秘书突发事件行政管理 篇1
做好教学秘书工作, 要求有较强的责任心与政策水平, 能有效地组织教学, 以便了解实施。对从事教学秘书工作的同时来说, 首先要热爱、安心这项工作, 踏踏实实地发挥自己的主观能动作用, 在繁重而又看似平常的工作中兢兢业业, 不为名、不为利, 全心全意地为教学服务。
二、教学秘书的作用
教学秘书的主要作用是协助教务处和系部领导做好校、系部的教学管理和组织工作, 并负责处理系部内的有关教学事务, 保证本系各专业教学计划的正常执行, 完成学生的学籍管理, 负责管理信息的收集、综合、整理工作, 为部门和上级领导提供决策依据, 及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给教务处, 使教务部门能按时解决和调整、既要起到教务处和系之间教学组织和管理的桥梁作用, 协调系领导、教师、学生之间的关系, 又要完成系内的教学管理和组织作用。教学秘书要重视教学档案的收集和管理工作, 使教学秘书工作科学有序地进行。教学秘书在教学质量管理中, 要求每位教师认真填写本学期的授课计划。
三、教学秘书的素质要求及队伍建设
(一) 教学秘书应具备的基本业务素质
1、统筹管理能力。学校的教学事务头绪繁多, 处于基层教学管理岗位的教学秘书应通晓各学年各学期各时段的常规性事务, 做到事前有计划, 计划有余地, 相应的处理措施和解决方案要合乎情理, 具有可行性和可操作性, 要考虑系与学校整体的关系, 从时间和空间上妥善安排, 分清事情的轻重缓急以及要达到的目标要求。
2、协作意识及能力。教学秘书在工作中应具有与他人协作共事的观念, 处理问题时要从多角度考虑, 力求恰到好处, 及时疏通异议, 妥善处理好交办和催办的事情。
3、沟通信息的能力。教学秘书经常要同上级部门和领导沟通信息, 接收学校有关教学方面的信息, 汇报本系的教学工作情况, 使得上下步调一致, 形成合力。要了解本系的教学状况及发展势态, 教学秘书要与教师和学生充分交流意见, 搜集传播相关信息。
4、借鉴与创新能力。各高校管理人员应该放开眼界, 勇于探索, 学习和借鉴发达国家和中国发达地区高校管理的先进经验和技术, 结合本校本单位的实际情况, 在各自岗位上创新实践, 朝着管理规范化、现代化目标努力。
5、现代化管理技能。教学秘书要掌握系统管理、信息管理、量化管理等先进的管理方法和技能, 会熟练使用字表处理、数据库、教务教学管理系统、网上办公系统等现代管理软件, 掌握信息搜索查询的技能, 能快速准确地处理办公事务, 为师生提供快捷优质的服务, 同时也减轻工作强度, 提高工作效率。
6、综合业务知识。这是指教学秘书要通过各种学习途径获取与在岗位所需要的知识与信息。秘书工作常识也要懂, 各类教学相关会议安排, 对外交流与合作等都要做到场合适宜, 程序正确, 策划周全。另外还要懂得教育教学知识, 熟悉高校教学管理规律, 主动吸收、掌握和运用先进的管理知识, 炼就准确的思考判断能力、科学新颖的预见力与创造力, 使得本职工作得心应手、游刃有余。
(二) 加强高水平教学秘书队伍建设的途径和方法
1、高度重视, 加强领导。首先要从教学秘书队伍着手, 合理地调整现有人员, 聘任新人, 所聘人员应经学校教学管理部门教务处、人事部门和院系领导三方面共同考核, 确保基本素质和业务能力达到一定水平。
2、适时开展业务培训或研讨交流会, 为提高和完善教学秘书业务水平创造机会。使他们知晓教育教学管理的现状和前沿动态, 更新知识, 习得先进的理念和技能, 为教学管理工作服务。学校教学管理部门还应多组织教学秘书及其他教学管理人员到其他院校参观访问, 进行业务考察和研讨, 交流经验, 取长补短, 这样既能出研讨成果, 又能出实践成果。
3、倡导学无止境的师范作风, 发挥教学秘书队伍自我完善的能力。学校党委宣传部、教务处、工会等部门要号召教职人员包括教学秘书“以身作则, 努力学习新知识、新技术, 不断更新和完善自我, 走牧实践中学习和在学习中实践”的成长道路。
4、强化管理, 建立目标激励机制。应当加强管理, 实行岗位责任聘任制, 制定岗位职责, 明确工作范围和任务。学校及系应采取相应的激励措施, 实行目标绩效管理, 奖优罚劣, 以奖为主, 给予先进工作者表彰和物质奖励, 对不能胜任岗位的人员要更换岗位直至解聘。
摘要：教学秘书工作是高校工作的一个重要环节, 是连接教务工作与教学工作的桥梁和纽带。同时, 教学秘书承担着本院系的教学管理和组织工作。因此, 必须建立一支高素质的教学秘书队伍, 提高工作效率。
关键词：高校,教学秘书,教学管理
参考文献
[1]黄南燕.高校系教学秘书素质浅探[J].泉州师范学院学报, 2006, (2) .[1]黄南燕.高校系教学秘书素质浅探[J].泉州师范学院学报, 2006, (2) .
秘书突发事件行政管理 篇2
一、秘书监的设立与繁荣
秘书监设置于东汉时期。两汉时期是中国封建文化兴盛时期, 在这一阶段,中华文化进入了蓬勃发展期,书法方面开始繁荣,音律和辞赋方面出现了许多著名的传世佳作,整个社会的文化素养有所提升。由于朝廷的重视,书籍的编纂和书院的建立,更加促进了政府对文化事业的管理和推进。大规模的史书编纂在这一时期才得以兴盛,出现了诸如《史记》、《汉书》这样的著作。社会文化的繁荣和国家文化事业的发展,又从另一方面促进了图书管理事业和职官制度的发展,其中秘书监开始出现,并且逐渐成为国家职官体系中的重要机构和职务。秘书监最早设置于东汉延熹二年,即公元159年,《东观汉记》记载:“桓帝延熹二年初,置秘书监,掌典图书,古今文字考合异同。”这是我国有藏书管理机构———秘书监成立的正式记载。当时秘书监属于太常寺,其职能就是管理和典校书籍。设置不久因为朝廷内乱而被废除。
到了三国时期,秘书监又被重新设置,其主要职责就是掌管天下的图书资料,当时的秘书监归属到少府之中,就此可以看出当时的秘书监的主要职责还是协助皇帝办理文书管理和图书保管等相对“私”一点的事务。三国时期的魏蜀吴按东汉的职官设置各级官吏,秘书监的设置也为其继承。晋代是秘书监制的一个发展时期。晋惠帝将秘书省设为一个独立的机构,典掌图书文籍,这极有利于典籍的编撰。到了司马氏统治时期以后,秘书监仍然被保留,也同样负责图书文籍的典藏工作,只是当时秘书监的职责有所扩大,不再作为皇帝的御用机构,转而称为对国家的书籍资料进行管理,其不再隶属于少府,而是隶属于中书。在职责上,除了管理书籍,同时是国家的文献编纂机构。经过三国两晋南北朝的朝代更迭,隋朝再次实现了国家的大一统,隋文帝时期重视收集天下图书,规定“凡献书一卷,赏绢一匹, , 校写既定,本即归主”。同时隋朝废除了魏晋以来任官只重门阀的九品中正制,实行了科举取士制度。这种制度促使知识分子阶层扩大, , 从而也推动了藏书事业的发展。
唐代时期,秘书监的功能和作用的发挥都达到了最高峰。唐代国力强盛,疆域辽阔,国家的文化制度和政治制度也随着经济的繁荣和军事的强大而飞速发展。自东汉发明造纸术和之后印刷术的广泛使用,图书文籍开始大量出现,风行于社会。社会文化的发展也在客观上促进了政府对图书馆事业的发展作出新的尝试。图书管理机构方面,唐朝继承了隋代图书管理的基本格局,设置了秘书省负责国家图书管理的工作,秘书省的地位很高,据《旧唐书·职官二》记载,秘书省设置“秘书监一员,少监二员,丞一员。秘书监之职,掌邦国经籍图书之事”[1]。从记载可以看出,当时秘书省的主要领导成员包括秘书监一人、秘书少监二人、秘书丞一人。秘书监相当今之国家图书馆馆长,负责全面工作;秘书少监相当今之国家图书馆副馆长, , 协助秘书监进行日常管理;秘书丞相当今之国家图书馆办公室主任,负责处理行政事务工作[2]。可见,唐代秘书监已经不再是孤立的一个官职,而是由秘书省代替原来的秘书监的设置,秘书监则成为秘书监的管理职官名称,以秘书监为主形成了系统完善的职官体系,从而为唐朝官府藏书的搜集、整理、发展乃至利用提供了保证, , 为后世的图书管理尤其是国家图书管理提供了参考模板。在功能的发挥上,唐代的秘书省在图书编制、图书收藏与图书保护方面都作出了不少贡献。唐代自贞观时期至天宝时期的一百多年间,唐代的图书馆事业在秘书省的参与下达到最兴旺的时期。其中在唐太宗时,担任秘书监的官员就有魏征、虞世南和颜师古等人,这些人都是当时著名的学者,也是历史上著名的文臣。在这些担任秘书监官职的人员的建议和带领下,秘书省遍寻全国图书,并组织人员对一些残缺、错误的书籍进行矫正。到了开元时期,担任秘书监的诸无量、、马怀素等人,将国家馆藏的图书分为经史子集四部,分别藏到四个书库,藏书量达到顶峰,达到5.4万卷。
二、秘书监的没落与重设
在唐代的繁荣以后,五代时期雕版印刷的大面积应用,客观上促进了藏书业的发展,民间的书籍数量骤升,但是由于战乱频生,由朝廷组织的国家藏书却远远无法和隋唐时期相提并论了。尽管整个五代时期出现了昭文馆、史馆和集贤院等著名的藏书馆,但是其作用发挥也大大减弱,作为国家图书管理的核心机构,秘书监(省)在这一时期也发生了变化,其地位已经没有唐代时期那么高了。由于战乱秘书监也没有多少作为,这一时期没有编纂图书的记载,连最早的保管皇室图书的职能也没有做好,五代时期的皇室馆藏图书的数量大幅骤降就足以说明问题。北宋时期,国家内部战乱纷争不断的局面被打破,经济得到了发展,文化达到了空前的繁荣,雕版印刷达到顶峰,并且出现了活字印刷术,大大提高了书籍的印刷能力,社会文化产品的数量也达到了空前的高度。受这些经济、科技、文化的影响,宋代的政府文化事业也得到了发展,官府组织编写了《太平御览》、《太平广记》、《文苑英华》以及《册府元龟》等传世的巨著。同时, , 宋代还将史书和科学书籍加以刊印,如《黄帝内经素问》、《本草》等。据《宋史·艺文志》记载,宋代印刷的图书达到9818部。然而,与之相反,作为图书管理机构秘书省的职能不仅没有增强,反而大大削弱, 没有参与到这些图书编纂活动中,其官职和俸禄也远远无法和其他中央的官员相比。
元明清三代,秘书监这一职官重新得到发展。元代效仿唐宋也设置了秘书监,但是这里的秘书监设置的目的不是作为图书管理机构,而是为了优待宋代的文臣“,其监承皆用大臣奏荐,选世家名臣子弟为之”。从而“掌历代图籍并阴阳禁书”,即通过对图书的掌握来实现对汉族文化知识的掌握。尽管如此,此时的秘书监也从事当时的政府大部分图书管理职能,但管理的图书只是限于供皇帝贵族等少数人阅览,其掌管天下典籍的职能已远不如唐代。明代恢复了汉人统治以后,也开始对汉文化书籍予以重视,仿照唐代设立了弘文馆作为藏书的书馆,设置秘书监作为最高的图书管理职官和机构, 专门管理、收藏和整理典籍。此时的秘书监设置在中书省,秘书监直接对宰相负责,其职能和汉代和隋代极为相似,比唐代稍弱。然而, 这种局面没有持续多久,在胡惟庸案以后,明代的秘书监也随着中书省的撤销而被撤销。在明代以后的时间,朝廷再也没有设立可以代替秘书监职能的职官,只有翰林院负责书籍收集,但是图书校订、编目和保管这样的职能一直缺失,对中国藏书文化产生极大的破坏作用,导致了明中叶以后国家藏书的逐渐衰败,宫廷藏书也逐步散亡,以前收藏在几个主要书院的书籍也逐渐散落。到了明代末期的时候,朝廷官方藏书已经所剩无几。
清代建立以后,又重新设立了与秘书监职能相同的官员。清代的秘书监职责放在中书省之下,和汉隋以及明初相仿只是名称不同,机构也没有统一,主要负责书籍编纂和图书收藏与校对。清代的秘书监在皇帝的授命下编修了《古今图书集成》、《四库全书》等重要书籍[3]。同时,藏书管理也得到恢复,明清时期形成的新的书籍都被很好的保护,一些明代时期流落民间或者遭到破坏的书籍也重新被收集和修复起来。清代履行秘书监职责的官员称为“大学士”,所谓的“大学士”就是管理图书的官员,只是当时的大学士都不是像秘书监一样专门专职管理图书收藏的职官,而是一些高官的“兼职”,履行职能的机构落在各个书院上。比如雍正时期的文渊阁,实际上是履行前朝秘书监的职能,乾隆时陆续建成宫廷四阁,又因为将藏书在江南开放而在江苏、浙江建成江南三阁,这主要是为了编纂四库全书收集资料,本质上和雍正时期没有变化。到了乾隆后期,为了更加有效地对图书收藏和编纂工作进行管理,借鉴宋代馆阁管理经验,直接由文渊阁统一管理朝廷藏书事务,其他宫廷馆阁不另设官职。此时文渊阁的职能就和唐代的秘书省极为相似了。
三、秘书监对古代图书管理的影响
中国古代的秘书监一职从汉代设立以后,虽屡次变更名称,在职能上也发生了变化,但其作为中华文化的一部分,它有着自己的特点,同时对中华文化也产生了重要作用。中国古代的秘书监最早是一个管理图书收藏的职官,本质上就是国家图书馆馆长。到了唐代,这一职责得到扩大,不仅管理收藏图书还负责图书编纂,兼具了文化管理、图书馆和出版印刷的功能。这些功能在清代末期随着近代图书馆的诞生而被代替,秘书监也退出历史的舞台,但是其在图书收藏、图书校勘、图书编目等方面留下的遗产以及秘书监在历史上进行规模化编纂留下的文化遗产,都是当代图书管理的重要经验借鉴。
摘要：秘书监是中国古代的图书管理机构和图书管理职官。作为中国古代专门的图书管理机构,秘书监形成了中国古代图书管理的技术经验与管理经验,在中国传统文化的保护上产生了重要积极作用
秘书突发事件行政管理 篇3
关键词：教学秘书；突发事件；解决方法
教學秘书是归属教学管理的，是教学管理中一个重要的分支，教学管理水平的高低直接影响着高校的发展前景，也直接影响着学校的教育水平和高素质人才的培养计划。因此，提高教学管理的任务重大，需要一支有组织、有计划、有发展、有前途的教学管理团队参与。教学秘书主要的任务是能够很好的协调好各个阶层之间的关系，进一步使高校的教学管理更加和谐。教学秘书遇到的突发事件常常会困扰着教学管理者，其发生时间规律性不确定、难易不定，都会直接制约着高校的发展事业，所以，解决高校教学秘书中遇到的突发事件是为了能够更好地提高与完善高校的管理体制，为高校的教学发展起到重要的作用。
一、突发事件
1.突发事件的概念
突发事件顾名思义，是指在没有预先通知的前提下，突然发生的事件，其发生的时间具有不确定性，对其他事件具有一定的破坏性和负面作用。从小的方面讲，其突发事件对高校的教学任务造成了延误和可修复的破坏性；从大的方面讲，其突发事件的破坏力可能会直接影响到个人和社会的发展，对正常事物的发展有极大的破坏力，很多情况下都是不可修复和不可挽回的，对高校的影响有着不可预测的破坏性。因此，处理突发事件的能力在高校教务管理层次上有着重大的意义，直接可以考验到高校管理人员的办事能力和处理能力。
2.突发事件类型和危害
高校的主要任务就是教学，因此，一切行为都要以教学为出发点。在教学秘书中解决遇到的突发事件也是为了更好地完成教学任务。由于突发事件的发生时间不确定，需要在思想上引起重视，同样高校教学秘书中遇到的突发事件也具有此特点，发生的原因和时间都不确定，对高校的损失大小也不确定，正是由于这种不确定因素，需要引起各大高校的重视。突发事件可以从两个方面进行理解：一是事件发生的突然，还来不及去思考就发生了，给人措手不及的感觉；二是事件处理的难度大，不容易解决，需要采取新的办法及时解决。
突发事件在任何工作中都是不可避免的，需要相关工作人员有一定的防范意识和处理问题的能力，在高校教学秘书中，这种防范意识和处理问题的能力也是相当重要的，这样可以更好地确保高校教育事业做得更大，相关体制也能够更加完善。
二、解决方法
1.客观原因及解决方法
由于自然天气和交通道路堵塞造成的客观性原因属于突变性事件的一种，比如：有大雾天气、暴雪天气（尤其是在东北等寒冷的地区），上下班的高峰期出现的交通堵塞问题，这些都是客观原因造成的。
面对客观因素造成的突发事件，需要提前做好准备，无法避免的突发事件需要想办法及时补救和挽回，同时面对困难时需要面对的勇气和信心，不能着急，乱了阵脚，在情绪上，需要稳定、乐观向上，不能感情用事，及时调整好自己的心态，寻找最快捷、最有效的解决方案，比如说面对自然天气造成的堵塞，需要及时与各个班级负责人联系，通知学生，可以安排学生在教室自习或者是提前预习等。
2.人为原因及解决方法
人为方面的因素主要是工作态度方面的问题，需要从思想上进行指导，一定要遵守学校的相关制度，遵从学校总的发展路线，对待学生的事情需要严谨，不可放松，始终要把教学的思想放在第一位，贯彻实施好学校的教学管理制度。人为方面的突发事件是可以避免的，只要提高警惕，严格要求自己，就一定能做一名合格的管理人员。
3.教学管理体制不完善方面的解决方法
学生在选课时期出现的诸多问题以及教务系统对于各大考试的安排不能及时同时给学生等，这些都是教务系统体制不完善造成的，需要进一步完善。
首先，要提高应对突发事件的能力，主要是需要加强工作的质量，提高工作的热情，正所谓机会永远是留给有准备的人，所以提前做准备是很有必要的。在面对诸多问题时，要分清楚轻重缓急，条理地去安排每一项任务，将工作安排恰当。
其次，需要为自己充电，提高自身的综合素质。教学秘书在个人素质方面的要求比较高，需要面对困难有勇气和毅力去克服，面对不同的环境去积极适应，要自信、乐观、积极向上，为做好一个管理基层人员而努力奋斗；需要在遇到问题时候冷静对待、仔细分析原因，从中找出问题的关键所在。
总之，高校的教育问题一直都是社会所关注的问题之一，其稳定发展对社会的发展和国家的建设都起到了积极的作用，为了使得高校稳定有序的进步，教学秘书需要负责好其本职工作，为教学管理作出贡献，为构建和谐稳定的高校校园提供基础保障。其中一项考验性的工作就是能够及时处理好突发性事件，将高校校园的建设放在首位。作为基层管理人员，做好本职工作，具备一定的职业素质，可以为高校的发展奉献自己的一份力量，为稳定和谐的社会发展作出自己应有的贡献。
参考文献：
［1］董立丽.当前高校突变事件的特点及应对策略研究［D］.山东师范大学，2008.
［2］王诚冶.关于做好高等学校教学秘书工作的几点思考［J］.黑龙江高教研究，2004.
［3］许金花，许中冰.浅谈高等学校教学秘书工作［J］.科技信息，2007.
（作者单位 浙江省台州市台州职业技术学院）
管理沟通案例8--女秘书事件 篇4
Nick（会计主管）和Jenny（营销主管）一同面试了一批审计职位的应聘者。随后她们和三个其他部门的主管一起确定最后的人选。当Jenny提出她看到某个应试者的缺点时，Nick立刻尖锐地质疑Jenny评价审计技能的能力，因为后者毕生的职业都是搞营销。Jenny自然对自己受到的攻击感到非常气愤。事后，虽然Nick向她道了歉并声称对此事非常懊悔，Jenny却对此事一直耿耿于怀。
女秘书事件
瑞贝卡（Rebecca）无论如何也没有想到，她对老板一封指责邮件的回复，会引起如此轩然大波，并使她一夜成名，被网友称为“史上最牛女秘书”。2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回到办公室取东西，到门口发现自己忘记带钥匙。而此时他的秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系未果，非常恼怒。在次日凌晨，陆通过电子邮件系统用英文给瑞贝卡发了一封措辞严厉的“指责邮件”，告诫她下次要在确保其服务的主管无事后方可离开，并将这封邮件抄送给了公司的其他几位高管。
该邮件内容如下：
Rebecca, I just told you not to assume or take things for granted on Tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person.With immediate effect, you do not leave the office until you have checked with all the managers you support-this is for the lunch hour as well as at end of day, OK?
瑞贝卡，这个礼拜二我刚告诉你，想东西、做事情不要想当然，今天晚上你就把我锁在门外，我要的东西都还在办公室里。问题就在于你以为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？ 面对上司的指责，瑞贝卡在两天之后，以中文对陆的邮件做了正式答复。答复反过来指责陆忘记带钥匙而迁怒于她是推卸责任，同时认为陆无权干涉和控制其8小时外的私生活。更出乎意料是，她将其答复转给了EMC（北京）、EMC（成都）、EMC（广州）、EMC（上海）。
该邮件内容如下：
首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度考虑的，北京这里不是没有丢过东西，一旦丢了东西，我无法承担这个责任。
其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对，造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错转移到别人的身上。
第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班后的时间都是私人时间。
第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班时为了工作以外的事情，我无法做到。
第五，虽然我们是上下级关系，也请你注意说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。
第六，我要在这里强调一下，我并没有猜想或是假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。
4月11日开始，邮件被疯狂转发，并引起网络争论热潮。流传最广的版本居然署名达1000多个。邮件转发的大致顺序是：EMC→ Microsoft→ MIC→ HP→ Honeywell→ Thomson → Motorola→ Nokia→ GE„„这些大名鼎鼎的外企大多为IT或电子类相关企业。
事件之后，瑞贝卡离开公司，称“这件事闹得太厉害，我已经找不到工作了。”5月9日，几大网站均贴出陆纯初离职的消息。
1.陆纯初在处理与瑞贝卡之间摩擦上，出了什么问题？ 2.为什么瑞贝卡的回信会造成这么大的影响？
3.如果你是EMC的公关部，如何针对这个事件与公众沟通？
现在外企中，主要使用电子邮件作为沟通的手段，这种手段的特点、机会和危险是什么，恐怕大多数人未必知道。下面是比尔·盖茨回答别人有关电子邮件作为沟通工具的特点：
“E-mail is a unique communication vehicle for a lot of reasons.However E-mail is not a substitute for direct interaction….There are people who I have corresponded with for months before actually meeting them—people at work and otherwise.If someone isn’t saying something of interest, it’s easier to not respond to their mail than it is not to answer the phone.In fact I give out my phone number to almost no one but my e-mail address is known very broadly.I am the only person who reads my email so no one has to worry about embarrassing themselves or going people when they send a message.Our email is completely secure….Email help out with other types of communication.It allows you to exchange a lot of information in advance of a meeting and make the meeting far more valuable….Email is not a good way to get mad at someone since you can’t interact.You can send friendly message very easily since they are harder to misinterpret.”