OAIS三篇

OAIS 篇1

一、系统设计背景

大部分高校档案馆(综合档案室)在上世纪90年代已经开始将计算机技术运用到档案管理中,用案卷级、文件级目录的数字化代替手工编目,用计算机检索代替手工目录查询,之后开展档案数字化加工,对原文进行扫描挂接,逐步实现全文检索,档案管理系统功能越来越强大、越来越完善,以适应档案管理快速发展需求。但是,在笔者所接触的高校档案管理系统中,电子文件还只是作为其对应的实体档案的附属物存在,即在实体档案被整理后录入管理系统时,电子文件以附件的形式上传挂接,以供后期利用,二者以档号作为关联。虽然,按照档案整理归档的要求,对电子文件的管理必须采用双套制(即收集档案时电子版和纸质版均要收集),但是在收集时经常会遇到不少电子文件没有对应的纸质档案,比如各类数据库,比如优秀学生论文(馆藏只存博士生论文),再比如大量的数码照片等,所以有必要建立一个电子文件管理系统对其进行管理,该系统可以是一个单独的应用程序,也可以作为一个子系统嵌入到综合档案管理系统中。

二、系统设计目标

对于电子文件,冯惠玲教授将其归纳为永久保管型、中转站型、现行文件查询服务型、备份型[1];李明娟、肖秋会教授认为电子文件管理系统一般需要具有如下功能:对电子文件及其元数据进行实时或定期的收集;电子文件及其元数据的管理与备份;电子文件的发布与利用;电子文件的鉴定与归档[2]。

结合大家对电子文件及管理的定位,本文设计的系统以校园网为运行平台,接收全校各单位办理完毕可公开的具有保存价值的电子文件,并对电子文件进行鉴定、整理、保存、查询利用。

三、OAIS参考模型

本文构建的高校电子文件管理系统参照OAIS(开放档案信息系统)模型进行设计,OAIS (Open Archival Information System)模型规定了统一的数字归档系统基本功能以及统一的数字信息保存标准[3],它是由美国空间数据系统咨询委员会(CCSDS)1995年开始着手构建的模型,该模型于2002年1月最终通过审核,正式成为一项新的国际标准(ISO:14721)[4]。在OAIS模型中,定义了一个由三种角色参与、六类主要功能和服务以及三种相关信息包组成的高层概念模型,三种角色,分别是Producer (信息提交者)、Management (档案管理者)和Consumer (查询利用者);六项功能,分别是Ingest(信息采集)、Archival Storage(档案存储)、Data Management (数据管理)、Administration (系统管理)、Preservation Planning (保存计划)、Access (数据访问);三种信息包,分别是Submission Information Package(提交信息包,以下简称SIP)、Archival Information Package (存档信息包,以下简称AIP)和Dissemination Information Package(发布信息包,以下简称DIP),该模型提供了一个完整的档案信息保存功能,很多档案管理系统都将其作为一个标准进行开发设计。

四、系统功能设计

本文构建的高校电子文件管理系统按照OAIS模型逐一展开设计(如图1所示),结合高校档案特色设计为对应的六个模块,参与的三个角色,分别对应于校内各单位兼职档案员(Producer)、档案馆工作人员(Management)和档案查询利用人员(Consumer)。

1、档案信息收集(Ingest)模块

该模块主要负责收集SIP,它们一般来源于各单位档案员,收集方式一般为两种:在线收集和离线收集

(1)在线收集主要是来自于学校OA系统的电子文件,通过OA中“归档”功能实时接收信息,将已经办理完毕的、且有保存价值的文件或需要移交给档案馆的电子文件即时收集,该模块要求和OA系统有接口。

(2)离线收集用于定期手动接收非OA系统发送的信息,一般需要通过外设连接。主要包括不便于网络传送的涉密电子文件、各类数据库、纸质版文件数字化后的信息、大容量的音视频文件等。由于涉及到档案数字化,所以该模块要求内嵌扫描、图像处理等应用程序。

不管是在线收集还是离线收集,SIP都暂时存放在临时数据库中,等待后期病毒扫描、数据校验等处理环节,该库与管理系统后台数据库物理隔绝,防止病毒入侵,破坏整个管理系统。

2、数据管理(DataManagement)模块

该模块主要是对临时库中的SIP进行审核,对符合规范的信息进行处理、更新,转换成AIP并进行后期维护。具体步骤如下:

(1)安全审核

进行病毒扫描、数据效验,确认信息是安全、真实、准确和完整的,问题数据直接退回各单位档案员。

(2)数据查重

此功能类似于学位论文查重系统及照片清理大师,传统的档案管理系统一般无该功能,但是电子文件不同于纸质文件,它可以有无数个副本,为了避免同一个单位多次移交重份文件或者多个单位移交同一份文件而占用存储空间而设计。查重主要分为文件查重和照片查重,文件查重要求逐字比对,完全相同的退回各单位档案员;照片查重涉及模糊照片、连拍照片或大量相似的同一活动照片,系统检测提示后需要人工干预完成,冗余的退回各单位档案员。

(3)格式转换

按照国家对电子文件长期保存格式要求[5]对SIP进行格式转换,比如文本文件转换为TXT,扫描型电子文件转换为TIFF或PDF,音频转换为WAV等。转换可以设置多种格式,原格式文件可以选择保存或者删除。

(4)识别著录

识别元数据,并提取关键字进行自动著录并存档,档号即时自动生成,可以用14位时间格式表示,即年+月+日+时+分+秒,前面也可以按类别自定义预置前缀,,例如JX-20160508164523 (JX是教学的简写),此时SIP转换成AIP,从临时库中转到数据库。

后期若需要对数据进行维护,可以直接人工进行更新,删除,批量修改等操作。

3、档案存储(Archival Storage)模块

该模块主要负责信息的存储,存档信息包AIP转入数据库进行长期保存,以供后期开展利用。存储的时候可以选择不同的保存格式。

4、系统管理(Administrator)模块

该模块主要是档案馆工作人员用于后台管理。包括档案类别增删改、著录字段的增删改、系统用户增删改、系统日志管理、用户权限设置、各类统计、打印清单等功能。

5、查询利用(Access)模块

该模块主要提供档案检索服务。根据档案利用者提交的请求,在对利用者身份和权限进行验证之后,将存储于数据库中的AIP转换成DIP反馈给档案利用者,支持条目检索及全文检索,精确检索和模糊检索,并能导出检索结果并打印。

6、数据保存(Preservation Planning)模块

该模块主要负责数据的备份,包括定期备份和临时备份,备份到本地或其他存储介质,增量备份和完全备份。

众所周知,一个好的管理系统需要具有良好的扩展性,本文仅仅是笔者结合自己的工作经验设计的一个管理系统,设计的六大模块仅包括基本功能,很多功能没有涉及,比如,在Access查询利用模块中,可以导入模板,自动生成学历证明,再比如,可以根据某个利用者的搜索习惯,直接推送他可能感兴趣的档案信息。所以各模块还需要预留扩展功能以供在使用过程中结合各自高校的特色逐步完善。

摘要：结合目前高校档案管理工作的现状,参照OAIS(开放档案信息系统)模型,建立了一个适合高校的电子文件管理系统,并对该系统从功能方面进行了较为详细的设计和阐述。

关键词：OAIS,电子文件管理,高校档案,系统设计

参考文献

[1]冯惠玲.综合档案馆电子文件管理项目的功能定位[J].档案学通讯.2007.

[2]李明娟,肖秋会.数字档案馆总体框架下的电子文件中心功能构想[J].兰台世界.2013.

[3]孙瑾,杨晓玲.基于OAIS的电子档案长期保存系统构建及流程设计[J].中国档案.2014.

[4]屠跃明,黄永文.对OAIS参考模型的研究[J].档案学研究.2007.

OAIS 篇2

关键词：OAIS；档案建设；应用；问题；启示

1引言

OAIS是空间数字系统咨询委员会1999年5月发布的开放档案信息系统，其目的在于对数字信息的存取和长期保存规定概念和参考框架。2003年1月。该模型通过审核成为一项新的国际标准(ISO：14721)。该模型自发布以来，备受国际信息资源管理领域的关注，并展开各种研究和实践。相对来说，档案界对其关注较少，特别是我国国内。但随着我国档案界对美国电子文件档案馆的关注，国内档案界开始对OAIS参考模型展开研究和应用，最近在对OAIS的运用上取得阶段性成绩。

2OAIS对档案建设的意义

2.1OAIS契合数字档案馆设计思路。OAIS目标列表中明确表明是将长久保存作为战略目的来考虑的。数字档案馆的特点适合于OAIS模型，譬如，OAIS的焦点集中在数字信息上，0AIS提供的管理框架对管理手段提出较高的技术性要求，OAIS能够保证数字档案馆资源集成管理，OAIS重视对于信息访问利用。0AIS的互操作性使得一个OAIS输出可以作为另一个OAIS输入，适用独立型、合作型、联合型等多种类型数字档案馆，便于信息集成。OAIS是开放的，其工作文本及相关推荐书和标准都在开放论坛中开发，因此，许多致力于数字资源长期保存活动的系统和组织都在其基础上构建自己的长期保存系统框架，并在各自关注的方向上取得了富有特色的成果。

2.2OAIS本质上是档案业务在数字环境下的映射。OAIS参考模型包括环境、功能模块以及信息对象的概念化。其环境模块中的生产者、管理者、消费者说明了档案的产生、存档、利用及相互作用。其功能模块，提供了一个完整的档案信息保存功能，它包括接收具有特定格式、具有真实性和完整性的信息包；选择恰当的存储媒体、判断存储级别、按照不同级别采取不同的安全保管措施的归档存储以及灾难恢复；对档案信息包的描述信息进行管理。帮助用户查找和检索信息：与信息生产者签订“移交协议”的数据管理；对数据移交的格式、移交的内容、程序和方式进行规范，把握信息长期保存的源头的行政管理：对技术的变化以及用户群的服务需求变化进行监控，并根据变化制定详细的保存策略和迁移计划的保存规划。信息模型说明了信息的元数据化和在功能模块之间的转换。

2.3OAIS有利于元数HA-案的设计。OAIS信息模型结构非常清晰，它把信息包包括四种类型的信息：内容信息、保存描述信息、封装信息、描述信息。封装信息把内容信息和保存描述信息统一起来，而描述信息则帮助用户检索信息。同时，按功能不同，OAIS信息包可分为：提交信息包(SIP)，档案信息包(AIPl，发布信息包fDIPl。OAIS功能简单实用，并且独立于数字对象类型和保存环节等具体技术，具有技术无关性。因此成为许多信息专家开发保存元数据集的基础。目前比较普遍认同的保存元数据标准就是PREMIS、InterPARES都是基于OAIS的。

2.4OAIS有利于数字信息的长久保持。OAIS为数字信息的长期保存提供了像迁移、更新、复制、重新包装、转换这样共同的术语和概念框架，并且对需要长期保存的信息进行了范围界定，为数字信息长期保存提供了最基本的功能描述。正是由于OAIS参考模型对数字信息的长期保存具有突出的价值，从而赢得了不少美誉。

3我国档案界对OAIS的研究和应用

国内图情界早在2000年就展开对OAIS模型的研究，而国内档案界对OAIS的研究则主要集中于2007年以后，但也在这方面取得了一些成果。

3.1我国档案界对OAIS的学术研究。截止2008年底。档案界关于OAIS的论文有10篇，对OAIS框架本身研究的有4篇，关于元数据的有2篇，数字档案馆框架设计的有3篇。还有文章《OAIS的“冷”与“热”：我国档案界研究之理性反思》则是档案界对OAIS的研究进行总结。这些文章主要反应了OAIS在元数据建设、数字档案馆框架这两个主要方面的作用。

由档案界发起并完成的关于OAIS的课题有南京政治学院的《基于XML的电子文件管理元数据标准研究》、中国人民大学信息资源管理学院的《基于OAIS模型的县级数字档案馆建设及核心技术应用研究》、中科院的《中国科学院数字档案馆建设方案》，其中《基于XML的电子文件管理元数据标准研究》获得国家社会科学基金重点课题立项，截至2004年10月，该项目是档案学获得的惟一重点项目。

3.2OAIS在电子文件元数据标准中的应用。元数据标准是档案信息化的基础。国外像PREMIS、InterPARES著名的元数据方案都是基于OAIS的，我国档案界在这方面也有研究。深圳市档案局的《电子文件元数据标准》是在较早的基于OAIS的元数据标准，其元数据的制定框架遵循了OAIS参考模型中的信息模型。并采用了OAIS中的通用术语及概念。该信息模型由2个模块、7个元数据集以及25个元素构成。江苏省档案局的《电子文件元数据规范》总体架构采用了OAIS定义的信息包结构，但内部构成与其略有不同。该规范定义的保存描述信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息和固化信息构成。另外，在信息包中明确列出内容、结构、背景三方面的信息。保证了电子文件的完整性。该规范采用的模块化方法定义元数据集的结构，有利于今后对元数据集的扩展。

3.3OAIS在数字档案馆实践中的应用。早在2000年档案界都宣布建立基于OAIS的数字档案馆，但是这些实践的进程较慢。到目前为止深圳市档案馆、珠海市城建档案馆、青岛市电子文件中心的建设都是基于0AIS参考模型之上，并结合各自的特点、地区情况进行了扩展，设计出多个应用子系统实现OAIS的功能，将数字信息通过SIP、AIP、DIP三种信息包封装。并开发出“电子文件转换器”组件和“阅读器”，实现了对数字资源的存取和利用。档案软件的开发商东方飞扬、量子伟业、清华紫光等也开发出ES-OAIS、PDE-OAIS等数字档案管理系统，并在长江三峡、江苏电信等国家重大工程项目数字档案中得到应用，这些系统为档案界建立数字档案馆提供了学习的典范。

4在应用OAIS中存在的问题

对OAIS参考模型的研究 篇3

对OAIS参考模型的研究

由美国国家航空和航天局空间数据系统咨询委员会(CCSDS)研制,并通过国际标准化组织(ISO)于推出的`开放档案信息系统(OAIS)参考模型,已经受到国际数字信息管理与利用领域的广泛关注和理念应用.本文通过对OAIS参考模型的分析研究,为数字档案馆的建设框架寻找模式和依据.

作 者：屠跃明 黄永文  作者单位：屠跃明(北京市,中国科学院档案馆)

黄永文(中国科学院文献情报中心,100080)

刊 名：档案学研究  PKU CSSCI英文刊名：ARCHIVES SCIENCE STUDY 年，卷(期)： “”(2) 分类号： 关键词：OAIS   数字档案馆