二级学院行政办公室十篇

二级学院行政办公室 篇1

2014年3月9日, 习近平总书记在中华人民共和国第十二届全国人民代表大会第二次会议安徽代表团参加审议时, 在关于推进作风建设的讲话中, 提到“三严三实”的重要论述, 即严以修身、严以用权、严于律己, 谋事要实、创业要实、做人要实。虽然只有短短十六个字, 但对于高校行政管理工作而言, 发挥有效的指导作用, 引导行政管理工作者把工作做好、做实。

一、学院办公室主要职能及特点

(一) 主要职能。

学院办公室是学院的中枢机构, 是学院对内实施行政管理工作和对外开展交流合作的窗口部门。主要职能有:院领导的日常秘书工作及公务活动安排;学院决策和重要事项的督办, 各职能部门的协调;公文起草、运行、审核;机要文件、内部资料和学院印章的管理;学院重要会议和重要活动的组织、协调;接待院外重要来宾及对外联络工作;人才引进及人事招聘工作;职称评聘工作;外事工作等。办公室工作职能总结起来就是组织运转、参谋助手、内外协调三个方面。

(二) 主要特点。

学院办公室是关系到学院工作能否顺利开展的咽喉通道, 具有不可言喻的重要性, 其特点主要有:服务性、琐碎性和复杂性。

1. 服务性

学院办公室最基本的特点是服务性, 主要体现在以下几个方面:一是服务领导。领导是一个学院发展的灵魂, 处于整个学院管理系统的核心地位、主导地位、决策地位, 在学院一切工作中具有强大影响。但领导只是一个宏观把控者, 决策的具体实施要由办公室行政管理人员进行。因此, 办公室行政管理人员要从整体着眼, 把握领导意图, 协助领导顺利完成各项工作。二是服务师生。学校是教书育人的地方, 学院办公室的职责之一就是服务教师和学生, 解决教师和学生各类问题, 让教师专注于教书、专注于科研, 学生专注于学习, 保证教与学有序进行。三是服务部门。学院办公室作为学院的综合办事机构, 需要与学校各部门进行工作交流, 学校各部门在解决学院问题的同时, 也要完成学校各部门安排的工作, 这些都通过学院办公室完成。

2. 琐碎性

琐碎性是办公室行政管理工作的最显著特点。从日常工作看, 办公室工作都是一些琐碎的小事情, 如人事招聘时的资格审查、公示发布、面试通知发布 (包括考生与评委) 、组织面试、提交材料 (包括找多个部门领导签字) 等, 这些环节看似简单, 但如果有一个环节出错, 就会对整个面试结果产生极大的影响。因此, 办公室的工作虽然都是琐碎的小事情, 但要认真对待。

3. 复杂性

办公室行政管理工作工作任务繁重、工作关系复杂、工作目标模糊[2]。其复杂性主要表现为:一是工作内容方面, 办公室行政管理工作涉及面广, 文案、人事、外事、财务、接待、甚至生活日用品的购买和发放等, 每项又包含很多内容, 如人事工作涵盖人才引进、人事招聘、职称评聘、各类荣誉申报、教职工考核等, 工作内容极其复杂;二是行政管理繁杂。行政管理工作与其他工作不同, 没有既定的工作内容、工作目标, 没有固定的方法和模式, 只要按时完成规定的任务就可以。这就决定了行政管理工作随时都有可能是一个全新的工作, 对行政管理人员的能力有极高的要求。

二、学院办公室行政管理存在的问题

目前, 我国高校二级学院办公室行政管理工作总体能达到上呈下达的目的, 在学校和师生之间起到良性沟通的作用, 方便学校各项活动顺利开展。但办公室行政管理仍然存在一些问题, 主要表现在以下几个方面:

(一) 工作人员素质有待提高。

高校行政管理人员应具备的素质主要有:政治思想素质、业务素质、心理素质。由于学历、年龄、资质等各方面的原因导致行政管理人员素质参差不齐。有的人员政治思想素质较差, 政治方向不明确、思想不端正;有的人员心理素质较差, 不能积极乐观地面对工作生活中遇到的问题;有的人员业务素质较差, 不具备基本的业务能力, 不能确保行政工作有效开展[3]。所有这些都会影响工作顺利开展, 因此需要提高工作人员的素质。

(二) 分工不够明确, 责任模糊。

目前高校行政管理存在部门交叉、分工不明确等问题, 严重影响高校行政管理的效率和质量。分工不明确就会带来部门之间、工作人员之间相互推诿、不作为现象, 出现问题时出现责任推脱现象, 严重影响学院日常工作的有序开展。

(三) 考评奖励机制不够完善。

当前, 高校传统思想是“重科研、轻管理”, 专任教师的工资有多个组成部分, 其工资比行政管理人员高。同时, 科研项目的申请、论文的发表、专利的申报、与企业的科研合作及各种荣誉的获得都会给专任教师带来不少收入, 哪怕职称评聘也比行政管理人员来得容易, 导致高校行政管理部门长期得不到重视, 事业上升通道狭窄, 收入低于专任教师, 管理人员工作缺乏积极性和主动性, 影响工作质量。因此要完善考评奖励机制, 激发行政管理人员的工作热情, 提高工作效率和质量。

三、提升学院办公室行政管理效能的“三严三实”

三严三实包括:严以修身、严以用权、严于律己, 谋事要实、创业要实、做人要实。

(一) 严以修身, 提高人员素质。

严以修身就是要求办公室行政管理人员自觉加强党性修养, 坚定理想信念, 把握政治方向, 提高党的觉悟。加强教师道德建设, 遵守师德规范, 遵守高校规章制度, 不受名利诱惑, 抵制一切浊气;自觉加强心理素质, 以积极乐观的心态坦然面对压力与不公, 坚定做好本职工作的信念;自觉加强业务素质能力, 包括管理能力、沟通能力、表达能力、协调能力及创新能力等, 只有具备基本业务素质, 才能妥善安排并落实相关管理工作内容, 并协调好各部门之间的关系, 确保学院行政管理工作顺利开展。

(二) 严以用权, 创造公平环境。

严以用权就是要求办公室行政管理人员严格按照学校规则制度办事, 不搞特权、不以权谋私, 必须做到“公正用权、依法用权、廉洁用权”, 把行使权利的过程当做为师生服务的过程, 努力创造公平的工作环境, 做到让人心服口服, 反过来让他人积极配合你的工作。否则, 越权违规、暗箱操作现象风行, 只会使学校的规则制度沦为一张白纸, 不再有任何威严可言, 其结果必然是管理混乱、校将不校[1]。同时, 学校要建立健全考评奖励机制, 创造公平的待遇环境, 只有这样才能充分调动每一个管理人员的工作积极性, 才能充分发挥每一个管理人员的主观能动性。

(三) 严于律己, 树立行为典范。

严于律己就是要求办公室行政管理人员慎言慎行, 说的每一句话, 做的每一件事都要合乎法律、合乎道德、合乎情理。要勤于自省, 遵守党纪国法校规, 不以恶小而为之, 做到为政清廉, 以规范为准绳, 使行政环节做到井然有序, 确保行政质量稳步上升。

(四) 谋事要实, 保证工作质量。

谋事要实就是要求办公室行政管理人员从实际出发谋划工作, 做到“出实策、鼓实劲、办实事、不图虚名、不务虚功”, 做到各方面工作符合实际情况、符合客观规律, 不好高骛远, 不脱离实际, 只有这样才能保证工作质量和效率, 才能保证工作顺利完成。

(五) 创业要实, 推动学院发展。

创业要实就是要求办公室行政管理人员在发展学院的过程中除了有高瞻远瞩、运筹帷幄的理念外, 更重要的是脚踏实地, 一步一个脚印地完成。根据学院实际情况, 实事求是, 制定发展规划, 实现发展目标。在前进道路上可能遇到各种各样的问题, 我们要勇于面对问题、分析问题、解决问题, 做事不“飘”, 不“浮”, 不“躁”, 要稳扎稳打地朝目标前进, 努力创造出经得起历史检验的实绩。

(六) 做人要实, 提升服务质量。

做人要实就是要求办公室行政管理人员对党、对事业、对同事、对工作忠诚老实。唯有忠诚于党、忠诚于事业, 才能更好地专注于工作。只有全身心投入到工作中, 才能更好地发挥自己的才能, 促进学院发展与进步。对同事要诚心以待, 搞好同事关系, 创造轻松、愉悦、互帮互助的工作氛围。办公室工作对象复杂, 包括全院师生领导、学校各部门工作人员、校外来访人员等, 工作内容繁杂琐细, 包括人事、财务、文案、接待等, 面对如此繁杂的工作对象和工作内容, 行政管理人员需要具备良好的工作心态和服务意识, 一切“虚浮懒散、老爷作风、衙门习气”都是不可取的。

说到底, 办公室就是学院的办事窗口, 是流汗水、掉泪水、废墨水、整天操心的部门, 但也是创业兴业的地方, 是一个炼石成钢的大熔炉。只有将习近平总书记的“三严三实”理论运用到高校办公室行政管理中, 才能有效提高办公室行政管理效能:“三严”用以提升行政管理者的素质, “三实”用以取得行政管理实效[1]。

参考文献

[1]陈祖召.论“三严三实”理念对高校强化教学管理的指导意义.湖北经济学院学报 (人文社会科学版) , 2015, 12 (1) :120-122.

[2]谢毅.如何做好办公室行政管理工作之我见.青年文学家·文化论坛, 2015:234.

二级学院行政办公室 篇2

二级学院办公室是学院的中心枢纽及综合管理部门, 办公室承担的工作和任务十分繁重, 如果办公室工作人员的定位不准, 服务理念不对, 会直接关系到办公室职能的发挥, 同时也会严重影响到学院内在的建设与管理, 更影响到学院外在的形象。

(一) 要有服务超前意识

办公室作为协助院领导处理学院建设和管理的参谋助手, 思考问题必须具有超前思维, 登高望远, 站得高方能望得远, 才能通盘策划。办公室要把问题想在前、工作做在前、事务协调在前, 以早动促主动, 争取工作的主动权, 不断增强工作的预见性和创造性。作为办公室的工作人员, 服务意识要具有全局和整体意识, 对学院各方面的发展都要有一个清醒的认识、全面的了解, 这样的话, 领导做到在制定学院工作计划和规章制度时, 才能提出科学的参考预案。

(二) 要有服务全局意识

全局意识, 顾名思义, 就是指能够从客观整体的利益出发, 站在全局的角度看问题、想办法, 做出决策。学院办公室事务日益增多, 日益繁杂, 面对急事、难事、杂事成堆, 在解决和处理具体问题时, 把自己的思想、行为摆在大局之中。在贯彻上级部门和领导的决策部署时, 不打折扣, 更不能各行其是。提高配合能力, 要处理好部门和部门、上级和下级工作关系。集中主要力量抓全局中最重要、最具有决定意义的问题并予以解决, 同时兼顾其他问题的解决。

(三) 增强服务质量意识

办公室工作要增强服务质量意识, 首先要有优良的服务态度, 优良的服务态度主要表现在以下几点:主动热情;尽职尽责;耐心周到;文明礼貌。同时要有快速服务的效率, 这一点需要二级学院办公室加强。服务效率是服务工作的时间概念, 体现了二级学院的管理效率, 抓时间, 抢时间, 努力促进学院建设和管理的制度化、规范化和科学化;面对大量辅助性、事务性、重复性的工作, 办公室必须树立无小事的思想, 热心服务, 细心服务, 深入师生征求意见, 主动加强和各个处室的联系与沟通, 积极地解决落实遇到的困难, 切实推动规章制度、工作安排、领导指示、会议决议的落实。学会协调艺术, 学会换位思考, 将自己的思维方式站在对方的立场上体验和思考问题, 身处地为他人着想, 即想人所想, 理解至上。

(四) 做好服务形象宣传

办公室是学院对外宣传的“窗口”, 办公室工作人员的工作态度、工作效率、服务水平, 直接反映学院的精神面貌和管理水平, 所以必须牢记为人民服务的思想, 自觉摆正权力和义务之间的关系。作为二级学院的管理者, 办公室人员更应该思考、谋划, 实施和实践, 不断提升文明服务的水平和内涵, 不断学习专业知识和业务技能, 努力提高自己的理论水平和业务能力。办公室人员要有平稳的心态, 要摆正自己的位置, 明确与被服务人员的关系切莫盛气凌人, 用微笑服务传递的热情和真诚, 沟通了人际情感, 拉动了多重效应, 促进了社会和谐。强化办公室内部建设与管理, 室内收拾干净、舒适、大方。

二、二级学院办公室工作创新思路

(一) 提高行动力

提高行动力在管理学方面是对于个人和团队的要求, 就是制定计划就下定决心一定要去实现, 立刻行动, 对于行动的速度和动手操作有要求。对于团队而言, 就是领导力。二级学院办公室是二级学院教师、学生的服务性部门, 但是也是二级学院的管理者, 需要具备一定的行动力。提高行动力必须有良好的计划、规章制度, 明确分工, 明确责任, 这是提高行动能力的基础。这样在办公室的运作中, 才不会出现相互推诿、互相扯皮的现象。提高行动力需要办公室整体的团队力量, 注重人的各种实际能力。这也是是推动办公室工作和谐的重要手段。提高行动能力的最为重要的是敢于打破固有模式, 敢于用新办法、新思路对原有工作创新和解决问题。要敢于立即采取行动, 对于上级安排的工作要及时准确把握工作思路, 积极主动完成。

(二) 增强“人”的意识

增强“人”的意识, 是马克思主义历史唯物论的基本原理, 二级学院办公室的根本任务就是为师生服务, 服务对象决定了要增强“人”的意识, 单纯的“传声筒”、机械的上传下达不适应新时期形势要求, 二级学院办公室的管理理念要在“人”上下苦工、做功课。只有坚持以人为本, 才能调动人的工作积极性、主动性和创造性;只有坚持以人为本, 才能全面盘活其他工作;只有以人为本, 才能是高水准的管理。要发挥教职员工和学生的主题作用, 密切联系师生, 听师生的意见, 做到各项政策从师生中来, 到师生中去, 改进发展措施向他们请教, 落实发展任务靠靠他们努力, 衡量发展成效由他们评判, 使他们主动地接受管理, 支持学院的发展, 支持办公室工作, 从而形成良性循环的教学系统。

(三) 建设学院文化

所谓的建设学院文化就是通过共同努力营造出具有一定特色的学院文化, 在学院文化氛围的引领下, 可以创造一个和谐、健康的学院环境, 在学院文化的氛围下, 全院师生会有归属感和团结感, 使其能够互相支持, 可以团结学院一切可以团结的力量, 为共同建设学院而出谋划策。二级学院办公室人员在这样整体的协作精神和奉献精神中, 处理事务势必可以起到事半功倍的效果。

高校二级学院办公室人员素质探讨 篇3

关键词：二级学院； 办公室； 人员素质

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2014）08-143-001

随着教育改革和科教兴国的深入进行，高校的发展模式也正在经历着翻天覆地的变化。二级学院的办公室作为高校不可缺失的管理机构和综合性服务的部门，肩负着重要的职责，它是对外展示校园风采的窗口和对内提供服务的平台，是“上传下达”的联络枢纽，承担着协调沟通的责任，因此就对办公室人员的素质提出了更高的要求。本文总结了高校二级学院办公室人员的职责和素质要求，并对提升人员素质提出了指导性建议。

一、高校二级学院办公室人员的职责

1.辅助与协调的职责

办公室工作主要以“辅助”为核心，以“协调”为职能。首先，辅助性决定了办公室工作人员要理解领导的意图，尊重并且服从工作上的安排，辅助工作包括对各种资料信息的收集、分析，为领导的决策提供一定的参考。但是，辅助性的工作也需要一定的创造性和主动性，这样才能体现出办公室工作的价值。其次，协调性包括整个学校各个职能部门之间的关系，领导与领导之间、领导与教师之间的关系，以及教师与学生之间的关系，工作人员要有较强的沟通能力，只有真正的协调好各种职能关系，才能及时的发现问题、解决问题，提高教学的质量。

2.服务与传达的职责

二级学院办公室工作的本质是“服务”，统筹管理学校教学、人事、党务、科研、行政等各项工作，需要极大的耐心和细心，办公室工作人员要明确自己的职责，将各项工作统筹起来。同时，二级学院办公室又是信息的转化地，起着上传下达的作用，因此说办公室是展现高校素质的另一扇窗口和服务的一个综合平台，基于这种工作的特殊性，办公室人员必须要具有良好的精神风貌，这样才能在传达和服务的过程中，展现高校的风采。

二、高校二级学院办公室人员素质要求

1.良好的政治素质

良好的政治素质是首要和必须的条件。政治素质能够保证工作人员在工作中不犯政治错误。第一，要有坚定的政治立场，认真学习党的理论知识，贯彻执行好上级党组织的各项决定。第二，培养高度的责任心和服务意识。办公室工作人员处于重要的地位，责任心是完成各项工作的保障，服务意识是做好工作的必要条件。

2.深厚的文化修养

办公室人员面对的人、事较多而且较杂，在处理事件上需要一定的知识内涵，因此，办公室人员一定要具备较高的文化修养。文化修养主要体现在等人接物和工作过程中。在与人的沟通中，对人要诚恳谦虚、大方热情，较好的文字表达能力和语言能力是必要的；在工作过程中，要坚持“服务”的宗旨，通过认真负责的态度展现出独特的人格魅力，从而增加工作的主动性和积极性。

3.精通的业务能力

业务能力主要包括辅助能力、沟通能力、协调能力、开拓创新的能力，这是由办公室工作的职责所决定的。要坚决落实领导的方针政策，并且能够按照要求提出可行性的方案，沟通的过程中要把握其中的厉害关系，以高校的利益为主，营造良好的工作环境和氛围。除此之外，现代化的办公主要以网络和计算机为主，因此业务能力还要求工作人员熟练的掌握办公设备和一定的计算机技能。

三、高校二级学院办公室人员素质培养

1.明确服务定位，转化员工思想

长期以来，工作人员在对办公室的职责和任务上存在一定的偏见和轻视，只将办公室工作看成了平常的事务性工作，二级学院有必要明确办公室工作人员的职责，进一步强化服务的意识，从根本上转化员工对于办公室工作的看法，真正的让员工明白其重要的作用和意义。

2.完善管理制度，实行激励措施

制度化的管理能够避免很多不必要的问题，结合学院的特点和工作人员的实际情况，制定一套完整的管理制度，例如资料整理原则、内部管理体系、财务管理制度等，通过制度化的管理，使工作人员有法可依，能够加强单位的凝聚力。激励措施能够对员工起到一个引导作用，树立榜样的形象，从而使每一个员工主动地争先争优，凸显出办公室团结向上、奋斗努力的氛围。

3.定期舉行讲座，提升工作效率

现代社会已经进入了信息时代，知识更新的速度远远超出了我们的想象，因此办公室人员的知识体系和认知能力也有必要进行更新。通过定期举行的知识讲座，提高员工的业务能力和工作水平，不定期的送员工参加培训，包括服务能力培训、计算机知识的培训等，各种切实有效的方法能够真正的带动办公室工作人员素质的提升，从而能够有效的提高工作的效率。

现代教学管理理念与传统的学校管理发生了本质的变化，而高校二级学院作为重要的管理机构，应该具备与时俱进的能力，在时代的变革中掌握发展的脉搏，改变服务态度，转化正确的服务理念，树立现代管理的意识，重塑自身的品德修行，真正的提高自身的政治素质和文化修养，只有这样，才能保证学校事业健康快速的发展。

参考文献：

[1]郑萍，苏中滨，张继成.提升高校二级学院综合办公服务能力的探索与实践——以东北农业大学电气与信息学院为例[J]时代教育，2014，03：10-14

[2]仲亚丽.做好高校院级办公室工作的几点思考[J]科教导刊（中旬刊），2014，03：237-238

学院行政办公室工作总结 篇4

在学院党总支及行政领导的关心和所有老师的支持下，去年一年，我们行政办公室的工作取得了一定的成绩，是我们全体同志共同努力的结果，大家在各自的岗位上克尽职守，兢兢业业，为保障学院的教学、科研和后勤服务，做出了我们应有的贡献。

一、认真学习三个代表重要思想，注重发挥党支部的战斗堡垒作用我们行政办是集行政、党务、教务、资料和机房为一体的综合性服务部门。行政党支部是一个团结和谐的集体，在我们支部书记陈丽华的带领下，按时过组织生活，按总支安排，结合办公室情况，认真学习十六大文件，学习三个代表思想，还对照英雄胡吉伟，结合我们的工作，谈感想谈体会，开展民主生活会。在日常工作中，在大型活动中，党员们勤勤恳恳，任劳任怨，用自己的语言和行动把同志们紧紧地团结在一起，在去年与非典的斗争中，共产党员更是冲锋在前，在学校的统一布置下，他们身背喷雾器连续几天工作在第一线，受到学校的好评，我们行政党支部去年发展党员一名，还被评为学校的“先进党支部”。

二、努力做好日常工作，热心为教师服务行政后勤工作平凡而且具体，但每一件平凡的工作，都付出了我们艰苦的劳动。我们有些同志经常加班加点，特别是一些大型的活动或者会议，更是不分白天黑夜。星期天、节假日随叫随到，教务的巡视巡考、办公室日常接待，迎来送往，校庆时风雨中的值班，迎新时骄阳下那忙碌的身影，都是我们值得骄傲的平凡！本学期，学院加强了对办公室工作的管理，使得大家的工作积极性更高了，劳动纪律也增强了，工作环境也大有改观，学院的信息和新闻报道工作比去年有长足的进步，大家注意到学院的网站有了很大改进，新闻报导更讲究及时性、思想性和学术性（邓老师和张鹃）。我们有的同志主动为退休人员服务，耐心而又细致（杨桥英）；主动为教师排忧解难，反映老师的心声，做他们的知心朋友；为两位老先生服务，任劳任怨，不分节假日（莫伟玲等）；为老师的科研，当好后勤官，甘当铺路石（张立方）；主动为学生服务，热情周到，为人师表（学工组全体同志）。正是由于我们每位同志的不懈努力，赢得了众多老师们由衷的好评。教务工作认真细致（侯君），研究生招生先进个人（郑朝阳）、优秀考场管理先进个人（黄敏），优秀工会工作者（易建桥、张立方），都出在我们中间。这些荣誉，既是鞭策，又是鼓励。就连这次校庆捐款，我们行政办公室人均360元，是四个单位中最多和最高的。然而收入却是四个单位中最低的。

三、注重学习，注重自身素质和工作能力的提高在我们行政办公室，学习风气较为浓厚，都十分重视自身素质的提高；读博士、硕士研究生，读本科，学外语，学计算机使用，学习先进的管理技术已蔚然成风。大家用所学到的东西，很好地应用到教学管理、科研管理、实验室和图书资料、学生工作以及行政管理的实际工作中，办公室人员撰写了3篇，2篇发表在院刊上，1篇被宣传部挂在时政网上推荐给各院系，其中1篇被评为校优秀论文，大兴学习之风，使行政后勤服务的综合能力得到大幅的提高，精神面貌也大有改观。

四、配合工会，开展丰富多彩的文娱体育活动我们行政办，除了做好日常工作外，还积极配合学院工会部门开展了许多有意义的活动，组织参加了全校的乒乓球赛、团体赛。和往届得分相比，名次没有变化，但这届单打比赛我院吴可老师获全校单打冠军；组织参加了学校举办的趣味运动会，有两个项目取得了较好的名次；组织了院系之间的篮球联赛；参与组织了暑期“学院发展研讨会（九宫山会议）”；参与和组织了学院元旦联欢会等。在这些活动中，我们行政办的同志们能够积极参与、积极准备，主动热情地为大家服务，培养和强化了集体荣誉感，增进了友谊，加强了团结协作。我相信，随着办公条件的改善和办公自动化水平的不断增强，随着我们服务意识的不断提高，我们综合服务的水平也会有较大的改善。

二级学院行政办公室 篇5

二级学院办公室是高校综合性办公机构,肩负着二级学院教学、科研和教职工管理等各项工作,其管理水平直接关系到学校的办事效率与整体风貌。随着高校改革的不断深人,学校为适应发展,都实行了校、院的二级管理,学校的权限不断下放,二级学院的发展面临很大的机遇和挑战。在新的形势下,二级学院办公室的工作也需要与时俱进,适应新时期的发展,优化管理模式,提升二级学院办公室的管理,促进二级学院的发展。

1 二级学院办公室管理面临的新挑战

1.1 办公室职能与目标方面的挑战

随着管理权限的下移,二级学院办公室正面临着认清职能和完成职能方面的挑战。一些看似与二级学院办公室无关的新的工作不断涌现出来,办公室工作人员还未及时理清工作思路,而一些看似归二级学院办公室管理的工作,实质上又不属其管辖范围之内,使得办公室工作人员又越俎代庖。办公室工作涉及范围不断增大,复杂性不断增强,二级学院办公室工作目前还处于被动状态,受限于高校二级管理体制改革前已有的老经验,办公室人员的思想观念还没能完全转变过来,还没有二级学院自主管理的意识,束缚在原有的管理思维之中,缺乏管理的主动性和积极性,管理思想、管理手段、管理方法落后,造成办公室角色定位不清晰,不适应新形势下二级学院的发展。

1.2 办公室管理制度不断完善的挑战

办公室各项制度还没有根据新时期的要求而作出相应调整,缺乏比较规范科学的管理体系。首先岗位职责还够不明确,办公室的工作要做什么,做到什么程度,办公室工作人员各自要完成什么目标,都缺少一定制度的规范,工作中存在拖拉推诿现象;其次日常管理制度也不够完善,各种日常工作缺少相应的制度规范,并且对突发事件预计不足,考核评价标准模糊,奖惩制度也尚未明确,都已不能满足当前实际工作需要。

1.3 工作任务不断增重的挑战

二级学院以往都是接受学校各职能部门下达的相应工作,权责较小,随着权责的加大,二级学院办公室不仅要做好为师生服务的工作,也统筹承担了人事、财务和后勤保障等各项管理工作,另一方面还要做好学校办公室和学校各职能部门下达的相应工作,成为全校各项任务下达的终端和基层各项信息的最初反馈部门,工作任务不断增多,人员编制逐显紧张,使二级学院在工作量上也面临极大挑战。

2 二级学院办公室管理效能的优化

2.1 树立正确的管理理念

二级学院要树立新的管理理念,转变原有校级职能部门为主的管理模式。二级学院办公室工作人员要在学校宏观政策的指导下,进一步明确职能部门与二级学院之间的权责关系,树立正确的校、院二级管理意识。通过相对的自主管理,强化沟通协调功能,做好师生的服务工作,有效地为学校领导的各项决策当好参谋,促进二级学院的发展。二级学院办公室作为管理的基层窗口,要科学定位办公室角色,界定办公室职能,转变观念,根据工作实际,改被动服务为主动服务,发挥对工作的主动性、前瞻性和预见性,提高管理效率。在新形势下学院办公室工作人员要在工作的各方面、各环节都树立以人为本的观念,从教师、学生的角度出发分析和解决问题,为办公室管理工作走上良性循环建立一个良好的起点。

2.2 构建完善的管理制度

二级学院办公室要依据学校的规章制度,结合学院自身学特点,建立一套完善、详实、明确的日常管理制度,以此来规范学院各项工作,使办公室的工作有章可循,从而纳入科学化的轨道,既有利于确保工作件件落实,又能够为日后工作提供查询依据,以达到科学管理的目的。这其中包括公文收发、会议接待、信息管理、考勤奖惩、财务管理等二级学院办公室的日常基本工作,要严格执行管理制度,使学院的各项工作有一个强有力的保障。在明确权责的基础上,科学划分二级学院办公室各岗位的职责,把办公室人员的行为纳入管理规范之中,保证各项工作目标明确,量化工作标准,合理分配人员,使办公室人员都各司其职,各尽其能。在明确岗位责任并合理分工的同时,还应提倡团队协作精神,对办公室的整体工作进行归类分解,分级量化,办公室人员分工合作,互相支持,保持团队一致,提高工作效率。

2.3 优化人员配置

在人员的配置上要适应二级学院的发展,岗位的设置要合理,根据二级学院的师生人数和职能而定,编制既要精简,又要保障工作按照既定目标完成,既不能出现一人多岗,又不能人员超编,要在人员整合的基础上进行工作分工,对于二级学院办公室来说,教学是主体,办公室承担的工作量主要来自教学,行政各项事务的工作量相对较小,但又非常琐碎,与教学工作量大体相当。要对全体办公人员进行通盘考虑,进行合理分工职责细化。围绕每学年教学行政工作的主要内容,对办公室的工作进行梳理,设计工作流程,合理安排人员配置,什么人在什么时间做什么事情,如何操作,使办公室人员做到心中有数、忙而不乱。在遇到定期的常规性工作时,如每年的党员发展、考试安排等各项工作,都有一定的周期性和阶段性,时间的安排每年都较为固定,工作人员应对此类常规性工作提前做好准备,减缓与其他工作的冲突,避免因此项工作繁忙而带来其他工作的失误与差错,使办公室工作高效完成。

2.4 提高工作效率和质量

二级学院办公室要加大对工作人员的管理力度,加强绩效评估,提高工作效率和质量。根据二级学院办公室工作的实际,对各工作岗位制定出具体的考核目标,考查个人岗位职责的具体履行情况,一方面使办公室工作人员通过自我考核认识到自身工作的不足,强化意识;另一方面建立学院领导班子和师生代表组成的考核监督小组,及时发现管理工作中的一些问题,使办公室工作人员积极寻求改进措施。另外把这种绩效考核结果和评优、奖惩联系起来,更大程度的发挥考核的激励功能,强化办公室工作人员对绩效的认同感,不断提高办公室人员的积极性与工作质量。

3 加强二级学院办公室人员队伍建设

3.1 办公室工作人员要树立正确的思想理念

二级学院的办公室工作人员要树立正确的思想观念,从教师、学生的角度出发,分析问题解决问题,为办公室管理工作走上良性循环建立良好的起点。要增强服务意识,为教职员工服务,为学生服务,为领导服务,为学校及各职能部门服务;要增强统筹意识,必须把握工作的重点,要能够分清事情的轻重缓急,急事急办、特事特办,对于接到的工作要尽可能迅速开始办理,以免造成拖沓的状况,影响工作的进程;要增强组织协调意识,对外办公室工作人员要努力营造良好的人际关系,及时与学院各职能部门做好沟通工作,确保学院工作和学校的整体工作保持一致,对内办公室工作人员要在与其他同事的共处中,要讲究团队精神,在工作过程中,建立良好的人际关系和轻松愉快的氛围,形成互相信任、互相适应、互相促进的工作环境,从而提高工作效率。

3.2 办公室工作人员要提高业务素质

二级学院办公室工作人员必须熟练掌握自身业务知识,提高工作效率,高效率高质量地完成各项工作任务。首先要注重理论学习,提升思想素养。关心时事政治,不断提高理论政策水平,吃透国家、学校的政策和规章制度,研究新形势下的新问题,为学院领导传达实情、反映问题,为学院政策的制定提供原始资料;更要提高自身的语言表达能用,包括普通话水平、英语口语水平、言语措词等,做好对内对外的交流工作;要提高自身的文字处理能力,能够做好日常公文、计划、总结的撰写;要能够熟练的掌握计算机的使用和一定的网络知识,充分利用先进的办公设备开展日常工作,不仅为师生提供快捷优质服务的同时也减轻自身的工作强度,提高工作效率,如日常的公文输入,表单的处理,OA办公化系统的使用等等。

3.3 加强对办公室工作人员的激励和培养

要肯定每位工作人员的能力,把文档撰写的任务交给学语言的人员,把电子文档管理的任务交给学计算机的人,尽可能发挥所有工作人员的长处,使工作人员都能够体验到工作带来的成就感,只要工作人员能力所及,都会尽力去做。虽然分工不同,但也并不妨碍办公室内各工作人员彼此的交流和协作,在交流的过程中,不仅能了解彼此各自领域的工作状态,也能借鉴他人的工作经验,掌握学院的整体运转情况,遇到疑难问题大家都能够帮助出谋划策,同时也为办公人员之间临时补位提供了一定的可能。还应定期组织培训,提高二级学院办公室工作人员的业务能力。针对二级学院办公室工作的综合性和繁杂性等特点,建立学习机制,定期为办公室人员开展各类培训,要结合办公室工作的特点召开培训、座谈会等交流经验,开展业务研究。并有计划地选派素质能力较高的办公室人员外出参加业务系统学习或专业培训,以此提高工作人员工作的积极性。

3.4 强化办公室工作人员的创新观念

高等教育的快速发展对高校工作给予了很大的挑战,二级学院办公室工作也不能墨守成规,创新意识尤为重要。可以借鉴管理学中的一些优秀案例和先进经验,将这些有机的结合到二级学院管理的实际情况中去。要善于在工作中总结经验,研究新的工作方法,在实践中得以应用,如大力提倡无纸化办公,利用各类办公系统等,有效提高工作的效率。要根据学院发展的实际情况,不仅要遵循学校的规章制度,又要能够推陈出新,摸索出二级学院管理的新举措。

二级学院办公室工作是高等教育发展的一项重要工作,办公室人员要在工作中积极总结经验,积极探索新时期二级学院办公室工作的新方法、新思路,实现办公室管理的科学化,全面提高二级学院办公室管理的科学化水平,真正推动学院的工作水平更上一个新的台阶。

参考文献

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[2]李丹,田志松.新时期加强和改进高校学院办公室工作的探索与实践[J].管理与财富,2008,(11).

[3]钟少华.地方高校二级学院办公室管理效能研究[J].文教资料,2011,(34).

二级学院行政办公室 篇6

关键词：二级学院,办公室,工作质量

一、提高学院办公室工作质量的重要性

高校二级学院办公室是二级学院行政、教学和科研工作顺利开展的重要机构。作为学院的综合办事机构, 办公室在学院整体运转过程中, 发挥着承上启下、协调左右的重要作用, 肩负着组织、协调、服务、参谋、督办、信息传递等基本职能。随着近年来扩大招生工作的稳步推进, 学院办公室也在适应发展的需要, 尝试进行各种不同程度、不同方式的变革。尤其在以信息获取为特征和任务的新时期, 信息化正在影响和改变着师生的生活、学习和工作方式。如果无法及时适应时代的需要和变化, 则会令办公室工作难以做到与时俱进、根据形势齐头并进, 相应地提高工作质量, 进而最终影响学院的行政、教学和科研工作。因此, 在新时期必须更加清楚地认识到办公室工作的重要性, 要树立与时俱进的时代意识, 要善于抓住信息加快这一契机, 不断适应社会发展变化, 摒弃某些陈旧过时的管理观念, 积极探讨如何进一步提高办公室工作的质量, 使学院教学科研工作正常运转, 为领导和广大师生工作提供较高水平的服务质量。

二、制约学院办公室质量提高的因素

(一) 信息化令应对的任务名目更加繁多, 工作量和强度有形加大

首先, 许多高校的行政机构主要按照政府机关的模式进行建制, 甚至一些高校所设机构在行政分工中有增无减, 行政部门加上党委部门, 数量相当可观。学院办公室不但要做好学校校办、行政机关部处、和党办及党委部门下达的工作任务, 还要做好本学院领导下达的各项任务和日常业务。其次, 随着电子信息系统的引入, 办公室从设备到软件, 再到管理模式和上级部门的工作也逐渐向信息化过渡。而这种过渡并没有取代传统工作模式, 而是在此基础上平行叠加任务, 这就使得工作量有形加大。再次, 学院办公室作为学院对外的窗口, 还将面临着由于扩招以及体制改革而逐渐增多的各种校内外来访、接待和应酬等工作。工作量和强度的提高, 容易致使工作效率和质量形成向下波动的趋势。

(二) 对办公室人员的协调能力提出更高的要求

办公室是一个较为敏感和微妙的工作位置, 处在学院领导、教师以及学生之间的位置。由于面向的各个服务对象属性不同且各自的立足点不同, 他们对一些问题的认识和处理可能存在分歧, 容易产生不同的意见和看法。尤其在信息时期, 由于工作应对的对象更加复杂化和多元化, 各种不同的意见, 甚至各方的利益表达也可能比以前更加明显和重要。这对办公室人员提出了更高的应对和协调能力要求, 需要在协调、沟通上掌握具备较丰富的经验和较高的能力。

(三) 老旧的管理方式在新时期将面临更大挑战

随着计算机网络技术的广泛应用, 一些传统的管理观念、手段和方式在新时期将会面临更大的挑战, 如不及时调整, 可能将落后于时代发展的需要和现代化的管理需要。过去一些管理方式的不足之处在于过分拘泥于形式, 难以充分利用现代信息、网络和通信技术, 超越时间、空间与部门分隔的限制将行政管理和服务加以整合, 形成效率提高不明显的局面。

(四) 办公室队伍结构仍需进一步优化

目前许多高校二级学院对办公室管理工作尚缺乏正确的认识, 普遍把办公室工作当作一般事务性工作。不少办公室人员较少接受管理学、教育学、心理学方面的专门学习和培训, 其现代管理岗位知识有所欠缺。另一方面, 在学校的人才培养规划中, 对办公室人员的培养、进修和提高都缺乏有力的政策支持, 学院管理人员较难得到有效的进修和提高的机会, 导致办公室人员知识结构单一。在讲究人性化的社会发展时期, 具备管理学、教育学、心理学等更加多元的知识结构是大势所趋和未来工作需要。再者, 随着招生规模的大幅度增加, 学院办公室人员编制严重缺乏。早在八十年代末, 学校在校生只有几千人的时候, 办公室人员的编制一般有3人, 现在有些高校在校生已经有4万—5万人, 但是学院办公室成员基本在4—5人, 工作负荷远远超过八十年代末, 九十年代初。急需增补人员, 调整结构。

三、提高学院办公室质量的对策建议

(一) 不断提高敬业意识与责任意识

办公室工作不仅量大事杂, 而且忙碌辛苦, 特别是信息化令办公室必须应对的任务名目更加繁多。在工作量加大的情况下, 办公室人员更加要坚持以身作则, 以强烈的事业心和高度的责任感, 恪尽职守、不辞辛苦、不计得失, 认真负责地完成各项工作和任务。同时, 还应该主动认真钻研业务, 真正地体现出爱岗敬业、乐于奉献的职业精神。只有稳固地树立敬业意识与责任意识, 才能拥有良好、积极的心态应对各项日益繁重的工作, 才能以最好的服务态度为学院、领导和广大师生奉献更优质的服务和更高的办公室工作质量。

(二) 积极做好领导的参谋和助手工作

办公室作为上级领导的重要参谋和助手, 担负着重大责任。办公室人员必须树立对上级负责的强烈责任意识。对上级要服从, 不折不扣地完成交办的任务, 对于办公室业务范围内的, 或是领导交办的事情, 都要尽心尽责、责无旁贷地完成好, 不断提高相关业务能力和责任意识。对于自己业务范围外却事关学校、事关领导的其他事情, 也要以积极的态度认真对待, 并积极反映给相关方面或协助解决。要当好领导的参谋和助手, 需要注意以下几点:第一, 注意把握时事动态, 加强理论学习。只有掌握一定的时事、政策、方针, 加强理论知识的学习, 特别是准确把握有关教育发展改革的大政方针, 熟悉与学校教育、教学等各项工作有关的政策法规, 树立科学发展和改革创新的新观念, 才能从奉命办事向参谋智囊转化, 为领导开展工作提供较为全面、系统、周密的建议。第二, 需要身体力行, 深入实际调查研究。要利用面向师生和社会收集各类信息与数据的优势, 积极听取各方意见, 捕捉有价值的材料, 做好数据分析工作, 为领导决策提供准确可靠的资料或可行性方案。第三, 要从大局出发, 以事业为重。把“做好参谋, 当好助手”作为己任, 协助领导做好对工作方案的实施和督查工作, 及时将有关信息反馈给领导和上级部门, 保证决策工作的科学性和实施方案的可行性。

(三) 努力做好协调与组织工作, 尤其是群众层面的工作

除了对上级领导负责, 办公室同时承担着对师生服务的工作和义务。日常工作应该注意走群众路线, 树立群众观点, 提高对师生工作的服务质量。师生的满意度很大程度决定了办公室工作质量评价的高低, 因此需要谨小慎微地处理好师生工作。随着各种改革的不断深入, 各方的利益日益多元化, 办公室面对来自各方面的矛盾越来越多, 需要协调的关系也越来越复杂, 办公室人员要注意做好师生的工作协调、信息协调、关系和矛盾协调等工作。这就要求做到:对内组织协调各部门和各方面群体的利益关系, 保证工作的正常运转和有条不紊地开展, 营造良好的内部氛围;对外则注意多方沟通, 争取更多部处资源的支持, 为学院的改革和持续发展创造良好的外部环境。协调工作中需注意主次分明, 明确重点, 围绕领导、师生关注的热点和难点问题, 加强管理过程中各个环节的配合, 消除不和谐现象, 以做好协调和师生层面的工作。

(四) 与时俱进, 积极探索网络化管理手段

高等教育事业正处于蓬勃的发展阶段, 在各学院办学规模日益扩大的形势下, 传统的行政办公模式可能将逐渐不适应现代办公室的需求。从长远的眼光看, 积极主动探索新时期下新的管理观念和手段成为高校发展的内在要求和必然趋势。另外, 在信息时代背景下, 实现网络化管理才能更好地实现信息资源共享、增强科学决策, 提高学院的管理水平和工作效率。因此, 紧跟时代步伐, 积极探索网络化管理手段, 抢占管理制高点显得尤为重要。

(五) 努力打造专业化、结构合理的行政管理队伍

如果没有优质的办公室管理队伍加以组织和管理, 即使有优秀的教师和科研人员, 也难以造就出高水平的人才和成果。办公室人员自身的素质不仅直接影响管理的效率和服务的质量, 更是影响着学院教学科研事业的健康发展。新时期要求办公室人员必须拥有丰富的管理理论知识, 树立现代化的管理理念, 掌握现代化管理技术, 运用先进的管理手段, 才能提供优质的服务和高效率的管理。因此建设一支精干的、知识化的、专业化的高素质管理队伍至关重要。学校、学院应该重视现有办公室人员的知识化、专业化培训, 提供各种学习的机会, 以提高他们自身综合素质。在条件许可的情况下, 配备有现代信息技术专业背景的年青应届毕业生充实和强化学院办公室管理队伍。

参考文献

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[3]徐玉.论高校办公室工作人员的角色认知[J].扬州大学学报 (高教研究版) , 2011, (05) :40-43.

二级学院行政办公室 篇7

关键词：高校二级学院,办公室管理,问题及策略

随着高等教育改革的不断深入, 构建和完善中国特色现代大学制度步伐不断推进, 高校管理重心逐渐下移到二级学院。二级学院的管理任务和内容显著增加, 承担着高校基本的教学、科研、人才培养、社会服务和文化传承功能。作为高校基层管理机构和二级学院核心枢纽的二级学院办公室发挥着越来越重要的作用, 其管理与建设水平直接影响着高校事业发展。当前, 我们要从分析现实存在问题入手积极探索优化策略, 才能有效提升高校二级学院办公室管理与建设水平。

一、高校二级学院办公室管理与建设问题分析

(一) 工作内容庞杂、任务繁重

高校二级学院办公室工作内容繁杂、纵横交错, 横向有教学管理、科研管理、学生管理、行政管理、党务管理、人事管理、财务管理、档案管理、资产管理等, 纵向有文书文秘、公关接待、会务安排、信息沟通、宣传发布等;对外联系学校校办、组织部、宣传部、教务处、科技处、财务处、资产处等众多职能机关, 对内沟通学院下属各系、所、中心;面向全院教学科研人员、硕士和博士研究生、全日制本科学生和非全日制本专科学生等庞大群体服务。办公室一般设置有行政秘书、教学秘书、科研秘书、研究生秘书、财务秘书、人事秘书、资产秘书等工作岗位, 由4—6人工作人员兼任。处理如此千头万绪的日常事务, 他们往往是一人要面对学校多个职能部门下达的工作任务和服务数量众多的学院师生员工。

(二) 工作队伍素质偏低、思想不稳定

办公室工作人员大多数来源于直接留校的高校毕业生、其他岗位转岗人员和一些引进人才的随调家属, 整体学历层次低, 专业结构、知识结构、能力结构不合理。

高校一切工作都是以教学、科研为中心, 对二级学院办公室管理与建设工作缺乏足够重视, 在制定各种人才引进计划、进修培训和福利待遇等方面政策时, 总是向教学科研人员倾斜。这样, 办公室工作人员常常在职称评定、工资待遇、进修培训等方面遇到较大困难。首先, 在高校统一的职称评定条件要求下, 由于他们每天忙碌于事务性工作, 缺少科研时间和机会, 难于取得高层次科研成果, 所以职称晋升难度高。其次, 在工资待遇方面, 由于他们绝大多数在职务晋升和职称晋升上机会少, 所以工资待遇自然普遍比教学科研人员低。第三, 由于高校在设置各类人才培养规划时很少考虑二级学院办公室工作人员的成长要求, 所以他们很难得到培养培训、进修提高的机会。这些原因导致二级学院办公室工作队伍长期以来整体素质偏低, 思想不稳定。

(三) 管理理念滞后

1. 缺乏服务理念。

高校二级学院办公室工作人员习惯于传达上级指令, 习惯于协助领导向学院师生布置工作任务, 习惯于协助领导督促检查师生完成工作任务情况, 久而久之, 他们明显变得管理欲望强, 角色定位模糊, 俨然以“领导者”、“管理者”身份出现在师生面前。

2. 缺乏执行理念。

高校二级学院办公室是具体负责对上级出台的政策、作出的决策、部署的工作抓落实和办事情的基层部门。如果办公室工作缺乏执行理念, 再完美的决策计划在具体实施过程也会打折扣, 难以得到实现。然而, 实际工作中, 由于办公室建设缺乏执行理念, 常常出现“理解领导决策意图不全面, 执行决策不主动坚决、不扎实深入甚至消极怠工、马虎随意, 岗位职责不明确、沟通协调不畅通、团队成员不合作”等问题, 严重影响学院事业的顺利推进。

3. 缺乏创新理念。

办公室工作人员普遍年龄偏大, 新生力量补充较少, 岗位相对固定, 形成了一种传统的思维定势和工作模式, 突出表现为:工作机制过于程式化, 习惯于凭老经验、老惯例处理问题, 不善于根据时代环境变化及由环境变化导致的大学自身分化而不断变革, 不善于根据工作实际超前研究并提出工作预案和建议, 不善于针对新情况、新问题, 以人为本、高效快捷、开拓创新地开展工作。

(四) 监督考核与激励机制不完善

高校二级学院办公室尽管对每个岗位工作人员提出了明确的职责要求, 但是, 由于监督考核与激励机制不完善, 无法对各个岗位工作及时进行绩效评估并且根据评估结果给予必要的奖惩激励, 工作业绩的好坏未能与收入分配制度、职务职称晋升制度、人才选拔制度等一系列涉及个人重大利益问题真正联系起来, 因此, 出现“干多干少一个样”、“干与不干一个样”的现象, 导致学院办公室工作相互扯皮、服务水平低。

二、高校二级学院办公室管理与建设优化策略

应对高校二级学院办公室管理与建设中的现实问题, 我们提出如下优化策略。

(一) 明确定位, 充分发挥职能作用

高校二级学院办公室是学院内部管理的中心机构, 是学院对内对外的重要窗口, 是学院承上启下、沟通左右、联系内外、传递信息、服务师生的枢纽与桥梁, 承担着沟通情况、调查研究、反馈信息、组织会务、草拟文稿、接待来访、管理档案等行政事务工作, 其职能涉及学院管理的各个环节。随着高校办学职能的拓展和学院事业的发展, 办公室工作范围越来越广, 面临着许多的新情况、新问题和新困难, 更进一步要求办公室管理与建设准确定位, 充分发挥职能作用。

1. 参谋职能。

二级学院办公室是学院领导的智慧中心, 起着参谋和助手作用, 要在领导未决策之前超前思考, 为学院领导提供翔实客观信息和多方位参考意见。如:在落实上级指示精神和学院工作目标过程中, 围绕当前中心工作和领导所思所想所求, 在认真调研、掌握各方面数据信息基础上, 不断为领导提供有价值的调研报告、情况反映、解决预案、工作策略等。

2. 协调职能。

高校二级学院办公室作为学院管理的核心枢纽, 所处的地位决定了办公室工作是联络上下左右、沟通四面八方。必须充分发挥协调职能, 理顺各种关系, 协调好部门与部门、局部与整体、个体与个体之间的利益冲突, 加强学院与上级部门、政府机关、企事业单位、社会组织以及国内外高校和科研机构的联系, 加强管理过程中各要素、各环节、各阶段之间的配合, 为学院发展创造良好环境。

3. 服务职能。

高校二级学院办公室的基本职能就是服务。从服务对象看, 包括为学院领导服务、为上级职能部门服务、为师生员工服务, 从服务内容看, 包括内部协调、公关接待、组织会议、处理信息、撰写文稿、宣传发布、档案收存等日常行政事务, 以及人事、行政、教学、科研、财务等日常管理事务。这就要求办公室要在服务的范围、内容、方式、方法等方面下功夫, 变被动应付为主动服务, 在服务中实现管理目标, 不断提高服务效率和服务水平。

4. 执行职能。

执行力是按质按量完成工作任务的能力, 对于一个组织机构来说, 执行力是发展战略计划付诸实施的能力, 是组织成功的关键。高校二级学院办公室是一个具体执行的基层部门, 学院所有决策、规划、方案最后都要由学院办公室牵头组织实施, 因此, 要充分发挥其执行职能, 切实提高其执行力, 确保学院各项决策计划得以完美实现。

(二) 创新理念, 着力提高服务水平

管理理念是对办公室管理现象的理性认识、理想追求及其所形成的观念体系, 不同的管理理念影响和决定着工作的着眼点和着力点, 产生不同的管理效率。高校二级学院办公室管理与建设应以科学的管理理念为先导, 切实增强服务理念、执行理念和创新理念;要努力学习和借鉴国内外先进管理经验, 及时了解国内外高等教育发展动态, 加强与兄弟院校、科研机构、企事业单位的联系与交流, 以更加开放的思维、视野和心态来解决问题和开展工作;要以科学发展观为指导, 与时俱进, 在服务中实现管理, 努力提高执行能力, 力求服务在领导谋划之前, 工作在领导决策之前;要以人为本, 科学调配人才资源, 合理分配工作职能, 最大限度发挥每个工作人员的积极性和创造性, 着力提高服务水平。

(三) 完善制度, 努力提高执行能力

1. 健全管理规章制度。

高校二级学院办公室工作琐碎庞杂, 常规性、临时性、突发性和应急性工作错综交织在一起, 要实现规范有序管理, 关键在建章立制, 坚持以制度管人、管事、管财、管物, 做到按制度办事、按程序办事、按法律办事。一方面, 要根据办公室工作需要, 建立一套切实可行的工作规章制度, 并不折不扣地加以执行, 如办公室岗位工作职责、办文办会制度、印章管理制度、保密安全制度、财务管理制度、资产管理制度等;另一方面, 要在工作实践中不断健全规章制度, 努力使制度涵盖每一个细小环节, 确保政令畅通, 有令必行, 有章必守, 切实提高办公室执行力。

2. 完善监督考核与竞争激励机制。

高校二级学院办公室要从完善监督考核与竞争激励机制入手, 努力提高办公室工作效率和管理效益。首先, 要根据岗位管理服务的不同特点和要求, 科学设计办公室工作人员分类考核与管理办法, 强化岗位职责, 严格监督考核纪律, 进行定期与不定期、定性与定量相结合多层次、多形式的考评和监督管理。通过监督考核, 激发工作人员创新意识, 促进工作人员自我激励、自我约束、自我完善、自我发展。其次, 要引入竞争机制, 按岗择优聘用符合岗位要求的办公室工作人员, 创造竞争平台, 营造优胜劣汰的良性竞争环境, 增强办公室工作人员的紧迫感和危机感。第三, 实施“薪酬激励”、“成长激励”与“精神激励”相结合的激励机制, 把工作人员的工作绩效与其奖金分配、晋升晋级、荣誉表彰等切身利益联系起来, 做到奖惩分明, 激励并满足工作人员的合理需求, 增加其成就感和荣誉感, 充分调发挥其积极性、主动性和创造性。

(四) 加强选聘培养, 全面提升队伍素质

1. 做好选聘配备工作。

二级学院办公室作为一个基层管理机构, 其承载的工作复杂、涉及面广, 因此在办公室岗位人员配备工作上, 一方面, 要按照“精简、统一、高效”的原则按需设岗、按岗择人, 严格执行用人标准, 公开进行招聘考核, 确保将那些思想政治素质高、工作能力突出、责任心强、热爱办公室工作的优秀人才选聘到办公室队伍中来;另一方面, 要疏通流动渠道, 把那些能力差、水平低、不适合从事办公室工作的人员流动出去。同时还要不断优化办公室工作队伍的学历结构、知识结构、能力结构、年龄结构、性别结构、个性结构, 建设一支人际关系和谐、知识能力互补、工作热情饱满、群体效能增强的办公室工作队伍。

2. 加强教育培训工作。

高校二级学院办公室工作人员来自不同的专业背景, 基础素质参差不齐, 因此需要建立分层次、多形式的培养培训体系, 有组织、有计划、有步骤地对他们加强培养培训工作。一是采用日常培训与专题培训相结合的办法, 帮助工作人员系统学习掌握现代高等教育理论和管理学知识;二是采取资助攻读高一层次学历措施, 进一步提高工作人员的学历层次;三是选送工作人员参加有关培训班、研讨会和参观考察活动, 帮助工作人员快速提升业务实践能力;四是激励工作人员在岗自学, 促进自我成长成才。通过切实有效的教育培训, 全面提高办公室工作队伍的思想政治素质、改革创新意识、业务工作能力和管理服务水平。

参考文献

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二级学院行政办公室 篇8

关键词：高校；办公室工作；思考

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）01-0175-02

近年来，我国高等教育事业步入快速发展阶段，高等教育体制改革势在必行。眾多高等学校办学规模逐步扩大、办学层次进一步提升，一部分高校实行了校、院二级管理体制。二级学院办公室在高校基层组织结构系统中占有重要位置，作为学院的综合办事与服务机构，具有承上启下、协调左右、沟通内外的职能，是展示学校管理水平和精神风貌的重要窗口。如何紧紧围绕学校的中心工作，促进院系工作更好更快地发展，是摆在高校二级学院办公室面前的主要任务。高校二级学院办公室应该在新形势下，努力为本学院的教学科研服务，为培养和造就众多的四个现代化所需要的人才服务，不断加强和改进基层学院各项工作，为提升高校教育教学水平、人才培养质量和管理层次发挥作用。

一、高校二级学院办公室工作的特点

1.工作点多。目前，高校内部的分工较细，职能部门较多，多则三四十个，少则二十多个。二级学院的办公室要同时面对众多职能部门，工作点多是可想而知的。办公室工作人员不但要做好学校各职能部门下达的工作任务，还要为本学院教学科研工作服好务，做好后勤保障。同时，二级学院办公室作为学院对外窗口，还面临校外来访等接待工作。二级学院办公室人员数量一般在5~8人，往往是一人面对学校多个职能部门，工作任务重，头绪多。

2.工作时效性高。二级学院办公室的工作牵扯到学院工作的方方面面，涉及教学、科研、党委、人事、学生管理等，其中的具体工作大多对时间有明确要求，例如科研基金项目申报、专业技术职务申报、考勤等。由此，学院办公室的工作必须讲究高效、快捷、及时、准确。特别是在当今高度信息化时代，基层学院办公室工作时效性就显得更为突出。

3.工作事务性强。二级学院办公室的工作内容丰富，工作量大，工作中面对的人员众多，而且具体到某一项工作，很琐碎，事无巨细。通常是一个通知，工作人员就要付出很多的精力来完成这项任务，比如统计教职工信息，字段多，数据量大，又不能出错，这就要求工作人员格外谨慎和细心。

4.窗口作用。同其他单位办公室一样，二级学院办公室有着“窗口”、“关口”之称。学院办公室要把好机要关，对经办的文件、经管的印鉴，应注意做好保密工作，对代表学院领导承办的信访、接待、服务、内外联系应注意学院的整体形象，加强精神文明建设。二级学院办公室在处理大量文件信函、接待各方面的来访上访及对内对外的联系中充分体现着它的公关作用。二级学院办公室在处理事务过程中公关能力的高低直接影响着学校办公室的工作效率。

二、加强和改进高校二级学院办公室工作的思考

1.提高办公室工作人员素质。学院办公室是学院的窗口，学院办公室的工作行为和工作水平，代表着学院的形象。办公室工作人员的整体素质直接影响办公室的管理水平和服务能力。提高办公室工作人员素质，首先要抓思想政治教育。由于办公室工作的重要性，有必要把那些思想政治素质过硬，能吃苦耐劳，甘愿为人民服务的优秀分子选拔到办公室工作岗位上来。德才兼备，德字为先，工作能力可以在实践中提高，道德水平不是一朝一夕养成的，所以在选拔任用工作人员时注意甄别。认真组织政治学习，开展思想政治教育，提高办公室工作人员的政治素质。二是要心平气和，心理素质好。办公室工作人员的工作对象众多，不只是全院的教职工和学生，还要面对学校的各职能部门和校外人员，这就要求办公室工作人员要有良好的沟通能力和心理素质。与人交往是比较复杂的心理活动和行为，也是一门学问。办公室工作人员与形形色色的人打交道，有时可能要受到一定的委屈，这就要求工作人员时时处处以工作为重，不能冲动，克制情绪，努力化解交流障碍，避免不必要的纠纷。三是要头脑灵活，腿脚勤快。办公室工作千头万绪，这就要求办公室工作人员学会统筹安排，对各项工作分清轻重缓急，合理安排时间，提高工作效率；工作中要积极主动，遇到问题不逃避、不推诿，敢于接受挑战。另外，还要勤向领导请示和汇报工作进展和工作中遇到的问题。此外还要多向同行交流工作，互相学习。

2.建立办公室管理工作规范。办公室管理工作虽然事务繁杂，但也有其规律可循，也应有其工作的流程和规范。这就要求办公室建立和健全各项工作的规章制度，例如公章使用和管理制度、学生成绩管理制度、来宾接待制度、公文制发办法、报告厅管理办法等，包括各项工作的办事流程等等。只有这样，办公室工作人员就有据可循，避免工作的随意性和盲目性的发生。另外，还应规范办公室各工作岗位的职责，明确工作范围和工作目标。

3.运用现代办公手段。我国的高等教育事业正处于快速发展阶段，各高校办学规模逐步扩大，许多高校存在多校区办学的模式，传统的行政办公模式已经不能适应当前远程办公的需求，这就要求运用与之相适应的新型办公手段，网上办公已成为高校发展的内在要求和必然趋势。同时，在当前信息时代背景下，实现网上办公才能实现信息资源共享，提高工作效率，增强科学决策，提高学校的管理水平。因此，高校办公室管理，尤其是处于一线的二级学院办公室管理采用网上办公手段显得十分重要。

4.树立“管理就是服务”的工作理念。二级学院办公室的工作头绪多、任务重，但工作的实质还是服务。学院办公室的工作事务性强，具体的事情虽小，但都事关教职工和学生的切身利益。这就要求办公室工作人员要有较强的责任意识，不能存在侥幸心理，工作中要细心，不能疏忽大意而耽误事情，有些事情一旦耽误就是无法挽回的。此外，学院办公室的工作人员还要树立敬业奉献精神，坚守工作岗位，吃苦在前，想在领导和师生前面，未雨绸缪，有预见性地工作，工作效率高。另外还要树立大局意识，学院办公室的工作人员要站在学院的高度看问题、分析问题、解决问题，对于学院的重要工作，要做好基础数据的收集和整理，为领导决策提供依据。对于学院的难点工作，要注意听取基层师生的意见，了解他们的困难和心声，为领导化解矛盾提供参考。办公室工作人员还应树立服务意识，坚持管理就是服务和服务育人的理念，努力为学院师生服务，做到教职工和学生满意。

综上所述，高校二级学院办公室的工作头绪多，事务性强，责任重大，关乎学院的形象，事关学院师生的切身利益，对学院的发展起着重要的作用。新时期高校二级学院办公室的工作人员，必须紧紧围绕学院的中心工作，增强责任心和服务意识，树立奉献精神，加强内外沟通协调能力，与时俱进，为学院发展出谋划策，做好学院发展的坚强后盾。

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作者简介：刘伟（1979-），男，山东省平原县人，助理研究员、硕士。

综合行政办公室职责 篇9

一、负责对内、对外发函、申请、通知等文件的起草。

二、负责安排公司日常工作，包括车辆、会务、接待等，为各部门做好服务工作。

三、公司各种管理规章制度的建立、修订及执行监督。

四、负责公司证照的办理、审验、年检工作。

五、负责公司固定资产的登记管理工作。

六、负责公司的各种行政档案的管理工作。

七、督促有关部门及时完成公司各项工作，并将监督情况及时反馈给领导。

八、负责公司对外联系工作，公司领导及员工外出学习、培训、旅游等事项的组织、安排、接洽工作。

九、作好领导的参谋，及时为公司领导提供信息和建设性意见。

十、配合公司相关部门进行企业文化的建立。

十一、负责本部门员工的评估与考核。

二级学院行政办公室 篇10

1 医院办公室的职能特点

医院办公室是医院的行政管理部门之一,也是综合办事机构,起着承上启下和左右协调的作用,主要体现在以下几个方面:

1.1 辅助决策

医院办公室是领导决策的辅助参谋机构,可向上层提供建议和选择方案,具有全局性和战略性的工作意义,在制订决策和重大活动中可充分发挥行政能力,加强部门的调查研究,将结果实事求是进行反馈,从实际情况出发,为领导层提供了及时准确的第一手材料,对于决策的制订具有重要意义。

1.2 落实管理

医院的领导决策要通过医院办公室进行传达,体现了医院办公室的能力与权威,因而协调管理和及时传达是医院办公室的重要工作内容。对于医院开展的各项活动,涉及到科教、财务、医护、后勤等各个部门时,要由医院办公室进行良好的协调与配合。在政策与活动开展进行中,医院办公室要及时回馈各种信息,如遇到问题,要及时进行反馈,通过领导层制订相关方案,解决问题。在医院的长期发展计划中,医院办公室要对各种方案与矛盾进行综合分析,作为医院各科室的运转枢纽要充分发挥指挥协调作用,为基层办实事,将真实结果及时反馈,消除各种不利因素,提高自身的工作能力,保证任务的顺利完成。

1.3 检查督办

医院办公室作为医院工作开展的“心脏”,直接关系着医院的未来发展,如何提高职能部门的工作能力成为了亟待解决的问题。可将医院办公室的服务作为衡量其工作效果的评价指标,使其从被动服务转变为主动服务,从事后服务转变为趋前服务,从常规性服务转变为创新性服务,在做好服务的同时还要注意对工作的监督,要保证工作开展的真实有效性,要确保每项工作都切实落到实处,要做到有为有位,提前部署,可提高部门的工作效率,推动医院的更高更快发展,具有重要意义。

作为对外服务的窗口,医院办公室不仅联系着上下,还联系着内外,通过接待群众来访和患者来访,洽谈工作和商办,直接体现着医院的工作作风,这是医院办公室对外界形象的直接体现,也直接关系着医院的声誉,因而提高医院办公室个人的工作能力也至关重要。做好医院办公室的服务,不仅要向上服务于领导层,还要向下服务于各个科室和全体员工,同时还要服务于群众和患者,强化医院办公室人员的服务意识和工作能力,做到微笑服务、文明服务、热情周到,有利于医院的长久发展。

2 医院办公室面临的新机遇和新挑战

作为医院的核心部门之一的医院办公室,代表着医院的整体形象,对于医院各项工作的开展发挥着重要作用。随着医疗市场竞争的不断加剧,医疗体制改革悄然而至,传统的管理模式和运营机制已不再适应历史的潮流,对医院办公室的职能提出了新挑战,逐渐体现出了服务多元化、参谋深层化、工作现代化、管理科学化的新动向,具体如下:

2.1 服务多元化

医院办公室面临的对象较多,新形势下服务对象和服务内容均发生了改变,呈现出了服务多元化的发展态势。医院办公室不仅要服务于医院的领导层,还要服务于相关的各个科室,更要服务于患者和群众。服务的内容也不仅仅是传达,而是直接参加和深入到政策和活动中去,并将信息及时进行反馈,体现了更好层次的参谋作用。服务形式也在发生改变,通过提供参考、直接传达、参加活动、反馈信息等多种形式,提高了医院办公室的工作效率。

2.2 参谋深层化

与其他职能部门不同,医院办公室可直接接触到医院的领导层,具有岗位优势和职能优势,通过联系上下和沟通左右,医院办公室可设计医院的各个方面,信息量大且广,又能直接了解到领导层的动向,参与到决策中,对医院办公室的参谋作用提出了更高的要求。医院办公室要主动加强自身的机构建设,开展信息调研,建立督察机构,以保证政策和活动的顺利开展。因而医院办公室的工作也不再是以往简单的办文、办事、办会了,而需要及时收集信息,掌握动态发展,为领导层提供真实有效信息的职能部门。

2.3 工作现代化

随着科技知识的不断提高,计算机网络等通讯设备逐渐应用到医院中,使传统的纸化办公逐渐转变为无纸化办公,这对医院办公室人员的工作能力提出了更高的要求。医院对于改善医院办公室的工作条件给予了大量的经费投入与建设力度,在改善医院办公室人员工作条件与劳动强度的同时,可显著提高其工作效率与服务质量。传统的医院办公室多为临床一线选调,例如护理人员、退伍军人、业务骨干等,而目前对医院办公室人员的基本要求已经大幅提升,不经要有较强的专业性,还要有一定的现代化、科

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学化的工作能力,可以熟练掌握各种办公设备。

2.4 管理科学化

通过学习和借鉴国内外先进的管理理念和管理模式,顺应时代改革潮流和社会要求,医院在逐步改进管理模式,在相应的工作岗位设定对应的专门人员,制订良好的管理制度,详细明确各个岗位人员的工作职责,制订良好的奖励机制尽可能调动工作人员的积极性,实现资源的优化配置,同时制订有针对性的年终考核制度,对每个岗位和职位开展定量考评,可充分体现医院办公室管理制度的科学性。

3 精细化管理的实施

精细化管理是医院新型的管理模式,在传统管理模式基础上,对医院的办公室提出了更高层次的要求,尽可能减少各种资源的浪费,降低运行成本,提高工作效率[10,11,12],具体如下:

3.1 完善规章制度和明确岗位职责

对于医院办公室中的每个人员要进行定岗,明确的岗位职责,具体职责的划分要详细到办公室主任、办公室副主任、办公室秘书、办公室文书、办公室档案员、办公室打字员、办公室收发员、办公室司机等,将岗位职责作为考核标准和奖惩制度的评定依据,将其纳入到年终绩效考核评定中。如果出现责任交叉时,要根据具体情况,分清责任中的主要责任人和次要责任人,通过完善各种规章制度,实施有效的奖惩制度,可充分调动人员的工作积极性和主动性,有效提高医院办公室的工作效率。

3.2 提高办公室人员的基本素质

对医院的办公室人员提出新的岗位要求,不仅要对该部门情况了解,知道一定的医疗流程,还要懂得与其他部门的协调配合,做事要提前部署,事后要善于总结。要求医院办公室人员发挥吃苦耐劳、敢于负责、善于解难的精神,提高公室人员的基本素质,使其做好调研员、协调员、服务员的角色,尽量做到领导满意、干部满意、职工满意、群众满意。要让医院办公室人员意识到对待事业要忠诚,对待日常工作要勤恳,处理事务要机敏果断,要能吃能睡保持体力以备不时之需。

3.3 发挥辅助决策的职能

为了减少医院领导的工作压力,使其可以保持充沛的体力和精力进行事务处理和重大问题思考,而不使其深陷各种纷繁复杂的琐事中去,在领导制订决策时,要及时提供参考和辅助性建议,牢牢把握会议和政策的方向,减少医院领导在决策时可能出现的漏洞,同时精简各项文件资料,还要精简相应的审核工作,及时上呈医院领导重点关注和亟待解决的问题和材料,及时下达已经审核通过的文件、报告、请示等。对领导制订的决策文件要及时审查,对医院办公室起草的各种文件和材料要进行及时的复审,大致医院的方针政策,小致字句的逐字推敲,遇到问题要及时报告和解决,做好领导决策的好助手,树立良好的精品意识。

3.4 落实会议制度

医院的各个部门在办公室的协调下要定期举办会议。一级会议要1周1次,要求医院领导必须到场,由院长书记制订宏观决策和重大方针,医院办公室要将会上的各种议题与议案进行整理、归纳、总结,制作成文件后下发各个科室。二级会议要1周1次,要求中层干部必须参加,记录签到或实施处罚政策,例如对缺席的中层干部要撤销职务或取消待遇等,在会上要传达医院上层领导的意见,让中层与上层、中层与中层间开展良好的沟通交流,总结会议所讨论的工作任务完成情况,并制订下一阶段的工作任务,强调工作重点等。三级会议要1周1次,是各个科室的早会,由每个科室的负责人带领,要求本科室的人员必须全部参加,传达会议内容,倾听下层员工的意见,开展讨论,针对具体问题提出有效的解决方案,并记录提案,将意见及时反馈等。

3.5 完善督查制度

医院办公室要成立相关的督查小组,逐渐完善管理工作的督查程序,在开始阶段,医院制订重大决策或工作部署后,要及时提出和讨论拟办建议,内容要包括责任部门、负责人、管理内容、办结时间、目的意义要求、发放文件时间等,然后才可开展立项,等到所有的办理意见都已确定在进行登记,一定要坚持专事专项的原则,将登记全部立项编号,并由医院办公室工作人员按照拟办的要求填写记录表,并封挡封存,在交办时,要通过书面的形式将管理的确切事项交给相关部门进行办理,过程中要将任务量化、明晰化,和有关部门及时沟通,准确掌握相关管理事项的进展情况,如果遇到问题要及时给予解决,并催办督办。等到各个部门将工作进行回复时要开展有效检查,对于不符合要求的要予以退回并责令整改或重办,将符合要求的呈报进行上呈,请领导审阅,评审结果要及时向下回馈,做到事事有结果和件件有回音,对办结后的各个材料要进行归档和整理,做到有据可查,将其作为年终的考核指标之一,确保政令通畅,提高办公室的职能,强化管理能力和工作效率。

选取某院办公室人员21名在实施精细化管理前后对管理模式的满意度进行调查分析,采用自制的调查表,将管理模式的满意度内容分为非常满意、满意、不满意3类,根据医院办公室人员的具体情况由其进行认真填写,精细化管理实施前的结果显示:非常满意5名(23.8%)、满意10名(47.6%)、不满意6名(28.6%),精细化管理实施后的结果显示:非常满意17名(81.0%)、满意4名(19.0%)、不满意0名(0.0%),经统计学分析,差异有统计学意义(χ2=15.117,P=0.001),可见实施精细化管理后办公室人员对工作满意度显著提升,说明精细化管理在医院办公室工作的开展过程中起着重要作用[13,14]。

在实施精细化管理前后对管理模式的工作积极性进行调查分析,采用自制的调查表,将管理模式工作积极性的调查内容分为工作积极性高、工作积极性一般、工作积极性低3个级别,根据医院办公室人员的具体情况由其进行认真填写,精细化管理实施前的结果显示:工作积极性高3名(14.3%)、工作积极性一般8名(38.1%)、工作积极性低10名(47.6%),精细化管理实施后的结果显示:工作积极性高15名(71.4%)、工作积极性一般5名(23.8%)、工作积极性低1名(4.8%),经统计学分析,差异有统计学意义(χ2=16.056,P=0.000),可见实施精细化管理后办公室人员对工作积极性显著提升,说明精细化管理对于提高医院办公室的工作效率具有重要意义。

4 总结

医院办公室属于医院行政管理部门和综合办事机构,是医院机关的重要枢纽,连接着各个职能部门,起着重要作用。随着医院改革创新的不断开展和医疗服务理念的不断提高,医院办公室的行政效能面临了新的挑战,为了提高快速有效提高医院办公室的工作效率与职能,医院办公室要围绕医院的工作中心开展工作。对医院办公室开展精细化管理,可以显著提升工作效率和办事能力,强化办公室与其他职能部门的沟通能力,积极做好医院政务,办好各项事务,优化服务,提升了医院的形象,推进了医院更好更快更高层次的发展。总之,通过实施精细化管理,有效结合办公室的工作特点,充分发挥办公室的岗位职责,起到辅助决策、落实管理、检查督办的作用,更好的发挥医院办公室的中心枢纽功能,充分调动人员的工作积极性,大幅提高医院办公室的行政效能,利于工作的有序开展。

摘要：医院办公室属于医院行政管理部门和综合办事机构,是医院机关的重要枢纽,连接着各个职能部门,起着重要作用。随着医院改革创新的不断开展和医疗服务理念的不断提高,医院办公室的行政效能面临了新的挑战。通过实施精细化管理,有效结合医院办公室的工作特点,充分发挥医院办公室的岗位职责,起到辅助决策、落实管理、检查督办的作用,更好的发挥医院办公室的中心枢纽功能,充分调动医院办公室人员的工作积极性,大幅提高医院办公室的行政效能,利于医院办公室工作的有序开展。