化

现代计算机网络通信技术,使计算机技术的优越性得以更充分的发挥。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化,达到资源共享。[2]实现计算机网络化检索是计算机检索方式的高级阶段,它是计算机技术与网络技术相结合的产物,随着计算机网络技术的不断提高,社会各界对各种信息的需求量越来越大,质量要求越来越高,用户希望提供的是经过加工后的综合信息,甚至于包含知识增值的产品。档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,提高了档案工作的社会效益、经济效益。

2.3 档案信息数字化

档案信息数字化以计算机技术、通讯技术、网络技术、通过软硬件设备进行加工、研制并创造出新的信息产品。纸质档案信息开发利用主要靠手工,要向更快更高的方向发展,需借助于计算机技术,将其数字化才能开发为信息产品与电子档案信息,从而使开发利用协调共进。与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递。档案存储数字化提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本,并可超越时间、空间、机构等因素,满足社会各界利用者的需求。

3 计算机技术用于档案信息管理应注意的事项

3.1 传统载体形式的档案与电子形式共存

计算机网络技术的应用,并不能解决目前档案管理中所有问题,任何新技术的出现,在其使用过程中都有不少需要完善之处,需要在一定的时间内不断弥补其不足。由于电子文件信息本身的一些局限性还没有得到彻底解决,如可以随意增删。原始性、凭证作用难以确定,法律效力差等,使得纸质等传统载体与电子档案的“双套制”管理在一个相当长的时期内并存,以保证档案内容的准确性和作用的发挥。针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题,在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”,将电子文件和纸质文件以文本方式和影象方式共存,制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制从而有效地保障信息化档案建设安全、有序地开展。

3.2 确保档案资源的安全性

档案管理中使用计算机及网络,必须将安全、保密放在首位。档案是各项重要活动的记录,其中一些属秘密事项,特别是一些涉密单位的档案中秘密事项就更多,这些都是不能公开的。如果不采取相应措施,单纯强调利用,必将给企业、社会团体、国家机构造成损失。信息安全重在管理,要建立、健全有关制度,提出明确的保密安全要求,对档案中涉及的秘密信息必须采取保密安全措施,如根据需要对信息进行加密,涉密信息利用要经有关领导审批。涉密计算机按要求设置密码、使用权限、身份认证,安装防火墙;及时对防病毒软件升级、增添漏洞补丁,要解决好涉密计算机电磁泄露问题。涉密与非涉密计算机要分开,涉密计算机不能相互访问;非涉密计算机不能处理、存储涉密信息;有涉密内容的计算机不得上互联网。不得用互联网传输涉密信息,内部网与互联网必须实施物理隔离。对平时不用的密码、密钥或有关涉密载体应配备密码文件柜或保险柜存放。对管理使用涉密计算机的人员要按规定进行管理、培训。

3.3 提高档案工作者素质

计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这样就要求档案人员的素质要不断提高,逐步培养他们不仅要热爱和熟悉档案工作,而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。努力掌握计算机管理档案的理论和实际操作,将档案的接收、存储、提供数据和基本情况的报告都利用计算机进行。学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识。提高网络化管理意识,尽快做好传统档案管理向网络化管理转型的工作。[3]进而培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才。

摘要：计算机网络技术的迅猛发展和广泛应用,为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的良好条件。用现代化的技术手段管理档案,是现代社会对档案管理工作的要求,也是档案管理工作自身发展的必然趋势。该文主要阐述了计算机网络技术在档案信息管理中的应用以及应注意的问题。

关键词：计算机,网络技术,档案管理

参考文献

[1]杨哲.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].长春理工大学学报,2008(7).

[2]钟咏梅.现代信息技术在普通高级中学档案管理中的应用[J].2006.

计算机档案信息化管理 篇6

一、计算机在水利水电档案管理信息系统中的应用

(一) 数据库与处理模块的建立。

水利水电档案数据库的建立以实现综合性、扩展性及完整性的平衡为目的, 要求在构筑水利水电数据模块构件时既要考虑到模块间的关联性, 又应注意拓展模块的内容, 使得所有模块能够构筑成为有机整体。在水利水电工程中, 模块应涉及到工程合同管理、勘测数据管理、图纸管理、研究院人员管理及其他方面的档案信息管理。在水利水电档案数据库建立完成后, 建立水利水电档案数据模块的处理模式也较为重要, 由于水利水电工程及其勘测设计所产生的信息量较为庞大, 因此水利水电档案数据模块处理可设计为投资及合同管理、工程勘测与验收管理、质量控制与信息分类等多种子系统。如, 投资及合同档案管理可以在对承包方式档案管理中增加价款支付数据模块, 以完善该档案模块的管理功能。

(二) 数据模块的增加与条件限定。

首先, 在建立输入水利水电档案管理模块时, 为保证信息输入的正确性, 系统应对档案信息的输入格式及方式进行统一规定。如, 水利水电勘测设计的相关信息输入可以采用PDF、报表或图纸格式, 不仅涵盖了不同档案信息的表达形式, 同时有利于将档案数据进行信息化处理。其次, 水利水电档案信息管理系统应对用户创建档案或信息的条件进行限定, 如在上传档案信息时, 依据数据的上传形式进行智能化的判定与设置, 从而限制用户对数据库中不同信息的操作权限。再次, 输入模块还可与是水利水电工程施工相关人员或机构所掌管的工程客户端相连接, 以便数据库能够随时接收到施工方上传的第一手数据, 不仅能够丰富数据库内容, 提升数据库的实用性, 同时能够提高信息管理的实效性与信息的真实性。另外, 档案信息管理系统还可增加重要信息提醒处理的功能, 避免出现信息管理遗漏的现象。

(三) 数据模块的查询。

首先, 为提升查询的便利性与多样性, 满足不同用户对不同信息的查询需求, 系统可以增加查询模块中的查询方式。如, 根据不同地区水利水电工程的相关信息建立按地图查询、直接搜索关键词查询或根据菜单查询等;其次, 对用户提供扩展性的查询功能。如, 在用户对档案信息管理系统的操作权限内, 为其提供水利水电勘测的相关标准设定查询、施工技术标准查询、水利水电工程建设项目查询、法律法规的相关文件查询等, 满足用户的多方面需求;再次, 对研究院的内部员工, 还可相应增加查询历史、依据查询内容进行相关内容的推荐等功能, 提高系统的实用性。

二、计算机在水利水电档案管理信息系统中的安全性分析

在进行水利水电档案管理信息系统中的数据库模块处理设计时, 相关技术人员对不同模块间的关系进行了分析, 并将各模块间的逻辑关系数据化, 通过编码实现不同模块之间的数据处理, 从而保证了水利水电档案数据库、程序与信息、信息与信息间的完整性。具有严密逻辑关系的模块设计能够有效保障信息的完整性, 在实际的数据维护过程中, 维护人员及相关技术人员应熟悉该系统的结构与模块设计, 以便及时发现信息管理中存在的逻辑漏洞, 当软件出现无法适应或计算机突然中止运行时, 依据其逻辑关系对相关内容进行恢复;另外, 系统维护人员还应提升对系统的维护, 降低死机发生率, 避免出现数据丢失。除对数据的完整性进行维护, 计算机的数据备份也是提升信息系统安全性的重要方式, 备份工具包括硬盘、光盘、U盘等, 系统中的数据能够经过编码变换拷贝到上述介质中, 并跟随该介质保存在相对隔离的地方, 该备份方式操作便利, 适合进行小数据量的备份;对数据量较大的数据备份, 可以通过磁盘阵列或双机热等备份技术进行, 从而保障系统内数据的不被丢失。

档案的信息化管理是社会现代化发展的必然趋势, 水利水电勘测设计研究院通过创建数据库、建立带逻辑关系的数据模块、完善数据库的输入与查询功能, 能够实现利用计算机对水利水电档案进行管理;同时, 通过维护水利水电档案信息的完整性, 并利用备份技术, 确保档案信息系统的安全性, 从而有效地提高计算机在该系统中的应用效果, 为水利水电工程的现代化发展做出贡献。

参考文献

[1] .石毅.计算机在档案管理信息系统应用中的安全性探讨[J].中国科技信息, 2014.28

计算机档案信息化管理 篇7

1 当前档案管理工作的现状

就目前来看, 我国的档案管理工作的水平还有待提高, 一些单位的档案管理存在着人员素质不高、重保管轻利用等现象, 有的单位的档案管理人员甚至还存有应付检查等观念, 严重的制约了我国档案管理工作的发展。管理人员普遍没有认识到档案管理的重要性, 只根据工作需要进行必要的信息整理, 而没能使档案管理发挥其真正的价值。这种陈旧的管理理念必然会导致工作人员在工作中的行为不够积极, 不能主动的改变和创新管理方式, 从而影响了档案管理的整体水哦。在信息时代, 各种理论和技术不断的向前发展, 其更新速度也越来越快, 如果档案管理人员不能及时有效的汲取新的理论知识, 更新自身知识结构, 完善自身技术水平, 那么将很快落后于档案管理的时代要求。这也是我国档案管理工作缺乏创新的最主要原因。此外, 随着科学技术的发展, 计算机技术在各个领域的推广和应用, 目前新兴的电子存储方式和设备已经取代了传统的纸张存储介质, 成为了信息存储和传输的重要的媒介。这种媒介形式的更新, 不仅克服了传统的纸张存在的难以永久保存、管理, 容易损坏和不易修复等特点, 还大大的提高了存储空间和利用率, 使得档案资料的存储和提取有了更加便捷的形式。与此同时, 随着各类管理和存储技术的发展, 档案管理工作对于工作人员的专业知识和技能的要求也逐渐提高, 只有具备了相关的职业技能的人才, 才能够满足相关的设备和系统控制需求。但是, 就我国目前的档案管理的工作人员的整体水平来看, 还有待提高, 尤其是一些资深的档案管理工作人员, 由于从业较早, 其无论是知识结构还是技术能力, 都相对陈旧, 有关部门应该组织相关的培训活动。

2 档案信息化管理的优势

所谓档案管理信息化, 就是通过一定的现代信息管理技术对现有的档案管理活动进行全方面的升级和改造, 使其从管理模式上和方法上更多的采用信息化的档案管理方式。并且能够在高效管理的同时, 做到对档案信息的合理利用, 使其能够在工作中最大限度的发挥价值, 服务于单位管理和社会管理。笔者在认真分析了信息化档案管理和传统的档案管理后, 总结信息化的优势有以下几点:首先, 其可以克服传统的档案管理的低效率的手工作业形式, 将工作人员从繁重的体力劳动中解放出来, 并且能够实现档案资料的更加高效率和精准的管理, 能够在使用相关的软件的情况下, 直接完成对各种信息分类整理和归纳。因为在信息化档案管理的过程中, 采用的是硬盘、光盘等体积小、容量大的存储设备, 运用的是先进的网络管理系统, 可以实现数据的灵活存取;其次, 信息化的档案管理可以克服传统档案管理的定定期分类数据搜集和整理工作, 因为在信息化的档案管理的过程中, 可以在信息和资料录入的同时, 完成对其属性和类目的管理。不仅便于查找利用, 既可以避免文件漏归, 保证归档率和完整率, 也更加方便、快速、及时提高了档案管理的维护性;再次, 在传统档案管理方式下, 档案的检索、查询都要靠手工来完成, 手续繁琐, 程序复杂, 给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引, 还可以编制多角度、全方位的检索工具, 检索、查询信息更加方便迅捷。

3 实现档案管理信息化的主要措施

3.1 提高对档案管理信息化重大意义的认识

人事档案工作向来以默默无闻, 无私奉献著称, 档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面, 就要不断地更新观念, 勇于进取, 努力学习建设有中国特色的社会主义理论, 关注改革开放的新形势、新问题, 把档案管理工作与社会活动结合起来, 使档案工作由封闭型向开放型转变;在信息化不断深入的新时代, 要不断强化档案管理的现代化、科技化意识, 不断强化计算机管理档案的意识, 这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。

3.2 提高档案管理人员的信息化素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在, 这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展, 对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求, 管理人员加强业务知识学习, 不断拓宽自己的知识面, 提高文字能力和综合分析能力, 掌握现代信息技术, 管理技术, 努力使自己成为既精通档案管理业务知识, 又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

档案管理者除了有较强的事业心之外, 还需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识, 涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学, 熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定, 熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案, 各种数字化档案管理系统被开发并被应用, 利用计算机网络技术, 建立完整的信息资料档案, 可以便捷地实现统计、查询、检索等各类信息, 能实时的对工作计划、措施进行适度的调控, 档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性。

3.3 强化档案管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法, 但也给档案管理带来了安全隐患, 目前, 在进行档案信息化建设时, 安全意识往往不够, 造成档案信息的丢失和泄密, 从而带来巨大的损失, 在档案管理中一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究, 要正确处理好电子档案与纸质档案的关系, 确保档案资料的安全完整。

计算机档案信息化管理 篇8

关键词：档案 信息化 工程建设

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、促进档案信息化建设的几点建议

1、档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、提高档案信息化水平技术

2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

3、提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

3.1 随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

3.2 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3.3 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3.4 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

三、推行档案信息化管理、确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

1、加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

2、建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3、档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

4、数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

计算机档案信息化管理 篇9

【关键词】档案信息化建设；档案管理；内容；问题；对策

档案信息化建设是现代化档案管理工作的重要内容和形式，也是顺应时代发展的一种现代化管理方式。传统的档案管理工作由于文本资料整理复杂，受到年限、环境等影响，容易造成丢失，严重影响档案资源的有效利用。积极开展档案信息化建设，能够及时加强档案信息资源的归档整理，便于进行分类查找，从而更好地加以利用。受到技术等方面的制约，档案信息化建设在推进过程中整体进度较慢，效果也差强人意，需要引起高度重视。加强新形势下档案信息化建设和档案管理思考研究，对不断提升档案管理质量和档案资源最大化利用水平具有重要的推动意义。

一、档案信息化建设基本内容概述

档案信息化建设，是指对档案资源进行信息化管理和利用的一种新方式。档案信息化建设是一项系统工程，包含的内容较多，主要分为档案信息资源建设、档案基础设施建设、档案标准化建设三个方面的`内容。档案资源建设，主要是对档案信息整理归档形式和内容等做出的要求。档案基础设施建设，主要是开展档案信息化软件和硬件设施配置，从而更好地提高档案信息资源开发利用效率，实现高度共享。档案标准化建设，主要是对档案信息化建设提出的一些具体要求和规范，从而更好的便于电子档案规范化管理。

二、档案信息化建设方面存在的问题分析

1、对档案信息化建设重要性认识不到位，缺乏科学全面的认知。档案信息化建设，是对传统档案管理方式的一种创新，是新形势下顺应时代发展的一项重要应用技术，长期受到思维、环境等影响，档案管理人员对信息化建设重要程度认识不到位，对信息化建设基本认识缺乏全面的了解，没有认识到开展档案信息化建设的优势，从而影响了档案信息化工作的有序开展。

2、对档案信息化建设资源利用方面存在错误的认识。档案信息化建设最终目的是为了加强档案信息的利用，提高档案管理规范化水平，将有价值的资料进行分类整理，运用电子化的形式进行保存，从而提高保存的规范性，更好地帮助应用。但是目前在档案信息化建设方面往往比较注重档案资料的管理和保存，对档案资料如何进行深度应用等方面缺乏积极探索，从而影响了档案信息资源的有效利用，难以体现档案信息化建设的实质意义。

三、加强档案信息化建设和档案管理具体方法探析

为了进一步提高档案信息化建设水平，更好地发挥好档案应有的价值，建议从以下几个方面进行积极探索：

1、加强档案电子资料管理。在对基础文本资料进行整理的基础上，要提高对电子文件管理重要性认识，充分利用计算机网络技术和软件，对档案文件进行电子化管理，运用电子文件的形式进行存储，分类整理，从而便于集中管理和应用。在具体开展过程中，要建立专门的服务管理部门开展档案信息化建设，加强技术资源配置，同时要加强对电子文件处理管理，对电子档案保存形式，接收方式，处理和格式等制定明确统一的规范，在保存方面要结合不同的档案资料的重要程度设置具体的权限和保存周期，对于需要长期保存的重要资料还要做好备份管理，从而避免出现丢失或者损坏等情形。

2、加强网络档案建设。要建立相关的档案网站，发挥好网站平台的优势，设置内部服务系统和公众服务平台，加强后台建设和管理，从而确保档案信息化建设运转正常，同时，不断加强新设备的引进和硬件设施配置，定期进行升级维护等，从而确保网络档案实现快速传输、交换、应用和共享，提高网络档案科学化、安全化管理水平。

3、加强培训，提高档案管理人员综合素质。要积极选拔优秀的专业人员从事档案管理工作，同时要加强专业技能培训，对专业基础知识、业务素质、计算机网络知识、软件知识和职业道德等方面的知识进行全面培训，严格执行职业上岗制度，定期进行考核评价，从而提高综合素质和服务水平。还要不断提高档案管理人员的薪资待遇，改变边缘化格局，从而提高全员对档案管理工作的重视程度，积极配合开展做好档案信息化建设工作，提高档案利用效能。总之，档案信息化建设涉及到多个方面，需要结合档案管理工作具体要求，在做好基础规范工作的前提下进行科学规划、有序推进、严格监督，才能更好地提高档案信息化建设成效，进而有效发挥档案资源的价值，更好地推动经济社会不断向前发展。

[参考文献]

[1]彭柳.档案信息化建设与档案管理的思考分析[J].城建档案，，（01）.

[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，，（12）.

[3]熊伟.档案信息化建设与档案管理工作研究[J].中国管理信息化，，（09）.

计算机档案信息化管理 篇10

档案在机关和组织中具有很大的文字保存价值, 通过图表音像等方式,方便今后的资料留存。 是资源信息的统一载体。 但现在很多单位存在档案资源管理冗杂、保管条件较差、资料利用率低、管理人员的专业知识能力有限等一系列问题。 所以信息化档案管理是解决这些问题的有效途径。

1档案信息化管理的特征

1.1 存取自动化管理

在档案管理中现代化信息技术广泛应用, 无论是电子档案或电子文件生成,还是传统的纸质档案,在存取的时候都要运用自动化管理。

1.2 信息资源的智能化发展

在信息化条件下开展档案管理, 电脑取代传统的体力劳动并要进行一部分简单重复的脑力劳动, 因而档案工作人员有大部分精力把自己的劳动集中于档案的深度开发领域上。 针对档案信息管理的深层次开发就是档案智能开发, 主要提供有效的系统加工精炼信息,要满足不同层次、不同角度的需求。

1.3 档案信息资源的网络化推进

网络时代是世界发展的主要趋势, 计算机在信息获取以及传递上打破时间、空间限制,方便快捷的方式有效满足了人们目前的需求,因而档案网站、数字档案馆也随之产生。 当这些部门不断增多并且得到普及的时候, 其档案信息资源在信息化条件下可以得到共享。

2档案管理信息化措施的有效开展

2.1 管理设备统一调配

为了让档案变得具有流动性,并且能够方便查阅,并将纸质档案信息逐步转化为数字化信息,实现这一技术要依靠网络化设施的配备,实现计算机网络部门的全覆盖。计算机档案管理系统要得到充分的运用:因为其功能有档案的自动编目以及检索、档案自动全文存储与检索等相关的信息化工作流程。因此,使用的计算机要型号和规格统一,这是档案管理信息化的硬件保障。计算机内部要运用内存较大的高容量载体,满足数字信息的全部要求。在各单位档案数量逐步增加的过程中,档案部门库房压力也增大,同时面临纸质档案的自然老化以及人员管理不科学造成的损坏,所以大容量的载体运用能够有效地解决这一问题。工作中运用计算机的磁盘存储以及光盘存储系统,尤其是光盘存储系统,能够解决现有档案存储难点。高容量的存储载体不但能解决工作量大的问题,并对档案的搜索分类带来便利。行业中的“地面通信骨干网”快速的实现档案的交流以及共享。高速信息网络中快速的信息传递和丰富的信息资源提供全新的档案管理方式,并且成为信息时代的信息管理和交流工作的重要基础。因而档案管理也要逐步适应这一趋势,选用规范性、通用性及稳定性的档案管理体系,实现档案的信息、传输资源共享。

2.2 规范化的管理机制

档案信息化建设中,应明确相关的责任,确保网络以及数据的安全运行,需要从实际情况出发,有效制定相关制度和管理章程。 档案管理部门关键是要严格地根据国家的相关政策进行制度建立,以期建立适应信息化建设的档案管理制度。 第一,对档案管理的流程以及技术进行管理和规范, 将工作环节和工作流程细化。 第二,建立制度相关的安全管理措施,尤其是在电子文件以及电子档案这部分,要确保档案的安全完整性。

工作人员在工作中要有高度责任感, 具备负责的工作态度以及树立服务思想。 在效率上求发展,让其在平凡的岗位上创造不平凡的工作业绩。 制定统一的档案管理标准。 档案信息化是档案管理中的重要标准之一。 并且档案馆标准化的管理流程有:档案整理标准、统计标准等,这些相关标准可有效平衡工作情况,对工作情况也可做到量化检查。 如果评定过程中没有各项标准的设立,其信息库资源建立衡量标准不完善,则不能监督信息数据库, 保障其合理性工作过程中各个单位的档案部门按照标准统一开展工作,各部门各自为政,自成体系,就不能形成畅通的档案网络建设,资源共享也不会得以实现。

2.3 需要建设复合型的管理队伍

第一,档案信息化建设的基础是档案管理人员队伍的检查,其队伍的建设对信息化发展速度以及质量产生重要影响, 所以在平时的工作中培养人员的信息化意识非常有必要, 很多档案管理人员工作时间比较长,习惯于传统的管理模式和管理体制,对计算机、网络在主观心理上就非常排斥,特别是前期使用中因为技术操作不熟练导致工作速度没有传统方式快, 导致对计算机网络信息技术的应用持怀疑态度, 因而要经常给工作人员普及相关知识,让其对信息技术的优点有全面了解,使其在平时的运用和学习中具有主观积极性。

第二, 档案信息化是指在信息查阅中要自动登记、 辅助立卷、检索,因而其传递和安全利用都是在计算机上进行实施。 所以管理人员就要对计算机操作流程熟悉并且能熟练地开展操作, 掌握相关的系统网络安全知识, 确保管理中的安全与完整性。 管理人员在立足本职工作的基础上, 强化其自身的学习意识,对信息教育培训进行参与,更新专业知识,对业务素质和工作水平进行熟悉。 档案工作人员明确自身的工作职责和义务,不但做好档案的收集和保管工作, 并且为基层服务提供比较优质的档案服务,并强化自身的法务档案意识,严格执行相关的政治和工作纪律。 档案部门也要举行相关的业务培训交流,让工作人员说出自己工作中面临的困惑以及平时的工作感悟, 有好的经验大家可以一起分享, 并创造条件聘请专家进行上门业务指导以及座谈交流会,在工作交流和经验分享中,提升自身的工作能力和工作效率。

3结语

信息化管理能够让档案管理制度得到初步完善, 在设备统一调配, 管理机制规范以及管理队伍建设的过程中提升整体的管理水平,加大管理规模和管理范围,有效推进信息管理流程。

摘要：在档案管理信息化大力推进的过程中,档案管理工作中遇到很多之前没有遇到的问题。本文就档案管理信息化建设中的特征进行分析,并据此提出采取有效措施,推动信息化管理进程。

关键词：档案管理,信息化,建设

参考文献

[1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010(3).