档案整理技术 篇1
1.1 档案整理技术的定义
档案整理应以维护历史原貌为宗旨“档案整理理论是现代档案学理论体系的一个重要组成部分”在档案实践中, 零散形成的文件只有经过档案整理的过程, 建立起它们之间的历史联系, 才能成为真正的档案“档案整理既是一个过程, 又是一个体系一个成熟的理论体”系应当拥有四个层次, 即:实践理论、应用理论、基础理论和理论内核。从档案整理的实践的角度说, 档案的整理工作, 就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案, 进行基本的分类、组合、排列和编目, 组成有序的体系。
1.2 档案整理技术的内容
1.2.1 全面整理
是指在整理的过程中, 上述整理工作的内容都要进行, 档案界称其为“全过程整理”。“全过程整理”在档案工作比较健全、档案工作开展得比较正常的国家机关、社会组织中出现的不多。它主要适用于对那些没有经过系统化处理或虽经过系统化处理, 但无法进行正常管理和提供利用的档案的整理。例如, 没有经过系统化处理的历史档案;原来边行过系统化处理, 后又因某种原因被搞乱了的档案;单位档案工作开展得不正常, 又积累了一定数量的未经过系统化处理的档案的整理。
1.2.2 局部整理
是指对那些已经收进档案馆 (室) , 虽经过了系统化处理, 但存在有较严重的不合理部分, 而这些不合理部分又直接影响着对档案的管理和提供利用的档案的整理。局部整理是对其不合理部分进行调整和修正, 而不是“全过程整理”。局部整理是整理工作在长期实践所积累的经验和教训的基础上提出的。是避免在档案整理工作中出现“反复折腾” (在档案整理中, 人们把发现原整理中有不合理部分的, 就推翻原有整理结果。更新进行全面整理的现象称为“反复折腾”) 现象的有效方式, 也是档案整理原则“充分利用原有基础”的具体体现。这样做, 既省时、省力、省财, 又有利于对档案的保护。
1.2.3 指导性整理
目前, 对档案进行指导性整理存在于我国大部分档案部门。指导性整理中所讲的“整理”, 实际上不在档案部门进行, 而是在文书或业务部门进行。因为《实施办法》第十二条规定:按照国家档案局关于文件材料归档的规定, 应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全, 并进行整理、立卷, 定期交本单位档案机构成者档案工作人员集中管理。根据这一规定, 各单位应建立健全文书和档案工作制度, 做好档案的整理归档工作。根据《实施办法》的规定, 档案部门的职责之一就是对本单价文书或业务部门的档案整理下作进行业务知道, 以保证归档文件的质量和档案管理的要求。档案工作者把对文书或业务部门的这种指导称为对归档文件的指导性整理, 简称“指导性整理”。对档案进行全而件整理, 在现在的档案部门是不多见的。但局部整理和指寻性整理却是以全面整理的理论和技能为基础的, 所以掌握这方面的理论与技能是档案工作者必须具备的知识。
2 档案整理技术的分类与比较
2.1 档案整理技术的分类
2.1.1 元数据档案整理技术
“元数据档案整理技术”是西方档案界提出的一种档案整理技术。而西方产生这种技术的实践基础是, 他们利用计算机网络及其技术实现了“电子政务”, 并且使“电子政务平台”成为了他们日常行政管理的实践基础和管理工具。
“元数据档案整理技术”所具有的特征是, 它彻底变革了传统档案实体整理的技术, 成为了“文件实体整理”与“档案历史联系整理”分离的技术。这种文件实体与档案历史联系整理的技术分离, 使元数据档案整理技术中的“档案历史联系整理”, 不再受电子文件实体的干扰, 而使档案整理真正地进入了多元的时代, 使档案整理原则从一维的“来源原则”, 发展为具有“实践主体”、“实践客体”和“年代”的多维“历史原则”。“元数据档案整理技术”所具有的“文件实体整理与档案历史联系整理技术的分离”、“档案历史联系整理的多维化”、“档案整理原则的多元化”和“档案物质实体的双重构成”是其档案整理技术的四大特征。
2.1.2 非元数据档案整理技术
在档案整理技术中“非元数据”与“元数据”是相对存在的两种档案整理技术。从概念上说, 除了“元数据”的档案整理技术之外, 都属于“非元数据”档案整理的技术范畴。但本篇文章不再研究传统的档案实体整理, 它包含的只是新提出的“以‘件’为单位的档案整理技术”、“双套制的档案整理技术”和“不同载体的混合档案整理技术”。
中国档案界提出的这些非元数据的档案整理技术, 具有一个共同特点, 即它们都是“档案实体整理”与“档案历史联系整理”相互分离的档案整理技术。由于这些“非元数据档案整理技术”是“档案实体整理”与“档案历史联系整理”相互分离的技术, 所以它们就同样都能实现档案历史联系的多维化。它的档案整理原则, 也可以从一维的“来源原则”, 过渡到具有“实践主体”、“实践客体”和“年代”的多维“历史原则”。它们最终都要形成由“文件的实体集合”和“档案历史联系的记录”两种物质实体共同构成档案。
2.2 两种典型档案整理技术的比较
我们的研究发现, 虽然非元数据和元数据档案整理技术的技术环境、流程和操作方法有着很大的不同, 但它们具有相同的四大特征, 并且这两种档案整理技术具有着相同的内在结构, 完全可以用同一的《档案整理结构的模型》来认识和解释它们的机理和过程。或者说, 是因为它们具有了相同的档案整理结构, 所以它们才具有了它们的共同特征。所以非元数据和元数据档案整理技术这两种看似非常不同的档案整理技术, 其实是同一档案整理结构的两种不同技术表现形式。
为什么会产生这两种不同的档案整理技术形式, 或者说, 西方为什么采用元数据档案整理技术, 而中国为什么要采用非元数据档案整理技术, 而这是相同的档案整理原理为适应不同国家档案实践条件而产生必然结果。在在中国, 其实始终存在着两种不同的档案实践和理论体系。一种是, 从民国时期开始的“文档连锁法”, 后来的“文档一体化”和现阶段提出的“文件中心”, 与之相应的则是文件生命周期理论;而另一种则是, 与文书实践分离的档案实践, 在解放后, 中国接受了前苏联的档案实践和“立卷人-档案室-档案馆”的档案实践体制, 同时也就形成了有别于西方的档案学理论。在自动化和计算机技术应用的程度上, 元数据显然要高于非元数据档案整理技术。但在中国发展元数据档案整理技术, 有着诸多档案界自身无法克服的现实障碍, 但只要我们放弃部分元数据档案整理技术的高自动化要求, 那么就可以在不改变档案工作体制、不需要实现“文档一体化”、能脱离电子政务环境、不用制定也不依赖“档案元数据集”的条件下, 创造出一种可应用于文书和科技档案、并适用于纸质文件、电子文件和实物混合的、非常实用的档案整理技术。所以不要简单化地根据计算机技术的应用程度, 来论档案整理技术的长短。
3 结束语
档案是历史资料, 需要一定的时间储藏。要保证档案完好无损的保存下去, 也需要经常地、及时地整顿档案, 通过整顿及时弥补遗失的、遗漏的、破损的文件资料, 保证档案的完整性存放。所以, 档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作, 各级管理部门都要充分认识到该项管理工作的重要性。这样, 我们才能与时俱进, 不断的完善自己的知识体系, 为我国的档案管理工作做出应有的贡献。
摘要：在档案管理实践中, 零散形成的文件只有经过档案整理的过程, 建立起它们之间的历史联系, 才能成为真正的档案。所以, 档案整理工作是档案管理活动的核心, 是保证其他环节档案管理工作质量和效率提高的前提。
档案整理技术 篇2
如何做好档案收集工作这一历史责任, 笔者通过档案工作的实践体会, 结合实际工作就档案收集工作谈几点体会:
1 提高档案意识, 树立档案观念
档案意识淡薄是档案收集工作中的大敌。有些人因为缺泛档案意识, 认为档案工作不是主要部门, 在收集过程中, 制度形同虚设, 想交就交, 不想交就不交, 致使部分在本单位生产活动过程中形成的具有查考价值的文件资料没有归档, 造成档案流失, 直接影响到今后的档案利用, 具体有以下几个方面; (1) 本单位领导和有关人员外出参加各种会议带回的有关资料、一些人员的科研成果、合理化建议、出席各种学术研讨的论文、图片等, 不愿或不及时移交档案室; (2) 有些上 (下) 级机关及外单位直接寄送给领导人“亲启”文件或直接寄给所属业务对口部门和有关人员的文件材料, 各部门往往会留在本部门或个人手中的而未向收发员和档案室移交, 既使有的移交了也是留复印件, 而未留原件, 失去了档案的原始性; (3) 城网资料设备如三证的收集不全, 就往往是设备资料开箱时未及时移交和保管不善而流失, 造成日后查考无利用价值。
因此, 我们通过学习档案法规, 大力宣传档案知识和组织全员参加档案知识竞赛等形成, 增强企业档案法制观念和意识, 进一步提高全员档案意识, 增强广大干部职工学法、知法、守法、依法办事的自觉性, 努力实现从档案法制到档案法治的转变。
2 健全管理体制, 发挥网络作用
要结合单位自身的管理体制, 组织机构的设置、档案材料的形成建立一个纵横交织的管理网络体系, 从而做到从上而下, 层层有人负责、形成上下配合, 左右协作的档案传递网络, 这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理员应与各部门信息员经常联系, 负责做好本部门文件资料的收集、整理和移交工作, 这样做不仅拓宽了档案的收集范围, 还丰富了室藏, 促进了收集工作的开展。
3 建立和健全管理制度, 落实责任部门
档案收集工作既要加强宣传工作, 通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规, 增强全员的档案管理意识, 使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作, 又要制定出一系列的规章制度, 为确保档案资料收集的齐全性、完整性, 必须建立严格的制度, 制定档案移交归档制度, 明确档案归档范围、内容及时间;制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度, 明确各项工作的负责人, 责任部门和考核标准, 列入月度和年度绩效考核。
4 积极主动上门收集, 提高归档率
档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度, 取得领导重视、各部门配合外, 更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤, 爱岗敬业, 尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广, 范围大的特点, 不厌其烦主动上门, 跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门, 档案员只要有耐心, 经常上门催交, 与他们沟通, 往往都能收到效果。
5 提高服务质量, 改变以往被动服务的局面
档案室是档案的管理者, 同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念, 克服“守摊式”的被动服务观念, 充分发挥助手作用, 利用现代化技术提供远程服务, 利用网上信息量大, 传递速度快的优势, 实现档案资源共享。加强编研工作, 档案员应熟悉室藏档案情况, 通过对档案分析研究, 对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤, 编印成各种档案参考资料, 使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发, 有针对性的编制必要的检索工具, 使检索多样化, 使利用者感受方便, 为单位的安全生产提供服务。
6 制定档案职业道德规范, 提高从业者的道德水准
当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求, 职业行为规范化和理性化, 因而, 建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实, 档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德, 哪些行为不符合职业道德, 同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外, 还应当关注档案职业人员的内心需要:他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+库房”的生活, 他们也需要融入社会各行各业的建设中, 职业的价值要在与社会的交往过程中体现, 一旦从业者的社会满足感建立起来, 他就能看到所从事的档案职业的价值, 并能自觉遵守各项规章制度, 正是在这个时候, 档案职业道德规范才能更好的落实。
结束语
档案收集工作是档案管理的来源, 它决定了服务能力档案机构的公众舆论, 以提高档案意识, 提高档案管理系统, 从提高系统的收集档案, 讨论如何开发档案收集和方法, 确保档案的完整。档案作为重要证据的故事生产和企业发展, 发挥了积极的努力, 更不能取代, 我们必须坚持这项工作, 作品集和文件管理上一个新台阶。
参考文献
[1]严焕红.城建档案收集管理系统设计[J].科技资讯, 2009 (10) .
[2]杨淑芳.浅谈档案收集与服务[J].天津市工会管理干部学院学报, 2002 (03) .
[3]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息, 2010 (16) .
档案整理技术的比较研究 篇3
关键字：档案整理 元数据 非元数据 技术
中图分类号：G271
一、相关背景
由于档案是一个强大的资料记录，在形成的过程中，由于资料不断地增加和累积。如果不能做好档案的整理工作，就会造成档案的繁复、缺失、混乱等原因，造成了档案工作的复杂性和对档案的使用难度。所以，档案整理的技术发展是非常有必要的。而在目前存在的档案管理技术中，主要的是元数据和非元数据两种档案管理技术。只有对档案管理技术的不断研究和分析，才能找到存在的问题以及解决的方法，在促进档案技术的持续发展的同时，还能更加有效地为档案的形成、档案的保护和档案的管理等进行优化，并为档案管理的行业的全面发展提供支持。
二、元数据档案整理
元数据的档案整理技术，是引进西方的一种在档案整理上非常先进的技术。尤其是在电子商务的出现和快速发展的过程中，元数据的档案管理技术能够更好的对计算机网络加以利用，直到电子商务如今已经覆盖了生活方方面面的今天，对元数据的利用和发展也得到了更大的进步。
在这种背景下，元数据的在电子商务的应用中，可有有效地在生成电子文件的过程中，就已经可以提供电子文件的相关数据和信息，对电子文件的生成环节加以制定。并且，元数据的档案整理技术还能为档案体统提供隐含的环节，在档案生成的过程中，对生成数据的数据更有效地利用。在电子商务的档案整理过程中，还能做到对元数据的全面采集、对历史进行记录和整理，能够形成非常科学、自动化的档案整理系统。然而，元数据档案整理技术的应用，远不止与电子商务。在许多不同行业的档案管理中，元数据档案整理的技术都能被有效地利用和发展，随着“云时代”的到来，越来越多的企业和机构多大数据的掌握都建立了相应的数据库和电子管理系统，而在对数据档案的管理过程中，更加需要对元数据档案技术的应用。为生活和工作提供更多的便利和服务。
元数据档案整理技术的普及和应用，是对传统的档案整理技术的更新和颠覆。因为元数据档案整理的模式，对数据进行了分离处理，把电子文件的整理和历史联系的整理的分开，避免了在档案整理的时候，受到其他因素的干扰。对数据的处理更快速、更准确，才能促使档案整理能够进入多元化的时代。并且在此过程中，档案管理的原则也由过去的来源原则发展发展成为了主题与年代多维的历史原则。
三、非元数据档案整理
非元数据的档案整理技术，顾名思义，恰好是与元数据的档案整理技术相反。即除了元数据的档案管理技术以外的所有档案整理技术都是非元数据档案整理技术。在对元数据的档案整理技术进行发展的时候，也要做到对非元数据的档案整理技术的发展，才能在档案整理的过程中，以最合适的技术对档案进行整理，更好的促使档案整理技术的发展。许多传统的档案整理技术都是非元数据档案整理技术。非元数据档案整理技术主要包括有：①以件为单位的档案整理技术；②双套制档案整理技术；③不同载体的混合档案整理技术。对非元数据的档案整理技术的研究和发展中，需要解决非元数据档案管理的某些不足，才能对档案整理技术的提升以及整理过程中效率的提高起到推动的作用。
档案管理系统最好能把档案实体与历史档案进行分离式的档案整理，并且要在科技化快速发展的今天，尽早的完成纸质档案对电子档案的蜕变，才能提升档案整理的便捷性，以及降低对纸质档案保存的成本。
四、元数据档案整理与非元数据档案整理的比较
元数据档案整理与非元数据档案整理有着非常大的不同，具体体现在不同的技术环境、不同的技术流程以及不同的技术操作方法。但是于此同时，这两种技术也有许多的相似之处，其原因在于元数据档案整理与非元数据档案整理都有着相同的内在结构，只是就不同的表现形式而发展出来的不同的档案整理技术。在西方的档案整理中常会采用元数据档案整理的技术，而中国则与之相反，在档案整理的过程中，常采用的技术是非元数据档案整理的技术。究其原因，是因为档案整理需要适应不同的档案管理的内容。
在中国的档案管理中，常常会出现两种不同的档案管理的方法和理念，最开始的档案管理是以文件的生命周期为中心的档案管理法，从民国时期就已经开始采用，并一直有沿用。但是在新中国解放后，才引进了苏联的另一套档案管理的方式。新的档案管理体系，开始实施与文书实践分离的模式。而要把原理和理念的过渡到实践的层面上，就需要足够的技术支持。
从档案整理的发展前景来看，元数据档案整理技术明显高于非元数据档案整理技术。因为档案整理的未来就是自动化和电子化。而元数据档案整理在计算机技术的应用上更有优势。但在中国的档案整理技术的发展上，对元数据整理技术的应用仍有一些障碍需要克服。要么改变档案管理的体制，改变一直以来“文档一体化”的档案模式，要么就只能在一定程度上的降低元数据档案整理技术的高自动化需求。才能创造出一种既可适用于文书的檔案整理、也可适用于电子的档案整理的技术。
五、总结
随着科技的高速发展，人们已经进入“云时代”。对于数据和档案的重视程度也越来越高。也就对档案形成的过程中，需要使用的档案整理技术的要求越来越高。档案整理自身也面临着转型，但是在我国的档案整理的国情来看，我国对元数据档案整理技术的发展还略有迟缓。需要更进一步的改革和发展，才能促使档案事业的发展。
参考文献：
[1]刘新安，伍振华. 档案整理技术的比较研究[J]. 档案学研究，2007，06：25-27.
[2]赵春苗. 档案整理技术的比较研究[J]. 科技创新与应用，2014，08：245.
[3]柳美丽. 全新视角下的档案整理认识[D].天津师范大学，2009.
[4]刘新安，翟瑶，黄小萍，柳美丽. 非元数据档案整理技术的实践[J]. 档案学通讯，2008，01：19-23.
文书档案整理技术 篇4
主讲人 ：路光文 2011年8月 前 言
依据国家档案局2000年12月6日发布、2001年1月1日正式实施的《归档文件整理归则》和经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过、2007年1月1日实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(8号令）的规定与要求，让大家对新的文书档案整理规则有一个基本的了解，掌握一定的整理技术，将在下面的内容里向大家具体介绍文书档案收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、装橱的整理方法与技术。
一、收集
做好文件材料的收集工作，确保归档材料的齐全与完整，是进行档案整理的基础和前提。
1、收集工作的存在问题
（1）归档的范围不够科学，“该收的没收，不该收的一大堆”；
（2）外来的文件中宏观的、普发的、重复的文件较多，而本单位的、具体的文件不突出；
（3）极大地影响了档案利用工作的正常开展。
2、收集工作的遵循原则
（1）坚持“以我要为主” 的 “职能 ”原则；
（2）坚持“突出反映本单位”的“工作特色”原则。
3、收集工作的简易方法
（1）收文——与本单位人和事有关、需贯彻执行的职能业务文件要重点归档；
（2）发文——要全部归档；
（3）帐外文件——本单位非红字头文件要注重归档。
（4）电子文件——必须打印纸质载体同时归档。
附件1：文件材料归档范围
（1）上级、同级机关:需要贯彻执行的文件材料；
（2）本机关：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（3）下级机关:报送的重要文件材料；
（4）其他方面：对本机关工作具有查考价值的文件材料。
附件2：文件材料不归档范围
（1）上级机关：普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不需办理的）
（2）同级机关：不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）
（3）本机关：重份文件，无查考利用价值、事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相 抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时、重份的）
（4）下级机关：供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件
材
料
。（供
参
阅的）
二、装订
归档文件应以“件”为单位装订； “件”是归档文件的整理单位； 一般以每自然件为一件。
1.界定“件”的范围
（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；
（6）文件签批单与正文为一件；
（7）会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件；
（8）一个事由紧密联系的相关文件可为一件；
（9）汉文本与少数民族文本为一件；
（10）中文本与外文本为一件。2.确定装订顺序
（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;（3）原件在前,复制件在后;（4）转发文在前,被转发文在后;（5）复文在前,来文在后；
（6）文件签批单在前，正文在后；
（7）结论性材料在前，依据性材料在后；
（8）文本在前，图表在后；
（9）汉文本在前，少数民族文本在后；
（10）中文本在前，外文本在后。3.装订方式和要求
（1）去金属物。永久、30年的档案装订前要求去掉金属物（短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外），10年的档案不要求。
（2）装订位臵。永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全。应当注意：如左侧装订线内有图文, 无需贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位臵装订。
（3）对齐方式。左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。
（4）装订材料。文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或无酸浆糊粘贴。
（5）装订要求：装订要结实美观,无掉页压字等现象。
三、分类
分类就是指全宗内归档文件的实体分类。我们所说的 实体，就是指文件。
将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别构成有机体系的过程就叫做分类。
1、确定分类方法
（1）基本分类法：分类方法通常有—分类法、机构(问题)分类法、保管期限分类法。
（2）复试分类法：在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的 , 可将上述3种分类方法结合使用 , 实行三级或二级分类，即“复试分类法”。
我们推荐使用以下分类方法
（1）三级分类法：即“--机构（问题--保管期限”分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“问题”，即使用“—问题--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。
（2）二级分类法：即“--保管期限”
分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。
2、制定分类方案
要在分类方法确定的基础上制定相应的 分类方案，而且在一定阶段保持稳定不变。
（1）三级分类方案：
XXXX年—党群工作—永久、30年、10年
行政综合—永久、30年、10年 业务管理—永久、30年、10年（2）二级分类方案： XXXX年—永久 30年 10年
3、文件实体分类
应依据选定的分类方法和制定的分类 方案，对已经装订的文件材料进行分类。（1）分
根据文件形成的时间，将不同时间形成的文件按照分开。严禁将不同的文件混在一起。分应注意以下 情况：
第一、按照文件签发日期归入文件形成的，而不是归入文件内容针对的；
第二、跨召开的会议文件，归入闭会；
第三、跨处理的案件文件，归入结案；
第四、跨的工作项目文件，可归入项目结束，也可分归档；
第五、跨形成的会议记录本，归入结束；
第六、两份文件装订在一起作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准，归入前面文件所属的。（2）分问题
在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设臵的问 题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉 及分问题。
第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问 题类目中;第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问 题类目中；
第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行 政类或行政综合类；
第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相 应的问题类目中；
第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相 应的问题类目中。（3）分期限
按照本单位《文书档案保管期限表》的规定，根据文件的利用价值，准确判定每份文件的保管期限，将同一不同保管期限的文件分开，严禁将不同保管期限的归档文件混在一起。
文书档案保管期限分为“永久、30
年、10年”三种。
10年：1--10年 30年：11—30年
永久：30年以上
四、排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目（保管期限）内,按事由结合重要程度、内容、属性、时间等进行排列。
1、排列的原则 原则一
党务前，行政后； 综合前，专题后； 重要前，次要后； 文字前，图表后。
原则二
事由同，要集中； 问题近，应靠拢； 属性通，不分离； 早放首，晚在尾。
2、排列的方法
（1）按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档 文件排在一起。
（2）按“事由”排列。将同一事由的相关文件集中排 列。
（3）按“时间”排列。同一事由内或不同事由间的归 档文件,应按时间先后排列。
（4）按“重要程度”排列。同一事由内或不同事由间 的归档文件,应按重要程度排列。（5）按“内容”排列。将相同内容的文件集中，综合 性的文件排在前，专题性的文件排在后。
（6）按“相同属性”排列。将机构成立、人事任免、职称评聘、干部调动、工资调整、会议文件、工程项目、内部刊物、统计报表、简报信息等集中排列。
五、编号
编号是对每一份归档文件进行盖章和编号。
1、盖印归档章
（1）归档章位臵：归档章应加盖在每份归档文件首页上方居中的空白位臵。
如没有空白处或不便盖章时，也可将收发文签移至首页或在首页前附加空白纸盖章。
（2）归档章式样：
2、填写归档章
(1)全宗号:填写县档案馆给立档单位的代号，没有的可不填。
(2):要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年, 填写文件分类所属（跨形成的文件应归入办结年 , 标时也应标办结 , 如 1999年下发的会议通知放在 2000年会议召开一并整理时 , 在一栏中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成 “填写 ”1999"。(3)保管期限:填写归档文件具体的保管期限, 即“永久”、“30年”、“10年”。
(4)机构（问题）:此项为可选项,三级分类必填,二级分类不填。（续）
(5)页数:填写该份文件总页数,有图文的页面为一页。如二份文件(正文与附件、正件与定稿等)不止一个流水号时 , 可将文件各部分的页数相加； 如文件页码不全或无页码时, 应在有文字内容正面的右上角、背面的左上角重新标编页。(6)室编件号:在同一期限内按文件排列顺序从1’开始流水标注室编件号。
(7)馆编件号:文件整理归档阶段不需编写。
(8)盒号:室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统计等工作 , 可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。一般单位可不填写。
归档章填写式样
六、编目
编目就是编制《文书档案归档文件目录》。
1、编制《文书档案归档文件目录》
归档文件应按分类方案和室编件号顺
序,逐件编制《文书档案归档文件目录》。
《文书档案归档文件目录》内容包括：
件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
《文书档案归档文件目录》
填写方法
(1)件号：填写室编件号。
(2)责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用简称并注明级别（如“国家档案局”、“县档案局”，不能使用“国家局”、“本局”等简称）；联合发文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多 时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。
(3)文号：填写文件制发机关的发文字号（如“国档发[2008]18号”）。（续）
(4)题名：一般填写原文件标题。文件没题名或题名不完整的，除原题名照抄外，还应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“[ ]”号。
(5)日期：填写文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注公元纪年（如2008年4月16日，应填写20030416）。(6)页数：填写每一件归档文件的实际有效页数。
(7)备注：填写归档文件需补充和说明的情况（如文件缺损、修改、移出、销毁、插入等）。
《文书档案归档文件目录》写填式样
文书档案归档文件目录
2、装订《文书档案归档文件目录》
《归档文件目录》应单独装订成册并编制封面。
（1）装订目录：目录成册的方式视文件多少和利用需要而定,可与分类方案一致，一个流水号一本；也可一种期限一年一本或数年一本；或三种期限一年合订一本等等 , 不同流水号间以口取纸或在表格右上方加注的方式来区分或设总目录。
（2）填写封面：内容包括：全宗名称、、保管期限、机构(问题)等项目,其中全宗名称填写立档单位全称或规范化简称 , 其它项目视目录成册方式选择填写。
《文书档案归档文件目录》
封面式样
文书档案归档文件目录
全宗名称：平泉县档案史志局
全 宗 号：13 年 度：2001--2010 保管期限：永久
机构问题：
七、装盒
装盒是文书档案归档文件整理的最后一个环节 , 包括文件装盒和填写备考表、盖印盒脊及封面等内容。
1、文件装盒(1)将最低一级类目（保管期限）中的全部归档文件按件号顺序依次装盒；
(2)第一盒装满后顺次装入下一盒；(3)同一事由的文件不必特意装入同一盒内;(4)不同类别的文件应装入不同盒中。即不同、不同期限的文件不应装入同一盒中 ； 按机构(问题)分类时 , 不同机构(问题)的文件不应装入同一盒中。
二级分类装盒方法示意图一 二级分类装盒方法示意图二 三级分类装盒方法示意图一 三级分类装盒方法示意图二 三级分类装盒方法示意图三
2、填写备考表
档案盒内应附备考表,臵于所有归档文件之后,用以对盒内文件进行必要的注释说明，同时填写检查人、整理人、整理时间。
（1）备考表：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；
（2）整理人：填写整理归档文件的人员姓名；
（3）检查人：填写检查归档文件整理质量的人 员姓名；
（4）整理时间：填写归档文件整理完毕的日期。盒内备考表填写式样
3、盖印封面与盒脊(1)盖印封面：应使用全称或规范化简称标明全宗名称（如“中国共产党平泉县委员会办公室”盖印“中共平泉县委办公室”）。
(2)盖印档号：盒脊各检索项包括全宗号、、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。各项目的填写要求与归档 章相同。盖印档案盒封面盒脊式样
八、装橱
按照档案分类方法和目录装订方式，将已经整理好的文书档案按次序进行装橱上架。
不同的分类方法和不同的目录装订形式，其档案上架装橱的方式也不一样。
二级分类上架装橱的方式如下：
1、文书档案上架装橱方式一（期限—法）
2、文书档案上架装橱方式二（—期限法）结束语
浅谈学校文书档案的整理 篇5
学校档案分类比较复杂, 可分为:教师业务档案、学生学籍档案、文书档案、科技档案、照片档案、会计档案等。这里, 我谈一谈学校文书档案的整理。
1 文件之间的复杂关系与立卷的目的
文件之间的历史联系是相当复杂的, 有着多层次多方面的联系, 表现有:文件在来源方面的联系, 在时间方面的联系, 在内容方面的联系, 在形式方面的联系。这里包括它的内部形式和外部形式两方面, 主要是文件的种类名称和载体、记录方式、发文顺序和收文顺序等方面的联系。
文件之间的这种错综复杂的联系, 也就使得文件之间的立卷变得复杂起来。在立卷中要想保持文件之间的所有历史联系是根本不可能的, 而只保持其中某一方面联系或某几方面联系, 必然要割裂其他几方面的联系。文书立卷的目的不仅仅是为了保持文件之间的历史联系, 便于保管和查找利用, 才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。文书立卷的目的只有一个, 就是方便保管和查找利用。保持文件之间的历史联系是立卷的原则, 但不是立卷的目的。因此, 在文书立卷改革中, 我们必须以立卷适应方便查找利用为目的。
2 文件的分类方法
文书档案由于存在永久、长期和短期三种不同的保管期限, 因此, 立卷分类时一般按形成文件材料的机构——保管期限——文件内容三个综合特征来进行。也就是说先将归档文件材料按照形成这些文件材料的机构的不同分成若干部分, 然后再分别将每个部分的文件材料按照保管期限的不同分成永久、长期和短期三大部分, 最后再分别将这三个部分的文件材料按照其内容再分成若干个小部分, 组成若干个案卷。
文书档案立卷分类虽然比较细致, 但它很有可能会将反映一个问题的多份文件材料, 因保管期限不同分别装订在几个案卷之中。有时因为在同一保管期限内同一内容的文件材料只有一两份或几张纸, 常常将它们与其它同一保管期限不同内容的文件材料混合装订在同一本案卷内, 这种做法不便于对档案利用。在一般情况下, 档案利用者所查阅的材料一般都是自己主管业务范围内的档案材料, 基本都是同类内容的。这些档案材料虽然都是同类内容, 但有时会因保管期限不同被立卷者分别组立在内个案卷之中, 因此, 利用者同时借阅好几份案卷才能满足利用者的要求。如果将同类内容的所有档案材料不分保管期限, 全部组立在一个案卷之中, 在查找同类内容的档材料时, 只需查找一份案卷就可以满足利用者的要求, 这样既减少了案卷数量, 又减轻了立卷者的工作量, 既提高了工作效率, 又方便了利用。
根据形成文件材料机构——保管期限——文件内容三个特征, 结合学校具体工作和方便查找利用的特点, 我认为学校文书档案应按以下方面来分类较为恰当。
2.1 永久
(1) 学校人事任免、调进调出, 学校工作计划总结、各处室计划、总结为一卷。 (2) 学校支部工作包括:支部工作计划、总结、组织关系介绍信、民主评议党员有关资料、支部会议记录等为一卷。 (3) 行政会议记录为一卷。 (4) 学校职称评审, 年度考核, 评先选优为一卷。 (5) 有关教育教学方面的有关文件材料为一卷。 (6) 学校招生有关文件、新生录取花名册、毕业生花名册、普通话等级名册、书法等级名册为一卷。 (7) 学生毕业鉴定表、教育实习鉴定表为一卷。分别以班级为单位组卷。
2.2 长期
(1) 教师继续教育有关资料为一卷。
(2) 学生奖惩、休学、退学等有关资料为一卷。
(3) 市教委及其他部门有关文件为一卷。
(4) 县级其他部门有关文件为一卷。
2.3 短期
(1) 县教委普发文件为一卷。 (2) 其他临时性资料为一卷。
文件按以上方法进行分类后, 然后将每一卷按时间先后顺序进行整理, 再将每份文件以件为单位用档案装订机按要求订好。最后再编序, 写目录, 装入档案盒内, 这样就整理完毕。
3 文书档案的立卷时间
文书档案立卷的时间要求以往都为形成档案材料后的转年的上半年内完成。由于文书档案立卷要求集中立卷, 导致每年年初大量的文件材料堆积如山, 每年年初档案立卷人员都要花费相当大的精力从事立卷工作, 从收集整理文件材料、分类、抄写或打印卷内目录、拟写案卷标题、填写备考表、装订等工作相当复杂。如果我们采取新法立卷, 文件以“件”为单位, 由原来的档案材料形成的次年初集中立卷改为文件材料随时立卷, 就会使从事文书档案立卷工作人员的工作强度缓解。也可以使那些在我们日常工作中形成的具备保存和查考价值的文件材料及时归档, 避免因归档不及时、保管不完善造成损坏或丢失。同时也解决了文件材料从形成到立卷时间利用查找费劲的问题。
4 文书档案的整理应结合本单位实际, 不应有严格固定的模式。
从中央到地方的各个立档单位有大有小, 即便是大小相同的单位, 由于其职责范围不同, 其产生文件的数量也不同。一些级别相同的单位, 立卷相差几倍甚至几十倍。因此, 我们不能用一种模式来要求他们立卷。在立卷问题上, 由于种种原因, 我们过分地强调规范化和标准化, 而缺乏灵活性和多样性, 使得立档工作困难重重, 弱点暴露。立档单位的多样性和文件关系的复杂性, 必然带来立卷工作的多样化。因此, 我们应允许各立档单位根据自己的实际情况, 因地制宜, 选择适合自己单位实际的立卷方法。
名人档案分类整理归档的方法 篇6
一、名人档案的内容和类别
名人档案按其内容划分,可分为:生平传记类材料(包括个人自传、日记、个人简介、个人回忆录等)、信函类材料(包括对学校发展起重要作用的信函,已故名人的讣告、唁电、悼词、纪念会、纪念活动等通知、安排)、证件类材料(包括学生证、工作证、聘书、任命书、委任状、代表证等)、评价类材料(包括学术界、国内外媒体以及省级以上重要领导人对本人的评价材料)、成果类材料(包括本人毕业论文,编辑或主编的专著、译著、正式出版的教材、参考书、重要讲义、标志性论文,有价值的笔记和手稿,获奖证书、奖状、奖品等;出席国内外重大会议及活动的讲话、报告)、声像类材料(包括个人成长、学习、工作等各个时期重要活动如教学、科研、外事、社会活动及个人生活的照片、底片录音带、录像及影片等)、收藏类材料(包括本人收藏的有重要保存价值的图书、资料、实物,本人使用过的有重要保存价值和纪念意义的实物等)。
由以上的归档范围可以看出,名人档案既包括名人的传记、信函、论文、手稿、著作、讲义、媒体报道等一般载体的档案,也包含照片、录像带、录音带、证书、实物等特殊载体的档案。就档案载体而言,名人档案基本涵盖了高校档案实体分类法中其他12个门类的载体形式。
二、名人档案的分类整理和归档
对于内容丰富、载体多样的名人档案,我们该如何科学、合理地将其分类整理并归档呢?
1. 名人档案实体分类号的设置
一所高等院校,其名人档案的建档对象人数众多,尤其是像笔者所在的华南理工大学属全国“985”重点高校,人才济济,学者云集,相应地,各位名人的档案资源也极为丰富。名人档案在征集方面,也与其他门类档案不尽相同,其他档案一般是在每年相对固定的时间段进行统一收集,而名人档案则是随到随收或上门征集。另外,名人档案的收集通常不是一次性就接收完毕,因为建档对象一般都年长体弱,且需要整理的材料非常繁杂,整理起来十分耗时费力,有些材料因为年代久远也需要翻箱倒柜或者四处向亲友们搜集方可保证各类材料尽可能齐全完整,故而这个过程是长期而持久的。鉴于此,我们通常建议各位建档对象或其家属分期分批移交进馆。因此档案人员对名人档案的整理归档在时间上也做出相应的调整,即进馆一批便整理一批,具有持续性。针对名人档案需要经常补充立卷的这种现状,为了使同一位名人的所有材料均统一编号归档存放,我们在实体分类号的设置上采用在同一归档年度内,分别给每一个名人各自一个实体分类号的方法,这样就可有效解决同一位名人的材料需要不断进行后续补充而带来的插卷补卷问题。
如:人物类档案代码为RW,RW12代表名人档案,RW13代表教工人事档案。为了区分同一归档年度不同名人的档案,我们在RW12一级类目的基础上,增设二级类目。如,在2016年征集的名人档案中,我们给吴硕贤院士名人档案的分类号为RW1211,原校党委副书记曾惠典档案的分类号为RW1212,著名建筑结构专家梁启智教授档案的分类号为RW1213,依此类推。不同名人的档案均拥有自己独立的实体分类号,不跟其他名人的档案相互混编,就为今后持续补充立卷创造了有利条件。每一卷的档号组成形式为:年度—实体分类号—案卷号。例如:吴硕贤院士名人档案的第一卷的档号为:2016-RW1211-1,依次编号。我们一般以初次接收某建档对象档案所属的年度作为其名人档案档号设置的归属年度,如2015年,我们接收了我校原校长、陶瓷专家刘振群教授,电力专家吴捷教授,原副校长、焊接工艺学专家黄石生教授等名人的各类档案材料,所以我们将其名人档案的归档年度定为2015年,依此年度编制档号。
2. 名人档案的分类整理和归档
(1)一般载体档案的整理归档。名人档案中的纸质材料,包括生平传记类、信函类、成果类中的论文、著作、证书、笔记和手稿、教材、参考书、会议讲话、报告等,可以按原有方式,根据各类材料的内容和性质分装卷盒、依次编号归档。首先对进馆的所有材料进行分门别类,将同一类型的材料放在一起立卷,尽量不要混装。如,信函、手稿分别集中立卷,同一类材料若立多卷,则卷号尽量连号。同时,分类尽可能细化,使得每一卷材料更有辨识度。如,在“证书”这一大类中,可细分为“获奖证书”(或“荣誉证书”)和聘书两类,如果数量很多,则这两类证书也要分别装盒编号,当然假如证书的数量极少,一个卷盒足以存放,也可只立一卷,但是在同一卷中,要将获奖证书和聘书分别连续编号。此外,同样是获奖证书,论文、著作获奖与其他荣誉称号类的奖项也应予以区分。总之,名人档案分类的原则就是,在大的分类基础上,再按内容、时间等进行逐级细分。这样就使得案卷和卷内材料排列科学合理、清晰有序,查找起来也更便捷。(2)特殊载体档案的整理归档。名人档案中不乏实物、照片、视频、音频等特殊载体的档案,因其特殊性,我们在档号编写、装具及存放位置等方面都要酌情另加考虑。首先是实物类。名人档案中这一类非常多,到目前为止已征集名人的各类实物近300件,包括徽章,奖杯奖章、名人用过的有纪念意义的物品,等等。比如,我校原校长、博士生导师刘正义教授早年用过的印泥、印章、针线盒、煤油灯、毯子、手表、计算尺等;华南工学院原副院长、著名无线电技术专家冯秉铨教授生前用过的收音机、英文打字机及购买时的发票等;建筑设计专家、中国工程院院士何镜堂教授主持设计的上海世博会中国馆模型;能源专家华贲教授的“五一”劳动奖章;外国语言学专家、国家教学名师秦秀白教授的奖座、奖章等;已故制糖学专家陈树功教授生前用过的眼镜、晶体管收音机、英文小词典。诸如此类,难以胜数,均为十分有保存价值的名人实物。
这些实物的形状、大小、材质不一,如果按普通纸质档案的立卷方法,显然有其局限性。那么,该如何给这类名人实物编号归档呢?
为了保证同一位名人所有档案档号的连续性和统一性,笔者认为名人实物的档号可以接续该位名人其他纸质档案进行编制,比如,我校著名水泥专家、博士生导师王天頔教授的档案非常丰富,其各种手稿、荣誉证书、聘书、著作、媒体报道报刊、课题申报资料、项目可行性研究报告等纸质材料的案卷档号编到了78卷。对于他的另外两种珍贵的实物,即王天頔教授生前所采集、收藏的各种矿石标本,我们也将其档号接着前面的纸质材料的档号续编下去,将矿石标本的案卷号编在第79、80卷。在名人实物档案的装具和存放位置方面,一般的纸质卷盒及其档案柜显然不能适用。对此,我们可以在每一件实物的合适位置贴上档号标签,存放到馆内专门保存实物档案的档案柜中。这种档案柜在隔层、承重等方面都是专门针对实物档案设计制作的,因此,也适用于名人实物的存放。为了与馆内其他实物档案相区分,我们调用了10个实物档案柜专门存放名人的实物档案,按照年度、档号的顺序依次排列。
那么,同一位名人的纸质档案和实物档案没有存放在同一处,而其档号又呈连续性,是否会造成查询利用上的不便呢?其实这个问题不难解决,我们可以分别在两处都做个清晰的备注和详细的文字说明,将档号和存放位置等信息标注清楚,必要时,还可以在每件实物上编一个参见号,如此就可以按图索骥,顺利找到所需查找的档案。
对于载有名人视频、音频、照片或其他各种材料的光盘、移动硬盘、录像带、录音带等,我们也可以参照名人实物的归档和保存方法,将档号与该名人的其他各类档案连续编号,在存放位置上,因为考虑到数据安全问题,光盘和硬盘、磁盘、录音录像带等声像档案需要保存在专门的防磁柜中,因此,在馆内调用2个防磁柜专门用于存放名人的光盘、移动硬盘等声像档案,与馆内其他声像档案分别保存,在相应位置做好备注和说明。
为了以示区分,在存放名人实物和光盘、硬盘的档案柜柜门贴上柜牌,清晰标注“名人实物档案”或“名人光盘、移动硬盘等”,就使存放位置更加清晰明确了。
名人档案中的照片档案,可以依照名人的其他纸质档案的归档方法,顺着该位名人其他各种类型档案进行逐张照片编号、录入归档。
因名人档案之内容和载体的多样性,在录入档案管理系统时,对于题名需要特别标注清楚,录入照片、实物时,最好在题名前加“照片”、“光盘”、“视频”或“实物”等字样,如“照片:全国科学技术奖励大会合影(王天頔教授参加)”,“照片:全国硅酸盐学会第三次会员代表大会合影(王天頔教授参加)”、“实物:吴硕贤院士全国先进工作者绶带”,“实物:李元元校长出席‘校长有约’活动及学生赠予的纪念品”,等等。将名人档案中普通载体和特殊载体的档案统一整理、编号归档,有利于该名人所有材料的集中归置和查找,体现同一位名人的档案的完整性和系统性。同时,根据对特殊载体档案保管条件的要求,在名人实物档案和声像档案的存放位置上作一个调整,分别以相应的专业的装具进行保存。
三、做好名人档案整理归档需要注意的几个问题
1.名人档案是学校和国家的宝贵的精神财富,及时抢救、保护、利用好名人的各种珍贵史料是档案工作者义不容辞的责任。档案人员应该始终怀抱一种高度的责任感和使命感,本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的原则,尽心竭力地积极做好名人档案的收集、整理归档和利用工作,使华南理工大学的历史文化和人文精神得以永久传承。
2.面对内容、形式、载体多样、数量庞大的名人档案材料,我们要时刻保持清醒冷静的头脑,做到心中有数,不慌乱,在认真仔细地对所有材料进行逐级分门别类的基础上,装盒立卷、编号录入,使每一件档案都整理得井井有条,清晰有序。这既是对名人的尊重,也是档案人应该具备的职业素养。
3.要及时做好名人档案(包括实体档案和数字化档案)的安全保护工作。名人档案由于其特殊性,很多年代久远的珍贵的名人手稿、笔记、照片、证书等材料因经年累月的风雨侵蚀或是几番多次的辗转搬迁,造成了一定程度上的损坏:或虫蛀或水浸或缺边角,等等。鉴于此,名人档案一进馆即被放入真空充氮杀毒机中进行杀菌消毒处理,防止其继续受损。将名人档案经过杀毒处理后,再对部分缺损的档案材料进行补救性修复,以尽量保证史料内容的完整再现。同时,出于对名人档案抢救性保护的考虑,应对所有名人史料进行数字化扫描,并对数字化工作后所形成的所有数据进行多套、异质备份,这样就使得对名人档案的保护做到万无一失。此外,名人档案的数字化也是构建名人档案资源库的重要工作,对于充分利用名人档案开展线上和线下的专题展览、进行科学研究、史料编研等工作都有着重要意义。
参考文献
[1]连健,丁克永,吴小平,等.地质资料管理与服务国外发展形势跟踪研究[J].北京:中国矿业,2013(22).
[2]孙宝云,赵冬.论美国保密制度的特点及对中国的启示[J].北京:理论与改革,2011(4).
[3]张翠光,卜小平,侯荣久,等.美国地调局自动信息系统安全管理及其对国家地质资料数据中心建设的启示[J].北京:现代情报,2009(29).
[4]石小亚,朱小飞,朱卫红,等.浅析美国地质资料信息管理与服务[J].北京:国土资源科技管理,2011(28).
浅论科技档案的收集与整理 篇7
科技档案, 即科学技术档案, 是国家全部档案的重要组成部分, 它伴随着科学技术的产生而产生。随着科学社会化和社会科学化的趋势日趋明显, 科学技术已经渗透到社会的各个领域。因此, 科技档案管理已逐步成为社会管理的重要部分, 发展并成熟起来。
一、科技档案的收集工作
1、科技档案的收集
科技档案是开展科技档案管理的物质基础, 也是科技档案信息资源开发的必要条件。因此, 科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位, 是一个关键性的工作环节。做好科技档案的收集工作, 单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够, 还需要档案部门明确其指导思想与要求, 掌握收集工作的途径与方法, 积极、主动地开展科技档案收集工作。
科技档案收集, 就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度, 通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。其包括:基层科技档案机构的收集;科技专业档案馆的收集。
由于现阶段我国存在着多种形式的所有制, 科技档案收集工作与此相适应, 也有接收、征集、征购三种方式。
2、科技档案的收集的要求
遵守国家的相关法律法规, 集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集, 实行统一管理, 这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。
遵循科技档案的自然形成规律。基层科技档案机构的收集, 标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化;科技专业档案馆的收集, 标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的, 这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。
保证科技档案的完整、准确和系统, 也是保证科技档案质量的重要“关口”, 只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。
3、基层科技档案机构的收集
3.1科技档案机构的收集渠道
部门归档的成套科技档案这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道;向科技部门或科技人员收集零散科技档案;向本单位人员征集非职务科研成果档案, 单位人员非职务活动形成的科技成果, 原则上大多属于个人, 其形成的科技档案从产权的角度看, 也应归个人所有的;收集外单位转让或移交的科技档案对于企事业单位而言, 科技档案并非都是本单位形成的。因此, 基层科技档案机构在收集科技档案时, 有时会涉及到其他单位。
3.2基层科技档案机构的收集方法
科技档案收集工作的目标, 是完整、准确、及时地集中科技档案。基层科技档案机构围绕这个目标, 再根据不同的收集渠道, 应采用灵活多样的收集方法。
科技人员档案意识的强弱, 对科技档案的收集有着重要的影响。为此, 增强科技人员的档案意识, 是做好科技档案收集工作的一个关键, 无论是成套接收还是零散收集都是如此。要增强科技人员的档案意识, 必须做好思想工作, 特别是要根据人的心理活动规律, 加以疏导和激励。在此过程中, 除了要调动科技人员的积极性之外, 更应当在收集工作中实行严格的监督控制。科技档案进入档案部门之后, 发现不完整、不准确的情况, 通常要进行的补充与纠正。
4、科技专业档案馆的收集
科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地, 其宗旨是积累国家的科技资源, 为社会服务。这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性, 也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同。它的收集要本着价值原则、专业原则、层次原则和综合原则来进行工作。
二、科技档案的整理
整理, 是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程, 即通过对科技档案的分类与归类, 确定其在科技档案库藏体系中的位置, 并以编号的形式将其固定下来。科技档案整理的内容包括:分类、排架与编号, 其中分类是科技档案整理的核心。
整理工作, 是科技档案业务建设的中心环节。整理是科技档案实行科学管理的基础。科技档案的整理, 其实质就是对科技档案进行有序的组织。前苏联学者列夫涅尔说:“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”所以要通过对科技档案形式特征的系统化, 则可以达到对科技档案实体的控制。整理是科技档案查找利用的前提。科技档案是否经过整理, 以及整理得是否科学, 将直接影响到对它的利用。经过科学整理, 科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示, 就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案, 从而能够准确、迅速地提供利用。
科技档案分类, 就是根据科技档案的内容性质和形成特点, 把一定范内的科技档案划分成不同的类别层次, 从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。为了做好科技档案的分类工作, 每个基层科技档案机构和科技专业档案馆, 都应根据库藏科技档案的实际情况, 编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。科技档案分类方案, 是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。它提供了一个完整的分类体系, 使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。同时, 科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。
我们知道, 一切科技生产活动都具有连续性、继承性的特点, 前一阶段形成的经验 (科技档案) , 往往是后阶段科技和生产活动的凭据。生产技术越复杂, 现代化程度越高, 越离不开科技档案。科技档案管理如果脱离了科技档案工作的实际, 那将是无源之水、无本之木, 所以科技档案管理也要仅仅的跟随实际工作的变化而变化, 与时俱进。
摘要：科技档案是人类认识自然和改造自然过程的原始记录, 科技档案, 即科学技术档案, 是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物, 是人类社会进步的一个重要标志。本文主要针对科技档案的收集与整理工作进行论述。
关键词：科技档案,收集,整理
参考文献
[1]王实:《新时期认识与加强科技档案工作的探讨》, 《湖南林业科技》, 2004 (02) 。
浅析电子档案的整理与保护 篇8
【关键词】电子档案 整理 保护
【中图分类号】G27【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）02-0308-01
1、前言
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。现在电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。[1]我们的电子文件现阶段存在着快速的信息爆炸增长的问题，所以我们需要迫切的去对信息资源进行管理，只有整理好了科研、教学、生产以及基建等才能顺利的进行，电子档案的价值也能得到长期的利用，所以我们要认识到电子档案整理和保护的重要性，并对它们进行更加深入的研究。
2、电子档案的整理
2.1 文书电子档案整理
对于一般的文书类的电子档案的整理，我们首先要规范电子文书，然后对收集到的电子文书进行集中组盘，接着我们要用统一的规范的数据库结构来对电子文书进行整理、命题，最好整理建立一个系统的文件目录，这样可以更好的查找。对于那些纸质的要进行电子整理的。我们首先要把文件扫描并上传至网络，然后在网上进行文件的传递、批办以及督办。在文档整理完成以后，相关的部门还应该根据文件具体的重要性来指定文件的保管和保密，再进入档案部门，审查，最后放到电子档案的数据库。[2]
2.2 人事档案电子归档
对于那些人事档案的电子材料，我们拿到以后最先要做的就是对干部的信息进行数据库建立，要加上丰富的文字以及多媒体信息。文字的信息主要指的是干部的综合信息，这样全面的收录可以为以后大范围的应用提供基础支持。多媒体由于具有视频、图像的管理难、容量大、调用慢等特点，所以管理起来比较困难。我们如果只使用简单的文字，无法很好的满足现在日益增多的数据量管理、调用更新等要求。所以，分布式多媒体数据库的有必要引进来增强多媒体数据应用。
2.3 科技电子文件归档
作为科技类的电子文档其实有很多种，这些科技类的电子文档大体分为设备、基建、声像、科研等。科技电子文件的存档主要是根据管理要求扫描基建档案的信息，在扫描完成以后按卷、图、序等方式相连接，方便终端用户检索。[3]对于那些设备档案材料。由于很多的商家现在提供的很多技术、设备以及图纸都慢慢的转向了电子化，所以我们在进行设备材料的文件整理存档的时候除了一般的文档整理步骤，还需要详细的附上设备对工作平台、环境等的要求和设备的注意事项。
3、电子档案的管理保护
3.1 电子档案的保护
电子档案的保存，大多数还是脱机保存的，在以前的一段时间，人们使用软盘来存储数据，后来随着技术的发展，光盘慢慢的替代了软盘。作为新时期的载体存贮介质，光盘可以更加的对抗干扰，并且他们的结构非常的稳定，可以保存更长的时间。光盘刻录设备几乎是每一个档案管理部门都必不可少的设备，这样可以很方便的把电子文档转移到光盘上去。但是由于一些特殊的原因，还有一部分软盘仍然在行驶这他们的职能，我们在进行电子档案保护的时候要特别的注意软盘以及光盘的保护。
3.2 软磁盘的保护
首先，规格要统一，最好使用3.5的高保密软盘，另外，软盘的质量也非常的重要，这直接关系这数据的安全和电子档案的保存时间。软盘的保管条件要做到规范统一，不允许把磁盘放在有强的磁场、震动、有腐蚀气体、有灰尘的地方。环境的湿度最好控制在百分之五十左右，温度最好控制在20度左右。另外各部门还要加强病毒检测，确保电子文件保存的磁盘没有病毒。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。最后如果条件允许，我们应该把软磁盘载体换成光盘，这样才能存放的更加的长久。
3.3 光盘的保护
3.3.1 排放、使用要规范
我们在存放光盘的时候要把光盘放在盒子里然后直立放置，不让光盘堆叠，防止翘曲，在光盘使用的过程，我们也要尽量的避免划痕、摩擦。
3.3.2 温度、湿度良好
如果光盘放置的温度过高或者太潮湿，光盘就很容易氧化、变形甚至片基霉变。所以我们要把光盘放在l 4—2 4℃，湿度4 0%一6 5%的环境里面。
3.3.3 做好避光工作
由于光盘的保护层是塑料的，所以会受到紫外光的伤害，如果阳光直射光盘就会提前老化。所以，我们要注意光盘的避光。做好是定期复制，一般来说磁盘是2年，光盘是5年，这些年过后最好转储，转储后使用原载体编号继续保存。
4、总结
虽然纸质的档案内容比较原始真实，有着很好的凭证性，耐于保存，但是新兴的电子档案，结合丰富多彩的多媒体，就可以图文并茂，建立一个生动的形象。电子档案的储存介质作为多媒体光盘能够极大地缩小档案的存储空间，也有着很好的存储扩展能力，可以更好的保存、管理档案，并促进档案信息载体向大容量、高密度、电子化方向发展，从而使档案信息资源共享成为可能，信息传输迅速、广泛，便于查询与管理，方便快捷，电子档案有着非常光明的前景。
电子档案的整理和保护随着科技的发展会越来越普遍，对于整理和保护的技术要求也会越来越高，所以，我们应该深入的研究，认真的对待，最好电子档案的整理和保护，为以后的电子档案发展做好铺垫。除了做好对电子档案整理和保护的基本认识和注意事项，我们还要做好相关法规的完善，建立健全合理、科学、严密的制度，只有这样才能更好的规范和维护电子档案的安全。
参考文献
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[2] 张世刚.加档案信息的加强保护作用[J].中国档案，2006（07）：59-60
档案整理工作方案 篇9
为使公司的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。
基本设想及工作内容如下：
一、档案整理目标 1.合同审批单
2.合同排产单
3.生产指令单
4.原材料产品质量证明书
5.化学成分复检报告单
6.原材料进货验证记录
7.工艺卡
8.热处理生产记录
9.拉伸试验报告
10.晶间腐蚀报告
11.钢管超声波（涡流、水压）探伤报告
12.外观尺寸检查报告
13.产品质量保证书
二、分类
按照公司的业务特点及档案管理的要求（以下三点）1.要求所有档案整理目标的按公司名称分类。
2.要求所有档案整理目标的生产指令单中的合同序号分类，如合同中的规格、炉号、炉批号等。3.要求所有档案整理目标的分类档案做编号、排号等。
三、整理方式及内容
文书档案： 收集、1.合同审批单
2.合同排产单
3.生产指令单
4.原材料产品质量证明书
5.化学成分复检报告单
6.原材料进货验证记录
7.工艺卡
8.热处理生产记录
9.拉伸试验报告
10.晶间腐蚀报告
11.钢管超声波（涡流、水压）探伤报告
12.外观尺寸检查报告
13.产品质量保证书
整理以上所有证件归档将公司有保存价值的文件刻录光盘(包括纸质档案)；
四、编制档案检索工具和各种统计、登记册
1、文书档案（案卷目录、分类目录、字号目录）；
5、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。
五、制订档案管理规章制度
1、借阅制度；
2、归档制度；
3、管理人员岗位责任制；
4、保密制度；
5、其它工作制度。
七、建议
新农村建设中农户档案整理探究 篇10
一、农户档案对新农村建设具有重要意义
2011年和2012年的政府工作报告和档案事业“十二五”发展规划中明确指出, 要大力加强文化建设, 发展档案事业。关注三农, 自觉主动地去记录下农村每一步发展的历史, 加强农户档案工作正是实现档案服务以人为本, 建设社会主义和谐社会的关键所在, 是“三个代表”重要思想的具体体现, 是促进社会主义新农村建设的有效途径。
1. 农户档案工作是服务民生的重要举措。
农户档案工作在贯彻党和国家的大政方针与村民的愿望之间发挥了桥梁纽带作用。例如上级政府在进行征兵、计划生育等工作时, 通过检索农户档案, 对符合条件的家庭实现对口宣传;通过给养殖大户建立信息记录, 可以让畜牧科技人员在管理和指导防疫时有针对性;对育龄妇女进行排查登记, 指导计划生育工作;民政部门通过调阅农户档案, 为优抚对象、特困户及时送去温暖;依据档案造册, 对村里的中青年进行集中的普法教育;农户档案还可实现对农村剩余劳动力的摸底, 有利于针对剩余劳动力进行就业政策的宣传, 促进就业。
2. 农户档案工作是亲民利民、维护农民利益的重要体现。
激发群众的参与意识, 做好农户建档工作, 最重要的是让农户实实在在感受到档案工作带来的切身利益。在生活、工作、学习中产生的各式各样的档案有着重要的凭证、参考、教育作用, 如不加以妥善保管, 会给日常生活带来不必要的麻烦, 而绝大多数农户面对林林总总的家庭档案无从下手。农户档案工作就是要充分发挥专业优势, 为广大农户提供专业、系统、科学的档案管理, 维护农民利益。
二、农户档案的建档原则
对比商业领域中的客户档案, 笔者经过分析比较, 认为二者既相互区别又相互联系:一方面, 工作对象存在差异性、集群性和层次性;另一方面, 商业领域中的客户档案是通过寻找、挖掘、获取和存储客户档案中的有用信息来扩大业务规模, 提高企业效益;农户档案是通过准确、全面地提供农户的有用信息来方便村委会行使管理和服务职能, 提高服务效率。但工作宗旨都是为了实现和利用档案信息的有用价值。基于上述理由, 笔者认为农户档案工作可以在相关环节一定程度上地借鉴商业领域中客户档案的工作原则和方法。
1. 需求性原则。
此原则强调工作人员上门收集档案时, 切记要以村委会的管理需求为导向, 按需所取, 这里的“需”指实际需求, 避免盲目追求档案材料的多和全。对于以往村级档案已经收集整理和记录在案的材料, 应避免二次收集和整理工作的重复及浪费。
2. 效益性原则。
农户建档工作需要花费大量的人力物力, 但其作用、价值和管理效果却不是立竿见影的。在调查过程中, 有些村民表现出对村委会投入过多经费的不理解, 进而抵触资料的征集。
3. 便利性原则。
农户档案与以往村级档案相比, 其显著特色是从多个角度考虑农户的特征和管理需求, 将收集到的信息进行分类汇总, 按需索取, 使之具有层次性。该工作不仅在档案的内容和功能上创新, 而且有利于更好地发挥档案的实际服务功能。
4. 完整性原则。
随着社会环境的日益复杂, 造成农户档案信息的分布不均匀, 分散在农户手中的零散档案无法准确满足村委会管理和服务的需求, 因此, 如何将分散在农户手中的有用信息收集齐全对档案工作人员来说, 是一项艰巨而复杂的任务。
5. 安全性原则。
在商业机构中经常会出现盗取客户个人信息的非法行为, 信息安全已经成为当代社会信息化建设过程中不容忽视的问题。建档工作同样必须认真贯彻此原则, 尊重农户个人隐私权, 确保农户个人信息的安全。
三、建档工作的具体实施步骤
1. 农户档案资料的收集。
首先, 宣传先行。农户档案是私人档案的一种, 属于公民的个人财产, 涉及个人隐私。在进行收集工作前, 为避免农户的抵触情绪, 要切实将宣传工作做到位, 如举办相关讲座、奖励典型示范户等, 为农户档案工作的顺利开展奠定坚实广泛的群众基础, 确保后续工作有序开展。其次, 制度保障。在立档之初, 不要急于开展资料的收集工作, 村委会领导班子和档案工作人员要先明确归档范围、要求和内容, 制订档案管理的相关办法和制度, 以及档案整理、保管、借阅和移交要求, 只有具备完善的配套制度才能在建档过程中提供工作依据, 增强可操作性, 做到有的放矢。再次, 资料收集要及时。为避免档案因人为原因丢失, 领导要实时督促, 加强审查工作;工作人员也要及时上门索取。只有齐抓共管, 跟踪督促, 将农户活动的进展与档案工作的各个环节同步进行, 才能确保资料收集的齐全和完整。
2. 农户档案的分类。
一户一档是分类的基本原则, 在此基础之上, 对收集到的材料进行进一步分类, 每一大项里的不同小项可根据各地、各村的实际需要因地制宜, 适当增加或减少, 力求既能做到博约得当, 又能满足村委会进行管理和服务的实际需要。笔者建议, 除上述常规分类方法的同时, 也可借鉴商业领域中常见的VIP客户档案的案例, 对那些有专门技能和大型养殖户等的家庭建立特殊档案, 以此实现对特定用户的快速检索。
3. 农户档案的有序整理。
农户档案信息的有序化程度影响其为管理决策服务的程度。随着新农村建设步伐的加快, 人们参与社会事务的增加, 农户手中产生的档案的种类和内容也随之增加, 因此要确保收集到的档案材料的科学有序排列。笔者建议采用字母顺序排列法, 即先根据农户所在村的区 (社) 来划分大类, 再在大类中按照字母顺序法细分, 按每户户主姓氏的汉语拼音字母的先后顺序排列, 第一位相同则按第二位字母排列, 以此类推。
四、农户档案信息化管理
实现农户档案信息化管理首先应确定阶段性工作目标:在农户信息系统建立的初级阶段, 侧重信息检索, 利用计算机对所收集到的信息进行存储, 开发建立农户档案检索系统, 既可根据具体检索项名称进行查询, 也可实现模糊查询, 还可实现多个项组合的高级查询和筛选功能, 使检索更加高效;在实现各村信息系统的开发与利用基础之上, 便可进入深入开展阶段, 借助互联网技术, 实现村与村、村与镇政府或村与县政府之间的信息交流, 提高管理和服务效率。
其次要制定信息化管理的推进策略:一是完善工作机制。各政府部门、档案部门和村委会要加强相互之间的沟通协调, 把农户档案的信息化工作纳入到各个涉农部门的绩效考核和工作计划中来, 保障经费开支, 农户档案信息化管理与新农村建设的各项工作协调同步开展;二是加强培训和指导。做好试点村的培训和档案日常整理的指导工作, 以点带面, 注重试点村成功经验的推广;三是大力推进农村信息化建设, 尤其加快村档案室的网络平台的创建;四是重视农村档案信息的资源整合, 借助现有农业信息网站、政务公开手段、各类三农政策性文件等挖掘涉农信息, 加快农户档案信息资源数据库和专题库建设, 为进一步实现农村信息的“一站式”“无障碍”服务做好铺垫;五是严防泄密事故, 保证农户个人信息的安全。
最后要实现农户档案信息系统的有效架构:第一, 建立能够广泛覆盖农村的光缆传输网络;第二, 各村档案室农户档案信息资源的数字化处理, 初步具备数据上传的条件, 实现远程服务;第三, 村、乡镇、区县具备查阅档案信息的硬件条件, 专用计算机, 电子阅览室, 具备上网条件;第四, 档案工作人员和农户也应掌握基本的计算机及网络的使用方法。
摘要：农户档案为村民自治管理活动提供了依据, 在新农村建设中发挥重要作用, 同时也是构建社会主义和谐社会, 档案工作服务民生、促进农村文化发展的行之有效的措施。
关键词：农户档案,建档工作,信息化管理
参考文献
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