OA工作流设计 篇1
关键词：办公自动化系统,工作流,流程设计
为了顺应办公自动化系统的发展, 结合国内办公流程的特点, 将办公自动化系统中的公文流转功能以一个核心的工作流系统进行设计。根据办公过程中的流程特点, 对工作流系统按照一种已定义的工作流模型进行设计。通过将传统工作流系统与特殊工作流系统两者结合, 最终实现了办公自动化系统中流程的灵活执行和管理。
1 引言
近些年来, 随着我国经济的高速发展, 政府企业的规模和职责不断增大, 各大企事业单位对于提高员工工作效率和加强管理的办公自动化OA系统的需求越来越大。因此, 利用先进的计算机技术和无线通信技术, 办公自动化OA系统已渐渐发展成为大多数企事业单位用于员工相互内部通信, 公共信息发布、办公流程化以及文档资料管理等集业务办理、信息处理和员工管理为一体的应用办公系统。办公流程自动化的实现, 最关键的设计是工作流技术, 借助此技术实现办公流程的发起、执行以及管理整合为一体的系统研究, 大大提高了办公自动化的灵活程度, 实现自动化操作, 已成为当前重点研究的课题之一。
2 工作流技术
2.1 工作流技术
工作流技术的产生, 有效提高了办公的效率。对工作流技术的定义, 工作流管理联盟给出的定义是:实现业务办理流程的部分或者全部自动化, 并在业务办理过程中, 按照一定的规律对所有任务、公告或者资料进行流转, 从而实现了部门成员之间团结协调工作, 最终实现整体业务达标的目的。换句话说, 在一个由多个人共同参与完成工作的环境中, 许多工作都需要在一个人或几个人完成后才能交给另外一个人, 去开始下一步工作的开展, 经过多次的协作或反复, 最终完成既定的目标。工作流管理技术的实现, 最终要达到按照一定流程顺序, 既可以自动安排, 也可以人工将工作移交, 亦或对部门员工之间关系的协调工作。工作流技术被认为是一个主要系统, 隶属于高级信息系统, 在各种生产类企业或办公环境中都会有广泛的应用需求。工作流管理联盟为了加速推进工作流技术的标准化, 研究提出了一种参考模型, 且在模型中已对系统的系统架构、子系统接口以及各接口特性进行了规定, 其目的是加快工作流的标准化进度, 增强开放性。
2.2 办公环境中的工作流
工作流在办公环境中的作用, 主要完成部门的公告通知和相关公文的处理和批转。下面以某单位为例, 介绍其发文流程, 对办公过程中的工作流应用进行阐述:
常见公文的办理流程为:首先由申请人起草发起申请, 然后由主管领导审批;主管审核通过, 再上报至部门领导, 通过则送至综合部审稿, 不通过则打回申请人;部门领导如果通过, 需要结合其他部门的建议和反馈, 再参考各级部门领导反馈过来的综合评价, 如果通过, 则上报至综合部进行审稿, 不通过的话直接打回至申请人;综合部审稿完成后, 再由综合部发送至相关部门人员, 同时报送公司管理层阅文;最后由申请部门归档, 流程结束。申请人发起的申请文件在流程中每一步骤, 通常都要经过一个或多个部门审核批示。
3 工作流过程建模
工作流系统的设计的首要工作, 便是对工作流过程进行建模, 用计算机去呈现业务的整个流程。对具体流程中的每个环节进行归纳、分类整理和抽象化, 概括出简单的描述语言, 分别代表流程中的每一个步骤。对环节路径模型在此进行简要分析, 将流程中的所有元素进行分离, 将流程简单化, 把流程中的每个环节作为一个点, 则所有工作流实例可以简单概括为一个点与有向箭头组成的集合。在实际公文处理过程中, 大部分都是按照公文的具体类型进行区别对待。因此需要对工作流定义环节、路径和工作流三个对象, 即环节路径模型, 并通过已概括出的描述性语言, 分别代表每一个对象的特性与规律, 以及与操作库相互之间的接口。
(1) 工作流对象:此对象的具体实例就是在公文流转过程中的处理流程, 代表工作流的总体特性。
(2) 环节对象:此对象是工作流中的任一步骤, 所对应的是图1中的方框。
(3) 路径对象:此对象就是工作流的流转方向, 对应的是图1中的任一箭头。
在完成对三个对象的定义以后, 根据已输入的数据可以判定办公过程中为哪一具体工作流实例, 同时具有通用性, 也为后文相关的系统设计奠定了基础。
4 工作流系统结构设计
本文所设计的工作流系统, 完全与WFMS所规范的工作流参考模型进行设计的。虚线框内为传统的工作流处理模块, 主要包括:
(1) 工作流运行服务。此模块由两部分组成, 分别是流程数据库和工作流引擎, 同时给出了具体流程实例以及运行时环境。流程数据库仅存在已经提前设置好的各种流程的数据, 不与其他任何执行过程有交叉。而工作流的引擎可以为工作流实例提供一个运行的环境的软件业务, 它与流程和组织数据库直接通过接口相连, 获取各种流程已设置的数据, 并对发生的实例进行分析, 进而对其实施过程实现控制。数据与执行进行分离开来再设计, 将有利于系统后期的维护和升级的操作。
(2) 工作流定义工具。按照环节路径模型, 分别对流程的中的对象逐一进行设计。其主要在系统分析、建模以及过程记录等方面得到应用。同时, 还可以输出一个与环节路径模型相似的, 能够被工作流引擎解释的定义。
(3) 工作流管理工具。它主要负责对工作流实例当前的运行状态做到实时监控。操作管理员可以借助工作流管理工具, 得到目前各实例运行的状况, 并进行必要的干预。
(4) 组织建模器。其主要负责模板的管理、对主要组织数据进行分析、建模并进行解释。现实工作中国, 主要在某些企业的组织架构得到应用。
(5) 各种数据库。应用于文档资料和应用数据存储的相关组织库和应用数据库。
5 工作流系统在OA系统中的实施
本文设计的工作流系统, 主要在全程参与并已完成系统设计的办公自动化系统中得到应用。
5.1 系统开发平台架构
本文设计的工作流系统采用的B/S结构, 普通用户如有使用的需求, 只需在web浏览器登录即可, 省去了下载并安装客户端的时间和精力。论文采用的数据库以及开发的程序都是来自IBM中的Lotus Notes产品, 原因在于该产品具有非常成熟的邮件群发系统, 具有完善的通信手段和办法, 且非数字化数据具有很强的支撑力度, 所得系统有比较理想的可靠性、延展性。同时, 开发周期较短, 很强的稳定性、可靠性。在程序和数据分布在服务器运行, 有助于与web相结合。在对系统设计用户时, 应同时具有普通用户和维护人员, 同时安装Lotus Notes和Lotus Administrator, 使用界面也有Web和Lotus Notes两套。
5.2 具体模块实现
(1) 在办公自动化OA系统中, 公文的流转审批是其的核心, 同时也可称之为办公过程中的工作流系统。在对系统进行相关设计时, 对于普通用户和维护人员一视同仁, 透明度较高, 已设计的流程实现对每一个流程做数据配置。对于网络维护人员来说, 能够清晰看出流程库的全部视角。针对跨地区的业务流转, 上一环节流程走完以后, 紧接着下一个环节流程开始运作, 得到专用于网络的流程文化传递接口, 用来去定义接收各种文件的选项, 比如当前的流程名称、接收的岗位等。
(2) 根据文种对各种文档库进行划分, 比如发文库、收文库等, 存储的对象仅限于符合格式要求和相关的文档, 此组织有助于提高系统的灵活性, 并有助于减轻后期维护的工作量。
(3) 系统中的人员组织库, 与工作流系统模型中的组织库相对应, 主要存储公司里边各部门以及员工岗位的设置文档。在员工出差的情况下, 必须由人代为处理相关文件, 配置一个动态数据库, 由用户本人填写出差的信息并发布, 工作流系统将会将此人权限移交至代理人员。
6 结束语
论文介绍了工作流技术的理论基础知识, 并根据环节路径模型, 对办公自动化系统中的工作流系统进行设计, 并做了必要的管理和配置, 将各公文存储的位置区别开来, 实现了一个非常灵活的基于工作流的办公自动化系统, 并通过应用测试, 能满足用户和环境的需求。
参考文献
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[4]戴小平, 周松.一种基于Web服务的工作流协作系统模型[J].工业控制计算机, 2013 (02) .
OA工作流设计 篇2
中国标准化管理委员会于2013年12月17日发布了《GB/T30146-2013公共安全业务连续性管理体系要求》国家标准,这标志着业务连续性管理 (Business Continuity Management,简称BCM)这一国际通用的标准已从国家政策层面的导入,开始正式进入国家社会发展的顶层设计。
业务连续性管理的推广和运用,在银行业界已经有相当的认同和实践,然而在金融领域之外,人们对BCM认知较少。随着各行各业(尤其是对IT依赖较弱的行业)对业务连续发展的要求与日俱增,我们有必要在这里对BCM的发展与应用加以介绍,让更多的企业、组织机构了解、运用并融入到组织机构的文化中。
一、灾难和信息安全催生业务连续性管理标准的诞生
发生在2009年春季的甲型H1N1流感全球大爆发,为中国公共卫生领域应急机制提供了一个难得的检验机会,同时也是大力传播业务连续管理理念的良好时机。在经历了2003年SARS肆虐的考 验之后 , 中国政府 应对甲型H1N1流感病毒传播的理念、措施与手段,显得更加主动、更加成熟、更加富有成效。通过这些迅速作出的反应和决策,我们可以看到,这次应对甲型流感病毒,的确做到了“有预案,有预警,有组织,有储备,有沟通”,显示了政府和公共服务机构在应对公共事件中日益成熟起来。
进入现代社会以来,随着人在自然界活动范围、深度的不断扩大,动力、能源、化工、农药等科技产品的大量应用,自然界与“人造世界”相互重叠、相互渗透。在自然灾害之外,还产生了大量的人为灾害。如自然资源衰竭、环境污染、人口过剩等生态灾害,工程塌方、爆炸等工程经济灾害,交通事故、社会暴力与动乱、民间火灾等社会生活灾害。此外,还有许多“自然 -- 人为复合型灾害”,如诱发地震(水库地震、油田地震)、沙漠化、温室效应、臭氧层薄弱化等灾害。在这种大的背景下,可以说21世纪的社会经济发展面临着更加艰难的挑战。自然资源的极度消耗、自然生态环境的极度脆弱,与社会经济快速发展的需求和区域间发展高度不平衡的矛盾,在构建面向长远未来的可持续发展模式方面,提出了更多更高的要求。在关注生态环境保护 ,关注可持续 发展的大背 景下 ,应对自然灾 害、技术灾害,以及公共卫生 事件、各类危 机状态的理 念、方法和措施,也需要有全新的思路和框架。近10年来,特别是“9·11”事件和日本“3·11”大地震之后,BCM逐步被人们所认识。
事实上,借助2003年SARS挑战的契机,中央政府适时提出了建立国家应对自然灾害、公共卫生事件的应急管理体系。这一体系经过近5年的不懈努力,在战略部署、组织机构、法律法规、应急预案、指挥体系、管理制度等方面,取得了丰硕的成果,拥有了适合中国国情的《中华人民共和国突发事件应对法》,更加有效地保障了我们对各种各类灾难的应对。国家应对公共卫生、自然灾害的战略部署和诸多措施,在管理思想上与多年来国外企业界和政府机构所倡导的BCM的理念与方法有很多交汇、重叠之处。如何在风云变幻的世界社会经济变化环境下,从保持业务连续发展的高度,研究、评估和掌控影响企业与组织机构的风险因素,制定确保业务连续发展的策略和方针,运用信息技术的系统方法,塑造新时期企业与组织的业务连续管理框架与流程,获得组织应变能力、预警能力、危机处置能力、资源协调能力和实战指挥能力的持续改善,是时代赋予我们的重要课题。
BCM起源于20世纪70年代,由于在当时大量计算机系统应用于不同的企业业务流程,同时在政府机构的数值计算、数据处理中,也有大量应用,业务部门对信息系统的持续运行提出了更高的要求。进人90年代后,随着IT与业务的相互融合,BCM不仅仅局限于信息系统的灾难恢复服务,而是延展到了更为广泛的企业业务连续管理领域。BCM的标准不再局限在信息系统的可靠运行上,而是转移到了面向终端客户、面向服务的业务流程的持续保障方面。1995年,在英国商务部的推动下,英国标准协会(BSI)推出了信息安全管理体系BS 7799,这一体系虽然着眼点在信息安全,但对“业务连续”的要求已给予了足够的关注。2001年后,相关国际标准相继出台,如ISO 27001,ISO 20000 ,ISO38500等,特别是ISO 22301,对业务连续管理领域的发展,起到了很好的推动作用。
由于种种原因,BCM在国内有两种表现,其一是被具有前瞻性的企业者所认知,开始自觉运用BCM的方法论建立起了可持续的运营架构,而不仅仅局限在数据备份等技术层面,但很遗憾的是只有极少数企业;其二是BCM概念、术语、体系方面在教育界、研究机构、企业界和政府管理部门中传播的不足,导致BCM的理论和方法还不能进入主流话语体系,没能得到广泛的传播和运用。
其实,自BCM走入中国以来,政府、组织、企业等已逐步认识到了BCM的重要性,也已经做出了许多努力和探索。2004年,在SARS灾害刚刚结束后,中国的第一个BCM专业组织——“工信部中国信息化推进联盟业务持续管理专委会”正式成立。该组织十年来始终如一致力于BCM的推广,自2004年开始每年一届BCM论坛,组织专家学者出版了大量著作及学术论文,以此作为推动,对BCM在中国的实际应用做出了贡献。2007年,中国标准化研究院向国家标准化管理委员会提出制定“业务连续管理”相关国家标准的计划并得到批准(编号:20070189-T-469)。同年第一个灾备的国家标准《GB/T 20988-2007信息系统灾难恢复规范》出台。随后2008年中国人民银行出台了《JR 0044-2008银行业信息系统灾难恢复管理规范》,至此信息系统灾备的国家规范和行业规范逐渐完善。2011年,中国银监会下发《商业银行业务连续性管理指引》,开始了我国银行业业务连续性监管,目前各类银行在业务连续性管理体系建设方面已具 有了一定 的经验和 成效。2013年 ,《GB/T30146-2013公共安全业务连续性管理体系要求》国家标准发布,填补了国内该领域的空白,为BCM理念在我国的进一步推广应用奠定了基础。应该特别指出的是,BCM国家标准的发布,在党的十八届三中全会提出“健全公用安全体系”之际,更具有重大的现实意义和历史意义。
二、业务连续管理(BCM)是网络信息安全建设的基石
业务连续管理(BCM)在信息化建设中,特别是信息系统安全的工作中,具有重要的、基础性的作用。可以说,BCM在信息化的全局中是一块基石,在当前更是需要关注和强调的重点之一,
人们谈信息化,最初只想到技术,后来扩大到经济,再后来扩大到社会和法制建设,至于想到安全,并把安全放到首位,则是近年来的事情。OA系统的发展最初人们也只是关注它的快捷方便,不断的从技术层面加以创新提高,然而系统的安全却往往被人们忽视,这是一个普遍的现象。进入21世纪,网络对于思想文化、法制建设、社会安定等领域的冲击和影响越来越深入、越来越显著。而且开始从只看到正面效益,转向关注风险和隐患,特别是安全问题。一个无可争辩的事实是,网络安全和信息化不但不只是技术问题,也并不只是经济议题,它是涉及全社会几乎所有领域的、关乎社会安全和安定的、全局性的政治问题。
信息化的安全主要是数据的安全。保护数据最原始的方式是存储与备份。数据是企业的根基,能让根基稳固的是业务。一直以来,人们用存储与备份的方式保护数据,后来发现,保护根基稳固的业务才是实质。业务连续性管理(BCM)就是能保障信息安全的基石。
与任何新技术一样,现代信息技术是一柄双刃剑。历史一再表明,任何一种新技术在带给人们巨大的前所未有的福利的同时,也必然同时会带来人类以前没有遇到过的巨大风险和隐患。火是这样,化石燃料是这样,核能更是这样。今天我们在反思工业时代的经验教训的时候,可以举出许许多多这样的事例。曾经有人过分乐观地认为,信息化的进展,现代信息技术的普及,包括互联网的普及,将能够有效地解决工业时代的环境问题和资源问题,而不会产生什么副作用。事实表明,随着信息化的发展一个最严重的问题就是网络信息安全问题,甚至关乎国家命运。和传统的危机应对策略不同的是业务连续管理(BCM)正是在当前企业对信息技术十分依赖的背景下提出的,它充分考虑了危机来临时,恢复信息系统的重要性和特殊性。同时,BC不仅仅是单纯的技术行为,是一种文化,一种理念,一整套的管理流程与方法;其目的是最终实现政府部门和企业的业务的持续运行,而单纯的灾难恢复技术,通常以信息系统的恢复和正常运行为目标。现代企业能否在突发性灾难的影响下依然保障业务的持续运行,已经关系到企业的成败。
现在我们面临的问题是:大自然的下一个报复将会是什么?如果说,能源危机和环境污染是大自然对于人类滥用能量资源的报复的话,那么对于今天信息资源的膨胀和被滥用,大自然的报复将是什么呢?我们的回答就是:信息安全问题。当前最突出的就是网络安全问题。从这个意义上讲,中央建立中央网络安全和信息化领导小组,是非常必要的、非常及时的。
我们在今天的实际工作中经常见到的“拆东墙补西墙”、“寅吃卯粮”、“击鼓传花”等现象,究其思想方法上的根源,是我们没有业务连续性的概念与管理措施。建立业务连续管理(BCM)理念是应对各种威胁、风险领域一场思维方式的彻底革命。业务连续管理(BCM)国家标准的发布将成为我国信息化建设的一个重要的里程碑。
三、业务连续管理(BCM)在企业应用的价值
随着业务连续管理(BCM)的应用越来越广泛,人们对BCM价值的认识也日趋深入。在许多发达国家BCM已从单纯地用来作为应对灾难、加强企业生存能力的方法,发展成为组织机构用其来改善经营管理、承担社会责任和满足法规要求的基本准则;同时,BCM的应用领域也从单纯的商业经营机构扩展到政府及公共机构。
BCM在上个世纪80年代开始得到应用的时候,仅仅只是为了解决企业本身的生存问题。通过应用BCM方法,企业加强了应对灾难的能力,增强了商业竞争力。然而,进入二十一世纪以来,大部分企业的生产经营活动已与人们的日常生活及整个社会的运作紧密相关。例如,金融、电信、交通以及水、电、气等行业的服务提供者,已不能仅仅考虑自己的生存,还必须考虑人们对其产品和服务的依赖性,同样情况的还有医药、食品、卫生等行业,他们与整个社会生活也密不可分。其他的许多产品和服务,由于现代社会的生活模式以及现代生产模式,带来的新型产业链关系,也使得这些企业在整个生产活动中都建立了越来越紧密的联系,这就导致一个企业的业务中断,不仅仅是影响了该企业本身,还会影响到与之相应的其他组织机构和个人,甚至会引发公共危机事件。
因此,这种社会化甚至全球化大分工而形成的依赖关系,必然要求建立一个共同的行为准则,尤其是与人们日常生活直接相关的产品和服务提供者,更是必须遵守一定的道德规范。这种行为准则和道德规范,既包括产品和服务质量的保证,还包括了产品和服务的持续性,也就是业务连续保障,这已成为所有企业应承担的社会责任。所以企业制定完善的BCM规划是其义不容辞的社会责任。
随着近几年来商业竞争的加剧,企业的生存压力更加严峻,迫使企业必须努力提高全面的适应力和竞争力,也就是要加强企业的业务弹性。
所谓业务弹性是指企业适应并响应内部或外部的机会、需求的波动、中断或威胁,并且保持业务运行而不受到明显影响的能力。主要涵盖企业的安全、保护和恢复,对复杂性进行有效的管理、预测和快速适应的能力,商机的快速开发,提高竞争优势等几个方面。
业务弹性的内容比可用性、恢复、持续、安全或可扩展性更加丰富,它是对业务、IT服务及解决方案的全面管理,从而为企业提供最佳的灵活性和保护。可以看出,BCM正是实现业务弹性的重要基础。企业只有建立了完善的BCM机制,才有可能满足业务弹性的要求。事实上,企业的业务弹性水平恰恰反映了BCM在企业贯彻实施的成熟程度。
企业在进行BCM规划的过程中,通过业务冲击分析常常能够发现企业的生产流程、管理模式等方面存在的原有问题,从而加以优化和改进。例如:
●可以清晰地了解企业内部的各种业务功能和流程,发现其中存在的不合理性,从而进行优化和改进以达到提高效率并降低成本的目的。
●许多企业只注重收入的增长而忽视了企业组织结构的缺陷,从而埋下了潜在的隐患。进行规划时,可以发现这些问题并加以改进。
●通过分析企业的经营目标,找到真正关键的业务功能,从而合理地分配投资和资源。
●通过分析企业的薄弱环节,加强安全管理措施,保护好企业的重要信息,排除安全隐患,减少事故的发生。
●加强企业的合规性,提高企业的信誉和竞争力。
综上所述,企业建立BCM机制,不仅仅是在灾难发生时,使企业能够应对灾难而生存,还可以改善企业的日常经营管理,提高企业的竞争能力。
BCM应用于政府机构和公共应急部门许多较大的灾害事件 (尤其是自然 灾害), 通常影响 区域和范 围都很大,企业并不是其中唯一受到影响的组织机构,许多政府机构、社区组织 、公共事业部 门等都可能 会受到影响。因此,在灾难发生时政府机构等公共部门为了有效地进行组织和实施救援就必须考虑如何确保其自身的正常运转,以及如何与其他机构(尤其是受灾区域的组织机构)进行配合。
现代企业能否在突发性灾难的影响下依然保障业务的持续运行,已经关系到企业的生存。当诸多如:自然风险(例如地震、火灾、水灾、气 象、疾病、战争 等)、人为风险(例如对系统的错误操作、黑客攻击、病毒发作、员工发泄不满等)、技术类风险(例如设备失 效、软件错误 、通讯中断、电力失效)等方面,对企业信息系统和业务构成潜在威胁的时候,企业一定在寻找可以能够在任何威胁来临的情况下,不仅企业的财产不受损失,而且能够保持关键业务连续不中断的管理模式与方法。
企业实施BCM,就是要构建一个有效应对危机的管理体系,使危机管理科学化、手段现代化。BCM的实施要考虑到企业员工、业务流程、企业流程、法律问题等问题,当然也包括如何保证IT系统的正常运行。与传统的危机应对策略不同,BCM是在全球 一体化互 联网大背 景下提出 的。BCM充分考虑了危机来临时,恢复信息系统的重要性和特殊性。随着社会信息化的发展,现代企业的正常运作越来越依赖于其信息系统的安全运行。然而,信息系统本身的复杂性使其自身的脆弱性大大增强。由于信息系统的失效,造成业务数据丢失、业务系统中断的实例正逐年递增。
国外一项权威调查显示,20%的企业平均每五年就会遇到一些影响公司运营的意外情况。事实上,美国“9?11”事件、“非典”疫情、印度洋海啸、莫斯科大停电、伦敦地铁爆炸等事件都在提醒我们,现代企业面临的风险环境非常严峻。
另外,普通的断电、缺水、火灾或者交通问题,都有可能影响某个组织的客户服务能力,以及企业的持续经营。由于BCM的出发点是保证企业关键业务的不间断运行,以满足企业符合法令以及客户服务水平需求,因此,BCM的规划和实施不仅是企业发展战略规划中的重要组成部分。
OA系统工作流模型概述 篇3
关键词： 过程模型 组织模型 资源模型
办公自动化系统使用之前，首先要重组业务流程及规划与梳理业务流程，其次，要分析业务过程并且建模，再次建立清晰的业务流程，最后从实际操作向计算机处理转换建模工具。
因此，当一个要定义的业务流程产生时，访问控制模型、组织模型和资源模型这三类模型成为必然需求。
1.过程模型
OA系统中的工作流的过程逻辑被定义为过程模型。过程模型担当基础与核心的角色，所有工作流模型都是围绕它运行的，其他模型也要服务和支持过程模型。过程模型存在多种不同描述方式，如活动网络图、Petri网、事件驱动的过程链等。
（1）活动网络之过程模型
基于活动网络图的过程模型用一个有向图表示完整的运行过程，有向图的节点间的连接弧代表过程中的控制流和数据流，节点元素表示可执行的步骤或任务。节点、连接弧和条件三个方面构成了模型的组成元素。
（2）过程链模型之事件驱动
事件和功能是过程模型中的主要部件，主要通过对基于事件驱动的过程链模型（EPC）的建立实现的。功能产生事件，同时被事件触发。交替出现的事件和功能彼此连接而形成控制流。
（3）基本Petri网的工作流模型
Petri网是对形式化系统的描述方式，在系统分析、设计规划和实际模拟中发挥着重要作用。各项状态：结果、条件及内在联系等相关变化能清晰展示，其对系统变化的描述较为擅长。Petri网被称做工作流网（WF-net），是对工作流的控制流纬度的建模。
一个输入库所（i）和一个输出库所（0）构成了一个WF-net。充分阐述一个案例的生命周期，所有被WF—net过程处理的案例一旦被工作流管理系统处理完毕就立即被删除，而且只在它进入工作流管理系统时被创建。
工作流模型的WF-net描述中，圆圈表示库所，概括总结其作用为：
①正确执行任务的次序;
②案例基本状态的显示。
在Petri网中，并行路由、循环路由、顺序路由、选择路由4种基本结构构成了工作流建模。不同工作流执行语句又可以帮助辅助表达，在建模过程中，当这些符号和结构被直接使用时，不同结构、建模速度及建模效率都能得到有效提高。
2.组织模型
对于人员组织结构的描述可以用组织模型阐述。在办公自动化系统中，主要对多种组织元素形式及各元素内部的递阶层次关系进行充分展示。
在办公自动化系统里，下边五种实体是构成组织模型的基本元素。即“工作组”、“角色”、“人员”、“部门”和“职务”。
人员：是自然独立，组织中的每个员工与人员相对应，承担相关任务的人的实体，并具备一定的技术与能力。
角色：具备完成特定岗位任务的人员的统称，岗位需求作为其定义标准，诸如辅导员、任课教师等。
职务：代表行政管理上的层级关系，根据行政责任进行区分，如经理、职工等。
部门：由实际部门设置情况决定，可以是现在流行的面向过程与客户的，也可以是传统面向职能的，是组织内部功能结构的静态划分。
工作组：是由于某一任务的驱动而形成的动态的组织结构形式，并非组织内的静态结构。工作组会随任务的完成而消失并且会因任务的下达而产生。
组织模型为过程模型的建立和运作提供支持，可以从人员角度对工作流进行定义，同时确定每个活动节点的相关组织属性，即谁管理、谁执行等相近内容。如果没有组织模型支持，那么过程的细化、分配与管理在工作流系统模型中将难以实现。
3.资源模型
协同办公系统进行正常运转的一个重要因素是资源，只有当相关资源对相应的组织实体进行支持时，协同办公系统才能在工作流执行过程中按照要求完成活动。由此可见，在构建工作流基本模型的时候，我们不能忽略各类资源在运转中发挥的重要作用。
“资源的类型”和“资源的个体”两个基本概念构成对资源模型的定义。资源模型比过程、组织等模型看上去简单一些。过程模型将具体资源对象进行整体引用即级别最低不可再分的“资源个体”。而多个资源个体被资源类型进行了概括描述，因此可以将其按照资源个体进行划分。它由多个资源个体集合而成。同时，二者之间既是抽象与具体的反映，又是分解与包含的关系。
4.结语
本文基于办公自动化系统，归纳建构工作流需要的三种模型：过程模型、组织模型和资源模型，为实现办公自动化系统奠定理论基础。
参考文献：
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[4]李寿兵，张佑生，刘立华.工作流管理技术[J].微型电脑应用，2000.
OA工作流示例 篇4
一、人事类工作流：
1、用人申请流程（经理级以下）：
部门主任（起草）——部门经理（审批）——人力资源部经理（审批）——总经理（审批）——招聘主管（执行）
2、用人申请流程（经理）：
招聘主管（起草）——分管领导（审批）——总经理（审批）——人力资源经理（执行）
3、员工录用（经理级以下）：
招聘主管（起草）——部门经理（审批）——人力资源经理（审批）——总经理（审批）——招聘主管（执行）
4、员工录用（经理级以上）：
招聘主管（起草）——分管领导（审批）——人力资源经理（审批）——总经理（审批）——招聘主管（执行）
5、转正流程（经理级以下）：
（招聘主管起草）——部门主管（审批）——部门经理（审批）——人力资源经理（审批）——总经理（审批）—— 招聘主管（执行）
6、转正流程（经理级或经理级以上）
招聘主管起草（起草）—— 分管领导（审批）—— 人力资源部经理（审批）——总经理（审批）——招聘主管（执行）
7、升职、升级（经理以下）：
部门主任或主管（起草）——本部门经理（审批）——人力资源部理（审批）——总经理（审批）——招聘主管（执行）
8、升职、升级（经理级以上）：
招聘主管（起草）——分管领导（审批）——人力资源部经理（审批）——总经理（审批）———招聘主管（执行）
9、降职、降级（经理以下）：
用人部门主管/经理（起草）——人力资源部经理（审批）——总经理（审批）——招聘主管（执行）。
10、降职、降级（经理级以上）：
分管领导（起草）——人力资源经理（审批）——总经理（审批）——招聘主管（执行）。
11、免职、辞退、开除（经理级以下）
用人部门主管/经理（起草）——人力资源部经理（审批）——总经理（审批）——招聘主管（执行）。
12、免职、辞退、开除（经理级以上）：
分管领导（起草）——力资源经理（审批）——总经理（审批）——招聘主管（执行）。
13、离职、辞职（经理级以下）：
当事人（行政人员代起草）——部门经理（审批）——人力资源部经理（审批）—— 总经理（审批）——招聘主管（执行）。
14、离职、辞职（经理级以上）：
当事人（起草）——分管领导（审批）——人力资源部经理（审批）——总经理（审批）——招聘主管（执行）
二、员工请假工作流：
1、经理级以下人员（2天及2天以下）： 当事人（或直接领导代起草）——部门经理（审批）—— 人力资源部经理（审批）——人力资源部（执行）
2、经理级以下人员（3天及3天以上）：
当事人（或直接领导代起草）—— 本部门经理（审批）—— 人力资源经理（审批）——总经理（审批）——人力资源部（执行）
3、经理级人员：
当事人（起草）——分管领导（审批）——人力资源经理（审批）——总经理（审批）——人力资源部（执行）
三、发文工作流：
1、公司发文：
行政部文员（起草）——行政经理（审批）——总经理（审批）—— 行政部文员（执行）
2、董事会发文：
董事会秘书（起草）——董事长（审批）——行政部秘书（执行）
3、监事会发文：
监事会审计专员（起草）——监事会高级经理（审批）——监事会主席（审批）——行政部秘书（执行）
4、ISO办发文：
ISO培训员（起草）——ISO主管（审批）——总经理（审批）——ISO办培训员执行
5、PMC发文：
PMC文员（起草）——PMC主管/经理（审批）——PMC文员（执行）
6、总经办发文（会议纪要）： 总经理助理（起草）——总经理（审批）——总经理助理（执行）
四、采购工作流：
1、非生产物质采购：
部门（起草）非生产物品采购单——申请部门主管/经理（审批）——采购部主管/经理（审批）——采购员采购（执行）
2、生产物料月结采购：
物控员（起草）物料需求计划表——采购员（开出）物料采购单——采购主管（审核）——采购经理（复核）——采购员（执行）
3、生产物料现金采购：
物控员（起草）物料需求计划表——采购员（开出）物料采购单——采购员（填写）现金采购借支单——采购经理（复核）——采购员（执行）
五、加班申请工作流：
当事人（或直接领导代起草）——本部门经理（审批）——人力资源部负责工资核算人员（执行）。
六、费用报销工作流：
报销人（按要求粘贴发票单据）——部门负责人（审核）——财务主管（审核）——财务总监（审批）——出纳报支（报销本人领款）
七、申请付款工作流：
供应商（或采购部代请款）——按要求粘贴订单发票——应付款会计（复核）——部门负责人（审核）——财务主管（审核）——财务总监（审批）——出纳汇款（或供应商本人领款）
OA工作流设计 篇5
办公自动化 (Office Automation, OA) 是70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性IT技术。OA技术的发展经历了以下几代:
第1代OA起源于政府公文和档案管理的需求, 实施了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。以公文处理、档案管理为核心, 办公其实就是办文。
第2代OA是从90年代中期开始, 以Internet为基础, 实现了B/S架构, 很好地支持了移动办公的需求, 同时, OA系统也加入了更多的功能, 如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等, 但从本质上来说第2代OA依然以公文和档案管理为核心内容。此类OA相对来说是比较先进的OA, 开始纳入一定的协同管理思想, 在功能上也进行了相当的改进, 除了对工作流程的功能进行了加强之外, 还利用各种协作工具实现人与人之间、部门与部门之间的协同, OA的架构也比较灵活, 然而各方面的功能还是相对独立的, 尤其是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接, 其“办公”涵义的广度和深度也没有达到一个更高的层面。
1 陕西省电力公司0A概述
陕西省电力公司的办公自动化系统产品研发起步于1998年, 最初的系统是在Domino平台上开发的C/S系统, 已成功应用于很多单位。随着时间的推移及技术的不断进步, 系统采用的技术已显得有些落后, 同时, 用户在使用过程中又不断提出了许多系统无法满足的新要求, 因此有必要实施开发新文档一体化办公自动化系统。
根据对陕西电力办公业务的深入了解, 结合OA技术的发展以及OA开发和使用过程中的具体经验, 确定新一代的文档一体化办公自动化系统需要达到如下的目标:
(1) 系统既能满足单位内部的业务需求, 又能实现基于广域网的业务流转;
(2) 信息的流转以流程为核心, 将各项业务归纳成各种流程;
(3) 系统的业务流程、表单、报表等都可灵活定制, 无需编码;
(4) 对处理中的公文要提供强大的监控和查询功能;
(5) 正常情况下信息流转无需人工干预;
(6) 充分考虑到实际工作中特例的存在。
因此新一代OA必须以工作流引擎为核心实现办公自动化业务, 以保证对目标系统的可维护性和可拓展性。
2 工作流
2.1 概念
工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域。是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出的一个概念。目的是把一个具体的工作分解成多个任务、角色, 通过一定的规则和过程, 约束这些任务的执行和监控, 保证工作的运行效率, 以达到提高企业生产经营管理水平。
1993年工作流管理联盟 (WFMC) 成立, 制定了相关的系列标准, 同时给出了工作流的定义:“工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程, 它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。”
2.2 分类
根据不同的角度工作流引擎分类有所不同, 大致可分为:结构化的和即席的、面向文档的和面向过程的、基于邮件的和基于数据库的、任务推动的和目标拉动的。为了满足应用的灵活性并结合陕西电力的实际, 新一代的办公自动化将定位于:基于结构化的充分考虑即席的需求、面向过程的、基于数据库的以任务为推动的工作流引擎。因此目标工作流引擎应具备以下特点:
(1) 严格符合Wf MC规范;
(2) 采用高效的企业级应用技术框架;
(3) 流程可图形化灵活定制, 无需编码, 减轻维护人员负担;
(4) 能够对流转状况进行详尽的监督;
(5) 能够处理特异化流转 (退回、返回、跳过、阅知、阅审、委托、委派) ;
(6) 能够满足单位内部公文的应用要求, 并能实现基于广域网的业务流转;
(7) 具有良好的安全性和稳定性。
目标工作流引擎总体结构如图1所示。
2.3 工作方式
建模人员通过工作流过程定义工具将过程从服务器上下载下来, 完成应用系统的建模, 即实际工作流程的定义。在此过程中可能需要集成已有的目录服务系统 (LDAP) 中的数据, 如人员信息、组织结构信息等。建模的过程完全采用图形化的方式来操作, 支持所见即所得。建模结果会以Java Bean对象的方式保存在服务器中, 并可反复修改。
最终用户通过客户应用程序 (办公自动化系统) 登录到工作流服务器, 此时可以启动新的流程、处理其工作项等。每个工作项都与一个表单对应。在表单中以各种不同的方式表示需要处理的数据。用户可以通过客户程序所集成的各种工具 (如字处理工具、电子表格计算工具等) 对这些数据进行处理。在此过程中可能涉及与数据库系统及邮件系统的交互, 如查询数据库中的信息或将某些应用数据保存到数据库中、读取或发送电子邮件 (如各种通知) 等。处理完成之后可以将其提交, 然后工作流系统将根据工作流程的设定生成下一个工作项, 并通知相应的用户进行处理。如此直到整个工作流程的完成。
系统管理人员使用管理和监控工具, 对Power Work及当前所运行的过程实例的状态进行监控和管理, 如暂停、恢复或终止某个过程实例等。
2.4 工作过程
工作流程如图2所示, 具体步骤为:
(1) 系统管理员使用流程定义工具进行业务流程定义;
(2) 流程定义工具将流程转化为XPDL文档进行保存;
(3) 引擎核心系统将XPDL描述文档读入系统中进行解析;
(4) 等待用户公文处理请求的发生;
(5) 用户进行一次公文操作 (如起草) , 引擎接到OA应用层调用后进行任务处理, 采用消息驱动Bean实现任务的异步执行;
(6) 生成相应公文通知信息给应用层, 供公文通知器使用;
(7) 引擎功能完毕, 等待应用层下次调用。
所有的OA业务收文管理、发文管理、合同管理、印章管理、签报管理等均可通过可视化的流程定义工具进行定制。
陕西省电力公司的发文流程如图3所示。
2.5 工作流引擎的OA系统特点
(1) 业务流转以引擎驱动, 适用于不同单位的各种组织结构, 在单位组织结构变化时有良好适应性;
(2) 业务流转以引擎驱动, 无需人工干预;
(3) 集成了可视化的流程设计, 业务流程定制, 只需经过鼠标拖拽即可完成, 无需编码;
(4) 既适用于单位内部的公文流转, 又适于单位间的广域网公文流转;
(5) 在引擎中加入了跳过、退回、阅知、阅审等特殊的流转功能, 使引擎功能更加强大;
(6) 实现了版本留痕、电子印章、手写意见等功能;
(7) 设计了模糊查询工具, 查询功能强大方便。
3 结语
使用工作流引擎的OA系统已成功应用于陕西电力系统的50余家单位, 共运行了几百个不同的业务流程, 累计处理数万个文件、联网收发文数千个, 几千个用户同时使用该系统;实现了陕西省电力公司与各地区供电局之间的公文流转, 陕西省电力公司与国家电网公司、西北电网公司OA系统之间的联网运行。该系统以其完善的功能、良好的系统性能受到了各用户单位的一致好评。
摘要：简述目前OA系统的现状, 提出开发新一代办公自动化 (以工作流驱动的OA) 的具体需求;介绍工作流的基本概念, 阐述一种能够满足系统需求的目标工作流系统的设计思路以及工作方式。介绍基于这种工作流系统的OA的特点及在陕西电力的应用状况。
OA工作流设计 篇6
1 系统设计
1.1 系统结构
本系统前台采用浏览器(一般用户)和Notes Client(系统管理员和档案人员)实现，后台采用Lotus Domino Server(其自带Notes Server,Web Server,Mail Server)和SQL Server实现。系统的体系结构如图1所示。图中Notes Server,Web Server,Mail Server之所以分开列出，是因为它们在逻辑上是属于不同的服务器。事实上，它们在物理上可以通过一个Domino Server来实现。
1.2 系统功能
系统由授权管理机制和友好的客户使用界面组成。系统的授权管理是一套严密且完善的体系，既能够有效地实现复杂的办公权限控制，又实现了各部门各司其职，使授权工作更好的和工作实际情况进行结合。系统管理员可以定义用户、部门、信息类型、角色的权限范围和信息栏目设置。系统功能模块(见图2)主要包括以下几方面内容：日常办公、信息发布、讨论园地、会议管理和公文运转。
1.2.1 日常办公模块
日常办公给办公用户提供了处理日常事务办公环境：新消息为办公人员提供所有新收到的新的信息，包括邮件、日程安排、会议通知、文件等等，用户可以在统一的环境中阅读消息;个人日程可以以日历的形式为用户的办公和日常工作安排进行记录，并利用系统的自动提醒功能来促进用户日常办公以及其他工作有条不紊地进行;待办事宜可以让用户对工作安排进行记录备忘，通过设置优先级，指定执行工作任务用户，并对任务运行的状态进行监控和管理;名片管理主要提供名片和通讯录的管理、信息检索服务;个人文档管理为办公用户提供个人文档的撰写和分类保存功能。
1.2.2 信息发布模块
信息发布的内容非常广泛，包括学校办公部门公布的各种办公文件、通知公告、校办信息、规章制度等。系统管理员可以根据需要对信息发布的张贴与浏览操作进行用户访问权限的控制。授权信息发布人员可以进行张贴、编辑、删除功能等远程信息维护操作，信息维护工作在Lotus Notes集成环境中进行。张贴的信息可以在Notes平台中阅读，也可以通过普通的WWW浏览器阅读。信息发布操作简便，并支持丰富的信息格式。可以从Office文档中引入或通过“复制-粘贴”方式进行方便的发布操作。
1.2.3 讨论园地模块
办公讨论区可以提供相互交流和问题讨论的环境，具有张贴、答复等各项功能。配置讨论区的栏目和授权管理，可以实现讨论内容的Web发布。
1.2.4 会议管理模块
会议管理可以让办公用户组织，主持一次会议，并完成会议文档的整理和归档，便于将来查阅。具有特定权限的用户还可以创建、管理会议室资源，提高资源的利用效率。
1.2.5 公文运转模块
公文运转的实际功能是处理各种文件，例如领导签批或在办公人员中传阅的文件。虽然通过简单的邮件功能可以将这些文件发送到每一个办公人员手中，但缺乏有效的流程控制及反馈功能，所以办公自动化系统提供公文运转功能以满足公文的传阅与控制要求。
公文运转的部门、环节设置可以由系统管理员完成，同时指定部门的公文分发人。公文从撰写、提交、分发、流转和最后的归档，涉及到下面几个工作程序(如图3所示)：
1)个人或合作的撰稿，包括来文录入，提交到文件的负责部门。
2)每个部门指定的公文分发人将文件分发至相应的审批流程;对于不属于本部门负责的公文则转至其它单位，由其它部门的公文分发人再进行公文分发。
3)分发后的公文根据审批流程设置的审批环节进行流转，同时公文分发人可以对流转状态进行实时监控。
4)处理后的公文归档或将处理意见反馈回来文单位。
2 开发平台的选择
Lotus Domino/Notes是网络技术、文档数据库技术和安全技术，多种功能集合成一体的系统开发工具。系统采用Domino/Notes群件作为开发平台，主要基于以下考虑：
首先，Domino/Notes提供电子邮件工具，通过用户的客户端可以和Notes环境中的任何人以信件方式进行交流。当然，Domino/Notes也可以通过授权的系统管理员设置，与其它Domino/Notes领域的用户甚至Internet、WorldCom等提供服务的系统进行联系、通讯。
其次，Domino/Notes提供多种交流方式，用户的群体讨论可以广泛的收集关于一个主题的提议和想法，并能够把结果及时地反馈给主题的构想者;提议箱可以将用户的建议稿保存在一个中枢存储库中，节省用户查找信息的时间，实现知识共享;高层论坛能够完成对会议记录、组织公告、状态报告和新闻发布的管理。
另外Lotus Notes对信息跟踪的进程是自动完成的。通过建立中心数据库场所，同时授予或禁止访问此场所的不同用户的各级权限，可以方便的完成工作文档或者公文的审批处理和归档管理。利用Notes的公式和函数，可以实现文档和公文的串行发送和并行发送，如图4所示。
3 关键技术的实现
3.1 与外界关系数据库的连接
系统采用Lotus Domino Server自带的DECS(企业连接服务(Domino Enterprise Connection Service))实现了SQL Server与办公自动化系统连接。DECS是Domino内嵌的一种与关系型数据库连接的接口服务,通过它可以方便地在Notes应用程序中操作关系数据库中的数据。DECS在办公自动化应用中将档案资料归档SQL Server数据库中。基本原理是首先分别在Notes应用程序和SQL Server数据库中建立要连接的表单,然后配置DECS服务选项,定义所要执行的操作,最后通过ODBC在Notes应用程序中就可以实现要进行的操作,实现两类数据库的集成。本系统在LotusScript中专门定义了ODBC类,利用LotusScript语言编写与关系数据库的数据联系应用程序,实现对ODBC数据源的访问。
3.2 公文模板的引入和痕迹的保留
在日常办公中，用户往往比较喜欢用Word来编辑收发文，为了满足这种用户需求，系统利用Domino内嵌的HTML语言功能及JavaScript语言编写的函数实现了Word公文模板的引入，实现在Web浏览器下与Word的动态无缝连接，在收发文过程中涉及到每一个审批人对文档的修改、删除等操作，为了在收发文过程中实现修改删除痕迹的保留，在HTML代码中用JavaScript函数实现了这种功能，实现的关键是利用网页编程语言中的正则表达式技术来实现对历史审批人所作的修改、批注等部分的记录，从而实现了痕迹保留，真正实现对办公流程的模拟。
4 系统特点
本系统简单、易用，实现了工作流的闭环流转，支持异地办公，具有强大的信息处理功能以及完善的安全机制。概括地说，有如下特点：
1)可视化流程定制，图形化自定义工作流程能够直观的得到所需的各种复杂流程。
2)完善的流程跟踪和控制，系统对公文流转的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。
3)系统具备移动办公或异地办公的功能。
4)高度的安全性，系统是基于Domino/Notes开发的。其授权访问采用双密钥方式，第一层是用户由客户端对服务器进行物理和网络访问，第二层包括对用户的身份认证与加密控制，保证只允许那些被授权的用户对服务器上的数据信息进行访问。
5)统一系统设置，方便系统维护。
5 结束语
系统采用Domino/Notes作为开发平台，用户的办公及管理员的管理功能在Web浏览器下就可以完全实现，大大方便了用户的使用，使系统管理和维护的工作大大降低，有利于系统的升级，受到了用户的好评。
参考文献
[1]石丽霞.Lotus Domino Designer 6应用程序开发指南[M].北京:中国水利水电出版社,2004.
[2]陈山.Lotus Domino Designer 6企业级应用程序高级开发[M].北京:中国水利水电出版社,2004.
[3]马跃,王金霞,刘晓冰,等.基于Lotus Notes科研院所办公自动化系统[J].大连理工大学学报,2002,12(5)35-40.
[4]王平,刑建春,王林.基于ODBC的控制网络与管理系统的接口方法[J].工业控制计算机,2002,12(5):11-15.
[5]宋昕,夏辉,王学通.NET环境下基于RBAC的Web应用程序访问控制[J].计算机技术与发展,2006(4).
OA工作流设计 篇7
关键词：OA系统,电子公文,公文交换
1 概述
在政府的日常工作中, 经常需要办理和制发文件, 这些文件按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料, 称之为公务文件。
目前, 世界上各国政府都在积极进行电子政府的建设, 公文经过信息化系统处理后形成的文件被称之为电子公文。
传统公文处理流程依靠人为推动运转, 整个流程受人为因素影响很大, 同时也存在较大的随意性, 在公文处理的质量与时间上无法实现总体把控。同时, 传统纸质公文在信息流转与共享上受到很大的限制。随着单位办公对运用办公自动化技术解决公文办公的要求越来越高, OA系统目前被广泛运用于解决电子化办公的要求。
OA系统在公文流转中的应用, 可以实现公文流转的自动化, 每个环节都可以在OA系统中进行, 甚至可以根据OA系统设定的公文流转自动化推进, 工作人员可以直接在公文上, 完成公文的办公流程, 保证公文的实效性, 同时工作人员可以实时跟踪公文状态, 比通过智能提醒方式进行提醒催办, 调高办公效率。
OA系统不但可以规范公文处理流程, 同时对公文的各个细节也实行规范化管理, 比如规范公文版式:标题、正文、文种等。特别重要的是, OA系统自身还可以实现电子公文全企业内的共享。
然而, 在实际工作中, 不同单位和部门往往采用了不同公司开发的OA系统, 同时由于单位涉密工作的需要, 在实现跨地域跨部门单位间公文交互的问题往往不是通过原有单位OA系统的改造来实现。因此, 具有统一安全性规划, 并且和原单位OA系统分离的电子公文交换系统应运而生。
通常常用的做法是在原有的OA系统中进行拟文、办文、定稿等公文流转的过程, 定稿后的电子公文转换成版式文件, 进入到电子公文交换系统中, 经过盖章、签发、发送后, 将电子公文发送到相应接收单位。接收单位的电子公文交换系统收到公文后, 将电子公文打印、脱密后转入到本单位OA系统中, 进行收文登记和进一步处理。
由于OA系统和电子公文交换系统作为独立的系统, 经常由不同的建设施工单位进行建设, 并且不同OA系统内部使用的公文内容与格式也不尽相同, 因此, 如何将不同的OA系统与电子公文交换系统进行集成往往成为电子公文在跨地域跨部门单位间共享工作的重点和难点。
2 问题背景
在电子政务水利信息化的工作方面, 目前, 黄河水利委员会实现了公文运转电子化管理, 可以对电子公文在收文办理、发文办理的登记、审核、拟办、运转等环节进行管理, 实现了公文查询、存储和流转管理的电子化。
黄委综合办公系统是黄河水利委员会机关各级单位在日常办公中使用的公文收发, 起草、流转和处理的综合性自动化办公系统, 实现了电子公文在黄河水利委员会委机关各部门间的流转与办理, 做到了无纸化办公, 提高了办公效率。
然而, 部分黄河水利委员会附属单位也独立建设有各自内部的OA系统。目前, 这些单位和黄委委机关间公文的交换是通过黄委电子公文交换系统完成的。
黄委委机关和部分拥有OA系统的委属单位在跨部门间发送公文时, 首先需要利用各自OA系统起草并生产相应的待交换公文文件, 然后在黄委电子公文交换系统中将OA系统或手工成文后的各种格式 (如DOC/S2/S92等) 的电子公文文件, 利用方正Apabi Maker转换为电子公文标准格式CEB类文件。之后, 利用电子公文交换系统进行上传、签发、加密、盖章和发送。收到公文的单位, 利用电子公文交换系统进行签收、打印和脱密, 这些跨部门的外单位公文目前还不能够自动进入各自单位的OA系统中进行自动化的流转处理。
为了提高公文在单位间流转的效率, 有必要通过信息化集成技术, 分别由黄委各类OA系统建设管理单位实施建设与黄委电子公文交换系统进的功能性集成工作。从而可以实现:
(1) 公文从OA系统到的黄委电子公文交换系统的操作上传;
(2) OA系统对黄委电子公文交换系统中待办公文的自动接收。
3 解决方案
具体来说, 可以开发电子公文自动交换服务完成电子公文在黄委电子公文交换系统和黄委各级单位OA系统自动交换电子公文的功能, 从而实现OA系统与电子公文交换系统的集成。图1介绍了电子公文自动交换服务具体的功能组成:
电子公文在黄委各级单位OA系统和黄委电子公文交换系统间进行交换时, 分为公文上传到电子公文交换系统的过程和公文从电子公文交换系统中接收的过程。
首先, 在公文上传到电子公文交换系统的过程中, 依照黄委电子公文交换系统的标准要求, 电子公文自动交换服务可以将OA系统中的公文自动组装成为XML文件。组装完成后, 电子公文自动交换服务将XML文件通过基于http协议的传输过程发送到黄委电子公文交换系统中。公文发送完成的过程中, 电子公文自动交换服务可以记录公文的发送事件和发送成功与否的日志。在公文从电子公文交换系统中接收的过程中, 电子公文自动交换服务依照各OA系统的电子公文格式, 将收到的XML文件进行解析。在公文接收和解析的过程中, 电子公文自动交换服务可以记录公文的下载以及解析事件日志。表1概括出了电子公文自动交换服务的功能点。
在部署的过程中, 黄委机关与各级委属单位电子公文自动化交换服务采用分布式的应用部署架构方式。图2描述了利用电子公文自动化交换服务集成OA系统与电子公文交换系统的整体系统集成部署架构。
如图2所示, 黄委委机关OA系统, 山东局OA系统, 河南局OA系统, 水文局OA系统和其他委属单位已建或待建OA系统分别通过分布式部署的电子公文自动化交换服务与已建的黄委电子公文交换系统进行电子公文的交换。
具体来说, 各单位已有或待建的OA系统首先需要按照黄委电子公文交换系统规定的电子公文交换格式, 通过各单位自行开发的电子公文自动交换服务对电子公文进行格式编辑处理, 然后通过电子公文自动交换服务提交到黄委电子公文交换系统中进行分发。
电子公文交换系统收到公文后, 可以通过各单位自行开发的电子公文自动交换服务将电子公文直接下发到各单位的OA系统中。
4 实施结果
目前, 实现黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务已经开发部署完成。通过运行结果来看, 该服务实现了:
(1) 公文从黄委委机关综合办公系统到的黄委电子公文交换系统的操作上传;
(2) OA黄委委机关综合办公系统对黄委电子公文交换系统中待办公文的自动接收。
图3展示了黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务部署实施后, 黄委委机关综合办公系统通过自动化交换服务向黄委电子公文交换系统上传下发公文的统计情况。
5 结束语
开发的电子公文自动交换服务实现了OA系统与电子公文交换系统的集成工作, 提高了OA系统与电子公文交换系统间公文上传与下发的效率, 避免了大量的人工拷贝工作。在OA系统中对发送公文选择后, 通过点击发送按钮, 可以实现公文的格式标准化转换 (按照电子公文交换系统的规定标准) 以及向电子公文交换系统的自动上传。同时, 服务部署后, 在电子公文交换系统中通过选择下发单位和公文文件, 可以自动的将公文下发到相关单位的OA系统中。
自黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务部署实施三个月以来, 大大缩短了黄委机关部门向委属单位下发公文的处理时间和黄委机关部门通过电子公文交换系统接受委属单位文件的时间, 节约了人力成本。
参考文献
[1]杨健, 杨斌.电子公文交换系统的设计实现[J].郑州牧业工程高等专科学校学报, 2009, 29 (03) :32-34.
[2]刘刚, 邓飞其.电子公文交换系统OA接口平台设计研究[J].计算机与信息技术, 2009 (Z2) .
OA工作流设计 篇8
关键词：JBPM,SSH,工作流办公系统
1 概述
通过流程将日常事务联系在一起,并采用工作流技术实现业务流程网络化、无纸化、自动化办公已成为当今时代各企业来提高部门之间的协同办公与信息流动的主要手段[1]。OA作为高校数字化校园建设的重要组成部分,大部分高校都投入使用了OA系统,实现了共享资源,协同办公,但多数均使用软件厂商推出的工作流管理系统,根据不同高校、不同的内部事务办理的流程对系统进行改造,这系列产品不能完全体现高校独特的办公特点,统一定制系统的模式也无法满足用户的需求。我校结合对系统的实际需求和办公的特点,自主开发了一套适合校园网络办公自动化的应用软件,这不仅有助于提高我校办公效率,而且节约了成本,并对后期维护以及功能扩展方面都有强有力的保证。
2 系统设计
2.1 功能设计
以我校办公信息的采集和处理为中心,提供开放的、安全的和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台,提高了工作效率,使单位内部信息管理和办公水平更加规范和快捷。本系统主要设计了三大功能模块:
1)日常办公模块,实现是对工作流中的公文进行管理,按业务流程分为发文管理,内收文管理,外收文管理,督办管理,会议室管理和车辆管理。
2)流程管理模块,包括对业务流程的设计、发布以及管理。
3)系统管理模块,实现对系统的全方位管理,包括用户管理、角色管理、权限管理、日志管理等。
2.2 系统框架设计
本系统采用基于J2EE轻量级SSH架构与JBPM结合的设计方案,由Struts2、Spring和Hibernate整合而成。Struts2作为系统的MVC框架使用,拦截用户的请求,并通过调用业务逻辑组件来处理用户请求。JBPM提供了业务流程进行管理的平台,包括流程定义、控制业务单元间的数据流和控制流,以及映射对业务单元的操作到业务逻辑层的业务对象或应用组件。Spring框架提供了系统的Io C容器,该容器负责管理系统的所有组件,并负责管理系统中各组件之间的依赖关系。Hibernate为系统的持久化提供了解决方案,完成对象和关系数据库表的映射,封装数据库底层细节[2][3]。
具体流程为:用户发出Http请求到服务器,控制器Servlet将其提交给Struts2 进行处理,Struts2 对请求路径进行Action匹配并执行相应方法,然后通过Spring容器,依赖注入相应的Java Bean处理业务逻辑,该过程中要进行数据库操作,需通过Hibernate进行O/R映射,最后将返回的结果交给视图。模型如图1所示。
2.3 关键技术配置
为了实现JBPM与SSH架构的集成,整个过程需要分以下三个步骤:
首先,创建数据库。即在lib下边引入jbpm.jar、bpm-tomcat6.jar、jbpm-jboss.jar、jbpm-console-reports.jar、jbpm-consolegraph View-plugin.jar等所需的.jar包,然后在配置文件jbpm.cfg.xml中加入Spring的引用。
其次与spring集成,在Spring.xml中添加对JBPM的配置,主要实现与Hibernate的整合。
最后,业务逻辑的实现,即将流程自动部署到数据库中,配置workflow中action、service、dao等,同Spring中普通java-Bean配置一样,采用依赖注入Ioc容器。
3 系统实现
3.1 日常办公模块的实现
办公模块是整个OA系统的基础平台,它管理系统中所有业务流程的正常运转,贯穿了从公文发起、流转到公文存档的整个生命周期。它实现了校内收文、发文、审批等工作的无纸化办公,实现了电子化的文档管理,提供方便的文档查询和记录。
内收文是指以请示、报告的形式向校办或向领导请示工作的一种方式。下面以内收文为例来说明工作流在其中的实现,该流程主要包括收文拟稿、签收、登记、拟办、请办、审批、传阅等程序。用户首先登录内收文管理页面,该页面实现对内收文的新增、修改、归档和导出功能的操作。点击“新增内收文”进入收文拟稿页面,在“基本信息”栏中用户根据需求选择流程,以及选择下一岗位责任人。点击“流程信息”即可查询和跟踪整个业务的流转过程。
内收文流程发起后,该业务开始运行,下一任务接收者进入OA系统后,通过点击“我的任务”,系统将接收并列出所有工作流中需要当前用户完成的任务,双击某一条任务可直接进入业务操作界面,即每位用户打开其待办工作即可查看并办理所有需其处理的公文。
3.2 流程管理模块的实现
流程管理模块主要提供流程的发布、流程查看、流程修改及删除功能,针对具体的流程,若需要在运转过程中的某些任务节点添加“回退”功能,则需要对改业务流程特殊定制,点击“设置任务返回功能”,弹出改业务流程各个任务节点,然后对所需节点进行设置。
流程在线设计模块主要负责绘制新流程,设置流程基本信息以及流程中的角色控制等信息,绘制好后点击保存,流程设计器将根据流程定义内容(源代码)即标准XML内容发布到流程数据库中。点击“新增流程”按钮进入流程设计。
3.3 管理模块的实现
系统管理模块是整个平台的后台支撑,主要实现对系统角色、用户、操作权限、日志等信息的管理,其中系统角色与操作权限部分是该功能模块的重点。角色是指人员在系统中的权限定位,在系统中进行人员的角色定义,其实就是为人员在系统中某一环节找相应的定位,并为其赋予一定的权限。即不同级别的用户,被分配不同的角色,并使用相应的权限。权限、角色和用户管理三者相辅相成。
4 结束语
本文通过集成Struts2+Spring+Hibernate的轻量级MVC模式解决方案,构建具有一定集成度和通用模式的SSH架构,引入了工作流JBPM技术,封装了Ext JS框架,开发具有实用价值的反馈平台。同时,系统运行稳定,具有高可用性、易维护性和可扩展性好的特点;此外,本套办公自动化系统,极大地提高了我校信息化建设与应用的水平,节约了人力、物力和管理成本,在高校中具有极大的推广应用价值,经实际运用结果表明,本系统对于中小型Web也具有一定的通用性。
参考文献
[1]袁雄伟,钟宝荣.Spring MVC框架下公文审批中应用JBPM工作流引擎[J].信息系统工程,2013(5):88-90.
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