高校行政秘书十篇

高校行政秘书 篇1

一、信息素养的基本概念以及基本内涵

1. 信息素养的基本概念

信息素养的基本概念起源于美国信息图书检索机构, 最早是在1970年提出[1]。信息素养利用大量的信息工具使得问题能够得到正确的解答, 继而完善地利用好信息技能。信息素养的相关概念一经提出便被广泛使用, 世界各国的研究机构也就如何提高信息素养展开了深入的研究, 对信息素养的概念界定提出了新的见解和看法, 我国现阶段对于信息素养的问题研究比较晚, 但是随着我国相关工作人员的进一步研究继而取得了较大的成果。相关专家认为时代下获取自己可用的信息, 继而达到自己的最终目的能够在一定程度上反映出我国在此研究领域内的文化思想[2]。

2. 信息素养的基本内涵

信息素养的基本内涵主要包括以下2个方面: (1) 信息意识; (2) 信息能力。从信息意识角度来看, 主要反映的是人们对信息工作的基本性质, 对社会地位的认知程度, 信息意识能够让人们采取相关行动进行相关目标的达成。简而言之, 一个具有较高信息意识的高校行政秘书, 其思想能力比较开阔, 反之, 一个没有信息意识的高校行政秘书, 其思想能力比较狭窄。一旦对信息利用的开发度不够高, 与此同时不能够充分发挥出高校行政管理的相关作用, 在一定程度上影响了高校管理工作的整体质量, 此种情况的出现必然会造成管理工作混乱, 严重者甚至会出现不可弥补的损失。从信息能力的角度来看, 信息能力是人们获取处理信息的能力。获取信息能力的高低需要参考获取信息人的综合素质能力高低, 简而言之, 高校行政秘书信息能力的提高能够有效提高起综合素质能力, 在工作过程中反应较为敏捷而又快速。在利用信息资源的前提下, 将高校行政秘书的能力与专业知识能力两者有机结合起来, 让其能够准确履行相关职能, 发挥出信息的潜在作用。高校行政秘书的主要信息能力包括以下几个方面: (1) 数据处理能力; (2) 计算机操作能力; (3) 信息开发能力。

二、提高高校行政秘书的信息素养

信息时代背景下, 信息素养的相关培养教育受到世界各国的重视。我国高校在信息素养教育的基础上加入新的措施, 培育人才是资源开发的重要基础, 与此同时也是选用高素质人才的重要前提。高校行政秘书不仅仅要面临着现代化教育的严峻考验, 还要面临着先天训练不足等问题。此时, 应该在信息素养方面下重功夫, 培养高校行政秘书的信息素养能力[3]。

1. 提高行政秘书的信息素养, 需要进行适当训练和教育。

信息人才的培养需要依靠高校院校来进行, 作为一所高等教育学府, 高校行政秘书工作应该发挥其信息教育职能。高等院校是高等人才所聚集的地方, 与此同时也是传播创新思想以及创新技术的艺术殿堂;高等院校在师资力量方面较为雄厚, 诸多专家也对信息素养能力进行研究。从上述角度来看, 高等院校具备丰富的信息教育资源, 高等院校可以根据其本身又是来为行政秘书工作者定期开展培训工作, 掌握计算机的常用基础功能, 让其对计算机硬件设备能够有充分的认识。从另外一个角度来看, 一个连基本计算机的使用功能都不会的行政秘书, 又有何资格来提高其信息方面的素养能力。

2. 高校工作者需要确定信息素养的培养目标。

明确信息素养的具体培养目标, 一方面能够正确评价高校信息素养, 另外一方面还是信息素养的出发点。高校所制定的信息素养目标不仅仅能够引导培训对象按照相关目标进行追求, 还能够规范培训的具体方法和具体内容。信息素养培养目标主要包括以下几个方面的内容: (1) 根据工作的实际需求, 对获取的相关信息进行分辨能够剔除不良信息, 对有用的信息进行吸收能够进行有效组合; (2) 通过多种广泛途径来获取大量的信息; (3) 创造性地使用诸多信息; (4) 积极主动地学习各个方面的知识和能力。

3. 创造良好的软件、硬件环境。

信息素养的培养离不开良好的软件、硬件环境, 高等教育学校应该进行统筹规划, 为米苏信息素养提供必要的场所和器材, 逐步改善办公自动化条件。及时更新信息化的主要设备, 新技术往往随着新设备的生产儿进入到现阶段的信息社会, 一旦未对信息进行及时更新, 势必会落后于时代潮流。

结束语

综上所述, 培养高校行政秘书的信息素养能力能够提高其工作效率。

摘要：信息时代的发展当下, 高校行政秘书作为领导的助手, 在具备基本的职业素养以及道德素养之外, 还需要具备较高的信息素养。信息素养 (Information Literacy) 相对于传统意义来说, 是一种满足现代化教育的需求方式。笔者将根据相关工作经验, 分析高校行政秘书的主要信息素养内容, 并提出一点想法。

关键词：信息素养,高校行政秘书

参考文献

[1]杨帆.提高高校行政秘书人员信息素质的对策[J].科技情报开发与经济, 2009, 19 (8) :176-178.

[2]董光芹.信息办公自动化对高校二级学院行政秘书工作的影响[J].科技文摘报·教育周刊, 2010, 15 (2) :155-155, 112.

高校行政秘书 篇2

数据来源:麦可思 (MyCOS) -中国职业信息数据库、麦可思-中国2008届大学毕业生求职与工作能力调查, http://www.mycos.com.cn

1. 职业描述

通过进行调查、准备数据报告、处理信息需求, 并履行准备信件、接待访客、安排电话会议以及确定开会时间等工作, 完成高质量的行政管理工作。可能也会培训和指导业务水平较差的职员。

2. 就业与薪酬情况

根据麦可思2009年2月底完成的“麦可思-中国2008届大学毕业生求职与工作能力调查”, 在调查覆盖的本科毕业生能够从事的644个职业小类中, “行政秘书和行政助理”为本科毕业生就业量最大职业小类, 就业比例达到4.7% (即全国参与调查的已就业本科毕业生中, 就业于该职业的占4.7%) , 从事该职业的2008届本科毕业生毕业半年后全国平均月收入为1945元。

在“麦可思-中国2008届大学毕业生求职与工作能力调查”覆盖的高职高专毕业生能够从事的598个职业小类中, “行政秘书和行政助理”为高职高专毕业生就业量第3的职业小类, 就业比例为3.2% (即全国参与调查的已就业高职高专毕业生中, 就业于该职业的占3.2%) , 从事该职业的2008届高职高专毕业生毕业半年后全国平均月收入为1580元。

根据“麦可思 (MyCOS) -中国职业信息数据库”, 该职业2009年大学毕业生的招聘预测量为:本科111884人, 高职高专110343人。

3. 从业者的工作要求

1) 最主要的9项任务

处理和维护主管的日程表。

使用文字处理、表格制作、数据库和幻灯片演示等基本办公软件, 完成发票的报销手续, 准备和写作报告、备忘录、信件、财政决算和其它文件。

阅读和分析收到的备忘录、提案和报告等, 确定其重要性并制定工作计划、做好时间分配。

阅读、整理和分发收到的信件, 包括传真和电子邮件。

准备常规询问信件的回复。

归档和取回公司文件、记录和报告。

接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与访客会谈。

履行办公室日常职责, 譬如采购供应品、维护记录管理系统和执行基本的簿记工作。

为委员会、董事会和其他会议准备议程并做安排。

2) 工作要求的智体能力

会话理解能力——通过倾听来理解口头词句所包含的信息和思想的能力。

书面表达能力——使用书面语言传递可被他人理解的信息和思想。

阅读理解能力——阅读并理解书面信息和思想的能力。

口头表达能力——与他人进行口头交流, 使其明白自己传达的信息和思想的能力。

话语的清晰度——清楚表达以使他人理解的能力。

3) 工作要求具备的主要技能

基本技能——积极聆听

例如:听懂领导的要求

基本技能——理解性阅读

例如:阅读填表说明

资源管理技能——时间管理

例如:制订每月会议日程表

基本技能——有效的口头沟通

例如:接待访客并介绍公司情况

基本技能——针对性写作

例如:记录电话留言

4) 工作需要的知识与具体的知识结构

文秘知识:关于行政和文书记录程序和系统的知识, 例如文字处理、文件和记录归档、速记和誊写、设计表格以及其他一些办公程序和专门用语。

中文语言:关于汉语语言结构和内容的知识, 包括词的意义和书写, 构成规则和语法。

消费者服务与个人服务:关于向顾客和个人提供服务的原理和过程的知识, 这包括评估顾客需求, 达到服务质量标准, 确定顾客的满意程度。

计算机与电子学:关于线路板、处理器、芯片、电子设备和电脑软硬件的知识, 包括应用软件和程序编写。

行政与管理:关于战略策划、资源分配、人力资源建模、领导技巧、生产方法和人员及资源协调的商业与管理的原理。

5) 工作要求的任职资格

总体工作经验:部分雇主会要求工作者具备与此职业相关的技能、知识和工作经验。例如, 要求从业者之前必须有当行政秘书或行政助理一年以上的工作经验, 并且有些雇主还要求工作者通过英语水平考试或计算机水平考试, 获取能力证书才能工作。

在职培训:从业者需要接受一年或两年的培训, 包括在职工作经验的积累和接受经验丰富的工作者的指导。

教育背景:要求从业者接受过职业培训学校的培训, 具备在职工作经验或者大中专文凭。一些职业要求学士学位文凭。

6) 工作要求具备的性格

协作精神:要求工作者乐于与他人协作, 并在工作中表现出和善、合作的态度。

细微观察:要求工作者在工作中注重细节, 完美地完成任务。

可靠性:要求工作者可靠的、有责任感的、值得信赖的履行自己的职责。

正直:要求工作者诚实, 有道德感。

关心他人:要求工作者能够敏感察觉到他人的需要, 体谅他人的感受, 对他人工作有所理解和帮助。

4. 工作方式和环境

坐的时间:该工作需要从业者长时间坐着工作。

重复同样工作的重要性:该工作会不停地重复同样的身体动作 (例如:将数据录入) 或智力活动 (例如:检查分类账的录入) 。

结构性工作和非结构性工作的比例:该工作不允许从业者自己决定工作任务、优先顺序和最终目标。

与工作小组合作:与他人组成的团队合作对该工作很重要。

精确的重要性:该工作对精确度的要求很高。

5. 从业者追求的工作满足

一般来说, 从事行政秘书和助理者, 可以从以下方面得到工作中的满足感:

1) 职业兴趣

从事该职业者往往追求一种常规性。常规性职业通常要求工作者依照已有程序、规则处理数据和完成一些琐碎工作, 而不需要在工作中表现出独创性思维;一般工作中有明确的上下级关系。

2) 企业氛围

能力使用:该项工作的从业者可以发挥他们的个人能力。

同事:该项工作的从业者有容易共处的同事。

成就:该项工作的从业者有成就感。

社会服务:该项工作可以使从业者为其他人做贡献。

监督、人力关系:该项工作从业者的上级管理者通过管理对手下的员工进行支持。

6. 与该职业对应的专业

一般说来, 行政秘书和行政助理这一职业对专业没有特别的要求。按照麦可思将就业率、毕业后平均月收入、毕业生自评工作能力三项指项加权后得出的就业推荐指数, 与“行政秘书和助理”对应的就业情况较好的专业依次为:逻辑学、会展经济与管理、国际政治、对外汉语、泰语、公共管理、英语、外贸英语、工商管理、英语新闻与传媒。

7. 给在校生的建议

浅析高校行政秘书角色定位 篇3

【关键词】行政秘书 角色定位 服务

高校行政工作随着高校变革与自身行政工作的深入分工，已经进入到精细化时代。行政秘书室或者行政秘书科等部门的出现，代表着行政秘书工作的制度化。高校行政秘书既是院系行政管理层的参谋与助手，又是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。[1]对于行政秘书而言，是否能够准确把握自身的角色定位，对于自身未来发展与工作的成败起到关键的作用。因此，行政秘书需要在工作中加强自身角色感，深刻领悟工作的合理处理方式。

一、从服务对象上谈行政秘书的角色定位

1. 为领导服务是行政秘书的第一位职能：行政秘书是直接为高校领导和主管部门服务的。所从事的都是辅助性的工作，秘书的基本角色是领导的助手，基本职能和作用是协助领导开展领导活动和政务活动。直接在领导的授意下受理院里发生的行政公务，直接处理在院里发生的与领导和领导活动有关的事务活动。具体体现在：文书工作、信息工作、会务工作、调查研究工作、综合协调工作、档案工作、机要保密工作、值班工作、文印工作等等。

2. 为院（系）内职工服务是行政秘书的第二位职能：院（系）行政秘书的第二服务对象是本院内的任课教师及其他的教辅人员。打个不太恰当的比喻：高校里的院（系）对于每个教师而言就像是一个“家”，而秘书就相当于这个家的“管家婆”。因为学校的教务处、人事处、科研处等各个职能部门的各类文件只下发到院（系），教师的方方面面的信息都来自院（系）。秘书就要做好“下达上传”的工作。“下达”就是将各个职能部门的文件精神、各类通知内容用最有效、最快捷的方式传达到每位相关人员。比如：科研项目的申报、教学立项的申报、职称的评审等等这些通知都是与教师的切身利益息息相关的，如果这些信息没有及时下达到位的话，势必耽误教师们的科研发展及职称晋级。“上传”就是将各位老师应该上交的各类资料收集起来并及时报送到相应的职能部门去。

二、从工作内容上谈行政秘书的角色定位

1. 当好参谋助手：秘书的活动是领导思想的补充和延伸。秘书工作是否得力，直接影响到院系领导工作的开展和工作效率。所以秘书工作必须坚持从小事做起，从大事着眼，努力提高服务水平。一是围绕中心，为领导服务突出超前性。牢固树立为领导服务的超前意识，全面把握领导的思想脉搏，正确贯彻领导的意图，当好参谋和助手。二是搞好配合，为科室服务突出主动性。在开展重要工作中，我经常与科室领导互通情况，以求统一认识，步调一致，排除干扰，共同围绕中心工作搞好服务、当好参谋，变部门行为为政府整体行为，形成合力，提高整体工作水平。秘书要摆正自己的位置，秘书只是领导的参谋、助手。工作的性质始终是辅助性的、参与性的、支持性的，绝对非命令性、指挥性、决策性。

2. 做好协调综合：协调指在整体工作运行过程中，对于过程中遇到的问题，诸如人员安排、程序安排等工作拥有足够的统筹能力。高校院（系）是一个中层机构，上联学校的各个职能部门，下接系（教研室）具体的教学单位，秘书工作不仅内容繁杂，而且涉及的对象也很广。因此，行政秘书必须具备出色的协调统筹能力，主要来讲是对于学校各职能部门职责和权限的熟练认知，对于系院教学单位的实际情况和自身特点有充分认识。通过整合上传下达的重要能力，保证学校职能部门信息的绝对对称，降低学校与教学系院直接的沟通成本。

三、从行为性质上谈行政秘书的角色定位：在工作上能做到主动补位，加强与各部门之间的沟通

从上述的职能看秘书在院（系）所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。可以说他们是院里的服务员。因此，必须从服务性、创造性两个方面来把握行政秘书的行为角色：

1. 服务性：服务性是行政秘书工作的主旋律，是工作的落脚点。高校院系行政秘书部门，历来坚持“三个服务”的宗旨，即服务领导、服务教师、服务学生。用心服务大家才能真正体现这一职业的特殊魅力，才会让人觉得这一工作的伟大、神圣和受人尊敬，才不致让人觉得秘书可有可无。在工作上能做到主动补位，并能与其他各科室人员加强沟通，密切配合，互相支持，保证整体工作不出现纰漏。在工作中我自己确定了一条工作原则，属于自己的工作要保质保量完成，不属于自己的工作范围的配合其他人员能完成的也要按时完成，做到主动帮忙、热情服务。

2. 创造性：创造是时代的要求，也是工作可持续发展的要求。在传统的观念中，秘书工作是领导思想的体现与补充，这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，秘书工作的智商性服务将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新手段，促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观察问题、新理念来思考问题、新方法来处理问题，只有这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。

高校引进行政秘书的概念，也是高校进行素质教育改革的体现。[2]行政秘书一定意义上代表着高校整体行政改革往高效，配置合理方向发展。秘书是没有角色的角色，抑或是多种角色的集中，强化和培养秘书正确的角色意识，在努力推进民主与法制建设的今天，对秘书队伍的建设有着非常重要的现实指导意义。

【参考文献】

[1]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察，2008（10）：135.

高校行政秘书 篇4

2015年正接近尾声，在院领导的监督指导下,在工学院全体教师的支持下，我作为工学院教师，兼任行政秘书、科研秘书、档案员、信息管理员，各项工作均取得了新的进展，圆满的完成了本职工作，现总结如下：

认真学习总书记在浙江考察时的重要讲话精神和省委召开的“三严三实”专题教育工作座谈会精神，严格遵守党的政治纪律和组织纪律，自觉同党中央在思想上、政治上、行动上保持高度一致，努力做好教书育人的正能量。

行政工作纷繁复杂，要时刻保持工作状态，为了完成好工作，我积极向领导请教、向同事学习、自己摸索实践。在经历了近两年的工作后，工作状态已经由之前的“一团麻”变成了“一条线”，对于日常的工作能够根据经验进行预判，提前做好准备，应对突发状况也能自由应对，在短时间内给出及时合理的处理方案。

科研秘书的工作，不像行政秘书那样复杂，但必须极其细致，学院教师的科研奖励申报，省社科基金、国家自然基金的申报等，均需要及时通知，按时结项，不容许有半分马虎。

作为学院的兼职档案员，每年需按时对毕业生的档案进行归档工作；每星期到一号楼收发室取回报刊和信件，并分发给各系老师；每年十月为下一年全院订阅报刊杂志；同时，始终为学院老师提供图书的借出、归还工作；除此之外，今年我还组织学生，分批次对我院图书室进行了搬迁，之前图书室一直在三楼，鉴于楼体建造时并未按照图书室的建筑规范建造，出于楼板的安全角度，将图书室搬至一楼，并对图书按学科进行分类，一改以往“摸到哪本算哪本”的窘境。

信息管理员的工作，相对轻松，撰写学院的通知公告、学院动态等新闻，整理照片，及时更新学院网站、发布新闻；协助更改上网账号的老师申请新账号。

除完成行政工作外，作为一名教师，我不断提升自己，经常阅读科研文献，练习英语，正攻读博士学位。今年申报了一项实验室开放项目，指导了3名毕业生的毕业论文。

高校行政秘书 篇5

一、民办高职高专院校行政秘书队伍之现状

1. 行政秘书工作内容模糊不清, 角色定位不准

秘书工作的显着特征通常是辅助性和服务性的, 但是高职院校行政秘书究竟应该如何为领导以及学生提供服务, 以及提供哪些服务, 都缺乏比较明确的规范, 往往都是根据领导的需求, 以及秘书自身对工作的理解来确定, 这很容易导致秘书角色的模糊甚至错位, 秘书、领导、学生的工作出现交叉或者错位, 有的领导兼职秘书, 忙得不亦乐乎, 秘书清闲, 有的领导当甩手掌柜, 秘书当家, 秘书再将工作层层往下安排, 有的学生自己的事情, 学校秘书帮着做, 有的学生的工作没有人过问, 可谓种种乱象。

2. 行政秘书队伍素质良莠不齐

总体而言, 高职院校行政秘书队伍素质良莠不齐, 主要体现在两个方面。第一, 业务素质高低不齐。首先从所学专业上看, 很多行政秘书并不是科班出身, 而是从其它岗位调配的, 本身并非秘书相关出身。不少担任行政秘书的人员并非本专业出身, 在工作前也没有经过专业的培训, 没有更多的实际经验, 理论和技能的储备都严重不足。其次从学历方面看, 行政秘书与其他的教学科研类教职员工相比, 学历普遍偏低, 甚至极个别的都没有大学文凭。再次行政秘书业务需要多面手, 秘书工作相对其他教学科研类型岗位要求钻研专业不同, 反而讲求一人多面手, 一人多用, 对专业知识有很强的广泛性要求, 在实践操作中需要秘书知识、档案学、管理学、心理学等其它各类知识相结合, 并能要能够熟练使用计算机、打印机、传真机等现代化的工具, 工作的特点也具有实效性和综合性。第二, 思想中的抵触和自轻情绪。首先表现在对待岗位的被动情绪, 很多行政秘书的工作都是由单位或者领导调配的, 有时并非处于本人的主动要求, 属于被动担任, 这难免就会产生厌烦、排斥等被动情绪, 对工作没有积极性, 有事能拖就拖, 得过且过, 缺少积极性、主动性和创造性。从而产生对自己本职工作的轻视和忽视的心态。第三, 心里承受能力偏低。行政秘书的工作比较枯燥、繁琐而又不断机械重复, 这种格式化、无止境的工作状态, 容易使从业者变得缺乏耐心, 易怒和冲动, 心中容易弥漫着焦躁情绪, 使得工作开展产生难度。

二、行政秘书应当具备的基本素质

1. 思想素质及政治理论要求

行政秘书首先应当具备全心全意为人民服务的精神, 工作中要有实事求是、谦虚谨慎的工作态度。工作过程中, 既要求一丝不苟, 不出差池, 有要求雷厉风行, 精明强干, 并且能够精益求精, 总结提高。行政工作范围广, 内容杂, 任务重, 责任大, 如果办公室人员不具有以上的条件, 不能够爱岗敬业, 继承和发扬不图名利、默默无闻、无私奉献、艰苦奋斗的优良传统和作风是无法做好工作的。同时要具有强烈的事业心和责任感, 面对新情况、新问题, 要能够灵活应对, 提高工作的效率和质量, 为师生员工服务。具体体现在下面几点:

为领导, 参谋助手两不误。行政秘书要积极掌握学校及系部的相关动向和信息, 及时准确的向系领导汇报相关注意事项, 为系领导提供决策依据, 当好领导参谋和助手。在此过程中既要明确与领导的关系, 尊重领导的意向, 忠实积极地贯彻领导意图, 同时也要积极善意提醒领导相关注意事项。

为教师, 后勤保障是重点。教师是行政秘书工作的重点, 教师的教学、科研工作的开展都与办公室有着紧密的联系, 辅导员教师的学生工作也是行政办公室的主要内容。行政秘书必须妥善处理好与教师的关系, 及时传达学校相关的信息。行政秘书应积极为教师工作提供方便, 相关文件和资料的查阅, 相关政策文件的提供, 同时对于自己工作范围能力不能解决的, 要及时向有关部门和上机机关反映。和教师要经常交流思想, 做到相互理解和尊重, 增进友谊和感情, 方便工作的推进。

为学生, 服务育人两手抓。行政办公室和教学以及辅导员相比, 与学生的接触虽然比较间接, 但是依然承担了重要的教学管理工作, 要时常地与学生干部打交道。行政秘书要有为学生服务的强烈意识, 真诚地对待学生, 加以理解和关怀, 并用敬业爱岗、乐于奉献的工作态度潜移默化地言传身教, 影响学生, 教育学生。

2. 基本技能素质要求

办公室行政人员的能力要进一步提高, 其中包括的基本能力有:敏锐的洞察能力、良好的记忆能力、严密的思维能力和集中的注意力。在专业上, 要有完善的表达能力、高效的协调能力、自控能力和组织管理能力。对于一些常见的办公业务, 要掌握现代化的工作技能:快速记录、文字处理、管理档案、联络工具、常用软件、图形处理、以及相关的复印机、打印机、传真机等。表达能力是办公室人员的基本功。无论是信息处理、宣传广播、调研考察还是处理公文, 都离不开表达, 口头的表达, 文字的表达, 都是基本的素质要求。所以行政办公人员要能够日积月累, 潜移默化, 多思、多练, 做到文思敏捷、下笔生花, 写出的文章要能够观点鲜明, 层次清晰, 上行能如实反映事情的本质和要点, 下行能准确传达政策理论和领导意图。

协调能力。行政秘书打交道的人员繁杂琐碎, 各种角色都有, 所以要有良好的协调能力, 能够处理好方方面面、校内校外、部门之间等各种关系, 努力为本校、本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境, 以达到高职高专学校教育目标的总要求。

自我控制能力。对于行政秘书而言, 正确处理好各方面的人际关系是不可或缺的能力。它要求行政管理干部在日常工作中沉着冷静、宽容大度、仔细耐心、头脑冷静、豁达明理, 善于控制自己的情绪, 学会求同存异, 和谐共处, 与人为善。遇事能客观冷静地分析问题, 正确地处理好工作中的各种矛盾。

三、结束语

总之, 行政办公室的工作特点是:多、繁、乱, 可谓永无止境, 层出不穷, 嘴皮磨破, 口水说干, 鞋底磨破, 椅子坐穿, 属于是学校的“平时无人问, 有事都要管”的“救火队”部门。要切实做好办公室工作, 就要了解办公室工作的性质、作用、特点, 遵循相应的原则, 同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验, 注重实践, 不断提高业务水平, 加强办公自动化管理, 高质高效地完成各项工作, 为学校的发展建设贡献力量。

参考文献

[1].储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察, 2008 (10)

[2].宋立.关于转型发展期高校行政秘书工作的思考[J].秘书工作, 2009 (4)

论行政秘书在队伍建设中的重要性 篇6

1. 行政秘书的岗位职责

行政秘书的工作内容比较繁琐, 不仅要传达上级的精神, 还需要为广大师生服务。行政秘书的岗位职责主要有, 日常行政工作:行政秘书要处理的日常工作很多, 涵盖了会务工作、内务工作、文书工作、物品管理、信息收集、公章管理、档案管理等工作。人事工作:负责教职工的岗位设置、人才招聘、考勤考核、职称评定的工作。沟通工作:联系管理层和教职工, 联系本单位和其他职能部门[1]。

2. 行政秘书的工作现状

(1) 业务素质不高, 创新意识不强。以北京航空航天大学 (以下简称“我校”) 为例, 我校的行政秘书多为我校留校学生, 在人员招聘时, 对行政秘书岗位聘任人员的文秘相关专业的专业知识并没有过多的要求, 因此, 我校很多行政秘书并没有相关的专业知识, 这也使得行政秘书在撰写文书时表现出了业务水平不高, 专业知识匮乏的特点[2]。

(2) 人员结构不合理, 队伍建设不够。高校普遍存在着重教学、忽视管理的现象。由于高校对行政秘书队伍建设的重视度不够, 导致行政秘书的人员随意性较大, 人员来源构成复杂。同时, 由于部分行政秘书是学校为了优化教师队伍或者是减少其他岗位, 调配过来的人员, 从而使得部分行政秘书专业不对口, 还有部分行政秘书是引进高层次人才时的随调人员, 这就导致了行政秘书队伍的学历不对称, 职称不对称以及专业不对称。

3. 行政秘书的角色定位

高校的行政秘书要充分了解职责分工中对自己的角色期待, 行政秘书既是管理层的参谋与助手, 又是沟通管理层和基层教职工的桥梁和纽带, 起到了承上启下的作用。因此, 行政秘书具有从属性, 属于行政管理层的从属层;同时, 行政秘书具有服务性, 不仅要服务于管理层, 还要服务于基层教职工。另外, 行政秘书还具有辅助性, 辅助管理层来完成一些相关事宜[3]。

4. 提高行政秘书工作能力的具体举措

(1) 牢固树立工作意识, 不断强化服务意识。行政秘书工作量大、面广、责任重、要求高, 这就要求秘书工作者有严谨务实的工作态度和高度的责任感, 不得有丝毫懈怠, 行政秘书要充分认识行政秘书工作的意义, 要认识到行政秘书工作虽然苦, 但光荣。行政秘书要始终贯彻服务第一的理念, 转换角色定位, 以服务行业专业人员的高标准、高要求来要求自己, 提高自己的服务态度、服务效率和服务质量, 树立牢固的工作意识, 不断强化服务意识, 积极主动地为师生服务, 努力提高工作效率。

(2) 找好角色定位, 做好职业规划。如何正确规划自己的行政秘书生涯, 提升自己的专业素质或行政管理层级, 对于行政秘书来说, 是需要深度思考的问题。每个人在不同阶段的工作中都要根据自己的实际情况制订自己的职业规划, 高校行政秘书也一样。首先, 行政秘书要有正确的自我认知, 包括心理认知、家庭认知、人脉认知等, 并确定自己的兴趣专长, 现有的技能和条件。其次, 行政秘书要了解高校的整个宏观环境和客观环境情况, 并清除自己所在高校的历史情况和发展情况。最后, 制订自己的短期目标、中期目标和长期目标。

(3) 重视管理工作, 健全管理制度, 加强激励机制。从管理学和组织行为学的观点来看, 组织中员工的五项需求中很重要的一项便是周围环境和社会的认同感, 缺乏此认同感的员工, 将会失去信心, 工作热情低下, 无法产生自我激励。因此, 这就要求高校要重视管理工作, 从源头上提高管理工作的地位。同时改革人事聘用制度, 合理设岗设编, 在考核机制和分配机制上, 多劳多得, 加强激励机制。

5. 总结

高校行政秘书是一个学校发展不可缺少的一部分, 对高校的建设至关重要, 认清行政秘书地位和作用的重要性, 是高校持续发展的关键。

摘要：高水平的行政管理是高校完成工作的保障, 而在行政管理体系中, 最能体现该体系岗位性质的便是行政秘书。本文通过论述行政秘书的岗位职责, 分析了当前行政秘书的工作现状以及行政秘书的角色定位, 同时提出了提高行政秘书工作能力的具体举措, 从而突出了行政秘书在队伍建设中的重要性。

关键词：行政秘书,定位,队伍建设,重要性

参考文献

[1]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理教育, 2008 (18) :135—137.

[2]石风华.新建高校行政秘书现状及对策[J].网络财富, 2009 (15) :46—48.

高校教学秘书问题分析 篇7

关键词：高校,教学秘书,岗位

引言

高校教学秘书在高校日常教学管理中地位十分重要。但目前高校教学秘书的岗位存在一定问题, 这影响了他们的职业发展, 影响了工作积极性, 也在一定程度上影响了高等教育教学质量, 因此对这个问题进行研究从理论上可以丰富高等教育的相关理论, 在实践中可以为改革高校教学秘书岗位设置提供参考, 是有着一定理论和实践意义的。

学术界对高校教学秘书问题的研究较少, 这不利于高校教学秘书的职业发展, 本文从高校教学秘书的作用、要求、存在的问题及改革发展方向对高校教学秘书问题进行初步的探讨, 提出了相关建议, 希望能对高校教学秘书的研究提供些许贡献。

一、高校教学秘书在高校工作中主要作用

看似简单不起眼儿实则费时且重要的上传下达工作。教学秘书要将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定, 掌握了解并及时地、完整地传达给系部各教研室、各位教师以及系部学生, 使教学工作井然有序。比如, 学校教学任务落实, 学校调、听课的通知, 学校教学检查的通知, 学生选课通知, 英语四六级考试通知, 补考、重修学习考试通知, 期中、期末考试安排等, 都必须及时地通知到教师和学生。学校教务处与教师、学生更有一定的“距离”, 领导者与被领导者, 决策者与执行人之间的信息传递与交流的任务, 就要由教学秘书来完成。比如, 教师对学校和学院各类通知的疑问, 学生对任课老师讲课的意见等, 教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理, 按程序上报给学校、教务处或学院的相关领导, 以备各级领导采取有效的措施和相应的对策, 解决实际问题。而高校相对松散的上班形式及庞大的教师、学生人数给这一貌似简单的工作增加了不小的难度。

繁重的日常教学管理工作。教师方面:专业教学计划, 教学、实验大纲, 专业教学计划调整, 教学任务安排, 教师课表, 教学日历, 调、停课, 考试、考查安排, 教师各学期考试试卷收集, 教师工作量统计, 教师课堂教学质量评估, 教师教学奖申报与审批, 教师获取奖励与处分的材料等。学生方面:专业分流;选课组织;教材征订;学生各学期考试试卷整理、归档;补考、重修考试;学籍异动材料;学籍处理统计;学生获奖材料;学生处分材料;毕业生资格审查;毕业生电子学籍;毕业论文整理、归档;毕业重修统计;毕业生质量调查;实习教育等大量重要的工作需要高校教学秘书又好又快地完成;其完成质量的好坏紧密联系着高校教学质量的好坏。

教学档案资料的规整与建设。档案资料主要有五类。第一, 教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息, 可为学院领导搞好教学管理提供基本依据, 保证教学管理顺利进行。第二, 教学日历、教学进度表、教学课表等, 为学院领导提供日常教学信息, 便于安排听课等教学检查督导活动。第三, 学生名册、学生档案、学生成绩表等, 为学院领导和教师提供学生的全部资料, 以使教师在教学中全面地掌握学生的情况, 更有效地因材施教、教书育人。第四, 过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文等等, 作为资料参考和本科教学评估的原始资料。第五, 学院各部门下发的文件及颁布的规章制度。针对这些种类繁多且数量庞大的教学行政档案资料要进行分类汇编, 并建立电子目录索引以提高查询效率, 从而确保教学运行中档案资料的支持保证。

做好细致入微的日常行政管理工作。包括:每日的信件报刊更新、整理、发放工作;每周系部党政联席会议、全体教师会议的会务准备及会议纪要工作;每月定期的工资单领取发放工作及系部考勤表汇总上报工作;系部的会计出纳工作;各类讲座、会议的会务及材料收集工作;分担系领导部分案头工作;代表系部形象接待各类人员等。

以上看似只针对某一人, 某一方面, 但要想做好每一件事, 都要从方方面面进行沟通、协调。

二、高校教学秘书岗位的要求

高校教学秘书的基本工作职责充分说明了教学秘书这一岗位的重要性。要使教学秘书能够保质保量完成好上述繁重的基本工作, 从事教学秘书岗位的人员必须达到以下要求。

教学秘书的工作态度必须积极主动。积极主动, 就是积极的工作态度下的一种工作愿望, 催发一种工作激情, 激荡一种工作热情, 延续一种工作感情, 是人生态度、价值观念等大脑干细胞中催生的一种良性品质, 是曾经长期受到外界环境的刺激和锤炼而滋生的由内而外的非自发而自觉的优良品质。想提高效率, 提升工作能力, 就要学会拓展自己的工作思路, 时时刻刻居安思危, 带着恐惧前行, 只有这样, 才能真正做好了教学秘书这份工作。其实, 谁都不可能全知全能, 要学着不断摸索着前进。教学秘书岗位的工作量大、工作面众多、工作压力重, 只有保持积极主动的工作态度才能保证不被拖垮, 才能做好教学秘书的工作。

教学秘书的工作作风必须严谨仔细, 工作方式需要条理清晰、层次分明。教学秘书的工作具有“杂”、“散”、“急”的特点:“杂”体现在工作内容众多, 这不是单纯的数量上的众多, 更是种类上的繁多;“散”体现在工作对象的多样性, 上有学校各职能部门, 下要面对系部各教研室、所有教师辅导员及所有学生;“急”体现在工作时效性强, 尤其在“杂”、“散”特点的影响下更是突出。针对这些工作特点, 教学秘书必须首先要具备把“杂”、“散”的工作进行有层次、有条理地分解安排的能力, 其次在“急”的特点进行各项工作时需要具备静心仔细地开展的素质, 只有这样, 才能把所有繁重的工作处理好, 达到事半功倍的效果, 对提升自身的工作积极性也起着重要的作用。

如今是信息社会, 信息处理越发重要, 随着计算机的普及, 信息技术得到飞速发展, 各高校已基本实现办公自动化、现代化。而教学改革的不断深入, 教学内容、教学方法、教学手段的改变要求教学管理也要随之改变, 对办公方式的要求也越来越高, 逐渐从原始的纸质作业、手工作业过渡到现代化办公。现代化办公设备和信息化的管理软件对教学秘书工作提出了更高的要求, 作为现代高校的教学秘书, 必须与时俱进, 具备操作现代化办公设备的能力与技术, 这是提高工作质量和效率的必要条件。只有不断学习信息科学知识, 不断提高计算机操作水平和网络技术, 不断提高管理水平才能跟上时代的步伐, 才能提高工作效率。

三、教学秘书岗位存在的问题

随着现代教育发展过程中, 高等学校教务管理工作越来越受到人们的重视。[1]而教学秘书与教务管理工作联系越发紧密, 教学秘书岗位发展过程中的问题对教务管理工作产生影响, 甚至影响到整个高校教学工作的质量。其具体表现如下:

教学秘书的整体素质有提升的空间。教学秘书工作人员的专业性不强, 大多非文秘专业科班出身, 80%~90%的教学秘书与原来所学习的专业或所从事的工作专业完全不一致, 这严重影响了教学秘书作用的发挥[2]。从业者的学历参差不齐, 有中专、大专、本科、研究生、还有部分年轻博士兼职着, 从而教学秘书整体学历在高校中处在一个较低的位置。教学秘书的知识更新不够, 加之每天忙于具体事务, 很少有机会进修、外出参观学习, 制约了管理能力的提高。高级职称所占比例少, 中级和初级职称占有相当大的比例, 职称偏低现象决定着教学秘书队伍很难更好地履行职责[3]。

教学秘书岗位的责权不分。教学秘书的主要职责是协助学校教务部门和院 (系) 主管教学的领导进行常规的教学管理工作。教学秘书是教学工作的执行者和管理者, 但大部分高校及教师只认为教学秘书是执行者, 尚未意识到现阶段的教学秘书更是管理者。教学秘书承担的责任大, 但没有相应的管理权力, 出现了权责分离的现象, 只是一味地工作而不能具体地管理, 使得一些工作难以到位。

与承担的工作和责任相比, 教学秘书岗位的各方面定位偏低。教学秘书鲜有机会被提升, 没有明确的晋升发展规划, 这是教学秘书的普遍状况, 导致了教学秘书的发展前景缺乏稳定性和确定性。在现代组织体制中, 每一个固定的职位都有确定的晋升途径是职位设定的必要条件, 而教学秘书职位仍然缺乏这种设定, 这是非常不合理的制度问题。教学秘书的收入及待遇难以和教师、科研人员相比, 和其他行政管理人员相比也不高, 是院系中待遇最低的人员。大部分高校没有确立教学秘书基层管理者的地位, 多数教师也忽略了基层管理的重要性。以上这些造成了许多教学秘书每天按部就班, 被动地执行上级的决策, 遵循“多一事不如少一事”的工作原则, 以完成任务、不出问题为最大满足, 从而抑制了教学管理向高效优质的管理与服务的发展。

四、高校教学秘书的改革方向

中国的高等教育已经进入大众化教育阶段, 随着学校招生人数的不断增加和办学规模的不断扩大, 高等院校普遍实行两级管理模式, 学校的教学管理重心下移, 原来由学校教务处承担的教学管理工作下移到各个二级院 (系) 。由此以来, 二级学院教学秘书承担的日常教学管理事务成倍增加, 且管理内容更加复杂, 促使高校教学秘书的工作更上一个层次, 对提高高校教学管理水平起着重要的作用, 必须对高校教学秘书现存的问题进行改革。

随着高校教学秘书工作量的成倍增长, 要想从容应对, 工作方法很重要。如何将工作分解而不是简单下放, 如何将责任分摊而不是简单推托, 如何使合作者工作便利、使自己工作方便, 如何使工作便于操作、简单易行, 一套有效、可行的管理办法必不可少。而更为重要的是需要完善高校教学秘书职能设定, 确定合理的职责范围。目前各院校由于各自行政管理机构人员配备的情况不同, 造成高校教学秘书的工作职能缺乏清晰的定位。部分院校笼统地将教学秘书纳入行政人员之中, 使教学秘书的工作范围不仅局限于教务管理而是杂糅进许多行政事务。这在一定程度上造成教学秘书工作量过大, 工作压力过重, 从而降低了实际的教学管理质量。为了保证教学管理的质量, 必须制定明确的教学秘书职能。现代专业分工的基本要求决定了, 要想提升教学秘书工作的质量, 必须保证其工作的职能的明确和合理性。

随着高校教学秘书工作范围的不断扩大决定了他要每时每刻与各部门打交道, 在与人相处的过程中, 沟通协调的能力就显得尤为重要, 要多站在对方的立场上考虑问题, 在工作中不但要处理好与上级的关系, 更要加强与教师、辅导员及其他众多部门同事的交流, 在理解中寻求支持, 从而不断地提高工作效率。在这过程中, 控制好情绪, 不断提高涵养、提高服务意识是值得推荐的有效方法。高校教学秘书必须努力做到这一项, 使工作事半功倍。

随着高校教学秘书的工作量几何级增长, 工作难度逐级提高, 相应的待遇也应该随着改善。目前高校教学秘书的待遇偏低, 与高校中其他岗位人员的待遇差距较大。与目前不断发展的工作要求不相符, 大大降低了高校教学秘书的工作热情, 不利于高校教学管理发展。首先要明确高校教学秘书的晋升方向, 为其指明努力的方向, 不至于使其产生工作倦怠感并且缺乏稳定性和确定性;其次, 建立合理的工作考核机制, 提高教学秘书的基本待遇。通过合理的工作考核机制, 反映出教学秘书工作的实际业绩, 并将考核结果与教学秘书的实际待遇联系在一起, 逐步提高教学秘书的实际待遇。

教学秘书要具备创新精神和改革意识, 寻找工作新的突破口, 将各个领域的新思路、新方法、新技术运用到教学管理中去。这不但是工作方法的创新, 更是工作思想的创新。只有不断的改革与创新, 不断的学习与进步, 才能跟上时代的发展;只有不断的创造性的开展工作、解决问题, 工作才能再上一个台阶, 才是真正的做好本职工作。

参考文献

[1]郭凤臣.高校教学秘书在教学管理中的作用及其基本素质[J].吉林工程技术师范学院学报:教育研究版, 2003, (4) :15-17.

[2]沈腊梅.中国高校教学秘书队伍存在的问题及对策分析[J].无锡商业职业技术学院学报, 2006, (4) :48-49.

论高校教学秘书队伍的培养 篇8

关键词:教学秘书;教学秘书职能;教学秘书素质;培养

作为教学管理的最基层人员,教学秘书肩负着维持高校正常教学秩序、促进教学质量稳步提升的重要使命。当前,高校加强教学秘书队伍建设、提高教学秘书人员素质,对提高教学质量和办学水平具有重大意义。

一、高校教学秘书的职能与作用

(一)教学秘书的职能

1.统筹管理职能。作为基层教学管理者,教学秘书协助领导管理着教学方面的常规事务。高校教学事务头绪繁多,教学秘书要对各时段经常性的事务做到心中有数,对突发事件采取的相应处理措施和制定的方案应合乎情理并具有可行性与可操作性,还要考虑到学校各职能部门与院系教学部门的关系,做到统筹安排。

2.组织协调职能。教学任务经常是由多个部门共同完成的,教学秘书协调着教务处、各院系、教研室、师生之间的关系,充分发挥着上传下达的作用。同时,教学秘书要协助院系做好各项教学管理工作,如教学计划和人才培养方案的落实、教材的征订、学籍档案的管理等。

3.检查监督职能。教学秘书承担着对教师的教学情况、学生的学习情况定期检查的任务。其不仅要监督教学环节及相关科研项目等的落实情况,而且发现问题后要及时反馈、及时处理。

(二)教学秘书的作用

1.桥梁与纽带作用。教学秘书在工作中既与领导接触又与教师、学生接触,既要把领导的决策向下传达又要把师生的建议和意见向上反馈。因此,其在院系各部门、领导与师生间起着上传下达的桥梁与纽带作用。

2.参谋与助手作用。在工作中,教学秘书有义务当好院系领导的参谋与助手,并要根据自身的实际工作经验,积极主动地向领导提出合理的意见与建议。

3.全方位服务作用。教学秘书的工作是将统筹管理与服务融为一体的工作。在日常教学管理中,教学秘书既要为教学、科研服务,又要为师生服务,而教学运行管理、教务工作管理、课程评估管理、科研立项管理等工作中均体现了教学秘书的服务性。

二、高校教学秘书队伍存在的问题

(一)工作受重视程度不够

高等教育的发展和教学改革的深入使得教学秘书的工作量不断加大,而教学秘书的编制却没有相应增加,他们大多是一个人干几个人的工作。而不少人却对教学秘书的工作缺乏正确的认识和评价,认为教学秘书是打杂人员。教学秘书在基层的作用得不到足够的重视,导致其精神压力大、思想负担重、工作积极性不高。

(二)教学秘书整体素质难以提高

由于教学秘书的工作是从属性、服务性的,因此教学秘书缺乏光荣感和责任心,能胜任高校教学秘书工作又在该岗位上努力奉献的人不多。加之工作量大,为避免教学事故的发生,他们多是疲于应付各项工作,导致其个人管理水平停滞不前、难以突破,因此教学秘书整体素质难以提高。

(三)工作程序不规范

规范的工作程序是提高工作效率的前提。教学秘书属于院系的办公室人员,但业务上却受教务处领导。加之大部分教学秘书所学非本院系的专业,专业知识的匮乏和教学管理研究意识的淡薄,也在一定程度上影响了工作程序的规范性。

(四)研究方向不明确

目前,高校教学人员可以读研读博,辅导员也可以攻读思政或者公共管理专业的硕士学位,而属于教学秘书的相关进修、培训却少之又少。教学秘书的工作性质决定了其工作量大、经常超负荷工作,而在业绩评比上他们却处于劣势,既无法同教学人员一样以工作量化来权衡,又无法同机关人员站在同一起跑线上类比。因此,教学秘书的专业研究方向不明确,取得相应科研成果的机会不多。

三、高校教学秘书的素质要求

(一)思想政治素质与修养

如果没有良好的思想政治素质与修养,教学秘书就难以准确把握党和国家的教育方针和相关政策。因此,教学秘书必须树立正确的人生观、价值观和道德观,忠诚党的教育事业;以科学发展观为指导,加强思想作风建设,以党和国家的方针、政策为前提开展工作;树立服务、协调、管理、改革的思想意识和不计名利得失的献身精神。工作中难免会遇到一些困难和挫折,教学秘书不能因此而丧失对本职工作的信心和激情,要有强烈的光荣感和自豪感,对工作尽职尽责。

(二)综合素质

教学秘书应具备良好的文字表达能力、口头表达能力、组织协调能力等。教学秘书是整个教学管理活动的参与者与组织者,要落实每一项工作要求,在实践中更要努力培养自己分析问题的能力和独立工作的能力。同时,教学秘书要注重提高自身的创新能力,不断探讨教学管理工作的规律和拓展教育教学管理工作的新途径,寻找新的管理措施与方法,善于发现和吸收新知识、新信息,积极开展教学研究、学术研究。

(三)科学管理水平

学习科学管理知识特别是教育行政管理和教学管理方面的专业知识,能提高教学秘书管理工作的科学性。教学秘书要坚持管理育人、服务育人的原则,使管理工作制度化、规范化和科学化。随着现代科技的迅猛发展,计算机在教学管理中的应用越来越广泛,教学秘书应具备熟练使用文字表格处理、数据库、教务管理系统、网络办公系统等现代管理软件的技能,不断提高管理工作的效率。

四、高校教学秘书队伍的培养

(一)学校重视

学校要充分肯定和评价教学秘书的工作业绩,提高教学秘书的工作待遇和地位。学校有关职能部门应重视教学秘书的选聘工作,充分考虑人才的专业结构和学历结构,引进优秀人才,提高教学秘书的档次,以建设高素质、高水平的教学管理队伍。

(二)有计划地交流与培训

要注重对教学秘书进行在职培训和继续教育,让其系统地学习相关教育管理知识,提高其理论研究的能力和理论指导实践的能力。院系可举办各种形式的短期培训班、教学管理专题讲座,组织教学秘书参加一些重创新、重实效的学术交流活动。这些都能促使教学秘书在各自的岗位上多钻研、多学习,不断提高他们的业务水平和工作能力。

(三)完善管理制度,建立竞争机制

要明确教学秘书的职、责、权,赋予他们相应的管理权,提高教学秘书的地位,增强他们的主人翁意识,充分调动他们的工作积极性,推动教学管理事业的发展。要制定行之有效的教学管理工作规章制度,使教学管理工作有章可循、有法可依。要建立目标竞争机制,促进教学秘书综合素质与管理水平的提高。如开展岗位争优活动:对工作懒散、不负责任、管理能力差的坚决按章处分;对工作认真负责、业绩突出、业务水平高的给予嘉奖,在职称评定时给予优先考虑;对管理能力突出的提供晋升机会,增强其工作的成就感。

(四)增强创新意识

随着教学改革的深化,高校不仅要注重学术和科研上的创新,也要注重教学管理方面的创新。教学秘书要在做好服务、协调和辅助工作的基础上,充分发挥自己的主观能动性,善于发现新情况、思考新问题、提出新方法。在遵从教学管理规律的基础上,教学秘书应主动从工作观念、工作方法、工作手段上寻求创新,创造性地开展工作,协助院系制定完善的教学管理方案。

参考文献:

[1]李丽虹.浅谈高校系级教学秘书的能力结构[J].青海师范大学学报,2002,(2).

[2]王诚怡.关于做好高校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究,2004,(3).

[3]赵金艳.浅论高校院系教学秘书的职能与素质要求[J].职业教育研究,2005,(9).

高校行政秘书 篇9

高校系部办公室行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是为院系行政秘书，不仅要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好院系行政管理层的各项决策指令，沟通上下，协调左右，联络内外，处理日常行政事务。本文围绕如何做好高校行政秘书工作这个问题，对高校行政秘书的工作职责、工作特点及应具备的业务素质进行探讨。

一、高校系部办公室行政秘书的工作职责

1.文书工作

系对内、对外文稿的草拟，如（学期）工作计划、工作总结、通知、文件、申请报告等；院级有关通知的下达；会议记录与会议纪要的整理；公文传送和信息资料的保存；管理类材料的归档，教职工工档案资料的登记、审核和保管，等等。

2.科研工作

协助院科技部门及系领导及时下达有关通知，组织做好相关科研项目的申报、汇总、考核等工作。

3.人事工作

协助院人事部门及系领导做好教职工的聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定等工作。

4.信息工作

在平时工作中注重各类信息的搜集和整理，及时做好信息宣传报道工作。

5.日常行政工作

负责日常行政事务的处理，印章的使用与管理，办公用品的采购、保管，固定资产的管理，办公设备的维护，会务的筹备和安排，对外接待，工会等工作。处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示汇报。

二、高校系部行政秘书的工作特点

1.辅助性

高校系部行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是系部行政秘书，不仅要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好系部行政管理层的各项决策指令，帮助领导完成其交代的任务和工作，沟通上下，协调左右，联络内外，处理日常行政事务。辅助性是秘书工作的基本性质。

2.服务性

行政秘书是根据高校行政工作的需要而确定的，为院系行政管理层服务，为师生员工服务，为高校发展服务。秘书工作纷繁复杂，但通过上面基本职责的理解，我们可以清楚地看到秘书的角色行为是建立在为领导服务、为基层服务之上，因此服务性成了秘书活动的主旋律。

3.多面性

秘书工作千头万绪，涉及面广，范围和内容极其丰富。就其工作内容而言，文书处理、文稿起草、公务接待、收集信息、会务组织、人事、后勤等都属秘书的职责范围。

4.时效性

系部办公室的工作繁杂而且有很强的时效性，行政秘书的工作平凡、枯燥、重复性强，除了忙不完的日常事务外，还要完成领导和教师临时交办的各项工作，遇上紧急情况，牺牲休息时间加班加点工作更是家常便饭。行政秘书要提高效率，讲究时效。

三、高校院系行政秘书应具备的业务素质

1.政治素质

（1）加强学习，提高自身政治修养。

要树立坚定正确的政治方向，不断提高政策水平，学习、贯彻党的各项方针、政策，加强党性修养；要了解和掌握学校的各种政策，深刻理解院领导的决策意图和学校的重要工作部署，把工作做到实处。

（2）严于律己，具有务实的工作作风。

行政秘书要具有较高的遵守纪律的自觉性。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，因此必须高度自觉地严格要求和约束自己；要具有良好的精神风貌和思想境界，热爱工作，努力钻研业务，工作务实，作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。

2.能力素质

（1）爱岗敬业，乐于奉献。

要有爱岗敬业、乐于奉献的职业操守，不断增强服务意识。热爱教育事业，热爱本职工作，要对自己的职业充满兴趣。一方面，无论是否在职责范围内，均能热情服务，要坚持有访必接、有疑必答、有难必帮的服务原则。对职责范围内的各种事项，要积极主动地接待师生，根据工作实际，尽量缩短办理时间，提高工作效率；对于来访、来电、来信的过程中遇到不在自身职责范围内的事宜，要按照首问责任制的要求将事项导办到相关承办人手中，遇到承办人不在岗的情况，则应代为接收，负责转办。另一方面，在服务的过程中要坚持谦虚谨慎、平等待人的原则。在工作中要做到对上尊重支持，对下热情耐心；认真听取各方意见，虚心接受表扬，诚心接受批评，做到有则改之，无则加勉。此外，还要有奉献精神，高校系部办公室工作的特殊性，要求办公室人员必须具有以奉献为核心、以敬业为特征的忠于职守的职业操守。必须增强服务意识，心里始终装着服务，一切围绕服务开展工作，不怕吃苦，不怕吃亏，爱岗敬业，具有全心全意为教职工和学生服务的热情和奉献精神。

（2）加强自己的业务素质，提高文化素质。

除了相应岗位所必备的专业知识外，还应努力掌握现代管理学、教育学、心理学、办公室软件应用等知识、技能。文化素质的提高将带动工作中业务能力、办事能力、写作能力的提高。行政秘书必须熟知各种行政文书、专用文书，掌握必要的行政词汇和交际辞令，具有一般的书面表达能力和写作技巧，具备一定的理论修养、政策水平、业务知识、科学的思维方法，以及理解领导意图和获取信息的能力；还要增强业务能力，提高业务素质，提供优质政务服务。

（3）自省能力。

常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，这就要勤学善思，不断反思自己的言行，使智能和才干在不断地总结中增长起来。

3.心理素质

（1）调节心理活动，保持心理平衡。

高校行政秘书作为内管家，要看着全局，想着工作，热爱集体，关心群众，时时处处不忘自己的职责。我们既要接触领导、同事、教师、学生和社会中各类人士，处理好各种关系，又要解决日常工作中柴米油盐酱醋茶之类的各种琐事，心理活动容易受外界影响，产生波动。因此，行政秘书必须善于调节和控制心理活动，保持心理平衡，这样才能做好秘书工作。

（2）遇事冷静沉着，有耐心。

办公室工作千头万绪，从文件起草和会议通知等日常工作到与教务、学生政治辅导员的配合，到与系领导和与院办、党办、人事处、科技处、后勤处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通，几乎包罗万象。工作范围几乎涉及院系各项工作的各个方面，在处理工作事项、完成工作任务同时也意味着要与不同的教师和学生接触，这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪，统筹安排，培养自己的细心和耐心，有条不紊地安排工作。注意轻重缓急，不能眉毛胡子一把抓，也不能东一榔头西一棒，更不能捡了芝麻，丢了西瓜。要坚定勇敢，不惧挑战，经受得住挫折。

（3）保持良好的工作心态。

虽然行政秘书的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好行政秘书工作，就必须发挥自己的主动性。院系行政秘书要立足于学院发展的实际，保持良好的工作心态，发扬吃苦耐劳的精神，积极应对各项工作的挑战；要乐观地看待工作，善于在被动中寻求主动，变被动为主动。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到积极应对，忙而不乱，同时还要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，急工作之所需。强化主动服务意识，充分发挥主观能动性，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。要积极发挥枢纽作用，增强工作的能动性。

高校秘书队伍建设问题研究 篇10

一、加强高校秘书队伍建设的意义

办公室是高校机构的一个重要组成部分, 高校办公室的秘书群体高效工作是办公室职能发挥的保障。随着高等教育的快速发展, 各高校面临着多方面的挑战, 办公室职能的内涵和外延都有了很大的拓展, 对秘书队伍的要求也就更高。各高校都将秘书队伍的建设作为一件重要的工作来抓, 然而, 随着高等教育管理体制改革的不断深入, 秘书队伍的建设也面临着前所未有的挑战, 存在着较为普遍的问题和矛盾。正确认识高校秘书队伍建设存在的问题, 深入分析问题背后深层次的原因, 提出合理可行的解决对策, 对于推进秘书队伍的建设具有非常重要的现实意义。

二、高校秘书队伍建设存在问题的现状分析

改革开放以来, 我国高等教育事业飞速发展, 取得了举世瞩目的成就。尤其是近年, 随着高校改革的不断深入, 发展更加迅猛, 但由于普遍存在建校和转型升级时间短、资源紧张等问题, 各高校往往把主要精力放在加强师资队伍建设上。在管理队伍建设方面却只重视高、中层管理人员的配置, 高校秘书队伍建设几乎成了各高校建设中的一个盲区。

(一) 对秘书工作的认识有待纠正。秘书学是一门新兴学科, 虽然高校领导每天与秘书部门、秘书人员打交道, 虽然他们知道秘书工作是一项综合性、服务性、辅助性强的工作, 但能够深入了解这门学科的特点、规律的高校领导并不多, 能够关注这一学科, 并注重发展这一学科的领导就更少了。由此带来的结果是, 领导在管理决策中, 忽视对秘书群体利益的考虑, 忽视这一学科的专业要求, 没有将秘书工作与教学、科研、人事等管理工作放在一样的平台上, 为秘书人员提供系统严格的专业培训和提高的机会。事实证明, 缺乏秘书专业知识的更新和培训, 秘书人员容易产生精神懈怠和工作懈怠, 工作绩效难以提高, 不利于学校整体工作的顺利进行。

(二) 秘书人员素质有待提高。秘书人员的素质主要体现在思想政治素质、业务能力和工作作风三个方面。由于秘书人员日常时间大都处于繁忙的状态, 加之缺少外部的压力、动力而放松了自我学习, 因而这支队伍存在着政治理论水平不高、业务能力不强、工作作风不严谨、不深入等问题。尤其在业务能力方面, 许多秘书对自己的职责权限不明、管理规则不清、工作程序不晓, 完全凭老经验被动地工作;有些秘书只能做些低层次的事务性工作, 而对于更为重要的工作, 如参谋辅助、公文处理、信息调研、组织协调、督促检查等方面职责不能有效地履行, 甚至完全不能履行。像那些能撰文、善参谋、会办事的“通才”型秘书人才在高校十分匮乏。因此很多应由秘书担当的工作不得不由分管领导亲自去做, 分散了领导的精力, 严重影响了学校党政管理工作的效率。

(三) 高校管理体制方面有待改革。一般高校在对秘书人员进行选拔任用、考核评定、职务晋升方面, 常常片面强调学历要高、科研成果要多、群众测评分数要高, 忽视了对秘书人员专业技能的考核和评定, 缺乏对其工作实绩的认定。实际上, 大多数的秘书人员因为缺乏时间和精力进行学历的提高和科研的累积, 同时因为工作的相对封闭, 缺乏大多数教职工的了解和认可, 在这些评定体系中是不占优势的。正是由于这样的政策导向, 很多秘书人员出现非常强烈的心理失衡, 过于焦虑, 烦躁, 不能安心本职工作, 有的将主要精力和时间都投入到读学位、写文章、搞科研, 甚至拉关系, 千方百计想着如何离开这个岗位。这种管理体制不改革, 势必影响秘书队伍的稳定和发展, 影响办公室的工作甚至学校的整体工作。

三、高校秘书队伍建设的建议与对策

(一) 树立“以人为本”的发展观, 提高秘书人员整体素质要充分认识秘书人员在学校管理工作中的重要作用。要像加强教师队伍建设一样来加强秘书队伍建设, 给秘书人员创造一个宽松发展、岗位成才的环境。要在生活中多关心, 工作上多指导, 学习上多帮助, 善于发现他们的长处, 启迪他们的智慧, 鼓舞他们的士气, 调动他们的积极性, 不断激发他们在工作岗位上开拓进取、奋发有为的精神。让他们在工作中感到温暖, 享受尊重, 体现价值, 实现个人发展愿望和单位工作目标的统一。要促进秘书人员的发展与进步, 还必须对秘书人员进行专业培训。在新的历史时期, 对秘书的要求由“一岗专能”向“一专多能”型转变, 由普通事务型秘书向参谋型、学习型秘书转变。这种情况下, 高校应该建立定期的专业化培训制度, 有目的、有针对性地更新优化秘书的知识结构, 提高秘书人员的理论修养, 让秘书“在使用中培养, 在培养中提高, 在提高中成才”。

(二) 以改革的精神和发展的眼光来加强高校秘书队伍建设。随着高校内部管理体制改革不断深入, 人事制度改革、分配制度改革等都对秘书队伍建设产生了重大的影响。要以改革的精神和发展的眼光加强高校秘书队伍建设。要牢固树立岗位意识。打破“终生一岗”的观念, 提倡“爱岗敬业、适岗锻炼、轮岗发展”的思路。给秘书岗位以科学的分工和界定, 合理地制定岗位职责, 建立严谨的考核体系。同时实行定期轮岗, 使秘书人员能够得到多方面的锻炼, 培养秘书“多面手”的能力。加强秘书队伍建设还需要推动高校秘书队伍结构的优化, 要逐步提高秘书人员的学历层次, 加强秘书人员来源的多样性, 把优秀人才充实到秘书工作队伍中来, 使秘书队伍在学校管理链条中发挥越来越重要的作用。

(三) 转变服务观念, 提升服务水平, 加强和改进高校秘书工作。为师生服务、为领导服务、为来宾服务是高校秘书的定位。在新的形势下, 服务内容、服务对象以及服务要求等都发生了变化, 这就要求高校秘书人员要及时转变和更新服务观念, 树立全方位服务意识, 提高服务质量和水平。一是从对内服务向既对内又对外服务转变。随着改革开放的深入, 高校与国内外的交流合作越来越频繁, 跨行业、跨地区、跨国界的学术、教育、科研、人才培养等方面的合作不断增加, 在客观上扩大了秘书的服务工作范围, 这就要求秘书要根据服务对象的不同来完善服务内容。二是从被动服务向主动服务转变。秘书要积极主动地和其他部门乃至上级主管部门进行沟通联系, 及时掌握各种信息, 并对复杂的信息进行归纳和分析, 供领导参考, 充分发挥参谋助手作用。