OA服务器十篇

2024-08-23

OA服务器篇1

因服务器较多, 年代跨越大, 服务器种类差异大, 管理分散, 大规模的改变架构难度大, 随着信息化的推进, 服务器数量扩张的趋势不变, 但机房的规模有限, 为了解决面临的困难, 考虑采用虚拟化来解决。

现在有多种虚拟软件可以选择, Vmware、Hyper-V、Xen等等, 并且同一个公司有多个产品可供选择。

VMware Workstation虽然它不是企业级服务器应用, 但是作为低负载服务器虚拟软件完全能胜任, 而且它的优势在于部署简单, 管理方便, 支持多个快照, 并且可以管理vshpere的虚拟机, 方便日后升级。

基本思路是通过Vmware虚拟软件虚拟服务器, 减少服务器数量, 分离或整合服务器各子系统, 提高管理的效率。

因有一台数字报纸服务器, 配置高, 但是访问压力小, 为了充分利用服务器资源, 考虑在数字报纸服务器上部署虚拟软件, 将性能相对差的IBM3850上的OA web服务及电子签章应用部署到虚拟机上。

将VMware v Center Converter安装在web服务器上, 将物理机转换为VMware Workstation的虚拟机, 虽然可以通过VMware Workstation直接连接物理机转换, 但是因为需要服务器上开放端口, 而且服务器已经做过安全设置, 直接转换失败, 采取将v Center Converter安装到服务器, 转换成功。在转换的时候, 只选择系统盘和应用安装盘2个盘。

经过测试, 短信接口程序出错, 与Vmware Workstation不兼容, 此接口程序移出虚拟机, 安装在数字报纸物理服务器上。

OA系统必须使用加密狗才能正常运行, Vmware workstation可以将物理usb端口作为虚拟机的应用, 所以将加密狗直接插上就可以使用。

金和C6系统中, Resource文件夹保存着上传的所有附件, 经过3年的使用, 已经有50G的大小, 但是这个文件夹在C6的安装目录, 即在web服务器上, 数据和程序没有分离, 一旦web服务器有问题, 不能做到及时恢复, 为了数据的安全, 决定采用Good Sync软件进行每天定时同步此文件夹的文件, 因为目标空间有限, 将目标磁盘上的D盘通过磁盘管理, 把D盘装载到E盘Resource目录下。

服务器使用四网卡, OA和数字报纸流量都不属于大数据流量的应用, 所以, 不单独建立管理网络, 通过远程登录数字报纸服务器远程管理虚拟机, 为C6主程序虚拟机、MAS虚拟机、手机办公虚拟机和数字报纸服务器各单独使用一个物理网卡。

使用web application stresstool对虚拟机里的OA站点进行了压力测试, 线程为1000访问/C6/Jhsoft.Web.login/PassWord.aspx首页面, 虚拟机四核CPU占用资源达到75%左右, 而实际物理机CPU资源则只到达了35%, 但是intel Xeon E5620 2.4G的只有4核达到35%。Web服务器正常工作时, 在线人数250的时候, 服务器CPU资源占用率平均在20%左右。原web服务器内存资源占用比较多, 有2G左右, 现虚拟机宿主的内存有4G, 对于数字报纸服务占用只有200M, 承担这样负载没有问题。

同样, 根据需要, 将手机办公服务器和MAS服务器虚拟到Workstation中, 因此就构成了实际的架构如图1。

OA服务器篇2

★OA年度人物推荐

对工作在OA行业领域,奋战在OA市场第一线,为OA事业发展做出杰出贡献的政府机构领导、企业及经销商负责人、职业经理人、OA应用系统负责人,在各方广泛推荐的基础上,经认真评定,推荐出业内中国OA年度人物。

★OA创新企业和优秀企业推荐

对在中国OA市场业绩领先,有广泛的OA产品和应用系统用户群,得到业内公认的主流领军厂商,按硬件、软件耗材、应用系统厂商分类推荐出中国OA创新和优秀企业。

★OA渠道企业推荐

在进行市场调查、掌握第一手资料的基础上,对活跃在中国各地市场,深受厂商和用户好评的国内外知名OA经销商进行深入了解,按所在区域推荐出中国OA渠道企业。

★OA优秀产品推荐

在OA市场上选取国内外知名厂商主流OA产品,开展产品试用评测,结合抽样调查及用户反馈,按产品分类推荐出中国OA优秀产品。

★OA采购招标先进单位推荐

为协助OA行业厂商、经销商大力拓展产品市场,帮助OA产品供需双方沟通合作,在多年的采购招标单位中,经认真评定,推荐出中国OA采购招标先进单位。

★OA应用成功案例推荐

在国内各方推荐的OA应用案例中,经广泛征求各方意见,评定推荐中国OA应用成功案例。

与此同时,对本届推荐活动中产生的OA厂商与产品,与相关单位合作,积极推荐其参加ISO系列国际标准、中国驰名商标、国家免检产品、国家环保产品、中国名牌及各省市名牌产品的推荐认证活动。

为扩大本届推荐活动的影响,将适时邀请包括中央各有关部委局领导、获奖政府机构代表、获奖产品厂商、获奖经销商、获奖采购招标单位代表齐聚在各方合作单位和新闻媒体的鼎力支持下,举行隆重的颁奖典礼!这是中国OA行业的一大盛事,希望有关各方积极参与,共同携手合作搞好本届推荐活动!

联系方式北京办公自动化杂志社

地址:北京朝阳区呼家楼西里21-4

E-mail:mamuzh@126.com

邮编:100026

网址:www.ois.cn

电话:010-65947653 65956365

阿里云服务器搭建OA服务器篇3

首先到阿里云官网 http:// 购买云主机。

最新版本思道OA 2015 支持Windows Server 2003/2008/2012全系列（32位和64位），支持ASP.NET 4.0（兼容4.5），原生支持64位，64位意味着更高的性能和执行效率。

思道OA官网下载

http://www.anyoffice.net 注：

思道OA 2015是原生64位程序（同时兼容32位），64位理论上支持128G内存，性能超强的。

市面大多数OA产品程序是32位的，32位程序理论最大支持4G内存（通常为3G内存左右），现在的硬件配置和价格，32位程序明显路后，甘拜下风。

很多客户采购的服务器配置8G内存或更高内存，只有64位才能利用。

阿里云提供的Windows Server操作系统非常全，笔者抄录了一下，未来阿里云可能会有更新。2003 R2标准版 SP2 32位中文版 2003 R2标准版 SP2 64位中文版 2003 R2标准版 SP2 64位英文版 2008 标准版 SP2 32位中文版 2008 R2 标准版 SP1 64位中文版 2012 标准版 64位中文版 Beta

操作系统如何选？

(1)技术习惯，如果您擅长Windows 2003就选择Windows 2003，笔者推荐Windows 2008，如果想玩玩Windows 2012也是可以的。(2)32位还是64位，取决于费用预算，如果上64位至少选择4G或更高，1G-2G内存就老老实实选择32位吧。

小微企业入门最低配置：

如果是入门用户配置：1核CPU、1G内存、Windows 2003/2008 32位、2M带宽、98元/月，也是可以的满足一般小微企业版 50用户的。

中档配置：

2核CPU、4G内存、Windows 2003/2008 32位或64位、5M带宽。

高端配置：

4核以上CPU、8G以上内存、Windows 2008 64位、10M带宽。

阿里云服务器硬件配置界面，如下图：

选择好硬件配置，选择立即购买，付款后大概5-10分钟，服务器就开通了。

（二）思道OA 2015 软件安装

访问思道OA官网 http://www.anyoffice.net 下载思道OA 2015安装包，参考思道OA安装指南进行安装即可。

思道OA官网下载地址：

http://www.anyoffice.net/download

思道OA 2015安装指南

OA电子文件归档管理分析篇4

1.1 电子文件的特点

早期受到技术水平及办公设备的限制, 我国采用的文件均是手工制作的纸张文件。传统文件在使用过程中容易受损且保存时间较短, 影响了最终的文件使用效率。此外, 很多手工制作的文件不易保存修改, 降低了文件内容信息的实用性, 不利于其自身使用价值的发挥。在计算机技术的推动下, 我国事业单位的规划管理开始偏向于电子文件管理。经过最近几年的推广运用, 事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性, 文档管理人员只需在电脑上操作则可自动生成表格。然而, 在事业单位规划管理升级的过程中, 电子文件也逐渐暴露了其不足的特点。电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别;可以在不同的载体上进行转换并可同时存在;很容易被修改而不留下痕迹;可以不受时空限制实现信息共享;能使用文字、影像等多种信息方式;由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期的保存。

1.2 归档的原则

就事业单位日常管理来说, 其往往要面对不同形式的文档资料, 每种文件涉及到的内容也是各不一样的, 如:工程文件、财务文件等等, 若不及时分类处理则会给事业单位的文件管理带来很大的困难。因而, 对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同, 但二者都是文件, 因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围, 并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。在归档过程中要遵守相应的原则, 以保证文件资料保存其原有的使用价值。一般情况下, 归档需要坚持的具体原则主要有:将电子文件归档提前介入到系统中, 实现前段控制;在电子文件的归档时保证文件信息保持不变, 保证文件信息的真实性;归档时保证电子文件没有缺损, 其相关文件也保证齐全;在归档后, 要保证电子文件借助必要的工具能够可读。

2 OA电子文件归档管理的现状

自新型的文件形式推广运用后, 事业单位对OA电子文件的运用更为普及, 也给事业单位内部日常管理工作创造了有利的条件。而为了让OA电子文件发挥更好的作用, 规划管理人员必须要深入分析这种电子文件使用存在的问题, 及时改进调整后让电子文档发挥出更大的功能作用。虽然各事业单位的办公自动化水平不断提高, 但在电子文件的归档管理方面还普遍存在着一些不足。目前我国OA电子文件归档管理工作存在的问题主要有以下几点:

(1) 缺乏对归档工作的认识。

虽然OA系统在各单位得到了普及应用, 但是很多单位缺乏对归档管理工作的认识。电子文件的制作直到归档的各个环节管理都比较混乱, 有的是职责没有明确, 个别档案人员认为归档工作应该是信息部门负责, 因而不愿接受文秘人员递交的电子文件;有的是工作人员缺乏重视, 觉得没必要归档, 或是没必要重视归档管理, 使得电子文件归档工作不规范, 导致文件丢失、损坏等现象时有发生。

(2) 档案管理和OA系统不兼容。

OA系统仅仅是计算机软件上的配置构成, 其必须要符合计算机硬件设备的要求才能发挥操作性能。档案管理和OA系统的不兼容表现在两个方面, 首先, 硬件设备上, 事业单位采用的计算机及其外围设备难以满足OA系统运行的要求, 如:信息处理速度、主机运行速率等, 这些都阻碍了OA系统的正常运行;其次, 软件设备上, 还有很多单位的档案管理系统不能够与OA系统兼容, 而且二者分属不同的部门正常归档工作复杂化, 而各类软件安装使用不到位也阻碍了系统功能的发挥。

(3) 缺乏健全的归档管理制度。

良好的管理制度是事业单位日常经营有序进行的保证, 也是事业单位扩大经营规模的基本条件。对于OA系统及其相关文件的运用, 事业单位要采取综合性的归档管理制度, 引导内部职员开展归档管理工作。虽然国家已经颁布了相关的制度规范, 但很多单位还是没有建立规范、完善的管理制度, 也没有先进的管理方法, 使得归档管理工作比较混乱。难以控制的混乱局面使得档案管理效率降低, 这导致归档信息的完整性、准确性难以得到有效的保障, 而且影响了电子文件的使用。

(4) 缺乏档案工作的专业人才。

人才是事业单位长期发展的推动力, 也是一项新经营模式顺利运行的后备力量。由于OA系统是事业单位档案管理的新模式, 原先的管理人员很难适应这种新管理方式的工作要求。这就要求事业单位及时引进高素质的档案管理人才, 档案人员要具备档案知识、OA系统以及网络相关的知识和技术。而从事业单位当前的经营状况看, 事业单位在人才引进工作上还存在不足, 有很多档案工作人员都缺乏相关的知识和技术, 而我国不少高校的相关专业还缺乏实践性的业务培训, 使得相关人员的实际工作能力不足。

(5) 归档信息的安全问题。

信息安全是归档管理中必须要考虑的问题, 这是由于计算机网络自身存在的漏洞容易造成信息资料受损、丢失、被盗, 若信息安全保证不了将给事业单位造成巨大的经济损失。经营者过于考虑经营成本, 在归档信息建设上的投资较少, 不利于归档信息的安全运行。随着网络开放性的不断增强, 归档信息也更容易受到攻击和破坏;信息系统容易受到某个硬件或软件的问题而导致归档信息的丢失或是损坏;由于电子文件自身的特性, 出现人为疏忽或是被恶意的修改、窃取也难以察觉和及时修正。

3 加强OA电子文件归档管理的措施

鉴于OA系统下电子文件的诸多性能优势, 事业单位必须要长期坚持使用OA电子文件, 不断提升内部办公管理的效率。因而, 针对电子文件管理存在的诸多问题, 搞好电子文件的归档管理工作成为了事业单位经营的一个重点。加强OA文件管理, 不仅需要单位领导到基层工作人员的重视, 还要做好档案工作人员队伍建设、档案安全管理等等工作。结合自身的工作经营, 笔者认为归档管理要做好以下几点:

(1) 加强对归档工作的重视。

电子文件作为新生事物, 不仅有着便捷等种种优势, 也由于其易修改、易丢失等特点需要工作人员特别的加以重视。首先, 各单位的相关领导要充分认识到归档工作的重要性, 只有妥善的做好电子文件归档管理工作才能保证电子文件的完整、准确、安全, 才能及时、便捷的为单位的日常工作提供信息的支持;其次, 各单位的档案工作人员要认识到自身工作的重要性, 做好档案工作不仅是档案人员的责任, 更是为单位做贡献的基本方式, 是体现自身价值的根本途径。只有单位的领导和相关工作人员真正认识到归档工作的重要性, 才能在日常工作中有效的开展归档管理工作。

(2) 解决管理系统的兼容问题。

OA系统的兼容性问题是需要处理的重点, 这关系着电子文件的使用效率。事业单位在引进计算机设备或管理系统之后, 要正确处理好OA管理系统与计算机网之间的兼容性问题, 避免文件使用冲突引起文件受损。由于有些单位的两个系统软件不兼容, 给电子文件归档工作带来了很多麻烦。这需要各单位根据自身情况, 积极寻找二者的结合点, 并使用统一、规范的系统软件, 通过相关部门的配合来实现二者的紧密连接, 以提高归档管理工作的水平。

(3) 完善现有的归档管理制度。

各单位需要根据国家的相关规定, 并结合自身的情况完善归档管理制度, 进一步明确相关标准。要根据电子文件不同于纸质文件的特性来制定科学、可行的管理标准, 包括登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全等等标准, 标准的制定可以参考传统的管理标准, 更要注意标准的前瞻性。另外, 标准的制定需要单位内的档案部门和技术部门、使用部门等进行协商, 以保证标准能够满足电子文件的制作、使用、归档管理、技术支持等方面都能够满足实际需要。

(4) 加强归档工作队伍的建设。

首先, 因为档案人员要更为熟悉档案工作, 所以要建立以档案人员为主的归档工作队伍, 并吸收一些责任心强、素质好并热心档案工作的计算机、信息管理等方面人才, 以保证归档工作的顺利进行;其次, 要提高档案人员的素质, 档案人员要在重视自身工作的基础上, 积极学习电子文件归档管理的相关知识和技能, 主动的去学习新的经验和工作方法, 档案部门要根据实际情况积极开展培训工作, 鼓励档案人员不断提高专业能力, 帮助其尽快的熟悉、掌握OA系统, 以切实做好归档工作。

(5) 保证电子档案的安全。

首先, 要做好日常归档管理工作, 遵循按时归档、归档文件核对鉴定等原则, 积极采取有效的归档管理措施, 防止出现电子文件错乱或人为删改等现象;其次, 要设专人负责档案系统的实体安全, 每天对库房温湿度等环境因素进行调控, 保证系统设备的运行安全;再次, 要保证系统软件的安全, 通过登录权限等对人员操作进行限制, 在计算机上安装防火墙和杀毒软件, 并及时更新, 不使用外来的光盘等存储介质, 以保证系统的安全运行;最后, 要做好档案的备份工作, 通过数据库备份, 并重视电子文件载体的质量以提高文件存储的寿命等方式来保证文件的存储安全。

4 文件信息保护的安全技术

(1) 数据库技术。

数据库技术的运用是为了提前防范事业单位网络信息出现异常, 如:被盗、丢失等, 通过数据备份的方式将原资料保存下来, 以保证信息处于安全状况。事业单位可以积极创建数据备份中心, 选择优越的数据恢复技术, 遇到信息数据受损时可提前进行修复补充。

(2) 病毒防护技术。

病毒是目前破坏事业单位网络信息系统的最大病害, 对于病毒问题的处理, 事业单位要通过各种杀毒、防毒的方式加以处理, 为信息系统营造稳定的运行环境。如:每台PC机上安装防病毒软件客户端, 在服务器上安装基于服务器的防病毒软件。

(3) 虚拟网技术。

对于网络管理者来说, 其掌握熟练的VLAN技术可为网络运行营造稳定的环境, 避免受到外界因素的干扰。如:虚拟局域网技术下的广播和单播流量都不会转发到其他VLAN中, 对于事业单位本身发挥着控制流量及广播风暴的效果, 在方便信息系统管理的同时也维护了安全。

(4) 防火墙技术。

这种技术能将信任网络、非信任网络相互隔离开来, 从而创建一个综合性的安全检查点, 对一些异常信息流通进行过滤控制。如:防火墙中的强制实糟能进行安全检查, 避免事业单位信息遭到非法存取或攻击, 维持了各项数据信息的安全运行。

(5) 安全审核技术。

对于系统上流通的数据信息进行审核, 及时拦截存在异常的数据信息, 避免这类信息给网络系统造成干扰。如:审核技术中对网络设备日志、操作系统运行日志、数据库访问日志等综合处理, 及时发现异常问题且自动处理。

5 总结

综上所言, 计算机网络技术的不断发展促进了电子文件的广泛运行, 随着OA系统的不断发展, 电子文件的归档管理工作也将越来越重要。事业单位只有切实加强电子文件归档管理工作, 并保持纸质文件的同步归档, 才能与时俱进, 提高单位的管理水平。

参考文献

探讨企业正确理解应用OA系统篇5

办公自动化(OA:Office Automation)就是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度高低也是衡量其现代化管理的标准。

2 OA现状

目前诸如Lotus 1-2-3和Office、WPS系列的应用软件可以提高办公效率,但这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是要实现群体协同工作。协同工作意味着:信息的交流,工作的协调与合作。由于网络的存在,这种交流与协调可以在较短时间内完成,并且不必担心对方是否在计算机旁。这里讲的群体工作,包括在地理上分布很广,甚至分布在全球各个地方,工作时间不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合地很紧密,甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、财务统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只需点击一个按钮就可以得到想要的信息,从而极大地方便企业领导的管理和决策。

目前大型国有企业已经在大范围内实现了与下属企业的网络连接信息共享,但这远远不够。目前企业的办公自动化程度可以划分为以下4种:

(1)起步较晚,还停留在单兵作战阶段,使用Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

(2)建立了自己的Intranet网络,但只在小范围内支持协同办公,大部分仍然以个人办公为主,网络处在闲置状态。

(3)建立了自己的Intranet网络,企业内部员工通过OA系统、电子邮件交流信息,实现了有意义的协同工作,产生的效益较明显。

(4)已经建立了自己的Intranet网络;使用经二次开发的OA系统、PDM、CRM、ERP系统等能较好地支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统,实现科学的管理和决策,增强企业的核心竞争力,使企业不断发展壮大。

办公自动化已经成为企业界的共识。很多企业认识到要尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。

3 误区

应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理,提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多企业在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区,这里综合列举了6大有代表性的误区。

3.1 误区一:自己开发,锻炼队伍

很多人认为自己开发OA更能够满足自身要求,资金少,还可以随时升级、维护,可控性强。但实际上呢?

首先,OA系统涉及到越来越多的学科技术,包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像、保密等,是一个需要综合各种人才且需要进行专业化分工的团队工程,一个或者几个程序员工程师很难完成。

其次,企业内部的程序员受行业和职位限制,无法掌握最新的管理理念及其发展趋势,而且这些人不是专人专岗,还身兼多项工作,精力有限,因此他们做出来的系统往往只能对现有办公流程进行简单的模仿和克隆,不能够真正实现提升管理水平的目的。

开发专门的OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本,除了个别特大型企业和特别敏感的企业,所以建议企业不必自己开发。

3.2 误区二:功能大而全

总希望任何有益于工作、生活的工具能帮解决所有的难题,化解所有的困难,软件则希望它功能越全越好,但事实不是这样。

首先,庞大的系统造成功能闲置,系统空洞;再者,功能越全,系统越复杂,使用就困难,维护越麻烦;增加了使用风险,因此在应用OA系统时应该考虑一下自己的实际需求,以适用为出发点,坚决去掉那些花里胡哨、利用率低的功能,用一个功能紧凑,满足自己核心需求的既实惠又容易二次开发的系统。

3.3 误区三:系统完全符合企业的办公模式

如果有人说他要用一个完全符合自己办公模式的系统,那么要问:这样的系统价值在哪里?

首先,软件必须要体现它自身的思想和特点,OA系统不是将传统办公完全照搬到网上,它融合了先进的管理理念和积极的工作态度,体现了新的办公方式和思维理念;

再次,OA的应用公开、公正、透明,它是对旧模式的改造,所以会与原有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突,必然有融合期,这就要求企业能够积极创新,勇于变革,从观念和行动上除旧纳新。

3.4 误区四:选一个OA软件来改善管理

OA是一个工具,不具有主观能动性,管理中最重要的问题如激励、分析、决策等都需要人来完成;OA只能帮助梳理流程、制定规范,然后借助自身功能来让流程得到有效的贯彻和执行。

OA的作用是提高整个企业的办公效率和办公质量,将人从繁杂工作中解放出来处理主要事务。所以,过低或过高地看待OA的作用都是不正确的,只有提高整个企业的人员素质,才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA,OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进的。

3.5 误区五:信息化是单个部门的事情,要求系统尽善尽美

OA系统的应用涉及到企业很多部门,这些部门间要紧密配合,及时沟通,互通有无。单一地将信息化建设归结到某一部门实施、管理难度很大,且不符合实际,加上OA系统的使用有一套规范的操作程序,使用者在刚接触使用过程中会有一些不协调或是意想不到的问题发生,这就要求使用人员多些理解和宽容,给系统开发、实施人员一定的时间去改进完善,而不是极力地去否定它,要帮助OA系统不断完善。

3.6 误区六:一步到位,一劳永逸

企业发展不会一步到位,人员、规模、制度、思维、文化等都在不断地调整、改进中。而且产品的发展也不会一步到位,应用技术、功能模块、管理理念日新月异,必须时刻更新;

任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要,不可能一步到位,一劳永逸。软件没有最好,只有更好,只有保持不断的改进,才会保持持续的优势。

4 应用好OA建议

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的管理现状和经济实力。按照刚才的分析,第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业Intranet网络,又要应用办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第二、第三类企业,由于企业Intranet网络已经存在,只是没有或没有好的办公应用系统,所以只需投入较少资金即可应用办公自动化系统,产生较高的回报。对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投入即可达到目前办公自动化的较高水平。

那么,什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统呢?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统,但不同企业使用的目的会有所不同,具体是:

4.1 信息化尚未入门的企业

由于没有信息化应用基础,可以先上办公自动化应用软件,如:Office、WPS等,有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

4.2 信息化应用不足的企业

办公自动化的作用不是包治百病,应用OA的企业也不见得就将OA系统使用的如行云流水,完全掌握它的功能,或许也只是应用了小部分功能或者只在小范围部门内方便工作。

4.3 缺少信息化资金投入的企业

信息化投入一般比较昂贵,在没见到实际效果的时候,多数企业会犹豫不决,而且认为有了计算机不就是信息化了吗?因此,对于中小企业资金准备不足或者是领导同志未充分认识到信息现代化重要性的企业,先上办公系统,有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后信息化工作的盲目性。

4.4 进一步改善行政办公与内部信息交流环境

办公自动化(OA)与业务管理系统PDM、CRM、ERP等互为补充,可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容,提高领导的决策准确率,提高员工的现代化管理意识,使企业的整体水平上一个台阶。

5 结语

关于OA系统的应用方案分析篇6

关键词：OA系统,人性化设计,数据系统,管理应用

前言

在企业的日常办公环节中, 由于受到市场经济环境、企业内部经营环境及其相关环节的影响, 企业的日常办公方式通常受到一系列的干扰, 难以实现其内部运营模式的健康发展。该文就OA系统运作环境、发展现状及其目前存在的问题展开分析, 通过优化措施的应用, 实现OA系统综合效益的提升, 从而保障企业的健康可持续发展。

1 关于企业办公系统的分析

所谓的OA系统就是企业的办公自动化模式, 该模式主要通过对现代化计算机技术、网络技术等的应用, 实现其办公业务活动的质量效率的提升。该环节的开展需要办公人员具备基本的计算机应用技术、网络应用技术等。只有保证办公室工作人员自身行为的规范, 才能实现现代化办公方式的发展。这种自动化办公方式对于企业的发展具有积极意义, 有利于提升其日常工作的效率, 能够实现对企业人力结构的优化, 降低企业的运作成本。

目前来说, 我国相当多的企业的内部OA系统运营模式是不健全的, 有些企业虽然实现了对OA运作模式的应用, 但是由于其企业的内部办公管理模式的局限, 难以提升其OA系统的应用效益, 其内部经营缺乏有效的保障体系。有些员工由于自身工作能力的限制, 也难以实现对OA系统的有效操作, 这对企业的发展是非常不利的。有些管理者的管理理念是比较落后的, 还停留在传统的办公模式中, 也必然阻碍了现代化办公系统的稳定发展。由于使用者自身思维的受限, 往往难以实现对办公系统的运作模式的优化, 出现了片面重视系统软硬件环节的建设, 而忽略企业对于现代化信息系统健全的需要。由于缺乏对信息资源的有效应用, 也就难以实现信息收集环节、信息利用环节等的有效协调, 也就不利于OA系统的稳定发展。这些环节的缺陷, 都是目前企业办公自动化过程中, 经常出现的难题, 需要引起企业管理者的重视, 通过对内部人员、办公制度、信息管理制度等环节的优化, 促进OA系统的稳定发展。

2 现代化企业OA系统的优化

2.1 现代化企业的发展, 需要OA系统的健全应用。

因此, 企业管理者需要实行其办公制度的优化, 管理人员要以身作则, 以促进其内部各个部门的有效协调。OA系统的稳定发展, 离不开企业内部的各个部门、人员的积极配合, 只有保证企业的内部整体环节的有效协调, 才能实现OA系统运作效益的提升。管理者要具备先进的管理理念, 超前的思维模式, 通过对一系列的管理理念模式的引进, 以有效改变员工的作业习惯。由于OA系统的自身性质, 其推广必然要受到一系列的阻碍。为此, 需要确保OA系统运作制度的完善, 促进其整体运作规则的优化。在此过程中, 企业要建立OA信息的共享平台, 以方便行政管理模式及其业务管理模式的应用。

企业在OA模式的运作过程中, 要注重对信息管理环节的优化, 比如数据应用环节、数据共享环节及其数据迁移环节的优化, 保障其信息管理系统的健全, 促进其内部各个环节的有效协调。因为OA系统的发展, 离不开对其信息管理模式的应用, 这是企业稳定发展的一个重要条件。企业的内部传统信息管理模式已经难以满足企业的发展需要, 需要实现其传统的信息管理模式的突破。通过对企业的数据信息资源的有效应用, 方便其日常工作的规划, 促进企业的数据管理的统一性、规范性、有效性、科学性, 从而提高OA系统的数据系统的健全。进行对数据信息系统的整合, 有助于企业的数据管理结构的优化。如果不能对这些已有陈旧数据进行正确的整理和迁移, 常常会让新的OA系统成为空壳, 无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作量往往耗时费力, 为此, 建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时, 针对企事业单位存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况, OA系统作为日常办公的基本业务平台, 允许用户方便地自定义各种业务流程和表单, 和其他系统进行数据整合, 生成各种统计报表。预留良好的接口, 方便信息数据的导入导出, 从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。

2.2 在企业的OA系统运作过程中, 要重视人的作用, 也就是实现人性化设计管理模式得到应用。

在OA系统的运作过程中, 要遵守其人性化的原则。在OA系统的页面程序中, 要实现不同领导层次的页面结构优化, 比如管理人员的页面结构, 需要把主要的岗位管理程序安排到界面模式中, 其审批界面要进行一系列的审批语言的应用, 以方便管理者的选择。在此环节中, 也要保证其审批流程的简化, 针对有些使用者自身计算机操作能力的局限性, 可以进行其手写板的设置, 比如邮件功能的自定义群组模式、短信应用模式。随着3G移动网络的不断发展, 可以通过对移动OA系统模式的应用, 实行其文件管理功能、公告管理功能等的延伸, 实现其手机功能的有效应用。让用户可以随时随地进行掌上办公。这些人性化的设计能让用户体会到信息化带来的便利, 从而更乐于接受系统。可以通过分布实施系统进行人性化的管理, 从易到难启动各个功能模块。先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能, 如信息发布等。而一些复杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块, 可以在系统应用良好的情况下再逐步地开放给用户, 弱化用户对新系统的抵触情绪, 以确保实施和推广的效率。

企业OA系统的稳定发展, 离不开其内部人员的共同努力, 这需要引起相关管理者的重视。随着网络技术的发展, 计算机应用逐渐实现了各个企业普及。OA系统也不断得到优化, 需要企业客户都成为OA系统的用户。为了满足企业的发展需要, 进行用户的OA模式的培训是非常重要的, 它有利于提高员工对OA软件的有效应用, 从而保证内部办公系统的各个应用环节的优化。无论是高层管理人员, 还是普通职工都可以通过对OA系统操作模式的学习, 实现其有效应用。企业可以通过一系列的培训工作的开展, 满足企业的健康发展的需要, 比如对现场培训模式、授课培训模式的应用, 针对各个结构的企业人员, 进行相关培训模式的应用。通过对OA理论、OA软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训, 使用户明确OA原理、相关管理理论和具体的OA实施方法, 从而提高人员的技术水平和素质。最重要的是, 要通过培训提高全员对实施OA项目根本意义的认识, 提高积极性和主动参与意识, 提高和增强全员的信心和热情, 使所有员工都能尽快地进入角色。OA系统实施时需要重点关注制度环节的应用、信息数据的支持, 并辅以一些人性化的设计与管理, 实施全面的人员培训, 让OA系统能真正融入企事业单位日常工作中, 达到提高内部工作效率、节约运营成本、规范企业管理、提高单位竞争力, 加强员工凝聚力的作用。

3 结束语

OA服务器篇7

XX 公司 OA 需求报告

文档编辑记录日期版本编辑人审核人 2013.8.2 1.0

目录 1.办公审批流程 1 1.1 销售部审批流程 1 1.1.1 合同记录单 1 1.1.2 合同评审表 2 1.1.3 投标项目申请单 3 1.1.4 投标报价申请表 4 1.1.5 报价变更申请单 5 1.1.6 发货申请单 6 1.1.7 用车申请单 7

1.1.8 开票申请单 8 1.2 财务部审批流程 9 1.2.1 付款申请单 9 1.2.2 借款申请单 10 1.2.3 费用报销单 10 1.2.4 差旅费报销单 11 1.3 采购部审批流程 12 1.3.1 采购申请单 12 1.3.2 项目变更单 13 1.3.3 采购部付款申请单 14 1.4 安质部审批流程 15 1.4.1 整改通知单 15 1.4.2 元件抽检单 16 1.5 生产部审批流程 17 1.5.1 劳务外包申请单 17 1.5.2 外包费用付款申请单 17 1.6 人事部审批流程 18 1.6.1 员工转正申请单 19 1.6.2 离职申请单 20 1.6.3OA 用户使用申请单 21 1.6.4OA 人员信息变动单 22 1.6.5 人员调动单 22

1.6.6 请假单 23 2.功能描述 24 2.1 知识管理 24 2.1.1 个人文件夹 24 2.1.2 单位文件夹 24 2.1.3 知识检索 24 2.1.4 归档管理 25 2.2 通知公告 25 2.2.1 公告发布 25 2.2.2 公告管理 25 2.2.3 公告查看 25 2.3 车辆管理 25 2.4 工作计划 26 2.4.1 我的计划 26 2.4.2 计划管理 26 2.5 移动办公 26 2.5.1 行政办公 26 2.5.2 公共信息 26 2.5.3 短信提醒 27/ 27

1.办公审批流程 1.1 销售部审批流程部门名称销售部部门主管

填表人（被调研人）

办公电话

调研记录人

流程表单：

1.合同记录单 2.合同评审表 3.投标项目申请单 4.投标报价申请表 5.报价变更申请单 6.发货申请单 7.用车申请单 8.开票申请单 1.1.1 合同记录单（1）

流程名称：合同记录单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-销售副总-总经理-结束（4）

流程图（5）

表格样式

合同记录单编号：

日期

项目人

单位名称

项目名称

类别 ◎口头订单※合同变更○外加工金额

（小写）

合同内容

备注

项目经办人

拟制

审批

1.1.2 合同评审表（1）

流程名称：合同评审表（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-市场部领导-总经理-经办人-结束（4）

流程图（5）

表格样式合同评审表 XXXXXXX 客户名称

客户区域

合同编号

客户地址

联系方式

内容摘要

填写人：

日期：

评审内容 1 合同总价：付款方式：交货期：

评

审结果批准人：

1.1.3 投标项目申请单（1）

流程名称：投标项目申请单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-销售部领导-销售内勤-结束（4）

流程图（5）

表格样式投标项目申请单投标申请项目名称：

企业全称

法定代表人姓名

企业地址注册：

企业营业执照登记号

注册资本金(万元)

企业资质等级及证书登记号

企业安全生产许可证号

拟派项目 ①姓名：②手机号码：③有无在建项目：

负责人资质等级及资质证书号

安全生产考核合格证书号

项目专职安全员姓名

安全生产考核合格证书号

交易代表人姓名

手机号码

附件清单

申请人招标（代理）人审查意见声明：我单位对上述内容和提供的资料原件及复印件的真实性负责，单位及人员资格符合省、市有关规定要求。如有虚假，愿意放弃中标资格，并接受相关行政处罚。

法定代表人或委托代理人(签名)：

（单位公章）

年月日

项目组负责人(签名)：

（单位公章）

年月日

1.1.4 投标报价申请表（1）

流程名称：投标报价申请表（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-市场部领导-商务中心-结束（4）

流程图

（5）

表格样式投标报价申请表日期：年月日 *项目名称

*项目地点

*项目经理

*经办人

产品型号名称数量建议内装主要元件（国产、进口需注明）

项目来源本人操作/办事处/代理

项目类别电力/市政/建筑/冶金/石化/矿山/工厂/其他(圈定一种)附图纸

备注：

附招标文件

报价性质 ①国际招标；②国内公开招标；③代理商投标；④客户招议标；⑤用于客户概算；⑥客户首次询价比较（圈一种）

预计货款支付

%预付款；

%带款提货/货到现场/安装调试/其他(圈一种)

质保金投标保证金

是否需要制作标书需要/不需要(圈一种)正本份/副本份批准执行人

标书制作人

开标日期

时间：

报价员

标书完成日期

说明：1、本表由经办人填写；2、凡带“*”的必须填写。

1.1.5 报价变更申请单（1）

流程名称：报价变更申请单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-商务中心-结束

（4）

流程图（5）

表格样式报价变更申请单 * 项目名称

* 项目地点

* 项目经理

*经办人

变更内容

变更原因

经办人

审核人

1.1.6 发货申请单（1）

流程名称：发货申请单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-市场部内勤-财务-仓库、制造部、企管部（同时发）-结束（4）

流程图

（5）

表格样式

发货申请单年月日客户编号

业务员

收货人

收货单位名称

传真

收货单位详细地址

电话

产品名称规格型号单位数量单价金额

金额合计

经办人：

审核：

财务：

仓库：

1.1.7 用车申请单（1）

流程名称：用车申请单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：申请人-市场部领导-结束（4）

流程图（5）

表格样式

用车申请单编号：

日期项目名称用车事由行车路径车辆起止公里数驾驶员姓名手机号本次运费备注

申请人：

经办人：

仓库：

批准人：

1.1.8 开票申请单（1）

流程名称：开票申请单（2）

使用范围：销售部（3）

流程说明：销售内勤-财务-市场部领导-结束（4）

流程图（5）

表格样式开票申请单 NoXXXXXXX

申请部门：年月日发票种类购货单位名称

税务登记号

地址、电话

开户银行及账号

货物或应税劳务名称规格型号计量单位数量单价金额税率 % 税额

合计

价税合计￥合同编号

开具发票号码

审批：审核：申请部门主管：填表人：

1.2 财务部审批流程部门名称财务部部门主管

填表人（被调研人）

办公电话

调研记录人

流程表单：

1.付款申请单 2.借款申请单 3.费用报销单 4.差旅费报销单 1.2.1 付款申请单

（1）

流程名称：付款申请单（2）

使用范围：全体（3）

流程说明：申请人-部门主管-主办会计-总经理-出纳-结束（4）

流程图（5）

表格样式付款申请单申报部门：填报日期：年月日收款单位：

产品名称：

电汇（）

账号：

外运编号：

票汇（）

开户行：

货款总额：

信汇（）

付款金额：小写

大写

部门经理签字：

财务审核：

公司经理审批：

收付情况支付方式：

预付（）已付（）

已收汇：

付款跟单：

外销合同、公司：

收购合同：

经办人：

1.2.2 借款申请单（1）

流程名称：借款申请单（2）

使用范围：全体

（3）

流程说明：申请人-部门主管-总经理-财务主管-出纳-结束（4）

流程图（5）

表格样式借款申请单年月日借款部门

借款人

借款方式

借款用途

收款单位名称

账号

开户行

借款金额(大写)

借款金额(小写)

审批：

稽核：

财务审核：

OA办公自动化及其系统安全篇8

OA是 (Office Autom ation办公自动化) 的简称, 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式, 是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域, 是信息化社会的产物, 它20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来, 是现代信息社会的重要标志之一, 涉及到系统工程学、行为科学、管理学、人机工程学、社会学等基本理论以及计算机、通信、自动化等支撑技术, 属于复杂的大系统科学与工程。通常办公室的业务, 主要是进行大量文件的处理, 起草文件、通知、各种业务文本, 接受外来文件存档, 查询本部门文件和外来文件, 产生文件复件等等。所以, 采用计算机文字处理技术生产各种文档, 存储各种文档, 采用其它先进设备, 如复印机、传真机等复制、传递文档, 或者采用计算机网络技术传递文档, 是办公室自动化的基本特征。随着三大核心支柱技术:网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟, 世界上的OA已进入到新的层次, 在新的层次中系统有四个新的特点:

1) 集成化。软硬件及网络产品的集成, 人与系统的集成, 单一办公系统同社会公众信息系统的集成, 组成了“无缝集成”的开放式系统。

2) 智能化。面向日常事务处理, 辅助人们完成智能性劳动, 如:汉字识别, 对公文内容的理解和深层处理, 辅助决策及处理意外等。

3) 多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

4) 运用电子数据交换 (EDI) 。通过数据通讯网, 在计算机间进行交换和自动化处理。

2 OA的功能

OA到底要解决什么问题呢?我们说, OA就是用信息技术把办公过程电子化、数字化, 就是要创造一个集成的办公环境, 使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。以烟台市福彩中心的办公平台为例, 办公自动化主要实现了下面三个方面的功能:

1) 建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统, 使员工之间以及市中心与各县市区管理站之间的通信和信息交流快捷通畅。

2) 建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所, 例如通知、公告、开奖信息等, 使内部的规章制度、工作计划、工作任务事项等能够及时下达到每一位工作人员。是员工及时了解市中心的工作动态。

3) 实现工作日志的自动化。市福彩中心各个部室负责不同的工作任务, 每项任务的下达及完成情况都要及时上报, 通过OA内部办公系统实现办公自动化以后每位员工只需要用自己的用户名登录, 就可以看到自己的工作任务, 上报工作完成情况。此外, 良好的图形界面, 一般只要鼠标配合一些简单的键盘录入就行了, 并且这个OA系统和综合业务系统一样, 每人都有专门的帐户密码, 不能混用, 每个人在系统中操作都是有痕迹的。

3 系统安全问题

近年来, OA办公自动化系统都是架设在网络之上的, 办公信息在网上流通的比例越来越大, 所以对系统的安全与保密提出了更高的要求。在这里把网络分为内网和外网。单位内部的办公局域网称为内网, 而因特网被称为外网, 例如, 福彩中心的信息管理系统就是内网。由于内网往往都与外网连接, 所以网络的安全问题从实质上说就是要解决如何保障内网的安全、防范外网的非法入侵及本内网与其他网络在数据交换过程中的安全保密等问题。来自网络的安全威胁主要有:

1) 假冒内网的IP地址, 登录内网, 窃取信息;

2) 利用网络传输协议或操作系统的漏洞攻击网络;

3) 获得网络的超级管理员权限, 窃取信息或破坏系统;

4) 在传输链路上截取信息;

5) 物理破坏;

6) “黑客”侵入, 修改网址或主页;

7) 病毒侵入等。

4 安全防范措施

要有效地防范非法入侵, 应做到内外网隔离、访问控制、内部网络隔离和分段管理。在内部办公自动化网络和外网之间, 设置物理隔离, 以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务, 管理员可决定哪些IP地址需要映射成能够接入Internet的有效地址, 哪些地址被屏蔽掉, 不能接入Internet。可以首先屏蔽所有的IP地址, 然后有选择的放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制, 无论何种类型防火墙, 从总体上看, 都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。对于防止数据丢失, 采取的方法是:

1) 对文件服务器上的系统数据进行定期备份;数据备份的目的在于尽可能快地全盘恢复运行计算机系统所需的数据和系统信息。

2) 采用先进的UPS来防止外部电源断电而引起的对网络使用的伤害;

3) 利用磁盘阵列做好重要数据的冗余备份, 提高网上重要设备的自身容错能力;

4) 设计的主机群应采用双机偶合容错结构, 主辅机可以共享磁盘阵列资源, 可以自动错误侦测, 接管备援, 恢复系统, 使整个主机群处于高可靠耦合工作状态, 双机可以互为备份, 两台机器之间可以均衡负载。在防止非法访问和数据丢失的同时, 应做到既防止公文信息被窃取、破坏和滥用, 又有利于提高公文处理效率, 其重要手段之一就是采取一套安全有效又灵活的访问控制机制。

5 小结

OA办公自动化系统需求分析篇9

OA办公系统是基于当前网络应用的最新技术进行开发实现,基于“协同、开放、整合”的理念进行开发实现,OA办公自动化系统属于协作协同应用软件,高效地整合现有的用户流程和资源,为优化管理、提高工作效率提供了一套完整的解决方案。系统以工作流为中心,整合公文管理、知识管理、用户管理、信息门户、动态表单、WAP等应用,为用户提供了一个高效协同的平台,基于Internet、WAP进行各种事务处理,真正实现远程办公和移动办公。

2 建设原则

系统的建设将遵循以下原则 :

2.1 系统工程原则

严格按系统工程和软件工程的思想和方法进行系统设计和实现。在应用开发中按ISO9000质量管理体系的要求进行项目开发管理。

2.2 先进性原则

当前各种技术发展日新月异,为了保证现有技术的先进性,适应计算机与通讯技术未来的发展,应当采用先进的计算机和通讯技术,以保证当前的设计能够满足未来几年内的技术发展要求,不至于系统刚建成就被淘汰。在系统设计过程中要确保系统的先进性,在信息技术发展过程中可以以最小的代价适应其发展,确保现行的系统可以与业务需求能够同步增长,即使在企业急骤扩张中配套系统也无需对系统重新进行设计和规划。

2.3 可扩展性和可维护性原则

系统开发商要确保所设计的软件系统具有较好的移植性、扩展性、维护性,系统易于二次开发,保证系统在建成之后维护管理简单方便,在考虑设计余量的前提下系统的软硬件功能可扩展。

2.4 安全、可靠性原则

针对系统的应用需求,具有高安全性的特点和要求。要求系统必须具备较高的可靠性和较强的动态适应能力,有适当的权限控制功能。在系统投入使用之后,必须确保系统具备较强的抗干扰能力、容错能力、检错能力和纠错能力,此外,系统还必须具备较强的信息恢复能力和系统重建能力 ;保证系统核心功能可以7×24小时连续运行。

2.5 使用成熟的技术原则

基于J2EE平台上的信息管理平台支持现有流行的各种国内外的J2EE应用服务器。系统的稳定性、可靠性、安全性、扩展性等诸多指标都得到了很大的提高,其各方面的性能已经达到了国内先进水平。

2.6 权衡原则

系统设计中要在先进性、实用性、可靠性、安全性、可扩展性,可管理性等诸多方面进行权衡,综合分析考虑。

2.7 易用性原则

系统设计基于B/S体系结构,充分考虑操作者的特点,采用人性化设计,方便易用 , 所以在操作上非常方便,只要食药局用户经常浏览网页,收发邮件,只要经过简单的培训就可以进行网上办公了。

2.8 可管理性原则

一个容易管理的系统不但可大大降低系统管理员的负担,而且能够在系统发生任何问题的时候都能够很容易地进行诊断,并采取有效措施,确保系统处在良好运行的状态。

3 需求分析

3.1 业务需求分析

3.1.1 确保信息可以迅速传达到给所有目标人员

通过在协同管理软件中发布通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限,所要传达的任何信息都能迅速传达到全球各地的移动办公的人员、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。

(1)每个人可以迅速找到自己需要的文档、资料

通过在协同管理软件中管理各部门的工作结果,资料,使得部门内部、部门之间能够方便地共享信息,员工快速得到组织给予员工的帮助,得到自己需要的资料,不再需要打电话、找文件、寻找他人帮助、查找电子邮件等等,依靠个人的协调能力获得资料。

(2)积累大量无形资产

单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来,随时随地全球员工都可以共享,积累了最宝贵的资产。

(3)流程运行速度与效率可以大大提高,减少协作工作成本

使用协同办公管理软件可以轻松实现远程和移动办公,解决时间和空间的问题,实现事务处理“零响应”,每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题,办理完毕即刻进入下一办理人,实现流程在各个环节之间的零传递时间。

(4)流程得以规范、减少人为错误

使用协同办公管理软件可以梳理组织的流程,把流程的各种规则固化下来,让每个人按规定的流程规则运转,每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则,减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。

(5)用流程为纽带整合各个孤立的数据,实现全面的协同

通过工作流作为总线来连接企业内外各种业务相关的异构系统、应用以及数据源,从而把各个既有的孤立的应用像PC的各种零部件一样接入这个总线,从而构成一个整合的企业业务系统。

(6)分析流程各环节办理效率

通过协同办公管理软件可以快速分析组织哪个环节办事效率高,哪个环节办事效率低,便于快速把脉,出台治疗方案。

(7)沟通成本更低、沟通方式更加丰富,沟通效率大大提高

通过协同办公系统可以打破组织边界与地理位置边界,员工可以通过邮件、即时通讯、论坛、短信多种方式进行沟通,并且以这些沟通方式为手段把信息推送给用户,沟通形式更加丰富,效率更高。

(8)掌握业务情况 , 实现实时的管理监控

在办公系统中各种情况可以随时随地查阅各种资料,查阅各种流程审批情况,查看下达的工作任务开展情况,办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和目前进展到什么情况,办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。领导可以有计划地安排时间,排除打扰,不再被各种请示、报告、请款单打断工作思路领导可以按自己的时间计划审批流程,查看下属工作情况,约见客户,避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。

3.2 安全防护需求

安全防护需求包括物理设备与网络安全需求、数据安全存储需求、数据安全使用需求三部分 :

3.2.1 物理设备与网络的安全需求。

要提供物理设备与网络状态检测、分析和管理的工具,进行科学分区和地址规划,防范恶意入侵,从而保证物理设备与网络安全有效运行,保证信息传递中的安全。

(1)防火墙

在网络边界处和各安全域内部边界均部署防火墙系统,通过防火墙的访问控制策略实现区域间访问控制 ;

部署防火墙,通过规则配置可提供明确的允许或拒绝访问的能力,控制力度可实现到协议端口级 ;

在防火墙上启用内容过滤功能,可实现基于源、目标IP地址的HTTP、FTP、TELNET、SMTP、POP3等协议命令级的控制 ;

防火墙可通过调整会话保存时间自动终止网络连接。同时业务系统对于处于非活动状态的会话也会自动断开 ;

边界部署的防火墙和流控系统实现对网络最大流量、并发连接数的限制。

(2)DDOS

抵御SYN Flood、UDP Flood /UDP DNS Query Flood、ICMP Flood、ACKFlood、Connection Flood、HTTP GetFlood等攻击。检测出各种混合复杂的DDo S攻击,在不影响正常业务流量情况下对潜在攻击精确识别,实时阻断,保证了合法流量的传输,减轻出口网关设备的性能压力,保障用户业务系统的持续性和稳定性。

(3)入侵防御系统(IPS)

对进出网络的数据进行入侵行为进行检测 , 包括 :端口扫描、强力攻击、木马后门攻击等各类攻击行为。

同时可对这些攻击进行记录,还可以进行邮件、声音、SNMP、短信等报警

(4)WEB应用防火墙(WAF)

针对web应用系统,通过部署web应用防火墙来实现入侵检测及异常检测,智能分析应用缺陷、屏蔽恶意请求、防范网页篡改、阻断应用攻击,全方位保护WEB应用。

(5)网页防篡改

对Web站点目录提供全方位的保护,防止黑客、病毒等对目录中的网页、电子文档、图片、数据库等任何类型的文件进行非法篡改和破坏。防篡改系统保护网站安全运行,维护政府和企业形象,保障互联网业务的正常运营,彻底解决网站被非法修改的问题。

(6)应用负载均衡

进行链路负载均衡、服务器负载均衡、全局负载均衡、商业智能分析功能,以及缓存、压缩、SSL卸载、TCP连接复用等优化特性。提供单边加速功能,提高低质量网络环境下远端用户的访问速度

(7)堡垒主机

针对企业内部网络设备和服务器进行保护,对此类资产的常用访问方式进行监控和审计,实现对用户行为的控制、追踪、判定。实现单点登录、集中账号管理、身份认证、资源授权、访问控制和操作审计等功能

(8)数据库审计系统

对数据库进行监控与审计,通过应用协议自动识别技术,结合审计策略,实现对数据库的完整审计,分析数据库服务器的流量、连接数、响应时间,生成报表和分析图表,方便管理员对数据库进行运维,并对安全事件进行报警,使管理员能够及时发现异常情况。

(9)入侵检测系统(IDS)

实时检测包括溢出攻击、RPC攻击、WEBCGI攻击、拒绝服务攻击、木马、蠕虫、系统漏洞等网络攻击行为。

(10)防病毒系统

对恶意代码进行防范。

其功能描述如下表3-1。

3.2.2 数据存储安全需求。

在服务器端通过完善的数据备份、应用级容灾和恢复机制,保障数据存储的安全。根据设备条件、存储空间和业务需求,制定高效、安全的备份策略,定期或不定期的对数据资源进行增量备份或完全备份,当灾难发生是可以在最短的时间内进行恢复,并且在保证数据安全带的前提下尽可能使数据库的正常服务不受影响。

3.2.3 数据使用安全需求。

对访问数据库的用户和访问过程实施全程监控与审计,监理完善的分级授权访问控制体系,保障信息使用中的安全。

3.3 系统功能需求

OA办公自动化系统功能包括公文管理子系统、政务督查子系统、会议管理子系统、政务信息管理子系统、档案管理子系统、机关事务管理子系统、个人办公管理子系统及系统管理子系统。

其中,公文管理子系统包括收文管理、发文管理、请示报告管理三个功能模块 ;

政务督查子系统包括 :上级机关重要来文督查、会议决定事项督查、领导批示交办事项督查、重要发文督查等模块 ;

会议管理子系统包括 :年度会议计划、会议安排审核、会议通知与会议回执、会议室管理等模块 ;

政务信息管理子系统包括 :信息、简报报送管理、调研报送管理、新闻宣传活动管理、新闻采访审批管理等模块 ;

档案管理子系统实现文书档案及业务部门资料的存档、分类、检索、统计、查询、信息发布和打印等功能 ;

机关事务管理子系统包括固定资产管理、车辆管理、接待管理、物业管理等功能模块 ;

公共信息管理子系统包括通知公告、参考资料、督办反馈、领导参阅、规章制度、年度工作计划及总结等功能模块 ;

个人办公子系统个人信息模块是用户管理自己个人基本信息和工作委托的模块,在该模块下,用户可以设置自己的个人基本信息,可以查看个人部门、财务、报表等信息。

系统管理子系统包括系统的用户管理、组织管理、角色管理、模块管理、流程管理、权限管理、系统日志。

4 结束语

协同OA理念篇10

1.1 协同办公软件应用的三大问题

在新经济时代，企业的商业体系越来越复杂，工作方式越来越具有流动性和移动性，客户越来越分散，上、下游伙伴联系越来越紧密，而地理位置却分散在全球各地，并处于不同的时区。与此同时企业是否能够及时掌握外部市场环境与社会环境的各种变化，及时了解影响组织内部工作效率的各项因素，并通过快速调整组织结构、工作模式与处理流程、市场技术与产品策略、合作与联盟方式等已成为衡量一家企业的竞争力的重要指标。而企业敏捷性的提升从企业中每一个团队和每一个人都能够顺畅自如地沟通、协作，也能实时共享各种信息、关系资源开始，这样企业需要一种高效的“沟通协作”系统，来有效地管理建立在人和团队基础上的交流与互动，全方位地整合和优化企业的所有信息资源，更灵活地调整流程，以最终达到管理并提升企业核心竞争力的目的。这就是说企业必须选择一种适合他们自己的协同软件。

近几年来因为组织对协同的需求，协同软件市场一直保持着高速增长，经过多年的市场涤荡，市场上现存的厂商仍有数百家之多，厂商进入与进出比较频繁，困扰协同软件市场发展的有三大问题：

 随需而变问题

首先管理因时而变，不断完善,如何适应这种变化? 企业的商业生态环境是瞬息万变的，企业想在激烈的竞争环境下生存与成长就要不断审时度势优化与改进，协同软件作为管理软件的基础软件需要适应管理不断变化的需要，另外不同于业务管理软件所管理的业务模式的相对固定，协同应用在组织应用中具有很大的弹性,其变化性很大。

其次应用对象跨度很大，如何适应不同的应用对象? 有组织的地方就会存在协同，协同软件是所有管理软件中应用面最广的软件，各个组织的管理千差万别。

如何解决管理变化，解决各单位差异化的需求,使用户享受优质、持续、稳定的产品式服务是个难题。

 培训问题

协同软件经过多年的发展其功能应用不断扩展，重要性越来越高，应用范围也越来越广，从最早的单个人的应用，到部门级的应用，到单位级的应用，现在向跨单位应用发展。从企业应用的角度看，对内是员工之间的协作，对外是与上下游伙伴的协同，甚至与客

户的协同，企业想要更快的反应速度，更好的工作质量和结果需要依赖的是以企业为中心的整体上下游生态链的协作的速度，这就是为什么很多企业构筑信息化建设时把上下游厂商作为信息化建设的一部分，帮助他们共同进行信息化建设。

由于协同办公系统应用广度，和应用人员的层次高低不齐，跨地区等，如何培训是协同软件实施面临的难题，这个问题决定了系统是否能够快速推广起来，决定了人们是否抵触新办公模式等，是影响系统是否成功应用的重要因素之一。

 整合问题

在信息技术快速发展的今天，每个组织或是团体都已经离不开各种信息系统的支持，协同软件、门户网站、ERP、CRM、HR、财务、电子邮件、视频会议等，投资越来越大，系统越建越多。用户逐渐发现自己在日常工作中经常要面对十几个密码和登录窗口，很多人只好统一用一个密码，也不定期更换，给系统安全带来很大隐患。更重要的是，这些系统中积累的信息化资源都被孤立起来，无法被充分利用实现有效协同。

从用户角度来看，现在用户对于协同的应用需求越来越需要一站式的套装软件，这种软件应该能够为用户带来最大的便利。这种趋势表明，用户关注的是整体应用，而不是具体单个的应用工具。

因此，有效整合这些陆续建设的不同技术架构、不同平台的信息系统已经成为现阶段信息化建设的主要目标之一。

目前协同平台软件正朝着企业应用门户的方向发展，协同平台是否能满足用户多业务系统整合，协同应用等需求，是否具有整合、利用多种业务系统技术的能力，将决定整个协同产业的市场规模和发展方向。

从协同市场的发展趋势来看，将来协同软件平台会成为企业基础的IT架构平台，是企业信息化的主板，未来各种企业级应用软件将越来越多地在协同平台上通过各种插槽来接入与开发，协同软件将成为企业应用的枢纽，这是一个必然趋势。协同软件是否灵活、开放、标准、具有丰富接口将决定着其是否能够承担得了作为企业信息化的主板的这副重任，另外由于各种被整合系统的非标准，真正做到像计算机插槽一样，一个新的应用系统能够很方便的接入，需要行业标准，这就对协同软件厂商提出了较高要求，随着用户要求越来越高，最终协同市场将从现在百花齐放到几枝独秀。

1.2 万户协同管理平台设计理念

万户网络针对协同办公软件应用遇到的三大问题，采用如下设计理念设计产品，为用户

提供的不仅是一个协同办公软件，更是一个易用的协同整合平台。

平台化设计

目前市场上的协同软件项目合作方式有项目化方式、产品化方式、平台化方式。项目化方式虽然能完全响应用户需求，但是开发周期太长，质量不稳定，不可平滑升级等不足。产品化方式由于产品功能模块功能固定，适应面比较窄，难以满足用户不断增加的需求，解决不了“随需应变”问题，存在一定的局限性。市场上对于“协同平台”定义是不尽相同的，不少开发商提出的协同平台是指可供研发人员开发协同应用的平台，这种项目风险很大、工作量很大、失败的可能性也很大；用户需要的是开发商提供一个软件平台，在开发商对应用的理解基础上使用平台快速傻瓜式构建其应用。

万户ezOFFICE协同管理平台的平台化设计理念，是把协同应用中共性的应用做到足够精致、足够灵活，把简单的个性的应用通过傻瓜式的自定义平台快速构建，在产品中我们部署了大量的开发与自定义工具，包括信息文档平台、工作流程平台，自定义模块平台，自定义门户平台等，最大程度的满足用户个性应用，帮助用户随需应变。

 易用性设计

易用性的设计体现在产品设计的每一个细节，是一个不太容易考量的指标，需要用户对系统的体验与感悟。ezOFFICE在易用性设计方面的指导思想是让用户少记东西、少操作、简洁、容易理解，同时遵循时间管理要求，帮助用户对事情进行分类处理等；在体系方面设立易用性测试小组等确保产品的易用性；面向前台用户，“做不需要培训的软件”是我们一贯的追求。

 整合性设计

整合性体现在产品的接口、可配置等方面，ezOFFICE在产品设计中部署有大量的接口，如自定义门户预留接口允许用户快速开发业务模块接入到系统门户中，工作流程预留接口实现与业务系统的整合，与AD域目录用户管理整合，预留组织管理、用户管理web service供与人事系统信息互动，产品采用插件式设计思想，可方便的更换短信接入，通过配置切换各种外部档案系统整合等等。

1.3 万户协同管理平台价值

 信息迅速传达到所有目标人员

通过在协同管理软件中发布通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限，所要传达的任何信息都能迅速传达到全球各地的移动办公的人员、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。

 积累大量无形资产

单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来，随时随地全球员工都可以共享，积累了最宝贵的资产。

 每个人可以迅速找到自己需要的文档、资料

通过在协同管理软件中管理各部门的工作结果，资料，使得部门内部、部门之间能够方便地共享信息，员工快速得到组织给予员工的帮助，得到自己需要的资料，不再需要打电话、找文件、寻找他人帮助、查找电子邮件等等，依靠个人的协调能力获得资料。

 流程得以规范、减少人为错误

使用协同办公管理软件可以梳理组织的流程，把流程的各种规则固化下来，让每个人按规定的流程规则运转，每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则，减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。

 流程运行速度与效率可以大大提高，减少协作工作成本

使用协同办公管理软件可以轻松实现远程和移动办公，解决时间和空间的问题，实现事务处理“零响应”，每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题，办理完毕即刻进入下一办理人，实现流程在各个环节之间的零传递时间。

 分析流程各环节办理效率

通过协同办公管理软件可以快速分析组织哪个环节办事效率高，哪个环节办事效率低，便于快速把脉，出台治疗方案。

 用流程为纽带整合各个孤立的数据，实现全面的协同

通过工作流作为总线来连接企业内外各种业务相关的异构系统、应用以及数据源，从而把各个既有的孤立的应用像PC的各种零部件一样接入这个总线，从而构成一个整合的企业业务系统。

 掌握业务情况, 实现实时的管理监控

在办公系统中各种情况可以随时随地查阅各种资料，查阅各种流程审批情况，查看下达的工作任务开展情况，办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和目前进展到什么情况，办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。

 领导可以有计划地安排时间，排除打扰，不再被各种请示、报告、请款单打断工

作思路

领导可以按自己的时间计划审批流程，查看下属工作情况，约见客户，避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。

 沟通成本更低、沟通方式更加丰富，沟通效率大大提高

通过协同办公系统可以打破组织边界与地理位置边界，员工可以通过邮件、即时通讯、论坛、短信多种方式进行沟通，并且以这些沟通方式为手段把信息推送给用户，沟通形式更加丰富，效率更高。

 可以在一个系统上看到每个人所关心的方方面面的内容，全面整合各个孤立的数

据，大大节约时间，提高决策效率

在一个统一的界面上展现来自各个系统各种数据库的数据，可以看到客户关系管理系统的最新签约客户，最新订单，可以看到生产系统的生产计划及生产情况，也可以看到来自销售一线的最新销量统计，无需要记住各种账号与地址，进入各种系统，打开协同办公管理软件所有内容统一展现在用户面前，同时还可以把互联网信息抓取到用户的面前。

 实现全面的IT管理，可以建立客户管理、资产管理、接待管理等等以及更多的基

础的管理功能，全面节省管理成本，提高工作效率

管客户有CRM软件，管财务有财务软件，管生产、物流、供应有ERP，管人力资源有人力资源软件，市场上有很多专业的管理软件管理专业的领域，可是有时候用户并不需要专业的管理，基础的管理就够了，使用万户协同办公管理软件可以随心所欲建立多个基础的管理系统，可以建立客户管理、资产管理、接待管理等等任意需要的管理系统并且可以随时调整这些应用。

 实现企业文化的建设

“物质决定精神，内容需要形式”，文化的建设需要将理念层次上的内容用形式表现出来，传统方式在楼内张贴宣传栏、宣传画、简报，在办公室内悬挂企业文化价值观等等这种方式无法达到无处不在，无时不在的文化建设氛围，而协同办公系统是新形势下企业文化建设的最好工具，因为协同办公系统是面向企业内部员工的常用的办公工具，我们在ezOFFICE中设立专门的栏目发布企业的文化理念体系、或经常性的在论坛中探讨企业文化，或将企业的简报通过ezOFFICE发布等等„„这一切都形成一种无处不在、无时不在的文化氛围。

 实现无纸化办公，节省纸张成本

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