认识档案十篇

认识档案 篇1

一、信息技术的发展对档案工作的影响

自1946年世界上出现第一台数字计算机ENIAC以来, 尤其是在20世纪80—90年代以后, 信息技术的发展日异月新, 呈现出“信息传递、交换的网络化、高速化、双向化、多媒体化、信息存储的大容量化、信息处理的实时化与智能化”的趋势。与此同时, 其应用也愈加普遍, 渗透到人类活动的各个领域, 逐渐成为现代社会正常运转不可或缺的工具和条件之一。信息技术的浪潮冲击和推动着整个信息业的变革和发展, 档案部门作为社会信息业的组成部分, 已经且必将受到更深远的影响。其具体表现在:

1、计算机在档案管理中得到广泛应用, 改变着人们管理档案的方式和手段

档案事业自身的发展需要引进计算机等现代管理手段。档案寿命有限和要求长久保持的矛盾, 利用需求增多、利用角度多样化和传统的检索、服务手段的矛盾等, 都需要利用现代手段来化解;提案档案工作质量和效率、开拓档案工作领域、开发档案信息资源的新途径、新方法也需要借助现代化手段来催生。因此信息技术的发展, 一向为档案届所重视。自本世纪60年代起, 已有不少国家陆续将计算机用于档案馆的档案管理、编目、检索、库房管理、建立档案数据库等, 部分地实现了档案管理的自动化。

进入90年代档案管理部门的计算机应用由以往的使用单机情况向网络化方向发展, 网络把档案室工作与档案馆工作自动化有机地联系在一起, 把不同行业、不同地区的档案工作自动化有机地联系在一起。特别是随着Internet网的开通和使用, 世界各国各级各类档案馆和档案组织都在互联网上建立自己的服务器和网站, 将馆藏档案的档案目录输入计算机, 实现档案的远程在线检索和利用。现代信息技术在档案管理领域的应用改变了档案工作传统的作业方式, 促进了信息资源的开发和传播, 推动了世界档案事业的发展。

2、为档案领域提供了新的管理对象—电子档案

计算机的应用在改善人们的工作方式和手段, 提高工作效率的同时, 也为人类带来了新的“附产品”、“伴生物”。当今在办公自动化、计算机辅助设计、电子政务、电子商务等领域中直接形成了越来越多的电子文件。它们只能由计算机生成、读取、检索、加工和处理, 有着与传统纸质文件完全不同的特点。

3、创建电子档案管理学的必要性和可行性

面对现代高新技术的挑战, 档案学届不能手足无措, 更不能“恐慌”, 我们应该积极进行对策研究, 一方面要坚持基础理论与应用理论、技术的研究, 另一方面是完善档案学学科体系建设。在这一时代背景下, 创建电子档案管理这门新的学科已成为历史的必然。

二、创建电子档案管理学的必要性

1、建立电子档案管理学是档案专业人才培养的时代要求

信息技术对档案事业的影响必将逐步加深。因此我们不仅要关注、研究这种影响, 更应该去培养适应这一社会发展趋势的人才, 自觉地融入信息技术的发展中去我们必须培养学生获得鉴别、存取、管理电子档案文件所必须的只是和技术, 完成新世纪档案教育和人才培养的转变和突破。

2、建立电子档案管理学, 保护电子记忆, 是档案专业的历史使命

档案工作是维护历史真实面貌的重大事业, 有着同其它信息专业不同的特点, 那就是:“我们不单了解保护信息的重要性, 而且还深知保护信息产生的来龙去脉的重要性, 保护昔日‘证据’的重要性, 保护历史真迹的重要性。在这一领域我们面临的任务是艰巨的, 我们必须充分掌握电子档案信息的形成、贮存、检索和传递等方面的理路和技术, 才能保证档案工作者特有的只是和传统技能被用于鉴定和保护具有用永久价值的信息;才能规划和控制自己的业务活动, 完全成和履行自己的历史使命。在电子时代, 要使人类获得的真实记录, 不因我们档案工作人员的无能和疏忽而遭受损失, 这就给档案工作者提出一个划时代的挑战。

三、建立电子档案管理学的可行性

1、国内有大量的文献和较为成熟的理论为基础

近年来关于电子文件的研究文章涌现。尤其是中国人民大学档案学院冯惠玲教授的博士论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》, 更是电子文件的系统之作。

2、有我国电子档案管理实践的支持

我国国家档案局于1996年成立电子文件归档和电子档案管理研究领导小组, 我国不少档案部门也在自觉地积极探索电子档案的管理工作, 积累了一些经验, 进馆相对来说我国电子档案管理工作还是十分薄弱的, 但这些实践为电子档案管理学的创建提供了宝贵的实践支持。

四、电子档案管理学的研究对象和任务

1、电子档案管理学的名称和概念

为电子文件及其归档后的电子研究管理研究创立一门新学科的构想, 已有部分学者提出, 但由于视角不同, 提法也各异。笔者认为比较科学的名称应该称作“电子档案管理学”, 它既可以避免偏重技术而造成不必要的混乱现象, 也可使其内涵与外延较为准确地反映当前电子档案管理的实践活动和理论需要, 其涵义如下:电子档案管理学是研究电子档案运动规律及其组织管理的原则与方法的一门学科。

2、电子档案管理学的研究对象

科学是适应人们社会实践发展的需要而产生和发展的。一一般地所科学的对象就是所需揭示的事物发展的客观规律。电子档案管理学的研究对象是电子档案和电子档案工作, 由于电子档案的生成、存贮、传递、更改、删除、处理等等, 均与传统的纸质文件、纸质档案存在较大差异, 必然要产生一门新学科阐释电子档案现象;提出归档电子文件和管理电子档案的理论与方法。

五、电子档案管理学的学科性质

电子档案管理学的学科性质是指它在科学分类体系中的归属和地位, 具有一下特点:

1、电子档案管理学是档案学的一门分之科学

2、电子档案管理学是一门综合性科学

3、电子档案管理学属于应用科学, 具有较强的实践性

认识档案 篇2

档案价值主体随着范围的扩大, 主体需求由单一、具体逐步发展至多元、复杂。从文书部门阶段、到档案室阶段、再到档案馆阶段, 档案的利用者范围从一个机关组织内的科室、到整个机关组织内部、再到社会公众, 在这样一个不断发展扩大的过程中, 利用者的数量在不断增加。由于不同主体在人生经历、思维方式和文化素质等方面都存在着个体差异, 所以对档案的需求各有不同, 于是主体需求就体现出从单一到多元的变化特征。在文书阶段人们主要把文件当作一种从事现行社会实践的有效的管理工具来利用。而在文件经过归档成为档案进入到档案室以后, 这种管理工具的作用就极大地弱化直至完全丧失, 这时人们保管档案的目的是档案所记录的信息, 可以作为从事新的社会实践的参考, 还可以作为对以往社会实践的凭证。随着时间的推移, 那些具有长远保存价值的档案就会被移交到档案馆, 此时由于档案馆面向社会开放, 所以主体扩大至社会公众, 这时由于主体本身的复杂多样, 导致对于档案需求的千差万别, 档案的作用也就各不相同。由此可见, 在档案实践中, 由于档案价值主体范围的扩大导致了主体需求由单一、具体逐步发展至多元、复杂。

二、从档案价值客体角度分析

1. 存在形态的变化显示档案价值的变化。

在档案从文书阶段、向档案室阶段、再到档案馆阶段的运动过程中, 档案的存在形态也经历了从文件→案卷、全宗→全宗群这样的一个变化过程。透过这种表象, 我们就会发现, 这是一个对档案所记录信息进行有效管理和整合的过程, 是深层意义上的信息管理。在文书阶段是由文书人员按照文件间的历史关系对文件进行整理形成案卷后移交到档案室。文件是社会实践活动的产物, 在一项社会实践活动的整个过程中, 包含着不同方面的各种信息, 作为这些信息载体的文件不仅记录了人类实践活动所产生的各种信息的内容, 同时这些信息的内容间存在着种种联系, 只有在根据这种种联系对文件进行整理才能形成对整个社会实践活动过程的完整再现。这种文件所蕴含的信息的相互联系, 外在地表现为文件间的关系, 就是文件间的历史关系。以文件间的历史关系为依据来组合文件, 使文件转化为档案。同样在档案室阶段, 由档案人员根据案卷间的历史联系对案卷进行整理形成全宗后移交到档案馆。案卷间的历史联系同样也是人类社会实践中所包含的各类信息间的联系, 所以根据案卷间的联系形成的全宗, 实际也是对信息进行整理的结果。到了档案馆阶段, 由于“在一定时间、地点和条件下进行活动的有关机关和组织, 不能彼此孤立地存在, 而是互有联系的。这种社会联系也必然反映在各自形成的档案中, 从而使某些全宗之间具有一定程度的历史联系。这种历史上形成的批量全宗的群体, 在中国称为‘全宗群’”[1]。综上所述, 无论是由文件形成案卷、全宗, 还是再由全宗形成全宗群, 都是按照文件、案卷或是全宗间所存在的历史联系来对档案所记录的信息进行管理和整合的结果, 从中充分反映出档案的价值从工具价值向信息价值发生偏移的必然。

2. 物质构成的变化体现档案价值的变化。

档案在文书、档案室和档案馆三个不同的阶段时, 它的物质构成也在本质上发生着变化, 也分别对应着单体、零散结构、一维结构、二维结构这三种不同的构成方式。在文书阶段, 由于文件的产生一般来说是一事一文, 也就是文件不仅有特定的制作目的, 也有特定的服务对象和使用范围, 具有很强的目的性。因此, 所形成的文件大多以单体的、零散的形态存在, 决定了它的物质构成也是单体的、零散的状态。由于案卷是文书人员根据文件间的历史联系对文件实体进行整理后排列而形成的, 所以档案便本质地包含着“文件实体集合”和“历史联系”两个部分。这种传统地利用文件实体的排列来记录和固化档案历史联系的整理方法, 使得档案在实际中只能呈现出一维的物质结构。相对于文件来说, 此时凭证范围由对一件具体、单独事件的凭证, 扩大至对一项完整的社会实践活动的凭证。当档案进入到档案馆阶段后, 档案人员对全宗进行整理形成全宗群。全宗群的形成是因为在一定时间、地点和条件下进行活动的有关机关和组织, 不能彼此孤立地存在, 而是互有联系的。利用全宗群这个概念就可以按照不同的历史联系全面、客观地划分档案和全宗, 因而才产生了不同的划分标准和组合形式, 才可以从任何角度去进行划分, 也可以同时采用不同的划分方法。这种划分可以最大限度地保持档案间的历史联系。将档案所记录的信息按这种多层次、多角度、多维立体形成的“历史联系”进行固化形成“历史联系的记录”, 档案便成由“文件实体集合”和“历史联系的记录”共同构成的物质实体, 所以此时档案呈现出二维的物质结构。尤其是随着电子文件的出现, 在对电子档案的管理实践中, 档案的这种双重物质构成的特点更加凸现。此时档案的凭证范围进一步扩大, 上升为对整个人类历史的凭证。“以‘文件实体集合’和‘档案历史联系’来共同记录历史的体系, 提升了档案历史凭体系的文化功能”, “它可以全面、系统、多维地将文件之间的历史关系记录下来, 将文件与产生它社会实践的关系记录下来, 其优势在于它可以系统地记录社会实践、文件、档案之间的关系及隐含的立体结构, 可以更加有效地记录历史、证实历史。”[2]

3. 客体功能属性的变化引起档案价值的变化。

在文书部门阶段, 人们利用文件是为了满足在社会实践中人们之间可以进行相互联系、处理各种事务、记载事物发生和发展过程、表达思想意志、积累经验、交流信息和统计数据等的种种需求。可以说从文件诞生起便被人类作为一种在社会实践中的管理工具来使用。另外文件作为人类社会实践的伴生物, 是对社会实践活动中所产生的各种信息的原始记录, 因而具有凭证属性, 但只能是对单独、个体的事件的凭证。此时文件的功能属性主要地体现为它对现时社会实践进行有效管理的工具性, 和对单独、个体的事件的凭证性。而无论是行政管理活动还是各种业务活动都是一个连续的过程, 是以部分地继承前人的成果、经验为条件的。因而这些信息对于该集团或机关的工作人员考查以往、知晓未来, 保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性, 决策的科学性, 以及在各种业务活动中查阅以往的记录作为后续工作的依据, 都起着不可替代的参考作用。此外, 由于档案来源于文件, 所以它所记录的信息与文件同样也具有原始性, 因此也具备了凭证属性, 并且与文件相比, 它的凭证功能得到提升, 它是一项完整的社会实践活动的凭证。档案在档案室阶段的功能属性主要表现为它的参考性和对一项完整的社会实践活动的凭证性。当档案运动至它的第三个阶段档案馆阶段时, 根据前面我们的阐述, 因为档案所记录的信息反映了人类生产和生活的方方面面, 囊括了人类社会实践活动及其成果的总和, 是对人类历史过程的最为真实、客观、完整的记录, 因而可以满足社会公众对各种社会信息的需求。因而此时档案具有信息性, 并且它的凭证功能又得到进一步的提升, 可以用来记录、凭证整个人类历史。可见档案的功能属性一方面发生了从工具性、到参考性、再到信息性的变化;另一方面则体现为它的凭证功能的不断提升, 由单独、个体事件的凭证, 到一项完整的社会实践活动的凭证, 再到整个人类历史的记录、凭证。

我们说档案价值的客体属性决定档案的价值, 档案功能属性的变化势必引起档案价值的变化。档案价值客体在三个不同阶段所呈现出的不同功能属性也体现了档案在这三个不同阶段的不同价值:一方面由文书部门阶段的管理工具价值、到档案室阶段的情报价值、再到档案馆阶段的信息价值的变化过程, 也是档案价值由它的工具价值逐步向信息价值偏移的过程;另一方面由文书部门阶段的单独、个体事件的凭证, 向档案室阶段的一项完整的社会实践活动的凭证, 再到档案馆阶段的整个人类历史的凭证。这一转变过程又是档案价值由简单的凭证体系向整个人类历史体系记录、凭证过渡的过程。于是我们发现档案价值并不是一种既定的、静态的质, 而是随着档案价值主体的档案实践活动的不断发展而不断丰富和深化的, 是存在于档案价值主体和客体间的一种动态的关系。当档案更多地表现出它的信息价值和记录、凭证人类历史的价值时, 档案价值作为一种精神价值, 便在社会实践中本质地体现出它的历史文化价值。

摘要：通过对档案价值主体和档案价值客体, 在档案管理实践中不同阶段的具体分析, 总结和概括出档案价值演变的规律。

关键词：价值主体,价值客体,档案价值,演变规律

参考文献

[1]陈兆祦.档案管理学基础 (修订本) [M].中国人民大学.

[2]李福君.从凭证体系向历史记录体系的转化[J].档案学研究, 2004 (1) .

[3]吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社, 1988.

认识档案 篇3

关键词：档案价值；凭证价值；参考价值；档案主体价值；档案客体价值

《档案管理》2009年第6期刊发了归吉官先生的《关于档案价值与档案客体价值的思考》[1]一文（以下简称《归文》）。文章就档案价值与档案客体价值的内涵进行了探讨，笔者读后颇受启迪，但对文中一些观点不敢完全苟同，也就档案价值、档案主体价值与档案客体价值问题谈点认识，以求教于归吉官先生。

1 对档案价值的认识

目前，档案界对“档案价值”概念的认识有很多观点，归纳起来，大致有如下四种：一是传统的档案价值观。持此观点者认为，档案的价值，是指档案的“利用价值”（或“使用价值”）和“保存价值”。二是哲学的档案价值观。“在哲学上，价值所表达的是一种人与物之间的需要与满足的对应关系，即事物（客体）能够满足人（主体）的一定需要。”[2]持此观点者认为，只有当档案及其属性与人的需要发生关系时，才有档案价值可言。三是经济的档案价值观。从经济学的角度来研究档案的商品价值，档案价值就是凝结在档案之中的一般的人类劳动，是无差别的人类劳动的“结晶”，是档案价值的实体。四是现代的档案价值观。持此观点者认为，无论何种档案，它的商品价值或使用价值，是由档案的知识价值、凭证价值和史料价值决定的，因此其价值都可以看作是知识价值、凭证价值和史料价值三种价值之和。档案的知识价值随着时间的推移而逐渐衰减，转换成史料价值，而档案的凭证价值是保持恒定不变的，其凭证价值量不会随时间发生变化。[3]

我们应如何认识“档案价值”这一概念呢？笔者认为，在认识这一概念之前，必须首先认识“价值”概念。“价值”，《现代汉语词典》解释为：“①体现在商品里的社会必要劳动；②积极作用。”[4]而《辞海（语词分册）》则解释为：“①事物的用途或积极作用。②凝结在商品中的一般的、无差别的人类劳动。”[5]《资本论》（第五卷）对“价值”的原始定义是：一种事物能够满足另一种事物的某种需要的属性，我们称之为“价值”。即物的能满足某种需要的属性，即是该物的价值。[6]据此笔者认为，“价值”一词是否可以这样理解：“价值”包含三层意思，一是体现在商品里的社会必要劳动；二是事物的用途或积极作用；三是物的能满足某种需要的属性。如果再进一步延伸的话，“档案价值”一词是否可以这样理解：“档案价值”包含三层意思，一是体现在档案里的社会必要劳动；二是档案的用途或积极作用；三是档案的能满足某种需要的属性。这样理解“档案价值”一词笔者觉得有点繁琐。那么，能不能用最简单、最明了的一句话甚至几个字来描述“档案价值”这一概念呢？笔者查找了关于“档案价值”这个概念的有关认识，感觉“百度百科”的解释相对比较简洁明晰，其解释是：“档案价值 archival value：档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。”[7]这和《归文》的解释“档案价值就是指档案对国家、社会组织或个人的有用性”[8]有点不谋而合。不过，相比之下，笔者认为《归文》的解释似乎更恰当些，尽管仅仅把“国家机构”换成了“国家”，但这一换就把“档案价值”覆盖的范围大大扩大了，因为“国家”显然比“国家机构”覆盖的范围要大。笔者进一步大胆设想，是否把“社会组织”换成“社会”，即“档案价值”这个概念表述为：“档案价值就是指档案对国家、社会或个人的有用性”，或者干脆表述为：“档案价值就是指档案的有用性”。不知道这种简略表述大家是否认可。

《归文》是如何认识“档案价值”这一概念呢？我们应当如何看待这一认识呢？《归文》认为：“概括来说，档案价值就是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，也可以说是档案的作用，主要表现为是特定社会实践活动事后的凭证、参考作用，而且是档案被作为档案使用时所表现出来的凭证、参考作用。在这里，要特别强调档案价值必须是档案被作为档案使用时所表现出来的价值，如果档案不被当作档案使用，那么它所表现出来的价值就不是档案价值，而是后面笔者所说的档案客体价值。”[9]不知道《归文》这里表述的“档案价值就是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，也可以说是档案的作用”是否可以理解为“档案价值就是指档案的有用性或者档案的作用”？如果可以这样理解的话，又似乎和《归文》这里表述的“档案价值必须是档案被作为档案使用时所表现出来的价值，如果档案不被当作档案使用，那么它所表现出来的价值就不是档案价值”相互矛盾，难道“档案不被当作档案使用时它所表现出来的价值就不是”“档案这一客观事物的有用性或者档案这一客观事物的作用”即档案价值？显然，《归文》这里对“档案价值”概念的认识前后矛盾，前面所表述的“档案价值”（就是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，也可以说是档案的作用）的范围要远远大于后面表述的“档案价值”（必须是档案被作为档案使用时所表现出来的价值，如果档案不被当作档案使用，那么它所表现出来的价值就不是档案价值）的范围。或者说，《归文》前面所表述的“档案价值”是相对比较广义的“档案价值”，后面表述的“档案价值”是相对比较狭义的“档案价值”。

我们应当如何认识广义的“档案价值”和狭义的“档案价值”呢？笔者认为，“档案价值”有广义和狭义之分，广义的“档案价值”是和狭义的“档案价值”相对而言的。笔者前面表述的“档案价值就是指档案的有用性”或者说“档案价值就是指档案这一客观事物的有用性”就是广义的“档案价值”。简言之，广义的“档案价值”就是指档案的全部价值。关于狭义的“档案价值”，一般认为是指“档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义”[10]，也就是通常我们所说的档案的凭证价值和参考价值，《归文》将其表述为“档案被作为档案使用时所表现出来的凭证、参考作用”。对于这一理解，大家似乎比较认同，教科书上也大多这样表述。笔者认为这种表述还是有点繁琐，是否可以把狭义的“档案价值”表述为“档案被作为档案使用时所表现出来的价值”，或者干脆简略表述为“档案的档案价值”。这一点，大家相对比较容易达成一致意见。但“档案的档案价值”是什么价值呢？是否就是通常我们所说的档案的凭证价值和参考价值呢？过去很少有人对这种近乎于档案界的《圣经》的理论质疑过。受《归文》启发，笔者近日冷静思考了这一问题，感觉把“档案的凭证价值”看作档案被作为档案使用时所表现出来的价值即档案的档案价值无可厚非。因为，档案的凭证价值是指档案形成活动开展完毕后所具有的事后依据和凭证作用，具有再现档案形成活动的功能，也是档案区别于其他文献资源的最重要的特征，人们之所以要保存档案首先是为了保存证据。档案的凭证价值是人们对档案的一种原始需求，是由档案的本质属性决定的。显然，档案之所以作为档案保存，就是因为档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的原始的历史记录，就是因为档案形成活动开展完毕后所具有的事后依据和凭证作用，就是为了事后对其凭证价值的使用。一句话，凭证价值是档案被作为档案使用时所表现出来的价值，是档案的档案价值。但是把参考价值看作档案被作为档案使用时所表现出来的价值即档案的档案价值，似乎有点欠妥。那么参考价值是不是档案被作为档案使用时所表现出来的价值即档案的档案价值呢？在此笔者谈点个人认识，供大家商讨。尽管有学者认为“档案价值是档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义”[11]，把参考价值与凭证价值一起看作档案被作为档案使用时所表现出来的价值。《归文》也认为：“档案价值可以分为凭证价值和参考（情报）价值，这是档案价值的基本价值形态，因为它最能体现出档案被作为档案使用时所表现出的价值。”[12]显然，也把参考价值与凭证价值一起看作档案被作为档案使用时所表现出来的价值。恐怕，档案界绝大多数人也都把参考价值与凭证价值一起看作档案被作为档案使用时所表现出来的价值。但是，笔者认为，“凭证价值是档案被作为档案使用时所表现出来的价值”无可厚非，因为凭证价值为档案所独有，是档案之所以作为档案保存使用的根本所在；而档案的参考（情报）价值尽管是指真实记录档案形成活动的原始信息对人们从事相关或者类似社会实践活动的参考作用，但充其量只是凭证价值的衍生物，也非为档案所独有。换句话说，人们利用档案这一客观事物的参考价值时，是否把档案这一客观事物当作档案看待了还在两可之间。因为这一参考价值人们可能会通过档案这一客观事物之外的其他方式实现，而凭证价值人们必须通过利用档案这一客观事物方能实现。

综上所述，笔者认为，“档案价值”有广义和狭义之分，广义的“档案价值”是指“档案的全部价值”；狭义的“档案价值”是指档案的档案价值，即档案的凭证价值；“参考价值是不是档案的档案价值”还有待于商榷。

2 对档案主体价值与档案客体价值的认识

关于“档案客体价值”，《归文》作了详细的表述。

其一，《归文》认为：“档案这一客体存在物所具有的全部属性能够满足人们各方面需要的主客体关系就构成了档案客体价值。档案作为一种客体存在物本身具有多种属性，既具有信息属性，也具有非信息属性；既具有与其形成活动相关联的属性，也具有与其形成活动无关联的属性，但是，无一例外这些属性都能够满足人们的某种需要，从而构成档案客体价值。”[13]这里，《归文》将“档案这一客体存在物所具有的全部属性（即全部价值）”即档案的全部价值，称为“档案客体价值”，乍看起来似乎不无道理，但仔细揣摩一下又感觉有点难以理解，因为根据常理，“客体”应该是与“主体”相对应的概念，没有“主体”也就没有“客体”可言；依此推理之，“客体价值”应该是与“主体价值”相对应的概念，没有“主体价值”也就没有“客体价值”可言；再依此推理之，“档案客体价值”应该是与“档案主体价值”相对应的概念，没有“档案主体价值”也就没有“档案客体价值”可言。那么，什么是“档案主体价值”呢？《归文》没有说明，笔者也不敢妄加推测。不过，《归文》既然已将“档案客体价值”定义为“档案的全部价值”，想必不会再把“档案主体价值”定义为“档案的全部价值”，只能把“档案主体价值”定义为“档案的部分价值”（具体怎么定义笔者不敢妄言）。果如此，则“档案客体价值”（即“档案的全部价值”）必然包含“档案主体价值”（即“档案的部分价值”），“档案客体价值”的概念与“档案主体价值”的概念想必也不会相对应了。

其二，《归文》认为：“与档案形成活动相关联的属性能够满足人们需要而构成的价值就是上文所提到的档案价值，它是档案客体价值的主要组成部分。那么除档案价值之外的档案客体价值就是与档案形成活动无关的属性能够满足人们某种需要所构成的价值。这种不包含档案价值的档案客体价值主要是指档案不被作为档案来满足人们需要时所发挥的作用，它反映的不是一种作为其形成活动真实的历史记录满足人们从事相关事务活动的需要的一种主客体关系，也就是档案不是以其原始记录来满足人们的需要或者人们利用档案不是利用其原始记录，而是其他。这种不包含档案价值的档案客体价值同样也是档案这一客体存在物所具有价值的重要组成部分，与档案价值共同组成档案客体价值。”[14]很显然，《归文》这里表述的“档案客体价值”其实就是广义的“档案价值”（尽管《归文》并未使用广义一词）。按照《归文》的观点，“档案客体价值”不仅包括“与档案形成活动相关联的属性能够满足人们需要而构成的价值就是上文所提到的档案价值”（简称“档案价值”），而且包括“与档案形成活动无关的属性能够满足人们某种需要所构成的价值”（简称“非档案价值”）。也就是说，按照《归文》的观点，“档案客体价值”包含“档案价值”，即其外延要大于“档案价值”的外延。这种观点恐怕很难为绝大多数同仁所接受。因为，根据常理，“档案客体价值”要包含于“档案价值”，即其外延要小于“档案价值”的外延。

其三，《归文》关于“档案客体价值”的表述为我们厘清档案这一客观事物的“档案价值”（被称作档案的事物其作为档案时的价值，即狭义的“档案价值”）和“非档案价值”（被称作档案的事物其不作为档案时的价值）及其与“档案的全部价值”（即广义的“档案价值”）的关系提供了新的思路。如果我们将《归文》表述的“档案客体价值”替换为“档案的全部价值”、“档案价值”替换为“档案主体价值”、“非档案价值”替换为“档案客体价值”，那我们对这一关系的认识就会更加清晰。替换后的具体表述如下：档案这一客观事物所具有的全部属性能够满足人们各方面需要的主客体关系就构成了档案的全部价值（即广义的“档案价值”）。档案作为一种客观事物本身具有多种属性，既具有与其形成活动相关联的属性，也具有与其形成活动无关联的属性，但是，无一例外这些属性都能够满足人们的某种需要，从而构成档案的全部价值（即广义的“档案价值”）。与档案形成活动相关联的属性能够满足人们需要而构成的价值就是档案的档案价值（即狭义的“档案价值”），它是档案全部价值的主要组成部分，我们不妨称之为档案主体价值。与档案形成活动无关的属性能够满足人们某种需要所构成的价值是指档案不被作为档案来满足人们需要时所发挥的作用，也就是档案不是以其原始记录来满足人们的需要或者人们利用档案不是利用其原始记录，而是其他，这种档案的“非档案价值”同样也是档案这一客观事物所具有价值的重要组成部分，我们不妨称之为档案客体价值。档案主体价值（即档案的档案价值）与档案客体价值（即档案的非档案价值）共同组成档案的全部价值（即广义的“档案价值”）。

综上所述，笔者认为，档案主体价值与档案客体价值一般来说应该是相对应的概念，档案主体价值是指被称作档案的事物作为档案时的价值，是指档案的档案价值，即狭义的“档案价值”；档案客体价值指被称作档案的事物不作为档案时的价值，是指档案的非档案价值。广义的档案价值即档案的全部价值包括档案主体价值和档案客体价值。

参考文献：

[1] [8] [9] [12] [13] [14]归吉官.关于档案价值与档案客体价值的思考[J].档案管理，2009（6）：30～32.

[2] [6]http：//baike.baidu.com/view/208414.htm.

[3]http：//www.sjzdaj.gov.cn/htdocs/qyda2.asp？id=159

[4]中国社会科学院语言研究所词典编辑室.现代汉语词典[M].商务印书馆，2002：610.

[5]辞海编委会.辞海（语词分册）[M].上海辞书出版社，1985：195.

[7]http：//baike.baidu.com/view/677616.htm.

[10] [11]张斌.档案价值论[J].档案学通讯，2003（3）：43～46.

作者单位：河南濮阳市档案局

对档案和档案工作的认识和体会 篇4

对档案和档案工作的认识和体会 光阴荏苒，转眼间，从事档案工作已有5个春秋，从最初的感受，工作着、寂寞着、美丽着，到漫步于档案征程，我与档案结伴，渐渐地我对档案工作的认识也有了一个由浅至深的过程。随着时间的推进，我倍加感受到，档案离我们很近，它就在我们的身边。在“国际档案日”来临之际，全世界档案工作者互勉共进，共创美好未来，不想用太多的言语畅谈所感所思，只想通过切身的工作实际，谈点对档案和档案工作的认识和体会。奥地利著名作家弗兰茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切归档！”这句话揭示了一切事物的终极状态。我也觉得，所有的喧嚣经过岁月的冲刷和时间的磨蚀，都将归于沉寂，即使最辉煌、最神圣的东西，都将被简化成一种最纯粹的物质形态，被浓缩成最简单的存在形式，这就是——档案。纵观档案的各种形态，有综合性档案，有专业性档案，离我们近的，有家庭档案、健康档案、荣誉档案、婚姻档案、房地产档案、金融档案、旅游档案等等，档案与我们的生活息息相关，档案始终相随。如果你问我对档案管理工作最大的体会是什么？我目前的回答是十个字：繁杂、细致、重要、责任、坦然。每年每月每天做着：档案收集、鉴别、装订、整理、录入、编目、查阅、借用等工作，每页档案上都留下了我们的指纹，记录了我们默默无闻的工作过程，也见证了企业逐步发展壮大的历程。曾经有人问我：你每天在办公室里忙忙碌碌地在干什么？我的工作，若不了解大部分你还真看不到，只有用心做过，切身体会过才能发现其中的意义。自从接触档案管理工作，我始终怀着淡定平和的心态，保持着满腔的工作热情，尽管清苦、寂寞，但依然坦然面对，乐在其中。曾经听某位领导人说过：“档案工作是各项事业发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们是要负历史责任的”。由于社会上大多数人对档案及档案工作的不了解，便容易产生一些片面和狭隘的看法，做档案工作除了要加强自身业务能力和素质的提高，还要想方设法做好档案工作的宣传，努力提高全民的档案意识，让更多的人走进它，了解它，让档案工作有越走越好的勇气，有越走越光明的前程。我热爱我的这份工作。回想刚入职的时候，“档案”一词并不让我怦然心动、激情燃烧，看着一摞摞不会说话的纸堆，心里的确发怵过。今天，当我做着和前辈们一样的工作，从我手中装订成册的档案卷宗也越来越多，发现档案工作原来是一个单位管理工作的基础，它是展示成就、总结经验、最可靠、最宝贵的原始材料，不管是规范实用的文书档案，还是科学严谨的科技档案，亦或是生动形象的照片档案，或者是真实直观的声像档案，从档案收集到档案整理、档案鉴定、档案保护、档案数字化、档案信息的编研和利用等，每一个工作环节都是一门科学，都包含着深远的意义。档案工作的前瞻性、真实性、追溯性等特点也充分说明了档案事业的价值所向和与时俱进。书中说，孔子是我国档案文献编纂的开创者，他在整理档案文献中寄托他的政治理想，寻找“修身、齐家、治国、平天下”的途径，他把编研工作融入到个人的情趣与爱好中，无以割舍。当得知，我最喜爱的央视主持人崔永元放弃他如日中天的电视事业，即将走进宁静高校的一隅，投身到潜心研究口述历史的事业中时，我感慨万分，由衷钦佩，至此，我对档案工作有了一份更加特殊的情感。我崇敬我的这份工作。且不说，规范有序的企业档案为维护本单位历史的真实与全貌，为方便利用做出贡献的事实。试想，在市场经济飞速发展，社会物欲膨胀，各种矛盾利益错综复杂的今天，拥有保存完整、珍贵无缺的档案，您可能就会免受伤害，少走弯路，获得真谛。档案是人类传承优秀文化、借鉴历史、寻求发展的重要依据，档案是对过去工作和历史情况的记录，是历史的真凭实证，是第一手的参考材料，它是我们工作的查考依据，是生产建设的参考资料，是加强管理的必要手段，是科学研究的可靠资源，是宣传教育的生动素材。小小档案，大大贡献，几页薄薄的纸片，能为您实现自己的希望，能为您证明苦苦追寻的答案，也能为您省去成千上万的损失。档案工作功在当代、利在千秋！档案工作给我一种创造的力量。不少人说档案工作是枯燥的平凡的，却不知再平凡的工作也需要有人沉下心去做。在我们眼里，档案工作也是最能出成果的工作。当你把一页页原本零散的纸张理成整齐的一叠，通过穿针引线装订成案卷，再给它穿上整洁的外套时，那就像一个裁缝把一块布料做成了一件衣服一样。当经过加工再给它封皮印章，一本完整的档案出炉的时候，感觉就像拥有了一项发明创造那样让人开心。当原本空空的密集架渐渐地丰富起来，最终排列成整齐的一行时，那时候看着它们，俨然自己是一位将军在检阅队伍，一种荣耀感油然而生。当把厚厚一叠汇编资料编好目录印刷成册，抚摸着光滑的书皮，一种满足感实在无法形容。因为相信只要尽心尽力，任何工作都会变得充满活力、富有生机。档案工作给我一种别样的满足。人们都说档案工作是“冷门”职业,浪费青春,得少失多,但每当有人怀着期盼而来，抱着希望而归时，我觉得这不仅仅是一份职业，同样也是一份快乐。当我看到查档者焦急而来,满意而归时他们感激的微笑和话语，当我知道这些的档案资料为个人为企业排忧解难，做为真凭实据减少企业损失，为技术攻坚、项目改造、安全生产提供准确翔实的依据时，我的内心又觉得无比的自豪和满足。记得一次，华东电力设计院的几位专家来我厂为一项技术改造做评估报告，在对项目实地勘察后，临走前需要带回一些相关图纸和文字资料做为报告的参考和依据，而那天是星期天，我在家里临时接到电话说要立即赶到办公室，给他们提供查档，我赶忙乘车来到档案室，一边接待他们递上热茶，一边根据他们的要求抓紧时间查找档案，从库房内搬出近20盒档案，帮助他们一张张一页页的翻看，最终选定40张图纸，专家门说想把复印件带走，因为是星期天办公场所无人上班，我带着他们来到城里一家复印店，和店员说明情况帮助他们完成了图纸的复印，并且把图纸装好。临走时，他们一再感谢，充满微笑的说：“没想到这么年轻的孙工，办事效率挺高，人还这么热情，下次来还要找你哦”。我知道我的努力得到了他们的认可，档案的价值得到了体现，我们档案人受到了尊重。随着时代的进步和社会的发展，档案工作的涉及面越来越广，现代化的要求也越来越高，人们对档案工作的期望会越来越高，我们的责任也会越来越重。都说一个人可以用一天的时间喜欢上一样东西，但是要用一辈子的时间去忘掉它，虽说我不是用一天时间喜欢上档案工作的，但是我用一辈子的时间都忘不了这份特殊的工作。

对中医活档案的认识与探索 篇5

1 中医活档案的形式与价值

中医是中华民族长期与疾病抗争的实践结果和智慧结晶, 然而中医档案工作一直是医药档案工作中的薄弱环节。尽管目前从专业档案机构到卫生部门、医疗机构已收集了大量的中医档案资料, 但尚有大量中医活档案未能被收集、保管和收藏, 更匡论开发和利用了。这些中医活档案包括散存于民间的中医典籍、医药学家资料、名医处方、名家医案、医学教育图谱绘画、动植物药材标本、中医书法碑帖、民间特色疗法、民族医药特色疗法以及中医口碑资料等[1], 范围相当广泛, 内容及极其丰富。这些中医活档案除了同样具有“体制内档案”的历史再现性、知识性、文化性、社会性、教育性等特点外, 尚具有以下价值:

历史佐证价值:中医活档案是真实的历史遗存, 既可真切地展示中医发展, 也可确凿地印证中医历史[2]。

科学研究价值:中医活档案是历代医家及人民群众认识医学、发展医学, 及其自身的经验、事实、数据、成果、智慧的原载体, 是一种中医学知识性和技能性的信息源, 在中医学术研究和科技创新方面具有特殊功用。

集体智慧价值:中医活档案往往是一个民族、一个区域甚至一个家族内医家与民众集体意识和经验的反映, 具有鲜明的地域特征、民族色彩[3]。

经济社会价值:“物以稀为贵”, 许多中医活档案往往是“孤本”、“善本”, 不可多得、不可再生, 甚至是“无价之宝”。更重要的是, 中医活档案的价值不仅体现在它本身, 还体现在它经过开发利用之后, 能够产生直接的或可量化的经济效益和社会效益[4]。

2 目前中医活档案搜集整理存在的问题

2.1 中医中许多珍贵资料因大量散落民间得不到保护而面临损毁

由于古代和近代中医名家大多以个体存在, 有许多名医甚至是“游方郎中”, 许多医药验方等资料均由个人或其家族收藏, 由于保管条件差, 许多资料年代久远而造成损毁、消亡[5]。

2.2 中医中口碑资料的自然流失非常严重, 随时面临熄灭的危险

许多古代和近代的中医药资料, 包括处方、个人撰写但未出版的典籍、临症心得等宝贵资料, 均以口碑形式流传[6], 随时面临“人逝籍灭”的危险, 如此将给中医药的传承带来无可估量的损失。

2.3 人为和自然因素导致中医活档案珍贵资料的流失

由于历史和自然的原因, 许多中医档案遗产未能及时收集和有效保护, 许多资料流散于民间, 甚至流失海外[6]。

2.4 对中医活档案工作缺乏认识, 致使这项工作长期处于“空白”状态

如收集与保管缺乏人才与资金;“活档案”载体种类多, 归档管理难度大[7];更重要的是档案专业工作者普遍缺乏重视“活档案”搜集和管理的意识, 因而造成这一工作领域几乎无人涉足。

3 中医活档案工作的对策与建议

3.1 加强对名中医学术思想的收集整理

近年来各地逐步重视当地名中医档案的建立, 但主要关注有形资料的收集, 如论文、书籍、影像等, 而忽视了对名中医学术思想的整理。名中医的学术思想, 是一种极具个性的“活档案”[8], 既有临征心得, 也有从业经验, 更有人文理念和学术思路。因此, 不能遗漏名中医的学术思想, 应对其加以收集整理和归档, 从而丰富和完善名中医档案的内涵。

3.2 将中医活档案工作纳入民间档案工作范畴

由于中医活档案具有“民间档案”的特性[9], 因此单纯靠档案部门进行是难以完成的。建议以县域为范围, 由档案、中医、文物等部门共同组成工作组, 将中医活档案工作纳入当地的民间档案工作范畴, 并开展一系列工作。一是进行调研, 了解当地中医活档案状况;二是举办民间中医活档案展, 促进全民档案意识;三是鼓励民间百姓提供和捐赠中医活档案, 并进行奖励和给予荣誉。

3.3 利用网络搜集中医活档案

许多中医活档案 (包括历史的和当今的) 都是中医师在医疗活动中直接形成的, 既包括验方、偏方、秘方, 也包括个人的临床记录与总结、走访患者的记录和分析, 以及对疑难杂症的处理记录等[10]。在当今网络时代, 这些内容往往见诸于网络, 通过网站、个人博客、微博等进行交流与传播, 从而使网络也成为中医活档案的来源。因此, 建议中医档案工作者建立中医活档案“虚拟档案馆 (室) ”, 对中医活档案进行动态性地网络收集和整理, 从而使中医药档案资源的开发利用在网络环境下达到一个新的境界。

3.4 实行中医活档案的规范化管理

由于中医活档案大多需从民间征集而得, 往往杂乱分散, 而且良莠不齐[11], 必须通过筛选、整理, 才能实现活档案的科学利用。因此对中医活档案进行规范化管理就显得十分重要。一是按照档案管理的方法和原则, 对收集到的中医活档案进行科学的组织排列、整理加工, 甚至数字化, 实现中医活档案材料的系统化, 赋予其可利用性。二是以知识管理理念为指导, 搞好信息编研, 编撰融思想性、文化性、学术性与教育性于一体的专题资料。三是组织邀请具有较高学术造诣的中医学、社会学、文物学、档案学等方面的专家, 对中医活档案进行动态性的甄别、指导和价值评估。

3.5 借助科研机构和医药企业力量开发利用中医活档案

湖南省中医药研究院曾在1990年代, 根据长沙马王堆出土古医书中记载的“秘旨”, 开发出既有保健作用又有药用价值的“古汉养生精口服液”, 并由古汉养生集团生产, 年产值超亿元, 驰名中外[12]。这类经验值得借鉴, 应充分发掘中医活档案, 借助科研机构和医药企业, 利用科研模式和现代实验方法, 最大限度地开发和利用中医活档案资源, 促进中医事业的振兴。

摘要：作者在近年对中医档案研究的基础上, 提出了“中医活档案”的概念, 阐述了中医活档案的形式和对中医活档案价值的认识, 同时提出了中医活档案收集与整理方面的现状与存在的问题。针对问题, 从加强对名中医学术思想的收集整理、将中医活档案工作纳入民间档案工作范畴、利用网络搜集中医活档案、实行中医活档案的规范化管理、借助科研机构和医药企业力量开发利用中医活档案等5个方面, 对中医活档案工作提出了相应的对策和建议。

关键词：中医,活档案,认识,探索

参考文献

[1]黄钰, 张颖丹.把口述档案作为档案工作的新领域[J].黑龙江档案, 2004 (4) :20-21.

[2]余厚洪.论民间档案的多重价值与开发利用[J].档案, 2010 (4) :12-15.

[3]王玉真.浅谈民间档案的收集与整理[J].山东档案, 2005 (5) :19-20.

[4]袁玮.谈民间档案信息资源开发的价值[J].山西档案, 2012 (3) :49-50.

[5]钱元祥, 李观娣.谈民间散存档案资料的征集[J].浙江档案, 1993 (10) :21-22.

[6]沈海虹.藏医药珍贵档案管理新探[J].青海师大学报 (哲学社会科学版) , 2012, 34 (5) :161-163.

[7]武琳, 黄彪.医药档案管理中存在的问题刍议[J].档案天地, 2011 (11) :57.

[8]任晓.加强名老中医档案的开发和利用[J].城建档案, 2010 (2) :51-52.

[9]惠明.试论民间档案的收集与管理[J].陕西档案, 2008 (6) :24-25.

[10]孙艳秋, 吴磊, 刘建平.基于网格的名老中医的档案数据挖掘的研究[J].兰台世界, 2009 (22) :14-15.

[11]余厚洪.浅谈民间档案的价值形式与开发措施[J].四川档案, 2010 (4) :23-24.

对民生档案工作的几点认识 篇6

民生问题自古以来就是关系国家民族稳定和谐、经济社会繁荣昌盛的头等大事。档案工作是维护历史、传承文明、服务社会的一项基础性工作, 关注民生、保障民生、服务民生, 离不开档案和档案工作。在新的形势下, 档案部门如何融入民生领域, 积极推动档案工作服务民生, 维护好广大人民群众的切身利益, 促进社会和谐稳定, 使档案成为党和政府服务民生的重要帮手成为广大人民群众改善民生的有力依据, 是摆在全体档案工作者面前的新课题。

一、民生档案工作应坚持的原则

1. 坚持保管与利用相结合。

一手抓收集、管理, 一手抓开发、利用。一方面, 要重点加强劳动就业、社会保障、教育、医疗、社会管理等民生领域的建档工作, 着力规范村务公开档案、村民档案、流动人口档案、低收入家庭档案、特殊和困难人群档案、城市拆迁档案、移民档案等的管理。另一方面, 要深化民生档案信息资源的开发和利用, 围绕关系人民群众切身利益的重大问题, 开展档案信息的深度加工和专题编研工作, 建立起直接服务公众的专题数据库, 打造时效性强、应用价值大的档案编研产品, 并逐步推进现行文件查阅中心向政府信息查询服务中心转变, 使综合档案馆真正成为查询政府公开信息的主渠道, 让广大人民群众共享民生档案信息资源。

2. 坚持城市与农村相结合。

一方面, 要加强和规范城市街道、社区档案室建设, 并以此为依托建立健全城市低保户档案、“零就业”家庭档案、住房困难家庭档案、残疾人档案等民生档案, 使之成为保管和利用城市民生档案的基础平台;另一方面, 要加强和规范农村乡镇、行政村档案室建设, 进一步推进行政村档案室规范化建设, 重点抓好村民档案、流动人口档案、雇主雇工档案、村务公开和民主管理档案等民生热点领域建档工作, 使之成为保管和利用农村民生档案的基础平台。

3. 坚持继承与创新相结合。

在长期的实践中, 档案管理工作形成了一套行之有效的方式方法。随着现代科学技术的发展, 信息网络化、档案数字化正日益改变着传统的档案管理模式, 档案工作要适应新形势的发展要求, 就必须坚持在继承中创新、在创新中提高, 积极适应时代发展要求, 有序推进数字档案馆工程, 优先完成民生档案数字化任务, 逐步建立起区域性、多层次、分布式、规范化的各类民生档案数据库群, 并通过各类信息网络平台实现民生档案信息资源共享。

二、民生档案对档案分类的影响

目前, 我国对档案的分类大致有如下几种方式:一是按照档案的载体划分为甲骨档案、竹简档案、纤帛档案、纸质档案、电子档案等;二是按照档案的内容划分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等;三是按照档案形成主体划分为党政机关档案、企业事业单位档案和个人档案等。从这三种分类方法看, 民生档案当属于按照内容划分的产物;既然是按照内容来划分, 那么这个内容就必定要有一个明确的外延。但因“民生”涉及的范围非常广泛, “民生档案”的内容在外延上实在是大得无法确定, 这不仅是因为“民生档案”这一概念提出时日不多, 认识上还需进一步深化, 它基本上与上位概念“档案”相差无几, 没有与其他类档案处于同一层次属于一类的可能。

三、做好民生档案工作的主要举措

1. 提高认识, 树立民生档案服务民生的指导思想。

一方面, 档案工作者在构建社会主义和谐社会的新形势下, 要落实好科学发展观, 转变传统观念, 把服务民生、服务人民群众作为档案工作新的着力点, 坚持以人为本, 树立做好民生档案工作的新思路。认真落实民生档案收集、管理制度, 尽快建立良好的服务平台, 给广大群众提供查找利用的方便, 让他们真正感受到档案馆是百姓自己的档案馆, 民生档案是关乎自身利益的档案。只有这样, 才能使广大群众主动接近档案, 主动认识和利用档案;另一方面, 要向社会和公民积极宣传民生档案的作用。社会公众对民生档案的认识, 直接影响着民生档案价值观的体现。多年来, 人了群众在维护自己合法权益的过程中, 一般的思维定势是找组织、找上级、找熟人或是运用其他手段, 而对档案的作用知之甚少, 有的根本不知道档案会为他们说话。因此, 唤醒社会公众的档案意识是做好民生档案工作的重要任务之一。要开展档案利用典型实例宣传工作, 以案说法, 引导社会公众关注民生档案, 使全体公民都来关心、参与民生档案工作。

2. 突出重点, 强化民生档案业务指导。

一是重点对民政、劳动、卫生、教育、房管等涉民部门的档案业务进行指导, 完善相关业务标准, 规范民生档案管理工作, 保证民生档案齐全完整, 打造民生档案管理和服务制度保障体系。二是抓好农业农村档案, 为新农村建设服务。指导建立农业科技档案、农业示范户档案、农产品加工销售档案和农民进城务工档案等, 促进农村经济发展和农民致富;指导建立农村基层组织选举档案、村务公开档案, 促进农村民主管理;指导建立农村治安档案、纠纷调解档案和计划生育档案等, 促进农村和谐稳定。三是完善社区档案管理, 为和谐社区建设服务。指导社区建立低保档案、计生档案、残疾人档案、老人档案、健康档案、医疗保健档案等, 为社区居民的生活、就业、医疗等提供便利。四是指导家庭建档, 为家庭建档提供服务。帮助指导有需要、有条件的家庭, 把家庭积累的各种发票、账本、证书、奖状、合同、照片、录音、录像、资料等进行整理, 建立家庭档案, 使家庭档案成为家庭管理与维权、社会文明与和谐的好帮手。

3. 注重整合, 提高区域民生档案资源的共享度。

认识档案 篇7

一、档案安全风险管理应遵循的原则

(一) 安全性原则。安全性原则可以说是档案安全风险管理的核心内容。对档案安全进行风险管理就是要控制损失、保障安全。企业档案管理过程中档案遭受到各种因素的威胁在所难免, 这是档案自身属性决定的。但是需要采取积极的、安全的、科学的措施, 对风险加以控制管理, 以降低风险对档案安全造成的不利影响, 从而保障档案的相对安全。

(二) 全程性原则。全程性原则是要求风险管理的原则、框架涉及档案管理的各项环节。从档案的形成到收集、保管、利用的各项环节都会面临风险的侵害。要保障档案的安全, 在任何一个环节都不能放松, 都要进行风险管理。全程性原则也要求各阶段的档案管理人员熟悉风险管理、参与风险管理活动。

(三) 差异性原则。企业档案风险管理的实施依赖于特定的企业生产和管理环境, 不同的时期、不同的地区其环境存在较大差异, 在面对风险时, 对档案保护所采取的措施也需要因地而异, 不能照搬照抄其他地区、其他企业、其他环境下的风险应对措施。忽略环境差异也是一种不符合安全性的行为。

(四) 动态性原则。档案安全风险管理不是一成不变的, 它是一个动态的变化活动, 其总的原则是相对固定的, 但是具体的措施是多变的。档案的安全受到档案载体、记录方式的演变及载体性能变化的影响, 在不同的时期, 随着内外部环境以及档案自身、保护技术的发展, 风险应对措施会因时而异。

二、档案安全风险管理的组成

(一) 明确档案管理环境信息。档案安全风险管理的环境信息是影响档案安全的内部环境信息和外部环境信息。档案安全管理是由各档案保管单位负责, 其环境信息即为各档案保管单位在对档案进行安全管理、保障安全过程中所面临的内部、外部影响。外部环境信息包括档案的开放利用政策、档案保管和保护技术、地质气候环境等。内部环境信息则包括档案保管部门的安全保障目标, 保管和保护的人力、技术、设备等条件, 档案管理部门的组织结构, 所采用的管理模型, 抵抗灾害的能力等。在档案安全所面临的风险除了上述环境信息还有自身。

(二) 风险识别。档案安全风险的识别就是要识别所有可能对档案安全造成影响的不确定性因素, 包含有利的和不利的。由于风险可能存在于档案管理的任意环节, 尤其是可能产生不利影响的风险, 越早发现风险越早处理, 就越能保障档案的安全。所以处于不同保管阶段的档案人员都得进行风险的识别。

(三) 风险分析。风险分析就是要分析导致风险的原因、风险源、可能产生的影响以及产生相关影响的可能性。在档案安全中对风险进行分析, 在识别风险之后, 分析其可能对档案产生什么影响, 这种影响发生的可能性有多大, 这种影响有利于档案安全有害与否。将风险分析的结果与风险准则进行比较, 确定风险的等级以及风险应对的优先次序。风险评价最终是将可能产生超过风险承受能力的风险概率降低危害减轻。

三、档案安全风险的应对策略

(一) 保障档案安全的责任意识。保障档案安全, 是档案部门的基本任务和应尽之责。因此, 档案部门和档案工作者要掌握信息安全及档案管理的规定和知识, 促使各级档案工作者树立档案安全意识和“安全人人有责”的思想, 确保将档案安全放在档案工作的重要位置。

(二) 建立完善的档案安全制度体系。档案部门应对档案安全情况进行认真分析, 根据实际情况, 参考《计算机信息系统安全保护条例》、《档案法》、《保密法》等法律法规, 不断修订、充实档案实体与档案信息管理的工作程序, 完善档案实体的安全保管、保密、利用制度。要严抓档案的入库和调借阅工作, 在接收档案时除核准移交档案的数量和每份文件的页数, 还要对每份文件资料的构成要素, 包括名称、内容、签章、日期等进行核查, 审核无误后方可办理交接手续。

(三) 强化电子档案信息安全管理。制定切实可行的网络系统管理制度, 确定档案网络保护目标, 设立档案信息系统的防火墙, 加强对内部系统、内部使用的涉密计算机及涉密载体的安全保密措施, 严防文件在内部传输过程中被窃密。电子文件保真技术、保密技术、长期可读技术, 对电子文件的安全管理至关重要, 因此要大力开展电子文件的安全保护技术研究。

(四) 做好电子档案安全备份。为了确保各种毁灭性灾害发生时档案不受到毁灭性损失, 必须加强档案备份工作。对电子文件要进行全面备份;对有多套纸质档案的, 要用多套纸质档案备份;只有1套纸质档案的, 要制作成缩微胶卷或数字光盘;照片、录音、录像等档案, 也要通过复制、转换为数字光盘等手段, 进行备份, 确保各级档案部门在发生毁灭性损失时, 用备份档案避免或弥补档案损失。

认识档案 篇8

摘要：水电工程档案是基建工程档案的重要构成，是水电项目管理的重要内容，完整、准确、系统做好水电工程档案是水电项目管理的基本要求。根据水电工程档案的特点，介绍了水电工程档案的构成及其基本内容，分析了当前水电工程档案中存在的问题，并对水电工程档案管理提出了建议。

关键词：水电；工程档案；管理

作者简介：张伟（1978-），男，甘肃静宁人，华能碌曲水电开发有限公司，馆员，工程师。（甘肃?碌曲?747200）王景龙（1972-），男，甘肃永靖人，华能文县水电开发有限公司，工程师。（甘肃?文县?746400）

中图分类号：G27?????文献标识码：A?????文章编号：1007-0079（2012）21-0122-02

我国水电资源丰富，理论蕴藏量居世界首位。近年来，水电开发迅猛，2010年8月，全国投产装机容量超过了2亿kW。随着水电项目投资的加快，对水电项目工程档案的科学、规范管理也需要及时跟进。水电工程档案作为基本建设工程档案的重要组成，是企业档案的工作主要内容，是工程管理的重要部分。完整、准确、系统[1]做好水电工程档案，实现档案能够对水电项目真实有效记载，不仅是档案服务于整个项目建设周期、规避诸多风险的要求，也是工程投产后安全经济运行、维护各方权益的需要，更是积累社会发展成果财富的需要。

一、工程档案的概念及水电项目工程档案的特点

工程档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产及项目后评价整个活动过程中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体的真实历史记录，又称基建工程档案或项目档案。

水电项目工程档案是基建工程档案的重要构成和分支，除具有工程档案的一般特性外，因其工程建设的长周期性、严格的建设程序性、多学科跨专业性，决定了水电工程档案内容丰富、数量庞大等特性，具有综合性强、形成周期差异大、形成时机性强、文书与科技档案相互渗透等特点。[2]水电工程档案在档案体系中具有特殊的地位，是水电项目管理的重要内容，也是水电项目竣工验收前必须完成的单项验收工作之一。

二、水电工程档案的九大板块及其基本内容

水电项目工程档案基本上分为项目专项评价档案、设计成果档案、招标投标及合同档案、移民征地档案、建安工程档案、设备仪器档案、工程财务档案、往来文件以及其他档案九大板块。熟悉各板块构成内容是管好水电工程档案的前提。

1.项目专项评价档案

按照国家有关建设项目管理规定，项目前期和后期主要进行环保、水保、工业卫生、消防、地质灾害、占压矿藏、并网审查、取水、地震、安全评估及部分项目竣工单项验收，按照项目属地原则逐级上报和下批文件。上述专项报告和审批文件是项目合法性资料，须完整归档。

2.设计成果档案

项目总体规划、项目建议书、可行性研究、初步设计、技术设计、施工图设计报告及按项目规模审批权限的报批文件；施工图、设计变更、专业模型试验、地质、地形和地貌测绘报告等设计基础成果资料。

3.招投标、合同档案

招投标档案是对从招标公告开始到中标通知发出整个招标活动过程的反映，主要由招标文件、投标文件、招评标组织机构、评标办法、会议制度、会议记录、澄清函、评标报告等组成。按照规定，投标文件一般只归档已中标单位的投标文件，对于未中标者的投标文件在项目竣工三年后自行销毁。为全面反映招投标过程，应将未中标单位的投标报价附于开标记录后进行永久归档。

合同档案包括合同会签单、谈判纪要，补充协议及合同变更文件。非法人代表签署的，必须出具法定代表人委托代理授权书。

4.移民征地档案

移民征地档案主要有移民规划、勘测、勘验报告、报批文件、土地丈量、公告、合同协议、补偿费发放表、土地使用证等。土地丈量表、合同协议、补偿费发放表需写明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、县、乡、村、社行政机构分别造册，三者应相互对应，形成有效闭环，便于档案检索利用。

移民档案记录了移民工作的全过程，是移民工作验收的基础和凭据[3]，是水电工程档案管理的难点。

5.建筑安装工程档案

建筑安装工程是水电工程档案的重点，直接反映工程质量、进度、造价、安全、监理、阶段验收、竣工图等内容。

（1）质量管理文件。工程质量文件是基本建设项目档案的主体，案卷数量约占项目档案的80%左右，归档需经施工、质量监督、监理三方对文件齐全、完整、准确情况和案卷质量进行会审。主要有三部分：

基础部分——质量控制体系建设，包括技术负责人、三检人员名单及资质的质量控制机构；测量成果；施工技术要求；施工组织设计、施工方案及其监理人批复等资料。

原材料、建筑成果检测检验——原材料（构配件）进场报验（包括出厂试验报告、合格证，工地复检材料并报监理人审批后使用）、成品（半成品）现场检测检验及其横向检验；取芯试验报告。

过程控制部分——分项质量验收、单元工程、分部工程、单位工程、单项工程质量评定，单位（单项）工程移交申请及鉴定书。分项验收是质量控制最底层环节，以土建砼工程为例，主要由基础面或施工缝处理、模板、钢筋、止水（伸缩缝、埋件）、混凝土浇筑等工序组成。过程控制资料按照从高到低的层次顺序关系依次为：过程控制资料—单项工程评定资料—单位工程评定资料—分部工程评定资料—分项工程评定资料。

（2）进度控制文件。项目开工申请及开工令、依据合同文件编制的总进度计划、阶段进度计划、进度分析资料及计划调整资料，计划在执行过程中的专题会议纪要。以上资料均需监理人审查批准。

（3）投资控制资料。工程造价资料是工程竣工决算、审计的重要依据性文件，包括项目估算、概算、预算、结算、变更单价审核、工程量签证、索赔处理等文件。

（4）安全管理文件。主要有安全管理体系建设、安全制度建设、安全预案、安全专项活动、现场安全检查治理记录、环保、水保、地质灾害防治实施、事故处理等资料。

（5）监理资料。监理资料包括监理大纲、监理规划、月报、会议纪要、日志、通知、大事记、监理旁站记录及监造报告等资料。监理文件是反映建设工程各项事宜的核心，记载必须全面完整、标准规范、要点突出，监理日志要采用文字、图标等多种形式如实反映资源投入状况、工程问题前瞻性预测和防范、工程技术等重点问题。

（6）阶段验收资料。水电项目规模、类型不同归档文件略有差异，但应截留验收、大坝安全鉴定、征地移民验收、蓄水验收、启动验收、竣工验收等文件。

（7）竣工图。[4]竣工图是建设项目投产后运行和保养不可缺少的主要技术档案，必须真实反映工程竣工验收时的实际情况。绘制竣工图的深度为全部施工图设计文件，必须使用新蓝图制作。设计变更、材料代用、工程联系单、质量事故处理文件、会议纪要是编制竣工图的依据性文件。利用施工图设计阶段的电子版本编制竣工图集，能够减少编制竣工图的工作量并保证竣工图质量，以及有利于压缩电子档案保存空间，便于检索利用。

6.设备仪器档案

设备仪器档案指设备出厂的随机技术资料，有装箱清单、使用说明、原材料料质证明、设备图纸、调试试验、检验记录、合格证书、大总件及精密仪器运输记录等，涉外资料还必须包括商检、海关、开箱记录等。

由于社会分工的日益细化，一套设备往往由多个生产厂家协作完成，在发货前要求合同供应商整理装订所有主设备及外协部件资料是保证设备档案齐全的有效办法。现场设备开箱必须有业主档案人员参加，并对随机档案资料进行验收接管，避免资料遗失或污损。

7.工程财务档案

工程财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料以及相关的资料及银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。根据实践经验，征地类等重要会计凭证保管期限应给予适度延长。

8.往来文件

往来文件指工程建设中各参建单位之间重要的往来管理文件。水电工程目档案管理的九大板块中，文件资料并不是绝对意义上独立的，而是相互关联，互有交织联系，比如在进度控制文件中，很多时候施工技术方案材料作为开工条件之一附于开工报告之后，同时又是投资控制的基础性文件；可行性研究阶段的概算及经济分析评价文件是可研文件的一部分，因此在工程档案整理组卷过程中，切不可人为分割，要保持文件资料的自然形成痕迹，但要有利于档案的检索利用。

9.其他档案

如声像、质量监督等文件。声像指重要会议、隐蔽工程、原始地形地貌、质量事故、进度形象等的录音、录象、照片等资料。声像档案应保证载体的有效性，长期存储的电子文件应使用不可擦除性光盘，由各参建单位共同收集。

三、目前水电项目工程档案管理存在的问题

我国水电工程档案管理与水电项目的管理一同取得了长足的进展，与水电项目有关的单位与人员对工程档案重要性有了普遍的认识。水电工程档案管理的规范化、及时性、准确性、系统性有了明显的提高，但水电工程档案管理中还存在不少问题，有待进一步改善提高。

1.适应工程档案管理的复合型人才匮乏

档案管理队伍的建设直接决定档案工作的水平。在我国，开设档案专业的院校相对较少，档案队伍的培养与建设项目的发展规模不够同步。水电项目一般地域偏僻，是档案管理专业新毕业大学生不愿从事水电工程档案管理工作的原因。在水电建设项目现场，从事档案管理工作的人员绝大部分专业不对口，一般主要从事行政事务管理，兼职现象极为普遍，对水电工程的知识更是欠缺。工程管理人员缺乏档案管理的知识和意识，工程管理中形成的资料普遍不符合档案管理的要求，无法使工程项目与工程档案有机结合。

2.工程监理、档案监督机构服务和监管力量薄弱

我国20世纪80年代推行工程项目建设监理制以来，目前尤其是欠发达地区的监理市场仍然不成熟、不规范，监理公司只是吸纳初级就业的场所，高素质监理工程师严重缺乏，无法达到对项目管理的有效控制，监理只是业主事务性工作的帮手，对工程档案起不到总体规划、对施工单位开展有效监督无从谈起，档案管理意识淡薄。

2006年6月国家档案局、国家发改委联合发文，所有建设项目档案验收工作由政府档案管理部门进行验收，对于促进档案统一规范工作起到了积极作用。但当前国家档案管理部门主要从事文书档案管理工作，熟悉建设项目的专业人员较少，档案验收仅仅停留在表面，项目竣工验收前工程档案的单项验收作为建设项目档案监督管理的重要环节，在很大程度上流于形式。

3.工程档案的信息化建设滞后

档案信息化管理水平有待提高。[5]现代建设项目，现地及远程监控已经得到长足发展，办公自动化日益普及，项目信息化运行是今后发展的必然趋势。而目前项目档案管理大多还停留在繁杂、低效的手工操作状态，不具备系统、快速、高效的信息化管理手段，加强工程档案的信息化建设是工程建设期和项目投运后现实的迫切需要。对原生电子文件采集、归档、存储进行有效管理，对纸质档案进行数字化处理，搭建信息化平台，是工程档案管理的需要。

4.档案管理意识有待加强

水电项目在决策层、管理层、执行层的宏观管理上普遍存在“重建设、轻档案”的思想，只在工程即将竣工或投产之后，才纳入议事日程，工程档案被边缘化。仅仅在较短的时间内建立的档案无法达到及时、规范、真实、系统的要求。开发利用水利工程档案的主动意识不强，档案服务功能有待完善。[5]

5.工程档案管理责任模式需要改进

项目档案不能和工程建设同步，错失抓源头、重过程管理的黄金阶段。目前，施工企业、监理单位片面追求经济效益，工程完工“拿钱走人”、现场管理机构不向业主单位移交档案的现象极为普遍。档案人员参与工程活动范围狭窄，仅仅作为文件材料的保管者，不清楚工程事项的来龙去脉，缺乏监理对工程档案的审查环节。缺乏系统管理，工程档案成套性差[5]，主要是工程档案管理的责任不够明确，未对工程档案工作及时考核，未能与工程资金支付联动。

四、对水电工程档案管理的几点建议

1.明确工程档案管理的责任主体

水电工程档案管理要以业主（投资者、建设单位）为龙头，由业主单位总体负责。由业主单位全面负责，同时充分发挥监理的作用。应成立由各方组成的工程档案工作领导小组，决策层要统一领导，统筹安排，执行层要建立起档案工作网络和协调机制，业主单位负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方档案收集整理工作。形成由施工单位自检、监理单位审查、业主单位工程技术人员和档案人员审批的档案工作流程，发现问题及时令其整改。

2.工程资金的支付与工程档案管理挂钩

在设计、征地移民、施工、制造、监理等与工程有关合同中对工程档案的形成、收集、数量、质量、整理、管理等明确规定，并把工程档案工作与合同资金支付挂钩，档案人员参与合同支付控制。对档案管理进行考核，对不合格的档案资料以及漠不关心的档案管理行为进行考核，做到工程费用支付中“档案管理人员的一票否决权”，以便有效地促进水电工程档案管理工作。在合同中应对参建单位提供电子文件这一条款进行专门规定，为档案信息化建设做好基础工作。

3.强化档案管理人员培训

工程档案管理工作日趋标准化、高水平、专业化，对档案管理人员的综合素质要求不断提高。因此，加强复合型的档案管理人才队伍建设迫在眉睫。水电项目在规划论证的前期阶段，就应该对工程档案的管理做出规划，培训档案管理人员，以便档案管理工作能够提前介入。

加大对项目管理人员和档案人员的全员培训力度，开展专题讲座、调研、观摩交流及评选表彰等多种形式，拓展培训方式。探索引入社会中介机构强化档案服务功能的可能。加强专业人员的培训是水电工程档案工作顺利开展的前提。

4.与工程建设同步进行，注重过程管理

将档案工作纳入工程管理流程，实现项目档案与工程同步启动，注重档案实体的过程控制，同步竣工。参与项目管理的人员要提高档案管理意识，注重资料的形成符合档案管理的要求，以及档案收集的及时性。在施工阶段，监理单位应该制定档案管理专项管理规划和实施细则，并在工程实施过程中逐一落实。

5.建立工程档案管理机构，加强制度建设

加强项目工程档案管理规范化建设，建立项目工程档案管理体系，制定相关办法和制度，统一建设项目档案标准、要求，业主单位要组织参建各方对文件的平时积累和制度的落实实行月度检查和互查。应该将工程档案管理工作列入项目目标考核范围，有计划地建立巡回监督的长效机制。

五、结语

水电工程档案管理工作应该通过明确责任主体，成立档案管理的专门组织，强化档案管理人员的培训，增强项目管理人员的档案意识，建立有效的制约、考核机制，调动参建各方管理工程档案的积极性，加强档案信息化建设，做到工程档案与项目进展同步，以便及时、完整、规范、系统地做好水电项目工程档案的收集、整理、归档、利用。使水电项目工程档案适应建设项目档案管理的发展要求，实现水电工程档案管理的科学化、规范化、现代化。

参考文献：

[1]GB/T11822-2000,科学技术档案案卷构成一般要求[S].北京:中国标准出版社,2000.

[2]周格如.加强水利工程项目的档案管理[J].企业科技与发展,2009,

(12):147-148.

[3]刘辉,黄小敏.浅谈水利水电工程移民档案管理[J].人民长江,2010,

(23):50-51.

[4]DA/T28-2002,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].北京:中国建筑工业出版社,2002.

[5]姚莉.加强水利工程档案建设问题探讨[J].黑龙江档案,2008,(2):43.

做好中学档案工作的几点认识论文 篇9

摘要：当前，中学档案工作不易开展是普遍的现象。笔者以自己所在的中学为例，就搞好中学档案工作，提出自己的几点看法，借以抛砖引玉，共同进步。

关键词：中学档案,集美中学,认识

“鳌园博物大观百闻不如一见，鹭江集美中学万人共仰千秋！”

厦门集美中学系爱国华侨领袖陈嘉庚先生1910月18日创办的，历史悠久，业绩辉煌，学子遍五洲，声名播四海，被誉为“中国名校”。系福建省首批办好的重点中学、省一级达标学校、省文明单位、省素质教育先进校、省德育基地、省校园安全先进校。是巾帼英雄李林、蔡启瑞等6名院士、黄永玉等著名文化人士、印尼侨领李尚大等杰出的企业家的母校。毕业生三分之一分布在海外，为世界文明做出了突出的贡献。

俊彦辈出的集美中学，在加强教学管理的同时，高度重视档案工作。我校综合档案室创办于1987年以来，在上级主管部门及学校领导的重视、关心下，档案室走过了创建中的曲折和困惑，逐步走向常规化、规范化，并为学校的教育、教学、行政管理工作出了积极的作用。档案室先后获得“厦门市一级档案室”、“厦门市档案工作先进集体”、“福建省一级档案管理单位”。笔者以自己所在的中学为例，就搞好中学档案工作，提出自己的几点看法，与档案界和教育界同行探讨。

一、完备档案硬件设施

必要的设备硬件是开展档案工作的前提和基础。学校首先从重视硬件设施建设入手，加大投入，彻底改变了档案室的面貌。

学校配备了专门的档案室，并实行档案办公室、阅档室、库房三分开。学校综合档案室面积达120平方米，库房、办公、阅档室有实用面积，设有档案专柜300只，空调一台、除湿机一台、打印机一台、扫描仪一台、复印机一台、电脑一台并安装了档案管理软件，并被纳入校园网，实现了管理的现代化。

二、建立档案工作网络

档案工作的对象是档案，如何解决档案的分散、零乱、质杂、量大等情况与档案利用中的集中、系统、方便的矛盾？关键是建立系统网络管理。

学校档案工作设立了较完整的档案管理机构，即健全档案工作网络：上设校长分管、办公室主任主管；档案室配备专职档案员1名，专职档案员具备研究生学历，具有一定的档案专业知识，持证上岗，学校非常重视档案员的业务学习和培训工作，支持其参加档案局组织的`各类培训；下设各处室、部门兼职档案员29人，部门负责人负责管理本部门的档案工作。校专职档案员长年保持稳定；对学校机构、人员的经常性的变化，我校及时调整档案工作网络，对兼职档案员的变化及时进行调整补充，使各处室部门的档案工作能及时有人兼管，有利于处室、部门档案工作的开展。

学校办公室还不定期召开各处室、部门的档案工作会议，对各时期的学校档案工作进行总结，布置下一阶段的档案工作，并对各部门、处室的档案的整理、分类、移交等工作进行指导，使校档案工作能较顺利地开展。

三、健全各项档案管理制度

学校档案工作规章制度是学校档案人员和广大师生必须共同遵守的办事规程和行动准则，是学校档案管理的一种行政手段。一套完整的行之有效的建档、管理、利用等制度，是学校档案的现代化管理的坚实基础。

我校已建立一套比较完整的档案管理制度：制定了《集美中学档案员工作职责》、《集美中学档案部门负责人、兼职档案员工作职责》、《集美中学各部门、处室档案归档范围及保管期限》、《集美中学文件材料归档制度》、《集美中学查档制度》、《集美中学借档制度》、《集美中学档案保管制度》、《集美中学档案鉴定销毁制度》、《集美中学档案保密制度》、《集美中学档案分类大纲和编号办法》等制度，并在工作中贯彻落实。

到目前为止，已实行了全校各处室、部门、各门类档案的综合管理。如无特殊情况，各处室、部门均能定期向学校档案室移交应归档的文件材料，综合档案室专职档案员能及时向有关部门催讨应归档的文件材料，以保证档案按年度、按项目及时归档。

四、做好档案分类整理工作

档案利用是档案工作的核心和关键，而档案的分类整理又是档案利用的关键。科学而规范的档案整理工作，是实现档案高效利用的有效途径。

我校档案由文书档案、科技档案、会计档案、教学档案、照片档案、实物档案、资料等七大部份组成。其中文书档案分为：行政类（办公室、保卫科）、党务类（党总支、工会、团队）、人事类（人事室）；科技档案分为：科研类、基建类；教学档案分为：德育类（高中、初中德育处）；学籍类（高中、初中教务处）；教学类（高中、初中教务处）。

集美中学作为一所近百年的名校，其档案可追溯至上世纪初。从开始，校档案室严格遵循国家档案局12月6日发布的《归档文件整理规则》精神，实行新的立卷方法整理，即改卷为件，改类别整理立卷为按机构整理立件，仍按永久、长期、短期分开立件。大大提高了档案的整理效率和利用效率。

学校档案分类清楚，截至共有：文书档案共1550卷、3288件；科技档案314卷；会计档案2964卷；教学档案1970卷、3324件；照片档案16650张；实物档案81件。档案总数达6798卷、6693件、16650张。档案的整理符合规范化要求。校档案室较重视档案案卷质量，对收集来的档案资料认真地进行鉴定、分类；能遵循文件材料的形成规律和特点，尽量能保持文件材料之间的有机联系，保持材料的成套性、完整性；书写案卷标题力求完整、准确；案卷的装订、编目力求美观、清楚。

五、逐步实现档案的数字化管理

当今社会，数字化已成为经济建设和社会管理的主要手段。因此档案管理手段也要与时俱进，在档案材料上做到纸质档案、实物档案和电子档案相结合。

伴随着数字化教学和管理在我校的推广和应用，学校为档案室安装了档案管理系统。在实践工作中，文书档案的使用利用频率较高，同时其手工方式的整理和检索十分不方便。因此档案室率先对以来的文书档案进行了数字化归档管理。虽然在一定程度上加大了档案工作人员的工作量，但由于数字化的检索方式快捷而准确，大大提高了文书档案的利用效率，为学校的“评建”等工作提供了有力的支持。

另外，校档案室在本校网站上开辟了“档案在线专栏”，在校师生和广大校友可由此专栏查询相关的信息。除了基本的学籍信息以外，由于我校历史悠久，校友众多，尤其是海外校友甚多。校档案室还将一些年代较早（上世纪代、30年代起）的老照片扫描成电子文本，并上传至网上，以便老校友远隔重洋也能了解到自己感兴趣的图片资料。

六、积极促进档案的利用

搞好学校档案开发利用的自的，是为学校发展大局服务，为广大师生及校友服务，否则，档案事业就没有必要了，这是档案工作的出发点和归宿。档案的开发利用主要包括两部分：

一是健全检索手段。为此，校档案室编制了各类检索工具，如检姓册；文书、教学档案全引目录；试卷目录；全宗介绍；专题目录等，并设专柜保管。这些检索工具的编制大大促进了我校档案的利用。以检姓册为例，我校较早毕业的校友（主要指上世纪30年代至80年代的校友）由于当时条件的限制，仅保存了他们的学籍资料，而没有制定相对应的索引。因此这部分档案虽然极其有价值，但却苦于档案员每次为校友检索都要花费巨大的时间和精力，效率极低。因此，校档案室利用四角号码的原理为创校至今的教职员工和毕业生制定了“检姓册”，实现了这部分档案的直接利用。而对于近十几年的档案，档案室则对大部分档案制作了计算机目录，实现了计算机检索。

二是通过专题编研等方式向用户提供所需材料。例如：为学校参加“财务审查”等全国、省、市的各级各类检查、定级、验收工作提供专题档案材料；为历届校友活动提供校友名单、帮助查找失去联系的校友；为校庆活动、举办展览馆提供各种资料、照片；为教职工职称评定提供课时认定、评选各类先进、担任何种职位的证明材料；为全国各地的内查外调提供证明材料；为上级有关人员及本校撰写校史提供材料；为历届毕业生提供毕业证明、成绩证明，发放毕业证书等等。为了使利用工作更深入，档案室请有关人员制作了档案室网页，输入文字几万字，扫描图片几千张，设制了档案查询专栏，组织学生录入学生学籍档案2万多人，录入教职工档案资料1千多人，从20至今已完成学籍档案录入几万人，校友活动查询很多都是从网上直接查询，很受广大校友欢迎。

自建立校综合档案室以来，为学校的考评和检查，为教职员工的考核和评定职称等工作提供了大量可靠的档案依据；为广大校友尤其是年长校友的团聚叙旧搭建了平台；为学校毕业生求职考试提供证明服务；为宣传推广学校做好后勤服务工作。

为了做好这项工作，还要求档案员注意以下几点第一、明确服务方向。必须牢固树立为教学科研服务、为全校教职工服务、为各级领导和部门服务的思想。第二、正确处理利用与保密的关系。要解决好这个问题，就要正确理解、认识它们的关系对档案工作的影响，档案在什么情况下利用，在什么情况下保密，都要以服从党和国家利益为前提，把二者辩证统一起来。同时，还要认真研究审查档案内容，根据有关规定适当调整保密范围和等级，扩大利用范围。第三、熟悉档案，了解用户需要，主动积极为用户服务，完成由封闭型到开放型服务的转变。

结语

让历史留下清晰的记忆，这是我们的责任；让历史记录我们的光彩，这是我们的愿望；让历史告诉未来，这是我们的目的。档案工作的意义就在这里。新的时代赋予学校档案工作新的发展机遇，新的发展空间，同时也对档案工作提出了新的发展课题，提出了新的发展要求。学校档案工作只有惟新是图，奋发有为，才能不辱使命，建功立业，在教育工作中发挥应有的作用。

参考文献

1 福建省厦门集美中学.现代教育论丛..04

2 胡敏.中学档案管理存在的问题及对策.岱宗学刊..06

3 莫顺英.做好中学档案工作之我见.浙江档案..02

4 中华人民共和国档案行业标准DA/T22《归档文件整理规则》

5 窦丽娟.中学档案管理工作探析.辽宁教育行政学院学报..11

对道路运输档案管理的认识 篇10

道路运输档案除了拥有一般档案的特点之外, 还有专业性的特点, 主要有以下几种表现方式:

(一) 重复连续性。

所谓重复性, 随着社会的不断进步和发展, 都有不同程度上的车辆换代、班次重组、更新线路等, 有关的档案材料也要随之变化, 所以说, 道路运输档案的形成是依据客观存在的事实。所谓连续性, 是指道路交通运输的档案不是一次性形成的, 它是不断地增加的新现象而累计起来的, 如:当年已被立案而未结案的行政处罚案件。道路运输档案是重要的交通运输情况记录, 它主要反映的是我国交通运输的具体状况, 还有管理部门的工作效率, 档案中的每一个数字都明确地记录着交通运输情况, 是一份证明, 也是对历史工作的经验总结, 并带领管理部门制定长远的规划和决策。

(二) 内容较多。

交通道路管理部门所具有的特点和性质决定了其档案管理的这一特征。该部门的主要工作职责是落实国家制定的道路管理规范的实施;做好运输和旅客接送的管理工作;依照国家分配的权限, 审批有关公路货物运输和其他运输管理, 完成指定的任务, 办理有关的道路运输许可和审批程序。做好检查工作, 对一切违反交通法规的行为依法处理;做好对道路运输企业的分类指导及行业文明创建工作。道路运输管理部门在实行档案管理时, 肯定会出现有关运输对象的资料, 因此形成了独有的交通运输档案。道路运输档案主要包括:道路运输文书档案、业务档案、电子档案、声像档案、会计档案等。

二、道路运输行业档案管理的意义

(一) 从档案建设方面做好管理。

要建立和完善档案管理, 首先要对各管理部门的职责进行明确的分工, 道路运输档案管理的过程是不断变化的, 比如, 从车辆入户建档到报废销档, 档案资料则在不断地增多, 逐步完善。同时, 也要经过营运业户、维修企业、检测企业、管理部门多个管理环节。因此, 建立完善的道路运输档案管理制度要明确各部门的分工和责任, 明确管理规则, 才能保证及时准确地收集、分类、归档、清理相关资料。加强对档案的日常管理是完善道路运输档案管理的重要部分, 要及时更新相关的技术资料并将其入档, 由于道路运输营运车辆档案包含的资料比较复杂, 且随时都在变化更新, 因此, 对档案的管理要随时更新和完善, 保证技术资料的时效性和延续性。

(二) 从行政方面加强管理。

为了加强道路运输档案管理, 有关领导应该在全行业大力宣传《档案法》, 让各工作人员充分认识到加强行业档案管理的重要性, 把档案管理工作纳入各级领导的日常工作和各业务部门的工作规划中, 保证档案管理工作的顺利进行。道路运输管理部门要建立好网络管理系统, 实现信息化的档案管理方式。同时, 还要提高工作人员的业务水平, 抓好档案管理人员业务培训工作。对于档案管理进行完善的统筹规划, 投放一些资金, 希望可以完成信息建设和人员培训工作, 使全行业档案管理基础工作都能达到要求的档案管理水平。

三、搞好道路运输行业档案管理工作的措施

(一) 从档案建设方面做好管理。

要建立和完善档案管理, 首先要对各管理部门的职责进行明确的分工, 道路运输档案管理的过程是不断变化的, 比如, 从车辆入户建档到报废销档, 档案资料则在不断地增多, 完善。同时, 也要经过营运业户、维修企业、检测企业、管理部门多个管理环节。因此, 建立完善的道路运输档案管理制度, 要明确各部门的分工和责任, 明确管理规则, 才能保证及时准确地收集、分类、归档、清理相关资料。加强对档案的日常管理是完善道路运输档案管理的重要部分, 要及时更新相关的技术资料并将其入档, 由于道路运输营运车辆档案包含的资料比较复杂, 且随时都在变化更新, 所以, 管理部门工作人员应当对车辆技术档案中的资料进行分类处理:对车辆照片、技术参数表、营运证和行车证复印件等资料要求永久保存;对车辆维护、检测等资料则根据需要确定保存时限。

(二) 从行政方面加强管理。

为了加强道路运输档案管理, 有关领导应该在全行业大力宣传《档案法》, 让各工作人员充分认识到加强行业档案管理的重要性, 把档案管理工作纳入各级领导的日常工作和各业务部门的工作规划中, 保证档案管理工作的顺利进行。道路运输管理部门要切实建立好网络管理系统, 实现信息化的档案管理方式。同时, 还要提高工作人员的业务水平, 抓好档案管理人员业务培训工作。对于档案管理进行完善的统筹规划, 投放一些资金, 希望可以完成信息建设和人员培训工作, 使全行业档案管理基础工作都能达到要求的档案管理水平。车辆经济的发展使道路运输业不断地发展, 在道路运输行业中, 车辆不断地更新, 道路也随之扩展, 新科技也纷纷出现。因此, 在道路运输档案管理中, 要不断地收集新的资料, 完成信息资源共享, 完成科研成果转换, 为提高道路运输档案管理服务。

四、总结

综上所述, 道路运输档案管理是持续性的工作, 要经过不断的积累和发展, 也可以说是道路运输管理的系统化建设工程。在具体工作中, 应注重从前期把好文件材料形成的质量关, 各交通单位要开展经常性的自查活动, 对自查中发现的问题及时整改, 保证档案工作与交通建设同计划、同实施、同验收, 保证项目档案的完整、准确、系统。必须要真抓实干, 有计划分步骤扎扎实实地抓落实, 交通档案建设就能够得到加强。随着我省经济的快速发展, 我们迎来了一个前所未有的社会经济发展高潮, 作为档案工作者, 能亲身参与新时期交通建设的档案管理, 是我们的使命和责任, 我们应努力把新时期交通档案管理工作做好, 为交通档案工作再迈新台阶而努力!

摘要：道路运输档案管理是持续性的工作。本文分析了道路运输档案的特点, 搞好道路运输行业档案管理工作的措施。